Organización Internacional de Normalización Foro Internacional de Acreditación

(International Organization for Standardization) (International Accreditation Forum)

Fecha: 14 de octubre de 2004

Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001

Directrices sobre:
La función y el valor de la lista de
verificación para la auditoría

Introducción

Este documento proporciona información sobre la función y el uso de las listas de

verificación para la auditoría para dar soporte activo al proceso de auditoría.

Aunque el documento está dirigido principalmente a organizaciones de auditoría externa

(incluyendo los organismos de certificación), igualmente la información también puede ser
usada por cualquier organización que realice auditorías internas.

Necesidad de las listas de verificación

Al considerar las normas actuales para auditoría, ISO 9001 hace referencia a “Preparar
documentos de trabajo” en la cláusula 6.4.3. El siguiente es un extracto de dicha cláusula:

“Los miembros del equipo auditor deberían revisar la información relevante para su
asignación de auditoría y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios como
referencia y para registrar los eventos de la auditoría.

Tales documentos pueden incluir:

 listas de verificación y planes de muestreo para la auditoría, y

 formularios para el registro de la información, por ejemplo la evidencia de soporte,

los hallazgos de la auditoría y los registros de las reuniones.

La utilización de las listas de verificación y de los formularios no debería restringir la

extensión de las actividades de la auditoría, las cuales pueden cambiar como resultado de
la información recolectada durante la auditoría”

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El uso de las listas de verificación para la auditoría

Aunque no siempre se exigen en las normas para sistemas de gestión, las listas de
verificación de la auditoría son sólo un instrumento disponible en la “caja de herramientas
de los auditores”. Muchas organizaciones las utilizarán para garantizar que la auditoría,
como mínimo, abordará los requisitos definidos por el alcance de la auditoría.

A continuación se ilustra un ejemplo del enfoque para la auditoría:

Requisitos de ISO 9001

Auditoría a partir del Utilización de la lista

sistema de gestión de de verificación para la
la organización hasta auditoría a partir de
los requisitos de ISO los requisitos hasta el
9001. sistema de gestión de
la organización.

Sistema de gestión de la organización

Es útil auditar a partir del sistema de gestión de la calidad de la organización hasta llegar a
los requisitos. La lista de verificación se puede usar para garantizar que se abordan todos
los requisitos pertinentes de ISO 9001.

Ventajas:

La literatura disponible en el mercado indica lo siguiente con respecto al uso de las listas
de verificación para la auditoría:

1. las listas de verificación, si se desarrollan para una auditoría al especificar y se

utilizan correctamente:

a. Promueven la planificación para la auditoría.

b. Aseguran un enfoque consistente para la auditoría.

c. Actúan como un plan de muestreo y un administrador del tiempo.

d. Sirven como una ayuda de memoria.

e. Brindar un depósito para las notas recolectadas durante el proceso de

auditoría (notas de la auditoría en campo).

2. Es necesario desarrollar las listas de verificación para la auditoría con el fin de

brindar asistencia para el proceso de auditoría.

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 3. Los auditores necesitan estar entrenados en el uso de una lista de verificación
particular y es necesario enseñarles cómo utilizarla para obtener máxima
información utilizando buenas técnicas de interrogatorio.

4. Las listas de verificación deberían facilitar al auditor un mejor desempeño durante

el proceso de auditoría.

5. Las listas de verificación ayudan a garantizar que una auditoría se ejecute de

manera sistemática y exhaustiva, y que se obtenga la evidencia adecuada.

6. Las listas de verificación pueden suministrar estructura y continuidad a una

auditoría y pueden garantizar que se cumpla el alcance de la auditoría.

7. Las listas de verificación pueden brindar un medio de comunicación y un lugar

para registrar los datos para uso futuro como referencia.

8. Una lista de verificación completa brinda evidencia objetiva de que la auditoría fue
ejecutada.

9. Una lista de verificación puede suministrar un registro de que el SGC fue

examinado.

10. Las listas de verificación se pueden utilizar como una base de información para la
planificación de auditorías futuras.

11. Las listas de verificación se pueden suministrar al auditado con anticipación para
la auditoría en sitio.

Desventajas

Por el contrario, cuando las listas de verificación para la auditoría no están disponibles
o se elaboran deficientemente, se observan los siguientes problemas o
preocupaciones:

1. La lista de verificación puede ser vista como intimidatoria para el auditado.

2. Enfocarse en la lista de verificación puede tener un alcance muy estrecho

para identificar áreas de problemas específicos.

3. Las listas de verificación son una herramienta de ayuda para el auditor, pero
pueden ser restrictivas si se utilizan como único mecanismo de soporte del
auditor.

4. Las listas de verificación no deberían ser un sustituto para la planificación de

la auditoría.

5. Un auditor sin experiencia puede no tener la capacidad para comunicar con

claridad lo que está buscando, si depende en gran medida de una lista de
verificación para orientar sus preguntas.

6. Las listas de verificación deficientemente preparadas pueden ralentizar una

auditoría debido a la duplicación y la repetición.

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 7. Las listas de verificación genéricas, las cuales no reflejan el sistema de
gestión específico de la organización, pueden no agregar ningún valor y
pueden interferir con la auditoría.

8. las listas de verificación con un enfoque muy estrecho minimizan las

preguntas/el enfoque de evaluación únicos.

Conclusión

Existen ventajas y desventajas al utilizar las listas de verificación para la auditoría. Ello
depende de muchos factores, que incluyen las necesidades del cliente, las restricciones de
tiempo y costo, la experiencia del auditor y los requisitos del esquema del sector. Los
auditores deberían evaluar el valor de la lista de verificación como ayuda en el proceso de
auditoría y considerar su uso como una herramienta funcional.

Para mayor información sobre el Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001, por favor
consulte el documento: Introducción al Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001.

El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 utilizará la retroalimentación por parte de los
usuarios para determinar si es recomendable desarrollar documentos de guía adicionales o
si los existentes se deberían revisar.

Los comentarios sobre los documentos o las presentaciones se pueden enviar a la

siguiente dirección de correo electrónico: charles.corrie@bsigroup.com .

Los demás documentos y presentaciones del Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 se
pueden descargar de los siguientes sitios Web:

www.iaf.nu
www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup

Exoneración de responsabilidad

Este documento no se ha sometido a un proceso de aprobación por parte de la

Organización Internacional de Normalización (ISO), el Comité Técnico ISO 176, ni el Foro
Internacional de Acreditación (IAF).
   
La información contenida aquí está disponible con propósitos educativos y de
comunicación. El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 no es responsable de los
errores, omisiones ni otras obligaciones legales que se puedan originar en el suministro o
posterior uso de dicha información.

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