Esquemas

Los esquemas, son una potente herramienta de Excel que permite agrupar
datos que tienen relación de forma que esas filas o columnas de nuestra hoja se
pueden contraer para ver resumidas o bien expandir para ver con detalles
por parte del usuario.

El uso de esquemas puede resultar muy interesante a la hora de trabajar con

grandes tablas de datos en las que mostrarlos de forma reducida o comprimida
resulta muy útil para su manejabilidad.

Gráficamente en la pantalla, los esquemas aparece sobre la fila de rótulos de

columna A B C D... y/o bien a la izquierda de los rótulos de fila de Excel 1 2 3 4...,
donde podremos observar unos signos "+" que indican que se puede desplegar
el esquema, o bien presentan unos signos "-" cuando el esquema se encuentra
expandido, pudiendo entonces comprimirlo.

Creación de un esquema

Como ya hemos visto, esos esquemas se crean de manera automática al realizar

una consolidación con vínculos, pero podemos crear también nosotros
esquemas de manera personalizada a partir de tablas de datos.

Veamos con un ejemplo como crear estos esquemas:

1. Contamos con una tabla en la que se recogen las ventas directas e

indirectas de nuestros vendedores para los tres primeros meses del año.
2. A partir de este tabla, deseamos crear diferentes niveles, para ello
actuaremos del siguiente modo:

 Nivel 1. Este nivel de esquema recogerá los datos de las ventas

directas en los tres primeros meses del año, se corresponde con las
columnas B, C y D.
 Nivel 2. Incluirá los datos de las ventas indirectas para ese primer
trimestre del año, se corresponde con las columnas F, G y H.
 Nivel 3. Con la creación de este último nivel, deseamos que sólo se
vean los datos globales del total del trimestre, lo supone incluir las
columnas de la B a la I.

3. Una vez definidos los niveles a crear en nuestro esquema, veamos

los pasos a seguir para la creación de cada uno de ellos. Se detalla a
continuación el procedimiento para la creación del primero de los niveles
definido, teniendo en cuenta que es similar para el resto:

a. Seleccionamos las columnas que se incluirán en el nivel de

esquema de manera completa, desde los rótulos de columna.

b. Dentro de la ficha Datos seleccionar la opción Agrupar, que aparece

dentro del grupo de opciones Esquema.
 c. De esta manera se realiza la agrupación creándose el esquema,
que aparece en la zona superior de las columnas seleccionadas.

d. Pulsando sobre el número 1 de la zona superior de esquema o

bien del signo "-"se contraerán las columnas esquematizadas.

e. Para desagrupar, pulsaremos ahora sobre el nivel 2 o bien sobre

el signo +.

Para definir el resto de los niveles de nuestro esquema, se procederá de la

misma manera:

 Seleccionar las columnas F, G y H y agruparlas.

 Seleccionar las columnas de la B hasta la I y agruparlas.

El resultado que obtendremos será similar al siguiente:

 Visualización en el nivel 3, todo el esquema se encuentra expandido.

  Visualización en el nivel 2.

 Visualización en el nivel 1, con el máximo resumen.

Eliminar una agrupación

Para eliminar una agrupación dentro de un esquema deberemos:

1. Seleccionar las columnas o filas que se encuentran

esquematizadas.
2. En la ficha Datos, seleccionar la opción Desagrupar dentro del
grupo de opciones Esquema.
Eliminar un esquema

Para eliminar un esquema sólo tenemos que pulsar sobre la opción Borrar
esquema, que se encuentra dentro de la ficha Datos, junto con la opción de
Desagrupar, en el grupo de opciones correspondientes a Esquema. No es
necesario que tengamos seleccionadas las columnas incluidas en los diferentes
niveles esquematizados para que el esquema desaparezca.

Eliminado el esquema, los datos vuelven a mostrarse como al principio.