UNIVERSIDAD GERARDO BARRIOS

SEDE CENTRAL SAN MIGUEL /CENTRO REGIONAL USULUTAN

Datos Generales

Facultad Ciencias Empresariales

Asignatura Habilidades Directivas.

Docente Karen Y. Benítez de Parada

No. de Unidad II – Habilidades Personales.

Contenido a desarrollar 1. Manejo del Estrés.

2. Administración Efectiva del Tiempo.

INTRODUCCIÓN AL CONTENIDO.

Juvenal, poeta griego, advertía: “Mente

sana en cuerpo sano”. Este es un buen
punto de partida para dar a conocer las
medidas con las que se puede afrontar
eficazmente el estrés al que se está
expuesto en la vida cotidiana. En el
desarrollo del tema se darán a conocer
una serie de técnicas que permitirán
combatir las reacciones que tiene
habitualmente el organismo ante un escenario de estrés. Estas reacciones pueden ser
fisiológicas, emocionales, cognitivas y conductuales.

Si no se saben manejar y gestionar adecuadamente terminarán por producir diversas

manifestaciones clínicas, por todos conocidas, que pueden llegar a ser crónicas y
conducir al agotamiento psicosomático. Cuando se llega a este tipo de situaciones
ya es demasiado tarde. Existen evidencias científicas de la influencia del estrés
crónico en el infarto de miocardio y el debilitamiento del sistema inmunológico, entre
otros efectos.
También, se estudiarán diversas técnicas de Administración Efectiva del Tiempo que
sin duda alguna ayudarán a reducir significativamente el manejo del estrés.
 DESARROLLO DE CONTENIDOS
SEMANA 4: DEL 06 al 12 DE FEBRERO.

 ¿Sabe usted cuáles son los

efectos del estrés?

 ¿Se ha preguntado qué es lo

que nos hace sentir estresados?

 ¿Cuáles son las formas de

manejar el estrés?

A veces, cuando se está en medio de situaciones difíciles, nos estresamos por una
multiplicidad de razones. Esto puede afectar el bienestar, rendimiento en el trabajo y
la vida personal. Es útil intentar comprender hábitos de adaptación y ajustarlos. En el
desarrollo del contenido se han incluido ejercicios que ayudarán a aprender acerca
del enfoque frente al estrés y las situaciones complicadas, esperando que sea de
mucha utilidad en la vida personal y profesional.

1. Manejo del Estrés.

Tomando en consideración las valoraciones que hacen varios autores se puede decir
que el estrés es el resultado de la presencia de un estresor o estimulo que lo activa y
aunado a ello, la percepción del individuo que hace que este reaccione generando
una respuesta a dicho estímulo.

Cabe mencionar que estas reacciones fisiológicas y psicológicas casi de manera

automática se ponen en marcha, de ahí que en varias discusiones sobre el tema, se
hable de la aparición de que el estrés es de índole emocional, siendo nuestro
organismo el que se adelanta a reaccionar a los estímulos y después dar una
respuesta cognitiva a nuestra respuesta; pero está otro punto de vista, que explica
que podría ser la mente o conciencia la que percibe el estímulo amenazante y
provoca reacciones físicas que nos preparan para que podamos defendernos o
superar la amenaza que percibe nuestro cerebro.

En los recursos complementarios se añade un video “La filosofía del estrés” que
ayudará a comprender mejor lo que anteriormente se argumenta.
1.1 Principales elementos del Estrés.

El nivel de desempeño de los individuos dentro de una organización, resulta de

factores que pueden complementarse (dirigiendo o motivando cambios en dicho
desempeño) o contraponerse (bloqueando los cambios que podrían darse para
mejorar el desempeño de los individuos en las organizaciones).

Los sentimientos de estrés son el producto de ciertos factores estresantes dentro o

fuera del individuo, estos factores pueden considerarse como las fuerzas impulsoras
(que generan una reacción) y restrictivas (que ayudan a minimizar los efectos de las
reacciones a las fuerzas impulsoras).

