SUGERENCIA PARA LA ESTRUCTURA DE LOS CONTRATOS OPERACIONALES

CONTRATO
- Introducción del servicio
- Ubicación del servicio
- Duración del contrato
- Lista de equipos a prestar el servicio
- Descripción del plan de mantenimiento detallado con sus respectivos anexos
- Precios y forma de pago (Contemplar descuento por pronto pago para su análisis)
- Clausulas incluyentes
- Clausulas Excluyentes
- Penalidades
- Garantía
- Póliza / Seguro
- Indemnizaciones
- Terminación y rescisión
- Solución de controversias
- Anexos
Nota: En una de las clausulas debe estar claro la respuesta por parte del suplidor ante una
urgencia
FASE RESPONSABLE SOPORTE DIAGRAMA DE FLUJO TIEMPO DESCRIPCIÓN
Consejo Preparación de documento de licitación.
0 Administrador Revisora Fiscal 4 días Este documento debe ser preparado por el Administrador con soporte tanto del Consejo
Equipo de Apoyo como del equipo de apoyo.
Invitación al proceso de licitación IN PLACE:
- Descripción de las necesidades por parte del Residencial.
PROCESO DE
- Entregar estructura sobre el cual se basará el contrato.(*)
LICITACIÓN - Solicitar propuesta Tecnica.
Consejo
1 Administrador
Equipo de Apoyo
1 día - Solicitar propuesta económica.
- Solicitar referencias de los clientes del contratista.
- Plan de mejoras.
- Valores agregados que ofrece
- Seguro.

ETAPA DE PREPARAR Preparación de información por parte del suplidor

Proveedor CONSULTAS INFORMACIÓN 3 días
Consultas por parte de los proveedores
2
PRESENTACIÓN DE
Proveedor OFERTAS Presentación de oferta inicial (Primer borrador)

Proceso de evaluación:
- Información técnica proporcionada por el suplidor.
1º EVALUACIÓN DE - Costos detallados de los servicios.
Consejo OFERTAS
Administrador 1 día - Plan de mantenimiento propuesto.
Equipo de Apoyo
- Seguro.
3 - Valores agregados.
- Visita a las instalaciones de los proveedores con las mejores ofertas.

OBSERVACIONES

Selección de Proveedores:
Consejo SELECCIÓN DE
Administrador - Definir los 02 mejores proponentes.
4 Presidente del Consejo
Revisora Fiscal PROVEEDORES 2 días
- Negociar mejoras técnicas y económicas de las propuestas.
Equipo de Apoyo
- Negociar los valores agregados que ofrece el proponente.

PREPARACIÓN DE Ajuste de la oferta por parte de cada proveedor

5 Proveedor OFERTAS 2 días
- Preparación de información por parte del proveedor

Consejo
Administrador Revisora Fiscal 2º EVALUACIÓN DE Apertura de sobre cerrado ante el Consejo
OFERTAS 1 día
Presidente del Consejo Contadora Selección de Proveedor
Equipo de Apoyo
6
OBSERVACIONES

Consejo
Revisora Fiscal CONTRATACIÓN DE Proceso de contratación:
7 Administrador
Contadora PROVEEDOR 1 día
- Suministro de contrato preparado con ayuda del equipo de apoyo.
Equipo de Apoyo (Abogado)

Administrador Consejo FIRMA DE Firma del contrato por parte de proveedor

8 Presidente del Consejo Revisora Fiscal CONTRATO 1 día
Firma del contrato por parte de Papiro
1 CONTRATO POR SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE SISTEMA DE ACCESO VEHICULAR
⁕ Sistema de control de acceso peatonal 1
⁕ Sistema de control de acceso vehicular
El contrato debe incluir:
⁕ Un Programa de mantenimiento electrónico para:
 Registro de cada Equipo
 Plan anual de mantenimiento
 Lista de actividades/tareas a desarrollar por mantenimiento
 Tiempo de intervención
 Registro del tipo de falla y vida útil
 Horas Hombre utilizadas
 Lista de insumos/materiales utilizados
 Nombre del Ingeniero y/o técnico interventor
⁕ Nombre de quien supervisa los trabajos por parte de Papiro.
 Nombre del Activo.
 Historial sobre el comportamiento estadísticas de cada equipo.
 Indicadores que deberán estar disponibles para su revisión.
 Plan de mejoras para prever el presupuesto
Comentarios
Las frecuencias de mantenimiento de las talanqueras debe ser realizado semestralmente y al finalizar el año ser revisará su frecuencia
-
y ajuste de ser necesario
- (1)El sistema de acceso peatonal casi no tiene mantenimiento porque son equipos electrónicos que se configuran una única vez
- En caso de Urgencias el contratistas deberá dar una solución en un plazo menor a 12hrs

