La función del

aprovisionamiento
y la gestión de
compras
Planificación de la demanda
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Berta del Pozo Gavín

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Índice

Introducción............................................................................................... 5

1. Gestión de la demanda..................................................................... 7

2. Tipos de demanda.............................................................................. 8

3. Principios de las previsiones........................................................... 10

4. Métodos de previsión........................................................................ 11

5. Recopilación y análisis de datos.................................................... 13

6. Seguimiento de las previsiones...................................................... 14

7. Precisión de la previsión.................................................................. 16

Actividades.................................................................................................. 17
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Introducción

Previsiones�(forecasting)

Hacer previsiones o el conocido forecasting es la antesala de la planificación

y es necesario incluso antes de tener pedidos en firme. Y es así porque si no,
muchas veces los plazos serían demasiado largos para satisfacer al cliente. De
esta forma, los fabricantes deben hacer previsiones de la demanda futura para
poder planificar capacidades y recursos que permitan cumplir con la demanda
real.

Hay muchos factores que afectan a la demanda y no siempre es posible prever-

los o identificarlos todos. Sin embargo, es importante ser consciente de aque-
llos que son más importantes, como son:

• Ciclos económicos
• Ciclos internos de la compañía
• Tendencias de mercado que afectan a la demanda
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1. Gestión de la demanda

Para cualquier empresa, lo principal es poder servir al cliente. En general, el

departamento de marketing se focaliza en el consumidor y obtiene sus nece-
sidades a través de diferentes vías; sin embargo, en el departamento de opera-
ciones, a través de gestión de materiales, se debe satisfacer a la compañía y,
por lo tanto, proveerla de los recursos necesarios para satisfacer la demanda.

La gestión de la demanda coordina las necesidades del consumidor que define

el departamento de marketing, con la gestión de materiales del departamento
de operaciones. Ello nos ayuda a la mejora en:

• La gestión de materiales (materias primas, packaging, etc.).

• El tamaño de los lotes que necesitamos fabricar.
• La gestión cuando hay actividades promocionales.
• La gestión en periodos cíclicos.

La gestión de la demanda comprende:

• Previsiones/forecasting
• Planificación o pedidos
• Cumplir con el servicio acordado
• Coordinación de la planificación de fabricación con las necesidades del
mercado

En cada caso se planifica el aprovisionamiento o la producción para poder

anticiparse a la demanda que creemos que se tendrá gracias a las previsiones
realizadas.

Planificación:

Normalmente, los pedidos se procesan cuando se reciben por parte de los clien-
tes. A partir de ese momento, la maquinaria se pone en marcha para que se
entreguen los productos existentes o se lance la orden de fabricación.

Previsiones�de�demanda:

Las previsiones de demanda se realizan antes de recibir el pedido del cliente.

No obstante, son muy importantes para poder hacer los planes estratégicos de
la compañía, los planes de producción a largo y corto plazo.
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2. Tipos de demanda

Es importante analizar los tipos de demanda que afectarán a las previsiones.

• Características de la demanda
– Tendencia
– Cíclicos o con periodicidad
– Variación aleatoria

• Estable frente a dinámica

• Dependiente frente a independiente

1)�Características�de�la�demanda

En el siguiente gráfico se plantea un ejemplo de demanda:

Aquí se puede apreciar tanto una tendencia negativa de la demanda, es decir,

que ha ido cayendo en los últimos tres años, como un ciclo anual. Puede tra-
tarse de productos con ventas en periodos estivales y que bajan en sus ventas
en periodos invernales.

Por lo tanto, entendemos que en la demanda puede caracterizarse su tenden-

cia, si es cíclica o no y si es aleatoria, como vemos en el siguiente gráfico:
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2)�Demanda�estable�frente�a�demanda�dinámica

Aquí se habla de la evolución en el tiempo de la demanda. Es decir, si la de-

manda a lo largo del tiempo no cambia, se trata de demanda estable. Mien-
tras que aquella que a lo largo del tiempo sí que varía se denomina demanda
dinámica.

Como es lógico, cuanto más estable sea la demanda, más fácil será preverla.

