Guia2 - FEGPT - G2 - G1 v2

Desarrollo Guía 2
Factores de éxito en la gerencia de proyectos tecnológicos
Autores:
Liliana Agudelo Pérez
Jhosman Alfonso Lizarazo Mora
Jenny Alexandra Meza Quiroga
Diego Fernando Orozco Quintero
Edith Lorena Suárez Fonseca
Docente:
William Fajardo Moreno
4 de septiembre de 2022
Universidad Escuela Administración de Negocios

Facultad de Estudios en Ambientes Virtuales
Maestría Gerencia de Sistemas de Información y Proyectos Tecnológicos
Tabla de Contenido
Introducción.........................................................................................................................
Acta de constitución del proyecto........................................................................................
Lecciones Aprendidas........................................................................................................
Conclusiones......................................................................................................................
Referencias.........................................................................................................................
Lista de Tablas
Tabla 1. Presupuesto trimestral del proyecto...................................................................................
Tabla 2. Agrupación de interfaces de interoperabilidad..................................................................
Tabla 3. Criterios de aceptación....................................................................................................
Tabla 4. Cronograma general del proyecto....................................................................................
Tabla 5. Administrador del proyecto.............................................................................................
Tabla 6. Autorización del proyecto................................................................................................
Tabla 7. Lecciones aprendidas.......................................................................................................

Lista de Figuras
Figura 1 Presupuesto del Proyecto.................................................................................................

Introducción
El desarrollo de proyectos tecnológicos es uno de los principales elementos que
podemos identificar en la actualidad en el horizonte cercano de prácticamente cualquier
compañía contemporánea. Es por ello que entender cómo se debe planear un proyecto se
convierte en una necesidad imperante.
Teniendo en cuenta lo anterior; lo que buscamos es hacer un ejercicio de planeación
aplicada al proyecto “Modelo de arquitectura para la comunicación entre las nuevas
soluciones y los sistemas legados”, en la empresa Eficacia S.A., para ello, en primer lugar,
se realizará un acta de constitución del proyecto que nos permita identificar los principales
elementos para la ejecución de este proyecto. Igualmente, como anexos se elaborarán el
cronograma y presupuesto del proyecto usando el programa MS Proyect.

Acta de constitución del proyecto
Título del proyecto
Crear una nueva arquitectura de interoperabilidad de aplicaciones para la
transformación digital.
Propósito
El propósito de este proyecto es desarrollar un conjunto de interoperabilidades entre
los distintos sistemas de información de Eficacia S.A. con el fin de optimizar las diferentes
actividades realizadas por los mismos, evitando reprocesos y haciendo más eficiente el uso
de las TIC en la organización.
Descripción
Con el fin de garantizar las premisas declaradas, que deben ser parte de la
Transformación Organizacional y por ende Transformación Digital, se hace necesario
contar con una plataforma tecnológica, de carácter transversal, que orqueste la
comunicación entre las diferentes soluciones tecnológicas que componen la
Transformación Digital.
Dicho proyecto ha sido denominado: “Nuevo modelo de arquitectura para la
comunicación entre las nuevas soluciones y los sistemas legados”, el cual consiste en crear
un nuevo modelo de arquitectura, de hardware y software, que permita la interoperabilidad
entre las diferentes soluciones tecnológicas que hacen parte de la transformación digital de
Eficacia S.A.
Aplicaciones que requieren interoperabilidad
Las aplicaciones que serán orquestadas por el nuevo modelo de arquitectura y que
permitirá la comunicación entre ellas, se describen a continuación.

