Presentación

En la actualidad la información documental constituye un recurso necesario e

importante, que se genera a través de la gestión adecuada de cada uno de los
procesos gubernamentales; es parte vital y fundamental de toda la estructura
administrativa su posesión y disposición para la toma de decisiones, es lo que le
provee de un alto nivel de competitividad a las diversas instancias del gobierno.

Con la finalidad de dar cumplimiento a las disposiciones normativas en materia de

organización de archivos mediante la elaboración, validación e implementación de
los instrumentos técnicos de control y consulta archivísticos, que contribuyan a la
adecuada y oportuna organización, conservación y localización de documentos y
expedientes, de conformidad con la naturaleza del archivo y las necesidades del
servicio del organismo público descentralizado de carácter estatal denominado
Universidad Politécnica del Valle de Toluca, a través del Área Coordinadora de
Archivos, se elaboró el presente Cuadro General de Clasificación Archivística, con
el objetivo de proporcionar una estructura lógica, ordenada y organizada a la
documentación producida y recibida en ejercicio de las atribuciones o funciones de
esta Universidad.

El éxito de una institución gubernamental no solo depende de la manera en que

utiliza los recursos materiales, financieros y humanos con que cuenta, sino también
de la forma en que se aprovechan los activos intangibles como la información
contenida en los documentos que diario produce.

El Cuadro General de Clasificación Archivística de la Universidad Politécnica del

Valle de Toluca responde a una triple necesidad:

 Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación

producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una
dependencia o entidad.
 Facilitar su localización; es decir, facilitar el acceso a la información contenida
en el acervo documental.
 Agilizar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz
control y manejo.

La Clasificación Archivística consiste en realizar un proceso de identificación y

agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de
cada dependencia o entidad; debe realizarse desde la primera etapa del ciclo vital
de los documentos; con la aplicación del Cuadro General de Clasificación
Archivística, constituye uno de los pasos más importantes para la organización de
los archivos de trámite de la Universidad Politécnica del Valle de Toluca.
 Objetivos

General:
 Dar cumplimiento a las disposiciones normativas en materia de organización
de archivos a través de la elaboración, validación e implementación de los
instrumentos técnicos de control y consulta archivísticos, que contribuyan a
la adecuada y oportuna organización, conservación y localización de los
documentos y expedientes, de conformidad con la naturaleza del archivo y
las necesidades del servicio del organismo público descentralizado de
carácter estatal denominado Universidad Politécnica del Valle de Toluca.

Específicos:
 Establecer los conceptos generales de la clasificación y organización de los
archivos.
 Implementar la metodología necesaria para la aplicación de un sistema de
clasificación archivística de la Universidad Politécnica del Valle de Toluca.
 Administrar los documentos del archivo de trámite, concentración o histórico,
según corresponda, mediante su adecuada organización, conservación,
seguimiento, recuperación y divulgación.
 Planificar y desarrollar los procesos técnicos archivísticos inherentes a los
archivos en materia de gestión de documentos.
 Crear un lenguaje de clasificación funcional, de acuerdo con las atribuciones
y funciones de las unidades administrativas de la Universidad Politécnica del
Valle de Toluca.
 Marco Jurídico

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Diario Oficial de la Federación, 5 de febrero de 1917, reformas y adiciones.
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno” 10, 14 y 17 de noviembre de 1917,
reformas y adiciones.
Ley General de Archivos.
Diario Oficial de la Federación, 15 de junio de 2018.
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Diario Oficial de la Federación, 4 de mayo de 2015.
Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México.
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 17 de septiembre de 1981, reformas
y adiciones.
Ley para la Coordinación y Control de Organismos Auxiliares del Estado de México.
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 24 de agosto de 1983, reformas y
adiciones.
Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado de México y Municipios.
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 30 de mayo de 2017.
Ley de Bienes del Estado de México y de sus Municipios.
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 7 de marzo de 2000, reformas y
adiciones.
Ley para la Mejora Regulatoria del Estado de México y sus Municipios.
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 17 de septiembre de 2018.
Ley de Protección de Datos Personales en posesión de Sujetos Obligados del
Estado de México y Municipios.
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 30 de mayo de 2017.
Ley de Transparencia y Acceso a la información Pública del Estado de México y
Municipios.
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 4 de mayo de 2016.
Decreto del Ejecutivo del Estado por lo que se crea el Organismo Público
Descentralizado de carácter estatal denominado Universidad Politécnica del Valle
de Toluca.
 Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 13 de noviembre de 2006.
Reglamento de la Ley para La Coordinación y Control de los Organismos Auxiliares
y Fideicomisos del Estado de México.
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 8 de octubre de 1984, reformas y
adiciones.
Reglamento Interior de la Universidad Politécnica del Valle de Toluca.
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 17 de diciembre de 2018.
Acuerdo por el que se establece las Normas Administrativas para la Asignación y
Uso de los Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del
Poder Ejecutivo Estatal.
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 24 de febrero de 2005 y adiciones.
Acuerdo por el que se establecen políticas, bases y lineamientos, en materia de
adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos y servicios de las dependencias,
organismos auxiliares y tribunales administrativos del poder ejecutivo del Estado de
México.
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 26 de junio de 2017.
Manual General de Organización de la Universidad Politécnica del Valle de Toluca.
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 9 de noviembre de 2018.
Lineamientos para la organización y conservación de archivos.
Diario Oficial de la Federación, 4 de mayo de 2016.
Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México.
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 29 de mayo de 2015.
Lineamientos para la valoración, selección y baja de los documentos, expedientes
y series de tramite concluido en los Archivos del Estado de México.
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 29 de mayo de 2015.
Lineamientos para la transferencia de expedientes de tramite concluido al Archivo
General del Poder Ejecutivo.
Gobierno del Estado de México, Secretaria de Finanzas, julio de 2009.
 Políticas

