Poe001 Elaboracion Del Procedimiento Operativo Estandar

BOTICA X1 POE-X10 N° 001
Procedimientos Operativos Estándar (POES) Pág. 1 de 12

ELABORACION DEL PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR
F. Emisión: X11 Vigente hasta: X13 F. Revisión: X12 Versión N° 001
ELABORADO POR
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
Q.F. X4
DIRECTOR TECNICO X11
C.Q.F. N° X9
REVISADO POR
Q.F. X4
DIRECTOR TECNICO X11
C.Q.F. N° X9
APROBADO POR
X7
PROPIETARIO X11
DNI N° X14
REGISTRO DE MODIFICACIONES
DESCRIPCIÓN DE LA Pág. Nº ELABORADO POR

FECHA
MODIFICACIÓN NOMBRE CARGO FIRMA

1. OBJETIVO
Establecer las pautas necesarias que permitan estandarizar y uniformizar el
proceso de elaboración de un documento normativo llamado Procedimiento
Operativo Estándar (en adelante: POE).
Establecer el mecanismo de revisión, aprobación, actualización, distribución y
anulación de POES obsoletos.
Establecer las acciones que deben tomarse ante la pérdida y/o daño total o parcial
de los documentos.
2. ALCANCE
Todo el personal del establecimiento.
3. BASE LEGAL
Ley 26842 (Ley General de Salud), Ley 29459 (Ley de los Productos
Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios), D.S. 014-2011-SA
(aprueba el Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos), RM
554-2022/MINSA (aprueba el Manual de Buenas Prácticas de Oficina
Farmacéutica) y otros.
4. RESPONSABILIDAD
 Propietario
 Director Técnico
5. DESCRIPCION
a) Elaboración, Revisión y Aprobación:
 La Elaboración de un POE es competencia del Director Técnico

 El original de todo POE se denomina POE matriz y estará a cargo del
Director Técnico
 La Revisión del POE matriz debe ser realizada también por el Director
Técnico
 La Aprobación del POE matriz será llevada a cabo por el Propietario
 La Elaboración, Revisión y Aprobación del POE matriz se formalizarán con

las firmas de las personas responsables indicadas anteriormente
 Dichas firmas se estamparán con lapicero de tinta azul
b) El encabezado inicial de la primera página de todo POE se ajustará al siguiente

diseño:
BOTICA X POE-XXX N° XXX

Procedimientos Operativos Estándar (POES) Pág. X de X
TITULO DEL POE
F. Emisión: X/X/X Vigente hasta: X/X/X F. Revisión: X/X/X Versión N° XXX
y constará de los siguientes elementos:
 “BOTICA X”
Tipo de establecimiento y nombre comercial del mismo
Fuente Times New Roman, número 14, cursiva y negritas
 La frase “Procedimientos Operativos Estándar (POES)”

Fuente Times New Roman, número 12 y cursiva
 La identificación alfanumérica “POE-XXX N° XXX”: que se compone de:
o La palabra “POE” seguida de un guión

o “XXX”: abreviatura del establecimiento formada por TRES letras
o El símbolo “N°”
o “XXX”: número secuencial de TRES dígitos que indica el número de POE
en cuestión
 “Pág. X de X”
Indica el número de página actual y la cantidad total de páginas del POE
 “TITULO DEL POE”

Título del POE en cuestión
 “F. Emisión: X/X/X”

Día, Mes y Año de la Emisión del POE
Fuente Times New Roman, número 11.5 y cursiva
 “Vigente hasta: X/X/X ”

Día, Mes y Año en que caduca la Vigencia del POE (dos años a partir de la
Fecha de Emisión)
 “F. Revisión: X/X/X”

Día, Mes y Año de la primera Revisión del POE (un año a partir de la Fecha
de Emisión)
 “Versión N° XXX”
Número secuencial de TRES dígitos indica el número de revisiones efectuadas
al POE desde su creación
c) Inmediatamente después del encabezado inicial aparecerán las firmas que

formalizarán la validez del POE (tanto del Director Técnico como del
Propietario o Representante Legal)
Asimismo figurarán el NOMBRE y DNI o NUMERO DE COLEGIATURA
correspondientes, así como la FECHA en la que se verificarán dichas firmas.
Estos registros se ajustarán a los siguientes diseños:

ELABORADO POR
Q.F. X
DIRECTOR TECNICO X/X/X
C.Q.F. X
REVISADO POR
Q.F. X
DIRECTOR TECNICO X/X/X
C.Q.F. N° X
APROBADO POR
X
PROPIETARIO X/X/X
DNI N° X
Para las DOS primeras filas de cada registro se empleará:

Para la ULTIMA fila de cada registro se empleará:

d) Luego se incluye el Registro de Modificaciones que consta de los siguientes

datos:
 Fecha en que se efectuó alguna modificación al POE

 Descripción de dicha modificación
 Página del POE que fue modificada
 Nombre
 Cargo
 Firma
Este registro se ajustará al siguiente diseño:
REGISTRO DE MODIFICACIONES
DESCRIPCIÓN DE LA Pág. Nº ELABORADO POR
FECHA
MODIFICACIÓN NOMBRE CARGO FIRMA
Para la PRIMERA fila de este registro se empleará:

