UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

INDUCCIÓN A LA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS

1
La
Administración
Pública Federal y
la organización
archivística

2
 Tema 1
La administración pública

Está integrada por la parte de

los órganos del Estado que
dependen directa o
indirectamente, del Poder
Ejecutivo, tiene a su cargo toda
la actividad estatal que no
desarrollan los otros poderes
(Legislativo y Judicial), su acción
es continua y permanente,
siempre persigue el interés
público, adopta una forma de
organización jerarquizada y
cuenta con:

➢ Elementos personales
➢ Elementos patrimoniales
➢ Estructura jurídica
➢ Procedimientos técnicos

3
 Integración de la Administración Pública Federal

De acuerdo con lo que establece el artículo 90 de la Constitución

Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Administración Pública
Federal se divide en centralizada y paraestatal, conforme a su ley
normativa, y cuenta con estructura y características propias.

Tiene un base normativa denominada Ley Orgánica de la

Administración Pública Federal, en su artículo 1º, párrafo segundo
señala que la Presidencia de la República, las Secretarias de Estado,
la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal y los Órganos
Reguladores Coordinados integran la Administración Pública
centralizada.

4
 ➢ Presidencia de la República.
➢ Secretarías de Estado. *
➢ Consejería Jurídica.
Centralizada ➢ Órganos Reguladores Coordinados.

➢ Autoridad Educativa
Administración * Desconcentrados Federal de la Ciudad de
Pública México
Federal
➢ Organismos descentralizados.
➢ Empresas de participación estatal,
instituciones y organizaciones auxiliares
Paraestatal nacionales de crédito, e instituciones
nacionales de seguros y fianzas.
➢ Fideicomisos.

5
Funciones administrativas en la Administración Pública Federal

✓ Planeación

✓ Programación y presupuesto
Funciones comunes
Son actividades con impacto directo en la ✓ Informática
administración y gestión interna de la
institución. ✓ Recursos humanos, materiales,
financieros
✓ Servicios generales

✓ Técnico pedagógico

Funciones sustantivas
Son actividades con impacto directo en la
razón de ser de la institución. Están
orientadas hacia las funciones no
administrativas de la institución.
✓ Administración educativa
✓ Extensión educativa
✓ Planeación, innovación y calidad
educativa

6
 Normatividad principal en la
organización de archivos
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Ley General de Archivos

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Ley General de Bienes Nacionales

Ley General de Responsabilidades Administrativas

Código Penal Federal

7
Acuerdo por el que se emiten los criterios técnicos para
el destino final de los documentos: baja documental y
transferencia primaria

Disposiciones generales en las materias de archivos y de

gobierno abierto para la administración pública federal y
su Anexo único

Lineamientos generales para la organización y

conservación de los archivos de las dependencias y
entidades del Poder Ejecutivo Federal

Lineamientos para analizar, valorar y decidir y el destino

final de la documentación de las dependencias y
entidades del Poder Ejecutivo Federal

Lineamientos para la creación y funcionamiento de los

sistemas que permitan la organización y conservación de
la información de los archivos administrativos del Poder
Ejecutivo Federal de forma completa y actualizada
8
 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Artículo 6°.- La manifestación de las ideas no será objeto de

ninguna inquisición judicial o administrativa, sino en el caso de que
ataque a la moral, la vida privada o los derechos de terceros,
provoque algún delito, o perturbe el orden público; el derecho de
réplica será ejercido en los términos dispuestos por la ley. El
derecho a la información será garantizado por el Estado.
…
…

Para efectos de lo dispuesto en el presente artículo se observará lo

siguiente:

A. Para el ejercicio del derecho de acceso a la información, la

Federación, los Estados y el Distrito Federal, en el ámbito de sus
respectivas competencias, se regirán por los siguientes principios y
bases:

9
I. Toda la información en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los
Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y
fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza
recursos públicos o realice actos de autoridad en el ámbito federal, estatal y municipal, es
pública y sólo podrá ser reservada temporalmente por razones de interés público y seguridad
nacional, en los términos que fijen las leyes. En la interpretación de este derecho deberá
prevalecer el principio de máxima publicidad. Los sujetos obligados deberán documentar
todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, la ley
determinará los supuestos específicos bajo los cuales procederá la declaración de inexistencia
de la información.

II. La información que se refiere a la vida privada y los datos personales será protegida en los
términos y con las excepciones que fijen las leyes.

III. Toda persona, sin necesidad de acreditar interés alguno o justificar su utilización, tendrá
acceso gratuito a la información pública, a sus datos personales o a la rectificación de éstos.

