INSTITUTO TÉCNICO COMERCIAL “LA PAZ” CONTABILIDAD BÁSICA

MANUAL DE CUENTAS
El manual de cuentas es un documento de contabilidad que describe la naturaleza de las
cuentas del balance general, del estado de resultados; el saldo normal que representan y
la correcta exposición en los estados financieros.
En consecuencia, se convierte en una guía de procedimientos contables para una correcta
apropiación de las transacciones efectuadas en un ente económico, sustentadas con
documentación fuente.
CUENTAS DE ACTIVO
Las cuentas de activo, representan los bienes y derechos que son propiedad de la
empresa. Por tanto, siempre comenzarán con un débito o cargo y sus saldos deben ser
deudores.
1. ACTIVO CORRIENTE
Son aquellos activos cuya relación (conservación del activo en dinero o su equivalente) se
producirá dentro de los doce meses a partir de la fecha del balance general.
A) DISPONIBILIDADES
Representa el dinero en efectivo, ya sea en caja fuerte o en bancos. Se considera efectivo
todo lo que acepta el banco como depósito, como se: billetes, monedas, cheques
recibidos, giros bancarios, etc.
1) Caja
Esta cuenta de activo está destinada a registrar los movimientos de efectivo manejados
por el negocio.
Se debita por:
Importe del efectivo que el negocio tiene al inicio de las operaciones, el efectivo recibido
por ventas al contado, el cobro de las deudas en efectivo y en cheques.
Se acredita por:
El efectivo desembolsado por compra de bienes y servicio, pago de obligaciones.
El saldo de la cuenta debe ser deudor y representa el efectivo que tiene el negocio. Su
presentación en el balance general corresponde al activo disponible.
2) Caja chica
Es una cuenta de activo, registra el importe asignado por la entidad para realizar los
gastos menores que no requieren la emisión de cheques o el cumplimiento del control
interno establecido para desembolsos mayores. Todos los desembolsos deben estar
respaldados con los respectivos documentos probatorios: Vales de Caja Chica, recibos y
facturas.
Se debita por:
La entrega del importe a la persona nombrada por la empresa como responsable.
Se acredita por:
Las compras menores realizadas.
El saldo de la cuenta debe ser deudor y representa el dinero que tiene la empresa para
gastos menores. No se expone en el Balance General.
3) Bancos
Esta cuenta de activo está destinada a registrar los movimientos de efectivo que se hacen
a través de cheques.
Se debita por:

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Dinero depositado a la cuenta corriente bancaria. Cobranzas efectuadas directamente por

el banco. Intereses liquidados por el banco.
Se acredita por:
Importe de los cheques expedidos. Cantidades que el banco cobra por concepto de
comisiones por cobranzas, transferencias o pagos que se hagan por otros medios
diferentes a los cheques.
El saldo normal de la cuenta es deudor y representa el dinero que el negocio tiene en la
cuenta corriente bancaria. Su presentación en el Balance General es el activo Disponible.
B) INVERSIONES TEMPORARIAS
Representan inversiones a corto plazo realizadas en instituciones financieras, como
depósito en caja de ahorro, depósito a plazo fijo, bonos o acciones que pueden
convertirse en efectivo en un periodo menor a un año.
 Caja de ahorro
Se debita por:
El depósito de dinero en una cuenta de caja de ahorro de una entidad financiera, el
incremento de la cuenta de inversión, los intereses que gana el dinero depositado.
Se acredita por:
El retiro de dinero.
El saldo normal de esta cuenta debe ser deudor y representa el dinero que la empresa
tiene en caja de ahorro. Su exposición en el Balance General se encuentra en el activo
Inversiones temporarias.
 Depósito a Plazo Fijo
Se acredita por:
Por la compensación con el impuesto a las transacciones.
Su saldo es deudor, expresa el saldo que debe ser compensada durante la gestión. Pasado
ese lapso de existir un saldo, de inmediato debe ser ajustado contra una cuenta de gastos.
Se expone en el balance general, en el activo exigible.
C.3) CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS
1) Anticipo al personal
Representa los importes entregados al personal de la empresa a cuenta del sueldo o
salario del mes, por lo tanto, a fin de mes se deberá descontar en la planilla de sueldos y
salarios.
Se debita por:
El anticipo de remuneraciones entregado al personal de la empresa.
Se acredita por:
Por el descuento por planilla de los anticipos otorgados a los empleados a fin de mes.
2) Prestamos al personal
Constituye el importe entregado al trabajador en calidad de préstamo, no es operación
habitual de la empresa.
Se debita por:
Los bienes o dinero entregado a los empleados de la empresa en calidad de préstamo.
Se acredita por:
Por el descuento por planilla de los préstamos otorgados a los empleados. Su saldo es
deudor y representa los importes por cobrar al personal de la empresa.