Dichas fuerzas impulsoras del estrés tienen cuatro características, que bien se podría
dar juntas o separadas, estas son:

1. La novedad: lo que nos está pasando puede ser que lo experimentemos por
primera vez.
2. La impredecibilidad: no sabemos en qué momento pueda suceder o
desarrollarse algo.
3. Sensación de descontrol: la sensación de que no controlamos para nada lo
que está pasando y
4. Debe representar una amenaza para nuestra personalidad: por ejemplo,
cuando alguien nos cuestiona nuestra capacidad para realizar una actividad o
trabajo en específico.

1.2. Los efectos del Estrés.

El estrés es una respuesta que todos damos al momento de enfrentar algo que a
nuestro parecer nos va a alterar, ej. Entorno difícil o una enfermedad. El estrés afecta
nuestras mentes, cuerpos y emociones. Es “la respuesta no específica del cuerpo a
cualquier demanda de cambio” (Hans Selye, 1936) Todos necesitamos cierta dosis de
estrés en nuestras vidas para poder funcionar. Sin embargo, los efectos de sufrir
demasiado estrés pueden tener un impacto negativo. El estrés lleva a la liberación de
hormonas que pueden tener efectos variados.

Trabajo.
El nivel en el cual trabajamos y pensamos puede verse afectado de forma negativa.
Hay cuatro niveles en los cuales podemos realizar nuestro trabajo:
 Nivel Uno Automatización - Se ignora lo que es diferente en la nueva situación.
y transfiere al presente lo mismo que hizo antes.
  Nivel Dos Se ve la diferencia pero vuelve a hacer lo que hizo con anterioridad.
 Nivel Tres Se ve la diferencia y adapta lo que ha hecho con anterioridad.
 Nivel Cuatro Se reconoce que se trata de una situación nueva y se adaptan.
respuestas a dicha situación. (fuente: ottoscharmer.com)

Lo ideal es que funcionemos en los niveles Tres y Cuatro. Si estamos estresados,

funcionamos en los Niveles Uno o Dos que no son efectivos, más que en situaciones
como cuando por ejemplo se cepilla los dientes.

Memoria.
El estrés y las preocupaciones pueden afectar su memoria de forma negativa y
ocupar espacio en su mente. Esto lo dejará con menos capacidad para pensar y/o
tomar decisiones. Si tiene la sensación de que su pensamiento y/o capacidad de
decidir se ven afectados, tómese una pausa de al menos un minuto, respire
profundamente y regrese a su trabajo. Si su capacidad de pensar se ve muy
afectada, entonces pídale a una persona que se haga cargo. Todos tenemos
momentos en los que somos falibles, somos humanos.

Atención y toma de decisiones.

Cuando estamos estresados, nuestra habilidad para prestar atención puede verse
afectada. Olvidamos prestarle la debida atención a la información correcta por
enfocarnos en demasiadas o muy pocas cosas, y esto lleva a errores al momento de
tomar decisiones.

Sentimientos y emociones.
Puede que sus emociones sean algo extrañas, que esté bien en un momento y sienta
temor en el siguiente, primero feliz y luego enojado y finalmente muy triste. Puede que
sienta miedo y que esto afecte su habilidad para prestar atención y enfocarse.

Impacto en su forma de dormir, comer y beber.

El estrés y las preocupaciones pueden afectar nuestros hábitos de comer, beber y
dormir. El estrés puede desestabilizar nuestros patrones normales.

Respiración.
El estrés y las preocupaciones pueden afectar su cuerpo y respiración. Respire unas
12-18 veces por minuto. Cuando las personas están estresadas tienden a respirar más
superficialmente o a respirar menos de seis veces por minuto. Haga una pausa, respire,
piense...
 EJERCICIO 1.

¿Cuáles son sus propias reacciones frente al estrés?

 Cuerpo. Ej. hombros tensos, respiración irregular, dificultad para conciliar el sueño.
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 Mente Ej. problemas de concentración, olvidarse de cosas.

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 Emociones Ej. baja motivación, irritabilidad sin motivo aparente.

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1.3. Síntomas del Estrés.