 Bizagi: Es una plataforma que consiste en 3 componentes. Cada uno de ellos facilita
un paso clave en la transformación y automatización de los procesos de negocios.
Mapea procesos, los optimiza y luego los convierte en aplicaciones “low-code”.
Esas aplicaciones empresariales automatizan las reglas de negocio y orquestan a di-
ferentes personas, equipos y tecnologías para transformar su forma de trabajar. (Bi-
zagi, 2022)
 Dynamics 365 Human Resources: Su objetivo: “es la solución de Microsoft que
te permitirá cuidar a tus departamentos y sus integrantes, creando para ello un en-
torno de trabajo en el que incentivar sus iniciativas y hacer que se sientan seguros y
realizados.” (Bitec, 2020)
 Elenius: Mide el comportamiento emocional y las características neuromoduladoras
de la persona. A partir de estos datos, se desarrollan Soluciones para dar respuesta a
Ranking de Idoneidad de candidatos para cubrir un puesto en Selección; Medición
de Soft Skills de los empleados; Configuración óptima de equipos multidisciplinares
en función de sus diferentes objetivos y optimización del flujo eficiente de trabajo
(Smart Flow); Contraste de los empleados de una organización frente a los procesos
de transformación cultural-digital; Contraste de los valores y propósito de una orga-
nización con sus empleados (comunicados y percibidos); Diversidad Cognitiva;
Contraste de afinidad Mentor – Mentee; Coach Educativo. (Solutions, 2013)
 Informática Power Center (IPC): PowerCenter, es la plataforma de integración de
datos basada en metadatos que impulsa y acelera los proyectos de integración de da-
tos para poder ofrecer al negocio datos más rápidamente que con la codificación
manual. PowerCenter actúa como base para todas las inversiones en integración de
datos. (Informatica, 2022)
 Inspektor: Es una herramienta tecnológica integral para la consulta y verificación
de listas restrictivas, vinculantes, inhibitorias o condicionantes, informativas y de
PEPs. Su propósito es automatizar y simplificar procesos de conocimiento de terce-
ros y debida diligencia. (Riskglobalconsulting, 2015)
 Oracle E-Business Suit: Es un conjunto completo de aplicaciones que le permite
hacer más eficientes las relaciones con los clientes, ofrecer servicios, fabricar pro-
ductos, enfrentarse a pedidos, reunir pagos, etc.
 Remuner: Solución personalizada para la administración, gestión y cálculo de nó-
mina administrativa y outsourcing de nómina, denominado payrroll.
 Salesforce Customer 360: Ofrece a cada equipo una vista compartida de todos los
clientes, automatiza los flujos de trabajo mediante la inteligencia artificial, se inte-
gra sin problemas con otros datos y sistemas existentes y protege los datos empresa-
riales.
 Sistemas legados: Los sistemas denominados “legados” corresponden a las solucio-
nes actuales con las que convive la organización y que hacen parte del modelo ope-
racional de la compañía, entre estos se tienen ADAM, CCX, Master Data, Pagos a
un clic, EMIS, Kit Web y Requisiciones.
 Soluciones A Un Clic: Esta solución consta de varios aplicativos implementados
con el proveedor DocManager, los cuáles se componen de soluciones para contrata-
ción de personal, generación de contratos comerciales, registro de accidentes labora-
les y apoyo al proceso SSTA (Salud y Seguridad en El Trabajo y Medio Ambiente)

y registro de indicadores de gestión que sirve de apoyo a las gerencias para la gene-
ración del cuadro de mando integral (Balanced Scorecard).
 Zoho Recruit: Es un sistema de gestión del proceso de selección basado en la nube,
el cual se diseñó para proporcionar diversas soluciones integrales de contratación
para agencias de dotación de personal, equipos de RR. HH. empresariales y la fuer-
za laboral temporal.
Objetivo
Implementar la infraestructura tecnológica para soportar los ambientes de
desarrollo, pruebas y producción que nos permitan desarrollar los servicios que soporten las
125 integraciones requeridas.
Criterios de éxito o beneficios esperados
Lograr la comunicación fluida entre las plataformas que hacen parte de la
Transformación Digital, permitiendo reducir el ciclo de efectivo, al menos en un 50%, en la
facturación de los servicios ofrecidos a los clientes.
Contar con una plataforma de interoperabilidad que garantice al menos el 95% de
estabilidad, que cuente con recuperación de fallos automática y notificaciones al personal
de soporte, de acuerdo con el nivel de criticidad de la novedad presentada.
Reducir los procesos manuales de actualización de sistemas de información en un
80% y automatizando al menos un 70% de los procesos manuales de actualización.
Financiamiento
El proyecto será abordado en 6 fases, las primeras 3 fases serán realizadas durante
los primeros 6 meses del año, para lo cual se ha de requerir un presupuesto para desarrollo,
pruebas, infraestructura y capital humano calificado. Lo anterior equivale al 25% del
presupuesto total anual, el cuál será e igual manera cada 3 meses.
Tabla 1. Presupuesto por fases