10
 IV. Se establecerán mecanismos de acceso a la información y
procedimientos de revisión expeditos que se sustanciarán ante los
organismos autónomos especializados e imparciales que establece esta
Constitución.

V. Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos

administrativos actualizados y publicarán, a través de los medios
electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el
ejercicio de los recursos públicos y los indicadores que permitan rendir
cuenta del cumplimiento de sus objetivos y de los resultados obtenidos.

VI. Las leyes determinarán la manera en que los sujetos obligados

deberán hacer pública la información relativa a los recursos públicos que
entreguen a personas físicas o morales.

VII. La inobservancia a las disposiciones en materia de acceso a la

información pública será sancionada en los términos que dispongan las
leyes.

11
 Ley General de Transparencia y Acceso
a la Información Pública

Establece en el artículo 7° aspectos fundamentales para lograr

materializar el espíritu jurídico de la reforma constitucional. El
texto normativo refiere que para aplicar e interpretar la
legislación de la materia, deberá prevalecer el principio de
máxima publicidad, dejando en claro que toda la información en
posesión de los sujetos obligados será pública, sujeta a un claro
régimen de excepciones definidas, legítimas y estrictamente
necesarias para la sociedad.

12
 Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública
Artículo 1. La presente Ley es de orden público y tiene por objeto proveer lo
necesario en el ámbito federal, para garantizar el derecho de acceso a la
Información Pública en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y
organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos,
partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier
persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos
federales o realice actos de autoridad, en los términos previstos por la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y la Ley General de
Transparencia y Acceso a la Información Pública.

13
 Sujetos obligados
Artículo 9. Son sujetos obligados a transparentar y permitir el acceso a la información y proteger los datos
personales que obren en su poder los citados en el artículo 1 de la presente Ley.

Artículo 10. Los sujetos obligados serán los responsables del cumplimiento de las obligaciones,
procedimientos y responsabilidades establecidas en la Ley General y la presente Ley y podrán ser
acreedores de las sanciones y medidas de apremio establecidas en las mismas.

Artículo 11. Para el cumplimiento de los objetivos de esta Ley, los sujetos obligados deberán cumplir según
corresponda, de acuerdo a su naturaleza, con las siguientes obligaciones:
IV.- Constituir y mantener actualizados sus sistemas de archivo y gestión documental conforme a la
normatividad aplicable;
VI.- Proteger y resguardar la información clasificada como reservada o confidencial;

Artículo 12. Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades,
competencias o funciones de conformidad con la normatividad aplicable.

14
 Ley General de Bienes Nacionales
Artículo 6.- Están sujetos al régimen de dominio público de la Federación:
…
XVII.- Los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, como los
documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos,
publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las
colecciones de estos bienes; las piezas etnológicas y paleontológicas; los especímenes tipo de la flora y
de la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas y filatélicas; los archivos, las
fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, magnéticos o informáticos, cintas magnetofónicas y
cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonido, y las piezas artísticas o históricas de los museos;

15
 Ley General de Responsabilidades Administrativas
Artículo 7. Los Servidores Públicos observarán en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, los principios de disciplina, legalidad,
objetividad, profesionalismo, honradez, lealtad, imparcialidad, integridad, rendición de cuentas, eficacia y eficiencia que rigen el servicio
público.

TÍTULO TERCERO
DE LAS FALTAS ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y ACTOS DE PARTICULARES VINCULADOS CON FALTAS
ADMINISTRATIVAS

Capítulo I De las Faltas administrativas no graves de los Servidores Públicos

Artículo 49. Incurrirá en Falta administrativa no grave el servidor público cuyos actos u omisiones incumplan o transgredan lo contenido
en las obligaciones siguientes:
…

V.- Registrar, integrar, custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su
responsabilidad, e impedir o evitar su uso, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos;

16
Capítulo II De las faltas administrativas graves de los Servidores Públicos

Artículo 55. Incurrirá en utilización indebida de información el servidor público que adquiera para sí o para las
personas a que se refiere el artículo 52 de esta Ley, bienes inmuebles, muebles y valores que pudieren
incrementar su valor o, en general, que mejoren sus condiciones, así como obtener cualquier ventaja o
beneficio privado, como resultado de información privilegiada de la cual haya tenido conocimiento.

Artículo 56. Para efectos del artículo anterior, se considera información privilegiada la que obtenga el servidor
público con motivo de sus funciones y que no sea del dominio público. La restricción prevista en el artículo
anterior será aplicable inclusive cuando el servidor público se haya retirado del empleo, cargo o comisión,
hasta por un plazo de un año.