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Se expone en el balance general, en el activo exigible.

3) Cuenta personal socio
Se debita por:
Los bienes o dinero entregado a los socios de la empresa a cuenta de futuras utilidades.
Se acredita por:
Cuando el socio cancela o se descuenta de la utilidades obtenida en la gestión.
Su saldo es deudor y representa el derecho de la empresa de recuperar su deuda
mediante la deducción de las utilidades.
Su exposición en el Balance General, en el activo exigible.
4) Cuentas del personal
Se debita por:
Por el grado de responsabilidad del personal, en operaciones de pérdida de efectivo.
Se acredita por:
Por el descuento por planilla efectuado a fin de mes al personal afectado.
D)ACTIVO REALIZABLE Ó BIENES DE CAMBIO
Representa la compra de mercaderías en una empresa comercial, con el propósito de
revenderlos.
1) Inventario de Mercaderías
Se debita por:
Por la adquisición de mercaderías, las devoluciones parciales o totales de ventas.
Se acredita por:
La venta de mercaderías, la corrección de errores, la devolución parcial o total de
compras. Esta cuenta se presenta en el balance general en el activo realizable.
2) Mercaderías en transito
Representa la compra de mercaderías en otras plazas nacionales e internacionales por
cuenta y riesgo de la empresa.
Se debita por:
El valor que representa las mercaderías adquiridas en otras plazas.
Se acredita por:
El valor de la mercadería recibida y deposita en los almacenes de la empresa.
Su saldo es deudor, y representa el importe de la mercadería que aún se encuentra en
tránsito. Esta cuenta se presenta en el balance general en el activo realizable.
E) GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
Constituye el importe total de los pagos efectuados anticipadamente, las cuales
representan erogaciones que deben ser aplicadas a costos o gastos de periodos futuros en
la medida en que se vayan devengando
o. También representa la compra de material de escritorio y de limpieza, para utilizarlos
en la parte comercial y administrativa de la empresa.
1) Seguros pagados por anticipado
Se debita por:
Importe de las primas de seguro pagadas por anticipado.
B) BIENES DE USO O ACTIVO FIJO
Bienes tangibles destinados a ser utilizados en la actividad principal de la empresa y no
para la venta habitual, y que en general tienen una vida útil superior a un año.

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1) Terreno (vida útil infinito, depreciación 0)