Internos (ánimo, problemas de salud) y externos (temperatura, situación de seguridad,

expectativas laborales) pueden generar estrés como reacción en uno mismo.

Cada persona tiene su propio grupo de agentes causantes de estrés La reacción

frente a este agente puede variar de acuerdo con el ánimo o el nivel de energía de
la persona.

EJERCICIO 2.

Por favor enumere los agentes que le provocan estrés

 Internos. Ej. ánimo, sentirse enfermo, triste, enojado, preocupado.

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 Externos. Ej. entorno laboral, situación de seguridad, colegas, problemas familiares.

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 ¿Cuáles puedo modificar y cuáles debo aceptar?
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1.4. Formas de manejar el Estrés.
Es importante abordar el estrés ni bien aparece. Si lo ignoramos, aumenta y puede
que más adelante nuestras vidas se vuelvan más complicadas. Ej. No abordar el estrés
de forma eficaz, puede llevarnos a padecer estrés acumulado.

Nuestros hábitos para lidiar con el estrés nos ayudarán a controlar con lo que
debamos enfrentar día a día. Estos hábitos se han desarrollado a lo largo de los años.
Algunos de ellos sirven, otros no. Cada uno de nosotros tiene cuatro hábitos diferentes
para el manejo del estrés:

Acciones físicas.
¿Cuánto hace cada semana para mantenerse en forma? Entrenar con regularidad es
vital para poder manejar el estrés. Demasiado o muy poco entrenamiento no
ayudarán.

Hábitos saludables.
¿Es saludable su dieta? ¿Duerme bien? Su cuerpo, su corazón y su mente necesitan
nutrición constante y descanso y cuidado adecuados de modo tal que usted pueda
funcionar bien.

Trabajo en condiciones saludables.

¿En qué medida sus hábitos laborales son positivos? ¿Cómo es su concentración?
¿Cuánto tiempo pasa en el trabajo? ¿Cuán productivo es? Los hábitos de trabajo
saludables llevan a un mejor manejo del estrés y a una mayor productividad.

Apoyo social.
Es vital ya que alivia el estrés. No es necesario tener 50 amigos pero usted necesita al
menos uno o dos en quienes pueda confiar y apoyarse. Es vital cuidarse a sí mismo
en el aspecto emocional.

Algunas Sugerencias…

A continuación algunas sugerencias que podrían serle útiles. Si usted tiene problemas
de salud, recuerde consultar con su médico antes de intentar cualquiera de estas
sugerencias.

Acciones físicas.
Hacer 10 minutos de actividad física tres veces por día puede mejorar el ánimo, aliviar
la depresión y aumentar la sensación de bienestar.
Buena postura Ej. Sentarse derecho lo ayudará a adquirir más oxígeno y a tener un
mejor desempeño durante las actividades generadoras de estrés como los plazos de
entrega final.

Acupresión Tome el pulgar y el índice de su mano y presione el punto débil de la

palma (entre ambos dedos) sobre la otra mano. Cuente hasta tres mientras presiona y
luego cambie. Usando los mismos dedos, presione cada uno de los dedos en su
totalidad.

 Frote cada articulación con movimientos circulares.

 Sostenga cada dedo en su base y empuje suavemente para estirarlos,
deslizando su puño por encima del dedo y por fuera de la punta. El uso de
aceite de lavanda que puede ayudar con la relajación (asegúrese de no ser
alérgico a tal aceite).
 Sostenga una bola en sus manos y hágala rodar. Coloque la pelotita sobre el
piso y póngale un pie encima, moviendo la pelota a lo largo de la planta y los
dedos del pie. Repita la operación con el otro pie.
 Con sus dedos, frote lentamente los lóbulos de sus orejas. Lo ayudará a
relajarse.

