023588714501 58871450803! 71450803513: 50803513258' 035132584081 13258408075' 58408075408' 0807540870802358871450! 58871450803!

71450803513: 50803513258' 035132584081 13258408075' 58408075408' 08075408708' 02358871450! 58871450803! 71450803513: 50803513258' 035132584081 13258408075' 58408075408' 08075408708^ 02358871450! 58871450803! 71450803513: 50803513258' 035132584081 13258408075' 58408075408' 02358871450! 58871450803 71450803513 50803513258 03513258408! 13258408075 58408075408' 08075408708'

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COLECCION C APACITACIN A DISTANCIA

Coleccin Capacitacin a Distancia

03

MANUAL DE AUTOFORMACIN EN

ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS Y GESTIN DE ARCHIVOS

Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal

MANUAL DE AUTOFORMACIN EN ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS Y GESTIN DE ARCHIVOS

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COORDINACIN DEL PROYECTO M a . de los n g eles H e r n n d e z S nc hez

J o s A n t o n io R a m r e z D e l e n
A
u to r del texto

Directo a d capacitacin eInvestig ci r e a n

EQUIPO TCNICO

soN Barrera Garca iA Dulce M . Jara Reyes a

Prim era edicin, septiem bre 20 07

Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal (InfoDF)

La Morena No. 865, Col. Narvarte Poniente Del. Benito Jurez, Mxico, D. F. C. P .03020. transparenciadf@infodf.org.mx www.infodf.org.mx

DESARROLLO EDITORIAL
M e t a d a t a , O o n s u l t o r a y s e r v ic io s DE OOMUNICACIN S . 0 .

www.metadata.org.mx metadatagcd@yahoo.com.mx

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pgina A
P r e s e n t a c i n

O b j e t iv o s d e a p r e n d iz a j e

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G u A DEL PARTICIPANTE

pgina A M o d u li un<
A d m in is t r a c i n d e D o c u m e n t o s : p a r a d ig m a DEL DESARROLLO ARCHIVSTICO___________________

Introduccin ....................................................................... 23 Objetivos del mdulo ....................................................... 24 Tema 1. Desarrollo y conceptualizacin de la Administracin de Documentos ...................... 24 Tema 2. Problemas esenciales de la actividad archivstica ......................................................... 30 Tema 3. Conceptos esenciales de la Administracin de Documentos ...................... 34 Tema 4. Ciclo vital de la Informacin Documental y construccin de Sistemas Institucionales de Archivos .........................................................47

ndice

pgina^ ! M d u lo d o s
COMPOSICIN DE LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS______________________________________

Introduccin ....................................................................... 59 Objetivos del mdulo ....................................................... 60 Tema 1. Naturaleza y componentes de un Sistema Institucional de Archivos ...................................61 Tema 2. Integracin de los sistemas institucionales de archivos: Componentes normativos. Importancia y funciones ................................... 66 Tema 3. Funcionamiento bsico de los componentes operativos de un SIA ............... 71

pgin#

8r l l ^ ^ ^ H M o d u li trs
LOS PROCESOS DOCUMENTALES Y ARCHIVSTICOSI CONCEPTO, MTODO E INSTRUMENTOS____________

Introduccin ................................................................. Objetivos del mdulo .................................................. Tema 1. Produccin e integracin de la informacin archivstica .............................. Tema 2. Clasificacin y ordenacin archivstica Tema 3. Descripcin documental ............................. Tema 4. Valoracin y disposicin ............................. Tema 5. Conservacin, preservacin y difusin archivstica ................................................... pgina

91 92 93 97 10S 115 123

[ ,39> M o d u li cuatro
A r c h iv o s e l e c t r n ic o s y a u t o m a t iz a c i n d e LA GESTIN DOCUMENTAL_________________________

Introduccin .................................................................. Objetivos del mdulo ................................................... Tema 1. Dilemas de la informacin electrnica y su manejo archivstico ...................................... Tema 2. Programas para la automatizacin y digitalizacin de archivos ............................ Tema 3. Preservacin a largo plazo de la informacin electrnica ................................ Tema 4. Normas internacionales para el manejo de los archivos electrnicos ............................. pgina M o d u l i c in c o
E n t o r n o in s t it u c io n a l d e la a c t iv id a d ARCHIVSTICA

141 143 144 149 156 161

Introduccin Objetivos del mdulo

175 175

Tema 1. Manejo archivstico de la informacin restringida .........................................................176 Tema 2. Recursos operativos de los archivos ........... 180 Tema 3. Marco jurdico para la operacin documental y archivstica .............................. 185

M o d u l i s e is
E s q u e m a s d e p l a n e a c i n y m e c a n is m o s d e

D D

COORDINACIN INTERINSTITUCIONAL PARA EL DESARROLLO ARCHIVSTICO_____________________ Introduccin .....................................................................199 Objetivos del mdulo ..................................................... 201 Tema 1. Importancia de la planeacin archivstica: los programas institucionales de desarrollo archivstico .....................................202 Tema 2. Metodologa de la planeacin archivstica: elementos de diagnstico y prospectivos a escala institucional ..........................................206 Tema 3. Importancia de la coordinacin interinstitucional para el desarrollo archivstico ....................................................... 212 Tema 4. El papel del InfoDF en los mecanismos de coordinacin archivstica ............................... 214 pagina

ndice

[ 22 )
A nexos 1 . L in e a m ie n to s G e n e r a l e s en M a t r i a de A r c h iv o s d e l D i s t r i t o F e d e r a l ......................223 2 . B ib lio g r a fa

............................................................257 .............265 269

3 . R e s p u e s ta s a l a s a u t o e v a lu a c io n e s 4 . G lo s a r io

P r e s e n t a c i n

. ^ L n el marco de sus obligaciones jurdicas y como parte de las accio nes que lleva a cabo en tanto rgano garante del derecho de acceso a la informacin pblica para promover la transparencia de la actividad gubernamental, la rendicin de cuentas y el fortalecimiento de una nueva cultura de gobernabilidad democrtica en el Distrito Federal, el Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal (InfoDF) ha considerado como un elemento crucial de esos esfuerzos mejorar la organizacin, dasificacin y manejo de documentos en posesin de los entes pblicos como reza el artculo 9 inciso VI de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal reconociendo la importancia que los documentos y archivos poseen para el cabal cumplimiento de los propsitos descritos. Los archivos constituyen, en efecto, una herramienta indispensable, un recurso esencial para la gestin pblica y para la construccin de su memoria histrica. Son, por tanto, un elemento central en las acciones de transparencia gubernamental y la rendicin de cuentas. A partir de este reconocimiento, la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal establece la necesidad de que los entes pblicos conserven y mantengan en forma organizada, siguiendo estndares mnimos en materia de archivonoma, los docu mentos, expedientes, series y fondos documentales que se producen,

manejan y conservan en las diversas instituciones del gobierno del Dis trito Federal. En virtud de lo anterior y en cumplimiento de sus responsabilidades y obligaciones jurdicas, el InfoDF impuls el diseno y emisin de Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, mismos que, como resultado del consenso y un amplio proceso de trabajo con to dos los entes pblicos del Distrito Federal, fueron aprobados el pasado 25 de abril de 2007 por el Pleno de Comisionados del Instituto, y publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 9 de mayo del ano en curso. Para apoyar la instrumentacin e institucionalizacin de los lineamientos citados, el InfoDF ha considerado esencial emprender un conjunto de acciones de capacitacin que hagan posible tanto la comprensin de las caractersticas y alcances de los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal como, sobre todo, establecer un marco comn de referencia que permita a los entes pblicos sentar bases ms firmes y homogneas en el manejo, organizacin, control y uso institu cional y social de los archivos gubernamentales del Distrito Federal. Parte esencial de estos esfuerzos lo constituye el presente Manual de Autoformacin en Administracin de Documentos y Gestin de Archivos, que adems de estar integrado al aula virtual del InfoDF (experiencia disenada para favorecer la capacitacin a distancia de los servidores pblicos del Distrito Federal en relacin con el desarrollo de una nueva cultura de transparencia gubernamental y temas afines) representa una tarea con fines concretos: el reconocimiento de los as pectos bsicos de la teora y la prctica archivstica contemporneas, concentradas alrededor del trmino Administracin de Documentos. Esta experiencia pedaggica ofrece diferentes ventajas: a los entes pblicos del Distrito Federal les permitir comprender de una manera ms amplia y comprehensiva los problemas ms acuciantes de cualquier organizacin en el manejo de su informacin: contar con sistemas de administracin de documentos y archivos funcionales; a las perso nas que elijan esta opcin de capacitacin, especialmente si laboran en reas de archivo, les brindar la posibilidad de poseer una visin ms completa de su trabajo, entendiendo no slo las funciones que tienen que desem penar sino, adems, el sentido, origen y destino de

stas, logrando con ello un mejor desempeno y una mayor adaptacin al ambiente laboral. El curso que se brinda a travs del presente Manual, si bien no agota, ni mucho menos, la fenomenologa de la actividad archivstica en toda su complejidad, garantiza una formacin de base en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes sobre la Administracin de Documentos como herramienta para la mejor organizacin de la informacin documental de los entes pblicos del Distrito Federal, pues provee al participante con la metodologa indispensable para ello, as como con el conocimiento bsico de los instrumentos fundamentales para la operacin de los servicios archivsticos.

O b j e t iv o s d e a p r e n d i z a j e

l concluir el manual, el participante ser capaz de:

Reconocer a la Administracin de Documentos como teora y metodologia para la gestin de archivos, as como los princi pales mtodos, procesos e instrumentos tcnicos del trabajo archivistico.

Contribuir al desarrollo de una nueva cultura de la informacin archivistica en el marco de las acciones de transparencia, rendicin de cuentas y acceso a la informacin pblica. Apoyar la instrumentacin e institucionalizacin de los Lineamientos Generales en Materia de Archivos de los entes pblicos del Distrito Federal.

Objetivos especficos del aprendizaje:

Conocer los conceptos esenciales de la Administracin de Do cumentos, tanto desde una perspectiva terica y metodolgica, como desde un punto de vista instrumental.

 Conocer y describir el ciclo vital de los documentos y su importancia en la integracin de sistemas archivsticos para el mane jo de la informacin institucional. Conocer los principales mtodos e instrumentos tcnicos para la organizacin y control intelectual del trabajo archivstico en materia de dasificacin y ordenacin, valoracin y disposicin, descripcin, conservacin y preservacin documental. Identificar los procesos del trabajo documental, las operaciones archivsticas y la normatividad tcnica y jurdica que los susten ta en trminos de su integracin, organizacin, control, uso y acceso institucional y social.

G u A

DEL PARTICIPANTE

.B ie n v e n id o al Manual de Autoformacin en Administracin de

Documentos y Gestion de Archivos.

Es muy importante que su primera actividad sea leer la presente Gua, pues le ser de gran utilidad para conducir su aprendizaje con m ayor efectividad. Recuerde que usted es el sujeto de su propia formacin, as que su primer paso debe ser el conocer cmo est estructurado el presente manual, as como algunas recomendaciones para recorrerlo y facilitarle la conduccin de su aprendizaje. El manual es un documento completo con la informacin ms im portante que se requiere para la comprensin de la temtica expuesta, por lo tanto no exige al participante acudir a recursos externos; sin em bargo, al final del manual se proporciona bibliografia para las personas interesadas en profundizar en los contenidos que se abordan. Quiz usted sea un servidor pblico del Distrito Federal, un miembro de alguna organizacin social o una persona interesada en el tema de los archivos, cualquiera que sea su caso le aseguramos que este manual le ayudar a comprender o a encauzar de mejor manera sus necesidades e inquietudes relacionadas con el tema.

E structura del Manual Para facilitar su estudio, el manual est estructurado en seis unidades de aprendizaje que denominamos mdulos y un apndice en el que se incluyen los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal. Al final del mismo se agrega un glosario de trminos y una bi bliografia temtica. En el M dulo uno , A dministracin de Documentos: paradigma del deARCHivsTico, se describen los principios y conceptos bsicos de la Administracin de Documentos como modelo del desarrollo archivistico contemporneo. En sus cuatro temas se revisa de manera general el desarrollo y la conceptualizacin de la Administracin de Documentos como teoria y metodologia de la actividad archivistica, asi como los problemas que hasta ahora han impedido que los archi vos sean cabalmente concebidos como instrumento y memoria de la gestin pblica y elemento central en las acciones de transparencia y rendicin de cuentas. Se destacan tambin los conceptos y principios esenciales que permiten la construccin de los sistemas institucionales de archivos y la conduccin de los procesos archivisticos bsicos dentro de estos sistemas.
sarrollo

En el M dulo dos , C omposicin de los sistemas institucionales de arse describe en tres temas los propsitos y politicas esenciales de los sistemas institucionales de archivos, asi como las caractersti cas y funciones de sus componentes (normativos y operativos) como elementos del diseno institucional requerido para el correcto desempeno del ciclo vital de los documentos.
chivos ,

En el M dulo tres , Los procesos documentales y archivsticos: conse expone en cinco temas el ncleo central de la Administracin de Documentos, asociado a los diversos procesos archivisticos que tienen lugar a lo largo del ciclo vital de los documentos. Tambin se estudian los principales instrumentos para la organizacin y el control tcnico de los archivos, profundizando en las definiciones conceptuales, los mtodos de trabajo y el carcter instru mental de la Administracin de Documentos para el ejercicio prctico de las actividades archivisticas.
cepto, mtodo e instrumentos ,

gestin documental

En el M dulo cuatro , A rchivos electrnicos y automatizacin de la se describe en cuatro temas la situacin actual del manejo de la informacin electrnica y los dilemas que representa su control tcnico desde la ptica archivstica, as como la necesidad de establecer programas ordenados para la gestin automatizada de ar chivos y la preservacin a largo plazo de los archivos electrnicos.

En el Mdulo cinco , E ntorno institucional de la actividad archivstise tratan algunos temas asociados al entorno institucional de los archivos, particularmente relacionados con el manejo archivstico de la informacin restringida. Tambin se abordan las caractersticas de los recursos operativos de los archivos, tanto humanos como materiales, as como la normatividad que regula en la actualidad la operacin de los archivos pblicos, enfatizando la necesidad de una Ley de Archivos del Distrito Federal.
ca,

Finalmente, en el M dulo seis , Esquemas de planeacin y mecanismos D COORDINACIN INTERINSTITUCIONAL PARA EL DESARROLLO ARCHIVSTICO, se E describen en cuatro temas la importancia y la necesidad de la planea cin del desarrollo archivstico como un conjunto de medidas integrales para el control, evaluacin y seguimiento de la actividad archivstica al interior de las instituciones pblicas del Distrito Federal. Se analiza tambin la importancia de establecer mecanismos interinstitucionales de cooperacin para la generacin de una nueva cultura de la informa cin archivstica. ESTRUCTURA DE LOS MDULOS En cada mdulo los temas se dividen de la siguiente forma:

Titulo del mdulo. Introduccin.

Objetivos. Desarrollo de los temas.

Sintesis. Autoevaluacin. Referencias bibliogrficas.

R e c o m e n d a c io n e s d e e s t d io

El ttulo Manual de Autoformacin expresa lo que deseamos que efectivamente suceda: que usted sea el protagonista, se comprometa con su aprendizaje y, adems, que lo disfrute; para ello le proponemos algunas recomendaciones que esperamos le sean tiles para que lo gre los mejores resultados: 1. El aprendizaje depende de usted exclusivamente. No debe olvidarlo, ya que no dispondr de tutor o gua a lo largo del curso. Ms que una desventaja esta ausencia le representa un enorme beneficio, pues podr:

Estudiar a su propio ritmo. Dedicarle al estudio el tiempo que usted disponga. Estudiar donde le plazca y cuando pueda. Repasar una y otra vez los temas. Consultar informacin adicional. Resolver las autoevaluaciones cuantas veces sea necesario hasta que est satisfecho con su aprendizaje.

2. Analice el siguiente orden de estudio y si le resulta til aplquelo. 1. Lea la introduccin de cada mdulo que vaya a estudiar. El propsito es que conozca la secuencia y el alcance del tema que se abordar. 2. Revise detenidamente los mapas conceptuales. Al inicio de cada mdulo se presenta un mapa conceptual que le ayudar a tener una visin es quematizada de los principales conceptos que se abordarn y sus interrelaciones. 3. Mantenga su mente abiertayreceptiva. Recuerde que de una buena coordinacin de todos los ins trumentos de estudio depende el aprovechamiento integral del manual. Esquemas, dibujos, ejercicios, mapas conceptuales, grficas, fotografias,

textos al margen, sintesis y autoevaluaciones constituyen todo un aparato de conocimiento a su disposicin. En cada uno de ellos hallar la ruta para la comprensin de los otros y de la totalidad del texto. 4. Regrese cuantas veces sea necesario a los conceptos. En caso de que alguno de los conceptos sea de difcil comprensin en su primera lectura, reviselo nuevamente, si an tiene dudas, le recomendamos que siga adelante pues estamos seguros que stos se irn aclarando conforme avance en su lectura. 5. Revise los esquemas y recuadros. Le ayudarn a reforzar las ideas centrales de cada tema. 6. Acuda al diccionario. En caso de que alguna palabra no le sea familiar, no dude en acudir al diccionario para la mejor comprensin de su significado, pues eso le ayudar a entender mejor el tema. 7. Autoevalese. Es importante que realice las autoevaluaciones para asegurarse de haber comprendido los diferentes conceptos.

Lea la introduccin de cada mdulo

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Revise detenidamente los mapas conceptuales

Mantenga su mente abierta y receptiva

Regrese a los conceptos cuando sea necesario

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R e c o m e n d a c io n e s d e e s t d io

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Administracin de Documentos: paradigma del desarrollo archivstico / - ' - X -A

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T e m a r io

1. Desarrollo y conceptualizacin de la A dministracin de Documentos 2. Problemas esenciales de la actmdad archivstica 3. CO NCEPTO esenciales de la A dministracin de Documentos S 4. Ciclo vital de la Informacin Documental y construction de S istemas Institucionales de A rchivos

I n t r o d u c c i n

n el presente mdulo se destacan los principios y conceptos bsicos de la Administracin de Documentos, los orgenes y razn de ser de esta disciplina, su desarrollo y evolucin como resultado de la crisis funcional de la Archivstica tradicional que prevalecia hasta mediados de los anos cincuenta del Siglo XX, as como su importancia como modelo para la planeacin archivstica y la construccin de sis temas institucionales de archivos. Se hace tambin una descripcin de los prin cipales problemas que, derivados dei fenmeno de la explosion de documentos que tambin se explica condicionan la eficiencia de los ar chivos como sistem a de inform acin para las administraciones pblicas. Se enfatiza adems la importancia de entender los archivos bajo esta perspectiva, as como el papel que juegan en la generacin de una nueva cultura de transparn cia, rendicin de cuentas y gobernabilidad demo crtica, particularmente en el Distrito Federal. Para facilitar el estudio del mdulo, su exposicin se ha dividido en cuatro temas: 1. Desarrollo y conceptualizacin de la Administracin de Documentos. 2. Problemas esenciales de la actividad ar chivstica. 3. Conceptos esenciales de la Administracin de Documentos. 4. Ciclo vital de la Inform acin Documental Sistem as Institucionales de Archivos.

Desarrollo y conceptualizacin de la Administracin de Documentos

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Problemas esenciales de la actividad archivstica

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Conceptos esenciales de la Administracin de Documentos

Ciclo vital de la Informacin Documental

M apa c o n c e ptu a l: M dulo uno

y construccin de

O bjetivos del mdulo Al finalizar el mdulo los participantes podrn:

Entender el desarrollo de la Administracin de Documentos como teora y mtodo para la organizacin de archivos. Explicar el fenmeno de la explosin de documentos y la relacin del mismo con los principales problemas que prevalecen en los Archivos. Reconocer los principales conceptos y principios de la Adminis tracin de Documentos. Conocer el papel que juegan la Administracin de Documentos y su concepto central, el ciclo vital de los documentos, como modelo para la planeacin archivstica y la construccin de sis temas institucionales de archivos. Reconocer la importancia de los archivos como elemento cen tral en la generacin de una nueva cultura de transparencia y rendicin de cuentas. T emaI . D esarrollo y conceptualizacin die la A dministracin de Documentos La Administracin de Documentos surge como teora y mtodo para la gestin de archivos haca los anos cincuentas del pasado Siglo XX. Fue resultado y respuesta al grave problema de produccin explosiva de documentos, que desde dcadas antes vena presionando tanto la calidad y eficacia de los servicios archivsticos, sus servicios e instalaciones, como la propia organizacin tcnica de los archivos y los recur sos disponibles para su manejo y control efectivos, principalmente en las administraciones pblicas anglosajonas, senaladamente la de los Estados Unidos de Norteamrica. En Mxico la Administracin de Documentos adquiere plenamente su carta de naturalizacin hasta bien entrada la segunda mitad de la dcada de los setenta y principios de los ochenta, cuando comenz a instrumentarse formalmente con el fin de combatir el fenmeno de la sobreproduccin de documentos, que incluso en nuestro pas, desde

los anos cuarenta del siglo pasado afect la eficiencia de los archivos pblicos en todos los niveles de gobierno. La tambin llamada explosin de documentos constituye un fe nmeno caracterizado por la produccin masiva de informacin docu mental en las organizaciones. sta obedece a diversas causas, algunas de ellas provocadas por el crecimiento y la propia complejidad de las relaciones entre sociedad y gobierno, as como por inercias, falsas tradiciones adminis trativas y vicios ancestrales en la produccin y uso de documentos. Entre estas causas pueden destacarse como las ms significativas las siguientes:

El acelerado crecimiento, la diversificacin y la complejidad de las administraciones pblicas. El crecimiento, tambin acelerado, de la oferta y la demanda de bienes y servicios entre la poblacin y las estructuras gubernamentales. El uso intensivo de tcnicas y tecnologas modernas para la generacin, reproduccin y transmisin de documentos. La llamada cultura de las mil y una co pias, en combinacin con la ineficacia de procedimientos de trabajo viciados y anacrnicos. La ejecucin de procesos de gestin y tramitacin de asuntos excesivamente burocratizados.

L as mil y una copias

La Administracin de Documentos nace y se desarrolla como una metodologa actuante, como una gua para la accin que la diferencia sustancialmente de la Archivstica tradicional

Ms all de sus causas, los efectos provocados por dicho fenmeno tuvieron un fuerte impacto en las administraciones pblicas y, particu larmente, en los archivos. Para las administraciones disponer de recur sos para resguardar los archivos producidos masivamente en espacios adecuados, con mobiliario y equipo suficiente para su conservacin, resultaba una tarea cada vez ms complicada, no exenta de severos riesgos; para los archivos, la explosin de documentos hara evidente una crisis funcional extremadamente crtica, que pondra en entredicho las tcnicas, los instrumentos, los mtodos y las prcticas del trabajo archivstico utilizados hasta entonces por la Archivonoma tradicional. Sobre todo se ponan en duda el espritu y los principios que animaban a la ciencia archivstica hasta mediados del siglo pasado, basados en la conservacin exhaustiva de los documentos, esto es, la conserva cin de toda evidencia que pudiera resultar til para la Historia. La fuerte crisis provocada por la explosin de documentos evidenci la necesidad de no conservar toda la documentacin producida por las administraciones pblicas, as como la necesidad de diferenciar, mediante el desarrollo de nuevos mtodos y conceptos de trabajo, en tre conservar papeles o conservar informacin. La idea de no conservar toda la documentacin traa consigo la de eliminar aquella que no fuera ya til para la administracin, lo que provoc grandes debates tericos entre los especialistas. En esencia se cuestionaba la razn de ser de la archivstica tradicional, esto es, resguardar, en beneficio de la Historia, toda evidencia documental por mnima que sta fuera. No obstante y como fruto de estos intensos de bates, se obtuvieron conclusiones que ampliaron los horizontes de la actividad archivstica, particularmente en los siguientes aspectos:

La idea de que la Archivonoma es una ciencia en m ovim iento vinculada y permeable a nuevas realidades, en oposicin a su concepcin como una ciencia inmutable y acartonada. La consecuente renovacin metodolgica de la archivstica tra dicional hacia la Administracin de Documentos, especialmente ante la aparicin y desarrollo de su concepto central: el ciclo vital de los documentos.

 La generacin de una serie de conceptos, mtodos y nuevas prcticas archivsticas para el manejo integral de la informacin documental, particularmente en materia de valoracin y disposicin documental. El desarrollo de principios de eficiencia y planificacin de los recursos y las estructuras de archivo, de conform idad con los usos diferenciados de la docum entacin a lo largo de su ciclo vital. La concepcin de que los archivos, lejos de ser entidades aisladas, deben funcionar de manera coordinada conforme a un modelo de organizacin que los vincule para el correcto ejercicio del ciclo vital de la informacin documental, esto es, su funcionamiento integral como sistema de informacin al interior de las instituciones pblicas.

La explosin de documentos constituye un fenmeno caracterizado por la produccin masiva de informacin documental en las organizaciones

Lejos entonces de la posicin de rezago, excesivamente pasiva y receptiva de la archivstica tradicional, la Administracin de Documen tos nace y se desarrolla como una metodologa actuante, como una gua para la accin que la diferencia sustancialmente de la Archivs tica Tradicional. Sin embargo potencia y encauza sus principios, otorgndole a la actividad archivstica un dinamismo que busca resolver la crisis provocada por el fenmeno de explosin de documentos e instrumentar medidas que permitan la planificacin y regulacin de la actividad archivstica en su entorno institucional y social. Es por estas razones que la Administracin de Documentos ha que dado definida de la siguiente forma:

Administracin de Documentos: Metodologa integral para pla

near, dirigir y controlar la produccin, organizacin, circulacin y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economia y racionalizacin en el manejo de los recursos operativos y las estructuras archivsticas.

A pesar de las diferencias sustanciales entre la Archivstica tradicio nal y la Administracin de Documentos, en realidad sta, basndose en ellos con mayor rigor, permite potenciar los conceptos tradicionales de la Archivstica clsica si vale el trmino , al tiempo que genera un marco terico y metodolgico mucho ms abierto a las nuevas rea lidades que enfrentan los archivos. Las d ife re n cia s obedecen a las nuevas necesidades, mtodos y procesos que venan surgiendo en el campo de la informacin, y tienen que ver ms, en el fondo, con la necesidad de salir de las cuatro paredes de los Archivos" para asumir una actitud ms dinmica y prospectiva y concentrarse en los fen menos que condicionan la eficiencia de los servicios archivsticos en el entorno de las administraciones pblicas. De esta forma, si bien son varias las diferencias, son muchas las afini dades entre la Archivstica tradicional y la Administracin de Documentos, lo que permite afirmar que no se trata de ciencias aplicadas diferentes, sino de la evolucin conceptual de una misma ciencia. La Administracin de Documen tos, como teora y mtodo, como pa radigma del trabajo archivstico, no es una doctrina utilitaria, ni tampoco se trata de una disciplina emer gente ms atenta a la eficiencia y el ahorro de recursos que a la operacin tcnica de los archivos. Por el contrario, la Administracin de Docu mentos pone el acento en la necesaria integracin de todos los procesos

L a A dministracin de Documentos

tcnicos de archivo a lo largo dei concepto central que regula su correcta administracin, esto es, el concepto de ciclo vital de los d o c u m e n to s , cuya im p o rta n cia metodolgica es esencial para regular la produccin, integracin, clasificacin, ordenacin, valoracin, descripcin, conservacin y difusin de la informacin do cumental y archivstica, es decir los procesos tc nicos que constituyen la carne y la sangre de la Administracin de Documentos y la gestin de archivos.

C ic l o v it a l d e l o s d o c u m e n t o s

C uadro 1 / D iferencias y semejanzas entre la A rchivonoma TRADICIONAL Y LA A dMINISTRACIN D DOCUMENTOS E

A r c h iv s t ic a TRADICIONAL A d m in is t r a c i n de D o cum entos

Conservacin exhaustiva de Informacin Principios en que se sustentan Principio de procedencia y orden original

Conservacin selecti va de la Informacin Principio de procedencia y orden original Ciclo vital de los documentos Planificacin de estructuras, Recur sos y servicios

Procesos tcnicos distintivos

Organizacin, descripcin, conservacin, preservacin difusin

Produccin, integra cin, organizacin, circulacin descripcin, valoracin, conservacin, pre servacin y difusin Acceso institucional, social y cultural

Acceso

Especializado (ar chivos para servir a la Historia)

La Administracin de Documentos pone el acento en la necesaria integracin de todos los procesos tcnicos de archivo a lo largo del concepto central que regula su correcta administracin

T ema 2. P roblemas esenciales de la activi DAD

ARCHIVSTICA

Derivados del fenmeno de explosin de documentos y en concordancia con las reflexiones expuestas en el tema anterior, podr fcilmente comprenderse que en los archivos prevalecen una serie de problemas caracterizables como estructurales, pues se originan en las administraciones pblicas y sus procesos de gestin, por lo que han impactado de varias formas el desempeno eficiente de la actividad archivstica. El conocimiento y reconocimiento de los problemas archivsticos re sulta esencial en el esfuerzo de favorecer no nicamente su solucin integral, sino tambin adoptar medidas de prevencin y planificacin que posibiliten el autosostenimiento y la institucionalizacin del desarrollo archivstico, y que a su vez promuevan y fomenten una nueva

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cultura de la informacin documental de cara a su utilizacin como eficaz instrumento de gestin, memoria institucional y elemento central para favorecer la transparencia y la rendicin de cuentas.

Con mucha razn los matemticos suelen decir que el correcto planteamiento de un problema constituye el cincuenta por ciento de su solucin. Si se desconocen la naturaleza y la dimensin de los problemas, las causas internas y externas que los provocan y condicionan, no ser posible enfrentarlos y resolverlos. Por eso se impone la necesidad de que el archivista del siglo XXI adquiera y desarrolle no slo un conjunto de habilidades tcnicas para la organiza cin de los archivos (lo cual, desde luego, es su principal prioridad), sino tambin que sea capaz de desarrollar nuevas competencias profesionales que lo vinculen con otras disciplinas asociadas al manejo de archivos, como el Derecho, la Historia, la Sociologa, la Administracin Pblica y las Ciencias Polticas, as como las asociadas a las teoras y tecnologas de la informacin. La labor archivstica en los tiempos actuales exige de la cooperacin interdisciplinaria. Analice estas reflexiones, piense en los problemas que puedan tener los archivos de su institucin y describa qu posibles medidas de cooperacin podran adoptarse con otras disciplinas para favorecer las soluciones que proponga.

Los problemas ms caractersticos y acuciantes de los Archivos pueden agruparse en tres grandes categorias. Alrededor de ellas ocurre un conjunto de fenmenos que configuran el todava dramtico es pectro que prevalece en la operacin de los archivos pblicos en todos los niveles de gobierno. Su solucin, sin lugar a dudas, tendr que dar se gradual y sistemticamente, basada en la metodologia que provee la Administracin de Documentos.

Estas categoras son las siguientes:

O Obsolescencia de los sistemas y mtodos del trabajo archivstico.

Los problemas ms caractersticos y acuciantes de los archivos pueden agruparse en tres grandes categoras

Recursos operativos insuficientes e inadecuados. Mala relacin de los archivos en su medio ambiente institucional y social.

En cada una de estas categoras puede distinguirse una gran cantidad de circunstancias y fenmenos que afectan la operacin de los archivos. Para cada caso las ms recurrentes son las que se indican a continuacin:

1. Obsolescencia de los sistemas y mtodos del trabajo archivstico

O Inexistencia de archivos formalmente establecidos en las administraciones pblicas. Es decir: carencia de reas especializa das con estructuras y recursos dedicados en forma exclusiva al desempeno de la funcin archivstica. O Archivos que funcionan con arreglo a criterios personales, aislados de su entorno y operando cada uno por su cuenta. O Ausencia de polticas formales para la produccin de documen tos y la integracin de la informacin documental en expedien tes y series. O Utilizacin de sistemas tcnicos de clasificacin y ordenacin desactualizados o impropios para los archivos. O Ausencia de criterios y mtodos para la valoracin documental, con la consecuente sobreacumulacin de acervos, as como la ausencia de medidas razonadas para la depuracin de acervos y la seleccin de documentos con valor permanente o histrico. O Desconocimiento de tcnicas, normas e instrumentos para la organizacin (clasificacin, ordenacin y descripcin de archi vos), su conservacin y preservacin, as como su difusin e

instrumentacin de accesos controlados a la informacin que contienen los acervos.

2. Recursos operativos insuficientes e inadecuados

O Personal con frecuencia castigado, sin reconocimiento institu cional y sin perspectivas de desarrollo profesional. O Ausencia de programas de capacitacin permanentes. O Recursos materiales inadecuados (cajas de archivo y estantera inapropiadas, espacios reducidos, con malas condiciones ambientales para la conservacin de acervos y con severos riesgos de siniestros). O Incorporacin desordenada de tecnologa de manejo de archivos (digitalizacin de acervos mgica, desarrollo inapropiado de sistemas ausencia de polticas y normas para el manejo electrnica). punta para el como solucin automatizados, de informacin

S. Mala relacin de los archivos en su medio ambiente institucional y social

O Desdn por la actividad archivstica por parte de la autoridad. O Desconocimiento de la funcin y desinters de usuarios por la informacin archivstica. O Administracin patrimonialista de la informacin archivstica.

Aunque la situacin descrita de los archivos permite reconocer los aspectos bsicos de su problemtica, siempre es necesario desarrollar diagnsticos detallados de la operacin y manejo de los recursos que se les destinan. De esta manera se puede medir y cuantificar con precisin la dimensin real de los problemas, y con base en ellos fun dam entar una estrategia unificada de mejoras. Incluso se posibilita un

rediseno o una reingeniera total de todos sus procesos y estructuras de funcionamiento, cohesionadas alrededor de eficaces medidas de planeacin archivstica. Resulta esencial comprender que la solucin a los muy diversos y complejos problemas de los archivos no depende exclusivamente de la capacitacin del personal, o de la incorporacin de tecnologas e inclu so de la generacin de normatividad tcnica o jurdica por s solas. Los problemas de los archivos requieren de soluciones integrales, pues no slo operan mal desde un punto de vista tcnico. Rebasan los mbitos de su organizacin y ordenacin, por lo que las soluciones que se ins trumenten no deben concentrarse exclusivamente en dicho aspecto.

La materia bsica de los archivos son los documentos, productos de toda accin pblica

Resulta necesario entender con precisin los problemas de los ar chivos y orientar las soluciones a los mismos hacia el entorno institu cional, haca las races de la problemtica, relacionada esencialmente con el propio desempeno de la gestin pblica. En otras palabras: es necesario ver a los archivos desde la administracin que los produce y usa, al tiempo que se ve a la administracin desde la eficacia de sus archivos como sistema de informacin. T ema 3. C onceptos esenciales de la A dministracin de Documentos Transitar de los problemas a las soluciones que pueden aplicarse en el universo de los Archivos Pblicos no es tarea fcil. Para ello es nece sario reconocer que la actividad archivstica no es exclusivamente una actividad emprica, carente de inters intelectual. Tambin es necesa rio reconocer que su desempeno se sustenta en elementos tericos y metodolgicos, y por tanto en el conocimiento de una serie de conceptos esenciales asociados a la Administracin de Documentos. Apoyados en stos es como pueden construirse mejores sistemas, mtodos e instrumentos para la organizacin y la gestin de archivos. Para sintetizar: la actividad archivstica conlleva la ejecucin de un conjunto de agrupaciones sucesivas de la informacin, que van de la generacin de documentos individualizados, que se agrupan eventual mente en expedientes, hasta la formacin de series y archivos, en cuya produccin, integracin, uso y control intervienen muchas personas,

ponindose en juego una gran cantidad de recursos, procesos y procedimientos al interior de las instituciones pblicas. La comprensin de los principales conceptos que conforman el lenguaje tcnico de la Archivstica es esencial para el personal encargado del manejo y la administracin de los archivos. En atencin a esta necesidad cabra form ular los conceptos archivsticos desde los aparen temente ms simples hasta los ms complejos. Empezaremos por los primeros en los mdulos siguientes, y luego en el glosario de trminos de este manual, donde podrn encontrarse definiciones complementa rias de los conceptos citados. La materia bsica de los archivos son los documentos, productos de toda accin pblica, pues todo proceso de gestin en las institucio nes da lugar a su produccin. De hecho, toda gestin o trmite inicia regularmente con la generacin de documentos. ^Pero qu es un do cumento? ^Cm o se define? ^Q u caractersticas posee? ^Se manejan stos individualmente o pueden asociarse a otros documentos y por qu? ^Q u es un expediente? ^Cul es su naturaleza y cmo debe integrarse? ^Q u caractersticas debe tener? Del mismo modo podemos cuestionarnos sobre la composicin y naturaleza de las series documentales, el concepto de archivo, los con ceptos de Clasificacin y Valoracin, el concepto del ciclo vital de los documentos, etc. Todo ello tiene un significado fundamental a lo largo del proceso de agrupaciones sucesivas de la informacin implcitas en la organizacin de archivos.

Los problemas de los archivos requieren de soluciones integrales, pues no slo operan mal desde un punto de vista tcnico

Cabra destacar que en el origen de la gestin pblica hay fundamentalmente tres causas por las que se producen documentos, que en su momento llegarn a formar parte de archivos: primero, para documentar la atencin de trmites, esto es, como resultado de las actividades que desempenan las administraciones pblicas en su relacin con la ciudadana; segundo, como resultado de la administracin de los recursos institucionales, razn por la que se genera una gran cantidad de documentos (personal, administracin, servicios generales, licitaciones, etc.; documentacin que, por cierto, es comn a toda la Administracin Pblica), y, tercero, los documentos que se producen como resultado de la planeacin y las actividades sustantivas de las instituciones (documentacin que se asocia de manera espe cfica a cada institucin, de conformidad con el desempeno de sus atribuciones jurdicas particulares). Reflexione sobre las afirmaciones previas y piense usted si adems de las mencionadas hay otras causas por las que se producen do cumentos en su institucin.

Los conceptos bsi cos que interesa de mo mento destacar en este tema se incluyen en el cuadro 2, que se expone a continuacin:

CONCEPTOS BSICOS

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C U A D R O 2 I CO N C EPT O S BSICOS
CONCEPTO D e f in ic io n e s

Documento

Todo registro material de informacin con independencia del soporte o medio en el que se encuentre y de los fines para los que haya sido producido Asociacin de documentos que se refieren a un mismo asunto, tem a o materia y que se integran en una sola unidad de instalacin (flder, carpeta, legajo) Asociacin de expedientes cuya creacin y uso deriva del desempeno de una misma funcin o atribucin (una funcin institucional puede dar lugar a la crea cin de varias series o subseries, stas constituyen categorias subordinadas a la Serie de la que forman parte, pero se singularizan por dar cuenta de atribuciones especficas dentro de una funcin mayor) Conjuntos orgnicos y organizados de inform a cin. Conjunto de documentos, cualesquiera sean sus fechas, sus formas o sus soportes ma teriales, producidos o recibidos por personas fisicas o jurdicas, de derecho pblico o priva do, en el desempeno de sus actividades

Expediente

Serie documental

Archivo

Profundicemos un poco ms en las afirmaciones hechas en el cuadro 2. Empecemos con la definicin de documento. De acuerdo con la definicin hecha, un documento puede ser, por tanto, un disquete, una cinta, un CD, un DVD, o incluso puede ser tambin documento aqul que slo sea legible por mquina, como el microfilme o los documentos electrnicos o digitales producidos en distintos formatos o de manera virtual. Tambin podra ser un documento un peridico, una revista, un libro. Incluso una piedra, si tiene registrada informacin por la mano del hombre por as decirlo, podra ser tambin un documento. Esta ca racterstica la tienen por ejemplo, las estelas Mayas o el Calendario Azteca. Un documento escrito a mano o mediante la utilizacin de algn medio mecnico o electrnico responde tambin a la definicin previa mente dada. ^Qu hace, entonces, diferentes a estos documentos?

Una primera respuesta estara relacionada, precisamente, con la afirmacin que en la definicin del concepto queda excluida, esto es, los fines para los que haya sido producido, los propsitos para los que fueron creados los documentos. Otra respuesta estara relacio nada con la naturaleza y cualidades de los mismos, as como con el uso al que se encuentran sujetos, todo lo cual nos lleva a la necesaria ampliacin del concepto de documento como documento de archivo.

Documento de archivo o unidad de documentacin simple,

es toda Informacin registrada en cualquier soporte, producida, recibida y conservada por cualquier persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus competencias, o en el desarrollo de su actividad y funciones y que posee un contenido, un contexto y una estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos.

En el desempeno de las gestiones pblicas son los documentos de archivo los que interesan de manera esencial, pues los otros tipos documentales generalmente no tienen todos los atributos y cualidades que posee el documento de archivo, especialmente como instrumento de gestin, como unidad probatoria de eventos y procesos o como testimonio y memoria de las actividades de una institucin. Por ello, a pesar de que en la actualidad cada vez se producen ms documentos electrnicos o digitales (que eventualmente podran tener una natura leza o un uso archivstico), el documento de archivo (cuya informacin se registra generalmente sobre el soporte papel) es el que se produce y usa para el desempeno de las gestiones pblicas, y es el objeto de trabajo natural de las instituciones archivsticas. As, la definicin del concepto de Documento de Archivo se ampla significativamente cuando se describen sus caractersticas y cualida des, que lo singularizan frente a otros tipos documentales, que no poseen dichas caractersticas, al menos no totalmente.

El documento de archivo:

Documenta las gestiones pblicas o es resultado de procesos de gestin. Es probatorio de eventos, sucesos o procesos de trabajo. Posee valores administrativos, legales y/o fiscales. Con frecuencia es exclusivo y nico. Formaliza la institucionalidad de las acciones pblicas y les otorga continuidad. Es referencia y testimonio de la accin gubernamental, esto es, puede adquirir valores secundarios, como memoria histrica. Constituye un recurso central para favorecer las acciones de transparencia y rendicin de cuentas. Est plenamente identificado con datos que permiten su agrupacin archivstica, esto es, posee un contexto y un contenido que lo asocian con la institucin y rea que lo ha generado y usado, as como con la funcin y el asunto sobre el que versa. (Ver grfico 1)

E jercicio d reflexin e

Piense usted en los documentos que se producen y usan en su oficina y describa si ellos cumplen con las caractersti cas mencionadas, especialmente las asociadas al contexto y contenido que se incluyen en el grfico 1.

G rfico 1. Datos de contexto y contenido de un documento de archivo 1. Logotipo institucional / 2. Unidad administrativa productora / 3. N mero de referencia del documento / 4. Breve extracto del asunto que contiene / 5. Fecha de emisin / 6. Nombre y cargo del destinatario / 7. Contenido del documento / 8. Nombre, cargo y firma del emisor / 9. Copias marcadas / 10. Siglas del emisor y de la persona que mecanografi el documento.

Por otra parte, los documentos de archivo no se quedan solos en ninguna oficina. Con independencia de la razn por la que se hayan producido, generalmente se asocian o agrupan, a otros documentos para form ar otras categoras archivsticas. Tal es el caso del expe diente. Como ya se dijo, un expediente se constituye a partir de la asociacin de documentos que se refieren a un mismo asunto, tema o materia, o por ser el resultado de un mismo proceso de gestin. El expediente, tambin llamado unidad de documentacin compuesta, posee adems una serie de caractersticas y cualidades en tanto informacin archivstica. Las ms relevantes son las siguientes:

Se integra en forma lgica y cronolgica (esto es, por asunto, tema o materia). Debe foliarse para garantizar la integridad de los documentos que lo constituyen. Debe estar debidamente clasificado, esto es, identificado, agru pado y sistematizado dentro del cuerpo de un Archivo. Debe identificarse con una portada estandarizada y normalizada. Deben senalarse su vigencia, fecha de prescripcin y valor secundario o histrico, si fuera el caso. Debe senalarse en l su fecha de apertura y, en su caso, fecha de cierre o conclusin. Debe contener, si fuera el caso, la senalizacin de su carac terstica como expediente restringido, reservado, confidencial, pblico o de datos personales. La fecha de apertura a consulta pblica si el expediente fue previa mente restringido de acuerdo con la legislacin en la materia.

Sin que constituya una norma, el expediente debe organizarse en su interior, preferentemente colocando el documento de fecha ms an tigua en la parte final del mismo y el de fecha ms reciente en la parte inicial, aunque por ser esto una convencin, con frecuencia en muchas

instituciones esta labor se hace al contrario. Del mismo modo, en el ex pediente deben incorporarse los separadores que resulten necesarios, as como, eventualmente, un ndice de contenidos. Una recomendacin adicional en beneficio de la integridad y la conservacin fsica del expediente, as como para facilitar el acceso a la informacin que contiene, es que el expediente no sea mayor a los diez centmetros de espesor. Si el asunto o trmite con el que se relaciona produce ms documentos que deben glosarse al expediente, es recomendable abrir un segundo volumen o legajo del mismo expediente, registrando en l la misma clasificacin que se le asign al expediente inicial, con la senalizacin aclaratoria de que se trata de un segundo, tercer o la cantidad de volmenes resultantes del proceso de gestin. Cabe destacar que como se ver ms adelante en el tema correspondiente en este manual el expediente es la unidad de trabajo bsi ca de la clasificacin archivstica. La unidad de documentacin simple puede y debe identificarse con los datos de contexto y contenido que ya se mencionaron, pero es el expediente el que debe identificarse, agruparse y sistematizarse de manera puntual, mediante un cdigo predeterminado por el sistema de clasificacin que se use.

Un expediente se constituye a partir de la asociacin de documentos que se refieren a un mismo asunto, tema o materia

Visite el archivo de su oficina, detecte si en l los expe dientes cumplen con las caractersticas previamente men cionadas. Si no fuera el caso, comente esta situacin con sus superiores y en coordinacin con ellos, analicen los problemas detectados y presenten soluciones al caso. Si sus expedientes cumplen en lo general con lo aqu descrito, felicidades, tiene usted un archivo que con seguridad es un fiel reflejo de una oficina que opera eficientemente.

Ahora bien, as como en cualquier oficina no hay nicamente un solo documento, tampoco hay un solo expediente, sino muchos, asociados

a las diversas funciones que desempene la oficina en cuestin. De este modo, si los expedientes derivan del desempeno de una misma funcin o atribucin genrica, dada por mandato jurdico o administrativo a la oficina de referencia, podemos decir que estamos frente a uno de los conceptos centrales en la organizacin de archivos, esto es, el concepto de serie documental. La serie documental constituye un concepto central en la organizacin de Archivos, pues agrupa en una categora superior a los expedientes individuales de un archivo. Las series documentales guardan homogeneidad funcional, son resultado de procesos de gestin generalmente normalizados, asignados por mandato jurdico a las diversas unidades administrativas, reas u oficinas de cualquier institucin. Cabe destacar que as como el expediente se relaciona con un solo asunto, tema o materia, la serie documental se relaciona tambin con una determinada funcin o atri bucin genrica, que se le ha designado jurdica o administrativamente a una determinada Unidad Administrativa. Sin embargo, el ejercicio de las diversas funciones o atribuciones asignadas a una rea es con frecuencia muy complejo, de modo tal que una misma funcin puede dar lugar a la generacin de una o ms series documentales o subseries. El cuadro 3 ejemplifica un caso tpico de la situacin que se comenta.

C uadro 3 / S eries asociadas a una misma funcin

rea PRODUCTORA DE LA SERIE F u n c i n
g e n r ic a se

M a n d a to leg al

RIES o SUBSERIES PRODUCIDAS

Administracin

Compras y Adquisiciones

Ley de Adquisiciones

Licitaciones pblicas internacionales Licitaciones pblicas nacionales Invitacin a tres Adjudicacin directa rdenes de servicio

La importancia metodolgica del concepto serie documental en la organizacin de archivos es fundamental, en virtud de que establece una unidad de trabajo que cohesiona a los expedientes individuales derivados de cualquier funcin o atribucin, otorgndoles homogeneidad en su tratamiento archivstico. Los expedientes de un archivo no pueden ni deben, por tanto, organizarse como elementos individualiza dos, sino como parte de conjuntos orgnicos y funcionales coherentes, fundamentados en categorias estructuradas que otorgan un sentido lgico a las funciones y operaciones archivsticas, haciendo indisoluble la relacin institucin, funcin y documentacin resultante. Por otra parte, como se ver ms adelante en el captulo correspondiente, la serie documental es la unidad de trabajo bsica de la valoracin documental, si bien tambin pueden sujetarse a procesos de valoracin a los documentos o a los expedientes tratados indivi dualmente. Concentrmonos ahora, finalmente, en el concepto de archivo. En el proceso de agrupaciones sucesivas que presupone la organizacin de archivos hemos transitado del documento al expediente y de ste a la serie documental. As, del mismo modo que en una oficina dada no hay un solo documento y tampoco un solo expediente, en el caso de la serie, en la medida en que dicho concepto se relaciona con las fun ciones de una oficina, rea o unidad administrativa especfica, no hay en ellas nicamente una sola serie, sino muchas, tantas o ms como funciones le hayan sido asignadas a la oficina de referencia. El conjunto de series documentales de una oficina o unidad admi nistrativa, da lugar a la formacin de su archivo, el cual, de conformidad con su concepto, debe entenderse como un conjunto orgnico y organizado de informacin producido como resultado del desempeno de las actividades de personas fsicas o jurdicas de derecho pblico o privado. Para entender con precisin el concepto de archivo, quiz sea con veniente destacar lo que NO es un archivo, ya que con mucha frecuencia se tiene una imagen equivocada de lo que los archivos son. As, los archivos no son:

La serie documental constituye un concepto central en la organizacin de archivos, pues agrupa en una categoria superior a los expedientes individuales de un archivo

U Cuartos cerrados de cuatro paredes. U Mazmorras de castigo para burcratas indolentes. U Bodegas de desperdicios. U Papeles viejos y malolientes. U Santuarios de la Historia para eruditos.

El archivo no es el lugar fsico donde se resguardan papeles; eso es solamente el depsito del archivo. Lo que se resguarda en dicho depsito, sea que se trate de un lu gar cerrado, de estantes, archiveros o cajas, es el archivo, que lo ser si y solo si se encuentra debidamente organiza do: clasificado, ordenado y descrito. En la esfera de las instituciones Pblicas o gubernamentales, la concepcin de archivo agrega a la definicin del concepto su cualidad como conjunto orgnico de informacin, dado que ese conjunto fue producido por estructuras jerarquizadas a las que se les ha asignado por mandato oficial responsabilidades jurdicas y administrativas, esto es, funciones que conllevan la produccin y uso de documentos y, por tanto, la generacin de series y archivos. Por otra parte, esta cualidad orgnica de la informacin archivsti ca, hace necesario que su manejo y administracin se especialice. Es por eso que al interior de las instituciones debe formalizarse el servicio que los archivos pueden brindar a la institucin o a las unidades administrativas a las que se encuentren adscritos, mismas que los han generado. As se da lugar a la formacin de las instituciones o entidades archivsticas como centros de informacin. Los archivos as entendidos, como institu ciones de archivo , pueden ser de diferentes ti pos: clnicos, contables, de personal, jurdicos, de registros administrativos pblicos, etc. Pero su principal caracterstica es que estn constituidos por expedientes y series claramente

Lo

QUE NO ES UN ARCHIVO

identificadas, agrupadas y codificadas, y han sido producidos por estructuras orgnicas que poseen atribuciones dadas por mandato jurdi co o jurdico administrativo. De conformidad con las etapas del ciclo vital de los documentos, las instituciones archivsticas tambin pueden diferenciarse como archivos administrativos (de trmite o concentracin) o histricos, en cuyo caso se organizan adems por fondos, subfondos, secciones, subsecciones, adems, desde luego, de las categoras ya vistas de series, sub series y expedientes, que son categoras que respetan la estructura y el orden original de la informacin archivstica, con base en el llamado principio de procedencia y orden original de los archivos. El principio de procedencia y orden original establece que los do cumentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros, por lo que debe respetarse tanto la estructura como el orden que de origen les ha dado la entidad productora de los documentos, especialmente en materia de clasificacin archivstica. El principio de procedencia y orden original recupera la estructura original de la documentacin, reconstruye por as decirlo la estructura formal y la estructura informativa de los documentos, y a su vez permite la ordenacin de los acervos histricos en categoras claramente diferen ciadas. Con ello se logra manejar la documentacin no como elemento aislado, sino por el contrario como conjunto de documentos relaciona dos entre s. La informacin archivstica puede ser por tanto informacin de gestin o informacin histrica. Los archivos pueden contener informacin pblica, de uso social cotidiano, de datos personales, confidencial y reservada, para la proteccin de personas fsicas o morales, y por res guardar informacin asociada a la seguridad nacional, lo que revela la importancia de los archivos y las instituciones archivsticas, que ade ms de organizarlos y resguardarlos deben administrarlos eficiente mente a lo largo de su ciclo institucional de vida, concepto central que se aborda en el tema siguiente del presente manual.

La serie documental es la unidad de trabajo bsica de la valoracin documental. El conjunto de series documentales de una oficina o unidad administrativa da lugar a la formacin de su archivo

T ema 4. C iclo vital de la Informacin DocumentaiL Y CONSTRUCCIN de S istemas Institucionales de A rchivos Hasta aqu se ha dicho que los procesos de organizacin de archivos revelan un conjunto de agrupaciones sucesivas que van desde la produccin de documentos hasta la determinacin de su destino final, que puede ser su conservacin permanente como memoria histrica o su eliminacin definitiva, en virtud de no contar, si fuera el caso, con los valores secundarios asociados a la documentacin. A lo largo de este proceso de agrupa ciones sucesivas, la integracin de la informacin archivstica transita de los do cumentos individuales a los expedientes, de stos a las series y de las series a la formacin de Archivos, entendidos en su doble acepcin como conjuntos orgnicos y organizados de informacin y como instituciones archivsticas que adm inistran, conservan y dan tratamiento tcnico a la informacin documental, a la vez que ad ministran los recursos operativos que se les asignan. Todos estos procesos ocurren a lo largo del ciclo de vida de los documentos dentro de las instituciones, mismo que constituye un concepto fundacional de la Administracin de Documentos, y a partir del cual se establece una dinmica prospectiva de las actividades archivsticas.

Integracin de la informacin archivstica

La Administracin de Documentos permite introducir acciones de planeacin archivstica, en la medida en que establece diferencias cla ras en la operacin y tratamiento de los archivos, de conformidad con el ciclo vital de la informacin documental. El ciclo vital de la informacin documental constituye, por tanto, el principal concepto de la Administracin de documentos, segn el cual los archivos recorren tres fases o edades que caracterizan su opera cin dentro de las instituciones:

Una primera etapa o edad de los documentos es la denominada activa o de gestin de la informacin documental. En esta etapa los documentos se producen y usan para desahogar la gestin cotidiana de los organismos y por ello tienen una utilidad inmediata para la atencin de trmites, esto es, tienen un alto valor administrativo, legal y fiscal.

ClCLO VITAL DE LA INFORMACIN DOCUMENTAL

 Una segunda fase o edad es la conocida como la etapa semiactiva o de conservacin precautoria de los documentos, en la que la informacin se utiliza slo como referencia o como informacin que debe conservarse precautoriamente ya sea por sus valores legales o por los fiscales. Una tercera etapa o edad es la conocida como histrica o de conservacin permanente de los testimonios documentales. En esta fase los documentos cuya utilidad administrativa ha prescrito o no se resguardan ya slo por precaucin legal, adquieren un valor que va ms all de su valor institucional, para constituirse como documentacin con un valor cultural y de testimonio de la evolucin del organismo productor, esto es, como documentacin con valor permanente, propiamente histrico.

Es con base en este ciclo que la operacin de los archivos puede especializarse de conformidad con los usos y tratamiento diferenciados de la informacin archivstica que se da a lo largo del ciclo, pues no es lo mismo manejar los documentos que se encuentran en la fase activa, que los que deben manejarse en sus etapa semiactiva o histrica. Los usos, los usuarios, los procesos de trabajo, los instrumentos y mtodos, y los recursos que se utilizan en cada etapa del ciclo son dis tintos. Con base en este paradigma puede construirse un sistema de archivos, un diseno institucional apropiado para la operacin integral de los servicios archivsticos. De acuerdo con este ciclo, la Administracin de Documentos propone la creacin de estructuras funcionales especializadas para el tratamiento de los documentos, que operen estrechamente vinculadas como sistema, como conjunto de elementos que comparten propsitos comunes. Estas estructuras funcionales de ben aglutinarse consecuentemente como un Sistema Institucional de Archivos, formado por diversos componentes, tanto normativos como operativos, a travs de los cuales puedan efectuarse todos los proce sos y procedimientos tcnico-archivsticos, as como disenarse y planificarse los recursos e instrumentos que permitan el correcto ejercicio del ciclo vital de los documentos.

El ciclo vital de la informacin documental constituye el principal concepto de la Administracin de Documentos

EL cuadro 4 establece la relacin entre el ciclo vital y las unidades componentes de un Sistema Institucional de Archivos.