I. La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística será

funcional y, atenderá a los conceptos básicos de fondo, sección, serie y
subserie, que establecen un principio de diferenciación y estratificación
de las diversas agrupaciones documentales que conforman el común total
de documentos de una dependencia o entidad. De modo que se reúnen
en agrupaciones naturales (niveles documentales o niveles de
descripción): fondo, sección, serie, subserie, unidad documental
compuesta (expediente) y unidad documental simple (documento).
II. El título del fondo corresponderá a la forma autorizada del nombre del
Organismo, es decir, Fondo: Universidad Politécnica del Valle de Toluca.
III. El título de la sección corresponderá a la forma autorizada del nombre del
macro proceso o función general. Los títulos de la serie y, en su caso,
subserie correspondiente a la forma autorizada del nombre de la
subfunción (proceso-actividad) u operación respectiva.
IV. Los títulos de las secciones y series comunes corresponderán a los
establecidos para el Archivo General de la Nación. Los Títulos de las
secciones y series sustantivas corresponderán a los establecidos por las
áreas funcionales de la Universidad Politécnica del Valle de Toluca.
V. Las y los titulares de las unidades administrativas señaladas en el Manual
General de Organización de la Universidad Politécnica del Valle de Toluca
son responsables, por si mismas (os) o a través del o la Responsable de
su Archivo, de organizar y controlar sus archivos de tramite conforme a lo
establecido en el presente Cuadro General de Clasificación Archivística y
la Normatividad vigente en la materia, con el propósito de mantener
disponible la información que facilite la gestión administrativa, la rendición
de cuentas y se garantice el acceso ciudadano a la información.
VI. La organización de los archivos, deberá asegurar la disponibilidad,
localización expedita, integridad y conservación de los documentos de
archivo que posean las unidades administrativas, para lo cual adoptaran
las medidas necesarias de acuerdo con las disposiciones legales
administrativas y técnicas aplicables en la materia.
VII. Todos los documentos físicos y electrónicos generados y recibidos por
las unidades administrativas de la Universidad Politécnica del Valle de
Toluca deberán clasificarse y codificarse conforme a lo establecido en el
presente Cuadro General de Clasificación Archivística, como paso previo
a su integración al expediente y a su resguardo en el archivo de trámite
correspondiente.
VIII. Los documentos físicos y electrónicos generados y recibidos por las
unidades administrativas deben integrarse y obrar en expedientes
constituidos por uno o varios documentos, ordenados lógica y
cronológicamente, y relacionados entre si por un mismo asunto, materia,
actividad o tramite.
IX. Los expedientes que, en conjunto, están vinculados con el ejercicio de
una función o atribución genérica formaran parte de una serie documental
o función de la que deriva su creación y organización, de conformidad con
lo señalado en el presente Cuadro General de Clasificación Archivística.
X. El Área Coordinadora de Archivos de la Universidad Politécnica del Valle
de Toluca otorgara asesoría técnica para la aplicación del presente
instrumento de clasificación archivística.
XI. El Área Coordinadora de Archivos notificara a las unidades
administrativas de cualquier cambio en el Cuadro General de
Clasificación Archivística y de supervisar su correcta aplicación.
XII. El Área Coordinadora de Archivo es responsable de coordinar la
instrumentación del presente Cuadro General de Clasificación
Archivística y de supervisar su correcta aplicación.
XIII. Como regla general los niveles de sección y serie deberán ser respetados
como aparecen; es decir, no se cambiará la nomenclatura ni los códigos.
Para la conservación o baja de las series y subseries documentales
establecidas en el presente Cuadro General de Clasificación Archivística,
se considerarán las vigencias y valores documentales establecidos en el
catálogo de disposición documental y en los dictámenes de valoración
documental, emitidos por la Comisión Dictaminadora de Depuración de
Documentos.
XIV. Los expedientes que se aperturen en los archivos de tramite deben incluir
una portada o guarda exterior en la que se registren los datos de
identificación de cada expediente, considerando el presente Cuadro
General de Clasificación Archivística.
XV. Los formatos de “Inventario de archivo” que se elaboren deberán de
considerar en uno de sus apartados la información correspondiente al
fondo, sección, serie y subserie, conforme al presente Cuadro General de
Clasificación Archivística.
XVI. Los expedientes generados a partir de la fecha de publicación del Cuadro
General de Clasificación Archivística de la Universidad Politécnica del
Valle de Toluca deben atender la estructura básica de fondo, sección,
serie y subserie para su clasificación, lo cual es una condición para que
puedan recibirse en el archivo de concentración cuando se realice su
transferencia primaria.
 XVII. Las y los responsables de los archivos de trámite de cada unidad
administrativa trabajaran en conjunto con el Área Coordinadora de
Archivo para la Actualización del presente Cuadro General de
Clasificación Archivística.

Descripción del Cuadro General de Clasificación Archivística

El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento técnico que

describe la estructura jerárquica y funcional documental de un archivo, con base en
las atribuciones y funciones del órgano productor, en la que se establece un
principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones
documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los
documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas, fondo, sección, serie,
expediente y unidad documental.

El Cuadro General de Clasificación Archivística de la Universidad Politécnica del

Valle de Toluca está basado en las funciones de las unidades administrativas del
Organismo y sirve para clasificar la documentación producida o recibida, facilitando
con ello su disposición, localización y consulta.

La Universidad Politécnica del Valle de Toluca constituye el fondo documental, el

cual está integrado por XX Secciones (comunes), con XXX Series y XXX subseries;
X Secciones (Sustantivas), con XX Series y X Subseries, con las que es posible
clasificar cualquier tipo de documento de archivo que se genere o se reciba en las
unidades administrativas del Organismo.
La estructura jerárquica documental para la Universidad Politécnica del Valle de
Toluca representada en el Cuadro General de Clasificación Archivística es la
siguiente:

Estructura Documental (Niveles de descripción)

Conjunto de documentos de archivo generados o recibidos por una institución
o una persona física o jurídica colectiva, como resultado natural o de su función
o actividad, y conservados en el archivo de la propia institución o de otra
diferente a ella con cuyo nombre se identifica. Es decir, comprende toda la
documentación generada y recibida por las unidades administrativas de la
Fondo Universidad Politécnica del Valle de Toluca.
Cada una de las divisiones del fondo, basadas en las atribuciones del
Organismo, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Son los
documentos agrupados con base en las XX o funciones sustantivas y XX
Sección funciones comunes que realiza la Universidad Politécnica del Valle de Toluca.
División de una sección, conjunto de documentos producidos en el desarrollo
de una misma atribución general, que versa sobre una materia o asunto
especifico. Son las agrupaciones de documentos o expedientes que
Serie corresponden a las funciones dentro de las secciones.
Conjunto de documentos que forman parte de una serie, identificados de forma
separada de esta por su contenido y sus características específicas. Son las
agrupaciones de los documentos o expedientes basadas en las actividades
Subserie dentro de las series.