Para la SEGUNDA fila de este registro se empleará:

e) El encabezado de cada una de las páginas subsiguientes tendrá un diseño

IDENTICO al del encabezado inicial sin la última fila, quedando el diseño
como se muestra a continuación:
BOTICA X POE-XXX N° XXX

Procedimientos Operativos Estándar (POES) Pág. X de X
TITULO DEL POE
f) El POE deberá ser impreso en papel bond A-4.
g) Cuando se requiera resaltar los títulos y subtítulos se escribirán negrita.

h) El contenido será redactado con fuente Times New Roman, número 13 y

cursiva.
i) Todo POES contendrá en orden correlativo (debidamente numerados) los

siguientes puntos, cuyos títulos serán escritos con fuente Times New Roman, nú-
mero 14, cursiva y negritas:
 OBJETIVO: Describe el propósito o define las razones para elaborar un

procedimiento
 ALCANCE: Define a qué o quiénes aplica el procedimiento
 BASE LEGAL: Se refiere a las normas vigentes que se toman como base para
el desarrollo de las actividades
 RESPONSABILIDAD: Señala en quién o quiénes recae la responsabilidad de

ejecutar, aplicar, verificar y/o auditar el cumplimiento del procedimiento o
algún paso especifico del mismo
 CONTENIDO: Describe en forma secuencial y lógica los pasos que deben

seguirse en un proceso definido
Las oraciones deben expresarse en forma concreta utilizando las formas verbales
del tiempo presente
 ANEXOS: Enumera los documentos necesarios para la ejecución de un POE

o que son complementarios al mismo
Ejemplo: Formatos, Flujogramas, Listados, etc.
 DISTRIBUCION: Enumera los miembros del personal a quienes se hace

entrega de una copia del POE matriz
 CONTROL DE COPIAS Y LECTURA DEL PROCEDIMIENTO: En este

apartado cada receptor de una copia controlada del POE matriz colocará su
firma como constancia de haber recibido, leído y entendido dicho documento
Este registro se ajustará al siguiente diseño:

COPIA # NOMBRE CARGO FIRMA FECHA
01
02
03
j) Todo POE tendrá una identificación alfanumérica que constará de TRES

elementos separados por guiones:
 La palabra “POE”
 La abreviatura del establecimiento formada por TRES letras
 Un número secuencial de TRES dígitos que indica el número de POE
 Ejemplo: “POE-BSR-002”
k) Todo Formato tendrá una identificación alfanumérica que constará de DOS

 La letra “F” seguida de un número secuencial de TRES dígitos que indica el

número de Formato
 La palabra “POE” seguida de un número secuencial de TRES dígitos que
indica el número de POE
 Ejemplo: “F003-POE004”
l) Todo Flujograma tendrá una identificación alfanumérica que constará de DOS

 La clave “FJ” seguida de un número secuencial de TRES dígitos que indica el

número de Flujograma
 Ejemplo: “FJ006-POE008”
m) Todo Listado tendrá una identificación alfanumérica que constará de DOS

 La letra “L” seguida de un número secuencial de TRES dígitos que indica el

número de Listado
 Ejemplo: “L005-POE007”
n) Toda Tabla tendrá una identificación alfanumérica que constará de DOS

 La letra “T” seguida de un número secuencial de TRES dígitos que indica el

número de Tabla
 Ejemplo: “T004-POE003”
o) Todo Encarte tendrá una identificación alfanumérica que constará de DOS ele-
mentos separados por guiones:
 La clave “EN” seguida de un número secuencial de TRES dígitos que indica el

número de Encarte
 Ejemplo: “EN007-POE009”
p) Modificación y Actualización:
 Las revisiones se efectúan obligatoriamente al año de la Emisión. También es

pertinente una revisión antes de este período debido a variaciones en el
manejo interno en el establecimiento, nuevas normativas que promulgue la
Autoridad de Salud, etc.
 Las revisiones no implican necesariamente la modificación del POE
 Toda modificación en el POE implica una nueva revisión
 El párrafo o párrafos del POE que han sido modificados, se indicarán con una
línea vertical al lado derecho ( ǀ )
 El POE modificado, es revisado y aprobado siguiendo las pautas indicadas
anteriormente
 Queda prohibido realizar modificaciones empleando borrador o corrector
(liquid paper)
 Si hubiera algún error al momento de realizar el llenado de un formato, se
informará al Director Técnico, quien corregirá el error subrayando lo escrito
y colocará al costado la corrección junto con la fecha y su V.B.
q) Distribución y Control de Lectura:
 El Director Técnico se encarga de distribuir las “COPIAS CONTROLADAS”

de los documentos que sean necesarios al personal del establecimiento
 Las copias controladas se entregan al personal haciendo firmar el formato de
“CONTROL DE COPIAS Y LECTURA DEL PROCEDIMIENTO”. Dichas
copias llevarán un sello que indique “COPIA CONTROLADA”