2 CONTRATO POR SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE SISTEMA CCTV

⁕ Sistema de monitoreo por cámaras
El contrato debe incluir:
⁕ Un Programa de mantenimiento electrónico para:
 Registro de cada Equipo
 Plan anual de mantenimiento
 Lista de actividades/tareas a desarrollar por mantenimiento
 Tiempo de intervención
 Registro del tipo de falla y vida útil
 Lista de insumos/materiales utilizados
 Nombre del Ingeniero interventor
⁕ Nombre de quien supervisa los trabajos por parte de Papiro.
 Nombre del Activo.
 Historial sobre el comportamiento estadísticas de cada equipo.
 Indicadores que deberán estar disponibles para su revisión.
 Plan de mejoras para prever el presupuesto
Comentarios
- El sistema de CCTV casi no tiene mantenimiento porque son equipos electrónicos que se configuran una única vez
El contratista con visitas trimestrales y/o cuando el administrador lo requiera, debe garantizar que todas las cámaras funcionan
-
correctamente.
 - Tener un control estadístico es muy útil para ver si a futuro se necesita hacer un cambio en el tipo de cámaras
- En caso de Urgencias el contratistas deberá dar una solución en un plazo menor a 12hrs

3 CONTRATO POR SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE BOMBAS

⁕ Sistema de bombeo de agua
⁕ Sistema de control de bombas
El contrato debe incluir:
⁕ Un Programa de mantenimiento electrónico para:
 Registro de cada Equipo
 Plan de mantenimiento anual
 Plan de mantenimiento predictivo y/o basado en condiciones
 Lista de actividades/tareas a desarrollar por mantenimiento
 Tiempo de intervención
 Tipo de falla
 Horas Hombre utilizadas
 Lista de insumos/materiales utilizados
 Nombre del Ingeniero y/o técnico interventor
 Nombre de quien supervisa los trabajos por parte de Papiro.
 Nombre del Activo.
 Historial sobre el comportamiento estadísticas de cada equipo.
 Indicadores que deberán estar disponibles para su revisión.
 Plan de mejoras para prever el presupuesto
Comentarios
Las frecuencias de mantenimiento debe ser realizado trimestralmente al finalizar el año ser revisará su frecuencia y ajuste de ser
-
necesario:
- Durante las intervenciones de mantenimiento Basado en Condiciones(MBC) se deben ejecutar las siguientes actividades:
• Vibración de los componentes
• Aislamiento de motores
• Consumo de corriente
• limpieza de tablero eléctrico
- El contratista deberá estar disponible y tener la capacidad para atender mantenimientos correctivos
- En caso de Urgencias el contratistas deberá dar una solución en un plazo menor a 12hrs

4 CONTRATO POR SERVICIOS DE MANTENIMIENTO SISTEMA ELÉCTRICO DE DISTRIBUCIÓN Y PLANTAS ELÉCTRICAS

⁕ 02 Tableros de Distribución
⁕ 02 Plantas eléctricas
El contrato debe incluir:
⁕ Un Programa de mantenimiento electrónico para:
 Registro de cada Equipo
 Plan de mantenimiento anual
 Plan de mantenimiento predictivo y/o basado en condiciones
 Lista de actividades/tareas a desarrollar por mantenimiento
 Tiempo de intervención
 Tipo de falla
 Horas Hombre utilizadas
 Lista de insumos/materiales utilizados
 Nombre del Ingeniero y/o técnico interventor
  Nombre de quien supervisa los trabajos por parte de Papiro.
 Nombre del Activo.
 Historial sobre el comportamiento estadísticas de cada equipo.
 Indicadores que deberán estar disponibles para su revisión.
 Plan de mejoras para prever el presupuesto
Comentarios
Las frecuencias de mantenimiento debe los tableros tendrá la siguiente frecuencia y al finalizar el año ser revisará su frecuencia y
-
ajuste de ser necesario.
• Semestralmente: Inspección y limpieza de tableros
• Anualmente: Estudio termográfico
- El mantenimiento de las Plantas Eléctricas deberá ser segunda las horas de servicio y debe incluir:
• Cambio de aceite y filtro de aceite
• Prueba de aislamiento de motor
• Estado de baterías
- El contratista deberá estar disponible y tener la capacidad para atender mantenimientos correctivos
- En caso de Urgencias el contratistas deberá dar una solución en un plazo menor a 12hrs

5 CONTRATO POR SERVICIOS DE MANTENIMIENTO ASCENSORES

El contrato debe incluir:
⁕ Un Programa de mantenimiento electrónico para:
 Registro de cada Equipo
 Plan anual de mantenimiento
 Lista de actividades/tareas a desarrollar por mantenimiento
 Tiempo de intervención
 Registro del tipo de falla y vida útil
 Horas Hombre utilizadas
 Lista de insumos/materiales utilizados
 Nombre del Ingeniero y/o técnico interventor
⁕ Nombre de quien supervisa los trabajos por parte de Papiro.
 Nombre del Activo.
 Historial sobre el comportamiento estadísticas de cada equipo.
 Indicadores que deberán estar disponibles para su revisión.
 Plan de mejoras para prever el presupuesto
Comentarios
- Las frecuencias de mantenimiento debe estar basado en recomendaciones del fabricante.
- En caso de Urgencias el contratistas deberá dar una solución en un plazo menor a 12hrs