Elementos que integran el Cuadro General de Clasificación Archivística de la

Universidad Politécnica del Valle de Toluca:

1 2

5 6

7 8
 1. Indica el nivel de sección
2. Indica el código y nombre de la sección
3. Indica el nivel de “serie”
4. Indicar el código y nombre de la serie
5. Indica el nivel de “subserie”
6. Indica el código y nombre de la subserie
7. Indica el número de series
8. Indica el número de subseries

El fondo documental y las secciones (con su codificación respectiva) que integran

el Cuadro General de Clasificación Archivística de la Universidad Politécnica del
Valle de Toluca son las siguientes:

Cuadro General de Clasificación Archivística

Funciones Comunes
Código Sección Aplica
1C Legislación (Marco Jurídico) Si
2C Asuntos Jurídicos Si
3C Programación y Presupuestación Financiera Si
4C Recursos Humanos Si
5C Recursos Financieros Si
6C Recursos Materiales Si
7C Servicios Generales Si
8C Tecnologías y Servicios de Información Si
9C Comunicación Social Si
10C Control, Auditorias e Inspecciones Si
11C Información, Planeación, Programación y Evaluación Si
12C Transparencia y Acceso a la Información Si
13C Administración de Archivos Si
Funciones Sustantivas
Código Sección Aplica
1S Formación Académica Si
2S Vinculación y Extensión Universitaria Si
3S Investigación y Desarrollo Si
4S Junta Directiva Si
5S Servicios de Control Escolar Si
Código Sección/Serie Aplica
1C Legislación (Marco Jurídico) Si
1C.1 Disposiciones en materia de legislación Si
1C.2 Programas y proyectos en materia de legislación Si
1C.3 Leyes Si
1C.4 Códigos Si
1C.5 Convenios y tratados nacionales e internacionales Si
1C.6 Decretos Si
1C.7 Reglamentos Si
1C.8 Acuerdos generales Si
1C.9 Circulares Si
Instrumentos jurídicos consecuenciales (convenios, bases de
1C.10 colaboración, etc.) Si
1C.11 Resoluciones Si
1C.12 Compilaciones jurídicas (electrónicas) Si
1C.13 Diario Oficial de Federación (publicaciones) Si
1C.14 Normas Oficiales Mexicanas Si
1C.15 Comités y Subcomités de Normalización Si