 Al momento de entregar una nueva copia, se recoge la anterior y se elimina

para evitar el uso indebido de documentos no actualizados
r) POEs No Vigentes:
 Los que han cumplido dos años de vigencia

 Los que han sido modificados antes del término de su fecha de vigencia
 Los que han sido cancelados y no reemplazados por haber perdido
aplicabilidad en el establecimiento farmacéutico
 Los que han sido cancelados y reemplazados por otros POE debido a los
cambios operativos y funcionales en el establecimiento farmacéutico
 Estos POE no vigentes son inmediatamente retirados y archivados
rotulándolos con la denominación “OBSOLETO”
 Los POEs OBSOLETOS se conservarán por un año para luego ser eliminados
6. SIN ANEXO
7. DISTRIBUCION
 Propietario
 Director Técnico
 Técnico en Farmacia

8. CONTROL DE COPIAS Y LECTURA DEL PROCEDIMIENTO

COPIA # NOMBRE CARGO FIRMA FECHA
01
02
03

Poe001 Elaboracion Del Procedimiento Operativo Estandar

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ELABORACION DEL PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR

a) Elaboración, Revisión y Aprobación:

 La Elaboración de un POE es competencia del Director Técnico

 La Elaboración, Revisión y Aprobación del POE matriz se formalizarán con

b) El encabezado inicial de la primera página de todo POE se ajustará al siguiente

BOTICA X POE-XXX N° XXX

y constará de los siguientes elementos:

 La frase “Procedimientos Operativos Estándar (POES)”

 La identificación alfanumérica “POE-XXX N° XXX”: que se compone de:

o La palabra “POE” seguida de un guión

Fuente Times New Roman, número 14, cursiva y negritas

Fuente Times New Roman, número 12 y cursiva

 “TITULO DEL POE”

 “F. Emisión: X/X/X”

 “Vigente hasta: X/X/X ”

 “F. Revisión: X/X/X”

c) Inmediatamente después del encabezado inicial aparecerán las firmas que

BOTICA X1 POE-X10 N° 001

Para las DOS primeras filas de cada registro se empleará:

Para la ULTIMA fila de cada registro se empleará:

d) Luego se incluye el Registro de Modificaciones que consta de los siguientes

 Fecha en que se efectuó alguna modificación al POE

Este registro se ajustará al siguiente diseño:

Para la PRIMERA fila de este registro se empleará:

Para la SEGUNDA fila de este registro se empleará:

e) El encabezado de cada una de las páginas subsiguientes tendrá un diseño

BOTICA X POE-XXX N° XXX

f) El POE deberá ser impreso en papel bond A-4.

g) Cuando se requiera resaltar los títulos y subtítulos se escribirán negrita.

h) El contenido será redactado con fuente Times New Roman, número 13 y

i) Todo POES contendrá en orden correlativo (debidamente numerados) los

 OBJETIVO: Describe el propósito o define las razones para elaborar un

 ALCANCE: Define a qué o quiénes aplica el procedimiento

 RESPONSABILIDAD: Señala en quién o quiénes recae la responsabilidad de

 CONTENIDO: Describe en forma secuencial y lógica los pasos que deben

 ANEXOS: Enumera los documentos necesarios para la ejecución de un POE

 DISTRIBUCION: Enumera los miembros del personal a quienes se hace

 CONTROL DE COPIAS Y LECTURA DEL PROCEDIMIENTO: En este

Este registro se ajustará al siguiente diseño:

j) Todo POE tendrá una identificación alfanumérica que constará de TRES

k) Todo Formato tendrá una identificación alfanumérica que constará de DOS

 La letra “F” seguida de un número secuencial de TRES dígitos que indica el

l) Todo Flujograma tendrá una identificación alfanumérica que constará de DOS

 La clave “FJ” seguida de un número secuencial de TRES dígitos que indica el

m) Todo Listado tendrá una identificación alfanumérica que constará de DOS

 La letra “L” seguida de un número secuencial de TRES dígitos que indica el

n) Toda Tabla tendrá una identificación alfanumérica que constará de DOS

 La letra “T” seguida de un número secuencial de TRES dígitos que indica el

mentos separados por guiones:

 La clave “EN” seguida de un número secuencial de TRES dígitos que indica el

 Las revisiones se efectúan obligatoriamente al año de la Emisión. También es

q) Distribución y Control de Lectura:

 El Director Técnico se encarga de distribuir las “COPIAS CONTROLADAS”

BOTICA X1 POE-X10 N° 001

 Al momento de entregar una nueva copia, se recoge la anterior y se elimina

 Los que han cumplido dos años de vigencia

BOTICA X1 POE-X10 N° 001

8. CONTROL DE COPIAS Y LECTURA DEL PROCEDIMIENTO