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Caracterización

«'»
Empresa de Acueducto,
AICanlar~~r.~~l. ~~S~p
de Yapal
CARACTERIZACION DEL PROCESO DE SISTEMAS Código
51.26
HIT, &44.000.7»-4
Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
2014-12-19 2014-12-19 01

1. INFORMACION GENERAL

IDENTIFICACION DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO: Sistemas TIPO LOGIA: Proceso de Apoyo

RESPONSABLE O LIDER DEL PROCESO: Profesional Oficina de Sistemas

OBJETIVO DEL PROCESO: Mantener y asegurar el funcionamiento óptimo de la infraestructura de hardware y software que conforman la
plataforma tecnológica, así como la planificación, diseño, desarrollo, operación y actualización de los sistemas de información e
infraestructura informática necesarios para soportar los procesos administrativos de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de
Yopal EICE - ESP.

DESCRIPCION DEL PROCESO

Conjunto de actividades que se realizan con el fin de proporcionar un eficiente desempeño de la plataforma tecnológica para brindar un
excelente soporte a todas las actividades que se realizan en cada uno de los procesos de la empresa, mediante planificación, diseño,
desarrollo, operación y actualización de los sistemas de información e infraestructura informática y mantenimientos preventivos, correctivos
e instalaciones de herramientas de software o de hardware que sean requeridas por parte de los funcionarios de la Empresa.

REQUISITOS LEGALES -
RECURSOS NUMERALES NORMA PROCEDIMIENTOS
I
./
1 APLICAR I I
Ing. de Sistemas: Líder de ./ ./
Marco de referencia de Planificación de mantenimientos
proceso
./ la arquitectura TI del estado preventivos
Técnico/Tecnólogo de
HUMANOS Sistemas: Mantenimiento y colombiano
./ Ejecución de mantenimiento preventivo de
Soporte de Equipos de
Computo ISO 9000 Y NTCGP 1000 hardware.
numerales:

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CARACTERIZACION DEL PROCESO DE SISTEMAS Código
Empresa de Acueducto. 51.26
Alcantar~~~~~E!.~~~~Pde Yapal
""n. &44.000.1$s-4
Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
2014-12-19 2014-12-19 01

./ Equipos de cómputo y ./ Ejecución de mantenimiento preventivo de

servidores 4.1 REQUISITOS software .
./ Herramientas de GENERALES, 4.2.3. Control
mantenimiento, de Documentos, 4.2.4 . ./ Ejecución de mantenimiento correctivo de
./ Red de datos, hardware.
Control de Registros, 6.1.
./ Servidores, dispositivos de
TECNOLÓGICOS PROVISIÓN DE RECURSOS,
backup, dispositivos de ./ Ejecución de mantenimiento correctivo de
seguridad perimetral, centro 8.1. GENERALIDADES, 8.2
software.
de datos SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN,
./ Licenciamiento de 8.2.3 Seguimiento y ./ Registro de asignación de usuarios y
Software Medición de los Procesos, 8.4 claves de acceso.
Análisis de Datos, 8.5
MEJORA, 8.5.1 Mejora ./ Planificación de la estrategia de gobierno
./ Puestos de trabajo
./ Aires acondicionados Continua, 8.5.2 Acción de línea.
./ UPS Correctiva, 8.5.3 Acción
./ Red estructurada (Voz, Preventiva .
INFRAESTRUCTURA Datos y Energía Regulada)
./ Cuarto de comunicaciones ./ Normatividad aplicable
(Rack, switches, Rauter, al sector.
Firewall, Pads Cord, Pasd
panel, entre otros)

SEGUIMIENTO Y MEDICION

PARAMETROS DE CONTROL

Garantizar que las herramientas informáticas estén disponibles permanentemente; Capacitar a todos los funcionarios en el manejo de las
herramientas Informáticas; crear herramientas que permitan optimizar los procesos dentro de las actividades a realizar; Solucionar los
problemas diarios de cada funcionario en el menor tiempo posible dando las prioridades del caso.

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«'»
Empresa de Acueducto,
Alcantar~~~g~l.~~~~pdeYapal
CARACTERIZACION DEL PROCESO DE SISTEMAS Código
51.26

HIT .••••. 000. 75~

Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
2014-12-19 2014-12-19 01

INDICADORES
DIRECTRIZ DE LA OBJETIVO DE
INDICADOR FORMULA META FRECUENCIA
POLITICA CALIDAD

Cumplir con todos

(# de Solicitudes
los requisitos
atendidas
legales y Solicitudes Atendidas
sati sfactori a mente/Tota I 100% Mensual
Cumpliendo con reglamentarios Satisfactoriamente
de solicitudes
todos los requisitos aplicables a las
recibidas)*100
legales y actividades de la
reglamentarios, Empresa.
mejorando
continuamente el
sistema de gestión (# de Mantenimientos
de calidad, Promover la Ejecución del Programa
preventivos ejecutados/
utilizando todos los mejora continua Mantenimiento 100% Semestral
Mantenimiento
medios necesarios del Sistema de Preventivo
Programados)*100
para que la Gestión de la
operación sea cada Calidad.
vez más eficaz y
eficiente a fin de
(# de horas perdidas por
cumplir
Horas perdidas por fallas problemas en sistemas y
satisfactoriamente Maximizar 5% Semestral
en los sistemas y redes redes/total de horas a
con los objetivos recursos,
laborar en el periodo)*100
de la organización racionalizar costos
y los y reducir gastos
requerimientos de que permitan
los usuarios. impactar (# de equipos de cómputo
positivamente el Índice de equipos de conectados a la red/ # de
coeficiente cómputo conectados a la equipos de cómputo 2% Mensual
operacional. red habilitados para
conectarse a la red)*100

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CARACTERIZACION DEL PROCESO DE SISTEMAS Código
Empresa de Acueducto,
51.26
Alcantar~~~g~~.~~~~pde Yopal
NIT. ~ •• OOO_75~
Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
2014-12-19 2014-12-19 01

DOCUMENTACION SOPORTE SISTEMAS DE INFORMACION

Procedimientos de Planificación de mantenimientos

preventivos, Ejecución de mantenimiento preventivo de ,/ Página WEB de la Empresa.
hardware, Ejecución de mantenimiento preventivo de ,/ Software Financiero (Tesorería, Recaudos Presupuesto y Contabilidad)
software, Ejecución de mantenimiento correctivo de ,/ Software de recursos Físicos (Recursos Humanos - Almacén).
hardware, Ejecución de mantenimiento correctivo de ,/ Software Comercial (Módulos de Facturación y Cartera ).
software, Registro de asignación de usuarios y claves de ,/ Qfdocument.
acceso, Planificación de la estrategia de gobierno de línea. ,/ Costos ABe.

