Rose Mary Luna Silva 1795992

Grupo: E04
ACTIVIDAD 9.

Para un mejor manejo y control de la documentación y el registro de la información

que se genera antes, durante y después de un evento o exposición. Se diseñaron
algunas cedulas y formatos de uso general. Se deben adecuar los diseños de las
cedulas y formatos a las necesidades especificas de cada evento o exposición.
1. Cedula de registro para un evento. Se necesita como datos la fecha, datos
generales como el nombre, domicilio, teléfono, institución o empresa donde
labora, domicilio de la empresa, nombre del acompañante, reservación,
cheque, participación, nombre de la ponencia, cuota de inscripción, datos de
facturación y firma del participante. Se realiza una cedula en caso de
emergencia incluyendo algunos de los datos importantes a considerar
mencionados en lo anterior y en caso de un contratiempo incluir una persona
a notificar y la relación o parentesco, así como padecimiento de
enfermedades o alergias incluir medicamentos.

2. Cedula de registro y solicitud de renta de espacios para una exposición:

razón social, dirección, nombre del representante, cargo, teléfono, RFC, total
de empleados, ventas anuales, datos de participación para rentas, datos de
la marquesina o antepecho, modulo que se exhibirá, personas que atenderá
el módulo, pago de alquiler, datos para el directorio, anuncio en el directorio
de exposiciones y altura máxima del stand.

3. Cedula de registro para empresas. Datos de la empresa, razón social,

domicilio, sucursales, RFC, representantes, giro de la empresa, especialidad
principal, facturación anual, otras especialidades, fecha, numero de
empleados, directivos técnicos, sindicato, administrativos obreros y
observaciones.

4. Inscripción y pago por correo. Enviar cedula de registro acompañadas de la

orden de pago., en caso de ordenes de pago se abandonarán a, cedulas de
registro y formas de pago, guardar la ficha de deposito a la orden de pago y
comentarios.

5. Control de reservaciones e inscripciones. Numero, nombre, reservación,

numero de cedula, pago y observaciones.

6. Selección de hoteles. Numero, nombre del hotel, numero de cuartos, tarifas,

tipo de hotel decisión de aceptación.
Rose Mary Luna Silva 1795992
Grupo: E04
ACTIVIDAD 9.

7. Solicitud de alojamiento. Nombre, nombre de empresa, dirección, selección

de 3 hoteles, nombre de los ocupantes de cada habitación, forma de pago e
indicaciones.

8. Control de habitaciones. Nombre del hotel, numero de habitación, nombre

de los participantes, nombre del acompañante, empresa o agrupación,
procedencia y reservación de/al.

9. Solicitud de servicios. Datos del solicitante, numero de folio, nombre,

procedencia, lugar de hospedaje, autorización, descripción del evento,
comprobante solicitud de servicios.

10. Programa de trabajo por mes. Numero, funciones. Responsable, mes de

enero a diciembre, coordinación, responsable, fecha de inicio y terminación.

11. Programa de trabajo por semana. Responsable, semana 1 al 30 ,

coordinación, responsable, fecha de inicio y terminación.

12. Programa de trabajo por día. Responsables, día 2 al 25, coordinación,

responsable, fecha de inicio y terminación.

13. Seguimiento de acuerdos antes del evento. Fecha asunto, acuerdo,

responsable, coordinación, fecha de realización y resultado.

14. Seguimiento de actividades. Coordinación, nombre quien coordina, nombre

de la actividad, fecha, horario, actividad, responsable, coordinación y
observaciones.

15. Programa de difusión en medios de comunicación. Radio, prensa, revistas y

televisión.

16. Control de asistencia de los medios de comunicación al evento. Actividad,

fecha, nombre, medio, puesto, teléfono, materiales, hora de llegada y salida.
Rose Mary Luna Silva 1795992
Grupo: E04
ACTIVIDAD 9.

17. Participación en programas de radio y TV. Fecha, programa, comentarista,

horario, duración, teléfono, entrevistados, cargo.

18. Entrevistas de prensa. Fecha, periódicos, sección, entrevistador, dirección,

teléfono, horario, duración, entrevistado y cargo.

19. Análisis de prensa. Periódico, fecha, ubicación de la información.

Clasificación, cobertura, tema, síntesis de la información, tendencia,
observaciones.

20. Registro de envío de cartas e invitados especiales. Nombre, empresa, fecha

de confirmación, fecha de entrega de carta y observaciones.
21. Registro de envío de cartas de funcionarios de mesa. Funcionario de mesa,
empresa, mesa en que participa, fecha de confirmación, fecha de entrega y
observaciones.

