Proyecto-Criterios Especificos para La Operación Del Archivo de La AFSEDF

Administración Federal de Servicios
Educativos en el Distrito Federal

Coordinación de Archivos
PROYECTO DE CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA LA OPERACIÓN DEL ARCHIVO DE LA AFSEDF
FUNDAMENTACIÓN Y MOTIVACIÓN.
La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y su Reglamento, tiene por objeto,
proveer lo necesario para garantizar el acceso a toda persona a la información en posesión de los poderes de la unión, los
órganos constitucionales autónomos o con autonomía legal y cualquier otra entidad federal, así como mejorar la organización,
clasificación y manejo documental.
En ese sentido, las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, deberán asegurar el adecuado
funcionamiento de sus archivos, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Federal de Archivos y su Reglamento, el Manual
Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia y Archivos, así como los Lineamientos Generales para la
Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal,
publicados en el Diario Oficial de la Federación.
En cumplimiento a lo dispuesto por los ordenamientos legales y administrativos antes indicados, se somete a consideración del
Comité de Información de la AFSEDF, los presentes “Criterios para la operación del archivo de la AFSEDF”
ÁMBITO DE APLICACIÓN.
Los criterios previstos en el presente documento, resultan aplicables a los servidores públicos de todas las Unidades
Administrativas de la AFSEDF, que en el ejercicio de sus labores reciban, generen, tramiten, controlen, organicen, clasifiquen,
custodien, resguarden, o archiven documentos a su cargo.
OBJETIVO
Establecer reglas específicas que deberán observar las Unidades Administrativas de la AFSEDF, para controlar el archivo,
que se encuentre en sus oficinas, espacios o ingrese al inmueble ubicado en Sor Juana Ines de la Cruz Núm. 33, Col. San
Lorenzo, C.P. 54047, Municipio de Tlalnepantla, Estado de México.
CRITERIOS
1. Para el acceso al archivo, todos los responsables de archivo de trámite, deberán registrarse en la bitácora de vigilancia
y en el libro de registro de la entrada, mostrar gafete de identificación expedido por su Unidad Administrativa y
registrar su entrada a los espacios destinados para tal efecto o al inmueble Sor Juana Ines de la Crúz Núm. 33, Col.
San Lorenzo, C.P. 54047, Municipio de Tlalnepantla, Estado de México, del espacio destinado para archivo de la
AFSEDF.
2. No se permitirá el acceso en las áreas de archivo a los visitantes que no hayan sido previamente autorizados por los
responsables de archivo de las Unidades Administrativas de la AFSEDF, comunicando tal situación al personal de
vigilancia para su acceso, quienes deberán mostrar gafete de visitante durante su estancia.
Administración Federal De Servicios Educativos En El Distrito Federal
Río Rhin N° 9, Piso 7, Col. Cuauhtémoc, Deleg. Cuauhtémoc, México, D.F. 06500
t. . +52 (55) 36018400| 36017100 ext. 40440 www,sepdf.gob.mx
1
3. Cada uno de los responsables de archivo de las Unidades Administrativas de la AFSEDF, aseguraran que las cajas,
expedientes, archiveros, estantes, anaqueles, etc., que se descarguen en el área de maniobras del estacionamiento en
la planta baja del archivo de la AFSEDF, se ubiquen de inmediato en el espacio del tercer piso que les corresponde,
utilizando el montacargas de manera responsable y consensuada con el resto de los usuarios.
4. Los responsables de archivo de trámite de las Unidades Administrativas de la AFSEDF, deberán utilizar para el mejor
funcionamiento del archivo y de los expedientes lo siguiente:
 Utilizar cajas de cartón, tamaño estándar para los expedientes, en caso del expediente de personal las
medidas serán: Fondo 38 cm, ancho 16cm, altura 25.4 CM., rotulados, (Impreso en tinta negra, llenado a
máquina o letra de molde con tinta negra) ANEXO I.
 Una vez cerrado el expediente, se deberá foliar a lápiz de manera temporal y con sello foliador de mano
definitiva, en el margen inferior derecho.
 Para el armado de expedientes se recomienda el broche común, para el traslado al archivo de concentración,
se recomienda coserlo con hilo resistente (cáñamo), para evitar la desintegración del expediente.