2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES

PROCESO
ENTRADAS AL RESPONSABLE CRITERIOS DE SALIDA DE PROCESO
PROVEEDO ACTIVIDADES DESCRIPCION REGISTRO
PROCESO ACTIVIDAD CONTROL PROCESO CLIENTE
R I I
Planificación de la
periodicidad y
cronograma de
realización de los
mantenimientos
Planificació
Hoja de vida preventivos según Cronograma Cronograma Cronograma
n de Todos
Todos los de equipos / P mantenimie
prioridades en la Profesional de de de
los
procesos requerimiento atención, antigüedad Sistemas mantenimien mantenimient mantenimient
ntos procesos
s presentados de los equipos o tos os os
preventivos
riesgo de afectación
a la operación
adecuada de la
Empresa.

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CARACTERIZACION DEL PROCESO DE SISTEMAS Código
Empresa de Acueducto
51.26
AICanlar~~~g~l.~~~~pde Y~pal
NIT.• 44_000.75~
Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
2014-12-19 2014-12-19 01

Planificación de la
estrategia de trabajo
para la recolección,
documentación,
Planificació
registro y Plan de
Procesos/ n de la Plan de Plan de Todos
Todos los seguimiento de los Profesional trabajo de
Tramites P estrategia trabajo trabajo los
procesos tramites de gobierno Sistemas gobierno en
identificados de gobierno aprobado aprobado procesos
en línea y el línea
en línea
cumplimiento de
manual de gobierno
en línea

Operación diaria de
la infraestructura
informática de
Políticas de Administrac
servidores y equipos
Sistemas/ / ión de Cumplimiento Reportes e
de red de la Profesional Bitácora de
recursos Recursos servidores de las políticas informes de Sistemas
empresa, mediante la Sistemas operaciones
físicos informativos y equipos de TI cumplimiento
cual se busca
adquiridos de red
garantizar el correcto
funcionamiento de
los activos de TI

Operación diaria de
la infraestructura
informática de
Administrac
servidores y equipos
ión de
de red de la Cumplimiento Cumplimiento
bases de Profesional Bitácora de
Sistemas Políticas de TI empresa, mediante la de las políticas de las políticas Sistemas
datos y Sistemas operaciones
cual se busca de TI de TI
repositorios
garantizar el correcto
de archivos
funcionamiento de
las bases de datos de
la Em resa.

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CARACTERIZACION DEL PROCESO DE SISTEMAS Código
Empresa de Acueducto,
51.26
Alcantar~~~~~~_~~~~p de Yopal
NIT.844,OOO,7S!5-'I
Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
2014-12-19 2014-12-19 01

Operación diaria de
la infraestructura
informática de
Administrac servidores y equipos
Cumplimiento Reportes e
ión de de red de la Profesional Bitácora de
Sistemas Políticas de TI de las políticas informes de Sistemas
aplicacione empresa, mediante la Sistemas operaciones
de TI cumplimiento
s cual se busca
garantizar el correcto
funcionamiento de
los activos de TI
Ejecución
de
Formato de Evitar la pérdida de Formato de
mantenimie
requerimiento operatividad de los requerimient Reportes e Todos
Todos los nto Profesional Cumplimiento
de equipos de ti o de informes de los
procesos preventivo Sistemas de indicadores
mantenimient mediante acciones de mantenimien cumplimiento procesos
de
o prevención to
hardware y
software
Ejecución
Diagnosticar, corregir
Formato de mantenimie Formato de
y reportar los
requerimiento nto requerimient Reportes e Todos
Todos los inconvenientes Profesional Cumplimiento
de correctivo o de informes de los
procesos encontrados en los Sistemas de indicadores
mantenimient de mantenimien cumplimiento procesos
equipos o
o hardware y to
aplicaciones
software
Realizar Solicitud
Solicitud
registro de asignación
asignación
datos del Creación y registro usuarios y
usuarios y
funcionario de nuevos usuarios claves de Reportes e Todos
Recursos claves de Profesional Cumplimiento
para en los sistemas de acceso para informes de los
humanos acceso para Sistemas de indicadores
asignación información y red de los nuevos cumplimiento procesos
los nuevos
de usuarios la empresa funcionarios
funcionarios
y claves de de la
de la empresa
acceso. em resa

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 «'~
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CARACTERIZACION DEL PROCESO DE SISTEMAS Código
Empresa de Acueducto, 51.26
Alcantar~~i.~~ El.~~;~p
de Yapal
Fecha Ultima Modificación
ooo.n~
Nlf ••.•.••.
Fecha de Elaboración Versión
2014-12-19 2014-12-19 01

Registro,
Plan de validación y Consiste en el
trabajo de aprobación registro de los
gobierno en de los trámites de gobierno Todos
Todos los Profesional Plataforma Registro de Tramites
línea / tramites de en línea en la los
procesos Sistemas SUIT tramites aprobados
procesos gobierno en plataforma del procesos
tramites línea en las estado colombiano y
identificados plataformas en su validación
de SIUT
Plan de Plan de
Seguimient Seguimiento de los Documento de
proyecto, proyecto, Reportes e Todos
Todos los o de los proyectos según la Profesional reporte de
reporte de V reporte de informes de los
procesos proyectos metodología y Sistemas avance
avance del avance del cumplimiento procesos
de TI políticas de proyectos aprobado
ro ecto ro ecto
Formato Formato
Desarrollo de nuevas
diligenciado, diligenciado
aplicaciones o
formato de formato de
herramientas según
evaluación de Desarrollo evaluación
los requerimientos Reportes e Todos
Todos los opciones, plan V de nuevas Profesional de opciones, Documentos
del cliente que por su informes de los
procesos de calidad, aplicacione Sistemas plan de aprobados
complejidad o cumplimiento procesos
plan de s calidad, plan
alcance no requiere
proyecto, de proyecto,
de contratos
análisis de análisis de
externos
ries os ries os
Encuesta Evaluación y cierre Encuesta
satisfacción de los proyectos para satisfacción
del cliente, Evaluación el registro de del cliente,
Todos los Formato de y cierre de lecciones aprendidas Formato de Reportes e Todos
Profesional Documentos
procesos cierre de los y el paso a cierre de informes de los
Sistemas aprobados
proyecto, proyectos producción de los proyecto, cumplimiento procesos
formato de de TI sistemas de formato de
paso a información o paso a
o eración herramientas de TI o eración

p IPLANEAR _ HACER W VERIFICAR • ACTUAR

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CARACTERIZACION DEL PROCESO DE SISTEMAS
Código
Empresa de Acueducto. 51.26
Alcanlar~~~~~E!.~~~~Pde Yapal
NIT, •.•.•. 000. 75S. .••
Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
2014-12-19 2014-12-19 01