J= + * l

CUADRO 4 I ClCLO VITAL Y SlSTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

Un sistema de archivos es el conjunto de estructuras encargadas de la operacin de los archivos que interactan para el cumplimiento de una meta comn: La administracin eficaz de la informacin documental a lo largo del ciclo vital de la misma, con base en el esquema siguiente:
F ases
d e l c ic l o v it a l

C o m po nentes del SISTEMA DE ARCHIVOS

Unidad Central de Correspondencia (UCC) u Oficiala de Partes ia. Activa o de gestin Unidades de Documentacin en Trmite (UDT) (Control de Gestin y Archivo de Trmite) Unidad de Archivo de Concentracin (UAC) Unidad de Archivo Histrico (UAH)

2a. Semiactiva o de conservacin precautoria

3a. Histrica o de conservacin

permanente

As, los sistemas institucionales de archivos se construyen a partir de las orientaciones metodolgicas asociadas al ciclo vital de los docu mentos, por lo que los componentes de estos sistemas especializan su operacin de conformidad con las diversas fases del propio ciclo. Su operacin permite la sana circulacin de los documentos en las instituciones, constituyndose como el continente a travs del cual se llevan a efecto todos los procesos y procedimientos asociados a la gestin de archivos. Las polticas de operacin, los procesos bsicos de trabajo y las funciones asociadas a cada uno de los componentes de un Sistema Institucional de Archivos se abordan en el mdulo siguiente del pre sente manual.

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SiNTESIS

L a Administracin de Documentos constituye una respuesta metodolgica a la crisis material y conceptual que el fenmeno conocido como explosin documental plante a las administraciones pblicas y a la ciencia archivstica que prevalecia hasta mediados del siglo XX. La Administracin de Documentos modific sustancialmente la operacin de los archivos con la introduccin de una serie de conceptos y mtodos que concentraron su atencin tanto en los procesos tcnicos de archivo, como en la necesidad de resolver los problemas del entorno insti tucional de la actividad archivstica. El ciclo vital de los documentos y la valoracin de los documentos, cuyo propsito central se orienta a la conservacin selectiva de la informacin y los diversos usos dife renciados de la informacin dentro de las administraciones pblicas, se plantearon como conceptos fundamentales del nuevo quehacer archivstico, que para resolver los pro blemas expuestos por la explosin de documentos exigia una actitud ms comprometida de los profesionales de los archivos en la determinacin de estrategias para regular la organizacin de los archivos, desde su produccin has ta la determinacin de su destino final, en concordancia con las etapas del ciclo de vida de los documentos. Adicionalmente, la Administracin de Documentos pone el acento en la necesaria planeacin de las activi dades archivsticas, el mejoramiento de sus recursos ope rativos y el diseno y desarrollo de mejores prcticas para la gestin de documentos. Todo ello enfocado a resolver la problemtica de los archivos que an en este siglo XXI prevalece en todos los niveles de gobierno de las admi nistraciones pblicas, y que se caracteriza por fenmenos que condicionan la eficiencia de los archivos y su capacidad para convertirse en eficaz sistema de informacin

que favorezca el desempeno de las gestiones pblicas, la construccin de la memoria histrico-documental de las instituciones y como elemento central en el marco de una nueva cultura de transparencia y rendicin de cuentas. La metodologia con la que nos provee la Administracin de Documentos, la comprensin de los principales conceptos y mtodos del trabajo archivistico que ha introducido y la estructuracin de los sistemas institucionales de archivos basados en el ciclo vital de los documentos, puede orientar a las administraciones pblicas hacia la solucin integral de los problemas archivisticos, esto es, hacia la superacin de la obsolescencia de sus mtodos de trabajo, el mejoramiento de sus recursos operativos y hacia la bsqueda de una nueva cultura de los archivos en su entorno institucional y social.

AUTOEVALUACIN

A utoevaluacin Cuestionario sobre los contenidos generales del mdulo uno, Adm i nistration de Documentos: paradigma del desarrollo archivstico.

1. Mencione qu fenmeno motiv la crisis de la Archivstica tradi cional en las administraciones pblicas de mediados del Siglo XX. Escoja una opcin:
A. La falta de preparacin de los archivistas. B. El desinters de las autoridades por los archivos. C. El fenmeno conocido como explosin de documentos. D. Las tcnicas de dasificacin archivstica desactualizadas. E. La falta de espacios para almacenar archivos.

2. Seleccione tres conceptos que distinguen a la Administracin de Documentos en relacin con la Archivstica tradicional:
A. La Conservacin exhaustiva de los documentos. B. El ciclo vital de los documentos. C. La organizacin de archivos para el uso del historiador. D. La valoracin documental. E. La conservacin selectiva de los documentos.

3. Mencione qu problemas adicionales trajo a los archivos el fen meno de la explosin de documentos. Senale la opcin correcta:
A. Obsolescencia de mtodos de trabajo, recursos operativos inadecuados, mala relacin de los archivos en su medio ambiente institucional. B. El uso de formatos no oficiales para el control archivstico, ausencia de manuales de operacin archivstica, incremento en el uso de tecnologas.

AUTOEVALUACIN

C. Falta de una Ley de Archivos, organizacin personalizada de la informacin, uso de archiveros y estantes inadecuados.

4. ^Qu es un expediente? Senate la opcin correcta:

A. Todo registro material de informacin en cualquier soporte. B. Un conjunto orgnico y organizado de informacin. C. Asociacin de documentos que se refieren a un solo asunto, tema o materia.

5. El ciclo vital de los documentos establece:

A. La conservacin exhaustiva de los documentos. B. Las tres fases o edades de los documentos. C. La produccin incontrolada de documentos. D. La definitin del concepto de valoracin documental.

6. La fase semiactiva de los documentos se relaciona con:

A. La conservacin precautoria de los documentos en un archivo de concentracin. B. El Archivo de trmite de la informacin. C. La depuracin de los documentos. D. La creacin del archivo histrico. E. El Sistema de clasificacin archivstica.

7. Mencione a qu se le llama unidad de documentacin simple. Escoja una opcin:

A. Al documento de archivo. B. Al documento electrnico. C. A la serie documental.

AUTOEVALUACIN

8. De las siguientes opciones, ^cul podra ser una serie docu mental? Senale una opcin solamente:
A. Los oficios de correspondencia de una oficina. B. Adquisiciones y licitaciones. C. El archivo de recursos humanos.

9. Qu es un sistema? Escoja una opcin:

A. Las computadoras de una oficina. B. Conjunto de elementos que interactan para el cumplimiento de metas comunes. C. La digitalizacin de los archivos.

10. ^Qu puede permitir la administracin de documentos? Escoja una opcin:

A. La planificacin de la actividad archivstica. B. La adquisicin de recursos adecuados para el manejo de los ar chivos. C. La emisin de una Ley de Archivos.

e f e r e n c ia s

R e v is t a c a m b io A r c h iv I s t ic o

N os 1 al 4, S eccin ...Concentrarse Archivo G eneral de la

Nacin. M xico, 1984. Los Archivos Adm inistrativos en Mxico. A G N M xico, 1986 (Cuad ernos de Form acin Archivstica. Serie principios b sicos de Adm inistracin de Documentos).
Q u in t a n a P a l i , G u a d a l u p e , e t a l . A m p u d ia M e l l o , J o s E n r iq u e ,

Institucionalidad y Gobierno. Un ensayo sobre la dimensin archivistica de la Adm inistracin Pblica. Mxico: IN A P/A G N M xico 1988.
F u n d a c i n H is t r ic a T a v e r a .

Prim er B o rrador sobre la situacin del patrim onio docum en tal de Am rica Latina. Madrid: Fundacin Histrica Tavera, 1999.

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1. Naturaleza y componentes de un sistema Institucional de A rchivos 2. Integracin de los S TE A IS M S IN TITU IO A S DE AR H S: O M NENTES S C N LE C IVO O PO normativos. Importancia y funciones
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Introduccin

omo se apunto en el modulo uno, un Sistema Institucional de Archivos (SIA) se refiere al conjunto de estructuras, funciones, procedimientos operativos y recursos asignados al control intelectual y material de la inform ation producida y usada por los organismos gubernamentales a lo largo del ciclo vital de los documentos. Los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal establecen la posibilidad de crear funcionalmente un Sistema Insti tucional de Archivos dentro de cada ente pblico, con las modalidades que resulten convenientes para cada institucin. Estos sistemas debern facilitar el desempeno de las actividades archivsticas, promover la estandarizacin de los procesos y los instrumentos tcnicos del trabajo archivstico e impulsar la generacin de criterios, la normatividad y el diseno de mtodos de trabajo que hagan ms homognea la gestin de los ar chivos pblicos del Distrito Federal, en oposicin a su funcionamiento como entidades aisladas. De conformidad con los Lineamientos, el SIA se integra a partir de dos tipos de componentes: un componente normativo, destinado a regular y coordinar la operacin integral del sistema, y una estructura operativa, que se integra a partir de diversas reas o unidades documentales y archivsticas encargadas del funcionamiento cotidiano del sistema, de acuerdo con el ciclo vital de la informacin institucional.

Mapa conceptual: M dulo dos de tede es

Por esta razn es esencial reconocer la naturaleza, polticas operacin, mecanismos de trabajo y responsabilidades que deben ner los componentes normativos y operativos de un SIA. A travs la correcta vinculacin orgnica y funcional de estos componentes

^ 59l

como, en la prctica, puede instrumentarse el ejercicio del ciclo vital de los documentos. En el presente mOdulo del manual se reconocern la naturaleza y los mecanismos de funcionamiento de un Sistema Institucional de Ar chivos, para lograr un desempeno eficiente de la gestin documental. El mOdulo se ha dividido en los siguientes temas:

Todo sistema tiene componentes, los cuales persiguen fines, metas y propsitos comunes que los vinculan como un todo

1. Naturaleza y componentes de un Sistema Institucional de Ar chivos. 2. IntegraciOn de los sistemas institucionales de archivos: Compo nentes normativos. Importancia y funciones. S. Funcionamiento bsico de los componentes operativos de un SIA: 3.1. Unidad Central de Correspondencia. 5.2. Unidades de DocumentaciOn en Trmite. S.S. Unidades de Archivo de Trmite. 5.4. Unidad de Archivo de ConcentraciOn. 5.5. Unidad de Archivo HistOrico. O bjetivos del mdulo Al finalizar el mdulo los participantes podrn:

Comprender el concepto de sistema y su aplicaciOn en la actividad archivstica. Reconocer la importancia funcional de un Sistema Institucional de Archivos como un nuevo diseno para la gestiOn de docu mentos. D e scrib ir a los com ponentes norm ativos y ope ra tivo s de un S istem a In stitu cio n a l de A rchivos y las fu n cione s que desem penan. Destacar la importancia de establecer un coordinador de archi vos y un Comit Institucional de AdministraciOn de Documentos como componentes normativos de un SIA en los entes pblicos del Distrito Federal.

( 60)

 Conocer el funcionamiento de los componentes operativos de un SIA en los entes pblicos del Distrito Federal.

Todo sistema, independientemente de su objeto, es decir, de los pro psitos para los que se haya creado, se define de la siguiente forma:

Sistem a: Conjunto de elementos que se interrelacionan para el cumplimiento de fines o metas comunes.

De acuerdo con la definicin anterior, todo sistema tiene componen tes y su objeto y naturaleza, por as decirlo, se asocian con la idea de que dichos componentes persiguen fines, metas, propsitos comunes que los vinculen como un todo integrado y homogneo. Para ello se interrelacionan, estableciendo un conjunto de reglas claras que optimicen y protejan su funcionamiento y operacin. Los componentes de cualquier sistema pueden variar, de acuerdo con la naturaleza de su objeto y propsitos, pero por lo general se refieren al menos a tres figuras mnimas:

La organizacin del sistema. El funcionamiento del sistema. Los recursos operativos asignados al sistema.

La organizacin del sistema hace referencia a la estructura del mismo, esto es, a los componentes que constituyen el continente, por as decirlo, del sistema. El funcionamiento del sistema se refiere, por su parte, a las responsabilidades y atribuciones que el sistema efecta para su correcta operacin, mismas que se relacionan con la ejecucin de los procesos y procedimientos que le dan sentido, identidad y pers pectiva al sistema en su conjunto. Finalmente, los recursos operativos

Los recursos tecnolgicos son apenas una parte del sistema, son un subsistema y no lo definen en su totalidad

del sistema se asocian con el capital humano y los aspectos materia les, tcnicos y tecnolgicos que el sistema requiere para ponerse en marcha.

S istema

Los sistemas, as entendidos, no tienen que ver de manera exclu siva con sus recursos tecnolgicos, de forma tal que, errneamente, tienda a concebrseles limitadamente. Los recursos tecnolgicos son apenas una parte del sistema, o si se quiere un subsistema asociado a

( 62)

l, pero no definen al sistema en su totalidad. Por eso resulta equivo cado asociar el concepto de sistema, nicamente con computadoras o servicios que se brindan en forma automatizada, como los de inform tica, con los que habitualmente relacionamos a los sistemas. Un sistema es, entonces, un conjunto, una totalidad compleja cuyas partes se influyen reciprocamente, tal y como se muestra en el grfico 2, ejemplificando un sistema que tiene como fin comn la administracin de personal. De esta forma, podra entenderse tambin como sistema a un organismo biolgico o artificial, en el que sus componentes interactan y se interrelacionan. Una institucin gubernamental, un ente pblico, por ejemplo, podra caracterizarse como un sistema, ya que cuenta con todos los elementos que permiten describirlo como tal. Pongamos por caso al Instituto de Acceso a la Informacin Publica del Distrito Fede ral. Esta institucin, en s misma, constituye un sistema, pues posee tanto una estructura como funciones y recursos que interactan para el cumplimiento de un fin comn: ser el G rfico 2. S istema de administracin de personal rgano garante del derecho de acceso a la informacin pblica para promover la transparencia de la actividad gubernamental, la rendicin de cuentas y el fortalecimiento de una nueva cultura de gobernabilidad democrtica en el Distrito Federal. Para lograr estos fines, el InfoDF cuenta, adems, con un conjunto de reglas que garantizan y regulan su funcionamiento, al tiempo que lo protegen jurdicam ente por estar sustentadas en un ordenamiento legal: La Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal. Los sistemas, consecuentemente, adems de establecer su identidad, tienen un conjunto de atributos que los singularizan: pueden ser sistemas abiertos o cerrados, adaptables o rgidos, con mecanismos de control y supervisin internos y/o externos que los regulen, ser din micos o estticos, centralizados o descentralizados.
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Los sistemas tienen un conjunto de atributos que los singularizan como abiertos o cerrados, adaptables o rgidos, dinmicos o estticos, centralizados o descentralizados

Si la identidad y los atributos de un sistema los extrapolamos a la actividad archivstica de cualquier institucin, tendramos que admitir que aunque cuentan con los elementos que caracterizan a todo sistema, en realidad los archivos no funcionan como un sistema integrado, vistos los problemas que se abordaron en el tema dos del primer mdulo del presente manual. En efecto, los archivos carecen de una organizacin formal e institucionalmente definida, lo que los hace generalmente ope rar como entidades aisladas; sus funciones, por otra parte, se desempenan al arbitrio del criterio personal en la mayor parte de los casos, sus recursos son insuficientes o inadecuados y, en general, carecen de reglas claras que los regulen y protejan, especialmente desde un punto de vista jurdico, ante la ausencia casi absoluta de ordenamientos le gales que formalicen su actividad y los protejan en tanto instrumento y memoria de la gestin pblica. Todas estas razones los hacen perder de vista el fin comn que podra vincularlos como un sistema, esto es, adm inistrar la informacin archivstica de las instituciones a lo largo de su ciclo vital, favoreciendo el uso de la informacin archivstica como herramienta de gestin, memoria documental de las instituciones y ele mento central en las acciones de transparencia y rendicin de cuentas pblicas. Crear un sistema aplicado al universo de los archivos pblicos, por tanto, no es tarea fcil. Sin embargo, como se ha visto en este manual, es perfectamente posible y viable, tanto desde un punto de vista teri co y metodolgico, como desde una perspectiva instrumental. Por su naturaleza y complejidad, un Sistema Institucional de Archi vos tendra que disenarse definiendo su identidad en forma clara, a partir de las consideraciones siguientes:

Fundamentarlo teoricamente en la Administracin de Documen tos como paradigma de su construccin. Fundamentarlo metodologicamente a partir del concepto del ciclo vital de la informacin archivstica, que permite diferenciar tanto la estructura, como el funcionamiento integral del sistema. Fundamentarlo instrumentalmente a partir del diseno, creacin y formalizacin de sus componentes, tanto de regulacin como

de operaciOn, al tiempo que se le dota de los recursos indispen sables para su funcionamiento.

Un Sistema Institucional de Archivos, as concebido, tendra que integrarse con los atributos siguientes:

Ser un sistema abierto, dada la constante interactuacin de sus componentes con el medio ambiente institucional y social del que forman parte. Ser un sistema flexible, dados los constantes cambios de su medio ambiente. Ser un sistema dinmico, per fectible y actualizable en el tiempo. Ser un sistema perdurable, a partir de su regulacin y proteccin jurdica. S er un sistem a hom ogneo, centralizado norm ativam ente y descentralizado operativam ente.

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Es dinmico, perfectible y actualizable en el tiempo Es perdurable

posee cinco atributos principales

Es homogneo

S is t e m a in s t it u c io n a l DE ARCHIVOS

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Fundamento terico

S e basa en tres fundam entos

i Fundamento ] metodolgico I

Fundamento ] instrumental I
que . parte de 4

------------La Administracin de Documentos

que es el concepto dei

Diseno de ] componentes J ^ J

,^ T .. - A Formalizacion B . 1 de componentes I 1

Ciclo vital de la informacin archivstica

Creacin de ] componentes I

S istema Institucional de A rchivos En concordancia con la identidad y atributos mencionados, los com ponentes normativos y operativos de los sistemas institucionales de archivos, sus funciones genricas y mecanismos de operacin, se describen en los temas siguientes de este mdulo.

T ema 2. Integracin de los sistemas institucionales de archivos: C omponentes normativos. Importancia y funciones De conformidad con la definicin, caractersticas, identidad y atributos que distinguen a los sistemas, en los Lineamientos Generales en Mate ria de Archivos del Distrito Federal (Gaceta Oficial del D. F. 9 de Mayo de 2007) se ha planteado integrar, con las modalidades que resulten convenientes para cada ente pblico, un Sistema Institucional de Ar chivos en cada uno de ellos.

C oNSTRUCCIN DE U SlSTEMA INSTITUCIONAL DE RCHIVOS N

La construccin de los sistemas institucionales de archivos involucra la realizacin de una serie de actividades que van desde el diseno del sistema (con base en los Lineamientos Generales pero atendiendo a las realidades especficas de cada ente pblico), hasta la implantacin del mismo, pasando por la generacin de sus instrumentos de trabajo, la dotacin de recursos bsicos para su operacin, la capacitacin del personal, la incorporacin ordenada de tecnologias, as como la creacin de los mecanismos de regulacin normativa y jurdicos que permitan su institucionalizacin y permanencia. Para apoyar su construccin, los lineamientos establecen las reglas generales que, sobre una base metodolgica comn el ciclo vital de los documentos , harn viable la integracin de los sistemas institu cionales de archivos (SIA) en el Distrito Federal. En estas reglas se establece que los SIA se integrarn con los siguientes componentes: C om ponentes norm ativos: Una estructura de regulacin que tendr un carcter normativo, integrada por dos instancias o componentes:

Un Sistema Institucional de Archivos (SIA) debe disenarse definiendo claramente su identidad

Una Coordinacin de Archivos (CA) o equivalente. Un Comit Tcnico Institucional de Administracin de Docu mentos (Coteciad).

C om po ne n tes o p e ra tivo s: Una estructura funcional encargada de la operacin cotidiana del Sistema Institucional de Archivos, integrada, de conformidad con el ciclo vital de los documentos, por las instancias o componentes siguientes:

Unidad Central de Correspondencia o equivalente. Unidades de Documentacin en Trmite o equivalentes. Unidades de Archivo de Trmite o equivalentes. Unidad de Archivo de Concentracin o equivalente. Unidad de Archivo Histrico o equivalente.

En el tema siguiente describiremos con mayor detalle los compo nentes operativos de los SIA. Por el momento destacaremos la importancia y funciones de sus componentes normativos. La Coordinacin de Archivos (CA) puede integrarse como una entidad especializada, encargada de regular la normatividad archivstica a escala institucional (esto es, dentro del ente pblico al que se encuentre adscrita), as como de promover la integracin de programas de trabajo y el diseno, desarrollo, implantacin y actualizacin de los instrumentos de control archivstico. A su vez deber propiciar la incorporacin de los recursos operativos requeridos por el sistema. Cada ente pblico, de conformidad con sus condiciones adminis trativas y jurdicas, crear esta unidad o designar a un coordinador de archivos equivalente, para lo cual el artculo decimotercero de los Lineamientos establece:

.ser designado por el servidor pblico que tenga facultades legales para ello, quien, en su caso, establecer su nivel jerrquico y adscripcin administrativa. El responsable deber contar con experiencia y conocimientos en archivstica y tener aptitudes para la integracin, coordinacin, control y evaluacin de planes, programas y proyectos en la materia."

La construccin de los sistemas institucionales de archivos involucra actividades que van desde el diseno hasta la implantacin

El Coteciad, por su parte, ser un rgano colegiado, encargado de la retroalimentacin del sistema, por lo que deber crearse y formalizarse al interior de cada ente pblico. La integracin del Coteciad, tambin con las modalidades que resulten convenientes en cada ente pblico, deber hacerse con las siguientes figuras, todas ellas representativas del Sistema Institucional de Archivos y sus diversos componentes:

Una Presidencia. Una Secretara Tcnica. Vocales.

De acuerdo con el artculo 24, fracciones I y II de los Lineamientos, corresponde a este Comit:

Constituirse como el rgano tcnico consultivo, de instrumentacin y retroalimentacin de la normatividad aplicable en la ma teria dentro de los archivos del ente pblico y, Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinacin y concertacin entre sus miembros que favorezcan la implantacin de las normas archivsticas para el mejoramiento integral de los archivos del ente pblico."

Ms all de la formalidad jurdica establecida para estos compo nentes, su importancia al interior de los SIA es fundamental, en virtud de que dichas instancias sern las encargadas de la coordinacin de todos sus componentes, propiciando su comportamiento homogneo e integrado, as como de evaluar, dar seguimiento a sus acciones y propiciar que interacten eficientemente para el logro de las metas y fines comunes del sistema como un todo y en cada una de sus partes, logrando que entre ellos se desarrolle un sentido de pertenencia al sistema. Adicionalmente, los componentes normativos de los SIA, juegan un papel central en la vinculacin del sistema con su medio ambiente ins titucional y social, esto es, sern las instancias responsables de que los sistemas institucionales de archivos cuenten con los atributos que caracterizan a todo sistema, logrando con ello que los SIA se caractericen por ser:

La Coordinacin de Archivos puede integrarse como una entidad especializada, encargada de regular la normatividad archivstica a escala institucional

Abiertos. Dinmicos. Flexibles. Perdurables. Homogneos.

Los sistemas institucionales de archivos funcionarn gracias a sus componentes normativos, de manera integral, homognea y estandarizada, bajo la divisa de operar centralizadamente desde un punto de vista normativo y descentralizadamente desde un punto de vista operativo.

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^En el ente pblico para el que usted colabora hay un Sistema Institucional de Archivos con la identidad, atri butos y componentes que se han descrito en el presente tema? Si su respuesta es afirmativa, ^cree usted que su sistema opera eficientemente o es necesario redisenarlo? Si su respuesta es negativa, ^cree usted que podra integrarse un Sistema Institucional de Archivos con base en los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, al interior de su ente pblico? ^Cules cree usted que seran las fortalezas o debilidades de un Sistema Insti tucional de Archivos como el que se propone? Analice estas reflexiones con sus companeros de trabajo e integren sus ideas en un documento.

T ema 3. F uncionamiento bsico de los coi\ZIPONENTES DE UN SiA

OPERATIVOS

Los componentes operativos de un Sistema Institucional de Archivos constituyen, por as decirlo, la carne y la sangre del sistema en su conjunto. Reguladas por los componentes normativos del SIA, para evitar su funcionamiento como entidades aisladas, las diversas estructuras operativas del sistema se integran homogneamente fundamen tando su funcionamiento en el ciclo vital de los documentos. Esto hace posible tanto diferenciar y especializar su trabajo y el correcto uso de los recursos que les sean asignados a lo largo del ciclo, como establecer relaciones normalizadas entre ellas y con las reas a las que brindan sus servicios tcnicos. Los procesos y procedimientos que efectan los componentes ope rativos de un SIA, dan cuerpo a las intensas relaciones recprocas que se establecen dentro del sistema, logrando con ello un funcionamiento estandarizado que les permite dar cumplimento a sus metas y fines comunes: la administracin eficaz de documentos y archivos a lo largo del ciclo institucional de vida de la informacin archivstica. Compartir recursos, estandarizar procesos tcnicos y procedimien tos administrativos, as como disenar, desarrollar y usar eficazmente instrumentos de control de la informacin archivstica y documental es realmente posible bajo dos condiciones: 1. Si los componentes operativos de un SIA se apegan con eficiencia a las reglas que determinen los componentes normati vos del sistema. 2. Si entre ellos se desarrollan mecanismos de comunicacin que hagan posible la retroalimentacin y actualizacin de la normatividad que se desarrolle en el contexto de un Sistema Institu cional de Archivos.

Gracias a sus componentes normativos, los sistemas institucionales de archivos funcionarn de manera integral, homognea y estandarizada

As, los componentes operativos de un SIA, adems de desarrollar el sentido de pertenencia a un sistema mayor que los vincule y les d orientacin y perspectiva, efectan sus actividades como partes cabal mente integradas y no como entidades que trabajan por su cuenta con sus propios medios y recursos.

Los componentes operativos de un SIA efectan sus actividades como partes cabalmente integradas y no como entidades que trabajan por su cuenta

A travs de la ejecucin de un conjunto de procesos tcnicos y procedimientos de gestin documental (acompanados eficazmente con una serie de instrumentos de control del trabajo archivstico), las rela ciones e interconexiones que establecen los componentes operativos de un SIA permiten organizar la informacin y hacerla circular apropiadamente por las diversas instituciones archivsticas que conforman el Sistema Institucional de Archivos. De conformidad con los Lineamientos, los componentes operativos o estructura funcional de un SIA se integran con las siguientes figuras:

S is t e m a in s t it u c io n a l DE ARCHIVOS

se estructura funcionalm ente por cin co unidades

Unidad Central de Correspondencia

Unidad de Archivo Histrico Unidad de Archivo de Concentracin

Unidad de Documentacin en Trmite

Unidad de Archivo de Trmite

Controla la correspondncia

Resguarda la memoria institucional Establece calendarios de caducidades y Neva a cabo los procesos de transferencia secundaria de documentos

Controla y gestiona los asuntos en trmite

Integra los expedientes asociados a la gestin institucional

Componentes operativos de un SIA

3.1 U nidad C entral de C orrespondence La Unidad Central de Correspondencia (UCC), conocida habitualmente como Oficiala de Partes, es el rea encargada de manejar y controlar la correspondencia que reciban o despachen en forma centralizada los

entes pblicos. Muchos de ellos carecen de esta unidad, ya sea por que porque el volumen de la informacin que reciben o despachan no es excesivo o porque el tamano de la institucin no la hace necesaria; tambin porque an necesitndola su diseno e integracin no se ha planteado organizacionalmente. Otros Entes, en cambio, cuentan con una y a veces hasta dos o ms oficialas de partes , trabajando cada una de ellas con controles y m ecanism os de recepcin y despacho muy diversos, por lo que requieren de la homologacin o estandarizacin de sus procesos y procedimientos de trabajo. Debido a ello, la creacin o fortalecimiento de este componente operativo de un SIA deber estar acorde con las necesidades de cada ente pblico. En concordancia con los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Fede ral, estas reas debern desempenar las funciones b sicas que se establecen para ellos (Artculo 25):

Problemas, si hay dos o ms oficialas de P artes

U Participar en la elaboracin de los instrumentos de control de la correspondencia (formatos de registro de entrada y salida de la correspondencia; controles de distribucin, vas de despacho etc.). n n Recibir, revisar, registrar y controlar la correspondencia que ingrese o egrese del ente pblico en forma centralizada. Turnar y distribuir oportunamente la documentacin que recibe a las reas o unidades administrativas a las que van dirigidas.

3.2 U nidades de D ocumentacin en T rmite ______________________ La Unidad de Documentacin en Trmite (UDT) es un componente bsico en la operacin de un SIA. Cada unidad administrativa debe contar con un solo servicio de Documentacin en Trmite. Las uni dades de Documentacin en Trmite, pueden brindar de manera conjunta, tanto los servicios de correspondencia que ingresen o egresen a las reas a las que se encuentren adscritas (sea que dicha correspondencia la hayan recibido de la UCC o en forma directa), as como encargarse de los servicios de control de gestin, con el objeto de garantizar que toda la correspondencia o los asuntos en trmite dentro de la unidad admi nistrativa, sean atendidos en tiempo y forma, de conformidad con las instrucciones que se establezcan para el efecto. Para esta r en c o n d ic io nes de ga ra n tiza r un e fi ciente servicio de control de correspond encia en trm ite y gestin de los asuntos, corresponde a

estas unidades el ejercicio de las funciones siguientes, de conformidad con los Lineamientos referidos (Artculo 26):

Participar en el desarrollo de la normatividad que se establezca dentro del SIA para el desempeno de sus actividades (diseno de controles de correspondencia y mecanismos de control de gestin, manuales de operacin, diseno e implantacin de pol ticas para la tramitacin de asuntos, etc.). Recibir, revisar, registrar y controlar la correspondencia que ingrese o egrese a su rea de adscripcin. Turnar la correspondencia a las reas y funcionarios tramitadores, siguiendo las polticas de control de gestin que se establezcan en su institucin. 3.3 U nidades de A rchivo de T rmite_______ ______________________ Las unidades de Archivo de Trmite constituyen un componente cen tral en el funcionamiento de un SIA. Dentro de cada unidad adminis trativa adscrita a los entes pblicos debe estructurarse orgnica o fun cionalmente un servicio nico de archivo de trmite, con el objeto de combatir la dispersin que en este aspecto prevalece en muchas de ellas en el manejo de su informacin. Lo habitual es que en cada Unidad Adm inistrativa o rea los archivos sean m anejados por personal secretarial o por los propios funcionarios o em pleados adm inistrativos o tcnicos que en ellas laboran, trayendo como consecuencia, por un lado, la dispersin de la inform acin docum ental, la organizacin personalizada de la inform acin y el control patrim onialista de los expedientes y los archivos de cada rea. Por otra parte, el manejo no especializado de los servicios archivsticos en las oficinas provoca (adems de la produccin excesiva de documentos y la mala integracin de los expedientes, la mayor parte de los cuales se manejan sin un cdigo clasificador uniforme), un uso deficiente de la informacin archivstica como herramienta de gestin, esto es, como recurso esencial para la tramitacin de asuntos. Al mismo tiempo se dejan acumular en los escasos espacios de oficina de

El concepto de archivo hace alusin al conjunto orgnico y organizado de informacin

manera anrquica y sin el uso de controles tcnicos que permitan su plena identificacin, agrupacin, descripcin y valoracin tcnicas. Cada Archivo de oficina, en consecuencia, representa una entidad aislada que carece de formalidad institucional, como se apunt en el primer mdulo del presente manual. Para combatir la dispersin e improvisacin en el funcionamiento de los archivos de trmite previamente descrito, en el Distrito Federal los Lineamientos establecen la necesidad de que los archivos de Trmite operen en forma estandarizada y uniforme. Para ello deben desarrollar instrumentos de control, mtodos y sistemas tcnicos que hagan posible la correcta administracin de los documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cada rea administrativa, esto es, para el manejo de la informacin archivstica que se encuentra en la primera fase o edad del ciclo vital de los documentos. Cabe destacar que integrar un servicio de Archivo de Trmite en cada unidad administrativa en los entes pblicos n o im p lic a necesaria m en te c re a r un a rc h iv o fis ica m e n te re u n id o en un s o lo espacio, esto es, un archivo centralizado. Recurdese que el concepto de ar chivo hace alusin al conjunto orgnico y organizado de informacin, por lo que el espacio fsico en el que se resguarda, representa nicamente el depsito en el que se conserva. De esta forma un Archivo de Trmite puede considerarse como un servicio nico e integrado con independencia de los espacios en los que se depositen sus acervos. As, en una unidad administrativa podr haber varios espacios para resguardar archivos, segn el nmero de oficinas que dicha unidad tenga bajo su tramo de control, pero los archivos slo podrn ser calificados como tales si se encuentran uniformemente organizados, esto es, si entre ellos se comparten los mismos mtodos, sistemas e instru mentos de control archivstico. Las unidades de Archivo de Trmite por tanto podrn operar descentralizadamente en cada oficina adscrita a cualquier unidad adminis trativa, pero centralizadamente desde un punto de vista normativo. Lo ideal, desde luego, sera que los archivos de Trmite se reunieran en un solo espacio, para as cumplir con las tres acepciones que

Lo habitual es que en cada Unidad Administrativa o rea los archivos sean manejados por personal secretarial o por los propios funcionarios o empleados administrativos o tcnicos que en ellas laboran

pueden designarse para la palabra archivo en un sentido conceptual, espacial e institucional: Definicin conceptual: archivo como conjunto orgnico y organi zado de informacin. Definicin espacial: archivo como lugar, como espacio fsico en el que se depositan sus acervos. Definicin institucional: archivo como entidad, esto es, como institucin archivstica. De acuerdo con lo anterior y en el marco de los Lineamientos Ge nerales en Materia de Archivos del Distrito Federal, corresponde a las unidades de Archivo de Trmite el desempeno de las siguientes funciones: Artculo 27. Son funciones de los Archivos de Trmite o equi valente: I. Coadyuvar con el Coordinador de Archivos o equivalente del Ente Pblico en el desarrollo, instrumentacin y actualizacin de la normatividad archivstica aplicable a escala institucional y, particularmente, en la que se instrumente para los Archivos de Trmite; II. Integrar o coadyuvar en la integracin en las reas generadoras, los expedientes asociados a la gestin institucio nal del rea Administrativa de adscripcin, recibindolos de ellas para su clasificacin, ordenacin, descripcin, resguardo y para facilitar el acceso, valoracin y transfe rencia de la documentacin al Archivo de Concentracin del Ente Pblico.

3.4 U nidad de A rchivo de C oncentracin

______________________

La Unidad de Archivo de Concentracin juega un importante papel en la Administracin de Documentos de cualquier ente pblico. Por un lado constituye, por as decirlo, una vlvula de escape que resguarda a los diversos archivos que le transfieren las unidades de Archivo de Trmite, desahogando a stas de documentacin que ya no tiene un uso constante en las oficinas. Por otra parte, a diferencia de los archivos de Trmite, la de Archivo de Concentracin s debe contar preferentemente solo espacio para la ordenacin y conservacin precautoria de macin archivstica que habiendo concluido con su utilidad de debe resguardarse en el Archivo de Concentracin dados sus primarios de carcter legal o fiscal. Unidad con un la inforgestin valores

Este componente operativo de un SIA resulta esencial en los procesos de circulacin de la informacin archivstica, pues adems de cumplir con las tareas mencionadas debe encargarse de facilitar el acceso a la informacin que resguarda y preparar la transferencia secundaria de la documentacin que en concordancia con el catlogo de disposicin documental, principal instrumento de trabajo de la valoracin documental, posea valores de conservacin permanentes, es decir histricos, y que por tanto deba ser transferida a la Unidad de Archivo Histrico del ente pblico. Es en la Unidad de Archivo de Concentracin en donde, adems, se determinan, con arreglo igualmente al Catlogo de Disposicin Do cumental y los calendarios de caducidades de la documentacin, los procesos de depuracin y baja de la documentacin que no posea va lores secundarios o histricos, esto es, valores residuales a los que motivaron su produccin y uso institucional. Lejos de la imagen peyorativa que an prevalece para este tipo de entidades archivsticas, a las que se les califica errneamente como archivos muertos, los Archivos de Concentracin constituyen centros de informacin institucional que deben ser cuidados en forma extrema, en lugar de mantenerlos como frecuentemente ocurre en la actualidad, en oscuras y malolientes bodegas.

Los procesos de gestin documental y los procedimientos operati vos que desempena una Unidad de Archivo de Concentracin son muy diversos y delicados, pues en su carcter de unidad responsable de la administracin de documentos de archivo que se encuentran en la fase semiactiva del ciclo vital de los documentos debe contar con ins trumentos de control eficientes que le permitan mantener un adecuado control tcnico y fsico de la documentacin bajo su resguardo.

De conformidad con el artculo 28 de los Lineamientos Genera les en Materia de Archivos del Distrito Federal, son funciones de la Unidad de Archivo de Concentracin las siguientes: I. Coadyuvar con el Coordinador de Archivos o equivalente del Ente Pblico en el desarrollo, instrumentacin y actualizacin de la normatividad archivstica aplicable a escala institucional y, particularmente, la que correspondan al Ar chivo de Concentracin; II. O perar los servicios para la adm inistracin y control de los docum entos de archivo en etapa Sem iactiva del Ente Pblico, encargndose de la coordinacin, organizacin y control de los procesos de transferencias pri m arias y la ordenacin y ubicacin topogrfica de los acervos Sem iactivos; III. Establecer el calendario de caducidades de los documen tos de archivo bajo su resguardo y efectuar los procesos de disposicin documental y el prstamo de expedientes en la etapa Semiactiva, en coordinacin con los Archivos de Trmite del Sistema, y IV. Llevar a cabo, en su caso, los procesos de transferen cia secundaria de los documentos de archivo que hayan prescrito en sus valores primarios, administrativos, lega les o fiscales, elaborando las actas administrativas que correspondan, en coordinacin con la Unidad de Archivo Histrico Institucional.

En la Unidad de Archivo de Concentracin se determinan los procesos de depuracin y baja de la documentacin sin valores secundarios o histricos

^El archivo de concentracin del ente pblico donde usted labora realiza las actividades descritas para esta Unidad o es slo una bodega de papeles, un archivo muerto? Co mente este tema con sus companeros de trabajo.

3.5 U nidad de A rchivo H istrico La Unidad de Archivo Histrico constituye el ltimo eslabn de la cadena, si vale el uso de este trmino, de un Sistema Institucional de Archivos. Con frecuencia escuchamos decir a los funcionarios pblicos de cualquier institucin que los Archivos son importantes porque son la memoria de los actos de gobierno, sin embargo, son muy pocos los Archivos Histricos for malmente establecidos en las instituciones pblicas en cualquier nivel de gobierno, particularmente en el Distrito Federal. La Unidad de Archivo Histrico resguarda la me moria institucional, por lo que sta debe estar bien organizada y dispuesta para otros usos distintos a los institucionales. Los archivos histricos son fuente de la investigacin y el desarrollo de estudios en todos los mbitos del conocimiento humano, por lo que contar con ellos representa un objetivo primordial de todos los procesos asociados a la Administracin de Documentos y la gestin de archivos. En los archivos histricos debe resguardarse, organizarse y difundirse la memoria histricodocumental de las instituciones, las evidencias y testimonios de su evolucin jurdica y adminis trativa. Por eso en esta tercera fase del ciclo de los documentos resulta indispensable desarrollar

L a memoria institucional es un sistema

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una serie de instrumentos de trabajo que permitan el acceso social a la informacin archivstica, en beneficio de la memoria colectiva y la cultura de transparencia y rendicin de cuentas. Desde el punto de vista de su divulgacin, los archivos histricos desempenan un conjunto de actividades que les otorgan dinamismo y proyeccin, tanto a ellos como a la institucin que los produjo. Esto revela que no deben ser entidades estticas, ms parecidas a un panten que a un museo. De ah la necesidad de impulsar una nueva cultura de los archivos que los acerque al ciudadano y potencie su consulta social. Desde un punto de vista tcnico, los archivos histricos desempe nan un conjunto de actividades complejas y delicadas, asociadas al manejo eficiente de la memoria documental. Por ello, los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal establecen que en todos los entes pblicos del Distrito Federal se integren unidades institucionales de Archivo Histrico (con arreglo a las modalidades ad ministrativas y jurdicas que en ellos prevalezcan), a efecto de cubrir todo el espectro de las operaciones archivsticas, esto es, el cumplimiento exacto del ciclo vital de los documentos. De conformidad con el artculo 20 de los Lineamientos, las funcio nes esenciales de una Unidad de Archivo Histrico son las siguientes:

Organizar, describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la memoria documental institucional.

Para cum plir eficazmente con estas funciones, el artculo 29 de los propios lineamientos establece que corresponde a las unidades de Ar chivo Histrico integradas a cada uno de los entes pblicos del Distrito Federal, el desempeno de las responsabilidades siguientes:

La Unidad de Archivo Histrico constituye el ltimo eslabn de la cadena de un Sistema Institucional de Archivos

Artculo 29. Son funciones de la Unidad de Archivo Histrico o

equivalente: I. Coadyuvar con el Coordinador de Archivos o equivalente del Ente Pblico en el desarrollo, instrumentacin y actualizacin de la normatividad archivstica aplicable a escala institucional y, particularmente, la que corresponda al Ar chivo Histrico del Ente Pblico; II. Recibir y controlar los documentos de archivo que le re mita, mediante el proceso de transferencia secundaria, la Unidad de Archivo de Concentracin del Ente Pblico y organizar los Fondos, Secciones y Series que constituyan su acervo, de conformidad con el principio de procedencia y orden original y la normatividad aplicable en la materia a escala institucional, as como en concordancia con las mejores prcticas y normas internacionales para la descripcin, normalizacin del acceso, conservacin, preservacin y divulgacin social y cultural del archivo histrico del Ente Pblico; III. Elaborar la Gua General de Fondos del Archivo Histri co del Ente Pblico y los catlogos, inventarios, ndices y controles indispensables para el manejo de la documentacin histrica de la institucin, y IV. Establecer, en el marco de los programas de desarrollo archivstico del Ente Pblico, programas para la difusin del archivo histrico institucional.

En los archivos histricos debe resguardarse, organizarse y difundirse la memoria histrico-documental de las instituciones

Con la estructuracin de los componentes operativos de un SIA en los entes pblicos del Distrito Federal podr, consecuentemente, integrarse un sistema que cuente con la identidad y atributos que distinguen a todo sistema.

G rfico 4. C omponentes operativos de un SIA

E jercicio d reflexin y accin e

^C onsidera usted que es necesario integrar un Archivo Histrico en el ente pblico en el que usted colabora? Comente el tem a con sus companeros y aporten sus ideas y recom endaciones a la Coordinacin de Archivos de su institucin.

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SiNTESIS

C on base en el ciclo vital de los documentos, la construccin de sistemas institucionales de archivos representa un arduo y complejo proceso de trabajo para los entes pbli cos del Distrito Federal. No es tarea fcil comprender su significado, la importancia y el papel que juegan en el desempeno de las actividades archivsticas como continente en el que deben llevarse a cabo todas las operaciones y procesos de gestin documental. Sobre todo por el mane jo subjetivo, personal y patrimonialista que an distingue el funcionamiento de los archivos. Vencer las inercias, las falsas tradiciones administra tivas en la produccin, control, organizacin y uso de la informacin documental, as como el desdn con que es vista la labor de archivos (frecuentemente asociada a la idea de que carece de inters intelectual y de que se trata slo de una actividad emprica concentrada en el embodegamiento de papeles viejos) impide ver con suficiencia no slo el valor de los archivos como memoria histrica, sino, incluso, su utilidad como herramienta de gestin y recurso esencial para el desarrollo de una real cultura de transparencia y rendicin de cuentas. Los Archivos establecen relaciones tcnicas y admi nistrativas frecuentes, no slo entre ellos, sino con el en torno institucional del que forman parte. El desempeno de sus actividades aglutinadas como sistema de informacin har posible su uso intensivo tanto para documentar los procesos de gestin de la Administracin Pblica, como para construir la memoria de las propias instituciones de gobierno. Hacer posible que los archivos dejen de ser islas en las que se utilizan instrumentos de trabajo informa les y poco eficientes para el control de la documentacin que se produce en forma explosiva, requiere de la integracin de sistemas, por lo que comprender la identidad

y atributos de stos, as como aplicarlos al universo de los archivos resulta una labor a emprender ms temprano que tarde en los entes pblicos del Distrito Federal. Reconocer los mecanismos de operacin, los compo nentes normativos y operativos de un Sistema Institucio nal de Archivos y sus interacciones funcionales, represen ta uno de los mayores retos incluidos en los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal.

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AUTOEVALUACIN

A utoevaluacin Cuestionario sobre los contenidos generales del mdulo dos, Composicin de los sistemas institucionales de archivos.

1. Mencione qu es un sistema. Escoja una opcin:

A. Un conjunto de elementos que se interrelacionan para el cumplimiento de fines y propsitos comunes. B. Computadoras y software de informtica. C. Manuales de organizacin y procedimientos.

2. Senale los atributos de un sistema. Escoja una opcin:

A. Entidades normativas, operativas y procesos. B. Abierto, dinmico, flexible. C. Ciclo vital de los documentos.

3. En qu se fundamenta la construccin de un Sistema Institu cional de Archivos? Escoja una opcin:

A. En el ciclo vital de los documentos. B. En los manuales de organizacin. C. En los componentes operativos del sistema.

4. Qu tipo de componente es la Coordinacin de Archivos? Escoja una opcin:

A. Operativo del Sistema Institucional de Archivos. B. Abierto de un sistema. C. Normativo del Sistema Institucional de Archivos.

AUTOEVALUACIN

5. ^Qu elementos bsicos componen un sistema? Escoja una opcin:

A. La organizacin, funciones y recursos operativos de un sistema. B. Las tecnologias de la informacin. C. Los procesos de trabajo del sistema.

6. tCules son los componentes operativos de un Sistema Insti tucional de Archivos? Escoja una opcin:
A. Las unidades centrales de Correspondencia, las unidades de Documentacin en Trmite, la Unidad de Archivo de Concentra tio n y la Unidad de Archivo Histrico. B. El Coteciad, la Unidad Coordinadora de Archivos y los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal. C. Los procedimientos y la normatividad de los archivos.

7. ^Qu tipo de componente es la Unidad de Documentacin en Trmite? Escoja una opcin:

A. Operativo del SIA. B. Normativo del SIA. C. La Unidad de Archivo de Concentracin.

8. ^Qu provoca el manejo no especializado de los archivos? Escoja una opcin:

A. La excesiva produccin de documentos y la mala integracin de expedientes. B. La integracin de un Sistema Institucional de Archivos. C. El control de gestin automatizado.

9. ^Qu diferencia a la Unidad de Archivo de Concentracin de la Unidad de Archivo Histrico? Escoja una opcin:

o
< D < > LU O H D

A. Maneja la documentacin activa de las instituciones. B. Maneja la documentacin de valor permanente de las instituciones. C. Maneja la documentacin semiactiva de las instituciones.

10. ^Cules son los componentes normativos de un Sistema Ins titucional de Archivos? Escoja una opcin:
A. La Unidad Central de Correspondencia. B. La Unidad Coordinadora de Archivos y el Coteciad. C. El Sistema Institucional de Archivos.

<

e f e r e n c ia s

C ruz M u n d et, J os R a m n ,

La gestin de docum entos en la s organizaciones I Jo s Ramn C ru z Mundet, Madrid: Pirm ide, DL. 2006.

La Adm inistracin M oderna de Archivos y la Gestin De D ocum entos: el Prontuario Ram p I R ecopilado Por Peter W alm e con la A sistencia de un Grupo de Trabajo del C.I.A. [Para el] Program a G eneral de Informacin y Unisist P a rs U N E S C O , 1985.- 532 P.
R a m I r e z D e l e n J o s A n t o n io , Adm inistracin de Documentos: Elem entos centrales para su discusin m etodolgica. Revista del Archivo Nacional de Costa Rica. San Jos de C osta Rica, 2005 A no LXIX pp. 51 - 69 ISSN 1409-02. R h o a d s , J a m e s b ., La Funcin de la Gestin de Docum entos y Archivos en lo s Sistem as N acionales de Inform acin I Ja m e s B. R hoad s [Bogot, Colombia]: Archivo G eneral de la Nacin, 1995.

Los procesos documentales y archivsticos: concepto, mtodo e instrumentos

dulotres

T e m a r io

1. Produccin e integracin de la IN R A I A C IV TIC FO M C N R H S A 2. Clasificacin y ordenacin archm'stica 3. Descripcin documental 4. Valoracin y disposicin S. Conservacin, preservacin y D S NA C IV TIC IFU I R H S A

I n t r o d u c c i n

n el mdulo anterior se ha expuesto la importancia de los sistemas institucionales de archivos como el continente, por as llamarlo, a travs dei cual se llevan a cabo un conjunto de procesos y procedimientos de gestion documental que materializan e instrumentan en la prctica cotidiana de los archivos el ejercicio dei ciclo vital de la Informacin archivstica. Los procesos documentales constituyen, por as llamarlo tambin, el contenido dei sistema, mismos que le dan identidad, sustancia y proyeccin. Los procesos documentales y archivsticos y los pro cedimientos administrativos con que se efectan en el quehacer cotidiano de las instituciones, constituyen ac tos concatenados que se influyen reciprocamente, por lo que la ejecucin de los mismos en los diversos com ponentes de un Sistema Institucional de Archivos debe efectuarse en forma integral y estandarizada. Para ello resulta esencial disenar, desarrollar, instrumentar y ac tualizar constantemente una serie de instrumentos de control archivstico, as como un conjunto de critrios, mtodos y sistemas de trabajo que unifiquen normativamente el desempeno de las actividades archivsticas a lo largo dei ciclo vital de los documentos. En el presente mdulo se abordarn de manera gene ral los principales procesos de la gestion documental, enfa tizando su importancia conceptual, metodolgica e instru mental, as como la necesidad de que los entes pblicos dei Distrito Federal, con base en los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal recientemente emitidos, disenen, desarrollen e instrumenten la normatividad tcnica y los instrumentos de control archivsticos que se requieren para el eficaz funcionamiento de los archi vos institucionales como sistema de informacin.

M a pa c o n c e ptu a l: M dulo trs

Para desahogar los contenidos del presente mdulo se abordarn los temas siguientes: 1. Produccin e integracin de la informacin archivistica. 2. Clasificacin y ordenacin archivistica. 3. Descripcin documental. 4. Valoracin y disposicin. 5. Conservacin, preservacin y difusin archivistica. DEL M DULO

objetivos

Al finalizar el mdulo los participantes podrn:

Comprender los procesos archivsticos bsicos y sus fundamen tos tericos, metodolgicos e instrumentales, para aplicarlos en los archivos de un sistema institucional. Reconocer los principales aspectos que deben normarse en materia de produccin e integracin de la informacin archivstica de las instituciones. Conocer los aspectos esenciales de la dasificacin archivistica y la necesidad de instrumentar criterios y mtodos para su desarrollo institucional. Reconocer las caractersticas e importancia de los instrumentos de descripcin documental bsicos para la organizacin, control y acceso a la informacin archivistica. Conocer los aspectos esenciales de la valoracin y la disposi cin documental y sus instrumentos archivsticos resultantes, para la efectiva circulacin de la informacin archivstica en un Sistema Institucional de Archivos y la determinacin de las vigencias documentales y los procesos de seleccin y depuracin de archivos. Reconocer los aspectos bsicos a tener en cuenta para la con servacin y preservacin de la informacin archivstica, as como la importancia de la difusin de los archivos en el fomento de una nueva cultura en la materia, tanto a nivel institucional como social.
( 92)

T e m a 1 . P r o d u c c i n e in t e g r a c i n d e l a in f o r m a c i n a r c h iv s t ic a

En el Mdulo uno se expuso que los archivos padecen un serio pro blema de explosin documental y las causas que lo motivan, mismas que en todo plan estratgico de Administracin de Documentos deben atacarse frontalmente, a efecto de favorecer una generacin ms con trolada de documentos, particularmente dentro de los entes pblicos del Distrito Federal. La construccin de los sistemas institucionales de archivos contribuye decididamente a dicho propsito, as como al desempeno integral de todos los procesos archivsticos, en virtud de diferenciar y especializar el tratamiento de la documentacin a lo largo del ciclo vital de la misma. Adems de combatir las causas de la excesiva produccin de docu mentos, es necesario atender otro problema consustancial a ella, asociado a la mala integracin y agrupacin de la informacin documental. Como se senal tambin en el tema tres del Mdulo uno, la organizacin de archivos conlleva una serie de agrupaciones sucesivas de la informacin archivstica, que transitan del documento a la formacin de expedientes, de stos a la formacin de series documentales y de las series a la formacin de archivos, concebidos stos como conjuntos orgnicos y organizados de informacin. Sin embargo, estos procesos que podran resultar de lgica comn, no lo son tanto al interior de las administraciones pblicas, en prcticamente todos los niveles de gobierno. Los documentos, cuyo contexto y contenido debera facilitar su agrupacin en expedientes, carecen con mucha frecuencia de la infor macin bsica que lo permita, de modo que al producirse sea para la atencin de trmites, para la administracin de los recursos institu cionales o bien como parte de las funciones sustantivas de cualquier institucin , no quedan integrados al expediente que les corresponde, y stos, con frecuencia tambin, en lugar de integrar la informacin de un solo asunto, tema o materia o de un solo proceso de gestin, contienen asuntos diversos o generalidades que impiden su identificacin, agrupacin y sistematizacin eficiente, esto es, su correcta clasificacin archivstica.

Si los expedientes no se integraron adecuadamente es imposible clasificarlos de manera correcta

De esta forma, podra decirse que muchas oficinas pblicas cuentan con los documentos que produce la gestin institucional regular, pero no necesariamente puede afirmarse que cuenten con expedien tes integrados en forma lgica, esto es, por asunto, tema o materia, y en forma cronolgica, siguiendo la secuencia en la que fueron producidos los documentos que los integran. Por otra parte, si los expedientes no se integraron adecuadamente, tambin es prcticamente imposible clasificarlos apropiadamente y agruparlos en la serie documental con la que deberian relacionarse. En otras palabras, no se puede asociarlos a la funcin genrica de la que deriva su creacin, dificultando as la integracin de archivos en su definicin conceptual como conjuntos orgnicos y organizados de informacin. Esta es la razn por la que desde hace varias dcadas mucha de la informacin documental de las instituciones pblicas se maneja en forma individualizada, rompiendo con la estructura de agrupaciones sucesivas de la informacin que deberia serles consustancial. sta es tambin la razn por la cual resultan criticos su correcta organizacin y su manejo, pues tanto la excesiva produccin de documentos como su mala integracin y agrupacin dificultan la generacin de instrumentos tcnicos que faciliten su control intelectual y material. Para responder a los problemas planteados resulta necesario: a) Establecer politicas claras en el manejo de la documentacin, con el objeto de inhibir la excesiva produccin de documentos. b) Establecer mecanismos y procedimientos operativos eficientes para favorecer la correcta integracin y agrupacin de la infor macin archivistica.

Es indispensable un adecuado sistema de clasificacin archivstica que permita la plena identificacin, agrupacin y sistematizacin de la informacin documental

Controlar la produccin de documentos no es tarea fcil, ya que en las administraciones pblicas prevalecen vicios ancestrales concentra dos alrededor de la administracin patrimonialista de la informacin. Sin embargo puede ser factible gradualmente si se introduce en el universo de los archivos una nueva cultura institucional para su manejo, adems de instrumentarse polticas y procedimientos adecuados de la gestin de los documentos. As, parece conveniente atacar la produccin

de documentos tomando, entre otras, las medidas que se enuncian a continuacin:

Establecer polticas que inhiban la reproduccin anrquica de documentos (fotocopiado abusivo, marcado excesivo de copias a funcionarios o reas que no tienen que ver con la tramitacin de los asuntos). Realizar un uso adecuado de tecnologias para facilitar mecanis mos de comunicacin y control de gestin, evitando la generacin de papeles para controlar papeles. Redisenar procesos de gestin e introducir medidas de simplificacin administrativa. Formular manuales tcnicos que favorezcan la calidad de la gestin documental y los procesos archivsticos.

Por otra parte, en relacin con la integracin y agrupacin de la informacin documental, resulta indispensable establecer ante todo un adecuado sistema de dasificacin archivstica que permita la plena identificacin, agrupacin y sistematizacin de la informacin docu mental, cuestin que se ver ms ampliamente en el tema siguiente del presente modulo, as como reconocer la secuencia operativa en la integracin y asociacin de los documentos. En relacin con esta ltima puede afirmarse que toda accin institucional, todo proceso de gestin produce documentos. Regularmen te todo proceso de gestin inicia con la generacin, al menos, de un documento que la ori gina, al cual se le asociarn, de conformidad con su contexto y contenido, otros documen tos que se refieran al mismo asunto, tema o materia. As se integra la figura del expediente. (Ver grfico 5)

P r o c e s o d e g e s t i n ------------------------------ M a n d a t o j u r d ic o o a d m in is t r a t iv o

1. Documento de origen, asunto inicial de la gestin 2. Documento asociado al documento inicial 3. Integracin de expediente de un solo asunto o tema

G rfico 5. Formacin de expedientes

Buena parte de los procesos de gestin, adems, se encuentran re gulados por alguna disposicin jurdica o jurdico-administrativa, lo que los convierte en procesos que se desempenan cotidianamente en virtud de las atribuciones o funciones genricas que por mandato legal se le otorgan a las instituciones pblicas, y dentro de ellas a las oficinas o unidades administrativas a las que corres ponde atender los asuntos, segn las divisiones organizacionales que la institucin tenga determinadas en su reglamentacin interna. De esta forma, al asociar los asuntos con las funciones de las que deriva su creacin, desde la ptica archivstica est teniendo lugar la formacin de expedientes y su agrupacin con la serie a la que corresponden. (Ver grfico 6) G rfico 6. Formacin de series documentales Cabe destacar tam bin que ninguna oficina gubernam ental tiene asignada una sola funcin, sino varias. Esto les hace producir varias series o subseries documentales, cuya agrupacin dar paso a la formacin del Archivo de la oficina o unidad administrativa correspondiente. (Ver grfico 7) La secuencia ope rativa en la asociacin y agrupacin de documen tos descrita, evidentemen te se relaciona con todos los procesos de gestin de cualquier institucin, por lo que todas las uni dades a d m inistrativas u oficinas tienen asignadas funciones o atribuciones qu desempenar. Con base en ellas es que van integrando sucesivam ente sus do cumentos, expedientes,

S C

e r ie a p a c it a c i n

ro o

e r ie

1
S e r ie P agos

Ejemplos de series documentales que darn lugar a la formacin del archivo de la Oficina de Recursos Humanos, a la que corresponde por mandato legal el manejo y administracin de personal en cualquier institucin pblica

G rfico 7. Formacin de archivos

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series y archivos. stos, adems de concebirse como conjuntos orgnicos y organizados de informacin, deben entenderse como instituciones archivsticas formalmente establecidas que, para operar en forma estandarizada, son susceptibles de organizarse como Sistema Institucional de Archivos. La agrupacin de documentos se realiza eficientemente si adems de establecer procedimientos estandarizados en el manejo de la documentacin se cuenta con sistemas y mtodos que permitan su control tcnico, especialmente en materia de clasificacin, descripcin y valoracin documental. Estos procedimientos se describen en sus aspec tos bsicos en los siguientes temas del presente mdulo.