En esta cuenta se registra el costo de la inversión del terreno. Esta inversión es
generalmente a largo plazo, ya que el terreno se usará durante varios años. El terreno no
se deprecia.
Se debita por:
El costo de adquisición del terreno y actualización.
Se acredita por:
La venta o enajenación del terreno.
El saldo deberá ser deudor y representa el costo de adquisición del terreno. Se presenta
en el Balance General, en el activo fijo.
2) Edificaciones (vida útil 40 años, depreciación 2.5% anual)
Se registra el costo de la inversión que se realiza en edificaciones. Es una inversión a largo
plazo ya que se lo utilizará por varios años.
Se debita por:
Costo de adquisición o construcción de las edificaciones sin considerar el valor del terreno
y por actualización.
Se acredita por:
Venta de la edificación a valor de costo. Baja de la edificación por demolición.
El saldo deberá ser deudor y representa el costo de adquisición o construcción de la
edificación. Su presentación en el Balance General es en el activo fijo.
3) Muebles y enseres de oficina (vida útil 10 años, depreciación 10% anual)
Representa los muebles y enseres de propiedad de la empresa utilizados para desarrollar
sus actividades habituales.
Se debita por:
El costo de adquisición de la compra de muebles y enseres de oficina. El costo de traslado
e instalación para su utilización y por actualización.
Se acredita por:
La venta de los muebles y enseres a precio de costo. El costo de los muebles y enseres
dados de baja por robo, pérdida o destrucción.
Su saldo es deudor y representa el costo de adquisición de los muebles y enseres de
oficina en libros contables después de su deducción de la depreciación. Su presentación
en el Balance General es en el activo fijo.
4) Maquinaria y equipo (vida útil 8 años, depreciación 12.5% anual)
Bajo este nombre se registran las máquinas adquiridas por la empresa destinados a la
producción.
Se debita por:
La compra de maquinaria y equipo, contabilizados a su costo de adquisición y por la
actualización. El valor de los costos de instalación para su funcionamiento.
Se acredita por:
El costo de la maquinaria vendida. El costo de la maquinaria dados de baja por obsoletos o
inservibles.
Su saldo será deudor, luego de ser deducido con la depreciación representa el valor en
Libros. Su presentación en el Balance General es en el activo fijo.
5) Equipo de oficina (vida útil 8 años, depreciación 12.5% anual)

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Comprende los equipos adquiridos por la empresa, como máquinas de escribir, calcular y
otros equipos necesarios para el buen funcionamiento de las actividades administrativas.
Se debita por:
El costo de compra de los equipos y por actualización.
Se acredita por:
La venta de equipos de oficina a su costo de adquisición. El costo de los equipos de oficina
dados de baja.
Su saldo es deudor y representa el costo de adquisición de los equipos de oficina después
de la deducción de la depreciación. Su presentación en el Balance General es en el activo
fijo.
6) Vehículos automotores (vida útil 5 años, depreciación 205 anual)
Esta cuenta representa los vehículos de propiedad de la empresa, destinados al transporte
del personal de la empresa o la comercialización de los productos producidos por la
empresa.
Se debita por:
Costo de adquisición de los vehículos y por actualización.
Se acredita por:
Baja de los vehículos por retiro o fuera de uso. Venta de los vehículos a costo de
adquisición.
El saldo de esta cuenta es deudor y representa el costo de adquisición de los vehículos a
nombre de la empresa que se encuentran en uso después de la deducción de la
depreciación. Su presentación en el Balance General en el activo fijo.
7) Equipo de computación (vida útil 4 años, depreciación 25% anual)
Representa el valor de los computadores para utilizar en el procesamiento de la
información administrativa.
Se debita por:
I. PASIVO CORRIENTE
Son las obligaciones contraídas por la empresa para desarrollar sus actividades habituales
y que deben ser canceladas en un plazo no mayor a un año.
A) OBLIGACIONES COMERCIALES
Son deudas contraídas con terceros por compra de bienes y servicios relacionados a la
actividad habitual de la empresa.
1) Cuentas por pagar (Proveedores)
Representa las deudas que tienes la empresa con los proveedores por compra de
mercaderías a crédito.
Se acredita por:
La adquisición de mercaderías a crédito, según factura y por las notas de débito de
acuerdo a convenio.
Se debita por:
Los pagos parciales o totales que realiza la empresa y según comprobante de pago y según
nota de crédito por devoluciones, descuentos y rebajas en compras.
El saldo de esta cuenta debe ser acreedor y representa el total de las deudas de la
empresa por pagar a los proveedores. Su exposición en el Balance General, en el pasivo
obligaciones comerciales.