Código Sección/Serie Aplica

2C Asuntos Jurídicos Si
2C.1 Disposiciones en materia de asuntos jurídicos Si
2C.2 Programas y proyectos en materia de asuntos jurídicos Si
2C.3 Registro y certificación de firmas ante dependencias externas Si
2C.4 Registro y certificación de firmas acreditadas en la UPVT Si
2C.5 Actuaciones y representaciones en materia legal Si
2C.6 Asistencia, consulta y asesoría Si
2C.7 Estudios, dictámenes e informes Si
2C.8 Juicios contra la dependencia Si
2C.9 Juicios promovidos por UPVT Si
2C.10 Amparos realizados por la UPVT Si
2C.11 Interposición de recursos administrativos Si
2C.12 Opiniones técnico jurídicas Si
2C.13 Inspección y designación de peritos Si
2C.14 Desfalcos, peculados, fraudes y cohechos por personal de UPVT Si
2C.15 Notificaciones Si
2C.16 Inconformidades y peticiones Si
2C.17 Delitos y faltas administrativas de personal de UPVT Si
2C.18 Recomendaciones emitidas respecto de derechos humanos Si
Código Sección/Serie Aplica
3C Programación, Organización y Presupuestación Si
3C.1 Disposiciones en materia de programación Si
3C.2 Programas y proyectos en materia de programación Si
3C.3 Procesos de programación Si
3C.4 Programa anual de inversiones Si
3C.5 Registro programático de proyectos institucionales Si
3C.6 Registro programático de proyectos especiales Si
3C.7 Presupuesto para el Programa Operativo Anual Si
3C.8 Disposiciones en materia de organización Si
3C.9 Programas y proyectos en materia de organización Si
3C.10 Dictamen técnico de estructuras en la organización de UPVT Si
3C.11 Integración y dictamen de manuales de organización Si
Integración y dictamen de manuales, normas y lineamientos, de
3C.12 procesos y procedimientos de UPVT Si
3C.13 Acciones de modernización administrativa Si
3C.14 Certificación de calidad de procesos y servicios administrativos Si
3C.15 Desconcentración de funciones Si
3C.16 Descentralización de funciones Si
3C.17 Disposiciones en materia de presupuestación Si
3C.18 Programas y proyectos en materia de presupuestación Si
3C.19 Análisis financiero y presupuestal Si
3C.20 Evaluación y control del ejercicio presupuestal Si
Aplicación y seguimiento de medidas para la austeridad y
3C.21 contención del gasto publico Si
3C.22 Evaluación y control del ejercicio presupuestal Si
Arqueos de caja al fondo fijo periódicos, para verificar el adecuado
3C.23 manejo de recursos en el pago de pequeñas erogaciones Si
3C.24 Análisis del cumplimiento presupuestario de UPVT Si
Ejecución de sistemas contables y financieros necesarios para el
3C.25 registro del ejercicio presupuestal Si
Propuestas del presupuesto de egresos y de ingresos para los
3C.26 ejercicios fiscales Si
3C.27 Cumplimiento del presupuesto de la UPVT Si
Verificación del ejercicio del presupuesto en gasto corriente y gasto
3C.28 de inversión Si
Código Sección/Serie Aplica
4C Recursos Humanos Si
4C.1 Disposiciones en materia de recursos humanos Si
4C.2 Programas y proyectos en materia de recursos humanos Si
4C.3 Expediente único de personal de UPVT Si
4C.4 Registro y control de puestos y plazas Si
4C.5 Nómina de pago al personal de UPVT Si
4C.6 Reclutamiento y selección de personal Si
Identificación y acreditación de personal de UPVT (emisión de
4C.7 credenciales) Si
Control de asistencia (vacaciones, descansos, licencias, incapacidades,
4C.8 etc.) Si
4C.9 Control disciplinario de personal de UPVT Si
4C.10 Descuentos Si
4C.11 Estímulos y recompensas Si
4C.12 Evaluaciones y promociones Si
4C.13 Productividad en el trabajo Si
4C.14 Evaluación del desempeño de servidores públicos Si
4C.15 Afiliaciones al ISSEMYM Si
4C.16 Control de prestaciones derivadas de la Ley de ISSEMYM Si
4C.17 Jubilaciones y pensiones Si
4C.18 Programas de retiro voluntario Si
Becas o apoyos en reinscripciones para hijos de profesores o para
4C.19 profesores que realizan estudios de posgrado Si
Relaciones laborales (comisiones mixtas, sindicato, condiciones
4C.20 generales de trabajo) Si
4C.21 Servicios sociales proporcionados por alumnos de la UPVT Si
4C.22 Capacitación continua y desarrollo profesional del personal de UPVT Si
4C.23 Si
4C.24 Curriculum vitae de aspirantes a laborar en UPVT Si
4C.25 Censo de personal Si
4C.26 Expedición de constancias laborales Si
4C.27 Coordinación laboral con organismos descentralizados y paraestatales Si
4C.28 Servicio profesional de carrera Si
4C.29 Programa de inducción para personal de nuevo ingreso Si
4C.30 Movimiento, altas y bajas del personal ante el ISSEMYM Si
Cuestionarios para identificación de necesidades de capacitación del
4C.31 personal de UPVT Si
4C.32 Constancias de capacitación del personal docente y administrativo Si
Cumplimiento de contratos individuales y colectivos de trabajo del
4C.33 personal de la UPVT Si
Sanciones económicas y/o administrativas a que se han hecho
4C.34 acreedores los servidores públicos de UPVT Si
4C.35 Condiciones generales de trabajo del personal de UPVT Si
4C.36 Funciones y actividades del servicio médico de UPVT Si
4C.37 Funciones y actividades del servicio de psicología de UPVT Si
Manifestación de bienes de personal administrativo y docente de la
4C.38 Universidad Si
Código Sección/Serie Aplica
5C Recursos Financieros Si
Disposiciones en materia de recursos financieros y contabilidad
5C.1 gubernamental Si
Programas y proyectos en materia de recursos financieros y
5C.2 contabilidad gubernamental Si
5C.3 Disposiciones de obligaciones fiscales federales y estatales Si
5C.4 Gastos y/o egresos por partida presupuestal Si
5C.5 Ingresos por partida presupuestal Si
5C.6 Libros contables Si
5C.7 Registros contables (glosa) Si
5C.8 Valores financieros Si
5C.9 Aportaciones al capital Si
5C.10 Empréstitos de personas físicas a la UPVT Si
5C.11 Financiamiento externo de personas jurídico colectivas Si
5C.12 Esquemas de financiamiento y contratos de financiamiento Si
5C.13 Asignación y optimización de recursos financieros Si
5C.14 Créditos concedidos por UPVT Si
5C.15 Cuentas por liquidar certificadas Si
5C.16 Transferencia de presupuesto a otras partidas presupuestales Si
5C.17 Ampliaciones y/o disminuciones del presupuesto Si
5C.18 Registro y control de pólizas de egresos Si
5C.19 Registro y control de pólizas de ingresos Si
5C.20 Registro y control de pólizas de diario Si
5C.21 Administración de fondo fijo de caja Si
5C.22 Garantías, Fianzas y Depósitos realizados por UPVT Si
5C.23 Control de cheques Si
5C.24 Conciliaciones de cifras con instituciones bancarias Si
5C.25 Emisión de Estados Financieros Si
5C.26 Emisión de Estados Financieros Presupuestales Si
5C.27 Auxiliares de cuentas contables Si
5C.28 Informes de ahorro presupuestal Si
Resguardos de documentos fuentes, libros, registros y estados
5C.29 financieros Si
5C.30 Requisitos de deducibilidad de los comprobantes de erogaciones Si
5C.31 Control y registro de los ingresos por subsidio estatal y federal Si
Código Sección/Serie Aplica
6C Recursos Materiales Si
Disposiciones en materia de recursos materiales, obra pública,
6C.1 conservación y mantenimiento Si
Programas y proyectos en materia de recursos materiales , obra
6C.2 pública, conservación y mantenimiento Si
6C.3 Licitaciones invitación restringida Si
6C.4 Licitaciones invitación pública Si