Acciones repetitivas pueden brindar alivio, Ej. coser, etc

Respiración. Es importante practicar con regularidad la respiración profunda. Esto lo

ayudará a pensar y actuar de forma más constructiva. Tome entre 12-18 respiraciones
profundas por minuto. Si no lo logra, es posible que esté respirando superficialmente.
Algunos ejercicios:

 Respiración intencional: Siéntese en una silla. Coloque sus manos a ambos

lados por encima de los huesos de la cadera. Inhale profundamente llevando
el aire al abdomen (sus manos deberían moverse mientras su cuerpo se
expande y contrae). Exhale. Repita esto tres o cuatro veces. Mueva sus manos
en la parte media de sus costillas. Siga respirando y viendo cómo su cuerpo se
expande, etc. Repita esto tres o cuatro veces. Lleve sus manos hacia los huesos
del cuello y, nuevamente, sienta cómo su cuerpo se mueve. Repita. Ha
aprendido cómo realizar una respiración total.

 Respiración de base: Siéntese con la espalda derecha, los pies apoyados en el

suelo, los ojos cerrados y las manos sobre su regazo. Comience a inhalar y
exhalar lentamente. Puede ayudarse con música lenta que tenga cierto ritmo y
regulando su respiración de acuerdo con ese ritmo (de doce a dieciocho
respiraciones por minuto).
Vida saludable.

Alimentos y bebidas. Aunque no tenga ganas de ingerir comidas y bebidas

saludables, debe intentar hacerlo. Trate de hacer una dieta saludable bien
equilibrada que incluya alimentos alcalinos pues los mismos ayudan a disminuir las
reacciones frente al estrés, Ejemplos:
 Lentejas, camote, berenjena, ajo, zanahoria, jengibre, remolacha, brócoli,
repollitos de Bruselas y aguacate.
 Siempre tenga a mano algunas frutas secas y nueces.
 Utilice esto en lugar de azúcar y evite los altos niveles del mismo. Ingiera tres
comidas a diario.
 Su última comida debe ingerirse al menos tres horas antes de acostarse.

Horas de sueño. Si para usted es difícil conciliar el sueño entonces levántese y haga
alguna actividad – música, lectura, etc. hasta que se sienta listo como para irse a
dormir. Otra estrategia es quedarse en la cama y frotar su estómago con suavidad
enfocándose en hacer su respiración cada vez más lenta hasta dormirse. Si no se
siente bien, busque asesoramiento médico antes de dar por sentado que podrá
manejar la situación por sí mismo.

Trabajo.
Si usted detecta que se olvida de las cosas y/o le resulta difícil concentrarse, antes
que nada asegúrese de estar respirando adecuadamente. Es aconsejable hacer una
breve pausa para realizar una actividad física para relajarse. Puede que resulte útil
trabajar en pareja con algún colega y pensar el modo en el que podrían darse apoyo
mutuo y revisar su trabajo. Recuerde tener paciencia con usted mismo en especial si
se encuentra en una situación muy estresante.

Si ese es el caso, póngase a pensar en los posibles agentes causantes del estrés que
podrían estar presentes y haga una lista. Sepárelos entre aquellos que debe aceptar y
aquellos sobre los que tal vez podría hacerse algo.

Haga pausas regulares en el trabajo – diez minutos cada hora.

Planifique su semana. Observe y analice lo que hizo la semana pasada. ¿En qué
medida fue productiva? ¿Cómo utilizó su tiempo? ¿Qué cambios necesita hacer?
La cultura del trabajo es el carácter de su organización. ¿Se siente positivo al ir a
trabajar? ¿Se siente positivo cuando debe ir a trabajar? ¿Se siente contenido por la
cultura reinante en el lugar de trabajo? Si la misma fuera negativa, ¿qué podría hacer
para cambiarla? ¿Qué cuestiones debería plantearles a los supervisores?

Apoyo social y emociones.

Hable con compañeros, amigos o familiares. Se ha comprobado que el apoyo social
disminuye el estrés. El apoyo debe ser mutuo.

Haga planes para el peor escenario y ensáyelos, así luego sabrá cómo proceder.

Ponga atención al modo de explicar situaciones complicadas a los niños. Es mejor ser
sincero, pero se aconseja contarles todo de a poco. Compruebe que hayan
comprendido. El uso de historias sobre el modo en el que niños inventados han podido
enfrentar la cuestión puede ser de ayuda. Recuerde que los niños pequeños (y los
adolescentes) representan sus emociones por medio de sus acciones. Sea paciente
con ellos.