17
 Sanciones por faltas administrativas no graves

Artículo 75. En los casos de responsabilidades administrativas

distintas a las que son competencia del Tribunal, la Secretaría o los
Órganos internos de control impondrán las sanciones
administrativas siguientes:

I. Amonestación pública o privada;

II. Suspensión del empleo, cargo o comisión;
III. Destitución de su empleo, cargo o comisión, y
IV. Inhabilitación temporal para desempeñar empleos, cargos o
comisiones en el servicio público y para participar en
adquisiciones, arrendamientos, servicios u obras públicas.

Las Secretarías y los Órganos internos de control podrán imponer

una o más de las sanciones administrativas señaladas en este
artículo, siempre y cuando sean compatibles entre ellas y de
acuerdo a la trascendencia de la Falta administrativa no grave.

La suspensión del empleo, cargo o comisión que se imponga

podrá ser de uno a treinta días naturales.

En caso de que se imponga como sanción la inhabilitación

temporal, ésta no será menor de tres meses ni podrá exceder de
un año.
18
 Sanciones para los Servidores Públicos por Faltas Graves

Artículo 78. Las sanciones administrativas que imponga el Tribunal a los Servidores
Públicos, derivado de los procedimientos por la comisión de faltas administrativas
graves, consistirán en:

I. Suspensión del empleo, cargo o comisión;

II. Destitución del empleo, cargo o comisión;
III. Sanción económica,
IV. Inhabilitación temporal para desempeñar empleos, cargos o comisiones en el
servicio público y para participar en adquisiciones, arrendamientos, servicios u obras
públicas.

19
 Código Penal Federal
Ejercicio ilícito de servicio público

Artículo 214.- Comete el delito de ejercicio ilícito de servicio público, el servidor público que:
…

IV.- Por sí o por interpósita persona, sustraiga, destruya, oculte, utilice, o inutilice ilícitamente
información o documentación que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de la
que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión.

Al infractor de las fracciones III, IV, V y VI se le impondrán de dos a siete años de prisión y de
treinta a ciento cincuenta días multa.

20
 Ley General de Archivos
Artículo 1. La presente Ley es de orden público y de observancia general en todo el territorio nacional, y
tiene por objeto establecer los principios y bases generales para la organización y conservación,
administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad,
órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial.

Artículo 2. Son objetivos de esta Ley:

I. Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminadas al desarrollo de sistemas de archivos

que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita, de los
documentos de archivo que poseen los sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la
administración pública, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional;

21
TÍTULO SEGUNDO
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

CAPÍTULO I
DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

Artículo 6. Toda la información contenida en los documentos de archivo

producidos, obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los
sujetos obligados, será pública y accesible a cualquier persona en los
términos y condiciones que establece la legislación en materia de
transparencia y acceso a la información pública y de protección de datos
personales.

El Estado mexicano deberá garantizar la organización, conservación y

preservación de los archivos con el objeto de respetar el derecho a la
verdad y el acceso a la información contenida en los archivos, así como
fomentar el conocimiento del patrimonio documental de la Nación.

Artículo 7. Los sujetos obligados deberán producir, registrar, organizar y

conservar los documentos de archivo sobre todo acto que derive del
ejercicio de sus facultades, competencias o funciones de acuerdo con lo
establecido en las disposiciones jurídicas correspondientes.

22
DE LAS OBLIGACIONES

Artículo 10. Cada sujeto obligado es responsable de

organizar y conservar sus archivos; de la operación de su
sistema institucional; del cumplimiento de lo dispuesto
por esta Ley; las correspondientes de las entidades
federativas y las determinaciones que emita el Consejo
Nacional o el Consejo Local, según corresponda; y
deberán garantizar que no se sustraigan, dañen o
eliminen documentos de archivo y la información a su
cargo.

El servidor público que concluya su empleo, cargo o

comisión, deberá garantizar la entrega de los archivos a
quien lo sustituya, debiendo estar organizados y
descritos de conformidad con los instrumentos de
control y consulta archivísticos que identifiquen la
función que les dio origen en los términos de esta Ley.

