Curso a Distancia

Utilizando SAIKU de
Pentaho

Módulo 1 – Conceptos Básicos

Clase 1: ¿Qué es un sistema de

Información?

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Modulo 1 – Clase 1 - ¿Qué es un sistema de
información?
MODULO 1 – CLASE 1 - ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN? 2
1- ¿QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN? 2
2 – BASE DE DATOS 4
2.1- CONCEPTO DE BASE DE DATOS 4
2.2 -SISTEMA ADMINISTRADOR DE BASE DE DATOS O DATA BASE MANAGEMENT SYSTEM 5
2.3 - CARACTERÍSTICAS DE LAS BASES DE DATOS 5
2.4- MODELO DE DATOS 6
3- COMO FLUYE LA INFORMACIÓN DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN 7

1- ¿Que es un sistema de información?

Un sistema de información se puede definir técnicamente como un conjunto de componentes
interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información
para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Además de apoyar la toma de
decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de información también pueden ayudar a los
directivos y trabajadores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear productos
nuevos.

Los sistemas de información contienen información acerca de las personas, lugares, sucesos y
cosas importantes dentro de la organización o en el entorno en que se desenvuelve. Por
información se entienden los datos que se han moldeado en una forma significativa y útil para los
seres humanos. En contraste, los datos son secuencias de hechos en bruto y representan eventos
que ocurren en las organizaciones o en el entorno físico antes de ser organizados y ordenados en
una forma que las personas puedan entender y utilizar.

Hay tres actividades en un sistema de información que producen la información que esas
organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar problemas y crear
nuevos productos o servicios.

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 Que es un Sistema de Información

Alumnos Bancos Proveedores

Sistema de Información

Entrada Proceso Salida

Almc
AFIP Profesores Autoridades

RETROALIMENTACION

Figura 1.1 – ¿Qué es un sistema de Información?

Estas actividades son entrada, procesamiento y salida (véase la figura 1.1). La entrada consiste en
la captura o recolección de datos en bruto tanto del interior de la organización como de su entorno
externo. El procesamiento convierte esta entrada de datos en una forma más significativa. El
almacenamiento se encarga de guardar la información recolectada y procesada, siendo las bases
de datos la herramienta que hoy se utiliza para esta función. La salida transfiere la información
procesada a la gente que la usará o a las actividades para las que se utilizará, Los sistemas de
información también requieren retroalimentación, que es la salida que se devuelve al personal
adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de entrada.

Los sistemas formales de información pueden estar basados en computadora o ser manuales. Los
sistemas manuales satisfacen necesidades importantes pero no son objeto de este curso. Por el
contrario, los sistemas de información basados en computadora se apoyan en la tecnología de
software y hardware de cómputo para procesar y distribuir la información. A partir de este punto,
cuando utilicemos el concepto sistemas de información nos estaremos refiriendo a los sistemas de
información basados en computadora: sistemas formales de organización que se apoyan en
tecnología de cómputo.

Aunque los sistemas de información basados en computadora utilizan tecnología de cómputo

para procesar datos en bruto y obtener información significativa, hay una distinción bien definida
entre una computadora y un programa de cómputo por una parte, y un sistema de información por
otra. Las computadoras electrónicas y los programas de software relacionados son la base
técnica, las herramientas y el material, de los modernos sistemas de información. Las
computadoras proveen el equipo para almacenar y procesar la información. Los programas de
cómputo, o software, son conjuntos de instrucciones funcionales que dirigen y controlan el
procesamiento por computadora.

Debido a que en las organizaciones existen distintos tipos de intereses los sistemas de
información se pueden clasificar de acuerdo al destino que tengan en:

 Sistemas de Información Transaccionales u Operativos: Son los que están enfocados a

procesar cada una de las operaciones que realizan las organizaciones. En el caso de las
Universidades son ejemplos de estos sistemas el sistema presupuestario contable (SIU

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 PILAGA), el sistema de Recursos Humanos (SIU MAPUCHE), el sistema de alumnos (SIU
GUARANI) entre otros.

 Sistemas para el Nivel Directivo: También denominados Sistemas de Información

Gerencial o de Soporte a las Decisiones. Son aquellos enfocados a satisfacer las
necesidades de quienes toman decisiones y no tienen como actividad procesar las
operaciones que se realizan día a día. Son ejemplos de estos sistemas el SIU WICHI y las
herramientas de DATA WAREHOUSE que ofrece el SIU. Estos sistemas para funcionar
requieren de la información que se genera desde los sistemas de nivel operativo y que
estos almacenan en sus respectivas bases de datos.