Presupuesto por fases
Interfases Fase 1 $ 31.833.240,00
Valor total
Fuente: Elaboración Propia
Con el fin de ampliar la información relacionada con el presupuesto del proyecto
puede consultar el Anexo 1. Nuevo modelo de arquitectura.mmp
Productos entregables
Para llevar a cabo el proceso de interoperabilidad entre las soluciones tecnológicas
se ha de utilizar el mecanismo de comunicación a través de servicios de integración en la
nube, para ello se desarrollarán 125 integraciones que son requeridas para que el proyecto
sea un éxito se mencionan y agrupan en seis interfaces, como se presenta en la siguiente
tabla.
Tabla 2. Agrupación de interfaces de interoperabilidad

Agrupación Descripción
Interfaces fase 1 Interoperabilidad entre Contratación Digital, Recruit, Human
Resources y Oracle E-Business Suit
Interfaces fase 2 Interoperabilidad entre Human Resources, Master Data, Re-
cruit, Inspektor
Interfaces fase 3 Interoperabilidad entre Compras, Contratos Comerciales, Hu-
man Resources, Salesforce
Interfaces fase 4 Interoperabilidad entre Human Resources, Nómina, Bizagi Co-
mercial
Interfaces fase 5 Interoperabilidad entre Talentos Online, Recruit, Contratación
Digital, Human Reources, Sistemas legados
Interfaces fase 6 Interoperabilidad entre Capacitaciones Agora, Nómina, Oracle
E-Business Suit, Recruit, Bizagi Facturación, Sistemas legados
Fuente: Elaboración propia tomando como base información de Eficacia S.A.
Criterios de aceptación
Para cada una de las fases, se generan liberaciones en ambiente productivo que han
de soportar la operación con los clientes que se vayan migrando al nuevo modelo
operacional.
Tabla 3. Criterios de aceptación

Agrupación Descripción
Interfaces fase 1 Permitir la contratación de personal en la plataforma Recruit y
que se realice el envío automático de los candidatos a Contra-
tación Digital para permitir continuar con la contratación y que
el nuevo colaborador sea enviado, de manera automática, a
Human Resources.
10% de clientes migrados al nuevo modelo operacional.
Interfaces fase 2 Permitir la consulta automática en listas públicas (Inspektor)
de los candidatos ingresados por Recruit y realizar las notifica-
ciones automáticas del reporte de candidatos en Masterdata.
Interfaces fase 3 Envío automático desde Bizagi hacia Compras del personal
contratado para realizar las solicitudes de dotación.
Interfaces fase 4 Creación de cargos en Bizagi y envío automático a Human Re-
sources. Los cambios contractuales realizados en esta platafor-
ma, serán enviados por interface automática al sistema de Nó-
mina.
Interfaces fase 5 Las ofertas creadas en Recruit serán integradas con el sistema
de Contratación Digital, con el fin de continuar con el proceso
de contratación y actualizar los sistemas legados para los
clientes que no se hayan migrado al nuevo modelo operacio-
nal.
Interfaces fase 6 Interface automática entre Human Resources y los sistemas de
capacitación y finalización de la integración automática de fac-
turación en la Oracle E-Business Suit.
Fuente: Elaboración propia
Programa de ejecución
Tabla 4. Cronograma general del proyecto
Nombre de tarea Comienzo Fin

