IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

A continuación, veremos la forma cómo podemos exportar e importar datos entre Excel y Project,
utilizando los asistentes que permiten efectuar estas tareas de una manera sencilla.

Exportación de datos
Utilizando el proyecto S09-Aguas Servidas Mod.mpp:

Método 1: Usando una Plantilla predefinida.

En este método no seleccionaremos los datos, usaremos una plantilla predefinida en la cual están los
campos y tablas que se van a exportar.

a. Haga clic en el botón y seleccione la opción Guardar como, seleccione la unidad y

carpeta donde almacenará el archivo, mediante Examinar. En nuestro caso llamaremos al archivo
Exportar y en la lista Tipo seleccionar Libro de Excel (*.xlsx). Así tenemos:

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 Project muestra la ventana del
asistente para la exportación de
datos, como se puede observar en la
siguiente imagen de la derecha:

b. Haga clic en el botón . Project

muestra la imagen de la derecha:

c. Seleccione el tipo de formato que deberían tener los datos que se desean exportar. En este caso,
seleccione Plantilla de Excel del Proyecto, y haga clic en el botón , para que Project
exporte los datos con las opciones predeterminadas.
d. Para comprobar los resultados, busque y abra el archivo de Excel generado por el asistente. Excel
abre un libro compuesto por 3 hojas con los nombres: Tabla_Tareas, Tabla_Recursos y
Tabla_Asignación, como se puede observar en la siguiente imagen:

e. Ya que se encuentran las 3 hojas seleccionadas, seleccione una de ellas para desactivar la selección
de las 3 hojas.
f. Compruebe los campos que se han añadido a cada hoja de manera predeterminada y configure su
hoja de cálculo de acuerdo a sus necesidades.

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Método 2: Usando Datos Seleccionados y una Equivalencia existente
Una Equivalencia existente difiere de la plantilla usada en el método 1 en que podría haber sido creada
por el usuario (como vamos a ver) o está predefinida en el programa como las tablas y los datos que
necesitemos.

a. Haga clic en el botón y seleccione la

opción Guardar como, seleccione la unidad y
carpeta donde almacenará el archivo,
mediante Examinar. En nuestro caso
llamaremos al archivo Exportar2 y en la lista
Tipo seleccionar Libro de Excel (*.xlsx).
b. Project muestra la ventana del asistente para la
exportación de datos, como se puede observar
en la imagen de la derecha:

c. Haz clic en el botón , para continuar

con el asistente. Imagen de la derecha:

d. Con la opción Datos seleccionados, haz clic en

el botón . Project muestra la
siguiente ventana:

e. Haga clic en la opción Utilizar una

equivalencia existente para exportar los datos
mediante una equivalencia predefinida. Luego,
luego clic en el botón y obtendremos lo
siguiente:

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f. Seleccione una de las equivalencias de la lista, en este caso elije Datos de costo por tarea y haga
clic en el botón . Luego, busque y abra el libro de Excel que se acaba de crear y debemos
obtener lo siguiente:

g. Si en el paso anterior, elige el

botón , el
procedimiento continúa para
seleccionar opciones adicionales,
como se muestra en la imagen de
la derecha:
h. En este paso, puede añadir las
hojas Recursos y Asignaciones al
Libro de exportación, activando las
casillas correspondientes. Luego,
clic en el botón , para
obtener lo siguiente:

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i. En esta ventana, se puede definir el nombre de la hoja de cálculo destino, añadir o quitar campos
de Project que se exportarán a Excel, y cambiar el nombre del campo en Excel. En este ejemplo,
haga clic en sin cambiar nada y obtendremos:

j. Esta ventana es similar a la anterior, pero referida a los recursos por lo que, se debe asignar un
nombre a la hoja, por ejemplo, Recursos; seleccione los campos que se desean que se exporten,
por ejemplo, añada Nombre, Grupo, Tasa estándar, Costo, Máximo y Trabajo. Luego, clic en el
botón , para obtener lo siguiente:

k. Similar a la anterior, pero referida a las Asignaciones por lo que, se debe asignar un nombre a la
hoja, por ejemplo, Asignaciones; seleccionar los campos que se desean que se exporten, por
ejemplo, añade Nombre del recurso, Asignación, S/D, Unidades y Costo. Luego, clic en el botón
, para obtener lo siguiente:

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l. Haga clic en el botón
para guardar todas las especificaciones en
este proceso, de forma que, se pueda
utilizar en otros procesos similares.
Luego, haga clic en el botón .
m. Utilizando el Explorador de archivos,
busque y abra el libro de exportación y
obtendremos lo siguiente:

En esta variante del procedimiento de exportación se han obtenido 3 hojas de cálculo, con información
que puede ser útil para ser administrada desde Excel. Puedes revisar cada una de las hojas y
acondicionar su contenido para mejorar su presentación.

