Código: VILLA2019

Fecha:15-08-2019
Manual de Descripción y
Edición: N°01
Función de Cargo
Revisión: N°00
Página:1 de 5
CORP, C.A Rif: J-40825745-9
Vigencia: 01 año
NOMBRE DEL CARGO: ADMINISTRACION

NOTIFICACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DE CARGO

Yo, ______________________________________, C.I.: ___________, mediante la presente hago

constar que conozco las funciones y responsabilidades de mi cargo, las cuales me comprometo a acatar y
cumplir con el más alto grado de profesionalismo y calidad.

Por lo que, dejo constancia en este acto que al inicio de mis labores en esta empresa, fui notificado de
tales tareas, funciones y responsabilidades, las cuales se detallan a continuación:

NOMBRE DEL CARGO: ADMINISTRACION

UNIDAD DE NEGOCIO ADMINISTRATIVA

En calidad de notificado:

Nombre: ___________________________________ Firma: ___________________________

Fecha: __________________________ Huellas:

 Código: VILLA2019
Fecha:15-08-2019
Manual de Descripción y
Edición: N°01
Función de Cargo
Revisión: N°00
Página:1 de 5
CORP, C.A Rif: J-40825745-9
Vigencia: 01 año
NOMBRE DEL CARGO: ADMINISTRACION

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:

1.1. TÍTULO DEL CARGO: ADMINISTRACION.

1.2. CARGO DEL SUPERVISOR INMEDIATO: UNIDAD DE NEGOCIO ADMINISTRATIVA

1.3. OBJETIVO DEL CARGO: Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y
procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin
de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la
prestación efectiva del servicio.

1.4. POSICIÓN DEL CARGO EN LA ESTRUCTURA FUNCIONAL:

UNIDAD DE
NEGOCIO
ADMINISTRATIVA

LIDER DE
ADMINISTRACION

2. FUNCIONES ESPECÍFICAS:

AREA DE VENTAS

 Aplica la cobranza en el sistema kyte directo al cliente

 Elabora relación de ingresos según formato establecido
 Los 15 y los 30 de cada mes elabora las comisiones del dpto de ventas, para el pago de
comisiones.
 Verificados los pedidos con depósitos en el sistema kyte, para asegurarle al asesor es status del
cliente.
 Informa por el chat de bancos los saldos de los diferentes bancos y maneras de manejar el
dinero después que pagan los clientes.

AREA DE ADMINISTRACION
En calidad de notificado:

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Fecha: __________________________ Huellas:

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Fecha:15-08-2019
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CORP, C.A Rif: J-40825745-9
Vigencia: 01 año
NOMBRE DEL CARGO: ADMINISTRACION

 Maneja los bancos, lleva los estados de cuenta al día.

 Efectúa los pagos a proveedores, nominas, impuestos y cualquier otro requerido en bancos,
previa autorización a través de orden de pago y pasa a contabilidad los pagos realizados para
su introducción el sistema.
 Elabora y Controla reporte de ingresos y gastos de la Empresa en dólares, y una vez a la
semana le pasa la información al Líder Contable y Finanzas para la elaboración del informe de
gestión correspondiente.
 Elabora reporte de compra de divisas.
 Elabora reporte de ventas sin facturas con pago en divisas extranjeras y/o en bolívares
 Una vez que esté disponible el pago del cliente en banco, Elabora facturas solicitadas por el
clientes, en sistema contable, según lo requerido por la unidad de negocio de comercialización a
través del pedido correspondiente.
 Verifica las referencias comerciales de un nuevo cliente.
 Elabora orden de compra de insumos para la oficina.
 Elabora reporte de relación de viáticos
 Supervisa que la unidad de negocio administrativa este al día en todas sus transacciones
 Efectúa y verifica que el pago de nómina se efectué a tiempo y con cálculos justos.
 Verifica que las conciliaciones en el módulo de banco se efectué semanalmente
 Y cualquiera otra función que la gerencia así disponga en apoyo a los demás departamentos
(operaciones y ventas)
 Contacto con los outsourcing para seguimiento de procesos legales, servicios, orientadores, etc.
 Supervisa la hoja de cálculos relacionados a los incrementos del servicio de zoom.
 supervisa la documentación relacionada a los incrementos del servicio de zoom.
 Controla la recepción de facturas de compras.
 Efectúa seguimiento al cierre semanal de ventas, cobranza y contabilidad.
 Supervisa y analiza el uso óptimo de los recursos, eliminando desperdicios, residuos egresos
sin sacrificar la calidad que permita mantener e incrementar la rentabilidad de las empresas.