 Utilizar folders tamaño carta y oficio color beige, con la caratula (Impresa en tinta negra, llenada a máquina
o letra de molde con tinta negra) ANEXO II.
 En caso de documentación clasificada como reservada o confidencial se utilizará en la parte inferior la
carátula (Impresa en tinta negra, llenada a máquina o letra de molde con tinta negra), ANEXO III.
 Para el préstamo de expedientes se utilizará el formato anexo IV.
5. Cada uno de los responsables de archivo de las Unidades Administrativas de la AFSEDF llevará el control a través
del inventario documental, debiendo ser obligatorio que los archivos estén previamente clasificados y ordenados, de
conformidad con los instrumentos de control y consulta archivística de la AFSEDF, bajo la estricta responsabilidad
de cada unidad Responsable.
6. La nomenclatura para clasificar los expedientes será la siguiente:
El número de expediente se utilizará de forma alfanumérica, de 3 dígitos de acuerdo a lo que establezca cada Unidad
Administrativa de la AFSEDF, (en caso de los expedientes únicos de personal se utilizarán 5 dígitos), reiniciando la
numeración en cada ejercicio fiscal.
Los demás números que identificarán las Direcciones, Subdirecciones y Departamentos de cada Unidad
Administrativa, se las asignará a cada una de ellas, de acuerdo a su estructura orgánica, de arriba hacia abajo y de
izquierda a derecha.
Ejemplo de nomenclatura del Departamento de Bajas y Destino Final de la Subdirección de Almacenes e Inventarios
de la Dirección de Recursos materiales y Servicios:
2
C00 AFSEDF
7 Dirección General de Administración
Estos números los asignará 3 Dirección de Recursos Materiales y Servicios
cada Unidad Administrativa, 2 Subdirección de Almacenes e Inventarios
de acuerdo a su estructura 2 Departamento Bajas y Destino Final
orgánica y/o unidad 6.3 Sección y serie
generadora de la información. 00000 Número de expediente
2013 Año de apertura del expediente
C00.7.3.2.2/6.3/00000/2013
7. Las cajas de archivo, estantes, archiveros, anaqueles, etc. Al ingresar deberán estar numerados y marcados para un
mejor control, bajo el siguiente orden: de izquierda a derecha, y asignarles de arriba hacia abajo una letra del
abecedario a la gaveta, estante o anaquel, se sugiere rotularlas conteniendo datos de la unidad responsable, área
generadora, descripción del asunto y número de expedientes, con independencia del inventario documental.
8. Quedará bajo la estricta responsabilidad de cada Unidad Responsable, previo al ingreso y permanencia del archivo a
su cargo, los servicios que se requieran en cada uno de los espacios destinados para tal efecto.
9. El control del archivo, resguardado y custodiado por cada Unidad Responsable de la AFSEDF, deberá señalar en el
propio inventario documental la ubicación topográfica de cada una de las unidades documentales, especificando el
pasillo, batería, anaquel, estante, archivero, gaveta, sección, nivel, etc., para una expedita ubicación del archivo,
debiendo enviar copia a la Coordinación de Archivos en medio electrónico y físico.
10. Los Titulares de las Direcciones Generales y/o Coordinaciones Sectoriales de la AFSEDF, informarán en el mes de
noviembre de cada año, el avance y medidas en la organización total de su archivo. Dicho informe deberá de ser
remitido a la Coordinación de Archivos y presentado ante el Comité de Información de la AFSEDF, durante el mes
de enero de cada año. La información integrada al reporte corresponde a la documentación generada en el año
inmediato anterior.
11. Los Titulares de las Direcciones Generales y/o Coordinaciones Sectoriales de la AFSEDF, a través de los
responsables de archivo que designen para tal efecto, deberán adoptar medidas y procedimientos técnicos que
garanticen la conservación de la información y la seguridad de sus soportes.
12. Cada Unidad Administrativa deberá contar con áreas para el control y organización documental, así como, con
espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización, clasificación y resguardo temporal o
definitivo de los documentos que obren en su archivo.
13. Todo documento de archivo en posesión de los servidores públicos de la AFSEDF, en el ámbito de sus competencias,
deberá incluir al menos los siguientes procesos:
I. Registro de entrada y salida de correspondencia

