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COLECCION C APACITACIÓN A DISTANCIA

Colección Capacitación a Distancia

03

MANUAL DE AUTOFORMACIÓN EN

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y GESTIÓN DE ARCHIVOS

Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal

MANUAL DE AUTOFORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y GESTIÓN DE ARCHIVOS

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COORDINACIÓN DEL PROYECTO M a . de los Á n g eles H e r n á n d e z S á nc hez

J o s é A n t o n io R a m ír e z D e l e ó n
A
u to r del texto

Directo a d capacitación eInvestig ció r e a n
EQUIPO TÉCNICO

soN Barrera García iA Dulce M . Jara Reyes a

Prim era edición, septiem bre 20 07

© Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (InfoDF)
La Morena No. 865, Col. Narvarte Poniente Del. Benito Juárez, México, D. F. C. P .03020. transparenciadf@infodf.org.mx www.infodf.org.mx

DESARROLLO EDITORIAL
M e t a d a t a , O o n s u l t o r ía y s e r v ic io s DE OOMUNICACIÓN S . 0 .

www.metadata.org.mx metadatagcd@yahoo.com.mx

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P r e s e n t a c ió n

O b j e t iv o s d e a p r e n d iz a j e

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G u ÍA DEL PARTICIPANTE



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página A M o d u li un<
A d m in is t r a c ió n d e D o c u m e n t o s : p a r a d ig m a DEL DESARROLLO ARCHIVÍSTICO___________________

Introducción ....................................................................... 23 Objetivos del módulo ....................................................... 24 Tema 1. Desarrollo y conceptualización de la Administración de Documentos ...................... 24 Tema 2. Problemas esenciales de la actividad archivística ......................................................... 30 Tema 3. Conceptos esenciales de la Administración de Documentos ...................... 34 Tema 4. Ciclo vital de la Información Documental y construcción de Sistemas Institucionales de Archivos .........................................................47

Índice

página^ ! M ó d u lo d o s
COMPOSICIÓN DE LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS______________________________________

Introducción ....................................................................... 59 Objetivos del módulo ....................................................... 60 Tema 1. Naturaleza y componentes de un Sistema Institucional de Archivos ...................................61 Tema 2. Integración de los sistemas institucionales de archivos: Componentes normativos. Importancia y funciones ................................... 66 Tema 3. Funcionamiento básico de los componentes operativos de un SIA ............... 71

págin#

8r l l ^ ^ ^ H M o d u li très
LOS PROCESOS DOCUMENTALES Y ARCHIVÍSTICOSI CONCEPTO, MÉTODO E INSTRUMENTOS____________

Introducción ................................................................. Objetivos del módulo .................................................. Tema 1. Producción e integración de la información archivística .............................. Tema 2. Clasificación y ordenación archivística Tema 3. Descripción documental ............................. Tema 4. Valoración y disposición ............................. Tema 5. Conservación, preservación y difusión archivística ................................................... página

91 92 93 97 10S 115 123

[ ,39> M o d u li cuatro
A r c h iv o s e l e c t r ó n ic o s y a u t o m a t iz a c ió n d e LA GESTIÓN DOCUMENTAL_________________________

Introducción .................................................................. Objetivos del módulo ................................................... Tema 1. Dilemas de la información electrónica y su manejo archivístico ...................................... Tema 2. Programas para la automatización y digitalización de archivos ............................ Tema 3. Preservación a largo plazo de la información electrónica ................................ Tema 4. Normas internacionales para el manejo de los archivos electrónicos ............................. página M o d u l i c in c o
E n t o r n o in s t it u c io n a l d e la a c t iv id a d ARCHIVÍSTICA

141 143 144 149 156 161

Introducción Objetivos del módulo

175 175

Tema 1. Manejo archivístico de la información restringida .........................................................176 Tema 2. Recursos operativos de los archivos ........... 180 Tema 3. Marco jurídico para la operación documental y archivística .............................. 185


M o d u l i s e is
E s q u e m a s d e p l a n e a c ió n y m e c a n is m o s d e


□ □

□ D □ D

COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL PARA EL DESARROLLO ARCHIVÍSTICO_____________________ Introducción .....................................................................199 Objetivos del módulo ..................................................... 201 Tema 1. Importancia de la planeación archivística: los programas institucionales de desarrollo archivístico .....................................202 Tema 2. Metodología de la planeación archivística: elementos de diagnóstico y prospectivos a escala institucional ..........................................206 Tema 3. Importancia de la coordinación interinstitucional para el desarrollo archivístico ....................................................... 212 Tema 4. El papel del InfoDF en los mecanismos de coordinación archivística ............................... 214 pagina

ü

Índice

[ 22 )
A nexos 1 . L in e a m ie n to s G e n e r a l e s en M a t é r i a de A r c h iv o s d e l D i s t r i t o F e d e r a l ......................223 2 . B ib lio g r a fía

............................................................257 .............265 269

3 . R e s p u e s ta s a l a s a u t o e v a lu a c io n e s 4 . G lo s a r io

P r e s e n t a c iò n

. ^ L n el marco de sus obligaciones jurídicas y como parte de las accio­ nes que lleva a cabo en tanto órgano garante del derecho de acceso a la información pública para promover la transparencia de la actividad gubernamental, la rendición de cuentas y el fortalecimiento de una nueva cultura de gobernabilidad democrática en el Distrito Federal, el Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (InfoDF) ha considerado como un elemento crucial de esos esfuerzos “mejorar la organización, dasificación y manejo de documentos en posesión de los entes públicos” — como reza el artículo 9° inciso VI de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal— reconociendo la importancia que los documentos y archivos poseen para el cabal cumplimiento de los propósitos descritos. Los archivos constituyen, en efecto, una herramienta indispensable, un recurso esencial para la gestión pública y para la construcción de su memoria histórica. Son, por tanto, un elemento central en las acciones de transparencia gubernamental y la rendición de cuentas. A partir de este reconocimiento, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal establece la necesidad de que los entes públicos conserven y mantengan en forma organizada, siguiendo estándares mínimos en materia de archivonomía, los docu­ mentos, expedientes, series y fondos documentales que se producen,

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manejan y conservan en las diversas instituciones del gobierno del Dis­ trito Federal. En virtud de lo anterior y en cumplimiento de sus responsabilidades y obligaciones jurídicas, el InfoDF impulsó el diseno y emisión de Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, mismos que, como resultado del consenso y un amplio proceso de trabajo con to­ dos los entes públicos del Distrito Federal, fueron aprobados el pasado 25 de abril de 2007 por el Pleno de Comisionados del Instituto, y publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 9 de mayo del ano en curso. Para apoyar la instrumentación e institucionalización de los lineamientos citados, el InfoDF ha considerado esencial emprender un conjunto de acciones de capacitación que hagan posible tanto la comprensión de las características y alcances de los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal como, sobre todo, establecer un marco común de referencia que permita a los entes públicos sentar bases más firmes y homogéneas en el manejo, organización, control y uso institu­ cional y social de los archivos gubernamentales del Distrito Federal. Parte esencial de estos esfuerzos lo constituye el presente Manual de Autoformación en Administración de Documentos y Gestión de Archivos, que además de estar integrado al aula virtual del InfoDF (experiencia disenada para favorecer la capacitación a distancia de los servidores públicos del Distrito Federal en relación con el desarrollo de una nueva cultura de transparencia gubernamental y temas afines) representa una tarea con fines concretos: el reconocimiento de los as­ pectos básicos de la teoría y la práctica archivística contemporâneas, concentradas alrededor del término “Administración de Documentos”. Esta experiencia pedagógica ofrece diferentes ventajas: a los entes públicos del Distrito Federal les permitirá comprender de una manera más amplia y comprehensiva los problemas más acuciantes de cualquier organización en el manejo de su información: contar con sistemas de administración de documentos y archivos funcionales; a las perso­ nas que elijan esta opción de capacitación, especialmente si laboran en áreas de archivo, les brindará la posibilidad de poseer una visión más completa de su trabajo, entendiendo no sólo “las funciones que tienen que desem penar” sino, además, el sentido, origen y destino de

éstas, logrando con ello un mejor desempeno y una mayor adaptación al ambiente laboral. El curso que se brinda a través del presente Manual, si bien no agota, ni mucho menos, la fenomenología de la actividad archivística en toda su complejidad, garantiza una formación de base en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes sobre la Administración de Documentos como herramienta para la mejor organización de la información documental de los entes públicos del Distrito Federal, pues provee al participante con la metodología indispensable para ello, así como con el conocimiento básico de los instrumentos fundamentales para la operación de los servicios archivísticos. ■

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O b j e t iv o s d e a p r e n d i z a j e

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l concluir el manual, el participante será capaz de:

Reconocer a la Administración de Documentos como teoría y metodologia para la gestión de archivos, así como los princi­ pales métodos, procesos e instrumentos técnicos del trabajo archivistico.

□ Contribuir al desarrollo de una nueva cultura de la información archivistica en el marco de las acciones de transparencia, rendición de cuentas y acceso a la información pública. □ Apoyar la instrumentación e institucionalización de los Lineamientos Generales en Materia de Archivos de los entes públicos del Distrito Federal.

Objetivos específicos del aprendizaje:

□ Conocer los conceptos esenciales de la Administración de Do­ cumentos, tanto desde una perspectiva teórica y metodológica, como desde un punto de vista instrumental.

□ Conocer y describir el ciclo vital de los documentos y su importancia en la integración de sistemas archivísticos para el mane­ jo de la información institucional. □ Conocer los principales métodos e instrumentos técnicos para la organización y control intelectual del trabajo archivístico en materia de dasificación y ordenación, valoración y disposición, descripción, conservación y preservación documental. □ Identificar los procesos del trabajo documental, las operaciones archivísticas y la normatividad técnica y jurídica que los susten­ ta en términos de su integración, organización, control, uso y acceso institucional y social. ■

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G u ÍA

DEL PARTICIPANTE

.B ie n v e n id o al Manual de Autoformación en Administración de

Documentos y Gestion de Archivos.
Es muy importante que su primera actividad sea leer la presente Guía, pues le será de gran utilidad para conducir su aprendizaje con m ayor efectividad. Recuerde que usted es el sujeto de su propia formación, así que su primer paso debe ser el conocer cómo está estructurado el presente manual, así como algunas recomendaciones para recorrerlo y facilitarle la conducción de su aprendizaje. El manual es un documento completo con la información más im­ portante que se requiere para la comprensión de la temática expuesta, por lo tanto no exige al participante acudir a recursos externos; sin em­ bargo, al final del manual se proporciona bibliografia para las personas interesadas en profundizar en los contenidos que se abordan. Quizá usted sea un servidor público del Distrito Federal, un miembro de alguna organización social o una persona interesada en el tema de los archivos, cualquiera que sea su caso le aseguramos que este manual le ayudará a comprender o a encauzar de mejor manera sus necesidades e inquietudes relacionadas con el tema.

E structura del Manual Para facilitar su estudio, el manual está estructurado en seis unidades de aprendizaje que denominamos módulos y un apéndice en el que se incluyen los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal. Al final del mismo se agrega un glosario de términos y una bi­ bliografia temática. En el M ódulo uno , “A dministración de Documentos: paradigma del deARCHivísTico”, se describen los principios y conceptos básicos de la Administración de Documentos como modelo del desarrollo archivistico contemporâneo. En sus cuatro temas se revisa de manera general el desarrollo y la conceptualización de la Administración de Documentos como teoria y metodologia de la actividad archivistica, asi como los problemas que hasta ahora han impedido que los archi­ vos sean cabalmente concebidos como instrumento y memoria de la gestión pública y elemento central en las acciones de transparencia y rendición de cuentas. Se destacan también los conceptos y principios esenciales que permiten la construcción de los sistemas institucionales de archivos y la conducción de los procesos archivisticos básicos dentro de estos sistemas.
sarrollo

En el M ódulo dos , “C omposición de los sistemas institucionales de arse describe en tres temas los propósitos y politicas esenciales de los sistemas institucionales de archivos, asi como las característi­ cas y funciones de sus componentes (normativos y operativos) como elementos del diseno institucional requerido para el correcto desempeno del ciclo vital de los documentos.
chivos ”,

En el M ódulo tres , “Los procesos documentales y archivísticos: conse expone en cinco temas el núcleo central de la Administración de Documentos, asociado a los diversos procesos archivisticos que tienen lugar a lo largo del ciclo vital de los documentos. También se estudian los principales instrumentos para la organización y el control técnico de los archivos, profundizando en las definiciones conceptuales, los métodos de trabajo y el carácter instru­ mental de la Administración de Documentos para el ejercicio práctico de las actividades archivisticas.
cepto, método e instrumentos ”,

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gestión documental”

En el M ódulo cuatro , “A rchivos electrónicos y automatización de la se describe en cuatro temas la situación actual del manejo de la información electrónica y los dilemas que representa su control técnico desde la óptica archivística, así como la necesidad de establecer programas ordenados para la gestión automatizada de ar­ chivos y la preservación a largo plazo de los archivos electrónicos.

En el Módulo cinco , “E ntorno institucional de la actividad archivístise tratan algunos temas asociados al entorno institucional de los archivos, particularmente relacionados con el manejo archivístico de la información restringida. También se abordan las características de los recursos operativos de los archivos, tanto humanos como materiales, así como la normatividad que regula en la actualidad la operación de los archivos públicos, enfatizando la necesidad de una Ley de Archivos del Distrito Federal.
ca”,

Finalmente, en el M ódulo seis , “Esquemas de planeación y mecanismos D COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL PARA EL DESARROLLO ARCHIVÍSTICO”, se E describen en cuatro temas la importancia y la necesidad de la planea­ ción del desarrollo archivístico como un conjunto de medidas integrales para el control, evaluación y seguimiento de la actividad archivística al interior de las instituciones públicas del Distrito Federal. Se analiza también la importancia de establecer mecanismos interinstitucionales de cooperación para la generación de una nueva cultura de la informa­ ción archivística. ESTRUCTURA DE LOS MÓDULOS En cada módulo los temas se dividen de la siguiente forma:

□ Titulo del módulo. □ Introducción.

□ Objetivos. □ Desarrollo de los temas.

□ Sintesis. □ Autoevaluación. □ Referencias bibliográficas.

R e c o m e n d a c io n e s d e e s t ú d io

El título “Manual de Autoformación” expresa lo que deseamos que efectivamente suceda: que usted sea el protagonista, se comprometa con su aprendizaje y, además, que lo disfrute; para ello le proponemos algunas recomendaciones que esperamos le sean útiles para que lo­ gre los mejores resultados: 1. El aprendizaje depende de usted exclusivamente. No debe olvidarlo, ya que no dispondrá de tutor o guía a lo largo del curso. Más que una desventaja esta ausencia le representa un enorme beneficio, pues podrá:

□ Estudiar a su propio ritmo. □ Dedicarle al estudio el tiempo que usted disponga. □ Estudiar donde le plazca y cuando pueda. □ Repasar una y otra vez los temas. □ Consultar información adicional. □ Resolver las autoevaluaciones cuantas veces sea necesario hasta que esté satisfecho con su aprendizaje.

2. Analice el siguiente orden de estudio y si le resulta útil aplíquelo. 1. Lea la introducción de cada módulo que vaya a estudiar. El propósito es que conozca la secuencia y el alcance del tema que se abordará. 2. Revise detenidamente los mapas conceptuales. Al inicio de cada módulo se presenta un mapa conceptual que le ayudará a tener una visión es­ quematizada de los principales conceptos que se abordarán y sus interrelaciones. 3. Mantenga su mente abiertayreceptiva. Recuerde que de una buena coordinación de todos los ins­ trumentos de estudio depende el aprovechamiento integral del manual. Esquemas, dibujos, ejercicios, mapas conceptuales, gráficas, fotografias,

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textos al margen, sintesis y autoevaluaciones constituyen todo un aparato de conocimiento a su disposición. En cada uno de ellos hallarà la ruta para la comprensiôn de los otros y de la totalidad del texto. 4. Regrese cuantas veces sea necesario a los conceptos. En caso de que alguno de los conceptos sea de difícil comprensiôn en su primera lectura, reviselo nuevamente, si aùn tiene dudas, le recomendamos que siga adelante pues estamos seguros que éstos se irán aclarando conforme avance en su lectura. 5. Revise los esquemas y recuadros. Le ayudarân a reforzar las ideas centrales de cada tema. 6. Acuda al diccionario. En caso de que alguna palabra no le sea familiar, no dude en acudir al diccionario para la mejor comprensiôn de su significado, pues eso le ayudará a entender mejor el tema. 7. Autoevalúese. Es importante que realice las autoevaluaciones para asegurarse de haber comprendido los diferentes conceptos. ■

Lea la introducción de cada módulo

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Revise detenidamente los mapas conceptuales

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R e c o m e n d a c io n e s d e e s t ú d io

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Administración de Documentos: paradigma del desarrollo archivístico í/ - — ' - X -A

ódulouno

T e m a r io

1. Desarrollo y conceptualización de la A dministración de Documentos 2. Problemas esenciales de la actmdad archivística 3. CO NCEPTO esenciales de la A dministración de Documentos S 4. Ciclo vital de la Información Documental y construction de S istemas Institucionales de A rchivos

I n t r o d u c c ió n

n el presente módulo se destacan los principios y conceptos básicos de la Administración de Documentos, los orígenes y razón de ser de esta disciplina, su desarrollo y evolución como resultado de la crisis funcional de la Archivística tradicional que prevalecia hasta mediados de los anos cincuenta del Siglo XX, así como su importancia como modelo para la planeación archivística y la construcción de sis­ temas institucionales de archivos. Se hace también una descripción de los prin­ cipales problemas que, derivados dei fenómeno de la explosion de documentos — que también se explica— condicionan la eficiencia de los ar­ chivos como sistem a de inform ación para las administraciones públicas. Se enfatiza además la importancia de entender los archivos bajo esta perspectiva, así como el papel que juegan en la generación de una nueva cultura de transparên­ cia, rendición de cuentas y gobernabilidad demo­ crática, particularmente en el Distrito Federal. Para facilitar el estudio del módulo, su exposición se ha dividido en cuatro temas: 1. Desarrollo y conceptualización de la Administración de Documentos. 2. Problemas esenciales de la actividad ar­ chivística. 3. Conceptos esenciales de la Administración de Documentos. 4. Ciclo vital de la Inform ación Documental Sistem as Institucionales de Archivos.

Desarrollo y conceptualización de la Administración de Documentos

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Problemas esenciales de la actividad archivística

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Conceptos esenciales de la Administración de Documentos

Ciclo vital de la Información Documental

M apa c o n c e ptu a l: M ódulo uno

y construcción de

O bjetivos del módulo Al finalizar el módulo los participantes podrán:

□ Entender el desarrollo de la Administración de Documentos como teoría y método para la organización de archivos. □ Explicar el fenómeno de la explosión de documentos y la relación del mismo con los principales problemas que prevalecen en los Archivos. □ Reconocer los principales conceptos y principios de la Adminis­ tración de Documentos. □ Conocer el papel que juegan la Administración de Documentos y su concepto central, el ciclo vital de los documentos, como modelo para la planeación archivística y la construcción de sis­ temas institucionales de archivos. □ Reconocer la importancia de los archivos como elemento cen­ tral en la generación de una nueva cultura de transparencia y rendición de cuentas. T emaI . D esarrollo y conceptualización die la A dministración de Documentos La Administración de Documentos surge como teoría y método para la gestión de archivos hacía los anos cincuentas del pasado Siglo XX. Fue resultado y respuesta al grave problema de producción explosiva de documentos, que desde décadas antes venía presionando tanto la calidad y eficacia de los servicios archivísticos, sus servicios e instalaciones, como la propia organización técnica de los archivos y los recur­ sos disponibles para su manejo y control efectivos, principalmente en las administraciones públicas anglosajonas, senaladamente la de los Estados Unidos de Norteamérica. En México la Administración de Documentos adquiere plenamente su “carta de naturalización” hasta bien entrada la segunda mitad de la década de los setenta y principios de los ochenta, cuando comenzó a instrumentarse formalmente con el fin de combatir el fenómeno de la sobreproducción de documentos, que incluso en nuestro país, desde

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los anos cuarenta del siglo pasado afectó la eficiencia de los archivos públicos en todos los niveles de gobierno. La también llamada “explosión de documentos” constituye un fe­ nómeno caracterizado por la producción masiva de información docu­ mental en las organizaciones. Ésta obedece a diversas causas, algunas de ellas provocadas por el crecimiento y la propia complejidad de las relaciones entre sociedad y gobierno, así como por inercias, falsas tradiciones adminis­ trativas y vicios ancestrales en la producción y uso de documentos. Entre estas causas pueden destacarse como las más significativas las siguientes:

□ El acelerado crecimiento, la diversificación y la complejidad de las administraciones públicas. □ El crecimiento, también acelerado, de la oferta y la demanda de bienes y servicios entre la población y las estructuras gubernamentales. □ El uso intensivo de técnicas y tecnologías modernas para la generación, reproducción y transmisión de documentos. □ La llamada “cultura de las mil y una co­ pias”, en combinación con la ineficacia de procedimientos de trabajo viciados y anacrónicos. □ La ejecución de procesos de gestión y tramitación de asuntos excesivamente burocratizados.

L as mil y una copias

La Administración de Documentos nace y se desarrolla como una metodología actuante, como una guía para la acción que la diferencia sustancialmente de la Archivística tradicional

Más allá de sus causas, los efectos provocados por dicho fenómeno tuvieron un fuerte impacto en las administraciones públicas y, particu­ larmente, en los archivos. Para las administraciones disponer de recur­ sos para resguardar los archivos producidos masivamente en espacios adecuados, con mobiliario y equipo suficiente para su conservación, resultaba una tarea cada vez más complicada, no exenta de severos riesgos; para los archivos, la explosión de documentos haría evidente una crisis funcional extremadamente crítica, que pondría en entredicho las técnicas, los instrumentos, los métodos y las prácticas del trabajo archivístico utilizados hasta entonces por la Archivonomía tradicional. Sobre todo se ponían en duda el espíritu y los principios que animaban a la ciencia archivística hasta mediados del siglo pasado, basados en la conservación exhaustiva de los documentos, esto es, la conserva­ ción de toda evidencia que pudiera resultar útil para la Historia. La fuerte crisis provocada por la explosión de documentos evidenció la necesidad de no conservar toda la documentación producida por las administraciones públicas, así como la necesidad de diferenciar, mediante el desarrollo de nuevos métodos y conceptos de trabajo, en­ tre “conservar papeles” o “conservar información”. La idea de no conservar toda la documentación traía consigo la de eliminar aquella que no fuera ya útil para la administración, lo que provocó grandes debates teóricos entre los especialistas. En esencia se cuestionaba la razón de ser de la archivística tradicional, esto es, resguardar, en beneficio de la Historia, toda evidencia documental por mínima que ésta fuera. No obstante y como fruto de estos intensos de­ bates, se obtuvieron conclusiones que ampliaron los horizontes de la actividad archivística, particularmente en los siguientes aspectos:

□ La idea de que la Archivonomía es una “ciencia en m ovim iento” vinculada y permeable a nuevas realidades, en oposición a su concepción como una ciencia inmutable y acartonada. □ La consecuente renovación metodológica de la archivística tra­ dicional hacia la Administración de Documentos, especialmente ante la aparición y desarrollo de su concepto central: el ciclo vital de los documentos.

B

□ La generación de una serie de conceptos, métodos y nuevas prácticas archivísticas para el manejo integral de la información documental, particularmente en materia de valoración y disposición documental. □ El desarrollo de principios de eficiencia y planificación de los recursos y las estructuras de archivo, de conform idad con los usos diferenciados de la docum entación a lo largo de su ciclo vital. □ La concepción de que los archivos, lejos de ser entidades aisladas, deben funcionar de manera coordinada conforme a un modelo de organización que los vincule para el correcto ejercicio del ciclo vital de la información documental, esto es, su funcionamiento integral como sistema de información al interior de las instituciones públicas.

La “explosión de documentos” constituye un fenómeno caracterizado por la producción masiva de información documental en las organizaciones

Lejos entonces de la posición de rezago, excesivamente pasiva y receptiva de la archivística tradicional, la Administración de Documen­ tos nace y se desarrolla como una metodología actuante, como una guía para la acción que la diferencia sustancialmente de la Archivís­ tica Tradicional. Sin embargo potencia y encauza sus principios, otorgándole a la actividad archivística un dinamismo que busca resolver la crisis provocada por el fenómeno de explosión de documentos e instrumentar medidas que permitan la planificación y regulación de la actividad archivística en su entorno institucional y social. Es por estas razones que la Administración de Documentos ha que­ dado definida de la siguiente forma:

Administración de Documentos: Metodología integral para pla­
near, dirigir y controlar la producción, organización, circulación y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economia y racionalización en el manejo de los recursos operativos y las estructuras archivísticas.

A pesar de las diferencias sustanciales entre la Archivística tradicio­ nal y la Administración de Documentos, en realidad ésta, basándose en ellos con mayor rigor, permite potenciar los conceptos tradicionales de la Archivística clásica — si vale el término— , al tiempo que genera un marco teórico y metodológico mucho más abierto a las nuevas rea­ lidades que enfrentan los archivos. Las d ife re n cia s obedecen a las nuevas necesidades, métodos y procesos que venían surgiendo en el campo de la información, y tienen que ver más, en el fondo, con la necesidad de “salir de las cuatro paredes de los Archivos" para asumir una actitud más dinámica y prospectiva y concentrarse en los fenó­ menos que condicionan la eficiencia de los servicios archivísticos en el entorno de las administraciones públicas. De esta forma, si bien son varias las diferencias, son muchas las afini­ dades entre la Archivística tradicional y la Administración de Documentos, lo que permite afirmar que no se trata de ciencias aplicadas diferentes, sino de la evolución conceptual de una misma ciencia. La Administración de Documen­ tos, como teoría y método, como pa­ radigma del trabajo archivístico, no es una doctrina “utilitaria”, ni tampoco se trata de una disciplina emer­ gente más atenta a la eficiencia y el ahorro de recursos que a la operación técnica de los archivos. Por el contrario, la Administración de Docu­ mentos pone el acento en la necesaria integración de todos los procesos

L a A dministración de Documentos

B

técnicos de archivo a lo largo dei concepto central que regula su correcta administración, esto es, el concepto de ciclo vital de los d o c u m e n to s , cuya im p o rta n cia metodológica es esencial para regular la producción, integración, clasificación, ordenación, valoración, descripción, conservación y difusión de la información do­ cumental y archivística, es decir los procesos téc­ nicos que constituyen la “carne y la sangre” de la Administración de Documentos y la gestión de archivos.

C ic l o v it a l d e l o s d o c u m e n t o s

C uadro 1 / D iferencias y semejanzas entre la A rchivonomía TRADICIONAL Y LA A dMINISTRACIÓN D DOCUMENTOS E
A r c h iv ís t ic a TRADICIONAL A d m in is t r a c ió n de D o cum entos

Conservación exhaustiva de Información Principios en que se sustentan Principio de procedencia y orden original

Conservación selecti­ va de la Información Principio de procedencia y orden original Ciclo vital de los documentos Planificación de estructuras, Recur­ sos y servicios

Procesos técnicos distintivos

Organización, descripción, conservación, preservación difusión

Producción, integra­ ción, organización, circulación descripción, valoración, conservación, pre­ servación y difusión Acceso institucional, social y cultural

Acceso

Especializado (ar­ chivos para servir a la Historia)

La Administración de Documentos pone el acento en la necesaria integración de todos los procesos técnicos de archivo a lo largo del concepto central que regula su correcta administración

T ema 2. P roblemas esenciales de la activi DAD

ARCHIVÍSTICA

Derivados del fenómeno de explosión de documentos y en concordancia con las reflexiones expuestas en el tema anterior, podrá fácilmente comprenderse que en los archivos prevalecen una serie de problemas caracterizables como estructurales, pues se originan en las administraciones públicas y sus procesos de gestión, por lo que han impactado de varias formas el desempeno eficiente de la actividad archivística. El conocimiento y reconocimiento de los problemas archivísticos re­ sulta esencial en el esfuerzo de favorecer no únicamente su solución integral, sino también adoptar medidas de prevención y planificación que posibiliten el autosostenimiento y la institucionalización del desarrollo archivístico, y que a su vez promuevan y fomenten una nueva

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cultura de la información documental de cara a su utilización como eficaz instrumento de gestión, memoria institucional y elemento central para favorecer la transparencia y la rendición de cuentas.

Con mucha razón los matemáticos suelen decir que el correcto planteamiento de un problema constituye el cincuenta por ciento de su solución. Si se desconocen la naturaleza y la dimensión de los problemas, las causas internas y externas que los provocan y condicionan, no será posible enfrentarlos y resolverlos. Por eso se impone la necesidad de que el archivista del siglo XXI adquiera y desarrolle no sólo un conjunto de habilidades técnicas para la organiza­ ción de los archivos (lo cual, desde luego, es su principal prioridad), sino también que sea capaz de desarrollar nuevas competencias profesionales que lo vinculen con otras disciplinas asociadas al manejo de archivos, como el Derecho, la Historia, la Sociología, la Administración Pública y las Ciencias Políticas, así como las asociadas a las teorías y tecnologías de la información. La labor archivística en los tiempos actuales exige de la cooperación interdisciplinaria. Analice estas reflexiones, piense en los problemas que puedan tener los archivos de su institución y describa qué posibles medidas de cooperación podrían adoptarse con otras disciplinas para favorecer las soluciones que proponga.

Los problemas más característicos y acuciantes de los Archivos pueden agruparse en tres grandes categorias. Alrededor de ellas ocurre un conjunto de fenómenos que configuran el todavía dramático es­ pectro que prevalece en la operación de los archivos públicos en todos los niveles de gobierno. Su solución, sin lugar a dudas, tendrá que dar­ se gradual y sistemáticamente, basada en la metodologia que provee la Administración de Documentos.

Estas categorías son las siguientes:

O Obsolescencia de los sistemas y métodos del trabajo archivístico.

Los problemas más característicos y acuciantes de los archivos pueden agruparse en tres grandes categorías

□ Recursos operativos insuficientes e inadecuados. □ Mala relación de los archivos en su medio ambiente institucional y social.

En cada una de estas categorías puede distinguirse una gran cantidad de circunstancias y fenómenos que afectan la operación de los archivos. Para cada caso las más recurrentes son las que se indican a continuación:

1. Obsolescencia de los sistemas y métodos del trabajo archivístico

O Inexistencia de archivos formalmente establecidos en las administraciones públicas. Es decir: carencia de áreas especializa­ das con estructuras y recursos dedicados en forma exclusiva al desempeno de la función archivística. O Archivos que funcionan con arreglo a criterios personales, aislados de su entorno y operando cada uno “por su cuenta”. O Ausencia de políticas formales para la producción de documen­ tos y la integración de la información documental en expedien­ tes y series. O Utilización de sistemas técnicos de clasificación y ordenación desactualizados o impropios para los archivos. O Ausencia de criterios y métodos para la valoración documental, con la consecuente sobreacumulación de acervos, así como la ausencia de medidas razonadas para la depuración de acervos y la selección de documentos con valor permanente o histórico. O Desconocimiento de técnicas, normas e instrumentos para la organización (clasificación, ordenación y descripción de archi­ vos), su conservación y preservación, así como su difusión e

instrumentación de accesos controlados a la información que contienen los acervos.

2. Recursos operativos insuficientes e inadecuados

O Personal con frecuencia “castigado”, sin reconocimiento institu­ cional y sin perspectivas de desarrollo profesional. O Ausencia de programas de capacitación permanentes. O Recursos materiales inadecuados (cajas de archivo y estantería inapropiadas, espacios reducidos, con malas condiciones ambientales para la conservación de acervos y con severos riesgos de siniestros). O Incorporación desordenada de tecnología de manejo de archivos (digitalización de acervos mágica, desarrollo inapropiado de sistemas ausencia de políticas y normas para el manejo electrónica). punta para el como solución automatizados, de información

S. Mala relación de los archivos en su medio ambiente institucional y social

O Desdén por la actividad archivística por parte de la autoridad. O Desconocimiento de la función y desinterés de usuarios por la información archivística. O Administración patrimonialista de la información archivística.

Aunque la situación descrita de los archivos permite reconocer los aspectos básicos de su problemática, siempre es necesario desarrollar diagnósticos detallados de la operación y manejo de los recursos que se les destinan. De esta manera se puede medir y cuantificar con precisión la dimensión real de los problemas, y con base en ellos fun­ dam entar una estrategia unificada de mejoras. Incluso se posibilita un

rediseno o una reingeniería total de todos sus procesos y estructuras de funcionamiento, cohesionadas alrededor de eficaces medidas de planeación archivística. Resulta esencial comprender que la solución a los muy diversos y complejos problemas de los archivos no depende exclusivamente de la capacitación del personal, o de la incorporación de tecnologías e inclu­ so de la generación de normatividad técnica o jurídica por sí solas. Los problemas de los archivos requieren de soluciones integrales, pues no sólo operan mal desde un punto de vista técnico. Rebasan los ámbitos de su organización y ordenación, por lo que las soluciones que se ins­ trumenten no deben concentrarse exclusivamente en dicho aspecto.

La materia básica de los archivos son los documentos, productos de toda acción pública

Resulta necesario entender con precisión los problemas de los ar­ chivos y orientar las soluciones a los mismos hacia el entorno institu­ cional, hacía las raíces de la problemática, relacionada esencialmente con el propio desempeno de la gestión pública. En otras palabras: es necesario ver a los archivos desde la administración que los produce y usa, al tiempo que se ve a la administración desde la eficacia de sus archivos como sistema de información. T ema 3. C onceptos esenciales de la A dministración de Documentos Transitar de los problemas a las soluciones que pueden aplicarse en el universo de los Archivos Públicos no es tarea fácil. Para ello es nece­ sario reconocer que la actividad archivística no es exclusivamente una actividad empírica, carente de interés intelectual. También es necesa­ rio reconocer que su desempeno se sustenta en elementos teóricos y metodológicos, y por tanto en el conocimiento de una serie de conceptos esenciales asociados a la Administración de Documentos. Apoyados en éstos es como pueden construirse mejores sistemas, métodos e instrumentos para la organización y la gestión de archivos. Para sintetizar: la actividad archivística conlleva la ejecución de un conjunto de agrupaciones sucesivas de la información, que van de la generación de documentos individualizados, que se agrupan eventual­ mente en expedientes, hasta la formación de series y archivos, en cuya producción, integración, uso y control intervienen muchas personas,

poniéndose en juego una gran cantidad de recursos, procesos y procedimientos al interior de las instituciones públicas. La comprensión de los principales conceptos que conforman el lenguaje técnico de la Archivística es esencial para el personal encargado del manejo y la administración de los archivos. En atención a esta necesidad cabría form ular los conceptos archivísticos desde los aparen­ temente más simples hasta los más complejos. Empezaremos por los primeros en los módulos siguientes, y luego en el glosario de términos de este manual, donde podrán encontrarse definiciones complementa­ rias de los conceptos citados. La materia básica de los archivos son los documentos, productos de toda acción pública, pues todo proceso de gestión en las institucio­ nes da lugar a su producción. De hecho, toda gestión o trámite inicia regularmente con la generación de documentos. ^Pero qué es un do­ cumento? ^Cóm o se define? ^Q ué características posee? ^Se manejan éstos individualmente o pueden asociarse a otros documentos y por qué? ^Q ué es un expediente? ^Cuál es su naturaleza y cómo debe integrarse? ^Q ué características debe tener? Del mismo modo podemos cuestionarnos sobre la composición y naturaleza de las series documentales, el concepto de archivo, los con­ ceptos de Clasificación y Valoración, el concepto del ciclo vital de los documentos, etc. Todo ello tiene un significado fundamental a lo largo del proceso de agrupaciones sucesivas de la información implícitas en la organización de archivos.

Los problemas de los archivos requieren de soluciones integrales, pues no sólo operan mal desde un punto de vista técnico

Cabría destacar que en el origen de la gestión pública hay fundamentalmente tres causas por las que se producen documentos, que en su momento llegarán a formar parte de archivos: primero, para documentar la atención de trámites, esto es, como resultado de las actividades que desempenan las administraciones públicas en su relación con la ciudadanía; segundo, como resultado de la administración de los recursos institucionales, razón por la que se genera una gran cantidad de documentos (personal, administración, servicios generales, licitaciones, etc.; documentación que, por cierto, es común a toda la Administración Pública), y, tercero, los documentos que se producen como resultado de la planeación y las actividades sustantivas de las instituciones (documentación que se asocia de manera espe­ cífica a cada institución, de conformidad con el desempeno de sus atribuciones jurídicas particulares). Reflexione sobre las afirmaciones previas y piense usted si además de las mencionadas hay otras causas por las que se producen do­ cumentos en su institución.

Los conceptos bási­ cos que interesa de mo­ mento destacar en este tema se incluyen en el cuadro 2, que se expone a continuación:

CONCEPTOS BÁSICOS

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C U A D R O 2 I CO N C EPT O S BÁSICOS
CONCEPTO D e f in ic io n e s

Documento

Todo registro material de información con independencia del soporte o medio en el que se encuentre y de los fines para los que haya sido producido Asociación de documentos que se refieren a un mismo asunto, tem a o materia y que se integran en una sola unidad de instalación (fólder, carpeta, legajo) Asociación de expedientes cuya creación y uso deriva del desempeno de una misma función o atribución (una función institucional puede dar lugar a la crea­ ción de varias series o subseries, éstas constituyen categorias subordinadas a la Serie de la que forman parte, pero se singularizan por dar cuenta de atribuciones específicas dentro de una función mayor) Conjuntos orgânicos y organizados de inform a­ ción. Conjunto de documentos, cualesquiera sean sus fechas, sus formas o sus soportes ma­ teriales, producidos o recibidos por personas fisicas o jurídicas, de derecho público o priva­ do, en el desempeno de sus actividades

Expediente

Serie documental

Archivo

Profundicemos un poco más en las afirmaciones hechas en el cuadro 2. Empecemos con la definición de documento. De acuerdo con la definición hecha, un documento puede ser, por tanto, un disquete, una cinta, un CD, un DVD, o incluso puede ser también documento aquél que sólo sea legible por máquina, como el microfilme o los documentos electrónicos o digitales producidos en distintos formatos o de manera “virtual”. También podría ser un documento un periódico, una revista, un libro. Incluso una piedra, si tiene registrada información por la mano del hombre por así decirlo, podría ser también un documento. Esta ca­ racterística la tienen por ejemplo, las estelas Mayas o el Calendario Azteca. Un documento escrito a mano o mediante la utilización de algún medio mecánico o electrónico responde también a la definición previa­ mente dada. ^Qué hace, entonces, diferentes a estos documentos?

Una primera respuesta estaría relacionada, precisamente, con la afirmación que en la definición del concepto queda excluida, esto es, “los fines para los que haya sido producido”, los propósitos para los que fueron creados los documentos. Otra respuesta estaría relacio­ nada con la naturaleza y cualidades de los mismos, así como con el uso al que se encuentran sujetos, todo lo cual nos lleva a la necesaria ampliación del concepto de documento como “documento de archivo”.

Documento de archivo o unidad de documentación simple,
es toda Información registrada en cualquier soporte, producida, recibida y conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio de sus competencias, o en el desarrollo de su actividad y funciones y que posee un contenido, un contexto y una estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos.

En el desempeno de las gestiones públicas son los documentos de archivo los que interesan de manera esencial, pues los otros tipos documentales generalmente no tienen todos los atributos y cualidades que posee el documento de archivo, especialmente como instrumento de gestión, como unidad probatoria de eventos y procesos o como testimonio y memoria de las actividades de una institución. Por ello, a pesar de que en la actualidad cada vez se producen más documentos electrónicos o digitales (que eventualmente podrían tener una natura­ leza o un uso archivístico), el documento de archivo (cuya información se registra generalmente sobre el soporte papel) es el que se produce y usa para el desempeno de las gestiones públicas, y es el objeto de trabajo “natural” de las instituciones archivísticas. Así, la definición del concepto de Documento de Archivo se amplía significativamente cuando se describen sus características y cualida­ des, que lo singularizan frente a otros tipos documentales, que no poseen dichas características, al menos no totalmente.

El documento de archivo:

□ Documenta las gestiones públicas o es resultado de procesos de gestión. □ Es probatorio de eventos, sucesos o procesos de trabajo. □ Posee valores administrativos, legales y/o fiscales. □ Con frecuencia es exclusivo y único. □ Formaliza la institucionalidad de las acciones públicas y les otorga continuidad. □ Es referencia y testimonio de la acción gubernamental, esto es, puede adquirir valores secundarios, como memoria histórica. □ Constituye un recurso central para favorecer las acciones de transparencia y rendición de cuentas. □ Está plenamente identificado con datos que permiten su agrupación archivística, esto es, posee un contexto y un contenido que lo asocian con la institución y área que lo ha generado y usado, así como con la función y el asunto sobre el que versa. (Ver gráfico 1)

E jercicio d reflexión e

Piense usted en los documentos que se producen y usan en su oficina y describa si ellos cumplen con las característi­ cas mencionadas, especialmente las asociadas al contexto y contenido que se incluyen en el gráfico 1.

G ráfico 1. Datos de contexto y contenido de un documento de archivo 1. Logotipo institucional / 2. Unidad administrativa productora / 3. Nú­ mero de referencia del documento / 4. Breve extracto del asunto que contiene / 5. Fecha de emisión / 6. Nombre y cargo del destinatario / 7. Contenido del documento / 8. Nombre, cargo y firma del emisor / 9. Copias marcadas / 10. Siglas del emisor y de la persona que mecanografió el documento.

H

Por otra parte, los documentos de archivo no se quedan solos en ninguna oficina. Con independencia de la razón por la que se hayan producido, generalmente se asocian o agrupan, a otros documentos para form ar otras categorías archivísticas. Tal es el caso del “expe­ diente”. Como ya se dijo, un expediente se constituye a partir de la asociación de documentos que se refieren a un mismo asunto, tema o materia, o por ser el resultado de un mismo proceso de gestión. El expediente, también llamado “unidad de documentación compuesta”, posee además una serie de características y cualidades en tanto información archivística. Las más relevantes son las siguientes:

□ Se integra en forma lógica y cronológica (esto es, por asunto, tema o materia). □ Debe foliarse para garantizar la integridad de los documentos que lo constituyen. □ Debe estar debidamente clasificado, esto es, identificado, agru­ pado y sistematizado dentro del cuerpo de un Archivo. □ Debe identificarse con una portada estandarizada y normalizada. □ Deben senalarse su vigencia, fecha de prescripción y valor secundario o histórico, si fuera el caso. □ Debe senalarse en él su fecha de apertura y, en su caso, fecha de cierre o conclusión. □ Debe contener, si fuera el caso, la senalización de su carac­ terística como expediente restringido, reservado, confidencial, público o de datos personales. □ La fecha de apertura a consulta pública si el expediente fue previa­ mente restringido de acuerdo con la legislación en la materia.

Sin que constituya una norma, el expediente debe organizarse en su interior, preferentemente colocando el documento de fecha más an­ tigua en la parte final del mismo y el de fecha más reciente en la parte inicial, aunque por ser esto una convención, con frecuencia en muchas

instituciones esta labor se hace al contrario. Del mismo modo, en el ex­ pediente deben incorporarse los separadores que resulten necesarios, así como, eventualmente, un índice de contenidos. Una recomendación adicional en beneficio de la integridad y la conservación física del expediente, así como para facilitar el acceso a la información que contiene, es que el expediente no sea mayor a los diez centímetros de espesor. Si el asunto o trámite con el que se relaciona produce más documentos que deben glosarse al expediente, es recomendable abrir un segundo volumen o legajo del mismo expediente, registrando en él la misma clasificación que se le asignó al expediente inicial, con la senalización aclaratoria de que se trata de un segundo, tercer o la cantidad de volúmenes resultantes del proceso de gestión. Cabe destacar que — como se verá más adelante en el tema correspondiente en este manual— el expediente es la unidad de trabajo bási­ ca de la clasificación archivística. La unidad de documentación simple puede y debe identificarse con los datos de contexto y contenido que ya se mencionaron, pero es el expediente el que debe identificarse, agruparse y sistematizarse de manera puntual, mediante un código predeterminado por el sistema de clasificación que se use.

Un expediente se constituye a partir de la asociación de documentos que se refieren a un mismo asunto, tema o materia

Visite el archivo de su oficina, detecte si en él los expe­ dientes cumplen con las características previamente men­ cionadas. Si no fuera el caso, comente esta situación con sus superiores y en coordinación con ellos, analicen los problemas detectados y presenten soluciones al caso. Si sus expedientes cumplen en lo general con lo aquí descrito, felicidades, tiene usted un archivo que con seguridad es un fiel reflejo de una oficina que opera eficientemente.

Ahora bien, así como en cualquier oficina no hay únicamente un solo documento, tampoco hay un solo expediente, sino muchos, asociados

B

a las diversas funciones que desempene la oficina en cuestión. De este modo, si los expedientes derivan del desempeno de una misma función o atribución genérica, dada por mandato jurídico o administrativo a la oficina de referencia, podemos decir que estamos frente a uno de los conceptos centrales en la organización de archivos, esto es, el concepto de serie documental. La serie documental constituye un concepto central en la organización de Archivos, pues agrupa en una categoría superior a los expedientes individuales de un archivo. Las series documentales guardan homogeneidad funcional, son resultado de procesos de gestión generalmente normalizados, asignados por mandato jurídico a las diversas unidades administrativas, áreas u oficinas de cualquier institución. Cabe destacar que así como el expediente se relaciona con un solo asunto, tema o materia, la serie documental se relaciona también con una determinada función o atri­ bución genérica, que se le ha designado jurídica o administrativamente a una determinada Unidad Administrativa. Sin embargo, el ejercicio de las diversas funciones o atribuciones asignadas a una área es con frecuencia muy complejo, de modo tal que una misma función puede dar lugar a la generación de una o más series documentales o subseries. El cuadro 3 ejemplifica un caso típico de la situación que se comenta.

C uadro 3 / S eries asociadas a una misma función
Á rea PRODUCTORA DE LA SERIE F u n c ió n
g e n é r ic a se

M a n d a to leg al

RIES o SUBSERIES PRODUCIDAS

Administración

Compras y Adquisiciones

Ley de Adquisiciones

Licitaciones públicas internacionales Licitaciones públicas nacionales Invitación a tres Adjudicación directa Órdenes de servicio

La importancia metodológica del concepto serie documental en la organización de archivos es fundamental, en virtud de que establece una unidad de trabajo que cohesiona a los expedientes individuales derivados de cualquier función o atribución, otorgándoles homogeneidad en su tratamiento archivístico. Los expedientes de un archivo no pueden ni deben, por tanto, organizarse como elementos individualiza­ dos, sino como parte de conjuntos orgânicos y funcionales coherentes, fundamentados en categorias estructuradas que otorgan un sentido lógico a las funciones y operaciones archivísticas, haciendo indisoluble la relación institución, función y documentación resultante. Por otra parte, como se verá más adelante en el capítulo correspondiente, la serie documental es la unidad de trabajo básica de la valoración documental, si bien también pueden sujetarse a procesos de valoración a los documentos o a los expedientes tratados indivi­ dualmente. Concentrémonos ahora, finalmente, en el concepto de archivo. En el proceso de agrupaciones sucesivas que presupone la organización de archivos hemos transitado del documento al expediente y de éste a la serie documental. Así, del mismo modo que en una oficina dada no hay un solo documento y tampoco un solo expediente, en el caso de la serie, en la medida en que dicho concepto se relaciona con las fun­ ciones de una oficina, área o unidad administrativa específica, no hay en ellas únicamente una sola serie, sino muchas, tantas o más como funciones le hayan sido asignadas a la oficina de referencia. El conjunto de series documentales de una oficina o unidad admi­ nistrativa, da lugar a la formación de su archivo, el cual, de conformidad con su concepto, debe entenderse como un conjunto orgánico y organizado de información producido como resultado del desempeno de las actividades de personas físicas o jurídicas de derecho público o privado. Para entender con precisión el concepto de archivo, quizá sea con­ veniente destacar lo que NO es un archivo, ya que con mucha frecuencia se tiene una imagen equivocada de lo que los archivos son. Así, los archivos no son:

La serie documental constituye un concepto central en la organización de archivos, pues agrupa en una categoria superior a los expedientes individuales de un archivo

B

U Cuartos cerrados de cuatro paredes. U Mazmorras de castigo para burócratas indolentes. U Bodegas de desperdicios. U Papeles viejos y malolientes. U Santuarios de la Historia para eruditos.

El archivo no es el lugar físico donde se resguardan papeles; eso es solamente el depósito del archivo. Lo que se resguarda en dicho depósito, sea que se trate de un lu­ gar cerrado, de estantes, archiveros o cajas, es el archivo, que lo será si y solo si se encuentra debidamente organiza­ do: clasificado, ordenado y descrito. En la esfera de las instituciones Públicas o gubernamentales, la concepción de archivo agrega a la definición del concepto su cualidad como conjunto “orgánico” de información, dado que ese conjunto fue producido por estructuras jerarquizadas a las que se les ha asignado por mandato oficial responsabilidades jurídicas y administrativas, esto es, funciones que conllevan la producción y uso de documentos y, por tanto, la generación de series y archivos. Por otra parte, esta cualidad orgánica de la información archivísti ca, hace necesario que su manejo y administración se especialice. Es por eso que al interior de las instituciones debe formalizarse el servicio que los archivos pueden brindar a la institución o a las unidades administrativas a las que se encuentren adscritos, mismas que los han generado. Así se da lugar a la formación de las instituciones o entidades archivísticas como centros de información. Los archivos así entendidos, como “institu­ ciones de archivo” , pueden ser de diferentes ti­ pos: clínicos, contables, de personal, jurídicos, de registros administrativos públicos, etc. Pero su principal característica es que están constituidos por expedientes y series claramente

Lo

QUE NO ES UN ARCHIVO

H

identificadas, agrupadas y codificadas, y han sido producidos por estructuras orgánicas que poseen atribuciones dadas por mandato jurídi­ co o jurídico administrativo. De conformidad con las etapas del ciclo vital de los documentos, las instituciones archivísticas también pueden diferenciarse como archivos administrativos (de trámite o concentración) o históricos, en cuyo caso se organizan además por fondos, subfondos, secciones, subsecciones, además, desde luego, de las categorías ya vistas de series, sub­ series y expedientes, que son categorías que respetan la estructura y el orden original de la información archivística, con base en el llamado “principio de procedencia y orden original” de los archivos. El principio de procedencia y orden original establece que los do­ cumentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros, por lo que debe respetarse tanto la estructura como el orden que de origen les ha dado la entidad productora de los documentos, especialmente en materia de clasificación archivística. El principio de procedencia y orden original recupera la estructura original de la documentación, reconstruye por así decirlo la estructura formal y la estructura informativa de los documentos, y a su vez permite la ordenación de los acervos históricos en categorías claramente diferen­ ciadas. Con ello se logra manejar la documentación no como elemento aislado, sino por el contrario como conjunto de documentos relaciona­ dos entre sí. La información archivística puede ser por tanto información de gestión o información histórica. Los archivos pueden contener información pública, de uso social cotidiano, de datos personales, confidencial y reservada, para la protección de personas físicas o morales, y por res­ guardar información asociada a la seguridad nacional, lo que revela la importancia de los archivos y las instituciones archivísticas, que ade­ más de organizarlos y resguardarlos deben administrarlos eficiente­ mente a lo largo de su ciclo institucional de vida, concepto central que se aborda en el tema siguiente del presente manual.

La serie documental es la unidad de trabajo básica de la valoración documental. El conjunto de series documentales de una oficina o unidad administrativa da lugar a la formación de su archivo

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T ema 4. C iclo vital de la Información DocumentaiL Y CONSTRUCCIÓN de S istemas Institucionales de A rchivos Hasta aquí se ha dicho que los procesos de organización de archivos revelan un conjunto de agrupaciones sucesivas que van desde la producción de documentos hasta la determinación de su destino final, que puede ser su conservación permanente como memoria histórica o su eliminación definitiva, en virtud de no contar, si fuera el caso, con los valores secundarios asociados a la documentación. A lo largo de este proceso de agrupa­ ciones sucesivas, la integración de la información archivística transita de los do­ cumentos individuales a los expedientes, de éstos a las series y de las series a la formación de Archivos, entendidos en su doble acepción como conjuntos orgánicos y organizados de información y como instituciones archivísticas que adm inistran, conservan y dan tratamiento técnico a la información documental, a la vez que ad­ ministran los recursos operativos que se les asignan. Todos estos procesos ocurren a lo largo del ciclo de vida de los documentos dentro de las instituciones, mismo que constituye un concepto fundacional de la Administración de Documentos, y a partir del cual se establece una dinámica prospectiva de las actividades archivísticas.

Integración de la información archivística

La Administración de Documentos permite introducir acciones de planeación archivística, en la medida en que establece diferencias cla­ ras en la operación y tratamiento de los archivos, de conformidad con el ciclo vital de la información documental. El ciclo vital de la información documental constituye, por tanto, el principal concepto de la Administración de documentos, según el cual los archivos recorren tres fases o edades que caracterizan su opera­ ción dentro de las instituciones:

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Una primera etapa o edad de los documentos es la denominada “activa” o “de gestión” de la información documental. En esta etapa los documentos se producen y usan para desahogar la gestión cotidiana de los organismos y por ello tienen una utilidad inmediata para la atención de trámites, esto es, tienen un alto valor administrativo, legal y fiscal.

ClCLO VITAL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL

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□ Una segunda fase o edad es la conocida como la etapa “semiactiva” o “de conservación precautoria” de los documentos, en la que la información se utiliza sólo como referencia o como información que debe conservarse precautoriamente ya sea por sus valores legales o por los fiscales. □ Una tercera etapa o edad es la conocida como “histórica” o “de conservación permanente” de los testimonios documentales. En esta fase los documentos cuya utilidad administrativa ha prescrito o no se resguardan ya sólo por precaución legal, adquieren un valor que va más allá de su valor institucional, para constituirse como documentación con un valor cultural y de testimonio de la evolución del organismo productor, esto es, como documentación con valor permanente, propiamente histórico.

Es con base en este ciclo que la operación de los archivos puede especializarse de conformidad con los usos y tratamiento diferenciados de la información archivística que se da a lo largo del ciclo, pues no es lo mismo manejar los documentos que se encuentran en la fase activa, que los que deben manejarse en sus etapa semiactiva o histórica. Los usos, los usuarios, los procesos de trabajo, los instrumentos y métodos, y los recursos que se utilizan en cada etapa del ciclo son dis­ tintos. Con base en este paradigma puede construirse un sistema de archivos, un diseno institucional apropiado para la operación integral de los servicios archivísticos. De acuerdo con este ciclo, la Administración de Documentos propone la creación de estructuras funcionales especializadas para el tratamiento de los documentos, que operen estrechamente vinculadas como sistema, como conjunto de elementos que comparten propósitos comunes. Estas estructuras funcionales de­ ben aglutinarse consecuentemente como un Sistema Institucional de Archivos, formado por diversos componentes, tanto normativos como operativos, a través de los cuales puedan efectuarse todos los proce­ sos y procedimientos técnico-archivísticos, así como disenarse y planificarse los recursos e instrumentos que permitan el correcto ejercicio del ciclo vital de los documentos.

El ciclo vital de la información documental constituye el principal concepto de la Administración de Documentos

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EL cuadro 4 establece la relación entre el ciclo vital y las unidades componentes de un Sistema Institucional de Archivos.

J= + * l

CUADRO 4 I ClCLO VITAL Y SlSTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

Un sistema de archivos es el conjunto de estructuras encargadas de la operación de los archivos que interactúan para el cumplimiento de una meta común: La administración eficaz de la información documental a lo largo del ciclo vital de la misma, con base en el esquema siguiente:
F ases
d e l c ic l o v it a l

C o m po nentes del SISTEMA DE ARCHIVOS

Unidad Central de Correspondencia (UCC) u Oficialía de Partes ia. Activa o de gestión Unidades de Documentación en Trámite (UDT) (Control de Gestión y Archivo de Trámite) Unidad de Archivo de Concentración (UAC) Unidad de Archivo Histórico (UAH)

2a. Semiactiva o de conservación precautoria

3a. Histórica o de conservación
permanente

Así, los sistemas institucionales de archivos se construyen a partir de las orientaciones metodológicas asociadas al ciclo vital de los docu­ mentos, por lo que los componentes de estos sistemas especializan su operación de conformidad con las diversas fases del propio ciclo. Su operación permite la sana circulación de los documentos en las instituciones, constituyéndose como el continente a través del cual se llevan a efecto todos los procesos y procedimientos asociados a la gestión de archivos. Las políticas de operación, los procesos básicos de trabajo y las funciones asociadas a cada uno de los componentes de un Sistema Institucional de Archivos se abordan en el módulo siguiente del pre­ sente manual.

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SiNTESIS

L a Administración de Documentos constituye una respuesta metodológica a la crisis material y conceptual que el fenómeno conocido como explosión documental planteó a las administraciones públicas y a la ciencia archivística que prevalecia hasta mediados del siglo XX. La Administración de Documentos modificó sustancialmente la operación de los archivos con la introducción de una serie de conceptos y métodos que concentraron su atención tanto en los procesos técnicos de archivo, como en la necesidad de resolver los problemas del entorno insti­ tucional de la actividad archivística. El ciclo vital de los documentos y la valoración de los documentos, cuyo propósito central se orienta a la conservación selectiva de la información y los diversos usos dife­ renciados de la información dentro de las administraciones públicas, se plantearon como conceptos fundamentales del nuevo quehacer archivístico, que para resolver los pro­ blemas expuestos por la explosión de documentos exigia una actitud más comprometida de los profesionales de los archivos en la determinación de estrategias para regular la organización de los archivos, desde su producción has­ ta la determinación de su destino final, en concordancia con las etapas del ciclo de vida de los documentos. Adicionalmente, la Administración de Documentos pone el acento en la necesaria planeación de las activi­ dades archivísticas, el mejoramiento de sus recursos ope­ rativos y el diseno y desarrollo de mejores prácticas para la gestión de documentos. Todo ello enfocado a resolver la problemática de los archivos que aún en este siglo XXI prevalece en todos los niveles de gobierno de las admi nistraciones públicas, y que se caracteriza por fenómenos que condicionan la eficiencia de los archivos y su capacidad para convertirse en eficaz sistema de información

que favorezca el desempeno de las gestiones públicas, la construcción de la memoria histórico-documental de las instituciones y como elemento central en el marco de una nueva cultura de transparencia y rendición de cuentas. La metodologia con la que nos provee la Administración de Documentos, la comprensión de los principales conceptos y métodos del trabajo archivistico que ha introducido y la estructuración de los sistemas institucionales de archivos basados en el ciclo vital de los documentos, puede orientar a las administraciones públicas hacia la solución integral de los problemas archivisticos, esto es, hacia la superación de la obsolescencia de sus métodos de trabajo, el mejoramiento de sus recursos operativos y hacia la búsqueda de una nueva cultura de los archivos en su entorno institucional y social. ■

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AUTOEVALUACIÓN

A utoevaluación Cuestionario sobre los contenidos generales del módulo uno, “Adm i­ nistration de Documentos: paradigma del desarrollo archivístico”.