Nueva arquitectura de in- 02/01/2023 07/06/2024
teroperabilidad de aplica-
ciones
Interfaces Fase 1 02/01/2023 23/06/2023
Interfaces Fase 2 02/01/2023 09/08/2023
Interfaces Fase 3 02/01/2023 19/07/2023
Interfaces Fase 4 21/09/2023 15/04/2024
Interfaces Fase 5 21/09/2023 19/03/2024
Interfaces Fase 6 21/09/2023 07/06/2024
Con el fin de conocer de manera amplia la especificidad del cronograma del proyecto con
la desagregación de sus actividades se puede consultar el Anexo 1. Nuevo modelo de
arquitectura.mmp
Suposiciones clave
• Cada interfaz será validada con las aplicaciones que intervienen en ella.
• Toda interfaz será publicada en ambiente de producción con la aprobación de
calidad en el desarrollo.
• Las interfaces han de cumplir con las premisas de la transformación digital Valiosa,
Liviana, Referente, Moderna, Humana y Eficaz.
• Todas las interfaces serán implementadas en un período de un año.
• Cada 3 meses serán publicadas en producción el 25% del total de las interfaces.
• El alcance del proyecto está limitado por las 125 interfaces a implementar.
• Cada liberación a producción tendrá seguimiento y monitoreo de las interfaces
7x24.Los riesgos serán evaluados durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Restricciones
• Toda interfaz debe contar con todas las políticas de seguridad informática para ser
desplegada en ambiente de producción.
• Toda interfaz debe pasar un proceso de pruebas de calidad.
• El alcance del proyecto está limitado por las 125 interfaces a implementar.
• El costo del proyecto no puede superar el presupuesto en más de un 5%, el cuál
debe ser revisado y aprobado por la Junta Directiva con un lapso de 3 meses de an-
ticipación.
• No debe permitirse que las diferentes soluciones de comuniquen de forma directa
entre ellas sin pasar por las interfaces generadas.
• Toda interfaz debe contar con doble proceso de autenticación, por permisos de
usuario y token de acceso.
• Una interfaz no será desplegada si no cubre 100% de la necesidad.
Principales Riesgos
Los principales riesgos asociados a la ejecución del proyecto son:
• Suspensión indefinida de la operación sin la posibilidad de contar con unos ANS
(Acuerdos de Nivel de Servicio) claros de atención por parte de los fabricantes.
• Sobrecostos representados en multas por incumplimiento en obligaciones de ley o
de negociaciones con clientes.
• Pérdida de nuevas oportunidades de negocio.
• Impactos negativos en activos invaluables como la reputación de la Organización.
• Fuga y pérdida de información valiosa para la organización.
• Costos fijos que van en contravía del modelo de gestión de valor.

• Sobrecostos en desarrollo e infraestructura tecnológica por contar con tecnología
que no es sostenible ni perdurable en el tiempo (obsolescencia tecnológica).
Requisitos de aprobación
Para la aprobación del proyecto se requiere el visto bueno de los patrocinadores del
proyecto, aprobación que puede ser generada a través de:
• Aprobación formal en acta firmada por los miembros del grupo de patrocinadores.
• Aprobación enviada mediante correo corporativo de todos los patrocinadores del
proyecto y validado por la gerencia de tecnología.
• La aprobación de desembolso de presupuesto por fase terminada será aprobada se-
gún el acta de entrega a satisfacción de los criterios de aceptación, acta realizada y
sustentada ante junta directiva por el Gerente de Proyectos.
Administrador del proyecto
El administrador del proyecto será el individuo a cargo de llevar a cabo la gestión,
de principio a fin, del proyecto, realizando los seguimientos correspondientes para obtener
los insumos de avance del proyecto, riesgos, presupuesto y entregables que se haya liberado
durante las diferentes etapas y fases del proyecto.
Tabla 5. Administrador del proyecto

Nombre Cargo Departamento / Di- Rama ejecutiva
visión (Vicepresidencia)
Juan Pablo Illera Gerente de proyec- Dirección de Solu- Gerencia de Tecno-
tos Senior ciones de Software logía
Requisitos de generación de reportes
El administrador del proyecto deberá tener seguimientos semanales con los
diferentes equipos de trabajo generando y documentando las actas correspondientes, deberá

presentar informe ante comité de Tecnología cada mes y ante Junta Directiva cada tres
meses.
Autorizado por
Tabla 6. Autorización del proyecto
Nombre Fecha Firma