3)�Demanda�dependiente�frente�a�demanda�independiente

Se habla de demanda independiente de un producto cuando esta únicamente

depende del producto en sí mismo, sin verse afectada por la demanda de otros
productos. Y en cambio la demanda dependiente es aquella que se ve influen-
ciada por la demanda de otros productos, como por ejemplo los componentes
de un producto final, que dependerán de este producto final.

Ejemplos de demanda independiente son en general la demanda del producto

acabado, así como de las piezas de recambio.
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3. Principios de las previsiones

Podemos hablar de ciertas características o principios del forecasting que per-

miten utilizar las previsiones de manera más efectiva.

1)�Las�previsiones�para�periodos�cercanos�tienen�menos�error: todo aquello

más cercano en el tiempo es más cierto. Consecuencia de esto será que todo
aquello que reduzca plazos de entrega minimizará errores de previsiones.

2)�Las�previsiones�para�grupos�o�familias�son�mejores: cuanta más similitud

haya en el tipo de productos para los que se realizan previsiones, de manera
más similar se comportan y, por lo tanto, más se puede acertar en ellas. Ade-
más, cuanto mayor sea el grupo, menor será el error, dado que cada producto
individualmente se comporta de manera aleatoria incluso con características
estables de grupo.

3)�Las�previsiones�son�habitualmente�erróneas: se está mirando adelante sin

tener certeza del futuro, por lo que, en general, hay errores.

4)� Cada� previsión� debe� incluir� un� error� asociado� (estimación): debido a
la existencia de los errores, deberíamos intentar estimarlos, es decir, ver qué
desviación tenemos.
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4. Métodos de previsión

Existen muchos métodos de previsión, tanto cualitativos como cuantitativos.

Dentro de los métodos� cualitativos está el conocido como técnica Delphi,
que tiene más de cincuenta años de antigüedad y que consiste en utilizar a un
grupo de expertos que responde a una serie de cuestionarios. Los expertos se
mantienen separados, sin interactuar con el resto. Se compilan los resultados
del primer cuestionario y se presenta un segundo cuestionario basado en los
resultados del primero a los mismos expertos, a quienes se les pide que reeva-
lúen sus respuestas al primer cuestionario. Este proceso continúa hasta que los
investigadores tienen un rango estrecho de opiniones.

Este tipo de metodología cualitativa está basada en valoraciones y opiniones,

y es por lo tanto subjetiva. Para previsiones de aprovisionamiento, producción
o gestión de stocks no suele ser de gran ayuda.

Los métodos�cuantitativos podríamos clasificarlos entre los métodos extrín-

secos y los intrínsecos. Los métodos extrínsecos se basan en la correlación en-
tre la demanda de un grupo de productos con otra actividad. Se utilizan indi-
cadores económicos externos que no tienen que ver con la compañía, pero
que se entiende que afectan a la actividad de esta y, por lo tanto, a la demanda
de productos de la compañía que quiere hacer previsiones de venta, produc-
ción o aprovisionamiento de sus productos. Los problemas que tienen estos
métodos son básicamente dos. Por una parte, esta correlación no siempre es
única y es difícil de evaluar; y por otra parte, la predicción se está basando en
la previsión de otro indicador, por lo que genera incertidumbre. Este método
resulta más útil a nivel global para la compañía, o a nivel de grupos o familias
de productos, pero no para elementos únicos independientes.

Los métodos intrínsecos son aquellos que utilizan datos del pasado, son datos
conocidos y en general son fáciles de llevar a cabo. Este tipo de métodos son
los más utilizados en planificación o producción.

Algunas técnicas intrínsecas conocidas son:

a) Demanda media: se elimina la parte aleatoria y nos quedamos con la media

como demanda válida.

b) Medias móviles: se toman medias, pero en tramos o periodos iguales con-

cretos, que se van desplazando en el tiempo. Es importante saber que nos sirve
para demandas con poca tendencia que sean poco cíclicas.
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c) Alisamiento exponencial: la previsión se basa en la anterior, teniendo en

cuenta el ajuste por el error cometido hasta entonces dado que se conoce cómo
ha ido la realidad

St+1 = St + α∈t, siendo ∈t el error de previsión para el periodo t.