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2) Documentos por pagar

Son las deudas documentadas en letras de cambio y pagarés que tiene la empresa por
concepto de compra de bienes económicos para su comercialización.
Se acredita por:
El importe de los documentos aceptados que deben pagarse posteriormente a la fecha de
su vencimiento.
Se debita por:
El importe de los documentos pagados.
El saldo de esta cuenta debe ser acreedor y representa el total de los documentos
pendientes de pago a cargo de la empresa. Su exposición en el Balance General, en el
pasivo obligaciones comerciales.
B) OBLIGACIONES CON ENTIDADES FINANCIERAS A CORTO PLAZO
Son deudas contraídas con entidades bancarias ó con terceros por préstamos obtenidos
con el propósito de desarrollar las actividades económicas habituales.
1) Avance en cuenta corriente
Cuando la empresa no tiene suficiente efectivo disponible para cubrir sus necesidades
inmediatas, pueden obtener un financiamiento rápido conocido como avance en cuenta
corriente.
Se acredita por:
El importe de libre disponibilidad autorizado por el Banco mediante contrato.
Se debita:
Cuando se cancela al Banco el avance en cuenta corriente.
Su saldo será acreedor y representa la deuda de la empresa al Banco por concepto de
adelanto en cuenta corriente. Su exposición en el Balance General, en el pasivo
obligaciones con entidades financieras a corto plazo.
2) Préstamos por pagar
La obtención de dinero prestado de entidades financieras o personas particulares debe ser
registrada en los libros contables en base al documento firmado.
Se acredita por:
El importe percibido en calidad de préstamo.
Se debita:
Cuando se cancela la deuda parcial o totalmente.
Su saldo será acreedor y representa las deudas de la empresa a los acreedores. Su
exposición en el Balance General, en el pasivo obligaciones con entidades financieras a
corto plazo.
3) Hipotecas por pagar
Por las deudas financieras a largo plazo, la empresa debe determinar la porción corriente
que será cancelada durante el año. Cuando la empresa tiene deudas con garantía
hipotecaria, anualmente deberá determinar el importe a cancelar, cuando la deuda es de
un año, deberá ser transferida a obligaciones financieras a corto plazo.
Se acredita por:
El importe transferido de las cuentas deudas a largo plazo.
Se debita:
Cuando se cancela a la entidad financiera.

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Su saldo es acreedor y representa el importe provisto para cancelar en el corto plazo (un
año). Su exposición en el Balance General, en el pasivo obligaciones con entidades
financieras a corto plazo.
Se acredita por:
Por la estimación de los importes.
Se debita por:
Por el pago realizado al personal que se encuentra en vacaciones. Su saldo es acreedor y
representa el importe que la empresa debe cancelar a los trabajadores que se encuentran
en vacaciones. Se expone en el Balance General, en el pasivo provisiones.
F) INGRESOS PERCIBIDOS POR ANTICIPO
Obligaciones con terceros originados en compromisos a ser cumplidos en el futuro no
mayor a un año.
1) Anticipo de clientes ó Ventas cobradas por anticipado
Se acredita por:
El importe de la venta a realizarse en el futuro.
Se debita por:
El importe de la venta según compromiso contraído.
Su saldo es acreedor y representa el valor del compromiso a cumplirse en una fecha
futura. Su exposición en el Balance General, en el pasivo ingresos percibidos por
anticipado.
2) Alquileres percibidos por anticipado
3) Comisiones percibidos por anticipado
Se acreditan por:
El importe del compromiso a cumplirse en el futuro.
Se debita por:
El importe parcial del compromiso contraído.
Su saldo es acreedor y representa el valor del compromiso a cumplirse en una fecha
futura. Su exposición en el Balance General, en el pasivo ingresos percibidos por
anticipado.
II. PASIVO NO CORRIENTE
Son las deudas contraídas por la empresa con terceros a ser cancelados a un plazo mayor
a un año.
A) OBLIGACIONES FINANCIERAS A LARGO PLAZO
Son las deudas que la empresa debe pagar a largo plazo y las mismas deben estar
relacionadas con el objetivo principal de la misma.
1) Préstamos por pagar a Largo Plazo
Son los préstamos obtenidos por la empresa de personas o entidades con firma de un
documento.
Se acredita por:
El importe obtenido como préstamo.
Se debita por:
La cancelación parcial o total de la deuda.
Su saldo es acreedor y representa la deuda que debe pagar la empresa. Su exposición en
el Balance General, en el pasivo obligaciones financieras a largo plazo.

