SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO

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ADMINISTRATIVO

UNIDAD 1. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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Índice
Introducción ...................................................................................................................................................................... 3
Tema 1. Sistema de información administrativa ............................................................................................................... 4
1.1. Fundamentos en un sistema de información administrativa ............................................................................ 5
1.1.1. Concepto de los sistemas y ciencias de la administración ........................................................................ 5
1.1.2. Empresas, gerentes y conducta organizacional......................................................................................... 5
1.1.3. Procesos de trabajo en la organización ..................................................................................................... 6
Tema 2. Conceptos de sistemas ........................................................................................................................................ 7
2.1. Teoría General de Sistemas .................................................................................................................................... 9
2.1.1 Enfoque sistemático ......................................................................................................................................... 9
2.2. Pasos para implementar un sistema de información administrativa ................................................................... 10
2.2.1 Acciones realizadas por el gerente de sistemas ............................................................................................. 10
2.2.2 Función de los roles asignados a un sistema de información administrativa ................................................ 10
2.3. Concepto de red Información-Decisión-Acción (red IDA) .................................................................................... 11
2.3.1. Tipos de decisiones ........................................................................................................................................ 11
Ideas fuerza ..................................................................................................................................................................... 13
Bibliografía ....................................................................................................................................................................... 14

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Introducción

En la actualidad, hablar de sistemas de información resulta común debido principalmente a los procesos de
automatización al que se han sometido diversas empresas. Décadas atrás, los sistemas de información involucraban
personas (usuarios) y las primeras máquinas computadoras que ayudaban en la tarea de comprender mejor el
proceso de negocio de la empresa, hoy en día esto se ha automatizado logrando sistemas de información óptimos
para la organización.

Tal como sucede hoy en día, estos sistemas de información son manipulados por usuarios expertos en su área de
conocimiento, que interactúan con los recursos informáticos que existen en la empresa, tales como el hardware,
software, enlaces, etc.

Muchas empresas han consolidado los sistemas de información en verdaderos repositorios de conocimiento, como
ejemplo podemos señalar la tecnología del tipo Data Warehouse, que les permiten a los diferentes usuarios del
negocio dar una visión diferente a la misma información que consolidan en sus sistemas.

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Tema 1. Sistema de información administrativa

Según el autor Robert Murdick (2004), los sistemas extraen los datos de ambientes que poseen transacciones de
acuerdo a la organización, luego estos son procesados para la obtención de información necesaria para la toma de
decisiones de las respectivas gerencias.

Los sistemas de información administrativa son conocidos también con la sigla MIS, Management Information
System.

Se puede señalar que un MIS es un conjunto de varios recursos tecnológicos, tales como personas, procedimientos,
software, bases de datos, cuadros de mando, cuyo fin es apoyar en la toma de decisiones y con ello minimizar el
error de una acción en una organización.

También se puede definir como aquel sistema que captura datos, proveniente muchas veces de datos internos o
externos que luego de un proceso se convierten en información.

Gerencia
Encargada de dar las indicaciones
para el desarrollo del sistema.

Información Sistemas
La información es procesada, de
diversos ambientes, para lograr su Automatizaciones para cumplir con
objetivos.
consolidación.

Datos ambientales

Imagen 1. Significado básico de un sistema de información administrativa. Fuente: Murdick, R. y Munson, J. (2004).

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FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN ADMINISTRACION

Cuadros de resúmenes de
Información de la empresa información
Controla

Suposiciones y estimaciones de la Identifica la Análisis: tendencias, simulación,

gerencia pronósticos, comparaciones entre
información componentes
excepcional
Datos operacionales A través de la información
responde inquietudes

Responde preguntas según modelo

Interpreta predictivo

Imagen 2. El sistema de información administrativa como un sistema de procesamiento de información.

Fuente: Murdick, R. y Munson, J. (2004).

También debe señalarse que una vez que los datos son analizados y procesados, se generan diversas salidas de
información, útil y asociada a cada requerimiento de un cliente, que se materializan en informes, respuestas y todo
lo que conlleve a la toma de decisiones en la organización.