Al igual que en otras ciencias, es importante validar los métodos que se utili-
zan, es decir, una vez utilizado un modelo hay que revisar si es fiable o no.
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5. Recopilación y análisis de datos

Tal y como se ha visto, las previsiones se basan en datos del pasado. Así, cuanto
mayor sea la calidad de los datos del pasado que se utilizan para las previsiones,
mejores resultados se obtendrán. Para ello, se debe:

1) Recopilar los datos de la forma que sea necesaria para las previsiones que
hemos de realizar:

• El periodo previsional, en semanas, meses o trimestres, debe ser el mismo

que el periodo de planificación. Si son semanales, la previsión debe ser
para el mismo intervalo de tiempo.

• Los artículos para los que se hagan previsiones deben ser exactamente los
mismos que los de los datos.

• Si el objetivo de las previsiones son de compra o aprovisionamiento, los

datos deben ser elegidos de los aprovisionamientos realizados y no por
ejemplo de producción o de envíos. Si tomáramos los de fabricación, igual
no estaríamos teniendo en cuenta aquello que no se ha fabricado por falta
de aprovisionamiento.

2) Tener en cuenta el entorno de lo sucedido durante el periodo de los datos.

Por ejemplo, si ha habido circunstancias especiales, como promociones, cam-
bios meteorológicos, entrada de países, etc.

3) Separar los datos de demanda por tipo de cliente, y por esto se entiende los
canales que pueda tener una compañía, ya sea canales de distribución, países,
etc.
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6. Seguimiento de las previsiones

Una parte muy importante de las previsiones es el análisis de estas para cono-
cer el error asociado que llevan de manera intrínseca, como se ha comentado.
Para ello, es necesario hacer un seguimiento y entender cuál ha sido la desvia-
ción entre las previsiones realizadas y la demanda real actual. Ello ayudará en
el futuro a ir corrigiendo las previsiones y a minimizar este error. En el límite
del tiempo tendiendo a infinito, este error tendería a cero.

Hay varias maneras de medir este error para hacer el seguimiento de las pre-
visiones:

1)�Error�de�las�previsiones: es la diferencia entre la demanda actual real y las

previsiones realizadas. Se divide en dos partes:

a) Sesgo: existe cuando la demanda real acumulada varía con respecto a la

previsión acumulada. Esto significa que la demanda promedio prevista fue
incorrecta. Es muy importante analizar el sesgo para corregir las previsiones
a futuro.

Ejemplo:

En este caso, sistemáticamente hay un sesgo entre la demanda real y la previ-

sión hecha. Quizá se ha prescindido de algún factor externo importante.

b) Variación aleatoria: la demanda real variará alrededor de la demanda media

y esta variabilidad será según el patrón de demanda que tenga el producto. Esta
puede ser estable con variabilidad pequeña o inestable con gran variabilidad.
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Solo se ve una diferencia debido al componente aleatorio y no hay sesgo.

2)�Desviación�media�absoluta: es el valor medio del error, es decir, de lo que se

desvía independientemente de si es en un sentido u otro, de ahí lo de absoluta.

3)�Distribución�normal: si se representa un gráfico con las frecuencias de un

determinado valor de la demanda se obtiene una curva en forma de campana.
Esta distribución es la llamada distribución normal o campana de Gauss. Esta
distribución puede ser más ancha o estrecha y esto viene determinado por la
desviación estándar. Cuanto mayor es la dispersión, mayor será la desviación
estándar.
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7. Precisión de la previsión

La precisión de la previsión mide cuán buena es una previsión. Pero como se

puede deducir del apartado anterior, no se trata de un ejercicio fácil. Como
se ha visto, se realiza a posteriori y a veces esto ocurre mucho más tarde de la
realización de la previsión, con lo que en muchas organizaciones desgraciada-
mente no se utiliza para corregir previsiones futuras y mejorarlas.

Pero ¿qué significa tener un 70% de precisión en la previsión? ¿Es bueno o

malo? Dependerá del tipo de producto. Por ejemplo, será muy malo para pro-
ductos de alta rotación y, sin embargo, puede ser una precisión muy buena
para productos de baja rotación. Además, todo depende de los datos, ya que,
como hemos visto, cada producto por si solo lleva asociado un factor aleato-
rio, así que cuanto más individual o más corto sea el periodo, más variabilidad
aleatoria y por tanto más error asociado se puede tener.

Así pues, ya no solo se trata de medir esta precisión, sino también de interpre-
tar este valor medido. Y esto no es fácil.
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Actividades
1. Calculad la media móvil para los siguientes casos:

Media�móvil�a�tres�meses

Demanda mes 1 27.300

Demanda mes 2 28.900

Demanda mes 3 22.500

Respuesta:

Cálculo de la previsión del mes 4:

Previsión del mes 4 = (27.300 + 28.900 + 22.500) / 3

Previsión mes 4 26.233

Si ahora resulta que sabemos que la demanda del mes 4 es la siguiente:

Demanda mes 4 25.200

¿Cuál sería la previsión de la demanda del mes 6?

Previsión del mes 5 = (28.900 + 22.500 + 25.200) / 3

Previsión mes 5 25.533

Media�móvil�a�4�meses

Hagamos el mismo cálculo a cuatro meses y aprovechemos para comparar:

Demanda Previsión MM3 meses Previsión MM4 meses

Mes 1 27.300

Mes 2 28.900

Mes 3 22.500

Mes 4 25.200 26.233

Mes 5 26.800 25.533 25.975

24.833 25.850

2. Dada la siguiente demanda de los últimos quince meses:

Mes Demanda Previsión

1 12.554

2 11.200

3 11.692

4 12.923
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Mes Demanda Previsión

5 11.569

6 12.308

7 13.415

8 11.323

9 12.431

10 12.062

11 11.692

12 12.554

13 13.046

14 11.938

15 12.308

16  

a) Representad la demanda

b) Usando la técnica de medias móviles a cuatro meses, calculad las previsiones para los
meses 5 hasta el 16.

c) ¿Cuál sería el mejor valor para la demanda del mes 16? ¿Por qué?

Respuesta:

Calculamos la previsión a partir del mes 5 como hemos hecho en el ejercicio anterior.

Mes Demanda Previsión

1 12.554

2 11.200

3 11.692

4 12.923

5 11.569 12.092

6 12.308 11.846

7 13.415 12.123

8 11.323 12.554

9 12.431 12.154

10 12.062 12.369

11 11.692 12.308

12 12.554 11.877

13 13.046 12.185
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Mes Demanda Previsión

14 11.938 12.338

15 12.308 12.308

16   12.462

Podemos apreciar en el gráfico que las medias móviles aplanan los picos de demanda tanto
al alza como a la baja.

Seguramente el valor real de la demanda será algo superior al calculado por las medias mó-
viles. Y podría estar entre 12.500 y 13.500.

3. Usando los datos del ejercicio anterior, calculad la previsión con el método del alisamiento
exponencial. Sabemos que en el mes 4 la demanda prevista era de 12.462 y a = 0,3.

Respuesta:

Calculamos el error como la diferencia entre el valor de la previsión 12.462 y el valor real
12.923, y nos da 461.

Con ello calculamos las previsiones que tenemos en la siguiente tabla y que representamos
en el siguiente gráfico.

Mes Demanda Previsión

1 12.554  

2 11.200

3 11.692

4 12.923 12.462

5 11.569 12.600

6 12.308 12.291

7 13.415 12.296

8 11.323 12.632

9 12.431 12.239

10 12.062 12.297
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Mes Demanda Previsión

11 11.692 12.226

12 12.554 12.066

13 13.046 12.212

14 11.938 12.462

15 12.308 12.305

16   12.306

4. Tenemos la demanda de productos X según la tabla a continuación.

a) Calculad según el método de las medias móviles a tres meses la previsión de la demanda.

b) Calculad según el alisado exponencial la demanda (a = 0,2 y tomamos las previsiones de

junio de 2016 de MM como base).
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Comparamos para cada artículo mediante los gráficos de previsión de la demanda:

Art. 1

Art. 2

Art. 3
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