Sanciones, inconformidades y conciliaciones, derivados de
6C.5 contratos Si
6C.6 Control de contratos Si
6C.7 Seguros y fianzas Si
Suspensión, rescisión, terminación de obra publica (actas de
6C.8 entrega recepción de obras) Si
6C.9 Bitácoras de obra publica (proporcionadas por el IMIFE) Si
6C.10 Calidad en materia de obras, conservación y equipamiento Si
6C.11 Estudios de mercado en obra pública, adquisiciones y servicios Si
6C.12 Asesoría técnica en materia de obra publica Si
6C.13 Conservación y mantenimiento de la infraestructura física Si
6C.14 Registro de proveedores y contratistas Si
6C.15 Arrendamientos de bienes y servicios Si
6C.16 Disposiciones (normatividad) de activo fijo Si
6C.17 Inventario físico y control de bienes muebles Si
6C.18 Inventario físico y control de bienes inmuebles Si
6C.19 Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles Si
6C.20 Disposiciones y sistemas de abastecimiento en almacenes Si
6C.21 Control de calidad de bienes e insumos Si
6C.22 Control y seguimiento de obras y remodelaciones Si
6C.23 Comités de adquisiciones, arrendamientos y servicios Si
6C.24 Comité de enajenación de bienes muebles e inmuebles Si
6C.25 Registro ante el SIRESPEM Si
Elaboración del programa anual de adquisiciones y contratación de
6C.26 servicios Si
6C.27 Normas y lineamientos del sistema de control patrimonial (SICOPA) Si
Administración e incidencias del SICOPA y enlace con el sistema
6C.28 de contabilidad de UPVT. Si
6C.29 Procedimiento de licitación para espacios de la Universidad Si
Programa de conservación y mantenimiento de los bienes de la
6C.30 Universidad Si
6C.31 Dictámenes técnicos de adquisiciones y arrendamiento de servicios Si
Código Sección Aplica
7C Servicios Generales Si
7C.1 Disposiciones en materia de servicios generales Si
Programación y Presupuestación en materia de servicios
7C.2 generales Si
7C.3 Servicios de energía eléctrica * Si
7C.4 Servicios de agua potable Si
7C.5 Servicios de embalaje, fletes y maniobras Si
7C.6 Servicios de seguridad y vigilancia Si
7C.7 Servicios de lavandería, limpieza e higiene Si
7C.8 Servicios de transportación Si
7C.9 Servicios de telefonía fija, telefonía celular y radiolocalización Si
7C.10 Servicio de fumigación y desinfección Si
7C.11 Servicios especializados de mensajería Si
7C.12 Mantenimiento, conservación e instalación de mobiliario* Si
7C.13 Servicio de limpieza y desasolve de fosas sépticas Si
7C.14 Control de parque vehicular Si
7C.15 Servicio de suministro de combustible y lubricantes Si
7C.16 Control y servicios de auditoría externa Si
7C.17 Programas de protección civil Si
7C.18 Control de Seguros y Fianzas Si
7C.19 Adquisición de artículos de papelería Si
7C.20 Servicio de fotocopiado e impresión Si
7C.21 Mantenimiento y conservación de edificios e instalaciones Si
7C.22 Mantenimiento equipo de laboratorio y talleres Si
7C.23 Adquisición de tóner para impresión Si
7C.24 Adquisición de material de limpieza Si
7C.25 Adquisición de material para laboratorios y talleres Si
7C.26 Adquisición de reactivos y sustancias químicas para laboratorio Si
Adquisición de artículos para realización de actividades
7C.27 deportivas y culturales Si
Adquisición de uniformes para actividades deportivas y
7C.28 culturales Si
7C.29 Adquisición de artículos para promoción de carreras de UPVT Si
7C.30 Adquisición de mobiliario Si
*Si contiene comprobaciones de egresos, tienen valor contable
y vigencia general
Código Sección/Serie Aplica
8C Tecnologías y Servicios de la Información Si
8C.1 Disposiciones en materia de telecomunicaciones Si
8C.2 Programas y proyectos en materia de telecomunicaciones Si
8C.3 Normatividad tecnológica Si
8C.4 Desarrollo e infraestructura de telecomunicaciones Si
8C.5 Desarrollo e infraestructura del portal de internet de la UPVT Si
8C.6 Desarrollo de redes de comunicación de datos y voz Si
8C.7 Disposiciones en materia de informática Si
8C.8 Programas y proyectos en materia de informática Si
8C.9 Desarrollo informático Si
8C.10 Seguridad informática Si
8C.11 Desarrollo de sistemas informáticos Si
8C.12 Automatización de procesos Si
8C.13 Control y desarrollo del parque informático Si
8C.14 Disposiciones en materia de servicios de información Si
8C.15 Programas y proyectos en materia de servicios de información Si
8C.16 Administración y servicios de archivo digital Si
8C.17 Administración y servicios de correspondencia digital Si
8C.18 Administración y servicios de biblioteca digital Si
8C.19 Administración y servicios de control escolar Si
8C.20 Administración y preservación de acervos digitales Si
8C.21 Instrumentos de consulta de información digital Si
8C.22 Procesos técnicos en los servicios de información digital Si
8C.23 Acceso y reservas en servicio de información digital Si
8C.24 Productos para la divulgación de servicios digitales Si
8C.25 Servicios y productos de Internet e Intranet Si
Coordinar acciones con la Dirección General del Sistema Estatal de
Informática para la adquisición y mantenimiento de bienes
8C.26 informáticos Si
Proporcionar asesoría técnica en materia de informática a las
8C.27 unidades administrativas de la UPVT Si
Investigaciones para conocer nuevos equipos y apoyos a la
enseñanza aprendizaje aplicables a las tecnologías de la
8C.28 información Si
Mantenimiento, conservación e instalación de equipo de computo
8C.29 en las diferentes unidades administrativas de UPVT Si
Control de Software y de los Sistemas de Información instalados en
las computadoras que podrán utilizar las unidades administrativas
8C.30 de UPVT Si
Integración, resguardo y mantenimiento actualizado del inventario
8C.31 de bienes informáticos Si
Acciones de verificación y control que conlleven la utilización
8C.32 eficiente y eficaz de las tecnologías de la información Si
Programas de mantenimiento preventivo, correctivo y de seguridad
8C.33 al equipo de computo de las unidades administrativas de UPVT Si
Control de dictámenes técnicos ante el Sistema Estatal de
8C.34 Informática Si
Código Sección/Serie Aplica
9C Comunicación Social Si
9C.1 Disposiciones en materia de comunicación social Si
9C.2 Programas y proyectos en materia de comunicación social Si
9C.3 Publicaciones e impresos institucionales Si
Material multimedia diseñado por UPVT para el proceso de
9C.4 enseñanza aprendizaje Si
9C.5 Publicidad institucional Si
9C.6 Boletines y entrevistas para medios de comunicación masiva Si
9C.7 Inserciones y anuncios en periódicos y revistas Si
9C.8 Curriculums de; agencias periodísticas, de noticias, reporteros,
articulistas, cadenas televisas y otros medios de comunicación. Si
9C.9 Notas para medios de comunicación masivos. Si
9C.10 Disposiciones en materia de relaciones publicas Si
Comparecencias ante dependencias gubernamentales para
9C.11 informar logros y resultados Si
9C.12 Actos y envíos oficiales Si
9C.13 Registro de audiencias publicas Si
9C.14 Invitaciones y felicitaciones Si
9C.15 Encuestas de opinión Si
Planear y coordinar la edición de publicaciones institucionales
para dar a conocer avances y resultados obtenidos en materia
9C.16 educativa Si
Promoción de eventos, conferencias, seminarios, exposiciones,
cursos y actividades para la formación académica de los
9C.17 estudiantes Si