AREA DE RRHH / LEGAL:

 Bajo la directriz de Presidencia supervisa los movimientos del personal (ingresos, ascensos y egresos
del personal)
 Realiza el proceso de inducción al cargo y al puesto del capital humano contratado, según el vínculo de
grado de supervisión con el mismo según cronograma, conjuntamente con el Líder de la UNIDAD DE
NEGOCIO que corresponda.
 Supervisa, controla y resguarda los expedientes RRHH.
 Coordina los contratos de seguro HCM y ejecuta el pago que corresponda.
 Supervisión y control al cumplimiento del horario laboral.
 Supervisa y ejecuta, el pago de vacaciones, Utilidades, Prestaciones, Intereses sobre Prestaciones
Sociales, Bonos.
 Evalúa el desempeño laboral de los trabajadores en conjunto con Gerencia General y presidente.
 Calcula la asignación de bonos, en conjunto con Gerencia General y presidente.
 Analiza tablas salariales según el mercado en trabajo conjunto con la Directiva (Baremo salariales con
revisión mensual).

En calidad de notificado:

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 Código: VILLA2019
Fecha:15-08-2019
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Vigencia: 01 año
NOMBRE DEL CARGO: ADMINISTRACION

 Monitorea con seguimiento continuo el cumplimiento de las agendas de trabajo asociadas con los cargos
descritos en la organización (responsabilidades compartidas).
 Supervisa y ejecuta los llamados de atención, amonestaciones (verbales y escritas) al personal.
 Supervisa y ejecuta reconocimientos al personal por labor cumplida o destacado desempeño
conjuntamente con Presidencia.
 Supervisa la implantación del manual de descripción de cargo y funciones de trabajo.

AREA DE COMPRAS:

 Elabora los ingresos de facturas de compra de inventario.

Ante el sistema. (Previa evolución por flujo de caja)

3. NORMAS:

1. ESPECIFICAS:

 Todo pago debe estar autorizado a través de una Orden de pago, firmada por Presidencia.
 Los reportes de gastos en dólares deben ser analizados con María Duque y deben llevar una orden
De pago.
 Al ejecutar el pago para compras de divisas, se deben cancelar las cuentas por pagar pendientes en
Contabilidad.
 Siempre debe facturar al cliente cuando el dinero esté disponible en banco y bajo la instrucción
Emitida en la nota de pedido del sistema SAINT.
 Las cuentas por cobrar deben ser entregadas a la Presidencia los días viernes a las 2 pm.
 Todos los pagos de servicios de la Empresa deben estar pagados al día para el buen
Funcionamiento de la misma.

2. GENERALES:

 Mantener la confidencialidad de la información empleada en el cargo asignado.

 Mantener la confidencialidad las claves de ingresos a los bancos.
 Mantener los archivos de la Empresa que le correspondan a su unidad de trabajo al día
 Cumplir con el horario de trabajo.
 Responsable de buen uso y cuido de los equipos en su puesto de trabajo (impresora, teléfono, fijo
móvil, computadora, modem inalámbrico) asi como los insumos de papel, lápiz y
 Custodia de los insumos de la oficina. (hojas, tóner para impresoras, material de oficina, productos de
limpieza
 Cumplir con los procedimientos de la organización, diligenciando los formatos, aplicando las políticas
de gestión y reportando las actividades sub estándar.

En calidad de notificado:

Nombre: ___________________________________ Firma: ___________________________

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Fecha:15-08-2019
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Vigencia: 01 año
NOMBRE DEL CARGO: ADMINISTRACION

2.1.1- Por Manejo de Información Confidencial:

 Debe mantener la confidencialidad acerca de la información financiera, administrativa, manuales

originales, estrategias, funciones, procedimientos específicos y/o generales
 No divulgar a terceras personas la información confidencial, técnica o administrativa, y que en razón
de su trabajo puede llegar a manejar y conocer durante la prestación de sus servicios y con
posterioridad a la finalización de su contrato de trabajo-
 No divulgar a ninguna clase de personas sin previa autorización de la gerencia general, la lista de
clientes, proveedores y trabajadores de VILMOT

2.1.2- Por Seguridad y Salud Laboral:

 Ejercer las labores derivadas de su contrato de trabajo con sujeción a las normas de seguridad y
salud en el trabajo, no sólo en defensa de su propia seguridad y salud sino también con respecto a
los demás trabajadores y trabajadoras y en resguardo de las instalaciones donde labora.
 Hacer uso adecuado y mantener en buenas condiciones de funcionamiento los sistemas de control
de las condiciones inseguras de trabajo en la empresa o puesto de trabajo, de acuerdo a las
instrucciones recibidas, dando cuenta inmediata al supervisor o al responsable de su mantenimiento
o del mal funcionamiento de los mismos. El trabajador o la trabajadora deberá informar al Servicio
de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa o al Comité de Seguridad y Salud Laboral
cuando, de acuerdo a sus conocimientos y experiencia, considere que los sistemas de control a que
se refiere esta disposición no correspondiesen a las condiciones inseguras que se pretende
controlar.
 Usar en forma correcta y mantener en buenas condiciones los equipos de protección personal de
acuerdo a las instrucciones recibidas, dando cuenta inmediata al responsable de su suministro o
mantenimiento de la pérdida, deterioro, vencimiento, o mal funcionamiento de los mismos. El
trabajador o trabajadora deberá informar al Servicio de Seguridad y Salud en el Trabajo de la
empresa o al Comité de Seguridad y Salud Laboral cuando, de acuerdo a sus conocimientos y
experiencia, considere que los equipos de protección personal suministrados no corresponden al
objetivo de proteger contra las condiciones inseguras a las que está expuesto
 Hacer buen uso y cuidar las instalaciones de saneamiento básico, así como también las
instalaciones y comodidades para la recreación, utilización del tiempo libre, descanso, turismo
social, consumo de alimentos, actividades culturales, deportivas y en general, de todas las
instalaciones de servicio social
 Respetar y hacer respetar los avisos, carteleras de seguridad e higiene y demás indicaciones de
advertencias que se fijaren en diversos sitios, instalaciones y maquinarias de su centro de trabajo,
en materia de seguridad y salud en el trabajo.
 Mantener las condiciones de orden y limpieza en su puesto de trabajo
 Acatar las instrucciones, advertencias y enseñanzas que se le impartieren en materia de seguridad y
salud en el trabajo