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Formato de caso de negocio, Formato de evaluación de opciones, Formato de plan de calidad, Formato de plan de proyecto,
Formato de análisis de riesgos, Formato de análisis de seguridad, Formato de plan técnico de implementación, Formato de encuesta
de satisfacción del cliente (usuario), Formato de paso a producción, Formato reporte de avance de proyecto, Políticas de backup y
respaldo, Políticas de metodología de proyectos de ti, Formato de historia de equipos de oficina, Formato de historia de equipos de
oficina - impresoras, Radicado préstamo de elementos de computo, Control prestado videobeam, Formato control equipo portátil
externo, Bitácora soporte sistemas, Procedimiento mantenimiento preventivo y correctivo de hardware y Software, Formato
mantenimiento preventivo, Procedimiento para backups, Procedimiento respaldo de seguridad.

4. APROBACIONES

Elaboró Revisó

A gusto Barrera Riveros Freddy Alexander Larrota Cantor Daniel Hernando PosadaSuarez
Líder del Proceso Re resentante or la Dirección SGC Re resentante Le al

5. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por

01 2014-12-19 Todo Aprobación Inicial Representante Legal

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«'»Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E. E.S.P
PLANIFICACION DE LOS MANTENIMIENTOS
PREVENTIVOS

Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación

Procedimiento
Código
56.26.01
Versión
NIT.844.000. 7~ 2014-12-19 2014-12-19 01

1. INFORMACION GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Planificación de los Mantenimientos Preventivos

RESPONSABLE: Profesional de Sistemas

OBJETIVO: Realizar la planificación de las actividades de soporte preventivo a realizar en los

diferentes equipos de la empresa

ALCANCE: Todos los procesos

INSUMO: Requerimientos de soporte e inventario de equipos

PRODUCTO: Informe / bitácora de mantenimientos preventivos

USUARIOS: Todos los procesos

TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

Mantenimiento equipos de cómputo:

Como una serie de rutinas periódicas que debemos realizar a la PC, necesarias para que la
computadora ofrezca un rendimiento óptimo y eficaz a la hora de su funcionamiento. De esta forma
podemos prevenir o detectar cualquier falla que pueda presentar el computador.

Mantenimiento Correctivo:

Son aquellas contingencias que se presentan de manera fortuita, sin ser planificadas y al azar.
Comprende el que se lleva a cabo con el fin de corregir (reparar) una falla en el equipo

Mantenimiento de un sistema informático

Tiene como finalidad conseguir que los equipos sean operativos el mayor tiempo posible y que,
durante ese tiempo, funcionen de la manera más eficaz y con el máximo de seguridad para el
personal que los utiliza. El mantenimiento de un sistema informático implica tanto el mantenimiento
software como hardware

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 Tipo de Documento

«':» PLANIFICACION DE LOS MANTENIMIENTOS Procedimiento

PREVENTIVOS Código
56.26.Q1
Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
E.I.C.E. E.S.P 01
NI1844.000.755-4 2014-12-19 2014-12-19

2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES

ACTIVIDAD FLUJOGRAMA 11 RESPONSABLE 1 DOCUMENTO O

REGISTRO

Inicio Plan de
Profesional Trabajo
Análisis de Oficina Mantenimiento
Requerimientos de Sistemas s Preventivos
Soportes Correctivos
Análisis de
del periodo anterior
requerimientos de
soportes correctivos
del periodo anterior

Análisis de listado
Análisis de listado de de la antigüedad Profesional
la antigüedad de los de los equipos Oficina
Equipos Sistemas

Análisis de
elementos Profesional
Análisis de Elementos requeridos para el Oficina
requeridos para el mantenimiento Sistemas
mantenimiento

¿se cuenta con los

materiales o Realizar
elementos? pedido de
materiale Profesional
sy Oficina
No, Realizar pedido de elemento Sistemas
materiales y elementos

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 «'~.
Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E. E.S.P
NIT.844.000.1S5--4
PLANIFICACION DE LOS MANTENIMIENTOS
PREVENTIVOS

Fecha de Elaboración
2014-12-19
Fecha Ultima Modificación
2014-12-19
Tipo de Documento
Procedimiento
Código
56.26.01
Versión
01

+
Realizar
cronograma de Profesional
Realizar Cronograma mantenimientos Oficina
de Mantenimientos Sistemas

+
Informar a los
usuarios de los
equipos sobre el Cronograma
mantenimiento Profesional
Informar a los usuarios de
Oficina
de los equipos sobre el
mantenimiento

[
•
Fin
)
Sistemas
Mantenimiento
s

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

51.26.01.01 Formato Cronograma Mantenimiento de computadores

4. APROBACIONES

Elaboró Revisó

Augusto Barrera Riveros Freddy Alexander Larrota Cantor Daniel Hernando Posada Suarez
Líder del Proceso Re resentante or la Dirección SGC Re resentante Le al

5. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Fecha de Item
Versión Motivo Aprobado por
Aprobación Modificado

01 2014-12-19 Todo Aprobación Inicial Representante Legal

Página 3 de 3
 Tipo de Documento

«'»
Empresa de Acueducto,
Alcantar~~~g~l_ de Yopal ~~S~p
CRONOGRAMA PARA MANTENIMIENTO
COMPUTADORES
DE
Código
Formato

51.26.01.01

Fecha de Elaboración Fecha Última Modificación Version

••••T.••••. 000. 7~
2014-12-19 2014-12-19 01

FEHA PARA
No.SISTEMAS MANTENIMIENTO DEPENDENCIA U IDENTIFICACION DE
FIRMA
Y ALMACEN OFICINA INCONVENIENTES SI LOS PRESENTA
DD MM AAAA

--
l.