1. Mencione qué fenómeno motivó la crisis de la Archivística tradi­ cional en las administraciones públicas de mediados del Siglo XX. Escoja una opción:
A. La falta de preparación de los archivistas. B. El desinterés de las autoridades por los archivos. C. El fenómeno conocido como “explosión de documentos”. D. Las técnicas de dasificación archivística desactualizadas. E. La falta de espacios para almacenar archivos.

2. Seleccione tres conceptos que distinguen a la Administración de Documentos en relación con la Archivística tradicional:
A. La Conservación exhaustiva de los documentos. B. El ciclo vital de los documentos. C. La organización de archivos para el uso del historiador. D. La valoración documental. E. La conservación selectiva de los documentos.

3. Mencione qué problemas adicionales trajo a los archivos el fenó­ meno de la explosión de documentos. Senale la opción correcta:
A. Obsolescencia de métodos de trabajo, recursos operativos inadecuados, mala relación de los archivos en su medio ambiente institucional. B. El uso de formatos no oficiales para el control archivístico, ausencia de manuales de operación archivística, incremento en el uso de tecnologías.

AUTOEVALUACIÓN

C. Falta de una Ley de Archivos, organización personalizada de la información, uso de archiveros y estantes inadecuados.

4. ^Qué es un expediente? Senate la opción correcta:
A. Todo registro material de información en cualquier soporte. B. Un conjunto orgánico y organizado de información. C. Asociación de documentos que se refieren a un solo asunto, tema o materia.

5. El ciclo vital de los documentos establece:
A. La conservación exhaustiva de los documentos. B. Las tres fases o edades de los documentos. C. La producción incontrolada de documentos. D. La definitión del concepto de valoración documental.

6. La fase semiactiva de los documentos se relaciona con:
A. La conservación precautoria de los documentos en un archivo de concentración. B. El Archivo de trámite de la información. C. La depuración de los documentos. D. La creación del archivo histórico. E. El Sistema de clasificación archivística.

7. Mencione a qué se le llama “unidad de documentación simple”. Escoja una opción:
A. Al documento de archivo. B. Al documento electrónico. C. A la serie documental.

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AUTOEVALUACIÓN

8. De las siguientes opciones, ^cuál podría ser una serie docu­ mental? Senale una opción solamente:
A. Los oficios de correspondencia de una oficina. B. Adquisiciones y licitaciones. C. El archivo de recursos humanos.

9. £Qué es un sistema? Escoja una opción:
A. Las computadoras de una oficina. B. Conjunto de elementos que interactúan para el cumplimiento de metas comunes. C. La digitalización de los archivos.

10. ^Qué puede permitir la administración de documentos? Escoja una opción:
A. La planificación de la actividad archivística. B. La adquisición de recursos adecuados para el manejo de los ar­ chivos. C. La emisión de una Ley de Archivos.

R

e f e r e n c ia s

R e v is t a c a m b io A r c h iv I s t ic o

N os 1 al 4, S ección “...Concentrarse” Archivo G eneral de la

Nación. M éxico, 1984. Los Archivos Adm inistrativos en México. A G N M éxico, 1986 (Cuad ernos de Form ación Archivística. Serie principios b á sicos de Adm inistración de Documentos).
Q u in t a n a P a l i , G u a d a l u p e , e t a l . A m p u d ia M e l l o , J o s é E n r iq u e ,

Institucionalidad y Gobierno. Un ensayo sobre la dimensión archivistica de la Adm inistración Pública. México: IN A P/A G N M éxico 1988.
F u n d a c ió n H is t ó r ic a T a v e r a .

Prim er B o rrador sobre la situación del patrim onio docum en­ tal de Am érica Latina. Madrid: Fundación Histórica Tavera, 1999.

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Composición de los sistemas C institucionales de archivos _____ \ J Q
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T e m a r io

1. Naturaleza y componentes de un sistema Institucional de A rchivos 2. Integración de los S TE A IS M S IN TITU IO A S DE AR H S: O M NENTES S C N LE C IVO O PO normativos. Importancia y funciones
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Introducción

omo se apunto en el modulo uno, un Sistema Institucional de Archivos (SIA) se refiere al conjunto de estructuras, funciones, procedimientos operativos y recursos asignados al control intelectual y material de la inform ation producida y usada por los organismos gubernamentales a lo largo del ciclo vital de los documentos. Los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal establecen la posibilidad de crear funcionalmente un Sistema Insti­ tucional de Archivos dentro de cada ente público, con las modalidades que resulten convenientes para cada institución. Estos sistemas deberán facilitar el desempeno de las actividades archivísticas, promover la estandarización de los procesos y los instrumentos técnicos del trabajo archivístico e impulsar la generación de criterios, la normatividad y el diseno de métodos de trabajo que hagan más homogénea la gestión de los ar­ chivos públicos del Distrito Federal, en oposición a su funcionamiento como entidades aisladas. De conformidad con los Lineamientos, el SIA se integra a partir de dos tipos de componentes: un componente normativo, destinado a regular y coordinar la operación integral del sistema, y una estructura operativa, que se integra a partir de diversas áreas o unidades documentales y archivísticas encargadas del funcionamiento cotidiano del sistema, de acuerdo con el ciclo vital de la información institucional.

Mapa conceptual: M ódulo dos de tede es

Por esta razón es esencial reconocer la naturaleza, políticas operación, mecanismos de trabajo y responsabilidades que deben ner los componentes normativos y operativos de un SIA. A través la correcta vinculación orgánica y funcional de estos componentes

^ 59l

como, en la práctica, puede instrumentarse el ejercicio del ciclo vital de los documentos. En el presente mOdulo del manual se reconocerán la naturaleza y los mecanismos de funcionamiento de un Sistema Institucional de Ar­ chivos, para lograr un desempeno eficiente de la gestión documental. El mOdulo se ha dividido en los siguientes temas:

Todo sistema tiene componentes, los cuales persiguen fines, metas y propósitos comunes que los vinculan como un todo

1. Naturaleza y componentes de un Sistema Institucional de Ar­ chivos. 2. IntegraciOn de los sistemas institucionales de archivos: Compo­ nentes normativos. Importancia y funciones. S. Funcionamiento básico de los componentes operativos de un SIA: 3.1. Unidad Central de Correspondencia. 5.2. Unidades de DocumentaciOn en Trámite. S.S. Unidades de Archivo de Trámite. 5.4. Unidad de Archivo de ConcentraciOn. 5.5. Unidad de Archivo HistOrico. O bjetivos del módulo Al finalizar el módulo los participantes podrán:

□ Comprender el concepto de sistema y su aplicaciOn en la actividad archivística. □ Reconocer la importancia funcional de un Sistema Institucional de Archivos como un nuevo diseno para la gestiOn de docu­ mentos. □ D e scrib ir a los com ponentes norm ativos y ope ra tivo s de un S istem a In stitu cio n a l de A rchivos y las fu n cione s que desem penan. □ Destacar la importancia de establecer un coordinador de archi­ vos y un Comité Institucional de AdministraciOn de Documentos como componentes normativos de un SIA en los entes públicos del Distrito Federal.

( 60)

□ Conocer el funcionamiento de los componentes operativos de un SIA en los entes públicos del Distrito Federal.

Todo sistema, independientemente de su objeto, es decir, de los pro­ pósitos para los que se haya creado, se define de la siguiente forma:

Sistem a: Conjunto de elementos que se interrelacionan para el cumplimiento de fines o metas comunes.

De acuerdo con la definición anterior, todo sistema tiene componen­ tes y su objeto y naturaleza, por así decirlo, se asocian con la idea de que dichos componentes persiguen fines, metas, propósitos comunes que los vinculen como un todo integrado y homogéneo. Para ello se interrelacionan, estableciendo un conjunto de reglas claras que optimicen y protejan su funcionamiento y operación. Los componentes de cualquier sistema pueden variar, de acuerdo con la naturaleza de su objeto y propósitos, pero por lo general se refieren al menos a tres figuras mínimas:

□ La organización del sistema. □ El funcionamiento del sistema. □ Los recursos operativos asignados al sistema.

La organización del sistema hace referencia a la estructura del mismo, esto es, a los componentes que constituyen el continente, por así decirlo, del sistema. El funcionamiento del sistema se refiere, por su parte, a las responsabilidades y atribuciones que el sistema efectúa para su correcta operación, mismas que se relacionan con la ejecución de los procesos y procedimientos que le dan sentido, identidad y pers­ pectiva al sistema en su conjunto. Finalmente, los recursos operativos

Los recursos tecnológicos son apenas una parte del sistema, son un subsistema y no lo definen en su totalidad

del sistema se asocian con el capital humano y los aspectos materia­ les, técnicos y tecnológicos que el sistema requiere para ponerse en marcha.

S istema

Los sistemas, así entendidos, no tienen que ver de manera exclu­ siva con sus recursos tecnológicos, de forma tal que, erróneamente, tienda a concebírseles limitadamente. Los recursos tecnológicos son apenas una parte del sistema, o si se quiere un subsistema asociado a

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él, pero no definen al sistema en su totalidad. Por eso resulta equivo­ cado asociar el concepto de sistema, únicamente con computadoras o servicios que se brindan en forma automatizada, como los de informá­ tica, con los que habitualmente relacionamos a los sistemas. Un sistema es, entonces, un conjunto, una totalidad compleja cuyas partes se influyen reciprocamente, tal y como se muestra en el gráfico 2, ejemplificando un sistema que tiene como fin común la administración de personal. De esta forma, podría entenderse también como sistema a un organismo biológico o artificial, en el que sus componentes interactúan y se interrelacionan. Una institución gubernamental, un ente público, por ejemplo, podría caracterizarse como un sistema, ya que cuenta con todos los elementos que permiten describirlo como tal. Pongamos por caso al Instituto de Acceso a la Información Publica del Distrito Fede­ ral. Esta institución, en sí misma, constituye un sistema, pues posee tanto una estructura como funciones y recursos que interactúan para el cumplimiento de un fin común: ser el G ráfico 2. S istema de administración de personal órgano garante del derecho de acceso a la información pública para promover la transparencia de la actividad gubernamental, la rendición de cuentas y el fortalecimiento de una nueva cultura de gobernabilidad democrática en el Distrito Federal. Para lograr estos fines, el InfoDF cuenta, además, con un conjunto de reglas que garantizan y regulan su funcionamiento, al tiempo que lo protegen jurídicam ente por estar sustentadas en un ordenamiento legal: La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. Los sistemas, consecuentemente, además de establecer su identidad, tienen un conjunto de atributos que los singularizan: pueden ser sistemas abiertos o cerrados, adaptables o rígidos, con mecanismos de control y supervisión internos y/o externos que los regulen, ser dinâ­ micos o estáticos, centralizados o descentralizados.
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Los sistemas tienen un conjunto de atributos que los singularizan como abiertos o cerrados, adaptables o rígidos, dinámicos o estáticos, centralizados o descentralizados

Si la identidad y los atributos de un sistema los extrapolamos a la actividad archivística de cualquier institución, tendríamos que admitir que aunque cuentan con los elementos que caracterizan a todo sistema, en realidad los archivos no funcionan como un sistema integrado, vistos los problemas que se abordaron en el tema dos del primer módulo del presente manual. En efecto, los archivos carecen de una organización formal e institucionalmente definida, lo que los hace generalmente ope­ rar como entidades aisladas; sus funciones, por otra parte, se desempenan al arbitrio del criterio personal en la mayor parte de los casos, sus recursos son insuficientes o inadecuados y, en general, carecen de reglas claras que los regulen y protejan, especialmente desde un punto de vista jurídico, ante la ausencia casi absoluta de ordenamientos le­ gales que formalicen su actividad y los protejan en tanto instrumento y memoria de la gestión pública. Todas estas razones los hacen perder de vista el fin común que podría vincularlos como un sistema, esto es, adm inistrar la información archivística de las instituciones a lo largo de su ciclo vital, favoreciendo el uso de la información archivística como herramienta de gestión, memoria documental de las instituciones y ele­ mento central en las acciones de transparencia y rendición de cuentas públicas. Crear un sistema aplicado al universo de los archivos públicos, por tanto, no es tarea fácil. Sin embargo, como se ha visto en este manual, es perfectamente posible y viable, tanto desde un punto de vista teóri­ co y metodológico, como desde una perspectiva instrumental. Por su naturaleza y complejidad, un Sistema Institucional de Archi­ vos tendría que disenarse definiendo su identidad en forma clara, a partir de las consideraciones siguientes:

□ Fundamentarlo teoricamente en la Administración de Documen­ tos como paradigma de su construcción. □ Fundamentarlo metodologicamente a partir del concepto del ciclo vital de la información archivística, que permite diferenciar tanto la estructura, como el funcionamiento integral del sistema. □ Fundamentarlo instrumentalmente a partir del diseno, creación y formalización de sus componentes, tanto de regulación como

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de operaciOn, al tiempo que se le dota de los recursos indispen­ sables para su funcionamiento.

Un Sistema Institucional de Archivos, así concebido, tendría que integrarse con los atributos siguientes:

□ Ser un sistema abierto, dada la constante interactuación de sus componentes con el medio ambiente institucional y social del que forman parte. □ Ser un sistema flexible, dados los constantes cambios de su medio ambiente. □ Ser un sistema dinámico, per­ fectible y actualizable en el tiempo. □ Ser un sistema perdurable, a partir de su regulación y protección jurídica. □ S er un sistem a hom ogéneo, centralizado norm ativam ente y descentralizado operativam ente.

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Es dinámico, perfectible y actualizable en el tiempo Es perdurable

posee cinco atributos principales

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S is t e m a in s t it u c io n a l DE ARCHIVOS

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Ciclo vital de la información archivística

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Creación de ] componentes I

S istema Institucional de A rchivos En concordancia con la identidad y atributos mencionados, los com­ ponentes normativos y operativos de los sistemas institucionales de archivos, sus funciones genéricas y mecanismos de operación, se describen en los temas siguientes de este módulo.

T ema 2. Integración de los sistemas institucionales de archivos: C omponentes normativos. Importancia y funciones De conformidad con la definición, características, identidad y atributos que distinguen a los sistemas, en los Lineamientos Generales en Mate­ ria de Archivos del Distrito Federal (Gaceta Oficial del D. F. 9 de Mayo de 2007) se ha planteado integrar, con las modalidades que resulten convenientes para cada ente público, un Sistema Institucional de Ar­ chivos en cada uno de ellos.

C oNSTRUCCIÓN DE U SlSTEMA INSTITUCIONAL DE ÄRCHIVOS N

La construcción de los sistemas institucionales de archivos involucra la realización de una serie de actividades que van desde el diseno del sistema (con base en los Lineamientos Generales pero atendiendo a las realidades específicas de cada ente público), hasta la implantación del mismo, pasando por la generación de sus instrumentos de trabajo, la dotación de recursos básicos para su operación, la capacitación del personal, la incorporación ordenada de tecnologias, así como la creación de los mecanismos de regulación normativa y jurídicos que permitan su institucionalización y permanencia. Para apoyar su construcción, los lineamientos establecen las reglas generales que, sobre una base metodológica común — el ciclo vital de los documentos— , harán viable la integración de los sistemas institu­ cionales de archivos (SIA) en el Distrito Federal. En estas reglas se establece que los SIA se integrarán con los siguientes componentes: C om ponentes norm ativos: Una estructura de regulación que tendrá un carácter normativo, integrada por dos instancias o componentes:

Un Sistema Institucional de Archivos (SIA) debe disenarse definiendo claramente su identidad

□ Una Coordinación de Archivos (CA) o equivalente. □ Un Comité Técnico Institucional de Administración de Docu­ mentos (Coteciad).

C om po ne n tes o p e ra tivo s: Una estructura funcional encargada de la operación cotidiana del Sistema Institucional de Archivos, integrada, de conformidad con el ciclo vital de los documentos, por las instancias o componentes siguientes:

□ □ □ □ □

Unidad Central de Correspondencia o equivalente. Unidades de Documentación en Trámite o equivalentes. Unidades de Archivo de Trámite o equivalentes. Unidad de Archivo de Concentración o equivalente. Unidad de Archivo Histórico o equivalente.

En el tema siguiente describiremos con mayor detalle los compo­ nentes operativos de los SIA. Por el momento destacaremos la importancia y funciones de sus componentes normativos. La Coordinación de Archivos (CA) puede integrarse como una entidad especializada, encargada de regular la normatividad archivística a escala institucional (esto es, dentro del ente público al que se encuentre adscrita), así como de promover la integración de programas de trabajo y el diseno, desarrollo, implantación y actualización de los instrumentos de control archivístico. A su vez deberá propiciar la incorporación de los recursos operativos requeridos por el sistema. Cada ente público, de conformidad con sus condiciones adminis­ trativas y jurídicas, creará esta unidad o designará a un coordinador de archivos equivalente, para lo cual el artículo decimotercero de los Lineamientos establece:

.será designado por el servidor público que tenga facultades legales para ello, quien, en su caso, establecerá su nivel jerárquico y adscripción administrativa. El responsable deberá contar con experiencia y conocimientos en archivística y tener aptitudes para la integración, coordinación, control y evaluación de planes, programas y proyectos en la materia."

La construcción de los sistemas institucionales de archivos involucra actividades que van desde el diseno hasta la implantación

El Coteciad, por su parte, será un órgano colegiado, encargado de la retroalimentación del sistema, por lo que deberá crearse y formalizarse al interior de cada ente público. La integración del Coteciad, también con las modalidades que resulten convenientes en cada ente público, deberá hacerse con las siguientes figuras, todas ellas representativas del Sistema Institucional de Archivos y sus diversos componentes:

□ Una Presidencia. □ Una Secretaría Técnica. □ Vocales.

De acuerdo con el artículo 24, fracciones I y II de los Lineamientos, corresponde a este Comité:

□ “Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la ma­ teria dentro de los archivos del ente público y, □ “Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos del ente público."

Más allá de la formalidad jurídica establecida para estos compo­ nentes, su importancia al interior de los SIA es fundamental, en virtud de que dichas instancias serán las encargadas de la coordinación de todos sus componentes, propiciando su comportamiento homogéneo e integrado, así como de evaluar, dar seguimiento a sus acciones y propiciar que interactúen eficientemente para el logro de las metas y fines comunes del sistema como un todo y en cada una de sus partes, logrando que entre ellos se desarrolle un sentido de pertenencia al sistema. Adicionalmente, los componentes normativos de los SIA, juegan un papel central en la vinculación del sistema con su medio ambiente ins­ titucional y social, esto es, serán las instancias responsables de que los sistemas institucionales de archivos cuenten con los atributos que caracterizan a todo sistema, logrando con ello que los SIA se caractericen por ser:

La Coordinación de Archivos puede integrarse como una entidad especializada, encargada de regular la normatividad archivística a escala institucional

□ Abiertos. □ Dinâmicos. □ Flexibles. □ Perdurables. □ Homogéneos.

Los sistemas institucionales de archivos funcionarân gracias a sus componentes normativos, de manera integral, homogénea y estandarizada, bajo la divisa de operar centralizadamente desde un punto de vista normativo y descentralizadamente desde un punto de vista operativo.

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^En el ente público para el que usted colabora hay un Sistema Institucional de Archivos con la identidad, atri­ butos y componentes que se han descrito en el presente tema? Si su respuesta es afirmativa, ^cree usted que su sistema opera eficientemente o es necesario redisenarlo? Si su respuesta es negativa, ^cree usted que podría integrarse un Sistema Institucional de Archivos con base en los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, al interior de su ente público? ^Cuáles cree usted que serían las fortalezas o debilidades de un Sistema Insti­ tucional de Archivos como el que se propone? Analice estas reflexiones con sus companeros de trabajo e integren sus ideas en un documento.

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T ema 3. F uncionamiento básico de los coi\ZIPONENTES DE UN SiA

OPERATIVOS

Los componentes operativos de un Sistema Institucional de Archivos constituyen, por así decirlo, la “carne y la sangre” del sistema en su conjunto. Reguladas por los componentes normativos del SIA, para evitar su funcionamiento como entidades aisladas, las diversas estructuras operativas del sistema se integran homogéneamente fundamen­ tando su funcionamiento en el ciclo vital de los documentos. Esto hace posible tanto diferenciar y especializar su trabajo y el correcto uso de los recursos que les sean asignados a lo largo del ciclo, como establecer relaciones normalizadas entre ellas y con las áreas a las que brindan sus servicios técnicos. Los procesos y procedimientos que efectúan los componentes ope­ rativos de un SIA, dan cuerpo a las intensas relaciones recíprocas que se establecen dentro del sistema, logrando con ello un funcionamiento estandarizado que les permite dar cumplimento a sus metas y fines comunes: la administración eficaz de documentos y archivos a lo largo del ciclo institucional de vida de la información archivística. Compartir recursos, estandarizar procesos técnicos y procedimien­ tos administrativos, así como disenar, desarrollar y usar eficazmente instrumentos de control de la información archivística y documental es realmente posible bajo dos condiciones: 1. Si los componentes operativos de un SIA se apegan con eficiencia a las reglas que determinen los componentes normati­ vos del sistema. 2. Si entre ellos se desarrollan mecanismos de comunicación que hagan posible la retroalimentación y actualización de la normatividad que se desarrolle en el contexto de un Sistema Institu­ cional de Archivos.

Gracias a sus componentes normativos, los sistemas institucionales de archivos funcionarán de manera integral, homogénea y estandarizada

Así, los componentes operativos de un SIA, además de desarrollar el sentido de pertenencia a un sistema mayor que los vincule y les dé orientación y perspectiva, efectúan sus actividades como partes cabal­ mente integradas y no como entidades que trabajan por su cuenta con sus propios medios y recursos.

Los componentes operativos de un SIA efectúan sus actividades como partes cabalmente integradas y no como entidades que trabajan por su cuenta

A través de la ejecución de un conjunto de procesos técnicos y procedimientos de gestión documental (acompanados eficazmente con una serie de instrumentos de control del trabajo archivístico), las rela­ ciones e interconexiones que establecen los componentes operativos de un SIA permiten organizar la información y hacerla circular apropiadamente por las diversas instituciones archivísticas que conforman el Sistema Institucional de Archivos. De conformidad con los Lineamientos, los componentes operativos o estructura funcional de un SIA se integran con las siguientes figuras:

S is t e m a in s t it u c io n a l DE ARCHIVOS

se estructura funcionalm ente por cin co unidades

Unidad Central de Correspondencia

Unidad de Archivo Histórico Unidad de Archivo de Concentración

Unidad de Documentación en Trâmite

Unidad de Archivo de Trâmite

Controla la correspondência

Resguarda la memoria institucional Establece calendarios de caducidades y Neva a cabo los procesos de transferencia secundaria de documentos

Controla y gestiona los asuntos en trâmite

Integra los expedientes asociados a la gestión institucional

Componentes operativos de un SIA

3.1 U nidad C entral de C orrespondence La Unidad Central de Correspondencia (UCC), conocida habitualmente como “Oficialía de Partes”, es el área encargada de manejar y controlar la correspondencia que reciban o despachen en forma centralizada los

entes públicos. Muchos de ellos carecen de esta unidad, ya sea por­ que porque el volumen de la información que reciben o despachan no es excesivo o porque el tamano de la institución no la hace necesaria; también porque aún necesitándola su diseno e integración no se ha planteado organizacionalmente. Otros Entes, en cambio, cuentan con una y a veces hasta dos o más “oficialías de partes” , trabajando cada una de ellas con controles y m ecanism os de recepción y despacho muy diversos, por lo que requieren de la homologación o estandarización de sus procesos y procedimientos de trabajo. Debido a ello, la creación o fortalecimiento de este componente operativo de un SIA deberá estar acorde con las necesidades de cada ente público. En concordancia con los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Fede­ ral, estas áreas deberán desempenar las funciones bá­ sicas que se establecen para ellos (Artículo 25):

Problemas, si hay dos o más “ oficialías de P artes”

U Participar en la elaboración de los instrumentos de control de la correspondencia (formatos de registro de entrada y salida de la correspondencia; controles de distribución, vías de despacho etc.). n n Recibir, revisar, registrar y controlar la correspondencia que ingrese o egrese del ente público en forma centralizada. Turnar y distribuir oportunamente la documentación que recibe a las áreas o unidades administrativas a las que van dirigidas.

3.2 U nidades de D ocumentación en T râmite ______________________ La Unidad de Documentación en Trámite (UDT) es un componente básico en la operación de un SIA. Cada unidad administrativa debe contar con un solo servicio de Documentación en Trámite. Las uni­ dades de Documentación en Trámite, pueden brindar de manera conjunta, tanto los servicios de correspondencia que ingresen o egresen a las áreas a las que se encuentren adscritas (sea que dicha correspondencia la hayan recibido de la UCC o en forma directa), así como encargarse de los servicios de control de gestión, con el objeto de garantizar que toda la correspondencia o los asuntos en trámite dentro de la unidad admi­ nistrativa, sean atendidos en tiempo y forma, de conformidad con las instrucciones que se establezcan para el efecto. Para esta r en c o n d ic io ­ nes de ga ra n tiza r un e fi­ ciente servicio de control de correspond encia en trám ite y gestión de los asuntos, corresponde a

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estas unidades el ejercicio de las funciones siguientes, de conformidad con los Lineamientos referidos (Artículo 26):

□ Participar en el desarrollo de la normatividad que se establezca dentro del SIA para el desempeno de sus actividades (diseno de controles de correspondencia y mecanismos de control de gestión, manuales de operación, diseno e implantación de polí­ ticas para la tramitación de asuntos, etc.). □ Recibir, revisar, registrar y controlar la correspondencia que ingrese o egrese a su área de adscripción. □ Turnar la correspondencia a las áreas y funcionarios tramitadores, siguiendo las políticas de control de gestión que se establezcan en su institución. 3.3 U nidades de A rchivo de T râmite_______ ______________________ Las unidades de Archivo de Trámite constituyen un componente cen­ tral en el funcionamiento de un SIA. Dentro de cada unidad adminis­ trativa adscrita a los entes públicos debe estructurarse orgánica o fun­ cionalmente un servicio único de archivo de trámite, con el objeto de combatir la dispersión que en este aspecto prevalece en muchas de ellas en el manejo de su información. Lo habitual es que en cada Unidad Adm inistrativa o área los archivos sean m anejados por personal secretarial o por los propios funcionarios o em pleados adm inistrativos o técnicos que en ellas laboran, trayendo como consecuencia, por un lado, la dispersión de la inform ación docum ental, la organización personalizada de la inform ación y el control patrim onialista de los expedientes y los “archivos” de cada área. Por otra parte, el manejo no especializado de los servicios archivísticos en las oficinas provoca (además de la producción excesiva de documentos y la mala integración de los expedientes, la mayor parte de los cuales se manejan sin un código clasificador uniforme), un uso deficiente de la información archivística como herramienta de gestión, esto es, como recurso esencial para la tramitación de asuntos. Al mismo tiempo se dejan acumular en los escasos espacios de oficina de

El concepto de “archivo” hace alusión al conjunto orgánico y organizado de información

manera anárquica y sin el uso de controles técnicos que permitan su plena identificación, agrupación, descripción y valoración técnicas. Cada “Archivo de oficina”, en consecuencia, representa una entidad aislada que carece de formalidad institucional, como se apuntó en el primer módulo del presente manual. Para combatir la dispersión e improvisación en el funcionamiento de los archivos de trámite previamente descrito, en el Distrito Federal los Lineamientos establecen la necesidad de que los archivos de Trámite operen en forma estandarizada y uniforme. Para ello deben desarrollar instrumentos de control, métodos y sistemas técnicos que hagan posible la correcta administración de los documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cada área administrativa, esto es, para el manejo de la información archivística que se encuentra en la primera fase o edad del ciclo vital de los documentos. Cabe destacar que integrar un servicio de Archivo de Trámite en cada unidad administrativa en los entes públicos n o im p lic a necesaria m en te c re a r un a rc h iv o fis ica m e n te re u n id o en un s o lo espacio, esto es, un archivo centralizado. Recuérdese que el concepto de “ar­ chivo” hace alusión al conjunto orgánico y organizado de información, por lo que el espacio físico en el que se resguarda, representa únicamente el depósito en el que se conserva. De esta forma un Archivo de Trámite puede considerarse como un servicio único e integrado con independencia de los espacios en los que se depositen sus acervos. Así, en una unidad administrativa podrá haber varios espacios para resguardar archivos, según el número de oficinas que dicha unidad tenga bajo su tramo de control, pero los archivos sólo podrán ser calificados como tales si se encuentran uniformemente organizados, esto es, si entre ellos se comparten los mismos métodos, sistemas e instru­ mentos de control archivístico. Las unidades de Archivo de Trámite por tanto podrán operar descentralizadamente en cada oficina adscrita a cualquier unidad adminis­ trativa, pero centralizadamente desde un punto de vista normativo. Lo ideal, desde luego, sería que los archivos de Trámite se reunieran en un solo espacio, para así cumplir con las tres acepciones que

Lo habitual es que en cada Unidad Administrativa o área los archivos sean manejados por personal secretarial o por los propios funcionarios o empleados administrativos o técnicos que en ellas laboran

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pueden designarse para la palabra “archivo” en un sentido conceptual, espacial e institucional: □ Definición conceptual: archivo como conjunto orgánico y organi­ zado de información. □ Definición espacial: archivo como lugar, como espacio físico en el que se depositan sus acervos. □ Definición institucional: archivo como entidad, esto es, como institución archivística. De acuerdo con lo anterior y en el marco de los Lineamientos Ge­ nerales en Materia de Archivos del Distrito Federal, corresponde a las unidades de Archivo de Trámite el desempeno de las siguientes funciones: Artículo 27. Son funciones de los Archivos de Trámite o equi­ valente: I. Coadyuvar con el Coordinador de Archivos o equivalente del Ente Público en el desarrollo, instrumentación y actualización de la normatividad archivística aplicable a escala institucional y, particularmente, en la que se instrumente para los Archivos de Trámite; II. Integrar o coadyuvar en la integración en las áreas generadoras, los expedientes asociados a la gestión institucio­ nal del Área Administrativa de adscripción, recibiéndolos de ellas para su clasificación, ordenación, descripción, resguardo y para facilitar el acceso, valoración y transfe­ rencia de la documentación al Archivo de Concentración del Ente Público.

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3.4 U nidad de A rchivo de C oncentración

______________________

La Unidad de Archivo de Concentración juega un importante papel en la Administración de Documentos de cualquier ente público. Por un lado constituye, por así decirlo, una “válvula de escape” que resguarda a los diversos archivos que le transfieren las unidades de Archivo de Trámite, desahogando a éstas de documentación que ya no tiene un uso constante en las oficinas. Por otra parte, a diferencia de los archivos de Trámite, la de Archivo de Concentración sí debe contar preferentemente solo espacio para la ordenación y conservación precautoria de mación archivística que habiendo concluido con su utilidad de debe resguardarse en el Archivo de Concentración dados sus primarios de carácter legal o fiscal. Unidad con un la inforgestión valores

Este componente operativo de un SIA resulta esencial en los procesos de circulación de la información archivística, pues además de cumplir con las tareas mencionadas debe encargarse de facilitar el acceso a la información que resguarda y preparar la transferencia secundaria de la documentación que en concordancia con el catálogo de disposición documental, principal instrumento de trabajo de la valoración documental, posea valores de conservación permanentes, es decir históricos, y que por tanto deba ser transferida a la Unidad de Archivo Histórico del ente público. Es en la Unidad de Archivo de Concentración en donde, además, se determinan, con arreglo igualmente al Catálogo de Disposición Do­ cumental y los calendarios de caducidades de la documentación, los procesos de depuración y baja de la documentación que no posea va­ lores secundarios o históricos, esto es, valores residuales a los que motivaron su producción y uso institucional. Lejos de la imagen peyorativa que aún prevalece para este tipo de entidades archivísticas, a las que se les califica erróneamente como “archivos muertos”, los Archivos de Concentración constituyen centros de información institucional que deben ser cuidados en forma extrema, en lugar de mantenerlos como frecuentemente ocurre en la actualidad, en oscuras y malolientes bodegas.

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Los procesos de gestión documental y los procedimientos operati­ vos que desempena una Unidad de Archivo de Concentración son muy diversos y delicados, pues en su carácter de unidad responsable de la administración de documentos de archivo que se encuentran en la fase semiactiva del ciclo vital de los documentos debe contar con ins­ trumentos de control eficientes que le permitan mantener un adecuado control técnico y físico de la documentación bajo su resguardo.

De conformidad con el artículo 28 de los Lineamientos Genera­ les en Materia de Archivos del Distrito Federal, son funciones de la Unidad de Archivo de Concentración las siguientes: I. Coadyuvar con el Coordinador de Archivos o equivalente del Ente Público en el desarrollo, instrumentación y actualización de la normatividad archivística aplicable a escala institucional y, particularmente, la que correspondan al Ar­ chivo de Concentración; II. O perar los servicios para la adm inistración y control de los docum entos de archivo en etapa Sem iactiva del Ente Público, encargándose de la coordinación, organización y control de los procesos de transferencias pri­ m arias y la ordenación y ubicación topográfica de los acervos Sem iactivos; III. Establecer el calendario de caducidades de los documen­ tos de archivo bajo su resguardo y efectuar los procesos de disposición documental y el préstamo de expedientes en la etapa Semiactiva, en coordinación con los Archivos de Trámite del Sistema, y IV. Llevar a cabo, en su caso, los procesos de transferen­ cia secundaria de los documentos de archivo que hayan prescrito en sus valores primarios, administrativos, lega­ les o fiscales, elaborando las actas administrativas que correspondan, en coordinación con la Unidad de Archivo Histórico Institucional.

En la Unidad de Archivo de Concentración se determinan los procesos de depuración y baja de la documentación sin valores secundarios o históricos

0

^El archivo de concentración del ente público donde usted labora realiza las actividades descritas para esta Unidad o es sólo una bodega de papeles, un “archivo muerto”? Co­ mente este tema con sus companeros de trabajo.

3.5 U nidad de A rchivo H istórico La Unidad de Archivo Histórico constituye el “último eslabón de la cadena”, si vale el uso de este término, de un Sistema Institucional de Archivos. Con frecuencia escuchamos decir a los funcionarios públicos de cualquier institución que los Archivos son importantes porque son la memoria de los actos de gobierno, sin embargo, son muy pocos los Archivos Históricos for­ malmente establecidos en las instituciones públicas en cualquier nivel de gobierno, particularmente en el Distrito Federal. La Unidad de Archivo Histórico resguarda la me­ moria institucional, por lo que ésta debe estar bien organizada y dispuesta para otros usos distintos a los institucionales. Los archivos históricos son fuente de la investigación y el desarrollo de estudios en todos los ámbitos del conocimiento humano, por lo que contar con ellos representa un objetivo primordial de todos los procesos asociados a la Administración de Documentos y la gestión de archivos. En los archivos históricos debe resguardarse, organizarse y difundirse la memoria históricodocumental de las instituciones, las evidencias y testimonios de su evolución jurídica y adminis­ trativa. Por eso en esta tercera fase del ciclo de los documentos resulta indispensable desarrollar

L a memoria institucional es un sistema
^ 80^

una serie de instrumentos de trabajo que permitan el acceso social a la información archivística, en beneficio de la memoria colectiva y la cultura de transparencia y rendición de cuentas. Desde el punto de vista de su divulgación, los archivos históricos desempenan un conjunto de actividades que les otorgan dinamismo y proyección, tanto a ellos como a la institución que los produjo. Esto revela que no deben ser entidades “estáticas”, más parecidas a un panteón que a un museo. De ahí la necesidad de impulsar una nueva cultura de los archivos que los acerque al ciudadano y potencie su consulta social. Desde un punto de vista técnico, los archivos históricos desempe­ nan un conjunto de actividades complejas y delicadas, asociadas al manejo eficiente de la memoria documental. Por ello, los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal establecen que en todos los entes públicos del Distrito Federal se integren unidades institucionales de Archivo Histórico (con arreglo a las modalidades ad­ ministrativas y jurídicas que en ellos prevalezcan), a efecto de cubrir todo el espectro de las operaciones archivísticas, esto es, el cumplimiento exacto del ciclo vital de los documentos. De conformidad con el artículo 20 de los Lineamientos, las funcio­ nes esenciales de una Unidad de Archivo Histórico son las siguientes:

Organizar, describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la memoria documental institucional.

Para cum plir eficazmente con estas funciones, el artículo 29 de los propios lineamientos establece que corresponde a las unidades de Ar­ chivo Histórico integradas a cada uno de los entes públicos del Distrito Federal, el desempeno de las responsabilidades siguientes:

La Unidad de Archivo Histórico constituye el “último eslabón de la cadena” de un Sistema Institucional de Archivos

Artículo 29. Son funciones de la Unidad de Archivo Histórico o
equivalente: I. Coadyuvar con el Coordinador de Archivos o equivalente del Ente Público en el desarrollo, instrumentación y actualización de la normatividad archivística aplicable a escala institucional y, particularmente, la que corresponda al Ar­ chivo Histórico del Ente Público; II. Recibir y controlar los documentos de archivo que le re­ mita, mediante el proceso de transferencia secundaria, la Unidad de Archivo de Concentración del Ente Público y organizar los Fondos, Secciones y Series que constituyan su acervo, de conformidad con el principio de procedencia y orden original y la normatividad aplicable en la materia a escala institucional, así como en concordancia con las mejores prácticas y normas internacionales para la descripción, normalización del acceso, conservación, preservación y divulgación social y cultural del archivo histórico del Ente Público; III. Elaborar la Guía General de Fondos del Archivo Históri­ co del Ente Público y los catálogos, inventarios, índices y controles indispensables para el manejo de la documentación histórica de la institución, y IV. Establecer, en el marco de los programas de desarrollo archivístico del Ente Público, programas para la difusión del archivo histórico institucional.

En los archivos históricos debe resguardarse, organizarse y difundirse la memoria histórico-documental de las instituciones

Con la estructuración de los componentes operativos de un SIA en los entes públicos del Distrito Federal podrá, consecuentemente, integrarse un sistema que cuente con la identidad y atributos que distinguen a todo sistema.

G ráfico 4. C omponentes operativos de un SIA

E jercicio d reflexión y acción e

^C onsidera usted que es necesario integrar un Archivo Histórico en el ente público en el que usted colabora? Comente el tem a con sus companeros y aporten sus ideas y recom endaciones a la Coordinación de Archivos de su institución.

^ 83^

SiNTESIS

C on base en el ciclo vital de los documentos, la construcción de sistemas institucionales de archivos representa un arduo y complejo proceso de trabajo para los entes públi­ cos del Distrito Federal. No es tarea fácil comprender su significado, la importancia y el papel que juegan en el desempeno de las actividades archivísticas como continente en el que deben llevarse a cabo todas las operaciones y procesos de gestión documental. Sobre todo por el mane­ jo subjetivo, personal y patrimonialista que aún distingue el funcionamiento de los archivos. Vencer las inercias, las falsas tradiciones administra­ tivas en la producción, control, organización y uso de la información documental, así como el desdén con que es vista la labor de archivos (frecuentemente asociada a la idea de que carece de interés intelectual y de que se trata sólo de una actividad empírica concentrada en el “embodegamiento” de papeles viejos) impide ver con suficiencia no sólo el valor de los archivos como memoria histórica, sino, incluso, su utilidad como herramienta de gestión y recurso esencial para el desarrollo de una real cultura de transparencia y rendición de cuentas. Los Archivos establecen relaciones técnicas y admi­ nistrativas frecuentes, no sólo entre ellos, sino con el en­ torno institucional del que forman parte. El desempeno de sus actividades aglutinadas como sistema de información hará posible su uso intensivo tanto para documentar los procesos de gestión de la Administración Pública, como para construir la memoria de las propias instituciones de gobierno. Hacer posible que los archivos dejen de ser “islas” en las que se utilizan instrumentos de trabajo informa­ les y poco eficientes para el control de la documentación que se produce en forma explosiva, requiere de la integración de sistemas, por lo que comprender la identidad

H

y atributos de éstos, así como aplicarlos al universo de los archivos resulta una labor a emprender más temprano que tarde en los entes públicos del Distrito Federal. Reconocer los mecanismos de operación, los compo­ nentes normativos y operativos de un Sistema Institucio­ nal de Archivos y sus interacciones funcionales, represen­ ta uno de los mayores retos incluidos en los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal. ■

^ 85^

AUTOEVALUACIÓN

A utoevaluación Cuestionario sobre los contenidos generales del módulo dos, “Composición de los sistemas institucionales de archivos”.

1. Mencione qué es un sistema. Escoja una opción:
A. Un conjunto de elementos que se interrelacionan para el cumplimiento de fines y propósitos comunes. B. Computadoras y software de informática. C. Manuales de organización y procedimientos.

2. Senale los atributos de un sistema. Escoja una opción:
A. Entidades normativas, operativas y procesos. B. Abierto, dinámico, flexible. C. Ciclo vital de los documentos.

3. En qué se fundamenta la construcción de un Sistema Institu­ cional de Archivos? Escoja una opción:
A. En el ciclo vital de los documentos. B. En los manuales de organización. C. En los componentes operativos del sistema.

4. £Qué tipo de componente es la Coordinación de Archivos? Escoja una opción:
A. Operativo del Sistema Institucional de Archivos. B. Abierto de un sistema. C. Normativo del Sistema Institucional de Archivos.

AUTOEVALUACIÓN

5. ^Qué elementos básicos componen un sistema? Escoja una opción:
A. La organización, funciones y recursos operativos de un sistema. B. Las tecnologias de la información. C. Los procesos de trabajo del sistema.

6. tCuáles son los componentes operativos de un Sistema Insti­ tucional de Archivos? Escoja una opción:
A. Las unidades centrales de Correspondencia, las unidades de Documentación en Trámite, la Unidad de Archivo de Concentra­ tio n y la Unidad de Archivo Histórico. B. El Coteciad, la Unidad Coordinadora de Archivos y los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal. C. Los procedimientos y la normatividad de los archivos.

7. ^Qué tipo de componente es la Unidad de Documentación en Trámite? Escoja una opción:
A. Operativo del SIA. B. Normativo del SIA. C. La Unidad de Archivo de Concentración.

8. ^Qué provoca el manejo no especializado de los archivos? Escoja una opción:
A. La excesiva producción de documentos y la mala integración de expedientes. B. La integración de un Sistema Institucional de Archivos. C. El control de gestión automatizado.

9. ^Qué diferencia a la Unidad de Archivo de Concentración de la Unidad de Archivo Histórico? Escoja una opción:

o

o
< D < > LU O H D

A. Maneja la documentación activa de las instituciones. B. Maneja la documentación de valor permanente de las instituciones. C. Maneja la documentación semiactiva de las instituciones.

10. ^Cuáles son los componentes normativos de un Sistema Ins­ titucional de Archivos? Escoja una opción:
A. La Unidad Central de Correspondencia. B. La Unidad Coordinadora de Archivos y el Coteciad. C. El Sistema Institucional de Archivos.

<

R

e f e r e n c ia s

C ruz M u n d et, J osé R a m ó n ,

La gestión de docum entos en la s organizaciones I Jo sé Ramón C ru z Mundet, Madrid: Pirám ide, DL. 2006.

La Adm inistración M oderna de Archivos y la Gestión De D ocum entos: el Prontuario Ram p I R ecopilado Por Peter W alm e con la A sistencia de un Grupo de Trabajo del C.I.A. [Para el] Program a G eneral de Información y Unisist P a rís U N E S C O , 1985.- 532 P.
R a m I r e z D e l e ó n J o s é A n t o n io , “Adm inistración de Documentos: Elem entos centrales para su discusión m etodológica”. Revista del Archivo Nacional de Costa Rica. San José de C osta Rica, 2005 A no LXIX pp. 51 - 69 ISSN 1409-02. R h o a d s , J a m e s b ., La Función de la Gestión de Docum entos y Archivos en lo s Sistem as N acionales de Inform ación I Ja m e s B. R hoad s [Bogotá, Colombia]: Archivo G eneral de la Nación, 1995.

Los procesos documentales y archivísticos: concepto, método e instrumentos

ódulotres

T e m a r io

1. Producción e integración de la IN R A IÓ A C IV TIC FO M C N R H ÍS A 2. Clasificación y ordenación archm'stica 3. Descripción documental 4. Valoración y disposición S. Conservación, preservación y D S NA C IV TIC IFU IÓ R H ÍS A

I n t r o d u c c ió n

n el módulo anterior se ha expuesto la importancia de los sistemas institucionales de archivos como el continente, por así llamarlo, a través dei cual se llevan a cabo un conjunto de procesos y procedimientos de gestion documental que materializan e instrumentan en la práctica cotidiana de los archivos el ejercicio dei ciclo vital de la Información archivística. Los procesos documentales constituyen, por así llamarlo también, el contenido dei sistema, mismos que le dan identidad, sustancia y proyección. Los procesos documentales y archivísticos y los pro­ cedimientos administrativos con que se efectúan en el quehacer cotidiano de las instituciones, constituyen ac­ tos concatenados que se influyen reciprocamente, por lo que la ejecución de los mismos en los diversos com­ ponentes de un Sistema Institucional de Archivos debe efectuarse en forma integral y estandarizada. Para ello resulta esencial disenar, desarrollar, instrumentar y ac­ tualizar constantemente una serie de instrumentos de control archivístico, así como un conjunto de critérios, métodos y sistemas de trabajo que unifiquen normativamente el desempeno de las actividades archivísticas a lo largo dei ciclo vital de los documentos. En el presente módulo se abordarán de manera gene­ ral los principales procesos de la gestion documental, enfa­ tizando su importancia conceptual, metodológica e instru­ mental, así como la necesidad de que los entes públicos dei Distrito Federal, con base en los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal recientemente emitidos, disenen, desarrollen e instrumenten la normatividad técnica y los instrumentos de control archivísticos que se requieren para el eficaz funcionamiento de los archi­ vos institucionales como sistema de información.

M a pa c o n c e ptu a l: M ó dulo très

Para desahogar los contenidos del presente módulo se abordarán los temas siguientes: 1. Producción e integración de la información archivistica. 2. Clasificación y ordenación archivistica. 3. Descripción documental. 4. Valoración y disposición. 5. Conservación, preservación y difusión archivistica. DEL M ÓDULO

objetivos

Al finalizar el módulo los participantes podrán:

□ Comprender los procesos archivísticos básicos y sus fundamen­ tos teóricos, metodológicos e instrumentales, para aplicarlos en los archivos de un sistema institucional. □ Reconocer los principales aspectos que deben normarse en materia de producción e integración de la información archivística de las instituciones. □ Conocer los aspectos esenciales de la dasificación archivistica y la necesidad de instrumentar criterios y métodos para su desarrollo institucional. □ Reconocer las características e importancia de los instrumentos de descripción documental básicos para la organización, control y acceso a la información archivistica. □ Conocer los aspectos esenciales de la valoración y la disposi­ ción documental y sus instrumentos archivísticos resultantes, para la efectiva circulación de la información archivística en un Sistema Institucional de Archivos y la determinación de las vigencias documentales y los procesos de selección y depuración de archivos. □ Reconocer los aspectos básicos a tener en cuenta para la con­ servación y preservación de la información archivística, así como la importancia de la difusión de los archivos en el fomento de una nueva cultura en la materia, tanto a nivel institucional como social.
( 92)

T e m a 1 . P r o d u c c ió n e in t e g r a c ió n d e l a in f o r m a c ió n a r c h iv ís t ic a

En el Módulo uno se expuso que los archivos padecen un serio pro­ blema de explosión documental y las causas que lo motivan, mismas que en todo plan estratégico de Administración de Documentos deben atacarse frontalmente, a efecto de favorecer una generación más con­ trolada de documentos, particularmente dentro de los entes públicos del Distrito Federal. La construcción de los sistemas institucionales de archivos contribuye decididamente a dicho propósito, así como al desempeno integral de todos los procesos archivísticos, en virtud de diferenciar y especializar el tratamiento de la documentación a lo largo del ciclo vital de la misma. Además de combatir las causas de la excesiva producción de docu­ mentos, es necesario atender otro problema consustancial a ella, asociado a la mala integración y agrupación de la información documental. Como se senaló también en el tema tres del Módulo uno, la organización de archivos conlleva una serie de agrupaciones sucesivas de la información archivística, que transitan del documento a la formación de expedientes, de éstos a la formación de series documentales y de las series a la formación de archivos, concebidos éstos como conjuntos orgánicos y organizados de información. Sin embargo, estos procesos que podrían resultar de lógica común, no lo son tanto al interior de las administraciones públicas, en prácticamente todos los niveles de gobierno. Los documentos, cuyo contexto y contenido debería facilitar su agrupación en expedientes, carecen con mucha frecuencia de la infor­ mación básica que lo permita, de modo que al producirse — sea para la atención de trámites, para la administración de los recursos institu­ cionales o bien como parte de las funciones sustantivas de cualquier institución— , no quedan integrados al expediente que les corresponde, y éstos, con frecuencia también, en lugar de integrar la información de un solo asunto, tema o materia o de un solo proceso de gestión, contienen “asuntos diversos” o “generalidades” que impiden su identificación, agrupación y sistematización eficiente, esto es, su correcta clasificación archivística.

Si los expedientes no se integraron adecuadamente es imposible clasificarlos de manera correcta

De esta forma, podría decirse que muchas oficinas públicas cuentan con los documentos que produce la gestión institucional regular, pero no necesariamente puede afirmarse que cuenten con expedien­ tes integrados en forma lógica, esto es, por asunto, tema o materia, y en forma cronológica, siguiendo la secuencia en la que fueron producidos los documentos que los integran. Por otra parte, si los expedientes no se integraron adecuadamente, también es prácticamente imposible clasificarlos apropiadamente y agruparlos en la serie documental con la que deberian relacionarse. En otras palabras, no se puede asociarlos a la función genérica de la que deriva su creación, dificultando así la integración de archivos en su definición conceptual como conjuntos orgânicos y organizados de información. Esta es la razón por la que desde hace varias décadas mucha de la información documental de las instituciones públicas se maneja en forma individualizada, rompiendo con la estructura de agrupaciones sucesivas de la información que deberia serles consustancial. Ésta es también la razón por la cual resultan criticos su correcta organización y su manejo, pues tanto la excesiva producción de documentos como su mala integración y agrupación dificultan la generación de instrumentos técnicos que faciliten su control intelectual y material. Para responder a los problemas planteados resulta necesario: a) Establecer politicas claras en el manejo de la documentación, con el objeto de inhibir la excesiva producción de documentos. b) Establecer mecanismos y procedimientos operativos eficientes para favorecer la correcta integración y agrupación de la infor­ mación archivistica.

Es indispensable un adecuado sistema de clasificación archivística que permita la plena identificación, agrupación y sistematización de la información documental

Controlar la producción de documentos no es tarea fácil, ya que en las administraciones públicas prevalecen vicios ancestrales concentra­ dos alrededor de la administración patrimonialista de la información. Sin embargo puede ser factible gradualmente si se introduce en el universo de los archivos una nueva cultura institucional para su manejo, además de instrumentarse políticas y procedimientos adecuados de la gestión de los documentos. Así, parece conveniente atacar la producción

B

de documentos tomando, entre otras, las medidas que se enuncian a continuación:

Establecer políticas que inhiban la reproducción anárquica de documentos (fotocopiado abusivo, marcado excesivo de copias a funcionarios o áreas que no tienen que ver con la tramitación de los asuntos). Realizar un uso adecuado de tecnologias para facilitar mecanis­ mos de comunicación y control de gestión, evitando la generación de “papeles para controlar papeles”. Redisenar procesos de gestión e introducir medidas de simplificación administrativa. Formular manuales técnicos que favorezcan la calidad de la gestión documental y los procesos archivísticos.

□ □

Por otra parte, en relación con la integración y agrupación de la información documental, resulta indispensable establecer ante todo un adecuado sistema de dasificación archivística que permita la plena identificación, agrupación y sistematización de la información docu­ mental, cuestión que se verá más ampliamente en el tema siguiente del presente modulo, así como reconocer la secuencia operativa en la integración y asociación de los documentos. En relación con esta última puede afirmarse que toda acción institucional, todo proceso de gestión produce documentos. Regularmen­ te todo proceso de gestión inicia con la generación, al menos, de un documento que la ori­ gina, al cual se le asociarán, de conformidad con su contexto y contenido, otros documen­ tos que se refieran al mismo asunto, tema o materia. Así se integra la figura del expediente. (Ver gráfico 5)

— P r o c e s o d e g e s t ió n ------------------------------— M a n d a t o j u r íd ic o o a d m in is t r a t iv o —

1. Documento de origen, asunto inicial de la gestión 2. Documento asociado al documento inicial 3. Integración de expediente de un solo asunto o tema

G ráfico 5. Formación de expedientes

Buena parte de los procesos de gestión, además, se encuentran re­ gulados por alguna disposición jurídica o jurídico-administrativa, lo que los convierte en procesos que se desempenan cotidianamente en virtud de las atribuciones o funciones genéricas que por mandato legal se le otorgan a las instituciones públicas, y dentro de ellas a las oficinas o unidades administrativas a las que corres­ ponde “atender los asuntos”, según las divisiones organizacionales que la institución tenga determinadas en su reglamentación interna. De esta forma, al asociar los asuntos con las funciones de las que deriva su creación, desde la óptica archivística está teniendo lugar la formación de expedientes y su agrupación con la serie a la que corresponden. (Ver gráfico 6) G ráfico 6. Formación de series documentales Cabe destacar tam bién que ninguna oficina gubernam ental tiene asignada una sola función, sino varias. Esto les hace producir varias series o subseries documentales, cuya agrupación dará paso a la formación del Archivo de la oficina o unidad administrativa correspondiente. (Ver gráfico 7) La secuencia ope­ rativa en la asociación y agrupación de documen­ tos descrita, evidentemen­ te se relaciona con todos los procesos de gestión de cualquier institución, por lo que todas las uni­ dades a d m inistrativas u oficinas tienen asignadas funciones o atribuciones qué desempenar. Con base en ellas es que van integrando sucesivam ente sus do­ cumentos, expedientes,

=

S C

e r ie a p a c it a c ió n

ro o

=

S

e r ie

1
S e r ie P agos

Ejemplos de series documentales que darán lugar a la formación del archivo de la Oficina de Recursos Humanos, a la que corresponde por mandato legal el manejo y administración de personal en cualquier institución pública

G ráfico 7. Formación de archivos

( 96)

series y archivos. Éstos, además de concebirse como conjuntos orgánicos y organizados de información, deben entenderse como instituciones archivísticas formalmente establecidas que, para operar en forma estandarizada, son susceptibles de organizarse como Sistema Institucional de Archivos. La agrupación de documentos se realiza eficientemente si además de establecer procedimientos estandarizados en el manejo de la documentación se cuenta con sistemas y métodos que permitan su control técnico, especialmente en materia de clasificación, descripción y valoración documental. Estos procedimientos se describen en sus aspec­ tos básicos en los siguientes temas del presente módulo.

La clasificación archivística es un sistema que permite aprovechar al máximo la información documental

Verifique si en los archivos de su institución los expedien­ tes de los diversos asuntos se agrupan en series documen­ tales, esto es, a la función genérica por la cual se producen. Si no fuera el caso, proponga soluciones al respecto.

T ema 2. C lasificación y ordenación archi\/fSTICA La secuencia operativa en la agrupación de la información documental depende en grado extremo del sistema de dasificación archivística y de los métodos de ordenación asociados a ella. Como se ha dicho, la clasificación representa la columna vertebral de la Administración de Documentos, ya que permite hacer más homogénea la operación de los archivos, en la medida en que estructura desde su origen los registros documentales, permitiendo su total identificación, agrupación

0

y sistematización, con el establecimiento de instrumentos y códigos ad hoc, y de acuerdo con su procedencia estructural y funcional. La clasificación archivística no es solamente una agrupación y separación de “papeles” por sus similitudes o diferencias, sino un sistema que permite aprovechar al máximo la información documental para el ejercicio de la gestión pública. La clasificación archivística contribuye decididamente a la normalización de todos los procesos de gestión documental, dado que influye tanto en el campo de la descripción ar­ chivística como en el de la valoración documental, y especialmente en la recuperación eficiente de la información en cualquiera de las etapas de su ciclo vital. De este modo, así como el Sistema Institucional de Archivos constituye la estructura orgánica de los archivos, los procesos de clasificación, descripción y valoración constituyen su estructura técnico-funcional. En general, el concepto de “C lasificación” alude a la definición siguiente:

La agrupación de documentos se realiza eficientemente si se cuenta con sistemas y métodos que permitan clasificarlos, describirlos y valorarlos documentalmente

Clasificación: Proceso que permite identificar, agrupar y siste­
matizar, por sus clases y diferencias, a los elementos individua­ les de una población o universo dado.

De acuerdo con esta definición, cualquier grupo, población o univer­ so dado puede “clasificarse”. Un grupo de alumnos de un salón de clase, por ejemplo, podría clasificarse de la siguiente forma: Se identifica al total de alumnos que componen esa población dada. Posteriormente se agrupa dicha población por sus similitudes y diferencias (hombres y mujeres), y una vez hecho esto se puede sistem atizar la informa­ ción asociada a cada grupo, especialmente en relación con cada uno de los elementos individuales que componen al conjunto. Del mismo modo, podemos clasificar cualquier población (sean animales, plantas u objetos en general), de tal forma que el concepto puede aplicarse a cualquier universo dado. Si se extrapola el concepto “clasificación” al universo de los archi­ vos, esto es, al conjunto orgánico y organizado de información, puede afirmarse que los elementos individuales de dicha población serán los

documentos, los cuales se identifican por el asunto de que tratan, se agrupan al expediente que les corresponde y se sistematizan en la serie documental con la que se encuentran asociados. Todo ello me­ diante la utilización de códigos que permitan la ejecución controlada del proceso clasificatorio.

Ahora bien, toda vez que la información archivística es “orgánica”, esto es, que deriva del ejercicio de funciones que por mandato jurídico se le asignan a “estm cturas” formalmente establecidas (oficinas, uni­ dades administrativas, áreas de trabajo) los códigos que se utilicen en la dasificación deben “representar fielm ente” tanto a las estructuras como a las funciones a partir de las cuales se genera información, y, por lo tanto, a los asuntos específicos que se asocian a ambas. Un sistema de clasificación archivística debe tener como propósitos básicos, entre otros, lo siguientes:

Cualquier grupo, población o universo de entes, objetos, personas y hasta conceptos puede clasificarse

□ Sistematizar y estandarizar, de acuerdo con su origen estructural y funcional, la integración, codificación, ordenación, localización, acceso y control de la documentación archivística, es­ pecialmente de los expedientes como unidad básica de trabajo de la clasificación. □ Unificar los criterios de clasificación en todas las unidades ad­ ministrativas de una institución, estableciendo para cada una de ellas códigos sencillos que reflejen su estructura orgánica. □ Incorporar para cada una de las series documentales que se producen en las instituciones, un código clasificador que per­ mita identificarlas y darles un tratamiento sistemático, especial­ mente a los expedientes asociados a ellas.

□ Facilitar la ordenación y ubicación topográfica de los acervos producidos en todas las unidades administrativas de una institución. □ Facilitar la localización y acceso a los expedientes por parte de sus usuarios.

La construcción de un sistema de clasificación que logre con eficiencia estos propósitos es una tarea ardua, que involucra tanto a los archivistas, en su calidad de administradores de la documentación, como a los productores y usuarios de la información archivística. La construcción del sistema refleja la necesidad de estructurar un “plan de clasificación” en el que se someta a análisis y estudio tanto a las

MOO

estructuras institucionales como a sus funciones y a los procesos de producción y agrupación de documentos. La dasificación archivística debe permitir el análisis conceptual de la información, así como el estudio de la normatividad recapitulativa que le da sustento a la funciones que desempena una institución y la forma como ésta documenta dichas funciones (normas, políticas, procedimientos, legislación, reglamentaciones, etc.). Un sistema de dasificación archivística, por tanto, tiene elementos que interactúan, como en todo sistema, y su fin común se relaciona con la identificación, agrupación y sistematización de la información docu­ mental a partir de la primera fase del ciclo vital, permitiendo su recuperación y localización eficiente, mediante el establecimiento y uso de códigos simples, dentro de los sistemas institucionales de archivos. De conformidad con lo an­ terior, en los Lineamientos Ge­ nerales en Materia de Archivos del Distrito Federal, los elemen­ tos básicos que se consideraron para co n struir un sistem a de dasificación archivística para los entes públicos del Distrito Fede­ ral son los siguientes: Cuadro General de Clasificación.- Es un instrumento que describe sistemáticamente la información documental asociada a las diversas unidades adminis­ trativas de cualquier institución, de conformidad con las funciones o atribuciones genéricas que por mandato legal o administrativo se les ha asignado a cada una de ellas. El Cuadro de Clasificación

S is t e m a d e c l a s if ic a c ió n A R C H IV ÍS TIC A PA RA LOS ENTES PÚ BLICO S

implica tres elementos básicos Cuadro general de clasificación Catálogo de series documentales

c

cuya función es

c

Tabla de determinantes de oficina

consistente en

c

Describir la información documental de las unidades administrativas

consistente en

SlSTEMA DE CLASIFICACIÓN INDICADO POR LOS LINEAMIENTOS

f

Un listado de las estructuras orgânicas de la institución, clasificadas

c

Un listado de las funciones o atribuciones de las unidades, codificadas

(101|

está compuesto por una Tabla de Determinantes de Oficina (TDO) y un Catálogo de Series Documentales (CSD). Tabla de Determinantes de Oficina.- Es el listado de las estructuras orgânicas de una institución (unidades administrativas, áreas, oficinas) a cada una de las cuales se les asigna un código o clave de identificación dentro del proceso clasificatorio. (Ver cuadro 5)

C uadro 5 / Ejemplo de T abla de D eterminantes de O ficina
U n id a d e s a d m in is t r a t iv a s CÓDIGO Á rea s CÓDIGO

Oficina Superior Secretaria Particular Dirección General Juridica

01 02 0.3 Asistente Dirección de lo Contencioso Dirección de Convenios 02.1 03.1

03.2

Dirección General de Recursos Humanos

0.4

Dirección de Prestaciones

04.1

Catálogo de Series Documentales.- Es un listado de las funciones o atribuciones genéricas que se les asignan a las Unidades Administrati­ vas, a cada una de las cuales se les asigna también un código o clave que las identifica como parte del proceso clasificatorio. (Ver cuadro 6)

La clasificación archivística debe permitir el análisis conceptual de la información

M 02j

C

uadro

6 / E

je m p lo de

C

at álo g o de

S

e r ie s

D o cum en tales
CÓDIGO

S e r ie

D e s c r ip c ió n

Adquisiciones

Expedientes resultantes de los distintos tipos de adjudicación realizados Demanda, informes, audiencias, actuaciones, sentencia y recursos Cédulas de asesoría a los ciudadanos y otras autoridades Cursos impartidos al interior de la institución y los que se asiste fuera de ella Minutas y calendario de sesiones, acuerdos, carpetas Carpetas con minutas, calendarios de sesiones y seguimiento de acuerdos

01

Amparos

02
03

Asesorías

Capacitación

04

Comité de Control y Evaluación

05

Consejo de Gobierno

06

El cuadro de clasificación archivística debe acompanarse de un instructivo o manual de clasificación, en el que se establezcan los objeti­ vos, las políticas de clasificación, las instrucciones de uso del cuadro en el proceso clasificatorio, y ejemplos de clasificación que puedan auxiliar al Archivista en la ejecución de esta tarea. Parte importante del proceso de clasificación lo constituye la correc­ ta identificación del asunto que se está clasificando, y su asociación con la función genérica con la que dicho asunto se encuentra relacio­ nado, es decir, la función a partir de la cual se produce un expediente en forma específica. Adicionalmente a cada expediente, en tanto unidad básica de la clasificación, deberá asignársele el número consecutivo que le corres­ ponde dentro de la serie a la que pertenece y el ano de apertura del propio expediente. Los siguientes son los cinco datos mínimos básicos que deben registrarse en cada expediente que se clasifique en todos

los archivos de un sistema institucional (en su carátula o lomo y bajo estándares de diseno):

U Código o clave de la unidad administrativa o área productora del expediente. U Código de la serie a la que pertenece el expediente que se clasifica. U Titulo del tema, asunto o materia a la que se refiere el expe­ diente. U Número consecutivo del expediente dentro de la Serie a la que pertenece.

U Ano de apertura y, en su caso, cierre del expediente.

A los datos básicos de clasificación descritos arri­ ba, el A rtíc u lo Trigésim o Sexto de los Lineamientos G enerales en M ateria de Archivos del Distrito Fede­ 1' ral agrega datos adicionales que se relacionan con ^ / los plazos de conservación asignados por la valoración documental, y con los da­ tos que perm itan conocer CON FECHA DE RESTRINGIDO las condiciones de acceso DESCLASIFICACIÓN PÚBLICO asociada a los expedientes Carácter de los expedientes cla sifica d o s. Esto es, su carácter restringido o público en concordancia con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. Asi, utilizando tanto el cuadro de clasificación (tabla de determi­ nantes de oficina, catálogo de series documentales e instructivo correspondiente), los expedientes pueden quedar cabalmente clasifica­ dos, esto es, identificados, agrupados y sistematizados, conforme se

ejemplifica en la carátula de un expediente que reúne estas caracterís­ ticas. (Ver cuadro 7) C uadro 7 / E jemplo de carátula de un expediente clasificaDO CONFORME A LOS LlNEAMIENTOS GENERALES EN MATÉRIA DE

A rchivos del D istrito F ederal

Elcuadro de clasificación archivística debe acompanarse de un instructivo o manual de clasificación

1. Logotipo de la institución / 2. Datos identificadores del expediente de conformidad con la LTAIPDF / 3. Datos de valoración y disposición documental, de conformidad con el catálogo de disposición documen­ tal de la institución / 4. Código clasificador que corresponde al expe­ diente en el que: 03.1 identifica al área productora del expediente/ 02 a la serie documental a la que pertenece/ InfoDF vs. Pérez Juan, refiere el asunto que contiene el expediente y 01 - 2006, corresponde con el número consecutivo asignado al expediente dentro de la serie y el ano de apertura del mismo.

(105|

Para complementar el sistema de clasificación, a la codificación que se les ha asignado a los expedientes debe agregarse el método de ordenación que mejor convenga para la guarda y localización eficaz de la información archivística. Los métodos más comunes de ordenación se muestran en el cuadro 8.
C
uadro

8 / M

é t o d o s de

ORDENACIÓN

• Numérico • Alfabético • Alfanumérico • Cronológico • Geográfico

• Onomástico • Cromático • Estructural • Funcional • Mixtos

Los entes públicos del Distrito Federal serán responsables de disenar sus sistemas clasificatorios

El método de ordenación que decida utilizarse para la ubicación de los expedientes en el depósito del archivo dependerá del criterio que mejor convenga al archivista, pudiendo utilizar para ello cualquiera de los elementos del código clasificador. Por ejemplo, si se decidiera por el método numérico consecutivo, el archivista tendría que tomar como referencia el número del expediente clasificado, que en el caso del ejemplo que se describe en la carátula sería el número 01. Si, por el contrario, el archivista decidiera ordenar sus expedientes siguiendo un orden alfabético, tendría que tomar como referencia el título del asunto del expediente, que en el ejemplo descrito, sería: “InfoDF vs. Pérez Juan”. Si el archivista decidiera utilizar una ordenación funcional, entonces tendría que tomar como referencia el número 02, que en el ejemplo descrito corresponde a la función genérica o serie “Amparos”, de acuerdo con el cuadro de clasificación, y así sucesivamente. La clasificación y ordenación de los expedientes debe completarse también identificando la ubicación topográfica del acervo, esto es, al mobiliario y espacios en los que se resguarda la documentación, estableciendo un criterio de ordenación preciso que convencionalmente implica ubicar los expedientes de izquierda a derecha y de arriba a

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abajo en el mobiliário usado, colocando etiquetas de identification en los diversos niveles del mismo. El modelo presentado en este manual considera los elementos mí­ nimos indispensables para el diseno de un sistema de clasificación archivística, con base en los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, pero en la inteligencia de que será responsabilidad de los entes públicos del Distrito Federal (a través de sus coordinadores de archivos y sus comités institucionales de Adminis­ tration de Documentos), disenar sus sistemas clasificatorios, o bien actualizarlos si cuentan con uno. La construcción de un sistema de clasificación archivística implica un serio estudio institucional y documental que tendrá un fuerte impac­ to en la institución que lo desarrolle. Se trata de una actividad compleja en la que deben intervenir archivistas y administradores, a quienes corresponde establecer el plan de clasificación, en el que tiene que preverse desde el diseno del sistema hasta su implantación, proceso que resulta aún mucho más difícil, por lo que debe ser resultado del consenso para su correcta aplicación. Una vez disenado e implantado, el sistema de clasificación debe someterse a actualizaciones y mejoras constantes, debido a los frecuentes cambios estructurales y funcionales de las instituciones públicas. Por otra parte, conviene enfatizar que una vez disenado e im­ plantado el sistema de clasificación archivística, su uso deberá hacerse a partir del momento de su formalización institucional y en adelante. Por ningún motivo deberá reclasificarse la documentación archivística que se tenga antes de la puesta en marcha de un nuevo sistema de clasificación, pues eso estaría rompiendo con uno de los principios fundamentales de la archivística: el principio de procedencia y orden original. Cabe destacar que aún cuando un archivo esté bien clasificado y ordenado, no tendría ningún sentido si no se facilita de manera contro­ lada el acceso a la información que contiene por parte de sus usuarios. Aquí es donde los instrumentos de Descripción Archivística (cuya utilidad es fundamental en todo el proceso técnico hasta aquí descrito) juegan un papel central en la organización de archivos. El siguiente

A la codificación debe agregarse el método de ordenación que mejor convenga para la guarda y localización

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tema del presente módulo versa precisamente sobre el proceso y los instrumentos de la descripción.

^La institución para la que usted colabora cuenta con un sistema de clasificación archivística como el descrito en este tema? Si no fuera el caso, enliste usted un conjunto de actividades a partir de las cuales podría establecerse un “plan de clasificación” y propóngalo a la Unidad Coordinadora de Archivos y al Comité Institucional de Administración de Documentos de su Institución, ambos componentes norma­ tivos del Sistema Institucional de Archivos de su entidad. Si estas figuras no existen, proponga usted su creación o una estrategia adecuada para disenar y establecer un sistema de clasificación adecuado.

T ema 3. D escripción documental

Los instrumentos de descripción son un recurso esencial para acceder a la información archivística

Los procesos e instrumentos de la descripción documental constituyen una de las piedras angulares de la actividad archivística, influyente en forma decisiva en la organización de los archivos y, sobre todo, en la vinculación de éstos con sus usuarios tanto institucionales como socia­ les. La descripción, a diferencia de la clasificación archivística, con la cual está ligada de manera sustancial, ha tenido un desarrollo teórico e instrumental muy notable, a partir de lo cual se han generado una multitud de estudios técnicos y especialmente normas reguladoras de los procesos descriptivos que, a nivel mundial, tienden a fundamentarse sobre metodologías comunes. La Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G), es una muestra patente del grado de estandarización metodológi­ ca que a nivel mundial distingue a los procesos de descripción archi­ vística, especialmente en lo tocante a los procesos de descripción de archivos históricos, si bien la descripción puede realizarse desde el

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momento en que los documentos son producidos y a lo largo de todo su ciclo vital. De conformidad con esta Norma Internacional, la descripción archivística ha quedado definida de la siguiente forma: Elaboración de una representación exacta de la Unidad de Des­ cripción y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivos, así como su contexto y el sistema que los ha producido. El término sirve también para describir los resultados de este proceso (ver Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) Segunda Edición, Madrid, 2000. Ministerio de Cultura de Espana). El proceso descriptivo puede por tanto calificarse como una acción intelectual que se expresa y tiene como resultado el desarrollo de una serie de instrumentos técnicos: las guías, los catálogos, los inventarios, etc., cuya elaboración depende de la “unidad de descripción” que se esté explicando, la cual puede ser el documento de archivo o unidad documental simple; el expediente o unidad de documentación compuesta; la serie documental y el fondo documental y sus secciones, así como los eventuales niveles intermedios en los que se subdividan dichas categorias. Los instrumentos de descripción en los que se expresa esta acción intelectual constituyen, por tanto, un recurso esencial para acceder a la información archivística. Son la llave maestra que vincula a los ar­ chivos con sus usuarios, y que al mismo tiempo permite la correcta administración de los depósitos de archivo. Los procesos de descripción cubren los siguientes propósitos, entre otros: □ Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo, generando los instrumentos descriptivos correspondientes que lo hagan posible.

La construcción de un sistema de clasificación archivística implica un serio estudio institucional y documental

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Facilitar el acceso controlado a la información contenida, res­ guardada y conservada en los archivos. tuales coherentes y fiables, que permitan potenciar el uso insti­ tucional, social y cultural de los archivos.

U Garantizar la elaboración de instrumentos y controles intelec-

Las labores de descripción se facilitarán enormemente si la información archivística se identifica desde que se produce

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Facilitar la recuperación de la información archivística en cualquiera de las etapas del ciclo vital de los documentos y promo­ ver su difusión. Facilitar el intercambio de referencias e información entre las instituciones archivísticas.

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U Construir sistemas unificados de información archivística.

Respetando la metodologia en que se fundamenta el proceso descriptivo, en los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Dis­ trito Federal, en su artículo 37 la descripción archivística ha quedado definida de la siguiente forma: Artículo 37. La descripción archivística es el registro sistemati­ zado de la información de los documentos de archivo, recopila­ do, organizado y jerarquizado de forma tal que sirva para locali­ zar y explicar el contexto y sistema que los ha producido. La descripción archivística deberá realizarse con base en las normas institucionales, nacionales o internacionales universal­ mente aceptadas que convengan a los entes públicos, con el objeto de generar los instrumentos descriptivos básicos que faciliten el control y acceso a la información archivística, los cuales, al menos deberán ser los siguientes: I. Inventarios, II. Catálogos, III. Guías generales de fondos. Desarrollar entonces los instrumentos de descripción, con arreglo a la “recopilación, análisis, organización y registro de la información" contenida en las unidades de descripción, permitirá tanto explicar su
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contexto y contenido, como disponer de “herramientas” de trabajo para la correcta operación de los archivos y ejercer eficazmente una de las funciones más notables de un servicio de archivos: facilitar el acceso de los usuarios a la información archivística. Los instrumentos de descripción, por su parte, pueden ser muy gene­ rales o muy particulares, dependiendo del nivel de descripción que se esté efectuando y su formulación debe apegarse a la identificación de los da­ tos que expliquen suficiente o detalladamente a la unidad de descripción que se haya elegido. Una guía general de fondos de un archivo histórico, por ejemplo, describe en forma genérica la informa­ ción asociada a los dis­ tintos fondos, secciones y series que lo constituyen, sin entrar al detalle de los expedientes individuales contenidos en los acervos. En cambio, la catalogación de un expediente o un documento de archivo tratados individualmente puede ser muy particular y, a efecto de explicarlo con suficiencia, detalla el contexto y el sistema que han producido dicha información. Con independencia de lo anterior, si la información archivística se identifi­ ca desde que se produce, a través de un sistema de clasificación y ordenación Facilitar acceso de usuarios a adecuados, las labores de descripción se facilitarán enormemente, de ahí la conveniencia de que los documentos de archivo, desde su origen, registren con suficiencia sus datos de contexto y contenido, pues además de que facilitarán su agrupación archivística al expediente y la serie que les corresponde, facilitarán la ejecución de los procesos descriptivos y

la información

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la elaboración de instrumentos de control que harán posible la localiza­ tion y el acceso a la información archivística.

Entre los instrumentos descriptivos que destacan por su uso cons­ tante puede citarse a los “inventarios”. Dentro de un Sistema Institu­ cional de Archivos, tanto los inventarios como otros instrumentos des­ criptivos deben realizarse de la manera más estandarizada posible, a efecto de que tengan un uso homogéneo dentro del SIA. También es conveniente formalizarlos institucionalmente, otorgándoles validez oficial. Al igual que todos los instrumentos técnicos, los inventarios deben actualizarse constantemente conforme a los cambios o modificaciones que sufran las administraciones públicas y los propios archivos, todo ello con el objeto de disponer de instrumentos flexibles y perfectibles en el tiempo.

Los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Fe­ deral, en su Artículo 53, establecen que los entes públicos formulen una serie de inventarios para el control de los archivos y la ejecución estandarizada de algunos procesos archivísticos. Entre los inventarios que ahí se destacan se mencionan los siguientes: Artículo S3. Los Inventarios son instrumentos de consulta que describen las series y/o expedientes de un archivo, con el objeto de tener el debido control de los mismos, tanto en los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico, así como para la eliminación de documentación sin valores secundarios. Los entes públicos deberán contar con los inventarios de des­ cripción básica de los expedientes y series que se encuentren depositados en los diversos archivos de la institución, en los que deberá registrarse la información que permita la plena identificación, descripción y localización de los expedientes y series que se incluyan en los propios inventarios. Los entes públicos debe­ rán contar con al menos los siguientes inventarios: I. Inventarios de los archivos de trámite; II. Inventarios de transferencia primaria; III. Inventario del archivo de concentración; IV. Inventarios de transferencia secundaria, en su caso; V. Inventario de archivo histórico, en su caso, y (sic.) VI. Inventario de depuración o baja de expedientes. De conformidad con lo anterior, corresponderá a los entes públicos disenar y elaborar sus inventarios o actualizar los que tengan, conside­ rando en ellos los elementos suficientemente descriptivos que permitan la identificación de sus expedientes y series, así como el contenido y contexto de los mismos. Entre los instrumentos descriptivos destacan por su uso constante los inventarios

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CuADRO 9 / EüEMPLO DE UN INVENTARIO DE ArCHIVO DE CONCENTRACIÓN INTEGRADO POR SERIES DOCUMENTALES
I n v e n t a r io G e n e r a l de S e r ie s D o c u m e n t a l e s d e l A r c h iv o d e C o n c e n t r a c ió n

No. Progresivo

Serie

Tipologia

Período

C lasificación

Total de Expedientes

C ond iciones de acceso

Una vez que los sistemas institucionales de archivos vayan integrándose en los entes públicos del Distrito Federal (tanto en sus com­ ponentes normativos como operativos) podrán elaborarse en forma estandarizada sus respectivos instrumentos descriptivos, aplicando —como se establece en el Artículo 37 de los Lineamientos— las nor­ mas institucionales, nacionales o internacionales universalmente aceptadas que mejor les convengan, y abarcando en su desarrollo tanto a los archivos de trámite, como los de concentración e histórico de cada ente público. Tanto en materia de descripción, como en el campo de la clasificación y la valoración documental, conviene establecer un “plan” que permita la construcción estandarizada tanto de los sistemas y métodos como de los instrumentos de control archivístico. La formación de gru­ pos ad hoc dentro de los Comités Institucionales de Administración de Documentos puede jugar un importante papel en el diseno, desarrollo, implantación y actualización de las políticas y normas institucionales para la Administración de Documentos, particularmente para la cons­ trucción de planes de trabajo y el diseno y desarrollo de instrumentos en materia de dasificación, descripción y valoración documentales. Cabe destacar que si los archivos cuentan con instrumentos de descripción eficientes, su uso para el desempeno de otros procesos archivísticos puede contribuir a la eficacia de éstos. Tal es el caso de la valoración y la disposición documentales, procesos que se apoyan

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tanto en la clasificación como en la descripción de archivos. En el tema siguiente del presente manual se abundará sobre el particular.

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^Los archivos de su institución cuentan con instrumentos descriptivos suficientemente claros y estandarizados? Si no fuera el caso proponga a su Coordinación de Archivos los elementos que usted considera necesarios para estructurar un plan de descripción archivística en su institución.

T ema 4. V aloración y disposición

La valoración documental dentro de la Administración de Documentos se concibe como un proceso metodológico que hace posible, en la práctica, el desarrollo del ciclo vital de los documentos, ya que facilita la circulación y transferencia de la información documental en las diver­ sas estructuras de un Sistema Institucional de Archivos. La valoración permite también la selección de documentos históricos, así como la depuración razonada de los materiales documentales que no posean un valor secundario al que motivó su creación. Se ha dicho que la valoración de documentos es, en rigor, la otra cara de la moneda de la clasificación. Así como ésta permite identifi­ car, agrupar y sistematizar a los expedientes y series documentales de cualquier institución, la Valoración constituye un método de asignación de, por así llamarlas, jerarquías de los documentos, gracias a lo cual es posible identificar su valor administrativo, legal y fiscal, así como sus valores históricos o permanentes. De acuerdo con la Teoría de la Valoración, la documentación posee dos tipos de valores: los valores primarios (que a su vez se dividen en

En materia de descripción, clasificación y valoración documental, conviene establecer un “plan”

tres categorías de valor: administrativos, legales y fiscales) y los valo­ res secundários (divididos también en tres categorías: evidenciales, testimoniales e informativos). Con base en los va­ lores primarios se determinan las vigencias o tiempo de guarda y conservación de la información archivística dentro de las diver­ sas estructuras de un Sistema Institucional de Archivos (SIA) en las fases activa y semiactiva del ciclo vital, mientras que con base en los valores secundarios se determina su y sus valores selección como documentación histórica y para su resguardo dentro del archivo histórico de un SIA, o bien su depuración y eliminación definitiva, una vez que, prescritos sus valores primarios, la documentación no posea valores secundarios que obliguen a la conservación permanente de la información archivística. El término disposición documental, por su parte, refiere al destino sucesivo inmediato de los expedientes de cualquier serie dentro de un Sistema Institucional de archivos. Así, el destino inmediato de los expedientes cuya utilidad administrativa o de gestión culmina, será el Archivo de Concentración. El destino inmediato de los expedientes que prescriben en el Archivo de Concentración será la selección de los mismos como Archivo Histórico o su depuración definitiva. Con ello se da curso práctico al ciclo vital de los documentos dentro de un Sistema Institucional de Archivos. (Ver gráfico 8)

L a documentación

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El principal instrumento de trabajo en el que se describe la asignación de los valores asociados a la documentación, se conoce como catálogo de disposición documental, que es un listado de todas las funciones o series documentales producidas en cualquier institución. A cada una de ellas se les asigna su valoración primaria y un término de vigencia y res­ guardo de los documentos dentro de un SIA (medido en anos), así como su destino final una vez que prescriban dichos valores. La valoración documental constituye, por tanto, un proceso cen­ tral que permite la ejecución controlada del ciclo vital de la información archivística dentro de un Sistema Institucional de Archivos y, consecuentemente, refiere a un concepto que, como se senaló en el primer módulo del presente manual, modificó, sustancialmente las prácticas archivísticas tradicionales para convertirlas en Administración de Documentos.

El término “disposición documental” se refiere al destino sucesivo inmediato de los expedientes de cualquier serie dentro de un SIA

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A s í, lo s p ro p ó s ito s b á s ic o s d e la v a lo ra c ió n d o c u m e n ta l s o n lo s sig u ie n te s , e n tre o tro s :

O P ro p ic ia r la c o rre c ta c irc u la c ió n d e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a d e n tro d e un S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s , e s ta b le c ie n d o p ro c e d im ie n to s c la ro s d e tra n s fe re n c ia s d o c u m e n ta le s . O Id e n tific a r y s e le c c io n a r la m e m o ria h is tó ric o -d o c u m e n ta l d e las in s titu c io n e s . O P r o m o v e r la d e p u ra c ió n ra z o n a d a d e la in fo rm a c ió n d o c u m e n ta l q u e u n a v e z p re s c rita e n s u s v a lo re s p rim a rio s , n o p o s e a v a lo ­ re s s e c u n d a rio s q u e a m e rite n s u re s g u a rd o , d e s a h o g a n d o a s í a lo s a rc h iv o s d e u n a in s titu c ió n . O R e s g u a rd a r (d u ra n te p la z o s e s ta n d a riz a d o s b a s a d o s e n la v a ­ lo ra c ió n d e lo s d o c u m e n to s ) lo s e x p e d ie n te s y s e rie s d o c u m e n ­ t a i s d e c o n fo rm id a d c o n s u c ic lo v ita l. O C o n tro la r y o rg a n iz a r la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a , d ife re n c ia n d o s u s u s o s d e g e s tió n d e lo s d e c o n s e rv a c ió n p re c a u to ria e h is ­ tó ric o s . O P la n ific a r lo s re c u rs o s d is p o n ib le s , lo s e s p a c io s y el m o b ilia rio d e lo s a rc h iv o s .

V a lo r a r la d o c u m e n ta c ió n y g e n e ra r el C a tá lo g o d e D is p o s ic ió n D o ­ c u m e n ta l c o m o su p rin c ip a l in s tru m e n to té c n ic o n o e s , e n m o d o a lg u n o, u n a ta re a fá c il. Im p lic a , a l ig u a l q u e en e l c a s o d e la c la s ific a c ió n a rc h iv ís tic a , la p a rtic ip a c ió n n o s ó lo d e lo s a rc h iv is ta s d e u n a in s titu ­ c ió n , s in o d e g ru p o s in te rd is c ip lin a rio s a l in te rio r d e la s in s titu c io n e s q u e , en fo rm a c o le g ia d a , e m p re n d a n ta m b ié n un “ p la n d e v a lo ra c ió n d o c u m e n ta l” a p a rtir d e l c u a l s e d e s a rro lle n lo s c rite rio s , lo s m e c a n is ­ m o s , la s p o lític a s y lo s in s tru m e n to s d e v a lo ra c ió n , c o m o re s u lta d o de un e x h a u s tiv o e s tu d io y a n á lis is in s titu c io n a l y d o c u m e n ta l, e s to e s , d e l c o n o c im ie n to q u e s e te n g a d e la s fu n c io n e s y e s tru c tu ra s in s titu c io n a le s y lo s u s o s y c o n d ic io n e s e n la s q u e s e m a n e ja la d o c u m e n ta c ió n q u e é s ta s p ro d u c e n .

Un plan de valoración, consecuentemente tendría que considerar los aspectos básicos siguientes: □ La formación de un grupo interdisciplinario de valoración do­ cumental, al interior de los comités técnicos institucionales de Administración de Documentos en los entes públicos del Distrito Federal. □ El desarrollo de un estudio institucional, por parte de este grupo, con el objeto de generar la información que permita el análisis de la normatividad, la reglamentación interna, los organigramas y funciones y su evolución en el tiempo, los planes de trabajo, la legislación y en general toda la documentación recapitulativa de la institución que incida sobre los procesos de la gestión institucional y la forma en cómo se documentan los procesos sustantivos y adjetivos de las propias instituciones. □ El desarrollo de un estudio o diagnóstico documental que per­ mita generar información relacionada con los usos y usuarios de la información, la frecuencia de consulta y los historiales de acceso y préstamo de expedientes en los archivos, los espacios disponibles para su resguardo, los volúmenes, los períodos de la documentación y los instrumentos técnicos de que se disponga en ellos, especialmente en materia de dasificación y descripción. Todo ello con el objeto de generar criterios y políticas de valoración y disposición documental pertinentes e integrales. □ El diseno y desarrollo de los instrumentos asociados a la valora­ ción documental. Entre otros, el propio catálogo de disposición documental, los calendarios de caducidades, los formatos o inventarios de transferencia primaria, secundaria y para la depuración de documentos sin valor histórico. □ El diseno, desarrollo y permanente actualización de las políti­ cas, instrucciones y procedimientos para la valoración y la dis­ posición documental, todo lo cual debe quedar integrado en un manual de valoración documental que se constituya como la fuente de normatividad en la materia a escala institucional. En el catálogo de disposición documental se establecerán los valores primarios, los plazos de conservación y las vigencias asociadas a la información archivística

De conformidad con lo anterior, en los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, la valoración documental ha quedado descrita de la siguiente manera: Artículo 38. La valoración documental es el proceso de análisis mediante el cual se determinan los valores primarios o secundarios de los documentos. El valor documental es la condición que guardan los documen­ tos de archivo, la cual les confiere características administrati­ vas, legales y fiscales en los archivos de trámite o concentración (valores primarios) o bien, evidenciales, testimoniales e informativos, que determinan su conservación permanente en un archivo histórico (valores secundarios). La valoración de do­ cumentos permite determinar los plazos de guarda o vigencias de los documentos dentro del Sistema, así como determinar su disposición documental. El catálogo de disposición documental, en consecuencia y como resultado de los procesos de valoración, se concibe como el instru­ mento en el que se establecerán los valores primarios, los plazos de conservación y las vigencias asociadas a la información archivística, así como las acciones de disposición que corresponda a todas las se­ ries documentales y los expedientes asociados a ellas, dentro de un Sistema Institucional de Archivos. Adicionalmente y en concordancia con la Ley de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal y los Lineamientos Generales en Mate­ ria de Archivos del Distrito Federal derivados de ésta, en los catálogos de disposición documental que emitan los entes públicos del Distrito Fe­ deral deberá agregarse la información relativa a las características de la documentación como información pública o, en su caso, restringida en su modalidad de reservada o confidencial y los plazos de reserva que de conformidad con la Legislación vigente se hayan determinando en cada ente público. De este modo, la información asociada a los catálogos de disposición documental, de acuerdo con el Artículo 51 de los Lineamien­ tos considera el registro de los siguientes campos:

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Encabezado del Catálogo con el logotipo institucional, nombre del Ente Público y nombre del instrumento, esto es, “Catálogo de Disposición Documental”, así como el número total de fojas que lo integran; Ano y, en su caso, clave del formato del Catálogo; El contenido del Catálogo deberá integrarse con columnas en las que se describirá al menos la siguiente información: a) Clave de la serie documental que se relaciona en el Catálogo; b) Denominación de la Serie; c) Tipos de documentos de archivo que integran a los expedientes de la serie; d) Valoración de los documentos de archivo: Adminis­ trativa, legal y fiscal; e) Vigencia o plazos de retención de los expedientes asociados a cada una de las series que se describen en el Catálogo: vigencia en el Archivo de Trámite y en el Archivo de Concentración; f) Disposición Documental, destinada a describir el destino final de los documentos de archivo al térmi­ no de su vigencia: 1) Carácter de la información asociada a los ex­ pedientes de la Serie como información pú­ blica o de acceso restringido; 2) Plazo de reserva, en su caso. Así, cada una de las series y, consecuentemente, de los expedien­ tes que las constituyen, tiene marcada, por así decirlo, su historia ins­ titucional, esto es, su ciclo vital, en virtud de que desde su origen se podrá saber si los expedientes se integrarán, al término de su ciclo, al archivo histórico de la institución, o si podrán depurarse, con arreglo a las disposiciones contenidas en el propio catálogo y de conformidad con el mecanismo que la instancia correspondiente para los entes

públicos del Distrito Federal tenga establecido para operar oficialmente las depuraciones de archivos vencidos. En la práctica archivística cotidiana, el uso constante del catálo­ go de disposición documental es relativamente sencillo. Sin embar­ go, para su correcta utilización como instrumento de trabajo eficiente en los archivos de un sistema institucional, se basa en una serie de condiciones esenciales que hay que tener en consideración, a efecto de no sobresaturar los espacios de archivo, mantener actualizada la información de los mismos y provocar la circulación adecuada de los expedientes que estos resguarden. Las enumeramos a continuación: O Primero.- Tener los expedientes de los archivos de trámite ca­ balmente clasificados. Esto es: identificados, agrupados, codifi­ cados y sistematizados. O Segundo.- Tener descritos y en inventarios normalizados los expedientes de cada archivo, con el objeto de reconocer sus características, ubicación, período y volumen, así como mantenerlos actualizados. O Tercero.- Conocer con precisión los plazos de retención o prescripción de las series documentales que se manejen en los en­ tes públicos del Distrito Federal. O Cuarto.- Mantener en buen estado de conservación los expe­ dientes en cada archivo de trámite y en el archivo de concentración de cada ente público. O Quinto.- Revisar periódicamente el catálogo para elaborar, con base en él, los calendarios de caducidades de los expedientes que se manejen en los diversos archivos de las instituciones públicas. En resumen, contar con este instrumento permite a las instituciones establecer un flujo constante de su información archivística, tener un mejor control de su información documental, identificar los testimonios históricos que produzcan las instituciones, así como depurar documentación irrelevante, conforme a la legislación y normatividad contenida en los artículos 40, 41 y 42 de los Lineamientos Generales en Materia

Los archivos tienden a padecer una serie de “enfermedades” que ponen en riesgo la preservación a largo plazo de la información que contienen

de Archivos del Distrito Federal. Así se mantendrá una sana distribución y uso de los espacios para el almacenamiento de expedientes en los archivos de un sistema institucional.
Tema 5. Conservación, preservación y

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USIÓN ARCHIVÍSTICA

La conservación y preservación documental constituyen un proceso de singular relevancia para la Administración de Documentos. Teniendo en cuenta que los archivos se encuentren clasificados, descritos y valorados, y que su uso bajo esas condiciones puede potenciarse tanto a nivel institucional como social, su protección como recurso para la administración y como patrimonio histórico resulta fundamental. De ahí la necesidad primaria de conservar y preservar la información archivística en las mejores condiciones de uso al paso del tiempo, y la necesidad complementaria de difundir la valiosa información contenida en los archivos de las administraciones públicas, en nuestro caso par­ ticularmente la del Distrito Federal. Por razones diversas los archivos tienden a padecer una serie de “enfermedades” que ponen en riesgo la preservación a largo plazo de la información que contienen. El uso constante de la información docu­ mental y la ausencia de medidas integrales para su protección física y técnica provocan graves riesgos de pérdida de la información, y, consecuentemente, de la memoria institucional. En tal situación se encuentran tanto los archivos tradicionales, que resguardan la documentación en el soporte papel, como los asociados a la información electrónica, tan en boga en los inicios del siglo XXI. La escasez de recursos, la falta de espacios, la ausencia de edificaciones apropiadas para el almacenamiento de archivos, el uso de mobiliario inapropiado para la conservación de documentos, la ausen­ cia casi absoluta de medidas para la incorporación razonada de equipo técnico y de seguridad, así como las pésimas condiciones ambientales en las que se resguardan “masas” de documentos sin orden alguno, ponen en riesgo a la documentación de una manera escandalosa, au­ mentando la posibilidad de graves siniestros en los archivos.

Adoptar medidas de prevención para proteger la información archivística no resulta ocioso en el marco de la Administración de Documentos

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En tal virtud, adoptar medidas de prevención para la protección de la información archivistica no resulta ocioso en el marco de la Administración de Documentos, dado el interés de esta disciplina no sólo por el desarrollo técnico de la archivistica, sino por el mejoramiento de los recursos y tecnologias que deben destinarse para el manejo de la información documental en las diversas etapas de su ciclo vital. En este marco, la conservación de documentos se considera no únicamente como un proceso técnico asociado a la restauración fisica de la documentación (que de suyo padece grandes problemas ante las caracteristicas biológicas y quimicas del soporte papel), sino que también pone su atención en el entorno institucional de las administraciones públicas donde se producen, resguardan y controlan los docu­ mentos de archivo. Sin olvidar que se caracterizan por el abandono de politicas públicas, el desdén por la actividad archivistica y la incuria con que se actúa en la protección del patrimonio documental. La conservación y preservación de la información archivistica se concibe entonces no sólo como una medida técnica curativa, sino como un proceso preventivo que evite, o al menos disminuya, el riesgo y los siniestros que puedan afectar a la documentación en tanto recurso de gestión y memoria institucional y social. Establecer en las instituciones públicas del Distrito Federal un plan de conservación, preservación y difusión de la información archivistica forma parte también de una politica integral de Administración de Do­ cumentos. Su finalidad es prevenir y cuidar la documentación a lo largo de su ciclo vital, asi como de restaurar aquella que se haya danado por el paso del tiempo, por las condiciones de operación de los archivos, por la escasez de recursos adecuados y por la propia naturaleza de los soportes documentales. Las técnicas de conservación, restauración y preservación de do­ cumentos de archivo han avanzado notablemente en las últimas déca­ das. Se conoce bien a los agentes de deterioro de la documentación, tanto como las técnicas y tecnologias que permiten combatirlos. Por ello resulta esencial que el Archivista conozca con suficiencia los riesgos que pueden enfrentarse en esta materia, asi como que sea capaz (con la ayuda de los profesionales de la conservación y la restauración)

de disenar, desarrollar e instrumentar acciones preventivas para el cui­ dado de la información archivística. Más allá de las habitualmente malas condiciones institucionales en que se resguarda a los archivos, y lo inadecuado de los recursos que se destinan a ellos para su conservación, los principales agentes de deterioro de los documentos tienen que ver, entre otros, con los siguientes fenómenos: □ La acidez del soporte papel, que proviene de sus procesos de fabricación, de la contaminación ambiental, de la acción de hongos y bacterias, de las tintas y los procesos oxidativos de grapas, clips metálicos y cin­ tas adhesivas. □ El calor, que acelera los procesos de degradación del papel.
Humedad

Manipulación

□ La humedad, que afec­ ta a las tintas y la flexibilidad del papel.

P rincipales agentes de deterioro documental

□ La Luz, natural o artificial, que dana severamente al papel, blanqueándolo o volviéndolo quebradizo. □ La manipulación constante de los documentos por parte de sus usuarios, que contaminan al papel y, eventualmente, son contaminados por éste. □ Los insectos, como el pescado de plata, la polilla, termitas y otros que se nutren del propio papel, así como los roedores.

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En el cuadro 10 se destacan los principales agentes de deterioro que afectan a los documentos de archivo, asi como las opciones de conservación que los especialistas recomiendan para combatirlos adecuadamente.

Los archivos de las administraciones públicas con frecuencia se depositan en lugares que no reúnen buenas condiciones ambientales para su conservación. Visite los archivos de su institución y certifique si por esa causa han sufrido algún deterioro que los ponga en riesgo. De ser el caso sugiera recomendaciones para evitar la pérdida de la información que contienen.

CUADRO 10 I AlGUNOS AGENTES DE DETERIORO Y OPCIONES DE CON­ SERVACIÓN DE LO DOCUM S ENTOS
A g e n t e s de d e t e r io r o O p c io n e s de C o n s e r v a c ió n

a) Acidificación natural del papel y derivada de cajas, guardas, sobres, fólderes y adhesivos ácidos

• Desacidificar el papel con un bano alcalino • Utilizar materiales CALIDAD AR ­ CHIVO con reserva alcalina en combinación con un deshumidificante • Utilizar adhesivos libres de ácido • Elegir un sitio fresco y seco para el Archivo • Climatizar un espacio para con­ trolar Temperatura y HR • Utilizar empaques plásticos con calidad de archivo con al­ gún deshumidificante

b) Altos índices de tem pe­ ratura y humedad rela­ tiva (25° C en adelante y más de 60% de HR) Rango ideal 18 a 22° C y 45 a 55% de HR

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A g e n t e s de d e t e r io r o

OPCIONES DE CONSERVACIÓN

c) Ataque de insectos bibliófagos d) Cambios bruscos de tem peratura y humedad

• Fumigar los acervos • No ubicar el Archivo en lu­ gares expuestos • Colocar filtros UV en ventanas y vitrinas de exhibición, así como en las lámparas fluorescentes • Instalar un sistema de iluminación especial • Utilizar guardas, sobres, fólderes y cajas • Instalar filtros especiales y purificadores de aire

e) Radiación UV provenien­ te del Sol y de la iluminación fluorescente

f) Polvo, partículas pesa­ das y gases oxidantes presentes en atmósferas contaminadas

Cuadro tomado en forma parcial del “M anual básico para la conservación de archivos. M ijares Carlos, et al. C ua de rnos del archivista 1a. Edición A G N , 2006 M éxico. p.17.

Un plan de conservación, consecuentemente, debe integrarse a partir del conocimiento preciso que se tenga tanto de las condiciones institucionales que afectan a los archivos, como de los fenómenos que se citan en el cuadro 10. Esto implica formular el plan de referencia tomando en consideración los aspectos siguientes: □ Levantar un diagnóstico institucional de los depósitos de archivo, enfatizando sus condiciones ambientales, espacios, luz, humedad, recursos de conservación destinados a ellos y capacitación del personal. □ Proponer las estrategias de actuación que resulten necesarias, derivadas del análisis de la información que se recabe en el diagnóstico. □ Instrumentar medidas curativas de acervos danados por cualquiera de los fenómenos físicos, químicos o biológicos que hayan puesto en riesgo a los archivos.

La conservación y preservación de la información archivística es un proceso preventivo que evita el riesgo y los siniestros que puedan afectar a la documentación

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Un plan de conservación debe integrarse a partir del conocimiento preciso de las condiciones institucionales que afectan a los archivos

□ E s ta b le c e r u n a s e rie d e p o litic a s in s titu c io n a le s d e c a rá c te r p re ­ v e n tiv o p a ra la o rg a n iz a c ió n , g u a rd a , c o n s e rv a c ió n y p re s e rv a ­ c ió n d e la in fo rm a c ió n a rc h iv is tic a , e s p e c ia lm e n te e n lo to c a n te a e s p a c io s , m o b ilia rio y e q u ip o y c o n d ic io n e s a m b ie n ta le s d e lo s a rc h iv o s . O A s ig n a r re c u rs o s s u fic ie n te s , a d e c u a d o s y n e c e s a rio s p a ra la c o n s e rv a c ió n d e lo s a rc h iv o s en la s d is tin ta s e ta p a s d e l c ic lo v ita l d e la d o c u m e n ta c ió n . O C o n s id e r a r el u s o d e te c n o lo g ia s en la tra n s m is ió n d e la in fo r­ m a c ió n y el a c c e s o a lo s a rc h iv o s q u e p e rm ita p ro te g e r, d e s d e s u o rig e n , la d o c u m e n ta c ió n d e lo s p ro c e s o s d e g e s tió n , a s i c o m o , e n s u c a s o , la m ig ra c ió n o rd e n a d a y ra c io n a l d e la in fo r­ m a c ió n a rc h iv is tic a d e v a lo r p e rm a n e n te d e l s o p o rte p a p e l al s o p o rte d e m ic ro film o d ig ita l.

L a s a n a c o n s e rv a c ió n d e la in fo rm a c ió n a rc h iv is tic a p e rm itirá e s ­ ta b le c e r m e d id a s q u e fo m e n te n la d ifu s ió n d e lo s a rc h iv o s . E n e llo s s e re s g u a rd a d o c u m e n ta c ió n m u y v a lio s a s o b re el c u rs o c o tid ia n o de lo s a c o n te c im ie n to s p ú b lic o s , in fo rm a c ió n g u b e rn a m e n ta l q u e in c id e y a fe c ta e n fo rm a d ire c ta a lo s c iu d a d a n o s . L a d ifu s ió n d e l c o n te n id o d e lo s a rc h iv o s y el c o n o c im ie n to s o c ia l de lo s m is m o s d e b e c o n c e n tra rs e e n e l d is e n o d e p o litic a s y a c c io n e s d e d ifu s ió n , c o n un c a rá c te r e q u ita tiv o e in c lu y e n te . D e b e n d e s ta c a r a d e m á s la im p o rta n c ia q u e lo s a rc h iv o s tie n e n c o m o m e m o ria in s titu c io n a l, c o m o in s tru m e n to d e g e s tió n y c o m o in fo rm a c ió n a la q u e s e p u e d e a c c e d e r s o c ia lm e n te p a ra fo m e n ta r e l d e re c h o a la in fo rm a c ió n , el c o n o c i­ m ie n to d e lo s a c to s p ú b lic o s , la re n d ic ió n d e c u e n ta s y la tra n s p a re n c ia d e la a c c ió n g u b e rn a m e n ta l. T o d o e llo in flu irá e n el m e jo ra m ie n to d e la v id a d e m o c rá tic a d e M é x ic o y, e s p e c ia lm e n te , d e l D is trito F e d e ra l. L a d ifu s ió n d e lo s a rc h iv o s d e b e re a liz a rs e n o s ó lo c o m o un a c to d e c a rá c te r c u ltu ra l p a ra d a r a c o n o c e r s o c ia lm e n te lo s a c o n te c im ie n to s h is tó ric o s , s in o p a ra fo m e n ta r u n a a c c ió n c iu d a d a n a p a rtic ip a tiv a e in ­ fo rm a d a d e la s d e c is io n e s g u b e rn a m e n ta le s . L a d ifu s ió n d e l c o n te n id o d e lo s a rc h iv o s d e b e c o n s id e ra rs e a s i u n a o b lig a c ió n ju rid ic a , u n a o b lig a c ió n d e g o b ie rn o .

Adoptar medidas en el marco de un Sistema Institucional de Archivos para la difusión de los archivos puede contribuir a su desarrollo como sistema de información y como elemento central de gobernabilidad democrática. Un plan de difusión archivística tendría por tanto que considerar acciones como las siguientes: □ Difundir, mediante el establecimiento de un registro central, la normatividad archivística de las instituciones públicas. □ Difundir los instrumentos descriptivos y de control que las instituciones formulen para facilitar el acceso a la información archivística. □ Promover el acceso público a la información de gestión, semiactiva e histórica de las instituciones. □ Propiciar la organización de ac­ tos, congresos, seminarios, cur­ sos, mesas redondas y eventos de divulgación que den a conocer la importancia de los archivos como instrumento de gestión, como memoria institucional y como elemento de transparencia y rendición de cuentas.
Promover la formación y la divulgación

Difundir los instrumentos descriptivos

Promover el acceso público a la información

Promover exposiciones de valor histórico

Instrumentos de un plan de difusión archivística

□ Fomentar la realización de exposiciones de materiales docu­ mentales con valor histórico. □ Fomentar el desarrollo de estudios e investigaciones con base en las fuentes primarias de archivos y promover su amplia difusión.

(129)

De conformidad con lo visto en el presente módulo, el uso social de los archivos pasa tanto por la construcción de los sistemas institucionales de archivos como por la ejecución eficiente de los procesos archivísticos descritos. En ambos casos han de considerarse tanto la producción como la integración de la información archivística, su clasificación, descripción y valoración, especialmente a través de acciones de difusión permanentes que destaquen la importancia institucional y social de los archivos públicos. Los procesos archivísticos descritos en el presente módulo tienen una vinculación natural, si vale el término. Se influyen recíprocamente y, por tanto, no pueden formularse sino como partes integradas a un plan de acción general fundamentado en la Administración de Docu­ mentos como paradigma teórico, metodológico e instrumental.

La difusión del contenido de los archivos y el conocimiento social de los mismos debe concentrarse en el diseno de políticas y acciones de difusión, con un carácter equitativo e incluyente

jl3 ü |

SiNTESIS

A lo largo del presente módulo se ha enfatizado la naturaleza de los principales procesos archivísticos que se llevan a cabo a lo largo del ciclo vital de los documentos. He­ mos estudiado la influencia recíproca que hay entre ellos y repasado los principales métodos e instrumentos que generan para la correcta administración de la información archivística y la necesaria conducción de los mismos en un entorno institucional más apropiado, dado a partir de la operación de los archivos como sistema institucional. Los problemas en la producción de documentos, cuyos efectos resulta necesario inhibir al tiempo que se combaten sus causas, así como el análisis de los aspectos que condicionan la correcta identificación y agrupación de la información archivística, permitirán mejorar su administra­ ción y disenar instrumentos más eficaces de control do­ cumental. Reconocer ese circuito de asociaciones sucesivas de la información es básico para, desde su origen, poder darle un tratamiento efectivo a la información documental. Parte esencial de estos esfuerzos lo constituye el diseno y desarrollo de un sistema estandarizado de clasificación archivística. El sistema de clasificación puede considerarse como una acción de gran complejidad, influyente de manera decisiva en el desarrollo de una nueva concepción de los archivos al interior de la administración, por lo que su elaboración requiere de la participación no sólo de archivistas, sino de administradores, en un esfuerzo de convergencia que hará posible el mejor manejo de los archivos públicos. Por su parte, la descripción de archivos se caracteriza como un esfuerzo intelectual que permite vincular a los archivos con sus usuarios. La evolución en los métodos y

(131)

técnicas de los procesos de descripción y los instrumentos que a partir de ellos se generan, ha sido muy dinámica, al grado que en esta materia se han alcanzado importantes acuerdos metodológicos a nivel mundial, especialmente con la puesta en marcha de la Norma General Interna­ cional de Descripción Archivística ISAD (G) en la que se establece un conjunto de criterios y campos esenciales de los procesos descriptivos en forma estandarizada, que han permitido vincular especialmente a los archivos histó­ ricos a escala internacional. Por su parte, la valoración documental constituye la piedra de toque de la Administración de Documentos, pues a partir de ella, la ciencia archivística encuentra nuevos cauces, dando una dimensión prospectiva al trabajo de los archivos. La valoración de documentos y los usos diferenciados de los mismos a lo largo del ciclo vital permiten fijar (con arreglo a estudios institucionales y documentales, cuyo desarrollo debe realizarse por grupos interdisciplinarios) las vigencias asociadas a la información archivística, sus plazos de retención en un sistema institucional de archi­ vos y, sobre todo, la posibilidad de seleccionar documentación histórica, descartando la documentación que no posea valores secundarios. La valoración permite el ejercicio práctico, instrumen­ tal, del ciclo vital de los documentos, revela las “ jerarquías” de la información documental, así como la posibilidad de disenar, desarrollar y mantener actualizados una serie de instrumentos técnicos que normalizan la circulación de la información archivística, su manejo diferenciado y su des­ tino final como memoria histórica, especialmente ante el diseno y uso archivístico del llamado Catálogo de Disposición Documental.

J 32

Finalmente, la conservación de la información archi­ vística, tanto desde un punto de vista curativo como sobre todo preventivo, implica reconocer un proceso que requiere de la inversión inteligente de recursos apropiados para la preservación de los archivos en el largo plazo, pero también considerar a las técnicas de conservación como una obligatoriedad jurídica frente a los graves problemas que en la actualidad revela el manejo de los archivos pú­ blicos desde que éstos se producen y a lo largo de su ciclo vital. El reconocimiento de los agentes de deterioro y las téc­ nicas y tecnologías que se han desarrollado notablemente en las últimas décadas para combatirlos, así como el establecimiento de planes de conservación integralmente planteados, revelan la necesidad de que los archivistas asuman compromisos de cooperación interdisciplinaria en beneficio de la protección física y técnica de los documentos. Fomentar por su parte el desarrollo de programas que difundan la importancia de los archivos como herramienta de gestión, memoria institucional y recurso para una nueva cultura de transparencia, representa también un es­ fuerzo que compete tanto a los productores y usuarios de los archivos, como a los administradores de los mismos.

AUTOEVALUACIÓN

A utoevaluación

Cuestionario sobre los contenidos generales del módulo tres, “Los Procesos documentales y archivísticos: concepto, método e instrumentos”. 1. Mencione dos políticas para inhibir la producción excesiva de documentos en las instituciones. Escoja una opción: A. Redisenar procesos de gestión e introducir medidas de simplificación administrativa. B. Mejorar los criterios de conservación de documentos y adminis­ trar los recursos archivísticos. C. Formular un catálogo de disposición documental y mejorar la descripción de archivos. 2. Senale qué implica la agrupación de la información archivística. Escoja una opción: A. Elaborar el cuadro de dasificación archivística. B. La formación de expedientes, series y archivos. C. Formular los instrumentos de descripción archivística. 3. £Qué es la clasificación? Elija una opción: A. Ordenación de los expedientes de un archivo. B. La valoración de los documentos. C. La identificación, agrupación y codificación de la información ar­ chivística.

134

4. Son componentes de un sistema de clasificación archivística. Escoja una opción: A. La Norma ISAD (G). B. La tabla de determinantes de oficina, el catálogo de series docu­ mentales, el cuadro de clasificación. C. El catálogo de disposición documental. 5. íL a ordenación es igual a la clasificación archivística? A. Falso. B. Verdadero. 6. tQ ué implica un plan de clasificación archivística? Escoja una opción: A. Reclasificar los expedientes de un archivo. B. Valorar la documentación de un archivo. C. Desarrollar un estudio documental e institucional. 7. La descripción de archivos genera los siguientes instrumentos descriptivos. Escoja una opción: A. Un plan de clasificación. B. Inventarios, catálogos y guías. C. Catálogo de disposición documental. B. £Qué puede ser una unidad de descripción? Escoja una opción: A. Un expediente. B. Un inventario. C. Un cuadro de clasificación archivística.

> C
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9. Indique el propósito de la descripción de archivos. Escoja una opción:

o

o
< D < > LU O H D

A. Valorar la documentación. B. Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos. C. Formular un plan de descripción. 10. Los documentos pueden tener los siguientes valores. Escoja una opción: A. Primarios y secundarios. B. Registrales. C. Sustantivos. 11. ^Cómo son los valores primarios? Escoja una opción: A. Administrativos, legales y fiscales. B. Evidenciales, testimoniales e informativos. C. Secundarios. 12. ^Qué permite la valoración documental? Escoja una opción: A. Introducir tecnologías de gestión de documentos. B. Seleccionar documentos históricos y depurar documentos sin va­ lor secundario. C. Elaborar una guía de archivos.

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AUTOEVALUACIÓN

13. ^Qué es el catálogo de disposición documental? Escoja una opción: A. Instrumento para asignar valores, plazos de conservación y defi­ nir el destino de los documentos. B. Instrumento para identificar, agrupar y sistematizar la información archivística. C. Instrumento de descripción de una serie documental. 14. £Â quién corresponde valorar la documentación en un ente público? Escoja una opción: A. A los archivistas de la institución. B. A un grupo interdisciplinario de valoración. C. A los jefes. 15. ^Cuáles son los principales agentes de deterioro de los docu­ mentos? Escoja una opción: A. La explosión documental. B. La falta de recursos humanos. C. La acidez, el calor, la humedad, la luz y los insectos. 16. ^En qué rango se ubican la temperatura y humedad ideales de un depósito de archivo? Escoja una opción: A. 18° A 22° de temperatura y de 45 a 55 de HR. B. 27° A 37° de temperatura y de 85 a 100 de HR. C. 10° A 12° de temperatura y de 20 a 22 de HR.

137

R

e f e r e n c ia s

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138)

Archivos electrónicos y automatización de la gestión documental

ódulocuatro

T e m a r io

1. Dilemas de la información electrónica y SU M EJOA C IV T O AN R H ÍS 1C 2. Programas para la automatización y D ITA C N D A C IV S IG LIZA IÓ E R H O 3. Preservación a largo plazo de
la información electrónica

4. Normas internacionales para el
MANEJO DE LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

I n t r o d u c c ió n

#

a incorporación incesante de nuevas tecnologias de la información y comunicación (TIC) en las administraciones públicas constituye una realidad incuestionable que habrá de incrementarse en forma ex­ ponencial en los próximos anos.

En el afán por convertir a la llamada “sociedad de la información” en una verdadera “sociedad del conocimiento” hay una multiplicidad de aspectos que cuestionan la capacidad de los archivos para responder eficien­ temente a los retos que impone la realidad tecnológica. Esta situación se debe principalmente al rezago de los mismos archivos como sistemas de información. Entre esos aspectos podemos mencionar los siguientes: □ La producción y uso de información electrónica y multimedia. □ La digitalización de imágenes. □ El desarrollo de poderosas bases de datos y aplicaciones automatizadas para el desempeno de procesos administrativos. □ La irrupción y manejo de nuevos soportes, estándares y metodologias centrados en novedosas estrategias de gobierno en la era electrónica.