En calidad de notificado:

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Vigencia: 01 año
NOMBRE DEL CARGO: ADMINISTRACION

 Cumplir con las normas e instrucciones del Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo
establecido por la empresa
 Informar de inmediato, cuando tuvieren conocimiento de la existencia de una condición insegura
capaz de causar daño a la salud o la vida, propia o de terceros, a las personas involucradas, al
Comité de Seguridad y Salud Laboral y a su inmediato superior, absteniéndose de realizar la tarea
hasta tanto no se dictamine sobre la conveniencia o no de su ejecución
 Participar activamente en forma directa o a través de la elección de representantes, en los Comités
de Seguridad y Salud Laboral y demás organismos que se crearen con los mismos fines
 Participar activamente en los programas de recreación, uso del tiempo libre, descanso y turismo
social
 Acatar las pautas impartidas por las supervisoras o supervisores inmediatos a fin de cumplir con las
normativas de prevención y condiciones de seguridad manteniendo la armonía y respeto en el
trabajo

4. PERFIL Y ESPECIFICACIONES DEL CARGO:

 Educación: La persona que ejerza el cargo de LIDER DE ADMINISTRACION debe ser profesional, por
lo menos tener un título de Administración o Técnico Administrativo Contable, tenga capacitación en
técnicas de archivo, contabilidad básica, buen trato con el público y de expresión oral y escrita.
 Experiencia: 1 años en cargos de similares.
 Edad Requerida: Entre 25 y 35 años no limitativos.
 Destrezas: la persona que aspire o que ocupe este cargo debe tener excelentes habilidades en el uso de programas
ofimáticas ( Saint, Microsoft office, Internet), capacidad de redacción de documentos tales como cartas,
memorandos y demás.

5 HABILIDADES PARA SU CARGO:

 COMUNICACIÓN ORAL: Capacidad de un individuo para expresar sus ideas o transmitir un mensaje
ante una persona o un grupo de forma verbal.
 COMUNICACIÓN ESCRITA: Capacidad de un individuo para expresar sus ideas o transmitir un
 mensaje ante una persona o un grupo de forma escrita de acuerdo con el perfil del receptor.
 TRABAJO BAJO PRESIÓN: Es la capacidad para continuar labores con la misma productividad a pesar
de las presiones del medio.
 TRABAJO EN EQUIPO: Capacidad de trabajar con los demás para el cumplimiento de las metas
organizacionales.
 TRABAJO BAJO PRESIÓN: Es la capacidad para continuar labores con la misma productividad a pesar
de las presiones del medio.
 RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS: Habilidad de usar todos los medios disponibles para resolver
problemas.
 ORIENTACIÓN AL CLIENTE: Habilidad de orientar el esfuerzo en descubrir las necesidades que el
cliente pueda requerir actualmente o en el futuro y ser capaz de satisfacerlas desde cualquier ámbito.
 ÉTICA ORGANIZACIONAL: El trabajador conoce, aplica y divulga en su grupo de trabajo la misión,
visión, políticas, objetivos y valores de los sistemas de gestión.
 CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES: Cumple con las funciones que se le encargan bajo parámetros de
calidad, puntualidad, compromiso, eficacia y eficiencia, exigidas por la organización.
 SEGUIMIENTO DE REGLAS: Cumple las órdenes, reglas y procedimientos definidos por la
En calidad de notificado:

Nombre: ___________________________________ Firma: ___________________________

Fecha: __________________________ Huellas:

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Función de Cargo
Revisión: N°00
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Vigencia: 01 año
NOMBRE DEL CARGO: ADMINISTRACION

organización, de manera adecuada.

6.- Jefe Inmediato: Presidencia Supervisa a: Trabajo en equipo. Delegaciones: En caso de vacaciones,
enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, será reemplazado por la _________________,
o cualquier otra persona designada para actividades operativas específicas.

En calidad de notificado:

Nombre: ___________________________________ Firma: ___________________________

Fecha: __________________________ Huellas: