Sistemas de Información

del Conocimiento
BASES HISTÓRICAS

DR. ANGEL RAMÍREZ MORENO

 El potencial de la información en nuestras
empresas

Los sistemas de información han irrumpido con fuerza de forma generalizada en los
últimos años en las organizaciones. Esta expansión ha sido posible por la evolución
acelerada de las prestaciones, y la disponibilidad y la variedad de las tecnologías
adecuadas para producir, captar, tratar y difundir información.
Ciertamente, el estado actual y las tendencias de evolución de estas tecnologías pueden
considerarse casi mágicos compara en dos con su situación a finales del siglo XX.
La implantación de los sistemas de información ha comportado resultados desiguales para
las empresas, con éxitos pero también con decepciones.
A menudo, la disponibilidad de estos sistemas no ha ido acompañada de una consiguiente
generalización del conocimiento sobre qué es la información, qué potenciales positivos y
negativos representa para nuestras empresas, y cuáles son los principios de nuestro
comportamiento respecto a la información como personas que formamos parte de una
organización.
Hoy en día nuestra actividad en el seno de una organización implica una
constante interacción con su sistema de información.
Por lo tanto, sea cual sea nuestro papel en una organización (administrativo, comercial,
directivo, técnico, etc.) cada uno de nosotros tiene responsabilidades crecientes en la
configuración del entorno informacional, como actores implicados en el uso, el diseño y la
implantación de sistemas de información en razón de nuestros roles organizativos. Y, por lo
tanto, como productores y consumidores de información.
Esta situación es radicalmente diferente de la de finales del siglo XX, cuando la
producción de información estaba concentrada en unos individuos o en unas
unidades concretas de la organización. Entonces esta producción tenia unos usos y
unos destinatarios mas determinados y previsibles.
Han cambio ahora todas las personas y unidades actúan indistintamente como
consumidores o como productores de información que fluye en muchas direcciones dentro
de la misma organización y mas allá.
Actualmente esta información tiene un potencial, tanto positivo como negativo,
difícil de captar en su integridad, que puede resumirse en tres aspectos:
El primero es que el sistema de información es preciso que contribuya a asegurar la eficacia
(satisfacer necesidades), la Eficiencia (productividad y ahorro), la calidad y la mejora
continua en las operaciones cotidianas, la rutina diaria de la organización.
Un segundo aspecto es facilitar que el entorno de trabajo sea cooperativo y agradable,
que sea capaz de prever usos inadecuados de la información y evitar (o al menos paliar) la
saturación informativa o «infoxicación» que a todos nos amenaza y de la que todos somos
corresponsables.
Y un tercer aspecto es que el sistema de información facilite la actuación de la
organización para asumir retos mas allá de la cotidianidad, como por ejemplo: creatividad
e innovación, cambio organizativo, gestión de crisis, gestión de la memoria organizativa a
largo plazo, gestión del conocimiento que tiene su personal.
En estos momentos cuesta imaginar un sistema de información que no se base
fundamentalmente en tecnologías de la información digital y en red, que parecen
intrínsecamente unidas al mismo concepto de sistema de información. Pero hay al menos un
precedente conocido de estos sistemas en la época anterior a la aparición de estas
tecnologías. Un sistema podríamos decir avant la lettre, en el que concurren todos los
elementos de un sistema de información. Se trata del sistema de defensa aérea de Inglaterra
creado en la década de 1930 y utilizado durante la Segunda Guerra Mundial, principalmente
en el año 1940.
En los años treinta del siglo XX, los responsables técnicos del diseño de la defensa
aérea británica se planteaban como defender Inglaterra de un posible ataque
aéreo a gran escala.
El principal recurso disponible era una flota de cazas, cuyas características eran buenas para
la época: tenían autonomía suficiente para hacer un trayecto o una patrulla en un radio de
acción y un tiempo limitado, sostener un breve combate y volver a la base después de gastar
casi toda la munición y casi todo el combustible.
Los manuales teóricos de defensa aérea preconizaban patrullar continuamente las zonas que
tenían que defenderse, de manera parecida a lo que hacen las patrullas de infantería en tierra.
Eso era razonable aplicado a una zona muy concreta, pero impensable para defender el cielo de
un país de la medida de Inglaterra. Se habría necesitado un número exorbitante de cazas para
patrullar continuamente todo ese espacio aéreo. Por lo tanto se necesitaba una solución
alternativa e innovadora al problema planteado.
La primera alternativa que se explotó fue un nuevo «supercañón» antiaéreo, capaz de lanzar
«rayos de la muerte» a gran distancia contra los aviones enemigos. Pero una vez estudiada su
viabilidad tecnológica se descarto. En cambio se consideró factible utilizar un emisor de rayos de
ondas electromagnéticas (es decir, el ingenio que ahora denominamos radar) para detectar
desde lejos los aviones enemigos, prever la trayectoria e interceptarlos con cazas propios. Esto
permitió a los británicos construir un sistema de información que contribuyó notablemente a
evitar una invasión terrestre de las islas Británicas.
¿Cómo funcionaba el sistema de información
antiaérea británico?

los británicos desarrollaron un sistema para combatir los aviones enemigos en su espacio
aéreo que constaba de los siguientes elementos:
Un subsistema para captar datos (entendidos como información en bruto) procedente' de
varias fuentes: estacione' de radar, baterías anti áreas, aeródromos, centinelas. Cada una
de estas fuentes subministraba su versión parcial y fragmentaría del campo de batalla a
medida que tenían novedades para comunicar.
 Un subsistema para estructurar la información en bruto procedente de las fuentes. Esta
Información era potencialmente útil para construir una visión global del campo de batalla,
para lo que había que depurar errores y redundancias.
 Esta visión de conjunto se presentaba en las salas ele mando sobre una especie de tableros
de ajedrez actualizado a intervalos.
 A partir de ahí los mandos podían ir dando las órdenes mas oportunas.
A pesar de su obsolescencia tecnológica Vista desde la perspectiva actual, este sistema
sigue algunos principios plenamente Vigentes hoy:
l) un sistema de información es capaz de captar multitud de fragmentos de información en
bruto y convertirlos en una visión global coherente orientada a lograr unos objetivos con un
mínimo de recursos;
2) la tecnología es clave en un sistema de información, pero no lo es menos la actuación
humana en el diseño, la utilización y la mejora del sistema;
3) el diseño y la implantación de un sistema de información es una ocasión para
replantearnos críticamente qué hay que hacer en el presente y como prevemos el
futuro, más allá de la mera mecanización de lo que se había hecho hasta ahora o
de lo que se supone que hay que hacer.
 Fundamentos informacionales

Datos, información y conocimiento son tres de los conceptos básicos que

fundamentan cualquier sistema de información.
Los datos son hechos objetivos sobre acontecimientos, que no tienen un significado inherente y
que no han sido seleccionados.
Las empresas almacenan multitud de datos, como por ejemplo los registros de transacciones
comerciales y los logs; de los accesos a sus webs y portales corporativos.
En inglés a veces se utiliza la expresión raw data (datos crudos, datos en bruto) para subrayar que
ellos mismos por sí solos no tienen sentido.
Entendemos conocimiento como una combinación fluida de experiencia
asimilada, valores e información contextualizada, calidad que proporciona
un marco para evaluar e incorporar nuevas experiencias e información.
Por ejemplo,
 El conocimiento que un médico aplica a la hora de Formular un diagnóstico, o
el conocimiento contenido en la patente industrial de un producto que un
experto es capaz de entender y asimilar.
entendemos por documento una información fijada materialmente en un soporte con la
intención de comunicar. Una parte del conocimiento de las empresas se encuentra
documentada explícita y directamente.
Por ejemplo en manuales, procedimientos, protocolos o patentes.
Ahora bien, una gran parte del conocimiento de las empresas no esta documentado, sino que se
integra en rutinas, procesos, prácticas, normas que practican las personas.
Las empresas disponen de multitud de documentos, accesibles dentro y fuera de la misma
organización a través de varios sistemas de almacenamiento y recuperación de información
documental: bases de datos, depósitos documentales (llamados también repositorios), portales
e intranets corporativos, buzones de correo electrónico, etc.
La consulta de una selección de estos documentos puede ayudar a cubrir una necesidad
informativa de un usuario en una situación concreta.
Los documentos consultados tienen que ser pertinentes; (es decir, su contenido informativo tiene
que establecerse según la necesidad informativa).
Aquellos documentos producto de una búsqueda que no se ajustan a la necesidad informativa se
denominan ruido documental y tienen que descartarse. También puede suceder que haya
documentos pertinentes que no aparezcan como resultado al hacer la búsqueda: esta situación
se denomina silencio documental Por lo tanto, la situación ideal sería que ruido y silencio
documental fueran mínimos.
Por otro lado, y para resultar realmente útil para un usuario en concreto en un momento
determinado, el documento no solo tiene que ser pertinente, sino también relevante Es decir, su
contenido informativo no solo tiene que estar relacionado con la cuestión planteada, sino que
además tiene que aportar información nueva e importante para aquel usuario, según sus
necesidades en un contexto determinado.
En cuanto a la información, hay tres roles principales que podemos considerar tanto desde el
punto de Vista de un individuo como de una unidad organizativa: productor, intermediario,
consumidor.
Ejemplo de productor:
La elaboración de una nota de prensa, la actualización de un catálogo de productos, la elaboración de una
factura.
Intermediario añade valor a la información mediante acciones como por ejemplo seleccionar,
filtrar, agregar, ordenar, verificar... La elaboración de una noticia sobre la presencia de una
organización en medios de comunicación o de un informe de seguimiento de la competencia
serían ejemplos de acciones de intermediación.
Ejemplos de consumo de información:
Son la consulta del expediente de un cliente o de la normativa que afecta a un sector de
actividad. Destacamos aquí que el consumo de información no inhabilita esta misma información
para su consumo posterior por parte de un mismo u otros usuarios, a diferencia de lo que sucede
con bienes tangibles como es el caso de la energía o el agua.
Así estamos produciendo gratuitamente información en bruto que debidamente tratada puede
convertirse en una fuente potencial de negocio. Google lo tiene muy claro y saca provecho de
ello.
 Fundamentos tecnológicos

Los sistemas de información que conocemos hoy tienen dos Fundamentos tecnológicos
principales: la digitalización de la información y su codificación binaria, y la red internet, aunque
en los próximos años otros avances tecnológicos en curso pueden cambiarlos radicalmente.
Toda la información que tratamos a través de cualquier dispositivo electrónico (ordenador,
teléfono móvil, tableta, electrodoméstico, etc.) es digital, en el sentido de que abraza un
conjunto discreto de valores. Así, la información digital se contrapone a la información analógica,
que tiene un rango continuo de valores.
 Concepto socíotécnico de sistema de información

Conjunto coordinado de contenidos y servicios) basados en tecnologías digitales y en red, que

una organización pone a disposición de sus stakeholders(personas con intereses en la misma)
internos y externos, para facilitarles la producción y el consumo de conjuntos estructurados y
selectos de datos, orientados a convertirse en información de valor para la actividad de la
organización.
 Como definición de organización
adoptamos la propuesta por Castells:

Sistema de medios estructurados en torno al propósito de lograr finalidades especificas

La empresa es un tipo de organización más específico, orientada a lograr valor económico,

aunque también debe tener en cuenta progresivamente aspectos sociales, medioambientales,
etc. Y al revés, otras organizaciones, como las administraciones públicas o las organizaciones sin
ánimo de lucro, tienen que atender de forma creciente a su sostenibilidad económica.
 Concepto de empresa

El primero de ellos asimila la empresa a una maquina newtoniana.

Los otros tres conceptos (la empresa como ser vivo, como cerebro y como red) se han ido
desarrollando más recientemente, y a pesar de que tienen más potencial para la gestión de
una organización contemporánea son menos conocidos y menos intuitivos.
 Una Máquina

Las máquinas basadas en la mecánica newtoniana, empezando por la máquina de vapor de

Watt, constituyeron la base tecnológica para la época industrial, a partir de finales del siglo XVIII.
Por extensión, la organización entera se concibió como una máquina newtoniana, que podía ser
diseñada bajo principios cientificos para lograr la máxima eficacía y eficiencia orientada a la
consecución de unos objetivos muy definidos.
Los principios tayloristas de trabajo en cadena y procedimientos pautados y minuciosos se
aplicaron en todas las industrias a partir de principios del siglo XX, desde las fabricas de
Norteamérica hasta las de la Unión Soviética.

Estas premisas funcionan muy bien si se trata de gestionar la operativa cotidiana de una
organización basada en tareas estructuradas, repetitivas, aplicadas sobre elementos tangibles,
que produce largas series de productos idénticos en un entorno estable y cuando los directivos y
trabajadores implicados se comportan de forma fiable.
Estas premisas funcionan muy bien si se trata de gestionar la operativa cotidiana de una
organización basada en tareas estructuradas, repetitivas, aplicadas sobre elementos tangibles,
que produce largas series de productos idénticos en un entorno estable y cuando los directivos y
trabajadores implicados se comportan de forma fiable.

Es decir, funcionan para gestionar una planta industrial de principios del siglo XX, pero presentan
limitaciones si se quiere trabajar sobre intangibles, fomentar la implicación de las personas, facilitar
la resolución de problemas o la innovación, ofrecer servicios, etc.
 Máquina

La organización máquina se asocia con el conocimiento estable y fácilmente codificable, con la

información estructurada, centralizada en consecuencia con instrumentos de gestión como por
ejemplo: diagramas de flujo de procesos, organigramas jerárquicos, bases de datos centralizadas
con campos estructurados, protocolos de procedimientos normalizados, clasificaciones.
En este sentido, por ejemplo los Customer Relationship management (en su faceta operacional) y
los management information systems “Tipos de sistemas de información”, encajan en este
paradigma.
 Un ser vivo

La teoría general de sistemas, que ha tenido repercusión en muchos de los campos de la

ciencia del siglo XX, fue formulada por primera vez por el biólogo austriaco ludwingvon
Bertalanffy ( 1091-1972)
 Un cerebro

 En el campo de la gestión de las organizaciones, los adelantos científicos han servido como
base para tomar el cerebro como modelo conceptual de lo que podría ser una learning
organizatión, (organización que aprende) plenamente adaptada a la economía del
conocimiento.
 Se plantean los siguientes cuestionamientos:
 ¿Pueden diseñarse learning organization que su funcionamiento resulten flexibles?
 Una red

 Las redes son tratadas como objetos de estudio por varias disciplinas científicas desde principios del
siglo XXI. Sobre todo por su funcionamiento, además las redes de comunicaciones, son una base
tecnológica para la economía informacional. Así podemos considerar a la empresa como la red
de vínculos de confianza e intercambio de información entre las personas que trabajan en ella.
Conocimiento en las Organizaciones

 Conocimiento tácito

 Conocimiento explícito
Empresa consumidora y
productora de Información.