Liliana Estrada de Londoño 30/08/2022
Miguel Londoño Barona 30/08/2022
Elsa Marina Gómez García 30/08/2022
Diana Margarita Beltrán Gómez 30/08/2022
Carlos Ramiro Becerra 30/08/2022
Pedro Merizalde Andrade 30/08/2022
Laura Gomez Vargas 30/08/2022
Marcela Londoño Estrada 30/08/2022
Cronograma
Tabla 7. Cronograma del proyecto
Id Modo de Nombre de tarea Duración Comienzo Fin

tarea
1 Nueva arquitectura de interoperabilidad de 361,75 días lun 2/01/23 vie 7/06/24
aplicaciones
2 Interfaces Fase 1 117 días lun 2/01/23 vie 23/06/23

3 Enviar requisición a DocManager 6 días lun 2/01/23 mar 10/01/23
4 ADNe Elenius 9 días mar 10/01/23 vie 20/01/23

5 Consulta de hojas de vida en Recruit 7 días lun 23/01/23 mar 31/01/23
6 Consultar entidades de Human 4 días mié 1/02/23 lun 6/02/23
7 Creación de hojas de vida en ADAM 9 días mar 7/02/23 vie 17/02/23
8 Enviar estado final del Candidato 5 días lun 20/02/23 vie 24/02/23
9 Autenticación de Azure AD 6 días lun 27/02/23 lun 6/03/23

10 Crear KPI y resultados 8 días mar 7/03/23 jue 16/03/23
11 Consultar BPR en EMIS 6 días vie 17/03/23 vie 24/03/23
12 Integración con CCX 6 días lun 27/03/23 lun 3/04/23
13 Consultar el valor facturar real por negociación 9 días mar 4/04/23 vie 14/04/23
14 Consulta de listas públicas 7 días lun 17/04/23 mar 25/04/23

15 Activación de contrato comercial 7 días mié 26/04/23 jue 4/05/23
en preinstalación
16 Activación de contrato comercial en instalación 6 días vie 5/05/23 vie 12/05/23
17 Activación de Otrosí en contrato comercial. 5 días lun 15/05/23 vie 19/05/23
18 Activación pre‐instalación 6 días lun 22/05/23 lun 29/05/23

19 Enviar documento de kit a contratación 4 días mar 30/05/23 vie 2/06/23
20 Activación instalación 5 días lun 5/06/23 vie 9/06/23

21 Cancelación de la oportunidad 8 días lun 12/06/23 mié 21/06/23
22 Consultar perfiles de cargo genérico 2 días mié 21/06/23 jue 22/06/23
23 Interoperabilidad entre Contratación Digital, Re- 1 día vie 23/06/23 vie 23/06/23
cruit, Human Resources y Oracle E‐Business Suit
24 Interfaces Fase 2 147 días lun 2/01/23 mié 9/08/23

tarea
25 Consultar estructuras generales 10 días lun 2/01/23 lun 16/01/23
26 Creación y edición de perfil de cargo específico 6 días mar 17/01/23 mar 24/01/23
27 Creación de trabajos (Entidad Jobs) 8 días mié 25/01/23 vie 3/02/23
28 Actualizar Perfil de cargo y puestos 5 días lun 6/02/23 vie 10/02/23
29 Crear contrato Colaborador‐Puesto 8 días lun 13/02/23 mié 22/02/23
30 Enviar novedades de contrato 6 días mar 21/02/23 mar 28/02/23

31 Actualizar estado del candidato a recruit 10 días mié 1/03/23 mar 14/03/23
32 Consulta de lista públicas 8 días mié 15/03/23 lun 27/03/23

33 Consultar ofertas activas en recruit 7 días mar 28/03/23 mié 5/04/23
34 Participar en ofertas de recruit 7 días lun 10/04/23 mar 18/04/23
35 Consulta de retoma 5 días mié 19/04/23 mar 25/04/23

36 Enviar novedades personales 5 días mié 26/04/23 mié 3/05/23
37 Enviar novedades del colaborador 7 días jue 4/05/23 vie 12/05/23
38 Enviar novedades de salud 6 días lun 15/05/23 mar 23/05/23

39 Datos de accidentes de trabajo 8 días mié 24/05/23 vie 2/06/23
40 Asociación de exámenes médicos en compras 8 días lun 5/06/23 jue 15/06/23
41 Consultar cursos de formación 9 días vie 16/06/23 jue 29/06/23
42 Consultar resultados de encuestas 8 días vie 30/06/23 mié 12/07/23
43 Enviar información de riesgos 7 días jue 13/07/23 lun 24/07/23
44 Integración con ARL Sura 10 días mar 25/07/23 mar 8/08/23