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2) Hipotecas a pagar
Son las deudas que la empresa debe pagar a largo plazo, por conceptos diferentes y con
garantía de inmuebles de propiedad de la empresa.
Se acredita por:
El importe del préstamo hipotecario según contrato establecido.
Se debita por:
Pagos que se efectúan de acuerdo con lo acordado.
El saldo de la cuenta debe ser acreedor y representa el importe pendiente de pago a cargo
de la empresa. Se presenta en el Balance General, en el pasivo no corriente. El
vencimiento o pago parcial que deba liquidarse durante los siguientes doce meses, debe
presentarse en los estados financieros en el pasivo corriente como Hipotecas por pagar.
B) OBLIGACIONES POR EMISIÓN
Representa los adeudos documentados a favor de terceros que financian a la empresa con
capital fresco.
Bonos por pagar
Se acredita por:
La emisión de bonos.
Se debita por:
Por el pago de la obligación.
Su saldo es acreedor y representa la deuda que debe pagar la empresa. Su exposición en
el Balance General, en el pasivo obligaciones por emisión de bonos.
Amortización acumulada gastos de organización.
Amortización acumulada gastos de instalación.
Se acredita por:
El importe a deducirse mensualmente o anualmente del total de las cuentas gastos de
organización, gastos de instalación y por actualización.
Se debita por:
La culminación de la amortización.
Su saldo es acreedor y representa el valor acumulado por concepto de amortización. Su
exposición es el Balance General, deduciendo a una cuenta del activo diferido a largo
plazo.
PATRIMONIO
Las cuentas de patrimonio por naturaleza tiene saldo acreedor, está conformado por
cuentas que representan aportes de los inversionistas, y los resultados de los aportes que
pueden ser utilidad ó pérdida.
El patrimonio según la Norma Contable No.3 está conformado por el capital o aportes
entregados por los socios o accionistas, reservas y resultados.
A) CAPITAL
1) Capital o capital social ó aportes socios
Son los derechos sobre el activo que tiene el propietario o los socios.
Cuando el negocio es unipersonal se emplea el concepto de Capital y cuando es una
sociedad utilizaremos el término Capital Social.
Se acredita por:
El importe inicial del propietario o socios según escritura pública.

