Microsoft Forms

¿Qué es Microsoft Forms?

Microsoft Forms es una herramienta muy intuitiva que permite en muy poco tiempo crear
encuestas o formularios con preguntas de opción múltiple, abiertas, clasificaciones y muchas más
opciones. Una vez se generan los formularios o encuestas, se comparten con los usuarios que
queremos que respondan y estos, a través de cualquier navegador web o incluso desde el móvil,
acceden al archivo en línea.

Además, a medida que se van respondiendo las preguntas, los resultados se mostrarán en tiempo
real con estadísticas detalladas en forma de gráficos muy visuales con la información referente a
cada pregunta.

Encuestas y Formularios en Microsoft Teams

Con Microsoft Forms tienes la opción de crear dos formatos distintos:

 Encuestas: Los cuestionarios podríamos decir que son como una especie de examen.
Podemos establecer la respuesta correcta o incorrecta y, además, añadir comentarios
explicativos. Con lo cual, podemos medir el conocimiento de los usuarios que responden a
estos cuestionarios y puntuarlos.
 Formularios: Estos no tienen ninguna finalidad evaluativa ni puntuable. Se pueden usar
por ejemplo para recopilar comentarios de los clientes, medir la satisfacción de los
empleados y organizar eventos de equipo.

Caracteristicas
En la tabla siguiente se enumeran las principales características de Microsoft Forms disponibles en
todos los planes (se aplican ciertas advertencias; consulte las notas al pie para obtener más
información).

Funcionalidad básica de la aplicación

Planes de
Planes Planes Planes
Característica pequeñas
empresariales educativos gubernamentales
empresas

Completar un formulario y enviar

Sí Sí Sí Sí2
respuestas

Regístrese para obtener una

Microsoft Forms con su cuenta Sí Sí Sí Sí
educativa o profesional

Creación de comprobaciones de
conocimiento, encuestas y Sí Sí Sí Sí
cuestionarios

Los formularios se pueden

Sí Sí Sí Sí2
compartir de forma anónima

Los formularios se pueden enviar

externamente (fuera de una Sí Sí Sí Sí2
organización)

Los formularios se pueden restringir

a una organización o a usuarios o
Sí Sí Sí Sí2
grupos específicos de la
organización.

Acceso a los resultados del

Sí Sí Sí Sí2
formulario

Generación de resumen de
Sí Sí Sí Sí
respuesta y análisis en tiempo real

Coautor o colaboración en un
Sí Sí Sí Sí2
formulario

Funcionalidad adicional
 Planes de
Planes Planes Planes
Característica pequeñas
empresariales educativos gubernamentales
empresas

Adición de personalización y
Sí Sí Sí Sí
personalización de marca1

Adición de lógica a preguntas

Sí Sí Sí Sí
mediante la bifurcación

Análisis de respuestas con nubes de

Sí Sí Sí No
palabras

Aplicar un tema para el formulario Sí Sí Sí Sí

Copia del formulario existente para

Sí Sí Sí Sí
crear formularios duplicados

Creación de formularios en OneDrive,

Sí Sí Sí No
Excel y OneNote

Creación de un flujo de trabajo

automatizado para Forms en Power Sí Sí Sí Sí3
Automate

Creación y edición de una

comprobación de conocimiento
No No Sí No
directamente desde una asignación
de Microsoft Teams

Creación de un sondeo en Teams Sí Sí Sí Sí3

Duplicar y compartir un formulario

Sí Sí Sí Sí2
como plantilla

Notificaciones de correo electrónico Sí Sí Sí No

Insertar formularios en otros portales

(incluidos SharePoint, OneNote, Sí Sí Sí No
Sway, PowerPoint, pestaña Teams)

Integración con Microsoft Power

Sí Sí Sí No
Automate

Insertar una imagen y una búsqueda

Sí Sí Sí No
de imágenes de Bing

Insertar una función de vídeo Sí Sí Sí No

Inicio de sondeos de varias opciones Sí Sí Sí Sí3

y comprobaciones de conocimiento
 Planes de
Planes Planes Planes
Característica pequeñas
empresariales educativos gubernamentales
empresas

en reuniones de Microsoft Teams

Creación de formularios multilingües Sí Sí Sí Sí

Usar características de comprobación

de conocimiento (comentarios de &
Sí Sí Sí Sí
calificación automática, comentarios
de & calificación manual)

Uso de la característica matemática

en las comprobaciones de Sí Sí Sí No
conocimiento
1
 La personalización de la personalización de marca es limitada. El usuario solo puede cambiar la
imagen.
2
 El uso compartido externo no está disponible para entornos de GCC High y DoD.
3
 No disponible para entornos GCC High y DoD.

Ventajas
 A nivel de diseño, por ejemplo, permite personalizar el fondo de los formularios,
insertando una imagen desde Bing o OneDrive, o cargando una imagen directamente
desde el equipo. Basándose en la imagen de fondo, Forms ajusta automáticamente el
color del tema.
 Al igual que muchas otras aplicaciones de Office 365, Forms funciona bien con SharePoint.
Hay un elemento web de Microsoft Forms en SharePoint Online que le permite incrustar
los formularios de admisión o incrustar los resultados.
 Los formularios también se integran con Power Automate. Eso significa que puedes tomar
la entrada del formulario y llevarla a través del proceso de negocio, llenar tus datos en
listas de SharePoint y pasar a otras aplicaciones y bases de datos.
 Otra de las ventajas de Forms, es que se integra también con OneNote. Para insertar
formularios en OneNote hay que entrar al menú Insertar de OneNote, hacer clic en Forms
y seleccionar el formulario que previamente se haya creado. Una vez insertado, el
formulario y las respuestas que se vayan dando se pueden ver directamente en OneNote.

Desventajas
 La personalización de diseño para el formulario es muy limitada. Los usuarios más
avanzados pueden cambiar el diseño para usar la herramienta con una mayor cantidad de
propósitos.
 Es necesario tener internet para poder usar esta herramienta.
 Su manejo podría no ser seguro si el usuario no crea una buena contraseña y la protege, o
si el usuario se equivoca intentando compartir archivos con su grupo, y los hace accesible
a todo público.
 Existen ciertas limitaciones relativas a las capacidades que la herramienta acepta según el
formato del documento: para textos, hasta 500 Kb; imágenes, hasta 2 Mb; y para hojas de
cálculo hasta 256.