II. Identificación de documentos de archivo
III. Uso y seguimiento
IV. Clasificación archivística por funciones
V. Integración y ordenación de expedientes
VI. Descripción a partir de sección, serie y expediente
3
VII. Transferencia de archivos

VIII. Conservación de Archivos
IX. Pre valoración de Archivos
X. Criterios de clasificación de la información, y
XI. Auditoría de archivos
14. Para la consulta y préstamo de expedientes o cuando los expedientes en los archivos contengan información
clasificada, los responsables de los archivos deberán verificar en su registro de firmas de acreditación que los
servidores públicos se encuentren acreditados previamente para consultarlos o recibirlos en préstamo, para tal efecto,
se requerirá que acredite a dichos servidores públicos.
15. Cada uno responsables de archivo de las Unidades Administrativas de la AFSEDF, será quien responda por el control
de préstamos de expedientes, debiendo autorizar los vales de préstamo y darle seguimiento a los mismos, hasta su
devolución, en caso de pérdida, robo o extravío deberá realizarse el procedimiento de baja que establece el
Instructivo para el Trámite de Baja documental de archivos del Gobierno Federal que emite el Archivo General de la
Nación y Criterios Específicos que emita para tal efecto la Coordinación de Archivos de la AFSEDF.
16. Cada Unidad Administrativa para controlar el acceso de su puerta de malla ciclónica que divide a su espacio de los
demás del archivo central de la AFSEDF, ubicado en Sor Juana Inés de la Cruz No.33, Col San Lorenzo, Tlalnepantla
Estado de México, llevará un candado con dos llaves, la original quedará en posesión de cada Unidad Administrativa
y la copia será entregada al Coordinador de Archivos de la AFSEDF, asimismo los responsables de archivo de las
Unidades Administrativas, realizarán las gestiones para garantizar el equipo y bienes muebles para su operación, así
como los servicios, instalación de redes de voz y datos, extintores, etc., que requieren sus espacios, así como los
fletes y maniobras que requieran para alojar sus archivos.
17. No se deberán utilizar dispositivos de almacenaje de datos, cámaras o teléfonos celulares para copiar información del
Archivo de la AFSEDF. Sólo con previa autorización de la persona responsable del archivo de cada unidad
administrativa.
18. Los servidores públicos que deban elaborar un acta de entrega recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión,
deberán entregar a quienes los sustituyan en sus funciones, los archivos organizados e instrumentos de consulta y
control archivístico.
19. La Dirección General Adjunta de Personal en el Distrito Federal en coordinación con las Unidades Responsables de
la AFSEDF, establecerán los mecanismos, procedimientos y formatos de liberación de no existencia de préstamos en
los archivos de la unidad administrativa, al servidor público que cause baja o se separe de su empleo, cargo o
comisión.
Atentamente:
Lic. Jesús Aarón Hernández Oliveros
Coordinador de Archivos de la AFSEDF.
4
ANEXO I
Caratula para la caja de los expedientes
5
ANEXO II
Portada o guarda exterior de los expedientes
6
Instructivo para la portada o guarda exterior del expediente de archivo en la AFSEDF.
(1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad:

Colocará en la parte superior izquierda el logotipo oficial de la Secretaria de Educación Pública, en la parte superior derecha el
nombre de la Administración Federal de Servicios Educativos en el Distrito Federal, responsable de la producción uso y
acumulación de las series documentales.
(2) Unidad Administrativa:

Nombre de la unidad administrativa, Unidad Responsable generadora de la documentación, ejemplo: (Dirección General de
Administración)
(3) Área Generadora:

(Área de procedencia del archivo), anotar el nombre del área donde se localiza el archivo (dirección de área, subdirección,
departamento o equivalente)
(4) Niveles de clasificación y ordenación:

[ ] Sección: Anotar la clave y el nombre de la sección documental, de conformidad con el Cuadro General de Clasificación
Archivística de la A.F.S.E.D.F.
[ ] Serie: Anotar la clave y el nombre de la serie documental conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística de
la A.F.S.E.D.F.
(5) Descripción del asunto:

Breve descripción del contenido específico de los documentos que integran el expediente (nombre propio, tema o materia)
No repetir el nombre con el cual se identifica la serie en descripción. La descripción informativa busca clarificar su contenido,
en particular de aquellas series documentales que se registran con el nombre de las unidades administrativas.
(6) Fechas extremas:

Se anotará el año en que se generó el documento que dio inicio al trámite y el año del último documento generado al término
de dicho trámite, en el espacio correspondiente.
(7) Vigencia documental:

Anotará en número los años, del tiempo de guarda de las series documentales en los Archivos de Trámite y Concentración
según corresponda y de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental de la AFSEDF.
(8) Valor documental primario:

En esta sección, deberá seleccionar y marcar con una X él o los valores de la documentación que integra el expediente de
acuerdo el CADIDO de la AFSEDF.
(9) Destino final:

Marcar con una X la columna correspondiente: baja documental o conservación permanente en el Archivo Histórico.
El destino final únicamente lo podrá decidir quien lleve a cabo la Valoración Secundaria (Archivo Concentración y
Responsable de Archivo de Trámite, de acuerdo al CADIDO de la AFSEDF).
7
(10) Valor documental secundario:

En esta sección, deberá seleccionar y marcar con una X, el o los valores de carácter histórico de la documentación que integra
el expediente correspondiente a la serie, de acuerdo al CADIDO de la AFSEDF.
(11) Clasificación de la información:

Marcar con una X en la columna correspondiente la clasificación de la información que corresponda.
(12) Identificación archivística:

No. Expediente.: Anotar la fórmula de clasificación archivística asignada por el Archivo de Trámite
No. Fojas: Anotar el número total de fojas útiles que componen el expediente al concluir el asunto.
No. legajo: Anotar el número de volúmenes que integran un mismo expediente con la misma clasificación.
No. Caja: Anotar el número de caja que se asignará al momento de elaborar el inventario de transferencia primaria para su
envío al Archivo de Concentración.
(13) Ubicación física del expediente: En esta sección deberá anotar el lugar de localización del expediente dentro del Archivo
de Trámite Concentración e Histórico de la Administración Federal de Servicios Educativos del Distrito Federal.
Nota: En la cejilla del folder del expediente llevara la Fórmula de clasificación archivística.
8
ANEXO III
Portada o guarda interior del expediente confidencial
9
10
Portada o guarda interior del expediente reservado
11
ANEXO IV
Vale de préstamo de expediente
12

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6. La nomenclatura para clasificar los expedientes será la siguiente:

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I. Registro de entrada y salida de correspondencia

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VII. Transferencia de archivos

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Caratula para la caja de los expedientes

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Portada o guarda exterior de los expedientes

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Instructivo para la portada o guarda exterior del expediente de archivo en la AFSEDF.

(1) Siglas y logotipo de la dependencia y/o entidad:

(2) Unidad Administrativa:

(3) Área Generadora:

(4) Niveles de clasificación y ordenación:

(5) Descripción del asunto:

(6) Fechas extremas:

(7) Vigencia documental:

(8) Valor documental primario:

(9) Destino final:

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(10) Valor documental secundario:

(11) Clasificación de la información:

(12) Identificación archivística:

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Portada o guarda interior del expediente confidencial

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Administración Federal De Servicios Educativos En El Distrito Federal

Portada o guarda interior del expediente reservado

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Vale de préstamo de expediente

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