23
 LIBRO TERCERO
DE LAS INFRACCIONES ADMINISTRATIVAS Y DELITOS EN MATERIA DE ARCHIVOS

TÍTULO PRIMERO
DE LAS INFRACCIONES ADMINISTRATIVAS

Artículo 116. Se consideran infracciones a la presente Ley, las

siguientes:

I. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de

archivos o documentos de los sujetos obligados, salvo aquellas
transferencias que estén previstas o autorizadas en las
disposiciones aplicables;

II. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los

archivos sin causa justificada;

III. Actuar con dolo o negligencia en la ejecución de medidas de

índole técnica, administrativa, ambiental o tecnológica, para la
conservación de los archivos;

IV. Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o

inutilizar, total o parcialmente, sin causa legítima conforme a las
facultades correspondientes, y de manera indebida, documentos
de archivo de los sujetos obligados;

24
V. Omitir la entrega de algún documento
de archivo bajo la custodia de una
persona al separarse de un empleo, cargo
o comisión;

VI. No publicar el catálogo de disposición

documental, el dictamen y el acta de baja
documental autorizados por el Archivo
General o, en su caso, las entidades
especializadas en materia de archivos a
nivel local, así como el acta que se levante
en caso de documentación siniestrada en
los portales electrónicos, y

VII. Cualquier otra acción u omisión que

contravenga lo dispuesto en esta Ley y
demás disposiciones aplicables que de
ellos deriven.

25
Artículo 117. Las infracciones administrativas a que se refiere
este título o cualquier otra derivada del incumplimiento de las
obligaciones establecidas en la presente Ley, cometidas por
servidores públicos, serán sancionadas ante la autoridad
competente en términos de la ley aplicable en materia de
responsabilidades administrativas de los servidores públicos,
según corresponda.

Artículo 119. Las sanciones administrativas señaladas en esta

Ley son aplicables sin perjuicio de la responsabilidad civil o
penal de quienes incurran en ellas.

En caso de que existan hechos que pudieran ser constitutivos

de algún delito, las autoridades estarán obligadas a realizar la
denuncia ante el Ministerio Público correspondiente,
coadyuvando en la investigación y aportando todos los
elementos probatorios con los que cuente.

26
 TÍTULO SEGUNDO
DE LOS DELITOS CONTRA LOS ARCHIVOS

Artículo 121. Será sancionado con pena de tres a diez años de prisión y multa de tres mil a cinco mil
veces la unidad de medida y actualización a la persona que:

I. Sustraiga, oculte, altere, mutile, destruya o inutilice, total o parcialmente, información y documentos
de los archivos que se encuentren bajo su resguardo, salvo en los casos que no exista responsabilidad
determinada en esta Ley;

II. Transfiera la propiedad o posesión, transporte o reproduzca, sin el permiso correspondiente, un

documento considerado patrimonio documental de la Nación;

III. Traslade fuera del territorio nacional documentos considerados patrimonio documental de la Nación,
sin autorización del Archivo General;

27
IV. Mantenga, injustificadamente, fuera del territorio nacional documentos considerados patrimonio documental de la
Nación, una vez fenecido el plazo por el que el Archivo General le autorizó la salida del país, y

V. Destruya documentos considerados patrimonio documental de la Nación.

La facultad para perseguir dichos delitos prescribirá en los términos previstos en la legislación penal aplicable.

En tratándose del supuesto previsto en la fracción III, la multa será hasta por el valor del daño causado.

Será sancionado con pena de tres a diez años de prisión y multa de tres mil veces la unidad de medida y actualización hasta
el valor del daño causado, a la persona que destruya documentos relacionados con violaciones graves a derechos humanos,
alojados en algún archivo, que así hayan sido declarados previamente por autoridad competente.

28
 La administración documental

Entre las principales funciones de la administración

documental se encuentra el control, mantenimiento,
almacenamiento, destino final (baja documental o
transferencia secundaria) de los documentos, así como la
circulación de la información.
29
Terminología archivística

Documento: Los expedientes, reportes,

estudios, actas, resoluciones, oficios,
correspondencia, acuerdos, directivas,
directrices, circulares, contratos, convenios,
instructivos, notas, memorandos, estadísticas
o bien, cualquier otro registro que
documente el ejercicio de las facultades,
funciones y competencias de los sujetos
obligados, sus Servidores Públicos e
integrantes, sin importar su fuente o fecha
de elaboración. Los documentos podrán
estar en cualquier medio, sea escrito,
impreso, sonoro, visual, electrónico,
informático u holográfico. (LGTAIP. Art. 3, fr.
VII. DOF 04/05/2015)

30
Documento de archivo:
Aquel que registra un hecho,
acto administrativo, jurídico,
fiscal o contable producido,
recibido y utilizado en el
ejercicio de las facultades,
competencias o funciones de
los sujetos obligados, con
independencia de su soporte
documental. (LGA. Art. 4, fr.
XIV. DOF 15/06/2018)