La clasificacin archivstica es un sistema que permite aprovechar al mximo la informacin documental

Verifique si en los archivos de su institucin los expedien tes de los diversos asuntos se agrupan en series documen tales, esto es, a la funcin genrica por la cual se producen. Si no fuera el caso, proponga soluciones al respecto.

T ema 2. C lasificacin y ordenacin archi\/fSTICA La secuencia operativa en la agrupacin de la informacin documental depende en grado extremo del sistema de dasificacin archivstica y de los mtodos de ordenacin asociados a ella. Como se ha dicho, la clasificacin representa la columna vertebral de la Administracin de Documentos, ya que permite hacer ms homognea la operacin de los archivos, en la medida en que estructura desde su origen los registros documentales, permitiendo su total identificacin, agrupacin

y sistematizacin, con el establecimiento de instrumentos y cdigos ad hoc, y de acuerdo con su procedencia estructural y funcional. La clasificacin archivstica no es solamente una agrupacin y separacin de papeles por sus similitudes o diferencias, sino un sistema que permite aprovechar al mximo la informacin documental para el ejercicio de la gestin pblica. La clasificacin archivstica contribuye decididamente a la normalizacin de todos los procesos de gestin documental, dado que influye tanto en el campo de la descripcin ar chivstica como en el de la valoracin documental, y especialmente en la recuperacin eficiente de la informacin en cualquiera de las etapas de su ciclo vital. De este modo, as como el Sistema Institucional de Archivos constituye la estructura orgnica de los archivos, los procesos de clasificacin, descripcin y valoracin constituyen su estructura tcnico-funcional. En general, el concepto de C lasificacin alude a la definicin siguiente:

La agrupacin de documentos se realiza eficientemente si se cuenta con sistemas y mtodos que permitan clasificarlos, describirlos y valorarlos documentalmente

Clasificacin: Proceso que permite identificar, agrupar y siste

matizar, por sus clases y diferencias, a los elementos individua les de una poblacin o universo dado.

De acuerdo con esta definicin, cualquier grupo, poblacin o univer so dado puede clasificarse. Un grupo de alumnos de un saln de clase, por ejemplo, podra clasificarse de la siguiente forma: Se identifica al total de alumnos que componen esa poblacin dada. Posteriormente se agrupa dicha poblacin por sus similitudes y diferencias (hombres y mujeres), y una vez hecho esto se puede sistem atizar la informa cin asociada a cada grupo, especialmente en relacin con cada uno de los elementos individuales que componen al conjunto. Del mismo modo, podemos clasificar cualquier poblacin (sean animales, plantas u objetos en general), de tal forma que el concepto puede aplicarse a cualquier universo dado. Si se extrapola el concepto clasificacin al universo de los archi vos, esto es, al conjunto orgnico y organizado de informacin, puede afirmarse que los elementos individuales de dicha poblacin sern los

documentos, los cuales se identifican por el asunto de que tratan, se agrupan al expediente que les corresponde y se sistematizan en la serie documental con la que se encuentran asociados. Todo ello me diante la utilizacin de cdigos que permitan la ejecucin controlada del proceso clasificatorio.

Ahora bien, toda vez que la informacin archivstica es orgnica, esto es, que deriva del ejercicio de funciones que por mandato jurdico se le asignan a estm cturas formalmente establecidas (oficinas, uni dades administrativas, reas de trabajo) los cdigos que se utilicen en la dasificacin deben representar fielm ente tanto a las estructuras como a las funciones a partir de las cuales se genera informacin, y, por lo tanto, a los asuntos especficos que se asocian a ambas. Un sistema de clasificacin archivstica debe tener como propsitos bsicos, entre otros, lo siguientes:

Cualquier grupo, poblacin o universo de entes, objetos, personas y hasta conceptos puede clasificarse

Sistematizar y estandarizar, de acuerdo con su origen estructural y funcional, la integracin, codificacin, ordenacin, localizacin, acceso y control de la documentacin archivstica, es pecialmente de los expedientes como unidad bsica de trabajo de la clasificacin. Unificar los criterios de clasificacin en todas las unidades ad ministrativas de una institucin, estableciendo para cada una de ellas cdigos sencillos que reflejen su estructura orgnica. Incorporar para cada una de las series documentales que se producen en las instituciones, un cdigo clasificador que per mita identificarlas y darles un tratamiento sistemtico, especial mente a los expedientes asociados a ellas.

Facilitar la ordenacin y ubicacin topogrfica de los acervos producidos en todas las unidades administrativas de una institucin. Facilitar la localizacin y acceso a los expedientes por parte de sus usuarios.

La construccin de un sistema de clasificacin que logre con eficiencia estos propsitos es una tarea ardua, que involucra tanto a los archivistas, en su calidad de administradores de la documentacin, como a los productores y usuarios de la informacin archivstica. La construccin del sistema refleja la necesidad de estructurar un plan de clasificacin en el que se someta a anlisis y estudio tanto a las

MOO

estructuras institucionales como a sus funciones y a los procesos de produccin y agrupacin de documentos. La dasificacin archivstica debe permitir el anlisis conceptual de la informacin, as como el estudio de la normatividad recapitulativa que le da sustento a la funciones que desempena una institucin y la forma como sta documenta dichas funciones (normas, polticas, procedimientos, legislacin, reglamentaciones, etc.). Un sistema de dasificacin archivstica, por tanto, tiene elementos que interactan, como en todo sistema, y su fin comn se relaciona con la identificacin, agrupacin y sistematizacin de la informacin docu mental a partir de la primera fase del ciclo vital, permitiendo su recuperacin y localizacin eficiente, mediante el establecimiento y uso de cdigos simples, dentro de los sistemas institucionales de archivos. De conformidad con lo an terior, en los Lineamientos Ge nerales en Materia de Archivos del Distrito Federal, los elemen tos bsicos que se consideraron para co n struir un sistem a de dasificacin archivstica para los entes pblicos del Distrito Fede ral son los siguientes: Cuadro General de Clasificacin.- Es un instrumento que describe sistemticamente la informacin documental asociada a las diversas unidades adminis trativas de cualquier institucin, de conformidad con las funciones o atribuciones genricas que por mandato legal o administrativo se les ha asignado a cada una de ellas. El Cuadro de Clasificacin

S is t e m a d e c l a s if ic a c i n A R C H IV S TIC A PA RA LOS ENTES P BLICO S

implica tres elementos bsicos Cuadro general de clasificacin Catlogo de series documentales

cuya funcin es

Tabla de determinantes de oficina

consistente en

Describir la informacin documental de las unidades administrativas

consistente en

SlSTEMA DE CLASIFICACIN INDICADO POR LOS LINEAMIENTOS

Un listado de las estructuras orgnicas de la institucin, clasificadas

Un listado de las funciones o atribuciones de las unidades, codificadas

(101|

est compuesto por una Tabla de Determinantes de Oficina (TDO) y un Catlogo de Series Documentales (CSD). Tabla de Determinantes de Oficina.- Es el listado de las estructuras orgnicas de una institucin (unidades administrativas, reas, oficinas) a cada una de las cuales se les asigna un cdigo o clave de identificacin dentro del proceso clasificatorio. (Ver cuadro 5)

C uadro 5 / Ejemplo de T abla de D eterminantes de O ficina

U n id a d e s a d m in is t r a t iv a s CDIGO rea s CDIGO

Oficina Superior Secretaria Particular Direccin General Juridica

01 02 0.3 Asistente Direccin de lo Contencioso Direccin de Convenios 02.1 03.1

03.2

Direccin General de Recursos Humanos

0.4

Direccin de Prestaciones

04.1

Catlogo de Series Documentales.- Es un listado de las funciones o atribuciones genricas que se les asignan a las Unidades Administrati vas, a cada una de las cuales se les asigna tambin un cdigo o clave que las identifica como parte del proceso clasificatorio. (Ver cuadro 6)

La clasificacin archivstica debe permitir el anlisis conceptual de la informacin

M 02j

uadro

6 / E

je m p lo de

at lo g o de

e r ie s

D o cum en tales
CDIGO

S e r ie

D e s c r ip c i n

Adquisiciones

Expedientes resultantes de los distintos tipos de adjudicacin realizados Demanda, informes, audiencias, actuaciones, sentencia y recursos Cdulas de asesora a los ciudadanos y otras autoridades Cursos impartidos al interior de la institucin y los que se asiste fuera de ella Minutas y calendario de sesiones, acuerdos, carpetas Carpetas con minutas, calendarios de sesiones y seguimiento de acuerdos

01

Amparos

02
03

Asesoras

Capacitacin

04

Comit de Control y Evaluacin

05

Consejo de Gobierno

06

El cuadro de clasificacin archivstica debe acompanarse de un instructivo o manual de clasificacin, en el que se establezcan los objeti vos, las polticas de clasificacin, las instrucciones de uso del cuadro en el proceso clasificatorio, y ejemplos de clasificacin que puedan auxiliar al Archivista en la ejecucin de esta tarea. Parte importante del proceso de clasificacin lo constituye la correc ta identificacin del asunto que se est clasificando, y su asociacin con la funcin genrica con la que dicho asunto se encuentra relacio nado, es decir, la funcin a partir de la cual se produce un expediente en forma especfica. Adicionalmente a cada expediente, en tanto unidad bsica de la clasificacin, deber asignrsele el nmero consecutivo que le corres ponde dentro de la serie a la que pertenece y el ano de apertura del propio expediente. Los siguientes son los cinco datos mnimos bsicos que deben registrarse en cada expediente que se clasifique en todos

los archivos de un sistema institucional (en su cartula o lomo y bajo estndares de diseno):

U Cdigo o clave de la unidad administrativa o rea productora del expediente. U Cdigo de la serie a la que pertenece el expediente que se clasifica. U Titulo del tema, asunto o materia a la que se refiere el expe diente. U Nmero consecutivo del expediente dentro de la Serie a la que pertenece.

U Ano de apertura y, en su caso, cierre del expediente.

A los datos bsicos de clasificacin descritos arri ba, el A rtc u lo Trigsim o Sexto de los Lineamientos G enerales en M ateria de Archivos del Distrito Fede 1' ral agrega datos adicionales que se relacionan con ^ / los plazos de conservacin asignados por la valoracin documental, y con los da tos que perm itan conocer CON FECHA DE RESTRINGIDO las condiciones de acceso DESCLASIFICACIN PBLICO asociada a los expedientes Carcter de los expedientes cla sifica d o s. Esto es, su carcter restringido o pblico en concordancia con la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal. Asi, utilizando tanto el cuadro de clasificacin (tabla de determi nantes de oficina, catlogo de series documentales e instructivo correspondiente), los expedientes pueden quedar cabalmente clasifica dos, esto es, identificados, agrupados y sistematizados, conforme se

ejemplifica en la cartula de un expediente que rene estas caracters ticas. (Ver cuadro 7) C uadro 7 / E jemplo de cartula de un expediente clasificaDO CONFORME A LOS LlNEAMIENTOS GENERALES EN MATRIA DE

A rchivos del D istrito F ederal

Elcuadro de clasificacin archivstica debe acompanarse de un instructivo o manual de clasificacin

1. Logotipo de la institucin / 2. Datos identificadores del expediente de conformidad con la LTAIPDF / 3. Datos de valoracin y disposicin documental, de conformidad con el catlogo de disposicin documen tal de la institucin / 4. Cdigo clasificador que corresponde al expe diente en el que: 03.1 identifica al rea productora del expediente/ 02 a la serie documental a la que pertenece/ InfoDF vs. Prez Juan, refiere el asunto que contiene el expediente y 01 - 2006, corresponde con el nmero consecutivo asignado al expediente dentro de la serie y el ano de apertura del mismo.

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Para complementar el sistema de clasificacin, a la codificacin que se les ha asignado a los expedientes debe agregarse el mtodo de ordenacin que mejor convenga para la guarda y localizacin eficaz de la informacin archivstica. Los mtodos ms comunes de ordenacin se muestran en el cuadro 8.
C
uadro

8 / M

t o d o s de

ORDENACIN

Numrico Alfabtico Alfanumrico Cronolgico Geogrfico

Onomstico Cromtico Estructural Funcional Mixtos

Los entes pblicos del Distrito Federal sern responsables de disenar sus sistemas clasificatorios

El mtodo de ordenacin que decida utilizarse para la ubicacin de los expedientes en el depsito del archivo depender del criterio que mejor convenga al archivista, pudiendo utilizar para ello cualquiera de los elementos del cdigo clasificador. Por ejemplo, si se decidiera por el mtodo numrico consecutivo, el archivista tendra que tomar como referencia el nmero del expediente clasificado, que en el caso del ejemplo que se describe en la cartula sera el nmero 01. Si, por el contrario, el archivista decidiera ordenar sus expedientes siguiendo un orden alfabtico, tendra que tomar como referencia el ttulo del asunto del expediente, que en el ejemplo descrito, sera: InfoDF vs. Prez Juan. Si el archivista decidiera utilizar una ordenacin funcional, entonces tendra que tomar como referencia el nmero 02, que en el ejemplo descrito corresponde a la funcin genrica o serie Amparos, de acuerdo con el cuadro de clasificacin, y as sucesivamente. La clasificacin y ordenacin de los expedientes debe completarse tambin identificando la ubicacin topogrfica del acervo, esto es, al mobiliario y espacios en los que se resguarda la documentacin, estableciendo un criterio de ordenacin preciso que convencionalmente implica ubicar los expedientes de izquierda a derecha y de arriba a

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abajo en el mobilirio usado, colocando etiquetas de identification en los diversos niveles del mismo. El modelo presentado en este manual considera los elementos m nimos indispensables para el diseno de un sistema de clasificacin archivstica, con base en los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, pero en la inteligencia de que ser responsabilidad de los entes pblicos del Distrito Federal (a travs de sus coordinadores de archivos y sus comits institucionales de Adminis tration de Documentos), disenar sus sistemas clasificatorios, o bien actualizarlos si cuentan con uno. La construccin de un sistema de clasificacin archivstica implica un serio estudio institucional y documental que tendr un fuerte impac to en la institucin que lo desarrolle. Se trata de una actividad compleja en la que deben intervenir archivistas y administradores, a quienes corresponde establecer el plan de clasificacin, en el que tiene que preverse desde el diseno del sistema hasta su implantacin, proceso que resulta an mucho ms difcil, por lo que debe ser resultado del consenso para su correcta aplicacin. Una vez disenado e implantado, el sistema de clasificacin debe someterse a actualizaciones y mejoras constantes, debido a los frecuentes cambios estructurales y funcionales de las instituciones pblicas. Por otra parte, conviene enfatizar que una vez disenado e im plantado el sistema de clasificacin archivstica, su uso deber hacerse a partir del momento de su formalizacin institucional y en adelante. Por ningn motivo deber reclasificarse la documentacin archivstica que se tenga antes de la puesta en marcha de un nuevo sistema de clasificacin, pues eso estara rompiendo con uno de los principios fundamentales de la archivstica: el principio de procedencia y orden original. Cabe destacar que an cuando un archivo est bien clasificado y ordenado, no tendra ningn sentido si no se facilita de manera contro lada el acceso a la informacin que contiene por parte de sus usuarios. Aqu es donde los instrumentos de Descripcin Archivstica (cuya utilidad es fundamental en todo el proceso tcnico hasta aqu descrito) juegan un papel central en la organizacin de archivos. El siguiente

A la codificacin debe agregarse el mtodo de ordenacin que mejor convenga para la guarda y localizacin

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tema del presente mdulo versa precisamente sobre el proceso y los instrumentos de la descripcin.

^La institucin para la que usted colabora cuenta con un sistema de clasificacin archivstica como el descrito en este tema? Si no fuera el caso, enliste usted un conjunto de actividades a partir de las cuales podra establecerse un plan de clasificacin y propngalo a la Unidad Coordinadora de Archivos y al Comit Institucional de Administracin de Documentos de su Institucin, ambos componentes norma tivos del Sistema Institucional de Archivos de su entidad. Si estas figuras no existen, proponga usted su creacin o una estrategia adecuada para disenar y establecer un sistema de clasificacin adecuado.

T ema 3. D escripcin documental

Los instrumentos de descripcin son un recurso esencial para acceder a la informacin archivstica

Los procesos e instrumentos de la descripcin documental constituyen una de las piedras angulares de la actividad archivstica, influyente en forma decisiva en la organizacin de los archivos y, sobre todo, en la vinculacin de stos con sus usuarios tanto institucionales como socia les. La descripcin, a diferencia de la clasificacin archivstica, con la cual est ligada de manera sustancial, ha tenido un desarrollo terico e instrumental muy notable, a partir de lo cual se han generado una multitud de estudios tcnicos y especialmente normas reguladoras de los procesos descriptivos que, a nivel mundial, tienden a fundamentarse sobre metodologas comunes. La Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD (G), es una muestra patente del grado de estandarizacin metodolgi ca que a nivel mundial distingue a los procesos de descripcin archi vstica, especialmente en lo tocante a los procesos de descripcin de archivos histricos, si bien la descripcin puede realizarse desde el

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momento en que los documentos son producidos y a lo largo de todo su ciclo vital. De conformidad con esta Norma Internacional, la descripcin archivstica ha quedado definida de la siguiente forma: Elaboracin de una representacin exacta de la Unidad de Des cripcin y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivos, as como su contexto y el sistema que los ha producido. El trmino sirve tambin para describir los resultados de este proceso (ver Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD (G) Segunda Edicin, Madrid, 2000. Ministerio de Cultura de Espana). El proceso descriptivo puede por tanto calificarse como una accin intelectual que se expresa y tiene como resultado el desarrollo de una serie de instrumentos tcnicos: las guas, los catlogos, los inventarios, etc., cuya elaboracin depende de la unidad de descripcin que se est explicando, la cual puede ser el documento de archivo o unidad documental simple; el expediente o unidad de documentacin compuesta; la serie documental y el fondo documental y sus secciones, as como los eventuales niveles intermedios en los que se subdividan dichas categorias. Los instrumentos de descripcin en los que se expresa esta accin intelectual constituyen, por tanto, un recurso esencial para acceder a la informacin archivstica. Son la llave maestra que vincula a los ar chivos con sus usuarios, y que al mismo tiempo permite la correcta administracin de los depsitos de archivo. Los procesos de descripcin cubren los siguientes propsitos, entre otros: Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo, generando los instrumentos descriptivos correspondientes que lo hagan posible.

La construccin de un sistema de clasificacin archivstica implica un serio estudio institucional y documental

jlo9

Facilitar el acceso controlado a la informacin contenida, res guardada y conservada en los archivos. tuales coherentes y fiables, que permitan potenciar el uso insti tucional, social y cultural de los archivos.

U Garantizar la elaboracin de instrumentos y controles intelec-

Las labores de descripcin se facilitarn enormemente si la informacin archivstica se identifica desde que se produce

Facilitar la recuperacin de la informacin archivstica en cualquiera de las etapas del ciclo vital de los documentos y promo ver su difusin. Facilitar el intercambio de referencias e informacin entre las instituciones archivsticas.

U Construir sistemas unificados de informacin archivstica.

Respetando la metodologia en que se fundamenta el proceso descriptivo, en los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Dis trito Federal, en su artculo 37 la descripcin archivstica ha quedado definida de la siguiente forma: Artculo 37. La descripcin archivstica es el registro sistemati zado de la informacin de los documentos de archivo, recopila do, organizado y jerarquizado de forma tal que sirva para locali zar y explicar el contexto y sistema que los ha producido. La descripcin archivstica deber realizarse con base en las normas institucionales, nacionales o internacionales universal mente aceptadas que convengan a los entes pblicos, con el objeto de generar los instrumentos descriptivos bsicos que faciliten el control y acceso a la informacin archivstica, los cuales, al menos debern ser los siguientes: I. Inventarios, II. Catlogos, III. Guas generales de fondos. Desarrollar entonces los instrumentos de descripcin, con arreglo a la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin" contenida en las unidades de descripcin, permitir tanto explicar su
m

1| 0

contexto y contenido, como disponer de herramientas de trabajo para la correcta operacin de los archivos y ejercer eficazmente una de las funciones ms notables de un servicio de archivos: facilitar el acceso de los usuarios a la informacin archivstica. Los instrumentos de descripcin, por su parte, pueden ser muy gene rales o muy particulares, dependiendo del nivel de descripcin que se est efectuando y su formulacin debe apegarse a la identificacin de los da tos que expliquen suficiente o detalladamente a la unidad de descripcin que se haya elegido. Una gua general de fondos de un archivo histrico, por ejemplo, describe en forma genrica la informa cin asociada a los dis tintos fondos, secciones y series que lo constituyen, sin entrar al detalle de los expedientes individuales contenidos en los acervos. En cambio, la catalogacin de un expediente o un documento de archivo tratados individualmente puede ser muy particular y, a efecto de explicarlo con suficiencia, detalla el contexto y el sistema que han producido dicha informacin. Con independencia de lo anterior, si la informacin archivstica se identifi ca desde que se produce, a travs de un sistema de clasificacin y ordenacin Facilitar acceso de usuarios a adecuados, las labores de descripcin se facilitarn enormemente, de ah la conveniencia de que los documentos de archivo, desde su origen, registren con suficiencia sus datos de contexto y contenido, pues adems de que facilitarn su agrupacin archivstica al expediente y la serie que les corresponde, facilitarn la ejecucin de los procesos descriptivos y

la informacin

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la elaboracin de instrumentos de control que harn posible la localiza tion y el acceso a la informacin archivstica.

Entre los instrumentos descriptivos que destacan por su uso cons tante puede citarse a los inventarios. Dentro de un Sistema Institu cional de Archivos, tanto los inventarios como otros instrumentos des criptivos deben realizarse de la manera ms estandarizada posible, a efecto de que tengan un uso homogneo dentro del SIA. Tambin es conveniente formalizarlos institucionalmente, otorgndoles validez oficial. Al igual que todos los instrumentos tcnicos, los inventarios deben actualizarse constantemente conforme a los cambios o modificaciones que sufran las administraciones pblicas y los propios archivos, todo ello con el objeto de disponer de instrumentos flexibles y perfectibles en el tiempo.

Los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Fe deral, en su Artculo 53, establecen que los entes pblicos formulen una serie de inventarios para el control de los archivos y la ejecucin estandarizada de algunos procesos archivsticos. Entre los inventarios que ah se destacan se mencionan los siguientes: Artculo S3. Los Inventarios son instrumentos de consulta que describen las series y/o expedientes de un archivo, con el objeto de tener el debido control de los mismos, tanto en los archivos de trmite, concentracin y, en su caso, histrico, as como para la eliminacin de documentacin sin valores secundarios. Los entes pblicos debern contar con los inventarios de des cripcin bsica de los expedientes y series que se encuentren depositados en los diversos archivos de la institucin, en los que deber registrarse la informacin que permita la plena identificacin, descripcin y localizacin de los expedientes y series que se incluyan en los propios inventarios. Los entes pblicos debe rn contar con al menos los siguientes inventarios: I. Inventarios de los archivos de trmite; II. Inventarios de transferencia primaria; III. Inventario del archivo de concentracin; IV. Inventarios de transferencia secundaria, en su caso; V. Inventario de archivo histrico, en su caso, y (sic.) VI. Inventario de depuracin o baja de expedientes. De conformidad con lo anterior, corresponder a los entes pblicos disenar y elaborar sus inventarios o actualizar los que tengan, conside rando en ellos los elementos suficientemente descriptivos que permitan la identificacin de sus expedientes y series, as como el contenido y contexto de los mismos. Entre los instrumentos descriptivos destacan por su uso constante los inventarios

jl1 3 |

CuADRO 9 / EEMPLO DE UN INVENTARIO DE ArCHIVO DE CONCENTRACIN INTEGRADO POR SERIES DOCUMENTALES

I n v e n t a r io G e n e r a l de S e r ie s D o c u m e n t a l e s d e l A r c h iv o d e C o n c e n t r a c i n

No. Progresivo

Serie

Tipologia

Perodo

C lasificacin

Total de Expedientes

C ond iciones de acceso

Una vez que los sistemas institucionales de archivos vayan integrndose en los entes pblicos del Distrito Federal (tanto en sus com ponentes normativos como operativos) podrn elaborarse en forma estandarizada sus respectivos instrumentos descriptivos, aplicando como se establece en el Artculo 37 de los Lineamientos las nor mas institucionales, nacionales o internacionales universalmente aceptadas que mejor les convengan, y abarcando en su desarrollo tanto a los archivos de trmite, como los de concentracin e histrico de cada ente pblico. Tanto en materia de descripcin, como en el campo de la clasificacin y la valoracin documental, conviene establecer un plan que permita la construccin estandarizada tanto de los sistemas y mtodos como de los instrumentos de control archivstico. La formacin de gru pos ad hoc dentro de los Comits Institucionales de Administracin de Documentos puede jugar un importante papel en el diseno, desarrollo, implantacin y actualizacin de las polticas y normas institucionales para la Administracin de Documentos, particularmente para la cons truccin de planes de trabajo y el diseno y desarrollo de instrumentos en materia de dasificacin, descripcin y valoracin documentales. Cabe destacar que si los archivos cuentan con instrumentos de descripcin eficientes, su uso para el desempeno de otros procesos archivsticos puede contribuir a la eficacia de stos. Tal es el caso de la valoracin y la disposicin documentales, procesos que se apoyan

M 14j

tanto en la clasificacin como en la descripcin de archivos. En el tema siguiente del presente manual se abundar sobre el particular.

LU

UJ Q O O O UJ LU
5

^Los archivos de su institucin cuentan con instrumentos descriptivos suficientemente claros y estandarizados? Si no fuera el caso proponga a su Coordinacin de Archivos los elementos que usted considera necesarios para estructurar un plan de descripcin archivstica en su institucin.

T ema 4. V aloracin y disposicin

La valoracin documental dentro de la Administracin de Documentos se concibe como un proceso metodolgico que hace posible, en la prctica, el desarrollo del ciclo vital de los documentos, ya que facilita la circulacin y transferencia de la informacin documental en las diver sas estructuras de un Sistema Institucional de Archivos. La valoracin permite tambin la seleccin de documentos histricos, as como la depuracin razonada de los materiales documentales que no posean un valor secundario al que motiv su creacin. Se ha dicho que la valoracin de documentos es, en rigor, la otra cara de la moneda de la clasificacin. As como sta permite identifi car, agrupar y sistematizar a los expedientes y series documentales de cualquier institucin, la Valoracin constituye un mtodo de asignacin de, por as llamarlas, jerarquas de los documentos, gracias a lo cual es posible identificar su valor administrativo, legal y fiscal, as como sus valores histricos o permanentes. De acuerdo con la Teora de la Valoracin, la documentacin posee dos tipos de valores: los valores primarios (que a su vez se dividen en

En materia de descripcin, clasificacin y valoracin documental, conviene establecer un plan

tres categoras de valor: administrativos, legales y fiscales) y los valo res secundrios (divididos tambin en tres categoras: evidenciales, testimoniales e informativos). Con base en los va lores primarios se determinan las vigencias o tiempo de guarda y conservacin de la informacin archivstica dentro de las diver sas estructuras de un Sistema Institucional de Archivos (SIA) en las fases activa y semiactiva del ciclo vital, mientras que con base en los valores secundarios se determina su y sus valores seleccin como documentacin histrica y para su resguardo dentro del archivo histrico de un SIA, o bien su depuracin y eliminacin definitiva, una vez que, prescritos sus valores primarios, la documentacin no posea valores secundarios que obliguen a la conservacin permanente de la informacin archivstica. El trmino disposicin documental, por su parte, refiere al destino sucesivo inmediato de los expedientes de cualquier serie dentro de un Sistema Institucional de archivos. As, el destino inmediato de los expedientes cuya utilidad administrativa o de gestin culmina, ser el Archivo de Concentracin. El destino inmediato de los expedientes que prescriben en el Archivo de Concentracin ser la seleccin de los mismos como Archivo Histrico o su depuracin definitiva. Con ello se da curso prctico al ciclo vital de los documentos dentro de un Sistema Institucional de Archivos. (Ver grfico 8)

L a documentacin

(116l

El principal instrumento de trabajo en el que se describe la asignacin de los valores asociados a la documentacin, se conoce como catlogo de disposicin documental, que es un listado de todas las funciones o series documentales producidas en cualquier institucin. A cada una de ellas se les asigna su valoracin primaria y un trmino de vigencia y res guardo de los documentos dentro de un SIA (medido en anos), as como su destino final una vez que prescriban dichos valores. La valoracin documental constituye, por tanto, un proceso cen tral que permite la ejecucin controlada del ciclo vital de la informacin archivstica dentro de un Sistema Institucional de Archivos y, consecuentemente, refiere a un concepto que, como se senal en el primer mdulo del presente manual, modific, sustancialmente las prcticas archivsticas tradicionales para convertirlas en Administracin de Documentos.

El trmino disposicin documental se refiere al destino sucesivo inmediato de los expedientes de cualquier serie dentro de un SIA

M17

A s , lo s p ro p s ito s b s ic o s d e la v a lo ra c i n d o c u m e n ta l s o n lo s sig u ie n te s , e n tre o tro s :

O P ro p ic ia r la c o rre c ta c irc u la c i n d e la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a d e n tro d e un S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s , e s ta b le c ie n d o p ro c e d im ie n to s c la ro s d e tra n s fe re n c ia s d o c u m e n ta le s . O Id e n tific a r y s e le c c io n a r la m e m o ria h is t ric o -d o c u m e n ta l d e las in s titu c io n e s . O P r o m o v e r la d e p u ra c i n ra z o n a d a d e la in fo rm a c i n d o c u m e n ta l q u e u n a v e z p re s c rita e n s u s v a lo re s p rim a rio s , n o p o s e a v a lo re s s e c u n d a rio s q u e a m e rite n s u re s g u a rd o , d e s a h o g a n d o a s a lo s a rc h iv o s d e u n a in s titu c i n . O R e s g u a rd a r (d u ra n te p la z o s e s ta n d a riz a d o s b a s a d o s e n la v a lo ra c i n d e lo s d o c u m e n to s ) lo s e x p e d ie n te s y s e rie s d o c u m e n t a i s d e c o n fo rm id a d c o n s u c ic lo v ita l. O C o n tro la r y o rg a n iz a r la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a , d ife re n c ia n d o s u s u s o s d e g e s ti n d e lo s d e c o n s e rv a c i n p re c a u to ria e h is t ric o s . O P la n ific a r lo s re c u rs o s d is p o n ib le s , lo s e s p a c io s y el m o b ilia rio d e lo s a rc h iv o s .

V a lo r a r la d o c u m e n ta c i n y g e n e ra r el C a t lo g o d e D is p o s ic i n D o c u m e n ta l c o m o su p rin c ip a l in s tru m e n to t c n ic o n o e s , e n m o d o a lg u n o, u n a ta re a f c il. Im p lic a , a l ig u a l q u e en e l c a s o d e la c la s ific a c i n a rc h iv s tic a , la p a rtic ip a c i n n o s lo d e lo s a rc h iv is ta s d e u n a in s titu c i n , s in o d e g ru p o s in te rd is c ip lin a rio s a l in te rio r d e la s in s titu c io n e s q u e , en fo rm a c o le g ia d a , e m p re n d a n ta m b i n un p la n d e v a lo ra c i n d o c u m e n ta l a p a rtir d e l c u a l s e d e s a rro lle n lo s c rite rio s , lo s m e c a n is m o s , la s p o ltic a s y lo s in s tru m e n to s d e v a lo ra c i n , c o m o re s u lta d o de un e x h a u s tiv o e s tu d io y a n lis is in s titu c io n a l y d o c u m e n ta l, e s to e s , d e l c o n o c im ie n to q u e s e te n g a d e la s fu n c io n e s y e s tru c tu ra s in s titu c io n a le s y lo s u s o s y c o n d ic io n e s e n la s q u e s e m a n e ja la d o c u m e n ta c i n q u e s ta s p ro d u c e n .

Un plan de valoracin, consecuentemente tendra que considerar los aspectos bsicos siguientes: La formacin de un grupo interdisciplinario de valoracin do cumental, al interior de los comits tcnicos institucionales de Administracin de Documentos en los entes pblicos del Distrito Federal. El desarrollo de un estudio institucional, por parte de este grupo, con el objeto de generar la informacin que permita el anlisis de la normatividad, la reglamentacin interna, los organigramas y funciones y su evolucin en el tiempo, los planes de trabajo, la legislacin y en general toda la documentacin recapitulativa de la institucin que incida sobre los procesos de la gestin institucional y la forma en cmo se documentan los procesos sustantivos y adjetivos de las propias instituciones. El desarrollo de un estudio o diagnstico documental que per mita generar informacin relacionada con los usos y usuarios de la informacin, la frecuencia de consulta y los historiales de acceso y prstamo de expedientes en los archivos, los espacios disponibles para su resguardo, los volmenes, los perodos de la documentacin y los instrumentos tcnicos de que se disponga en ellos, especialmente en materia de dasificacin y descripcin. Todo ello con el objeto de generar criterios y polticas de valoracin y disposicin documental pertinentes e integrales. El diseno y desarrollo de los instrumentos asociados a la valora cin documental. Entre otros, el propio catlogo de disposicin documental, los calendarios de caducidades, los formatos o inventarios de transferencia primaria, secundaria y para la depuracin de documentos sin valor histrico. El diseno, desarrollo y permanente actualizacin de las polti cas, instrucciones y procedimientos para la valoracin y la dis posicin documental, todo lo cual debe quedar integrado en un manual de valoracin documental que se constituya como la fuente de normatividad en la materia a escala institucional. En el catlogo de disposicin documental se establecern los valores primarios, los plazos de conservacin y las vigencias asociadas a la informacin archivstica

De conformidad con lo anterior, en los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, la valoracin documental ha quedado descrita de la siguiente manera: Artculo 38. La valoracin documental es el proceso de anlisis mediante el cual se determinan los valores primarios o secundarios de los documentos. El valor documental es la condicin que guardan los documen tos de archivo, la cual les confiere caractersticas administrati vas, legales y fiscales en los archivos de trmite o concentracin (valores primarios) o bien, evidenciales, testimoniales e informativos, que determinan su conservacin permanente en un archivo histrico (valores secundarios). La valoracin de do cumentos permite determinar los plazos de guarda o vigencias de los documentos dentro del Sistema, as como determinar su disposicin documental. El catlogo de disposicin documental, en consecuencia y como resultado de los procesos de valoracin, se concibe como el instru mento en el que se establecern los valores primarios, los plazos de conservacin y las vigencias asociadas a la informacin archivstica, as como las acciones de disposicin que corresponda a todas las se ries documentales y los expedientes asociados a ellas, dentro de un Sistema Institucional de Archivos. Adicionalmente y en concordancia con la Ley de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal y los Lineamientos Generales en Mate ria de Archivos del Distrito Federal derivados de sta, en los catlogos de disposicin documental que emitan los entes pblicos del Distrito Fe deral deber agregarse la informacin relativa a las caractersticas de la documentacin como informacin pblica o, en su caso, restringida en su modalidad de reservada o confidencial y los plazos de reserva que de conformidad con la Legislacin vigente se hayan determinando en cada ente pblico. De este modo, la informacin asociada a los catlogos de disposicin documental, de acuerdo con el Artculo 51 de los Lineamien tos considera el registro de los siguientes campos:

[ l20

Encabezado del Catlogo con el logotipo institucional, nombre del Ente Pblico y nombre del instrumento, esto es, Catlogo de Disposicin Documental, as como el nmero total de fojas que lo integran; Ano y, en su caso, clave del formato del Catlogo; El contenido del Catlogo deber integrarse con columnas en las que se describir al menos la siguiente informacin: a) Clave de la serie documental que se relaciona en el Catlogo; b) Denominacin de la Serie; c) Tipos de documentos de archivo que integran a los expedientes de la serie; d) Valoracin de los documentos de archivo: Adminis trativa, legal y fiscal; e) Vigencia o plazos de retencin de los expedientes asociados a cada una de las series que se describen en el Catlogo: vigencia en el Archivo de Trmite y en el Archivo de Concentracin; f) Disposicin Documental, destinada a describir el destino final de los documentos de archivo al trmi no de su vigencia: 1) Carcter de la informacin asociada a los ex pedientes de la Serie como informacin p blica o de acceso restringido; 2) Plazo de reserva, en su caso. As, cada una de las series y, consecuentemente, de los expedien tes que las constituyen, tiene marcada, por as decirlo, su historia ins titucional, esto es, su ciclo vital, en virtud de que desde su origen se podr saber si los expedientes se integrarn, al trmino de su ciclo, al archivo histrico de la institucin, o si podrn depurarse, con arreglo a las disposiciones contenidas en el propio catlogo y de conformidad con el mecanismo que la instancia correspondiente para los entes

pblicos del Distrito Federal tenga establecido para operar oficialmente las depuraciones de archivos vencidos. En la prctica archivstica cotidiana, el uso constante del catlo go de disposicin documental es relativamente sencillo. Sin embar go, para su correcta utilizacin como instrumento de trabajo eficiente en los archivos de un sistema institucional, se basa en una serie de condiciones esenciales que hay que tener en consideracin, a efecto de no sobresaturar los espacios de archivo, mantener actualizada la informacin de los mismos y provocar la circulacin adecuada de los expedientes que estos resguarden. Las enumeramos a continuacin: O Primero.- Tener los expedientes de los archivos de trmite ca balmente clasificados. Esto es: identificados, agrupados, codifi cados y sistematizados. O Segundo.- Tener descritos y en inventarios normalizados los expedientes de cada archivo, con el objeto de reconocer sus caractersticas, ubicacin, perodo y volumen, as como mantenerlos actualizados. O Tercero.- Conocer con precisin los plazos de retencin o prescripcin de las series documentales que se manejen en los en tes pblicos del Distrito Federal. O Cuarto.- Mantener en buen estado de conservacin los expe dientes en cada archivo de trmite y en el archivo de concentracin de cada ente pblico. O Quinto.- Revisar peridicamente el catlogo para elaborar, con base en l, los calendarios de caducidades de los expedientes que se manejen en los diversos archivos de las instituciones pblicas. En resumen, contar con este instrumento permite a las instituciones establecer un flujo constante de su informacin archivstica, tener un mejor control de su informacin documental, identificar los testimonios histricos que produzcan las instituciones, as como depurar documentacin irrelevante, conforme a la legislacin y normatividad contenida en los artculos 40, 41 y 42 de los Lineamientos Generales en Materia

Los archivos tienden a padecer una serie de enfermedades que ponen en riesgo la preservacin a largo plazo de la informacin que contienen

de Archivos del Distrito Federal. As se mantendr una sana distribucin y uso de los espacios para el almacenamiento de expedientes en los archivos de un sistema institucional.
Tema 5. Conservacin, preservacin y

d if

USIN ARCHIVSTICA

La conservacin y preservacin documental constituyen un proceso de singular relevancia para la Administracin de Documentos. Teniendo en cuenta que los archivos se encuentren clasificados, descritos y valorados, y que su uso bajo esas condiciones puede potenciarse tanto a nivel institucional como social, su proteccin como recurso para la administracin y como patrimonio histrico resulta fundamental. De ah la necesidad primaria de conservar y preservar la informacin archivstica en las mejores condiciones de uso al paso del tiempo, y la necesidad complementaria de difundir la valiosa informacin contenida en los archivos de las administraciones pblicas, en nuestro caso par ticularmente la del Distrito Federal. Por razones diversas los archivos tienden a padecer una serie de enfermedades que ponen en riesgo la preservacin a largo plazo de la informacin que contienen. El uso constante de la informacin docu mental y la ausencia de medidas integrales para su proteccin fsica y tcnica provocan graves riesgos de prdida de la informacin, y, consecuentemente, de la memoria institucional. En tal situacin se encuentran tanto los archivos tradicionales, que resguardan la documentacin en el soporte papel, como los asociados a la informacin electrnica, tan en boga en los inicios del siglo XXI. La escasez de recursos, la falta de espacios, la ausencia de edificaciones apropiadas para el almacenamiento de archivos, el uso de mobiliario inapropiado para la conservacin de documentos, la ausen cia casi absoluta de medidas para la incorporacin razonada de equipo tcnico y de seguridad, as como las psimas condiciones ambientales en las que se resguardan masas de documentos sin orden alguno, ponen en riesgo a la documentacin de una manera escandalosa, au mentando la posibilidad de graves siniestros en los archivos.

Adoptar medidas de prevencin para proteger la informacin archivstica no resulta ocioso en el marco de la Administracin de Documentos

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En tal virtud, adoptar medidas de prevencin para la proteccin de la informacin archivistica no resulta ocioso en el marco de la Administracin de Documentos, dado el inters de esta disciplina no slo por el desarrollo tcnico de la archivistica, sino por el mejoramiento de los recursos y tecnologias que deben destinarse para el manejo de la informacin documental en las diversas etapas de su ciclo vital. En este marco, la conservacin de documentos se considera no nicamente como un proceso tcnico asociado a la restauracin fisica de la documentacin (que de suyo padece grandes problemas ante las caracteristicas biolgicas y quimicas del soporte papel), sino que tambin pone su atencin en el entorno institucional de las administraciones pblicas donde se producen, resguardan y controlan los docu mentos de archivo. Sin olvidar que se caracterizan por el abandono de politicas pblicas, el desdn por la actividad archivistica y la incuria con que se acta en la proteccin del patrimonio documental. La conservacin y preservacin de la informacin archivistica se concibe entonces no slo como una medida tcnica curativa, sino como un proceso preventivo que evite, o al menos disminuya, el riesgo y los siniestros que puedan afectar a la documentacin en tanto recurso de gestin y memoria institucional y social. Establecer en las instituciones pblicas del Distrito Federal un plan de conservacin, preservacin y difusin de la informacin archivistica forma parte tambin de una politica integral de Administracin de Do cumentos. Su finalidad es prevenir y cuidar la documentacin a lo largo de su ciclo vital, asi como de restaurar aquella que se haya danado por el paso del tiempo, por las condiciones de operacin de los archivos, por la escasez de recursos adecuados y por la propia naturaleza de los soportes documentales. Las tcnicas de conservacin, restauracin y preservacin de do cumentos de archivo han avanzado notablemente en las ltimas dca das. Se conoce bien a los agentes de deterioro de la documentacin, tanto como las tcnicas y tecnologias que permiten combatirlos. Por ello resulta esencial que el Archivista conozca con suficiencia los riesgos que pueden enfrentarse en esta materia, asi como que sea capaz (con la ayuda de los profesionales de la conservacin y la restauracin)

de disenar, desarrollar e instrumentar acciones preventivas para el cui dado de la informacin archivstica. Ms all de las habitualmente malas condiciones institucionales en que se resguarda a los archivos, y lo inadecuado de los recursos que se destinan a ellos para su conservacin, los principales agentes de deterioro de los documentos tienen que ver, entre otros, con los siguientes fenmenos: La acidez del soporte papel, que proviene de sus procesos de fabricacin, de la contaminacin ambiental, de la accin de hongos y bacterias, de las tintas y los procesos oxidativos de grapas, clips metlicos y cin tas adhesivas. El calor, que acelera los procesos de degradacin del papel.
Humedad

Manipulacin

La humedad, que afec ta a las tintas y la flexibilidad del papel.

P rincipales agentes de deterioro documental

La Luz, natural o artificial, que dana severamente al papel, blanquendolo o volvindolo quebradizo. La manipulacin constante de los documentos por parte de sus usuarios, que contaminan al papel y, eventualmente, son contaminados por ste. Los insectos, como el pescado de plata, la polilla, termitas y otros que se nutren del propio papel, as como los roedores.

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En el cuadro 10 se destacan los principales agentes de deterioro que afectan a los documentos de archivo, asi como las opciones de conservacin que los especialistas recomiendan para combatirlos adecuadamente.

Los archivos de las administraciones pblicas con frecuencia se depositan en lugares que no renen buenas condiciones ambientales para su conservacin. Visite los archivos de su institucin y certifique si por esa causa han sufrido algn deterioro que los ponga en riesgo. De ser el caso sugiera recomendaciones para evitar la prdida de la informacin que contienen.

CUADRO 10 I AlGUNOS AGENTES DE DETERIORO Y OPCIONES DE CON SERVACIN DE LO DOCUM S ENTOS

A g e n t e s de d e t e r io r o O p c io n e s de C o n s e r v a c i n

a) Acidificacin natural del papel y derivada de cajas, guardas, sobres, flderes y adhesivos cidos

Desacidificar el papel con un bano alcalino Utilizar materiales CALIDAD AR CHIVO con reserva alcalina en combinacin con un deshumidificante Utilizar adhesivos libres de cido Elegir un sitio fresco y seco para el Archivo Climatizar un espacio para con trolar Temperatura y HR Utilizar empaques plsticos con calidad de archivo con al gn deshumidificante

b) Altos ndices de tem pe ratura y humedad rela tiva (25 C en adelante y ms de 60% de HR) Rango ideal 18 a 22 C y 45 a 55% de HR

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A g e n t e s de d e t e r io r o

OPCIONES DE CONSERVACIN

c) Ataque de insectos biblifagos d) Cambios bruscos de tem peratura y humedad

Fumigar los acervos No ubicar el Archivo en lu gares expuestos Colocar filtros UV en ventanas y vitrinas de exhibicin, as como en las lmparas fluorescentes Instalar un sistema de iluminacin especial Utilizar guardas, sobres, flderes y cajas Instalar filtros especiales y purificadores de aire

e) Radiacin UV provenien te del Sol y de la iluminacin fluorescente

f) Polvo, partculas pesa das y gases oxidantes presentes en atmsferas contaminadas

Cuadro tomado en forma parcial del M anual bsico para la conservacin de archivos. M ijares Carlos, et al. C ua de rnos del archivista 1a. Edicin A G N , 2006 M xico. p.17.

Un plan de conservacin, consecuentemente, debe integrarse a partir del conocimiento preciso que se tenga tanto de las condiciones institucionales que afectan a los archivos, como de los fenmenos que se citan en el cuadro 10. Esto implica formular el plan de referencia tomando en consideracin los aspectos siguientes: Levantar un diagnstico institucional de los depsitos de archivo, enfatizando sus condiciones ambientales, espacios, luz, humedad, recursos de conservacin destinados a ellos y capacitacin del personal. Proponer las estrategias de actuacin que resulten necesarias, derivadas del anlisis de la informacin que se recabe en el diagnstico. Instrumentar medidas curativas de acervos danados por cualquiera de los fenmenos fsicos, qumicos o biolgicos que hayan puesto en riesgo a los archivos.

La conservacin y preservacin de la informacin archivstica es un proceso preventivo que evita el riesgo y los siniestros que puedan afectar a la documentacin

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Un plan de conservacin debe integrarse a partir del conocimiento preciso de las condiciones institucionales que afectan a los archivos

E s ta b le c e r u n a s e rie d e p o litic a s in s titu c io n a le s d e c a r c te r p re v e n tiv o p a ra la o rg a n iz a c i n , g u a rd a , c o n s e rv a c i n y p re s e rv a c i n d e la in fo rm a c i n a rc h iv is tic a , e s p e c ia lm e n te e n lo to c a n te a e s p a c io s , m o b ilia rio y e q u ip o y c o n d ic io n e s a m b ie n ta le s d e lo s a rc h iv o s . O A s ig n a r re c u rs o s s u fic ie n te s , a d e c u a d o s y n e c e s a rio s p a ra la c o n s e rv a c i n d e lo s a rc h iv o s en la s d is tin ta s e ta p a s d e l c ic lo v ita l d e la d o c u m e n ta c i n . O C o n s id e r a r el u s o d e te c n o lo g ia s en la tra n s m is i n d e la in fo r m a c i n y el a c c e s o a lo s a rc h iv o s q u e p e rm ita p ro te g e r, d e s d e s u o rig e n , la d o c u m e n ta c i n d e lo s p ro c e s o s d e g e s ti n , a s i c o m o , e n s u c a s o , la m ig ra c i n o rd e n a d a y ra c io n a l d e la in fo r m a c i n a rc h iv is tic a d e v a lo r p e rm a n e n te d e l s o p o rte p a p e l al s o p o rte d e m ic ro film o d ig ita l.

L a s a n a c o n s e rv a c i n d e la in fo rm a c i n a rc h iv is tic a p e rm itir e s ta b le c e r m e d id a s q u e fo m e n te n la d ifu s i n d e lo s a rc h iv o s . E n e llo s s e re s g u a rd a d o c u m e n ta c i n m u y v a lio s a s o b re el c u rs o c o tid ia n o de lo s a c o n te c im ie n to s p b lic o s , in fo rm a c i n g u b e rn a m e n ta l q u e in c id e y a fe c ta e n fo rm a d ire c ta a lo s c iu d a d a n o s . L a d ifu s i n d e l c o n te n id o d e lo s a rc h iv o s y el c o n o c im ie n to s o c ia l de lo s m is m o s d e b e c o n c e n tra rs e e n e l d is e n o d e p o litic a s y a c c io n e s d e d ifu s i n , c o n un c a r c te r e q u ita tiv o e in c lu y e n te . D e b e n d e s ta c a r a d e m s la im p o rta n c ia q u e lo s a rc h iv o s tie n e n c o m o m e m o ria in s titu c io n a l, c o m o in s tru m e n to d e g e s ti n y c o m o in fo rm a c i n a la q u e s e p u e d e a c c e d e r s o c ia lm e n te p a ra fo m e n ta r e l d e re c h o a la in fo rm a c i n , el c o n o c i m ie n to d e lo s a c to s p b lic o s , la re n d ic i n d e c u e n ta s y la tra n s p a re n c ia d e la a c c i n g u b e rn a m e n ta l. T o d o e llo in flu ir e n el m e jo ra m ie n to d e la v id a d e m o c r tic a d e M x ic o y, e s p e c ia lm e n te , d e l D is trito F e d e ra l. L a d ifu s i n d e lo s a rc h iv o s d e b e re a liz a rs e n o s lo c o m o un a c to d e c a r c te r c u ltu ra l p a ra d a r a c o n o c e r s o c ia lm e n te lo s a c o n te c im ie n to s h is t ric o s , s in o p a ra fo m e n ta r u n a a c c i n c iu d a d a n a p a rtic ip a tiv a e in fo rm a d a d e la s d e c is io n e s g u b e rn a m e n ta le s . L a d ifu s i n d e l c o n te n id o d e lo s a rc h iv o s d e b e c o n s id e ra rs e a s i u n a o b lig a c i n ju rid ic a , u n a o b lig a c i n d e g o b ie rn o .

Adoptar medidas en el marco de un Sistema Institucional de Archivos para la difusin de los archivos puede contribuir a su desarrollo como sistema de informacin y como elemento central de gobernabilidad democrtica. Un plan de difusin archivstica tendra por tanto que considerar acciones como las siguientes: Difundir, mediante el establecimiento de un registro central, la normatividad archivstica de las instituciones pblicas. Difundir los instrumentos descriptivos y de control que las instituciones formulen para facilitar el acceso a la informacin archivstica. Promover el acceso pblico a la informacin de gestin, semiactiva e histrica de las instituciones. Propiciar la organizacin de ac tos, congresos, seminarios, cur sos, mesas redondas y eventos de divulgacin que den a conocer la importancia de los archivos como instrumento de gestin, como memoria institucional y como elemento de transparencia y rendicin de cuentas.
Promover la formacin y la divulgacin

Difundir los instrumentos descriptivos

Promover el acceso pblico a la informacin

Promover exposiciones de valor histrico

Instrumentos de un plan de difusin archivstica

Fomentar la realizacin de exposiciones de materiales docu mentales con valor histrico. Fomentar el desarrollo de estudios e investigaciones con base en las fuentes primarias de archivos y promover su amplia difusin.

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De conformidad con lo visto en el presente mdulo, el uso social de los archivos pasa tanto por la construccin de los sistemas institucionales de archivos como por la ejecucin eficiente de los procesos archivsticos descritos. En ambos casos han de considerarse tanto la produccin como la integracin de la informacin archivstica, su clasificacin, descripcin y valoracin, especialmente a travs de acciones de difusin permanentes que destaquen la importancia institucional y social de los archivos pblicos. Los procesos archivsticos descritos en el presente mdulo tienen una vinculacin natural, si vale el trmino. Se influyen recprocamente y, por tanto, no pueden formularse sino como partes integradas a un plan de accin general fundamentado en la Administracin de Docu mentos como paradigma terico, metodolgico e instrumental.

La difusin del contenido de los archivos y el conocimiento social de los mismos debe concentrarse en el diseno de polticas y acciones de difusin, con un carcter equitativo e incluyente

jl3 |

SiNTESIS

A lo largo del presente mdulo se ha enfatizado la naturaleza de los principales procesos archivsticos que se llevan a cabo a lo largo del ciclo vital de los documentos. He mos estudiado la influencia recproca que hay entre ellos y repasado los principales mtodos e instrumentos que generan para la correcta administracin de la informacin archivstica y la necesaria conduccin de los mismos en un entorno institucional ms apropiado, dado a partir de la operacin de los archivos como sistema institucional. Los problemas en la produccin de documentos, cuyos efectos resulta necesario inhibir al tiempo que se combaten sus causas, as como el anlisis de los aspectos que condicionan la correcta identificacin y agrupacin de la informacin archivstica, permitirn mejorar su administra cin y disenar instrumentos ms eficaces de control do cumental. Reconocer ese circuito de asociaciones sucesivas de la informacin es bsico para, desde su origen, poder darle un tratamiento efectivo a la informacin documental. Parte esencial de estos esfuerzos lo constituye el diseno y desarrollo de un sistema estandarizado de clasificacin archivstica. El sistema de clasificacin puede considerarse como una accin de gran complejidad, influyente de manera decisiva en el desarrollo de una nueva concepcin de los archivos al interior de la administracin, por lo que su elaboracin requiere de la participacin no slo de archivistas, sino de administradores, en un esfuerzo de convergencia que har posible el mejor manejo de los archivos pblicos. Por su parte, la descripcin de archivos se caracteriza como un esfuerzo intelectual que permite vincular a los archivos con sus usuarios. La evolucin en los mtodos y

(131)

tcnicas de los procesos de descripcin y los instrumentos que a partir de ellos se generan, ha sido muy dinmica, al grado que en esta materia se han alcanzado importantes acuerdos metodolgicos a nivel mundial, especialmente con la puesta en marcha de la Norma General Interna cional de Descripcin Archivstica ISAD (G) en la que se establece un conjunto de criterios y campos esenciales de los procesos descriptivos en forma estandarizada, que han permitido vincular especialmente a los archivos hist ricos a escala internacional. Por su parte, la valoracin documental constituye la piedra de toque de la Administracin de Documentos, pues a partir de ella, la ciencia archivstica encuentra nuevos cauces, dando una dimensin prospectiva al trabajo de los archivos. La valoracin de documentos y los usos diferenciados de los mismos a lo largo del ciclo vital permiten fijar (con arreglo a estudios institucionales y documentales, cuyo desarrollo debe realizarse por grupos interdisciplinarios) las vigencias asociadas a la informacin archivstica, sus plazos de retencin en un sistema institucional de archi vos y, sobre todo, la posibilidad de seleccionar documentacin histrica, descartando la documentacin que no posea valores secundarios. La valoracin permite el ejercicio prctico, instrumen tal, del ciclo vital de los documentos, revela las jerarquas de la informacin documental, as como la posibilidad de disenar, desarrollar y mantener actualizados una serie de instrumentos tcnicos que normalizan la circulacin de la informacin archivstica, su manejo diferenciado y su des tino final como memoria histrica, especialmente ante el diseno y uso archivstico del llamado Catlogo de Disposicin Documental.

J 32

Finalmente, la conservacin de la informacin archi vstica, tanto desde un punto de vista curativo como sobre todo preventivo, implica reconocer un proceso que requiere de la inversin inteligente de recursos apropiados para la preservacin de los archivos en el largo plazo, pero tambin considerar a las tcnicas de conservacin como una obligatoriedad jurdica frente a los graves problemas que en la actualidad revela el manejo de los archivos p blicos desde que stos se producen y a lo largo de su ciclo vital. El reconocimiento de los agentes de deterioro y las tc nicas y tecnologas que se han desarrollado notablemente en las ltimas dcadas para combatirlos, as como el establecimiento de planes de conservacin integralmente planteados, revelan la necesidad de que los archivistas asuman compromisos de cooperacin interdisciplinaria en beneficio de la proteccin fsica y tcnica de los documentos. Fomentar por su parte el desarrollo de programas que difundan la importancia de los archivos como herramienta de gestin, memoria institucional y recurso para una nueva cultura de transparencia, representa tambin un es fuerzo que compete tanto a los productores y usuarios de los archivos, como a los administradores de los mismos.