'-'
APROBACIOtIES
Elaboró /'"

/:Z,--;x¿~
/ .///

Cesat".i:(fQus~Barrera Riveros
líder del Proceso
~ Revisó

--
Vl-~
Freddy Alexander Larrota Cantor
Representante por la Dirección SGC
Aprobó
/

~\\\~
Daniel
..---

Herna
Representante
1\' "'-

I ;:)uarez

Legal
2. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Fecha de
Versión ítem Modificado Motivo Aprobado por
Aprobación

01 2014-12-19 Todo Aprobación Inicial Representante Legal

 Tipo de Documento

« Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal
MANTENIMIENTO

Fecha de Elaboración
PREVENTIVO DE HARDWARE

Fecha Ultima Modificación

Procedimiento
Código
51.26.02

Versión
E.I.C.E. E.S.P
NIT. 844,000.75~ 2014-12-19 2014-12-19 01

1. INFORMACION GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento Preventivo de Hardware

RESPONSABLE: Profesional de Sistemas.

OBJETIVO: Generar el plan de mantenimiento preventivo de hardware y software de los equipos de cómputo de la
empresa, que garanticen la continuidad de las actividades diarias.

ALCANCE: Todos los procesos de la empresa

INSUMO: Políticas de recursos informáticos

PRODUCTO: Cumplimiento de las políticas de ti

USUARIOS: Funcionarios de la EAAAY.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

Mantenimiento Preventivo:

Es el destinado a la conservación de equipos o instalaciones mediante realización de revisión y reparación que garanticen su
buen funcionamiento y fiabilidad.

Página 1de 4
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«'»
Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P
MANTENIMIENTO

Fecha de Elaboración
PREVENTIVO DE HARDWARE

Fecha Ultima Modificación

Procedimiento
Código
51.26.02

Versión
NIT. 844.000.755--4 2014-12-19 2014-12-19 01

2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES:

DOCUMENTO O
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE
REGISTRO

Inicio
Inicio - El funcionario responsable del r
mantenimiento reporta al usuario de cada ~ Profesional Base de datos
equipo con 3 días de anticipación la fecha del Sistemas y formatos
Informar al usuario 3
respectivo mantenimiento días de anticipación

I
Comunicar
Tiene
~ se con
soporte
Garantía
externo
(proveedor
Si tiene garantía: Comunicarse con soporte )
Profesional
Externo (Proveedor) y seguir las instrucciones Base de datos
Sistemas
del Proveedor. y formatos
6 Seguir
instruccion
es del
proveedor

Si no tiene garantía
Revisar en
estación de
-/ Revisar Estación De trabajo o equipo de trabajo
cómputo
-/ Diligenciar Formato de mantenimiento 1 Profesional Base de datos

-/
Preventivo
Revisar conexiones Físicas
O;Hgef]
Formato
Sistemas y formatos

1
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 Tipo de Documento

« »Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal
MANTENIMIENTO

Fecha de Elaboración
PREVENTIVO DE HARDWARE

Fecha Ultima Modificación

Procedimiento
Código
51.26.02

Versión
E.I.C.E - E.S.P
NJT. 844.000.7$5-4 2014-12-19 2014-12-19 01

...
Revisar las
conexiones
físicas

Mantenimiento Físico:
./ Desconectar todos los cables que
contenga el equipo tales como alimentadores,
red, entre otros
./ Ubicar la torre en un lugar seco, libre de
Revisar y registrar la
humedad y apto para desarrollo de esta configuración del
actividad equipo (RAM,
./ Desarmar la torre extrayendo todos Procesador, Disco y
Fuente)
sus componentes electrónicos tales como
procesador, memoria, disco duro, entre
otros
./ Limpiar exhaustivamente el gabinete,
Ejecutar Prueba de
después de haber extraído todos los Barrido de Procesador
dispositivos electrónicos RAM
./ Limpiar todos los Base de datos
dispositivos Profesional
y formatos
anteriormente extraídos, para esto se utiliza Sistemas
Desfrag- Escanear
limpia contactos o limpiador espumoso, de mentar
1--
Disco
acuerdo al tipo de dispositivo .
./ Lubricar los dispositivos que requieran de
ello, para esto se utiliza silicona líquida.
./ Limpiar cuidadosamente los periféricos Limpieza de
pertenecientes al equipo( monitor, teclado, componentes
Mouse)
./ Re ensamblar cada uno de los dispositivos
electrónicos en el lugar correspondiente I
teniendo en cuanta su posición inicial Ejecución de
./ Asegurarse de que el equipo esté mantenimiento
funcionando correctamente después del preventivo de
mantenimiento, hardware

Página 3 de4
 Tipo de Documento

«'»Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P
MANTENIMIENTO

Fecha de Elaboración
PREVENTIVO DE HARDWARE

Fecha Ultima Modificación

Procedimiento
Código
51.26.02

Versión
NIT. a.«,OOO.7$s..t 2014-12-19 2014-12-19 01

Ejecución del mantenimiento Preventivo de

Instalación del
Hardware e instalación del computador en su computador Profesional Base de datos
sitio de trabajo.
Sistemas y formatos

r Fin l
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

.¡' Formato mantenimiento de Computadores

4. APROBACIONES

Elaboró Revisó Aprobó /----------

~.
Cesar Augusto Barrera Riveras Freddy Alexander Larrota Cantor Daniel Hernando Posada Suarez
Líder del Proceso Re resentante or la Dirección SGC Re resentante Le al

5. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

I
Versión
1\
Fecha de Aprobación
r Ítem Modificado Motivo Aprobado por

01 2014-12-19 Todo Aprobación Inicial Represéntate Legal

I 11 I

Página 4 de 4
 «':»
Tipo de documento
MANTENIMIENTO DE ELEMENTOS DE Formato
COMPUTO Código
Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal
I 51.26.02.01 I
E.I.C.E - E.S.P Fecha de Elaboración Fecha Última Modificación Versión

1. CONTENIDO
NIT. 844.000.755-4
2014-12-19 2014-12-19
I 01
I
Fecha de DO MM AA
Nombre Equipo
No. Equipo I
Registro No. Almacén
Equipo Marca Serial Funcionario Responsable del Equipo
Torre Nombre
Monitor Cargo
Mouse Oficina
Teclado
Firma
Otro
Sistema Operativo Windows Microsoft Office
Versión y Servipack Versión

Traslado del equipo

Si
Destino Motivo
No

Bitácora de trabajo
Tipo Mto.
Fecha de Mto. Observaciones del Estado del Equipo Solución
p C

Responsable del mantenimiento

Nombre

Cargo

Firma

2. APROBACIONES:
Elaboró Revisó

Freddy Alexander Larrota Cantor Daniel Hernando Posada Suarez

Representante por la Dirección SGC Representante Legal

\3. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Aprobado por
I Versión 11 Fecha de Aprobación 11==1='t=e=m=M=o=d=if=ic=a=d=o==
=====M=O=t=iV=O=====11

I 01 11 2014-12-19 11 Todo Aprobación Inicial 1I Representante Legal

1
 Tipo de Documento
Procedimiento
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE SOFTWARE Código
51 2603
Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P
Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
NIT.844.ooo.75>4 2014-12-19 2014-12-19 01

1. INFORMACION GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento Preventivo de Software

RESPONSABLE: Profesional Oficina de Sistemas

OBJETIVO: Generar el plan de mantenimiento preventivo software de los equipos de cómputo de la empresa, que
garanticen la continuidad de las actividades diarias.