 El papel que la información tiene y puede tener en la empresa en el contexto actual. Para
hacerlo hay que tener en cuenta sus características intrínsecas como recurso, así como
atributos de interés en aplicaciones concretas.
 La empresa bajo presión

 La empresa tiene que ofrecer una gama mas varida de productos y servicios a usuarios mas
diversos, con recursos limitados, hacer mas con menos, En esta línea se constata la
importancia creciente de intangibles como la información y el conocimiento como recursos
que pueden sustituir y ahorrar otros recursos. Sistemas como los llamados customer
relationship management CRM, interprise resource planning ERP, o supply chain management
SCR.
ERP
CRM
 SCR

Supply Chain Management SCR. (resiliencia de la cadena de suministro)

¿Qué son los Sistemas de Información Administrativos?

 Los Sistemas de Información Administrativa (MIS) ofrecen una variedad de informes y

presentaciones a nivel gerencial. Estos sistemas adquieren de las Bases de datos (BDD) la
información de operaciones internas.
Los administradores de las empresas son los usuarios principales de estos sistemas. Sin embargo, los
sistemas de información administrativa no remplazan a los administradores, ni realizan funciones
propias de ellos como la de toma de decisiones.
 Sistemas de Información Administrativos

En realidad, se encargan de proporcionar información necesaria en tiempo, forma y en formatos

normalizados, que ayuda a los directivos para la toma de decisiones estructuradas y en la
resolución de problemas.
 SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES:

Existen diversos sistemas de información empresarial para la gestión de compras e inventarios en el

mercado, los cuales emplean distintos métodos para el control de la empresa, así como para
disminuir los gastos y maximizar las ganancias.
El conocimiento de los diversos métodos disponibles es indispensable para poder realizar una
posterior adaptación de acuerdo con las necesidades particulares de cada negocio.
 SISTEMAS DE COMPRAS Y CONTROL DE INVENTARIO.

El objetivo de un sistema de control de inventarios es reducir la merma, las compras de materia

prima, y por ende, provocar la reducción misma de los inventarios. Con la correcta gestión de
estos factores, se aumenta el flujo de compras y ventas a través de toda la cadena de
suministros, desde nuestros proveedores, hasta nuestro cliente final.
 SISTEMAS DE COMPRAS Y CONTROL DE INVENTARIO

También existen otro tipo de soluciones que permiten realizar el control y valorización de las
materias primas, de los productos en proceso y producto terminado, traslado entre bodegas,
solicitudes, reservas, conteo físico, cotizaciones, pedidos, facturación y entrega de mercancías y
gestión de la cobranza. Hay diferentes métodos para el control de inventarios, como son:
SISTEMAS DE COMPRAS Y CONTROL DE INVENTARIO

 Máximos y mínimos.
 Método ABC o análisis de Pareto 
 Revisión por intervalos. 
 Doble stock.
 Opciones comerciales.

Dentro de las opciones comerciales en el mercado, se encuentran las soluciones de gestión,

facturación y stock para PyMEs, las cuales son fáciles de usar, ya que funcionan como un piloto
automático que se ocupa del inventario, clientes y facturas. Éstas se adaptan a las necesidades,
duplicando la eficiencia de la empresa con la información.
 Sistemas de Conocimiento:
Características y Beneficios

 Una base de conocimiento es un centro de almacenamiento de datos de fácil acceso que

contiene información sobre un determinado producto, servicio, tema o concepto.
 Las organizaciones crean bases de conocimiento para albergar todo el conocimiento dentro
de su organización sobre un tema en particular, para proporcionar una ubicación para
acceder a esta información.
 Las bases de conocimiento pueden dirigirse a empleados internos o al público que desean
aprender más sobre un producto, tema o concepto en particular.
 El objetivo de una base de conocimiento es proporcionar información de forma lógica a estos
usuarios y, en el caso de un sistema interno, aumentar la comprensión general de toda la
organización.
 Características y Beneficios

 Hay muchos tipos diferentes de conocimiento. La distinción más fundamental de los tipos de
conocimiento es entre conocimiento explícito e implícito. El conocimiento explícito es el
conocimiento o las habilidades que pueden articularse y entenderse fácilmente y, por lo tanto,
transferirse fácilmente a otros.