AUTOEVALUACIN

A utoevaluacin

Cuestionario sobre los contenidos generales del mdulo tres, Los Procesos documentales y archivsticos: concepto, mtodo e instrumentos. 1. Mencione dos polticas para inhibir la produccin excesiva de documentos en las instituciones. Escoja una opcin: A. Redisenar procesos de gestin e introducir medidas de simplificacin administrativa. B. Mejorar los criterios de conservacin de documentos y adminis trar los recursos archivsticos. C. Formular un catlogo de disposicin documental y mejorar la descripcin de archivos. 2. Senale qu implica la agrupacin de la informacin archivstica. Escoja una opcin: A. Elaborar el cuadro de dasificacin archivstica. B. La formacin de expedientes, series y archivos. C. Formular los instrumentos de descripcin archivstica. 3. Qu es la clasificacin? Elija una opcin: A. Ordenacin de los expedientes de un archivo. B. La valoracin de los documentos. C. La identificacin, agrupacin y codificacin de la informacin ar chivstica.

134

4. Son componentes de un sistema de clasificacin archivstica. Escoja una opcin: A. La Norma ISAD (G). B. La tabla de determinantes de oficina, el catlogo de series docu mentales, el cuadro de clasificacin. C. El catlogo de disposicin documental. 5. L a ordenacin es igual a la clasificacin archivstica? A. Falso. B. Verdadero. 6. tQ u implica un plan de clasificacin archivstica? Escoja una opcin: A. Reclasificar los expedientes de un archivo. B. Valorar la documentacin de un archivo. C. Desarrollar un estudio documental e institucional. 7. La descripcin de archivos genera los siguientes instrumentos descriptivos. Escoja una opcin: A. Un plan de clasificacin. B. Inventarios, catlogos y guas. C. Catlogo de disposicin documental. B. Qu puede ser una unidad de descripcin? Escoja una opcin: A. Un expediente. B. Un inventario. C. Un cuadro de clasificacin archivstica.

> C
H O

m V A c A

9. Indique el propsito de la descripcin de archivos. Escoja una opcin:

o
< D < > LU O H D

A. Valorar la documentacin. B. Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos. C. Formular un plan de descripcin. 10. Los documentos pueden tener los siguientes valores. Escoja una opcin: A. Primarios y secundarios. B. Registrales. C. Sustantivos. 11. ^Cmo son los valores primarios? Escoja una opcin: A. Administrativos, legales y fiscales. B. Evidenciales, testimoniales e informativos. C. Secundarios. 12. ^Qu permite la valoracin documental? Escoja una opcin: A. Introducir tecnologas de gestin de documentos. B. Seleccionar documentos histricos y depurar documentos sin va lor secundario. C. Elaborar una gua de archivos.

<

AUTOEVALUACIN

13. ^Qu es el catlogo de disposicin documental? Escoja una opcin: A. Instrumento para asignar valores, plazos de conservacin y defi nir el destino de los documentos. B. Instrumento para identificar, agrupar y sistematizar la informacin archivstica. C. Instrumento de descripcin de una serie documental. 14. quin corresponde valorar la documentacin en un ente pblico? Escoja una opcin: A. A los archivistas de la institucin. B. A un grupo interdisciplinario de valoracin. C. A los jefes. 15. ^Cules son los principales agentes de deterioro de los docu mentos? Escoja una opcin: A. La explosin documental. B. La falta de recursos humanos. C. La acidez, el calor, la humedad, la luz y los insectos. 16. ^En qu rango se ubican la temperatura y humedad ideales de un depsito de archivo? Escoja una opcin: A. 18 A 22 de temperatura y de 45 a 55 de HR. B. 27 A 37 de temperatura y de 85 a 100 de HR. C. 10 A 12 de temperatura y de 20 a 22 de HR.

137

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138)

Archivos electrnicos y automatizacin de la gestin documental

dulocuatro

T e m a r io

1. Dilemas de la informacin electrnica y SU M EJOA C IV T O AN R H S 1C 2. Programas para la automatizacin y D ITA C N D A C IV S IG LIZA I E R H O 3. Preservacin a largo plazo de
la informacin electrnica

4. Normas internacionales para el

MANEJO DE LOS ARCHIVOS ELECTRNICOS

I n t r o d u c c i n

a incorporacin incesante de nuevas tecnologias de la informacin y comunicacin (TIC) en las administraciones pblicas constituye una realidad incuestionable que habr de incrementarse en forma ex ponencial en los prximos anos.

En el afn por convertir a la llamada sociedad de la informacin en una verdadera sociedad del conocimiento hay una multiplicidad de aspectos que cuestionan la capacidad de los archivos para responder eficien temente a los retos que impone la realidad tecnolgica. Esta situacin se debe principalmente al rezago de los mismos archivos como sistemas de informacin. Entre esos aspectos podemos mencionar los siguientes: La produccin y uso de informacin electrnica y multimedia. La digitalizacin de imgenes. El desarrollo de poderosas bases de datos y aplicaciones automatizadas para el desempeno de procesos administrativos. La irrupcin y manejo de nuevos soportes, estndares y metodologias centrados en novedosas estrategias de gobierno en la era electrnica.

Mapa conceptual: M dulo cuatro

La incorporacin y uso de tecnologias de la informacin aplicadas al universo de los archivos no ha estado exenta de riesgos. Principal mente porque suele llevarse a cabo sin una visin integral y sin me didas de planeacin ordenada, lo que plantea serios dilemas para su uso eficiente en la gestin documental. Estos dilemas de no mediar un desarrollo normativo inteligente en este campo pueden contribuir tarde o temprano al colapso de los archivos como sistema de infor macin. Peor an, si a su vez no se aplica un tratamiento archivistico

eficaz para la informacin electrnica (que permita su adecuado con trol y administracin) pueden propiciar especialmente el colapso de la propia informacin no custodial o virtual. Son muchas las circunstancias y aspectos que han impedido en nuestro pais el diseno de politicas pblicas en la materia, asi como la produccin de mtodos, tcnicas y estndares normalizados para el manejo archivistico de la informacin electrnica. Entre otras: 1. Las hipotticas e improbables oficinas sin papel. 2. La digitalizacin de documentos como respuesta mgica al ma nejo de la informacin archivistica. S. La incorporacin coyuntural de programas y adquisicin de equipos para la automatizacin de archivos. 4. El desorden que prevalece en la generacin de informacin electrnica dentro de las administraciones pblicas. 5. La pretensin de sustituir a los documentos de archivo registra dos en el soporte papel por documentos electrnicos o digitales, muchos de los cuales an no han alcanzando la categoria de documento de archivo. Dichos aspectos se combinan con otra gran causal: la acelerada evolucin de las tecnologias de la informacin, que plantea retos im portantes para el control de la informacin electrnica, su uso y conservacin como herramienta de gestin y, sobre todo, como memoria de largo plazo. En materia de administracin de la informacin electrnica se ha obtenido poco de las experiencias internacionales, que con frecuencia no necesariamente pueden compaginarse o adaptarse fcilmente a nuestras realidades. Ocurre asi porque la masa critica desarrollada sistemticamente en este campo corresponde a experiencias de admi nistraciones pblicas de tradicin anglosajona. Sin embargo, el reconocimiento de estos esfuerzos y el incremento en el desarrollo de investigaciones en la materia podrn contribuir a enfrentar los problemas que en los tiempos actuales prevalecen en el manejo de la informacin electrnica, desde la ptica de su control archivistico.

Por lo anterior, en el presente mdulo se destacan tres aspectos: Algunos aspectos bsicos presentes en los dilemas que plantea el tratamiento archivstico de la informacin electrnica. La necesidad de incorporar medidas razonables para la incorporacin de tecnologias apropiadas para los archivos. El reconocimiento de los aspectos esenciales necesarios para desarrollar una estrategia unificada de atencin a los problemas prevalecientes en la produccin, control y uso de la informacin electrnica dentro de los entes pblicos del Distrito Federal. Para desahogar los contenidos del presente mdulo se abordarn los siguientes temas: 1. Dilemas de la informacin electrnica y su manejo archivstico. 2. Programas para la automatizacin y digitalizacin de archivos. 3. Preservacin a largo plazo de la informacin electrnica. 4. Normas internacionales para el manejo de los archivos elec trnicos.
O bjetivos del mdulo

Al finalizar el mdulo los participantes podrn: Reconocer los principales problemas y dilemas que prevalecen en la produccin, uso y control de informacin electrnica y su manejo archivstico. Destacar la importancia de introducir tecnologias de la informa cin aplicadas al universo de los sistemas institucionales de ar chivos, de una manera planificada y razonada. Reconocer las tendencias principales que se han desarrollado para la gestin de documentos electrnicos. Promover la generacin de polticas pblicas y el desarrollo de normatividad y estndares unificados para la gestin archivstica de la informacin electrnica.

T ema 1. D ilemas de la informacin electrnica y su manejo

ARCHIVSTICO

La introduccin de tecnologias de la informacin en el universo de los archivos ha tenido un fuerte impacto en la evolucin de la administracin de documentos, tanto desde un punto de vista terico y metodol gico como instrumental. Los conceptos e incluso los principios bsicos de la archivistica se han visto cuestionados ante las nuevas realidades impuestas por la revolucin tecnolgica. En efecto, sin ser conclusivos, los especialistas han acordado que la gestin de documentos electrnicos impone retos al tratamiento tra dicional de la informacin archivistica y a los principios esenciales en los que sta se sustenta. Por ejemplo:

El principio de procedencia y orden original. La integridad y el respeto por los fondos. La naturaleza expedientable y seriada de la documentacin ar chivistica. Los conceptos de productor, usos y usuarios de los archivos. El concepto de ciclo vital de los documentos, que en la era elec trnica adquiere un significado mucho ms amplio y comprehensivo.

La irrupcin de la era digital ha supuesto, en resumen, el desarrollo de nuevos modelos y retos para los archivos, en tanto conjuntos orgnicos y organizados de informacin y tambin para el desempeno profesional de la actividad archivistica, enfrentndola y, con frecuencia, confrontndola con realidades que hacen obligatorio tambin el replanteamiento de sus horizontes y fronteras. Estas nuevas realidades plantean algunos dilemas para las administraciones pblicas y, en consecuencia, para los archivos, que resul ta necesario resolver de forma inteligente, fundamentalmente en los siguientes aspectos:

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 El tratamiento archivstico de la informacin electrnica. La incorporacin razonada de tecnologias de la informacin en el universo de los archivos. La necesidad de garantizar la produccin y el uso controlado y efi ciente de la informacin electrnica como herramienta de gestin. La necesidad de garantizar la conservacin a largo plazo, como memoria histrica, de la informacin electrnica. El desarrollo normativo y la generacin de metodologias, estndares y estrategias unificadas de administracin de documen tos electrnicos. El establecimiento de sistemas de informacin integrados tecnolgica y juridicamente viables en los que coexistan armnicamente los documentos de archivo tradicionales y los documentos electrnicos como documentos de archivo. Es indudable que la aplicacin de nuevas tecnologias en los procesos de gestin gubernamental ha beneficiado algunos aspectos asociados a las relaciones entre sociedad y gobierno, lo que no est exento de diversos problemas. Entre los beneficios que se destacan para incrementar el uso de informacin electrnica se menciona que sta permite la ampliacin de los usos institucionales de la informacin a sectores ms amplios de la sociedad, redimensionando con ello las caractersticas de la llamada sociedad de la informacin. Este atributo se ha cuestionado, sin em bargo, en virtud de las diferencias econmicas, politicas, culturales y sociales existentes, especialmente en los paises en vias de desarrollo, en relacin con sus posibilidades reales de acceso a la informacin electrnica y la Internet. Por otra parte, se ha dicho que la puesta en marcha de acciones orientadas al mejoramiento de las relaciones entre sociedad y gobierno, en la era electrnica, se facilitan en beneficio de la transparencia y el acceso a la informacin, la rendicin de cuentas y el efecto anticorrupcin que traen consigo, lo que permite sustentar las llamadas nuevas estrategias de gobierno y la ampliacin de la vida democrtica La irrupcin de la era digital ha supuesto el desarrollo de nuevos modelos y retos para los archivos, en tanto conjuntos orgnicos y organizados de informacin

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de los paises. El sistema conocido como Infomex, por ejemplo, es muestra patente de estos propsitos. Desde el punto de vista tcnico, la incorporacin y uso de infor macin electrnica posibilita las relaciones multidisciplinarias entre los profesionales de la informacin. Abre adems nuevos horizontes para la investigacin archivstica, relacionados especficamente con la ampliacin de las tcnicas de descripcin, el estudio de la variedad de morfologias para el registro de informacin y el desarrollo de estndares normalizados para la gestin de documentos electrnicos. Con ello se puede favorecer un manejo ms eficaz de la informacin en las instituciones pblicas. A pesar de sus beneficios, en las administraciones pblicas se enfrentan ya graves problemas derivados de la masiva produccin y uso de informacin electrnica. Sobre ella se han hecho los siguientes cuestionamientos: O El escaso control jerrquico de la informacin electrnica en los procesos de gestin gubernamental, lo que pone en entredicho los esquemas de control de gestin de las instituciones. O La inestabilidad de la informacin electrnica para estructurarse como informacin de valor permanente o histrica. O La grave prdida de informaciones sustantivas, dada la rpida obsolescencia de los soportes, programas y sistemas informti cos y telemticos en los que descansa. O Los serios problemas para el control tcnico de la informacin, especialmente en lo tocante a su autenticidad y seguridad juridica e informtica. O Los altos costos de conservacin y preservacin de la informa cin electrnica si se pretende ir a la par de la evolucin tec nolgica. O La vulnerabilidad y el deterioro de los nuevos soportes docu mentais. O La produccin masiva y dispersa de la informacin, en oposicin a la calidad de la misma. Esto implica disponer de ms

La documentacin y los archivos electrnicos comparten muchas similitudes con la informacin de los archivos convencionales

informacin, vinculada e hipervinculada y, al propio tiempo, carecer de informacin esencial, lo que significa estar tcnicamente desinformados. La documentacin y los archivos electrnicos comparten con la in formacin de los archivos convencionales muchas similitudes. En am bos casos prevalece una masiva generacin de informacin, producida en forma exponencial y frecuentemente descontrolada y anrquica. Entre la cultura de las mil y una copias, propia del soporte papel en las administraciones pblicas y la generacin de millones de correos electrnicos, no hay grandes diferencias. En ambos casos suceden eventos muy similares: Dificultades para localizar la informacin. Incapacidad para integrar los documentos al expediente que eventualmente les corresponde. Insuficientes medidas para la identificacin, agrupacin y sistematizacin en forma seriada de la informacin archivistica. Prdida de informaciones valiosas, dificultades para su almacenamiento y, ms an, para un acceso controlado a sus contenidos. En las dos situaciones es necesario introducir medidas apropiadas de planeacin para la gestin de los documentos, asi como para regu lar su produccin, organizacin, ordenacin, descripcin, acceso, valoracin, conservacin y difusin. En cualquiera de ambos casos puede cuestionarse por igual la utilizacin de la informacin como herramienta de trabajo, como elemento para el ejercicio de la transparencia y como sedimento para la construccin de la memoria histrica de las instituciones. Los dilemas que plantea la generacin y manejo de informacin electrnica imponen la adopcin de medidas emergentes para su regulacin archivstica planificada, considerando la ejecucin de proyectos en los siguientes campos:

 La adopcin de medidas para el tratamiento archivistico de la informacin electrnica en las diversas etapas de su ciclo vital. El diseno de politicas para la planeacin y la organizacin (la clasificacin, ordenacin y descripcin de la informacin elec trnica), asi como para la valoracin, conservacin, difusin y almacenamiento. El anlisis tcnico de los diversos soportes de formato electr nico, de cara a su conservacin y preservacin. La puesta en marcha de ordenamientos juridicos para la utilizacin de la informacin electrnica como documentacin de archivo con fines probatorios. El desarrollo de las tcnicas y estndares necesarios que garanticen la identidad, integridad, autenticidad, fiabilidad, accesibilidad, inalterabilidad y seguridad informtica de la informacin electrnica.

Los dilemas que plantea la generacin y manejo de informacin electrnica imponen la adopcin de medidas emergentes para su regulacin archivstica planificada

Analice usted si la produccin y manejo de informacin electrnica en su institucin estn regulados eficientemen te y, por tanto, puede garantizarse su uso intensivo en el desempeno de las gestiones oficiales de su institucin, as como su conservacin como memoria histrica. Si no fuera el caso, proponga usted a su Coordinacin de Archivos la realizacin de un diagnstico de la situacin que prevalece en esta materia, para la planificacin y el desarrollo de nor mas institucionales que permitan la regulacin archivistica de la informacin electrnica de su entidad.

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T ema 2. P rogramas para la automatizacin y digitalizacin DE ARCHIVOS

El uso de programas para la automatizacin de la gestin documental y la administracin de archivos es cada dia ms frecuente. El manejo y control de la correspondencia, el seguimiento de trmites y la adminis tracin de archivos en forma automatizada dentro de las instituciones pblicas revela el inters por modernizar la administracin de docu mentos. Sin embargo, la sola incorporacin de equipos y el desarrollo de sistemas automatizados no garantizan la eficiencia de los servicios documentales y archivisticos si detrs de la modernizacin tecnolgica no hay una politica previamente disenada en la que se determinen los fines, los usos, las caractersticas y condiciones en las que deben aplicarse los sistemas automatizados. Con frecuencia, el propsito casi nico que est por detrs de estos esfuerzos es evitar el uso de los archivos fisicos, dadas las condicio nes problematizadas en las que stos se encuentran, y con el afn de sustituirlos, tcitamente, por algo que se vea en la pantalla de los computadores personales. La incorporacin de sistemas automatiza dos se encuentra ms al ritmo de la moda que a los requerimientos, expectativas y resultados que se espera obtener de los mismos. Se ha dicho que con la utilizacin de las tecnologias de informacin, se obtienen enormes beneficios. Entre otros, los siguientes: La obtencin de una alta densidad de almacenamiento de la informacin. O El ahorro de espacios de archivo en oficina. O Velocidad y facilidad de acceso a la informacin documental. O La posibilidad de compartir informacin con mltiples usuarios, facilitando el trabajo en grupo. O La proteccin de los registros fisicos tradicionales. O La generacin, amplia difusin y uso de instrumentos de consulta.

Cada da es ms frecuente el uso de programas para la automatizacin de la gestin documental y la administracin de archivos

Un sistema de digitalizacin de imgenes, por ejemplo, ofrece una serie de ventajas, tanto para el almacenamiento ptico o magntico de la informacin, como sobre todo para su control y acceso. Estos siste mas utilizan computadoras personales que operan bajo distintas pla taformas informticas, permitiendo la distribucin de imgenes y texto de documentos capturados en escner con capacidad para digitalizar cientos de pginas en minutos. A ello se adicionan bases de datos para su localizacin, previa indexacin y grabacin de los mismos en discos pticos. Esta grabacin utiliza tanto tecnologias de registro permanen te como regrabables, que permiten escribir y borrar cuantas veces sea necesario un documento. De acuerdo con los especialistas, la revolucin en la tecnologia de la informacin y las comunicaciones ha hecho que los archivistas salgan de sus oficinas de archivos, en vez de esperar pasivamente a que les transfieran los documentos. En este sentido, reconocemos el valor que tiene el uso de tecnologias nuevas, cuya aplicacin, no obstante, debe ser producto del anlisis y la superacin inteligente de los problemas, limitaciones y restricciones que trae consigo su utilizacin, asi como de las propias restricciones, an por superar, de los archivos pblicos en los distintos niveles de gobierno de muchos paises de Amrica Latina. Entre las restricciones que destacariamos como las ms relevan tes, se encuentran las siguientes: Restriccin jurdica.- Hasta ahora la validez legal, esto es, el valor juridico de los documentos en soportes nuevos no se ha determinado con precisin en la legislacin mexicana, salvo para casos excepcionales de ciertos grupos documentales. Restriccin tecnolgica.- Carentes de valor legal, la produccin y uso de tecnologias se ha limitado a su capacidad de almace namiento intensivo de informacin y a su uso restringido a cier tos procesos y flujos de trabajo (workflow) en las administraciones pblicas que incorporan cada vez ms tecnologias de este tipo en un contexto caracterizado por severas restricciones tec nolgicas asociadas a la diversidad de equipos (hardware) con que cuentan, la carencia de redes de comunicacin dedicadas

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a la funcin y manejo de documentos y la heterogeneidad y subutilizacin de las herramientas informticas. Restriccin de aplicaciones.- En este mismo aspecto, puede senalarse que, al ser incorporados sin una revisin rigurosa del contexto en el que habrn de aplicarse, se cuenta con una gran variedad de programas que coexisten en las instituciones para el mismo propsito o, diramos ms exactamente, para la misma pretensin: la sustitucin de archivos fsicos por archivos virtuales. Restriccin presupuestal.- En cuyo caso pueden darse las ms inslitas paradojas en la administracin ya que es comn invertir grandes sumas de dinero en tecnologias destinadas a dormir el sueno de los justos, mientras se carece de los elementos mni mos indispensables para la operacin de archivos, todo ello, en un contexto siempre sujeto a limitaciones presupuestales.

R estricciones al uso de nuevas tecnologas

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El uso de nuevas tecnologas debe ser producto del anlisis y la superacin inteligente de los problemas, limitaciones y restricciones que trae consigo su utilizacin

Restriccin profesional.- Una de las mayores carencias que se padecen es la asociada a la escasa formacin y capacitacin del personal archivstico, ya no digamos en el conocimiento de tecnologas y herramientas nuevas, sino, inclusive, en materia de Administracin de Documentos y gestin de archivos, cuestin que se ha venido revirtiendo con altibajos en los ltimos anos, pero exigente an de programas integrales de desarrollo archivstico en todos los niveles de gobierno. O Restriccin tcnica.- Ms all de los costos, de los equipos y sistemas, del escaso valor jurdico de los documentos en soportes nuevos e incluso tambin de la capacitacin y profesionalizacin del personal archivstico, identificamos un problema an mayor que resulta urgente resolver para equilibrar la utilizacin de tecnologas de la informacin e integrar sistemas de admi nistracin de documentos eficaces. Este problema se asocia con la ausencia de estructuras tcnicas normalizadas para la ejecucin de los procesos archivsticos en cuanto a produccin e integracin de la informacin archivstica, clasificacin y valoracin documentales, y descripcin. Sin ellas cualquier intento de uso y control de la informacin en nuevos soportes documentales puede producir verdaderos antisistemas de informacin, por as llamarlos, as como herramientas y productos incoherentes, incompatibles e incomprensibles, que lejos de propiciar el uso intensivo de la informacin siembran confusin entre los usuarios de archivos fsicos y virtuales. ^Es posible, bajo el contexto de restricciones mencionado pronunciarse a favor del la incorporacin y uso de nuevas tecnologas en el universo de los archivos? Evidentemente s, pero slo si se incorporan bajo las siguientes condiciones: O Primera condicin: Como resultado de una poltica integral de Administracin de Documentos, que site el manejo de tecno logas nuevas como una herramienta y no como un sucedneo de los archivos.

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U Segunda condicin: Como un elemento que presione al es-

tablecimiento de estructuras tcnicas normalizadas, especial mente en y para el manejo de la documentacin activa de las instituciones pblicas.
U Tercera condicin: Como resultado de la revisin crtica de la

labor y el espacio conceptual y operacional de los archivistas y su interactuacin con otros profesionales de la informacin.
U

Cuarta condicin: Como parte de un esfuerzo programtico, que tienda a equilibrar el desarrollo archivstico de las institucio nes y propicie una Cultura de la Informacin documental en su entorno institucional y social. Quinta condicin: Atendiendo primero a la naturaleza archivstica de la informacin documental y su necesaria sistematizacin, antes que a la automatizacin aleatoria de documentos y archivos.

Bajo esa perspectiva la automatizacin d tendr un fuerte impacto en las instituciones, p < bios que promueve en relacin con los usos y bres prevalecientes en la administracin de lc vos. Sera un cambio de cultura institucional qu< aportar enormes benefcios en el manejo de la macin archivstica tradicional y en el uso raci de la informacin electrnica como informac archivstica. Cabe destacar que hoy da gran parte de la i formacin dentro de las instituciones nace ele trnicamente. Por esta razn resulta indispen sable gestionarla y conservarla en medios digitales, muchos de los cuales no pueden migrarse al soporte papel. Ejemplo de ello son la informacin audiovisual y la de las bases de datos de gestin de documentos. Luego entonces, resulta esencial integrar los diversos sistemas de

informacin institucional, con el fin de cohesionar la informacin de gestin y la memoria de las instituciones bajo el diseno de esquemas diferenciados de operacin que permitan la generacin de interfaces para su vinculacin eficaz. La automatizacin de archivos y el uso de tecnologias para la digitalizacin de imgenes (para la generacin de archivos electrnicos o virtuales) deben responder a un diseno conceptual que planifique la introduccin de tecnologias a escala institucional, y que al mismo tiempo permita la integracin de los diversos sistemas de informacin existentes diferenciando los propsitos de cada uno de ellos. En el caso de los sistemas de archivos, un plan de accin de esta naturaleza deberia prever, entre otros, aspectos como los siguientes: La incorporacin de sistemas automatizados para el control del ciclo vital de los documentos de archivo, especialmente a travs del diseno, desarrollo y uso de aplicaciones en bases de datos relacionales, que permitan el seguimiento de los documentos desde su produccin, hasta su destino final, facilitando la circulacin y transferencia de los mismos en las diversas estructuras de un Sistema Institucional de Archivos. El diseno de los mecanismos de control, especialmente en lo to cante a la gestin de la informacin en trmite, con la mira puesta en la generacin de esquemas de comunicacin que eviten la produccin de documentos fisicos (formatos de control de gestin de todos tamanos y colores) para controlar documentos de archivo. Hoy da gran parte de la informacin dentro de las instituciones nace electrnicamente La vinculacin de las unidades de documentacin simple con las unidades de documentacin compuesta a la que se incorporan, esto es, el control de la agrupacin de documentos a sus respectivos expedientes y series. La generacin y actualizacin automatizada de los instrumentos de control archivstico, como el sistema de clasificacin, el esque ma de valoracin y los mecanismos de descripcin archivistica.

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U Controlar y facilitar el acceso a la informacin archivstica en las diversas etapas del ciclo vital, generando historiales de acceso a la informacin archivstica. U Propiciar la incorporacin de estructuras para la digitalizacin de imgenes o la microfilmacin de documentos de archivo, previendo las condiciones de organizacin de la documentacin fsica para facilitar: o La consulta multiusuaria de documentos. o El fomento del trabajo en grupo, conocido como workflow. o La proteccin de los documentos fsicos. o El uso intensivo de la informacin. o La transmisin ordenada de la misma. o Y sobre todo la migracin de la informacin del soporte papel al soporte digital que se encuentre en riesgo de prdida, o bien para su conservacin como informacin de valor permanente, una vez que hayan prescrito los valores primarios de la documentacin a digitalizar. Como puede observarse, la revisin del contexto en el que debe incorporarse cualquier esfuerzo de modernizacin tecnolgica para los archivos, requiere de la formulacin de diagnsticos previos y de con diciones de operacin archivstica plenamente normalizadas, especial mente en lo tocante al desempeno de los procesos archivsticos y los instrumentos de control con los que se acompanan. Automatizar la gestin documental sin una previa organizacin y sistematizacin de las funciones archivsticas puede traer consi go muchos ms problemas de los que la modernizacin tecnolgica pensaba resolver. De ah la necesidad de planificar acuciosamente cualquier intento de incorporacin de tecnologas slo como producto de la moda. Por lo tanto, la planificacin ordenada para la incorporacin de tec nologas en el universo archivstico debe ser resultado tambin de la Resulta esencial integrar los diversos sistemas de informacin institucional, para cohesionar la informacin de gestin y la memoria de las instituciones bajo el diseho de esquemas diferenciados de operacin

actuacin multidisciplinaria de las instituciones. Para ello cobra una importancia capital la integracin de los comits institucionales de Administracin de Documentos dentro de los entes pblicos del Distrito Federal.
T ema 3. P reservacin a largo plazo de la informacin ELECTRNICA

Diversos especialistas en el campo de la informacin electrnica se preguntan an si sta en realidad se utiliza eficazmente como herramienta para el desempeno de los procesos de gestin gubernamental. Algunos incluso consideran que no es lo mismo gestionar datos y do cumentos tratados individualizadamente, que informacin cohesionada y sistemtica, cuya generacin responda a los requisitos de haber sido producida por estructuras organizacionales con funciones adquiridas por mandato jurdico, como ocurre con la informacin archivstica tradicional.
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La informacin que nace en forma electrnica con frecuencia se genera para propsitos muy especficos. Por ejemplo: para la atencin de algunos trmites previamente estandarizados y normalizados, que no requieren de procesos deliberativos o toma de decisiones complejas. Esto facilita el uso de la informacin asociada a dichos trmites en forma virtual, utilizando para ello las redes de comunicacin interna de las instituciones (intranets) o bien mediante el uso de la Internet. Tal es el caso de diversos trmites a los que se puede acceder desde los portales de Internet de las instituciones, mantenidos electrnicamente en poderosas bases de datos que requieren de un tratamiento informtico constante para su actualizacin y el resguardo de la informa cin ya gestionada.

U n DOCUMENTO VIRTUAL PUEDE PERDERSE SI N SE IM O PRIM O SE GRABA E

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La informacin electrnica es tambin con frecuencia manejada como informacin accesoria o adjetiva, gestionada a partir de las comunicaciones establecidas a travs de correos electrnicos, que adems de carecer de formalidad institucional y valor jurdico, no necesariamente se agrupan a expedientes fsicos o electrnicos. De ah su tratamiento individualizado, en el que tambin prevalecen serios riesgos de prdida de la informacin contenida en ellos. Con frecuencia al igual que ocurre con los documentos de archivo tradicionales que se extraen y no se reincorporan al expediente del que fueron sustrados, violentando con ello su integridad si la informacin electrnica asociada a un proceso de gestin no se imprime en un soporte fsico o no se graba en un soporte digital o magntico corre el riesgo de perderse, por una multitud de razones que van desde la vulnerabilidad de los propios soportes hasta la inestabilidad de los sis temas informticos que los producen y manejan. Los mecanismos de agrupacin de la informacin electrnica que documenten la integracin de un proceso de gestin en forma similar a la informacin archivstica tradicional no se encuentran totalmente definidos. De ah la imposibilidad de darles un tratamiento como in formacin agrupada, susceptible de ser identificada y sistematizada mediante la utilizacin de esquemas clasificatorios pertinentes. A esto obedece, en gran parte, el fracaso de muchos procesos de digitalizacin de documentos. A diferencia de los documentos de archivo cuyo contexto y contenido es fcilmente identificable los documentos electrnicos conforman su estructura y contenido en el mismo momento de su visualizacin, su estructura no es fsica sino lgica y por tanto necesitan de metadatos para ser gestionados. Los metadatos (ms all de los datos finalmen ) te deben entenderse como elementos de descripcin de la informacin electrnica, independientemente de las diversas morfologas en la que sta se encuentre (texto, imagen, audio, audiovisuales etc.). Los metadatos coadyuvan a la localizacin expedita de la informa cin electrnica y, por tanto, deben disenarse desde el origen de sta en forma estructurada, a travs de la definicin de modelos unificados que permitan su uso estandarizado y mediante el uso de reglas y procedimientos normalizados en las instituciones.
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La automatizacin de archivos y el uso de tecnologias para la digitalizacin de imgenes deben responder a un diseno conceptual que planifique la introduccin de las tecnologias a escala institucional

La revisin del contexto para la modernizacin tecnolgica de archivos requiere de la formulacin de diagnsticos previos y de condiciones de operacin archivstica normalizadas

La ausencia de estndares combinada con la produccin y uso in discriminado de informacin electrnica, tratada en forma individualiza da, limita su uso eficaz en los procesos de gestin. Sobre todo pone en riesgo su conservacin como memoria de largo plazo. El tratamiento individualizado de la informacin que nace electrnicamente sin pasar por el soporte papel padece de los fenmenos descritos. Luego entonces su tratamiento debe enfocarse como ya se senal en el tema anterior mediante la utilizacin de medios digi tales, pero bajo una ptica de control archivstico. Es decir, planifican do su produccin, circulacin, integracin, clasificacin, descripcin, valoracin y conservacin con el propsito de gestionarla como docu mento electrnico de archivo.

Estructura lgica

se transm ite mediante

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Redes de transmisin de datos

que requiere

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Metadatos

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Externas (WAN) ^

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Caractersticas del documento electrnico

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Por otra parte, la informacin que nace y se registra en el soporte papel pero despus migra a soporte digital para su conservacin o uso diversificado debe respetar su naturaleza archivstica y agruparse electrnicamente como documentos de archivos. Para ello han de usarse procesos de indexacin y metadatos eficaces que den cuenta fehaciente del contexto en donde fueron producidos y el contenido que les otorga identidad. Por consecuencia no toda la informacin electrnica puede ser tra tada de la misma manera. Por eso los especialistas insisten en la necesidad de adoptar medidas organizativas, de conservacin y tcnicas que respeten el ciclo de vida de la informacin electrnica. Un ciclo en el que debe participar activamente el profesional de los archivos; un ciclo donde la informacin en soporte electrnico pasa igualmente por tres etapas distintivas que la caracterizan, las cuales se muestran en el cuadro 11:
Cuadro 11 I Fases del ciclo de vida de la informacin en soPORTE ELECTRNICO
P rim era fase .- Diseno de la estrategia de gestin de la informacin en soporte electrnico. S egun da fase.- Creacin de la informacin en soporte electrnico. T e rcera fase.- Gestin y conservacin de la informacin.

De acuerdo con lo senalado hasta aqui, debe tenerse extremo cui dado en la utilizacin de tecnologias aplicadas a los documentos tradicionales de archivo, y no digitalizar slo porque est de moda o porque se tenga la idea de que los archivos digitales sustituirn al papel. La incorporacin de regulaciones tcnicas (propias de la gestin docu mental) aplicadas a los documentos producidos electrnica o digital mente constituye una de las principales acciones de politica pblica que los entes pblicos del Distrito Federal deberian adoptar en materia de gestin de documentos. Por supuesto respetando lo que sobre el particular senalan los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, cuyo Articulo 56 destaca:

Los metadatos deben entenderse como elementos de descripcin de la informacin electrnica

Artculo 56. Los entes pblicos del Distrito Federal, en el marco de su Sistema, debern establecer medidas para la administracin, uso, control y conservacin de los documentos de archivo electrnicos, garantizando los aspectos siguientes: I. La incorporacin y uso ordenado de las tecnologias de la informacin en la generacin de documentos de ar chivo electrnicos asociados a los procesos de gestin institucional; II. Establecer programas para la gestin de documentos de archivo electrnicos; III. La incorporacin de medidas, normas y especificaciones tcnicas nacionales e internacionales, para garantizar la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los docu mentos de archivo electrnicos y su control archivistico; IV. Garantizar el uso y conservacin de la documentacin electrnica sustantiva como informacin de largo plazo, y V. Propiciar la incorporacin de procesos e instrumentos para la clasificacin, descripcin, as como para la valoracin y disposicin de documentacin electrnica. Desde el diseno de la estrategia de gestin de la informacin en soporte electrnico (como primera fase de su ciclo de vida) deben planificarse el mecanismo y los procedimientos para regular la produccin de los documentos electrnicos de archivo. As podrn identificarse su contexto de produccin y sus contenidos, podr hacerse su agrupacin en forma expedientable y seriada y podr integrrseles como archivo electrnico. Siempre utilizando instrumentos de control archivistico de la informacin electrnica en materia de clasificacin, valoracin y des cripcin, a travs de metadatos que permitan la recuperacin eficaz de la informacin electrnica de archivo. Dada su vulnerabilidad debe tenerse especial cuidado con los soportes donde se registra la informacin electrnica. Esto es importante para promover su adecuada conservacin y su perdurabilidad en el

El uso eficaz de la informacin electrnica en los procesos de gestin se ve limitado por la produccin y uso indiscriminado de la misma, as como por la ausencia de estndares

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tie m p o , a s i c o m o p a ra m ig ra rlo s d e m a n e ra a m ig a b le a lo s n u e v o s s o p o rte s q u e g e n e ra d ia a d ia la e v o lu c i n te c n o l g ic a . P la n ific a r lo s p ro c e s o s d e d ig ita liz a c i n d e d o c u m e n to s d e a rc h iv o d e b e s e r u n a a c c i n ig u a lm e n te c u id a d o s a , q u e p e rm ita g a ra n tiz a r la c o n s e rv a c i n a la rg o p la z o d e lo s d o c u m e n to s d ig ita liz a d o s . D e b e e v ita rs e e n lo p o s ib le d ig ita liz a r in fo rm a c i n d e m a n e ra in d iv id u a liz a d a ; p o r el c o n tra rio , d e b e h a c e rs e a tra v s d e la e s tru c tu ra d e m e ta d a to s e s ta b le c id a , p ro p ic ia n d o s u a g ru p a c i n y c o d ific a c i n c o m o in fo rm a c i n a rc h iv is tic a . E l re c o n o c im ie n to d e lo s e s tu d io s , e s t n d a re s , t c n ic a s y p ro c e s o s d e g e s ti n d e la d o c u m e n ta c i n e le c tr n ic a q u e s e h a n d e s a rro lla d o a e s c a la in te rn a c io n a l p u e d e o fre c e r u n a o rie n ta c i n im p o rta n te e n e s te c o m p le jo c a m p o d e la a d m in is tra c i n d e d o c u m e n to s . S in e m b a rg o e s in d u d a b le q u e m s a ll d e lo s a s p e c to s a c a d m ic o s e n q u e s e b a s a n d ic h o s e s tu d io s , la s a d m in is tra c io n e s p b lic a s d e b e n p ro n u n c ia rs e p o r el d is e n o d e e s tra te g ia s y p o ltic a s u n ific a d a s d e a d m in is tra c i n y c o n s e rv a c i n d e la in fo rm a c i n e le c tr n ic a a s o c ia d a s a s u s p ro c e s o s d e g e s ti n in s titu c io n a l. P a ra e llo d e b e r n te n e r en p e rs p e c tiv a s u u so e fe c tiv o e n el d e s e m p e n o d e la s a c tiv id a d e s g u b e rn a m e n ta le s y, s o b re to d o , la v a lo ra c i n d e la in fo rm a c i n e le c tr n ic a p a ra s u s e le c c i n c o m o in fo rm a c i n d e la rg o p la z o . S o b re e s ta s n o rm a s in te rn a c io n a le s s e h a c e u n a b re v e re fle x i n en el s ig u ie n te te m a . T ema 4. Normas internacionales para el manejo de los archivos ELECTRNICOS D e s d e lo s a n o s n o v e n ta s d e l p a s a d o s ig lo X X lo s e s fu e rz o s p o r a n a liz a r y re s o lv e r la p ro b le m tic a d e la in fo rm a c i n e n s o p o rte e le c tr n ic o ha s id o u n a c o n s ta n te a e s c a la in te rn a c io n a l, p a rtic u la rm e n te en el m a rc o d e la s o rg a n iz a c io n e s a rc h iv is tic a s in te rn a c io n a le s y la s a s o c ia c io n e s d e a rc h iv is ta s , s o b re to d o e n lo s m b ito s e u ro p e o y n o rte a m e ric a n o . L a p re o c u p a c i n p o r e s ta b le c e r un fo ro p e rm a n e n te d e a n lis is en e s te c a m p o h a re s u lta d o e s e n c ia l p a ra e l d is e n o d e n o rm a s y e s t n d a re s q u e p e rm ita n la re g u la c i n d e la in fo rm a c i n e n s o p o rte e le c tr n ic o , te n ie n d o c o m o e je p rin c ip a l s u c o n s e rv a c i n a la rg o p la z o y s u m a n e jo

No toda la informacin electrnica puede ser tratada de la misma manera, de ah la necesidad de adoptar medidas organizativas, de conservacin y tcnicas que respeten el ciclo de vida de la informacin electrnica

archivstico. As ocurre desde la constitucin del DLM Frum (Donnes Lisibles par Machine, por su siglas en Francs), surgido de las recomendaciones establecidas en 1991 y 1992 a partir de las iniciativas del Consejo de Ministros de la Comunidad Europea, particularmente de los ministros de Cultura de los estados miembro y consolidado hacia el ano de 1996. En pases como Australia y, particularmen te, Canad, se ha puesto atencin (desde el ngulo de la investigacin y el desarrollo acadmico) a la elaboracin de estudios que permitan la generacin de estrategias unificadas, normas y estndares para la gestin y conservacin de la informacin en soporte electr nico. Son particularmente notables los esfuerzos de la Universidad de British Columbia, con su proyecto denominado Interpares I y II. En el mbito hispanoamericano, donde la produccin terica y metodolgica ha sido muy limitada, se ha enfatizado la necesidad de poner atencin a los dilemas de la informacin electr nica. Algunos pases han empezado a desarrollar acciones en materia jurdica para su regulacin especialmente a nivel gubernamental. Chile y Brasil, as como Costa Rica han impul sado importantes esfuerzos en la materia. Sin embargo, Espana es el pas que ha trabajado ms intensamente en la formulacin de estudios y criterios para el manejo de la infor macin en soporte electrnico, particularmen te a partir de la emisin del documento de nominado Criterios de Conservacin de Documentos Electrnicos, elabo rado por el Consejo Superior de

O bligado: normas internacionales en archivos electrnicos

(162)

In fo rm tic a . E n l s e e s ta b le c e un c o n ju n to d e c rite rio s y m e d id a s p a ra s u a d o p c i n a n iv e l g u b e rn a m e n ta l. E n la b a s e d e lo s e s tu d io s y tra b a jo s d e s a rro lla d o s e n e s te c o n te x to in te rn a c io n a l, la s c o in c id e n c ia s s o n n o ta b le s , a p e s a r d e la s d ife re n c ia s e x is te n te s e n tre lo s d iv e rs o s p a s e s e n c u a n to a d e s a rro llo te c n o l g ic o . P o r e s o c o n s titu y e n re fe re n c ia s m e to d o l g ic a s im p o rta n te s q u e c e n tra n s u a te n c i n e n a s p e c to s c o m o lo s s ig u ie n te s :

D e s a rro lla r in v e s tig a c io n e s p e rm a n e n te s y n o rm a tiv id a d e n m a te ria d e in fo rm a c i n e n s o p o rte e le c tr n ic o a tra v s d e g ru p o s in te rd is c ip lin a rio s . O E n m a rc a r la g e s ti n d e d o c u m e n to s e le c tr n ic o s c o m o p a rte d e p ro g ra m a s m s a m p lio s d e a d m in is tra c i n d e d o c u m e n to s . O E n fa tiz a r la n e c e s id a d d e a p lic a r m e to d o lo g ia s y p ro c e s o s a rc h iv is tic o s e n la g e s ti n d e in fo rm a c i n en s o p o rte s e le c tr n ic o s . O A p lic a r y d e s a rro lla r c o n tin u a m e n te n o rm a s , e s t n d a re s y reg u la c io n e s q u e p e rm ita n , e n tre o tro s a s p e c to s , m a n te n e r la inte g rid a d d e la in fo rm a c i n e n s o p o rte e le c tr n ic o , a s i c o m o su s e g u rid a d ju r id ic a e in fo rm tic a .

Las administraciones pblicas deben disehar estrategias y polticas unificadas de administracin y conservacin de la informacin electrnica asociada a sus procesos de gestin institucional

G ra n p a rte d e l x ito d e e s ta s in v e s tig a c io n e s y s u u s o a e s c a la g u b e rn a m e n ta l o b e d e c e s in d u d a a la tr a d ic i n a r c h iv is tic a d e lo s p a is e s q u e h a n a lc a n z a d o un d e s a rro llo m s a m p lio , lo q u e le s p e rm ite a r r ib a r a re s u lta d o s c a d a v e z m s e fic a c e s . P o r s u p u e s to , a p a rtir d e la p re v ia n o rm a liz a c i n d e s u s p ro c e s o s , in s tru m e n to s y re c u rs o s a r c h iv is tic o s , a s i c o m o d e la s p ro p ia s r e g u la c io n e s ju r id ic a s e s ta b le c id a s c o n a n te la c i n . P o r e s ta ra z n (a d e m s d e s e r m u y a m p lio s y fre c u e n te s , y d e re v e s tir u n a c o m p le jid a d c ie n tfic a n o ta b le ) lo s e s tu d io s , la n o rm a tiv id a d y lo s e s t n d a re s d e s a rro lla d o s s e h a n p la n te a d o a p a rtir d e e s tra te g ia s m e to d o l g ic a s u n ific a d a s . D e e s ta m a n e ra s e h a p u e s to la a te n c i n en la n e c e s id a d d e a te n d e r d iv e rs o s c a m p o s a s o c ia d o s a la g e s ti n d e la in fo rm a c i n e n s o p o rte e le c tr n ic o . E n tre e llo s d e s ta c a n la g e n e ra c i n d e u n a s e rie d e n o rm a s IS O , p a rtic u la rm e n te la s c o n o c id a s c o m o IS O 1 5 4 8 9 P a rte s I y II y la s e s p e c ific a c io n e s M o re q (M o d e lo d e re q u is ito s

p a ra la A d m in is tra c i n d e D o c u m e n to s E le c tr n ic o s ) q u e c u b re n u n a s e rie d e a s p e c to s a te n e r e n c u e n ta en e s ta m a te ria . L o s m s s ig n ific a tiv o s s o n lo s s ig u ie n te s :

T e rm in o lo g ia p a ra la A d m in is tra c i n d e D o c u m e n to s E le c tr n ic o s .

Desde el diseno de la estrategia de gestin de la informacin en soporte electrnico deben planificarse el mecanismo y los procedimientos para regular la produccin de documentos electrnicos

E s t n d a re s p a ra la c re a c i n , c a p tu ra y c la s ific a c i n d e d o c u m e n to s e le c tr n ic o s . D e te rm in a c i n d e c o n tro le s p a ra e l a c c e s o a la in fo rm a c i n en s o p o rte e le c tr n ic o . V a lo ra c i n y d is p o s ic i n d e la in fo rm a c i n e le c tr n ic a . E s t n d a re s p a ra el a lm a c e n a m ie n to y c o n s e rv a c i n d e la in fo r m a c i n e le c tr n ic a . D e s a rro llo d e m e ta d a to s y e le m e n to s d e s c rip tiv o s . L e g is la c i n e n m a te ria d e in fo rm a c i n en s o p o rte e le c tr n ic o .

P a ra c a d a c a s o lo s e s tu d io s d e s a rro lla d o s e s ta b le c e n un c o n ju n to d e e s p e c ific a c io n e s a s o c ia d a s a lo s re q u is ito s p re v io s , lo s c rite rio s o p o ltic a s , lo s p ro c e d im ie n to s , lo s n iv e le s d e s e g u rid a d , la s re c o m e n d a c io n e s y el m a rc o c o n c e p tu a l q u e re s p a ld a el c o n o c im ie n to te ric o d e e s te c o m p le jo c a m p o d e la in fo rm a c i n e le c tr n ic a . T o d o e llo ha im p lic a d o el d e s a rro llo d e u n a d is c ip lin a e m e rg e n te , a lre d e d o r d e la c u a l ta m b i n h a te n id o un c re c im ie n to e x o rb ita n te la in d u s tria d e las te c n o lo g ia s d e la in fo rm a c i n a p lic a d a s a l u n iv e rs o d e la a d m in is tra c i n d e d o c u m e n to s . E n el c u a d ro 12 s e d e s ta c a n a lg u n a s n o rm a s e n m a te ria d e g e s ti n d e in fo rm a c i n e n s o p o rte e le c tr n ic o .

(164)

C u a d r o 1 2 / E s t n d a r e s b s ic o s p a r a l a g e s t i n d e DOCUMEN TOS ELECTRNICOS, ADEMS DE LAS I S O 1 5 4 8 9 I Y II Y LAS ESPECIFICACIONES M O R E Q QUE ABORDAN LA MAYOR PARTE DE LOS CAMPOS ENLISTADOS C am po normado N o RMATIVIDAD o ESTNDARES

1. Terminologia

ISO 12651:1999 Electronic im aging-Vocabulary ISO 12652 Technical report on planning considerations addressing preparation of docum ents for scanning system

2. Creacin y captura de documentos

ISO 12033 Electronic im aging-G uidance for selection of document image compression methods ANSI/AIIM TR15-1997-Planning Considerations, Addres sing Preparation of Documents for Image Capture ISO 2788, on Documentation, entitled Guidelines for the Establishment of Monolingual Thesauri, dated 1986(E) but under review ISO/IEC 15816:2002 Information technology-S ecurity techniques - Security information objects for access control ISO/TR 12037:1998 Electronic im aging-Recom m endations for the expungement of information records on write-once optical media Records Management processes-M etadata for records ISO 23081, part 1

S. Clasificacin

4. Controles de acceso

5. Valoracin y disposicin

6 . Metadatos

Character encoding (ASCII, ISO 10646, ISO 8859) Lan guage codes (ISO 639) Thesauri (ISO 2788, ISO 5964) P AD I-Preservation and Access to Digital Information ISO 19005-1:2005 Document m anagem ent-Electronic document file format for long-term preservation-Part 1 Victorian Electronic Records Management Strategy (VERS). Published by Public Record Office Victoria (PROV), standard 99/007, 2003

7. Preservacin Digital

(Contina en la siguiente pgina)

(165|

(Viene de la pgina anterior) C am po normado N o r m a t iv id a d o e s t n d a r e s

S. Legislacin, estnda res y regulaciones

ISO 12654 - Electronic im aging-Recom m endations for the m anagement of electronic recording sys tem s for the recording of documents that may be required as evidence, on W ORM optical disk C A N /C G S B -72.34-2005-E lectronic Re cords as Documentary Evidence ANSI/AIIM T R 3 1 -2 0 04 -L e g a l acceptance of re cords produced by information technology systems

C u a d ros elaborados a partir de lista de estn dares para la adm inistracin de docum entos electrnicos de D LM Frum.

Los estudios, la normatividad y los estndares desarrollados en materia de documentacin se han planteado a partir de estrategias metodolgicas unificadas

(166)

SiNTESIS

C o m o p u e d e o b s e rv a rs e , lo s fe n m e n o s a s o c ia d o s al m a n e jo d e la in fo rm a c i n en s o p o rte e le c tr n ic o s o n e x tre m a d a m e n te a m p lio s y d e n a tu ra le z a m u y c o m p le ja . A p e s a r d e q u e e n la s a d m in is tra c io n e s p b lic a s (e n to d o s lo s n iv e le s d e g o b ie rn o en M x ic o ) p a d e c e n to d a v ia d e un s e rio re tra s o e n c u a n to a la A d m in is tra c i n d e D o c u m e n to s e n s o p o rte s c o n v e n c io n a le s , el p ro b le m a d e p ro d u c c i n y c o n tro l a rc h iv is tic o d e la in fo rm a c i n e n s o p o rte e le c tr n ic o e s c a d a v e z m s c re c ie n te , p o r lo q u e re s u lta in d is p e n s a b le y u rg e n te to m a r m e d id a s d e p o litic a p b lic a p a ra e n fre n ta rlo s d e m a n e ra s is te m tic a . A d o p ta r la s re fe re n c ia s m e to d o l g ic a s y la s n o rm a s d e s a rro lla d a s a e s c a la in te rn a c io n a l p u e d e fa v o re c e r el d e s a rro llo d e in v e s tig a c io n e s y e s tu d io s q u e e s t n m s a c o rd e s c o n las re a lid a d e s e s p e c fic a s d e e s ta p ro b le m tic a e n M x ic o . D e n tro d e lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l (e n el m a rc o d e s u s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s y e n el c o n te x to d e la s c o la b o ra c io n e s q u e p u e d a n e s ta b le c e rs e a n iv e l In te rin s titu c io n a l) re s u lta n e c e s a rio d a r u n a re s p u e s ta g u b e rn a m e n ta l e n e s ta m a te ria , c o n el fin d e p re v e n ir un p o s ib le c o la p s o d e la in fo rm a c i n e le c tr n ic a c o m o in fo rm a c i n a rc h iv is tic a . E s n e c e s a rio , p o r ta n to , c o n s id e ra r la e je c u c i n d e p ro y e c to s d e b id a m e n te p la n ific a d o s , e n el m a rc o d e la s a c c io n e s m s g e n e ra le s d e p la n e a c i n d e l d e s a rro llo a rc h iv is ti c o en lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, q u e a tie n d a n la fe n o m e n o lo g ia d e la in fo rm a c i n e le c tr n ic a , e s p e ra n d o a rrib a r a re s u lta d o s d e c o rto , m e d io y la rg o a lc a n c e , q u e p ro m u e v a n la o rg a n iz a c i n c o n tro la d a d e e s ta in fo rm a c i n c o m o in fo rm a c i n a rc h iv is tic a , fa c ilita n d o su u s o c o m o herra m ie n ta d e g e s ti n y c o m o m e m o ria d e la rg o p la z o .

| 167|

A u t o e v a l u a c i n

o
< D < >
LU

C u e s tio n a rio s o b re lo s c o n te n id o s g e n e ra le s d e l m d u lo c u a tro , A rc h iv o s e le c tr n ic o s y a u to m a tiz a c i n d e la g e s ti n d o c u m e n ta l .

1. Mencione un dilema que trae consigo el manejo de la informacin electrnica. Escoja una opcin:
A . G a ra n tiz a r el u s o d e la in fo rm a c i n e le c tr n ic a c o m o m e m o ria d e la rg o p la z o . B. C la s ific a r lo s e x p e d ie n te s e le c tr n ic o s . C . C a p a c ita r al p e rs o n a l a rc h iv is tic o .

O D

H
<

2. El manejo de la informacin electrnica implica. Escoja una opcin:

A . E l d e s a rro llo n o rm a tiv o y la g e n e ra c i n d e e s t n d a re s . B. U s a r la N o rm a G e n e ra l In te rn a c io n a l d e D e s c rip c i n A r c h iv is tic a IS A D - G . C . V a lo r a r la in fo rm a c i n e le c tr n ic a p a ra s u d e p u ra c i n .

3. tQ u beneficios trae para la Administracin Pblica el manejo de la informacin electrnica? Escoja una opcin:
A . A m p lia r la c a p a c ita c i n a rc h iv is tic a . B. F a c ilita r tr m ite s v ia In te rn e t. C . E s ta b le c e r o fic in a s s in p a p e l .

4. Mencione un problema que haya trado consigo el manejo de la informacin electrnica. Escoja una opcin:
A . E s c a s o c o n tro l d e la in fo rm a c i n e le c tr n ic a e n lo s p ro c e s o s d e g e s ti n g u b e rn a m e n ta l. B. In tro d u c ir te c n o lo g ia s in a d e c u a d a s p a ra el m a n e jo d e lo s A rc h iv o s d e C o n c e n tra c i n . C . D ig ita liz a r A r c h iv o s d e T r m ite .

> C H O m V A

5. Qu medidas pueden adoptarse para un correcto manejo de la informacin electrnica? Escoja una opcin:
A . A n a liz a r lo s p ro c e s o s d e g e s ti n . B. A r c h iv a r in fo rm a c i n h is t ric a . C . D is e n a r p o litic a s p a ra la p la n e a c i n y m a n e jo d e la in fo rm a c i n e le c tr n ic a .

c A

6. Mencione una restriccin que debe superarse para el manejo de la informacin electrnica. Escoja una opcin:
A . D o ta r al p e rs o n a l d e lo s a rc h iv o s d e e q u ip o s d e c m p u to . B. L a fa lta d e re c u rs o s p a ra a lm a c e n a r d o c u m e n to s . C . Q u e lo s d o c u m e n to s e le c tr n ic o s n o tie n e n e n la m a y o r p a rte d e lo s c a s o s v a lo r ju r id ic o p ro b a to rio .

7. Mencione una condicin bsica para utilizar eficientemente la informacin electrnica. Escoja una opcin:
A . Q u e h a y a u n a L e y d e A rc h iv o s . B. Q u e lo s a rc h iv o s s e s is te m a tic e n a n te s d e a u to m a tiz a rlo s . C . Q u e s e e s ta b le z c a un m a n u a l d e o p e ra c i n .

o o
< D < >
LU

8. ^Qu implicaria un plan de accin para incorporar tecnologias de la informacin en los archivos? Escoja una opcin:
A . L a in c o rp o ra c i n ra z o n a d a d e s is te m a s a u to m a tiz a d o s p a ra re g u la r el c ic lo v ita l d e la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a . B. E s ta b le c e r un s is te m a d e c o n tro l d e g e s ti n . C . D ig ita liz a r la in fo rm a c i n h is t ric a .

9. C ul de los siguientes es un estndar para regular la informa cin electrnica? Escoja una opcin:
A . L a s N o rm a s IS O 1 5 4 8 9 I y II y la s e s p e c ific a c io n e s M o re q . B. L a N o rm a G e n e ra l In te rn a c io n a l d e D e s c rip c i n A r c h iv s tic a IS A D - G . C . E l S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s .