Mapa conceptual: M ódulo cuatro

La incorporación y uso de tecnologias de la información aplicadas al universo de los archivos no ha estado exenta de riesgos. Principal­ mente porque suele llevarse a cabo sin una visión integral y sin me­ didas de planeación ordenada, lo que plantea serios dilemas para su uso eficiente en la gestión documental. Estos dilemas —de no mediar un desarrollo normativo inteligente en este campo— pueden contribuir tarde o temprano al colapso de los archivos como sistema de infor­ mación. Peor aún, si a su vez no se aplica un tratamiento archivistico

eficaz para la información electrónica (que permita su adecuado con­ trol y administración) pueden propiciar especialmente el colapso de la propia información “no custodial” o “virtual”. Son muchas las circunstancias y aspectos que han impedido en nuestro pais el diseno de politicas públicas en la materia, asi como la producción de métodos, técnicas y estándares normalizados para el manejo archivistico de la información electrónica. Entre otras: 1. Las hipotéticas e improbables “oficinas sin papel”. 2. La digitalización de documentos como respuesta mágica al ma­ nejo de la información archivistica. S. La incorporación coyuntural de programas y adquisición de equipos para la automatización de archivos. 4. El desorden que prevalece en la generación de información electrónica dentro de las administraciones públicas. 5. La pretensión de sustituir a los documentos de archivo registra­ dos en el soporte papel por documentos electrónicos o digitales, muchos de los cuales aún no han alcanzando la categoria de “documento de archivo”. Dichos aspectos se combinan con otra gran causal: la acelerada evolución de las tecnologias de la información, que plantea retos im­ portantes para el control de la información electrónica, su uso y conservación como herramienta de gestión y, sobre todo, como memoria de largo plazo. En materia de administración de la información electrónica se ha obtenido poco de las experiencias internacionales, que con frecuencia no necesariamente pueden compaginarse o adaptarse fácilmente a nuestras realidades. Ocurre asi porque la masa critica desarrollada sistemáticamente en este campo corresponde a experiencias de admi­ nistraciones públicas de tradición anglosajona. Sin embargo, el reconocimiento de estos esfuerzos y el incremento en el desarrollo de investigaciones en la materia podrán contribuir a enfrentar los problemas que en los tiempos actuales prevalecen en el manejo de la información electrónica, desde la óptica de su control archivistico.

Por lo anterior, en el presente módulo se destacan tres aspectos: □ Algunos aspectos básicos presentes en los dilemas que plantea el tratamiento archivístico de la información electrónica. □ La necesidad de incorporar medidas razonables para la incorporación de tecnologias apropiadas para los archivos. □ El reconocimiento de los aspectos esenciales necesarios para desarrollar una estrategia unificada de atención a los problemas prevalecientes en la producción, control y uso de la información electrónica dentro de los entes públicos del Distrito Federal. Para desahogar los contenidos del presente módulo se abordarán los siguientes temas: 1. Dilemas de la información electrónica y su manejo archivístico. 2. Programas para la automatización y digitalización de archivos. 3. Preservación a largo plazo de la información electrónica. 4. Normas internacionales para el manejo de los archivos elec­ trónicos.
O bjetivos del módulo

Al finalizar el módulo los participantes podrán: □ Reconocer los principales problemas y dilemas que prevalecen en la producción, uso y control de información electrónica y su manejo archivístico. □ Destacar la importancia de introducir tecnologias de la informa­ ción aplicadas al universo de los sistemas institucionales de ar­ chivos, de una manera planificada y razonada. □ Reconocer las tendencias principales que se han desarrollado para la gestión de documentos electrónicos. □ Promover la generación de políticas públicas y el desarrollo de normatividad y estándares unificados para la gestión archivística de la información electrónica.

T ema 1. D ilemas de la información electrónica y su manejo
ARCHIVÍSTICO

La introducción de tecnologias de la información en el universo de los archivos ha tenido un fuerte impacto en la evolución de la administración de documentos, tanto desde un punto de vista teórico y metodoló­ gico como instrumental. Los conceptos e incluso los principios básicos de la archivistica se han visto cuestionados ante las nuevas realidades impuestas por la revolución tecnológica. En efecto, sin ser conclusivos, los especialistas han acordado que la gestión de documentos electrónicos impone retos al tratamiento tra­ dicional de la información archivistica y a los principios esenciales en los que ésta se sustenta. Por ejemplo:

□ El principio de procedencia y orden original. □ La integridad y el respeto por los fondos. □ La naturaleza expedientable y seriada de la documentación ar­ chivistica. □ Los conceptos de productor, usos y usuarios de los archivos. □ El concepto de ciclo vital de los documentos, que en la era elec­ trónica adquiere un significado mucho más amplio y comprehensivo.

La irrupción de la era digital ha supuesto, en resumen, el desarrollo de nuevos modelos y retos para los archivos, en tanto conjuntos orgánicos y organizados de información y también para el desempeno profesional de la actividad archivistica, enfrentándola y, con frecuencia, confrontándola con realidades que hacen obligatorio también el replanteamiento de sus horizontes y fronteras. Estas nuevas realidades plantean algunos dilemas para las administraciones públicas y, en consecuencia, para los archivos, que resul­ ta necesario resolver de forma inteligente, fundamentalmente en los siguientes aspectos:

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44

□ El tratamiento archivístico de la información electrónica. □ La incorporación razonada de tecnologias de la información en el universo de los archivos. □ La necesidad de garantizar la producción y el uso controlado y efi­ ciente de la información electrónica como herramienta de gestión. □ La necesidad de garantizar la conservación a largo plazo, como memoria histórica, de la información electrónica. □ El desarrollo normativo y la generación de metodologias, estándares y estrategias unificadas de administración de documen­ tos electrónicos. □ El establecimiento de sistemas de información integrados —tecnológica y juridicamente viables— en los que coexistan armónicamente los documentos de archivo tradicionales y los documentos electrónicos como documentos de archivo. Es indudable que la aplicación de nuevas tecnologias en los procesos de gestión gubernamental ha beneficiado algunos aspectos asociados a las relaciones entre sociedad y gobierno, lo que no está exento de diversos problemas. Entre los beneficios que se destacan para incrementar el uso de información electrónica se menciona que ésta permite la ampliación de los usos institucionales de la información a sectores más amplios de la sociedad, redimensionando con ello las características de la llamada sociedad de la información. Este atributo se ha cuestionado, sin em­ bargo, en virtud de las diferencias económicas, politicas, culturales y sociales existentes, especialmente en los paises en vias de desarrollo, en relación con sus posibilidades reales de acceso a la información electrónica y la Internet. Por otra parte, se ha dicho que la puesta en marcha de acciones orientadas al mejoramiento de las relaciones entre sociedad y gobierno, en la era electrónica, se facilitan en beneficio de la transparencia y el acceso a la información, la rendición de cuentas y el efecto anticorrupción que traen consigo, lo que permite sustentar las llamadas nuevas estrategias de gobierno y la ampliación de la vida democrática La irrupción de la era digital ha supuesto el desarrollo de nuevos modelos y retos para los archivos, en tanto conjuntos orgânicos y organizados de información

M45

de los paises. El sistema conocido como Infomex, por ejemplo, es muestra patente de estos propósitos. Desde el punto de vista técnico, la incorporación y uso de infor­ mación electrónica posibilita las relaciones multidisciplinarias entre los profesionales de la información. Abre además nuevos horizontes para la investigación archivística, relacionados específicamente con la ampliación de las técnicas de descripción, el estudio de la variedad de morfologias para el registro de información y el desarrollo de estándares normalizados para la gestión de documentos electrónicos. Con ello se puede favorecer un manejo más eficaz de la información en las instituciones públicas. A pesar de sus beneficios, en las administraciones públicas se enfrentan ya graves problemas derivados de la masiva producción y uso de información electrónica. Sobre ella se han hecho los siguientes cuestionamientos: O El escaso control jerárquico de la información electrónica en los procesos de gestión gubernamental, lo que pone en entredicho los esquemas de control de gestión de las instituciones. O La inestabilidad de la información electrónica para estructurarse como información de valor permanente o histórica. O La grave pérdida de informaciones sustantivas, dada la rápida obsolescencia de los soportes, programas y sistemas informáti­ cos y telemáticos en los que descansa. O Los serios problemas para el control técnico de la información, especialmente en lo tocante a su autenticidad y seguridad juridica e informática. O Los altos costos de conservación y preservación de la informa­ ción electrónica si se pretende ir a la par de la evolución tec­ nológica. O La vulnerabilidad y el deterioro de los nuevos soportes docu­ mentais. O La producción masiva y dispersa de la información, en oposición a la calidad de la misma. Esto implica disponer de más

La documentación y los archivos electrónicos comparten muchas similitudes con la información de los archivos convencionales

información, “vinculada e hipervinculada” y, al propio tiempo, carecer de información esencial, lo que significa estar técnicamente desinformados. La documentación y los archivos electrónicos comparten con la in­ formación de los archivos convencionales muchas similitudes. En am­ bos casos prevalece una masiva generación de información, producida en forma exponencial y frecuentemente descontrolada y anárquica. Entre la cultura de las mil y una copias, propia del soporte papel en las administraciones públicas y la generación de millones de correos electrónicos, no hay grandes diferencias. En ambos casos suceden eventos muy similares: □ Dificultades para localizar la información. □ Incapacidad para integrar los documentos al expediente que eventualmente les corresponde. □ Insuficientes medidas para la identificación, agrupación y sistematización en forma seriada de la información archivistica. □ Pérdida de informaciones valiosas, dificultades para su almacenamiento y, más aún, para un acceso controlado a sus contenidos. En las dos situaciones es necesario introducir medidas apropiadas de planeación para la gestión de los documentos, asi como para regu­ lar su producción, organización, ordenación, descripción, acceso, valoración, conservación y difusión. En cualquiera de ambos casos puede cuestionarse por igual la utilización de la información como herramienta de trabajo, como elemento para el ejercicio de la transparencia y como sedimento para la construcción de la memoria histórica de las instituciones. Los dilemas que plantea la generación y manejo de información electrónica imponen la adopción de medidas emergentes para su regulación archivística planificada, considerando la ejecución de proyectos en los siguientes campos:

□ La adopción de medidas para el tratamiento archivistico de la información electrónica en las diversas etapas de su ciclo vital. □ El diseno de politicas para la planeación y la organización (la clasificación, ordenación y descripción de la información elec­ trónica), asi como para la valoración, conservación, difusión y almacenamiento. □ El análisis técnico de los diversos soportes de formato electró­ nico, de cara a su conservación y preservación. □ La puesta en marcha de ordenamientos juridicos para la utilización de la información electrónica como documentación de archivo con fines probatorios. □ El desarrollo de las técnicas y estándares necesarios que garanticen la identidad, integridad, autenticidad, fiabilidad, accesibilidad, inalterabilidad y seguridad informática de la información electrónica.

Los dilemas que plantea la generación y manejo de información electrónica imponen la adopción de medidas emergentes para su regulación archivística planificada

Analice usted si la producción y manejo de información electrónica en su institución están regulados eficientemen­ te y, por tanto, puede garantizarse su uso intensivo en el desempeno de las gestiones oficiales de su institución, así como su conservación como memoria histórica. Si no fuera el caso, proponga usted a su Coordinación de Archivos la realización de un diagnóstico de la situación que prevalece en esta materia, para la planificación y el desarrollo de nor­ mas institucionales que permitan la regulación archivistica de la información electrónica de su entidad.

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T ema 2. P rogramas para la automatización y digitalización DE ARCHIVOS

El uso de programas para la automatización de la gestión documental y la administración de archivos es cada dia más frecuente. El manejo y control de la correspondencia, el seguimiento de trámites y la adminis­ tración de archivos en forma automatizada dentro de las instituciones públicas revela el interés por modernizar la administración de docu­ mentos. Sin embargo, la sola incorporación de equipos y el desarrollo de sistemas automatizados no garantizan la eficiencia de los servicios documentales y archivisticos si detrás de la modernización tecnológica no hay una politica previamente disenada en la que se determinen los fines, los usos, las características y condiciones en las que deben aplicarse los sistemas automatizados. Con frecuencia, el propósito casi único que está por detrás de estos esfuerzos es evitar el uso de los archivos fisicos, dadas las condicio­ nes problematizadas en las que éstos se encuentran, y con el afán de sustituirlos, tácitamente, por “algo que se vea” en la pantalla de los computadores personales. La incorporación de sistemas automatiza­ dos se encuentra más al ritmo de la moda que a los requerimientos, expectativas y resultados que se espera obtener de los mismos. Se ha dicho que con la utilización de las tecnologias de información, se obtienen enormes beneficios. Entre otros, los siguientes: □ La obtención de una alta densidad de almacenamiento de la información. O El ahorro de espacios de archivo en oficina. O Velocidad y facilidad de acceso a la información documental. O La posibilidad de compartir información con múltiples usuarios, facilitando el trabajo en grupo. O La protección de los registros fisicos tradicionales. O La generación, amplia difusión y uso de instrumentos de consulta.

Cada día es más frecuente el uso de programas para la automatización de la gestión documental y la administración de archivos

Un sistema de digitalización de imágenes, por ejemplo, ofrece una serie de ventajas, tanto para el almacenamiento óptico o magnético de la información, como sobre todo para su control y acceso. Estos siste­ mas utilizan computadoras personales que operan bajo distintas pla­ taformas informáticas, permitiendo la distribución de imágenes y texto de documentos capturados en escáner con capacidad para digitalizar cientos de páginas en minutos. A ello se adicionan bases de datos para su localización, previa indexación y grabación de los mismos en discos ópticos. Esta grabación utiliza tanto tecnologias de registro permanen­ te como regrabables, que permiten escribir y borrar cuantas veces sea necesario un documento. De acuerdo con los especialistas, la revolución en la tecnologia de la información y las comunicaciones ha hecho que los archivistas salgan de sus oficinas de archivos, en vez de esperar pasivamente a que les transfieran los documentos. En este sentido, reconocemos el valor que tiene el uso de tecnologias nuevas, cuya aplicación, no obstante, debe ser producto del análisis y la superación inteligente de los problemas, limitaciones y restricciones que trae consigo su utilización, asi como de las propias restricciones, aún por superar, de los archivos públicos en los distintos niveles de gobierno de muchos paises de América Latina. Entre las restricciones que destacariamos como las más relevan­ tes, se encuentran las siguientes: □ Restricción jurídica.- Hasta ahora la validez legal, esto es, el valor juridico de los documentos en soportes nuevos no se ha determinado con precisión en la legislación mexicana, salvo para casos excepcionales de ciertos grupos documentales. □ Restricción tecnológica.- Carentes de valor legal, la producción y uso de tecnologias se ha limitado a su capacidad de almace­ namiento intensivo de información y a su uso restringido a cier­ tos procesos y flujos de trabajo (workflow) en las administraciones públicas que incorporan cada vez más tecnologias de este tipo en un contexto caracterizado por severas restricciones tec­ nológicas asociadas a la diversidad de equipos (hardware) con que cuentan, la carencia de redes de comunicación dedicadas

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a la función y manejo de documentos y la heterogeneidad y subutilización de las herramientas informáticas. □ Restricción de aplicaciones.- En este mismo aspecto, puede senalarse que, al ser incorporados sin una revisión rigurosa del contexto en el que habrán de aplicarse, se cuenta con una gran variedad de programas que coexisten en las instituciones para el mismo propósito o, diríamos más exactamente, para la misma pretensión: la sustitución de archivos físicos por “archivos virtuales”. □ Restricción presupuestal.- En cuyo caso pueden darse las más insólitas paradojas en la administración ya que es común invertir grandes sumas de dinero en tecnologias destinadas a “dormir el sueno de los justos”, mientras se carece de los elementos míni­ mos indispensables para la operación de archivos, todo ello, en un contexto siempre sujeto a limitaciones presupuestales.

R estricciones al uso de nuevas tecnologías

l151l

El uso de nuevas tecnologías debe ser producto del análisis y la superación inteligente de los problemas, limitaciones y restricciones que trae consigo su utilización

□ Restricción profesional.- Una de las mayores carencias que se padecen es la asociada a la escasa formación y capacitación del personal archivístico, ya no digamos en el conocimiento de tecnologías y herramientas nuevas, sino, inclusive, en materia de Administración de Documentos y gestión de archivos, cuestión que se ha venido revirtiendo con altibajos en los últimos anos, pero exigente aún de programas integrales de desarrollo archivístico en todos los niveles de gobierno. O Restricción técnica.- Más allá de los costos, de los equipos y sistemas, del escaso valor jurídico de los documentos en soportes nuevos e incluso también de la capacitación y profesionalización del personal archivístico, identificamos un problema aún mayor que resulta urgente resolver para equilibrar la utilización de tecnologías de la información e integrar sistemas de admi­ nistración de documentos eficaces. Este problema se asocia con la ausencia de estructuras técnicas normalizadas para la ejecución de los procesos archivísticos en cuanto a producción e integración de la información archivística, clasificación y valoración documentales, y descripción. Sin ellas cualquier intento de uso y control de la información en nuevos soportes documentales puede producir verdaderos antisistemas de información, por así llamarlos, así como herramientas y productos incoherentes, incompatibles e incomprensibles, que lejos de propiciar el uso intensivo de la información siembran confusión entre los usuarios de archivos físicos y virtuales. ^Es posible, bajo el contexto de restricciones mencionado pronunciarse a favor del la incorporación y uso de nuevas tecnologías en el universo de los archivos? Evidentemente sí, pero sólo si se incorporan bajo las siguientes condiciones: O Primera condición: Como resultado de una política integral de Administración de Documentos, que sitúe el manejo de tecno­ logías nuevas como una herramienta y no como un sucedáneo de los archivos.

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U Segunda condición: Como un elemento que presione al es-

tablecimiento de estructuras técnicas normalizadas, especial­ mente en y para el manejo de la documentación activa de las instituciones públicas.
U Tercera condición: Como resultado de la revisión crítica de la

labor y el espacio conceptual y operacional de los archivistas y su interactuación con otros profesionales de la información.
U

Cuarta condición: Como parte de un esfuerzo programático, que tienda a equilibrar el desarrollo archivístico de las institucio­ nes y propicie una Cultura de la Información documental en su entorno institucional y social. Quinta condición: Atendiendo primero a la naturaleza archivística de la información documental y su necesaria sistematización, antes que a la automatización aleatoria de documentos y archivos.

U

Bajo esa perspectiva la automatización d tendrá un fuerte impacto en las instituciones, p < bios que promueve en relación con los “usos y bres” prevalecientes en la administración de lc vos. Sería un cambio de cultura institucional qu< aportar enormes benefícios en el manejo de la mación archivística tradicional y en el uso raci de la información electrónica como informac archivística. Cabe destacar que hoy día gran parte de la i formación dentro de las instituciones “nace” ele trónicamente. Por esta razón resulta indispen sable gestionarla y conservarla en medios digitales, muchos de los cuales no pueden migrarse al soporte papel. Ejemplo de ello son la información audiovisual y la de las bases de datos de gestión de documentos. Luego entonces, resulta esencial integrar los diversos sistemas de

información institucional, con el fin de cohesionar la información de gestión y la memoria de las instituciones bajo el diseno de esquemas diferenciados de operación que permitan la generación de interfaces para su vinculación eficaz. La automatización de archivos y el uso de tecnologias para la digitalización de imágenes (para la generación de archivos electrónicos o virtuales) deben responder a un diseno conceptual que planifique la introducción de tecnologias a escala institucional, y que al mismo tiempo permita la integración de los diversos sistemas de información existentes diferenciando los propósitos de cada uno de ellos. En el caso de los sistemas de archivos, un plan de acción de esta naturaleza deberia prever, entre otros, aspectos como los siguientes: □ La incorporación de sistemas automatizados para el control del ciclo vital de los documentos de archivo, especialmente a través del diseno, desarrollo y uso de aplicaciones en bases de datos relacionales, que permitan el seguimiento de los documentos desde su producción, hasta su destino final, facilitando la circulación y transferencia de los mismos en las diversas estructuras de un Sistema Institucional de Archivos. □ El diseno de los mecanismos de control, especialmente en lo to­ cante a la gestión de la información en trámite, con la mira puesta en la generación de esquemas de comunicación que eviten la producción de documentos fisicos (formatos de control de gestión de todos tamanos y colores) para controlar documentos de archivo. Hoy día gran parte de la información dentro de las instituciones nace electrónicamente □ La vinculación de las unidades de documentación simple con las unidades de documentación compuesta a la que se incorporan, esto es, el control de la agrupación de documentos a sus respectivos expedientes y series. □ La generación y actualización automatizada de los instrumentos de control archivístico, como el sistema de clasificación, el esque­ ma de valoración y los mecanismos de descripción archivistica.

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U Controlar y facilitar el acceso a la información archivística en las diversas etapas del ciclo vital, generando historiales de acceso a la información archivística. U Propiciar la incorporación de estructuras para la digitalización de imágenes o la microfilmación de documentos de archivo, previendo las condiciones de organización de la documentación física para facilitar: o La consulta multiusuaria de documentos. o El fomento del trabajo en grupo, conocido como workflow. o La protección de los documentos físicos. o El uso intensivo de la información. o La transmisión ordenada de la misma. o Y sobre todo la migración de la información del soporte papel al soporte digital que se encuentre en riesgo de pérdida, o bien para su conservación como información de valor permanente, una vez que hayan prescrito los valores primarios de la documentación a digitalizar. Como puede observarse, la revisión del contexto en el que debe incorporarse cualquier esfuerzo de modernización tecnológica para los archivos, requiere de la formulación de diagnósticos previos y de con­ diciones de operación archivística plenamente normalizadas, especial­ mente en lo tocante al desempeno de los procesos archivísticos y los instrumentos de control con los que se acompanan. Automatizar la gestión documental sin una previa organización y sistematización de las funciones archivísticas puede traer consi­ go muchos más problemas de los que la modernización tecnológica pensaba resolver. De ahí la necesidad de planificar acuciosamente cualquier intento de incorporación de tecnologías sólo como producto de la moda. Por lo tanto, la planificación ordenada para la incorporación de tec­ nologías en el universo archivístico debe ser resultado también de la Resulta esencial integrar los diversos sistemas de información institucional, para cohesionar la información de gestión y la memoria de las instituciones bajo el diseho de esquemas diferenciados de operación

actuación multidisciplinaria de las instituciones. Para ello cobra una importancia capital la integración de los comités institucionales de Administración de Documentos dentro de los entes públicos del Distrito Federal.
T ema 3. P reservación a largo plazo de la información ELECTRÓNICA

Diversos especialistas en el campo de la información electrónica se preguntan aún si ésta en realidad se utiliza eficazmente como herramienta para el desempeno de los procesos de gestión gubernamental. Algunos incluso consideran que no es lo mismo gestionar datos y do­ cumentos tratados individualizadamente, que información cohesionada y sistemática, cuya generación responda a los requisitos de haber sido producida por estructuras organizacionales con funciones adquiridas por mandato jurídico, como ocurre con la información archivística tradicional.
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La información que nace en forma electrónica con frecuencia se genera para propósitos muy específicos. Por ejemplo: para la atención de algunos trámites previamente estandarizados y normalizados, que no requieren de procesos deliberativos o toma de decisiones complejas. Esto facilita el uso de la información asociada a dichos trámites en forma virtual, utilizando para ello las redes de comunicación interna de las instituciones (intranets) o bien mediante el uso de la Internet. Tal es el caso de diversos trámites a los que se puede acceder desde los portales de Internet de las instituciones, mantenidos electrónicamente en poderosas bases de datos que requieren de un tratamiento informático constante para su actualización y el resguardo de la informa­ ción ya gestionada.

U n DOCUMENTO VIRTUAL PUEDE PERDERSE SI N SE IM O PRIM O SE GRABA E
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La información electrónica es también con frecuencia manejada como información accesoria o adjetiva, gestionada a partir de las comunicaciones establecidas a través de correos electrónicos, que además de carecer de formalidad institucional y valor jurídico, no necesariamente se agrupan a expedientes físicos o electrónicos. De ahí su tratamiento individualizado, en el que también prevalecen serios riesgos de pérdida de la información contenida en ellos. Con frecuencia —al igual que ocurre con los documentos de archivo tradicionales que se extraen y no se reincorporan al expediente del que fueron sustraídos, violentando con ello su integridad— si la información electrónica asociada a un proceso de gestión no se imprime en un soporte físico o no se graba en un soporte digital o magnético corre el riesgo de perderse, por una multitud de razones que van desde la vulnerabilidad de los propios soportes hasta la inestabilidad de los sis­ temas informáticos que los producen y manejan. Los mecanismos de agrupación de la información electrónica que documenten la integración de un proceso de gestión en forma similar a la información archivística tradicional no se encuentran totalmente definidos. De ahí la imposibilidad de darles un tratamiento como in­ formación agrupada, susceptible de ser identificada y sistematizada mediante la utilización de esquemas clasificatorios pertinentes. A esto obedece, en gran parte, el fracaso de muchos procesos de digitalización de documentos. A diferencia de los documentos de archivo — cuyo contexto y contenido es fácilmente identificable— los documentos electrónicos conforman su estructura y contenido en el mismo momento de su visualización, su estructura no es física sino lógica y por tanto necesitan de metadatos para ser gestionados. Los metadatos (“más allá de los datos” finalmen­ ) te deben entenderse como elementos de descripción de la información electrónica, independientemente de las diversas morfologías en la que ésta se encuentre (texto, imagen, audio, audiovisuales etc.). Los metadatos coadyuvan a la localización expedita de la informa­ ción electrónica y, por tanto, deben disenarse desde el origen de ésta en forma estructurada, a través de la definición de modelos unificados que permitan su uso estandarizado y mediante el uso de reglas y procedimientos normalizados en las instituciones.
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La automatización de archivos y el uso de tecnologias para la digitalización de imágenes deben responder a un diseno conceptual que planifique la introducción de las tecnologias a escala institucional

La revisión del contexto para la modernización tecnológica de archivos requiere de la formulación de diagnósticos previos y de condiciones de operación archivística normalizadas

La ausencia de estándares combinada con la producción y uso in­ discriminado de información electrónica, tratada en forma individualiza­ da, limita su uso eficaz en los procesos de gestión. Sobre todo pone en riesgo su conservación como memoria de largo plazo. El tratamiento individualizado de la información que “nace” electrónicamente sin pasar por el soporte papel padece de los fenómenos descritos. Luego entonces su tratamiento debe enfocarse — como ya se senaló en el tema anterior— mediante la utilización de medios digi­ tales, pero bajo una óptica de control archivístico. Es decir, planifican­ do su producción, circulación, integración, clasificación, descripción, valoración y conservación con el propósito de gestionarla como docu­ mento electrónico de archivo.

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Estructura lógica

se transm ite mediante

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Redes de transmisión de datos

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que pueden ser

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Metadatos

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Características del documento electrónico

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Por otra parte, la información que “nace” y se registra en el soporte papel pero después migra a soporte digital para su conservación o uso diversificado debe respetar su naturaleza archivística y agruparse electrónicamente como documentos de archivos. Para ello han de usarse procesos de indexación y metadatos eficaces que den cuenta fehaciente del contexto en donde fueron producidos y el contenido que les otorga identidad. Por consecuencia no toda la información electrónica puede ser tra­ tada de la misma manera. Por eso los especialistas insisten en la necesidad de adoptar medidas organizativas, de conservación y técnicas que respeten el ciclo de vida de la información electrónica. Un ciclo en el que debe participar activamente el profesional de los archivos; un ciclo donde la información en soporte electrónico pasa igualmente por tres etapas distintivas que la caracterizan, las cuales se muestran en el cuadro 11:
Cuadro 11 I Fases del ciclo de vida de la información en soPORTE ELECTRÓNICO
• P rim era fase .- Diseno de la estrategia de gestión de la información en soporte electrónico. • S egun da fase.- Creación de la información en soporte electrónico. • T e rcera fase.- Gestión y conservación de la información.

De acuerdo con lo senalado hasta aqui, debe tenerse extremo cui­ dado en la utilización de tecnologias aplicadas a los documentos tradicionales de archivo, y no digitalizar sólo porque está de moda o porque se tenga la idea de que los archivos digitales sustituirán al papel. La incorporación de regulaciones técnicas (propias de la gestión docu­ mental) aplicadas a los documentos producidos electrónica o digital­ mente constituye una de las principales acciones de politica pública que los entes públicos del Distrito Federal deberian adoptar en materia de gestión de documentos. Por supuesto respetando lo que sobre el particular senalan los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, cuyo Articulo 56 destaca:

Los “metadatos” deben entenderse como elementos de descripción de la información electrónica

Artículo 56. Los entes públicos del Distrito Federal, en el marco de su Sistema, deberán establecer medidas para la administración, uso, control y conservación de los documentos de archivo electrónicos, garantizando los aspectos siguientes: I. La incorporación y uso ordenado de las tecnologias de la información en la generación de documentos de ar­ chivo electrónicos asociados a los procesos de gestión institucional; II. Establecer programas para la gestión de documentos de archivo electrónicos; III. La incorporación de medidas, normas y especificaciones técnicas nacionales e internacionales, para garantizar la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los docu­ mentos de archivo electrónicos y su control archivistico; IV. Garantizar el uso y conservación de la documentación electrónica sustantiva como información de largo plazo, y V. Propiciar la incorporación de procesos e instrumentos para la clasificación, descripción, así como para la valoración y disposición de documentación electrónica. Desde el diseno de la estrategia de gestión de la información en soporte electrónico (como primera fase de su ciclo de vida) deben planificarse el mecanismo y los procedimientos para regular la producción de los documentos electrónicos de archivo. Así podrán identificarse su contexto de producción y sus contenidos, podrá hacerse su agrupación en forma “expedientable” y seriada y podrá integrárseles como archivo electrónico. Siempre utilizando instrumentos de control archivistico de la información electrónica en materia de clasificación, valoración y des­ cripción, a través de metadatos que permitan la recuperación eficaz de la información electrónica de archivo. Dada su vulnerabilidad debe tenerse especial cuidado con los soportes donde se registra la información electrónica. Esto es importante para promover su adecuada conservación y su perdurabilidad en el

El uso eficaz de la información electrónica en los procesos de gestión se ve limitado por la producción y uso indiscriminado de la misma, así como por la ausencia de estándares

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tie m p o , a s i c o m o p a ra m ig ra rlo s d e m a n e ra a m ig a b le a lo s n u e v o s s o p o rte s q u e g e n e ra d ia a d ia la e v o lu c ió n te c n o ló g ic a . P la n ific a r lo s p ro c e s o s d e d ig ita liz a c ió n d e d o c u m e n to s d e a rc h iv o d e b e s e r u n a a c c ió n ig u a lm e n te c u id a d o s a , q u e p e rm ita g a ra n tiz a r la c o n s e rv a c ió n a la rg o p la z o d e lo s d o c u m e n to s d ig ita liz a d o s . D e b e e v ita rs e e n lo p o s ib le d ig ita liz a r in fo rm a c ió n d e m a n e ra in d iv id u a liz a d a ; p o r el c o n tra rio , d e b e h a c e rs e a tra v é s d e la e s tru c tu ra d e m e ta d a to s e s ta b le c id a , p ro p ic ia n d o s u a g ru p a c ió n y c o d ific a c ió n c o m o in fo rm a ­ c ió n a rc h iv is tic a . E l re c o n o c im ie n to d e lo s e s tu d io s , e s tá n d a re s , té c n ic a s y p ro c e s o s d e g e s tió n d e la d o c u m e n ta c ió n e le c tró n ic a q u e s e h a n d e s a rro lla d o a e s c a la in te rn a c io n a l p u e d e o fre c e r u n a o rie n ta c ió n im p o rta n te e n e s te c o m p le jo c a m p o d e la a d m in is tra c ió n d e d o c u m e n to s . S in e m b a rg o e s in d u d a b le q u e m á s a llá d e lo s a s p e c to s a c a d é m ic o s e n q u e s e b a s a n d ic h o s e s tu d io s , la s a d m in is tra c io n e s p ú b lic a s d e b e n p ro n u n c ia rs e p o r el d is e n o d e e s tra te g ia s y p o lític a s u n ific a d a s d e a d m in is tra c ió n y c o n ­ s e rv a c ió n d e la in fo rm a c ió n e le c tró n ic a a s o c ia d a s a s u s p ro c e s o s d e g e s tió n in s titu c io n a l. P a ra e llo d e b e rá n te n e r en p e rs p e c tiv a s u u so e fe c tiv o e n el d e s e m p e n o d e la s a c tiv id a d e s g u b e rn a m e n ta le s y, s o ­ b re to d o , la v a lo ra c ió n d e la in fo rm a c ió n e le c tró n ic a p a ra s u s e le c c ió n c o m o in fo rm a c ió n d e la rg o p la z o . S o b re e s ta s n o rm a s in te rn a c io n a le s s e h a c e u n a b re v e re fle x ió n en el s ig u ie n te te m a . T ema 4. Normas internacionales para el manejo de los archivos ELECTRÓNICOS D e s d e lo s a n o s n o v e n ta s d e l p a s a d o s ig lo X X lo s e s fu e rz o s p o r a n a liz a r y re s o lv e r la p ro b le m á tic a d e la in fo rm a c ió n e n s o p o rte e le c tró n ic o ha s id o u n a c o n s ta n te a e s c a la in te rn a c io n a l, p a rtic u la rm e n te en el m a rc o d e la s o rg a n iz a c io n e s a rc h iv is tic a s in te rn a c io n a le s y la s a s o c ia c io n e s d e a rc h iv is ta s , s o b re to d o e n lo s á m b ito s e u ro p e o y n o rte a m e ric a n o . L a p re o c u p a c ió n p o r e s ta b le c e r un fo ro p e rm a n e n te d e a n á lis is en e s te c a m p o h a re s u lta d o e s e n c ia l p a ra e l d is e n o d e n o rm a s y e s tá n d a ­ re s q u e p e rm ita n la re g u la c ió n d e la in fo rm a c ió n e n s o p o rte e le c tró n ic o , te n ie n d o c o m o e je p rin c ip a l s u c o n s e rv a c ió n a la rg o p la z o y s u m a n e jo

No toda la información electrónica puede ser tratada de la misma manera, de ahí la necesidad de adoptar medidas organizativas, de conservación y técnicas que respeten el ciclo de vida de la información electrónica

archivístico. Así ocurre desde la constitución del DLM Fórum (Données Lisibles par Machine, por su siglas en Francés), surgido de las recomendaciones establecidas en 1991 y 1992 a partir de las iniciativas del Consejo de Ministros de la Comunidad Europea, particularmente de los ministros de Cultura de los estados miembro y consolidado hacia el ano de 1996. En países como Australia y, particularmen­ te, Canadá, se ha puesto atención (desde el ángulo de la investigación y el desarrollo académico) a la elaboración de estudios que permitan la generación de estrategias unificadas, normas y estándares para la gestión y conservación de la información en soporte electró­ nico. Son particularmente notables los esfuerzos de la Universidad de British Columbia, con su proyecto denominado “Interpares I y II”. En el ámbito hispanoamericano, donde la producción teórica y metodológica ha sido muy limitada, se ha enfatizado la necesidad de poner atención a los dilemas de la información electró­ nica. Algunos países han empezado a desarrollar acciones en materia jurídica para su regulación especialmente a nivel gubernamental. Chile y Brasil, así como Costa Rica han impul­ sado importantes esfuerzos en la materia. Sin embargo, Espana es el país que ha trabajado más intensamente en la formulación de estudios y criterios para el manejo de la infor­ mación en soporte electrónico, particularmen­ te a partir de la emisión del documento de­ nominado “Criterios de Conservación de Documentos Electrónicos”, elabo­ rado por el Consejo Superior de

O bligado: normas internacionales en archivos electrónicos

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In fo rm á tic a . E n él s e e s ta b le c e un c o n ju n to d e c rite rio s y m e d id a s p a ra s u a d o p c ió n a n iv e l g u b e rn a m e n ta l. E n la b a s e d e lo s e s tu d io s y tra b a jo s d e s a rro lla d o s e n e s te c o n te x to in te rn a c io n a l, la s c o in c id e n c ia s s o n n o ta b le s , a p e s a r d e la s d ife re n ­ c ia s e x is te n te s e n tre lo s d iv e rs o s p a ís e s e n c u a n to a d e s a rro llo te c n o ­ ló g ic o . P o r e s o c o n s titu y e n re fe re n c ia s m e to d o ló g ic a s im p o rta n te s q u e c e n tra n s u a te n c ió n e n a s p e c to s c o m o lo s s ig u ie n te s :

□ D e s a rro lla r in v e s tig a c io n e s p e rm a n e n te s y n o rm a tiv id a d e n m a ­ te ria d e in fo rm a c ió n e n s o p o rte e le c tró n ic o a tra v é s d e g ru p o s in te rd is c ip lin a rio s . O E n m a rc a r la g e s tió n d e d o c u m e n to s e le c tró n ic o s c o m o p a rte d e p ro g ra m a s m á s a m p lio s d e a d m in is tra c ió n d e d o c u m e n to s . O E n fa tiz a r la n e c e s id a d d e a p lic a r m e to d o lo g ia s y p ro c e s o s a rc h iv is tic o s e n la g e s tió n d e in fo rm a c ió n en s o p o rte s e le c tró n ic o s . O A p lic a r y d e s a rro lla r c o n tin u a m e n te n o rm a s , e s tá n d a re s y reg u la c io n e s q u e p e rm ita n , e n tre o tro s a s p e c to s , m a n te n e r la inte g rid a d d e la in fo rm a c ió n e n s o p o rte e le c tró n ic o , a s i c o m o su s e g u rid a d ju r id ic a e in fo rm á tic a .

Las administraciones públicas deben disehar estrategias y políticas unificadas de administración y conservación de la información electrónica asociada a sus procesos de gestión institucional

G ra n p a rte d e l é x ito d e e s ta s in v e s tig a c io n e s y s u u s o a e s c a la g u b e rn a m e n ta l o b e d e c e s in d u d a a la tr a d ic ió n a r c h iv is tic a d e lo s p a is e s q u e h a n a lc a n z a d o un d e s a rro llo m á s a m p lio , lo q u e le s p e rm ite a r r ib a r a re s u lta d o s c a d a v e z m á s e fic a c e s . P o r s u p u e s to , a p a rtir d e la p re v ia n o rm a liz a c ió n d e s u s p ro c e s o s , in s tru m e n to s y re c u rs o s a r c h iv is tic o s , a s i c o m o d e la s p ro p ia s r e g u la c io n e s ju r id ic a s e s ta b le c id a s c o n a n te la c ió n . P o r e s ta ra z ó n (a d e m á s d e s e r m u y a m p lio s y fre c u e n te s , y d e re ­ v e s tir u n a c o m p le jid a d c ie n tífic a n o ta b le ) lo s e s tu d io s , la n o rm a tiv id a d y lo s e s tá n d a re s d e s a rro lla d o s s e h a n p la n te a d o a p a rtir d e e s tra te g ia s m e to d o ló g ic a s u n ific a d a s . D e e s ta m a n e ra s e h a p u e s to la a te n c ió n en la n e c e s id a d d e a te n d e r d iv e rs o s c a m p o s a s o c ia d o s a la g e s tió n d e la in fo rm a c ió n e n s o p o rte e le c tró n ic o . E n tre e llo s d e s ta c a n la g e n e ra c ió n d e u n a s e rie d e n o rm a s IS O , p a rtic u la rm e n te la s c o n o c id a s c o m o IS O 1 5 4 8 9 P a rte s I y II y la s e s p e c ific a c io n e s M o re q (M o d e lo d e re q u is ito s

p a ra la A d m in is tra c ió n d e D o c u m e n to s E le c tró n ic o s ) q u e c u b re n u n a s e rie d e a s p e c to s a te n e r e n c u e n ta en e s ta m a te ria . L o s m á s s ig n ific a ­ tiv o s s o n lo s s ig u ie n te s :

□ T e rm in o lo g ia p a ra la A d m in is tra c ió n d e D o c u m e n to s E le c tró n ic o s .

Desde el diseno de la estrategia de gestión de la información en soporte electrónico deben planificarse el mecanismo y los procedimientos para regular la producción de documentos electrónicos

□ E s tá n d a re s p a ra la c re a c ió n , c a p tu ra y c la s ific a c ió n d e d o c u ­ m e n to s e le c tró n ic o s . □ D e te rm in a c ió n d e c o n tro le s p a ra e l a c c e s o a la in fo rm a c ió n en s o p o rte e le c tró n ic o . □ V a lo ra c ió n y d is p o s ic ió n d e la in fo rm a c ió n e le c tró n ic a . □ E s tá n d a re s p a ra el a lm a c e n a m ie n to y c o n s e rv a c ió n d e la in fo r­ m a c ió n e le c tró n ic a . □ D e s a rro llo d e m e ta d a to s y e le m e n to s d e s c rip tiv o s . □ L e g is la c ió n e n m a te ria d e in fo rm a c ió n en s o p o rte e le c tró n ic o .

P a ra c a d a c a s o lo s e s tu d io s d e s a rro lla d o s e s ta b le c e n un c o n ju n to d e e s p e c ific a c io n e s a s o c ia d a s a lo s re q u is ito s p re v io s , lo s c rite rio s o p o lític a s , lo s p ro c e d im ie n to s , lo s n iv e le s d e s e g u rid a d , la s re c o m e n d a c io n e s y el m a rc o c o n c e p tu a l q u e re s p a ld a el c o n o c im ie n to te ó ric o d e e s te c o m p le jo c a m p o d e la in fo rm a c ió n e le c tró n ic a . T o d o e llo ha im p lic a d o el d e s a rro llo d e u n a d is c ip lin a e m e rg e n te , a lre d e d o r d e la c u a l ta m b ié n h a te n id o un c re c im ie n to e x o rb ita n te la in d u s tria d e las te c n o lo g ia s d e la in fo rm a c ió n a p lic a d a s a l u n iv e rs o d e la a d m in is tra ­ c ió n d e d o c u m e n to s . E n el c u a d ro 12 s e d e s ta c a n a lg u n a s n o rm a s e n m a te ria d e g e s tió n d e in fo rm a c ió n e n s o p o rte e le c tró n ic o .

(164)

C u a d r o 1 2 / E s t á n d a r e s b á s ic o s p a r a l a g e s t ió n d e DOCUMEN­ TOS ELECTRÓNICOS, ADEMÁS DE LAS I S O 1 5 4 8 9 I Y II Y LAS ESPECIFICACIONES M O R E Q QUE ABORDAN LA MAYOR PARTE DE LOS CAMPOS ENLISTADOS C am po normado N o RMATIVIDAD o ESTÁNDARES

1. Terminologia

ISO 12651:1999 Electronic im aging-Vocabulary ISO 12652 Technical report on planning considerations addressing preparation of docum ents for scanning system

2. Creación y captura de documentos

ISO 12033 Electronic im aging-G uidance for selection of document image compression methods ANSI/AIIM TR15-1997-Planning Considerations, Addres­ sing Preparation of Documents for Image Capture ISO 2788, on Documentation, entitled “Guidelines for the Establishment of Monolingual Thesauri”, dated 1986(E) but under review ISO/IEC 15816:2002 Information technology-S ecurity techniques - Security information objects for access control ISO/TR 12037:1998 Electronic im aging-Recom m endations for the expungement of information records on write-once optical media Records Management processes-M etadata for records ISO 23081, part 1

S. Clasificación

4. Controles de acceso

5. Valoración y disposición

6 . Metadatos

Character encoding (ASCII, ISO 10646, ISO 8859) Lan­ guage codes (ISO 639) Thesauri (ISO 2788, ISO 5964) P AD I-Preservation and Access to Digital Information ISO 19005-1:2005 Document m anagem ent-Electronic document file format for long-term preservation-Part 1 Victorian Electronic Records Management Strategy (VERS). Published by Public Record Office Victoria (PROV), standard 99/007, 2003

7. Preservación Digital

(Continúa en la siguiente página)

(165|

(Viene de la página anterior) C am po normado N o r m a t iv id a d o e s t á n d a r e s

S. Legislación, estánda­ res y regulaciones

ISO 12654 - Electronic im aging-Recom m endations for the m anagement of electronic recording sys­ tem s for the recording of documents that may be required as evidence, on W ORM optical disk C A N /C G S B -72.34-2005-E lectronic Re­ cords as Documentary Evidence ANSI/AIIM T R 3 1 -2 0 04 -L e g a l acceptance of re­ cords produced by information technology systems

C u a d ros elaborados a partir de lista de están dares para la adm inistración de docum entos electrónicos de D LM Fórum.

Los estudios, la normatividad y los estándares desarrollados en materia de documentación se han planteado a partir de estrategias metodológicas unificadas

(166)

SiNTESIS

C o m o p u e d e o b s e rv a rs e , lo s fe n ó m e n o s a s o c ia d o s al m a n e jo d e la in fo rm a c ió n en s o p o rte e le c tró n ic o s o n e x ­ tre m a d a m e n te a m p lio s y d e n a tu ra le z a m u y c o m p le ja . A p e s a r d e q u e e n la s a d m in is tra c io n e s p ú b lic a s (e n to d o s lo s n iv e le s d e g o b ie rn o en M é x ic o ) p a d e c e n to d a v ia d e un s e rio re tra s o e n c u a n to a la A d m in is tra c ió n d e D o c u ­ m e n to s e n s o p o rte s c o n v e n c io n a le s , el p ro b le m a d e p ro d u c c ió n y c o n tro l a rc h iv is tic o d e la in fo rm a c ió n e n s o p o rte e le c tró n ic o e s c a d a v e z m á s c re c ie n te , p o r lo q u e re s u lta in d is p e n s a b le y u rg e n te to m a r m e d id a s d e p o litic a p ú b lic a p a ra e n fre n ta rlo s d e m a n e ra s is te m á tic a . A d o p ta r la s re fe re n c ia s m e to d o ló g ic a s y la s n o rm a s d e s a rro lla d a s a e s c a la in te rn a c io n a l p u e d e fa v o re c e r el d e s a rro llo d e in v e s tig a c io n e s y e s tu d io s q u e e s té n m á s a c o rd e s c o n las re a lid a d e s e s p e c ífic a s d e e s ta p ro b le m á ­ tic a e n M é x ic o . D e n tro d e lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l (e n el m a rc o d e s u s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s y e n el c o n te x to d e la s c o la b o ra c io n e s q u e p u e d a n e s ta b le c e rs e a n iv e l In te rin s titu c io n a l) re s u lta n e c e s a rio d a r u n a re s p u e s ta g u b e rn a m e n ta l e n e s ta m a te ria , c o n el fin d e p re v e n ir un p o s ib le c o la p s o d e la in fo rm a c ió n e le c tró n ic a c o m o in fo rm a c ió n a rc h iv is tic a . E s n e c e s a rio , p o r ta n to , c o n s id e ra r la e je c u c ió n d e p ro y e c to s d e b id a m e n te p la n ific a d o s , e n el m a rc o d e la s a c c io ­ n e s m á s g e n e ra le s d e p la n e a c ió n d e l d e s a rro llo a rc h iv is ti­ c o en lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, q u e a tie n d a n la fe n o m e n o lo g ia d e la in fo rm a c ió n e le c tró n ic a , e s p e ra n d o a rrib a r a re s u lta d o s d e c o rto , m e d io y la rg o a lc a n c e , q u e p ro m u e v a n la o rg a n iz a c ió n c o n tro la d a d e e s ta in fo rm a c ió n c o m o in fo rm a c ió n a rc h iv is tic a , fa c ilita n d o su u s o c o m o herra m ie n ta d e g e s tió n y c o m o m e m o ria d e la rg o p la z o . ■

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A u t o e v a l u a c ió n

o

o
< D < >
LU

C u e s tio n a rio s o b re lo s c o n te n id o s g e n e ra le s d e l m ó d u lo c u a tro , “A rc h iv o s e le c tró n ic o s y a u to m a tiz a c ió n d e la g e s tió n d o c u m e n ta l” .

1. Mencione un dilema que trae consigo el manejo de la información electrónica. Escoja una opción:
A . G a ra n tiz a r el u s o d e la in fo rm a c ió n e le c tró n ic a c o m o m e m o ria d e la rg o p la z o . B. C la s ific a r lo s e x p e d ie n te s e le c tró n ic o s . C . C a p a c ita r al p e rs o n a l a rc h iv is tic o .

O D

H
<

2. El manejo de la información electrónica implica. Escoja una opción:
A . E l d e s a rro llo n o rm a tiv o y la g e n e ra c ió n d e e s tá n d a re s . B. U s a r la N o rm a G e n e ra l In te rn a c io n a l d e D e s c rip c ió n A r c h iv is tic a IS A D - G . C . V a lo r a r la in fo rm a c ió n e le c tró n ic a p a ra s u d e p u ra c ió n .

3. tQ ué beneficios trae para la Administración Pública el manejo de la información electrónica? Escoja una opción:
A . A m p lia r la c a p a c ita c ió n a rc h iv is tic a . B. F a c ilita r trá m ite s v ia In te rn e t. C . E s ta b le c e r “o fic in a s s in p a p e l” .

4. Mencione un problema que haya traído consigo el manejo de la información electrónica. Escoja una opción:
A . E s c a s o c o n tro l d e la in fo rm a c ió n e le c tró n ic a e n lo s p ro c e s o s d e g e s tió n g u b e rn a m e n ta l. B. In tro d u c ir te c n o lo g ia s in a d e c u a d a s p a ra el m a n e jo d e lo s A rc h iv o s d e C o n c e n tra c ió n . C . D ig ita liz a r A r c h iv o s d e T rá m ite .

> C H O m V A

5. £Qué medidas pueden adoptarse para un correcto manejo de la información electrónica? Escoja una opción:
A . A n a liz a r lo s p ro c e s o s d e g e s tió n . B. A r c h iv a r in fo rm a c ió n h is tó ric a . C . D is e n a r p o litic a s p a ra la p la n e a c ió n y m a n e jo d e la in fo rm a c ió n e le c tró n ic a .

c A

o
Ó

6. Mencione una restricción que debe superarse para el manejo de la información electrónica. Escoja una opción:
A . D o ta r al p e rs o n a l d e lo s a rc h iv o s d e e q u ip o s d e c ó m p u to . B. L a fa lta d e re c u rs o s p a ra a lm a c e n a r d o c u m e n to s . C . Q u e lo s d o c u m e n to s e le c tró n ic o s n o tie n e n e n la m a y o r p a rte d e lo s c a s o s v a lo r ju r id ic o p ro b a to rio .

7. Mencione una condición básica para utilizar eficientemente la información electrónica. Escoja una opción:
A . Q u e h a y a u n a L e y d e A rc h iv o s . B. Q u e lo s a rc h iv o s s e s is te m a tic e n a n te s d e a u to m a tiz a rlo s . C . Q u e s e e s ta b le z c a un m a n u a l d e o p e ra c ió n .

o o
< D < >
LU

8. ^Qué implicaria un plan de acción para incorporar tecnologias de la información en los archivos? Escoja una opción:
A . L a in c o rp o ra c ió n ra z o n a d a d e s is te m a s a u to m a tiz a d o s p a ra re ­ g u la r el c ic lo v ita l d e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a . B. E s ta b le c e r un s is te m a d e c o n tro l d e g e s tió n . C . D ig ita liz a r la in fo rm a c ió n h is tó ric a .

9. íC uál de los siguientes es un estándar para regular la informa­ ción electrónica? Escoja una opción:
A . L a s N o rm a s IS O 1 5 4 8 9 I y II y la s e s p e c ific a c io n e s M o re q . B. L a N o rm a G e n e ra l In te rn a c io n a l d e D e s c rip c ió n A r c h iv ís tic a IS A D - G . C . E l S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s .

O H D

<

10. ^Qué establece el articulo 56 de los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal? Escoja una opción:
A . L a c re a c ió n d e un S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s . B. L a in c o rp o ra c ió n y u s o o rd e n a d o d e la s te c n o lo g ia s d e la in fo rm a c ió n . C . La a u to m a tiz a c ió n d e lo s a rc h iv o s h is tó ric o s .

R

e f e r e n c ia s

Barquero Picado, Adolfo , “Directriz de re gulaciones té cn icas generales para la adm inistración de docum entos electrónicos, ap licables al sistem a nacional de archivos de Costa R ica ” / Adolfo Barquero Picado, Revista del Archivo Nacional.- San Jo sé (Costa Rica): Imprenta Nacional.- Ano LXIX, n. 1-12 (2005), p. 71-92. UNESCO, Charter on the Preservation of the Consejo Internacional de Archivos . C o m it é d e
D
o c u m en to s e l e c t r ó n ic o s

Digital Heritage, http://portal.unesco.org
a r c h i v o s d e g e s t ió n en e n to r n o e l e c t r ó n ic o

, M anual para archiveros / Consejo Internacional de Archivos, Com ité de A rch ivo s de Gestión en Entorno Electrónico[Madrid]: Ministerio de Cultura, Subdirección de Publicaciones, Información y Docum entación.

“Critérios de conservación de Documentos Electrónicos” . Consejo Superior de Informáti­ ca. M inisterio de adm inistraciones públicas de Espana en Gestión de Docum entos Elec­ trónicos (Antologia) A G N M éxico. pp 73 -13 9. “Guía de Información Electrónica”
(DLM Forum), http://dlmforum.eu.org, U N E S C O : Charter on the preservation of the Digital Heritage.

Peis Redondo, Eduardo, “N u evas tendencias en el tratam iento-gestión de registros e le c­ trónicos: el ‘nuevo paradigm a'” / Eduardo P e is Redondo. Boletin de la A N A B A D .- M a­ drid: A so cia ció n N acional de Archiveros, Bibliotecarios, A rq ueólogos y D ocum entalistas, 1978=ISSN 0210-4164.- Vol. LI, n° 2 (2001), p. 181-200. Ramírez Deleón José Antonio, “L o s proce sos de transferencia de docum entación una m irada a las fronteras de la actividad archivistica”, Prim er Sem inario Internacional de A rch ivo s de Tradición Ibérica, Rio de Janeiro, Brasil, 2000. Serra Serra, Jordi , “Estrategias
de preservación de docum entos electrónicos: el Natio­ nal A rch iv e s and R e co rd s Adm inistration y el Public Record Office” / Jordi Serra Serra Priego de Córdoba: Patronato M unicipal “V ictor Rubio Chávarri”, 2002.- P. 33-44.

Entorno institucional de la actividad archivística

m ódulocinco e

T e m a r io

1. Manejo archivístico de la IN R A IÓ R S IN ID FO M C N E TR G A 2. Recursos operativos de los archivos 3. Marco jurídico para la operación D C M TAL YA C IV TIC O U EN R H ÍS A

I n t r o d u c c ió n

n el p re s e n te m ó d u lo s e d e s ta c a rá n a lg u n o s a s p e c to s re la c io n a d o s c o n el e n to rn o o m e d io a m b ie n te in s titu c io ­ n al d e lo s a rc h iv o s . S in el á n im o d e a g o ta rlo s , en tre s te m a s s e h a rá u n a b re v e re fe re n c ia re s p e c to al m a n e jo a rc h iv ís tic o d e la in fo rm a c ió n re s trin g id a , d e c o n fo rm id a d c o n las d is p o s ic io n e s q u e s o b re el p a rtic u la r s e e s ta b le c e n en lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s e n M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l. P o r o tra p a rte , s e h a rá m e n c ió n c o m p le m e n ta ria e n re la c ió n c o n lo s re c u rs o s o p e ra tiv o s d e lo s a rc h iv o s , p a rtic u la r­ m e n te a s o c ia d o s al p e rfil y c o m p e te n c ia s p ro fe s io n a le s q u e d e b e n c u b rir lo s a rc h iv is ta s , a s í c o m o e n re la c ió n a lo s re c u r­ s o s m a te ria le s d e lo s a rc h iv o s . F in a lm e n te , s e d e s ta c a rá la n e c e s id a d d e fo rta le c e r el m a rc o ju ríd ic o d e lo s a rc h iv o s co n el o b je to d e g a ra n tiz a r s u p ro te c c ió n c o m o h e rra m ie n ta d e g e s tió n y m e m o ria h is tó ric a , d e c a ra a la fo rm u la c ió n d e u n a L e y d e A r c h iv o s d e l D is trito F e d e ra l. E l p re s e n te m ó d u lo a b o rd a rá lo s s ig u ie n te s te m a s : 1. M a n e jo a rc h iv ís tic o d e la in fo rm a c ió n re s trin g id a . 2 . R e c u rs o s o p e ra tiv o s d e lo s a rc h iv o s . 3. M a rc o ju ríd ic o p a ra la o p e ra c ió n d o c u m e n ta l y a rc h iv ís tic a . OBJETIVOS DEL MÓDULO A l fin a liz a r el m ó d u lo lo s p a rtic ip a n te s p o d rá n :

E n t o r n o in s t it u c io n a l DE LA ACTIVIDAD ARCHIVÍSTICA

— ’

M anejo archivístico de la inform ación restringida

Recursos operativos de los archivos

M arco ju rídico para la operación docum ental y archivística

Mapa conceptual: M ódulo cinco

D e s ta c a r e l m a n e jo a rc h iv ís tic o d e la in fo rm a c ió n d o c u m e n ta l q u e s e c a ra c te ric e e n lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l c o m o in fo rm a c ió n re s trin g id a . R e c o n o c e r la s p rin c ip a le s c o m p e te n c ia s p ro fe s io n a le s q u e los a rc h iv is ta s d e b e n te n e r c o m o a d m in is tra d o re s d e d o c u m e n to s y a n te la e v o lu c ió n te ó ric a y p rá c tic a d e e s ta d is c ip lin a .

□ R e c o n o c e r la s c a ra c te rís tic a s b á s ic a s d e lo s re c u rs o s m a te ria ­ le s q u e d e b e n a s ig n a rs e a lo s a rc h iv o s p a ra fa c ilita r su a d e c u a d a c o n s e rv a c ió n fís ic a , e s p e c ia lm e n te en lo to c a n te a m o b ilia rio, e q u ip o y e s p a c io s . □ D e s ta c a r la s c a ra c te rís tic a s d e l m a rc o ju ríd ic o q u e re q u ie re n lo s s e rv ic io s a rc h iv ís tic o s p a ra su p ro te c c ió n y fo rm a lid a d c o m o s is te m a d e in fo rm a c ió n y la n e c e s id a d d e e m itir u n a L e y d e A r ­ c h iv o s q u e lo s p ro te ja c o m o in s tru m e n to y m e m o ria d e g e s tió n , a s í c o m o re c u rs o e s e n c ia l p a ra el fo m e n to d e u n a c u ltu ra de tra n s p a re n c ia y re n d ic ió n d e c u e n ta s . T ema 1. Manejo archivístico de la inform/\CIÓN RESTRINGIDA L o s a rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l p o s e e n in fo rm a c ió n m u y v a lio s a ; en e llo s s e e n c u e n tra c o n te n id a u n a g ra n riq u e z a in fo rm a tiv a . S u u s o s o ­ c ia l e in s titu c io n a l e s m u y in te n s o p u e s re s g u a rd a n in fo rm a c ió n a s o c ia d a a u n a g ra n d iv e rs id a d d e trá m ite s y p ro c e s o s d e g e s tió n q u e v in c u la n c o n s ta n te m e n te a s o c ie d a d y g o b ie rn o . L a in fo rm a c ió n c o n te n id a e n lo s a rc h iv o s e s p ú b lic a p o r d e fin ic ió n , s a lv o e n lo s c a s o s q u e (e n c o n c o rd a n c ia c o n la L e y d e A c c e s o a la In fo rm a c ió n P ú b lic a d e l D is trito F e d e ra l) s e a c a ra c te riz a d a c o m o in ­ fo rm a c ió n d e c a rá c te r re s trin g id o , e n s u s m o d a lid a d e s d e re s e rv a d a o c o n fid e n c ia l. L a c a ra c te riz a c ió n o c a lific a c ió n d e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a c o m o p ú b lic a o re s trin g id a c o rre s p o n d e a lo s p ro p io s e n te s p ú b lic o s d e l D is ­ trito F e d e ra l, m e d ia n te lo s m e c a n is m o s y p ro c e d im ie n to s q u e ju r id ic a ­ m e n te s e e n c u e n tre n en v ig o r, d e a h i la n e c e s id a d d e q u e , c o n in d e p e n d e n c ia d e l c a rá c te r p ú b lic o o re s trin g id o d e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a , é s ta d e b e m a n te n e rs e e n c o n d ic io n e s d e o rg a n iz a c ió n y c o n s e rv a c ió n q u e fa c ilite n el a c c e s o a lo s a rc h iv o s e n lo s q u e s e re s g u a rd e . D e a h i q u e el m a n e jo d e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a d e c a rá c te r re s trin g id o d e b a re a liz a rs e m e d ia n te la u tiliz a c ió n d e in s tru m e n to s té c n ic a m e n te p e rtin e n te s , s ig u ie n d o la n o rm a tiv id a d y e s tá n d a re s d e o p e ra c ió n q u e p o s ib ilite n su c o n tro l y a d e c u a d a a d m in is tra c ió n .

A s í, la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a re s trin g id a d e b e s u je ta rs e (al ig u a l q u e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a c a ra c te riz a d a c o m o p ú b lic a ) a la n o rm a tiv id a d g e n e ra l y e s p e c ífic a q u e s e e s ta b le z c a e n lo s e n te s p ú b lic o s (en c o n c o rd a n c ia c o n lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s e n M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l) p a ra la e je c u c ió n d e to d o s lo s p ro c e s o s té c n ic o s d e a rc h iv o , p a rtic u la rm e n te e n m a te ria d e c la s ific a c ió n , d e s c rip c ió n , v a lo ra c ió n y c o n s e rv a c ió n d o c u m e n ta le s . D e s d e el p u n to d e v is ta d e la o rg a n iz a c ió n d e lo s a rc h iv o s el c a rá c ­ te r re s trin g id o d e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a n o ju s tific a un m a n e jo d e e x c e p c ió n d e la m is m a . P o r el c o n tra rio : ju s tific a a ú n m á s la n e c e s id a d d e o rg a n iz a rla p o r c o m p le to , p re c is a m e n te e n fu n c ió n d e fa v o re c e r su c o n tro l té c n ic o . D e a c u e rd o c o n lo a n te rio r, en lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s en M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l, el tra ta m ie n to d e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís ti­ c a c o n un c a rá c te r re s trin g id o d e b e rá re a liz a rs e d e la s ig u ie n te fo rm a :

□ T o d a la in fo rm a c ió n a rc h iv ís ti­ c a d e a c c e s o re s trin g id a d e b e rá id e n tific a rs e , a g ru p a rs e y s is te m a tiz a rs e , e s to e s , c la s ific a r s e , d e c o n fo r m id a d c o n e l s is t e m a d e c la s ific a c ió n a r c h iv í s t ic a q u e s e e s ta b le z c a e n el e n te p ú b lic o . □ T o d o s lo s e x p e d ie n te s d e a c c e ­ s o re s trin g id o d e b e rá n c o n ta r c o n u n a c a rá tu la e n la q u e s e e s p e c i­ fiq u e s u c a r á c te r d e in fo rm a c ió n re s trin g id a , la fe c h a e n q u e s e c a ra c te riz a ro n c o m o tales, el p la z o d e re s e rv a q u e s e h a y a e s ta b le c id o , d e c o n fo rm id a d c o n la L e y d e A c ­ c e s o a la In fo rm a c ió n P ú b lic a d e l D. F., y la fe c h a e n q u e u n a v e z c o n c lu id o d ic h o p la z o p u e d e n a b rirs e a c o n s u lta p ú b lic a .

ARCHIVOS RESTRINGIDOS

Información restringida: inventariar en expedientes específicos

M 77

□ L a in fo rm a c ió n a rc h iv is tic a d e c a rá c te r re s trin g id o , a d e m á s de c o n ta r c o n el p la z o d e re s e rv a q u e c a d a e n te p ú b lic o d e te rm in e y la s ra z o n e s ju ríd ic a s q u e ju s tific a ro n la re s e rv a , d e b e rá n te n e r a s ig n a d o el m is m o p la z o d e c o n s e rv a c ió n o v ig e n c ia a rc h iv is tic a q u e s e h a y a d e s ig n a d o a la s e rie d o c u m e n ta l c o n la q u e s e e n c u e n tra n a s o c ia d o s , d e c o n fo rm id a d c o n el c a tá lo g o d e d is p o s ic ió n d o c u m e n ta l d e l e n te p ú b lic o . S in e m b a rg o , s i el pla z o d e c o n s e rv a c ió n a rc h iv is tic a e s m e n o r a l p la z o d e re s e rv a , s e d e b e rá a d ic io n a r é s te al p la z o d e c o n s e rv a c ió n o v ig e n c ia a rc h iv is tic a . □ L o s c a tá lo g o s d e D is p o s ic ió n D o c u m e n ta l d e b e rá n s e n a la r el c a rá c te r p ú b lic o o re s trin g id o d e la in fo rm a c ió n a rc h iv is tic a , a s o c ia d o a la s d iv e rs a s s e rie s d o c u m e n ta le s d e l e n te p ú b lic o .

La caracterización o calificación de la información archivística como pública o restringida corresponde a los propios entes públicos del Distrito Federal

□ L a in fo rm a c ió n a rc h iv is tic a d e c a rá c te r re s trin g id o d e b e rá d e s c rib irs e e n un in v e n ta rio d e e x p e d ie n te s e s p e c ífic o , s e p a ra d o d e l in v e n ta rio g e n e ra l d e c u a lq u ie r a rc h iv o , a e fe c to d e m a n te n e r u n a re la c ió n d e e x p e d ie n te s e s p e c ia l. D ic h o in v e n ta rio d e ­ b e rá re g is tra r la in fo rm a c ió n s ig u ie n te : a ) N o m b re d e l á re a p ro d u c to ra o u s u a ria d e lo s e x p e d ie n ­ te s d e a c c e s o re s trin g id o . b) T itu lo d e l e x p e d ie n te . c) S e rie d o c u m e n ta l a la q u e p e rte n e c e . d ) A n o d e l e x p e d ie n te y e n s u c a s o fe c h a d e c ie rre d e l m is m o . e ) P la z o d e re s e rv a d e l e x p e d ie n te . f) J u s tific a c ió n ju ríd ic a d e la re s e rv a . g ) F e c h a d e a p e rtu ra p ú b lic a d e l e x p e d ie n te . h) R e s p o n s a b le d e la c u s to d ia d e lo s e x p e d ie n te s d e a c c e s o re s trin g id o . □ L o s in v e n ta rio s d e e x p e d ie n te s d e a c c e s o re s trin g id o d e b e rá n m a n te n e rs e a c tu a liz a d o s en la s u n id a d e s a d m in is tra tiv a s de c u a lq u ie r e n te p ú b lic o . □ A l té rm in o d e s u v id a a d m in is tra tiv a ú til, lo s e x p e d ie n te s de a c c e s o re s trin g id o d e b e rá n c o n s id e ra rs e c o m o in fo rm a c ió n de

M 78j

v a lo r p e rm a n e n te o h is tó ric o , y p o r ta n to tra n s fe rirs e p a ra su c o n s e rv a c ió n a la U n id a d d e A rc h iv o H is tó ric o d e l S is te m a In s ­ titu c io n a l d e A rc h iv o s d e l e n te p ú b lic o .

Sistem de clasificación a
4 Catálogo

Á ©
•A grupar •Sistem atizar Inventario de información restringida II || II | M Inventario general

1

Unidad A Enero Febrero M arzo etc. •Tipificación •Fecha de reserva •Plazo de reserva

Unidad B Enero Febrero M arzo etc.

Unidad C Enero Febrero M arzo etc.

Desde el punto de vista de la organización de los archivos el carácter restringido de la información archivística no justifica un manejo de excepción de la misma

Actualización de expedientes restringidos en sus unidades

S-A2 -O Mism o plazo de vigência archivística para docum entos de una m ism a serie C onservación final en el archivo histórico

T ratamiento de la información restringida

L a in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a q u e p o s e a un c a rá c te r re s trin g id o d e b e rá c o n s e rv a rs e ig u a lm e n te e n c o n d ic io n e s ó p tim a s , en lu g a re s s e g u ro s d e n tro d e la s u n id a d e s d e a rc h iv o y b a jo el c u id a d o d e l re s p o n s a b le d e l a rc h iv o y d e l titu la r d e la u n id a d a d m in is tra tiv a q u e la h a y a re s trin g id o .

T e m a 2 . R e c u r s o s o p e r a t iv o s d e l o s a r c h iv o s

E n lo s m ó d u lo s p re v io s s e h a in s is tid o s o b re lo s p ro b le m a s q u e y a b ie n e n tra d o el s ig lo X X I p re v a le c e n e n lo s a rc h iv o s e n m a te ria d e re c u rs o s o p e ra tiv o s , p a rtic u la rm e n te d e n tro d e lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e ­ d e ra l, c a ra c te riz a d o s p o r s u in a d e c u a d a in c o rp o ra c ió n , s u in s u fic ie n c ia o b ie n , e n el c a s o d e lo s re c u rs o s h u m a n o s , p o r la a u s e n c ia d e p e rfile s q u e p e rm ita n e s ta b le c e r un m ín im o in d is p e n s a b le d e c o n o c im ie n to s en m a te ria a rc h iv ís tic a . E n e s te te m a , p o r ta n to , s e c o n s id e ra n a lg u n o s re q u is ito s b á s ic o s p a ra q u e en el m a rc o d e u n a e s tra te g ia d e p la n ific a c ió n in te g ra l en el e je rc ic io d e las a c tiv id a d e s a rc h iv ís tic a s , s e e s ta b le z c a n e n lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l un c o n ju n to d e re c o m e n d a c io n e s té c n ic a s p a ra la in c o rp o ra c ió n , u s o y c o n tro l d e lo s re c u rs o s o p e ra tiv o s d e los A rc h iv o s — en c o n c o rd a n c ia c o n los L in e a m ie n to s G e n e ra le s en M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l (G a c e ta O fic ia l d e l D. F. 9 d e m a y o de 2 0 0 7 )— . E n el c a s o d e los re c u rs o s h u m a n o s s e re s a lta la n e c e s id a d d e e s ta b le c e r p e rfile s q u e p e rm ita n la p le n a p ro fe s io n a liz a c ió n d e los m is m o s d e n tro d e los s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s y el d e s a rro llo d e s u s p rin c ip a le s c o m p e te n c ia s p ro fe s io n a le s y h a b ilid a d e s té c n ic a s ; e n el c a s o d e los re c u rs o s m a te ria le s , s e re c o m ie n d a s u a d q u is ic ió n raz o n a d a , e n c o n c o rd a n c ia c o n la s a c tiv id a d e s q u e s e d e s e m p e n a n e n los a rc h iv o s c o n fo rm e al c ic lo v ita l d e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a . E l re c u rs o h u m a n o e s el p la s m a d e c u a lq u ie r s is te m a (lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s n o p o d ría n s e r la e x c e p c ió n ). É s te e s el c a ­ p ita l in te lig e n te q u e h a c e p o s ib le la o p e ra c ió n in te g ra l d e d ic h o s s is te ­ m a s . S in e m b a rg o , lo s re c u rs o s h u m a n o s q u e la b o ra n e n lo s a rc h iv o s d e la s a d m in is tra c io n e s p ú b lic a s en M é x ic o — p rá c tic a m e n te en to d o s lo s n iv e le s d e g o b ie rn o — en g e n e ra l n o re ú n e n un p e rfil a d e c u a d o p a ra la b o ra r e n in s titu c io n e s a rc h iv ís tic a s . A l s e r h a b ilita d o s p a ra la b o ra r e n lo s a rc h iv o s en c a lid a d d e “c a s ­ tig a d o s ” o s in c u b rir un p e rfil p re d e fin id o en el m a rc o d e la s p o lític a s in s titu c io n a le s d e d e s a rro llo d e p e rs o n a l, el p e rs o n a l a rc h iv ís tic o se e n c u e n tra g e n e ra lm e n te s itu a d o e n u n a p o s ic ió n d e re z a g o q u e le im p id e ta n to c o n ta r c o n lo s in s tru m e n to s té c n ic o s q u e p o d ría n a u x ilia rle e n el d e s e m p e n o d e s u tra b a jo , c o m o c o n p o lític a s q u e h a g a n p o s ib le

M80

su p ro fe s io n a liz a c ió n , c a p a c ita c ió n , a c tu a liz a c ió n , c re c im ie n to in s titu ­ c io n a l y e s ta b ilid a d la b o ra l en la fu n c ió n . La lim ita d a c o n c e p c ió n q u e la s a d m in is tra c io n e s p ú b lic a s tie n e n g e ­ n e ra lm e n te d e lo s a rc h iv o s , d e lo s s e rv ic io s q u e é s to s b rin d a n y d e su im p o rta n c ia c o m o s is te m a d e in fo rm a c ió n — s u m a d a a la e rró n e a id e a d e q u e lo s a rc h iv o s c o n s titu y e n un “s e rv ic io g e n e ra l” , s i­ m ila r, p o r e je m p lo , al m a n e jo d e in v e n ta rio s de re c u rs o s m a te ria le s o la a d m in is tra c ió n d e b o d e g a s — im p o s ib ilita c o n s id e ra r a lo s a rc h iv is ta s c o m o p ro fe s io n a le s o té c n ic o s q u e d e s e m p e n a n fu n c io n e s a d m in is tra tiv a s y té c n ic a s d e c a p ita l im p o r ta n c ia . S e o lv id a , p re c is a m e n te , q u e el o b je to d e tra b a jo d e e s to s p ro fe s io ­ n a le s e s la in fo rm a c ió n , q u e a lo la rg o d e su c ic lo in s titu c io n a l d e v id a e x ig e un tra ta m ie n to e s p e c ia liz a d o , y d e a rc h iv is ta s c o n un m e jo r p e rfil p ro fe s io n a l p a ra el d e s e m p e n o e fic ie n te d e lo s p ro c e s o s a rc h iv ís tic o s , el m a n e jo y la a d ­ m in is tra c ió n d e la s in s titu c io n e s d e a rc h iv o . In c lu s o , d a d o e l c a r á c t e r m u lt id is c ip lin a r io d e la g e s tió n p ú b lic a , m á s a llá d e s u s h a b ilid a d e s té c n ic a s p ro p ia s , e l a rc h iv is ta d e l s ig lo X X I d e b e p o s e e r c o m p e te n c ia s p ro fe s io n a le s q u e lo v in c u le n c o n o tro s e s p e c ia ­ lis ta s d e la in fo rm a c ió n y p ro fe s io n e s v in c u la d a s a los a rc h iv o s . P o r e je m p lo : la h is to ria , la a d m in is tra c ió n , la s o c io lo g ia , e l d e re c h o , la c o n ta b ilid a d y fin a n z a s , la s c ie n c ia s d e la in fo rm a c ió n etc. En fu n c ió n d e lo a n te rio r, d e n tro d e l m a rc o d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s , re s u lta e s e n c ia l la c a p a c ita c ió n d e l p e r­ s o n a l d e d ic a d o a l d e s e m p e n o d e las fu n c io n e s a rc h iv ís tic a s . S in e m b a rg o , Los archivistas: administradores y técnicos de la información d ic h a c a p a c ita c ió n n o te n d rá un fu e rte im p a c to e n la s in s titu c io n e s si n o se le c o n c ib e c o m o p a rte d e un p ro c e s o

(181)

m á s a m p lio d e p ro fe s io n a liz a c ió n y d e s a rro llo d e l p e rs o n a l a rc h iv ís tic o ; s i a la s p e rs o n a s in v o lu c ra d a s n o s e le s d a n p e rs p e c tiv a s d e c re c im ie n to in s titu c io n a l, y m e jo re s p e rc e p c io n e s e c o n ó m ic a s . T o d o e llo a c o rd e c o n la a d q u is ic ió n d e n u e v a s h a b ilid a d e s té c n ic a s y c o m p e te n c ia s p ro fe s io n a le s , y c o n el m e jo ra m ie n to e n g e n e ra l d e s u s c o n d ic io n e s de tra b a jo c o m o p ro fe s io n a le s d e la in fo rm a c ió n .

Perfiles y profesiog ramas

Diagnósticos archivísticos y para la formación

P la n d e f o r m a c ió n

Desarrollo de estúdios de necesidades de capacitación

Cursos permanentes en la especialidad

Disefio de m anuales e instrumentos pedagógicos

□I

Desarrollo de estructuras curriculares para la capacitación

m

■ _

Estratégias para la estabilidad y e lc re c im ie n to del personal

Estratégias para la formación de recursos humanos El d e s a rro llo d e p o lític a s in s titu c io n a le s y g u b e rn a m e n ta le s p a ra el m e jo ra m ie n to d e los re c u rs o s h u m a n o s d e d ic a d o s al d e s e m p e n o d e fu n ­ c io n e s a rc h iv ís tic a s d e n tro d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s en el D is trito F e d e ra l d e b e rá re a liz a rs e a p a rtir d e e s tra te g ia s y m e c a n is m o s d e p la n e a c ió n e fic a c e s . E s to s , a d e m á s d e im p u ls a rs e c o n a p e g o a los L in e a m ie n to s G e n e ra le s en M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l, d e b e n c e n tra r s u a te n c ió n en lo s s ig u ie n te s a s p e c to s b á s ic o s , e n tre o tro s :

□ El d is e n o d e p e rfile s y p ro fe s io g ra m a s e n lo s q u e s e e s ta b le z c a n lo s a s p e c to s m ín im o s in d is p e n s a b le s a c u b rir p a ra la b o ra r en in s titu c io n e s d e a rc h iv o s , d e c o n fo rm id a d c o n s u s c a ra c te rís tic a s

d e o p e ra c ió n a lo la rg o d e l c ic lo in s titu c io n a l d e v id a d e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a . □ L a fo rm u la c ió n d e d ia g n ó s tic o s a rc h iv ís tic o s , e s p e c ia lm e n te en lo to c a n te a la s itu a c ió n a c tu a l y p a ra el d is e n o d e e s tra te g ia s d e m e jo ra d e lo s re c u rs o s h u m a n o s d e s tin a d o s e n lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l al d e s e m p e n o d e a c tiv id a d e s a rc h iv ís tic a s . □ El d is e n o , d e s a r ro llo y le v a n ta m ie n to d e e s tu d io s d e n e c e s id a d e s d e c a p a c ita c ió n b á s ic a y e s p e c ia liz a d a e n m a te ria d e A d m in is tra c ió n d e D o c u m e n to s , g e s tió n d e a rc h iv o s y d is c ip li­ n a s a fin e s . □ E l d is e n o , d e s a rro llo e in s tru m e n ta c ió n d e e s tru c tu ra s c u rric u la ­ re s y c o n te n id o s p a ra la c a p a c ita c ió n b á s ic a y e s p e c ia liz a d a d e l p e rs o n a l a rc h iv ís tic o . □ E l d is e n o d e m a n u a le s e in s tru m e n to s p e d a g ó g ic o s p a ra a u x i­ lia r la im p a rtic ió n d e c u rs o s y p ro g ra m a s d e c a p a c ita c ió n e n la m a te ria . □ L a im p a rtic ió n d e c u rs o s d e A d m in is tra c ió n d e D o c u m e n to s , g e s tió n d e a rc h iv o s y d is c ip lin a s a fin e s , c o n c e b id o s c o m o p ro c e s o s d e c a p a c ita c ió n p e rm a n e n te s e n lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, y n o c o m o s u c e s o s o e v e n to s a is la d o s y sin p ro y e c c ió n . □ E l im p u ls o al d e s a rro llo d e a c c io n e s d e d iv u lg a c ió n a rc h iv ís tic a , c o m o c o n g re s o s , s e m in a rio s , m e s a s re d o n d a s , c ic lo s d e c o n fe ­ re n c ia s e tc ., c o n el p ro p ó s ito d e fo m e n ta r u n a c u ltu ra in s titu c io ­ n a l y s o c ia l d e lo s a rc h iv o s . □ E l d is e n o d e e s tra te g ia s q u e , e n u n m a rc o d e ra c io n a liz a c ió n d e lo s re c u rs o s d is p o n ib le s , p e rm ita n la e s ta b ilid a d d e l p e rs o n a l a r­ c h iv ís tic o , a la v e z q u e p ro p ic ie n s u c re c im ie n to in s titu c io n a l y el m e jo ra m ie n to d e s u s re m u n e r a c io n e s , a s í c o m o la c o n tra ta c ió n d e p ro fe s io n is ta s y té c n ic o s d e c a rre ra en lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l.

El recurso humano es el capital inteligente que hace posible la operación integral de los sistemas de información

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E n e l c a s o d e lo s re c u rs o s m a te ria le s a s ig n a d o s a lo s a rc h iv o s , la s itu a c ió n q u e p re v a le c e e n la s a d m in is tra c io n e s p ú b lic a s n o e s m e n o s c o m p lic a d a q u e la q u e p riv a e n m a te ria d e re c u rs o s h u m a n o s . L o s a rc h iv o s c a re c e n d e e s p a c io s a p ro p ia d o s p a ra el c o n tro l té c n i­ c o y fís ic o d e lo s a c e rv o s q u e re s g u a rd a n , a s í c o m o p a ra s u a d e c u a d a c o n s e rv a c ió n y p re s e rv a c ió n . D e ig u a l fo rm a , c a re c e n d e m o b ilia rio y e q u ip o a p ro p ia d o . E n lo g e n e ra l a ú n p riv a e n e s te a s p e c to la p é s im a id e a d e d o ta r a lo s a rc h iv o s c o n m a te ria le s d e d e s e c h o e in c o rp o ra r e n e llo s — c o n tra d ic to ria y p a ra d ó jic a m e n te — n u e v a s te c n o lo g ia s q u e c o n fre c u e n c ia no s e u tiliz a n en fo rm a o rd e n a d a .

En el marco de los sistemas institucionales de archivos resulta esencial la capacitación del personal dedicado a las funciones archivísticas

U n o d e lo s p ro b le m a s m á s a c u c ia n te s e s la fa lta d e e s p a c io s a p ro ­ p ia d o s e n la s o fic in a s d e lo s e n te s p ú b lic o s p a ra re s g u a r d a r a lo s a rc h iv o s d e trá m ite d e la s in s titu c io n e s . P o r s u p a rte , lo s a rc h iv o s d e c o n c e n tra c ió n en re a lid a d c o n fre c u e n c ia s o n s ó lo b o d e g a s d e p a p e l q u e n o c u e n ta n c o n m o b ilia rio d e a lm a c e n a m ie n to a d e c u a d o ni c o n e q u ip o s p a ra s u p ro te c c ió n fís ic a , lo q u e a c a rre a s e rio s rie s g o s d e s in ie s tro s . U n a p o lític a p la n ific a d a d e a d q u is ic ió n d e re c u rs o s m a te ria le s p a ra lo s a rc h iv o s , d e c o n fo rm id a d c o n s u o p e ra c ió n d ife re n c ia d a a lo la r­ g o d e l c ic lo v ita l d e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a , re d u n d a ria en a h o rro s e fe c tiv o s p a ra lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l y p ro p ic ia ría la in c o rp o ra c ió n d e m o b ilia rio y e q u ip o q u e c u m p la c o n e s p e c ific a c io n e s té c n ic a s a p ro p ia d a s . N o rm a liz a r e s ta s a d q u is ic io n e s , e n o p o s ic ió n a l a lq u ile r d e b o d e ­ g a s , la d ig ita liz a c ió n d e s o rd e n a d a d e a c e rv o s y, p e o r a ú n , c o n fia r a e m p re s a s p riv a d a s el a lm a c e n a m ie n to d e a rc h iv o s p ú b lic o s , c o n to d o s lo s rie s g o s té c n ic o s y ju ríd ic o s q u e ta l h e c h o tra e c o n s ig o , p e rm itirá un m a n e jo y c o n s e rv a c ió n m á s e fic ie n te d e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a . A l re s p e c to , c o m o p a rte d e e s a p o lític a , en la a d q u is ic ió n y u s o de re c u rs o s m a te ria le s p a ra lo s a rc h iv o s c o n v e n d ría c o n s id e ra r a s p e c to s c o m o lo s s ig u ie n te s :

□ E la b o ra r un m a p a d e rie s g o s y un d ia g n ó s tic o d e lo s re c u rs o s m a te ria le s a s ig n a d o s a lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l,

M84

p a rtic u la rm e n te e n m a te ria d e e s p a c io s , m o b iliá rio y e q u ip o d e a lm a c e n a m ie n to , p ro te c c ió n fís ic a y s e g u rid a d a m b ie n ta l. □ D is e n a r n o rm a s p a ra la a d q u is ic ió n y u s o d e re c u rs o s m a te ria ­ le s a rc h iv ís tic o s , a s í c o m o p a ra e l d e s a rro llo d e e s p e c ific a c io n e s té c n ic a s e n m a te ria d e m o b ilia rio , e q u ip o , e s p a c io s y e d ific io s d e a rc h iv o . □ F o rm u la r p la n e s d e a d q u is ic io n e s c o n s o lid a d a s d e re c u rs o s m a te ria le s c o n a rre g lo a la o p e ra c ió n d ife re n c ia d a d e lo s a rc h iv o s a lo la rg o d e s u c ic lo v ita l. □ In c o rp o ra r e q u ip o s d e a lm a c e n a m ie n to in te n s iv o p a ra lo s a rc h iv o s d e c o n c e n tra c ió n e h is tó ric o s .

□ P ro p ic ia r la in c o rp o ra c ió n d e e q u ip o s y m o b ilia rio d e a lm a c e ­ n a m ie n to p a ra a rc h iv o s d e trá m ite q u e e v ite n la s o b re c a rg a d e p e s o s m u e rto s e n o fic in a s . □ U b ic a r a rc h iv o s e n p la n ta s b a ja s o s ó ta n o s , c u id a n d o la s c o n d i­ c io n e s a m b ie n ta le s d e lu z, te m p e ra tu ra y h u m e d a d a p ro p ia d a s p a ra la c o n s e rv a c ió n d e a c e rv o s . □ D e s a rro lla r en fo rm a p re v e n tiv a p la n e s d e c o n tin g e n c ia p a ra el a l­ m a c e n a m ie n to , c o n s e rv a c ió n y c u id a d o d e los a rc h iv o s p ú b lico s. T ema 3. Marco jurídico para la operacó \l DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA L o s e s fu e rz o s p a ra e m itir u n m a rc o ju ríd ic o en m a te ria d e a rc h iv o s e n M é x ic o h a n s id o m o tiv o d e p re o c u p a c ió n fre c u e n te e n el p a ís . E llo o b e d e c e , d e s d e lu e g o , a l re c o n o c im ie n to d e la trip le n a tu ra le z a d e los a rc h iv o s e n ta n to re c u rs o in fo rm a tiv o e s e n c ia l p a ra la s in s titu c io n e s , m e m o ria y te s tim o n io d e la e v o lu c ió n d e é s ta s , y c o m o h e rra m ie n ta p a ra fo m e n ta r u n a c u ltu ra d e tra n s p a re n c ia y re n d ic ió n d e c u e n ta s . In s tru m e n to , m e m o ria y tra n s p a re n c ia d e la a c c ió n p ú b lic a s o n , en el fo n d o , la s ra z o n e s e n q u e s e s u s te n ta la c re a c ió n d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s e n e l D is trito F e d e ra l, y p o r e s o m is m o las ra z o n e s q u e s u s te n ta n la fo rm a liz a c ió n d e s u o rg a n iz a c ió n y fu n c io n a m ie n to d e s d e la ó p tic a ju ríd ic a .

Una política planificada de adquisición de recursos materiales para los archivos redunda en ahorros efectivos para los entes públicos

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E n lo s e s fu e rz o s p o r m e jo ra r la a c tiv id a d d e lo s a r­ i, c o m b a tie n d o e fic a z m e n te lo s p ro b le m a s q u e lo s io n a n a ú n , la e m is ió n d e u n a L e y d e A rc h iv o s o c u je s tio n a b le m e n te u n p a p e l e s e n c ia l, ta n to p a ra la ;ió n d e lo s a rc h iv o s c o m o re c u rs o in s tru m e n ta l d e la n p ú b lic a y te s tim o n io d e s u e v o lu c ió n , c o m o , s o b re p a ra g a ra n tiz a r el re s ta b le c im ie n to d e s u e s ta tu to u c io n a l y s o c ia l y la e fic a z o p e ra c ió n d e lo s s e rv ic io s ih iv ís tic o s e n su m e d io a m b ie n te . La e m is ió n d e u n a L e y d e A r c h iv o s e n el D is trito F e d e ra l, s in e m b a rg o , n o e s ta re a fá c il, é s ta d e b e s e r p ro d u c to d e la c o n v e rg e n c ia y el c o n s e n s o d e lo s p rin c ip a le s s e c to re s y a c to re s in v o lu c ra d o s e n la m a ­ te ria : a d m in is tra d o re s , a rc h iv is ta s , e s p e ­ c ia lis ta s e n te o ría s y o tra s c ie n c ia s d e la in fo rm a c ió n , h is to ria d o re s y o tro s u s u a rio s d e lo s a rc h iv o s . La e m is ió n d e u n a L e y d e A rc h iv o s , p o r o tra p a rte , n o d e b e c o n s id e ra rs e c o m o un a c to ú n ic o , s in o c o m o p a rte d e u n p ro c e s o d e s tin a ­ d o a m e jo ra r in te g ra lm e n te la o p e ra c ió n d e lo s a rc h iv o s , la c a lid a d d e s u s re c u rs o s , s u re s ta b le ­ c im ie n to c o m o s is te m a s d e in fo rm a c ió n , la e je c u c ió n o rd e n a d a d e lo s p ro c e s o s d e tra b a jo q u e le s o n in h e re n te s y el d is e n o d e s u s in s tru m e n to s . L o s a rc h iv o s re q u ie re n d e l d e s a rro llo d e m e d i­ d a s in te g ra le s p a ra su a d e c u a d o m a n e jo , p a ra su d ifu s ió n y c o n tro l, p a ra s u p ro te c c ió n c o m o p a trim o n io e in s tru m e n to d e g e s tió n . M e jo ra r lo s s is ­ te m a s d e in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic o s , s u p e ra n d o lo s p ro b le m a s q u e o b s ta c u liz a n su o p e ra c ió n , im p lic a a c tu a r — y s o b re to d o in te ra c tu a r— e n d is tin to s c a m p o s y n iv e le s , c o n el c o n c u rs o in fo rm a d o de q u ie n e s s e e n c u e n tra n al fre n te d e e s to s s e rv ic io s y s u s p rin c ip a le s u s u a rio s .

P o r e s ta s ra z o n e s , la le g is la c ió n a rc h iv ís tic a d e b e e s ta r p re c e d id a ta m b ié n d e rig u ro s o s a n á lis is y d e l c o n o c im ie n to in te g ra l d e lo s a rc h iv o s , ta n to d e s d e un p u n to d e v is ta c o n c e p tu a l c o m o o p e ra c io n a l. E s d e c ir, d e b e re fle ja r e fic ie n te m e n te el c o m p le jo u n iv e rs o d e lo s a rc h iv o s , te n ie n d o e n c u e n ta q u e la e m is ió n d e u n a L e y d e A rc h iv o s p o r s í s o la n o e s g a ra n tía d e l e s ta b le c im ie n to d e s is te m a s a rc h iv ís tic o s e fic a c e s . É s to s no p u e d e n e s ta b le c e rs e p o r d e c re to , p o r lo q u e d e b e te n e rs e e x tre m o c u id a d o e n el h o riz o n te q u e s e b u s c a c o n la le g is la ­ c ió n a rc h iv ís tic a . E n el g o b ie rn o d e la C iu d a d d e M é x ic o n o s e p a rte d e c e ro en m a ­ te ria ju ríd ic a e n el c a m p o d e lo s a rc h iv o s , y a q u e p o r un la d o s e c u e n ta c o n la lla m a d a “ C irc u la r 1 y 1 b is ” e m itid a p o r la O fic ia lía M a y o r d e l G o b ie rn o d e la C iu d a d d e M é x ic o , q u e im p a c ta a lo s e n te s p ú b lic o s a d s c rito s a la s d e p e n d e n c ia s y o rg a n is m o s a d s c rito s al E je c u tiv o lo c a l. P o r o tra p a rte s e d is p o n e d e la L e y d e T ra n s p a re n c ia y A c c e s o a la In fo rm a c ió n P ú b lic a d e l D is trito F e d e ra l, y d e lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s e n M a te ria d e A r c h iv o s d e l D is trito F e d e ra l d e riv a d o s d e é s ta y e m iti­ d o s p o r el In s titu to d e A c c e s o a la In fo rm a c ió n P ú b lic a d e l D is trito F e ­ d e ra l (In fo D F ). D ic h o s o rd e n a m ie n to s c o n s titu y e n un p u n to d e p a rtid a im p o rta n te p a ra , c o n b a s e e n e llo s , im p u ls a r un p ro c e s o d e tra b a jo q u e c u lm in e c o n la e m is ió n d e u n a L e y d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l. L a L e y d e T ra n s p a re n c ia y A c c e s o a la In fo rm a c ió n P ú b lic a d e l D is ­ trito F e d e ra l e s ta b le c ió u n a s e rie d e d is p o s ic io n e s en m a te ria d e A r c h i­ v o s , m is m a s q u e p u e d e n o b s e rv a rs e en el c u a d ro 13. C uadro 1 3 / P rincipales disposiciones en matéria de archivos establecidas en la L ey de T ransparencia y A cceso a la Información P ública del D istrito F ederal
D is p o s ic ió n o a t r ib u c io n e s D e c o n f o r m id a d c o n :

La emisión de una Ley de Archivos en el Distrito Federal debe ser producto de la convergencia y el consenso de los principales sectores y actores involucrados en la materia

Mejorar la organización, clasificación y manejo de documentos en posesión de los entes públicos

Titulo primero, Capítulo I Art. 9, Inciso VI

(Continúa en la siguiente página)

M 87

(Viene de la página anterior) D iSPOSICIÓN O ATRIBUCIONES D e c o n f o r m id a d c o n :

Crear un sistema de archivo que permita localizar con prontitud y seguridad los datos que genere, procese o reciba con motivo del desempeno de su función, en térm i­ nos de la ley en la materia El Instituto deberá emitir las reglas generales para la generación de datos y archivos, así como para la conservación de los mismos

Título segundo, Capítulo II Art. 51

Título segundo, Capítulo II Art. 53 Incisos I al IV

Dar cumplimiento, en general, a las disposiciones contenidas en el Título segundo, Capítulo II, Arts. 51 al 56 Establecer los lineamientos genera­ les para la creación y operación de los archivos que contengan información pública de consulta directa “ El incumplimiento a la normatividad relacionada con los archivos públicos”

Título Tercero, Capítulo I Art. 63, Inciso X

Título Cuarto, Capítulo I Art. 75 Inciso IV

L o s L in e a m ie n to s G e n e ra le s e n M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e ­ d e ra l d e riv a d o s d e la L e y d e T ra n s p a re n c ia fu e ro n re s u lta d o d e un a m p lio p ro c e s o d e c o n s e n s o y a n á lis is p o r lo q u e e n e llo s s e a b a rc a ro n lo s p rin c ip a le s c a m p o s q u e in c id e n e n la o p e ra c ió n d e lo s a rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l, s ie n d o é s to s , lo s q u e s e m u e s tra n e n el c u a d ro 14.
C uadro
rales

14 /

C a m p o s d e c o b e r t u r a d e l o s L in e a m ie n t o s G e n e ­

EN MATERIA DE ARCHIVOS DEL DlSTRITO FEDERAL

• Organización de los sistemas institucionales de archivos del Distrito Federal. • Regulación de los procesos archivísticos. • Instrumentos de control técnico del trabajo archivístico.
(Continúa en la siguiente página)

^ 188}

(Viene de la página anterior)

• Recursos operativos de los archivos (humanos, materiales, técnicos, tecnológicos). • Programas institucionales de desarrollo archivístico. • Mecanismos de coordinación y vinculación de los archivos públicos del Distrito Federal.

D a d a su c o b e rtu ra , lo s lin e a m ie n to s c o n s titu y e n un p u n to d e p a rtid a e s e n c ia l p a ra a n a liz a r lo s c o n te n id o s y a s p e c to s p o r c u b rir en u n a L e y d e A rc h iv o s , p u e s e n fo c a n s u a te n c ió n ta n to e n la o rg a n iz a c ió n in s titu ­ c io n a l y té c n ic a d e lo s a rc h iv o s , c o m o e n la re g u la c ió n d e lo s p ro c e s o s d e g e s tió n a rc h iv is tic a y lo s re c u rs o s o p e ra tiv o s d e lo s m is m o s . A p u n ta n e s p e c ia lm e n te a la n e c e s id a d d e p la n ific a r, — c o m o p a rte d e u n a a c c ió n p e rm a n e n te — la a c tiv id a d d e lo s a rc h iv o s c o n p ro g ra m a s q u e p e rm ita n s u d e s a rro llo in s titu c io n a l y el e s ta b le c im ie n to d e m e c a n is ­ m o s d e c o n v e rg e n c ia , c o m u n ic a c ió n y c o o p e ra c ió n e n tre lo s d iv e rs o s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l. L a fin a lid a d e s fo m e n ta r u n a n u e v a c u ltu ra d e la in fo rm a c ió n a rc h iv is tic a , p ro m o v e r e l d e s a rro llo d e l s e n ti­ d o d e p e rte n e n c ia a lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s y d e s ta c a r el p a p e l e im p o rta n c ia q u e é s to s tie n e n e n la s a c c io n e s tra n s p a re n c ia y re n d ic ió n d e c u e n ta s . C o n b a s e e n la s d is p o s ic io n e s p re v ia s , p u e d e a v a n z a rs e e n el d is e n o , d e s a rro llo y p ro c e s o d e c o n s e n s o p a ra la e m is ió n d e u n a L e y d e A rc h iv o s en el D is trito F e d e ra l, c u id a n d o , e n s u e m is ió n , a s p e c to s c o m o lo s s ig u ie n te s :

□ D e s a rro lla r la L e y d e A rc h iv o s y n o rm a tiv id a d ju r id ic a c o m p le ­ m e n ta ria , c o n b a s e e n la e x p e rie n c ia y re a lid a d e s a rc h iv is tic a s q u e p re v a le c e n en e s ta m a te ria d e n tro d e lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l. □ E m p re n d e r un p ro c e s o in te n s o y s is te m á tic o d e tra b a jo p a ra la g e n e ra c ió n d e l m a rc o ju r id ic o d e l D is trito F e d e ra l e n m a te ria d e a rc h iv o s , fo rm a liz a n d o la c re a c ió n y fu n c io n a m ie n to d e lo s s is ­ te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s , s u s c o m p o n e n te s y m e c a n is ­ m o s d e c o o rd in a c ió n in s titu c io n a l, e l m a n e jo d e la in fo rm a c ió n

a rc h iv ís tic a d e c a rá c te r re s trin g id o , la in c o rp o ra c ió n d e te c n o lo ­ g ia s d e la in fo rm a c ió n a p lic a d a s a lo s a rc h iv o s y el m a n e jo de la in fo rm a c ió n e le c tró n ic a c o m o d o c u m e n ta c ió n a rc h iv ís tic a , a s í c o m o p a ra la a c tiv id a d d o c u m e n ta l a s o c ia d a a la s e s p e c ific id a d e s y re c u rs o s d e q u e s e d is p o n g a p a ra el e je rc ic io d e l c ic lo v ita l d e lo s d o c u m e n to s . □ P ro p ic ia r la c o n s ta n te p a rtic ip a c ió n d e g ru p o s d e e s p e c ia lis ta s in te rd is c ip lin a rio s , e n lo s q u e s e a c re d ite la o p in ió n d e a rc h iv is ta s , a d m in is tra d o re s , h is to ria d o re s , e x p e rto s en te o ria s d e la in fo rm a c ió n y o tro s p ro fe s io n a le s , a s í c o m o d e lo s p rin c ip a le s u s u a rio s d e lo s a rc h iv o s , p a ra la e m is ió n d e u n a L e y d e a rc h iv o s p le n a m e n te c o n s e n s u a d a . □ C o n s id e r a r q u e e n la e m is ió n d e la n o rm a tiv id a d ju ríd ic a s e te n g a e n c u e n ta n o s ó lo e l in te ré s p a trim o n ia l o h is tó ric o d e los d o c u m e n to s y a rc h iv o s , s in o ta m b ié n , la d o c u m e n ta c ió n q u e fo rm a e l c u e rp o d e lo s a rc h iv o s a d m in is tra tiv o s o d e g e s tió n . P rin c ip a lm e n te p o rq u e e n e s te n iv e l s u e le n o c u rrir la s p rin c ip a ­ le s d e fic ie n c ia s en m a te ria d e o rg a n iz a c ió n , c o n tro l y a c c e s o a la in fo rm a c ió n g u b e rn a m e n ta l. □ F o rm a liz a r ju ríd ic a m e n te , en el m a rc o d e la L e y d e A rc h iv o s , la p la n e a c ió n d e s u d e s a rro llo in s titu c io n a l c o m o u n a m e d id a de c a rá c te r p e rm a n e n te .

Los Lineamientos constituyen un punto de partida esencial para analizar los contenidos y aspectos por cubrir en una Ley de Archivos

siN TES IS

M á s a llá d e lo s a s p e c to s e s tric ta m e n te té c n ic o s d e la A d m in is tra c ió n d e D o c u m e n to s y la g e s tió n d e a rc h iv o s , en e l e n to rn o in s titu c io n a l y s o c ia l d e l q u e h a c e r a rc h iv is tic o o c u rre n u n a s e rie d e fe n ó m e n o s q u e a fe c ta n o in c id e n d e m a n e ra im p o rta n te e n su o p e ra c ió n . E l m a n e jo d e la in fo r­ m a c ió n a rc h iv is tic a d e c a rá c te r re s trin g id o , p re v is to e n los L in e a m ie n to s G e n e ra le s en M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is tri­ to F e d e ra l, c o n s titu y e un im p o rta n te te m a p a ra la g e s tió n e s ta n d a riz a d a d e lo s p ro c e s o s d o c u m e n ta le s .
A p e s a r d e lo d e lic a d o d e la in fo rm a c ió n a rc h iv is tic a q u e p u e d a e n un m o m e n to d a d o re s trin g irs e c o n a p e g o a la L e y d e T ra n s p a r e n c ia y A c c e s o a la In fo rm a c ió n P ú ­ b lic a d e l D is trito F e d e ra l, s u m a n e jo a rc h iv is tic o tie n e q u e re a liz a rs e d e c o n fo rm id a d c o n lo s c rite rio s , m e c a n is m o s e in s tru m e n to s té c n ic o s a s o c ia d o s a la A d m in is tra c ió n d e D o c u m e n to s , p o r lo q u e d ic h a in fo rm a c ió n d e b e ta m b ié n c la s ific a rs e , d e s c rib irs e , v a lo ra rs e y c o n s e rv a rs e e fic ie n ­ te m e n te , c u id a n d o el m a n e jo d e in v e n ta rio s y la s p o litic a s q u e la L e y p re v e a p a ra fa c ilita r e l a c c e s o a la in fo rm a c ió n re s trin g id a u n a v e z q u e p ie rd a d ic h o c a rá c te r. P o r o tra p a rte , en el p re s e n te m ó d u lo s e e n fa tiz ó la im p o rta n c ia d e m e jo ra r lo s re c u rs o s a rc h iv is tic o s , e s p e c ia lm e n te h u m a n o s , en ta n to “ p la s m a in te lig e n te ” d e los s is te m a s in s ­ titu c io n a le s d e a rc h iv o s . El d is e n o d e p o litic a s p a ra la in co rp o ra c ió n , c re c im ie n to y d e s a rro llo in s titu c io n a l y p ro fe s io n a liza c ió n d e l tra b a jo a rc h iv is tic o re s u lta in d is p e n s a b le p a ra m e jo ra r in te g ra lm e n te el fu n c io n a m ie n to d e los a rc h iv o s . Los a rc h iv is ta s , e n ta n to p ro fe s io n a le s d e la in fo rm a c ió n , d e b e n d e s a rro lla r un c o n ju n to d e h a b ilid a d e s té c n ic a s y c o m p e te n c ia s p ro fe s io n a le s q u e p e rm ita n el d e s e m p e n o e fic ie n te d e la g e s tió n d e a rc h iv o s y la re la c ió n d e é s to s co n o tra s d is c i­ p lin a s q u e , en p le n o s ig lo X X I, tie n e n u n a e s tre c h a re la c ió n c o n la A d m in is tra c ió n d e D o c u m e n to s .

E n e l p re s e n te m ó d u lo s e ha e n fa tiz a d o la n e c e s id a d d e p ro p ic ia r la a d q u is ic ió n y u s o d e m e jo re s re c u rs o s m a ­ te ria le s p a ra lo s a rc h iv o s — e s p e c ia lm e n te en re la c ió n c o n lo s e s p a c io s d e d e p ó s ito d e lo s m is m o s — y el m o b ilia rio y e q u ip o q u e re q u ie re n , d e c o n fo rm id a d c o n lo s u s o s y m e c a n is m o s d ife re n c ia d o s d e o p e ra c ió n d e lo s a rc h iv o s a lo la rg o d e s u c ic lo v ita l. F in a lm e n te s e h iz o a lu s ió n a la n e c e s id a d d e e m itir en b re v e u n a L e y d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l q u e fo rm a ­ lic e la c re a c ió n y el d e s e m p e n o d e la s a c tiv id a d e s d e los a rc h iv o s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, c u id a n d o q u e s e a re s u lta d o d e u n a m p lio p ro c e s o d e c o n s e n s o y c o n b a s e e n lo s L in e a m ie n to s e n M a te ria d e A rc h iv o d e lo s q u e y a s e d is p o n e y q u e c u b re n b á s ic a m e n te lo s p rin c ip a le s c a m p o s d e a c c ió n d e la a c tiv id a d a rc h iv ís tic a .

J 92

AUTOEVALUACIÓN

A u t o e v a l u a c ió n

C u e s tio n a rio s o b re lo s c o n te n id o s g e n e ra le s d e l m ó d u lo c in c o , “ E n to r­ no In s titu c io n a l d e la a c tiv id a d a rc h iv ís tic a ” .

1. iQ uién puede restringir la información archivística? Escoja una opción:
A . L o s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l. B. E L In fo D F . C . L a s O fic in a s d e In fo rm a c ió n P ú b lic a .

2. íE Í Plazo de restricción o reserva de la información archivística es igual al plazo de conservación archivística? Elija una opción:
A . S í. B. N o.

3. íL a información archivística de carácter restringido debe con­ tar con una carátula donde se considere la justificación jurídica que motivó la restricción de la información? Escoja una opción:
A . S í. B. N o.

4 . ^Qué aspectos debe considerar un plan de mejoramiento de los recursos humanos que se destinan al trabajo archivístico? Escoja una opción:
A . U n d ia g n ó s tic o a rc h iv ís tic o , e s tru c tu ra s c u rric u la re s y el d is e n o d e c u rs o s . B. U n p ro g ra m a d e c o n fe re n c ia s y e x p o s ic io n e s d o c u m e n ta le s . C . El a u m e n to g e n e ra liz a d o d e s a la rio s d e lo s a rc h iv is ta s .

(193)

S. Los recursos materiales de los archivos deben adquirirse de manera planificada de conformidad con (escoja una opción):

o

o
< D < >
LU

A . L a re n ta d e b o d e g a s p a ra el a lm a c e n a m ie n to d e a rc h iv o s . B. La o p e ra c ió n d ife re n c ia d a d e lo s a rc h iv o s a lo la rg o d e l c ic lo v ita l. C . U n p ro g ra m a d e a d q u is ic ió n d e te c n o lo g ía s .

S. Para que tenga posibilidades de incidir en el mejoramiento de los archivos, la Ley de Archivos del Distrito Federal debe ser re­ sultado de un proceso caracterizado por (escoja una opción):
A . U n p ro c e s o d e a n á lis is lle v a d o a c a b o p o r e s p e c ia lis ta s en el te m a d e lo s a rc h iv o s . B. U n p ro c e s o d e c o n s e n s o in te rd is c ip lin a rio . C . La im p o rta c ió n d e le y e s d e a rc h iv o q u e h a y a n te n id o é x ito en o tro s p a ís e s .

O H D

<

7. Mencione al menos dos campos que consideran los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal.
A . L a a d q u is ic ió n d e re c u rs o s m a te ria le s y te c n o lo g ía s d e d ig ita liz a c ió n . B. La e m is ió n d e u n a L e y d e A rc h iv o s y la c a p a c ita c ió n d e l p e rs o n a l. C . La o rg a n iz a c ió n d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s y la re g u la c ió n d e lo s p ro c e s o s d o c u m e n ta le s .

8. £Qué establece el Artículo S° Inciso VI de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal? Escoja una opción:
A . M e jo ra r la o rg a n iz a c ió n , c la s ific a c ió n y m a n e jo d e d o c u m e n to s e n p o s e s ió n d e lo s e n te s p ú b lic o s . B. F o m e n ta r u n a n u e v a c u ltu ra d e in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a .

R

e f e r e n c ia s

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. InfoDF 2006. Lineam ientos G enerales en M ateria de Archivos del Distrito Federal (G.O. del Distrito Federal. 9 de M ayo de 2007).
K a t e l a a r E r ic k , A rchival

and Records M anagem ent Legislations and regulations. Progra­ ma G eneral de Información. U nesco, Paris. P 128. 136.

valadez

M o n t e s , M a r c o A n t o n io , “El Perfil del adm inistrador de docum entos en el umbral del siglo X X I”, Foro Archivístico: Revista Técnica del Sistem a N acional de Archivos.M éxico D. F. Archivo G eneral de la Nación (1991), n. 2; p. 23-26. T a n o d i , A u r é l io ,

“Program as de asistencia en el cam po de archivos”, Pp. 174-186, Inter­ national Council on Archives. P roce e dings of the 8th International C o n g re ss on Archives: W ashington, 27 Septem ber- 1 October, 1976.

Esquemas de planeación y mecanismos de coordinación interinstitucional para el desarrollo archivístico

óduloseis

T e m a r io

1. Importancia de la planeación
archivística: los programas institucionales

D D E ESAR O A C IV TIC R LLO R H ÍS O 2. Metodologia de la planeación
archivística: elementos de diagnóstico y

P O P C O A ESC IN TITU IO A R S E TIV S ALA S C N L 3. Importancia de la coordinación IN R S C N L PAR E TE IN TITU IO A A L D ESAR O A C IV TIC R LLO R H ÍS O 4. El papel del InfoDF en los mecanismos D C O D A IÓ A C IV TIC E O R IN C N R H ÍS A

I n t r o d u c c ió n

#

a p la n e a c ió n d e l d e s a rro llo a rc h iv ís tic o e s u n a n e c e s id a d q u e s e ju s tific a en v irtu d d e u n a d e b ilid a d h is tó ric a q u e p re v a le c e e n to d o s lo s n iv e ­ le s d e g o b ie rn o d e la s a d m in is tra c io n e s p ú b lic a s , e s p e c ific a m e n te re s p e c to al fu n c io n a m ie n to d e los a rc h iv o s . E s to s e s , la c a re n c ia d e m e d id a s q u e d e m a n e ra e s tru c tu ra d a p e rm ita n fija r o b je tiv o s , e s tra te g ia s y a c c io n e s d e s tin a d a s a la o p e ra c ió n in te g ra l d e lo s s e rv ic io s a rc h iv ís tic o s e n ta n to s is te m a s d e in fo rm a c ió n .

O tra ra z ó n q u e ju s tific a la p la n e a c ió n d e l d e s a rro ­ llo a rc h iv ís tic o s e e n c u e n tra d ire c ta m e n te a s o c ia d a a s u fu n c io n a m ie n to a c tu a l c o m o e n tid a d e s a is la d a s , ta n to d e o tro s s e rv ic io s d o c u m e n ta le s c o m o , s o b re to d o , d e la a d m in is tra c ió n d e la q u e fo rm a n p a rte . C o m o s e h a in s is tid o , e n g e n e ra l y s a lv o c o n ta ­ d a s e x c e p c io n e s lo s a rc h iv o s p ú b lic o s o p e ra n co n a rre g lo a c rite rio s p e rs o n a le s , s in q u e s e le s a p liq u e n (p o r d e s c o n o c im ie n to ) lo s m é to d o s e in s tru m e n to s té c n ic o s p ro p io s d e la A d m in is tra c ió n d e D o c u m e n ­ to s y la g e s tió n d e a rc h iv o s . E n su fu n c io n a m ie n to s o n d is tin tiv a s ta m b ié n la e s c a s e z d e re c u rs o s y la p o c a im p o rta n c ia q u e la a u to rid a d le s c o n c e d e en la s in s titu c io n e s . L a o p e ra c ió n a c tu a l d e m u c h o s a rc h iv o s c o n fre c u e n c ia s e a b a n d o n a al a z a r, c o n fo rm e al tra b a jo d e l “d ía a d ía ” y b a jo la p re s ió n d e la s e x ig e n c ia s d e los u s u a rio s , a q u ie n e s s e d a g e n e ra lm e n te un s e rv ic io in e fic a z . L a la b o r a rc h iv ís tic a c a re c e d e m e d id a s d e Mapa conceptual: M ódulo seis p re v e n c ió n y d e p ro y e c to s , p u e s d e o rig e n s e c o n c ibe c o m o u n a a c tiv id a d ig u a lm e n te c a re n te d e in te ré s in te le c tu a l y s ó lo c o m o u n a a c c ió n e m p íric a q u e p u e d e s e r d e s a rro lla d a p o r c u a lq u ie r p e rs o n a , a u n q u e n o re ú n a un p e rfil a d e c u a d o p a ra s u d e s e m p e n o .

L a a u s e n c ia d e m e d id a s q u e p e rm ita n la p la n e a c ió n d e lo s s e rv ic io s a rc h iv ís tic o s c o n d u c e , in v a ria b le m e n te , a la fa lta d e c o o rd in a c ió n de e s to s s e rv ic io s c o m o s is te m a d e in fo rm a c ió n , lo q u e lo s a ís la a ú n m á s d e l e n to rn o al q u e p e rte n e c e n , d ib u ja n d o a s í un c u a d ro q u e lim ita su p ro y e c c ió n in s titu c io n a l. La p la n e a c ió n d e la a c tiv id a d d e lo s a rc h iv o s e n lo s e n ­ te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ­ ra l re s u lta e n to n c e s e s e n c ia l p a ra c o m b a tir la s te n d e n c ia s o p e ra tiv a s a c tu a le s d e e s to s s e rv ic io s , p o r lo q u e e s e m e r­ g e n te in d u c ir , c o n fo r m e a lo p re v is to en lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s en M a te ria d e A r ­ c h iv o s d e l D is t r it o F e d e r a l, la a d o p c ió n d e m e d id a s q u e p e r m ita n la p la n e a c ió n d e l d e s a rro llo a rc h iv ís tic o d e las in s titu c io n e s p ú b lic a s d e l D. F. a e fe c to d e p ro m o v e r s u p le ­ na m o d e rn iz a c ió n . C o m p le m e n ta ria m e n te , y a n te u n e s c e n a r io c a r a c te r i­ z a d o p o r m e d id a s d e a u s te rid a d g u b e rn a m e n ta l, re s u lta in d is p e n s a b le ta m b ié n p ro m o ­ v e r la c o n s ta n te c o o p e ra c ió n y c o m u n ic a c ió n e n tre lo s e n ­ te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ­ ral, c o n e l fin d e fa v o re c e r la c o n s o lid a c ió n d e lo s s e rv ic io s a rc h iv ís tic o s y el fo m e n to d e u n a n u e v a c u ltu ra q u e d e s ta q u e s u im p o rta n c ia in s titu c io n a l y s o c ia l. E n ra z ó n d e lo a n te rio r, e n e s te m ó d u lo s e a b o rd a rá n a lg u n o s a s ­ p e c to s b á s ic o s p a ra fa v o re c e r la p la n e a c ió n d e l d e s a rro llo a rc h iv ís tic o e n lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, a s í c o m o el e s ta b le c im ie n to

(200^

d e un m e c a n is m o d e c o o p e ra c ió n y v in c u la c ió n in te rin s titu c io n a l q u e p e r­ m ita la p le n a c o m u n ic a c ió n d e los s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s . E l p re s e n te m ó d u lo , p o r ta n to , a b o rd a rá lo s s ig u ie n te s te m a s : 1. Im p o rta n c ia d e la p la n e a c ió n a rc h iv ís tic a : lo s p ro g ra m a s in s titu ­ c io n a le s d e d e s a rro llo a rc h iv ís tic o . 2 . M e to d o lo g ía d e la p la n e a c ió n a rc h iv ís tic a : e le m e n to s d e d ia g ­ n ó s tic o y p ro s p e c tiv o s a e s c a la in s titu c io n a l. 3. Im p o rta n c ia d e la c o o rd in a c ió n in te rin s titu c io n a l p a ra el d e s a rro ­ llo a rc h iv ís tic o . 4. El p apel de l In foD F en los m e c a n is m o s d e coo rd in a ció n archivística. DEL M ÓDULO

objetivos

A l fin a liz a r el m ó d u lo lo s p a rtic ip a n te s p o d rá n :

Id e n tific a r la im p o rta n c ia d e la p la n e a c ió n d e l d e s a rro llo a rc h i­ v ís tic o e n lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l.