ALCANCE: Todos los procesos de la empresa

INSUMO: Política de recursos informáticos

PRODUCTO: Cumplimiento de las políticas de ti

USUARIOS: Funcionarios de la EAAAY.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

El mantenimiento preventivo de software: es el proceso por el cual se mejora y optimiza el software que se ha
instalado, este mantenimiento se realiza para la prevención de posibles problemas que puedan llegar a surgir a medida
que se utiliza el computador

Página 1de 4
 Tipo de Documento
Procedimiento
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE SOFTWARE Código
51.26.03
Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P
Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
NIT. 844.000.755-4 2014-12-19 2014-12-19 01

2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES: La oficina de sistemas realiza un mantenimiento o limpieza periódica a cada uno
de los equipos de cómputo para evitar o prevenir posibles problemas o averías a futuro, y para reducir el deterioro de este.

DOCUMENTO O
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE
REGISTRO

Inicio
El funcionario responsable del
Profesional Base de
mantenimiento reporta al usuario de
Oficina de datos y
cada equipo con 3 días de anticipación
Informar al usuario 3 días Sistemas Formatos
la fecha del respectivo mantenimiento
de anticipación

Comunicars
e con
Si tiene garantía: Comunicarse con
soporte
soporte Externo (Proveedor) y seguir
externo
las instrucciones del Proveedor
(proveedor)

Seguir
instruccione
s del
proveedor

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 Tipo de Documento

«'»Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P
MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Fecha de Elaboración
DE SOFTWARE

Fecha Ultima Modificación

Procedimiento
Código
51.26.03

Versión
NIT. 644.000.755-4 2014-12-19 2014-12-19 01

Si no tiene garantía
,/ Revisar Estación De trabajo o
equipo de cómputo
,/ Diligenciar Formato de
mantenimiento Preventivo
,/ Revisar conexiones Físicas
Revisar las conexiones
físicas

Se realiza un diagnóstico de Revisar y registrar la

configuración del equipo Profesional
arranque del equipo para saber del
(RAM, Procesador, Disco Oficina de
estado del funcionamiento del
y Fuente) Sistemas
sistema operativo

Eliminar Desfragmentar I
archivos

para esto se eliminan archivos

Restablecer Desinstalar
perjudiciales tales como:
configuración programas no
,/ archivos temporales del equipo
de autorizados
,/ archivos temporales de Internet
,/ índex
,/ cookies Ejecutar análisis de
,/ historiales Malvare, adware,

Limpieza de archivos
no autorizados

Página 3 de 4
 Tipo de Documento
Procedimiento
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE SOFTWARE Código
51.26.03
Empresa de Acueducto.
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
NIT. 844.000.755-4
2014-12-19 2014-12-19 01

Se revisa la limpieza de software del

••
Instalar Computador I
••
equipo se lleva al puesto de trabajo
del funcionario.
+
[ Fin )

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

,/ Formato mantenimiento de Computadores

4. APROBACIONES

Elaboró Revisó

Cesar Augusto Barrera Riveras Freddy Alexander Larrota Cantor Daniel Hernando Posada Suarez
Líder del Proceso Re resentante or la Dirección SGC Re resentante Le al

s. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por

01 2014-12-19 Todo Aprobación Inicial esentante Legal

Página 4 de 4
 Tipo de Documento

« »
Procedimiento
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE HARDWARE
Código
Empresa de Acueducto, 51.26.04
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
NIT.844.ooo.755-4
2014-12-19 2014-12-19 01

1. INFORMACION GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento Correctivo de Hardware

RESPONSABLE: Líder del Proceso

OBJETIVO: Generar el plan de mantenimiento correctivo hardware de los equipos de cómputo de la empresa, que garanticen la
continuidad de las actividades diarias.

ALCANCE: Todos los procesos de la empresa

INSUMO: Política de recursos informáticos

PRODUCTO: Cumplimiento de las políticas de TI

USUARIOS: Funcionarios de la EAAAY.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

Mantenimiento Correctivo: Es la reparación o el cambio que se le hace a algún componente de la computadora cuando se presenta
una falla. Este mantenimiento consiste en una pequeña soldadura de la tarjeta de vídeo, etc. o simplemente en el cambio total del
Monitor o un Mouse, et

2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES: La oficina de sistemas realiza un mantenimiento o limpieza periódica a cada uno de los
equipos de cómputo para evitar o prevenir posibles problemas o averías a futuro, y para reducir el deterioro de este.

Página 1de 5
 Tipo de Documento
Procedimiento
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE HARDWARE
Código
Empresa de Acueducto, 51.26.04
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
NIT. 844.ooo.75s-4

2014-12-19 2014-12-19 01

DOCUMENTO
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE
O REGISTRO
Inicio
1

Se recibe el informe del ~ Profesional

Base de datos
problema del equipo para Usuario Reporta Oficina de
y Formatos
su verificación. problema del Sistemas
equipo

¡
Comunica
lTiene r soporte
Garantía externo
? (proveedo

Se verifica el estado del ~

equipo para su reparación Seguir
instruccio
nes del
proveedo
Revisar ~
estación de
trabajo

0
8:;)

Página 2 de 5
 Tipo de Documento

« »
Procedimiento
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE HARDWARE
Código
Empresa de Acueducto, 51.26.04
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
NIT.844.000.755-4
2014-12-19 2014-12-19 01

Ejecución
Se lleva a la estación de mantenimie
trabajo se revisa si la falla nto
correctivo
es de hardware o
de software
software.

Diligenciar formato
de mantenimiento
correctivo

Se realizar el registro para

el mantenimiento Revisar componentes
correctivo de hardware se principales del equipo
revisan las componentes (RAM, Procesador,
de hardware y las Disco y Fuente)
conexiones.
Realizar mantenimiento
correctivo Se ejecuta el
mantenimiento
./ realiza un análisis y correctivo de
un diagnóstico sobre hardware

su estado, si hay
alguna avería o daño
en un sector Se reemplaza la pieza
específico. o dispositivo
./ reemplaza la pieza o electrónico dañado.
dispositivo electrónico,
y se asegura de que el ?rl

e ui o funcione
Página 3 de 5
 Tipo de Documento
Procedimiento
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE HARDWARE
Código
Empresa de Acueducto, 51.26.04
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
NIT.8«.000.755-4
2014-12-19 2014-12-19 01

correctamente
después de la
I
reparación.