Código Sección/Serie Aplica

10C Control y Auditoria de Actividades Publicas Si
10C.1 Disposiciones en materia de control y auditoria Si
10C.2 Programas y proyectos en materia de control y auditoria Si
10C.3 Auditoria Si
10C.4 Visitadurias Si
10C.5 Revisiones de rubros específicos Si
10C.6 Seguimiento a la aplicación en hallazgos o recomendaciones Si
Requerimientos de información a dependencias y entidades
10C.7 fiscalizadoras Si
10C.8 Quejas y denuncias de actividades publicas Si
10C.9 Peticiones, sugerencias y recomendaciones Si
10C.10 Responsabilidades administrativas de servidores públicos Si
10C.11 Inhabilitaciones de servidores públicos Si
10C.12 Declaraciones patrimoniales de servidores públicos Si
Entrega-recepción de servidores públicos obligados, seguimiento
10C.13 de conformidad a la normatividad Si
10C.14 Libros blancos Si
Código Sección/Serie Aplica
11C Planeación, Información, Programación y Evaluación Si
11C.1 Disposiciones en materia de planeación Si
11C.2 Programas y proyectos en materia de información y evaluación Si
11C.3 Disposiciones en materia de políticas Si
11C.4 Programas y proyectos en materia de políticas Si
11C.5 Planes nacionales de desarrollo educativo Si
11C.6 Plan estatal de desarrollo Si
11C.7 Programas de mejora regulatoria Si
11C.8 Programas de acción educativa Si
11C.9 Sistemas de información estadística de UPVT Si
11C.10 Sistema nacional de información estadística Si
Normas de elaboración y actualización de la información
11C.11 estadística Si
11C.12 Captación, producción y difusión de la información estadística Si
11C.13 Desarrollo de encuestas solicitadas por autoridades educativas Si
11C.14 Grupo interinstitucional de información (comités) Si
11C.15 Evaluación de programas de acción correctivas Si
11C.16 Informe de labores del Rector o la Rectora Si
11C.17 Informe de Ejecución Si
11C.18 Informe de Gobierno Si
11C.19 Indicadores de matrícula Si
11C.20 Indicadores de desempeño, calidad y productividad Si
11C.21 Normas para evaluación Si
11C.22 Modelos de organización Si
Integración de programas y proyectos de trabajo para elaborar el
11C.23 Programa Operativo Anual Si
Diseño y desarrollo de la planeación estratégica para fortalecer
11C.24 actividades sustantivas y adjetivas Si
Desarrollo de estudios de la factibilidad a fin de mantener ventaja
11C.25 competitiva de UPVT Si
11C.26 Informes donde se muestren objetivos alcanzados por la UPVT Si
Realización del programa para dar seguimiento al plan de
11C.27 desarrollo institucional Si
Programa para desarrollar y operar los procesos de evaluación
11C.28 institucional Si
Programas de procesos de certificación y acreditación de las
11C.29 diferentes carreras de la Universidad Si
Actualización de Manuales de organización, Reglamentos y
11C.30 Procedimientos de la UPVT Si
11C.31 Programas de Vinculación de la Universidad Si
Coordinación de actividades para la entrega a recepción de sujetos
11C.32 obligados en plataforma SISER-WEB Si
Código Sección/Serie Aplica
12C Transparencia y Acceso a la información Si
12C.1 Disposiciones en materia de acceso a la información Si
12C.2 Programas y proyectos en materia de acceso a la información Si
Programas y proyectos en materia de transparencia y combate a la
12C.3 corrupción Si
12C.4 Expedientes de solicitudes de acceso a la información Si
Expedientes de confirmaciones de solicitudes de acceso a la
12C.5 información Si
Expedientes de recursos de revisión de solicitudes de acceso a la
12C.6 información Si
12C.7 Clasificación de Información de Interés Publico Si
12C.8 Clasificación de Información Reservada Si
12C.9 Clasificación de Información Confidencial Si
12C.10 Sistema de Datos Personales Si
12C.11 Protección de Datos Personales Si
12C.12 Instituto Federal de Acceso a la Información Si
12C.13 Archivos de la Unidad de transparencia Si
12C.14 Contestaciones para atender solicitudes de información SAIMEX Si
Actualización de la información de UPVT en el portal de
12C.15 transparencia IPOMEX Si
12C.16 Integración y funciones del comité de transparencia Si
12C.17 Tecnologías de Información para garantizar la transparencia Si
12C.18 Generación de estadística sobre la información de transparencia Si
12C.19 Programas de capacitación en materia de transparencia Si
12C.20 Funciones de la Unidad de Transparencia Si
Programas con temas que procuren la importancia social del
12C.21 derecho de acceso a la información Si
Programa de cultura de transparencia y de protección de datos
12C.22 personales Si

Código Sección/Serie Aplica

13C Administración de archivos Si
13C.1 Disposiciones en materia de administración de archivos Si
13C.2 Planes, programas y proyectos para la administración de archivos Si
13C.3 Unidad Coordinadora de Archivos Si
13C.4 Sistema Institucional de Archivos Si
13C.5 Instrumentos Archivísticos Si
13C.6 Transferencias documentales Si
13C.7 Bajas documentales Si
13C.8 Conservación y preservación de archivos Si
13C.9 Registro Estatal de Archivos Si
13C.10 Cursos, asesorías y capacitaciones en materia de archivo Si
13C.11 Vinculación archivística Si
13C.12 Difusión archivistica Si
Código Sección/Serie Aplica
1S Formación Académica Si
1S.1 Disposiciones en la materia Si
1S.2 Planes, programas y proyectos en la materia Si
1S.3 Evaluación de docentes Si
1S.4 Prácticas de laboratorio Si
1S.5 Coordinación de Academias Si
1S.6 Encuestas de satisfacción del estudiante Si
1S.7 Servicios Escolares Si
1S.8 Servicios Bibliotecarios Si
1S.9 Servicios Estudiantiles Si
1S.10 Estrategias para cumplimiento de proceso educativo Si
1S.11 Criterios e instrumentos para selección de personal docente Si
1S.12 Planeación y coordinación de actividades docentes Si
Actividades orientadas a promover y difundir el modelo educativo
1S.13 basado en competencias Si
Instrumentos y mecanismos para el perfil de ingreso deseado en
1S.14 alumnos Si
Procedimientos e instrumentos para evaluar el aprovechamiento de
1S.15 alumnos Si
Promoción para la realización de servicio social, estancias y
1S.16 estadías en alumnos Si
1S.17 Actividades para impulsar la Titulación Profesional Si
Dictámenes técnicos, de revalidación, equivalencia de estudios y
1S.18 cambio de programa educativo Si
Atención a conflictos que surjan entre miembros de las divisiones
1S.19 académicas Si
Estrategias y acciones para incrementar la calidad de los servicios
1S.20 educativos Si
Seguimiento de asuntos académicos que planteen alumnos y
1S.21 personal docente Si
Coordinar y evaluar programas de tutorías, asesorías, estancias y
1S.22 estadías Si
1S.23 Control de avance de los cursos académicos Si
1S.24 Recopilación de materiales de apoyo elaborados por docentes Si
Adquisición de bienes y servicios para la operación de programas
1S.25 académicos Si
1S.26 Propuestas de ampliación y mejoramiento de espacios físicos Si
1S.27 Elaboración de documentos de evaluación académica Si
Seguimiento curricular para adecuar planes y programas de
1S.28 estudio Si
Propuesta al consejo de calidad programas de mejoramiento
1S.29 académico Si
 Propuesta al consejo de calidad programas de acreditacion y
1S.30 certificación Si