22. Registro de envío de cartas para solicitud de patrocinios y donativos.

Dependencia, unidad administrativa, patrocinio, registro de inscripción, fecha
de entrega, responsable, entrega de recibo y seguimiento.

23. Confirmación de participación para ponentes magistrales y de mesa. Datos

generales especificaciones de su participación como ponente magistral, tema
de ponencia, duración, fecha y hora, lugar, numero de mesa, teléfono,
información rentar al comité organizador, responsable de la recepción por
parte del comité organizador.

24. Confirmación de participación para funcionarios de mesa. Datos generales,

cargo, especificaciones de su participación, mesa de trabajo, horario y lugar
de la mesa, expositores, organización de la mesa, programa de juntas de
coordinación y observaciones.

25. Programa general de actividades. Fecha, horario y actividad.

26. Programa general de ponencias magistrales. Fecha, horario, ponente y tema.

27. Programa diario de ponencias magistrales. Fecha, horario, ponente y tema.

Rose Mary Luna Silva 1795992
Grupo: E04
ACTIVIDAD 9.

28. Programa de diario de mesas de trabajo. Numero de mesa, lugar día y

horario, tema, subtema, presidente de mesa, secretario, moderador y
coordinador horario, ponente y tema.

29. Programa para la inauguración. Horario, actividad, participantes y puesto.

30. Programa para la clausura. Horario, actividad, participantes y puesto.

31. Requerimiento de materiales. Nombre del evento, fecha, actividad,

responsable, cantidad, unidad y descripción.

32. Vale de entrega de materiales. Nombre del evento, actividad, coordinación,

actividad, responsable, fecha, cantidad, unidad y descripción.

33. Entrega de materiales de trabajo a participante. Fecha, nombre número de

inscripción al evento, confirmación de recibo de materiales y observaciones.
34. Inventario de recursos materiales. Nombre del evento, coordinación, lugar,
fecha, cantidad, unidad, descripción, perteneciente, confirmación, nombre y
firma.

35. Control de operadores, rutas y transporte. Numero de transporte, nombre del

operador, teléfono particular, capacidad, ruta, marca y modelo.

36. Control de la frecuencia del servicio de autobuses. Ruta, numero de

autobuses. Numero de plazos por camión, total de plazas, horarios y
frecuencia.

37. Llegadas de los participantes a las terminales de transporte. Nombre del

participante, procedencia, hora de llegada, numero de transporte, medio de
transporte, dirección.

38. Control de artistas y espectáculos. Tipo de espectáculos, grupo/artista,

representante, lugar, fecha y hora.

39. Asistentes al presídium. Nombre del evento, lugar, día, hora, programa,
inauguración, evento especial, clausura.

40. Flujo de caja por mes. Mes de enero a diciembre, reingresos, egresos, total
y dependencia.
Rose Mary Luna Silva 1795992
Grupo: E04
ACTIVIDAD 9.

41. Flujo de caja por semana. Semana 1 a la 12, ingresos, egresos, total y
dependencia.

42. Flujo de caja por día. Dia 1 al 30, ingresos, egresos, total y dependencia.

43. Responsables de las funciones de la lista de seguimiento, clave de la función.

Descripción de la función, coordinación, responsable, fecha programada,
fecha de realización.

44. Cedula de preguntas. Instrucciones, pregunta para, preguntas, nombre,

teléfono, institución, fax, puesto.

45. Actualización del directorio de personas físicas. Fecha, numero, datos

generales, fax, teléfonos, particular, fax, oficina, internet, empresa donde
labora, cargo, domicilio laboral, cargo, observaciones.

46. Actualización del directorio de empresas. Fecha, numero, datos generales,

nombre o razón social, RFC, dirección, teléfonos, oficina y extensiones,
nombre del representante, cargo y observaciones.

47. Lista de expositores. Nombre del expositor, giro, claves de los módulos,
representante y teléfono.

Conclusión.
Para cada evento o empresa u exposición, es importante realizar cualquiera de
estos formularios para tener más información de nuestro cliente o invitado y así
verse más profesional como empresa o evento. Esto con el fin de tener un mejor
control y poder manejar mejor por ejemplo un evento los invitados, hospedajes etc.
y en el caso de una empresa poder tener guardado los clientes frecuentes, los
ingresos etc. y de una exposición poder tener en control de la misma manera
invitados, donativos etc. Fue un tema breve pero con información importante a
considerar para organizar cualquier cosa y tener en orden todo de esto dependerá
el éxito de cualquier objetivo.