~ En caso que no sea

daño de alguna pieza
o dispositivo, se
realizara una tarea
diferente de acuerdo a
la necesidad.

•
hUiPO Funciona
ndo?

Se realiza una prueba del

funcionamiento del equipo
para verificar su reparación
fue exitosa se lleva al Instalación del
computador
puesto de trabajo del
funcionario

[ Fin 1

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

~ Formato mantenimiento de Computadores

Página 4 de 5
 Tipo de Documento
Procedimiento

« ~Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE HARDWARE
Código
51.26.04

E.I.C.E - E.S.P Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión

NIT. 844.000.75~
2014-12-19 2014-12-19 01

4. APROBACIONES

Elaboró Revisó

ar Augusto Barrera Riveras Freddy Alexander Larrota Cantor Daniel Hernando Posada Suarez
Líder del Proceso Re resentante or la Dirección SGC Re resentante Le al

5. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por

I I
01 2014-12-19 Todo Aprobación Inicial Representante Legal
I I

Página 5 de 5
 «'~
Tipo de Documento
Procedimiento
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE SOFTWARE
Código
Empresa de Acueducto, 51.26.05
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
NIT.844.000.755-4
2014-12-19 2014-12-19 01

1. INFORMACION GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento Correctivo de Software

RESPONSABLE: Profesional Oficina de Sistemas

OBJETIVO: Generar el plan de mantenimiento correctivo software de los equipos de cómputo de la empresa, que garanticen la
continuidad de las actividades diarias.

ALCANCE: Todos los procesos de la empresa

INSUMO: Política de recursos informáticos

PRODUCTO: Cumplimiento de las políticas de TI

USUARIOS: Funcionarios de la EAAAY.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE SOFTWARE: Es corregir un problema que tiene un software, ya sea de programas o del sistema
operativo, se realiza para solucionar fallas operativas de Software. Este tipo de Mantenimiento es la de inspeccionar los equipos y
detectar las fallas en su fase inicial, y corregirlas en el momento oportuno para que no presenten problemas al utilizar la computadora.

2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES: La oficina de sistemas realiza un mantenimiento o limpieza periódica a cada uno de los
equipos de cómputo para evitar o prevenir posibles problemas o averías a futuro, y para reducir el deterioro de este.
Página 1de 6
 Tipo de Documento
Procedimiento
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE SOFTWARE
Código
Empresa de Acueducto, 51.26.05
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
NIT. 844.000.755-4
2014-12-19 2014-12-19 01

DOCUMENTO
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA I RESPONSABLE
O REGISTRO

Se recibe el informe del problema del Inicio

equipo para su verificación.

Profesional Base de
Usuario Reporta Oficina de Datos y
problema del Sistemas Formatos
equipo

Se verifica el estado del equipo para

su mantenimiento Comunicar
soporte
externo
(proveedor
)

Seguir
instruccio
nesdel
proveedor
Revisar
estación de
trabajo

Página 2 de 6
 Tipo de Documento

« »
Procedimiento
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE SOFTWARE
Código
Empresa de Acueducto. 51.26.05
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
NIT. 844.000.75~
2014-12-19 2014-12-19 01

Se lleva a la estación de trabajo se

revisa si la falla es de hardware o
software para continuar con el Ejecución
procesos correspondiente. mantenimie
nto
correctivo
de
hardware

Diligenciar
formato de
mantenimiento
correctivo

Se realizar el registro para el

mantenimiento correctivo de software Revisarlas
se revisan las componentes de conexiones
fisicas
hardware y las conexiones.

MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE
SOFTWARE Revisar
arranque del
sistema
Consiste en el formateo y reinstalación operativo'
del sistema operativo y programas
necesarios en el equipo, este
mantenimiento se realiza en los
siguientes casos:

Página 3 de 6
 Tipo de Documento
Procedimiento

«'»Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE SOFTWARE
Código
51.26.05

NIT.844.000.755-4
Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
2014-12-19 2014-12-19 01

1. cuando se elimina algún

archivo indispensable
perteneciente al sistema
operativo.
2. Cuando por algún motivo
presenta algún conflicto el
sistema de arranque del Pe.
3. Cuando es imposible eliminar
un virus, y este está afectando Se realiza formateo por casos de:
» Faltante archivo del
gravemente nuestro sistema. sistema
» Problema de arranque
deWindows.
» El equipo tiene
problema de virus.

En el formateo de un equipo se llevan

a cabo las siguientes tareas: 1. Se realiza copia de
seguridad.
2. Se formatea disco o
1. Se crea una backup o copia de partición
seguridad de los archivos e 3. Se instala el sistema
operativo
información importante del 4. Se instalan los
equipo, esta backup se programas básicos
almacena en otro equipo. 5. Se le instala las
aplicaciones
2. formateamos el disco duro o la dependiendo la
partición en la cual dependencia
instalaremos el sistema 6. Se configuran
utilidades como
operativo.
impresoras e internet
3. Instalamos el sistema operativo
correspondiente, de acuerdo a
los recursos de hardware
disponibles del equipo.
4. Instalamos ro ramas básicos
Página 4 de 6
 Tipo de Documento

« »
Procedimiento
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE SOFTWARE
Código
Empresa de Acueducto, 51.26.05
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
NIT.844.ooo.755-4
2014-12-19 2014-12-19 01

del equipo como lo son office,

adobe Reader, winrar,
antivirus, entre otros.
5. Instalamos las aplicaciones o
software correspondientes a
cada dependencia.
6. por ultimo configuramos
algunas utilidades tales como
impresoras, Internet, etc.

