Tablas Dinmicas

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado
como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo
diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Para aquellos
que tengis conocimientos de Access es lo ms parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad.
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinmica, Excel nos
proporciona el Asistente para tablas y grficos
dinmicos. Supongamos que tenemos una
coleccin de datos de los artculos del almacn
con el nmero de referencia y el mes de compra,
adems sabemos la cantidad comprada y el
importe del mismo. Vamos a crear una tabla
dinmica a partir de estos datos para poder
examinar mejor las ventas de cada artculo en
cada mes.

Para acceder al asistente accedemos al men

Datos - Informe de tablas y grficos dinmicos.
Aparece la primera pantalla de tres de las que se
compone el asistente para tablas dinmicas,
donde nos solicita que indiquemos la situacin de
los datos a analizar y qu tipo de informe vamos
a crear.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla dinmica. En la
segunda pantalla seleccionamos el rango dnde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinmica.Debemos seleccionar todas las
celdas incluyendo las cabeceras.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla dinmica.

A continuacin nos aparece el tercer paso del asistente...

En esta ltima pantalla debemos indicar dnde vamos a situar el resultado de la tabla dinmica. Hemos escogido situarla en una
Hoja de clculo nueva. Si pulsamos sobre Diseo... accedemos a un cuadro de dilogo donde podemos personalizar la forma en
que van a verse los datos en la tabla dinmica.

En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y adems un campo para el
n de pgina. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes
partes del diagrama de la izquierda. Por ejemplo podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura:
- En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestros artculos.
- En el campo Columna arrastramos MES.
- Y en Datos arrastramos IMPORTE
Nos quedara una estructura como podemos ver en la imagen de abajo.

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

odemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo
columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece en la hoja, la barra de herramientas Tabla dinmica:

(La podemos visualizar y ocultar con la opcin de men Ver -- Barras de Herramientas.)
En esta barra nos encontramos botones tiles como el botn
lo largo del tema..

para darle a la tabla un formato predefinido, y otros que veremos a

Tambin aparece el cuadro Lista de campos de tabla dinmica que nos permite modificar la
estructura de la tabla aadiendo campos a las distintas zonas, o bien utilizando el botn
Agregar a en combinacin con el cuadro de lista que aparece al lado del botn, o simplemente
arrastrndo el campo sobre la zona deseada.
De igual forma podemos quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera de la tabla.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros
resultados sin casi esfuerzos.

Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botn

de la barra Tabla dinmica.

Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente tabla, ms compleja pero con ms
informacin:

Eliminar una tabla dinmica.

Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr o con la tabla
seleccionada hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar Eliminar del men Pop-up.
Aplicar filtros a una tabla dinmica
Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as visualizar
unicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo
cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales vemos que estn acompaados, en su parte derecha, de una flecha
indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos aparece una lista como vemos en
la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificacin en
cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las
opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la tabla,
pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la
lista y marcando la casilla (Mostrar todo).

Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver
los articulos con referencia 1236 de Abril.

Obtener promedios en una tabla dinmica

Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas frmulas
por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que
queremos rectificar y hacer clic con el botn derecho del ratn, nos aparece
un men Pop-up con diferentes opciones, debemos escoger la opcin
Configuracin de campo... y nos aparece un cuadro de dilogo como el que
vemos en la imagen.
En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el
resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn
Tabla dinmica.

de la barra

Tablas dinmicas en tres dimensiones

Crear una tabla en tres dimensiones no es ms que aadir un campo ms a la tabla de origen y luego utilizarlo como campo
principal para el resumen.
Por ejemplo, para continuar con nuestra simulacin aadiremos un campo ms de "Semana" y ahora podremos organizar por mes y
semana.
Para crear la tabla dinmica en tres dimensiones procederamos del mismo modo que hemos visto anteriormente, es decir:
- Accedemos a Datos - Informe de tablas y grficos dinmicos.
- Selecionamos el rango de datos, ahora con el campo de semana. (Puede que nos pregunte si queremos utilizar los datos de la
anterior tabla dinmica, contestamos que NO).
- Y en la estructura de la tabla la nica diferencia es utilar el campo Pgina para la tercera dimensin.
Por ejemplo si colocamos en Pgina el campo Mes, en Columna el campo Semana, veremos los resultados de un mes en cada
pgina.
Grficos con tablas dinmicas
Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica debemos hacer clic con el botn derecho del ratn sobre cualquier celda de la
tabla, y del men Pop-up que nos aparece debemos seleccionar Grfico dinmico, nos genera un grfico de barras por defecto en
una nueva hoja de grficos. Tambin podemos utilizar el botn
de la barra Tabla dinmica.Para cambiar el formato del grfico a
otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn los datos que tenemos, debemos hacer clic con el botn derecho
del ratn sobre el grfico y del men Pop-up que nos aparece escoger la opcin Tipo de grfico... y escoger el grfico que ms nos
convenga, la mecnica a seguir para trabajar con grficos es la misma que se vi en el tema de grficos.