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Curso Propedéutico

MSc. Silvia López Riquelme MSc. Mirtha Cepero Morales

Marzo 2010

López Riquelme MSc. Mirtha Cepero Morales Marzo 2010 Microsoft Office Access. O O b O b

Microsoft Office Access.

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Conocer las principales aplicaciones, que en la actualidad tienen las Bases de Datos (BD), como fuentes de información, organizadas y estructuradas.

Brindar los elementos esenciales para la conceptualización y aplicación de las Bases de Datos como fuentes de información, en la solución de problemas organizacionales y científicos.

Identificar los problemas relativos a la gestión económica que puedan ser resueltos por medio de un Sistema Gestor de Base de Datos (S.G.B.D).

Conocer las características principales de las Técnicas de Bases de Datos en general y del Modelo Relacional en particular.

Fundamentar la necesidad de utilizar técnicas para la extracción y análisis de la información contenida en las bases de datos y otros almacenamientos que dan soporte a los sistemas de información de las organizaciones.

Identificar las características y posibilidades de aplicación de las Bases de Datos, para la búsqueda y organización de información, que pueden ser utilizadas en sus trabajos de investigación.

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Una BD “Es un conjunto ordenado e interrelacionado de los datos de una organización cualquiera que tiene relación tanto con su actividad operativa como con su proyección táctica como estratégica.

Existen diferentes tipos pero el utilizado será el MODELO RELACIONAL. Este modelo se está empleando con más frecuencia en la práctica, debido a las ventajas que ofrece sobre resto de los modelos.

El principio básico de este modelo consiste en representar tanto las entidades, denominadas también tablas, como las asociaciones, con la ayuda de relaciones.

Una tabla está compuesta por líneas y columnas, donde cada línea o fila, representa un objeto (proveedor, producto) y las columnas o campos representan los atributos de dicho objeto. Una tabla es una estructura.

El sistema permite relacionar distintas tablas entre sí y tablas con sus índices.

Estos ficheros se conocen como ficheros planos donde las filas representan los distintos elementos (artículos) que conforman el fichero, los cuales a su vez están compuestos por distintas columnas que conforman los atributos (campos) y que representan el dominio (propiedad) común a todos los elementos dentro de la base.

Ejemplo de tabla:

Columna=Dominio=Campo=Atributo=Propiedad

Ejemplo de tabla: Columna=Dominio=Campo=Atributo=Propiedad CODIGO NOMBRE PLAN REAL 1 Jabón 100

CODIGO

NOMBRE

PLAN

REAL

1

Jabón

100

110

2

Espuma

200

1900

3

Lejía

300

305

Fila= Artículo= Registro=Cluster= Item=Tupla

300 305 Fila= Artículo= Registro=Cluster= Item=Tupla Ventajas o beneficios del enfoque de BD: 1. Manipulan: a.

Ventajas o beneficios del enfoque de BD:

1. Manipulan:

a. Grandes volúmenes de información

b. Información de alto nivel de complejidad

c. Bajo tiempo de acceso requerido

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3. Reducen la redundancia

4. Evitan inconsistencias

5. Comparten información

6. Seguridad

7. Integridad

8. Características de las tablas y diferencia con las Hojas de Cálculo.

Términos

Atributos Es una unidad básica e indivisible de información acerca de una entidad o una relación. Por ejemplo la entidad proveedor tendrá los atributos nombre, domicilio, población, CIF.

Claves En una tabla relacional a veces es necesario poder determinar una tupla (registro) concreta, lo cual es posible mediante la clave. Se debe elegir la clave entre los atributos, de forma que no puedan existir valores duplicados (la clave puede contener uno o más atributos). Hay varios tipos: primaria (la clave principal), ajena (la que corresponde a una primaria de otra tabla).

Dominios Es el conjunto de valores que puede tomar cada atributo. Por ejemplo el dominio del atributo población, será la relación de todas las poblaciones del ámbito de actuación de nuestra empresa.

Entidad-Relación Modelo de diseño de base de datos gráfica, que nos muestra información relativa a los datos y la relación existente entre ellos.

Entidades Son objetos concretos o abstractos que presentan interés para el sistema y sobre los que se recoge información que será representada en un sistema de bases de datos. Por ejemplo, clientes, proveedores y facturas serían entidades en el entorno de una empresa.