Código Sección/Serie Aplica

2S Vinculación y Extensión Universitaria Si
2S.1 Disposiciones en la Materia Si
2S.2 Planes, Programas y Proyectos en la Materia Si
2S.3 Gestión y seguimiento de Convenios y Contratos Si
2S.4 Educación Continua Si
2S.5 Servicios Tecnológicos Si
2S.6 Visitas Industriales Si
2S.7 Prácticas y Estadías Si
2S.8 Seguimiento y Colocación de Egresados Si
2S.9 Incubadora de Empresas Si
2S.10 Formación y promoción Cultural y Deportiva Si
2S.11 Servicios Médicos Si
2S.12 Actividades de Responsabilidad Social Si
Diseñar acciones de promoción y difusión de servicios que ofrece
2S.13 la Universidad Si
2S.14 Fomento de estadías técnicas en industria para profesores Si
2S.15 Promoción de estancias y estadías profesionales Si
Promoción de eventos, conferencias, seminarios, exposiciones,
cursos y actividades para la formación académica de los
2S.16 estudiantes Si
2S.17 Promoción las carreras y servicios que proporciona la Universidad Si
Prestación el servicio de bolsa de trabajo, que permita al
2S.18 alumnado incorporarse al sector productivo Si
Coordinación las actividades curriculares para la enseñanza de los
2S.19 idiomas Si
2S.20 Divulgación de investigaciones y estudios realizados Si
Coordinación de estudios de factibilidad pertinentes para
2S.21 mantener la ventaja competitiva del organismo Si
Coordinación con las unidades administrativas de la Universidad y
la Dirección General de Innovación para realizar y proponer
cambios a la estructura organizacional, reglamento interior,
2S.22 manuales de organización y procedimientos. Si
Modificaciones a los programas de estudio, con base a los
2S.23 resultados de las acciones de vinculación del Organismo Si
Código Sección/Serie Aplica
3S Investigación y Desarrollo Si
3S.1 Disposiciones en la Materia Si
3S.2 Planes, Programas y Proyectos en la Materia Si
3S.3 Cuerpos Académicos Si
3S.4 Sistema Nacional de Investigadores Si
3S.5 Profesores con Perfil deseable Si
Promoción acuerdos de intercambio académico, científico y
3S.6 tecnológico Si
3S.7 Desarrollo de acciones para mejorar el modelo educativo Si

Código Sección/Serie Aplica

4S Junta Directivo Si
4S.1 Disposiciones en la Materia Si
4S.2 Planes, Programas y Proyectos en la Materia Si
4S.3 Actas de Consejo Directivo Si
4S.4 Nombramientos Si
4S.5 Informes de Actividades Si
4S.6 Informe anual de Rectoría Si
4S.7 Creación de nuevas carreras acordes a los objetivos de la Universidad Si
Modernización Administrativa, Mejora Regulatoria, Gobierno Digital y
4S.8 Gestión de la Calidad en los trámites y servicios Si
Código Sección/Serie Aplica
5S Servicios de Control Escolar Si
5S.1 Servicios de enfermería y primeros auxilios Si
5S.2 Servicios de psicología Si
5S.3 Actividades sociales Si
5S.4 Actividades culturales Si
5S.5 Actividades deportivas Si
5S.6 Becas Si
5S.6.1 Becas institucionales Si
5S.6.2 Becas manutención Si
5S.6.3 Becas de Comisión de Desarrollo de Pueblos Indígenas Si
Procedimientos y calendarización de atención, referente a trámite
5S.7 y gestión de servicios que presta el Departamento Si
Administración y actualización de la base de datos para el
5S.8 registro, control y seguimiento de los alumnos Si
5S.9 Aplicación de exámenes de admisión Si
Procedimientos para otorgar constancias, certificados, diplomas y
5S.10 títulos profesionales Si
Procedimientos para revalidación y equivalencia de estudios
5S.11 realizados en otras instituciones de educación superior Si
Actualización del seguro facultativo de los alumnos de la
5S.12 institución Si
5S.13 Procedimientos de inscripción y reinscripción de alumnos Si
5S.14 Evaluación académica de los alumnos Si
Generar listas oficiales de registros escolares por carrera y
5S.15 cuatrimestre Si
Generar estadísticas oficiales sobre matricula, bajas, deserción,
5S.16 aprovechamiento, reprobación y titulación de los educandos Si
5S.17 Registro de bajas temporales y definitivas de los alumnos Si
Registro de la institución y de las carreras que oferta la
Universidad, ante la Dirección General de Profesionales de la
5S.18 Secretaria de Educación Publica del Gobierno Federal Si
Elaboración de credenciales de los alumnos en el momento de su
5S.19 inscripción Si
Terminología archivística y administrativa

Archivo de Tramite:

Conjunto organizado de expedientes de asuntos en gestión, ordenados conforme a

un método y cuya consulta es frecuente y necesaria para una adecuada toma
decisiones y el despacho oportuno de los asuntos propios de una Unidad
Administrativa. Unidad responsable de la gestión de documentos de uso cotidiano
y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa.

Área Coordinadora de Archivos

Área responsable de coordinar las acciones de las unidades de archivo de los
sujetos obligados, así como de formular criterios en materia de organización,
administración y conservación de archivos; elaborar en coordinación con las
unidades administrativas los instrumentos de control archivístico; establecer un
programa de capacitación y asesoría archivísticos, y coordinar con el área de
tecnologías de la información la formalización informática de las actividades para
la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como
la automatización de los archivos.

Área Coordinadora de Archivos de la Universidad Politécnica Del Valle De

Toluca
Área responsable de coordinar las acciones de las Unidades de Archivo de la
Universidad Politécnica Del Valle De Toluca, así como de formular criterios en
materia de organización, administrativa y conservación de los archivos existentes
en las unidades administrativas de la Universidad Politécnica Del Valle De Toluca.

Acervo documental
Conjunto de documentos que se custodian en una unidad documental.