Trate de seguir una rutina en la medida de lo posible. Piense en el modo de hacerlo,

incluyendo conversaciones acerca de cosas cotidianas, sueños que usted o su familia
o amigos tienen, manteniendo las actividades sociales y de ocio.

Busque de Dios y asista a una iglesia, la práctica de su fe es útil para el manejo del
estrés.

Otras actividades.
Escuchar música reduce las respuestas frente al estrés tales como la alta presión
sanguínea y el ritmo cardíaco elevado.

Está comprobado que la gente que trabaja cerca de plantas reacciona un 12% más
rápido y se muestra menos estresada, según las lecturas de la presión sanguínea
realizadas.

La visualización reduce el nivel de estrés. Siéntese cómodamente y concéntrese en su

respiración con los ojos cerrados. Siga concentrado en su respiración por cinco
minutos y luego enfóquese en una imagen o música que le recuerde la „Paz‟.

Se ha encontrado que para manejar el estrés, lo más eficaz es la elaboración de

estrategias reactivas, desarrollando técnicas de corto plazo para enfrentar en el
momento que se requiera los factores estresantes, es una respuesta inmediata,
aplicando un remedio para reducir los efectos temporales del estrés. El siguiente
ejercicio puede ayudar a desarrollar esta estrategia.

EJERCICIO 3: Mi estrategia.

Analice sus estrategias de manejo del estrés y escriba los cambios que le
gustaría hacer. Asegúrese de elegir cambios manejables y factibles en cuanto
a su actual situación. ¿Cómo se asegurara de estar enfocándose en los
hábitos positivos? ¿Quién lo va a apoyar para que pueda lograr sus objetivos?

Acciones físicas.

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Vida saludable.

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Trabajo saludable.

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Apoyo social y emociones.

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 2. Administración Efectiva del Tiempo.

“Cuan distintas son nuestras vidas cuando sabemos que es lo verdaderamente

importante para nosotros, y, manteniendo ese cuadro en mente, actuamos cada día
para ser y hacer lo que en realidad nos interesa. Si la escalera no está apoyada en la
pared correcta, cada paso que demos no hará más que acercarnos al lugar erróneo.
Podemos estar muy atareados, podemos ser muy eficientes, pero sólo seremos
también verdaderamente efectivos cuando empecemos con un fin en mente”

Stephen Covey

La competencia para aprovechar el tiempo no solo se manifiesta en los resultados de

la compañía. Esta también tiene que ver con el éxito en las relaciones sociales, el
mantenimiento de la capacidad de acción de los equipos de trabajo y la efectividad
personal en la vida cotidiana y laboral.

La experiencia que se tiene sobre el hecho de que el tiempo es escaso se intensifica a

medida que aumentan el ámbito de ocupaciones significativas entre las cuales
tenemos que decidirnos, pero también cuando el tiempo que hemos asignado a
nuestros proyectos se ve invadido, con frecuencia, por las urgencias del jefe y de la
organización.

Seleccionar y priorizar estas actividades no es sólo cuestión de discernir entre lo

urgente y lo importante, sino además cuestión de hacer coordinar nuestro propio
tiempo con el de otros para alcanzar los resultados con un sentido de cooperación.

La administración del tiempo comienza por la administración de nosotros mismos. La

vida personal requiere de un liderazgo efectivo, sobre el cual es necesario reflexionar
haciéndonos las siguientes preguntas: ¿Tengo un centro claro que armonice todos los
aspectos de mi vida? ¿He definido mis valores esenciales? ¿Mi tiempo es rentable?
Llego a hacer lo que me propongo?

Muchas personas consideran la autodisciplina como la mejor estrategia para

establecer prioridades y manejar el tiempo. Sin embargo, mientras no exista un centro
de principios y un enunciado de la misión personal, se carece de los cimientos
necesarios para sostener sus esfuerzos.
2.1. Paradigmas de la Administración del Tiempo.