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Se debita por:
La devolución del aporte al socio(s) cuando se retira según escritura pública. La liquidación
de la empresa según escritura pública.
Su saldo deberá ser siempre acreedor. Su exposición en el Balance General, en el
patrimonio.
B) RESERVAS
Las reservas son cuentas que se originan de la segregación o separación de las utilidades o
ganancias de un ente en cuentas determinadas por disposiciones legales ó estatutos de la
sociedad, los cuales no serán sujetos a la distribución.
1) Reserva Legal
En las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada se debe constituir una reserva
del 5% como mínimo, de las utilidades efectivas y liquidas obtenidas, hasta alcanzar la
mitad del capital pagado, para su posterior capitalización según lo estipula el código de
comercio.
Se acredita por:
Por la constitución o incremento de la reserva legal en el momento del cálculo sobre la
utilidad neta al final de un ejercicio contable.
Se debita por:
Utilización del importe en operaciones imprevistas y por capitalización.
Su saldo es acreedor, Su exposición en el Balance General, en el patrimonio.
2) Reserva estatutaria
Las sociedades cualquiera sea su tipo, pueden acordar también la formación de reservas
especiales para cubrir posibles pérdidas inesperadas y así no afectar la utilidad ganada
(sean razonables y respondan a una prudente administración). Su porcentaje, límite y
destino serán acordados por socios o por las juntas de accionistas.
Se ACREDITA POR:
El importe determinado `por los estatutos.
Se debita por:
La utilización de los importes en las posibles pérdidas de una gestión.
Su saldo será siempre acreedor. Su exposición en el Balance General, en el patrimonio.
3) Reserva por revalúo técnico
Surge de una revalorización técnica de los bienes de uso de la empresa, cuando ya
termino su etapa de depreciación, pero, los bienes de uso, siguen siendo útiles en las
actividades habituales de la empresa.
Se acredita por:
Por la revalorización de los bienes de uso vigentes.
Se debita por:
Por la transferencia de su saldo al capital social de la empresa.
Su saldo es acreedor. Su exposición en el Balance General, en el patrimonio.
4) Ajuste de capital
Esta cuenta controla las reexpresiones de valor del capital en términos de unidades
monetarias al cierre del ejercicio, ejercicio, en función a la variación de la cotización de las
UFV en una gestión contable. El saldo de esta cuenta puede ser utilizado para aumentos
de capital,

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Descuentos por pronto pago en compras.

Se acreditan por:
Los valores recibidos de manera ocasional.
Se debitan por:
Corrección de errores. Cierre de ejercicio contable.
Su saldo es acreedor. Su exposición en el Estado de Resultados.
EGRESOS
Representa los costos de comercialización y gastos de operación realizados por la empresa
en el giro de sus actividades habituales.
A) COSTO DE COMERCIALIZACIÓN
Este grupo comprende las cuentas que sirven para determinar el costo de mercadería
vendida y el costo de depreciación de servicios en la actividad habitual de la empresa.
1) Costo de mercadería vendida
Esta cuenta representa el costo de las mercaderías vendidas a terceros.
Se debita por:
Por la salidas de mercaderías.
Se abona:
Por devolución de mercaderías por parte del cliente, por cierre de gestión.
Se expone en el Estado de Resultado restando el importe de las ventas netas, y así
determinar la utilidad bruta.
2) Costo de prestación de servicios
Se debita por:
Por el costo de prestación de servicios.
Se abona:
Por cierre de gestión.
Se expone en el Estado de Resultados.
B) GASTOS OPERATIVOS
Se denominan Así porque representan los gastos de una entidad económica debe realizar
para poder llevar a cabo sus operaciones habituales: estas cuentas producen
disminuciones en el patrimonio de la empresa (variaciones modificadas). Estas cuentas
permanecen abiertas solo por una gestión.
Se debitan:
Por el importe de los gastos pagados o devengados.
Se acreditan por:
Corrección de errores y por cierre de ejercicio, para cancelar su saldo.
El saldo de estas cuentas debe ser deudor. Se presentan en el estado de resultados.
GASTOS FACTOR TRABAJO
Sueldos y salarios
Primas
Subsidios
Vacaciones
Indemnizaciones
Desahucios
Ropa de trabajo.

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GASTOS SERVICIOS BÁSICOS

Energía eléctrica
Servicio telefónico
Agua y alcantarillado
Internet
GASTOS TRIBUTARIOS
Impuesto a las transacciones
Impuesto municipal a las transferencias
Tasas y patentes municipales
Impuesto a la propiedad de bienes inmuebles y vehículos
Multas, intereses por incumplimiento de tributos
Aporte laboral AFP
Aporte patronal CNS
Aporte patronal AFP
GASTOS OPERATIVOS DE ADMINISTRACIÓN
Material de escritorio

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