2 – Base de Datos

2.1- Concepto de Base de Datos

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Según James Martin “La base de datos puede definirse como una colección de datos
interrelacionados almacenados en conjunto sin redundancias perjudiciales o innecesarias; su
finalidad es la de servir a una aplicación o más, de la mejor manera posible; los datos se
almacenan de modo que resulten independientes de los programas que los usan; se emplean
métodos bien determinados para incluir datos nuevos y para modificar o extraer los datos
almacenados.” Se puede considerar a una base de datos como al conjunto de datos que son
utilizados por los sistemas de información de una organización.

Ambiente de Base de Datos

Sistema
Sistema Sistema Recursos
Presup. Alumnos Humanos
Contable

BASE DE DATOS

Figura 2.1 – Ambiente de Base de Datos

Es decir, es la herramienta de la se valen para administrar los datos, y en base a ellos, obtener
información. Todos los movimientos de las organizaciones son registrados en la base de datos. Si
hablamos empresas comerciales, todos los datos de las compras, los pagos, las ventas, los
cobros, etc. conforman los registros de la base de datos. En el caso de las Universidades serán
datos de la imputación presupuestaria, liquidaciones, pagos, notas obtenidas por los alumnos,

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James Martín, Adolfo Di Marco Prentice Hall, 1982. ISBN 84-237-0493-9

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novedades de liquidación de sueldos, etc. Estos sistemas son conocidos como sistemas de
información transaccionales y las bases de datos con las que actúan se las conoce como bases de
datos transaccionales u operacionales y permiten el Procesamiento de Transacciones en Línea
(OLTP), dando apoyo a los procesos de las organizaciones. Las bases de datos fueron creadas
con ese objetivo.

2.2 -Sistema Administrador de Base de Datos o Data Base Management

System

Sistema Administrador de Base de

Datos
A
P
L S
I I
C S
A T.
D
C
I O
B
O P
E BASE
N M
R DE
A DATOS
S
SQL T
I
V
O

Figura 1.3 – Sistema Administrador de Base de Datos

Conocido también por Sistema Administrador de Base de Datos (SABD) o DBMS en sus siglas en
inglés (Data Base Management System), consiste en un conjunto de programas que permite la
creación, modificación y consulta de la base de datos. De esta definición se extrae que para poder
implementar una Base de Datos, es necesario tener un SGBD. Existen diversos SGBD, todos con
la misma finalidad básica, que se diferencian por los servicios adicionales que pueden prestar.

2.3 - Características de las Bases de Datos

2
Si se analiza la definición de James Martin , algunas de las características de las bases de datos
serían:

 Independencia de los datos con respecto a los programas que los utilizan. El SGBD, tal
como lo muestra la fig. 1.3, es el intermediario entre los programas y los datos. Los
programas no necesitan incluir instrucciones para el acceso a los datos que necesitan.
Solo los enuncian por sus respectivos nombres. Es el SGBD el que los busca en la base
de datos y los entrega a cada programa para que éste los procese. Esta característica
brinda flexibilidad al sistema ya que se pueden crear o modificar programas sin tener en
cuenta la administración de los datos y viceversa, se pueden agregar nuevos datos a la
base sin afectar los programas que ya la usan.

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Organización de las bases de datos James Martín, Adolfo Di Marco Prentice Hall, 1982. ISBN 84-237-0493-9

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  Posibilidad de no redundancia de datos: Al estar todos los datos del sistema en la base de
datos, todos los programas pueden acceder a ellos. Un programa que procesa ventas, no
necesita tener su propio archivo de clientes, utiliza los datos de los clientes que están en
la base de datos al igual que lo hacen los programas que procesan cobranzas. Esto
permite la consistencia de la información ya que todos los subsistemas acceden a los
mismos datos y, por lo tanto, la información será concordante entre los sistemas. El SGBD
no controla la redundancia de los datos. La base de datos puede contener datos
redundantes, lo que podría implicar inconsistencia, en el caso de que los valores de un
mismo dato repetido difieran. Para evitarla es necesario un buen diseño de la BD.

 Consultas no programadas: Los sistemas, para brindar información, contienen programas

que la elaboran. Quien utiliza el sistema, obtiene esa información siempre que la necesita,
pero puede suceder que se necesite información que no esté prevista en el sistema,
generalmente para la toma de decisiones en niveles jerárquicos. Los SGBD, brindan la
posibilidad de que, a partir de un sencillo lenguaje de programación, un lenguaje de
consulta estructurado (SQL) se pueda obtener fácilmente, información que no está
prevista en el sistema, y que es necesaria en un determinado momento.