1.1. Fundamentos en un sistema de información administrativa

La comprensión de los sistemas de información requiere de una mirada multidisciplinar. Por esta razón durante las
últimas décadas se han provisto diversos mecanismos que nos permiten la automatización de los procesos al interior
de las empresas. A continuación se entregan los principales fundamentos de un sistema de información
administrativa.

1.1.1. Concepto de los sistemas y ciencias de la administración

Al implementar un sistema en una empresa, deben incluirse mecanismos de control que permitan tener un
óptimo sistema de información administrativa. Una mirada cualitativa le entrega el enfoque de sistemas,
mientras que una mirada cuantitativa la aplicará la administración.

1.1.2. Empresas, gerentes y conducta organizacional

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Se debe conocer bien las empresas, los gerentes y la conducta organizacional si queremos crear un
Management Information System (MIS) práctico que sea aceptado por los gerentes y colaboradores. Los
sistemas deben ser lo más ajustado posible a la parte práctica para evitar el rechazo de los usuarios.

1.1.3. Procesos de trabajo en la organización

Dentro de las organizaciones podemos destacar los sistemas de proceso del trabajo, los cuales cumplen una
funcionalidad específica. Algunos de ellos son:

1.- Sistemas de administración

Aquellos sistemas orientados a la planificación estratégica, operaciones, administración, contabilidad y áreas similares.

2.- Sistemas funcionales o de proceso

Aquellos sistemas asociados a rutinas que se realizan día a día en la empresa. Podemos señalar sistemas de pedido, de
compras, de control de calidad, inventarios, procesamientos transaccionales, etc.

3.- Datos, información y comunicación

Toda la información que es recopilada por los sistemas, es analizada y trabajada por roles expertos dentro de la
organización.

4.- Las gerencias

Si bien podemos señalar que los sistemas centralizan la información, está dispuesta para ser analizada de acuerdo a la
visión particular de cada gerente de las unidades estratégicas del negocio en una organización. Ellos deben velar por el
funcionamiento correcto, los dispositivos tecnológicos y la seguridad de la información que manejan.

5.- Repositorio de información

Las organizaciones poseen diferentes orígenes de información, la cual en su totalidad es considerada una gran base de
datos o conocimientos. Para solucionar problemas de estructuras, almacenamiento y recuperación de grandes
volúmenes de información se crean las bases de datos.

El diseñar una base de datos consistente y que reúna todas las características técnicas no es un tema trivial y debe ser
abordado por roles especialistas expertos en la organización.

6.- Planeación y controles en los sistemas de información administrativa

La automatización de los sistemas tiene la característica de aplicar fuertes controles a la información de entrada y
salida. Esto permitirá la utilización de la información de mejor manera por los especialistas.

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Tema 2. Conceptos de sistemas

Los sistemas de información están conformados por elementos del mundo real, como por ejemplo: información de
ventas, formulario de inscripción, características de un producto, etc.

ENTRADA: normalmente asociadas a los datos que el sistema utilizará, los cuales pueden ser manuales,
digitados por algún usuario, o automáticos a través de una automatización.

PROCESADOR: se entiende como aquel proceso automatizado en el cual los datos son tomados y trabajados
para obtener una determinada información.

SALIDA: se traduce en el resultado de las operaciones del sistema, normalmente materializado en un informe o
reporte.

Ejemplo aclaratorio:

ENTRADA PROCESADOR SALIDA

Computadora Ventas por

Total ventas (vendedor/producto). producto, vendedor
Ventas unitarias
y región en el mes
por vendedor: Proyección de ventas según la actual
mes actual compañía basándose en la
participación del mercado

Analiza la proyección de ventas por

Ventas por
vendedor y región
Ventas en la producto, vendedor, región, etc.
en el próximo mes
industria: mes
actual

Pronóstico rodante
de ventas

Índices y
participaciones

Historia de las
ventas

Imagen 3. Componentes de un Sistema de Información Administrativa. Fuente: Murdick, R. y Munson, J. (2004).

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Significado de información: La información es el proceso de dar un sentido a los datos. Los datos se componen de
símbolos y experiencia-estímulos que no son relevantes para el comportamiento en un momento dado.