45 Interoperabilidad entre Human Resour- 1 día mié 9/08/23 mié 9/08/23
ces, Master Data, Recruit, Inspektor
46 Interfaces Fase 3 134 días lun 2/01/23 mié 19/07/23

47 Consultar estado de la solicitud de contrato 5 días lun 2/01/23 vie 6/01/23

tarea
48 Crear solicitud de compra 4 días mar 10/01/23 vie 13/01/23
49 Crear artículos de inventario 8 días lun 16/01/23 mié 25/01/23
50 Enviar novedad de creación de artículo 6 días jue 26/01/23 jue 2/02/23
51 Consultar estado de la solicitud de compra 6 días vie 3/02/23 vie 10/02/23
52 Consultar artículos y solicitudes de compra 7 días lun 13/02/23 mar 21/02/23
53 Extraer cargos por centro de costo en HR 12 días mié 22/02/23 jue 9/03/23
54 Crear Ofertas de campo 6 días vie 10/03/23 vie 17/03/23

55 Consultar listado de personas contratadas 6 días mar 21/03/23 mar 28/03/23
56 Creación de exámenes médicos 5 días mié 29/03/23 mar 4/04/23
57 Consultar avance en Dynamics 365 Hu- 6 días mié 5/04/23 vie 14/04/23
man Resources
58 Consumir WS CRM para contactos 4 días lun 17/04/23 jue 20/04/23
59 Consultar ID Cargos 8 días vie 21/04/23 mié 3/05/23

60 Listado de personas contratadas 8 días jue 4/05/23 lun 15/05/23
61 Consultar conceptos negociados ‐ Prestaciones 8 días mar 16/05/23 vie 26/05/23

sociales, ausentismos
62 Integración nómina pagada 8 días lun 29/05/23 mié 7/06/23

63 Validar cenco por colaborador (ver INT‐068) 9 días jue 8/06/23 jue 22/06/23
64 Enviar compras que son facturado adicional 6 días vie 23/06/23 vie 30/06/23
65 Crear Examenes Médicos 4 días mar 4/07/23 vie 7/07/23

66 Enviar la relación de EM por Cargo 7 días lun 10/07/23 mar 18/07/23
67 Interoperabilidad entre Compras, Contra- 1 día mié 19/07/23 mié 19/07/23

tos Comerciales, Human Resources, Sales-
force
68 Interfaces Fase 4 138 días jue 21/09/23 lun 15/04/24

69 Consumir WS Sistema EM (Listado maestro) 5 días jue 21/09/23 mié 27/09/23
70 Consultar cupos en estado adicional 8 días jue 28/09/23 lun 9/10/23
71 Consultar ID practicante/ aprendiz SENA 5 días mar 10/10/23 mar 17/10/23
72 Consultar listado de colaboradores ‐ estructu- 5 días mié 18/10/23 mar 24/10/23

ra de atención
73 Consultar información de nómina pagada 6 días mié 25/10/23 mié 1/11/23

y cerrada
74 Consultar información general HR 8 días jue 2/11/23 mié 15/11/23
75 Consultar Servicio Talentos Online 4 días jue 16/11/23 mar 21/11/23
76 Consultar Servicio Recruit 8 días mié 22/11/23 vie 1/12/23

77 Consultar Adicionales 9 días lun 4/12/23 vie 15/12/23
78 Consumir Servicio Generar Factura 7 días lun 18/12/23 mié 27/12/23
79 Cargar soporte de prefactura 10 días jue 28/12/23 vie 12/01/24

80 Consumir Servicio Concurrente 1 8 días lun 15/01/24 mié 24/01/24
81 Consumir Servicio concurrente Dispapales 4 días jue 25/01/24 mar 30/01/24
82 Consumir Servicio Ágora 10 días mié 31/01/24 mar 13/02/24