Esquema conceptual Definición del modelo conceptual. Compuesto por el DDL (lenguaje de definición de datos) y el DML (lenguaje de manipulación de datos.

Integridad de la base de datos Consiste en una serie de normas, que desarrollaremos más adelante. Estas normas nos indican si una base de datos tiene todos sus elementos correctamente relacionados (consistentes).

Modelo conceptual Imagen del mundo real que deseamos plasmar en la base de datos, compuesta por los elementos necesarios para definir todo lo que deseamos incluir en ella.

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Relación Es la asociación que se efectúa entre entidades. Por ejemplo la relación entre las entidades facturas emitidas y clientes.

Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD) Conjunto de programas, procedimientos y lenguajes que nos proporcionan las herramientas necesarias para trabajar con una base de datos. Incorpora una serie de funciones que nos permita definir los registros, sus campos, sus relaciones, insertar, suprimir, modificar y consultar los datos.

Tablas Es la forma de estructurar los datos en filas o registros y columnas o atributos. A diferencia de las vistas almacenan datos físicamente de todos o parte de sus campos.

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5 Figura 1. Imagen que se presenta al solicitar una nueva BD. Fuente: Elaboración propia Figura

Figura 1. Imagen que se presenta al solicitar una nueva BD. Fuente: Elaboración propia

al solicitar una nueva BD. Fuente: Elaboración propia Figura 2. Imagen de una nueva BD vacía.

Figura 2. Imagen de una nueva BD vacía. Fuente: Elaboración propia

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Figura 3. Imagen de las tablas una BD. Fuente: Elaboración propia

3. Imagen de las tablas una BD. Fuente: Elaboración propia Figura 4. Vista de las relaciones

Figura 4. Vista de las relaciones entre las tablas de una BD. Fuente: Elaboración propia

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7 Figura 5. Vista Diseño de la Tabla Producto. Fuente: Elaboración propia Figura 6. Vista Hoja

Figura 5. Vista Diseño de la Tabla Producto. Fuente: Elaboración propia

Diseño de la Tabla Producto. Fuente: Elaboración propia Figura 6. Vista Hoja de Datos de la

Figura 6. Vista Hoja de Datos de la Tabla Producto. Fuente: Elaboración propia

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Figura 7. Modos de creación de una Consulta. Fuente: Elaboración propia

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Zona QBE,
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Figura 8. Creación de una Consulta en modo diseño. Fuente: Elaboración propia

Doble clic encima del nombre de una tabla seleccionada o clic en el botón Agregar. Se pueden seleccionar varias al mismo tiempo.

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9 Figura 9. Se utiliza Generar para utilizar el Generador de expresiones. Fuente: Elaboración propia Los

Figura 9. Se utiliza Generar para utilizar el Generador de expresiones. Fuente: Elaboración propia

Los campos se invocan, haciendo doble clic encima del campo, arrastrándolo hacia el campo en la zona QBE, desplegando en la fila correspondiente al Campo y seleccionando de la lista, o utilizando el Generador de expresiones y seleccionando el campo deseado o el cálculo de la expresión deseada.

el campo deseado o el cálculo de la expresión deseada. Figura 10. El Generador de expresiones

Figura 10. El Generador de expresiones permite generar cálculos, por ejemplo se puede multiplicar el precio por la cantidad del Inventario Inicial. Fuente: Elaboración propia

Se pueden utilizar todos los operadores que se presentan, tanto los aritméticos, como los lógicos, de cadena, así mismo las funciones que brinda el software.

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Todas las consultas inician su trabajo de diseño, como consultas de Selección.

inician su trabajo de diseño, como consultas de Selección. Figura 11. Vista Hoja de datos de

Figura 11. Vista Hoja de datos de una consulta. El campo InvValorado es el resultado de multiplicar el precio por el Inventario Inicial. Fuente: Elaboración propia

En una consulta de Selección se pueden obtener, totales generales o, por grupo. También se pueden establecer parámetros que permiten cambiar el criterio de selección en el momento de abrir la consulta. Tablas de Referencia cruzada serán aquellas consultas que permiten obtener salidas resúmenes por filas y columnas.

Otra clasificación de las consultas son las de Acción que son aquellas que afectan físicamente los registros de las tablas, en cuatro tipos: De Creación de Tablas, de Eliminación de registros, de Datos Anexados y de Actualización.