La distinción entre la información y datos es importante por dos razones: primero, nos permite establecer por
separado las necesidades de información de los mandos altos y las exigencias de diseño de la base de datos.
Segundo, nos permite suministrar a los gerentes de información, no datos.

El diseñador de un sistema de información se ocupa:

1. De las formas de entradas.

2. De informar el desarrollo del proceso.

3. Del procesamiento de las entradas respectivas.

- Atributos

Para poder comprender a cabalidad cuales son los atributos que tiene la información, debemos revisar los datos y su
significado.

- Significado de los datos

Los datos en forma individual no nos entregan ninguna información, normalmente son símbolos que describen
alguna situación acontecida, o relacionada a un objeto. Por ejemplo: un código de producto, RUT, una identificación.

- Los datos

Poseen su propio ciclo de vida. Tres aspectos de los datos son particularmente importantes en el desarrollo, diseño y
operación de los sistemas:

1. Saber cómo se generan, es decir, como nacen.

2. Saber cómo se realizan ciertos tipos de procesamiento de información, en particular la transmisión de datos.

3. Proceso de almacenamiento/recuperación.

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DATOS SISTEMA INFORMACIÓN

Lámpara
Fábrica
Materia prima (producto)
(sistema)
Imagen 4. Ámbito cotidiano de los datos. Fuente: Murdick, R. y Munson, J. (2004).

2.1. Teoría General de Sistemas

Según Robert Murdick y John Munson (2004), Ludwing Von Bertalanffy (1920) reconoce en la década de 1920 que
existe una necesidad por unificar términos asociados a las ciencias naturales y sociales. Él junto a un grupo de
científicos de diversas áreas de especialización funda la sociedad para la investigación de sistemas generales (1954).

El objetivo de la Teoría General de Sistemas (TGS) es generar teorías cercanas a la realidad. Afirma que los elementos
de un sistema deben ser descritos en forma conjunta, no separados.

Según Berrier (1968) se fundamenta en tres aspectos:

1. Todos los sistemas pertenecen a otros sistemas.

2. Todos los sistemas son abiertos e interactúan con el medio u otros sistemas.
3. Todo sistema tiene su estructura conformada de acuerdo a su necesidad.

2.1.1 Enfoque sistemático

En los años treinta, el biólogo Ludwig von Bertalanffy, plantea la necesidad de crear una nueva disciplina cuyo
propósito justificara los sistemas modernos, acuñando el término de la Teoría General de Sistemas, que más tarde,
en conjunto con otros profesionales crea la sociedad para la investigación general de los sistemas (1954).

Básicamente es la utilización de modelos utilizables que se pueden transferir en diferentes áreas de conocimiento,
por lo tanto los sistemas son elementos que se relacionan entre sí para mantenerlo relativamente estable y que
cumplan el objetivo por el cual fueron concebidos.

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A continuación, algunas características de la administración según Herbert (1975):

La organización está constituida por cinco partes básicas: entradas, procesos

Vista sistémico o decisión, salidas, retroalimentación y ambiente.

Señala la visión del dinamismo en un sistema, contrario con lo clásico

Dinamismo conocido. Este dinamismo se visualiza en la interacción interna de la
estructura.

La característica de variadas dimensiones significa que abarca todos los

Muchas dimensiones niveles en la organización.

Señala que los actos son motivados por diferentes requerimientos de la

Motivacional organización.

Toda la información de diferentes áreas es considerada para representar

Multidisciplinaria mejor el sistema.

Comprende las instancias organizacionales acotando los objetivos

Descriptiva directamente a los usuarios.

Los sucesos son generados por diversos factores que se relacionan entre sí
Multivariable con su independencia.

Hoy en día las organizaciones deben ajustarse constantemente al medio para

Adaptación continuar viables a sus clientes, la retroalimentación es vital.

Imagen 5. Enfoque sistémico. Fuente: Herbert (1975).

2.2. Pasos para implementar un sistema de información administrativa

El implementar un sistema de información administrativo implica emplear usuarios con roles especialistas y muy
profesionales en cada una de las áreas de la compañía, con un alto grado estratégico alineado a los mandos de alta
gerencia dentro de la organización. A continuación se describen los pasos necesarios que se deben contemplar para
implementar un sistema de información administrativa en la empresa.