“Organizar y realizar las actividades según prioridades”, es una frase en la cual se

puede sintetizar la evolución de tres teorías de la administración del tiempo, como lo
plantea Stephen Covey.

Primera generación: Se caracteriza por las notas o listas de tareas que se pueden ir
tachando, experimentando una cierta sensación temporal de éxito, pero donde se
desconoce el concepto de prioridad. La disciplina y la distribución del tiempo es
impuesta externamente dejando a las personas la impresión de que ellas no son
responsables por los resultados. Muchas personas administran con el paradigma de la
primera generación. En él no hay angustia ni tensión y la efectividad en el trabajo es
poca.

Segunda generación: Esta se caracteriza por el uso de las agendas y por el intento de
mirar hacia el futuro planificando con anticipación. Los administradores de esta
generación asumen un poco más de control sobre su trabajo, distribuyen mejor el
tiempo y se les considera más responsables porque alcanzan a cumplir las actividades
en las fechas previstas.

Tercera generación: Refleja el campo actual de la administración del tiempo. Suma a

las generaciones precedentes, la idea esencial de priorizar, de clarificar valores, de
comparar la importancia relativa de las actividades, sobre la base de su relación con
esos valores.

Se centra en el establecimiento de metas, objetivos a largo, mediano y corto plazo.

También incluye el concepto de planificación diaria para alcanzar las metas de
mayor prioridad. Si bien es cierto, esta planificación ayuda a dar prioridad a las
actividades, en lo esencial sólo ayudan a organizar las crisis y el trabajo urgente. Con
este enfoque de administración las personas se vuelven rígidas e inflexibles y se sienten
culpables cuando no pueden cumplir con lo programado o cuando tienen que
efectuar cambios.

El paradigma de eficiencia de la tercera generación de la administración del tiempo

no está en armonía con el principio de que las personas son más importantes que las
cosas. Centrarse en la eficiencia crea expectativas que no concuerdan con las
oportunidades de desarrollar relaciones ricas, satisfacer necesidades humanas y
disfrutar de momentos espontáneos día tras día.
El peligro de la administración del tiempo de la tercera generación es que las
personas con el ánimo de recuperar o preservar la calidad de vida, vuelven a las
técnicas de la primera o segunda generación, sin preocuparse por recoger la
información necesaria, para planear y meditar con miras al futuro.

Cuarta generación: El desafío de esta generación no consiste en administrar el tiempo

sino en administrarnos a nosotros mismos. Las herramientas de esta generación se
basan en la eficiencia del manejo del tiempo de la tercera generación, pero con la
flexibilidad necesaria para salirse de los esquemas rígidos de la planificación diaria y
entrarse en la organización del tiempo semanal. La ruta del tiempo para alcanzar los
objetivos no se basa en un mapa sino en una brújula.

Bajo este supuesto se pueden hacer los cambios que se requieran en la planificación
semanal, cuando por ejemplo uno de nuestros valores superiores entra en conflicto
respecto a lo que se tiene programado. El manejo del tiempo de la cuarta
generación subordina los horarios a los valores superiores, equilibra la vida
estableciendo metas y actividades de cada rol clave y permite hacer adaptaciones
diarias, según las necesidades, dentro de un contexto más amplio de organización
semanal.

En lugar de centrarse en las cosas y el tiempo, las expectativas de la cuarta

generación se centran en preservar y realizar las relaciones pero alcanzando los
resultados.

2.2. ¿Cómo decidir por prioridades?

Nuestras prioridades deben analizarse a partir del enfoque de la cuarta generación y
estar en relación con los objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo. Para
lograrlo es útil hacerse las siguientes preguntas, en relación con sus actividades de la
semana y del día:
 ¿Es urgente e importante?
 ¿Sólo importante más no urgente?
 ¿Simplemente urgente?
 ¿Ni urgente ni importante?

Cuando los criterios importantes - urgentes no son suficientes para jerarquizar varias de
las actividades, entonces tenga en cuenta dos preguntas más:

 ¿Si no se realiza esta actividad cuáles serían sus consecuencias?