Archivo
Conjunto organizado de documentos con independencia de la fecha de generación
o creación, de la forma en que se encuentren y del soporte material que tengan,
acumulados en un proceso natural por una institución pública o privada o por una
persona física o jurídico-colectiva en el transcurso de su gestión, conservados por
quienes los han creado, o quienes han sucedido a éstas(os), para sus propias
necesidades o para que sirvan como testimonio y fuente de información a la
ciudadanía y la investigación científica. Institución responsable de la recepción,
tratamiento, inventario, conservación y difusión de documentos expedientables.
Archivo de concentración
Conjunto organizado de expedientes de trámite concluido, cuya consulta es
esporádica, que ha sido transferido por un archivo de trámite para su conservación
precaucional mientras concluye su utilidad administrativa, contable, legal o fiscal.
Unidad responsable de la gestión de documentos cuya consulta es ocasional por
parte de las unidades administrativas, y que permanecen en la unidad hasta su
destino final.

Archivo histórico
Conjunto organizado de expedientes conservados de forma permanente por el valor
científico- cultural de su información y que constituyen parte del patrimonio
documental del Estado. Unidad responsable de recibir, administrar, organizar,
describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la
integrada por documentos o colecciones documentales facticias de relevancia para
la historia del Estado de México.

Archivo electrónico
Conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física
o jurídico- colectiva de manera natural y espontánea en el transcurso y como
apoyo de su actividad, haciendo uso de la informática; que se conservan y
transmiten a través de medios electrónicos en depósitos de conservación, con
medidas de autentificación, de organización y preservación, con el fin de garantizar
su valor informativo y legal, así como de permitir su acceso y uso mediante las
tecnologías de la información.

Catálogo de disposición documental

Registro general y sistemático que establece las políticas y criterios sobre la
conservación y vigencia de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vida,
en el cual debe tomarse en cuenta también el tratamiento que por ley o disposición
jurídica se da a ciertos documentos. Establece los valores documentales, los plazos
de conservación, la vigencia documental y el destino final de los documentos.

Clasificación archivística
Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos
que reflejan la estructura jerárquica del fondo; es el primer paso del proceso de
organización. Consiste en separar los documentos en grupos y categorías según la
estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o si se trata de un fondo
particular, según las actividades de la persona que generó los documentos, o bien
según la temática de estos en el caso de las colecciones.

Cuadro general de clasificación archivística

Instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental de
un archivo, con base en las atribuciones y funciones del órgano productor, en la cual
se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas
agrupaciones documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta
manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo,
sección, serie, expediente y unidad documental.

Dictámenes de valoración documental

Resoluciones que emite la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos
en materia de valoración, selección y baja de los tipos o series documentales que
existen en los archivos de las unidades administrativas.

Disposición documental
Determinación de reglas o normas, a partir de la valoración primaria o secundaria,
para establecer los plazos de conservación y los modos de transferencia, selección,
destino final a que deben sujetarse los documentos a lo largo de su ciclo de vida.

Documento
Soporte material que registra un hecho o acto, con información textual, en lenguaje
natural o convencional o cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o
electrónica; producido o recibido por instituciones o personas físicas o jurídico-
colectivas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus funciones o actividades, para
el cumplimiento de sus fines y conservado como prueba e información.

Documento de archivo
Soporte que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable; creado,
recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los
sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentre.

Documentos electrónicos
Soporte escrito con caracteres alfanuméricos, archivo de imagen, video, audio o
cualquier otro formato tecnológicamente disponible, que contenga información en
lenguaje natural o convencional, intercambiado por medios electrónicos, con el que
sea posible dar constancia de un hecho.

Documentos de archivo electrónico

Soportes que registran un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable; creados,
recibidos, manejados y usados en el ejercicio de las facultades y actividades de la
institución productora, que precisan de un dispositivo electrónico para su registro,
almacenamiento, acceso, lectura, transmisión, respaldo y preservación.

Expediente
Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados
y relacionados con un mismo asunto, actividad o trámite o por ser resultado de un
mismo proceso de gestión y de acumulación de los documentos que los constituyen.

Expediente de trámite concluido

Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados
y relacionados con un mismo asunto y cuyo trámite ha concluido debido a la emisión
de una resolución por parte de la unidad administrativa con competencia para ello y
por lo cual ya no es consultado frecuentemente.

Expediente de archivo electrónico

Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo electrónico
sobre un determinado asunto, actividad o trámite, ordenados conforme al cuadro
general de clasificación archivística y conforme al catálogo de disposición
documental de la institución productora; cuya gestión, desde su generación,
tratamiento archivístico, conservación, servicio y disposición final, se ejecuta
mediante un sistema automatizado de control de documentos.

Fondo
Conjunto de documentos recibidos o producidos orgánicamente por una
dependencia con cuyo nombre se identifica.

Guía simple de archivo

Esquema general de descripción de las series documentales del archivo de una
unidad administrativa, que indica sus características y datos fundamentales
conforme a su cuadro general de clasificación archivística.

Instrumentos de control y consulta

Término genérico que sirve para denominar cualquier instrumento de
descripción o de referencia realizado o recibido por un archivo en el desarrollo
del control administrativo e intelectual de los documentos: guía general, guía
simple, inventario, cuadro general de clasificación archivística y catálogo de
disposición documental.
Inventario general de archivo
Instrumento de control y consulta que describe los expedientes o series de un
archivo y que permite su localización.

Ordenación
Actividad archivística que se desarrolla dentro del proceso de organización de los
expedientes y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a
secciones o series documentales; puede ser cronológica, alfabética o numérica.

Organización
Operación archivística intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones
documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales para revelar su contenido e información; dividiéndose en dos etapas:
clasificación y ordenación. Es la suma de la identificación, la clasificación, la
ordenación y la descripción.

Sección
Cada una de las divisiones del fondo documental, basadas en las atribuciones de la
dependencia de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Serie
Es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versa sobre una
materia o asunto específico.

Transferencia
Procedimiento archivístico a través del cual y conforme al ciclo de vida de los
documentos, los expedientes son trasladados del archivo de trámite al archivo de
concentración (transferencia primaria) y, en su caso, de éste al archivo histórico
(transferencia secundaria), de acuerdo con las políticas contenidas en el catálogo
de disposición documental.

Unidad administrativa
Unidades administrativas, áreas, oficinas, órganos o equivalentes pertenecientes a los
poderes legislativo, ejecutivo y judicial del Estado de México, a los municipios, a los
tribunales administrativos estatales y a los organismos auxiliares estatales y
municipales, en términos de las disposiciones legales aplicables y de las estructuras de
organización bajo las cuales operan.