□ R e c o n o c e r lo s a s p e c to s m e to d o ló g ic o s b á s ic o s p a ra fa v o re c e r la a d o p c ió n d e m e d id a s d e p la n e a c ió n d e l d e s a rro llo a rc h iv ís tic o . □ D e s ta c a r la im p o rta n c ia q u e tie n e e s ta b le c e r u n m e c a n is m o d e c o m u n ic a c ió n y c o o p e ra c ió n in te rin s titu c io n a l e n lo s e n te s p ú ­ b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, p a ra fo m e n ta r u n a n u e v a c u ltu ra d e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a . □ R e c o n o c e r e l p a p e l d e lo s e n te s p ú b lic o s y p a rtic u la rm e n te d e l In fo D F e n e l d e s a rro llo a rc h iv ís tic o d e l D is trito F e d e ra l.

[20I

T ema 1. Importancia de la planeación archivística: l< S PROGRAMAS D INSTITUCIONALES DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO C o m o s e d e s ta c ó e n la in tro d u c c ió n d e l p re s e n te m ó d u lo , e s d e im p o rta n c ia c a p ita l a d o p ta r m e d id a s d e P la n e a c ió n p a ra el d e s a rro llo a rc h iv ís tic o d e n tro d e la s in s titu c io n e s p ú b lic a s d e l D is trito F e d e ra l.

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E l d e s e m p e n o d e la s a c tiv id a d e s a rc h iv ís tic a s d e b e d e ja r d e s e r v is to c o m o u n a a c tiv id a d c o n c e b id a s ó lo c o m o u n a a c c ió n e m p íric a , re d u c id a al m a n e jo d e p a p e le s v ie jo s e n m a lo lie n te s b o d e g a s s i se d e s e a e fe c tiv a m e n te c o n ta r c o n lo s a rc h iv o s c o m o in fo rm a c ió n p a ra la tra n s p a re n c ia , c o m o h e rra m ie n ta d e g e s tió n y c o m o te s tim o n io d e la e v o lu c ió n d e la s in s titu c io n e s p ú b lic a s , p u e s b a jo e s a n o c iv a c o n c e p c ió n , a d e m á s d e c o n s u m ir re c u rs o s c u a n tio s o s p e ro m a l a p lic a d o s en lo s a rc h iv o s , la s in s titu c io n e s p ú b lic a s d e ja n d e u s a r p o te n c ia lm e n te u n o d e s u s p rin c ip a le s re c u rs o s d e in fo rm a c ió n : la d o c u m e n ta c ió n arc h iv ís tic a . L a c o n s tru c c ió n d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s y s u fo rm a liz a c ió n ju ríd ic a y té c n ic a , c o n s titu y e n p ro c e s o s a m p lio s d e tra b a jo e n lo s q u e s e e n c u e n tra n in v o lu c ra d a s u n a s e rie d e a c tiv id a d e s , e x i­ g e n te s p o r s í s o la s d e m e d id a s d e p la n e a c ió n e fic a c e s . S e re q u ie re d e e fic ie n te s m e d id a s d e p la n e a c ió n p a ra el c o rre c ­ to d e s e m p e n o d e to d a s la s a c tiv id a d e s im p líc ita s e n v a rio s c a m p o s : e l m e jo ra m ie n to d e la a c tiv id a d a rc h iv ís tic a , la m o d e rn iz a c ió n d e s u s e s q u e m a s o p e ra tiv o s , el d e s a rro llo d e s u s m é to d o s y s is te m a s d e tra b a jo , la c a p a c ita c ió n d e l p e rs o n a l y s u c re c im ie n to in s titu c io n a l, la a d q u is ic ió n e in c o rp o ra c ió n d e re c u rs o s m a te ria le s , la in tro d u c c ió n y a p lic a c ió n ra z o n a d a d e n u e v a s te c n o lo g ía s a p lic a d a s a lo s a rc h iv o s y, e n g e n e ra l, el c o n tro l y u s o d e lo s a rc h iv o s a lo la rg o d e s u c ic lo v ita l. E m p re n d e r d ic h a s a c c io n e s , y a s u v e z re s o lv e r lo s c u a n tio s o s y m u y c o m p le jo s p ro b le m a s d e lo s a rc h iv o s , re v e la a lg u n a s p re m is a s b á s ic a s q u e d e b e n s e r c a b a lm e n te c o m p re n d id a s p a ra d is e n a r lo s e s ­ q u e m a s d e p la n e a c ió n a rc h iv ís tic a q u e m e jo r c o n v e n g a n a la s in s titu ­ c io n e s . E n tre o tra s :

□ P rim e ro . L a s s o lu c io n e s e n fre n ta d a s a lo s p ro b le m a s a rc h iv ís tic o s n o s o n d e m a n e ra e x c lu s iv a u n a re s p o n s a b ilid a d d e a rc h iv is ta s ,

^ 02)

s in o , fu n d a m e n ta lm e n te , d e la A d m in is tra c ió n "P ú b lic a c o m o un to d o y, p a rtic u la rm e n te , d e lo s a d m in is tra d o re s p ú b lic o s , e n ta n ­ to a u to rid a d e s y e n s u c a lid a d d e p ro d u c to re s y u s u a rio s d e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a . U S e g u n d o . L a s s o lu c io n e s a lo s p ro b le m a s a rc h iv ís tic o s d e b e n s e r re s u lta d o d e u n a Planeación integraly n o d e a c c io n e s a is la d a s , s in p ro y e c c ió n , p a rc ia le s , o lim ita d a s a a lg ú n c a m p o e n e s ­ p e c ífic o . L a s o la c a p a c ita c ió n d e l p e rs o n a l, la s o la in c o rp o ra c ió n d e te c n o lo g ía s , o in c lu s o , la e m is ió n d e u n a L e y d e A rc h iv o s , p o r m u y b u e n a q u e é s ta s e a , n o c o n s titu y e n p o r s í s o la s , u n a s o lu c ió n m á g ic a a lo s p ro b le m a s a rc h iv ís tic o s d e la s in s titu c io n e s p ú b lic a s d e l D is trito F e d e ra l. L a s o lu c ió n a lo s p ro b le m a s d e lo s a rc h iv o s d e b e o rie n ta rs e , c o n o b je tiv o s y e s tra te g ia s e fic ie n ­ te s , a p a rtir d e u n a p e rs p e c tiv a in te g ra l, e n la q u e s e a tie n d a c o h e s io n a d a m e n te al c o n ju n to d e fe n ó m e n o s q u e in c id e n s o b re el fu n c io n a m ie n to d e lo s a rc h iv o s .

Los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal se han planteado que dentro de los entes públicos se estructure un proceso de planeación del desarrollo archivístico

U T e rc e ro . L o s p ro b le m a s d e lo s a rc h iv o s n o s o n re c ie n te s , lle v a n d é c a d a s g e s tá n d o s e y e n ra iz á n d o s e a l in te rio r d e la s in s titu c io n e s p ú b li­ c a s , p o r lo q u e n o p u e d e p e n s a ra s o lu c io n e s a lo s m is m o s s e rá n ta s . P o r el c o n tra rio , e s ta b le c ie n d d a d e s y c o n d ic io n e s p ro p ic ia s p a d e s a rro llo , la p la n e a c ió n a rc h iv is t d e b e e n fo c a rs e a la o b te n c ió n d re s u lta d o s d e c o rto , m e d ia n o y la g o p la z o , lo q u e e x ig e a c tu a r, e fo r m a p e r m a n e n te y s is t e m á t ic e n lo s d iv e rs o s c a m p o s a s o c ia d c a lo s a rc h iv o s . U C u a rto . La s o lu c ió n a lo s p ro ­ b le m a s a rc h iv ís tic o s e x ig e d e la in v e r s ió n in t e lig e n ­ te d e r e c u r s o s y, f u n d a ­ m e n ta lm e n te , d e b u e n a s id e a s p a r a s a b e r d ó n d e

a p lic a rlo s . E n lo s a rc h iv o s s e g a s ta n e n o rm e s s u m a s d e re c u r­ s o s e c o n ó m ic o s d e m a n e ra e s té ril, p o r e je m p lo d ig ita liz a n d o a rc h iv o s q u e n o e s tá n e n c o n d ic io n e s d e o rg a n iz a c ió n a p ro p ia d a s ; a lq u ila n d o b o d e g a s p a ra a lm a c e n a r d o c u m e n to s q u e q u iz á h a n p e rd id o u n a fre c u e n c ia d e c o n s u lta im p o rta n te y c a re c e n d e v a lo r in s titu c io n a l o s o c ia l; re n ta n d o s e rv ic io s d e a lm a c e n a m ie n to d e d o c u m e n to s c o n e m p re s a s p riv a d a s ; a d q u irie n d o m o b ilia rio y e q u ip o no p ro p io p a ra a rc h iv o s , e tc . L a in v e rs ió n de re c u rs o s e s n e c e s a ria , p e ro d e b e h a c e rs e c o n a p e g o a m e d id a s ra z o n a d a s d e d ia g n ó s tic o y en fu n c ió n d e la s a c tiv id a d e s p ro p ia s d e lo s a rc h iv o s . □ Q u in to . L o s a rc h iv is ta s e s tá n o b lig a d o s a a g re g a r v a lo r a s u tra b a jo , a s í c o m o a c a p a c ita rs e p e rm a n e n te m e n te , a d q u irir n u e v a s c o m p e te n c ia s p ro fe s io n a le s y h a b ilid a d e s té c n ic a s — d a d a la p ro p ia e v o lu c ió n d e la A d m in is tra c ió n d e D o c u m e n to s — , a s í c o m o a in te ra c tu a r c o n o tro s p ro fe s io n a le s d e la in fo rm a c ió n y d is c ip lin a s a fin e s a s u tra b a jo . D e l m is m o m o d o q u e d e b e n a s u m ir n u e v a s a c titu d e s p ro s p e c tiv a s y p ro fe s io n a le s .

D e a c u e rd o c o n lo a n te rio r, lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s en M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l s e h a n p la n te a d o c o m o un p u n to de p a rtid a p a ra q u e , e n fo rm a in te g ra l, s e e s tru c tu re d e n tro d e lo s e n te s p ú b lic o s un p ro c e s o d e P la n e a c ió n d e l d e s a rro llo A rc h iv ís tic o , e n te n ­ d id o c o m o u n e s fu e rz o q u e d e m a n e ra fo rm a l s e in s titu c io n a lic e y se d e s e m p e n e a n u a lm e n te , p a ra la e je c u c ió n d e un c o n ju n to d e p ro y e c to s a s o c ia d o s a lo s d iv e rs o s c a m p o s q u e s e p re v é n e n lo s lin e a m ie n to s (d e s c rito s e n el c u a d ro 14 d e l ú ltim o te m a d e l M ó d u lo c in c o ). E l A r tíc u lo 6 4 d e lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s en M a te ria d e A r c h i­ v o s d e l D is trito F e d e ra l, e s ta b le c e c o n c la rid a d lo s e s c e n a rio s d e a c tu a c ió n d e la p la n e a c ió n d e l d e s a rro llo a rc h iv ís tic o :

El desempeno de las actividades archivísticas debe dejar de ser visto como una actividad empírica, reducida al manejo de papeles viejos

(204)

“Artículo 64. E l P ro g ra m a In s titu c io n a l d e D e s a rro llo A rc h iv ís tic o d e b e rá in c lu ir, e n tre o tro s a s p e c to s , lo s s ig u ie n te s : I. P ro y e c to s y a c c io n e s d e d e s a rro llo e in s tru m e n ta c ió n de n o rm a tiv id a d té c n ic a ; II. P r o y e c to s d e c a p a c ita c ió n y d e s a rro llo p ro fe s io n a l d e l p e rs o n a l a rc h iv ís tic o ; III. P ro y e c to s p a ra la a d q u is ic ió n , c o n b a s e e n la s c o n d ic io ­ n e s p re s u p u e s ta le s d e c a d a E n te P ú b lic o , d e lo s re c u rs o s m a te ria le s d e m a y o r u rg e n c ia q u e re q u ie ra n lo s a rc h iv o s d e la in s titu c ió n ; IV. E l d e s a rro llo d e e s tu d io s e in v e s tig a c io n e s p a ra la in c o rp o ra c ió n o rd e n a d a d e te c n o lo g ía s d e in fo rm a c ió n e n el c a m p o d e lo s a rc h iv o s ; V . A c c io n e s d e d ifu s ió n y d iv u lg a c ió n a rc h iv ís tic a y p a ra el fo m e n to d e u n a n u e v a c u ltu ra in s titu c io n a l e n la m a te ria ; V I. P r o y e c to s p a ra la c o n s e rv a c ió n y p re s e rv a c ió n d e la in fo r­ m a c ió n a rc h iv ís tic a ; V II. P ro y e c to s y p la n e s p re v e n tiv o s q u e p e rm ita n e n fre n ta r s itu a c io n e s d e e m e rg e n c ia , rie s g o o c a tá s tro fe s , y V III. P ro y e c to s d e d ifu s ió n d e lo s a rc h iv o s d e trá m ite , c o n c e n tra c ió n e h is tó ric o ."

L o s p ro g ra m a s d e d e s a rro llo a rc h iv ís tic o a e s c a la in s titu c io n a l c o n s titu y e n el c u e rp o y lo s c o n te n id o s e s e n c ia le s s o b re lo s q u e a n u a lm e n te d e b e rá a rrib a rs e a re s u lta d o s m u y c o n c re to s . E l S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s e s , s in e m b a rg o , e l c o n tin e n te e n el q u e s e a p lic a rá n a n o tra s a n o lo s p ro g ra m a s d e d e s a rro llo a rc h iv ís tic o . E n v irtu d d e e llo , la c o n s tru c c ió n d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s re p re s e n ta el re q u is ito b á s ic o p a ra e s ta b le c e r u n a a m p lia e s tra te g ia d e p la n e a c ió n a rc h iv ís tic a . S e n ta r la s b a s e s p a ra in te g ra r a lo s c o m p o n e n te s n o rm a tiv o s y o p e ­ ra tiv o s d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s , a s í c o m o fo rm a liz a rlo s, c o n a rre g lo a la s n e c e s id a d e s e s p e c ífic a s d e c a d a e n te p ú b lic o en

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e s ta m a te ria , c o n s titu y e p o r ta n to la p rim e ra a c c ió n a te n e r e n c u e n ta e n lo s e s q u e m a s d e p la n e a c ió n a rc h iv ís tic a . L a c o n v e rg e n c ia e n tre el c o n tin e n te (e l S is te m a In s titu c io n a l d e A r ­ c h iv o s ) y el c o n te n id o (lo s p ro g ra m a s d e d e s a rro llo a rc h iv ís tic o ) g a ra n tiz a rá el é x ito en lo s re s u lta d o s d e la p la n e a c ió n y p ro p ic ia rá g ra ­ d u a lm e n te la s o lu c ió n a lo s s e c u la re s p ro b le m a s d e lo s a rc h iv o s , a s í c o m o el fo m e n to a u n a n u e v a c u ltu ra in s titu c io n a l y s o c ia l e n to rn o a la a c tiv id a d a rc h iv ís tic a . L a d e te rm in a c ió n d e o b je tiv o s , e s tra te g ia s y a c c io n e s a e m p re n d e r c o n la in c o rp o ra c ió n d e m e d id a s d e p la n e a c ió n a rc h iv ís tic a , a s í c o m o el p u n tu a l s e g u im ie n to y la e v a lu a c ió n d e s u s re s u lta d o s , d e b e n b a s a rs e e n a s p e c to s m e to d o ló g ic o s q u e h a g a n m á s e fe c tiv o s lo s re s u lta d o s de la p la n e a c ió n . E s to s a s p e c to s m e to d o ló g ic o s s e a b o rd a n b re v e m e n te e n el s ig u ie n te te m a . T ema 2. M etodología de la planeación archivística: elementos de DIAGNÓSTICO y PROSPECTIVOS A ESCALA INSTITUCIONAL C o n o c e r la re a lid a d p a ra tra n s fo rm a rla e s un re q u is ito e s e n c ia l e n to d o p ro c e s o d e p la n e a c ió n . La e la b o ra c ió n d e d ia g n ó s tic o s p re c is o s s o b re la re a lid a d q u e d e s e a tra n s fo rm a r s e p e rm itirá re c a b a r la in fo rm a c ió n n e c e s a ria p a ra fo rm u la r e fic ie n te m e n te lo s a s p e c to s q u e d e b e n in v o lu c ra rs e e n to d o p ro c e s o d e p la n e a c ió n . U n d ia g n ó s tic o c o m p le to d e la s s itu a c io n e s q u e s e e n fre n ta n en el u n iv e rs o d e lo s a rc h iv o s d e c a d a u n o d e lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l p e rm itirá o b te n e r u n a ra d io g ra fía c o m p le ta o m a p a d e rie s g o s y o p o rtu n id a d e s s o b re la re a lid a d e n la q u e s e a c tú a . A tra v é s d e e s te in s tru m e n to p o d rá n id e n tific a rs e lo s p u n to s c rític o s a e n fre n ta r, a s í c o m o d e te rm in a rs e lo s o b je tiv o s , e s tra te g ia s y a c c io n e s a d e s a rro lla r p a ra s u p e ra rlo s . L a fo rm u la c ió n d e un d ia g n ó s tic o e n el u n iv e rs o d e lo s a rc h iv o s p u e d e in c lu ir a s p e c to s c o m o lo s s ig u ie n te s : a) L a e je c u c ió n d e un c e n s o d e a rc h iv o s . b) El m a p e o d e p ro c e s o s d o c u m e n ta le s .

El censo de archivos constituye un proceso de trabajo que incluye varias etapas, principalmente tres: 1) diseno, 2) levantamiento y proceso de información, 3) difusión

(206)

E l c e n s o d e a rc h iv o s p e rm itirá g e n e ra r in fo rm a c ió n c u a n tita tiv a , d e c a rá c te r e s ta d ís tic o , a tra v é s d e la c u a l p o d rá n m e d irs e y c o n o c e rs e lo s p ro b le m a s , a s í c o m o c o n o c e rs e la s te n d e n c ia s d e la s d iv e rs a s v a ­ ria b le s in c lu id a s e n el c e n s o . E n el c a s o d e lo s a rc h iv o s s e re la c io n a n e s p e c ific a m e n te c o n s u o rg a n iz a c ió n y e s tru c tu ra s (s u s re c u rs o s h u ­ m a n o s , m a te ria le s , té c n ic o s , te c n o ló g ic o s y p re s u p u e s ta le s ), a s í c o m o c o n la m e d ic ió n d e u n a s e rie d e v a ria b le s a s o c ia d a s a s u fu n c io n a m ie n to (a la o p e ra c ió n d o c u m e n ta l). E l c e n s o d e a rc h iv o s c o n s titu y e un p ro c e s o d e tra b a jo q u e in c lu y e v a ria s e ta p a s . B á s ic a m e n te im p lic a tre s fa s e s a lo la rg o d e la s c u a le s s e e fe c tú a un c o n ju n to d e a c tiv id a d e s m u y c o n c re ta s d u ra n te un p e río ­ d o d e te rm in a d o . L a s fa s e s típ ic a s d e un p ro c e s o c e n s a l s e m u e s tra n e n el c u a d ro 15.

Un diagnóstico completo en cada institución permitirá obtener una radiografia completa o mapa de riesgos y oportunidades para el universo de los archivos

Cuadro 15 / Fases y principales actividades de un proceso censal
Fa ses A c t iv id a d e s

1.1. Diseno conceptual 1. Diseno 1.2. Diseno estadístico 1.3. Diseno administrativo 2.1. Aplicación de cuestionarios 2.2. Revisión y control de calidad 2. Levantamiento y procesamiento de la información 2.3. Captura y sistematización 2.4. Formulación de cuadros de resultados 2.5. Análisis de la información 2.6. Formulación de diagnóstico 3. Difusión de la información 3.1. Presentación de resultados 3.2. Publicación de resultados

L a fa s e d e d is e n o d e l p ro c e s o c e n s a l e s c ru c ia l, y a q u e e n e lla se d e fin irá n lo s e le m e n to s c e n tra le s d e l d ia g n ó s tic o . D u ra n te e s ta e ta p a ,

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q u e g e n e ra lm e n te s e d e s a rro lla c o n la p a rtic ip a c ió n d e g ru p o s in te rd is c ip lin a rio s :

□ S e d e te rm in a el tip o d e in fo rm a c ió n re q u e rid a . □ S e d is e n a n lo s in s tru m e n to s o c u e s tio n a rio s n e c e s a rio s p a ra re c a b a r la in fo rm a c ió n . □ S e e s ta b le c e el c a m p o o u n iv e rs o d e a p lic a c ió n d e l c e n s o . □ S e d e te rm in a n lo s re s u lta d o s q u e s e e s p e ra o b te n e r d e l c e n s o , a s e g u rá n d o s e d e la c a lid a d d e la in fo rm a c ió n q u e el c e n s o d e b e rá a rro ja r.

C o n b a s e en el d is e n o , p a rtic u la rm e n te e s ta d ís tic o y a d m in is tra tiv o , s e d e fin e n lo s m e c a n is m o s p a ra el p ro c e s a m ie n to e s ta d ís tic o d e la in fo rm a c ió n re c a b a d a en lo s c u e s tio n a rio s , s e g e n e ra n lo s c u a d ro s de re s u lta d o s y s e d e te rm in a n lo s re c u rs o s n e c e s a rio s p a ra e je c u ta r en s u s d iv e rs a s fa s e s el p ro c e s o c e n s a l.

El desarrollo de un censo resulta muy útil pues permite generar información cuantitativa para la planeación sistemática y confiable

D e n tro d e lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l p o d ría o p ta rs e p o r e l le v a n ta m ie n to d e u n a e n c u e s ta , q u e b á s ic a m e n te s ig u e la s m is m a s e ta p a s y a c tiv id a d e s d e un c e n s o , p e ro q u e re q u ie re d e la p re c is a d e fin ic ió n d e u n a m u e s tra d e la p o b la c ió n en la q u e s e a p lic a rá n lo s c u e s ­ tio n a rio s . C a b e d e s ta c a r, s in e m b a rg o , q u e la in fo rm a c ió n o b te n id a de e s ta fo rm a n u n c a s e rá ta n c o m p le ta c o m o la a p lic a c ió n d e un c e n s o d e a rc h iv o s , q u e im p lic a re c a b a r la in fo rm a c ió n en to d o s lo s e le m e n to s de la p o b la c ió n c u a n tific a d a , e s to e s , en to d o s lo s a rc h iv o s d e un s is te m a in s titu c io n a l. C o n la e je c u c ió n d e un p ro c e s o c e n s a l e s fa c tib le g e n e ra r in fo r­ m a c ió n s is te m á tic a , o p o rtu n a y c o n fia b le en to rn o a la s c o n d ic io n e s d e o p e ra c ió n d e lo s a rc h iv o s , c o n el fin d e e v a lu a rla s y a p a rtir d e su in te rp re ta c ió n g e n e ra r un p ro c e s o d e p la n e a c ió n a rc h iv ís tic a e fic a z . La in fo rm a c ió n c e n s a l p u e d e a rro ja r a s í re s u lta d o s m u y c o n c re to s e n re la c ió n c o n lo s s ig u ie n te s a s p e c to s :

□ L a o rg a n iz a c ió n e s tru c tu ra l y e l fu n c io n a m ie n to d e lo s a rc h iv o s d e u n a in s titu c ió n (n iv e le s je rá rq u ic o s , to ta l d e in s titu c io n e s

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a rc h iv ís tic a s fo rm a l o in fo rm a lm e n te e s ta b le c id a s , té rm in o s d e a d s c rip c ió n a d m in is tra tiv a , e tc .). □ L a s c a ra c te rís tic a s y c o n d ic io n e s d e lo s re c u rs o s a rc h iv ís tic o s d is p o n ib le s : o R e c u rs o s h u m a n o s (e s c o la r id a d , a n tig ü e d a d e n la fu n c ió n a r c h iv ís tic a , n e c e s id a d e s d e c a p a c ita c ió n , n iv e le s s a la r ia le s , e d a d e s d e l p e rs o n a l). o R e c u rs o s m a te ria le s (m o b ilia rio , e q u ip o , e s p a c io s ). o R e c u rs o s te c n o ló g ic o s (e q u ip o s d e c ó m p u to y p ro g r a m a s p a ra la g e s tió n d e a rc h iv o s ; d ig ita liz a c ió n o m ic r o film a c ió n d e a c e rv o s , m a n e jo d e in fo r m a c ió n e le c tró n ic a ). o R e c u rs o s té c n ic o s (m a n u a le s d e o p e ra c ió n , o r g a n iz a c ió n , p o lític a s y p r o c e d im ie n to s , y c la s ific a c ió n ; in s tr u m e n to s d e c o n tro l té c n i­ c o , in v e n ta rio s , g u ía s , e tc .). □ L a s c a ra c te rís tic a s d e la a c tiv id a d d o c u m e n ta l: to ta l d e a c e rv o s , m e tro s lin e a le s d e a rc h iv o s ; c a ra c te rís tic a s d e lo s s e rv ic io s d e c o rre s p o n d e n c ia y c o n tro l d e g e s tió n , fre c u e n c ia d e c o n s u lta d e e x p e d ie n te s , to ta l d e e x p e d ie n te s a c tiv o s , s e m ia c tiv o s o h is tó ­ ric o s , e tc.

C o n s e c u e n te m e n te , e l d e s a rro llo d e un c e n s o re s u lta m u y ú til p u e s p e rm ite g e n e r a r in fo rm a c ió n c u a n tita tiv a p a ra la p la n e a c ió n s is te m á tic a y c o n fia b le , u n a v e z q u e s e in te rre la c io n a n la s d iv e rs a v a ria b le s q u e s e h u b ie ra n e s ta b le c id o d u ra n te la fa s e d e d is e n o d e l c e n s o . S o b re e s ta b a s e p u e d e e s tru c tu ra rs e e fic a z m e n te un p ro c e s o d e p la n e a c ió n a rc h iv ís tic a a e s c a la in s titu c io n a l o p a ra to d o un g o b ie rn o , m u n ic ip a l o e s ta ta l. P o r su p a rte , la e je c u c ió n d e a c tiv id a d e s a s o c ia d a s al m a p e o d e p ro c e s o s tie n e q u e v e r m á s c o n la g e n e ra c ió n d e in fo rm a c ió n c u a lita tiv a , q u e s e a p lic a e s p e c ific a m e n te p a ra e fe c tu a r a c c io n e s d e re d is e n o o re in g e n ie ría d e lo s p ro p io s p ro c e s o s b a jo e s tu d io .
(2 0 9

E n el c a s o d e lo s a rc h iv o s , la e je c u c ió n d e e s ta té c n ic a p u e d e p e r­ m itir e l a n á lis is d e ta lla d o d e la fo rm a s , m e c a n is m o s y p ro c e d im ie n to s c o n q u e s e e fe c tú a n lo s d iv e rs o s p ro c e s o s d e g e s tió n d o c u m e n ta l. P o r e je m p lo : la p ro d u c c ió n d e d o c u m e n to s , la in te g ra c ió n d e e x p e d ie n te s , lo s p ro c e s o s d e c la s ific a c ió n a rc h iv ís tic a , v a lo ra c ió n d o c u m e n ta l y d e s c rip c ió n , e tc . T o d o e llo p e rm ite s u re d is e n o in te g ra l. L a e je c u c ió n d e lo s m a p e o s d e p r o c e s o s s e e fe c tú a g e n e r a l­ m e n te a n a liz a n d o la d o c u m e n ta c ió n q u e lo s s u s te n ta : m a n u a le s , in s tr u c tiv o s d e o p e ra c ió n , re g la m e n to s , fo r m a to s d e c o n tro l, e tc . S i é s to s n o e x is te n — c o m o o c u rre fr e c u e n te m e n te e n p r o c e s o s d e g e s tió n d o c u m e n ta l— e l m a p e o d e p r o c e s o s d e b e fu n d a m e n ta r s e e n la e x p e r ie n c ia o lo s “ u s o s y c o s tu m b r e s ” c o n q u e s e e fe c tú a n , c o n e l o b je to d e d ia g r a m a r lo s p r o c e s o s b a jo a n á lis is y d e te r m in a r a s í s u s p u n to s d e c o n flic to . E n to d o c a s o , s e a q u e s e a p liq u e un c e n s o d e a rc h iv o s o un m a p e o d e p ro c e s o s (o a m b o s ), la in fo rm a c ió n q u e s e g e n e re a p a rtir d e l m é ­ to d o e le g id o re s u lta e s e n c ia l p a ra la d e te rm in a c ió n d e un p ro c e s o de p la n e a c ió n a rc h iv ís tic a . U n a v e z q u e s e c u e n ta c o n la in fo rm a c ió n d ia g n ó s tic a d e r e fe ­ re n c ia , d a in ic io p r o p ia m e n te e l d e s a r r o llo d e un p ro c e s o d e p la ­ n e a c ió n . D e h e c h o m u c h o s a u to re s c o n s id e ra n a la g e n e r a c ió n d e la in fo r m a c ió n d ia g n ó s tic a c o m o e l p r im e r p a s o d e un p ro c e s o d e p la n e a c ió n . E fe c tu a r lo s p ro c e s o s d e p la n e a c ió n s o b re la b a s e d e la in fo rm a ­ c ió n d ia g n ó s tic a p re v ia m e n te o b te n id a lle v a a la d e te rm in a c ió n d e los a s p e c to s s ig u ie n te s :

□ L o s o b je t iv o s d e la p la n e a c ió n . S e tra ta d e lo s p ro p ó s ito s g e ­ n e ra le s q u e s e p e rs ig u e n c o n la p la n e a c ió n . D e fin e n q u é e s lo q u e s e q u ie re o b te n e r c o n e lla en fo rm a g e n é ric a . □ L a s m e ta s d e la p la n e a c ió n . S e tra ta d e lo s o b je tiv o s o p ro ­ p ó s ito s e s p e c ífic o s a lo s q u e s e e s p e ra a rrib a r, c o n c re ta n d o o h a c ie n d o m á s ta n g ib le la o b te n c ió n d e un o b je tiv o g e n e ra l. □ Las estrategias operativas. S e tra ta d e la s fo rm a s , m e d io s o p o lític a s g e n e ra le s q u e s e s e g u irá n , a p a rtir d e la s c u a le s

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d e b e rá n c u m p lirs e lo s p ro p ó s ito s u o b je tiv o s d e la p la n e a c ió n . L a s e s tra te g ia s p e rm ite n ta m b ié n d e te rm in a r lo s c u rs o s d e a c c ió n q u e d e b e rá n s e g u irs e y d e fin ir c ó m o s e e fe c tu a rá n la s a c ­ c io n e s q u e p e rm itirá n la c o n s e c u c ió n d e lo s o b je tiv o s . □ L a s a c t iv id a d e s e s p e c í f ic a s a d e s a r r o lla r . S e tra ta d e la s a c ­ c io n e s c o n c re ta s q u e s e lle v a rá n a c a b o p a ra a rrib a r a lo s re s u l­ ta d o s q u e s e e s p e ra o b te n e r d e la p la n e a c ió n . □ L o s t ie m p o s d e d e s a r r o llo d e la s a c t iv id a d e s a s o c ia d a s a la p la n e a c ió n . S e tra ta d e l c a le n d a rio d e e je c u c ió n o c ro n o g ra m a c o n el q u e s e lle v a rá n a c a b o la s a c tiv id a d e s c o n ­ c re ta s d e l p la n . C u a lq u ie r a d e e llo s s e a p o y a e n u n a s e rie d e in s tr u m e n to s d e m e d ic ió n (c o m o la s g rá fic a s d e G a n tt) q u e d e s c rib e n d e m a n e ra s u c in ta la s a c tiv id a d e s in v o lu c r a d a s en u n p ro y e c to , lo s tie m p o s p a ra s u d e s a rro llo e in c lu s o lo s re s ­ p o n s a b le s d e s u e je c u c ió n . □ L o s m e c a n is m o s d e s e g u im ie n t o y e v a lu a c ió n . S e tra ta d e la fo rm u la c ió n d e lo s in fo rm e s y re p o rte s q u e s e e la b o ra n a lo la rg o d e la e je c u c ió n d e lo s p la n e s o p ro g ra m a s d e tra b a jo . S u fin a lid a d e s c o n tro la r y e v a lu a r s u d e s a rro llo , d e te rm in a r lo s p u n to s d e c o n flic to , id e n tific a r lo s c a m b io s en la e s tra te g ia o p e ra tiv a e tc ., to d o lo c u a l re d u n d a rá e n la e fic a c ia d e la p la n e a c ió n . □ In fo r m e d e r e s u lta d o s . S e tra ta d e lo s re p o rte s d e re s u lta d o s d e la p la n e a c ió n , a lo s q u e g e n e ra lm e n te s e a g re g a n re c o m e n d a c io n e s p a ra s u s e g u im ie n to , a c tu a liz a c ió n o re tro a lim e n ta c ió n . □ P r e s e n ta c ió n d e r e s u lt a d o s . S e tra ta d e la d ifu s ió n y p re s e n ta c ió n d e lo s re s u lta d o s d e la P la n e a c ió n a lo s d iv e rs o s n iv e le s d e u n a o rg a n iz a c ió n , c o n p ro p ó s ito s ta m b ié n d e e v a lu a c ió n y c o n tin u id a d .

Una vez que se cuenta con la información diagnóstica de referencia, da inicio propiamente el desarrollo de un proceso de planeación

E n el c a s o d e lo s p ro g ra m a s in s titu c io n a le s d e d e s a rro llo a rc h iv ís tic o — e n lo s q u e s e c o n c re ta n lo s m e c a n is m o s d e p la n e a c ió n e n e s ta m a te ria — c a b e d e s ta c a r q u e s e re q u ie re d e la a c tiv a p a rtic ip a c ió n d e un c o n ju n to d e p e rs o n a s , a d m in is tra d o re s y a rc h iv is ta s en el d e s a rro llo m u ltid is c ip lin a rio d e la p la n e a c ió n a p lic a d a a a rc h iv o s . T ie n e q u e s e r

a s i p o r la d iv e rs id a d y c o m p le jid a d d e lo s fe n ó m e n o s y p ro b le m a s q u e c a ra c te riz a n el fu n c io n a m ie n to d e lo s a rc h iv o s p ú b lic o s . P o r c o n s e c u e n c ia , la s re s p o n s a b ilid a d e s d e lo s c o o rd in a d o re s de a rc h iv o s y d e lo s c o m ité s té c n ic o s in s titu c io n a le s d e A d m in is tra c ió n d e D o c u m e n to s e n lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l s e rá n fu n ­ d a m e n ta le s p a ra fo rm u la r lo s p ro c e s o s d e d ia g n ó s tic o y lo s p ro y e c to s y m e c a n is m o s d e p la n e a c ió n q u e s e p o n g a n e n m a rc h a p a ra la c o n s tru c c ió n d e lo s s is te m a s in s titu c io n a le s d e a rc h iv o s ; ta m b ié n s e rá n im ­ p o rta n te s p a ra d is e n a r y d e s a rro lla r la n o rm a tiv id a d té c n ic a y ju rid ic a , a s i c o m o p a ra d e te rm in a r lo s p ro c e s o s e in s tru m e n to s d e c o n tro l a rc h iv is tic o q u e d e b a n d e s a rro lla rs e , s ie m p re c o n b a s e e n u n e s q u e m a de p la n e a c ió n m u ltid is c ip lin a rio . T ema 3. Importance de la coordinación interinstitucional para el
DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

El registro central de documentación archivística se concibe como un instrumento para facilitar al ciudadano el acceso a la información

L a c o n s tru c c ió n d e u n a n u e v a c u ltu ra d e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a , e l im p u ls o al d e s a rro llo d e lo s a rc h iv o s c o n c e b id o s c o m o s is te m a de in fo rm a c ió n , el e s ta b le c im ie n to d e l e s ta tu to ju ríd ic o y la g e n e ra c ió n de n o rm a s o m o d e lo s té c n ic o s en la m a te ria , a s í c o m o la d iv u lg a c ió n d e la im p o rta n c ia d e lo s a rc h iv o s c o m o re c u rs o e s e n c ia l p a ra la tra n s p a re n c ia y la re n d ic ió n d e c u e n ta s im p lic a n fo rm a r un fre n te c o m ú n e n tre a d m in is tra d o re s y a rc h iv is ta s y, p a rtic u la rm e n te , e n tre la s in s titu c io n e s q u e d e n tro d e l D is trito F e d e ra l c u e n ta n c o n c a p a c id a d e s n o rm a tiv a s e n e s te c a m p o . D e c o n fo rm id a d c o n la le g is la c ió n v ig e n te , la O fic ia lía M a y o r d e l G o b ie rn o d e l D is trito F e d e ra l, el A rc h iv o H is tó ric o d e l D is trito F e d e ra l (d e p e n d ie n te d e la S e c re ta ría d e C u ltu ra ) y, p a rtic u la rm e n te , el In fo D F tie n e n fa c u lta d e s p a ra g e n e ra r n o rm a tiv id a d a rc h iv ís tic a y p ro p ic ia r el d e s a rro llo a rm ó n ic o y la m o d e rn iz a c ió n d e lo s s e rv ic io s a rc h iv ís tic o s d e l D is trito F e d e ra l, e n b e n e fic io d e la tra n s p a re n c ia , la c o n s tru c c ió n d e la m e m o ria h is tó ric a d e la s in s titu c io n e s y el u s o d e lo s a rc h iv o s c o m o re c u rs o e s e n c ia l en el d e s e m p e n o d e la s g e s tio n e s g u b e rn a m e n ta le s . E n v irtu d d e e llo , el e s ta b le c im ie n to d e m e c a n is m o s d e c o m u n ic a c ió n e n tre e s ta s in s titu c io n e s e s fu n d a m e n ta l, p u e s d e s u c o n v e rg e n c ia y c o o p e ra c ió n p u e d e n e s p e ra rs e e fe c tiv o s re s u lta d o s p a ra la

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m o d e rn iz a c ió n d e lo s a rc h iv o s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l. E n g e n e ra l, a n te un e s c e n a rio d e a u s te r id a d p r e s u p u e s ta l, un m e c a n is m o d e c o o p e ra c ió n e n tre to d o s lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is ­ trito F e d e ra l p e rm itirá la e je c u c ió n d e p ro y e c to s c o n ju n to s , e s p e c ia l­ m e n te e n m a t e r ia d e c a p a c ita c ió n . D e l m is m o m o d o , p e rm itirá a u m e n ta r y m e jo ra r la e je c u c ió n d e p ro y e c to s d e d iv u lg a c ió n a rc h iv ís tic a (c o m o c o n g re s o s , s e m in a rio s , e x p o s ic io n e s d o c u m e n ta le s , m e s a s r e d o n d a s , c o n fe r e n c ia s , e tc .) e n lo s q u e s e d e s ta q u e la im p o rta n c ia in s titu c io n a l, s o c ia l y c u ltu ra l d e lo s a rc h iv o s .

COLABORACIÓN INTERINSTITUCIONAL PARA LA CULTURA ARCHIVÍSTICA

L o s L in e a m ie n to s G e n e ra le s e n M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l p re v é n la c o n s tru c c ió n d e e s te m e c a n is m o d e c o o rd in a c ió n in te rin s titu c io n a l e n lo s té rm in o s s ig u ie n te s :

“Artículo 66. E l In s titu to , e n c o o rd in a c ió n c o n lo s E n te s P ú b li­
c o s d e l D is trito F e d e ra l, e s ta b le c e rá m e c a n is m o s d e c o o rd in a ­ c ió n y c o o p e ra c ió n in te rin s titu c io n a l p a ra la c o n v e rg e n c ia d e e s fu e rz o s , el d e s a rro llo d e a c tiv id a d e s c o n ju n ta s , ta n to d e c a rá c te r té c n ic o c o m o p a ra la d ifu s ió n d e la im p o rta n c ia d e lo s a rc h iv o s e n el m a rc o d e la tra n s p a re n c ia g u b e rn a m e n ta l y la re n d ic ió n d e c u e n ta s y p a ra el re c o n o c im ie n to in s titu c io n a l y s o c ia l d e la a c tiv id a d a rc h iv ís tic a ."

E n e s te m a rc o , e l In fo D F te n d rá u n a s e rie d e re s p o n s a b ilid a d e s q u e — m á s a llá d e s u s o b lig a c io n e s ju ríd ic a s , e s ta b le c id a s e n la L e y d e T ra n s p a r e n c ia y A c c e s o a la In fo rm a c ió n P ú b lic a d e l D is trito F e d e ra l— tie n e n c o m o h o riz o n te la g e n e ra c ió n d e u n a c u ltu ra d e la in fo rm a c ió n

a rc h iv ís tic a y el u s o e fe c tiv o d e la m is m a en la s a c c io n e s d e tra n s p a ­ rê n c ia . E n o tra s p a la b ra s : h a c e r d e lo s a rc h iv o s un e le m e n to e s e n c ia l d e la tra n s p a re n c ia . T ema 4. E l papel del InfoDF en los mecaiSlISMOS
ARCHIVÍSTICA

DE COORDINACIÓN

En el caso de los programas institucionales de desarrollo archivístico se requiere de la activa participación de un conjunto de personas, administradores y archivistas en el desarrollo multidisciplinario de la planeación

A d e m á s d e p ro m o v e r la c o o p e ra c ió n y c o m u n ic a c ió n in te rin s titu c io n a l e n tre to d o s lo s e n te s p ú b lic o s (e n el m a rc o d e l e s ta b le c im ie n to d e los m e c a n is m o s d e c o o rd in a c ió n p re v is to s en lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s e n M a te ria d e A rc h iv o s d e l D is trito F e d e ra l), el In fo D F tie n e la re s p o n s a b ilid a d d e in te g ra r un re g is tro c e n tra l d e d o c u m e n ta c ió n a rc h iv ís tic a q u e c o n te n g a la in fo rm a c ió n b á s ic a e n re la c ió n c o n la p ro p ia n o rm a tiv id a d a rc h iv ís tic a q u e s e g e n e re e n lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ­ ra l, a s í c o m o p a ra a p o y a rlo s e n el d e s e m p e n o d e lo s p ro g ra m a s in s ti­ tu c io n a le s d e d e s a rro llo a rc h iv ís tic o , v ig ila n d o s u c a b a l c u m p lim e n to . E l re g is tro c e n tra l d e d o c u m e n ta c ió n a rc h iv ís tic a s e c o n c ib e c o m o un in s tru m e n to q u e a d e m á s d e a p o y a r lo s p ro c e s o s d e p la n e a c ió n en la m a te ria fa c ilite al c iu d a d a n o el a c c e s o a la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a d e l D is trito F e d e ra l. A d e m á s d e p u b lic a rs e e n el s itio W e b d e l In fo D F , d ic h o re g is tro , s e g ú n el Artículo 68 d e lo s L in e a m ie n to s , in c lu irá : I. N o rm a tiv id a d o fic ia l d e lo s E n te s e n m a te ria d e a rc h iv o s ; II. P ro g ra m a In s titu c io n a l d e D e s a rro llo A rc h iv ís tic o ; III. In fo rm e s d e e v a lu a c ió n d e l d e s a rro llo a rc h iv ís tic o e n lo s E n te s ; IV . S o lic itu d e s d e d ic ta m e n , re la c io n e s d e in v e n ta rio s y a u to riz a c io n e s d e b a ja d o c u m e n ta l; V . S o lic itu d e s d e d ic ta m e n , re la c io n e s d e in v e n ta rio s y c o n tro l de a rc h iv o s s e le c c io n a d o s c o m o d o c u m e n ta c ió n h is tó ric a , y V I. D ire c to rio s a c tu a liz a d o s d e lo s re s p o n s a b le s d e A rc h iv o s d e los E n te s P ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l. E l In fo D F c u m p lirá a s í c o n u n a d e s u s m a y o re s r e s p o n s a b ilid a ­ d e s e n m a te ria d e tr a n s p a r e n c ia : f a c ilita r e l u s o s o c ia l d e la in fo r ­ m a c ió n a r c h iv ís tic a p r o d u c id a y m a n e ja d a e n lo s e n te s p ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l.

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SiNTESIS

L a im p o rta n c ia d e la p la n e a c ió n d e l d e s a rro llo a rc h iv ís tic o re s u lta fu n d a m e n ta l, a s í c o m o la c o n s tru c c ió n d e lo s m e ­ c a n is m o s d e c o o p e ra c ió n y c o m u n ic a c ió n e n tre lo s E n te s P ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l. A m b a s a c c io n e s tie n e n e l fin d e p ro p ic ia r el u s o s o c ia l d e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a , d e s a rro lla r a rm ó n ic a m e n te lo s a rc h iv o s c o m o s is te m a d e in fo rm a c ió n y fa v o re c e r s u m o d e rn iz a c ió n in te g ra l. L a p la n ific a c ió n d e l d e s a rro llo a rc h iv ís tic o e s ta b le c e u n a d ife re n ­ c ia c u a lita tiv a e n la o p e ra c ió n d e lo s a rc h iv o s , p u e s c o m ­ b a te la id e a d e q u e la a c tiv id a d a rc h iv ís tic a e s s o la m e n te u n a a c tiv id a d e m p íric a , re d u c id a al e m b o d e g a m ie n to d e p a p e le s in s e rv ib le s . P la n ific a r in te g ra lm e n te el tra b a jo d e lo s a rc h iv o s — e n o p o s ic ió n a la in c o rp o ra c ió n d e s o rd e ­ n a d a d e m e d id a s p a rc ia le s o lim ita d a s e n c u a lq u ie ra d e s u s c a m p o s — im p lic a te n e r u n a v is ió n m á s a m p lia d e los a rc h iv o s c o m o s is te m a d e in fo rm a c ió n . L a e je c u c ió n d e p la n e s y p ro g r a m a s a p lic a d o s al u n i­ v e rs o d e lo s a rc h iv o s en el D is trito F e d e ra l p a rte d e p re m is a s m u y c la ra s q u e d e b e n te n e rs e e n c u e n ta a lo la rg o d e lo s p ro c e s o s d e p la n e a c ió n . E n tre o tra s c a b e d e s ta c a r:

□ Q u e la situ a c ió n y p ro b le m a s a c tu a le s d e los ar­ c h iv o s no so n d e la e x c lu siv a c o m p e te n c ia d e a rc h iv ista s . S i bien é s to s d e b e n a g re g a r v a lo r a su tra b a jo y ju g a r un p a p e l ce n tra l en su m o d e r­ n iza ció n , los a rc h iv o s so n u n a re s p o n s a b ilid a d g u b e rn a m e n ta l. En fu n c ió n d e ello e s q u e d e b e n d is e n a rs e p o lítica s p ú b lic a s q u e tie n d a n a m ejora r su u so c o m o h e rra m ie n ta d e la g e s tió n p ú ­ blica, c o m o m e m o ria d e é s ta y c o m o e le m e n to y re cu rs o in fo rm a tiv o e s e n c ia l p a ra fa v o re c e r el a c c e s o a la in fo rm a ció n , las a c c io n e s d e tra n s ­ p a re n c ia y la re n d ició n d e cu e n ta s.

□ Q u e p la n ific a r la a c tiv id a d d e lo s a rc h iv o s im ­ p lic a c o n o c e r la s re a lid a d e s y c irc u n s ta n c ia s d e lo s a rc h iv o s , y p ro p ic ia r s u tra n s fo rm a c ió n p ro g re s iv a e in te lig e n te , e n el c o rto , m e d ia n o y la rg o p la z o s . □ Q u e g e n e ra r in fo rm a c ió n d ia g n o s tic a a tr a ­ v é s d e p ro c e s o s c e n s a le s y m a p e o d e lo s p ro c e s o s d e g e s tió n d o c u m e n ta l (te n ie n d o en p e rs p e c tiv a s u re d is e n o té c n ic o e in s titu ­ c io n a l) p e rm itirá un e je rc ic io m á s e fic ie n te d e la p la n e a c ió n a rc h iv ís tic a e n lo s e n te s p ú b li­ c o s d e l D is trito F e d e ra l, a te n d ie n d o a s í to d o s lo s c a m p o s q u e s e c o n s id e ra n d e n tro d e lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s en M a té ria d e A r ­ c h iv o s d e l D is trito F e d e ra l. □ C o m p le m e n ta ria m e n te , q u e la c o n s tru c c ió n d e un m e c a n is m o d e c o o p e ra c ió n y c o m u n ic a c ió n in te rin s titu c io n a l e n tre lo s e n te s p ú b lic o s (e s ­ p e c ia lm e n te e n un m a rc o d e a u s te rid a d p re s u p u e s ta l) c o a d y u v a rá a la g e n e ra c ió n d e una n u e v a c u ltu ra d e la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a . □ Q u e , fin a lm e n te , el e s ta b le c im ie n to d e un re ­ g is tro c e n tra l d e d o c u m e n ta c ió n a rc h iv ís tic a , b a jo la ju ris d ic c ió n d e l In fo D F c o n s titu y e u n a re s p o n s a b ilid a d q u e , m á s a llá d e s u s o b lig a c io n e s ju ríd ic a s , p e rm itirá a e s ta in s titu c ió n v in c u la r d e m a n e ra m á s e fe c tiv a a lo s c iu d a d a n o s c o n la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a e n p o s e s ió n d e lo s e n te s p ú b lic o s . ■

OUTOEVALUACIÓN C u e s tio n a rio s o b re lo s c o n te n id o s g e n e ra le s d e l m ó d u lo s e is , “E s q u e ­ m a s d e P la n e a c ió n y m e c a n is m o s d e c o o rd in a c ió n In te rin s titu c io n a l p a ra e l d e s a rro llo a rc h iv is tic o ” .

1. £Qué permitirá la planeación del desarrollo archivístico? Escoja una opción:
A . C o m b a tir la p o s ic ió n a is la d a d e lo s a rc h iv o s . B. G e n e ra r u n a L e y d e A rc h iv o s . C . C a p a c ita r a l p e rs o n a l a rc h iv is tic o .

> C H O m V A

c A

2. íC uál es una premisa de la planeación archivística? Escoja una opción:
A . C o n ta r c o n un s is te m a in s titu c io n a l d e a rc h iv o s . B. C o n s id e r a r a lo s a rc h iv o s c o m o u n a re s p o n s a b ilid a d d e la A d m in is tra c ió n P ú b lic a . C . H a c e r un m a p e o d e p ro c e s o s .

o
Ó

3. £Qué permitirá el levantamiento de un censo de archivos? Escoja una opción:
A . In c o rp o ra r re c u rs o s m a te ria le s e n lo s a rc h iv o s . B. A n a liz a r lo s p ro c e s o s d e g e s tió n d o c u m e n ta l. C . G e n e ra r in fo rm a c ió n e s ta d is tic a p a ra la p la n e a c ió n a rc h iv is tic a .

4. El mapeo de procesos permite analizar los procesos de gestión documental en busca de (escoja una opción):

o <

o
D
< >
LU

A . S u re d is e n o . B. C o n ta r c o n d o c u m e n to s n o rm a tiv o s . C . G e n e ra r in fo rm a c ió n e s ta d is tic a .

5. £Cuál es una actividad de la planeación archivística? Escoja una opción:
A . D e te rm in a r o b je tiv o s , e s tra te g ia s y a c c io n e s p a ra el d e s a rro llo d e lo s a rc h iv o s . B. B r in d a r c a p a c ita c ió n a lo s a rc h iv is ta s . C . E s ta b le c e r u n m e c a n is m o d e c o o p e ra c ió n e n tre lo s a rc h iv o s .

O
H D

<

B. De acuerdo con los Lineamientos Generales en Materia Gene­ rales de Archivos del D. F., el InfoDF y los entes públicos del D. F., deben establecer (escoja una opción):
A . U n c e n s o d e a rc h iv o s . B. U n p la n d e tra b a jo p a ra la o rg a n iz a c ió n d e a rc h iv o s . C . U n m e c a n is m o d e c o o p e ra c ió n in te rin s titu c io n a l.

7. íQ uién establecerá el registro central de documentación archivística? Escoja una opción:
A . L a O fic ia lía M a y o r d e l G o b ie rn o d e l D . F. B. E l In fo D F . C . La C o n s u lto ria J u rid ic a d e l D . F.

B. £Qué permitirá el registro central de documentación archivística? Escoja una opción:
A . V in c u la r a lo s c iu d a d a n o s c o n la in fo rm a c ió n a rc h iv ís tic a d e lo s e n te s p ú b lic o s d e l D. F. B. G e n e ra r n o rm a tiv id a d a rc h iv ís tic a . C . R e a liz a r un c e n s o d e a rc h iv o s .

>

c
H O

m V A c A
o

Ó

R

e f e r e n c ia s

A m p u d ia M e l l o , J o s é E n r iq u e ,

“Política y estrategia del Program a de M odernización A r­ chivística del Gobierno Federal”. M em oria del Prim er Foro de Evaluación y Consulta M éxico: A rchivo G eneral de la Nación, 19SS.

R a m ír e z D e l e ó n J o s é A n t o n io , “Integración de sistem as de adm inistración de docum entos y gestión de archivos: cinco razones sujetas a debate”. Archivo G eneral de la Nación. Boletín No. 3, 6 a Época E ne-M ar 2004. pp. 49- 5S, M éxico. Y Revista del Archivo Nacional. C o sta Rica, ano LXIX 2005 pp. 61 -69 . San Jo sé de Costa Rica. D e l m a s , B r u n o , “La planificación de las infraestructuras nacionales de archivos: esbozo de una política general”, Archivo G eneral de la Nación, M éxico 19S6. R o u s s e a u , J e a n Y v e s , “Presente y futuro de los archivos adm inistrativos” México: Archivo G eneral de la Nación, 19SS; Reunión del Sistem a Nacional de A rch ivos ( 1 1 a. 1 9 S 7 . Taxco).- M em oria de la XI Reunión del Sistem a Nacional de Archivos.

A nexos

T e m a r io

1. ÜNEAM IENTO G S ENERALES E M N ATERIA de A rchivos del Distrito Federal 2. B ibliografía 3. Respuestas a las autoevaluaciones 4. G losariq

L i n e a m i e n t o s Ge n e r a l e s
EN M a t e r i a de A rc h iv o s d e l D i s t r it o

i—

-

F e d e r a lS j *

INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL ACUERDO 073/SO/25-04/2007 ACUERDO DEL INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL, MEDIANTE EL CUAL SE APRUEBAN LOS LINEAMIENTOS GENERALES EN MATERIA DE ARCHIVOS. CONSIDERANDO
1. Q u e d e c o n fo rm id a d c o n lo e s ta b le c id o e n e l a rtíc u lo 5 7 , p á rra fo p rim e ro d e la L e y d e T ra n s p a re n c ia y A c c e s o a la In fo rm a c ió n P ú b lic a d e l D is trito F e d e ra l (L T A IP D F ), el In s titu to d e A c c e s o a la In fo rm a c ió n P ú b lic a d e l D is trito F e d e ra l (IN F O D F ) e s un ó rg a n o a u tó n o m o d e l D is ­ trito F e d e ra l, c o n p e rs o n a lid a d ju ríd ic a p ro p ia y p a trim o n io p ro p io , co n a u to n o m ia p re s u p u e s ta ria , d e o p e ra c ió n y d e d e c is ió n en m a te ria d e tra n s p a re n c ia y a c c e s o a la in fo rm a c ió n p ú b lic a , e n c a rg a d o d e d irig ir y v ig ila r el c u m p lim ie n to d e la L e y d e la m a te ria y la s n o rm a s q u e d e e lla d e riv e n , a s í c o m o d e v e la r p o rq u e lo s p rin c ip io s d e c e rte z a , le g a lid a d , in d e p e n d e n c ia , im p a rc ia lid a d y o b je tiv id a d im p e re n e n to d a s s u s d e c is io n e s .

2. Q u e e n el a rtíc u lo 1 d e la L T A IP D F s e e s ta b le c e q u e d ic h o ord e n a m ie n to e s d e o rd e n p ú b lic o e in te ré s g e n e ra l y tie n e p o r o b je to tra n s p a re n ta r e l e je rc ic io d e la fu n c ió n p ú b lic a y g a ra n tiz a r el e fe c tiv o a c c e s o d e to d a p e rs o n a a la in fo rm a c ió n p ú b lic a e n p o s e s ió n d e los ó rg a n o s lo c a le s : E je c u tiv o , L e g is la tiv o , J u d ic ia l y A u tó n o m o s p o r ley, a s í c o m o d e to d o E n te P ú b lic o d e l D is trito F e d e ra l q u e e je rz a g a s to p ú b lic o .

3. Q u e e n el a rtíc u lo 9, fra c c ió n V I d e la L T A IP D F , s e e s ta b le c e q u e e n tre lo s o b je tiv o s d e é s ta , s e e n c u e n tra el m e jo ra r la o rg a n iz a c ió n , cla s ific a c ió n y m a n e jo d e d o c u m e n to s e n p o s e s ió n d e lo s E n te s P ú b lic o s .

4. Q u e d e a c u e rd o al a rtíc u lo 4, fra c c ió n IV d e la L T A IP D F , s e e n tie n d e p o r E n te P ú b lic o : L a A s a m b le a L e g is la tiv a d e l D is trito F e d e ra l; el T rib u n a l S u p e rio r d e J u s tic ia d e l D is trito F e d e ra l; el T rib u n a l d e lo C o n ­ te n c io s o A d m in is tra tiv o d e l D is trito F e d e ra l; e l T rib u n a l E le c to ra l d e l D is trito F e d e ra l; el In s titu to E le c to ra l d e l D is trito F e d e ra l; la C o m is ió n d e D e re c h o s H u m a n o s d e l D is trito F e d e ra l; la J u n ta d e C o n c ilia c ió n y A r b itra je d e l D is trito F e d e ra l; la J e fa tu ra d e G o b ie rn o d e l D is trito F e ­ d e ra l; la s D e p e n d e n c ia s , Ó rg a n o s D e s c o n c e n tra d o s , Ó rg a n o s P o lític o A d m in is tra tiv o s y E n tid a d e s d e la A d m in is tra c ió n P ú b lic a d e l D is trito F e d e ra l; lo s Ó rg a n o s A u tó n o m o s p o r L e y ; a q u e llo s q u e la le g is la c ió n lo c a l re c o n o z c a c o m o d e in te ré s p ú b lic o y e je rz a n g a s to p ú b lic o ; y los e n te s e q u iv a le n te s a p e rs o n a s ju ríd ic a s d e d e re c h o p ú b lic o o p riv a d o , y a s e a q u e en e je rc ic io d e s u s a c tiv id a d e s a c tú e n e n a u x ilio d e lo s ó r­ g a n o s a n te s c ita d o s o e je rz a n g a s to p ú b lic o .