2.4- Modelo de Datos

A fin de poder diseñar una base de datos, es necesario planificar los datos en función de los
requerimientos de la organización. Teniendo en cuenta las necesidades de información de los
usuarios finales, se puede elaborar el modelo de datos con un diagrama de entidad relación. En
este diagrama se representan las relaciones entre las entidades que intervienen en los procesos
de la organización, necesarios para el cumplimiento de sus objetivos (procesos de negocios).

Modelo de Datos

Figura 1.4 – Modelo de Datos

Los modelos de datos aportan la base conceptual para diseñar aplicaciones. De acuerdo a los
requerimientos de información y los procesos del sistema de información, se construye una
representación de la aplicación que muestra las propiedades requeridas para dar soporte a los
procesos, por ejemplo, transacciones y consultas. Además de capturar las necesidades definidas

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en el momento de la etapa de diseño, la representación debe ser capaz de dar cabida a
eventuales futuros requerimientos.

3- Como fluye la Información dentro de una organización

Como se observa en la figura 1.5 la información dentro de una organización fluye desde el nivel
operacional hacia los niveles superiores, donde se toman las decisiones. En este caso se
menciona a los sistemas de gestión (o transaccionales) de alumnos (SIU-GUARANI), financiero
contable (SIU-PILAGA) y el sistema de Recursos Humanos (SIU-MAPUCHE) hacia el Data
Warehouse donde se va integrando la información.

Flujo de Información en la
Organización

DW
Análisis basado en objetivos,
Tablero metas y reglas por área/sector.
de Análisis de tendencias.
Control

Análisis de la información
DW extraída de las bases de
Feed- Data Marts datos de los sistemas de
Back gestión. Generalmente
Cubo Cubo Cubo
análisis diario, semanal o
mensual.

Sistemas de gestión Sistemas diseñados para

Alumnos Presupuesto RRHH soportar operaciones diarias
de la gestión.
SIU-Guaraní SIU-Pilagá SIU-Mapuche

Figura 1.5 – Flujo de la Información en la organización

3
La información se va acumulando en los cubos diseñados a tal fin, los cuales a su vez alimentan
el tablero de control. Dicha información es actualizada periódicamente.

Para poder analizar la información que queda disponible en dichos cubos se utilizan las
denominadas herramientas de análisis de información que permiten analizar de manera dinámica
la información guardada en esos cubos.

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Cubo: Se puede definir como un subconjunto de datos del Data Warehouse orientado a una temática.

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 Figura 1.6 – Ejemplo de Cubo con Evolución de Egresados en formato gráfico

Figura 1.7 – Ejemplo de Cubo con Evolución de Egresados en formato de Tabla

Los cubos vistos ya sea en formato gráfico como en formato de tabla (ver figuras 1.6 y 1.7) tienen
como objetivo que los distintos niveles directivos accedan a información agregada y organizada
por temas y referenciada a distintos períodos de tiempo.

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 Figura 1.8 – Ejemplo de tablero con Distribución del Crédito, Cajas Chicas y Evolución del Gasto

El tablero de control (ver figura 1.8) permite consultar información que puede tomar la forma de
indicadores o como en este caso gráficos que muestren las principales variables que se deseen
seguir. Los tableros están orientados básicamente a que sean accedidos de manera diaria y así
poder visualizar rápidamente la situación mientras que la utilización de una herramienta de análisis
de datos nos permite explorar y eventualmente profundizar una información que nos interese.

En este caso el tablero que observamos tiene gráficos referidos datos presupuestarios como son
los porcentajes de distribución del crédito entre las distintas fuentes de financiación, la
composición del gasto de cajas chicas por objeto del gasto y en la parte inferior la evolución del
gasto en los distintos meses.

En la parte superior se observan dos datos que son período y unidad presupuestaria. Estos son
filtros que eventualmente nos permiten seleccionar un período distinto para el cual se desea ver la
información.

Si observamos la figura 1.5 sobre como fluye la información en la organización podemos decir que
en el caso de la información de las figuras 1.6 y 1.7 referida a la evolución de los egresados la
información fue procesada originalmente en el sistema de alumnos SIU GUARANI y la información
del tablero que observamos en la figura 1.8 fue procesada originalmente por el sistema
presupuestario contable SIU PILAGA, en todos los casos esa información de base es luego
incorporada a la herramienta de análisis de datos y de esta forma quedar disponible para que los
directivos o cualquier responsable involucrado en el proceso de toma de decisiones cuente con la
información necesaria.

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