Método 3: Usando Datos Seleccionados y una equivalencia nueva

Con este método tenemos la posibilidad de personalizar la exportación de datos a Excel eligiendo las
tablas a exportar (Tareas, Recursos y/o Asignaciones), así como los campos. Así que el procedimiento
es muy similar que el método anterior:
a. Haga clic en el botón y seleccione la opción Guardar como, seleccione la unidad y
carpeta donde almacenará el archivo, mediante Examinar. En nuestro caso llamaremos al archivo
Exportar3 y en la lista Tipo seleccionar Libro de Excel (*.xlsx).
Project muestra la ventana del asistente para la exportación de datos

b. Haga clic en el botón , para continuar

con el asistente.
c. Con la opción Datos seleccionados, haga clic en
el botón .
d. Haga clic en la opción Equivalencia nueva, para
exportar los datos mediante una nueva
equivalencia personalizada. Luego, luego clic en
el botón y obtendremos la ventana
de la derecha:

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e. Active las casillas Tareas y Recurso. Luego, luego haga clic en el botón y obtenemos la
ventana siguiente:

f. Asigna un nombre a la hoja de cálculo destino, seleccione los campos de Project a exportar, en
este ejemplo, seleccione Nombre, Duración, Comienzo, Fin y Costo. los nombres de campo en
Excel (si es necesario), como se muestra en la imagen anterior. Luego, haga clic en el botón
y se obtiene lo siguiente:

g. Esta ventana es similar a la anterior, pero referida a los recursos por lo que, se debe asignar un
nombre a la hoja, por ejemplo, Tabla_Recursos1; seleccionar los campos que se desean que se
exporten, por ejemplo, añade Nombre, Capacidad máxima, Máximo, Costo y Trabajo. Luego, clic
en el botón , para obtener lo siguiente:

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i. Haz clic en el botón para guardar todas las especificaciones en este proceso, de
forma que, se pueda utilizar en otros procesos similares. Luego, clic en el botón .
j. Utilizando el Explorador de archivos, busca y abre el libro de exportación y obtendremos lo
siguiente:

En esta variante del procedimiento de exportación se han obtenido 3 hojas de cálculo, con
información que puede ser útil para ser administrada desde Excel. Puedes revisar cada una de
las hojas y acondicionar su contenido para mejorar su presentación.

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Importación de Datos
La importación de datos en Project o en cualquier aplicativo, significa obtener datos desde fuentes
externas al programa que estemos usando, en este caso Project. Para la importación de datos desde
Excel, se recomienda:
− Los datos en Excel deben ser de tipo texto, de preferencia, Los datos de tipo fecha y moneda
podrían no importarse si los formatos no coinciden en las dos aplicaciones.
− En Project debe estar configurado:
o El calendario y asignado al proyecto.
o Definir el tipo de moneda.
o Las tareas en automático.
o Establecer la fecha de inicio del proyecto.
− No importar fechas ya que estas se calculan en base a la duración y la fecha de inicio del proyecto.
Usaremos el archivo de Excel llamado IMPORTA.xlsx el cual tiene los siguientes campos tanto para
tareas como para recursos. En la parte inferior se indica los campos de Project a donde deben
importarse.
Item Nivel Tareas Duracion Pred
1 1 T1 1
2 1 T2 1FC
Recurso tipo Unidad Capacidad Costo
3 2 T21 3
Obrero Trabajo 100% 10/h
4 2 T22 3FC
Cemento Material Bolsa 20
5 3 T221 2
6 3 T222 1 5FC
Etiqueta de Capacidad Tasa
7 1 T3 4 2FC Nombre Tipo
Material Máxima Estándar
Nivel de
id Nombre Duración Predecesoras
Esquema

a. En un proyecto vacío y habiendo configurado los datos iniciales, haga clic en el botón y
seleccione , clic en Examinar, se muestra la ventana Abrir:

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b. En la lista Tipo de archivo elige Libro de Excel
(*.xlsx) y, luego, seleccione el libro
Importar.XLSX. Finalmente, haga clic en el
botón . Esto abrirá el Asistente para
Importación, como se observa en la imagen de
la derecha.

c. Haz clic en el botón y se obtiene la

imagen de la derecha:

d. Con la opción Equivalencia nueva

seleccionada, haga clic en el botón
para mostrar la imagen de la derecha:

e. En la ventana Asistente para importación –

Modo de importación, seleccione la opción
Anexar los datos al proyecto activo y haga clic
en el botón , para obtener la imagen
de la derecha:

f. Active las casillas Tareas y Recursos ya que son los 2 tipos de datos que van ser importados.
Luego, haga clic en el botón .

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g. En la ventana del asistente Equivalencias de tareas, despliegue la lista de Nombres de la hoja de
cálculo de origen y seleccione la hoja Tareas. Project muestra la tabla para Comprobar o editar
cómo se desean asignar los datos, tal y cómo se muestra en la siguiente imagen:

h. En la columna A: Campo a Microsoft Project, seleccione los campos que son propios de un
proyecto (serán los equivalentes a los campos de Excel, así tenemos:

i. Clic en el botón y en la ventana Asistente para importación – Equivalencia de recursos

realizamos los mismos pasos que para las tareas, así debe quedar:

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j. Haz clic en el botón si va a importar a otros proyectos datos de Excel con la misma
configuración usada. En la ventana resultante debes hacer clic en el botón Guardar Equivalencia,
se asigna un nombre, se da clic en el botón , como se observa en la siguiente captura:

k. Haz clic en el botón y Project importa los datos y se muestra la vista Diagrama de Gantt:

En la hoja de recursos tendremos:

Ejercicio
Importe el archivo ARQUITECTO.xlsx y muestre las estadísticas.

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