 ¿En qué aporta esta actividad al cumplimiento de los objetivos estratégicos de
la organización y de mi área?
Ahora bien, ¿Cómo diferenciar lo urgente de lo importante?

Lo urgente significa que se necesita una atención inmediata ahora. Generalmente son
cosas que en otro momento fueron importantes, pero que, por algún motivo, no se
planearon proactivamente. Las cosas urgentes actúan sobre nosotros y a menudo
complacen a otros.

Lo importante tiene que ver con los resultados. Si algo es importante, realiza una
aportación a nuestra misión, a nuestros valores y a nuestras metas de alta prioridad.

Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren más iniciativa, más
proactividad. Si no se tiene una idea clara de lo que es importante, de los objetivos
estratégicos de la empresa, de los resultados que desea y los que deseamos obtener
en nuestras vidas, con facilidad nos veremos desviados a responder ante lo urgente.

Matriz de la Administración del Tiempo.

Las personas del cuadrante uno (urgente e importante), son administradoras de crisis y
están orientadas a trabajar al borde de los plazos, apagando incendios. Estas
actividades producen estrés y agotamiento.

Las personas del cuadrante tres (urgente pero no importante), continuamente

reaccionan ante las cosas urgentes suponiendo que también son importantes, dado
que a menudo la urgencia se basa en las prioridades y expectativas de los otros.
Administran las crisis, se concentran en plazos cortos, las metas no son importantes, en
muchos casos se sienten impotentes y las relaciones son frágiles.
Las personas del cuadrante cuatro (no importante no urgente) Cuando se trabaja con
un predominio de este cuadrante es un reflejo de la irresponsabilidad con su oficio y la
dependencia o presión de otros para ejecutar sus tareas. El resultado de este estilo de
vida es la pérdida del empleo.

Las personas del cuadrante dos (importantes no urgentes) Ahora bien las personas
efectivas permanecen fuera de los cuadrantes III y IV, trabajan poco en el cuadrante
uno y el mayor tiempo lo pasan en el cuadrante dos.

2.3. Asertividad para un manejo efectivo del tiempo.

Para decirles “SI” a las actividades importantes del cuadrante II, hay que aprender a
decirles “NO” a las otras actividades, algunas de ellas en apariencia urgente. Para ello
se requiere tener claro cuáles son las prioridades más altas y poder decir con
asertividad NO o entrar a un proceso de negociación. La esencia de la administración
efectiva del tiempo en el trabajo y la vida en general consiste en organizar y ejecutar
prioridades equilibradas.

Saber ser asertivo es poder hacer respetar nuestros derechos sin invadir los derechos
de los demás. Es equilibrar sus propias necesidades con las ajenas. Es saber ser sincero
con los demás, pero de manera respetuosa. Algunas recomendaciones al respecto se
dan a continuación:

 Antes de decir SI, Pregúntese: ¿Cuáles son mis prioridades?, ¿Es necesario
ahora? ¿Soy yo quien debe hacerlo?. Las siguientes frases le ayudarán a decir
NO, con firmeza y respeto: “Lo siento mucho no poder complacerlo, pero
tengo un compromiso importante que cumplir”, “Me veo obligado a decir que
no porque no puedo delegar otras actividades que son importantes y
urgentes”. “Lo siento, pero no me gustaría quedarle mal ya que tengo otras
prioridades, si le sirve otra fecha con mucho gusto”.
 Sepa cortar entrevistas, llamadas que toman más tiempo de lo previsto o
conversaciones que no son importantes. Diga por ejemplo: “me gustaría poder
seguir tratando este tema con usted pero tengo una persona esperando”.
 Diga NO a las interrupciones que no son importantes y urgentes.
 Planee semanalmente para llevar una agenda flexible que le permita estar en
condiciones de manejar las crisis y lo inesperado.
 Delegue y tenga en cuenta que la responsabilidad finalmente es suya.
 Asegúrese que sus colaboradores poseen los medios suficientes para cumplir
con el objetivo (información, tiempo, personal, autoridad…).
Un momento para Reflexión.