5. Q u e e n el a rtíc u lo 11 d e la c ita d a L e y , s e e s ta b le c e q u e q u ie n e s g e n e re n , a d m in is tre n , m a n e je n , a rc h iv e n o c u s to d ie n in fo rm a c ió n p ú ­ b lic a , s e rá n re s p o n s a b le s d e la m is m a e n lo s té rm in o s d e la L T A IP D F ; q u e to d a la in fo rm a c ió n en p o d e r d e lo s E n te s P ú b lic o s e s ta rá a d is p o s ic ió n d e la s p e rs o n a s , s a lv o a q u e lla q u e s e c o n s id e re c o m o in fo rm a ­ c ió n d e a c c e s o re s trin g id o e n s u s d is tin ta s m o d a lid a d e s ; q u e q u ie n e s s o lic ite n in fo rm a c ió n p ú b lic a tie n e n d e re c h o , a s u e le c c ió n , a q u e é s ta le s s e a p ro p o rc io n a d a d e m a n e ra v e rb a l o p o r e s c rito y a o b te n e r p o r

m e d io e le c tró n ic o o c u a lq u ie r o tro , la re p ro d u c c ió n d e lo s d o c u m e n ­ to s e n q u e s e c o n te n g a , s o lo c u a n d o s e e n c u e n tre d ig ita liz a d a y sin q u e e llo re p re s e n te p ro c e s a m ie n to d e la m is m a ; q u e la in fo rm a c ió n se p ro p o rc io n a rá en el e s ta d o e n q u e s e e n c u e n tre en lo s a rc h iv o s d e los E n te s P ú b lic o s ; q u e la p é rd id a , d e s tru c c ió n , m o d ific a c ió n , a lte ra c ió n u o c u lta m ie n to d e lo s d o c u m e n to s , a rc h iv o s , re g is tro s o d a to s e n q u e se c o n te n g a in fo rm a c ió n p ú b lic a , s e rá n s a n c io n a d o s e n lo s té rm in o s d e la L T A IP D F y d e m á s o rd e n a m ie n to s re la tiv o s .

6. Q u e d e c o n fo rm id a d c o n el a rtic u lo 5 3 , fra c c io n e s I, II, III y IV d e la L T A IP D F , el IN F O D F d e b e rá e m itir la s re g la s g e n e ra le s p a ra la g e n e ra c ió n d e d a to s y a rc h iv o s , a s i c o m o p a ra la c o n s e rv a c ió n d e los m is m o s , p re v ie n d o q u e la s d is p o s ic io n e s p e rm ita n c la s ific a r, id e n tifi­ c a r, re s ta u ra r y p r e s e rv a r la in fo rm a c ió n d e a c u e rd o c o n s u n a tu ra le z a ; q u e lo s m e c a n is m o s q u e s e e m p le e n p a ra la c o n s e rv a c ió n y m a n te n im ie n to d e la in fo rm a c ió n o b e d e z c a a e s tá n d a re s m in im o s e n m a te ria d e a rc h iv o n o m ia ; q u e s e p e rm ita la c a p a c ita c ió n a fu n c io n a rio s p re v ia ­ m e n te d e s ig n a d o s p o r el E n te P ú b lic o e n té c n ic a s d e a rc h iv o n o m ia ; y q u e la in fo rm a c ió n s e o rg a n ic e d e m a n e ra ta l q u e fa c ilite la c o n s u lta d ire c ta d e lo s p a rtic u la re s .

7. Q u e d e a c u e rd o c o n e l a rtic u lo 5 4 , p rim e r p á rra fo , d e la L T A IP D F n in g ú n a rc h iv o p o d rá s e r d e s tru id o s in re u n ir lo s re q u is ito s q u e e s ta b le z c a el IN F O D F en lo s lin e a m ie n to s q u e al e fe c to e m ita .

B. Q u e d e c o n fo rm id a d c o n e l a rtic u lo 5 5 d e la L T A IP D F el IN F O ­ D F c o o rd in a rá c o n la s á re a s re s p o n s a b le s a s ig n a d a s p o r c a d a E n te P ú b lic o , el p ro c e d im ie n to p a ra e l re s g u a rd o y a lm a c e n a m ie n to d e los a rc h iv o s q u e s e c o n s id e re n c o m o h is tó ric o s .

9. Q u e d e a c u e rd o c o n el a rtic u lo 6 3 , fra c c ió n X d e la L T A IP D F , e s a trib u c ió n d e l IN F O D F el e s ta b le c e r lo s lin e a m ie n to s g e n e ra le s p a ra la c re a c ió n y o p e ra c ió n d e lo s a rc h iv o s q u e c o n te n g a n in fo rm a c ió n p ú b li­ c a d e c o n s u lta d ire c ta .

10. Q u e lo s a rc h iv o s s o n p ro d u c to d e lo s a c to s q u e re a liz a n los E n te s P ú b lic o s y s o n un in s tru m e n to d o c u m e n ta l in fo rm a tiv o e s e n c ia l p a ra e l c o rre c to d e s e m p e n o d e la g e s tio n d e lo s m is m o s , a s í c o m o m e m o ria y te s tim o n io in s titu c io n a l.

11. Q u e e n lo s a rc h iv o s d e lo s E n te s P ú b lic o s d e l D is trito F e d e ­ ra l s e re s g u a rd a in fo rm a c ió n c o n v a lo r a d m in is tra tiv o , ju ríd ic o , fis c a l, h is tó ric o y d e u s o s o c ia l p e rm a n e n te y, q u e e s re s p o n s a b ilid a d d e los s e rv id o re s p ú b lic o s , d e s d e el m á s a lto n iv e l y en to d a la e s tru c tu ra de lo s E n te s , g a ra n tiz a r el u s o c o rre c to , la in te g ra lid a d , el fu n c io n a m ie n to c a b a l, el a c c e s o , la c o n s e rv a c ió n y p re s e rv a c ió n d e lo s d o c u m e n to s , e x p e d ie n te s y a rc h iv o s e n lo s q u e s e s u s te n ta s u q u e h a c e r p ú b lic o y c o tid ia n o .

12. Q u e e n té rm in o s d e lo e s ta b le c id o p o r lo s a rtíc u lo s 6 3 , fra c c ió n X X I d e la L T A IP D F y 13, fra c c io n e s I, X V II y X V III d e l R e g la m e n to In te ­ rio r d e l IN F O D F , e s fa c u lta d d e l P le n o d e te rm in a r la fo rm a y té rm in o s e n q u e s e rá n e je rc id a s la s a trib u c io n e s d e l In s titu to , a s í c o m o d ic ta r los a c u e rd o s y n o rm a tiv id a d n e c e s a rio s p a ra el c u m p lim ie n to d e la c ita d a L e y , R e g la m e n to y d e m á s d is p o s ic io n e s le g a le s y a d m in is tra tiv a s q u e le re s u lte n a p lic a b le s .

13. Q u e a n te la n e c e s id a d d e in s tru m e n ta r u n a p o lític a n o rm a tiv a d e a rc h iv o s p a ra lo s E n te s P ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, a e fe c to de s o p o r ta r d e fo rm a o rd e n a d a , a c tu a liz a d a , o p o rtu n a , c o m p le ta y v e ra z lo s a c to s d e lo s m is m o s , a s í c o m o c o a d y u v a r al fo rta le c im ie n to d e la tra n s p a re n c ia , la re n d ic ió n d e c u e n ta s y el d e re c h o al a c c e s o a la in ­ fo rm a c ió n , el IN F O D F d e s d e el m e s d e s e p tie m b re d e 2 0 0 6 , im p u ls ó y c o o rd in ó lo s tra b a jo s c o rre s p o n d ie n te s a la e la b o ra c ió n d e lo s L in e a m ie n to s G e n e ra le s e n M a te ria d e A rc h iv o s , p ro c e s o e n el q u e d e s ta c a la p a rtic ip a c ió n d e e x p e rto s p ro fe s io n a le s en la m a te ria , a s í c o m o de lo s re p re s e n ta n te s d e lo s E n te s P ú b lic o s , v in c u la d o s e n la o p e ra c ió n e in te g ra c ió n c o tid ia n a d e s u s re s p e c tiv o s a rc h iv o s .

14. Que derivado de la metodologia y trabajo instrumentado, se elaboró el Proyecto de Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, mismos que entre sus objetivos, busca establecer las bases normativas para la generación, operación, administración, conservación y destrucción de archivos; asi como avanzar en la cul­ tura institucional y social de la transparencia, la rendición de cuentas y el acceso a la información pública en el Distrito Federal mediante la correcta organización de la información. 15. Que de conformidad con el articulo 14, fracción VII del citado Reglamento Interior, es atribución del Presidente someter a la aprobación del Pleno, a propuesta propia o de cualquier otro Comisionado Ciudadano, las normas, lineamientos y demás documentos necesarios para el cumplimiento de las atribuciones del Instituto. 16. Que en el ejercicio de sus atribuciones, el Presidente del INFO­ DF somete a la consideración del Pleno del INFODF, los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, en los términos del documento anexo al presente Acuerdo. Por las consideraciones y fundamentos anteriormente expuestos, el Pleno del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal emite el siguiente: ACUERDO PRIMERO. Se aprueban los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal, en los términos del documento que como anexo forma parte integral del presente Acuerdo. SEGUNDO. El presente acuerdo entrará en vigor al dia siguiente de su publicación en la Gaceta Oficial del Distrito Federal. TERCERO. Se ordena al Secretario Técnico realizar las gestiones ad­ ministrativas necesarias para la publicación de los Lineamientos Ge­ nerales en Materia de Archivos del Distrito Federal que acompanan a

e s te A c u e r d o , ta n to e n la G a c e ta O fic ia l d e l D is trito F e d e ra l, c o m o e n el P o rta l d e In te rn e t y e n lo s e s tra d o s d e l IN F O D F , re s p e c tiv a m e n te .

C U A R T O . S e in s tru y e al S e c re ta rio T é c n ic o p a ra q u e re a lic e la s a c ­ c io n e s n e c e s a ria s a fin d e q u e e l p re s e n te A c u e rd o y s u a n e x o , s e a n o tific a d o a lo s E n te s P ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l. A s i lo a c o rd a ro n , p o r u n a n im id a d , lo s C o m is io n a d o s C iu d a d a n o s d e l In s titu to d e A c c e s o a la In fo rm a c ió n P ú b lic a d e l D is trito F e d e ra l en S e s ió n O rd in a ria c e le b ra d a el v e in tic in c o d e a b ril d e d o s m il s ie te .

(Firma) O S C A R M A U R IC IO G U E R R A F O R D C O M IS IO N A D O C IU D A D A N O P R E S ID E N T E (Firma) A R E L I C A N O G U A D IA N A C O M IS IO N A D A C IU D A D A N A (Firma) A G U S T ÍN M ILLÁN G Ó M E Z C O M IS IO N A D O C IU D A D A N O

(Firma) J O R G E B U S T IL L O S R O Q U E N i C O M IS IO N A D O C IU D A D A N O

(Firma) S A L V A D O R G U E R R E R O C H IP R E S C O M IS IO N A D O C IU D A D A N O (Firma) M A R ÍA E L E N A P E R E Z - J A E N Z E R M E N O C O M IS IO N A D A C IU D A D A N A

LINEAMIENTOS GENERALES EN MATERIADE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL CAPÍTULO PRIMERO
D iSPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. L o s p re s e n te s L in e a m ie n to s s o n d e o b s e rv a n c ia o b lig a to ria
p a ra lo s E n te s P ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l s e n a la d o s e n el a rtic u lo 4, fra c c ió n IV d e la L e y d e T ra n s p a re n c ia y A c c e s o a la In fo rm a c ió n P ú b lic a d e l D is trito F e d e ra l, y tie n e n p o r o b je to e s ta b le c e r la s d is p o s ic io n e s g e n e ra le s p a ra la in te g ra c ió n y o rg a n iz a c ió n d e s u s S is te m a s In s titu c io n a le s d e A rc h iv o s .

Artículo 2. P a ra e f e c to s d e lo s p r e s e n te s L in e a m ie n to s s e e n ­
te n d e r á p o r: I. C o te c ia d : C o m ité T é c n ic o In s titu c io n a l d e A d m in is tra c ió n d e D o c u m e n to s ; II. In s titu to : In s titu to d e A c c e s o a la In fo rm a c ió n P ú b lic a d e l D is trito F e d e ra l; III. L e y : L e y d e T ra n s p a re n c ia y A c c e s o a la In fo rm a c ió n P ú b lic a d e l D is trito F e d e ra l, y IV. S is te m a : S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s .

Artículo 3. L a n o rm a tiv id a d q u e e m ita n lo s E n te s P ú b lic o s , p a ra el
m a n e jo d e s u s a rc h iv o s en a te n c ió n a lo s p re s e n te s L in e a m ie n to s , d e b e rá c o n ta r c o n la o p in ió n fa v o ra b le d e l In s titu to , s e r p u b lic a d a e n los p o rta le s d e In te rn e t d e c a d a E n te , c o m o p a rte d e la s o b lig a c io n e s d e tra n s p a re n c ia , e n té rm in o s d e la fra c c ió n II d e l a rtíc u lo 13 d e la L e y , y e n v ia d a en fo rm a to e le c tró n ic o al In s titu to p a ra s u re g is tro .

CAPÍTULO SEGUNDO
D e los sistemas Institucionales de A rchivos Sección i G e n e ra lid a d e s

Artículo 4. L o s E n te s P ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l c o n ta rá n c o n a rc h i­
v o s q u e c o n s titu y e n el c o n ju n to o rg á n ic o y o rg a n iz a d o d e la in fo rm a ­ c ió n q u e g e n e re n , p ro c e s e n , a d m in is tre n o re c ib a n e n el e je rc ic io d e s u s fu n c io n e s y a trib u c io n e s .

Artículo S. L o s A rc h iv o s d e lo s E n te s P ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l se
e s ta b le c e rá n fo rm a lm e n te c o m o S is te m a s In s titu c io n a le s d e A rc h iv o s , d e c o n fo rm id a d c o n el c ic lo v ita l d e lo s d o c u m e n to s y en c o n c o rd a n c ia c o n la s d is p o s ic io n e s c o n te n id a s e n lo s p re s e n te s L in e a m ie n to s .

Artículo 6. La in fo rm a c ió n q u e g e n e re n , re c ib a n o a d m in is tre n lo s E n ­
te s P ú b lic o s e n s u s re s p e c tiv o s S is te m a s In s titu c io n a le s d e A rc h iv o s , q u e s e e n c u e n tre c o n te n id a e n c u a lq u ie r m e d io o s o p o rte d o c u m e n ta l s e a e s c rito , im p re s o , s o n o ro , v is u a l, e le c tró n ic o , in fo rm á tic o , h o lo g rá fic o o c u a lq u ie r o tro d e riv a d o d e la s in n o v a c io n e s te c n o ló g ic a s , s e d e n o ­ m in a rá g e n é ric a m e n te d o c u m e n to d e a rc h iv o . S e rá d o c u m e n ta c ió n de a rc h iv o to d a la q u e s e e n c u e n tre e n c u a lq u ie r re g is tro q u e d o c u m e n te el e je rc ic io d e la s fa c u lta d e s o la s a c tiv id a d e s d e lo s E n te s P ú b lic o s .

S ección II C ic lo v ita l d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o

Artículo 7. L o s d o c u m e n to s d e a rc h iv o tie n e n u n c ic lo v ita l q u e se
c o n s titu y e p o r la s fa s e s d e v id a d e lo s m is m o s , a p a rtir d e lo s d iv e rs o s u s o s in s titu c io n a le s d e la in fo rm a c ió n c o n te n id a e n e llo s . D ic h a s fa s e s s o n la s s ig u ie n te s : I. A c tiv a o d e G e s tió n d e la in fo rm a c ió n d o c u m e n ta l, ta m b ié n co n o c id a c o m o p rim e ra e d a d d e lo s d o c u m e n to s ; II. S e m ia c tiv a o d e c o n c e n tra c ió n o s e g u n d a e d a d d e lo s d o c u ­ m e n to s d e a rc h iv o , e III. In a c tiv a o H is tó ric a o d e te rc e ra e d a d d e lo s te s tim o n io s d o c u ­ m e n t a is .

L a fa s e a c tiv a o p rim e ra e d a d c o rre s p o n d e a a q u e lla en q u e é s to s s e p ro d u c e n y s e u s a n p a ra d e s a h o g a r la g e s tió n c o tid ia n a d e lo s E n ­ te s P ú b lic o s . P o r e llo , tie n e n u n a u tilid a d in m e d ia ta p a ra la a te n c ió n de trá m ite s , e s to e s tie n e n un a lto v a lo r a d m in is tra tiv o , le g a l o fis c a l. L a fa s e s e m ia c tiv a o s e g u n d a e d a d e s a q u e lla e n la q u e lo s d o c u ­ m e n to s d e a rc h iv o y a n o s e u tiliz a n d e m a n e ra c o n s ta n te e n la a te n c ió n d e trá m ite s p o r lo q u e s u u tilid a d y u s o c a m b ia d e c a rá c te r, c o n s titu y é n d o s e s ó lo c o m o in fo rm a c ió n d e re fe re n c ia q u e d e b e c o n s e rv a rs e d e m a n e ra p re c a u to ria d a d o s s u s v a lo re s le g a le s , a d m in is tra tiv o s o fis c a le s . L a fa s e h is tó ric a o te rc e ra e d a d e s tá d e te rm in a d a a p a rtir d e q u e la u tilid a d a d m in is tra tiv a , le g a l o fis c a l d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o

^3 0

h a p re s c rito y p o rq u e é s to s a d q u ie re n un v a lo r s e c u n d a rio d e c a rá c te r c u ltu ra l y d e te s tim o n io d e la e v o lu c ió n d e l E n te P ú b lic o q u e lo s g e n e ra o a d m in is tra .

S ección III D e la o rg a n iz a c ió n y c o m p o s ic ió n d e lo s S is te m a s In s titu c io n a le s d e A rc h iv o s

Artículo 8. C o n b a s e e n el c ic lo v ita l d e lo s d o c u m e n to s s e fu n d a m e n ta
la c re a c ió n d e lo s S is te m a s In s titu c io n a le s d e A rc h iv o s , y a q u e a c a d a u n a d e la s fa s e s o e d a d e s d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o c o rre s p o n d e un d e te rm in a d o tra ta m ie n to té c n ic o d e la d o c u m e n ta c ió n . L a s á re a s q u e d e s e m p e n e n la s fu n c io n e s d e la s u n id a d e s d e c o rre s p o n d e n c ia , d e la s u n id a d e s d e d o c u m e n ta c ió n e n trá m ite y d e lo s a rc h iv o s d e trá m ite , s e rá n la s á re a s re s p o n s a b le s e n el m a n e jo d e la d o c u m e n ta c ió n a c tiv a . L a s u n id a d e s a d m in is tra tiv a s re s p o n s a b le s d e lo s a rc h iv o s d e c o n c e n tra c ió n s e rá n la s á re a s e s p e c ia liz a d a s en el m a n e jo d e la d o c u ­ m e n ta c ió n s e m ia c tiv a y la s c o rre s p o n d ie n te s a lo s a rc h iv o s h is tó ric o s s e rá n re s p o n s a b le s d e l m a n e jo y c o n s e rv a c ió n d e la d o c u m e n ta c ió n c o n v a lo r p e rm a n e n te .

Artículo 9. L o s E n te s P ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l d e b e rá n in te g ra r y
o rg a n iz a r fu n c io n a lm e n te , c o n la s m o d a lid a d e s q u e re s u lte n n e c e s a ria s y d e c o n fo rm id a d c o n s u n o rm a tiv id a d in te rn a , un S is te m a In s titu ­ c io n a l d e A rc h iv o s q u e le s p e rm ita la c o rre c ta a d m in is tra c ió n d e d o c u ­ m e n to s d e a rc h iv o a lo la rg o d e s u c ic lo v ita l, a te n d ie n d o a lo p re s c rito e n e s to s L in e a m ie n to s .

Artículo 10. E l S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s s e in te g ra rá a p a rtir
d e la c o m p o s ic ió n fu n c io n a l s ig u ie n te : I. C o m p o n e n te s N o rm a tiv o s , y II. C o m p o n e n te s O p e ra tiv o s .

L o s c o m p o n e n te s n o rm a tiv o s te n d rá n a s u c a rg o la re g u la c ió n y c o o rd in a c ió n d e la o p e ra c ió n d e l S is te m a .

L o s c o m p o n e n te s o p e ra tiv o s s e rá n lo s e n c a rg a d o s d e l fu n c io n a m ie n to c o tid ia n o d e l S is te m a , d e c o n fo rm id a d c o n el c ic lo v ita l d e los d o c u m e n to s d e a rc h iv o d e l E n te P ú b lic o .

Artículo 11. L o s c o m p o n e n te s n o rm a tiv o s s e in te g ra rá n por:
I. U n C o o rd in a d o r d e A rc h iv o s , y II. El C o m ité T é c n ic o In stitu cio n a l d e A d m in is tra c ió n d e D o cu m e n to s .

Artículo 12. El C o o rd in a d o r d e A rc h iv o s e s el re s p o n s a b le d e re g u la r
el S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s y e l C o te c ia d s e rá s u ó rg a n o té c ­ n ic o c o n s u ltiv o .

Artículo 13. El re s p o n s a b le d e la U n id a d C o o rd in a d o ra d e A rc h iv o s
s e rá d e s ig n a d o p o r el s e rv id o r p ú b lic o q u e te n g a fa c u lta d e s le g a le s p a ra e llo , q u ie n , e n s u c a s o , e s ta b le c e rá s u n iv e l je rá rq u ic o y a d s c rip c ió n a d m in is tra tiv a . El re s p o n s a b le d e b e rá c o n ta r c o n e x p e rie n c ia y c o n o c im ie n to s en a rc h iv ís tic a y te n e r a p titu d e s p a ra la in te g ra c ió n , co o rd in a c ió n , c o n tro l y e v a lu a c ió n d e p la n e s , p ro g ra m a s y p ro y e c to s en la m a te ria .

Artículo 14. E l C o m ité T é c n ic o In s titu c io n a l d e A d m in is tra c ió n d e D o ­
c u m e n to s e s el ó rg a n o té c n ic o c o n s u ltiv o , d e in s tru m e n ta c ió n y re tro a lim e n ta c ió n d e la n o rm a tiv id a d a p lic a b le e n m a te ria d e a rc h iv o s d e l E n te P ú b lic o ; in te g ra d o p o r a q u e lla s p e rs o n a s q u e p o r s u e x p e rie n c ia y fu n c ió n d e n tro d e l E n te P ú b lic o s e c o n s id e re n n e c e s a ria s p a ra p ro ­ m o v e r y g a ra n tiz a r e l c o rre c to m a n e jo a rc h iv ís tic o . E l C o te c ia d d e b e rá c o n ta r, al m e n o s , c o n la s s ig u ie n te s fig u ra s : I. U n a P re s id e n c ia ; II. U n a S e c re ta ría T é c n ic a ; III. V o c a le s , e n tre lo s q u e d e b e rá n p a rtic ip a r lo s re s p o n s a b le s de la s d is tin ta s U n id a d e s d e A rc h iv o d e l E n te P ú b lic o , y

IV. R e p re s e n ta n te s d e la D ire c c ió n J u ríd ic a o e q u iv a le n te y d e l Ó rg a n o d e C o n tro l In te rn o d e l E n te P ú b lic o , a s í c o m o el re s p o n s a ­ b le d e la O fic in a d e In fo rm a c ió n P ú b lic a .

Artículo 15. L o s c o m p o n e n te s o p e ra tiv o s d e b e rá n a te n d e rs e m e d ia n ­
te la s s ig u ie n te s fig u ra s fu n c io n a le s : I. U n id a d e s g e n e ra le s d e l E n te P ú b lic o , c o n fo rm a d a s por: a) U n id a d C e n tra l d e C o rre s p o n d e n c ia o e q u iv a le n te ; b) U n id a d d e A rc h iv o d e C o n c e n tra c ió n o e q u iv a le n te , y c) U n id a d d e A r c h iv o H is tó ric o o e q u iv a le n te . II. U n id a d e s p a rtic u la re s e n c a d a á re a a d m in is tra tiv a : a) U n id a d d e D o c u m e n ta c ió n e n T rá m ite o e q u iv a le n te , y b) U n id a d d e A rc h iv o d e T rá m ite o e q u iv a le n te .

L a s fu n c io n e s d e e s ta s u n id a d e s p o d rá n s e r d e s a rro lla d a s d e m a n e ra c o n ju n ta , a te n d ie n d o a la s n e c e s id a d e s d e c a d a u n a d e la s á re a s a d m in is tra tiv a s d e l E n te P ú b lic o .

Artículo 16. L a U n id a d C e n tra l d e C o rre s p o n d e n c ia o e q u iv a le n te c o n o c id a g e n é ric a m e n te c o m o O fic ia lía d e P a rte s , s e rá la e n c a rg a d a d e b rin d a r lo s s e rv ic io s c e n tra liz a d o s d e re c e p c ió n y d e s p a c h o d e la c o ­ rre s p o n d e n c ia o fic ia l d e n tro d e lo s E n te s P ú b lic o s .

Artículo 17. L a U n id a d d e D o c u m e n ta c ió n e n T rá m ite o e q u iv a le n te es
la re s p o n s a b le d e b rin d a r in te g ra lm e n te lo s s e rv ic io s d e c o rre s p o n d e n ­ c ia y c o n tro l d e g e s tió n e n c a d a u n a d e la s á re a s a d m in is tra tiv a s .

Artículo 18. L a U n id a d d e A r c h iv o d e T rá m ite o e q u iv a le n te e s la re s ­
p o n s a b le d e la a d m in is tra c ió n d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o e n g e s ­ tió n , d e u s o c o tid ia n o y n e c e s a rio p a ra el e je rc ic io d e la s a trib u c io n e s y fu n c io n e s d e c a d a á re a a d m in is tra tiv a .

Artículo 19. L a U n id a d d e A rc h iv o d e C o n c e n tra c ió n o e q u iv a le n te es
la re s p o n s a b le d e la a d m in is tra c ió n d e d o c u m e n to s d e a rc h iv o e n la fa s e s e m ia c tiv a , c u y a fre c u e n c ia d e c o n s u lta ha d is m in u id o y q u e p e rm a n e c e n en él h a s ta q u e c o n c lu y e s u p la z o d e c o n s e rv a c ió n en ra z ó n d e s u s v a lo re s p rim a rio s d e c a rá c te r a d m in is tra tiv o , le g a l y fis c a l.

Artículo 20. La U n id a d d e A rc h iv o H is tó ric o o e q u iv a le n te e s la re s ­
p o n s a b le d e o rg a n iz a r, d e s c rib ir, c o n s e rv a r, p re s e rv a r, a d m in is tra r y d iv u lg a r la m e m o ria d o c u m e n ta l in s titu c io n a l.

Artículo 21. L a s U n id a d e s q u e in te g ra n e l S is te m a in te ra c tu a rá n d e n ­
tro d e l c ic lo v ita l d e d o c u m e n to s p a ra la c o rre c ta a d m in is tra c ió n de lo s m is m o s , e s ta b le c ie n d o c rite rio s , p ro c e d im ie n to s e in s tru m e n to s de c o n tro l d o c u m e n ta l y a rc h iv is tic o h o m o g é n e o s y e s ta n d a riz a d o s .

Artículo 22. L o s re s p o n s a b le s d e la s u n id a d e s o p e ra tiv a s d e l S is te ­
m a s e rá n d e s ig n a d o s p o r la s p e rs o n a s q u e te n g a n fa c u lta d e s le g a le s p a ra e llo , y d e b e rá n c o n ta r c o n el p e rfil, c o n o c im ie n to s y e x p e rie n c ia e n a rc h iv is tic a , a s i c o m o c a p a c ita rs e c o n tin u a m e n te e n la m a te ria , de c o n fo rm id a d c o n el P ro g ra m a In s titu c io n a l d e D e s a rro llo A rc h iv is tic o q u e s e e s ta b le z c a en la m a te ria .

Sección IV D e la s fu n c io n e s d e la e s tru c tu ra d e l S is te m a

Artículo 23. S o n fu n c io n e s d e l C o o rd in a d o r d e A rc h iv o s o e q u iv a le n te ,
la s s ig u ie n te s : I. D is e n a r, p ro p o n e r, d e s a rro lla r, in s tru m e n ta r y e v a lu a r, lo s p la ­ n e s , p ro g ra m a s y p ro y e c to s d e d e s a rro llo a rc h iv is tic o ; II. E s ta b le c e r la s p o litic a s y m e d id a s té c n ic a s p a ra la re g u la c ió n d e lo s p ro c e s o s a rc h iv is tic o s d u ra n te el c ic lo v ita l d e lo s d o c u ­ m e n to s d e a rc h iv o ; III. F o rm u la r lo s in s tru m e n to s , p ro c e s o s y m é to d o s d e c o n tro l a r­ c h iv is tic o d e l E n te P ú b lic o ; IV . F u n g ir c o m o S e c re ta rio T é c n ic o d e l C o te c ia d d e l E n te P ú b lic o ;

V . P r o m o v e r la o p e ra c ió n re g u la r d e l C o te c ia d y c o a d y u v a r e n la in te g ra c ió n d e s u R e g la m e n to d e O p e ra c ió n y P ro g ra m a A n u a l d e T ra b a jo ; V I. E la b o r a r y p re s e n ta r lo s m o d e lo s té c n ic o s o m a n u a le s p a ra la o rg a n iz a c ió n y p ro c e d im ie n to s d e lo s a rc h iv o s d e trá m ite , c o n c e n tra c ió n y, e n s u c a s o , h is tó ric o d e l E n te P ú b lic o , e n c o o rd in a c ió n c o n lo s re s p o n s a b le s d e d ic h a s u n id a d e s , a te n d ie n d o a lo s p re s e n te s L in e a m ie n to s ; V II. C o o rd in a r lo s tra b a jo s p a ra la e la b o ra c ió n d e lo s p rin c ip a le s in s ­ tru m e n to s d e c o n tro l a rc h iv is tic o d e n tro d e l E n te P ú b lic o , p ro p o n ie n d o e l d is e n o , d e s a rro llo , im p le m e n ta c ió n y a c tu a liz a c ió n d e l S is te m a d e C la s ific a c ió n A rc h iv ís tic a , el C a tá lo g o d e D is p o s ic ió n D o c u m e n ta l y lo s in v e n ta rio s q u e s e e la b o re n p a ra la id e n tific a c ió n y d e s c rip c ió n d e lo s a rc h iv o s in s titu c io n a le s ; V III. E s ta b le c e r, e n c o o rd in a c ió n c o n la in s ta n c ia re s p o n s a b le d e la fu n c ió n d e n tro d e l E n te P ú b lic o , un a m p lio p ro g ra m a d e c a p a c ita c ió n e n la m a te ria , a s i c o m o la s p rin c ip a le s e s tra te g ia s p a ra el d e s a rro llo p ro fe s io n a l d e l p e rs o n a l q u e s e d e d iq u e al d e s e m p e n o d e la s fu n c io n e s a rc h iv is tic a s ; IX. C o a d y u v a r c o n la in s ta n c ia re s p o n s a b le d e la fu n c ió n d e n tro d e l E n te P ú b lic o , en la e la b o ra c ió n d e un p ro g ra m a d e n e c e s id a d e s p a ra la n o rm a liz a c ió n d e lo s re c u rs o s m a te ria le s q u e s e d e s ti­ n e n a lo s a rc h iv o s , p ro p ic ia n d o la in c o rp o ra c ió n d e m o b ilia rio , e q u ip o té c n ic o , d e c o n s e rv a c ió n y s e g u rid a d , e in s ta la c io n e s a p ro p ia d a s p a ra lo s a rc h iv o s , d e c o n fo rm id a d c o n la s fu n c io n e s y s e rv ic io s q u e é s to s b rin d a n , y X . C o a d y u v a r c o n la in s ta n c ia re s p o n s a b le d e la fu n c ió n , e n el d is e n o , d e s a rro llo , e s ta b le c im ie n to y a c tu a liz a c ió n d e la n o rm a tiv id a d q u e s e a a p lic a b le d e n tro d e l E n te P ú b lic o , p a ra la a d q u is ic ió n d e te c n o lo g ia s d e la in fo rm a c ió n p a ra lo s a rc h iv o s , a s i c o m o p a ra la a u to m a tiz a c ió n d e a rc h iv o s , la d ig ita liz a c ió n o m ic ro film a c ió n d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o o p a ra la g e s tió n , a d m in is tra c ió n y c o n s e rv a c ió n d e lo s d o c u m e n to s e le c tró n ic o s .

(235)

Artículo 24. L a s fu n c io n e s d e l C o te c ia d s o n :
I. C o n s titu irs e c o m o el ó rg a n o té c n ic o c o n s u ltiv o , d e in s tru m e n ta c ió n y re tro a lim e n ta c ió n d e la n o rm a tiv id a d a p lic a b le en la m a ­ te ria d e n tro d e lo s a rc h iv o s d e l E n te P ú b lic o ; II. R e a liz a r la s v a lo ra c io n e s d o c u m e n ta le s q u e g u a rd a n lo s a rc h iv o s d e l E n te P ú b lic o ; III. P ro p ic ia r el d e s a rro llo d e m e d id a s y a c c io n e s p e rm a n e n te s de c o o rd in a c ió n y c o n c e rta c ió n e n tre s u s m ie m b ro s q u e fa v o re z c a n la im p la n ta c ió n d e la s n o rm a s a rc h iv ís tic a s p a ra el m e jo ra m ie n to in te g ra l d e lo s a rc h iv o s d e l E n te P ú b lic o ; IV . P a rtic ip a r e n lo s e v e n to s té c n ic o s y a c a d é m ic o s q u e en la m a ­ te ria s e e fe c tú e n e n el E n te P ú b lic o , y V . E m itir el R e g la m e n to d e O p e ra c ió n d e l C o m ité y s u P ro g ra m a A n u a l d e T ra b a jo , m is m o q u e d e b e rá re m itirs e a l In s titu to d e n tro d e lo s p rim e ro s tre in ta d ía s d e l m e s d e e n e ro d e l a n o q u e c o ­ rre s p o n d a p a ra s u re g is tro .

Artículo 25. S o n fu n c io n e s d e la U n id a d C e n tra l d e C o rre s p o n d e n c ia
o e q u iv a le n te : I. C o a d y u v a r c o n el C o o rd in a d o r d e A rc h iv o s o e q u iv a le n te en el d e s a rro llo e im p le m e n ta c ió n fo rm a l d e lo s in s tru m e n to s de c o n tro l d e la c o rre s p o n d e n c ia , q u e re s u lte n n e c e s a rio s p a ra el m a n e jo d e la d o c u m e n ta c ió n q u e in g re s e o e g re s e d e l E n te P ú ­ b lic o en fo rm a c e n tra liz a d a , d e b ie n d o o b s e rv a r la n o rm a tiv id a d in s titu c io n a l; II. R e c ib ir, re g is tra r, m a n e ja r y c o n tro la r la c o rre s p o n d e n c ia q u e in ­ g re s e al E n te P ú b lic o e n fo rm a c e n tra liz a d a , p ro c u ra n d o su e x p e ­ d ita d is trib u c ió n a la s á re a s a d m in is tra tiv a s q u e c o rre s p o n d a n , y III. M a n e ja r, c o n tro la r y d e s p a c h a r o p o rtu n a m e n te la d o c u m e n ta ­ c ió n q u e e g re s e d e l E n te P ú b lic o e n fo rm a c e n tra liz a d a .

Artículo 2B. S o n fu n c io n e s d e la s U n id a d e s d e D o c u m e n ta c ió n e n T rá ­
m ite o e q u iv a le n te :

I. C o a d y u v a r c o n el C o o rd in a d o r d e A rc h iv o s o e q u iv a le n te d e l E n te P ú b lic o e n el d e s a rro llo , in s tru m e n ta c ió n y a c tu a liz a c ió n d e la n o rm a tiv id a d a p lic a b le a e s c a la in s titu c io n a l y, p a rtic u la r­ m e n te , e n la q u e s e in s tru m e n te p a ra la s u n id a d e s d e d o c u m e n ta c ió n en trá m ite ; II. R e c ib ir, re g is tra r y c o n tro la r la c o rre s p o n d e n c ia q u e in g re s e d i­ re c ta m e n te al á re a a d m in is tra tiv a d e a d s c rip c ió n y, e n s u c a s o , la q u e re c ib a d e la U n id a d C e n tra l d e C o rre s p o n d e n c ia ; III. T u rn a r a la s á re a s tra m ita d o ra s la c o rre s p o n d e n c ia q u e in g re ­ s e al á re a a d m in is tra tiv a , e s ta b le c ie n d o en c o o rd in a c ió n c o n la in s ta n c ia re s p o n s a b le d e n tro d e é s ta , lo s m e c a n is m o s y c o n ­ tro le s p a ra el s e g u im ie n to d e la c o rre s p o n d e n c ia en trá m ite , d e c o n fo rm id a d c o n lo q u e a l re s p e c to d is p o n g a n la s p o litic a s y p ro c e d im ie n to s d e c o n tro l d e g e s tió n q u e s e e s ta b le z c a n e n el E n te P ú b lic o , y IV. D e s p a c h a r la c o rre s p o n d e n c ia d e s u á re a d e a d s c rip c ió n , llev a n d o lo s c o n tro le s y re g is tro s d e d is trib u c ió n q u e s e e s ta b le z ­ c a n al e fe c to .

Artículo 27. S o n fu n c io n e s d e la U n id a d d e A rc h iv o d e T rá m ite o e q u i­
v a le n te : I. C o a d y u v a r c o n el C o o rd in a d o r d e A rc h iv o s o e q u iv a le n te d e l E n te P ú b lic o e n el d e s a rro llo , in s tru m e n ta c ió n y a c tu a liz a c ió n d e la n o rm a tiv id a d a rc h iv is tic a a p lic a b le a e s c a la in s titu c io n a l y, p a rtic u la rm e n te , e n la q u e s e in s tru m e n te p a ra lo s A rc h iv o s d e T rá m ite , y II. In te g ra r o c o a d y u v a r e n la in te g ra c ió n e n la s á re a s g e n e ra d o ra s , lo s e x p e d ie n te s a s o c ia d o s a la g e s tió n in s titu c io n a l d e l Á re a A d m in is tra tiv a d e a d s c rip c ió n , re c ib ié n d o lo s d e e lla s p a ra s u c la s ific a c ió n , o rd e n a c ió n , d e s c rip c ió n , re s g u a rd o y p a ra fa c i­ lita r e l a c c e s o , v a lo ra c ió n y tra n s fe re n c ia d e la d o c u m e n ta c ió n a l A rc h iv o d e C o n c e n tra c ió n d e l E n te P ú b lic o .

Artículo 28. S o n fu n c io n e s d e la U n id a d d e A rc h iv o d e C o n c e n tra c ió n
o e q u iv a le n te :

I. C o a d y u v a r c o n el C o o rd in a d o r d e A rc h iv o s o e q u iv a le n te d e l E n te P ú b lic o e n el d e s a rro llo , in s tru m e n ta c ió n y a c tu a liz a c ió n de la n o rm a tiv id a d a rc h iv ís tic a a p lic a b le a e s c a la in s titu c io n a l y, p a r­ tic u la rm e n te , la q u e c o rre s p o n d a al A rc h iv o d e C o n c e n tra c ió n ; II. O p e ra r lo s s e rv ic io s p a ra la a d m in is tra c ió n y c o n tro l d e lo s d o ­ c u m e n to s d e a rc h iv o e n e ta p a S e m ia c tiv a d e l E n te P ú b lic o , e n c a rg á n d o s e d e la c o o rd in a c ió n , o rg a n iz a c ió n y c o n tro l d e los p ro c e s o s d e tra n s fe re n c ia s p rim a ria s y la o rd e n a c ió n y u b ic a c ió n to p o g rá fic a d e lo s a c e rv o s S e m ia c tiv o s ; III. E s ta b le c e r el c a le n d a rio d e c a d u c id a d e s d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o b a jo s u re s g u a rd o y e fe c tu a r lo s p ro c e s o s d e d is p o s ic ió n d o c u m e n ta l y el p ré s ta m o d e e x p e d ie n te s e n la e ta p a S e m ia c tiv a , e n c o o rd in a c ió n c o n lo s A rc h iv o s d e T rá m ite d e l S is te m a , y IV . L le v a r a c a b o , e n s u c a s o , lo s p ro c e s o s d e tra n s fe re n c ia s e c u n ­ d a ria d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o q u e h a y a n p re s c rito e n s u s v a lo re s p rim a rio s , a d m in is tra tiv o s , le g a le s o fis c a le s , e la b o ra n ­ d o la s a c ta s a d m in is tra tiv a s q u e c o rre s p o n d a n , e n c o o rd in a c ió n c o n la U n id a d d e A rc h iv o H is tó ric o In s titu c io n a l.

Artículo 2S. S o n fu n c io n e s d e la U n id a d d e A rc h iv o H is tó ric o o e q u i­
v a le n te : I. C o a d y u v a r c o n el C o o rd in a d o r d e A rc h iv o s o e q u iv a le n te d e l E n te P ú b lic o e n el d e s a rro llo , in s tru m e n ta c ió n y a c tu a liz a c ió n d e la n o rm a tiv id a d a rc h iv ís tic a a p lic a b le a e s c a la in s titu c io n a l y, p a rtic u la rm e n te , la q u e c o rre s p o n d a al A rc h iv o H is tó ric o d e l E n te P ú b lic o ; II. R e c ib ir y c o n tro la r lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o q u e le re m ita , m e d ia n te el p ro c e s o d e tra n s fe re n c ia s e c u n d a ria , la U n id a d d e A rc h iv o d e C o n c e n tra c ió n d e l E n te P ú b lic o y o rg a n iz a r los F o n d o s , S e c c io n e s y S e rie s q u e c o n s titu y a n s u a c e rv o , d e c o n fo rm id a d c o n el p rin c ip io d e p ro c e d e n c ia y o rd e n o rig in a l y la n o rm a tiv id a d a p lic a b le en la m a te ria a e s c a la in s titu c io n a l, a s í c o m o e n c o n c o rd a n c ia c o n la s m e jo re s p rá c tic a s y n o rm a s inte rn a c io n a le s p a ra la d e s c rip c ió n , n o rm a liz a c ió n d e l a c c e s o ,

c o n s e rv a c ió n , p re s e rv a c ió n y d iv u lg a c ió n s o c ia l y c u ltu ra l d e l a rc h iv o h is tó ric o d e l E n te P ú b lic o ; III. E la b o r a r la G u ia G e n e ra l d e F o n d o s d e l A rc h iv o H is tó ric o d e l E n te P ú b lic o y lo s c a tá lo g o s , in v e n ta rio s , in d ic e s y c o n tro le s in d is p e n s a b le s p a ra e l m a n e jo d e la d o c u m e n ta c ió n h is tó ric a d e la in s titu c ió n , y IV. E s ta b le c e r, e n e l m a rc o d e lo s p ro g ra m a s d e d e s a rro llo a rc h i­ v is tic o d e l E n te P ú b lic o , p ro g ra m a s p a ra la d ifu s ió n d e l a rc h iv o h is tó ric o in s titu c io n a l.

CAPÍTULO TERCERO
De lo s procesos e instrumentos esenciales de c o n tro l archivístico

Artículo 30. L o s p ro c e s o s a rc h iv is tic o s s o n el c o n ju n to d e a c to s c o n ­
c a te n a d o s , m e d ia n te lo s c u a le s el E n te P ú b lic o le d a s e g u im ie n to al c ic lo d e v id a d e lo s d o c u m e n to s , d e s d e su p ro d u c c ió n o in g re s o , h a s ta s u tra n s fe re n c ia al a rc h iv o h is tó ric o o su e lim in a c ió n d e fin itiv a p o r no c o n te n e r v a lo re s s e c u n d a rio s .

Artículo 31. E l C o o r d in a d o r d e A rc h iv o s , e n c o n s u lta c o n el C o te c ia d ,
e m itirá lo s in s tru m e n to s d e c o n tro l p a ra la re g u la c ió n d e lo s p ro c e s o s a rc h iv is tic o s q u e s e lle v a n a c a b o a lo la rg o d e l c ic lo v ita l d e lo s d o c u ­ m e n to s e n el E n te P ú b lic o , e in s tru m e n ta rla s e n c o o rd in a c ió n c o n las u n id a d e s d e a rc h iv o .

Artículo 32. L o s in s tru m e n to s d e c o n tro l d e l S is te m a s o n a q u e llo s e le ­
m e n to s q u e p e rm ite n la re v is ió n té c n ic a y a d m in is tra tiv a d e los p ro c e s o s a rc h iv is tic o s a s o c ia d o s al c ic lo v ita l d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o .

S ección i D e lo s p ro c e s o s a rc h iv ís tic o s

Artículo 33. L o s p ro c e s o s a rc h iv ís tic o s b á s ic o s s o n lo s s ig u ie n te s :
I. In te g ra c ió n d e e x p e d ie n te s y s e rie s ; II. C la s ific a c ió n ; III. D e s c rip c ió n ; IV . V a lo ra c ió n ; V . D is p o s ic ió n ; V I. B a ja o d e p u ra c ió n d o c u m e n ta l, y V II. T ra n s fe re n c ia s p rim a ria s y s e c u n d a ria s .

Artículo 34. L o s d o c u m e n to s d e a rc h iv o d e b e n in te g ra rs e y o b ra r en
e x p e d ie n te s , o u n id a d e s d e d o c u m e n ta c ió n c o m p u e s ta , c o n s titu id o s p o r u n o o v a rio s d o c u m e n to s d e a rc h iv o , o rd e n a d o s ló g ic a y c ro n o ló g ic a m e n te y re la c io n a d o s p o r un m is m o a s u n to , m a te ria , a c tiv id a d o trá m ite . L a in te g ra c ió n d e e x p e d ie n te s d e b e rá h a c e rs e e n fó ld e re s , c a rp e ta s o le g a jo s p le n a m e n te id e n tific a d o s , p re fe re n te m e n te c o n c a rá tu la s e s ta n d a riz a d a s e n to d o el E n te P ú b lic o , c o n el o b je to d e h o m o lo g a r su d a s ific a c ió n y d e s c rip c ió n . L o s e x p e d ie n te s d e b e rá n fo lia rs e p a ra la in te g rid a d d e la in fo rm a c ió n q u e c o n tie n e n y ta m b ié n d e b e rá e v ita rs e in c o rp o ra r en e llo s , e n lo p o s ib le , e le m e n to s q u e d a n e n o la s tim e n a los d o c u m e n to s q u e lo s c o n s titu y e n , c o m o c lip s o g ra p a s .

Artículo 35. L o s e x p e d ie n te s q u e s e re la c io n e n c o n el e je rc ic io d e u n a
fu n c ió n o a trib u c ió n g e n é ric a , fo rm a rá n p a rte d e u n a S e rie D o c u m e n ­ ta l, la c u a l c o n s titu y e un c o n c e p to c e n tra l e n la o rg a n iz a c ió n d e A rc h iv o s y s e in s titu y e c o m o u n a c a te g o ria d e a g ru p a m ie n to e in te g ra c ió n s u p e rio r d e lo s e x p e d ie n te s in d iv id u a le s . L o s e x p e d ie n te s d e b e rá n s ie m p re a s o c ia rs e a la S e rie D o c u m e n ta l o fu n c ió n d e la q u e d e riv e s u c re a c ió n y o rg a n iz a rs e d e c o n fo rm id a d c o n el S is te m a d e C la s ific a c ió n q u e s e e s ta b le z c a d e n tro d e l E n te P ú b lic o .

^40j

Artículo 3G. L a C la s ific a c ió n A rc h iv ís tic a e s el p ro c e s o m e d ia n te el
c u a l s e id e n tific a , a g ru p a , s is te m a tiz a y c o d ific a n lo s e x p e d ie n te s d e a c u e rd o c o n s u o rig e n e s tru c tu ra l y fu n c io n a l. T o d o s lo s e x p e d ie n te s d e b e rá n e s ta r c o rre c ta m e n te c la s ific a d o s m e d ia n te la u tiliz a c ió n d e un c ó d ig o q u e lo s id e n tifiq u e p le n a m e n te , el c u a l d e b e rá c o n te n e r, s in m e n o s c a b o d e n iv e le s in te rm e d io s q u e el E n te P ú b lic o e s ta b le z c a , al m e n o s lo s s ig u ie n te s a s p e c to s : I. C ó d ig o o c la v e d e la U n id a d A d m in is tra tiv a o á re a p ro d u c to ra d e l e x p e d ie n te ; II. C ó d ig o d e la serie a la q u e p e rte n ece el e x p e d ie n te q u e s e clasifica; III. T ítu lo d e l te m a , a s u n to o m a te ria a la q u e s e re fie re el e x p e ­ d ie n te ; IV. N ú m e ro c o n s e c u tiv o d e l e x p e d ie n te d e n tro d e la S e rie a la q u e p e rte n e c e ; V . A n o d e a p e rtu ra y en s u c a s o , c ie rre d e l e x p e d ie n te ; V I. L o s d a to s d e v a lo ra c ió n y d is p o s ic ió n d o c u m e n ta l q u e s e a s o c ie n al e x p e d ie n te , y V II. L o s d a to s a s o c ia d o s a la in fo rm a c ió n d e a c c e s o re s trin g id o y, e n s u c a s o , a p e rtu ra p ú b lic a d e l e x p e d ie n te , d e c o n fo rm id a d c o n lo q u e al re s p e c to p re v e a la L e y.

Artículo 37. L a d e s c rip c ió n a rc h iv is tic a e s el re g is tro s is te m a tiz a d o d e
la in fo rm a c ió n d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o , re c o p ila d o , o rg a n iz a d o y je r a rq u iz a d o d e fo rm a ta l q u e s irv a p a ra lo c a liz a r y e x p lic a r el c o n te x to y s is te m a q u e lo s h a p ro d u c id o . L a d e s c rip c ió n a rc h iv is tic a d e b e rá re a liz a rs e c o n b a s e e n la s n o r­ m a s in s titu c io n a le s , n a c io n a le s o in te rn a c io n a le s u n iv e rs a lm e n te a c e p ta d a s q u e c o n v e n g a n a lo s E n te s P ú b lic o s , c o n e l o b je to d e g e n e ra r lo s in s tru m e n to s d e s c rip tiv o s b á s ic o s q u e fa c ilite n e l c o n tro l y a c c e s o a la in fo rm a c ió n a r c h iv is tic a , lo s c u a le s , a l m e n o s d e b e rá n s e r lo s s i­ g u ie n te s : I. In v e n ta rio s , II. C a tá lo g o s , y III. G u ia s g e n e ra le s d e F o n d o s .

Artículo SB. L a v a lo ra c ió n d o c u m e n ta l e s el p ro c e s o d e a n á lis is m e ­
d ia n te e l c u a l s e d e te rm in a n lo s v a lo re s p rim a rio s o s e c u n d a rio s d e los d o c u m e n to s . E l v a lo r d o c u m e n ta l e s la c o n d ic ió n q u e g u a rd a n lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o , la c u a l le s c o n fie re c a ra c te rís tic a s a d m in is tra tiv a s , le g a le s y fis c a le s e n lo s a rc h iv o s d e trá m ite o c o n c e n tra c ió n (v a lo re s p rim a rio s ) o b ie n , e v id e n c ia le s , te s tim o n ia le s e in fo rm a tiv o s , q u e d e te rm in a n su c o n s e rv a c ió n p e rm a n e n te e n un a rc h iv o h is tó ric o (v a lo re s s e c u n d a ­ rio s ). L a v a lo ra c ió n d e d o c u m e n to s p e rm ite d e te rm in a r lo s p la z o s de g u a rd a o v ig e n c ia s d e lo s d o c u m e n to s d e n tro d e l S is te m a , a s í c o m o d e te rm in a r s u d is p o s ic ió n d o c u m e n ta l.

Artículo SS. L a d is p o s ic ió n d o c u m e n ta l e s el d e s tin o s u c e s iv o in m e d ia to d e lo s e x p e d ie n te s y s e rie s d o c u m e n ta le s d e n tro d e l S is te m a In s titu c io n a l d e A r c h iv o s , u n a v e z q u e p re s c rib e n s u s v a lo re s p rim a ­ rio s , a d m in is tra tiv o s , le g a le s y fis c a le s , d a n d o lu g a r a la s e le c c ió n d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o q u e a d q u ie re n un v a lo r s e c u n d a rio o a la b a ja d o c u m e n ta l o d e p u ra c ió n d e lo s q u e no tie n e n v a lo r s e c u n d a rio o h is tó ric o . C o n b a s e e n lo s p ro c e s o s d e v a lo ra c ió n y d is p o s ic ió n d o c u m e n ta l, q u e in v a ria b le m e n te d e b e rá n e fe c tu a rs e d e n tro d e lo s E n te s P ú b lic o s p o r g ru p o s d e v a lo ra c ió n in te g ra d o s al s e n o d e s u C o te c ia d , c o n las m o d a lid a d e s q u e s e e s ta b le z c a n e n lo s re g la m e n to s d e o p e ra c ió n de lo s C o m ité s re s p e c tiv o s , s e in te g ra rá n lo s C a tá lo g o s d e D is p o s ic ió n D o c u m e n ta l y s u s in s tru m e n to s a u x ilia re s , ta le s c o m o el c a le n d a rio de c a d u c id a d e s , lo s in v e n ta rio s d e tra n s fe re n c ia p rim a ria y s e c u n d a ria , a s í c o m o lo s in v e n ta rio s d e b a ja o d e p u ra c ió n d e a rc h iv o s , c o n lo s c u a le s s e p ro c e d e rá a la s e le c c ió n d e d o c u m e n to s c o n v a lo r s e c u n d a rio o h is tó ric o o b ie n a la e je c u c ió n d e lo s p ro c e s o s d e b a ja o d e p u ra c ió n d o c u m e n ta l.

Artículo 40. L a b a ja d o c u m e n ta l o d e p u ra c ió n e s el p ro c e s o d e e lim in a c ió n ra z o n a d a y s is te m á tic a d e d o c u m e n ta c ió n q u e h a y a p re s c rito e n s u s v a lo re s p rim a rio s : a d m in is tra tiv o s , le g a le s y fis c a le s , y q u e no p o s e a v a lo re s s e c u n d a rio s o h is tó ric o s : e v id e n c ia le s , te s tim o n ia le s o

in fo rm a tiv o s , d e c o n fo rm id a d c o n la v a lo ra c ió n d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o . E l p ro c e s o d e b a ja d o c u m e n ta l d e b e rá c o m p re n d e r c u a n d o m e n o s la s a c c io n e s s ig u ie n te s : I. E l A rc h iv o d e C o n c e n tra c ió n d e l E n te P ú b lic o d e b e rá p re p a ra r e l in v e n ta rio d e la d o c u m e n ta c ió n q u e h a y a p re s c rito en s u s v a ­ lo re s a d m in is tra tiv o s , le g a le s y fis c a le s y q u e n o p o s e a v a lo re s s e c u n d a rio s , d e c o n fo rm id a d c o n lo d is p u e s to en e l C a tá lo g o d e D is p o s ic ió n D o c u m e n ta l d e l E n te P ú b lic o , p a ra o p e ra r la b a ja o d e p u ra c ió n d e lo s e x p e d ie n te s y s e rie s s u je to s a e s te p ro c e s o ; II. L o s E n te s P ú b lic o s d e b e rá n s o lic ita r al C o te c ia d , el D ic ta m e n d e V a lo r a c ió n D o c u m e n ta l d e a q u é llo s a rc h iv o s c u y o v a lo re s p rim a rio s y s e c u n d a rio s h a y a n c o n c lu id o ; III. E l C o te c ia d lle v a rá a c a b o el p ro c e s o d e v a lo ra c ió n d o c u m e n ta l e n lo s té rm in o s e s ta b le c id o s e n lo s p re s e n te s L in e a m ie n to s y c o n b a s e e n e l D ic ta m e n re fe rid o e n la fra c c ió n q u e p re c e d e e m itirá , e n s u c a s o , la D e c la ra to ria d e In e x is te n c ia d e V a lo re s P rim a rio s y S e c u n d a rio s d e lo s a rc h iv o s o b je to d e d e p u ra c ió n ; IV. U n a v e z q u e lo s E n te s P ú b lic o s c u e n te n c o n la D e c la ra to ria d e In e x is te n c ia d e v a lo re s P rim a rio s y S e c u n d a rio s , p ro c e d e rá n a s o lic ita r p o r e s c rito al In s titu to la a u to riz a c ió n p a ra o p e ra r la b a ja d e fin itiv a d e lo s a rc h iv o s v e n c id o s o b je to d e d e p u ra c ió n , y V . C o n la D e c la ra to ria d e re fe re n c ia , e l In s titu to , p re v ia v e rific a c ió n d e l c a s o a n te la s in s ta n c ia s c o m p e te n te s , e m itirá un d ic ta m e n d e b a ja d e fin itiv a y n o tific a rá d ic h a c irc u n s ta n c ia al titu la r d e l E n te P ú b lic o p a ra q u e é s te p ro c e d a e n lo s té rm in o s d e la s d is p o s ic io n e s re la tiv a s a la b a ja d e d ic h o s d o c u m e n to s .