31
Expediente:
Unidad documental
compuesta por documentos
de archivo, ordenados y
relacionados por un mismo
asunto, actividad o trámite
de los sujetos obligados.
(LGA. Art. 4, fr. XXIX. DOF
15/06/2018)

32
Archivo: Conjunto organizado de documentos producidos
o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus
atribuciones y funciones, con independencia del soporte,
espacio o lugar en que se resguarden. (LGA. Art. 4, fr. I. DOF
15/06/2018)

La constitución de
un archivo implica
el uso de métodos,
sistemas de
trabajo e
instrumentos de
control y consulta
archivísticos.

33
Generación de documentos en la administración
pública federal
La administración pública tiene la obligación de documentar todas
sus acciones, ya sea que se trate de trámites administrativos o de
proyectos y acciones sustantivas.
Los documentos son elementos probatorios de eventos y procesos
de gestión, que permiten la comunicación formal entre las áreas
internas de una institución y son testimonios con valor jurídico,
administrativo, contable o fiscal para las organizaciones y los
ciudadanos.

34
 Origen de documentos
1.- Derivado de la necesidad de documentar las actividades que
desempeñan la administración pública en relación con la
ciudadanía, es decir, la prestación de servicios.
2.- Como resultado de la administración de los recursos operativos:
humanos, materiales y financieros de las instituciones
3.- Como resultado de las actividades de planeación , así como para
el cumplimiento de normas y en general de todas las actividades
sustantivas de las instituciones.

35
 Características de los documentos

Internas:
Entidad productora: Persona o
corporación que realizó el
documento.
Orígenes funcionales: Indica el cargo
o la función de la persona que realizó
el documento (firma y cargo).
Fecha y lugar de producción: Indica
el donde y cuando fueron
producidos los documentos.
Contenido: Asunto o tema que trata
el documento.

36
 Externas:

Clase: Pueden ser textuales, iconográficos, sonoros,

audiovisuales y electrónicos.

Tipo: Está definido por el contenido y la

estructura del documento. Sí la acción es
legislativa, el tipo es ley; sí la acción es de
petición, el tipo es solicitud; si es informar, el
tipo es informe; si es de constatar el tipo es
constancia.

37
Formato: Se define de acuerdo al
soporte. Sí es papel puede ser carta,
oficio, etc. Sí son imágenes
electrónicas es jpg, bmp, gif, etc. En
caso de textos electrónicos txt, rtf,
html, doc, etc.

Cantidad: Es el número de unidades

(volúmenes, legajos, documentos) y el
espacio que ocupan los documentos:
metros lineales; megabytes si son
electrónicos o en minutos si son sonoros
o audiovisuales.

38
 Carácter triple de los documentos de archivo

• Debido a que no son múltiples como los ejemplares de libros o revistas,

no son de tiraje masivo.
Únicos

• Puesto que son parte de un todo estructurado, deben su existencia a

una persona o institución que los produjó y sólo cobran sentido cuando
Orgánicos se relacionan entre sí.

• Ya que se producen uno a uno (por consecuencia) y se acumulan de

modo natural en los archivos, formando series.
Seriados

39
 Ciclo vital de los documentos
Ciclo vital: Etapas por las que atraviesan los documentos de
archivo desde su producción o recepción hasta su baja documental
o transferencia a un archivo histórico.

40
a) Fase activa o de trámite:

Durante esta etapa los

documentos tiene valores
primarios para la institución:

Valor administrativo:
condición de los documentos
producidos o recibidos por
una institución para realizar
sus funciones o actividades
comunes.

Valor jurídico o legal:

condición de los documentos
que permite certificar
derechos u obligaciones de la
administración pública de los
ciudadanos.

41
Valor fiscal o contable:
atributo de los documentos
para comprobar el origen,
distribución y uso de los
recursos financieros de una
institución.

El uso del documento en esta

etapa es constante e
inmediato, por eso debe ser
conservado cerca del usuario
del mismo (el creador del
documento) en el archivo de
trámite.

42
b) Fase semiactiva

El documento conserva sus

valores primarios:
administrativo, legal o contable.

Su uso es ocasional, por ello hay

que conservarlo durante un
plazo precautorio.

Su conservación debe ser en un

archivo de concentración, no
necesariamente cerca del
usuario.