2.2.1 Acciones realizadas por el gerente de sistemas

En la práctica, el gerente de sistemas habitualmente “reporta” al vicepresidente de los servicios administrativo o al
vicepresidente principal del departamento de planeación y control. En muchas compañías, el vicepresidente del
sistema de información administrativa depende directamente del presidente.

2.2.2 Función de los roles asignados a un sistema de información administrativa

Para realizar una óptima implementación de un sistema de información administrativa, se contemplan diferentes
roles en la organización para cada uno de sus procesos. Por ser el primer intento importante a nivel de empresa, se

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debe crear un comité directivo, normalmente integrado por el gerente del MIS, el gerente de ventas, el de
producción, el de finanzas y el de ingeniería, quienes guiarán la actividad de los sistemas. Un equipo especial del
proyecto, formado por representantes de cada área funcional y por técnicas de sistemas, lleva a cabo el diseño con
amplia participación de los gerentes. Una vez instalado el primer sistema de información administrativa, existe una
organización que controla, lo mantiene en un funcionamiento satisfactorio y lo rediseña a intervalos periódicos.

Su organización permanente suele incluir analistas de sistemas (diseñadores), especialistas en computación y

comunicación de datos y, en ocasiones, expertos en administración. Estos últimos establecen relaciones matemáticas
para el procesamiento de datos en bruto y su conversión en información útil: pronósticos de ventas, niveles de
reordenación del inventario, evaluaciones de gastos de capital.

2.3. Concepto de red Información-Decisión-Acción (red IDA)

El ciclo de información de una empresa normalmente está asociado a un sistema, donde la entrada será la diferente
información que ingresa, la decisión, apoyada por los objetivos que se buscan, asociada al proceso de
transformación; la salida serán las diferentes acciones, todo acompañado del proceso de retroinformación necesario
para mejorar continuamente el sistema.

OBJETIVOS

INFORMACIÓN DESICIÓN ACCIÓN

RETROALIMENTACIÓN

Imagen 6. El ciclo Información-Decisión-Acción. Fuente: Claver (2000).

2.3.1. Tipos de decisiones

Las decisiones son diferentes de acuerdo al tipo de organización en que estas se producen. Claver (2000) y
Menguzzato y Renau (1995) las clasifican en:

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Imagen 7. Tipos de decisiones. Fuente: Claver (2000). Menguzzato y Renau (1995).

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Ideas fuerza
A continuación se presentan, las principales ideas, tratadas en este material de profundización:

 Un sistema de información administrativo es un conjunto de elementos (personas, procedimientos,

software, bases de datos) que permiten entregar información estratégica.

 Un sistema de información administrativo se compone de entradas, las cuales son procesadas para obtener
salidas determinadas y un proceso de retroalimentación constante.

 La decisión en su conjunto implica el concurso de información y la guía de un determinado objetivo más o

menos formalizado.

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Bibliografía
Claver, E., Llopis, J., Lloret, M., y Molina, H. (2000). Manual de administración de empresas (4ª ed.). Madrid: Civitas.

Cyert, R. M., y March, J. G. (1965). Teoría de las decisiones económicas de la empresa. México: Herrero Hermanos.

Davis, D. (2000). Investigación en administración para la toma de decisiones. México: Thomson.

Fernández Alarcón, V. (s.f.). Desarrollo de Sistemas de información. Barcelona: Ediciones de la Universidad

Politécnica de Catalunya, SL.

Menguzzato, M., y Renau, J.J. (1995). La dirección estratégica de la empresa. Un enfoque innovador del
management. Barcelona: Ariel.

Murdick, R. y Munson, J. (s.f.). Sistema de Información Administrativa. México: Prentice Hall Inc.

Von Bertalanffy, L. (1986). Teoría General de los Sistemas (7ª ed.). México.

Bibliografía complementaria
Valdés, L. (1999). Facultad de Contaduría y Administración UNAM, Revista contaduría y administración Nro 195,
Octubre – Diciembre. Recuperado de: http://www.ejournal.unam.mx/rca/195/RCA19505.pdf

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