O H D

<

10. ^Qu establece el articulo 56 de los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal? Escoja una opcin:
A . L a c re a c i n d e un S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s . B. L a in c o rp o ra c i n y u s o o rd e n a d o d e la s te c n o lo g ia s d e la in fo rm a c i n . C . La a u to m a tiz a c i n d e lo s a rc h iv o s h is t ric o s .

e f e r e n c ia s

Barquero Picado, Adolfo , Directriz de re gulaciones t cn icas generales para la adm inistracin de docum entos electrnicos, ap licables al sistem a nacional de archivos de Costa R ica / Adolfo Barquero Picado, Revista del Archivo Nacional.- San Jo s (Costa Rica): Imprenta Nacional.- Ano LXIX, n. 1-12 (2005), p. 71-92. UNESCO, Charter on the Preservation of the Consejo Internacional de Archivos . C o m it d e
D
o c u m en to s e l e c t r n ic o s

Digital Heritage, http://portal.unesco.org

a r c h i v o s d e g e s t i n en e n to r n o e l e c t r n ic o

, M anual para archiveros / Consejo Internacional de Archivos, Com it de A rch ivo s de Gestin en Entorno Electrnico[Madrid]: Ministerio de Cultura, Subdireccin de Publicaciones, Informacin y Docum entacin.

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Entorno institucional de la actividad archivstica

m dulocinco e

T e m a r io

1. Manejo archivstico de la IN R A I R S IN ID FO M C N E TR G A 2. Recursos operativos de los archivos 3. Marco jurdico para la operacin D C M TAL YA C IV TIC O U EN R H S A

I n t r o d u c c i n

n el p re s e n te m d u lo s e d e s ta c a r n a lg u n o s a s p e c to s re la c io n a d o s c o n el e n to rn o o m e d io a m b ie n te in s titu c io n al d e lo s a rc h iv o s . S in el n im o d e a g o ta rlo s , en tre s te m a s s e h a r u n a b re v e re fe re n c ia re s p e c to al m a n e jo a rc h iv s tic o d e la in fo rm a c i n re s trin g id a , d e c o n fo rm id a d c o n las d is p o s ic io n e s q u e s o b re el p a rtic u la r s e e s ta b le c e n en lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s e n M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l. P o r o tra p a rte , s e h a r m e n c i n c o m p le m e n ta ria e n re la c i n c o n lo s re c u rs o s o p e ra tiv o s d e lo s a rc h iv o s , p a rtic u la r m e n te a s o c ia d o s al p e rfil y c o m p e te n c ia s p ro fe s io n a le s q u e d e b e n c u b rir lo s a rc h iv is ta s , a s c o m o e n re la c i n a lo s re c u r s o s m a te ria le s d e lo s a rc h iv o s . F in a lm e n te , s e d e s ta c a r la n e c e s id a d d e fo rta le c e r el m a rc o ju rd ic o d e lo s a rc h iv o s co n el o b je to d e g a ra n tiz a r s u p ro te c c i n c o m o h e rra m ie n ta d e g e s ti n y m e m o ria h is t ric a , d e c a ra a la fo rm u la c i n d e u n a L e y d e A r c h iv o s d e l D is trito F e d e ra l. E l p re s e n te m d u lo a b o rd a r lo s s ig u ie n te s te m a s : 1. M a n e jo a rc h iv s tic o d e la in fo rm a c i n re s trin g id a . 2 . R e c u rs o s o p e ra tiv o s d e lo s a rc h iv o s . 3. M a rc o ju rd ic o p a ra la o p e ra c i n d o c u m e n ta l y a rc h iv s tic a . OBJETIVOS DEL MDULO A l fin a liz a r el m d u lo lo s p a rtic ip a n te s p o d r n :

E n t o r n o in s t it u c io n a l DE LA ACTIVIDAD ARCHIVSTICA

M anejo archivstico de la inform acin restringida

Recursos operativos de los archivos

M arco ju rdico para la operacin docum ental y archivstica

Mapa conceptual: M dulo cinco

D e s ta c a r e l m a n e jo a rc h iv s tic o d e la in fo rm a c i n d o c u m e n ta l q u e s e c a ra c te ric e e n lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l c o m o in fo rm a c i n re s trin g id a . R e c o n o c e r la s p rin c ip a le s c o m p e te n c ia s p ro fe s io n a le s q u e los a rc h iv is ta s d e b e n te n e r c o m o a d m in is tra d o re s d e d o c u m e n to s y a n te la e v o lu c i n te ric a y p r c tic a d e e s ta d is c ip lin a .

 R e c o n o c e r la s c a ra c te rs tic a s b s ic a s d e lo s re c u rs o s m a te ria le s q u e d e b e n a s ig n a rs e a lo s a rc h iv o s p a ra fa c ilita r su a d e c u a d a c o n s e rv a c i n fs ic a , e s p e c ia lm e n te en lo to c a n te a m o b ilia rio, e q u ip o y e s p a c io s . D e s ta c a r la s c a ra c te rs tic a s d e l m a rc o ju rd ic o q u e re q u ie re n lo s s e rv ic io s a rc h iv s tic o s p a ra su p ro te c c i n y fo rm a lid a d c o m o s is te m a d e in fo rm a c i n y la n e c e s id a d d e e m itir u n a L e y d e A r c h iv o s q u e lo s p ro te ja c o m o in s tru m e n to y m e m o ria d e g e s ti n , a s c o m o re c u rs o e s e n c ia l p a ra el fo m e n to d e u n a c u ltu ra de tra n s p a re n c ia y re n d ic i n d e c u e n ta s . T ema 1. Manejo archivstico de la inform/\CIN RESTRINGIDA L o s a rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l p o s e e n in fo rm a c i n m u y v a lio s a ; en e llo s s e e n c u e n tra c o n te n id a u n a g ra n riq u e z a in fo rm a tiv a . S u u s o s o c ia l e in s titu c io n a l e s m u y in te n s o p u e s re s g u a rd a n in fo rm a c i n a s o c ia d a a u n a g ra n d iv e rs id a d d e tr m ite s y p ro c e s o s d e g e s ti n q u e v in c u la n c o n s ta n te m e n te a s o c ie d a d y g o b ie rn o . L a in fo rm a c i n c o n te n id a e n lo s a rc h iv o s e s p b lic a p o r d e fin ic i n , s a lv o e n lo s c a s o s q u e (e n c o n c o rd a n c ia c o n la L e y d e A c c e s o a la In fo rm a c i n P b lic a d e l D is trito F e d e ra l) s e a c a ra c te riz a d a c o m o in fo rm a c i n d e c a r c te r re s trin g id o , e n s u s m o d a lid a d e s d e re s e rv a d a o c o n fid e n c ia l. L a c a ra c te riz a c i n o c a lific a c i n d e la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a c o m o p b lic a o re s trin g id a c o rre s p o n d e a lo s p ro p io s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, m e d ia n te lo s m e c a n is m o s y p ro c e d im ie n to s q u e ju r id ic a m e n te s e e n c u e n tre n en v ig o r, d e a h i la n e c e s id a d d e q u e , c o n in d e p e n d e n c ia d e l c a r c te r p b lic o o re s trin g id o d e la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a , s ta d e b e m a n te n e rs e e n c o n d ic io n e s d e o rg a n iz a c i n y c o n s e rv a c i n q u e fa c ilite n el a c c e s o a lo s a rc h iv o s e n lo s q u e s e re s g u a rd e . D e a h i q u e el m a n e jo d e la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a d e c a r c te r re s trin g id o d e b a re a liz a rs e m e d ia n te la u tiliz a c i n d e in s tru m e n to s t c n ic a m e n te p e rtin e n te s , s ig u ie n d o la n o rm a tiv id a d y e s t n d a re s d e o p e ra c i n q u e p o s ib ilite n su c o n tro l y a d e c u a d a a d m in is tra c i n .

A s , la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a re s trin g id a d e b e s u je ta rs e (al ig u a l q u e la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a c a ra c te riz a d a c o m o p b lic a ) a la n o rm a tiv id a d g e n e ra l y e s p e c fic a q u e s e e s ta b le z c a e n lo s e n te s p b lic o s (en c o n c o rd a n c ia c o n lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s e n M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l) p a ra la e je c u c i n d e to d o s lo s p ro c e s o s t c n ic o s d e a rc h iv o , p a rtic u la rm e n te e n m a te ria d e c la s ific a c i n , d e s c rip c i n , v a lo ra c i n y c o n s e rv a c i n d o c u m e n ta le s . D e s d e el p u n to d e v is ta d e la o rg a n iz a c i n d e lo s a rc h iv o s el c a r c te r re s trin g id o d e la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a n o ju s tific a un m a n e jo d e e x c e p c i n d e la m is m a . P o r el c o n tra rio : ju s tific a a n m s la n e c e s id a d d e o rg a n iz a rla p o r c o m p le to , p re c is a m e n te e n fu n c i n d e fa v o re c e r su c o n tro l t c n ic o . D e a c u e rd o c o n lo a n te rio r, en lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s en M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l, el tra ta m ie n to d e la in fo rm a c i n a rc h iv s ti c a c o n un c a r c te r re s trin g id o d e b e r re a liz a rs e d e la s ig u ie n te fo rm a :

T o d a la in fo rm a c i n a rc h iv s ti c a d e a c c e s o re s trin g id a d e b e r id e n tific a rs e , a g ru p a rs e y s is te m a tiz a rs e , e s to e s , c la s ific a r s e , d e c o n fo r m id a d c o n e l s is t e m a d e c la s ific a c i n a r c h iv s t ic a q u e s e e s ta b le z c a e n el e n te p b lic o . T o d o s lo s e x p e d ie n te s d e a c c e s o re s trin g id o d e b e r n c o n ta r c o n u n a c a r tu la e n la q u e s e e s p e c i fiq u e s u c a r c te r d e in fo rm a c i n re s trin g id a , la fe c h a e n q u e s e c a ra c te riz a ro n c o m o tales, el p la z o d e re s e rv a q u e s e h a y a e s ta b le c id o , d e c o n fo rm id a d c o n la L e y d e A c c e s o a la In fo rm a c i n P b lic a d e l D. F., y la fe c h a e n q u e u n a v e z c o n c lu id o d ic h o p la z o p u e d e n a b rirs e a c o n s u lta p b lic a .

ARCHIVOS RESTRINGIDOS

Informacin restringida: inventariar en expedientes especficos

M 77

 L a in fo rm a c i n a rc h iv is tic a d e c a r c te r re s trin g id o , a d e m s de c o n ta r c o n el p la z o d e re s e rv a q u e c a d a e n te p b lic o d e te rm in e y la s ra z o n e s ju rd ic a s q u e ju s tific a ro n la re s e rv a , d e b e r n te n e r a s ig n a d o el m is m o p la z o d e c o n s e rv a c i n o v ig e n c ia a rc h iv is tic a q u e s e h a y a d e s ig n a d o a la s e rie d o c u m e n ta l c o n la q u e s e e n c u e n tra n a s o c ia d o s , d e c o n fo rm id a d c o n el c a t lo g o d e d is p o s ic i n d o c u m e n ta l d e l e n te p b lic o . S in e m b a rg o , s i el pla z o d e c o n s e rv a c i n a rc h iv is tic a e s m e n o r a l p la z o d e re s e rv a , s e d e b e r a d ic io n a r s te al p la z o d e c o n s e rv a c i n o v ig e n c ia a rc h iv is tic a . L o s c a t lo g o s d e D is p o s ic i n D o c u m e n ta l d e b e r n s e n a la r el c a r c te r p b lic o o re s trin g id o d e la in fo rm a c i n a rc h iv is tic a , a s o c ia d o a la s d iv e rs a s s e rie s d o c u m e n ta le s d e l e n te p b lic o .

La caracterizacin o calificacin de la informacin archivstica como pblica o restringida corresponde a los propios entes pblicos del Distrito Federal

L a in fo rm a c i n a rc h iv is tic a d e c a r c te r re s trin g id o d e b e r d e s c rib irs e e n un in v e n ta rio d e e x p e d ie n te s e s p e c fic o , s e p a ra d o d e l in v e n ta rio g e n e ra l d e c u a lq u ie r a rc h iv o , a e fe c to d e m a n te n e r u n a re la c i n d e e x p e d ie n te s e s p e c ia l. D ic h o in v e n ta rio d e b e r re g is tra r la in fo rm a c i n s ig u ie n te : a ) N o m b re d e l re a p ro d u c to ra o u s u a ria d e lo s e x p e d ie n te s d e a c c e s o re s trin g id o . b) T itu lo d e l e x p e d ie n te . c) S e rie d o c u m e n ta l a la q u e p e rte n e c e . d ) A n o d e l e x p e d ie n te y e n s u c a s o fe c h a d e c ie rre d e l m is m o . e ) P la z o d e re s e rv a d e l e x p e d ie n te . f) J u s tific a c i n ju rd ic a d e la re s e rv a . g ) F e c h a d e a p e rtu ra p b lic a d e l e x p e d ie n te . h) R e s p o n s a b le d e la c u s to d ia d e lo s e x p e d ie n te s d e a c c e s o re s trin g id o . L o s in v e n ta rio s d e e x p e d ie n te s d e a c c e s o re s trin g id o d e b e r n m a n te n e rs e a c tu a liz a d o s en la s u n id a d e s a d m in is tra tiv a s de c u a lq u ie r e n te p b lic o . A l t rm in o d e s u v id a a d m in is tra tiv a til, lo s e x p e d ie n te s de a c c e s o re s trin g id o d e b e r n c o n s id e ra rs e c o m o in fo rm a c i n de

M 78j

v a lo r p e rm a n e n te o h is t ric o , y p o r ta n to tra n s fe rirs e p a ra su c o n s e rv a c i n a la U n id a d d e A rc h iv o H is t ric o d e l S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s d e l e n te p b lic o .

Sistem de clasificacin a
4 Catlogo

A grupar Sistem atizar Inventario de informacin restringida II || II | M Inventario general

Unidad A Enero Febrero M arzo etc. Tipificacin Fecha de reserva Plazo de reserva

Unidad B Enero Febrero M arzo etc.

Unidad C Enero Febrero M arzo etc.

Desde el punto de vista de la organizacin de los archivos el carcter restringido de la informacin archivstica no justifica un manejo de excepcin de la misma

Actualizacin de expedientes restringidos en sus unidades

S-A2 -O Mism o plazo de vigncia archivstica para docum entos de una m ism a serie C onservacin final en el archivo histrico

T ratamiento de la informacin restringida

L a in fo rm a c i n a rc h iv s tic a q u e p o s e a un c a r c te r re s trin g id o d e b e r c o n s e rv a rs e ig u a lm e n te e n c o n d ic io n e s p tim a s , en lu g a re s s e g u ro s d e n tro d e la s u n id a d e s d e a rc h iv o y b a jo el c u id a d o d e l re s p o n s a b le d e l a rc h iv o y d e l titu la r d e la u n id a d a d m in is tra tiv a q u e la h a y a re s trin g id o .

T e m a 2 . R e c u r s o s o p e r a t iv o s d e l o s a r c h iv o s

E n lo s m d u lo s p re v io s s e h a in s is tid o s o b re lo s p ro b le m a s q u e y a b ie n e n tra d o el s ig lo X X I p re v a le c e n e n lo s a rc h iv o s e n m a te ria d e re c u rs o s o p e ra tiv o s , p a rtic u la rm e n te d e n tro d e lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, c a ra c te riz a d o s p o r s u in a d e c u a d a in c o rp o ra c i n , s u in s u fic ie n c ia o b ie n , e n el c a s o d e lo s re c u rs o s h u m a n o s , p o r la a u s e n c ia d e p e rfile s q u e p e rm ita n e s ta b le c e r un m n im o in d is p e n s a b le d e c o n o c im ie n to s en m a te ria a rc h iv s tic a . E n e s te te m a , p o r ta n to , s e c o n s id e ra n a lg u n o s re q u is ito s b s ic o s p a ra q u e en el m a rc o d e u n a e s tra te g ia d e p la n ific a c i n in te g ra l en el e je rc ic io d e las a c tiv id a d e s a rc h iv s tic a s , s e e s ta b le z c a n e n lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l un c o n ju n to d e re c o m e n d a c io n e s t c n ic a s p a ra la in c o rp o ra c i n , u s o y c o n tro l d e lo s re c u rs o s o p e ra tiv o s d e los A rc h iv o s en c o n c o rd a n c ia c o n los L in e a m ie n to s G e n e ra le s en M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l (G a c e ta O fic ia l d e l D. F. 9 d e m a y o de 2 0 0 7 ) . E n el c a s o d e los re c u rs o s h u m a n o s s e re s a lta la n e c e s id a d d e e s ta b le c e r p e rfile s q u e p e rm ita n la p le n a p ro fe s io n a liz a c i n d e los m is m o s d e n tro d e los s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s y el d e s a rro llo d e s u s p rin c ip a le s c o m p e te n c ia s p ro fe s io n a le s y h a b ilid a d e s t c n ic a s ; e n el c a s o d e los re c u rs o s m a te ria le s , s e re c o m ie n d a s u a d q u is ic i n raz o n a d a , e n c o n c o rd a n c ia c o n la s a c tiv id a d e s q u e s e d e s e m p e n a n e n los a rc h iv o s c o n fo rm e al c ic lo v ita l d e la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a . E l re c u rs o h u m a n o e s el p la s m a d e c u a lq u ie r s is te m a (lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s n o p o d ra n s e r la e x c e p c i n ). s te e s el c a p ita l in te lig e n te q u e h a c e p o s ib le la o p e ra c i n in te g ra l d e d ic h o s s is te m a s . S in e m b a rg o , lo s re c u rs o s h u m a n o s q u e la b o ra n e n lo s a rc h iv o s d e la s a d m in is tra c io n e s p b lic a s en M x ic o p r c tic a m e n te en to d o s lo s n iv e le s d e g o b ie rn o en g e n e ra l n o re n e n un p e rfil a d e c u a d o p a ra la b o ra r e n in s titu c io n e s a rc h iv s tic a s . A l s e r h a b ilita d o s p a ra la b o ra r e n lo s a rc h iv o s en c a lid a d d e c a s tig a d o s o s in c u b rir un p e rfil p re d e fin id o en el m a rc o d e la s p o ltic a s in s titu c io n a le s d e d e s a rro llo d e p e rs o n a l, el p e rs o n a l a rc h iv s tic o se e n c u e n tra g e n e ra lm e n te s itu a d o e n u n a p o s ic i n d e re z a g o q u e le im p id e ta n to c o n ta r c o n lo s in s tru m e n to s t c n ic o s q u e p o d ra n a u x ilia rle e n el d e s e m p e n o d e s u tra b a jo , c o m o c o n p o ltic a s q u e h a g a n p o s ib le

M80

su p ro fe s io n a liz a c i n , c a p a c ita c i n , a c tu a liz a c i n , c re c im ie n to in s titu c io n a l y e s ta b ilid a d la b o ra l en la fu n c i n . La lim ita d a c o n c e p c i n q u e la s a d m in is tra c io n e s p b lic a s tie n e n g e n e ra lm e n te d e lo s a rc h iv o s , d e lo s s e rv ic io s q u e s to s b rin d a n y d e su im p o rta n c ia c o m o s is te m a d e in fo rm a c i n s u m a d a a la e rr n e a id e a d e q u e lo s a rc h iv o s c o n s titu y e n un s e rv ic io g e n e ra l , s i m ila r, p o r e je m p lo , al m a n e jo d e in v e n ta rio s de re c u rs o s m a te ria le s o la a d m in is tra c i n d e b o d e g a s im p o s ib ilita c o n s id e ra r a lo s a rc h iv is ta s c o m o p ro fe s io n a le s o t c n ic o s q u e d e s e m p e n a n fu n c io n e s a d m in is tra tiv a s y t c n ic a s d e c a p ita l im p o r ta n c ia . S e o lv id a , p re c is a m e n te , q u e el o b je to d e tra b a jo d e e s to s p ro fe s io n a le s e s la in fo rm a c i n , q u e a lo la rg o d e su c ic lo in s titu c io n a l d e v id a e x ig e un tra ta m ie n to e s p e c ia liz a d o , y d e a rc h iv is ta s c o n un m e jo r p e rfil p ro fe s io n a l p a ra el d e s e m p e n o e fic ie n te d e lo s p ro c e s o s a rc h iv s tic o s , el m a n e jo y la a d m in is tra c i n d e la s in s titu c io n e s d e a rc h iv o . In c lu s o , d a d o e l c a r c t e r m u lt id is c ip lin a r io d e la g e s ti n p b lic a , m s a ll d e s u s h a b ilid a d e s t c n ic a s p ro p ia s , e l a rc h iv is ta d e l s ig lo X X I d e b e p o s e e r c o m p e te n c ia s p ro fe s io n a le s q u e lo v in c u le n c o n o tro s e s p e c ia lis ta s d e la in fo rm a c i n y p ro fe s io n e s v in c u la d a s a los a rc h iv o s . P o r e je m p lo : la h is to ria , la a d m in is tra c i n , la s o c io lo g ia , e l d e re c h o , la c o n ta b ilid a d y fin a n z a s , la s c ie n c ia s d e la in fo rm a c i n etc. En fu n c i n d e lo a n te rio r, d e n tro d e l m a rc o d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s , re s u lta e s e n c ia l la c a p a c ita c i n d e l p e r s o n a l d e d ic a d o a l d e s e m p e n o d e las fu n c io n e s a rc h iv s tic a s . S in e m b a rg o , Los archivistas: administradores y tcnicos de la informacin d ic h a c a p a c ita c i n n o te n d r un fu e rte im p a c to e n la s in s titu c io n e s si n o se le c o n c ib e c o m o p a rte d e un p ro c e s o

(181)

m s a m p lio d e p ro fe s io n a liz a c i n y d e s a rro llo d e l p e rs o n a l a rc h iv s tic o ; s i a la s p e rs o n a s in v o lu c ra d a s n o s e le s d a n p e rs p e c tiv a s d e c re c im ie n to in s titu c io n a l, y m e jo re s p e rc e p c io n e s e c o n m ic a s . T o d o e llo a c o rd e c o n la a d q u is ic i n d e n u e v a s h a b ilid a d e s t c n ic a s y c o m p e te n c ia s p ro fe s io n a le s , y c o n el m e jo ra m ie n to e n g e n e ra l d e s u s c o n d ic io n e s de tra b a jo c o m o p ro fe s io n a le s d e la in fo rm a c i n .

Perfiles y profesiog ramas

Diagnsticos archivsticos y para la formacin

P la n d e f o r m a c i n

Desarrollo de estdios de necesidades de capacitacin

Cursos permanentes en la especialidad

Disefio de m anuales e instrumentos pedaggicos

Desarrollo de estructuras curriculares para la capacitacin

Estratgias para la estabilidad y e lc re c im ie n to del personal

Estratgias para la formacin de recursos humanos El d e s a rro llo d e p o ltic a s in s titu c io n a le s y g u b e rn a m e n ta le s p a ra el m e jo ra m ie n to d e los re c u rs o s h u m a n o s d e d ic a d o s al d e s e m p e n o d e fu n c io n e s a rc h iv s tic a s d e n tro d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s en el D is trito F e d e ra l d e b e r re a liz a rs e a p a rtir d e e s tra te g ia s y m e c a n is m o s d e p la n e a c i n e fic a c e s . E s to s , a d e m s d e im p u ls a rs e c o n a p e g o a los L in e a m ie n to s G e n e ra le s en M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l, d e b e n c e n tra r s u a te n c i n en lo s s ig u ie n te s a s p e c to s b s ic o s , e n tre o tro s :

El d is e n o d e p e rfile s y p ro fe s io g ra m a s e n lo s q u e s e e s ta b le z c a n lo s a s p e c to s m n im o s in d is p e n s a b le s a c u b rir p a ra la b o ra r en in s titu c io n e s d e a rc h iv o s , d e c o n fo rm id a d c o n s u s c a ra c te rs tic a s

d e o p e ra c i n a lo la rg o d e l c ic lo in s titu c io n a l d e v id a d e la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a . L a fo rm u la c i n d e d ia g n s tic o s a rc h iv s tic o s , e s p e c ia lm e n te en lo to c a n te a la s itu a c i n a c tu a l y p a ra el d is e n o d e e s tra te g ia s d e m e jo ra d e lo s re c u rs o s h u m a n o s d e s tin a d o s e n lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l al d e s e m p e n o d e a c tiv id a d e s a rc h iv s tic a s . El d is e n o , d e s a r ro llo y le v a n ta m ie n to d e e s tu d io s d e n e c e s id a d e s d e c a p a c ita c i n b s ic a y e s p e c ia liz a d a e n m a te ria d e A d m in is tra c i n d e D o c u m e n to s , g e s ti n d e a rc h iv o s y d is c ip li n a s a fin e s . E l d is e n o , d e s a rro llo e in s tru m e n ta c i n d e e s tru c tu ra s c u rric u la re s y c o n te n id o s p a ra la c a p a c ita c i n b s ic a y e s p e c ia liz a d a d e l p e rs o n a l a rc h iv s tic o . E l d is e n o d e m a n u a le s e in s tru m e n to s p e d a g g ic o s p a ra a u x i lia r la im p a rtic i n d e c u rs o s y p ro g ra m a s d e c a p a c ita c i n e n la m a te ria . L a im p a rtic i n d e c u rs o s d e A d m in is tra c i n d e D o c u m e n to s , g e s ti n d e a rc h iv o s y d is c ip lin a s a fin e s , c o n c e b id o s c o m o p ro c e s o s d e c a p a c ita c i n p e rm a n e n te s e n lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, y n o c o m o s u c e s o s o e v e n to s a is la d o s y sin p ro y e c c i n . E l im p u ls o al d e s a rro llo d e a c c io n e s d e d iv u lg a c i n a rc h iv s tic a , c o m o c o n g re s o s , s e m in a rio s , m e s a s re d o n d a s , c ic lo s d e c o n fe re n c ia s e tc ., c o n el p ro p s ito d e fo m e n ta r u n a c u ltu ra in s titu c io n a l y s o c ia l d e lo s a rc h iv o s . E l d is e n o d e e s tra te g ia s q u e , e n u n m a rc o d e ra c io n a liz a c i n d e lo s re c u rs o s d is p o n ib le s , p e rm ita n la e s ta b ilid a d d e l p e rs o n a l a r c h iv s tic o , a la v e z q u e p ro p ic ie n s u c re c im ie n to in s titu c io n a l y el m e jo ra m ie n to d e s u s re m u n e r a c io n e s , a s c o m o la c o n tra ta c i n d e p ro fe s io n is ta s y t c n ic o s d e c a rre ra en lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l.

El recurso humano es el capital inteligente que hace posible la operacin integral de los sistemas de informacin

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E n e l c a s o d e lo s re c u rs o s m a te ria le s a s ig n a d o s a lo s a rc h iv o s , la s itu a c i n q u e p re v a le c e e n la s a d m in is tra c io n e s p b lic a s n o e s m e n o s c o m p lic a d a q u e la q u e p riv a e n m a te ria d e re c u rs o s h u m a n o s . L o s a rc h iv o s c a re c e n d e e s p a c io s a p ro p ia d o s p a ra el c o n tro l t c n i c o y fs ic o d e lo s a c e rv o s q u e re s g u a rd a n , a s c o m o p a ra s u a d e c u a d a c o n s e rv a c i n y p re s e rv a c i n . D e ig u a l fo rm a , c a re c e n d e m o b ilia rio y e q u ip o a p ro p ia d o . E n lo g e n e ra l a n p riv a e n e s te a s p e c to la p s im a id e a d e d o ta r a lo s a rc h iv o s c o n m a te ria le s d e d e s e c h o e in c o rp o ra r e n e llo s c o n tra d ic to ria y p a ra d jic a m e n te n u e v a s te c n o lo g ia s q u e c o n fre c u e n c ia no s e u tiliz a n en fo rm a o rd e n a d a .

En el marco de los sistemas institucionales de archivos resulta esencial la capacitacin del personal dedicado a las funciones archivsticas

U n o d e lo s p ro b le m a s m s a c u c ia n te s e s la fa lta d e e s p a c io s a p ro p ia d o s e n la s o fic in a s d e lo s e n te s p b lic o s p a ra re s g u a r d a r a lo s a rc h iv o s d e tr m ite d e la s in s titu c io n e s . P o r s u p a rte , lo s a rc h iv o s d e c o n c e n tra c i n en re a lid a d c o n fre c u e n c ia s o n s lo b o d e g a s d e p a p e l q u e n o c u e n ta n c o n m o b ilia rio d e a lm a c e n a m ie n to a d e c u a d o ni c o n e q u ip o s p a ra s u p ro te c c i n fs ic a , lo q u e a c a rre a s e rio s rie s g o s d e s in ie s tro s . U n a p o ltic a p la n ific a d a d e a d q u is ic i n d e re c u rs o s m a te ria le s p a ra lo s a rc h iv o s , d e c o n fo rm id a d c o n s u o p e ra c i n d ife re n c ia d a a lo la r g o d e l c ic lo v ita l d e la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a , re d u n d a ria en a h o rro s e fe c tiv o s p a ra lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l y p ro p ic ia ra la in c o rp o ra c i n d e m o b ilia rio y e q u ip o q u e c u m p la c o n e s p e c ific a c io n e s t c n ic a s a p ro p ia d a s . N o rm a liz a r e s ta s a d q u is ic io n e s , e n o p o s ic i n a l a lq u ile r d e b o d e g a s , la d ig ita liz a c i n d e s o rd e n a d a d e a c e rv o s y, p e o r a n , c o n fia r a e m p re s a s p riv a d a s el a lm a c e n a m ie n to d e a rc h iv o s p b lic o s , c o n to d o s lo s rie s g o s t c n ic o s y ju rd ic o s q u e ta l h e c h o tra e c o n s ig o , p e rm itir un m a n e jo y c o n s e rv a c i n m s e fic ie n te d e la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a . A l re s p e c to , c o m o p a rte d e e s a p o ltic a , en la a d q u is ic i n y u s o de re c u rs o s m a te ria le s p a ra lo s a rc h iv o s c o n v e n d ra c o n s id e ra r a s p e c to s c o m o lo s s ig u ie n te s :

E la b o ra r un m a p a d e rie s g o s y un d ia g n s tic o d e lo s re c u rs o s m a te ria le s a s ig n a d o s a lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l,

M84

p a rtic u la rm e n te e n m a te ria d e e s p a c io s , m o b ili rio y e q u ip o d e a lm a c e n a m ie n to , p ro te c c i n fs ic a y s e g u rid a d a m b ie n ta l. D is e n a r n o rm a s p a ra la a d q u is ic i n y u s o d e re c u rs o s m a te ria le s a rc h iv s tic o s , a s c o m o p a ra e l d e s a rro llo d e e s p e c ific a c io n e s t c n ic a s e n m a te ria d e m o b ilia rio , e q u ip o , e s p a c io s y e d ific io s d e a rc h iv o . F o rm u la r p la n e s d e a d q u is ic io n e s c o n s o lid a d a s d e re c u rs o s m a te ria le s c o n a rre g lo a la o p e ra c i n d ife re n c ia d a d e lo s a rc h iv o s a lo la rg o d e s u c ic lo v ita l. In c o rp o ra r e q u ip o s d e a lm a c e n a m ie n to in te n s iv o p a ra lo s a rc h iv o s d e c o n c e n tra c i n e h is t ric o s .

P ro p ic ia r la in c o rp o ra c i n d e e q u ip o s y m o b ilia rio d e a lm a c e n a m ie n to p a ra a rc h iv o s d e tr m ite q u e e v ite n la s o b re c a rg a d e p e s o s m u e rto s e n o fic in a s . U b ic a r a rc h iv o s e n p la n ta s b a ja s o s ta n o s , c u id a n d o la s c o n d i c io n e s a m b ie n ta le s d e lu z, te m p e ra tu ra y h u m e d a d a p ro p ia d a s p a ra la c o n s e rv a c i n d e a c e rv o s . D e s a rro lla r en fo rm a p re v e n tiv a p la n e s d e c o n tin g e n c ia p a ra el a l m a c e n a m ie n to , c o n s e rv a c i n y c u id a d o d e los a rc h iv o s p b lico s. T ema 3. Marco jurdico para la operac \l DOCUMENTAL Y ARCHIVSTICA L o s e s fu e rz o s p a ra e m itir u n m a rc o ju rd ic o en m a te ria d e a rc h iv o s e n M x ic o h a n s id o m o tiv o d e p re o c u p a c i n fre c u e n te e n el p a s . E llo o b e d e c e , d e s d e lu e g o , a l re c o n o c im ie n to d e la trip le n a tu ra le z a d e los a rc h iv o s e n ta n to re c u rs o in fo rm a tiv o e s e n c ia l p a ra la s in s titu c io n e s , m e m o ria y te s tim o n io d e la e v o lu c i n d e s ta s , y c o m o h e rra m ie n ta p a ra fo m e n ta r u n a c u ltu ra d e tra n s p a re n c ia y re n d ic i n d e c u e n ta s . In s tru m e n to , m e m o ria y tra n s p a re n c ia d e la a c c i n p b lic a s o n , en el fo n d o , la s ra z o n e s e n q u e s e s u s te n ta la c re a c i n d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s e n e l D is trito F e d e ra l, y p o r e s o m is m o las ra z o n e s q u e s u s te n ta n la fo rm a liz a c i n d e s u o rg a n iz a c i n y fu n c io n a m ie n to d e s d e la p tic a ju rd ic a .

Una poltica planificada de adquisicin de recursos materiales para los archivos redunda en ahorros efectivos para los entes pblicos

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E n lo s e s fu e rz o s p o r m e jo ra r la a c tiv id a d d e lo s a r i, c o m b a tie n d o e fic a z m e n te lo s p ro b le m a s q u e lo s io n a n a n , la e m is i n d e u n a L e y d e A rc h iv o s o c u je s tio n a b le m e n te u n p a p e l e s e n c ia l, ta n to p a ra la ;i n d e lo s a rc h iv o s c o m o re c u rs o in s tru m e n ta l d e la n p b lic a y te s tim o n io d e s u e v o lu c i n , c o m o , s o b re p a ra g a ra n tiz a r el re s ta b le c im ie n to d e s u e s ta tu to u c io n a l y s o c ia l y la e fic a z o p e ra c i n d e lo s s e rv ic io s ih iv s tic o s e n su m e d io a m b ie n te . La e m is i n d e u n a L e y d e A r c h iv o s e n el D is trito F e d e ra l, s in e m b a rg o , n o e s ta re a f c il, s ta d e b e s e r p ro d u c to d e la c o n v e rg e n c ia y el c o n s e n s o d e lo s p rin c ip a le s s e c to re s y a c to re s in v o lu c ra d o s e n la m a te ria : a d m in is tra d o re s , a rc h iv is ta s , e s p e c ia lis ta s e n te o ra s y o tra s c ie n c ia s d e la in fo rm a c i n , h is to ria d o re s y o tro s u s u a rio s d e lo s a rc h iv o s . La e m is i n d e u n a L e y d e A rc h iv o s , p o r o tra p a rte , n o d e b e c o n s id e ra rs e c o m o un a c to n ic o , s in o c o m o p a rte d e u n p ro c e s o d e s tin a d o a m e jo ra r in te g ra lm e n te la o p e ra c i n d e lo s a rc h iv o s , la c a lid a d d e s u s re c u rs o s , s u re s ta b le c im ie n to c o m o s is te m a s d e in fo rm a c i n , la e je c u c i n o rd e n a d a d e lo s p ro c e s o s d e tra b a jo q u e le s o n in h e re n te s y el d is e n o d e s u s in s tru m e n to s . L o s a rc h iv o s re q u ie re n d e l d e s a rro llo d e m e d i d a s in te g ra le s p a ra su a d e c u a d o m a n e jo , p a ra su d ifu s i n y c o n tro l, p a ra s u p ro te c c i n c o m o p a trim o n io e in s tru m e n to d e g e s ti n . M e jo ra r lo s s is te m a s d e in fo rm a c i n a rc h iv s tic o s , s u p e ra n d o lo s p ro b le m a s q u e o b s ta c u liz a n su o p e ra c i n , im p lic a a c tu a r y s o b re to d o in te ra c tu a r e n d is tin to s c a m p o s y n iv e le s , c o n el c o n c u rs o in fo rm a d o de q u ie n e s s e e n c u e n tra n al fre n te d e e s to s s e rv ic io s y s u s p rin c ip a le s u s u a rio s .

P o r e s ta s ra z o n e s , la le g is la c i n a rc h iv s tic a d e b e e s ta r p re c e d id a ta m b i n d e rig u ro s o s a n lis is y d e l c o n o c im ie n to in te g ra l d e lo s a rc h iv o s , ta n to d e s d e un p u n to d e v is ta c o n c e p tu a l c o m o o p e ra c io n a l. E s d e c ir, d e b e re fle ja r e fic ie n te m e n te el c o m p le jo u n iv e rs o d e lo s a rc h iv o s , te n ie n d o e n c u e n ta q u e la e m is i n d e u n a L e y d e A rc h iv o s p o r s s o la n o e s g a ra n ta d e l e s ta b le c im ie n to d e s is te m a s a rc h iv s tic o s e fic a c e s . s to s no p u e d e n e s ta b le c e rs e p o r d e c re to , p o r lo q u e d e b e te n e rs e e x tre m o c u id a d o e n el h o riz o n te q u e s e b u s c a c o n la le g is la c i n a rc h iv s tic a . E n el g o b ie rn o d e la C iu d a d d e M x ic o n o s e p a rte d e c e ro en m a te ria ju rd ic a e n el c a m p o d e lo s a rc h iv o s , y a q u e p o r un la d o s e c u e n ta c o n la lla m a d a C irc u la r 1 y 1 b is e m itid a p o r la O fic ia la M a y o r d e l G o b ie rn o d e la C iu d a d d e M x ic o , q u e im p a c ta a lo s e n te s p b lic o s a d s c rito s a la s d e p e n d e n c ia s y o rg a n is m o s a d s c rito s al E je c u tiv o lo c a l. P o r o tra p a rte s e d is p o n e d e la L e y d e T ra n s p a re n c ia y A c c e s o a la In fo rm a c i n P b lic a d e l D is trito F e d e ra l, y d e lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s e n M a te ria d e A r c h iv o s d e l D is trito F e d e ra l d e riv a d o s d e s ta y e m iti d o s p o r el In s titu to d e A c c e s o a la In fo rm a c i n P b lic a d e l D is trito F e d e ra l (In fo D F ). D ic h o s o rd e n a m ie n to s c o n s titu y e n un p u n to d e p a rtid a im p o rta n te p a ra , c o n b a s e e n e llo s , im p u ls a r un p ro c e s o d e tra b a jo q u e c u lm in e c o n la e m is i n d e u n a L e y d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l. L a L e y d e T ra n s p a re n c ia y A c c e s o a la In fo rm a c i n P b lic a d e l D is trito F e d e ra l e s ta b le c i u n a s e rie d e d is p o s ic io n e s en m a te ria d e A r c h i v o s , m is m a s q u e p u e d e n o b s e rv a rs e en el c u a d ro 13. C uadro 1 3 / P rincipales disposiciones en matria de archivos establecidas en la L ey de T ransparencia y A cceso a la Informacin P blica del D istrito F ederal
D is p o s ic i n o a t r ib u c io n e s D e c o n f o r m id a d c o n :

La emisin de una Ley de Archivos en el Distrito Federal debe ser producto de la convergencia y el consenso de los principales sectores y actores involucrados en la materia

Mejorar la organizacin, clasificacin y manejo de documentos en posesin de los entes pblicos

Titulo primero, Captulo I Art. 9, Inciso VI

(Contina en la siguiente pgina)

M 87

(Viene de la pgina anterior) D iSPOSICIN O ATRIBUCIONES D e c o n f o r m id a d c o n :

Crear un sistema de archivo que permita localizar con prontitud y seguridad los datos que genere, procese o reciba con motivo del desempeno de su funcin, en trm i nos de la ley en la materia El Instituto deber emitir las reglas generales para la generacin de datos y archivos, as como para la conservacin de los mismos

Ttulo segundo, Captulo II Art. 51

Ttulo segundo, Captulo II Art. 53 Incisos I al IV

Dar cumplimiento, en general, a las disposiciones contenidas en el Ttulo segundo, Captulo II, Arts. 51 al 56 Establecer los lineamientos genera les para la creacin y operacin de los archivos que contengan informacin pblica de consulta directa El incumplimiento a la normatividad relacionada con los archivos pblicos

Ttulo Tercero, Captulo I Art. 63, Inciso X

Ttulo Cuarto, Captulo I Art. 75 Inciso IV

L o s L in e a m ie n to s G e n e ra le s e n M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l d e riv a d o s d e la L e y d e T ra n s p a re n c ia fu e ro n re s u lta d o d e un a m p lio p ro c e s o d e c o n s e n s o y a n lis is p o r lo q u e e n e llo s s e a b a rc a ro n lo s p rin c ip a le s c a m p o s q u e in c id e n e n la o p e ra c i n d e lo s a rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l, s ie n d o s to s , lo s q u e s e m u e s tra n e n el c u a d ro 14.
C uadro
rales

14 /

C a m p o s d e c o b e r t u r a d e l o s L in e a m ie n t o s G e n e

EN MATERIA DE ARCHIVOS DEL DlSTRITO FEDERAL

Organizacin de los sistemas institucionales de archivos del Distrito Federal. Regulacin de los procesos archivsticos. Instrumentos de control tcnico del trabajo archivstico.
(Contina en la siguiente pgina)

^ 188}

(Viene de la pgina anterior)

Recursos operativos de los archivos (humanos, materiales, tcnicos, tecnolgicos). Programas institucionales de desarrollo archivstico. Mecanismos de coordinacin y vinculacin de los archivos pblicos del Distrito Federal.

D a d a su c o b e rtu ra , lo s lin e a m ie n to s c o n s titu y e n un p u n to d e p a rtid a e s e n c ia l p a ra a n a liz a r lo s c o n te n id o s y a s p e c to s p o r c u b rir en u n a L e y d e A rc h iv o s , p u e s e n fo c a n s u a te n c i n ta n to e n la o rg a n iz a c i n in s titu c io n a l y t c n ic a d e lo s a rc h iv o s , c o m o e n la re g u la c i n d e lo s p ro c e s o s d e g e s ti n a rc h iv is tic a y lo s re c u rs o s o p e ra tiv o s d e lo s m is m o s . A p u n ta n e s p e c ia lm e n te a la n e c e s id a d d e p la n ific a r, c o m o p a rte d e u n a a c c i n p e rm a n e n te la a c tiv id a d d e lo s a rc h iv o s c o n p ro g ra m a s q u e p e rm ita n s u d e s a rro llo in s titu c io n a l y el e s ta b le c im ie n to d e m e c a n is m o s d e c o n v e rg e n c ia , c o m u n ic a c i n y c o o p e ra c i n e n tre lo s d iv e rs o s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l. L a fin a lid a d e s fo m e n ta r u n a n u e v a c u ltu ra d e la in fo rm a c i n a rc h iv is tic a , p ro m o v e r e l d e s a rro llo d e l s e n ti d o d e p e rte n e n c ia a lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s y d e s ta c a r el p a p e l e im p o rta n c ia q u e s to s tie n e n e n la s a c c io n e s tra n s p a re n c ia y re n d ic i n d e c u e n ta s . C o n b a s e e n la s d is p o s ic io n e s p re v ia s , p u e d e a v a n z a rs e e n el d is e n o , d e s a rro llo y p ro c e s o d e c o n s e n s o p a ra la e m is i n d e u n a L e y d e A rc h iv o s en el D is trito F e d e ra l, c u id a n d o , e n s u e m is i n , a s p e c to s c o m o lo s s ig u ie n te s :

D e s a rro lla r la L e y d e A rc h iv o s y n o rm a tiv id a d ju r id ic a c o m p le m e n ta ria , c o n b a s e e n la e x p e rie n c ia y re a lid a d e s a rc h iv is tic a s q u e p re v a le c e n en e s ta m a te ria d e n tro d e lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l. E m p re n d e r un p ro c e s o in te n s o y s is te m tic o d e tra b a jo p a ra la g e n e ra c i n d e l m a rc o ju r id ic o d e l D is trito F e d e ra l e n m a te ria d e a rc h iv o s , fo rm a liz a n d o la c re a c i n y fu n c io n a m ie n to d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s , s u s c o m p o n e n te s y m e c a n is m o s d e c o o rd in a c i n in s titu c io n a l, e l m a n e jo d e la in fo rm a c i n

a rc h iv s tic a d e c a r c te r re s trin g id o , la in c o rp o ra c i n d e te c n o lo g ia s d e la in fo rm a c i n a p lic a d a s a lo s a rc h iv o s y el m a n e jo de la in fo rm a c i n e le c tr n ic a c o m o d o c u m e n ta c i n a rc h iv s tic a , a s c o m o p a ra la a c tiv id a d d o c u m e n ta l a s o c ia d a a la s e s p e c ific id a d e s y re c u rs o s d e q u e s e d is p o n g a p a ra el e je rc ic io d e l c ic lo v ita l d e lo s d o c u m e n to s . P ro p ic ia r la c o n s ta n te p a rtic ip a c i n d e g ru p o s d e e s p e c ia lis ta s in te rd is c ip lin a rio s , e n lo s q u e s e a c re d ite la o p in i n d e a rc h iv is ta s , a d m in is tra d o re s , h is to ria d o re s , e x p e rto s en te o ria s d e la in fo rm a c i n y o tro s p ro fe s io n a le s , a s c o m o d e lo s p rin c ip a le s u s u a rio s d e lo s a rc h iv o s , p a ra la e m is i n d e u n a L e y d e a rc h iv o s p le n a m e n te c o n s e n s u a d a . C o n s id e r a r q u e e n la e m is i n d e la n o rm a tiv id a d ju rd ic a s e te n g a e n c u e n ta n o s lo e l in te r s p a trim o n ia l o h is t ric o d e los d o c u m e n to s y a rc h iv o s , s in o ta m b i n , la d o c u m e n ta c i n q u e fo rm a e l c u e rp o d e lo s a rc h iv o s a d m in is tra tiv o s o d e g e s ti n . P rin c ip a lm e n te p o rq u e e n e s te n iv e l s u e le n o c u rrir la s p rin c ip a le s d e fic ie n c ia s en m a te ria d e o rg a n iz a c i n , c o n tro l y a c c e s o a la in fo rm a c i n g u b e rn a m e n ta l. F o rm a liz a r ju rd ic a m e n te , en el m a rc o d e la L e y d e A rc h iv o s , la p la n e a c i n d e s u d e s a rro llo in s titu c io n a l c o m o u n a m e d id a de c a r c te r p e rm a n e n te .

Los Lineamientos constituyen un punto de partida esencial para analizar los contenidos y aspectos por cubrir en una Ley de Archivos

siN TES IS

M s a ll d e lo s a s p e c to s e s tric ta m e n te t c n ic o s d e la A d m in is tra c i n d e D o c u m e n to s y la g e s ti n d e a rc h iv o s , en e l e n to rn o in s titu c io n a l y s o c ia l d e l q u e h a c e r a rc h iv is tic o o c u rre n u n a s e rie d e fe n m e n o s q u e a fe c ta n o in c id e n d e m a n e ra im p o rta n te e n su o p e ra c i n . E l m a n e jo d e la in fo r m a c i n a rc h iv is tic a d e c a r c te r re s trin g id o , p re v is to e n los L in e a m ie n to s G e n e ra le s en M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is tri to F e d e ra l, c o n s titu y e un im p o rta n te te m a p a ra la g e s ti n e s ta n d a riz a d a d e lo s p ro c e s o s d o c u m e n ta le s .
A p e s a r d e lo d e lic a d o d e la in fo rm a c i n a rc h iv is tic a q u e p u e d a e n un m o m e n to d a d o re s trin g irs e c o n a p e g o a la L e y d e T ra n s p a r e n c ia y A c c e s o a la In fo rm a c i n P b lic a d e l D is trito F e d e ra l, s u m a n e jo a rc h iv is tic o tie n e q u e re a liz a rs e d e c o n fo rm id a d c o n lo s c rite rio s , m e c a n is m o s e in s tru m e n to s t c n ic o s a s o c ia d o s a la A d m in is tra c i n d e D o c u m e n to s , p o r lo q u e d ic h a in fo rm a c i n d e b e ta m b i n c la s ific a rs e , d e s c rib irs e , v a lo ra rs e y c o n s e rv a rs e e fic ie n te m e n te , c u id a n d o el m a n e jo d e in v e n ta rio s y la s p o litic a s q u e la L e y p re v e a p a ra fa c ilita r e l a c c e s o a la in fo rm a c i n re s trin g id a u n a v e z q u e p ie rd a d ic h o c a r c te r. P o r o tra p a rte , en el p re s e n te m d u lo s e e n fa tiz la im p o rta n c ia d e m e jo ra r lo s re c u rs o s a rc h iv is tic o s , e s p e c ia lm e n te h u m a n o s , en ta n to p la s m a in te lig e n te d e los s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s . El d is e n o d e p o litic a s p a ra la in co rp o ra c i n , c re c im ie n to y d e s a rro llo in s titu c io n a l y p ro fe s io n a liza c i n d e l tra b a jo a rc h iv is tic o re s u lta in d is p e n s a b le p a ra m e jo ra r in te g ra lm e n te el fu n c io n a m ie n to d e los a rc h iv o s . Los a rc h iv is ta s , e n ta n to p ro fe s io n a le s d e la in fo rm a c i n , d e b e n d e s a rro lla r un c o n ju n to d e h a b ilid a d e s t c n ic a s y c o m p e te n c ia s p ro fe s io n a le s q u e p e rm ita n el d e s e m p e n o e fic ie n te d e la g e s ti n d e a rc h iv o s y la re la c i n d e s to s co n o tra s d is c i p lin a s q u e , en p le n o s ig lo X X I, tie n e n u n a e s tre c h a re la c i n c o n la A d m in is tra c i n d e D o c u m e n to s .

E n e l p re s e n te m d u lo s e ha e n fa tiz a d o la n e c e s id a d d e p ro p ic ia r la a d q u is ic i n y u s o d e m e jo re s re c u rs o s m a te ria le s p a ra lo s a rc h iv o s e s p e c ia lm e n te en re la c i n c o n lo s e s p a c io s d e d e p s ito d e lo s m is m o s y el m o b ilia rio y e q u ip o q u e re q u ie re n , d e c o n fo rm id a d c o n lo s u s o s y m e c a n is m o s d ife re n c ia d o s d e o p e ra c i n d e lo s a rc h iv o s a lo la rg o d e s u c ic lo v ita l. F in a lm e n te s e h iz o a lu s i n a la n e c e s id a d d e e m itir en b re v e u n a L e y d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l q u e fo rm a lic e la c re a c i n y el d e s e m p e n o d e la s a c tiv id a d e s d e los a rc h iv o s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, c u id a n d o q u e s e a re s u lta d o d e u n a m p lio p ro c e s o d e c o n s e n s o y c o n b a s e e n lo s L in e a m ie n to s e n M a te ria d e A rc h iv o d e lo s q u e y a s e d is p o n e y q u e c u b re n b s ic a m e n te lo s p rin c ip a le s c a m p o s d e a c c i n d e la a c tiv id a d a rc h iv s tic a .

J 92

AUTOEVALUACIN

A u t o e v a l u a c i n

C u e s tio n a rio s o b re lo s c o n te n id o s g e n e ra le s d e l m d u lo c in c o , E n to r no In s titu c io n a l d e la a c tiv id a d a rc h iv s tic a .

1. iQ uin puede restringir la informacin archivstica? Escoja una opcin:

A . L o s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l. B. E L In fo D F . C . L a s O fic in a s d e In fo rm a c i n P b lic a .

2. E Plazo de restriccin o reserva de la informacin archivstica es igual al plazo de conservacin archivstica? Elija una opcin:
A . S . B. N o.

3. L a informacin archivstica de carcter restringido debe con tar con una cartula donde se considere la justificacin jurdica que motiv la restriccin de la informacin? Escoja una opcin:
A . S . B. N o.

4 . ^Qu aspectos debe considerar un plan de mejoramiento de los recursos humanos que se destinan al trabajo archivstico? Escoja una opcin:
A . U n d ia g n s tic o a rc h iv s tic o , e s tru c tu ra s c u rric u la re s y el d is e n o d e c u rs o s . B. U n p ro g ra m a d e c o n fe re n c ia s y e x p o s ic io n e s d o c u m e n ta le s . C . El a u m e n to g e n e ra liz a d o d e s a la rio s d e lo s a rc h iv is ta s .

(193)

S. Los recursos materiales de los archivos deben adquirirse de manera planificada de conformidad con (escoja una opcin):

o
< D < >
LU

A . L a re n ta d e b o d e g a s p a ra el a lm a c e n a m ie n to d e a rc h iv o s . B. La o p e ra c i n d ife re n c ia d a d e lo s a rc h iv o s a lo la rg o d e l c ic lo v ita l. C . U n p ro g ra m a d e a d q u is ic i n d e te c n o lo g a s .

S. Para que tenga posibilidades de incidir en el mejoramiento de los archivos, la Ley de Archivos del Distrito Federal debe ser re sultado de un proceso caracterizado por (escoja una opcin):
A . U n p ro c e s o d e a n lis is lle v a d o a c a b o p o r e s p e c ia lis ta s en el te m a d e lo s a rc h iv o s . B. U n p ro c e s o d e c o n s e n s o in te rd is c ip lin a rio . C . La im p o rta c i n d e le y e s d e a rc h iv o q u e h a y a n te n id o x ito en o tro s p a s e s .

O H D

<

7. Mencione al menos dos campos que consideran los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal.
A . L a a d q u is ic i n d e re c u rs o s m a te ria le s y te c n o lo g a s d e d ig ita liz a c i n . B. La e m is i n d e u n a L e y d e A rc h iv o s y la c a p a c ita c i n d e l p e rs o n a l. C . La o rg a n iz a c i n d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s y la re g u la c i n d e lo s p ro c e s o s d o c u m e n ta le s .

8. Qu establece el Artculo S Inciso VI de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal? Escoja una opcin:
A . M e jo ra r la o rg a n iz a c i n , c la s ific a c i n y m a n e jo d e d o c u m e n to s e n p o s e s i n d e lo s e n te s p b lic o s . B. F o m e n ta r u n a n u e v a c u ltu ra d e in fo rm a c i n a rc h iv s tic a .

e f e r e n c ia s

Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal. InfoDF 2006. Lineam ientos G enerales en M ateria de Archivos del Distrito Federal (G.O. del Distrito Federal. 9 de M ayo de 2007).
K a t e l a a r E r ic k , A rchival

and Records M anagem ent Legislations and regulations. Progra ma G eneral de Informacin. U nesco, Paris. P 128. 136.

valadez

M o n t e s , M a r c o A n t o n io , El Perfil del adm inistrador de docum entos en el umbral del siglo X X I, Foro Archivstico: Revista Tcnica del Sistem a N acional de Archivos.M xico D. F. Archivo G eneral de la Nacin (1991), n. 2; p. 23-26. T a n o d i , A u r l io ,

Program as de asistencia en el cam po de archivos, Pp. 174-186, Inter national Council on Archives. P roce e dings of the 8th International C o n g re ss on Archives: W ashington, 27 Septem ber- 1 October, 1976.

Esquemas de planeacin y mecanismos de coordinacin interinstitucional para el desarrollo archivstico

duloseis

T e m a r io

1. Importancia de la planeacin
archivstica: los programas institucionales

D D E ESAR O A C IV TIC R LLO R H S O 2. Metodologia de la planeacin

archivstica: elementos de diagnstico y

P O P C O A ESC IN TITU IO A R S E TIV S ALA S C N L 3. Importancia de la coordinacin IN R S C N L PAR E TE IN TITU IO A A L D ESAR O A C IV TIC R LLO R H S O 4. El papel del InfoDF en los mecanismos D C O D A I A C IV TIC E O R IN C N R H S A

I n t r o d u c c i n

a p la n e a c i n d e l d e s a rro llo a rc h iv s tic o e s u n a n e c e s id a d q u e s e ju s tific a en v irtu d d e u n a d e b ilid a d h is t ric a q u e p re v a le c e e n to d o s lo s n iv e le s d e g o b ie rn o d e la s a d m in is tra c io n e s p b lic a s , e s p e c ific a m e n te re s p e c to al fu n c io n a m ie n to d e los a rc h iv o s . E s to s e s , la c a re n c ia d e m e d id a s q u e d e m a n e ra e s tru c tu ra d a p e rm ita n fija r o b je tiv o s , e s tra te g ia s y a c c io n e s d e s tin a d a s a la o p e ra c i n in te g ra l d e lo s s e rv ic io s a rc h iv s tic o s e n ta n to s is te m a s d e in fo rm a c i n .

O tra ra z n q u e ju s tific a la p la n e a c i n d e l d e s a rro llo a rc h iv s tic o s e e n c u e n tra d ire c ta m e n te a s o c ia d a a s u fu n c io n a m ie n to a c tu a l c o m o e n tid a d e s a is la d a s , ta n to d e o tro s s e rv ic io s d o c u m e n ta le s c o m o , s o b re to d o , d e la a d m in is tra c i n d e la q u e fo rm a n p a rte . C o m o s e h a in s is tid o , e n g e n e ra l y s a lv o c o n ta d a s e x c e p c io n e s lo s a rc h iv o s p b lic o s o p e ra n co n a rre g lo a c rite rio s p e rs o n a le s , s in q u e s e le s a p liq u e n (p o r d e s c o n o c im ie n to ) lo s m to d o s e in s tru m e n to s t c n ic o s p ro p io s d e la A d m in is tra c i n d e D o c u m e n to s y la g e s ti n d e a rc h iv o s . E n su fu n c io n a m ie n to s o n d is tin tiv a s ta m b i n la e s c a s e z d e re c u rs o s y la p o c a im p o rta n c ia q u e la a u to rid a d le s c o n c e d e en la s in s titu c io n e s . L a o p e ra c i n a c tu a l d e m u c h o s a rc h iv o s c o n fre c u e n c ia s e a b a n d o n a al a z a r, c o n fo rm e al tra b a jo d e l d a a d a y b a jo la p re s i n d e la s e x ig e n c ia s d e los u s u a rio s , a q u ie n e s s e d a g e n e ra lm e n te un s e rv ic io in e fic a z . L a la b o r a rc h iv s tic a c a re c e d e m e d id a s d e Mapa conceptual: M dulo seis p re v e n c i n y d e p ro y e c to s , p u e s d e o rig e n s e c o n c ibe c o m o u n a a c tiv id a d ig u a lm e n te c a re n te d e in te r s in te le c tu a l y s lo c o m o u n a a c c i n e m p ric a q u e p u e d e s e r d e s a rro lla d a p o r c u a lq u ie r p e rs o n a , a u n q u e n o re n a un p e rfil a d e c u a d o p a ra s u d e s e m p e n o .