43
c) Fase histórica
El documento ha perdido sus valores primarios para la institución, pero adquiere
utilidad permanente y valores secundarios:
➢ Valor evidencial: en virtud de su relación con derechos de las personas físicas y
morales.
➢ Valor testimonial: por reflejar la evolución de la entidad administrativa que los
creó.
➢ Valor informativo: aportan datos únicos y sustanciales para la investigación y
el estudio en cualquier campo del saber.

44
Su uso ya no es institucional, sino de consulta pública.

Su conservación debe ser permanente en el Archivo Histórico, en donde

recibirá un tratamiento especializado.
45
 Ciclo vital de la documentación

FASE VALOR USO USUARIO ARCHIVO

Primario
- Administrativo Institucional frecuente
Activa Institución productora Trámite
- Fiscal o contable (consulta alta)
- Legal o jurídico
Primario
- Administrativo Institucional ocasional
Semiactiva Institución productora Concentración
- Fiscal o contable (consulta baja)
- Legal o jurídico
Secundario
- Evidencial Investigador
Inactiva Social Histórico
- Testimonial Público en general
- Científico

46
 Expedientes de series comunes y series
sustantivas
Los expedientes de series comunes son los que se producen como
consecuencia de las funciones administrativas de una institución;
es decir, de los procesos asociados a la administración de recursos
humanos, materiales y financieros.
Estas funciones, generalmente son similares en todas las
instituciones, por lo que este tipo de expedientes se encuentran en
todas ellas; por tal motivo se les llama comunes.

47
Expedientes de series sustantivas:

Son aquellos generados de manera exclusiva en cada institución, debido

a sus facultades específicas que constituyen su razón de ser, es decir, para
cumplir con los objetivos del Estado, cada institución tiene una función
primordial –una actividad sustantiva para lo cual fue creada- y al ejecutar
las acciones inherentes producen documentos sustantivos.

48
El conjunto de documentos de
archivo se integran en un
expediente, por lo tanto, deben de
ser registrado en los inventarios
de los archivos de trámite.

Los documentos de
comprobación administrativa
inmediata y los de apoyo
informativo no reúnen las
características para conformar un
expediente, por lo tanto no
tienen que ser registrados, se
podrá llevar un control interno de
los mismos.

49
Instrumentos de control y consulta archivísticos

Instrumentos de control archivístico: Son aquellos documentos

técnicos que propician la organización, control y conservación de
los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, como lo son
el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de
disposición documental.

Instrumentos de consulta: Son los instrumentos que describen

las series, expedientes o documentos de archivo y permiten la
localización, transferencia o baja documental.

50
Cuadro general de
clasificación archivística:

Es el instrumento técnico que

refleja la estructura de un
archivo con base en las
atribuciones y funciones de
cada sujeto obligado, en
nuestro caso, de las unidades
administrativas de la Autoridad
Educativa Federal en la Ciudad
de México.

51
Secciones sustantivas

52
53
 Catálogo de disposición documental
Es el registro general y sistemático que establece los valores primarios de la documentación, los
plazos de conservación o vigencia documental en los archivos de trámite y concentración, y la
determinación de su destino final al término de sus vigencias, que puede ser su eliminación
definitiva —en caso de carecer de valores secundarios— o bien, su selección como
documentación histórica o de valor permanente, susceptible de transferirse para su conservación
y divulgación a una unidad de archivo histórico.
(También se lo conoce como tablas de retención, cuadro de vigencias o calendarios de
conservación).

54
55
Los valores primarios de la documentación: Administrativo, legal y fiscal/contable.

56
Los plazos de conservación o vigencia documental en los archivos
de trámite y concentración.
57
Técnicas de selección: es la determinación de su destino final al término de sus vigencias,
que puede ser su eliminación definitiva —en caso de carecer de valores secundarios— o
bien, su selección como documentación histórica o de valor permanente, susceptible de
transferirse para su conservación y divulgación a una unidad de archivo histórico.

58
Áreas operativas

59
Unidad de correspondencia u
Oficialía de partes

60
La Ley General de Archivos indica que las áreas de correspondencia son
responsables de la recepción, registro, seguimiento y despacho de la
documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite.
Los responsables de las áreas de correspondencia deben contar con los
conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su
responsabilidad; y los titulares de las unidades administrativas tienen la
obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de dichos
responsables para el buen funcionamiento de los archivos.

61
 Área de correspondencia u Oficialía de partes
El Lineamiento Séptimo, Fracción I, de los
Lineamientos generales para la organización y
conservación de los archivos del Poder
Ejecutivo Federal (DOF 03-07-2015) establece
que las Instituciones deben de:

Establecer un área de control de los documentos

de archivo, que será la encargada de:

a) Recibir y distribuir la correspondencia de

entrada;
b) Registrar y controlar la correspondencia de
entrada y salida, y
c) Recibir y despachar la correspondencia de
salida de sus unidades administrativas.

Además las dependencias y entidades elaborarán

un formato de control de correspondencia
(volantes) y una relación de correspondencia para
el seguimiento administrativo de la gestión.
62
Recepción de la correspondencia

63
Recepción de la correspondencia

64
Seguimiento y control de la información en
trámite (Control de gestión)
Una vez recibida la correspondencia, se inicia el proceso de control del
trámite, el cual se desahoga a partir de los procedimientos siguientes:

1. Registrar en un volante de control o en el sistema automatizado, los

términos que el funcionario determine para la atención del trámite
2. Turnar los documentos a las áreas que corresponde su atención
3. Seguimiento de los asuntos a través de la verificación de fechas
requeridas de respuesta
4. Notificar a la autoridad superior las anomalías que se presenten
5. Elaborar informes de gestión y resolución de asuntos

65
Recepción y despacho de correspondencia de
salida/(Control de la correspondencia de salida)
La correspondencia de salida también deberá incluir la ejecución de
algunos procedimientos básicos; entre otros, los siguientes:

a) Revisión de la respuesta y, en su caso, corrección de términos

b) Registro de la correspondencia en un formato oficial o en el sistema
c) Control del mecanismo de distribución de la correspondencia de salida

66
Despacho de la correspondencia

67
 Vinculación operativa de los procesos archivísticos

Una vez que se hayan efectuado los procedimientos para el control de la

correspondencia de entrada, en trámite y de salida, y que se haya reunido toda
la documentación asociada a los asuntos que tratan, se estará en condiciones
de integrar los expedientes que correspondan, para su posterior clasificación,
ordenación y descripción.

Con lo anteriormente descrito se vincula operativamente el manejo de la

documentación suelta (las piezas individuales de la correspondencia) a las
categorías de agrupamiento con las que se relaciona (expediente, series,
fondos).

68
 Tipos de archivo

Trámite Concentración Histórico

69
 Tipos de archivos

Archivo de trámite: Es el
integrado por los documentos de
archivo de uso cotidiano y
necesario para el ejercicio de las
atribuciones y funciones de los
sujetos obligados.

Archivo de concentración:
Es el integrado por
documentos transferidos
desde las áreas o unidades
productoras, cuyo uso y
consulta es esporádica y
que permanecen en él
hasta su disposición
documental.
Archivo histórico: Es el
integrado por documentos
de conservación
permanente y de
relevancia para la memoria
nacional, regional o local
de carácter público.

Archivo: Es el conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en el
ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarde.
70
 Archivo de trámite
También es conocido como Archivo de oficina o Archivo de gestión.
En este se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los
asuntos iniciados, la cual es sometida a uso continúo y consulta por las
mismas áreas que lo generaron u otras que la soliciten.

Las funciones a realizar en el Archivo de trámite son las siguientes:

➢ Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad

produzca, use y reciba;
➢ Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la
elaboración de los inventarios documentales;
➢ Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada
de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso
a la información pública, en tanto conserve tal carácter;
➢ Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración
de los instrumentos de control archivístico;
➢ Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y
recomendaciones dictados por el área coordinadora de archivos;
➢ Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, y
➢ Las que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

71
 Apertura de un expediente
Se abrirá un nuevo expediente cuando no existan antecedentes del asunto en los
archivos del área o en la unidad de documentación en trámite. Es decir, cuando
por primera vez se trata un asunto en específico.
Verifique que efectivamente no hay antecedentes del asunto del que trata el o
los documentos, es decir, que no exista algún expediente ya aperturado de ese
asunto.
Si hubiera antecedentes del asunto, se deberá integrar al expediente ya abierto.
Se debe tener en cuenta que un mismo asunto puede generarse año con año, en
cuyo caso se deberá aperturar un nuevo expediente para cada uno de los años:
Un expediente para Presupuesto del 2019 y un expediente diferente para
Presupuesto del 2020.
No deberá aperturar expedientes con información ajena a ellos o que no haya
sido gestionada por una Unidad Administrativa de la misma.
Acomode la documentación dentro del fólder en orden cronológico, tal y como
se fue generando. De tal manera que el primer documento generado se
encontrará al inicio del expediente.
72
 Clasificación de los expedientes
Los expedientes se clasifican de acuerdo al asunto del que tratan los
documentos que lo conforman y con base en el Cuadro General de Clasificación
Archivística de la Procuraduría Federal de Protección al Ambiente.