Estas consultas en el momento de su ejecución sólo muestran un mensaje informativo de la acción que desarrollan.

un mensaje informativo de la acción que desarrollan. Figura 12. Vista de la ejecución de una

Figura 12. Vista de la ejecución de una consulta de Creación de tablas. Fuente: Elaboración propia

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11 Figura 13. Vista del segundo momento de la ejecución de una consulta de Creación de

Figura 13. Vista del segundo momento de la ejecución de una consulta de Creación de tabla. Fuente: Elaboración propia

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Otro de los objetos de la Base de datos son los Informes. Objeto utilizado para la visualización de Información.

Objeto utilizado para la visualización de Información. Figura 14. Vista del inicio de la elaboración de

Figura 14. Vista del inicio de la elaboración de un Informe. Fuente: Elaboración propia

Dependen al igual que los formularios de un objeto tabla o una consulta. En diferentes modos de elaboración, constituyen una gran herramienta de visualización de la información deseada. En distintos formatos de visualización preestablecidos, así como la posibilidad de personalizar los mismos. Poseen un comando que permite ordenar y agrupar los registros. Están habilitados para realizar cálculos. Poseen una caja de herramientas útiles en su diseño.

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12 Figura 15. Vista previa de la primera página de un Informe. Fuente: Elaboración propia Figura

Figura 15. Vista previa de la primera página de un Informe. Fuente: Elaboración propia

primera página de un Informe. Fuente: Elaboración propia Figura 16. Vista dos páginas del Informe. Fuente:

Figura 16. Vista dos páginas del Informe. Fuente: Elaboración propia

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13 Figura 17. Vista de la última página del Informe, observar el total general después del

Figura 17. Vista de la última página del Informe, observar el total general después del último valor de salida. Fuente: Elaboración propia

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Figura 18. Vista del inicio de la elaboración de un formulario. Fuente: Elaboración propia

Los formularios son los objetos utilizados para la entrada de información a las tablas. Al igual que los informes, dependen de un objeto tabla o una consulta. En diferentes modos de elaboración, constituyen una gran herramienta en la entrada de información. En distintos formatos de visualización preestablecidos,

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así como la posibilidad de personalizar los mismos. A diferencia de los informes, no cuentan con el comando que permite agrupar la información, ni con la posibilidad de a través del asistente poder lograr totales, promedios, máximo o mínimo de campos numéricos. Para lograr este efecto cuentan con la elaboración de Formularios/Subformularios, que como su nombre indica, son formularios que contienen otros formularios. Al formulario exterior se le denomina Principal y dependerá de una tabla que se encuentre en el lado 1 de una relación y al que se encuentra contenido se le denomina Subformulario, que dependerá de una tabla o consulta que se encuentre en el lado varios ( ). Están habilitados para realizar cálculos a través de la caja de herramientas que poseen en su diseño.

través de la caja de herramientas que poseen en su diseño. Principal depende de la Tabla
Principal depende de la Tabla Marcas
Principal depende de la Tabla Marcas

Subformulario depende de una consulta con datos de la tabla Producto.

Figura 19. Vista de un Formulario/Subformulario visualiza productos por Marcas. Fuente: Elaboración propia.

En resumen las BD:

-Son una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los Sistemas de Información de una empresa o negocio en particular y manipulados por el Sistema Gestor de la Base de Datos.

-Las BD proporcionan la infraestructura requerida para los Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones y para los Sistemas de Información Estratégicos, ya que estos explotan la información en ellas contenida para apoyar el proceso de toma de decisiones o así lograr ventajas competitivas en la organización.

-Como plataforma para el desarrollo de Sistemas de Aplicación en las Organizaciones permiten:

* Globalización de la información: permite a los diferentes usuarios considerar la información como un recurso corporativo que carece de dueños específicos

* Eliminación de información inconsistente: si existen dos o más archivos con la misma información, los cambios que se hagan a éstos deberán hacerse en cualquier lugar donde exista dicha información.

* Compartir información.

* Mantener la integridad en la información: la integridad de la información es una de sus cualidades altamente deseables. Tiene por objetivo que sólo se almacena la información correcta.

* Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizás el que más ha ayudado a la rápida proliferación del desarrollo de Sistemas de Bases de Datos debido a la independencia entre programas y datos.