L a a u s e n c ia d e m e d id a s q u e p e rm ita n la p la n e a c i n d e lo s s e rv ic io s a rc h iv s tic o s c o n d u c e , in v a ria b le m e n te , a la fa lta d e c o o rd in a c i n de e s to s s e rv ic io s c o m o s is te m a d e in fo rm a c i n , lo q u e lo s a s la a n m s d e l e n to rn o al q u e p e rte n e c e n , d ib u ja n d o a s un c u a d ro q u e lim ita su p ro y e c c i n in s titu c io n a l. La p la n e a c i n d e la a c tiv id a d d e lo s a rc h iv o s e n lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l re s u lta e n to n c e s e s e n c ia l p a ra c o m b a tir la s te n d e n c ia s o p e ra tiv a s a c tu a le s d e e s to s s e rv ic io s , p o r lo q u e e s e m e r g e n te in d u c ir , c o n fo r m e a lo p re v is to en lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s en M a te ria d e A r c h iv o s d e l D is t r it o F e d e r a l, la a d o p c i n d e m e d id a s q u e p e r m ita n la p la n e a c i n d e l d e s a rro llo a rc h iv s tic o d e las in s titu c io n e s p b lic a s d e l D. F. a e fe c to d e p ro m o v e r s u p le na m o d e rn iz a c i n . C o m p le m e n ta ria m e n te , y a n te u n e s c e n a r io c a r a c te r i z a d o p o r m e d id a s d e a u s te rid a d g u b e rn a m e n ta l, re s u lta in d is p e n s a b le ta m b i n p ro m o v e r la c o n s ta n te c o o p e ra c i n y c o m u n ic a c i n e n tre lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ral, c o n e l fin d e fa v o re c e r la c o n s o lid a c i n d e lo s s e rv ic io s a rc h iv s tic o s y el fo m e n to d e u n a n u e v a c u ltu ra q u e d e s ta q u e s u im p o rta n c ia in s titu c io n a l y s o c ia l. E n ra z n d e lo a n te rio r, e n e s te m d u lo s e a b o rd a r n a lg u n o s a s p e c to s b s ic o s p a ra fa v o re c e r la p la n e a c i n d e l d e s a rro llo a rc h iv s tic o e n lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, a s c o m o el e s ta b le c im ie n to

(200^

d e un m e c a n is m o d e c o o p e ra c i n y v in c u la c i n in te rin s titu c io n a l q u e p e r m ita la p le n a c o m u n ic a c i n d e los s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s . E l p re s e n te m d u lo , p o r ta n to , a b o rd a r lo s s ig u ie n te s te m a s : 1. Im p o rta n c ia d e la p la n e a c i n a rc h iv s tic a : lo s p ro g ra m a s in s titu c io n a le s d e d e s a rro llo a rc h iv s tic o . 2 . M e to d o lo g a d e la p la n e a c i n a rc h iv s tic a : e le m e n to s d e d ia g n s tic o y p ro s p e c tiv o s a e s c a la in s titu c io n a l. 3. Im p o rta n c ia d e la c o o rd in a c i n in te rin s titu c io n a l p a ra el d e s a rro llo a rc h iv s tic o . 4. El p apel de l In foD F en los m e c a n is m o s d e coo rd in a ci n archivstica. DEL M DULO

objetivos

A l fin a liz a r el m d u lo lo s p a rtic ip a n te s p o d r n :

Id e n tific a r la im p o rta n c ia d e la p la n e a c i n d e l d e s a rro llo a rc h i v s tic o e n lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l.

R e c o n o c e r lo s a s p e c to s m e to d o l g ic o s b s ic o s p a ra fa v o re c e r la a d o p c i n d e m e d id a s d e p la n e a c i n d e l d e s a rro llo a rc h iv s tic o . D e s ta c a r la im p o rta n c ia q u e tie n e e s ta b le c e r u n m e c a n is m o d e c o m u n ic a c i n y c o o p e ra c i n in te rin s titu c io n a l e n lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, p a ra fo m e n ta r u n a n u e v a c u ltu ra d e la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a . R e c o n o c e r e l p a p e l d e lo s e n te s p b lic o s y p a rtic u la rm e n te d e l In fo D F e n e l d e s a rro llo a rc h iv s tic o d e l D is trito F e d e ra l.

[20I

T ema 1. Importancia de la planeacin archivstica: l< S PROGRAMAS D INSTITUCIONALES DE DESARROLLO ARCHIVSTICO C o m o s e d e s ta c e n la in tro d u c c i n d e l p re s e n te m d u lo , e s d e im p o rta n c ia c a p ita l a d o p ta r m e d id a s d e P la n e a c i n p a ra el d e s a rro llo a rc h iv s tic o d e n tro d e la s in s titu c io n e s p b lic a s d e l D is trito F e d e ra l.

E l d e s e m p e n o d e la s a c tiv id a d e s a rc h iv s tic a s d e b e d e ja r d e s e r v is to c o m o u n a a c tiv id a d c o n c e b id a s lo c o m o u n a a c c i n e m p ric a , re d u c id a al m a n e jo d e p a p e le s v ie jo s e n m a lo lie n te s b o d e g a s s i se d e s e a e fe c tiv a m e n te c o n ta r c o n lo s a rc h iv o s c o m o in fo rm a c i n p a ra la tra n s p a re n c ia , c o m o h e rra m ie n ta d e g e s ti n y c o m o te s tim o n io d e la e v o lu c i n d e la s in s titu c io n e s p b lic a s , p u e s b a jo e s a n o c iv a c o n c e p c i n , a d e m s d e c o n s u m ir re c u rs o s c u a n tio s o s p e ro m a l a p lic a d o s en lo s a rc h iv o s , la s in s titu c io n e s p b lic a s d e ja n d e u s a r p o te n c ia lm e n te u n o d e s u s p rin c ip a le s re c u rs o s d e in fo rm a c i n : la d o c u m e n ta c i n arc h iv s tic a . L a c o n s tru c c i n d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s y s u fo rm a liz a c i n ju rd ic a y t c n ic a , c o n s titu y e n p ro c e s o s a m p lio s d e tra b a jo e n lo s q u e s e e n c u e n tra n in v o lu c ra d a s u n a s e rie d e a c tiv id a d e s , e x i g e n te s p o r s s o la s d e m e d id a s d e p la n e a c i n e fic a c e s . S e re q u ie re d e e fic ie n te s m e d id a s d e p la n e a c i n p a ra el c o rre c to d e s e m p e n o d e to d a s la s a c tiv id a d e s im p lc ita s e n v a rio s c a m p o s : e l m e jo ra m ie n to d e la a c tiv id a d a rc h iv s tic a , la m o d e rn iz a c i n d e s u s e s q u e m a s o p e ra tiv o s , el d e s a rro llo d e s u s m to d o s y s is te m a s d e tra b a jo , la c a p a c ita c i n d e l p e rs o n a l y s u c re c im ie n to in s titu c io n a l, la a d q u is ic i n e in c o rp o ra c i n d e re c u rs o s m a te ria le s , la in tro d u c c i n y a p lic a c i n ra z o n a d a d e n u e v a s te c n o lo g a s a p lic a d a s a lo s a rc h iv o s y, e n g e n e ra l, el c o n tro l y u s o d e lo s a rc h iv o s a lo la rg o d e s u c ic lo v ita l. E m p re n d e r d ic h a s a c c io n e s , y a s u v e z re s o lv e r lo s c u a n tio s o s y m u y c o m p le jo s p ro b le m a s d e lo s a rc h iv o s , re v e la a lg u n a s p re m is a s b s ic a s q u e d e b e n s e r c a b a lm e n te c o m p re n d id a s p a ra d is e n a r lo s e s q u e m a s d e p la n e a c i n a rc h iv s tic a q u e m e jo r c o n v e n g a n a la s in s titu c io n e s . E n tre o tra s :

P rim e ro . L a s s o lu c io n e s e n fre n ta d a s a lo s p ro b le m a s a rc h iv s tic o s n o s o n d e m a n e ra e x c lu s iv a u n a re s p o n s a b ilid a d d e a rc h iv is ta s ,

^ 02)

s in o , fu n d a m e n ta lm e n te , d e la A d m in is tra c i n "P b lic a c o m o un to d o y, p a rtic u la rm e n te , d e lo s a d m in is tra d o re s p b lic o s , e n ta n to a u to rid a d e s y e n s u c a lid a d d e p ro d u c to re s y u s u a rio s d e la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a . U S e g u n d o . L a s s o lu c io n e s a lo s p ro b le m a s a rc h iv s tic o s d e b e n s e r re s u lta d o d e u n a Planeacin integraly n o d e a c c io n e s a is la d a s , s in p ro y e c c i n , p a rc ia le s , o lim ita d a s a a lg n c a m p o e n e s p e c fic o . L a s o la c a p a c ita c i n d e l p e rs o n a l, la s o la in c o rp o ra c i n d e te c n o lo g a s , o in c lu s o , la e m is i n d e u n a L e y d e A rc h iv o s , p o r m u y b u e n a q u e s ta s e a , n o c o n s titu y e n p o r s s o la s , u n a s o lu c i n m g ic a a lo s p ro b le m a s a rc h iv s tic o s d e la s in s titu c io n e s p b lic a s d e l D is trito F e d e ra l. L a s o lu c i n a lo s p ro b le m a s d e lo s a rc h iv o s d e b e o rie n ta rs e , c o n o b je tiv o s y e s tra te g ia s e fic ie n te s , a p a rtir d e u n a p e rs p e c tiv a in te g ra l, e n la q u e s e a tie n d a c o h e s io n a d a m e n te al c o n ju n to d e fe n m e n o s q u e in c id e n s o b re el fu n c io n a m ie n to d e lo s a rc h iv o s .

Los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal se han planteado que dentro de los entes pblicos se estructure un proceso de planeacin del desarrollo archivstico

U T e rc e ro . L o s p ro b le m a s d e lo s a rc h iv o s n o s o n re c ie n te s , lle v a n d c a d a s g e s t n d o s e y e n ra iz n d o s e a l in te rio r d e la s in s titu c io n e s p b li c a s , p o r lo q u e n o p u e d e p e n s a ra s o lu c io n e s a lo s m is m o s s e r n ta s . P o r el c o n tra rio , e s ta b le c ie n d d a d e s y c o n d ic io n e s p ro p ic ia s p a d e s a rro llo , la p la n e a c i n a rc h iv is t d e b e e n fo c a rs e a la o b te n c i n d re s u lta d o s d e c o rto , m e d ia n o y la g o p la z o , lo q u e e x ig e a c tu a r, e fo r m a p e r m a n e n te y s is t e m t ic e n lo s d iv e rs o s c a m p o s a s o c ia d c a lo s a rc h iv o s . U C u a rto . La s o lu c i n a lo s p ro b le m a s a rc h iv s tic o s e x ig e d e la in v e r s i n in t e lig e n te d e r e c u r s o s y, f u n d a m e n ta lm e n te , d e b u e n a s id e a s p a r a s a b e r d n d e

a p lic a rlo s . E n lo s a rc h iv o s s e g a s ta n e n o rm e s s u m a s d e re c u r s o s e c o n m ic o s d e m a n e ra e s t ril, p o r e je m p lo d ig ita liz a n d o a rc h iv o s q u e n o e s t n e n c o n d ic io n e s d e o rg a n iz a c i n a p ro p ia d a s ; a lq u ila n d o b o d e g a s p a ra a lm a c e n a r d o c u m e n to s q u e q u iz h a n p e rd id o u n a fre c u e n c ia d e c o n s u lta im p o rta n te y c a re c e n d e v a lo r in s titu c io n a l o s o c ia l; re n ta n d o s e rv ic io s d e a lm a c e n a m ie n to d e d o c u m e n to s c o n e m p re s a s p riv a d a s ; a d q u irie n d o m o b ilia rio y e q u ip o no p ro p io p a ra a rc h iv o s , e tc . L a in v e rs i n de re c u rs o s e s n e c e s a ria , p e ro d e b e h a c e rs e c o n a p e g o a m e d id a s ra z o n a d a s d e d ia g n s tic o y en fu n c i n d e la s a c tiv id a d e s p ro p ia s d e lo s a rc h iv o s . Q u in to . L o s a rc h iv is ta s e s t n o b lig a d o s a a g re g a r v a lo r a s u tra b a jo , a s c o m o a c a p a c ita rs e p e rm a n e n te m e n te , a d q u irir n u e v a s c o m p e te n c ia s p ro fe s io n a le s y h a b ilid a d e s t c n ic a s d a d a la p ro p ia e v o lu c i n d e la A d m in is tra c i n d e D o c u m e n to s , a s c o m o a in te ra c tu a r c o n o tro s p ro fe s io n a le s d e la in fo rm a c i n y d is c ip lin a s a fin e s a s u tra b a jo . D e l m is m o m o d o q u e d e b e n a s u m ir n u e v a s a c titu d e s p ro s p e c tiv a s y p ro fe s io n a le s .

D e a c u e rd o c o n lo a n te rio r, lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s en M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l s e h a n p la n te a d o c o m o un p u n to de p a rtid a p a ra q u e , e n fo rm a in te g ra l, s e e s tru c tu re d e n tro d e lo s e n te s p b lic o s un p ro c e s o d e P la n e a c i n d e l d e s a rro llo A rc h iv s tic o , e n te n d id o c o m o u n e s fu e rz o q u e d e m a n e ra fo rm a l s e in s titu c io n a lic e y se d e s e m p e n e a n u a lm e n te , p a ra la e je c u c i n d e un c o n ju n to d e p ro y e c to s a s o c ia d o s a lo s d iv e rs o s c a m p o s q u e s e p re v n e n lo s lin e a m ie n to s (d e s c rito s e n el c u a d ro 14 d e l ltim o te m a d e l M d u lo c in c o ). E l A r tc u lo 6 4 d e lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s en M a te ria d e A r c h i v o s d e l D is trito F e d e ra l, e s ta b le c e c o n c la rid a d lo s e s c e n a rio s d e a c tu a c i n d e la p la n e a c i n d e l d e s a rro llo a rc h iv s tic o :

El desempeno de las actividades archivsticas debe dejar de ser visto como una actividad emprica, reducida al manejo de papeles viejos

(204)

Artculo 64. E l P ro g ra m a In s titu c io n a l d e D e s a rro llo A rc h iv s tic o d e b e r in c lu ir, e n tre o tro s a s p e c to s , lo s s ig u ie n te s : I. P ro y e c to s y a c c io n e s d e d e s a rro llo e in s tru m e n ta c i n de n o rm a tiv id a d t c n ic a ; II. P r o y e c to s d e c a p a c ita c i n y d e s a rro llo p ro fe s io n a l d e l p e rs o n a l a rc h iv s tic o ; III. P ro y e c to s p a ra la a d q u is ic i n , c o n b a s e e n la s c o n d ic io n e s p re s u p u e s ta le s d e c a d a E n te P b lic o , d e lo s re c u rs o s m a te ria le s d e m a y o r u rg e n c ia q u e re q u ie ra n lo s a rc h iv o s d e la in s titu c i n ; IV. E l d e s a rro llo d e e s tu d io s e in v e s tig a c io n e s p a ra la in c o rp o ra c i n o rd e n a d a d e te c n o lo g a s d e in fo rm a c i n e n el c a m p o d e lo s a rc h iv o s ; V . A c c io n e s d e d ifu s i n y d iv u lg a c i n a rc h iv s tic a y p a ra el fo m e n to d e u n a n u e v a c u ltu ra in s titu c io n a l e n la m a te ria ; V I. P r o y e c to s p a ra la c o n s e rv a c i n y p re s e rv a c i n d e la in fo r m a c i n a rc h iv s tic a ; V II. P ro y e c to s y p la n e s p re v e n tiv o s q u e p e rm ita n e n fre n ta r s itu a c io n e s d e e m e rg e n c ia , rie s g o o c a t s tro fe s , y V III. P ro y e c to s d e d ifu s i n d e lo s a rc h iv o s d e tr m ite , c o n c e n tra c i n e h is t ric o ."

L o s p ro g ra m a s d e d e s a rro llo a rc h iv s tic o a e s c a la in s titu c io n a l c o n s titu y e n el c u e rp o y lo s c o n te n id o s e s e n c ia le s s o b re lo s q u e a n u a lm e n te d e b e r a rrib a rs e a re s u lta d o s m u y c o n c re to s . E l S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s e s , s in e m b a rg o , e l c o n tin e n te e n el q u e s e a p lic a r n a n o tra s a n o lo s p ro g ra m a s d e d e s a rro llo a rc h iv s tic o . E n v irtu d d e e llo , la c o n s tru c c i n d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s re p re s e n ta el re q u is ito b s ic o p a ra e s ta b le c e r u n a a m p lia e s tra te g ia d e p la n e a c i n a rc h iv s tic a . S e n ta r la s b a s e s p a ra in te g ra r a lo s c o m p o n e n te s n o rm a tiv o s y o p e ra tiv o s d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s , a s c o m o fo rm a liz a rlo s, c o n a rre g lo a la s n e c e s id a d e s e s p e c fic a s d e c a d a e n te p b lic o en

05

e s ta m a te ria , c o n s titu y e p o r ta n to la p rim e ra a c c i n a te n e r e n c u e n ta e n lo s e s q u e m a s d e p la n e a c i n a rc h iv s tic a . L a c o n v e rg e n c ia e n tre el c o n tin e n te (e l S is te m a In s titu c io n a l d e A r c h iv o s ) y el c o n te n id o (lo s p ro g ra m a s d e d e s a rro llo a rc h iv s tic o ) g a ra n tiz a r el x ito en lo s re s u lta d o s d e la p la n e a c i n y p ro p ic ia r g ra d u a lm e n te la s o lu c i n a lo s s e c u la re s p ro b le m a s d e lo s a rc h iv o s , a s c o m o el fo m e n to a u n a n u e v a c u ltu ra in s titu c io n a l y s o c ia l e n to rn o a la a c tiv id a d a rc h iv s tic a . L a d e te rm in a c i n d e o b je tiv o s , e s tra te g ia s y a c c io n e s a e m p re n d e r c o n la in c o rp o ra c i n d e m e d id a s d e p la n e a c i n a rc h iv s tic a , a s c o m o el p u n tu a l s e g u im ie n to y la e v a lu a c i n d e s u s re s u lta d o s , d e b e n b a s a rs e e n a s p e c to s m e to d o l g ic o s q u e h a g a n m s e fe c tiv o s lo s re s u lta d o s de la p la n e a c i n . E s to s a s p e c to s m e to d o l g ic o s s e a b o rd a n b re v e m e n te e n el s ig u ie n te te m a . T ema 2. M etodologa de la planeacin archivstica: elementos de DIAGNSTICO y PROSPECTIVOS A ESCALA INSTITUCIONAL C o n o c e r la re a lid a d p a ra tra n s fo rm a rla e s un re q u is ito e s e n c ia l e n to d o p ro c e s o d e p la n e a c i n . La e la b o ra c i n d e d ia g n s tic o s p re c is o s s o b re la re a lid a d q u e d e s e a tra n s fo rm a r s e p e rm itir re c a b a r la in fo rm a c i n n e c e s a ria p a ra fo rm u la r e fic ie n te m e n te lo s a s p e c to s q u e d e b e n in v o lu c ra rs e e n to d o p ro c e s o d e p la n e a c i n . U n d ia g n s tic o c o m p le to d e la s s itu a c io n e s q u e s e e n fre n ta n en el u n iv e rs o d e lo s a rc h iv o s d e c a d a u n o d e lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l p e rm itir o b te n e r u n a ra d io g ra fa c o m p le ta o m a p a d e rie s g o s y o p o rtu n id a d e s s o b re la re a lid a d e n la q u e s e a c t a . A tra v s d e e s te in s tru m e n to p o d r n id e n tific a rs e lo s p u n to s c rtic o s a e n fre n ta r, a s c o m o d e te rm in a rs e lo s o b je tiv o s , e s tra te g ia s y a c c io n e s a d e s a rro lla r p a ra s u p e ra rlo s . L a fo rm u la c i n d e un d ia g n s tic o e n el u n iv e rs o d e lo s a rc h iv o s p u e d e in c lu ir a s p e c to s c o m o lo s s ig u ie n te s : a) L a e je c u c i n d e un c e n s o d e a rc h iv o s . b) El m a p e o d e p ro c e s o s d o c u m e n ta le s .

El censo de archivos constituye un proceso de trabajo que incluye varias etapas, principalmente tres: 1) diseno, 2) levantamiento y proceso de informacin, 3) difusin

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E l c e n s o d e a rc h iv o s p e rm itir g e n e ra r in fo rm a c i n c u a n tita tiv a , d e c a r c te r e s ta d s tic o , a tra v s d e la c u a l p o d r n m e d irs e y c o n o c e rs e lo s p ro b le m a s , a s c o m o c o n o c e rs e la s te n d e n c ia s d e la s d iv e rs a s v a ria b le s in c lu id a s e n el c e n s o . E n el c a s o d e lo s a rc h iv o s s e re la c io n a n e s p e c ific a m e n te c o n s u o rg a n iz a c i n y e s tru c tu ra s (s u s re c u rs o s h u m a n o s , m a te ria le s , t c n ic o s , te c n o l g ic o s y p re s u p u e s ta le s ), a s c o m o c o n la m e d ic i n d e u n a s e rie d e v a ria b le s a s o c ia d a s a s u fu n c io n a m ie n to (a la o p e ra c i n d o c u m e n ta l). E l c e n s o d e a rc h iv o s c o n s titu y e un p ro c e s o d e tra b a jo q u e in c lu y e v a ria s e ta p a s . B s ic a m e n te im p lic a tre s fa s e s a lo la rg o d e la s c u a le s s e e fe c t a un c o n ju n to d e a c tiv id a d e s m u y c o n c re ta s d u ra n te un p e ro d o d e te rm in a d o . L a s fa s e s tp ic a s d e un p ro c e s o c e n s a l s e m u e s tra n e n el c u a d ro 15.

Un diagnstico completo en cada institucin permitir obtener una radiografia completa o mapa de riesgos y oportunidades para el universo de los archivos

Cuadro 15 / Fases y principales actividades de un proceso censal

Fa ses A c t iv id a d e s

1.1. Diseno conceptual 1. Diseno 1.2. Diseno estadstico 1.3. Diseno administrativo 2.1. Aplicacin de cuestionarios 2.2. Revisin y control de calidad 2. Levantamiento y procesamiento de la informacin 2.3. Captura y sistematizacin 2.4. Formulacin de cuadros de resultados 2.5. Anlisis de la informacin 2.6. Formulacin de diagnstico 3. Difusin de la informacin 3.1. Presentacin de resultados 3.2. Publicacin de resultados

L a fa s e d e d is e n o d e l p ro c e s o c e n s a l e s c ru c ia l, y a q u e e n e lla se d e fin ir n lo s e le m e n to s c e n tra le s d e l d ia g n s tic o . D u ra n te e s ta e ta p a ,

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q u e g e n e ra lm e n te s e d e s a rro lla c o n la p a rtic ip a c i n d e g ru p o s in te rd is c ip lin a rio s :

S e d e te rm in a el tip o d e in fo rm a c i n re q u e rid a . S e d is e n a n lo s in s tru m e n to s o c u e s tio n a rio s n e c e s a rio s p a ra re c a b a r la in fo rm a c i n . S e e s ta b le c e el c a m p o o u n iv e rs o d e a p lic a c i n d e l c e n s o . S e d e te rm in a n lo s re s u lta d o s q u e s e e s p e ra o b te n e r d e l c e n s o , a s e g u r n d o s e d e la c a lid a d d e la in fo rm a c i n q u e el c e n s o d e b e r a rro ja r.

C o n b a s e en el d is e n o , p a rtic u la rm e n te e s ta d s tic o y a d m in is tra tiv o , s e d e fin e n lo s m e c a n is m o s p a ra el p ro c e s a m ie n to e s ta d s tic o d e la in fo rm a c i n re c a b a d a en lo s c u e s tio n a rio s , s e g e n e ra n lo s c u a d ro s de re s u lta d o s y s e d e te rm in a n lo s re c u rs o s n e c e s a rio s p a ra e je c u ta r en s u s d iv e rs a s fa s e s el p ro c e s o c e n s a l.

El desarrollo de un censo resulta muy til pues permite generar informacin cuantitativa para la planeacin sistemtica y confiable

D e n tro d e lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l p o d ra o p ta rs e p o r e l le v a n ta m ie n to d e u n a e n c u e s ta , q u e b s ic a m e n te s ig u e la s m is m a s e ta p a s y a c tiv id a d e s d e un c e n s o , p e ro q u e re q u ie re d e la p re c is a d e fin ic i n d e u n a m u e s tra d e la p o b la c i n en la q u e s e a p lic a r n lo s c u e s tio n a rio s . C a b e d e s ta c a r, s in e m b a rg o , q u e la in fo rm a c i n o b te n id a de e s ta fo rm a n u n c a s e r ta n c o m p le ta c o m o la a p lic a c i n d e un c e n s o d e a rc h iv o s , q u e im p lic a re c a b a r la in fo rm a c i n en to d o s lo s e le m e n to s de la p o b la c i n c u a n tific a d a , e s to e s , en to d o s lo s a rc h iv o s d e un s is te m a in s titu c io n a l. C o n la e je c u c i n d e un p ro c e s o c e n s a l e s fa c tib le g e n e ra r in fo r m a c i n s is te m tic a , o p o rtu n a y c o n fia b le en to rn o a la s c o n d ic io n e s d e o p e ra c i n d e lo s a rc h iv o s , c o n el fin d e e v a lu a rla s y a p a rtir d e su in te rp re ta c i n g e n e ra r un p ro c e s o d e p la n e a c i n a rc h iv s tic a e fic a z . La in fo rm a c i n c e n s a l p u e d e a rro ja r a s re s u lta d o s m u y c o n c re to s e n re la c i n c o n lo s s ig u ie n te s a s p e c to s :

L a o rg a n iz a c i n e s tru c tu ra l y e l fu n c io n a m ie n to d e lo s a rc h iv o s d e u n a in s titu c i n (n iv e le s je r rq u ic o s , to ta l d e in s titu c io n e s

^08

a rc h iv s tic a s fo rm a l o in fo rm a lm e n te e s ta b le c id a s , t rm in o s d e a d s c rip c i n a d m in is tra tiv a , e tc .). L a s c a ra c te rs tic a s y c o n d ic io n e s d e lo s re c u rs o s a rc h iv s tic o s d is p o n ib le s : o R e c u rs o s h u m a n o s (e s c o la r id a d , a n tig e d a d e n la fu n c i n a r c h iv s tic a , n e c e s id a d e s d e c a p a c ita c i n , n iv e le s s a la r ia le s , e d a d e s d e l p e rs o n a l). o R e c u rs o s m a te ria le s (m o b ilia rio , e q u ip o , e s p a c io s ). o R e c u rs o s te c n o l g ic o s (e q u ip o s d e c m p u to y p ro g r a m a s p a ra la g e s ti n d e a rc h iv o s ; d ig ita liz a c i n o m ic r o film a c i n d e a c e rv o s , m a n e jo d e in fo r m a c i n e le c tr n ic a ). o R e c u rs o s t c n ic o s (m a n u a le s d e o p e ra c i n , o r g a n iz a c i n , p o ltic a s y p r o c e d im ie n to s , y c la s ific a c i n ; in s tr u m e n to s d e c o n tro l t c n i c o , in v e n ta rio s , g u a s , e tc .). L a s c a ra c te rs tic a s d e la a c tiv id a d d o c u m e n ta l: to ta l d e a c e rv o s , m e tro s lin e a le s d e a rc h iv o s ; c a ra c te rs tic a s d e lo s s e rv ic io s d e c o rre s p o n d e n c ia y c o n tro l d e g e s ti n , fre c u e n c ia d e c o n s u lta d e e x p e d ie n te s , to ta l d e e x p e d ie n te s a c tiv o s , s e m ia c tiv o s o h is t ric o s , e tc.

C o n s e c u e n te m e n te , e l d e s a rro llo d e un c e n s o re s u lta m u y til p u e s p e rm ite g e n e r a r in fo rm a c i n c u a n tita tiv a p a ra la p la n e a c i n s is te m tic a y c o n fia b le , u n a v e z q u e s e in te rre la c io n a n la s d iv e rs a v a ria b le s q u e s e h u b ie ra n e s ta b le c id o d u ra n te la fa s e d e d is e n o d e l c e n s o . S o b re e s ta b a s e p u e d e e s tru c tu ra rs e e fic a z m e n te un p ro c e s o d e p la n e a c i n a rc h iv s tic a a e s c a la in s titu c io n a l o p a ra to d o un g o b ie rn o , m u n ic ip a l o e s ta ta l. P o r su p a rte , la e je c u c i n d e a c tiv id a d e s a s o c ia d a s al m a p e o d e p ro c e s o s tie n e q u e v e r m s c o n la g e n e ra c i n d e in fo rm a c i n c u a lita tiv a , q u e s e a p lic a e s p e c ific a m e n te p a ra e fe c tu a r a c c io n e s d e re d is e n o o re in g e n ie ra d e lo s p ro p io s p ro c e s o s b a jo e s tu d io .
(2 0 9

E n el c a s o d e lo s a rc h iv o s , la e je c u c i n d e e s ta t c n ic a p u e d e p e r m itir e l a n lis is d e ta lla d o d e la fo rm a s , m e c a n is m o s y p ro c e d im ie n to s c o n q u e s e e fe c t a n lo s d iv e rs o s p ro c e s o s d e g e s ti n d o c u m e n ta l. P o r e je m p lo : la p ro d u c c i n d e d o c u m e n to s , la in te g ra c i n d e e x p e d ie n te s , lo s p ro c e s o s d e c la s ific a c i n a rc h iv s tic a , v a lo ra c i n d o c u m e n ta l y d e s c rip c i n , e tc . T o d o e llo p e rm ite s u re d is e n o in te g ra l. L a e je c u c i n d e lo s m a p e o s d e p r o c e s o s s e e fe c t a g e n e r a l m e n te a n a liz a n d o la d o c u m e n ta c i n q u e lo s s u s te n ta : m a n u a le s , in s tr u c tiv o s d e o p e ra c i n , re g la m e n to s , fo r m a to s d e c o n tro l, e tc . S i s to s n o e x is te n c o m o o c u rre fr e c u e n te m e n te e n p r o c e s o s d e g e s ti n d o c u m e n ta l e l m a p e o d e p r o c e s o s d e b e fu n d a m e n ta r s e e n la e x p e r ie n c ia o lo s u s o s y c o s tu m b r e s c o n q u e s e e fe c t a n , c o n e l o b je to d e d ia g r a m a r lo s p r o c e s o s b a jo a n lis is y d e te r m in a r a s s u s p u n to s d e c o n flic to . E n to d o c a s o , s e a q u e s e a p liq u e un c e n s o d e a rc h iv o s o un m a p e o d e p ro c e s o s (o a m b o s ), la in fo rm a c i n q u e s e g e n e re a p a rtir d e l m to d o e le g id o re s u lta e s e n c ia l p a ra la d e te rm in a c i n d e un p ro c e s o de p la n e a c i n a rc h iv s tic a . U n a v e z q u e s e c u e n ta c o n la in fo rm a c i n d ia g n s tic a d e r e fe re n c ia , d a in ic io p r o p ia m e n te e l d e s a r r o llo d e un p ro c e s o d e p la n e a c i n . D e h e c h o m u c h o s a u to re s c o n s id e ra n a la g e n e r a c i n d e la in fo r m a c i n d ia g n s tic a c o m o e l p r im e r p a s o d e un p ro c e s o d e p la n e a c i n . E fe c tu a r lo s p ro c e s o s d e p la n e a c i n s o b re la b a s e d e la in fo rm a c i n d ia g n s tic a p re v ia m e n te o b te n id a lle v a a la d e te rm in a c i n d e los a s p e c to s s ig u ie n te s :

L o s o b je t iv o s d e la p la n e a c i n . S e tra ta d e lo s p ro p s ito s g e n e ra le s q u e s e p e rs ig u e n c o n la p la n e a c i n . D e fin e n q u e s lo q u e s e q u ie re o b te n e r c o n e lla en fo rm a g e n ric a . L a s m e ta s d e la p la n e a c i n . S e tra ta d e lo s o b je tiv o s o p ro p s ito s e s p e c fic o s a lo s q u e s e e s p e ra a rrib a r, c o n c re ta n d o o h a c ie n d o m s ta n g ib le la o b te n c i n d e un o b je tiv o g e n e ra l. Las estrategias operativas. S e tra ta d e la s fo rm a s , m e d io s o p o ltic a s g e n e ra le s q u e s e s e g u ir n , a p a rtir d e la s c u a le s

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d e b e r n c u m p lirs e lo s p ro p s ito s u o b je tiv o s d e la p la n e a c i n . L a s e s tra te g ia s p e rm ite n ta m b i n d e te rm in a r lo s c u rs o s d e a c c i n q u e d e b e r n s e g u irs e y d e fin ir c m o s e e fe c tu a r n la s a c c io n e s q u e p e rm itir n la c o n s e c u c i n d e lo s o b je tiv o s . L a s a c t iv id a d e s e s p e c f ic a s a d e s a r r o lla r . S e tra ta d e la s a c c io n e s c o n c re ta s q u e s e lle v a r n a c a b o p a ra a rrib a r a lo s re s u l ta d o s q u e s e e s p e ra o b te n e r d e la p la n e a c i n . L o s t ie m p o s d e d e s a r r o llo d e la s a c t iv id a d e s a s o c ia d a s a la p la n e a c i n . S e tra ta d e l c a le n d a rio d e e je c u c i n o c ro n o g ra m a c o n el q u e s e lle v a r n a c a b o la s a c tiv id a d e s c o n c re ta s d e l p la n . C u a lq u ie r a d e e llo s s e a p o y a e n u n a s e rie d e in s tr u m e n to s d e m e d ic i n (c o m o la s g r fic a s d e G a n tt) q u e d e s c rib e n d e m a n e ra s u c in ta la s a c tiv id a d e s in v o lu c r a d a s en u n p ro y e c to , lo s tie m p o s p a ra s u d e s a rro llo e in c lu s o lo s re s p o n s a b le s d e s u e je c u c i n . L o s m e c a n is m o s d e s e g u im ie n t o y e v a lu a c i n . S e tra ta d e la fo rm u la c i n d e lo s in fo rm e s y re p o rte s q u e s e e la b o ra n a lo la rg o d e la e je c u c i n d e lo s p la n e s o p ro g ra m a s d e tra b a jo . S u fin a lid a d e s c o n tro la r y e v a lu a r s u d e s a rro llo , d e te rm in a r lo s p u n to s d e c o n flic to , id e n tific a r lo s c a m b io s en la e s tra te g ia o p e ra tiv a e tc ., to d o lo c u a l re d u n d a r e n la e fic a c ia d e la p la n e a c i n . In fo r m e d e r e s u lta d o s . S e tra ta d e lo s re p o rte s d e re s u lta d o s d e la p la n e a c i n , a lo s q u e g e n e ra lm e n te s e a g re g a n re c o m e n d a c io n e s p a ra s u s e g u im ie n to , a c tu a liz a c i n o re tro a lim e n ta c i n . P r e s e n ta c i n d e r e s u lt a d o s . S e tra ta d e la d ifu s i n y p re s e n ta c i n d e lo s re s u lta d o s d e la P la n e a c i n a lo s d iv e rs o s n iv e le s d e u n a o rg a n iz a c i n , c o n p ro p s ito s ta m b i n d e e v a lu a c i n y c o n tin u id a d .

Una vez que se cuenta con la informacin diagnstica de referencia, da inicio propiamente el desarrollo de un proceso de planeacin

E n el c a s o d e lo s p ro g ra m a s in s titu c io n a le s d e d e s a rro llo a rc h iv s tic o e n lo s q u e s e c o n c re ta n lo s m e c a n is m o s d e p la n e a c i n e n e s ta m a te ria c a b e d e s ta c a r q u e s e re q u ie re d e la a c tiv a p a rtic ip a c i n d e un c o n ju n to d e p e rs o n a s , a d m in is tra d o re s y a rc h iv is ta s en el d e s a rro llo m u ltid is c ip lin a rio d e la p la n e a c i n a p lic a d a a a rc h iv o s . T ie n e q u e s e r

a s i p o r la d iv e rs id a d y c o m p le jid a d d e lo s fe n m e n o s y p ro b le m a s q u e c a ra c te riz a n el fu n c io n a m ie n to d e lo s a rc h iv o s p b lic o s . P o r c o n s e c u e n c ia , la s re s p o n s a b ilid a d e s d e lo s c o o rd in a d o re s de a rc h iv o s y d e lo s c o m it s t c n ic o s in s titu c io n a le s d e A d m in is tra c i n d e D o c u m e n to s e n lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l s e r n fu n d a m e n ta le s p a ra fo rm u la r lo s p ro c e s o s d e d ia g n s tic o y lo s p ro y e c to s y m e c a n is m o s d e p la n e a c i n q u e s e p o n g a n e n m a rc h a p a ra la c o n s tru c c i n d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s ; ta m b i n s e r n im p o rta n te s p a ra d is e n a r y d e s a rro lla r la n o rm a tiv id a d t c n ic a y ju rid ic a , a s i c o m o p a ra d e te rm in a r lo s p ro c e s o s e in s tru m e n to s d e c o n tro l a rc h iv is tic o q u e d e b a n d e s a rro lla rs e , s ie m p re c o n b a s e e n u n e s q u e m a de p la n e a c i n m u ltid is c ip lin a rio . T ema 3. Importance de la coordinacin interinstitucional para el
DESARROLLO ARCHIVSTICO

El registro central de documentacin archivstica se concibe como un instrumento para facilitar al ciudadano el acceso a la informacin

L a c o n s tru c c i n d e u n a n u e v a c u ltu ra d e la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a , e l im p u ls o al d e s a rro llo d e lo s a rc h iv o s c o n c e b id o s c o m o s is te m a de in fo rm a c i n , el e s ta b le c im ie n to d e l e s ta tu to ju rd ic o y la g e n e ra c i n de n o rm a s o m o d e lo s t c n ic o s en la m a te ria , a s c o m o la d iv u lg a c i n d e la im p o rta n c ia d e lo s a rc h iv o s c o m o re c u rs o e s e n c ia l p a ra la tra n s p a re n c ia y la re n d ic i n d e c u e n ta s im p lic a n fo rm a r un fre n te c o m n e n tre a d m in is tra d o re s y a rc h iv is ta s y, p a rtic u la rm e n te , e n tre la s in s titu c io n e s q u e d e n tro d e l D is trito F e d e ra l c u e n ta n c o n c a p a c id a d e s n o rm a tiv a s e n e s te c a m p o . D e c o n fo rm id a d c o n la le g is la c i n v ig e n te , la O fic ia la M a y o r d e l G o b ie rn o d e l D is trito F e d e ra l, el A rc h iv o H is t ric o d e l D is trito F e d e ra l (d e p e n d ie n te d e la S e c re ta ra d e C u ltu ra ) y, p a rtic u la rm e n te , el In fo D F tie n e n fa c u lta d e s p a ra g e n e ra r n o rm a tiv id a d a rc h iv s tic a y p ro p ic ia r el d e s a rro llo a rm n ic o y la m o d e rn iz a c i n d e lo s s e rv ic io s a rc h iv s tic o s d e l D is trito F e d e ra l, e n b e n e fic io d e la tra n s p a re n c ia , la c o n s tru c c i n d e la m e m o ria h is t ric a d e la s in s titu c io n e s y el u s o d e lo s a rc h iv o s c o m o re c u rs o e s e n c ia l en el d e s e m p e n o d e la s g e s tio n e s g u b e rn a m e n ta le s . E n v irtu d d e e llo , el e s ta b le c im ie n to d e m e c a n is m o s d e c o m u n ic a c i n e n tre e s ta s in s titu c io n e s e s fu n d a m e n ta l, p u e s d e s u c o n v e rg e n c ia y c o o p e ra c i n p u e d e n e s p e ra rs e e fe c tiv o s re s u lta d o s p a ra la

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m o d e rn iz a c i n d e lo s a rc h iv o s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l. E n g e n e ra l, a n te un e s c e n a rio d e a u s te r id a d p r e s u p u e s ta l, un m e c a n is m o d e c o o p e ra c i n e n tre to d o s lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l p e rm itir la e je c u c i n d e p ro y e c to s c o n ju n to s , e s p e c ia l m e n te e n m a t e r ia d e c a p a c ita c i n . D e l m is m o m o d o , p e rm itir a u m e n ta r y m e jo ra r la e je c u c i n d e p ro y e c to s d e d iv u lg a c i n a rc h iv s tic a (c o m o c o n g re s o s , s e m in a rio s , e x p o s ic io n e s d o c u m e n ta le s , m e s a s r e d o n d a s , c o n fe r e n c ia s , e tc .) e n lo s q u e s e d e s ta q u e la im p o rta n c ia in s titu c io n a l, s o c ia l y c u ltu ra l d e lo s a rc h iv o s .

COLABORACIN INTERINSTITUCIONAL PARA LA CULTURA ARCHIVSTICA

L o s L in e a m ie n to s G e n e ra le s e n M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l p re v n la c o n s tru c c i n d e e s te m e c a n is m o d e c o o rd in a c i n in te rin s titu c io n a l e n lo s t rm in o s s ig u ie n te s :

Artculo 66. E l In s titu to , e n c o o rd in a c i n c o n lo s E n te s P b li

c o s d e l D is trito F e d e ra l, e s ta b le c e r m e c a n is m o s d e c o o rd in a c i n y c o o p e ra c i n in te rin s titu c io n a l p a ra la c o n v e rg e n c ia d e e s fu e rz o s , el d e s a rro llo d e a c tiv id a d e s c o n ju n ta s , ta n to d e c a r c te r t c n ic o c o m o p a ra la d ifu s i n d e la im p o rta n c ia d e lo s a rc h iv o s e n el m a rc o d e la tra n s p a re n c ia g u b e rn a m e n ta l y la re n d ic i n d e c u e n ta s y p a ra el re c o n o c im ie n to in s titu c io n a l y s o c ia l d e la a c tiv id a d a rc h iv s tic a ."

E n e s te m a rc o , e l In fo D F te n d r u n a s e rie d e re s p o n s a b ilid a d e s q u e m s a ll d e s u s o b lig a c io n e s ju rd ic a s , e s ta b le c id a s e n la L e y d e T ra n s p a r e n c ia y A c c e s o a la In fo rm a c i n P b lic a d e l D is trito F e d e ra l tie n e n c o m o h o riz o n te la g e n e ra c i n d e u n a c u ltu ra d e la in fo rm a c i n

a rc h iv s tic a y el u s o e fe c tiv o d e la m is m a en la s a c c io n e s d e tra n s p a r n c ia . E n o tra s p a la b ra s : h a c e r d e lo s a rc h iv o s un e le m e n to e s e n c ia l d e la tra n s p a re n c ia . T ema 4. E l papel del InfoDF en los mecaiSlISMOS
ARCHIVSTICA

DE COORDINACIN

En el caso de los programas institucionales de desarrollo archivstico se requiere de la activa participacin de un conjunto de personas, administradores y archivistas en el desarrollo multidisciplinario de la planeacin

A d e m s d e p ro m o v e r la c o o p e ra c i n y c o m u n ic a c i n in te rin s titu c io n a l e n tre to d o s lo s e n te s p b lic o s (e n el m a rc o d e l e s ta b le c im ie n to d e los m e c a n is m o s d e c o o rd in a c i n p re v is to s en lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s e n M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l), el In fo D F tie n e la re s p o n s a b ilid a d d e in te g ra r un re g is tro c e n tra l d e d o c u m e n ta c i n a rc h iv s tic a q u e c o n te n g a la in fo rm a c i n b s ic a e n re la c i n c o n la p ro p ia n o rm a tiv id a d a rc h iv s tic a q u e s e g e n e re e n lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, a s c o m o p a ra a p o y a rlo s e n el d e s e m p e n o d e lo s p ro g ra m a s in s ti tu c io n a le s d e d e s a rro llo a rc h iv s tic o , v ig ila n d o s u c a b a l c u m p lim e n to . E l re g is tro c e n tra l d e d o c u m e n ta c i n a rc h iv s tic a s e c o n c ib e c o m o un in s tru m e n to q u e a d e m s d e a p o y a r lo s p ro c e s o s d e p la n e a c i n en la m a te ria fa c ilite al c iu d a d a n o el a c c e s o a la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a d e l D is trito F e d e ra l. A d e m s d e p u b lic a rs e e n el s itio W e b d e l In fo D F , d ic h o re g is tro , s e g n el Artculo 68 d e lo s L in e a m ie n to s , in c lu ir : I. N o rm a tiv id a d o fic ia l d e lo s E n te s e n m a te ria d e a rc h iv o s ; II. P ro g ra m a In s titu c io n a l d e D e s a rro llo A rc h iv s tic o ; III. In fo rm e s d e e v a lu a c i n d e l d e s a rro llo a rc h iv s tic o e n lo s E n te s ; IV . S o lic itu d e s d e d ic ta m e n , re la c io n e s d e in v e n ta rio s y a u to riz a c io n e s d e b a ja d o c u m e n ta l; V . S o lic itu d e s d e d ic ta m e n , re la c io n e s d e in v e n ta rio s y c o n tro l de a rc h iv o s s e le c c io n a d o s c o m o d o c u m e n ta c i n h is t ric a , y V I. D ire c to rio s a c tu a liz a d o s d e lo s re s p o n s a b le s d e A rc h iv o s d e los E n te s P b lic o s d e l D is trito F e d e ra l. E l In fo D F c u m p lir a s c o n u n a d e s u s m a y o re s r e s p o n s a b ilid a d e s e n m a te ria d e tr a n s p a r e n c ia : f a c ilita r e l u s o s o c ia l d e la in fo r m a c i n a r c h iv s tic a p r o d u c id a y m a n e ja d a e n lo s e n te s p b lic o s d e l D is trito F e d e ra l.

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SiNTESIS

L a im p o rta n c ia d e la p la n e a c i n d e l d e s a rro llo a rc h iv s tic o re s u lta fu n d a m e n ta l, a s c o m o la c o n s tru c c i n d e lo s m e c a n is m o s d e c o o p e ra c i n y c o m u n ic a c i n e n tre lo s E n te s P b lic o s d e l D is trito F e d e ra l. A m b a s a c c io n e s tie n e n e l fin d e p ro p ic ia r el u s o s o c ia l d e la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a , d e s a rro lla r a rm n ic a m e n te lo s a rc h iv o s c o m o s is te m a d e in fo rm a c i n y fa v o re c e r s u m o d e rn iz a c i n in te g ra l. L a p la n ific a c i n d e l d e s a rro llo a rc h iv s tic o e s ta b le c e u n a d ife re n c ia c u a lita tiv a e n la o p e ra c i n d e lo s a rc h iv o s , p u e s c o m b a te la id e a d e q u e la a c tiv id a d a rc h iv s tic a e s s o la m e n te u n a a c tiv id a d e m p ric a , re d u c id a al e m b o d e g a m ie n to d e p a p e le s in s e rv ib le s . P la n ific a r in te g ra lm e n te el tra b a jo d e lo s a rc h iv o s e n o p o s ic i n a la in c o rp o ra c i n d e s o rd e n a d a d e m e d id a s p a rc ia le s o lim ita d a s e n c u a lq u ie ra d e s u s c a m p o s im p lic a te n e r u n a v is i n m s a m p lia d e los a rc h iv o s c o m o s is te m a d e in fo rm a c i n . L a e je c u c i n d e p la n e s y p ro g r a m a s a p lic a d o s al u n i v e rs o d e lo s a rc h iv o s en el D is trito F e d e ra l p a rte d e p re m is a s m u y c la ra s q u e d e b e n te n e rs e e n c u e n ta a lo la rg o d e lo s p ro c e s o s d e p la n e a c i n . E n tre o tra s c a b e d e s ta c a r:

Q u e la situ a c i n y p ro b le m a s a c tu a le s d e los ar c h iv o s no so n d e la e x c lu siv a c o m p e te n c ia d e a rc h iv ista s . S i bien s to s d e b e n a g re g a r v a lo r a su tra b a jo y ju g a r un p a p e l ce n tra l en su m o d e r n iza ci n , los a rc h iv o s so n u n a re s p o n s a b ilid a d g u b e rn a m e n ta l. En fu n c i n d e ello e s q u e d e b e n d is e n a rs e p o ltica s p b lic a s q u e tie n d a n a m ejora r su u so c o m o h e rra m ie n ta d e la g e s ti n p blica, c o m o m e m o ria d e s ta y c o m o e le m e n to y re cu rs o in fo rm a tiv o e s e n c ia l p a ra fa v o re c e r el a c c e s o a la in fo rm a ci n , las a c c io n e s d e tra n s p a re n c ia y la re n d ici n d e cu e n ta s.

 Q u e p la n ific a r la a c tiv id a d d e lo s a rc h iv o s im p lic a c o n o c e r la s re a lid a d e s y c irc u n s ta n c ia s d e lo s a rc h iv o s , y p ro p ic ia r s u tra n s fo rm a c i n p ro g re s iv a e in te lig e n te , e n el c o rto , m e d ia n o y la rg o p la z o s . Q u e g e n e ra r in fo rm a c i n d ia g n o s tic a a tr a v s d e p ro c e s o s c e n s a le s y m a p e o d e lo s p ro c e s o s d e g e s ti n d o c u m e n ta l (te n ie n d o en p e rs p e c tiv a s u re d is e n o t c n ic o e in s titu c io n a l) p e rm itir un e je rc ic io m s e fic ie n te d e la p la n e a c i n a rc h iv s tic a e n lo s e n te s p b li c o s d e l D is trito F e d e ra l, a te n d ie n d o a s to d o s lo s c a m p o s q u e s e c o n s id e ra n d e n tro d e lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s en M a t ria d e A r c h iv o s d e l D is trito F e d e ra l. C o m p le m e n ta ria m e n te , q u e la c o n s tru c c i n d e un m e c a n is m o d e c o o p e ra c i n y c o m u n ic a c i n in te rin s titu c io n a l e n tre lo s e n te s p b lic o s (e s p e c ia lm e n te e n un m a rc o d e a u s te rid a d p re s u p u e s ta l) c o a d y u v a r a la g e n e ra c i n d e una n u e v a c u ltu ra d e la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a . Q u e , fin a lm e n te , el e s ta b le c im ie n to d e un re g is tro c e n tra l d e d o c u m e n ta c i n a rc h iv s tic a , b a jo la ju ris d ic c i n d e l In fo D F c o n s titu y e u n a re s p o n s a b ilid a d q u e , m s a ll d e s u s o b lig a c io n e s ju rd ic a s , p e rm itir a e s ta in s titu c i n v in c u la r d e m a n e ra m s e fe c tiv a a lo s c iu d a d a n o s c o n la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a e n p o s e s i n d e lo s e n te s p b lic o s .

OUTOEVALUACIN C u e s tio n a rio s o b re lo s c o n te n id o s g e n e ra le s d e l m d u lo s e is , E s q u e m a s d e P la n e a c i n y m e c a n is m o s d e c o o rd in a c i n In te rin s titu c io n a l p a ra e l d e s a rro llo a rc h iv is tic o .

1. Qu permitir la planeacin del desarrollo archivstico? Escoja una opcin:

A . C o m b a tir la p o s ic i n a is la d a d e lo s a rc h iv o s . B. G e n e ra r u n a L e y d e A rc h iv o s . C . C a p a c ita r a l p e rs o n a l a rc h iv is tic o .

> C H O m V A

c A

2. C ul es una premisa de la planeacin archivstica? Escoja una opcin:

A . C o n ta r c o n un s is te m a in s titu c io n a l d e a rc h iv o s . B. C o n s id e r a r a lo s a rc h iv o s c o m o u n a re s p o n s a b ilid a d d e la A d m in is tra c i n P b lic a . C . H a c e r un m a p e o d e p ro c e s o s .

3. Qu permitir el levantamiento de un censo de archivos? Escoja una opcin:

A . In c o rp o ra r re c u rs o s m a te ria le s e n lo s a rc h iv o s . B. A n a liz a r lo s p ro c e s o s d e g e s ti n d o c u m e n ta l. C . G e n e ra r in fo rm a c i n e s ta d is tic a p a ra la p la n e a c i n a rc h iv is tic a .

4. El mapeo de procesos permite analizar los procesos de gestin documental en busca de (escoja una opcin):

o <

o
D
< >
LU

A . S u re d is e n o . B. C o n ta r c o n d o c u m e n to s n o rm a tiv o s . C . G e n e ra r in fo rm a c i n e s ta d is tic a .

5. Cul es una actividad de la planeacin archivstica? Escoja una opcin:

A . D e te rm in a r o b je tiv o s , e s tra te g ia s y a c c io n e s p a ra el d e s a rro llo d e lo s a rc h iv o s . B. B r in d a r c a p a c ita c i n a lo s a rc h iv is ta s . C . E s ta b le c e r u n m e c a n is m o d e c o o p e ra c i n e n tre lo s a rc h iv o s .

O
H D

<

B. De acuerdo con los Lineamientos Generales en Materia Gene rales de Archivos del D. F., el InfoDF y los entes pblicos del D. F., deben establecer (escoja una opcin):
A . U n c e n s o d e a rc h iv o s . B. U n p la n d e tra b a jo p a ra la o rg a n iz a c i n d e a rc h iv o s . C . U n m e c a n is m o d e c o o p e ra c i n in te rin s titu c io n a l.

7. Q uin establecer el registro central de documentacin archivstica? Escoja una opcin:

A . L a O fic ia la M a y o r d e l G o b ie rn o d e l D . F. B. E l In fo D F . C . La C o n s u lto ria J u rid ic a d e l D . F.

B. Qu permitir el registro central de documentacin archivstica? Escoja una opcin:

A . V in c u la r a lo s c iu d a d a n o s c o n la in fo rm a c i n a rc h iv s tic a d e lo s e n te s p b lic o s d e l D. F. B. G e n e ra r n o rm a tiv id a d a rc h iv s tic a . C . R e a liz a r un c e n s o d e a rc h iv o s .

>

c
H O

m V A c A
o

e f e r e n c ia s

A m p u d ia M e l l o , J o s E n r iq u e ,

Poltica y estrategia del Program a de M odernizacin A r chivstica del Gobierno Federal. M em oria del Prim er Foro de Evaluacin y Consulta M xico: A rchivo G eneral de la Nacin, 19SS.

R a m r e z D e l e n J o s A n t o n io , Integracin de sistem as de adm inistracin de docum entos y gestin de archivos: cinco razones sujetas a debate. Archivo G eneral de la Nacin. Boletn No. 3, 6 a poca E ne-M ar 2004. pp. 49- 5S, M xico. Y Revista del Archivo Nacional. C o sta Rica, ano LXIX 2005 pp. 61 -69 . San Jo s de Costa Rica. D e l m a s , B r u n o , La planificacin de las infraestructuras nacionales de archivos: esbozo de una poltica general, Archivo G eneral de la Nacin, M xico 19S6. R o u s s e a u , J e a n Y v e s , Presente y futuro de los archivos adm inistrativos Mxico: Archivo G eneral de la Nacin, 19SS; Reunin del Sistem a Nacional de A rch ivos ( 1 1 a. 1 9 S 7 . Taxco).- M em oria de la XI Reunin del Sistem a Nacional de Archivos.

A nexos

T e m a r io

1. NEAM IENTO G S ENERALES E M N ATERIA de A rchivos del Distrito Federal 2. B ibliografa 3. Respuestas a las autoevaluaciones 4. G losariq

L i n e a m i e n t o s Ge n e r a l e s
EN M a t e r i a de A rc h iv o s d e l D i s t r it o

F e d e r a lS j *

INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA DEL DISTRITO FEDERAL ACUERDO 073/SO/25-04/2007 ACUERDO DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA DEL DISTRITO FEDERAL, MEDIANTE EL CUAL SE APRUEBAN LOS LINEAMIENTOS GENERALES EN MATERIA DE ARCHIVOS. CONSIDERANDO
1. Q u e d e c o n fo rm id a d c o n lo e s ta b le c id o e n e l a rtc u lo 5 7 , p rra fo p rim e ro d e la L e y d e T ra n s p a re n c ia y A c c e s o a la In fo rm a c i n P b lic a d e l D is trito F e d e ra l (L T A IP D F ), el In s titu to d e A c c e s o a la In fo rm a c i n P b lic a d e l D is trito F e d e ra l (IN F O D F ) e s un rg a n o a u t n o m o d e l D is trito F e d e ra l, c o n p e rs o n a lid a d ju rd ic a p ro p ia y p a trim o n io p ro p io , co n a u to n o m ia p re s u p u e s ta ria , d e o p e ra c i n y d e d e c is i n en m a te ria d e tra n s p a re n c ia y a c c e s o a la in fo rm a c i n p b lic a , e n c a rg a d o d e d irig ir y v ig ila r el c u m p lim ie n to d e la L e y d e la m a te ria y la s n o rm a s q u e d e e lla d e riv e n , a s c o m o d e v e la r p o rq u e lo s p rin c ip io s d e c e rte z a , le g a lid a d , in d e p e n d e n c ia , im p a rc ia lid a d y o b je tiv id a d im p e re n e n to d a s s u s d e c is io n e s .