Artículo 41. P a ra la e m is ió n d e l d ic ta m e n d e b a ja d e fin itiv a lo s E n te s
P ú b lic o s d e b e rá n a c o m p a n a r a s u s o lic itu d la d o c u m e n ta c ió n s ig u ie n te : I. S o lic itu d d e b a ja d e fin itiv a d e a rc h iv o s e m itid a p o r el titu la r d e l E n te P ú b lic o ; II. D ic ta m e n d e V a lo ra c ió n D o c u m e n ta l d e a rc h iv o s ;

III. D e c la r a c ió n d e In e x is te n c ia d e V a lo r e s P r im a r io s y S e c u n ­ d á r io s , e IV . In v e n ta rio d e s c rip tiv o d e la d o c u m e n ta c ió n o b je to d e b a ja en fo rm a to e le c tró n ic o .

L a s o lic itu d d e b a ja d e fin itiv a d e a rc h iv o s d e b e rá in d ic a r el E n te P ú b lic o al q u e p e rte n e c e n ; e l á re a o á re a s q u e lo s g e n e ra ro n y la ú l­ tim a q u e lo s tu v o e n s u p o d e r: e l p e río d o q u e c o m p re n d e n ; el tip o de in fo rm a c ió n q u e c o n tie n e n ; el p la z o y el p ro c e d im ie n to d e l q u e d is p o n e e l c iu d a d a n o p a ra s o lic ita r s u c o n s u lta , a s í c o m o la m e n c ió n d e si se c o n s e rv a re s p a ld o e le c tró n ic o p a ra la c o n s u lta d e l m is m o . U n a v e z q u e el In s titu to e m ita el d ic ta m e n d e b a ja d e fin itiv a , lo s E n ­ te s d e b e rá n p u b lic a r e n la G a c e ta O fic ia l d e l D is trito F e d e ra l y e n s u s p o rta le s d e In te rn e t, la s o lic itu d d e b a ja d e fin itiv a re fe rid a e n el p á rra fo a n te rio r y el d ic ta m e n e m itid o p o r el In s titu to , in d ic a n d o el d e s tin o q u e d a rá a lo s a rc h iv o s . D ic h a p u b lic a c ió n d e b e rá h a c e rs e p o r lo m e n o s 6 0 d ía s a n te s d e la d e s tru c c ió n o e n a je n a c ió n d e lo s a rc h iv o s . L o s E n te s P ú b lic o s d e b e rá n re s g u a rd a r el d ic ta m e n y lo s in v e n ta rio s c o rre s p o n d ie n te s , a p a rtir d e la d e s tru c c ió n o e n a je n a c ió n d e los a rc h iv o s .

Artículo 42. L o s E n te s P ú b lic o s d e b e rá n p ro p o rc io n a r a l In s titu to c o p ia
d e la s a c ta s d e b a ja o d e e n a je n a c ió n q u e e m ita n en la s q u e d e b e rá c o n s ta r la fe c h a , h o ra y lu g a r e n la q u e tu v o lu g a r la d e s tru c c ió n d e los a rc h iv o s v e n c id o s y, e n s u c a s o , lo s d a to s d e la p e rs o n a fís ic a o m o ra l c o n la q u e p ro c e d ió la e n a je n a c ió n o d e s tru c c ió n d e lo s a rc h iv o s . C o n la in fo rm a c ió n d e re fe re n c ia , el In s titu to in te g ra rá un R e g is tro C e n tra l d e B a ja s D o c u m e n ta le s a u to riz a d a s , m is m o q u e p u b lic a rá y m a n te n d rá a c tu a liz a d o en s u p o rta l d e In te rn e t. L a d e s tru c c ió n d e a rc h iv o s en lo s q u e s e c o n te n g a in fo rm a c ió n re s e r­ v a d a s ó lo p o d rá s e r a u to riz a d a p o r e l In s titu to u n a v e z q u e h a y a n tra n s c u rrid o tre s a n o s p o s te rio re s a la c o n c lu s ió n d e l p e río d o d e re se rva .

^44j

Artículo 43. T r a n s fe re n c ia p rim a ria e s el p ro c e s o d e tra s la d o c o n tro la ­
d o y s is te m á tic o d e e x p e d ie n te s d e c o n s u lta e s p o rá d ic a d e un a rc h iv o d e trá m ite a un a rc h iv o d e c o n c e n tra c ió n y la tra n s fe re n c ia s e c u n d a ria a lu d e a l tra s la d o c o n tro la d o y s is te m á tic o , c o n b a s e e n la s d is p o s ic io n e s c o n te n id a s en el C a tá lo g o d e D is p o s ic ió n D o c u m e n ta l, d e los e x p e d ie n te s y s e rie s d e l A rc h iv o d e C o n c e n tra c ió n al A rc h iv o h is tó ric o , p a ra s u c o n s e rv a c ió n p e rm a n e n te .

Articulo 44. P a ra e fe c tu a r d e m a n e ra c o n tro la d a lo s p ro c e s o s a rc h iv ís tic o s b á s ic o s p re v ia m e n te d e s c rito s , el C o o rd in a d o r d e a rc h iv o s , e n c o m u n ic a c ió n c o n el C o te c ia d , d is e n a rá , im p la n ta rá y a c tu a liz a rá p e rió d ic a m e n te u n a s e rie d e in s tru m e n to s d e c o n tro l a rc h iv ís tic o , d e c o n fo rm id a d c o n lo e s ta b le c id o e n lo s p re s e n te s lin e a m ie n to s .

S ección II D e lo s in s tru m e n to s d e c o n tro l a rc h iv ís tic o

Artículo 45. L o s In s tru m e n to s b á s ic o s d e c o n tro l a rc h iv ís tic o q u e d e b e rá n d is e n a rs e , im p la n ta rs e y a c tu a liz a rs e d e n tro d e l S is te m a s o n los s ig u ie n te s : I. M a n u a le s d e O rg a n iz a c ió n y P ro c e d im ie n to s ; II. C u a d ro G e n e ra l d e C la s ific a c ió n A rc h iv ís tic a ; III. T a b la d e D e te rm in a n te s d e o fic in a ; IV. C a tá lo g o d e S e rie s D o c u m e n ta le s ; V . C a rá tu la s e s ta n d a riz a d a s d e e x p e d ie n te s ; V I. C a tá lo g o d e D is p o s ic ió n d o c u m e n ta l; V II. C a le n d a rio d e C a d u c id a d e s ; V III. In v e n ta rio s ; IX. F o rm a to s e s ta n d a riz a d o s p a ra tra n s fe re n c ia s , y X . G u ía G e n e ra l d e F o n d o s .

Artículo 46. L o s M a n u a le s d e O rg a n iz a c ió n y d e P ro c e d im ie n to s s o n
in s tru m e n to s e n lo s q u e d e b e e s ta b le c e rs e la o rg a n iz a c ió n e s tru c tu ra l d e l S is te m a In s titu c io n a l d e A r c h iv o s y s u fu n c io n a m ie n to .
(2 4 5

L o s M a n u a le s d e o rg a n iz a c ió n y p ro c e d im ie n to s d e b e rá n c o n te m ­ p la r al m e n o s e l s ig u ie n te c a p itu la d o : I. P re s e n ta c ió n d e l M a n u a l; II. O b je tiv o s ; III. P o lític a s p a ra la A d m in is tra c ió n d e D o c u m e n to s d e a rc h iv o d e n ­ tro d e l E n te P ú b lic o ; IV . O rg a n iz a c ió n e s tru c tu ra l d e l S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s ; V . F u n c io n a m ie n to d e l S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s ; V I. P ro c e d im ie n to s o p e ra tiv o s ; V II. F o rm a to s e in s tru c tiv o s d e o p e ra c ió n , y V III. D ia g ra m a s d e flu jo .

Artículo 47. E l C u a d ro G e n e ra l d e C la s ific a c ió n A r c h iv ís tic a e s el m o ­
d e lo e in s tru m e n to ló g ic o q u e re p re s e n ta , d e fo rm a s is te m á tic a , las c a te g o ria s e s ta b le c id a s c o m o re s u lta d o d e la c la s ific a c ió n a rc h iv ís tic a y q u e re fle ja la e s tru c tu ra d e lo s fo n d o s c o n b a s e en la s e s tru c tu ra s o rg â n ic a s y la s a trib u c io n e s y fu n c io n e s d e lo s E n te s P ú b lic o s .

Artículo 48. La T a b la d e D e te rm in a n te s d e O fic in a e s el in s tru m e n to
a u x ilia r d e la c la s ific a c ió n a rc h iv ís tic a q u e p e rm ite id e n tific a r p le n a ­ m e n te , a tra v é s d e c ó d ig o s a s ig n a d o s , a la s Á re a s A d m in is tra tiv a s de un E n te P ú b lic o a c o rd e c o n s u o rg a n ig ra m a .

Artículo 49. El C a tá lo g o d e S e rie s D o c u m e n ta le s e s un in s tru m e n to
a u x ilia r d e la c la s ific a c ió n a rc h iv ís tic a e n el q u e , m e d ia n te la a s ig n a c ió n d e un c ó d ig o y la d e s c rip c ió n d e la tip o lo g ia d o c u m e n ta l a s o c ia d a a la s d iv e rs a s s e rie s d o c u m e n ta le s , s e e s ta b le c e la p le n a id e n tific a c ió n d e é s ta s e n el p ro c e s o c la s ific a to rio .

Artículo 50. L a s c a rá tu la s d e los e x p e d ie n te s d e b e rá n re g is tra r la in fo r­
m a c ió n q u e p e rm ita la p le n a id e n tific a c ió n y a g ru p a c ió n a rc h iv ís tic a d e los m is m o s , en c o n c o rd a n c ia co n la c o d ific a c ió n q u e s e les ha a s ig n a d o .

E l fo rm a to p a ra la c a rá tu la e s ta n d a riz a d a d e lo s e x p e d ie n te s d e l E n te P ú b lic o d e b e rá c o n s id e ra r la in fo rm a c ió n s ig u ie n te : I. N o m b re d e la u n id a d a d m in is tra tiv a g e n e ra d o ra d e lo s e x p e ­ d ie n te s o F o n d o ; II. Á re a p ro d u c to ra d e l e x p e d ie n te o s e c c ió n ; III. D e n o m in a c ió n d e la s e rie d o c u m e n ta l c o n la q u e s e a s o c ia el e x p e d ie n te ; IV. T ítu lo d e l e x p e d ie n te ; V . A s u n to o m a te ria (b re v e e x tra c to o d e s c rip c ió n d e l c o n te n id o d e l e x p e d ie n te ); V I. C ó d ig o a s ig n a d o a l e x p e d ie n te , d e c o n fo rm id a d c o n el C u a d ro G e n e ra l d e C la s ific a c ió n A rc h iv ís tic a ; V II. F e c h a e x tre m a d e a p e rtu ra y, e n s u c a s o , d e c ie rre d e l e x p e ­ d ie n te ; V III. N ú m e ro d e fo ja s ú tile s al c ie rre d e l e x p e d ie n te ; IX. V ig e n c ia s d o c u m e n ta le s o p la z o s d e re te n c ió n d e l e x p e d ie n te e n el A r c h iv o d e T rá m ite y e n el A rc h iv o d e C o n c e n tra c ió n d e l E n te P ú b lic o , y X . D is p o s ic ió n d o c u m e n ta l al té rm in o d e s u s v ig e n c ia s .

A d e m á s d e la in fo rm a c ió n a n te rio r, e n la c a rá tu la d e lo s e x p e d ie n ­ te s , c u a n d o a s í c o rre s p o n d a , d e b e rá n in d ic a rs e lo s d a to s q u e d e s c rib a n , d e c o n fo rm id a d c o n la L e y , s i e l e x p e d ie n te e n s u to ta lid a d o en a lg u n a d e s u s p a rte s , s e h a c o n s id e ra d o c o m o in fo rm a c ió n d e a c c e s o re s trin g id o , s e n a lá n d o s e a d e m á s , e n s u c a s o , el fu n d a m e n to ju ríd ic o d e la re s e rv a , la fe c h a d e c la s ific a c ió n y la fe c h a o s itu a c ió n d e d e s c la s ific a c ió n o a p e rtu ra p ú b lic a d e l e x p e d ie n te .

Artículo 51. E l C a tá lo g o d e D is p o s ic ió n D o c u m e n ta l e s el in s tru m e n to
q u e re g is tra d e m a n e ra g e n e ra l y s is te m á tic a , lo s v a lo re s p rim a rio s d e la d o c u m e n ta c ió n , lo s p la z o s d e c o n s e rv a c ió n o v ig e n c ia d o c u m e n ta l e n lo s a rc h iv o s d e trá m ite y c o n c e n tra c ió n , a s í c o m o la c la s ific a c ió n a s ig n a d a a la in fo rm a c ió n c o m o p ú b lic a , re s e rv a d a o c o n fid e n c ia l y la d e te rm in a c ió n d e s u d e s tin o fin a l, a l té rm in o d e s u s v ig e n c ia s .

D ic h o C a tá lo g o d e b e rá e m itirs e p o r el E n te , c o n in s tru c c io n e s p a ra s u u s o in s titu c io n a l y lle n a d o , y d e b e rá re m itirs e al In s titu to p a ra su c o n o c im ie n to . E l fo rm a to d e l C a tá lo g o d e D is p o s ic ió n D o c u m e n ta l d e b e rá c o n te n e r, al m e n o s , lo s s ig u ie n te s c a m p o s : I. E n c a b e z a d o d e l C a tá lo g o c o n el lo g o tip o in s titu c io n a l, n o m b re d e l E n te P ú b lic o y n o m b re d e l in s tru m e n to , e s to e s , “C a tá lo g o d e D is p o s ic ió n D o c u m e n ta l” , a s í c o m o el n ú m e ro to ta l d e fo ja s q u e lo in te g ra n ; II. A n o y, e n s u c a s o , c la v e d e l fo rm a to d e l C a tá lo g o ; in fo rm a c ió n : a ) C la v e d e la s e rie d o c u m e n ta l q u e s e re la c io n a en el C a tá lo g o ; b) D e n o m in a c ió n d e la S e rie ; c) T ip o s d e d o c u m e n to s d e a rc h iv o q u e in te g ra n a lo s e x ­ p e d ie n te s d e la s e rie ; d ) V a lo ra c ió n d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o : a d m in is tra ­ tiv a , le g a l y fis c a l; e ) V ig e n c ia o p la z o s d e re te n c ió n d e lo s e x p e d ie n te s a s o c ia d o s a c a d a u n a d e la s s e rie s q u e s e d e s c rib e n en el C a tá lo g o ; v ig e n c ia e n el A rc h iv o d e T rá m ite y en el A rc h iv o d e C o n c e n tra c ió n , y f) D is p o s ic ió n D o c u m e n ta l, d e s tin a d a a d e s c rib ir el d e s ­ tin o fin a l d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o al té rm in o de s u v ig e n c ia : 1) C a rá c te r d e la in fo rm a c ió n a s o c ia d a a lo s e x p e ­ d ie n te s d e la S e rie c o m o in fo rm a c ió n p ú b lic a o d e a c c e s o re s trin g id o ; 2 ) P la z o d e re s e rv a , e n s u c a s o .

Artículo 52. E l C a le n d a rio d e c a d u c id a d e s e s un in s tru m e n to a u x ilia r
d e la v a lo ra c ió n d o c u m e n ta l en el q u e s e e s ta b le c e rá n lo s tie m p o s e n q u e , d e c o n fo rm id a d c o n el C a tá lo g o d e D is p o s ic ió n D o c u m e n ta l, d e b e n o p e ra rs e lo s p ro c e s o s d e tra n s fe re n c ia , s e le c c ió n y b a ja d e la d o c u m e n ta c ió n a rc h iv ís tic a .
^48)

Artículo SS. L o s In v e n ta rio s s o n in s tru m e n to s d e c o n s u lta q u e d e s c rib e n la s s e rie s y /o e x p e d ie n te s d e un a rc h iv o , c o n el o b je to d e te n e r el d e b id o c o n tro l d e lo s m is m o s , ta n to e n lo s a rc h iv o s d e trá m ite , c o n ­ c e n tra c ió n y, e n s u c a s o , h is tó ric o , a s í c o m o p a ra la e lim in a c ió n d e d o c u m e n ta c ió n s in v a lo re s s e c u n d a rio s . L o s E n te s P ú b lic o s d e b e rá n c o n ta r c o n lo s in v e n ta rio s d e d e s c rip c ió n b á s ic a d e lo s e x p e d ie n te s y s e rie s q u e s e e n c u e n tre n d e p o s ita d o s e n lo s d iv e rs o s a rc h iv o s d e la in s titu c ió n , e n lo s q u e d e b e rá re g is tra rs e la in fo rm a c ió n q u e p e rm ita la p le n a id e n tific a c ió n , d e s c rip c ió n y lo c a liz a c ió n d e lo s e x p e d ie n te s y s e rie s q u e s e in c lu y a n e n lo s p ro p io s in v e n ta rio s . L o s E n te s P ú b lic o s d e b e rá n c o n ta r c o n a l m e n o s lo s s ig u ie n te s in v e n ta rio s : I. In v e n ta rio s d e lo s A rc h iv o s d e T rá m ite ; II. In v e n ta rio s d e T ra n s fe re n c ia P rim a ria ; III. In v e n ta rio d e l A rc h iv o d e C o n c e n tra c ió n ; IV. In v e n ta rio s d e T r a n s fe re n c ia S e c u n d a ria , en su c a s o ; V . In v e n ta rio d e A r c h iv o H is tó ric o , e n s u c a s o , y V I. In v e n ta rio d e d e p u ra c ió n o b a ja d e e x p e d ie n te s .

Artículo S4. E l in v e n ta rio d e lo s A rc h iv o s d e T rá m ite y C o n c e n tra c ió n
d e b e rá re a liz a rs e d e c o n fo rm id a d c o n la s d is p o s ic io n e s s ig u ie n te s : I. P o r S e rie s D o c u m e n ta le s , d e s d e la fe c h a d e e n tra d a en v ig o r d e la L e y d e T r a n s p a re n c ia y A c c e s o a la In fo rm a c ió n P ú b lic a d e l D is trito F e d e ra l (9 d e m a y o d e 2 0 0 3 ) y a n o s a n te rio re s ; II. P o r e x p e d ie n te s a p a rtir d e l 10 d e m a y o d e 2 0 0 3 y en a d e la n te ; III. E l in v e n ta rio d e D e p u ra c ió n o b a ja d o c u m e n ta l d e b e rá re a liz a rs e in v a ria b le m e n te p o r e x p e d ie n te s y d e c o n fo rm id a d c o n lo d is p u e s to e n el a rtíc u lo 5 4 d e L e y , y IV. L a d ic ta m in a c ió n d e lo s p ro c e s o s d e d e p u ra c ió n o b a ja d e la d o ­ c u m e n ta c ió n a c u m u la d a p o r lo s E n te s P ú b lic o s d e l D is trito F e ­ d e ra l q u e n o p o s e a v a lo re s p rim a rio s y s e c u n d a rio s s e lle v a rá a c a b o c o n fo rm e a lo d is p u e s to e n el p ro c e s o d e b a ja d o c u m e n ta l o d e p u ra c ió n .

Artículo 55. L o s in v e n ta rio s e s ta n d a riz a d o s p a ra la e je c u c ió n d e las
tra n s fe re n c ia s d o c u m e n ta le s s o n lo s in s tru m e n to s c o n lo s c u a le s se a g iliz a rá e l tra s la d o c o n tro la d o y s is te m á tic o d e e x p e d ie n te d e u n a un id a d d e a rc h iv o a o tro s e g ú n s e a el c a s o .

CAPÍTULO CUARTO
De la gestión de documentos electrónicos

Artículo 56. L o s E n te s P ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l, e n el m a rc o de
s u S is te m a , d e b e rá n e s ta b le c e r m e d id a s p a ra la a d m in is tra c ió n , u s o , c o n tro l y c o n s e rv a c ió n d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o e le c tró n ic o s , g a ra n tiz a n d o lo s a s p e c to s s ig u ie n te s : I. L a in c o rp o ra c ió n y u s o o rd e n a d o d e la s te c n o lo g ía s d e la in fo rm a c ió n e n la g e n e ra c ió n d e d o c u m e n to s d e a rc h iv o e le c tró n i­ c o s a s o c ia d o s a lo s p ro c e s o s d e g e s tió n in s titu c io n a l; II. E s ta b le c e r p ro g ra m a s p a ra la g e s tió n d e d o c u m e n to s d e a rc h i­ v o e le c tró n ic o s ; III. L a in c o rp o ra c ió n d e m e d id a s , n o rm a s y e s p e c ific a c io n e s té c n i­ c a s n a c io n a le s e in te rn a c io n a le s , p a ra g a ra n tiz a r la a u te n tic id a d , s e g u rid a d , in te g rid a d y d is p o n ib ilid a d d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o e le c tró n ic o s y s u c o n tro l a rc h iv ís tic o ; IV . G a ra n tiz a r el u s o y c o n s e rv a c ió n d e la d o c u m e n ta c ió n e le c tró n i­ c a s u s ta n tiv a c o m o in fo rm a c ió n d e la rg o p la z o , y V . P ro p ic ia r la in c o rp o ra c ió n d e p ro c e s o s e in s tru m e n to s p a ra la c la s ific a c ió n , d e s c rip c ió n , a s í c o m o p a ra la v a lo ra c ió n y d is p o s ic ió n d e d o c u m e n ta c ió n e le c tró n ic a .

Artículo 57. L o s E n te s P ú b lic o s d e b e n m a n te n e r al p e rs o n a l a rc h iv ís tic o
c a p a c ita d o y a c tu a liz a d o p e rm a n e n te m e n te p a ra la h a b ilita c ió n té c n ic a y la a d q u is ic ió n d e c o m p e te n c ia s la b o ra le s , re la c io n a d a s c o n la a d m in is tra c ió n y c o n s e rv a c ió n d e lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o e le c tró n ic o s .

Artículo 58. L o s E n te s P ú b lic o s p ro p ic ia rá n , c o n el c o n c u rs o d e las
in s ta n c ia s c o m p e te n te s en s u s re s p e c tiv a s in s titu c io n e s y e n el m a rc o

d e s u S is te m a , e l d e s a rro llo o rd e n a d o d e l p ro g ra m a p a ra la a u to m a tiz a c ió n d e a rc h iv o s , la d ig ita liz a c ió n d e im á g e n e s y el p ro g ra m a d e m ic ro film a c ió n , a u s p ic ia n d o m e d id a s d e ra c io n a lid a d y e fic ie n c ia en la a p lic a c ió n y a d q u is ic ió n d e te c n o lo g ía s in c o rp o ra d a s p a ra la a d m in is tra c ió n d e d o c u m e n to s d e a rc h iv o , la g e s tió n y la c o n s e rv a c ió n d e a rc h iv o s , en lo s d iv e rs o s s o p o rte s d o c u m e n ta le s .

CAPÍTULO QUINTO
De la gestion de documentos de archivo de acceso restringido

Artículo SS. L o s d o c u m e n to s d e a rc h iv o q u e c o n te n g a n in fo rm a c ió n
d e a c c e s o re s trin g id o p o r lo s E n te s P ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l d e b e ­ rá n id e n tific a rs e y o rg a n iz a rs e d e c o n fo rm id a d c o n lo e s ta b le c id o en lo s p re s e n te s L in e a m ie n to s e n m a te ria d e in te g ra c ió n y c la s ific a c ió n a rc h iv ís tic a , p o r lo q u e p a ra s u c o rre c ta a d m in is tra c ió n y c o n tro l, se a p lic a rá n la s d is p o s ic io n e s té c n ic a s s ig u ie n te s : I. T o d o s lo s d o c u m e n to s d e a rc h iv o e n c u a lq u ie ra d e s u s s o p o rte s , d e b e rá n e s ta r p le n a m e n te id e n tific a d o s , a g ru p a d o s y s is ­ te m a tiz a d o s ; e s d e c ir, s e le s a s ig n a rá u n a c a rá tu la y un c ó d ig o c la s ific a to rio , c o n b a s e e n e l C u a d ro G e n e ra l d e C la s ific a c ió n A rc h iv ís tic a ; II. L o s d o c u m e n to s d e a rc h iv o d e a c c e s o re s trin g id o s e s u je ta rá n a lo e s ta b le c id o en m a te ria d e v a lo ra c ió n d o c u m e n ta l p a ra to d a s la s s e rie s d o c u m e n ta le s a la s q u e p e rte n e z c a n , re g is trá n d o s e e n e l C a tá lo g o d e D is p o s ic ió n D o c u m e n ta l el p la z o d e re s e rv a q u e c o rre s p o n d a a la s s e rie s d e a c c e s o re s trin g id o ; III. S i d e n tro d e u n a s e rie d o c u m e n ta l s e h a re s trin g id o el a c c e s o a un s o lo e x p e d ie n te o a un g ru p o d e e x p e d ie n te s , é s to s d e b e ­ rá n re g is tra rs e e n un in v e n ta rio e s p e c ia l d e n tro d e c a d a á re a a d m in is tra tiv a e n el q u e s e s e n a le n lo s d a to s d e id e n tific a c ió n s ig u ie n te s : a) N o m b re d e l á re a p ro d u c to ra o u s u a ria d e lo s e x p e d ie n ­ te s d e a c c e s o re s trin g id o ; b) T ítu lo d e l e x p e d ie n te ;

c) S e rie d o c u m e n ta l a la q u e p e rte n e c e ; d ) A n o d e l e x p e d ie n te y e n s u c a s o fe c h a d e c ie rre d e l m is m o ; e ) P la z o d e re s e rv a d e l e x p e d ie n te ; f) J u s tific a c ió n ju ríd ic a d e la re s e rv a ; g ) F e c h a d e a p e rtu ra p ú b lic a d e l e x p e d ie n te , y h) R e s p o n s a b le d e la c u s to d ia d e lo s e x p e d ie n te s d e a c c e s o re s trin g id o ; IV. U n a v e z c o n c lu id o s lo s p la z o s d e re s e rv a y d e v ig e n c ia a rc h iv ís tic a , to d o s lo s e x p e d ie n te s q u e c o n te n g a n in fo rm a c ió n d e a c c e s o re s trin g id o , e n s u m o d a lid a d d e re s e rv a d a , d e c o n fo rm id a d con el C a tá lo g o d e D is p o s ic ió n D o c u m e n ta l d e l E n te P ú b lic o , s e c o n s id e ra rá n c o m o in fo rm a c ió n d e v a lo r p e rm a n e n te , tra n s firié n d o s e al A rc h iv o H is tó ric o in s titu c io n a l p a ra s u c o n s e rv a c ió n ; V . S ó lo p o d rá re s trin g irs e el a c c e s o p ú b lic o a lo s e x p e d ie n te s y s e ­ rie s d e l E n te P ú b lic o c u a n d o c o n te n g a n in fo rm a c ió n d e a c c e s o re s trin g id o , e n té rm in o s d e la L e y , y V I. L o s d o c u m e n to s d e a rc h iv o q u e h a y a n s id o c a ra c te riz a d o s c o m o d e a c c e s o re s trin g id o p o r c o n te n e r e s te tip o d e in fo rm a c ió n en s u s m o d a lid a d e s d e in fo rm a c ió n re s e rv a d a y c o n fid e n c ia l s e s u je ta rá n a lo d is p u e s to en la m a te ria d e n tro d e la L e y .

CAPÍTULO SEXTO
De lo s recursos operativos de lo s archivos

Artículo 60. E l E n te P ú b lic o , c o n fo rm e a s u d is p o n ib ilid a d p re s u p u e s ta l
y n o rm a tiv id a d a p lic a b le , e n el m a rc o d e l S is te m a e s ta b le c e rá m e d id a s p a ra la p ro fe s io n a liz a c ió n , el c re c im ie n to in s titu c io n a l y la c a p a c ita c ió n p e rm a n e n te d e l p e rs o n a l d e d ic a d o a la fu n c ió n d e a rc h iv o s .

Artículo 61. E l p e rs o n a l q u e en el E n te P ú b lic o e fe c tú e a c tiv id a d e s
a rc h iv ís tic a s d e b e rá c u b rir el p e rfil re q u e rid o p a ra s u d e s e m p e n o .

Artículo 62. L o s E n te s P ú b lic o s c o n la p a rtic ip a c ió n d e la s in s ta n c ia s
c o m p e te n te s e n la m a te ria y d e n tro d e l S is te m a , p ro p ic ia rá n , en un m a rc o d e ra c io n a lid a d y a u s te rid a d p re s u p u e s ta l, el e s ta b le c im ie n to d e p ro y e c to s o rd e n a d o s p a ra la a d q u is ic ió n d e lo s re c u rs o s , lo c a le s , m o b ilia rio y e q u ip o té c n ic o y d e s e g u rid a d p a ra la c o n s e rv a c ió n p re ­ v e n tiv a y, en su c a s o , c o rre c tiv a , y la p re s e rv a c ió n d e lo s d o c u m e n to s y a rc h iv o s .

CAPÍTULO SÉPTIMO
D el Programa Institucional de D e s a rro llo Archivístico

Artículo 63. L o s E n te s P ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l d e b e rá n in te g ra r
a n u a lm e n te , un P ro g ra m a In s titu c io n a l d e D e s a rro llo A r c h iv is tic o en el q u e s e c o n te m p le n lo s o b je tiv o s , e s tra te g ia s , p ro y e c to s y a c tiv id a d e s q u e s e lle v a rá n a c a b o p a ra d a r c u m p lim ie n to a lo p re v is to p o r lo s a rtic u lo s 6Q y 6 2 d e lo s p re s e n te s L in e a m ie n to s .

Artículo 64. El P ro g ra m a In s titu c io n a l d e D e s a rro llo A r c h iv is tic o d e b e rá in c lu ir, e n tre o tro s a s p e c to s , lo s s ig u ie n te s : I. P r o y e c to s y a c c io n e s d e d e s a rro llo e in s tru m e n ta c ió n d e n o rm a tiv id a d té c n ic a ; II. P r o y e c to s d e c a p a c ita c ió n y d e s a rro llo p ro fe s io n a l d e l p e rs o n a l a rc h iv is tic o ; III. P ro y e c to s p a ra la a d q u is ic ió n , c o n b a s e e n la s c o n d ic io n e s p re s u p u e s ta le s d e c a d a E n te P ú b lic o , d e lo s re c u rs o s m a te ria le s d e m a y o r u rg e n c ia q u e re q u ie ra n lo s a rc h iv o s d e la in s titu c ió n ; IV. E l d e s a rro llo d e e s tu d io s e in v e s tig a c io n e s p a ra la in c o rp o ra ­ c ió n o rd e n a d a d e te c n o lo g ia s d e in fo rm a c ió n e n el c a m p o d e lo s a rc h iv o s ; V . A c c io n e s d e d ifu s ió n y d iv u lg a c ió n a rc h iv is tic a y p a ra el fo m e n to d e u n a n u e v a c u ltu ra in s titu c io n a l e n la m a te ria ; V I. P r o y e c to s p a ra la c o n s e rv a c ió n y p re s e rv a c ió n d e la in fo rm a ­ c ió n a rc h iv is tic a ;

V II. P ro y e c to s y p la n e s p re v e n tiv o s q u e p e rm ita n e n fre n ta r s itu a c io n e s d e e m e rg e n c ia , rie s g o o c a tá s tro fe s , y V III. P ro y e c to s d e d ifu s ió n d e lo s a rc h iv o s d e trá m ite , c o n c e n tra c ió n e h is tó ric o .

Artículo 65. P a ra la e je c u c ió n , c o n tro l y e v a lu a c ió n d e l P ro g ra m a In s ti­
tu c io n a l d e D e s a rro llo A rc h iv ís tic o , lo s E n te s P ú b lic o s e s ta b le c e rá n las m e d id a s q u e s e e s tim e n n e c e s a ria s , s ie n d o o b lig a to rio , en el m a rc o de la s a c c io n e s d e tra n s p a re n c ia y re n d ic ió n d e c u e n ta s , p u b lic a r e l c ita d o P ro g ra m a y el In fo rm e A n u a l d e s u c u m p lim ie n to e n lo s p o rta le s de In te rn e t d e c a d a E n te P ú b lic o . E l c a le n d a rio e in fo rm e s d e a v a n c e a n u a l d e b e rá n re m itirs e al In s ­ titu to , a m á s ta rd a r, e l 31 d e e n e ro d e c a d a a n o e n fo rm a to im p re s o y e le c tró n ic o p a ra s u re g is tro .

CAPÍTULO OCTAVO De
l o s m e c a n is m o s d e c o o r d in a c ió n a r c h iv ís t ic a

Artículo 66. E l In s titu to , e n c o o rd in a c ió n c o n lo s E n te s P ú b lic o s d e l
D is trito F e d e ra l, e s ta b le c e rá m e c a n is m o s d e c o o rd in a c ió n y c o o p e ra c ió n in te rin s titu c io n a l p a ra la c o n v e rg e n c ia d e e s fu e rz o s , el d e s a rro llo d e a c tiv id a d e s c o n ju n ta s , ta n to d e c a rá c te r té c n ic o c o m o p a ra la d ifu ­ s ió n d e la im p o rta n c ia d e lo s a rc h iv o s e n el m a rc o d e la tra n s p a re n c ia g u b e rn a m e n ta l y la re n d ic ió n d e c u e n ta s , y p a ra el re c o n o c im ie n to in s ­ titu c io n a l y s o c ia l d e la a c tiv id a d a rc h iv ís tic a .

Artículo 67. El In s titu to , c o n la p a rtic ip a c ió n d e lo s E n te s P ú b lic o s
p ro p ic ia rá la c a p a c ita c ió n d e l p e rs o n a l a rc h iv ís tic o , la o rg a n iz a c ió n de e v e n to s a c a d é m ic o s q u e v in c u le n a la c o m u n id a d a rc h iv ís tic a d e l D is ­ trito F e d e ra l y la c o o p e ra c ió n c o n o rg a n is m o s ta n to n a c io n a le s c o m o in te rn a c io n a le s p a ra el fo m e n to d e u n a n u e v a c u ltu ra in s titu c io n a l y s o c ia l d e lo s a rc h iv o s .

Artículo 68. E l In s titu to e s ta b le c e rá y p u b lic a rá e n s u s itio W e b un
R e g is tro C e n tra l d e D o c u m e n ta c ió n A r c h iv is tic a q u e c o n te n d rá to d a la in fo rm a c ió n re la tiv a a lo s p ro c e s o s e in s tru m e n to s d e c o n tro l a r c h iv is ­ tic o y p ro g ra m a s in te rin s titu c io n a le s d e a rc h iv o s d e lo s E n te s P ú b lic o s , a fin d e e v a lu a r s u d e s a rro llo , a s í c o m o la e je c u c ió n d e lo s p ro g ra m a s d e tra b a jo y p a ra el c o n tro l y d ic ta m e n d e lo s p ro c e s o s d e e lim in a c ió n y s e le c c ió n d e a rc h iv o s . L a d o c u m e n ta c ió n q u e c o n te n d rá el R e g is tro s e rá la s ig u ie n te : I. N o rm a tiv id a d o fic ia l d e lo s E n te s P ú b lic o s en m a te ria d e a rc h iv o s ; II. P ro g ra m a In s titu c io n a l d e D e s a rro llo A r c h iv is tic o ; III. In fo rm e s d e e v a lu a c ió n d e l d e s a rro llo a rc h iv is tic o e n lo s E n te s P ú b lic o s ; IV. S o lic itu d e s d e d ic ta m e n , re la c io n e s d e in v e n ta rio s y a u to riz a c io n e s d e b a ja d o c u m e n ta l; V . S o lic itu d e s d e d ic ta m e n , re la c io n e s d e in v e n ta rio s y c o n tro l d e a rc h iv o s s e le c c io n a d o s c o m o d o c u m e n ta c ió n h is tó ric a , y V I. D ire c to rio s a c tu a liz a d o s d e lo s re s p o n s a b le s d e A rc h iv o s d e los E n te s P ú b lic o s d e l D is trito F e d e ra l.

TRANSITORIOS Primero. L o s p re s e n te s L in e a m ie n to s e n tra rá n e n v ig o r al d ía s ig u ie n ­ te d e s u p u b lic a c ió n e n la G a c e ta O fic ia l d e l D is trito F e d e ra l. Segundo. L o s E n te s P ú b lic o s , c o n in d e p e n d e n c ia d e q u e c u e n te n co n
n o rm a tiv id a d a rc h iv ís tic a a p lic a b le al E n te , e s p e c ia lm e n te en m a te ria d e c la s ific a c ió n a rc h iv ís tic a o v a lo ra c ió n d o c u m e n ta l, d e b e rá n e la b o ra r lo s m a n u a le s d e o p e ra c ió n re fe rid o s e n té rm in o s d e lo s p re s e n te s li­ n e a m ie n to s , d e n tro d e lo s s e is m e s e s s ig u ie n te s a la e n tra d a e n v ig o r d e e s te in s tru m e n to n o rm a tiv o . E n ta n to , p o d rá n s e g u ir rig ié n d o s e p o r su n o rm a tiv id a d e n to d o a q u e llo q u e n o c o n tra v e n g a a lo d is p u e s to p o r lo s p re s e n te s L in e a m ie n to s .

Tercero. E l p ro g ra m a d e d e s a rro llo a rc h iv ís tic o d e lo s E n te s P ú b lic o s c o rre s p o n d ie n te al a n o 2 0 0 8 , d e b e rá c o n te m p la r, a d e m á s d e lo d is p u e s to en el a rtíc u lo 6 3 d e lo s p re s e n te s L in e a m ie n to s , el d is e n o y e je c u c ió n d e lo s s ig u ie n te s p ro y e c to s d e tra b a jo :
a) P ro g ra m a a n u a l d e c a p a c ita c ió n a rc h iv ís tic a d e l E n te P ú b lic o ; b) D e s a rro llo d e l M a n u a l p a ra la o rg a n iz a c ió n y fu n c io n a m ie n to d e l S is te m a In s titu c io n a l d e A rc h iv o s d e l E n te P ú b lic o ; c) In s ta la c ió n d e s u C o m ité In s titu c io n a l d e A d m in is tra c ió n d e D o ­ c u m e n to s y la fo rm u la c ió n d e s u R e g la m e n to d e o p e ra c ió n y p ro g ra m a d e tra b a jo e s p e c ífic o ; d ) D e s a rro llo d e l c u a d ro d e C la s ific a c ió n A r c h iv ís tic a d e l E n te P ú b lic o ; e) D e s a rro llo d e l C a tá lo g o d e D is p o s ic ió n D o c u m e n ta l d e la in s titu c ió n ; f) In v e n ta rio s d e A r c h iv o d e T rá m ite y c o n c e n tra c ió n d e l E n te P ú b lic o ; g ) D ire c to rio d e re s p o n s a b le s d e lo s A rc h iv o s d e l E n te P u b lic o , y h) C ro n o g ra m a d e la s a c tiv id a d e s a s o c ia d a s a lo s p ro y e c to s de tra b a jo .

Cuarto. E l S is te m a d e C la s ific a c ió n e n tra rá en v ig o r a p a rtir d e s u c re a c ió n y fo rm a liz a c ió n in s titu c io n a l d e n tro d e l E n te P ú b lic o . P o r n in g ú n m o tiv o d e b e rá re c la s ific a rs e la in fo rm a c ió n a n te rio r a la e m is ió n fo rm a l d e l P ro g ra m a d e C la s ific a c ió n A rc h iv ís tic a , é s ta d e b e rá c o n s e rv a rs e e n lo s té rm in o s e n lo s q u e s e o rg a n iz ó , re s p e ta n d o el p rin ­ c ip io d e p ro c e d e n c ia y o rd e n o rig in a l d e la d o c u m e n ta c ió n .

Quinto. L a fe c h a lim ite p a ra q u e lo s E n te s P ú b lic o s p re s e n te n s u s
p ro g ra m a s d e d e s a rro llo a rc h iv ís tic o a p a rtir d e 2 0 0 8 , s e rá el ú ltim o d ia h á b il d e l m e s d e e n e ro d e c a d a a n o . A s im is m o , s e d e b e rá n re m itir al In s titu to , e n la m is m a fe c h a , p a ra s u v a lid a c ió n y re g is tro .

B ib l io g r a f ía

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C ruz M u nd et, J o s é R a m ó n

V aloración documental
A l m e id a L a c e r d a , s i l v e s t r e d e

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I n s t it u t o P a n a m e r ic a n o de G e o g r a f í a

conservación y preservación
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A rchivos electrónicos
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e le c t r ó n ic o , D o c u m e n to s e le c t r ó n ic o s

(264)

G l o s a r io

B

A d m in is t r a c ió n de D o c u m e n t o s :

M etodologia para planear, dirigir y controlar la producción, descripción, organización, valoración, disposición, circulación, acceso, uso, conservación, preservación y difusión de los docum entos, expedientes, series, fondos y archivos a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una m ayor econom ia y racionalización en el manejo de los recursos operativos archivísticos.

A r c h iv o :

Conjunto orgánico y organizado de inform ación en cualquier soporte, producido o recibido en el ejercicio de las funciones y atribuciones de personas física s o jurídicas, públicas y privadas. Unidad responsable de la adm inistración de docum entos cuya frecuencia de consulta ha dism inuido (sem iactiva) y que perm anecen en él hasta que concluye su plazo de conservación, en razón de su s valores prim arios de carácter administrativo, legal y fiscal.

A r c h iv o d e C o n c e n t r a c ió n :

A r c h iv o d e T r â m it e :

Constituye la unidad responsable de la adm inistración de docum en­ tos en gestión, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cualquier unidad administrativa. Unidad responsable de organizar, describir, conservar, preservar, ad­ ministrar y divulgar la m em oria docum ental institucional.

A r c h iv o H is t ó r ic o :

B a ja d o c um en ta l:

Proceso de elim inación razonada y sistem ática de docum entación que haya prescrito en su s valores primarios: adm inistrativos, legales y fiscales, y que no posea valores secundarios o históricos: evidenciales, testim oniales o inform a­ tivos, de conform idad con el catálogo de disposición docum ental. Instrumento de control de los tiem pos en que, de conformidad con el catálogo de disposición docum ental, deben operarse los proce sos de transferencia, selección y baja de la docum entación archivística. Registro general y sistem ático que establece los va­ lores primarios de la docum entación, los plazos de conservación o vigencia docu­ mental en los archivos de trámite y concentración, a sí como la clasificación asignada a la información como docum entación pública, reservada o confidencial, y la determ inación de su destino final al término de su s vigencias, que puede se r su eli­ minación definitiva en caso de carecer de valores secundarios o bien su selección como docum entación histórica o de valor permanente, susceptible de transferirse para su conservación y divulgación a una unidad de Archivo Histórico.

C a l e n d a r io d e c a d u c id a d e s :

C a t á l o g o d e d is p o s ic ió n d o c u m e n t a l :

C a t á l o g o d e s e r ie s d o c u m e n t a l e s : I n s t r u m e n t o a u x i l i a r d e la c l a s i f i c a c i ó n a r c h i v í s t i c a e n
e l q u e s e d e s c r i b e la t i p o l o g í a d o c u m e n t a l a s o c i a d a a l a s d i v e r s a s s e r i e s d o c u ­ m e n ta le s .

C l a s if ic a c ió n a r c h iv ís t ic a : P r o c e s o d e i d e n t i f i c a c i ó n , a g r u p a c i ó n , s i s t e m a t i z a c i ó n y c o d i f i c a c ió n d e e x p e d ie n t e s d e a c u e r d o c o n s u o r ig e n e s tr u c t u r a l y fu n c io n a l.

C ic l o v it a l d e l o s d o c u m e n t o s : F a s e s p o r l a s q u e p a s a n l o s d o c u m e n t o s e n u n a i n s t i t u c ió n y q u e s e c a r a c te r iz a n p o r d iv e r s o s u s o s in s titu c io n a le s d e la i n f o r m a c i ó n :

u n a p r im e r a e ta p a d e n o m in a d a A C T I V A o d e G E S T I Ó N

d e la i n f o r m a c i ó n d o c u ­

m e n ta l; u n a s e g u n d a fa s e , c o n o c id a c o m o S E M IA C T I V A o d e C O N S E R V A C IÓ N P R E C A U T O R I A d e lo s d o c u m e n t o s y u n a t e r c e r a e ta p a , I N A C T I V A o H I S T Ó R I ­ C A d e l o s t e s t i m o n i o s d o c u m e n t a l e s . E l c i c l o v i t a l s e r e c o n o c e t a m b i é n c o m o la t e o r í a d e la s t r e s e d a d e s d e lo s d o c u m e n t o s , a lo s q u e s e d a t r a t a m ie n t o e n e l A r c h iv o d e T r á m ite d u r a n t e s u p r im e r a e d a d , e n e l A r c h iv o d e C o n c e n tr a c ió n e n la s e g u n d a e d a d , y e n e l A r c h i v o H i s t ó r i c o d u r a n t e s u t e r c e r a e d a d .

C o n s e r v á c ió n a r c h iv ís t ic a : P r o c e s o s y m e d i d a s d e s t i n a d o s a a s e g u r a r la p r e s e r v a c i ó n , la
p r e v e n c ió n o r e s t a u r a c ió n d e a lt e r a c io n e s f í s ic a s d e lo s d o c u m e n t o s d e a r c h iv o y e l m a n t e n im ie n t o d e lo s s o p o r t e s e n lo s q u e s e e n c u e n t r e n .

C o r r e s p o n d e n c ia : C o n j u n t o d e c o m u n i c a c i o n e s a d m i n i s t r a t i v a s e m i t i d a s o r e c i b i d a s p o r
la s u n id a d e s a d m in i s t r a t iv a s d e lo s e n t e s p ú b lic o s e n e l d e s e m p e n o d e s u s a c t i­ v id a d e s y e l e je r c ic io d e s u s a tr ib u c io n e s .

C o t e c iá d : C o m i t é T é c n i c o I n s t i t u c i o n a l d e A d m i n i s t r a c i ó n d e D o c u m e n t o s d e c a d a e n t e
p ú b lic o d e l D is t r it o F e d e r a l. C u a d r o g e n e r a l d e c l a s if ic a c ió n a r c h iv ís t ic a : M o d e l o e i n s t r u m e n t o l ó g i c o q u e r e p r e s e n t a d e f o r m a s i s t e m á t i c a l a s c a t e g o r i a s e s t a b l e c i d a s c o m o r e s u l t a d o d e la c l a s i f i c a ­ c i ó n a r c h i v í s t i c a y q u e r e f l e j a la e s t r u c t u r a d e l o s f o n d o s c o n b a s e e n l a s e s t r u c t u r a s o r g â n ic a s y la s a t r ib u c io n e s y f u n c io n e s d e lo s e n t e s p ú b lic o s .

D e s c r ip c ió n a r c h iv ís t ic a : E l a b o r a c i ó n d e u n a r e p r e s e n t a c i ó n e x a c t a d e la u n i d a d d e d e s c r i p c i ó n y , e n s u c a s o , d e l a s p a r t e s q u e la c o m p o n e n , m e d i a n t e la r e c o p i l a c i ó n , a n á l i s i s , o r g a n i z a c i ó n y r e g i s t r o d e la i n f o r m a c i ó n q u e s i r v e p a r a i d e n t i f i c a r , g e s t io n a r , lo c a l iz a r y e x p li c a r lo s d o c u m e n t o s d e a r c h iv o , a s í c o m o s u c o n t e x t o y e l s is t e m a q u e lo s h a p r o d u c id o .

D e t e r m in a n t e d e o f ic in a : C ó d i g o a s o c i a d o a la i d e n t i f i c a c i ó n d e la u n i d a d a d m i n i s t r a t i v a
g e n e r a d o r a o u s u a r i a d e la d o c u m e n t a c i ó n a r c h i v í s t i c a .

D is p o s ic ió n d o c u m e n t a l : D e s t i n o s u c e s i v o i n m e d i a t o d e l o s e x p e d i e n t e s y s e r i e s d o c u ­
m e n ta le s d e n t r o d e u n s is t e m a in s t it u c io n a l d e a r c h iv o s , u n a v e z q u e p r e s c r ib e n s u s v a lo r e s p r im a r io s , a d m in is tr a t iv o s , le g a le s y fis c a le s . A s í, e l d e s t in o in m e d ia to d e lo s e x p e d i e n t e s c u y a u tilid a d a d m in is tr a tiv a o d e g e s t ió n p r e s c r ib a en el

A r c h iv o d e T r á m ite , s e r á e l A r c h iv o d e C o n c e n tr a c ió n . D e l m is m o m o d o , e l d e s t i­ n o in m e d ia t o d e lo s e x p e d ie n t e s q u e p r e s c r ib e n e n e l A r c h iv o d e C o n c e n tr a c ió n s e r á la s e l e c c i ó n d e l o s m i s m o s c o m o A r c h i v o H i s t ó r i c o o s u e l i m i n a c i ó n , e n c a s o d e q u e c a r e z c a n d e v a lo r e s s e c u n d a r io s .

D o c u m e n t o o u n id a d d o c u m e n ta l s im p l e : T o d o r e g is t r o m a t e r ia l d e i n f o r m a c i ó n c o n in d e p e n d e n c ia d e l s o p o r t e e n e l q u e s e e n c u e n t r e y lo s f i n e s p a r a lo s q u e h a y a s id o c r e a d o .

(270)

D o c u m e n t o de a r c h iv o : I n f o r m a c i ó n r e g i s t r a d a e n c u a l q u i e r s o p o r t e , p r o d u c i d a , r e c i b i d a y
c o n s e r v a d a p o r c u a lq u ie r p e r s o n a fís ic a o ju r í d ic a e n e l e je r c ic io d e s u s c o m p e t e n c ia s o e n e l d e s a r r o llo d e s u a c tiv id a d y f u n c io n e s y q u e p o s e e u n c o n te n id o , un c o n te x to y una e s tr u c tu r a que le o to rg a n c a lid a d p ro b a to ria de e v e n to s y

p r o c e s o s d e la g e s t i ó n i n s t i t u c i o n a l .

D o c u m e n t o e l e c t r ó n ic o : I n f o r m a c i ó n

p r o d u c id a ,

u s a d a , e n v ia d a

o

r e c ib id a

p o r m e d io s

e le c t r ó n ic o s o m ig r a d a a é s to s a t r a v é s d e u n tr a ta m ie n t o a u t o m a tiz a d o y q u e re q u ie r a d e u n a h e r r a m ie n t a in f o r m á t ic a e s p e c í f ic a p a r a s e r le g ib le o r e c u p e r a b le .

E x p e d ie n t e o u n id a d d o c u m e n t a l c o m p u e s t a : U n i d a d d o c u m e n t a l c o n s t i t u i d a p o r v a r i o s d o ­
c u m e n t o s d e a r c h iv o , o r d e n a d o s ló g ic a y c r o n o ló g ic a m e n t e y r e la c io n a d o s p o r u n m is m o a s u n to , m a te r ia , a c tiv id a d o tr á m ite .

F o n d o : C o n ju n t o d e d o c u m e n t o s , c o n in d e p e n d e n c ia d e s u t ip o d o c u m e n t a l o s o p o r te ,
p r o d u c id o s o r g á n ic a m e n t e y /o u tiliz a d o s p o r u n a p e r s o n a fís ic a , f a m ilia o e n tid a d e n e l tr a n s c u r s o d e s u s a c tiv id a d e s y fu n c io n e s c o m o p r o d u c to r .

I n f o D F : I n s t i t u t o d e A c c e s o a la I n f o r m a c i ó n P ú b l i c a d e l D i s t r i t o F e d e r a l . I n v e n t á r io s d o c u m e n t a l e s : I n s t r u m e n t o s d e
c o n s u lt a que d e s c r ib e n la s s e r ie s y expe­

d ie n t e s d e u n a r c h iv o y q u e p e r m it e n s u lo c a liz a c ió n ( in v e n t a r io g e n e r a l) , t r a n s ­ f e r e n c ia ( in v e n t a r io o r e la c ió n d e t r a n s f e r e n c ia ) o b a ja d o c u m e n t a l ( r e la c ió n d e

e x p e d ie n t e s o b je t o d e e lim in a c ió n ) .

L T A IP D F : L e y d e T r a n s p a r e n c i a y A c c e s o a la I n f o r m a c i ó n P ú b l i c a d e l D i s t r i t o F e d e r a l .
s e c c ió n : D if e r e n c i a c ió n y e s t r a t i f i c a c i ó n

d e u n fo n d o , d a n d o lu g a r a g r u p o s m á s e s p e c í ­

fic o s , f o r m a d o s p o r d o c u m e n t a c ió n q u e , te n ie n d o u n o r ig e n in s t it u c io n a l c o m ú n , p r e s e n ta c ie r t a s s e m e ja n z a s e s tr u c t u r a le s c o n c r e t a s q u e lo s d is t in g u e n d e o tr a s s e c c io n e s .
s e r ie d o c um en ta l: C o n ju n to

d e e x p e d ie n te s c u y a

p r o d u c c ió n y u s o s e

r e la c io n a

con el

e je r c ic io d e u n a f u n c ió n o a tr ib u c ió n g e n é r ic a . L a s e r ie d o c u m e n t a l c o n s t it u y e u n c o n c e p t o c e n t r a l e n la o r g a n i z a c i ó n d e a r c h i v o s , p u e s a g r u p a e n u n a c a t e g o r í a s u p e r io r a lo s e x p e d ie n t e s in d iv id u a le s d e u n a r c h iv o . U n a fu n c ió n in s t it u c io n a l

p u e d e d a r l u g a r a la c r e a c i ó n d e v a r i a s s e r i e s o s u b s e r i e s . É s t a s c o n s t i t u y e n c a ­ t e g o r i a s s u b o r d i n a d a s a la s e r i e d e la q u e f o r m a n p a r t e , p e r o s e s i n g u l a r i z a n p o r d a r c u e n ta d e a tr ib u c io n e s e s p e c í fic a s d e n t r o d e u n a f u n c ió n m a y o r . L a s s e r ie s c o n s t it u y e n d iv is io n e s e le m e n t a le s d e la s s e c c io n e s d e u n f o n d o , in t e g r a d a s p o r g r u p o s d e d o c u m e n t o s m á s p e q u e n o s , q u e a m á s d e s u s a fin id a d e s c o n c r e ta s , p r e s e n t a n s im ilit u d e s t e m á t ic a s e x c lu s iv a s , e n r e la c ió n c o n u n a f u n c ió n in s titu ­

c io n a l e s p e c í f ic a q u e la s d is t in g u e d e o t r o s b lo q u e s o s e r ie s d o c u m e n t a le s .
s is t e m a : C o n j u n t o d e e l e m e n t o s o c o m p o n e n t e s q u e i n t e r a c t ú a n p a r a e l c u m p l i m i e n t o d e

fin e s o m e ta s c o m u n e s .
s is t e m a d e a r c h iv o s : C o n j u n t o

de

m é to d o s ,

p ro c e s o s ,

p r o c e d im ie n to s ,

in s tr u m e n to s y

r e c u r s o s d e s t i n a d o s a la i n t e g r a c i ó n , c l a s i f i c a c i ó n , o r d e n a c i ó n , d e s c r i p c i ó n , v a l o ­ r a c i ó n y d i s p o s i c i ó n , c o n s e r v a c i ó n , p r e s e r v a c i ó n y d i v u l g a c i ó n d e la i n f o r m a c i ó n a r c h iv í s tic a .
s is t e m a in s t it u c io n a l d e a r c h iv o s : U n i d a d e s

de

a r c h iv o s

de

T r á m ite ,

C o n c e n tr a c ió n

e

H i s t ó r i c o y á r e a s c o o r d i n a d o r a s d e a r c h i v o s q u e i n t e r a c t ú a n a lo l a r g o d e l c i c l o v i t a l d e l o s d o c u m e n t o s p a r a la c o r r e c t a A d m i n i s t r a c i ó n d e l o s m i s m o s , t a m b i é n c o n o c id o c o m o “ s is t e m a r e d d e a r c h iv o s ” .

T a b l a d e d e t e r m in a n t e s de o f ic in a :

Listado de las unidades adm inistrativas de un ente público acorde con su organigram a oficial, a cada una de las c u ale s se les asigna un código que las identifica e individualiza com o parte de la clasificación archivistica. Traslado controlado y sistem ático de expedientes de consulta esporádica de un Archivo de Trámite a un Archivo de Concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de m anera perm anente del Archivo de Concentración al Archivo Histórico (transferencia secundaria). Ordenación de los expedientes de un archivo en el espacio o mobiliario destinado para su resguardo fisico y que puede seguir criterios crono­ lógicos, alfabéticos, num éricos, geográficos, onom ásticos, crom áticos o mixtos. Cualquier estructura orgánica de los entes públicos con nivel de Dirección G eneral o equivalente y oficinas de m andos superiores (Oficialia Mayor, Coordinación General, Subsecretaria, Secretaria, Jefatura de Gobierno, etc.).

T r a n s f e r e n c ia :

U b ic a c ió n t o p o g r á f ic a :

U n id a d a d m in is t r a t iv a :

U n id a d C e n t r a l d e C o r r e s p o n d e n c e :

Á rea encargada de brindar los se rvicios centraliza­ dos de recepción y despacho de la correspondencia oficial dentro de los entes públicos, conocida genéricam ente com o O ficialia de Partes.

U n id á d d e D o c u m e n t a c ió n en T r á m it e ( U D T ) :

Unidad e sp ecializada para brindar integral­ mente los se rvicios de correspondencia y control de gestión y los relativos al m a­ nejo y tratamiento técnico de los archivos de Trámite en las unidades adm inistra­ tivas. Con frecuencia e stos se rvicios se brindan separadam ente por oficinas de correspondencia, por un lado, y archivos de trámite individualizados por el otro. Actividad que consiste en el an álisis e identificación de los valores docu­ m e n t a is para estab lecer criterios y p la zos de vigencia, a s i como de disposición documental.

V á l o r a c ió n :

V a lo r d o c um en ta l:

Condición de los docum entos que les confiere caracteristicas adm i­ nistrativas, legales y fiscale s en los archivos de Trámite o Concentración (valores primarios) o bien, evidenciales, testim oniales e inform ativos en los archivos his­ tóricos (valores secundarios). Periodo durante el cual un docum ento de archivo m antiene su s valores adm inistrativos, legales y fiscales, de conform idad con las disposiciones ju ridicas vigentes.

V ig e n c iá d o c u m e n t a l :

(272)

CoIección Capacitación a Distancia

G3
M anual de Autoform ación en Adm inistración de Docum entos y Gestión de Archivos

© Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal
Prim era edición, septiem bre de 2007. M éxico, D. F. Tiraje: 1,000 ejem plares S e terminó de imprimir en los T alleres de Corporación M exicana de Impresión S. A. de C. V.

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