Se realiza una prueba del

funcionamiento del equipo para
verificar su reparación fue exitosa se
lleva al puesto de trabajo del
funcionario
¿Equipo
Funcionan
Se lleva el equipo al funcionario con las do?
correcciones del software para realizar
las actividades del usuario

Instalación del computador

[ Fin )

Página 5 de 6
 Tipo de Documento
Procedimiento
MANTENIMI ENTO CORRECTIVO DE SOFTWARE
Código
Empresa de Acueducto, 51.26.05
Alcantarillado y Aseo de Yapal
E.I.C.E - E.S.P
NIT.8«,000.755-4
Fecha de Elabora ció n Fecha Ultima Modificación Versión
2014-12-19 2014-12-19 01

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

,/ Formato mantenimiento de Computadores

4. APROBACIONES

Elaboró Revisó Aprobó

Cesar Augusto Barrera Riveros Freddy Alexander Larrota Cantor Daniel HernandoPosada Suarez
Líder del Proceso Re resentante or la Dirección SGC Re resentante Le al

S. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por

01 2014-12-19 Aprobación Inicial Aprobación Inicial Representante Legal

Página 6 de 6
 Tipo de Documento
REGISTRO DE DATOS PARA LA ASIGNACION DE Formato
USUARIOS Y CLAVES DE ACCESO Código
51.26.06
Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E. E.S.P
Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
NI1.6404.ooo.7$$-4 2014-12-19 2014-12-19 01

1. INFORMACION GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de datos del funcionario para la asignación de usuarios
y claves de acceso a los sistemas

RESPONSABLE: Líder del Proceso

OBJETIVO: Crear y configurar las claves de acceso a los sistemas de información para un nuevo
funcionario o para cambios entre oficinas

ALCANCE: Claves de acceso a los equipos y sistemas de información de la empresa

INSUMO: Política de recursos informáticos

PRODUCTO: Cumplimiento de las políticas de seguridad

USUARIOS: Todos los procesos

TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

USUARIOS: conjunto de permisos y de recursos (o dispositivos) a los cuales se tiene acceso.

CLAVE DE ACCESO: Es la contraseña que un usuario emplea para acceder a un servicio, sistema o
programa.

Página 1 de S
 Tipo de Documento

«t)
Empresa de Acueducto,
REGISTRO DE DATOS PARA LA ASIGNACION
USUARIOS y CLAVES DE ACCESO
DE Formato
Código
51.26.06
Alcanlarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E • E.S.P
Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
KllM4.000,1S5-4 2014-12-19 2014-12-19 01

2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES

DOCUMENTO O
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE
I 11 11 I REGISTRO

1. Recursos Humanos envía

C 0 N1CI

T Profesional de Correo
solicitud de creación de
sistemas electrónico
usuarios Recursos Humanos
envía solicitud de
creación de usuarios
I

..
lo
El Nuevo usuario lee
2. El Nuevo usuario lee y acepta Y acepta las políticas
de uso de los Profesional de
las políticas de uso de los
Recursos de sistemas
Recursos de Informáticos.
Informáticos
I
••
Verificación con el
Jefe inmediato sobre
3. Verificación con el Jefe los permisos en las Profesional de Correo
inmediato sobre los permisos aplicaciones sistemas electrónico
en las aplicaciones

cb
Página 2 de 5
 Tipo de Documento

« »Empresa de Acueducto,
Alcanlarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E • E.S.P
REGISTRO DE DATOS PARA LA ASIGNACION
USUARIOS Y CLAVES DE ACCESO

Fecha de Elaboración
DE

Fecha Ultima Modificación

Formato
Código
51.26.06

Versión
N1T.W.OOO.1S$-4 2014-12-19 2014-12-19 01

4. Inducción en las Aplicaciones

Inducción en las Jefe Inmediato
a usar
Aplicaciones a usar

SI
Bitácora de
5. ¿Jefe autoriza email?
registros de
Profesional De
usuarios y claves
a. Creación de Cuenta de Email Sistemas
de acceso a los
institucional NO Creación de Cuenta de
sistemas
Email institucional

SI

6. ¿Jefe autoriza Equipo de Bitácora de

cómputo? registros de
Profesional de
usuarios y claves
sistemas
a. Creación de Cuenta de NO Creación de Cuenta de de acceso a los
Windows Windows sistemas

Página 3 de 5
 Tipo de Documento
REGISTRO DE DATOS PARA LA ASIGNACION DE Formato
USUARIOS Y CLAVES DE ACCESO Código
51.26.06
Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
E.I.C.E • E.S.P
N1T-W_OOO.15s-4 2014-12-19 2014-12-19 01

7. ¿Jefe autoriza manejo de

Aplicaciones? SI Bitácora de
a. Creación de Cuentas de registros de
Profesional de
Aplicación usuarios y claves
sistemas
8. ¿Jefe autoriza manejo de de acceso a los
Aplicaciones? sistemas
Creación de
NO
Cuentas en las
aplicaciones

Verificación del
9. Verificación del Acceso a las
Acceso a las claves Usuario Sistema
claves dadas
dadas

Cambio de Password
por parte del
10. Cambio de Password por Usuario
Usuario Sistema
parte del Usuario

Página 4 de 5
 Tipo de Documento

«'»Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E. E.S.P
REGISTRO DE DATOS PARA LA ASIGNACION
USUARIOS y CLAVES DE ACCESO

Fecha de Elaboración
DE

Fecha Ultima Modificación

Formato
Código
51.26.06

Versión
HlT,&4t.OOO.1S$-4 2014-12-19 2014-12-19 01

Bitácora de
Diligencia Formato de registros de
11. Diligencia Formato de
Registro de Entrega de usuarios y claves
Registro de Entrega de Usuario
Usuarios y Claves
Usuarios y Claves de acceso a los
sistemas

FIN

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

./ Bitácora de registro de usuarios y claves de acceso a los sistemas

4. APROBACIONES

Elaboró Revisó Aprobó

el'
(.~:s
-
~OJQt/
~'S
César augusto Barrera Riveros Freddy Alexander Larrota Cantor Daniel Hernando Posada Suarez
Líder del Proceso Re resentante or la Dirección Re resentante Le al

s. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por

[
11 I
01 2014-12-19 Todo Aprobación Inicial Representante Legal
I 1I I

Página 5 de 5
 Tipo Documental:

« Empresa de Acueducto,
Alcantarillado
~
y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P
BITÁCORA USUARIOS REGISTRADOS EN EL SISTEMA
Formato

Código:
51.26.06.01

NIT. 844.000.755-4
Fecha de Elaboración Fecha Última Modificación: Versión:
2014-12-19 2014-12-19 01

FECHA REGISTRO
NOMBRE USUARIO EN EL FIRMA DEL
RAD. CEDULA DEPENDENCIA
FUNCIONARIO SISTEMA FUNCIONARIO
DÍA MES AÑO

0001

0002

APROBACIONES:

Revisó
/2~~
_/
~/'/.4"
/./.....-~ ~ --,.
C~~} ~\\:~) ~._> -.__ .:,,~
;'