Se deberá identificar el asunto del que trata el expediente en turno. Ejemplo:

Licitación pública.

Todos los expedientes pertenecientes a una serie documental deberán tener una
numeración consecutiva propia y corresponderá a un año en específico.

No se deben mezclar números de expedientes de series distintas, ni periodos

diferentes.

73
 Descripción de los expedientes
La descripción deberá ser lo más clara y detallada posible, y tendrá que reflejar su
contenido, es decir, el asunto de que trata.
Los nombres de los expedientes no deberán contener siglas o descripciones que no
indiquen algo de manera precisa como:
▪ DRMS
▪ DGNAM
▪ Asuntos generales
▪ Asuntos varios
▪ QRR, etc.

La descripción debe ser tan definida que el Archivo General de la Nación o cualquier
ciudadano pueda comprender el título y contenido del Expediente.

74
75
 Archivo de concentración
El archivo de concentración corresponde a la segunda etapa de la vida de
los documentos; a éste se deben transferir los expedientes de los archivos
de trámite cuando su consulta por las áreas generadoras es esporádica, y
ahí permanecerán hasta su disposición documental: eliminación o
transferencia al archivo histórico.

76
Actividades en el Archivo de Concentración

77
 Archivo muerto

Denominar al Archivo de
Concentración como “archivo
muerto” no es adecuado, debido
a que los expedientes en el
resguardados siguen bajo la
responsabilidad de las unidades
administrativas que los
generaron, y solo a ellas se les
puede proporcionar en
préstamo sus documentos.

78
 Destino final de la documentación

A) Archivo Histórico

B) Baja documental

79
 Archivo histórico
En el se resguardan los expedientes que se encuentran en la tercera etapa del
ciclo vital de la documentación, los que son transferidos del archivo de
concentración. Sus fondos están constituidos por series documentales
transferidas con valor secundario.

También puede conservar documentos recibidos por donación, depósito o

adquisición.

80
 Funciones
Las principales funciones a realizar en el Archivo histórico son las siguientes:

➢ Recibir las transferencias secundarias y organizar y conservar los expedientes bajo su

resguardo;
➢ Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir el patrimonio
documental;
➢ Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda;
➢ Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los instrumentos de
control archivístico;
➢ Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan conservar los documentos
históricos y aplicar los mecanismos y las herramientas que proporcionan las tecnologías de
información para mantenerlos a disposición de los usuarios; y
➢ Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

81
 Baja documental

Es la eliminación de aquella documentación que haya

prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o
contables y que no contengan valores históricos.

82
Donación a la CONALITEG

83
Documentos de comprobación administrativa inmediata
Documentos creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites
administrativos o ejecutivos.
· Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa.
· Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato: vales de fotocopias,
minutarios, registros de visitantes, listados de envíos diversos, facturas de correspondencia de
entrada y salida o tarjetas de asistencia, entre otros.
· No son documentos estructurados con relación a un asunto.
· Su vigencia administrativa es inmediata o no mayor de un año.
. No deben registrarse como expediente.
· No son transferidos al Archivo de Concentración.
· Su baja [en este caso eliminación] debe darse de manera inmediata al término de su utilidad.

Una vez concluida su utilidad se eliminan bajo supervisión y levantamiento de un acta administrativa
firmada por el titular del área generadora correspondiente, el Responsable del Archivo de Trámite, la
Titular del Área Coordinadora de Archivos y el representantes del Órgano Interno de Control.

84
85
Donación a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG)

86
Recomendaciones

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 Expedientes
• Una vez cerrado el expediente no se le podrá
hacer modificaciones al mismo, es decir, no se
le deberán agregar o sustraer documentos.

• El expediente y sus tomos no deberán exceder

de 5 centímetros de grosor.

• En caso de detectar algún error en los

registros se debe proceder a su corrección.
88
Acomodo de Expedientes

a
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Uso de folders

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91
92
93
94
95
96
 Datos de contacto
Responsable del Área Coordinadora de Archivos
Cesáreo Raúl Emilio Foullon Van LIssum
Titular de la Unidad de Administración y Finanzas

Responsable del Archivo de Concentración

Fany Roa Zavala
Directora de Recursos Materiales y Servicios

Personal del Área Coordinadora de Archivos

Luis de la Vega Briones

luis.delavega@aefcm.gob.mx

Dulce María Fabiola Rodríguez Calderón

dumaf.roca@aefcm.gob.mx

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•Por su atención gracias!

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