A continuación encuentra una serie de preguntas que le ayudarán a identificar sus

fortalezas y sus oportunidades para mejorar en la gestión de su tiempo, de acuerdo
con cuatro etapas básicas:

Planificar: Permiten que las energías se dirijan a lo importante

 ¿He definido objetivos a largo plazo y periódicamente los reviso?
 ¿Planifico mi trabajo diario revisando prioridades el día anterior o el fin de
semana?
 ¿Mantengo actualizada la lista de las cosas importantes que tengo que hacer
durante las próximas semanas?
 ¿Reviso periódicamente mis objetivos para evaluar si son realizables y
coherentes con mis valores y mi misión?

Organizar: Ayuda a lograr un equilibrio entre el tiempo respuesta y el tiempo

discrecional y entre el trabajo y las actividades personales.
¿Generalmente lo que tengo que hacer lo termino en horas de oficina?
¿Le asigno tiempo a mis actividades, establezco plazos y dejo tiempo para lo
importante?
¿Soy normalmente puntual al entrar y salir del trabajo?
¿Las reuniones que convoco comienzan y terminan a la hora señalada?

Hacer lo importante y delegar: Es la mejor manera de ser eficaz y permitir el

crecimiento de los colaboradores.
 ¿Delego todo aquello que me desvía de mis objetivos estratégicos?
 ¿Periódicamente reviso los acuerdos de desempeño y el plan de desarrollo de
mis colaboradores?

Evaluar: Le permite identificar a tiempo qué tanto se ha desviado de sus metas

previstas
 ¿Diariamente me pregunto si lo que realicé es lo importante?
 ¿Semanalmente dedico un tiempo para confrontar entre lo planificado y lo
realizado?
 ¿Evalúo el cumplimiento de los objetivos a largo plazo?
 EJERCICIO 4: ¿Cómo Manejo Mi Tiempo?

A continuación hay diez afirmaciones sobre el manejo del tiempo. Encierre

en un círculo la que corresponda en cada punto:

1. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.

1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

2. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.

1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

3. Diariamente hago una lista de “pendientes”, los jerarquizo según su

importancia y trato de manejarlos en ese orden.
1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico

a cosas utópicas, improductivas, o ambas.
1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

5. Llevo mi agenda flexible para estar en condiciones de manejar la

crisis y lo inesperado.
1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.

1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

7. Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega,

analizándola de inmediato y decidiendo sobre ella.
1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.

1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

9. Soy capaz de decir “no” cuando se me requiere en cosas que

interfieren con mi tiempo destinado a asuntos importantes.
1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre

10. En forma habitual practico la relajación para reducir las tensiones

1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre.
Califique como sigue: Sume cada una de sus respuestas teniendo en cuenta el
número asignado a la respuesta que eligió, y el total obtenido ubíquelo en una de las
siguientes categorías:

Puntaje Resultado
10 - 25 Mal debes preocuparte
30 - 35 Muy bien
25 - 30 Bien, pero puedes mejorar
35 - 40 Excelente

RECURSOS COMPLEMENTARIOS
Recurso Título

Video Filosofía del estrés.

Video Cuadrante del Tiempo de Stephen Covey – Los 7 hábitos de la

Gente Altamente Efectiva.

ACTIVIDAD DE EVALUACIÓN DE LA SEMANA

Nombre de la Actividad Autoevaluándome
Tipo de Actividad Tarea
Tipo de Participación Individual
Una vez finalizada la lectura del contenido, el estudiante
deberá resolver de manera sincera los 4 ejercicios sugeridos
en el desarrollo de los temas.

Instrucciones para la Una vez finalizado enviarlo al foro ACTIVIDAD

FORMATIVA_Autoevaluando el manejo del estrés y la
actividad
Administración del tiempo.

Esto ayudará al desarrollo profesional y a un mejor manejo

del estrés y a la administración efectiva del tiempo.

Fecha de Entrega La fecha límite de participación será el día domingo 12 de

febrero a las 11: 55 p.m.
Criterios de Evaluación N/A
Ponderación Actividad Formativa