Cesar Augusto Barrera Riveras Freddy Alexander Larrota Cantor Daniel Hernando Posada Suarez
Líder del Proceso Representante por la Dirección SGC Representante Legal

BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por

01 2014-12-19 Todo Aprobación Inicial Representante Legal

 Tipo de Documento
PLANIFICACION DE LA ESTRATEGIA DE
«':>:>
Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal
GOBIERNO EN LINEA

Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación

Procedimiento
Código
51.26.07

Versión
E.I.C.E - E.S.P
NIT.844.000.
7~
2014-12-19 2014-12-19 01

1. INFORMACION GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Planificación de la Estrategia de Gobierno en Línea

RESPONSABLE: Profesional de Oficina de Sistemas

OBJETIVO: Realizar la planificación de las actividades a desarrollar en el marco del programa nacional
de gobierno en línea del ministerio de las tecnologías de la información y la comunicación

ALCANCE: Todos los procesos que tenga tramites o servicios de cara al ciudadano

INSUMO: Manual de gobierno en línea

PRODUCTO: Tramites o servicios en la plataforma

USUARIOS: Todos los procesos

TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

Gobierno en línea: La Estrategia Gobierno en línea, liderada por el Ministerio de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones, es el conjunto de instrumentos técnicos, normativos y de política
pública que promueven la construcción de un Estado más eficiente, transparente y participativo, y que a
su vez, preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad mediante el aprovechamiento de
la tecnología.

Página 1 'de 3
 Tipo de Documento
PLANIFICACION DE LA ESTRATEGIA DE Procedimiento

«':»
Empresa de Acueducto.
Alcantarillado ElAseo de Yopal
GOBIERNO EN LINEA

Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación

Código
51.26.07

Versión
E.l.e. - E.S.P
NIT. 8«.000.155-4 2014-12-19 2014-12-19 01

2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES

DOCUMENTO
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE
O REGISTRO

CINICIO~
Líder de Acta de
1. Realizar comité de l Proceso /
Comité de
comité de
gobierno en
inicio de año
Realizar comité Gobierno en línea
de inicio de año línea

Líder de
•• Proceso / Acta de
Socializar
2. Socializar avances Comité de comité de
avances año
del año anterior Gobierno en gobierno en
anterior
línea línea
I
". Líder de
Actualizar/ Proceso /
3. Actualizar/Generar Comité de listado de
Generar listado
listado de trámites de trámites Gobierno en Trámites
línea
I
y
Líder de
Proceso /
4. Catalogar los Catalogar los Comité de listado de
tramites trámites Gobierno en Trámites
línea

NO
¿Se pueden
automatizar
? Líder de
5. ¿Se pueden Proceso /
Registro en
automatizar? Comité de
la plataforma
a. Diligenciar en la Gobierno en
SI Diligenciar en la SUIT
plataforma del SUIT línea
plataforma del SUIT

1
0

Página 2 de 3
 Tipo de Documento
PLANIFICACION DE LA ESTRATEGIA DE Procedimiento
GOBIERNO EN LINEA Código
51.26.07
Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
NIT. 844.000.155-4 2014-12-19 2014-12-19 01

Proceso de
Sistemas

6. Incluir en Proyectos
de Desarrollo Incluir en
Proyectos de
Desarrollo

Realizar reuniones
periódicas de Líder de Acta de
7. Realizar reuniones avance
Proceso / comité de
periódicas de avance Comité de gobierno en
Gobierno en línea
FIN línea

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

./ Actas de Comité Estrategia Gobierno en Línea

4. APROBACIONES

Elaboró Revisó

Cesar Augusto Barrera Riveros Freddy Alexander Larrota Cantor Daniel Her ando Posada Suarez
Líder del Proceso Re resentante or la Dirección Re resentante Le al

5. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por

01 2014-12-19 Todo Aprobación Inicial Represéntate Legal

Página 3 de 3
 ACTA DE COMITÉ ESTRATEGIA Tipo de Documento:
Formato
GOBIERNO EN LINEA Código:
Empresa de Acueducto. 51.26.07.01
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P
NIT. 844.000.7S~
Fecha de Elaboración I Fecha Ultima Modificación Versión:
2014-12-19 2014-12-19 01

1. CON~ENIDO ~ CÓDIGO DE LA UNIDAD PRODUCTORA

- ...• CÓDIGO DE LA SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL
.000m1 RADICADO y EL AÑO
r--------------------------------------------------------------1-----------------------------------------------------------------------------------------.-.-----------------------------1

I-~~~----------------------------j------------------------------------------------1
I::~~~~::::::-:::::::::~~~:::::::::::::~:::,==::~=::::::::::::::::=~:::::::::~::~::::::::::::::::::~:
l_~_~~_~=~_~_~_~ , "
Apertura al comité.

El presidente da lectura al Orden del Día.

1. Verificación del quórum

2. Informe de Actividades año
3. Socialización
4. Plan de trabajo
5. Adopción de la política optimización y racionalización de trámites
6. Actualización página web
7. Proposiciones y va rios

En constancia se firma en los que intervienen en Yopal a los _ ( ) días de

_____ de 2015.

ELABORÓ nombrej(firma)

PROYECTÓ: nombrej(firma)

GESTION DOCUMENTAL
ORIGINAL: Secretaria del Comité
COPIAS 1: Serie Documental

Carrera 19 No. 21-34 * Teléfonos: (8) 6322728 - (8) 6322729 - (8) 6355417 * fax: (8) 6322487
Línea de Atención al Cliente 116 * www.eaay.qov.co * E-mail eaaay@eaaay.qov.co * Yopal - Casanare
 Tipo de Documento:
ACTA DE COMITÉ ESTRATEGIA Formato
GOBIERNO EN LINEA Código:
Empresa de Acueducto, 51.26.07.01
Alcantarillado y Aseo de Yopal
E.I.C.E - E.S.P Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión:
NIT. 844.000.155-4
2014-12-19 2014-12-19 01

2. APROBACIONES

Revisó

Cesar Augusto Barrera Riveras Daniel Hernando Posada Suarez

Líder del Proceso Re resentante Le al

3. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por

01 2014-12-19 Todo ción Inicial Represéntate Legal

Carrera 19 No. 21-34 * Teléfonos: (8) 6322728 - (8) 6322729 - (8) 6355417 * fax: (8) 6322487
Línea de Atención al Cliente 116 * www.eaav.qov.CO * E-mail eaaay@eaaay.qov.co * Yopal- Casanare