2. Q u e e n el a rtc u lo 1 d e la L T A IP D F s e e s ta b le c e q u e d ic h o ord e n a m ie n to e s d e o rd e n p b lic o e in te r s g e n e ra l y tie n e p o r o b je to tra n s p a re n ta r e l e je rc ic io d e la fu n c i n p b lic a y g a ra n tiz a r el e fe c tiv o a c c e s o d e to d a p e rs o n a a la in fo rm a c i n p b lic a e n p o s e s i n d e los rg a n o s lo c a le s : E je c u tiv o , L e g is la tiv o , J u d ic ia l y A u t n o m o s p o r ley, a s c o m o d e to d o E n te P b lic o d e l D is trito F e d e ra l q u e e je rz a g a s to p b lic o .

3. Q u e e n el a rtc u lo 9, fra c c i n V I d e la L T A IP D F , s e e s ta b le c e q u e e n tre lo s o b je tiv o s d e s ta , s e e n c u e n tra el m e jo ra r la o rg a n iz a c i n , cla s ific a c i n y m a n e jo d e d o c u m e n to s e n p o s e s i n d e lo s E n te s P b lic o s .

4. Q u e d e a c u e rd o al a rtc u lo 4, fra c c i n IV d e la L T A IP D F , s e e n tie n d e p o r E n te P b lic o : L a A s a m b le a L e g is la tiv a d e l D is trito F e d e ra l; el T rib u n a l S u p e rio r d e J u s tic ia d e l D is trito F e d e ra l; el T rib u n a l d e lo C o n te n c io s o A d m in is tra tiv o d e l D is trito F e d e ra l; e l T rib u n a l E le c to ra l d e l D is trito F e d e ra l; el In s titu to E le c to ra l d e l D is trito F e d e ra l; la C o m is i n d e D e re c h o s H u m a n o s d e l D is trito F e d e ra l; la J u n ta d e C o n c ilia c i n y A r b itra je d e l D is trito F e d e ra l; la J e fa tu ra d e G o b ie rn o d e l D is trito F e d e ra l; la s D e p e n d e n c ia s , rg a n o s D e s c o n c e n tra d o s , rg a n o s P o ltic o A d m in is tra tiv o s y E n tid a d e s d e la A d m in is tra c i n P b lic a d e l D is trito F e d e ra l; lo s rg a n o s A u t n o m o s p o r L e y ; a q u e llo s q u e la le g is la c i n lo c a l re c o n o z c a c o m o d e in te r s p b lic o y e je rz a n g a s to p b lic o ; y los e n te s e q u iv a le n te s a p e rs o n a s ju rd ic a s d e d e re c h o p b lic o o p riv a d o , y a s e a q u e en e je rc ic io d e s u s a c tiv id a d e s a c t e n e n a u x ilio d e lo s r g a n o s a n te s c ita d o s o e je rz a n g a s to p b lic o .

5. Q u e e n el a rtc u lo 11 d e la c ita d a L e y , s e e s ta b le c e q u e q u ie n e s g e n e re n , a d m in is tre n , m a n e je n , a rc h iv e n o c u s to d ie n in fo rm a c i n p b lic a , s e r n re s p o n s a b le s d e la m is m a e n lo s t rm in o s d e la L T A IP D F ; q u e to d a la in fo rm a c i n en p o d e r d e lo s E n te s P b lic o s e s ta r a d is p o s ic i n d e la s p e rs o n a s , s a lv o a q u e lla q u e s e c o n s id e re c o m o in fo rm a c i n d e a c c e s o re s trin g id o e n s u s d is tin ta s m o d a lid a d e s ; q u e q u ie n e s s o lic ite n in fo rm a c i n p b lic a tie n e n d e re c h o , a s u e le c c i n , a q u e s ta le s s e a p ro p o rc io n a d a d e m a n e ra v e rb a l o p o r e s c rito y a o b te n e r p o r

m e d io e le c tr n ic o o c u a lq u ie r o tro , la re p ro d u c c i n d e lo s d o c u m e n to s e n q u e s e c o n te n g a , s o lo c u a n d o s e e n c u e n tre d ig ita liz a d a y sin q u e e llo re p re s e n te p ro c e s a m ie n to d e la m is m a ; q u e la in fo rm a c i n se p ro p o rc io n a r en el e s ta d o e n q u e s e e n c u e n tre en lo s a rc h iv o s d e los E n te s P b lic o s ; q u e la p rd id a , d e s tru c c i n , m o d ific a c i n , a lte ra c i n u o c u lta m ie n to d e lo s d o c u m e n to s , a rc h iv o s , re g is tro s o d a to s e n q u e se c o n te n g a in fo rm a c i n p b lic a , s e r n s a n c io n a d o s e n lo s t rm in o s d e la L T A IP D F y d e m s o rd e n a m ie n to s re la tiv o s .

6. Q u e d e c o n fo rm id a d c o n el a rtic u lo 5 3 , fra c c io n e s I, II, III y IV d e la L T A IP D F , el IN F O D F d e b e r e m itir la s re g la s g e n e ra le s p a ra la g e n e ra c i n d e d a to s y a rc h iv o s , a s i c o m o p a ra la c o n s e rv a c i n d e los m is m o s , p re v ie n d o q u e la s d is p o s ic io n e s p e rm ita n c la s ific a r, id e n tifi c a r, re s ta u ra r y p r e s e rv a r la in fo rm a c i n d e a c u e rd o c o n s u n a tu ra le z a ; q u e lo s m e c a n is m o s q u e s e e m p le e n p a ra la c o n s e rv a c i n y m a n te n im ie n to d e la in fo rm a c i n o b e d e z c a a e s t n d a re s m in im o s e n m a te ria d e a rc h iv o n o m ia ; q u e s e p e rm ita la c a p a c ita c i n a fu n c io n a rio s p re v ia m e n te d e s ig n a d o s p o r el E n te P b lic o e n t c n ic a s d e a rc h iv o n o m ia ; y q u e la in fo rm a c i n s e o rg a n ic e d e m a n e ra ta l q u e fa c ilite la c o n s u lta d ire c ta d e lo s p a rtic u la re s .

7. Q u e d e a c u e rd o c o n e l a rtic u lo 5 4 , p rim e r p rra fo , d e la L T A IP D F n in g n a rc h iv o p o d r s e r d e s tru id o s in re u n ir lo s re q u is ito s q u e e s ta b le z c a el IN F O D F en lo s lin e a m ie n to s q u e al e fe c to e m ita .

B. Q u e d e c o n fo rm id a d c o n e l a rtic u lo 5 5 d e la L T A IP D F el IN F O D F c o o rd in a r c o n la s re a s re s p o n s a b le s a s ig n a d a s p o r c a d a E n te P b lic o , el p ro c e d im ie n to p a ra e l re s g u a rd o y a lm a c e n a m ie n to d e los a rc h iv o s q u e s e c o n s id e re n c o m o h is t ric o s .

9. Q u e d e a c u e rd o c o n el a rtic u lo 6 3 , fra c c i n X d e la L T A IP D F , e s a trib u c i n d e l IN F O D F el e s ta b le c e r lo s lin e a m ie n to s g e n e ra le s p a ra la c re a c i n y o p e ra c i n d e lo s a rc h iv o s q u e c o n te n g a n in fo rm a c i n p b li c a d e c o n s u lta d ire c ta .

10. Q u e lo s a rc h iv o s s o n p ro d u c to d e lo s a c to s q u e re a liz a n los E n te s P b lic o s y s o n un in s tru m e n to d o c u m e n ta l in fo rm a tiv o e s e n c ia l p a ra e l c o rre c to d e s e m p e n o d e la g e s tio n d e lo s m is m o s , a s c o m o m e m o ria y te s tim o n io in s titu c io n a l.

11. Q u e e n lo s a rc h iv o s d e lo s E n te s P b lic o s d e l D is trito F e d e ra l s e re s g u a rd a in fo rm a c i n c o n v a lo r a d m in is tra tiv o , ju rd ic o , fis c a l, h is t ric o y d e u s o s o c ia l p e rm a n e n te y, q u e e s re s p o n s a b ilid a d d e los s e rv id o re s p b lic o s , d e s d e el m s a lto n iv e l y en to d a la e s tru c tu ra de lo s E n te s , g a ra n tiz a r el u s o c o rre c to , la in te g ra lid a d , el fu n c io n a m ie n to c a b a l, el a c c e s o , la c o n s e rv a c i n y p re s e rv a c i n d e lo s d o c u m e n to s , e x p e d ie n te s y a rc h iv o s e n lo s q u e s e s u s te n ta s u q u e h a c e r p b lic o y c o tid ia n o .

12. Q u e e n t rm in o s d e lo e s ta b le c id o p o r lo s a rtc u lo s 6 3 , fra c c i n X X I d e la L T A IP D F y 13, fra c c io n e s I, X V II y X V III d e l R e g la m e n to In te rio r d e l IN F O D F , e s fa c u lta d d e l P le n o d e te rm in a r la fo rm a y t rm in o s e n q u e s e r n e je rc id a s la s a trib u c io n e s d e l In s titu to , a s c o m o d ic ta r los a c u e rd o s y n o rm a tiv id a d n e c e s a rio s p a ra el c u m p lim ie n to d e la c ita d a L e y , R e g la m e n to y d e m s d is p o s ic io n e s le g a le s y a d m in is tra tiv a s q u e le re s u lte n a p lic a b le s .

13. Q u e a n te la n e c e s id a d d e in s tru m e n ta r u n a p o ltic a n o rm a tiv a d e a rc h iv o s p a ra lo s E n te s P b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, a e fe c to de s o p o r ta r d e fo rm a o rd e n a d a , a c tu a liz a d a , o p o rtu n a , c o m p le ta y v e ra z lo s a c to s d e lo s m is m o s , a s c o m o c o a d y u v a r al fo rta le c im ie n to d e la tra n s p a re n c ia , la re n d ic i n d e c u e n ta s y el d e re c h o al a c c e s o a la in fo rm a c i n , el IN F O D F d e s d e el m e s d e s e p tie m b re d e 2 0 0 6 , im p u ls y c o o rd in lo s tra b a jo s c o rre s p o n d ie n te s a la e la b o ra c i n d e lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s e n M a te ria d e A rc h iv o s , p ro c e s o e n el q u e d e s ta c a la p a rtic ip a c i n d e e x p e rto s p ro fe s io n a le s en la m a te ria , a s c o m o de lo s re p re s e n ta n te s d e lo s E n te s P b lic o s , v in c u la d o s e n la o p e ra c i n e in te g ra c i n c o tid ia n a d e s u s re s p e c tiv o s a rc h iv o s .

14. Que derivado de la metodologia y trabajo instrumentado, se elabor el Proyecto de Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, mismos que entre sus objetivos, busca establecer las bases normativas para la generacin, operacin, administracin, conservacin y destruccin de archivos; asi como avanzar en la cul tura institucional y social de la transparencia, la rendicin de cuentas y el acceso a la informacin pblica en el Distrito Federal mediante la correcta organizacin de la informacin. 15. Que de conformidad con el articulo 14, fraccin VII del citado Reglamento Interior, es atribucin del Presidente someter a la aprobacin del Pleno, a propuesta propia o de cualquier otro Comisionado Ciudadano, las normas, lineamientos y dems documentos necesarios para el cumplimiento de las atribuciones del Instituto. 16. Que en el ejercicio de sus atribuciones, el Presidente del INFO DF somete a la consideracin del Pleno del INFODF, los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, en los trminos del documento anexo al presente Acuerdo. Por las consideraciones y fundamentos anteriormente expuestos, el Pleno del Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal emite el siguiente: ACUERDO PRIMERO. Se aprueban los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, en los trminos del documento que como anexo forma parte integral del presente Acuerdo. SEGUNDO. El presente acuerdo entrar en vigor al dia siguiente de su publicacin en la Gaceta Oficial del Distrito Federal. TERCERO. Se ordena al Secretario Tcnico realizar las gestiones ad ministrativas necesarias para la publicacin de los Lineamientos Ge nerales en Materia de Archivos del Distrito Federal que acompanan a

e s te A c u e r d o , ta n to e n la G a c e ta O fic ia l d e l D is trito F e d e ra l, c o m o e n el P o rta l d e In te rn e t y e n lo s e s tra d o s d e l IN F O D F , re s p e c tiv a m e n te .

C U A R T O . S e in s tru y e al S e c re ta rio T c n ic o p a ra q u e re a lic e la s a c c io n e s n e c e s a ria s a fin d e q u e e l p re s e n te A c u e rd o y s u a n e x o , s e a n o tific a d o a lo s E n te s P b lic o s d e l D is trito F e d e ra l. A s i lo a c o rd a ro n , p o r u n a n im id a d , lo s C o m is io n a d o s C iu d a d a n o s d e l In s titu to d e A c c e s o a la In fo rm a c i n P b lic a d e l D is trito F e d e ra l en S e s i n O rd in a ria c e le b ra d a el v e in tic in c o d e a b ril d e d o s m il s ie te .

(Firma) O S C A R M A U R IC IO G U E R R A F O R D C O M IS IO N A D O C IU D A D A N O P R E S ID E N T E (Firma) A R E L I C A N O G U A D IA N A C O M IS IO N A D A C IU D A D A N A (Firma) A G U S T N M ILLN G M E Z C O M IS IO N A D O C IU D A D A N O

(Firma) J O R G E B U S T IL L O S R O Q U E N i C O M IS IO N A D O C IU D A D A N O

(Firma) S A L V A D O R G U E R R E R O C H IP R E S C O M IS IO N A D O C IU D A D A N O (Firma) M A R A E L E N A P E R E Z - J A E N Z E R M E N O C O M IS IO N A D A C IU D A D A N A

LINEAMIENTOS GENERALES EN MATERIADE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL CAPTULO PRIMERO

D iSPOSICIONES GENERALES

Artculo 1. L o s p re s e n te s L in e a m ie n to s s o n d e o b s e rv a n c ia o b lig a to ria

p a ra lo s E n te s P b lic o s d e l D is trito F e d e ra l s e n a la d o s e n el a rtic u lo 4, fra c c i n IV d e la L e y d e T ra n s p a re n c ia y A c c e s o a la In fo rm a c i n P b lic a d e l D is trito F e d e ra l, y tie n e n p o r o b je to e s ta b le c e r la s d is p o s ic io n e s g e n e ra le s p a ra la in te g ra c i n y o rg a n iz a c i n d e s u s S is te m a s In s titu c io n a le s d e A rc h iv o s .

Artculo 2. P a ra e f e c to s d e lo s p r e s e n te s L in e a m ie n to s s e e n
te n d e r p o r: I. C o te c ia d : C o m it T c n ic o In s titu c io n a l d e A d m in is tra c i n d e D o c u m e n to s ; II. In s titu to : In s titu to d e A c c e s o a la In fo rm a c i n P b lic a d e l D is trito F e d e ra l; III. L e y : L e y d e T ra n s p a re n c ia y A c c e s o a la In fo rm a c i n P b lic a d e l D is trito F e d e ra l, y IV. S is te m a : S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s .

Artculo 3. L a n o rm a tiv id a d q u e e m ita n lo s E n te s P b lic o s , p a ra el

m a n e jo d e s u s a rc h iv o s en a te n c i n a lo s p re s e n te s L in e a m ie n to s , d e b e r c o n ta r c o n la o p in i n fa v o ra b le d e l In s titu to , s e r p u b lic a d a e n los p o rta le s d e In te rn e t d e c a d a E n te , c o m o p a rte d e la s o b lig a c io n e s d e tra n s p a re n c ia , e n t rm in o s d e la fra c c i n II d e l a rtc u lo 13 d e la L e y , y e n v ia d a en fo rm a to e le c tr n ic o al In s titu to p a ra s u re g is tro .

CAPTULO SEGUNDO
D e los sistemas Institucionales de A rchivos Seccin i G e n e ra lid a d e s

Artculo 4. L o s E n te s P b lic o s d e l D is trito F e d e ra l c o n ta r n c o n a rc h i

v o s q u e c o n s titu y e n el c o n ju n to o rg n ic o y o rg a n iz a d o d e la in fo rm a c i n q u e g e n e re n , p ro c e s e n , a d m in is tre n o re c ib a n e n el e je rc ic io d e s u s fu n c io n e s y a trib u c io n e s .

Artculo S. L o s A rc h iv o s d e lo s E n te s P b lic o s d e l D is trito F e d e ra l se

e s ta b le c e r n fo rm a lm e n te c o m o S is te m a s In s titu c io n a le s d e A rc h iv o s , d e c o n fo rm id a d c o n el c ic lo v ita l d e lo s d o c u m e n to s y en c o n c o rd a n c ia c o n la s d is p o s ic io n e s c o n te n id a s e n lo s p re s e n te s L in e a m ie n to s .

Artculo 6. La in fo rm a c i n q u e g e n e re n , re c ib a n o a d m in is tre n lo s E n
te s P b lic o s e n s u s re s p e c tiv o s S is te m a s In s titu c io n a le s d e A rc h iv o s , q u e s e e n c u e n tre c o n te n id a e n c u a lq u ie r m e d io o s o p o rte d o c u m e n ta l s e a e s c rito , im p re s o , s o n o ro , v is u a l, e le c tr n ic o , in fo rm tic o , h o lo g r fic o o c u a lq u ie r o tro d e riv a d o d e la s in n o v a c io n e s te c n o l g ic a s , s e d e n o m in a r g e n ric a m e n te d o c u m e n to d e a rc h iv o . S e r d o c u m e n ta c i n de a rc h iv o to d a la q u e s e e n c u e n tre e n c u a lq u ie r re g is tro q u e d o c u m e n te el e je rc ic io d e la s fa c u lta d e s o la s a c tiv id a d e s d e lo s E n te s P b lic o s .

S eccin II C ic lo v ita l d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o

Artculo 7. L o s d o c u m e n to s d e a rc h iv o tie n e n u n c ic lo v ita l q u e se

c o n s titu y e p o r la s fa s e s d e v id a d e lo s m is m o s , a p a rtir d e lo s d iv e rs o s u s o s in s titu c io n a le s d e la in fo rm a c i n c o n te n id a e n e llo s . D ic h a s fa s e s s o n la s s ig u ie n te s : I. A c tiv a o d e G e s ti n d e la in fo rm a c i n d o c u m e n ta l, ta m b i n co n o c id a c o m o p rim e ra e d a d d e lo s d o c u m e n to s ; II. S e m ia c tiv a o d e c o n c e n tra c i n o s e g u n d a e d a d d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o , e III. In a c tiv a o H is t ric a o d e te rc e ra e d a d d e lo s te s tim o n io s d o c u m e n t a is .

L a fa s e a c tiv a o p rim e ra e d a d c o rre s p o n d e a a q u e lla en q u e s to s s e p ro d u c e n y s e u s a n p a ra d e s a h o g a r la g e s ti n c o tid ia n a d e lo s E n te s P b lic o s . P o r e llo , tie n e n u n a u tilid a d in m e d ia ta p a ra la a te n c i n de tr m ite s , e s to e s tie n e n un a lto v a lo r a d m in is tra tiv o , le g a l o fis c a l. L a fa s e s e m ia c tiv a o s e g u n d a e d a d e s a q u e lla e n la q u e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o y a n o s e u tiliz a n d e m a n e ra c o n s ta n te e n la a te n c i n d e tr m ite s p o r lo q u e s u u tilid a d y u s o c a m b ia d e c a r c te r, c o n s titu y n d o s e s lo c o m o in fo rm a c i n d e re fe re n c ia q u e d e b e c o n s e rv a rs e d e m a n e ra p re c a u to ria d a d o s s u s v a lo re s le g a le s , a d m in is tra tiv o s o fis c a le s . L a fa s e h is t ric a o te rc e ra e d a d e s t d e te rm in a d a a p a rtir d e q u e la u tilid a d a d m in is tra tiv a , le g a l o fis c a l d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o

^3 0

h a p re s c rito y p o rq u e s to s a d q u ie re n un v a lo r s e c u n d a rio d e c a r c te r c u ltu ra l y d e te s tim o n io d e la e v o lu c i n d e l E n te P b lic o q u e lo s g e n e ra o a d m in is tra .

S eccin III D e la o rg a n iz a c i n y c o m p o s ic i n d e lo s S is te m a s In s titu c io n a le s d e A rc h iv o s

Artculo 8. C o n b a s e e n el c ic lo v ita l d e lo s d o c u m e n to s s e fu n d a m e n ta
la c re a c i n d e lo s S is te m a s In s titu c io n a le s d e A rc h iv o s , y a q u e a c a d a u n a d e la s fa s e s o e d a d e s d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o c o rre s p o n d e un d e te rm in a d o tra ta m ie n to t c n ic o d e la d o c u m e n ta c i n . L a s re a s q u e d e s e m p e n e n la s fu n c io n e s d e la s u n id a d e s d e c o rre s p o n d e n c ia , d e la s u n id a d e s d e d o c u m e n ta c i n e n tr m ite y d e lo s a rc h iv o s d e tr m ite , s e r n la s re a s re s p o n s a b le s e n el m a n e jo d e la d o c u m e n ta c i n a c tiv a . L a s u n id a d e s a d m in is tra tiv a s re s p o n s a b le s d e lo s a rc h iv o s d e c o n c e n tra c i n s e r n la s re a s e s p e c ia liz a d a s en el m a n e jo d e la d o c u m e n ta c i n s e m ia c tiv a y la s c o rre s p o n d ie n te s a lo s a rc h iv o s h is t ric o s s e r n re s p o n s a b le s d e l m a n e jo y c o n s e rv a c i n d e la d o c u m e n ta c i n c o n v a lo r p e rm a n e n te .

Artculo 9. L o s E n te s P b lic o s d e l D is trito F e d e ra l d e b e r n in te g ra r y

o rg a n iz a r fu n c io n a lm e n te , c o n la s m o d a lid a d e s q u e re s u lte n n e c e s a ria s y d e c o n fo rm id a d c o n s u n o rm a tiv id a d in te rn a , un S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s q u e le s p e rm ita la c o rre c ta a d m in is tra c i n d e d o c u m e n to s d e a rc h iv o a lo la rg o d e s u c ic lo v ita l, a te n d ie n d o a lo p re s c rito e n e s to s L in e a m ie n to s .

Artculo 10. E l S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s s e in te g ra r a p a rtir

d e la c o m p o s ic i n fu n c io n a l s ig u ie n te : I. C o m p o n e n te s N o rm a tiv o s , y II. C o m p o n e n te s O p e ra tiv o s .

L o s c o m p o n e n te s n o rm a tiv o s te n d r n a s u c a rg o la re g u la c i n y c o o rd in a c i n d e la o p e ra c i n d e l S is te m a .

L o s c o m p o n e n te s o p e ra tiv o s s e r n lo s e n c a rg a d o s d e l fu n c io n a m ie n to c o tid ia n o d e l S is te m a , d e c o n fo rm id a d c o n el c ic lo v ita l d e los d o c u m e n to s d e a rc h iv o d e l E n te P b lic o .

Artculo 11. L o s c o m p o n e n te s n o rm a tiv o s s e in te g ra r n por:

I. U n C o o rd in a d o r d e A rc h iv o s , y II. El C o m it T c n ic o In stitu cio n a l d e A d m in is tra c i n d e D o cu m e n to s .

Artculo 12. El C o o rd in a d o r d e A rc h iv o s e s el re s p o n s a b le d e re g u la r
el S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s y e l C o te c ia d s e r s u rg a n o t c n ic o c o n s u ltiv o .

Artculo 13. El re s p o n s a b le d e la U n id a d C o o rd in a d o ra d e A rc h iv o s
s e r d e s ig n a d o p o r el s e rv id o r p b lic o q u e te n g a fa c u lta d e s le g a le s p a ra e llo , q u ie n , e n s u c a s o , e s ta b le c e r s u n iv e l je r rq u ic o y a d s c rip c i n a d m in is tra tiv a . El re s p o n s a b le d e b e r c o n ta r c o n e x p e rie n c ia y c o n o c im ie n to s en a rc h iv s tic a y te n e r a p titu d e s p a ra la in te g ra c i n , co o rd in a c i n , c o n tro l y e v a lu a c i n d e p la n e s , p ro g ra m a s y p ro y e c to s en la m a te ria .

Artculo 14. E l C o m it T c n ic o In s titu c io n a l d e A d m in is tra c i n d e D o

c u m e n to s e s el rg a n o t c n ic o c o n s u ltiv o , d e in s tru m e n ta c i n y re tro a lim e n ta c i n d e la n o rm a tiv id a d a p lic a b le e n m a te ria d e a rc h iv o s d e l E n te P b lic o ; in te g ra d o p o r a q u e lla s p e rs o n a s q u e p o r s u e x p e rie n c ia y fu n c i n d e n tro d e l E n te P b lic o s e c o n s id e re n n e c e s a ria s p a ra p ro m o v e r y g a ra n tiz a r e l c o rre c to m a n e jo a rc h iv s tic o . E l C o te c ia d d e b e r c o n ta r, al m e n o s , c o n la s s ig u ie n te s fig u ra s : I. U n a P re s id e n c ia ; II. U n a S e c re ta ra T c n ic a ; III. V o c a le s , e n tre lo s q u e d e b e r n p a rtic ip a r lo s re s p o n s a b le s de la s d is tin ta s U n id a d e s d e A rc h iv o d e l E n te P b lic o , y

IV. R e p re s e n ta n te s d e la D ire c c i n J u rd ic a o e q u iv a le n te y d e l rg a n o d e C o n tro l In te rn o d e l E n te P b lic o , a s c o m o el re s p o n s a b le d e la O fic in a d e In fo rm a c i n P b lic a .

Artculo 15. L o s c o m p o n e n te s o p e ra tiv o s d e b e r n a te n d e rs e m e d ia n

te la s s ig u ie n te s fig u ra s fu n c io n a le s : I. U n id a d e s g e n e ra le s d e l E n te P b lic o , c o n fo rm a d a s por: a) U n id a d C e n tra l d e C o rre s p o n d e n c ia o e q u iv a le n te ; b) U n id a d d e A rc h iv o d e C o n c e n tra c i n o e q u iv a le n te , y c) U n id a d d e A r c h iv o H is t ric o o e q u iv a le n te . II. U n id a d e s p a rtic u la re s e n c a d a re a a d m in is tra tiv a : a) U n id a d d e D o c u m e n ta c i n e n T r m ite o e q u iv a le n te , y b) U n id a d d e A rc h iv o d e T r m ite o e q u iv a le n te .

L a s fu n c io n e s d e e s ta s u n id a d e s p o d r n s e r d e s a rro lla d a s d e m a n e ra c o n ju n ta , a te n d ie n d o a la s n e c e s id a d e s d e c a d a u n a d e la s re a s a d m in is tra tiv a s d e l E n te P b lic o .

Artculo 16. L a U n id a d C e n tra l d e C o rre s p o n d e n c ia o e q u iv a le n te c o n o c id a g e n ric a m e n te c o m o O fic ia la d e P a rte s , s e r la e n c a rg a d a d e b rin d a r lo s s e rv ic io s c e n tra liz a d o s d e re c e p c i n y d e s p a c h o d e la c o rre s p o n d e n c ia o fic ia l d e n tro d e lo s E n te s P b lic o s .

Artculo 17. L a U n id a d d e D o c u m e n ta c i n e n T r m ite o e q u iv a le n te es

la re s p o n s a b le d e b rin d a r in te g ra lm e n te lo s s e rv ic io s d e c o rre s p o n d e n c ia y c o n tro l d e g e s ti n e n c a d a u n a d e la s re a s a d m in is tra tiv a s .

Artculo 18. L a U n id a d d e A r c h iv o d e T r m ite o e q u iv a le n te e s la re s

p o n s a b le d e la a d m in is tra c i n d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o e n g e s ti n , d e u s o c o tid ia n o y n e c e s a rio p a ra el e je rc ic io d e la s a trib u c io n e s y fu n c io n e s d e c a d a re a a d m in is tra tiv a .

Artculo 19. L a U n id a d d e A rc h iv o d e C o n c e n tra c i n o e q u iv a le n te es

la re s p o n s a b le d e la a d m in is tra c i n d e d o c u m e n to s d e a rc h iv o e n la fa s e s e m ia c tiv a , c u y a fre c u e n c ia d e c o n s u lta ha d is m in u id o y q u e p e rm a n e c e n en l h a s ta q u e c o n c lu y e s u p la z o d e c o n s e rv a c i n en ra z n d e s u s v a lo re s p rim a rio s d e c a r c te r a d m in is tra tiv o , le g a l y fis c a l.

Artculo 20. La U n id a d d e A rc h iv o H is t ric o o e q u iv a le n te e s la re s

p o n s a b le d e o rg a n iz a r, d e s c rib ir, c o n s e rv a r, p re s e rv a r, a d m in is tra r y d iv u lg a r la m e m o ria d o c u m e n ta l in s titu c io n a l.

Artculo 21. L a s U n id a d e s q u e in te g ra n e l S is te m a in te ra c tu a r n d e n
tro d e l c ic lo v ita l d e d o c u m e n to s p a ra la c o rre c ta a d m in is tra c i n de lo s m is m o s , e s ta b le c ie n d o c rite rio s , p ro c e d im ie n to s e in s tru m e n to s de c o n tro l d o c u m e n ta l y a rc h iv is tic o h o m o g n e o s y e s ta n d a riz a d o s .

Artculo 22. L o s re s p o n s a b le s d e la s u n id a d e s o p e ra tiv a s d e l S is te

m a s e r n d e s ig n a d o s p o r la s p e rs o n a s q u e te n g a n fa c u lta d e s le g a le s p a ra e llo , y d e b e r n c o n ta r c o n el p e rfil, c o n o c im ie n to s y e x p e rie n c ia e n a rc h iv is tic a , a s i c o m o c a p a c ita rs e c o n tin u a m e n te e n la m a te ria , de c o n fo rm id a d c o n el P ro g ra m a In s titu c io n a l d e D e s a rro llo A rc h iv is tic o q u e s e e s ta b le z c a en la m a te ria .

Seccin IV D e la s fu n c io n e s d e la e s tru c tu ra d e l S is te m a

Artculo 23. S o n fu n c io n e s d e l C o o rd in a d o r d e A rc h iv o s o e q u iv a le n te ,
la s s ig u ie n te s : I. D is e n a r, p ro p o n e r, d e s a rro lla r, in s tru m e n ta r y e v a lu a r, lo s p la n e s , p ro g ra m a s y p ro y e c to s d e d e s a rro llo a rc h iv is tic o ; II. E s ta b le c e r la s p o litic a s y m e d id a s t c n ic a s p a ra la re g u la c i n d e lo s p ro c e s o s a rc h iv is tic o s d u ra n te el c ic lo v ita l d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o ; III. F o rm u la r lo s in s tru m e n to s , p ro c e s o s y m to d o s d e c o n tro l a r c h iv is tic o d e l E n te P b lic o ; IV . F u n g ir c o m o S e c re ta rio T c n ic o d e l C o te c ia d d e l E n te P b lic o ;

V . P r o m o v e r la o p e ra c i n re g u la r d e l C o te c ia d y c o a d y u v a r e n la in te g ra c i n d e s u R e g la m e n to d e O p e ra c i n y P ro g ra m a A n u a l d e T ra b a jo ; V I. E la b o r a r y p re s e n ta r lo s m o d e lo s t c n ic o s o m a n u a le s p a ra la o rg a n iz a c i n y p ro c e d im ie n to s d e lo s a rc h iv o s d e tr m ite , c o n c e n tra c i n y, e n s u c a s o , h is t ric o d e l E n te P b lic o , e n c o o rd in a c i n c o n lo s re s p o n s a b le s d e d ic h a s u n id a d e s , a te n d ie n d o a lo s p re s e n te s L in e a m ie n to s ; V II. C o o rd in a r lo s tra b a jo s p a ra la e la b o ra c i n d e lo s p rin c ip a le s in s tru m e n to s d e c o n tro l a rc h iv is tic o d e n tro d e l E n te P b lic o , p ro p o n ie n d o e l d is e n o , d e s a rro llo , im p le m e n ta c i n y a c tu a liz a c i n d e l S is te m a d e C la s ific a c i n A rc h iv s tic a , el C a t lo g o d e D is p o s ic i n D o c u m e n ta l y lo s in v e n ta rio s q u e s e e la b o re n p a ra la id e n tific a c i n y d e s c rip c i n d e lo s a rc h iv o s in s titu c io n a le s ; V III. E s ta b le c e r, e n c o o rd in a c i n c o n la in s ta n c ia re s p o n s a b le d e la fu n c i n d e n tro d e l E n te P b lic o , un a m p lio p ro g ra m a d e c a p a c ita c i n e n la m a te ria , a s i c o m o la s p rin c ip a le s e s tra te g ia s p a ra el d e s a rro llo p ro fe s io n a l d e l p e rs o n a l q u e s e d e d iq u e al d e s e m p e n o d e la s fu n c io n e s a rc h iv is tic a s ; IX. C o a d y u v a r c o n la in s ta n c ia re s p o n s a b le d e la fu n c i n d e n tro d e l E n te P b lic o , en la e la b o ra c i n d e un p ro g ra m a d e n e c e s id a d e s p a ra la n o rm a liz a c i n d e lo s re c u rs o s m a te ria le s q u e s e d e s ti n e n a lo s a rc h iv o s , p ro p ic ia n d o la in c o rp o ra c i n d e m o b ilia rio , e q u ip o t c n ic o , d e c o n s e rv a c i n y s e g u rid a d , e in s ta la c io n e s a p ro p ia d a s p a ra lo s a rc h iv o s , d e c o n fo rm id a d c o n la s fu n c io n e s y s e rv ic io s q u e s to s b rin d a n , y X . C o a d y u v a r c o n la in s ta n c ia re s p o n s a b le d e la fu n c i n , e n el d is e n o , d e s a rro llo , e s ta b le c im ie n to y a c tu a liz a c i n d e la n o rm a tiv id a d q u e s e a a p lic a b le d e n tro d e l E n te P b lic o , p a ra la a d q u is ic i n d e te c n o lo g ia s d e la in fo rm a c i n p a ra lo s a rc h iv o s , a s i c o m o p a ra la a u to m a tiz a c i n d e a rc h iv o s , la d ig ita liz a c i n o m ic ro film a c i n d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o o p a ra la g e s ti n , a d m in is tra c i n y c o n s e rv a c i n d e lo s d o c u m e n to s e le c tr n ic o s .

(235)

Artculo 24. L a s fu n c io n e s d e l C o te c ia d s o n :
I. C o n s titu irs e c o m o el rg a n o t c n ic o c o n s u ltiv o , d e in s tru m e n ta c i n y re tro a lim e n ta c i n d e la n o rm a tiv id a d a p lic a b le en la m a te ria d e n tro d e lo s a rc h iv o s d e l E n te P b lic o ; II. R e a liz a r la s v a lo ra c io n e s d o c u m e n ta le s q u e g u a rd a n lo s a rc h iv o s d e l E n te P b lic o ; III. P ro p ic ia r el d e s a rro llo d e m e d id a s y a c c io n e s p e rm a n e n te s de c o o rd in a c i n y c o n c e rta c i n e n tre s u s m ie m b ro s q u e fa v o re z c a n la im p la n ta c i n d e la s n o rm a s a rc h iv s tic a s p a ra el m e jo ra m ie n to in te g ra l d e lo s a rc h iv o s d e l E n te P b lic o ; IV . P a rtic ip a r e n lo s e v e n to s t c n ic o s y a c a d m ic o s q u e en la m a te ria s e e fe c t e n e n el E n te P b lic o , y V . E m itir el R e g la m e n to d e O p e ra c i n d e l C o m it y s u P ro g ra m a A n u a l d e T ra b a jo , m is m o q u e d e b e r re m itirs e a l In s titu to d e n tro d e lo s p rim e ro s tre in ta d a s d e l m e s d e e n e ro d e l a n o q u e c o rre s p o n d a p a ra s u re g is tro .

Artculo 25. S o n fu n c io n e s d e la U n id a d C e n tra l d e C o rre s p o n d e n c ia

o e q u iv a le n te : I. C o a d y u v a r c o n el C o o rd in a d o r d e A rc h iv o s o e q u iv a le n te en el d e s a rro llo e im p le m e n ta c i n fo rm a l d e lo s in s tru m e n to s de c o n tro l d e la c o rre s p o n d e n c ia , q u e re s u lte n n e c e s a rio s p a ra el m a n e jo d e la d o c u m e n ta c i n q u e in g re s e o e g re s e d e l E n te P b lic o en fo rm a c e n tra liz a d a , d e b ie n d o o b s e rv a r la n o rm a tiv id a d in s titu c io n a l; II. R e c ib ir, re g is tra r, m a n e ja r y c o n tro la r la c o rre s p o n d e n c ia q u e in g re s e al E n te P b lic o e n fo rm a c e n tra liz a d a , p ro c u ra n d o su e x p e d ita d is trib u c i n a la s re a s a d m in is tra tiv a s q u e c o rre s p o n d a n , y III. M a n e ja r, c o n tro la r y d e s p a c h a r o p o rtu n a m e n te la d o c u m e n ta c i n q u e e g re s e d e l E n te P b lic o e n fo rm a c e n tra liz a d a .

Artculo 2B. S o n fu n c io n e s d e la s U n id a d e s d e D o c u m e n ta c i n e n T r
m ite o e q u iv a le n te :

I. C o a d y u v a r c o n el C o o rd in a d o r d e A rc h iv o s o e q u iv a le n te d e l E n te P b lic o e n el d e s a rro llo , in s tru m e n ta c i n y a c tu a liz a c i n d e la n o rm a tiv id a d a p lic a b le a e s c a la in s titu c io n a l y, p a rtic u la r m e n te , e n la q u e s e in s tru m e n te p a ra la s u n id a d e s d e d o c u m e n ta c i n en tr m ite ; II. R e c ib ir, re g is tra r y c o n tro la r la c o rre s p o n d e n c ia q u e in g re s e d i re c ta m e n te al re a a d m in is tra tiv a d e a d s c rip c i n y, e n s u c a s o , la q u e re c ib a d e la U n id a d C e n tra l d e C o rre s p o n d e n c ia ; III. T u rn a r a la s re a s tra m ita d o ra s la c o rre s p o n d e n c ia q u e in g re s e al re a a d m in is tra tiv a , e s ta b le c ie n d o en c o o rd in a c i n c o n la in s ta n c ia re s p o n s a b le d e n tro d e s ta , lo s m e c a n is m o s y c o n tro le s p a ra el s e g u im ie n to d e la c o rre s p o n d e n c ia en tr m ite , d e c o n fo rm id a d c o n lo q u e a l re s p e c to d is p o n g a n la s p o litic a s y p ro c e d im ie n to s d e c o n tro l d e g e s ti n q u e s e e s ta b le z c a n e n el E n te P b lic o , y IV. D e s p a c h a r la c o rre s p o n d e n c ia d e s u re a d e a d s c rip c i n , llev a n d o lo s c o n tro le s y re g is tro s d e d is trib u c i n q u e s e e s ta b le z c a n al e fe c to .

Artculo 27. S o n fu n c io n e s d e la U n id a d d e A rc h iv o d e T r m ite o e q u i

v a le n te : I. C o a d y u v a r c o n el C o o rd in a d o r d e A rc h iv o s o e q u iv a le n te d e l E n te P b lic o e n el d e s a rro llo , in s tru m e n ta c i n y a c tu a liz a c i n d e la n o rm a tiv id a d a rc h iv is tic a a p lic a b le a e s c a la in s titu c io n a l y, p a rtic u la rm e n te , e n la q u e s e in s tru m e n te p a ra lo s A rc h iv o s d e T r m ite , y II. In te g ra r o c o a d y u v a r e n la in te g ra c i n e n la s re a s g e n e ra d o ra s , lo s e x p e d ie n te s a s o c ia d o s a la g e s ti n in s titu c io n a l d e l re a A d m in is tra tiv a d e a d s c rip c i n , re c ib i n d o lo s d e e lla s p a ra s u c la s ific a c i n , o rd e n a c i n , d e s c rip c i n , re s g u a rd o y p a ra fa c i lita r e l a c c e s o , v a lo ra c i n y tra n s fe re n c ia d e la d o c u m e n ta c i n a l A rc h iv o d e C o n c e n tra c i n d e l E n te P b lic o .

Artculo 28. S o n fu n c io n e s d e la U n id a d d e A rc h iv o d e C o n c e n tra c i n

o e q u iv a le n te :

I. C o a d y u v a r c o n el C o o rd in a d o r d e A rc h iv o s o e q u iv a le n te d e l E n te P b lic o e n el d e s a rro llo , in s tru m e n ta c i n y a c tu a liz a c i n de la n o rm a tiv id a d a rc h iv s tic a a p lic a b le a e s c a la in s titu c io n a l y, p a r tic u la rm e n te , la q u e c o rre s p o n d a al A rc h iv o d e C o n c e n tra c i n ; II. O p e ra r lo s s e rv ic io s p a ra la a d m in is tra c i n y c o n tro l d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o e n e ta p a S e m ia c tiv a d e l E n te P b lic o , e n c a rg n d o s e d e la c o o rd in a c i n , o rg a n iz a c i n y c o n tro l d e los p ro c e s o s d e tra n s fe re n c ia s p rim a ria s y la o rd e n a c i n y u b ic a c i n to p o g r fic a d e lo s a c e rv o s S e m ia c tiv o s ; III. E s ta b le c e r el c a le n d a rio d e c a d u c id a d e s d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o b a jo s u re s g u a rd o y e fe c tu a r lo s p ro c e s o s d e d is p o s ic i n d o c u m e n ta l y el p r s ta m o d e e x p e d ie n te s e n la e ta p a S e m ia c tiv a , e n c o o rd in a c i n c o n lo s A rc h iv o s d e T r m ite d e l S is te m a , y IV . L le v a r a c a b o , e n s u c a s o , lo s p ro c e s o s d e tra n s fe re n c ia s e c u n d a ria d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o q u e h a y a n p re s c rito e n s u s v a lo re s p rim a rio s , a d m in is tra tiv o s , le g a le s o fis c a le s , e la b o ra n d o la s a c ta s a d m in is tra tiv a s q u e c o rre s p o n d a n , e n c o o rd in a c i n c o n la U n id a d d e A rc h iv o H is t ric o In s titu c io n a l.

Artculo 2S. S o n fu n c io n e s d e la U n id a d d e A rc h iv o H is t ric o o e q u i

v a le n te : I. C o a d y u v a r c o n el C o o rd in a d o r d e A rc h iv o s o e q u iv a le n te d e l E n te P b lic o e n el d e s a rro llo , in s tru m e n ta c i n y a c tu a liz a c i n d e la n o rm a tiv id a d a rc h iv s tic a a p lic a b le a e s c a la in s titu c io n a l y, p a rtic u la rm e n te , la q u e c o rre s p o n d a al A rc h iv o H is t ric o d e l E n te P b lic o ; II. R e c ib ir y c o n tro la r lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o q u e le re m ita , m e d ia n te el p ro c e s o d e tra n s fe re n c ia s e c u n d a ria , la U n id a d d e A rc h iv o d e C o n c e n tra c i n d e l E n te P b lic o y o rg a n iz a r los F o n d o s , S e c c io n e s y S e rie s q u e c o n s titu y a n s u a c e rv o , d e c o n fo rm id a d c o n el p rin c ip io d e p ro c e d e n c ia y o rd e n o rig in a l y la n o rm a tiv id a d a p lic a b le en la m a te ria a e s c a la in s titu c io n a l, a s c o m o e n c o n c o rd a n c ia c o n la s m e jo re s p r c tic a s y n o rm a s inte rn a c io n a le s p a ra la d e s c rip c i n , n o rm a liz a c i n d e l a c c e s o ,

c o n s e rv a c i n , p re s e rv a c i n y d iv u lg a c i n s o c ia l y c u ltu ra l d e l a rc h iv o h is t ric o d e l E n te P b lic o ; III. E la b o r a r la G u ia G e n e ra l d e F o n d o s d e l A rc h iv o H is t ric o d e l E n te P b lic o y lo s c a t lo g o s , in v e n ta rio s , in d ic e s y c o n tro le s in d is p e n s a b le s p a ra e l m a n e jo d e la d o c u m e n ta c i n h is t ric a d e la in s titu c i n , y IV. E s ta b le c e r, e n e l m a rc o d e lo s p ro g ra m a s d e d e s a rro llo a rc h i v is tic o d e l E n te P b lic o , p ro g ra m a s p a ra la d ifu s i n d e l a rc h iv o h is t ric o in s titu c io n a l.

CAPTULO TERCERO
De lo s procesos e instrumentos esenciales de c o n tro l archivstico

Artculo 30. L o s p ro c e s o s a rc h iv is tic o s s o n el c o n ju n to d e a c to s c o n

c a te n a d o s , m e d ia n te lo s c u a le s el E n te P b lic o le d a s e g u im ie n to al c ic lo d e v id a d e lo s d o c u m e n to s , d e s d e su p ro d u c c i n o in g re s o , h a s ta s u tra n s fe re n c ia al a rc h iv o h is t ric o o su e lim in a c i n d e fin itiv a p o r no c o n te n e r v a lo re s s e c u n d a rio s .

Artculo 31. E l C o o r d in a d o r d e A rc h iv o s , e n c o n s u lta c o n el C o te c ia d ,

e m itir lo s in s tru m e n to s d e c o n tro l p a ra la re g u la c i n d e lo s p ro c e s o s a rc h iv is tic o s q u e s e lle v a n a c a b o a lo la rg o d e l c ic lo v ita l d e lo s d o c u m e n to s e n el E n te P b lic o , e in s tru m e n ta rla s e n c o o rd in a c i n c o n las u n id a d e s d e a rc h iv o .

Artculo 32. L o s in s tru m e n to s d e c o n tro l d e l S is te m a s o n a q u e llo s e le

m e n to s q u e p e rm ite n la re v is i n t c n ic a y a d m in is tra tiv a d e los p ro c e s o s a rc h iv is tic o s a s o c ia d o s al c ic lo v ita l d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o .

S eccin i D e lo s p ro c e s o s a rc h iv s tic o s

Artculo 33. L o s p ro c e s o s a rc h iv s tic o s b s ic o s s o n lo s s ig u ie n te s :

I. In te g ra c i n d e e x p e d ie n te s y s e rie s ; II. C la s ific a c i n ; III. D e s c rip c i n ; IV . V a lo ra c i n ; V . D is p o s ic i n ; V I. B a ja o d e p u ra c i n d o c u m e n ta l, y V II. T ra n s fe re n c ia s p rim a ria s y s e c u n d a ria s .

Artculo 34. L o s d o c u m e n to s d e a rc h iv o d e b e n in te g ra rs e y o b ra r en
e x p e d ie n te s , o u n id a d e s d e d o c u m e n ta c i n c o m p u e s ta , c o n s titu id o s p o r u n o o v a rio s d o c u m e n to s d e a rc h iv o , o rd e n a d o s l g ic a y c ro n o l g ic a m e n te y re la c io n a d o s p o r un m is m o a s u n to , m a te ria , a c tiv id a d o tr m ite . L a in te g ra c i n d e e x p e d ie n te s d e b e r h a c e rs e e n f ld e re s , c a rp e ta s o le g a jo s p le n a m e n te id e n tific a d o s , p re fe re n te m e n te c o n c a r tu la s e s ta n d a riz a d a s e n to d o el E n te P b lic o , c o n el o b je to d e h o m o lo g a r su d a s ific a c i n y d e s c rip c i n . L o s e x p e d ie n te s d e b e r n fo lia rs e p a ra la in te g rid a d d e la in fo rm a c i n q u e c o n tie n e n y ta m b i n d e b e r e v ita rs e in c o rp o ra r en e llo s , e n lo p o s ib le , e le m e n to s q u e d a n e n o la s tim e n a los d o c u m e n to s q u e lo s c o n s titu y e n , c o m o c lip s o g ra p a s .

Artculo 35. L o s e x p e d ie n te s q u e s e re la c io n e n c o n el e je rc ic io d e u n a
fu n c i n o a trib u c i n g e n ric a , fo rm a r n p a rte d e u n a S e rie D o c u m e n ta l, la c u a l c o n s titu y e un c o n c e p to c e n tra l e n la o rg a n iz a c i n d e A rc h iv o s y s e in s titu y e c o m o u n a c a te g o ria d e a g ru p a m ie n to e in te g ra c i n s u p e rio r d e lo s e x p e d ie n te s in d iv id u a le s . L o s e x p e d ie n te s d e b e r n s ie m p re a s o c ia rs e a la S e rie D o c u m e n ta l o fu n c i n d e la q u e d e riv e s u c re a c i n y o rg a n iz a rs e d e c o n fo rm id a d c o n el S is te m a d e C la s ific a c i n q u e s e e s ta b le z c a d e n tro d e l E n te P b lic o .

^40j

Artculo 3G. L a C la s ific a c i n A rc h iv s tic a e s el p ro c e s o m e d ia n te el

c u a l s e id e n tific a , a g ru p a , s is te m a tiz a y c o d ific a n lo s e x p e d ie n te s d e a c u e rd o c o n s u o rig e n e s tru c tu ra l y fu n c io n a l. T o d o s lo s e x p e d ie n te s d e b e r n e s ta r c o rre c ta m e n te c la s ific a d o s m e d ia n te la u tiliz a c i n d e un c d ig o q u e lo s id e n tifiq u e p le n a m e n te , el c u a l d e b e r c o n te n e r, s in m e n o s c a b o d e n iv e le s in te rm e d io s q u e el E n te P b lic o e s ta b le z c a , al m e n o s lo s s ig u ie n te s a s p e c to s : I. C d ig o o c la v e d e la U n id a d A d m in is tra tiv a o re a p ro d u c to ra d e l e x p e d ie n te ; II. C d ig o d e la serie a la q u e p e rte n ece el e x p e d ie n te q u e s e clasifica; III. T tu lo d e l te m a , a s u n to o m a te ria a la q u e s e re fie re el e x p e d ie n te ; IV. N m e ro c o n s e c u tiv o d e l e x p e d ie n te d e n tro d e la S e rie a la q u e p e rte n e c e ; V . A n o d e a p e rtu ra y en s u c a s o , c ie rre d e l e x p e d ie n te ; V I. L o s d a to s d e v a lo ra c i n y d is p o s ic i n d o c u m e n ta l q u e s e a s o c ie n al e x p e d ie n te , y V II. L o s d a to s a s o c ia d o s a la in fo rm a c i n d e a c c e s o re s trin g id o y, e n s u c a s o , a p e rtu ra p b lic a d e l e x p e d ie n te , d e c o n fo rm id a d c o n lo q u e al re s p e c to p re v e a la L e y.

Artculo 37. L a d e s c rip c i n a rc h iv is tic a e s el re g is tro s is te m a tiz a d o d e

la in fo rm a c i n d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o , re c o p ila d o , o rg a n iz a d o y je r a rq u iz a d o d e fo rm a ta l q u e s irv a p a ra lo c a liz a r y e x p lic a r el c o n te x to y s is te m a q u e lo s h a p ro d u c id o . L a d e s c rip c i n a rc h iv is tic a d e b e r re a liz a rs e c o n b a s e e n la s n o r m a s in s titu c io n a le s , n a c io n a le s o in te rn a c io n a le s u n iv e rs a lm e n te a c e p ta d a s q u e c o n v e n g a n a lo s E n te s P b lic o s , c o n e l o b je to d e g e n e ra r lo s in s tru m e n to s d e s c rip tiv o s b s ic o s q u e fa c ilite n e l c o n tro l y a c c e s o a la in fo rm a c i n a r c h iv is tic a , lo s c u a le s , a l m e n o s d e b e r n s e r lo s s i g u ie n te s : I. In v e n ta rio s , II. C a t lo g o s , y III. G u ia s g e n e ra le s d e F o n d o s .

Artculo SB. L a v a lo ra c i n d o c u m e n ta l e s el p ro c e s o d e a n lis is m e

d ia n te e l c u a l s e d e te rm in a n lo s v a lo re s p rim a rio s o s e c u n d a rio s d e los d o c u m e n to s . E l v a lo r d o c u m e n ta l e s la c o n d ic i n q u e g u a rd a n lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o , la c u a l le s c o n fie re c a ra c te rs tic a s a d m in is tra tiv a s , le g a le s y fis c a le s e n lo s a rc h iv o s d e tr m ite o c o n c e n tra c i n (v a lo re s p rim a rio s ) o b ie n , e v id e n c ia le s , te s tim o n ia le s e in fo rm a tiv o s , q u e d e te rm in a n su c o n s e rv a c i n p e rm a n e n te e n un a rc h iv o h is t ric o (v a lo re s s e c u n d a rio s ). L a v a lo ra c i n d e d o c u m e n to s p e rm ite d e te rm in a r lo s p la z o s de g u a rd a o v ig e n c ia s d e lo s d o c u m e n to s d e n tro d e l S is te m a , a s c o m o d e te rm in a r s u d is p o s ic i n d o c u m e n ta l.

Artculo SS. L a d is p o s ic i n d o c u m e n ta l e s el d e s tin o s u c e s iv o in m e d ia to d e lo s e x p e d ie n te s y s e rie s d o c u m e n ta le s d e n tro d e l S is te m a In s titu c io n a l d e A r c h iv o s , u n a v e z q u e p re s c rib e n s u s v a lo re s p rim a rio s , a d m in is tra tiv o s , le g a le s y fis c a le s , d a n d o lu g a r a la s e le c c i n d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o q u e a d q u ie re n un v a lo r s e c u n d a rio o a la b a ja d o c u m e n ta l o d e p u ra c i n d e lo s q u e no tie n e n v a lo r s e c u n d a rio o h is t ric o . C o n b a s e e n lo s p ro c e s o s d e v a lo ra c i n y d is p o s ic i n d o c u m e n ta l, q u e in v a ria b le m e n te d e b e r n e fe c tu a rs e d e n tro d e lo s E n te s P b lic o s p o r g ru p o s d e v a lo ra c i n in te g ra d o s al s e n o d e s u C o te c ia d , c o n las m o d a lid a d e s q u e s e e s ta b le z c a n e n lo s re g la m e n to s d e o p e ra c i n de lo s C o m it s re s p e c tiv o s , s e in te g ra r n lo s C a t lo g o s d e D is p o s ic i n D o c u m e n ta l y s u s in s tru m e n to s a u x ilia re s , ta le s c o m o el c a le n d a rio de c a d u c id a d e s , lo s in v e n ta rio s d e tra n s fe re n c ia p rim a ria y s e c u n d a ria , a s c o m o lo s in v e n ta rio s d e b a ja o d e p u ra c i n d e a rc h iv o s , c o n lo s c u a le s s e p ro c e d e r a la s e le c c i n d e d o c u m e n to s c o n v a lo r s e c u n d a rio o h is t ric o o b ie n a la e je c u c i n d e lo s p ro c e s o s d e b a ja o d e p u ra c i n d o c u m e n ta l.

Artculo 40. L a b a ja d o c u m e n ta l o d e p u ra c i n e s el p ro c e s o d e e lim in a c i n ra z o n a d a y s is te m tic a d e d o c u m e n ta c i n q u e h a y a p re s c rito e n s u s v a lo re s p rim a rio s : a d m in is tra tiv o s , le g a le s y fis c a le s , y q u e no p o s e a v a lo re s s e c u n d a rio s o h is t ric o s : e v id e n c ia le s , te s tim o n ia le s o

in fo rm a tiv o s , d e c o n fo rm id a d c o n la v a lo ra c i n d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o . E l p ro c e s o d e b a ja d o c u m e n ta l d e b e r c o m p re n d e r c u a n d o m e n o s la s a c c io n e s s ig u ie n te s : I. E l A rc h iv o d e C o n c e n tra c i n d e l E n te P b lic o d e b e r p re p a ra r e l in v e n ta rio d e la d o c u m e n ta c i n q u e h a y a p re s c rito en s u s v a lo re s a d m in is tra tiv o s , le g a le s y fis c a le s y q u e n o p o s e a v a lo re s s e c u n d a rio s , d e c o n fo rm id a d c o n lo d is p u e s to en e l C a t lo g o d e D is p o s ic i n D o c u m e n ta l d e l E n te P b lic o , p a ra o p e ra r la b a ja o d e p u ra c i n d e lo s e x p e d ie n te s y s e rie s s u je to s a e s te p ro c e s o ; II. L o s E n te s P b lic o s d e b e r n s o lic ita r al C o te c ia d , el D ic ta m e n d e V a lo r a c i n D o c u m e n ta l d e a q u llo s a rc h iv o s c u y o v a lo re s p rim a rio s y s e c u n d a rio s h a y a n c o n c lu id o ; III. E l C o te c ia d lle v a r a c a b o el p ro c e s o d e v a lo ra c i n d o c u m e n ta l e n lo s t rm in o s e s ta b le c id o s e n lo s p re s e n te s L in e a m ie n to s y c o n b a s e e n e l D ic ta m e n re fe rid o e n la fra c c i n q u e p re c e d e e m itir , e n s u c a s o , la D e c la ra to ria d e In e x is te n c ia d e V a lo re s P rim a rio s y S e c u n d a rio s d e lo s a rc h iv o s o b je to d e d e p u ra c i n ; IV. U n a v e z q u e lo s E n te s P b lic o s c u e n te n c o n la D e c la ra to ria d e In e x is te n c ia d e v a lo re s P rim a rio s y S e c u n d a rio s , p ro c e d e r n a s o lic ita r p o r e s c rito al In s titu to la a u to riz a c i n p a ra o p e ra r la b a ja d e fin itiv a d e lo s a rc h iv o s v e n c id o s o b je to d e d e p u ra c i n , y V . C o n la D e c la ra to ria d e re fe re n c ia , e l In s titu to , p re v ia v e rific a c i n d e l c a s o a n te la s in s ta n c ia s c o m p e te n te s , e m itir un d ic ta m e n d e b a ja d e fin itiv a y n o tific a r d ic h a c irc u n s ta n c ia al titu la r d e l E n te P b lic o p a ra q u e s te p ro c e d a e n lo s t rm in o s d e la s d is p o s ic io n e s re la tiv a s a la b a ja d e d ic h o s d o c u m e n to s .

Artculo 41. P a ra la e m is i n d e l d ic ta m e n d e b a ja d e fin itiv a lo s E n te s

P b lic o s d e b e r n a c o m p a n a r a s u s o lic itu d la d o c u m e n ta c i n s ig u ie n te : I. S o lic itu d d e b a ja d e fin itiv a d e a rc h iv o s e m itid a p o r el titu la r d e l E n te P b lic o ; II. D ic ta m e n d e V a lo ra c i n D o c u m e n ta l d e a rc h iv o s ;

III. D e c la r a c i n d e In e x is te n c ia d e V a lo r e s P r im a r io s y S e c u n d r io s , e IV . In v e n ta rio d e s c rip tiv o d e la d o c u m e n ta c i n o b je to d e b a ja en fo rm a to e le c tr n ic o .

L a s o lic itu d d e b a ja d e fin itiv a d e a rc h iv o s d e b e r in d ic a r el E n te P b lic o al q u e p e rte n e c e n ; e l re a o re a s q u e lo s g e n e ra ro n y la l tim a q u e lo s tu v o e n s u p o d e r: e l p e ro d o q u e c o m p re n d e n ; el tip o de in fo rm a c i n q u e c o n tie n e n ; el p la z o y el p ro c e d im ie n to d e l q u e d is p o n e e l c iu d a d a n o p a ra s o lic ita r s u c o n s u lta , a s c o m o la m e n c i n d e si se c o n s e rv a re s p a ld o e le c tr n ic o p a ra la c o n s u lta d e l m is m o . U n a v e z q u e el In s titu to e m ita el d ic ta m e n d e b a ja d e fin itiv a , lo s E n te s d e b e r n p u b lic a r e n la G a c e ta O fic ia l d e l D is trito F e d e ra l y e n s u s p o rta le s d e In te rn e t, la s o lic itu d d e b a ja d e fin itiv a re fe rid a e n el p rra fo a n te rio r y el d ic ta m e n e m itid o p o r el In s titu to , in d ic a n d o el d e s tin o q u e d a r a lo s a rc h iv o s . D ic h a p u b lic a c i n d e b e r h a c e rs e p o r lo m e n o s 6 0 d a s a n te s d e la d e s tru c c i n o e n a je n a c i n d e lo s a rc h iv o s . L o s E n te s P b lic o s d e b e r n re s g u a rd a r el d ic ta m e n y lo s in v e n ta rio s c o rre s p o n d ie n te s , a p a rtir d e la d e s tru c c i n o e n a je n a c i n d e los a rc h iv o s .

Artculo 42. L o s E n te s P b lic o s d e b e r n p ro p o rc io n a r a l In s titu to c o p ia

d e la s a c ta s d e b a ja o d e e n a je n a c i n q u e e m ita n en la s q u e d e b e r c o n s ta r la fe c h a , h o ra y lu g a r e n la q u e tu v o lu g a r la d e s tru c c i n d e los a rc h iv o s v e n c id o s y, e n s u c a s o , lo s d a to s d e la p e rs o n a fs ic a o m o ra l c o n la q u e p ro c e d i la e n a je n a c i n o d e s tru c c i n d e lo s a rc h iv o s . C o n la in fo rm a c i n d e re fe re n c ia , el In s titu to in te g ra r un R e g is tro C e n tra l d e B a ja s D o c u m e n ta le s a u to riz a d a s , m is m o q u e p u b lic a r y m a n te n d r a c tu a liz a d o en s u p o rta l d e In te rn e t. L a d e s tru c c i n d e a rc h iv o s en lo s q u e s e c o n te n g a in fo rm a c i n re s e r v a d a s lo p o d r s e r a u to riz a d a p o r e l In s titu to u n a v e z q u e h a y a n tra n s c u rrid o tre s a n o s p o s te rio re s a la c o n c lu s i n d e l p e ro d o d e re se rva .

^44j

Artculo 43. T r a n s fe re n c ia p rim a ria e s el p ro c e s o d e tra s la d o c o n tro la

d o y s is te m tic o d e e x p e d ie n te s d e c o n s u lta e s p o r d ic a d e un a rc h iv o d e tr m ite a un a rc h iv o d e c o n c e n tra c i n y la tra n s fe re n c ia s e c u n d a ria a lu d e a l tra s la d o c o n tro la d o y s is te m tic o , c o n b a s e e n la s d is p o s ic io n e s c o n te n id a s en el C a t lo g o d e D is p o s ic i n D o c u m e n ta l, d e los e x p e d ie n te s y s e rie s d e l A rc h iv o d e C o n c e n tra c i n al A rc h iv o h is t ric o , p a ra s u c o n s e rv a c i n p e rm a n e n te .

Articulo 44. P a ra e fe c tu a r d e m a n e ra c o n tro la d a lo s p ro c e s o s a rc h iv s tic o s b s ic o s p re v ia m e n te d e s c rito s , el C o o rd in a d o r d e a rc h iv o s , e n c o m u n ic a c i n c o n el C o te c ia d , d is e n a r , im p la n ta r y a c tu a liz a r p e ri d ic a m e n te u n a s e rie d e in s tru m e n to s d e c o n tro l a rc h iv s tic o , d e c o n fo rm id a d c o n lo e s ta b le c id o e n lo s p re s e n te s lin e a m ie n to s .

S eccin II D e lo s in s tru m e n to s d e c o n tro l a rc h iv s tic o

Artculo 45. L o s In s tru m e n to s b s ic o s d e c o n tro l a rc h iv s tic o q u e d e b e r n d is e n a rs e , im p la n ta rs e y a c tu a liz a rs e d e n tro d e l S is te m a s o n los s ig u ie n te s : I. M a n u a le s d e O rg a n iz a c i n y P ro c e d im ie n to s ; II. C u a d ro G e n e ra l d e C la s ific a c i n A rc h iv s tic a ; III. T a b la d e D e te rm in a n te s d e o fic in a ; IV. C a t lo g o d e S e rie s D o c u m e n ta le s ; V . C a r tu la s e s ta n d a riz a d a s d e e x p e d ie n te s ; V I. C a t lo g o d e D is p o s ic i n d o c u m e n ta l; V II. C a le n d a rio d e C a d u c id a d e s ; V III. In v e n ta rio s ; IX. F o rm a to s e s ta n d a riz a d o s p a ra tra n s fe re n c ia s , y X . G u a G e n e ra l d e F o n d o s .

Artculo 46. L o s M a n u a le s d e O rg a n iz a c i n y d e P ro c e d im ie n to s s o n
in s tru m e n to s e n lo s q u e d e b e e s ta b le c e rs e la o rg a n iz a c i n e s tru c tu ra l d e l S is te m a In s titu c io n a l d e A r c h iv o s y s u fu n c io n a m ie n to .
(2 4 5

L o s M a n u a le s d e o rg a n iz a c i n y p ro c e d im ie n to s d e b e r n c o n te m p la r al m e n o s e l s ig u ie n te c a p itu la d o : I. P re s e n ta c i n d e l M a n u a l; II. O b je tiv o s ; III. P o ltic a s p a ra la A d m in is tra c i n d e D o c u m e n to s d e a rc h iv o d e n tro d e l E n te P b lic o ; IV . O rg a n iz a c i n e s tru c tu ra l d e l S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s ; V . F u n c io n a m ie n to d e l S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s ; V I. P ro c e d im ie n to s o p e ra tiv o s ; V II. F o rm a to s e in s tru c tiv o s d e o p e ra c i n , y V III. D ia g ra m a s d e flu jo .

Artculo 47. E l C u a d ro G e n e ra l d e C la s ific a c i n A r c h iv s tic a e s el m o

d e lo e in s tru m e n to l g ic o q u e re p re s e n ta , d e fo rm a s is te m tic a , las c a te g o ria s e s ta b le c id a s c o m o re s u lta d o d e la c la s ific a c i n a rc h iv s tic a y q u e re fle ja la e s tru c tu ra d e lo s fo n d o s c o n b a s e en la s e s tru c tu ra s o rg n ic a s y la s a trib u c io n e s y fu n c io n e s d e lo s E n te s P b lic o s .

Artculo 48. La T a b la d e D e te rm in a n te s d e O fic in a e s el in s tru m e n to

a u x ilia r d e la c la s ific a c i n a rc h iv s tic a q u e p e rm ite id e n tific a r p le n a m e n te , a tra v s d e c d ig o s a s ig n a d o s , a la s re a s A d m in is tra tiv a s de un E n te P b lic o a c o rd e c o n s u o rg a n ig ra m a .

Artculo 49. El C a t lo g o d e S e rie s D o c u m e n ta le s e s un in s tru m e n to

a u x ilia r d e la c la s ific a c i n a rc h iv s tic a e n el q u e , m e d ia n te la a s ig n a c i n d e un c d ig o y la d e s c rip c i n d e la tip o lo g ia d o c u m e n ta l a s o c ia d a a la s d iv e rs a s s e rie s d o c u m e n ta le s , s e e s ta b le c e la p le n a id e n tific a c i n d e s ta s e n el p ro c e s o c la s ific a to rio .

Artculo 50. L a s c a r tu la s d e los e x p e d ie n te s d e b e r n re g is tra r la in fo r

m a c i n q u e p e rm ita la p le n a id e n tific a c i n y a g ru p a c i n a rc h iv s tic a d e los m is m o s , en c o n c o rd a n c ia co n la c o d ific a c i n q u e s e les ha a s ig n a d o .

E l fo rm a to p a ra la c a r tu la e s ta n d a riz a d a d e lo s e x p e d ie n te s d e l E n te P b lic o d e b e r c o n s id e ra r la in fo rm a c i n s ig u ie n te : I. N o m b re d e la u n id a d a d m in is tra tiv a g e n e ra d o ra d e lo s e x p e d ie n te s o F o n d o ; II. re a p ro d u c to ra d e l e x p e d ie n te o s e c c i n ; III. D e n o m in a c i n d e la s e rie d o c u m e n ta l c o n la q u e s e a s o c ia el e x p e d ie n te ; IV. T tu lo d e l e x p e d ie n te ; V . A s u n to o m a te ria (b re v e e x tra c to o d e s c rip c i n d e l c o n te n id o d e l e x p e d ie n te ); V I. C d ig o a s ig n a d o a l e x p e d ie n te , d e c o n fo rm id a d c o n el C u a d ro G e n e ra l d e C la s ific a c i n A rc h iv s tic a ; V II. F e c h a e x tre m a d e a p e rtu ra y, e n s u c a s o , d e c ie rre d e l e x p e d ie n te ; V III. N m e ro d e fo ja s tile s al c ie rre d e l e x p e d ie n te ; IX. V ig e n c ia s d o c u m e n ta le s o p la z o s d e re te n c i n d e l e x p e d ie n te e n el A r c h iv o d e T r m ite y e n el A rc h iv o d e C o n c e n tra c i n d e l E n te P b lic o , y X . D is p o s ic i n d o c u m e n ta l al t rm in o d e s u s v ig e n c ia s .

A d e m s d e la in fo rm a c i n a n te rio r, e n la c a r tu la d e lo s e x p e d ie n te s , c u a n d o a s c o rre s p o n d a , d e b e r n in d ic a rs e lo s d a to s q u e d e s c rib a n , d e c o n fo rm id a d c o n la L e y , s i e l e x p e d ie n te e n s u to ta lid a d o en a lg u n a d e s u s p a rte s , s e h a c o n s id e ra d o c o m o in fo rm a c i n d e a c c e s o re s trin g id o , s e n a l n d o s e a d e m s , e n s u c a s o , el fu n d a m e n to ju rd ic o d e la re s e rv a , la fe c h a d e c la s ific a c i n y la fe c h a o s itu a c i n d e d e s c la s ific a c i n o a p e rtu ra p b lic a d e l e x p e d ie n te .

Artculo 51. E l C a t lo g o d e D is p o s ic i n D o c u m e n ta l e s el in s tru m e n to

q u e re g is tra d e m a n e ra g e n e ra l y s is te m tic a , lo s v a lo re s p rim a rio s d e la d o c u m e n ta c i n , lo s p la z o s d e c o n s e rv a c i n o v ig e n c ia d o c u m e n ta l e n lo s a rc h iv o s d e tr m ite y c o n c e n tra c i n , a s c o m o la c la s ific a c i n a s ig n a d a a la in fo rm a c i n c o m o p b lic a , re s e rv a d a o c o n fid e n c ia l y la d e te rm in a c i n d e s u d e s tin o fin a l, a l t rm in o d e s u s v ig e n c ia s .

D ic h o C a t lo g o d e b e r e m itirs e p o r el E n te , c o n in s tru c c io n e s p a ra s u u s o in s titu c io n a l y lle n a d o , y d e b e r re m itirs e al In s titu to p a ra su c o n o c im ie n to . E l fo rm a to d e l C a t lo g o d e D is p o s ic i n D o c u m e n ta l d e b e r c o n te n e r, al m e n o s , lo s s ig u ie n te s c a m p o s : I. E n c a b e z a d o d e l C a t lo g o c o n el lo g o tip o in s titu c io n a l, n o m b re d e l E n te P b lic o y n o m b re d e l in s tru m e n to , e s to e s , C a t lo g o d e D is p o s ic i n D o c u m e n ta l , a s c o m o el n m e ro to ta l d e fo ja s q u e lo in te g ra n ; II. A n o y, e n s u c a s o , c la v e d e l fo rm a to d e l C a t lo g o ; in fo rm a c i n : a ) C la v e d e la s e rie d o c u m e n ta l q u e s e re la c io n a en el C a t lo g o ; b) D e n o m in a c i n d e la S e rie ; c) T ip o s d e d o c u m e n to s d e a rc h iv o q u e in te g ra n a lo s e x p e d ie n te s d e la s e rie ; d ) V a lo ra c i n d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o : a d m in is tra tiv a , le g a l y fis c a l; e ) V ig e n c ia o p la z o s d e re te n c i n d e lo s e x p e d ie n te s a s o c ia d o s a c a d a u n a d e la s s e rie s q u e s e d e s c rib e n en el C a t lo g o ; v ig e n c ia e n el A rc h iv o d e T r m ite y en el A rc h iv o d e C o n c e n tra c i n , y f) D is p o s ic i n D o c u m e n ta l, d e s tin a d a a d e s c rib ir el d e s tin o fin a l d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o al t rm in o de s u v ig e n c ia : 1) C a r c te r d e la in fo rm a c i n a s o c ia d a a lo s e x p e d ie n te s d e la S e rie c o m o in fo rm a c i n p b lic a o d e a c c e s o re s trin g id o ; 2 ) P la z o d e re s e rv a , e n s u c a s o .

Artculo 52. E l C a le n d a rio d e c a d u c id a d e s e s un in s tru m e n to a u x ilia r

d e la v a lo ra c i n d o c u m e n ta l en el q u e s e e s ta b le c e r n lo s tie m p o s e n q u e , d e c o n fo rm id a d c o n el C a t lo g o d e D is p o s ic i n D o c u m e n ta l, d e b e n o p e ra rs e lo s p ro c e s o s d e tra n s fe re n c ia , s e le c c i n y b a ja d e la d o c u m e n ta c i n a rc h iv s tic a .
^48)

Artculo SS. L o s In v e n ta rio s s o n in s tru m e n to s d e c o n s u lta q u e d e s c rib e n la s s e rie s y /o e x p e d ie n te s d e un a rc h iv o , c o n el o b je to d e te n e r el d e b id o c o n tro l d e lo s m is m o s , ta n to e n lo s a rc h iv o s d e tr m ite , c o n c e n tra c i n y, e n s u c a s o , h is t ric o , a s c o m o p a ra la e lim in a c i n d e d o c u m e n ta c i n s in v a lo re s s e c u n d a rio s . L o s E n te s P b lic o s d e b e r n c o n ta r c o n lo s in v e n ta rio s d e d e s c rip c i n b s ic a d e lo s e x p e d ie n te s y s e rie s q u e s e e n c u e n tre n d e p o s ita d o s e n lo s d iv e rs o s a rc h iv o s d e la in s titu c i n , e n lo s q u e d e b e r re g is tra rs e la in fo rm a c i n q u e p e rm ita la p le n a id e n tific a c i n , d e s c rip c i n y lo c a liz a c i n d e lo s e x p e d ie n te s y s e rie s q u e s e in c lu y a n e n lo s p ro p io s in v e n ta rio s . L o s E n te s P b lic o s d e b e r n c o n ta r c o n a l m e n o s lo s s ig u ie n te s in v e n ta rio s : I. In v e n ta rio s d e lo s A rc h iv o s d e T r m ite ; II. In v e n ta rio s d e T ra n s fe re n c ia P rim a ria ; III. In v e n ta rio d e l A rc h iv o d e C o n c e n tra c i n ; IV. In v e n ta rio s d e T r a n s fe re n c ia S e c u n d a ria , en su c a s o ; V . In v e n ta rio d e A r c h iv o H is t ric o , e n s u c a s o , y V I. In v e n ta rio d e d e p u ra c i n o b a ja d e e x p e d ie n te s .

Artculo S4. E l in v e n ta rio d e lo s A rc h iv o s d e T r m ite y C o n c e n tra c i n

d e b e r re a liz a rs e d e c o n fo rm id a d c o n la s d is p o s ic io n e s s ig u ie n te s : I. P o r S e rie s D o c u m e n ta le s , d e s d e la fe c h a d e e n tra d a en v ig o r d e la L e y d e T r a n s p a re n c ia y A c c e s o a la In fo rm a c i n P b lic a d e l D is trito F e d e ra l (9 d e m a y o d e 2 0 0 3 ) y a n o s a n te rio re s ; II. P o r e x p e d ie n te s a p a rtir d e l 10 d e m a y o d e 2 0 0 3 y en a d e la n te ; III. E l in v e n ta rio d e D e p u ra c i n o b a ja d o c u m e n ta l d e b e r re a liz a rs e in v a ria b le m e n te p o r e x p e d ie n te s y d e c o n fo rm id a d c o n lo d is p u e s to e n el a rtc u lo 5 4 d e L e y , y IV. L a d ic ta m in a c i n d e lo s p ro c e s o s d e d e p u ra c i n o b a ja d e la d o c u m e n ta c i n a c u m u la d a p o r lo s E n te s P b lic o s d e l D is trito F e d e ra l q u e n o p o s e a v a lo re s p rim a rio s y s e c u n d a rio s s e lle v a r a c a b o c o n fo rm e a lo d is p u e s to e n el p ro c e s o d e b a ja d o c u m e n ta l o d e p u ra c i n .

Artculo 55. L o s in v e n ta rio s e s ta n d a riz a d o s p a ra la e je c u c i n d e las

tra n s fe re n c ia s d o c u m e n ta le s s o n lo s in s tru m e n to s c o n lo s c u a le s se a g iliz a r e l tra s la d o c o n tro la d o y s is te m tic o d e e x p e d ie n te d e u n a un id a d d e a rc h iv o a o tro s e g n s e a el c a s o .

CAPTULO CUARTO
De la gestin de documentos electrnicos

Artculo 56. L o s E n te s P b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, e n el m a rc o de

s u S is te m a , d e b e r n e s ta b le c e r m e d id a s p a ra la a d m in is tra c i n , u s o , c o n tro l y c o n s e rv a c i n d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o e le c tr n ic o s , g a ra n tiz a n d o lo s a s p e c to s s ig u ie n te s : I. L a in c o rp o ra c i n y u s o o rd e n a d o d e la s te c n o lo g a s d e la in fo rm a c i n e n la g e n e ra c i n d e d o c u m e n to s d e a rc h iv o e le c tr n i c o s a s o c ia d o s a lo s p ro c e s o s d e g e s ti n in s titu c io n a l; II. E s ta b le c e r p ro g ra m a s p a ra la g e s ti n d e d o c u m e n to s d e a rc h i v o e le c tr n ic o s ; III. L a in c o rp o ra c i n d e m e d id a s , n o rm a s y e s p e c ific a c io n e s t c n i c a s n a c io n a le s e in te rn a c io n a le s , p a ra g a ra n tiz a r la a u te n tic id a d , s e g u rid a d , in te g rid a d y d is p o n ib ilid a d d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o e le c tr n ic o s y s u c o n tro l a rc h iv s tic o ; IV . G a ra n tiz a r el u s o y c o n s e rv a c i n d e la d o c u m e n ta c i n e le c tr n i c a s u s ta n tiv a c o m o in fo rm a c i n d e la rg o p la z o , y V . P ro p ic ia r la in c o rp o ra c i n d e p ro c e s o s e in s tru m e n to s p a ra la c la s ific a c i n , d e s c rip c i n , a s c o m o p a ra la v a lo ra c i n y d is p o s ic i n d e d o c u m e n ta c i n e le c tr n ic a .

Artculo 57. L o s E n te s P b lic o s d e b e n m a n te n e r al p e rs o n a l a rc h iv s tic o

c a p a c ita d o y a c tu a liz a d o p e rm a n e n te m e n te p a ra la h a b ilita c i n t c n ic a y la a d q u is ic i n d e c o m p e te n c ia s la b o ra le s , re la c io n a d a s c o n la a d m in is tra c i n y c o n s e rv a c i n d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o e le c tr n ic o s .

Artculo 58. L o s E n te s P b lic o s p ro p ic ia r n , c o n el c o n c u rs o d e las

in s ta n c ia s c o m p e te n te s en s u s re s p e c tiv a s in s titu c io n e s y e n el m a rc o

d e s u S is te m a , e l d e s a rro llo o rd e n a d o d e l p ro g ra m a p a ra la a u to m a tiz a c i n d e a rc h iv o s , la d ig ita liz a c i n d e im g e n e s y el p ro g ra m a d e m ic ro film a c i n , a u s p ic ia n d o m e d id a s d e ra c io n a lid a d y e fic ie n c ia en la a p lic a c i n y a d q u is ic i n d e te c n o lo g a s in c o rp o ra d a s p a ra la a d m in is tra c i n d e d o c u m e n to s d e a rc h iv o , la g e s ti n y la c o n s e rv a c i n d e a rc h iv o s , en lo s d iv e rs o s s o p o rte s d o c u m e n ta le s .

CAPTULO QUINTO
De la gestion de documentos de archivo de acceso restringido

Artculo SS. L o s d o c u m e n to s d e a rc h iv o q u e c o n te n g a n in fo rm a c i n
d e a c c e s o re s trin g id o p o r lo s E n te s P b lic o s d e l D is trito F e d e ra l d e b e r n id e n tific a rs e y o rg a n iz a rs e d e c o n fo rm id a d c o n lo e s ta b le c id o en lo s p re s e n te s L in e a m ie n to s e n m a te ria d e in te g ra c i n y c la s ific a c i n a rc h iv s tic a , p o r lo q u e p a ra s u c o rre c ta a d m in is tra c i n y c o n tro l, se a p lic a r n la s d is p o s ic io n e s t c n ic a s s ig u ie n te s : I. T o d o s lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o e n c u a lq u ie ra d e s u s s o p o rte s , d e b e r n e s ta r p le n a m e n te id e n tific a d o s , a g ru p a d o s y s is te m a tiz a d o s ; e s d e c ir, s e le s a s ig n a r u n a c a r tu la y un c d ig o c la s ific a to rio , c o n b a s e e n e l C u a d ro G e n e ra l d e C la s ific a c i n A rc h iv s tic a ; II. L o s d o c u m e n to s d e a rc h iv o d e a c c e s o re s trin g id o s e s u je ta r n a lo e s ta b le c id o en m a te ria d e v a lo ra c i n d o c u m e n ta l p a ra to d a s la s s e rie s d o c u m e n ta le s a la s q u e p e rte n e z c a n , re g is tr n d o s e e n e l C a t lo g o d e D is p o s ic i n D o c u m e n ta l el p la z o d e re s e rv a q u e c o rre s p o n d a a la s s e rie s d e a c c e s o re s trin g id o ; III. S i d e n tro d e u n a s e rie d o c u m e n ta l s e h a re s trin g id o el a c c e s o a un s o lo e x p e d ie n te o a un g ru p o d e e x p e d ie n te s , s to s d e b e r n re g is tra rs e e n un in v e n ta rio e s p e c ia l d e n tro d e c a d a re a a d m in is tra tiv a e n el q u e s e s e n a le n lo s d a to s d e id e n tific a c i n s ig u ie n te s : a) N o m b re d e l re a p ro d u c to ra o u s u a ria d e lo s e x p e d ie n te s d e a c c e s o re s trin g id o ; b) T tu lo d e l e x p e d ie n te ;

c) S e rie d o c u m e n ta l a la q u e p e rte n e c e ; d ) A n o d e l e x p e d ie n te y e n s u c a s o fe c h a d e c ie rre d e l m is m o ; e ) P la z o d e re s e rv a d e l e x p e d ie n te ; f) J u s tific a c i n ju rd ic a d e la re s e rv a ; g ) F e c h a d e a p e rtu ra p b lic a d e l e x p e d ie n te , y h) R e s p o n s a b le d e la c u s to d ia d e lo s e x p e d ie n te s d e a c c e s o re s trin g id o ; IV. U n a v e z c o n c lu id o s lo s p la z o s d e re s e rv a y d e v ig e n c ia a rc h iv s tic a , to d o s lo s e x p e d ie n te s q u e c o n te n g a n in fo rm a c i n d e a c c e s o re s trin g id o , e n s u m o d a lid a d d e re s e rv a d a , d e c o n fo rm id a d con el C a t lo g o d e D is p o s ic i n D o c u m e n ta l d e l E n te P b lic o , s e c o n s id e ra r n c o m o in fo rm a c i n d e v a lo r p e rm a n e n te , tra n s firi n d o s e al A rc h iv o H is t ric o in s titu c io n a l p a ra s u c o n s e rv a c i n ; V . S lo p o d r re s trin g irs e el a c c e s o p b lic o a lo s e x p e d ie n te s y s e rie s d e l E n te P b lic o c u a n d o c o n te n g a n in fo rm a c i n d e a c c e s o re s trin g id o , e n t rm in o s d e la L e y , y V I. L o s d o c u m e n to s d e a rc h iv o q u e h a y a n s id o c a ra c te riz a d o s c o m o d e a c c e s o re s trin g id o p o r c o n te n e r e s te tip o d e in fo rm a c i n en s u s m o d a lid a d e s d e in fo rm a c i n re s e rv a d a y c o n fid e n c ia l s e s u je ta r n a lo d is p u e s to en la m a te ria d e n tro d e la L e y .

CAPTULO SEXTO
De lo s recursos operativos de lo s archivos

Artculo 60. E l E n te P b lic o , c o n fo rm e a s u d is p o n ib ilid a d p re s u p u e s ta l

y n o rm a tiv id a d a p lic a b le , e n el m a rc o d e l S is te m a e s ta b le c e r m e d id a s p a ra la p ro fe s io n a liz a c i n , el c re c im ie n to in s titu c io n a l y la c a p a c ita c i n p e rm a n e n te d e l p e rs o n a l d e d ic a d o a la fu n c i n d e a rc h iv o s .

Artculo 61. E l p e rs o n a l q u e en el E n te P b lic o e fe c t e a c tiv id a d e s

a rc h iv s tic a s d e b e r c u b rir el p e rfil re q u e rid o p a ra s u d e s e m p e n o .

Artculo 62. L o s E n te s P b lic o s c o n la p a rtic ip a c i n d e la s in s ta n c ia s

c o m p e te n te s e n la m a te ria y d e n tro d e l S is te m a , p ro p ic ia r n , en un m a rc o d e ra c io n a lid a d y a u s te rid a d p re s u p u e s ta l, el e s ta b le c im ie n to d e p ro y e c to s o rd e n a d o s p a ra la a d q u is ic i n d e lo s re c u rs o s , lo c a le s , m o b ilia rio y e q u ip o t c n ic o y d e s e g u rid a d p a ra la c o n s e rv a c i n p re v e n tiv a y, en su c a s o , c o rre c tiv a , y la p re s e rv a c i n d e lo s d o c u m e n to s y a rc h iv o s .

CAPTULO SPTIMO
D el Programa Institucional de D e s a rro llo Archivstico

Artculo 63. L o s E n te s P b lic o s d e l D is trito F e d e ra l d e b e r n in te g ra r

a n u a lm e n te , un P ro g ra m a In s titu c io n a l d e D e s a rro llo A r c h iv is tic o en el q u e s e c o n te m p le n lo s o b je tiv o s , e s tra te g ia s , p ro y e c to s y a c tiv id a d e s q u e s e lle v a r n a c a b o p a ra d a r c u m p lim ie n to a lo p re v is to p o r lo s a rtic u lo s 6Q y 6 2 d e lo s p re s e n te s L in e a m ie n to s .

Artculo 64. El P ro g ra m a In s titu c io n a l d e D e s a rro llo A r c h iv is tic o d e b e r in c lu ir, e n tre o tro s a s p e c to s , lo s s ig u ie n te s : I. P r o y e c to s y a c c io n e s d e d e s a rro llo e in s tru m e n ta c i n d e n o rm a tiv id a d t c n ic a ; II. P r o y e c to s d e c a p a c ita c i n y d e s a rro llo p ro fe s io n a l d e l p e rs o n a l a rc h iv is tic o ; III. P ro y e c to s p a ra la a d q u is ic i n , c o n b a s e e n la s c o n d ic io n e s p re s u p u e s ta le s d e c a d a E n te P b lic o , d e lo s re c u rs o s m a te ria le s d e m a y o r u rg e n c ia q u e re q u ie ra n lo s a rc h iv o s d e la in s titu c i n ; IV. E l d e s a rro llo d e e s tu d io s e in v e s tig a c io n e s p a ra la in c o rp o ra c i n o rd e n a d a d e te c n o lo g ia s d e in fo rm a c i n e n el c a m p o d e lo s a rc h iv o s ; V . A c c io n e s d e d ifu s i n y d iv u lg a c i n a rc h iv is tic a y p a ra el fo m e n to d e u n a n u e v a c u ltu ra in s titu c io n a l e n la m a te ria ; V I. P r o y e c to s p a ra la c o n s e rv a c i n y p re s e rv a c i n d e la in fo rm a c i n a rc h iv is tic a ;

V II. P ro y e c to s y p la n e s p re v e n tiv o s q u e p e rm ita n e n fre n ta r s itu a c io n e s d e e m e rg e n c ia , rie s g o o c a t s tro fe s , y V III. P ro y e c to s d e d ifu s i n d e lo s a rc h iv o s d e tr m ite , c o n c e n tra c i n e h is t ric o .

Artculo 65. P a ra la e je c u c i n , c o n tro l y e v a lu a c i n d e l P ro g ra m a In s ti

tu c io n a l d e D e s a rro llo A rc h iv s tic o , lo s E n te s P b lic o s e s ta b le c e r n las m e d id a s q u e s e e s tim e n n e c e s a ria s , s ie n d o o b lig a to rio , en el m a rc o de la s a c c io n e s d e tra n s p a re n c ia y re n d ic i n d e c u e n ta s , p u b lic a r e l c ita d o P ro g ra m a y el In fo rm e A n u a l d e s u c u m p lim ie n to e n lo s p o rta le s de In te rn e t d e c a d a E n te P b lic o . E l c a le n d a rio e in fo rm e s d e a v a n c e a n u a l d e b e r n re m itirs e al In s titu to , a m s ta rd a r, e l 31 d e e n e ro d e c a d a a n o e n fo rm a to im p re s o y e le c tr n ic o p a ra s u re g is tro .

CAPTULO OCTAVO De
l o s m e c a n is m o s d e c o o r d in a c i n a r c h iv s t ic a

Artculo 66. E l In s titu to , e n c o o rd in a c i n c o n lo s E n te s P b lic o s d e l

D is trito F e d e ra l, e s ta b le c e r m e c a n is m o s d e c o o rd in a c i n y c o o p e ra c i n in te rin s titu c io n a l p a ra la c o n v e rg e n c ia d e e s fu e rz o s , el d e s a rro llo d e a c tiv id a d e s c o n ju n ta s , ta n to d e c a r c te r t c n ic o c o m o p a ra la d ifu s i n d e la im p o rta n c ia d e lo s a rc h iv o s e n el m a rc o d e la tra n s p a re n c ia g u b e rn a m e n ta l y la re n d ic i n d e c u e n ta s , y p a ra el re c o n o c im ie n to in s titu c io n a l y s o c ia l d e la a c tiv id a d a rc h iv s tic a .

Artculo 67. El In s titu to , c o n la p a rtic ip a c i n d e lo s E n te s P b lic o s

p ro p ic ia r la c a p a c ita c i n d e l p e rs o n a l a rc h iv s tic o , la o rg a n iz a c i n de e v e n to s a c a d m ic o s q u e v in c u le n a la c o m u n id a d a rc h iv s tic a d e l D is trito F e d e ra l y la c o o p e ra c i n c o n o rg a n is m o s ta n to n a c io n a le s c o m o in te rn a c io n a le s p a ra el fo m e n to d e u n a n u e v a c u ltu ra in s titu c io n a l y s o c ia l d e lo s a rc h iv o s .

Artculo 68. E l In s titu to e s ta b le c e r y p u b lic a r e n s u s itio W e b un

R e g is tro C e n tra l d e D o c u m e n ta c i n A r c h iv is tic a q u e c o n te n d r to d a la in fo rm a c i n re la tiv a a lo s p ro c e s o s e in s tru m e n to s d e c o n tro l a r c h iv is tic o y p ro g ra m a s in te rin s titu c io n a le s d e a rc h iv o s d e lo s E n te s P b lic o s , a fin d e e v a lu a r s u d e s a rro llo , a s c o m o la e je c u c i n d e lo s p ro g ra m a s d e tra b a jo y p a ra el c o n tro l y d ic ta m e n d e lo s p ro c e s o s d e e lim in a c i n y s e le c c i n d e a rc h iv o s . L a d o c u m e n ta c i n q u e c o n te n d r el R e g is tro s e r la s ig u ie n te : I. N o rm a tiv id a d o fic ia l d e lo s E n te s P b lic o s en m a te ria d e a rc h iv o s ; II. P ro g ra m a In s titu c io n a l d e D e s a rro llo A r c h iv is tic o ; III. In fo rm e s d e e v a lu a c i n d e l d e s a rro llo a rc h iv is tic o e n lo s E n te s P b lic o s ; IV. S o lic itu d e s d e d ic ta m e n , re la c io n e s d e in v e n ta rio s y a u to riz a c io n e s d e b a ja d o c u m e n ta l; V . S o lic itu d e s d e d ic ta m e n , re la c io n e s d e in v e n ta rio s y c o n tro l d e a rc h iv o s s e le c c io n a d o s c o m o d o c u m e n ta c i n h is t ric a , y V I. D ire c to rio s a c tu a liz a d o s d e lo s re s p o n s a b le s d e A rc h iv o s d e los E n te s P b lic o s d e l D is trito F e d e ra l.

TRANSITORIOS Primero. L o s p re s e n te s L in e a m ie n to s e n tra r n e n v ig o r al d a s ig u ie n te d e s u p u b lic a c i n e n la G a c e ta O fic ia l d e l D is trito F e d e ra l. Segundo. L o s E n te s P b lic o s , c o n in d e p e n d e n c ia d e q u e c u e n te n co n

n o rm a tiv id a d a rc h iv s tic a a p lic a b le al E n te , e s p e c ia lm e n te en m a te ria d e c la s ific a c i n a rc h iv s tic a o v a lo ra c i n d o c u m e n ta l, d e b e r n e la b o ra r lo s m a n u a le s d e o p e ra c i n re fe rid o s e n t rm in o s d e lo s p re s e n te s li n e a m ie n to s , d e n tro d e lo s s e is m e s e s s ig u ie n te s a la e n tra d a e n v ig o r d e e s te in s tru m e n to n o rm a tiv o . E n ta n to , p o d r n s e g u ir rig i n d o s e p o r su n o rm a tiv id a d e n to d o a q u e llo q u e n o c o n tra v e n g a a lo d is p u e s to p o r lo s p re s e n te s L in e a m ie n to s .

Tercero. E l p ro g ra m a d e d e s a rro llo a rc h iv s tic o d e lo s E n te s P b lic o s c o rre s p o n d ie n te al a n o 2 0 0 8 , d e b e r c o n te m p la r, a d e m s d e lo d is p u e s to en el a rtc u lo 6 3 d e lo s p re s e n te s L in e a m ie n to s , el d is e n o y e je c u c i n d e lo s s ig u ie n te s p ro y e c to s d e tra b a jo :

a) P ro g ra m a a n u a l d e c a p a c ita c i n a rc h iv s tic a d e l E n te P b lic o ; b) D e s a rro llo d e l M a n u a l p a ra la o rg a n iz a c i n y fu n c io n a m ie n to d e l S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s d e l E n te P b lic o ; c) In s ta la c i n d e s u C o m it In s titu c io n a l d e A d m in is tra c i n d e D o c u m e n to s y la fo rm u la c i n d e s u R e g la m e n to d e o p e ra c i n y p ro g ra m a d e tra b a jo e s p e c fic o ; d ) D e s a rro llo d e l c u a d ro d e C la s ific a c i n A r c h iv s tic a d e l E n te P b lic o ; e) D e s a rro llo d e l C a t lo g o d e D is p o s ic i n D o c u m e n ta l d e la in s titu c i n ; f) In v e n ta rio s d e A r c h iv o d e T r m ite y c o n c e n tra c i n d e l E n te P b lic o ; g ) D ire c to rio d e re s p o n s a b le s d e lo s A rc h iv o s d e l E n te P u b lic o , y h) C ro n o g ra m a d e la s a c tiv id a d e s a s o c ia d a s a lo s p ro y e c to s de tra b a jo .

Cuarto. E l S is te m a d e C la s ific a c i n e n tra r en v ig o r a p a rtir d e s u c re a c i n y fo rm a liz a c i n in s titu c io n a l d e n tro d e l E n te P b lic o . P o r n in g n m o tiv o d e b e r re c la s ific a rs e la in fo rm a c i n a n te rio r a la e m is i n fo rm a l d e l P ro g ra m a d e C la s ific a c i n A rc h iv s tic a , s ta d e b e r c o n s e rv a rs e e n lo s t rm in o s e n lo s q u e s e o rg a n iz , re s p e ta n d o el p rin c ip io d e p ro c e d e n c ia y o rd e n o rig in a l d e la d o c u m e n ta c i n .

Quinto. L a fe c h a lim ite p a ra q u e lo s E n te s P b lic o s p re s e n te n s u s

p ro g ra m a s d e d e s a rro llo a rc h iv s tic o a p a rtir d e 2 0 0 8 , s e r el ltim o d ia h b il d e l m e s d e e n e ro d e c a d a a n o . A s im is m o , s e d e b e r n re m itir al In s titu to , e n la m is m a fe c h a , p a ra s u v a lid a c i n y re g is tro .

B ib l io g r a f a

A dministracin de D ocumentos
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V aloracin documental
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I n s t it u t o P a n a m e r ic a n o de G e o g r a f a

conservacin y preservacin
A r c e G o n z a le z , M a r a C e c l a ,

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A rchivos electrnicos
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e le c t r n ic o , D o c u m e n to s e le c t r n ic o s

(264)

G l o s a r io

A d m in is t r a c i n de D o c u m e n t o s :

M etodologia para planear, dirigir y controlar la produccin, descripcin, organizacin, valoracin, disposicin, circulacin, acceso, uso, conservacin, preservacin y difusin de los docum entos, expedientes, series, fondos y archivos a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una m ayor econom ia y racionalizacin en el manejo de los recursos operativos archivsticos.

A r c h iv o :

Conjunto orgnico y organizado de inform acin en cualquier soporte, producido o recibido en el ejercicio de las funciones y atribuciones de personas fsica s o jurdicas, pblicas y privadas. Unidad responsable de la adm inistracin de docum entos cuya frecuencia de consulta ha dism inuido (sem iactiva) y que perm anecen en l hasta que concluye su plazo de conservacin, en razn de su s valores prim arios de carcter administrativo, legal y fiscal.

A r c h iv o d e C o n c e n t r a c i n :

A r c h iv o d e T r m it e :

Constituye la unidad responsable de la adm inistracin de docum en tos en gestin, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cualquier unidad administrativa. Unidad responsable de organizar, describir, conservar, preservar, ad ministrar y divulgar la m em oria docum ental institucional.

A r c h iv o H is t r ic o :

B a ja d o c um en ta l:

Proceso de elim inacin razonada y sistem tica de docum entacin que haya prescrito en su s valores primarios: adm inistrativos, legales y fiscales, y que no posea valores secundarios o histricos: evidenciales, testim oniales o inform a tivos, de conform idad con el catlogo de disposicin docum ental. Instrumento de control de los tiem pos en que, de conformidad con el catlogo de disposicin docum ental, deben operarse los proce sos de transferencia, seleccin y baja de la docum entacin archivstica. Registro general y sistem tico que establece los va lores primarios de la docum entacin, los plazos de conservacin o vigencia docu mental en los archivos de trmite y concentracin, a s como la clasificacin asignada a la informacin como docum entacin pblica, reservada o confidencial, y la determ inacin de su destino final al trmino de su s vigencias, que puede se r su eli minacin definitiva en caso de carecer de valores secundarios o bien su seleccin como docum entacin histrica o de valor permanente, susceptible de transferirse para su conservacin y divulgacin a una unidad de Archivo Histrico.

C a l e n d a r io d e c a d u c id a d e s :

C a t l o g o d e d is p o s ic i n d o c u m e n t a l :

C a t l o g o d e s e r ie s d o c u m e n t a l e s : I n s t r u m e n t o a u x i l i a r d e la c l a s i f i c a c i n a r c h i v s t i c a e n
e l q u e s e d e s c r i b e la t i p o l o g a d o c u m e n t a l a s o c i a d a a l a s d i v e r s a s s e r i e s d o c u m e n ta le s .

C l a s if ic a c i n a r c h iv s t ic a : P r o c e s o d e i d e n t i f i c a c i n , a g r u p a c i n , s i s t e m a t i z a c i n y c o d i f i c a c i n d e e x p e d ie n t e s d e a c u e r d o c o n s u o r ig e n e s tr u c t u r a l y fu n c io n a l.

C ic l o v it a l d e l o s d o c u m e n t o s : F a s e s p o r l a s q u e p a s a n l o s d o c u m e n t o s e n u n a i n s t i t u c i n y q u e s e c a r a c te r iz a n p o r d iv e r s o s u s o s in s titu c io n a le s d e la i n f o r m a c i n :

u n a p r im e r a e ta p a d e n o m in a d a A C T I V A o d e G E S T I N

d e la i n f o r m a c i n d o c u

m e n ta l; u n a s e g u n d a fa s e , c o n o c id a c o m o S E M IA C T I V A o d e C O N S E R V A C I N P R E C A U T O R I A d e lo s d o c u m e n t o s y u n a t e r c e r a e ta p a , I N A C T I V A o H I S T R I C A d e l o s t e s t i m o n i o s d o c u m e n t a l e s . E l c i c l o v i t a l s e r e c o n o c e t a m b i n c o m o la t e o r a d e la s t r e s e d a d e s d e lo s d o c u m e n t o s , a lo s q u e s e d a t r a t a m ie n t o e n e l A r c h iv o d e T r m ite d u r a n t e s u p r im e r a e d a d , e n e l A r c h iv o d e C o n c e n tr a c i n e n la s e g u n d a e d a d , y e n e l A r c h i v o H i s t r i c o d u r a n t e s u t e r c e r a e d a d .

C o n s e r v c i n a r c h iv s t ic a : P r o c e s o s y m e d i d a s d e s t i n a d o s a a s e g u r a r la p r e s e r v a c i n , la
p r e v e n c i n o r e s t a u r a c i n d e a lt e r a c io n e s f s ic a s d e lo s d o c u m e n t o s d e a r c h iv o y e l m a n t e n im ie n t o d e lo s s o p o r t e s e n lo s q u e s e e n c u e n t r e n .

C o r r e s p o n d e n c ia : C o n j u n t o d e c o m u n i c a c i o n e s a d m i n i s t r a t i v a s e m i t i d a s o r e c i b i d a s p o r
la s u n id a d e s a d m in i s t r a t iv a s d e lo s e n t e s p b lic o s e n e l d e s e m p e n o d e s u s a c t i v id a d e s y e l e je r c ic io d e s u s a tr ib u c io n e s .

C o t e c i d : C o m i t T c n i c o I n s t i t u c i o n a l d e A d m i n i s t r a c i n d e D o c u m e n t o s d e c a d a e n t e
p b lic o d e l D is t r it o F e d e r a l. C u a d r o g e n e r a l d e c l a s if ic a c i n a r c h iv s t ic a : M o d e l o e i n s t r u m e n t o l g i c o q u e r e p r e s e n t a d e f o r m a s i s t e m t i c a l a s c a t e g o r i a s e s t a b l e c i d a s c o m o r e s u l t a d o d e la c l a s i f i c a c i n a r c h i v s t i c a y q u e r e f l e j a la e s t r u c t u r a d e l o s f o n d o s c o n b a s e e n l a s e s t r u c t u r a s o r g n ic a s y la s a t r ib u c io n e s y f u n c io n e s d e lo s e n t e s p b lic o s .

D e s c r ip c i n a r c h iv s t ic a : E l a b o r a c i n d e u n a r e p r e s e n t a c i n e x a c t a d e la u n i d a d d e d e s c r i p c i n y , e n s u c a s o , d e l a s p a r t e s q u e la c o m p o n e n , m e d i a n t e la r e c o p i l a c i n , a n l i s i s , o r g a n i z a c i n y r e g i s t r o d e la i n f o r m a c i n q u e s i r v e p a r a i d e n t i f i c a r , g e s t io n a r , lo c a l iz a r y e x p li c a r lo s d o c u m e n t o s d e a r c h iv o , a s c o m o s u c o n t e x t o y e l s is t e m a q u e lo s h a p r o d u c id o .

D e t e r m in a n t e d e o f ic in a : C d i g o a s o c i a d o a la i d e n t i f i c a c i n d e la u n i d a d a d m i n i s t r a t i v a
g e n e r a d o r a o u s u a r i a d e la d o c u m e n t a c i n a r c h i v s t i c a .

D is p o s ic i n d o c u m e n t a l : D e s t i n o s u c e s i v o i n m e d i a t o d e l o s e x p e d i e n t e s y s e r i e s d o c u
m e n ta le s d e n t r o d e u n s is t e m a in s t it u c io n a l d e a r c h iv o s , u n a v e z q u e p r e s c r ib e n s u s v a lo r e s p r im a r io s , a d m in is tr a t iv o s , le g a le s y fis c a le s . A s , e l d e s t in o in m e d ia to d e lo s e x p e d i e n t e s c u y a u tilid a d a d m in is tr a tiv a o d e g e s t i n p r e s c r ib a en el

A r c h iv o d e T r m ite , s e r e l A r c h iv o d e C o n c e n tr a c i n . D e l m is m o m o d o , e l d e s t i n o in m e d ia t o d e lo s e x p e d ie n t e s q u e p r e s c r ib e n e n e l A r c h iv o d e C o n c e n tr a c i n s e r la s e l e c c i n d e l o s m i s m o s c o m o A r c h i v o H i s t r i c o o s u e l i m i n a c i n , e n c a s o d e q u e c a r e z c a n d e v a lo r e s s e c u n d a r io s .

D o c u m e n t o o u n id a d d o c u m e n ta l s im p l e : T o d o r e g is t r o m a t e r ia l d e i n f o r m a c i n c o n in d e p e n d e n c ia d e l s o p o r t e e n e l q u e s e e n c u e n t r e y lo s f i n e s p a r a lo s q u e h a y a s id o c r e a d o .

(270)

D o c u m e n t o de a r c h iv o : I n f o r m a c i n r e g i s t r a d a e n c u a l q u i e r s o p o r t e , p r o d u c i d a , r e c i b i d a y
c o n s e r v a d a p o r c u a lq u ie r p e r s o n a fs ic a o ju r d ic a e n e l e je r c ic io d e s u s c o m p e t e n c ia s o e n e l d e s a r r o llo d e s u a c tiv id a d y f u n c io n e s y q u e p o s e e u n c o n te n id o , un c o n te x to y una e s tr u c tu r a que le o to rg a n c a lid a d p ro b a to ria de e v e n to s y

p r o c e s o s d e la g e s t i n i n s t i t u c i o n a l .

D o c u m e n t o e l e c t r n ic o : I n f o r m a c i n

p r o d u c id a ,

u s a d a , e n v ia d a

r e c ib id a

p o r m e d io s

e le c t r n ic o s o m ig r a d a a s to s a t r a v s d e u n tr a ta m ie n t o a u t o m a tiz a d o y q u e re q u ie r a d e u n a h e r r a m ie n t a in f o r m t ic a e s p e c f ic a p a r a s e r le g ib le o r e c u p e r a b le .

E x p e d ie n t e o u n id a d d o c u m e n t a l c o m p u e s t a : U n i d a d d o c u m e n t a l c o n s t i t u i d a p o r v a r i o s d o
c u m e n t o s d e a r c h iv o , o r d e n a d o s l g ic a y c r o n o l g ic a m e n t e y r e la c io n a d o s p o r u n m is m o a s u n to , m a te r ia , a c tiv id a d o tr m ite .

F o n d o : C o n ju n t o d e d o c u m e n t o s , c o n in d e p e n d e n c ia d e s u t ip o d o c u m e n t a l o s o p o r te ,
p r o d u c id o s o r g n ic a m e n t e y /o u tiliz a d o s p o r u n a p e r s o n a fs ic a , f a m ilia o e n tid a d e n e l tr a n s c u r s o d e s u s a c tiv id a d e s y fu n c io n e s c o m o p r o d u c to r .

I n f o D F : I n s t i t u t o d e A c c e s o a la I n f o r m a c i n P b l i c a d e l D i s t r i t o F e d e r a l . I n v e n t r io s d o c u m e n t a l e s : I n s t r u m e n t o s d e
c o n s u lt a que d e s c r ib e n la s s e r ie s y expe

d ie n t e s d e u n a r c h iv o y q u e p e r m it e n s u lo c a liz a c i n ( in v e n t a r io g e n e r a l) , t r a n s f e r e n c ia ( in v e n t a r io o r e la c i n d e t r a n s f e r e n c ia ) o b a ja d o c u m e n t a l ( r e la c i n d e

e x p e d ie n t e s o b je t o d e e lim in a c i n ) .

L T A IP D F : L e y d e T r a n s p a r e n c i a y A c c e s o a la I n f o r m a c i n P b l i c a d e l D i s t r i t o F e d e r a l .
s e c c i n : D if e r e n c i a c i n y e s t r a t i f i c a c i n

d e u n fo n d o , d a n d o lu g a r a g r u p o s m s e s p e c

fic o s , f o r m a d o s p o r d o c u m e n t a c i n q u e , te n ie n d o u n o r ig e n in s t it u c io n a l c o m n , p r e s e n ta c ie r t a s s e m e ja n z a s e s tr u c t u r a le s c o n c r e t a s q u e lo s d is t in g u e n d e o tr a s s e c c io n e s .
s e r ie d o c um en ta l: C o n ju n to

d e e x p e d ie n te s c u y a

p r o d u c c i n y u s o s e

r e la c io n a

con el

e je r c ic io d e u n a f u n c i n o a tr ib u c i n g e n r ic a . L a s e r ie d o c u m e n t a l c o n s t it u y e u n c o n c e p t o c e n t r a l e n la o r g a n i z a c i n d e a r c h i v o s , p u e s a g r u p a e n u n a c a t e g o r a s u p e r io r a lo s e x p e d ie n t e s in d iv id u a le s d e u n a r c h iv o . U n a fu n c i n in s t it u c io n a l

p u e d e d a r l u g a r a la c r e a c i n d e v a r i a s s e r i e s o s u b s e r i e s . s t a s c o n s t i t u y e n c a t e g o r i a s s u b o r d i n a d a s a la s e r i e d e la q u e f o r m a n p a r t e , p e r o s e s i n g u l a r i z a n p o r d a r c u e n ta d e a tr ib u c io n e s e s p e c fic a s d e n t r o d e u n a f u n c i n m a y o r . L a s s e r ie s c o n s t it u y e n d iv is io n e s e le m e n t a le s d e la s s e c c io n e s d e u n f o n d o , in t e g r a d a s p o r g r u p o s d e d o c u m e n t o s m s p e q u e n o s , q u e a m s d e s u s a fin id a d e s c o n c r e ta s , p r e s e n t a n s im ilit u d e s t e m t ic a s e x c lu s iv a s , e n r e la c i n c o n u n a f u n c i n in s titu

c io n a l e s p e c f ic a q u e la s d is t in g u e d e o t r o s b lo q u e s o s e r ie s d o c u m e n t a le s .
s is t e m a : C o n j u n t o d e e l e m e n t o s o c o m p o n e n t e s q u e i n t e r a c t a n p a r a e l c u m p l i m i e n t o d e

fin e s o m e ta s c o m u n e s .
s is t e m a d e a r c h iv o s : C o n j u n t o

de

m to d o s ,

p ro c e s o s ,

p r o c e d im ie n to s ,

in s tr u m e n to s y

r e c u r s o s d e s t i n a d o s a la i n t e g r a c i n , c l a s i f i c a c i n , o r d e n a c i n , d e s c r i p c i n , v a l o r a c i n y d i s p o s i c i n , c o n s e r v a c i n , p r e s e r v a c i n y d i v u l g a c i n d e la i n f o r m a c i n a r c h iv s tic a .
s is t e m a in s t it u c io n a l d e a r c h iv o s : U n i d a d e s

de

a r c h iv o s

de

T r m ite ,

C o n c e n tr a c i n

H i s t r i c o y r e a s c o o r d i n a d o r a s d e a r c h i v o s q u e i n t e r a c t a n a lo l a r g o d e l c i c l o v i t a l d e l o s d o c u m e n t o s p a r a la c o r r e c t a A d m i n i s t r a c i n d e l o s m i s m o s , t a m b i n c o n o c id o c o m o s is t e m a r e d d e a r c h iv o s .

T a b l a d e d e t e r m in a n t e s de o f ic in a :

Listado de las unidades adm inistrativas de un ente pblico acorde con su organigram a oficial, a cada una de las c u ale s se les asigna un cdigo que las identifica e individualiza com o parte de la clasificacin archivistica. Traslado controlado y sistem tico de expedientes de consulta espordica de un Archivo de Trmite a un Archivo de Concentracin (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de m anera perm anente del Archivo de Concentracin al Archivo Histrico (transferencia secundaria). Ordenacin de los expedientes de un archivo en el espacio o mobiliario destinado para su resguardo fisico y que puede seguir criterios crono lgicos, alfabticos, num ricos, geogrficos, onom sticos, crom ticos o mixtos. Cualquier estructura orgnica de los entes pblicos con nivel de Direccin G eneral o equivalente y oficinas de m andos superiores (Oficialia Mayor, Coordinacin General, Subsecretaria, Secretaria, Jefatura de Gobierno, etc.).

T r a n s f e r e n c ia :

U b ic a c i n t o p o g r f ic a :

U n id a d a d m in is t r a t iv a :

U n id a d C e n t r a l d e C o r r e s p o n d e n c e :

rea encargada de brindar los se rvicios centraliza dos de recepcin y despacho de la correspondencia oficial dentro de los entes pblicos, conocida genricam ente com o O ficialia de Partes.

U n id d d e D o c u m e n t a c i n en T r m it e ( U D T ) :

Unidad e sp ecializada para brindar integral mente los se rvicios de correspondencia y control de gestin y los relativos al m a nejo y tratamiento tcnico de los archivos de Trmite en las unidades adm inistra tivas. Con frecuencia e stos se rvicios se brindan separadam ente por oficinas de correspondencia, por un lado, y archivos de trmite individualizados por el otro. Actividad que consiste en el an lisis e identificacin de los valores docu m e n t a is para estab lecer criterios y p la zos de vigencia, a s i como de disposicin documental.

V l o r a c i n :

V a lo r d o c um en ta l:

Condicin de los docum entos que les confiere caracteristicas adm i nistrativas, legales y fiscale s en los archivos de Trmite o Concentracin (valores primarios) o bien, evidenciales, testim oniales e inform ativos en los archivos his tricos (valores secundarios). Periodo durante el cual un docum ento de archivo m antiene su s valores adm inistrativos, legales y fiscales, de conform idad con las disposiciones ju ridicas vigentes.

V ig e n c i d o c u m e n t a l :

(272)

CoIeccin Capacitacin a Distancia

G3
M anual de Autoform acin en Adm inistracin de Docum entos y Gestin de Archivos

Instituto de Acceso a la Informacin Pblica del Distrito Federal

Prim era edicin, septiem bre de 2007. M xico, D. F. Tiraje: 1,000 ejem plares S e termin de imprimir en los T alleres de Corporacin M exicana de Impresin S. A. de C. V.