83 Consultar estado radicación de factura 9 días mié 14/02/24 lun 26/02/24
84 Consulta de precios de exámenes médicos 7 días mar 27/02/24 mié 6/03/24
85 Exámenes médicos ejecutados por candidato 7 días jue 7/03/24 vie 15/03/24
86 Enviar relación de exámenes médi- 8 días lun 18/03/24 lun 1/04/24

cos negociados
87 Enviar novedad de retiro administrativo 4 días mar 2/04/24 vie 5/04/24
88 Ausentismo remunerados y no remunerados. 5 días lun 8/04/24 vie 12/04/24
89 Interoperabilidad entre Human Resour- 1 día lun 15/04/24 lun 15/04/24

ces, Nómina, Bizagi Comercial
90 Interfaces Fase 5 122 días jue 21/09/23 mar 19/03/24

91 Experdir certificados laborales 7 días jue 21/09/23 vie 29/09/23

tarea
92 Consultar documentos de contratación 10 días lun 2/10/23 vie 13/10/23
93 Enviar colaboradores activos desde pentaho 9 días mar 17/10/23 vie 27/10/23
94 Notificar a Human cuando el proceso de retiro 6 días lun 30/10/23 mar 7/11/23
falla en remuner, anteriormete se habia defini-
do esta integración como "Enviar personal reti-
rado"
95 Consultar Accidente laboral 6 días mié 8/11/23 jue 16/11/23

96 Validar retiro con reglas de Remuner 7 días vie 17/11/23 lun 27/11/23
97 Crear requisición 5 días mar 28/11/23 lun 4/12/23

98 Solicitud de nuevo cargo y/o nuevo cupo 5 días mar 5/12/23 mar 12/12/23
99 Actualización de trabajo puestos se- 5 días mié 13/12/23 mar 19/12/23
gún negociación.
100 Actualización de condiciones laborales 8 días mié 20/12/23 mar 2/01/24
101 Actualizar ficha de negociación en compras 3 días mié 3/01/24 vie 5/01/24
102 Cargue masivo de personal activo 4 días mar 9/01/24 vie 12/01/24
en DocManager
103 Bizagi de servicios TH generados al cliente. 6 días lun 15/01/24 lun 22/01/24
104 Consultar conceptos negociados ‐ Tabla de inte- 5 días mar 23/01/24 lun 29/01/24
gración de métodos y topes
105 Consultar conceptos negociados ‐ Auxilios fijos 5 días mar 30/01/24 lun 5/02/24
106 Consultar conceptos negociados ‐ Cargue de no- 6 días mar 6/02/24 mar 13/02/24
vedades
107 Réplicas de nuevos contratos HR en ADAM 7 días mié 14/02/24 jue 22/02/24
108 Desacople de Pagos a un clic 6 días vie 23/02/24 vie 1/03/24

109 Desacople fundación, manipulación y cartera 4 días lun 4/03/24 jue 7/03/24
110 Integrar ficha de negociación 7 días vie 8/03/24 lun 18/03/24

tarea
111 Interoperabilidad entre Talentos Online, Re- 1 día mar 19/03/24 mar 19/03/24
cruit, Contratación Digital, Human Reources,
Sistemas legados
112 Interfaces Fase 6 174 días jue 21/09/23 vie 7/06/24

113 Integrar líneas de registro 7 días jue 21/09/23 vie 29/09/23
114 Enviar conceptos y topes en la requisción 5 días lun 2/10/23 vie 6/10/23
115 Migración de GC a Bizagi 9 días lun 9/10/23 vie 20/10/23

116 Desacoplar Click TH 4 días lun 23/10/23 jue 26/10/23
117 Novedades de servicio y Bizagi 7 días vie 27/10/23 mar 7/11/23
118 Consultar clientes en master data 7 días mié 8/11/23 vie 17/11/23
119 Consultar memolines en master data 9 días lun 20/11/23 jue 30/11/23
120 Reversar retiro 8 días vie 1/12/23 mié 13/12/23

121 Aportes en línea 5 días jue 14/12/23 mié 20/12/23
122 Consultar facturas asociadas a prefacturas 8 días jue 21/12/23 mié 3/01/24
de bizagi
123 Actualizar Ficha de negociación en Oracle 7 días jue 4/01/24 lun 15/01/24
E‐Business Suit
124 Función para indicar si se puede o no cambiar la 5 días mar 16/01/24 lun 22/01/24
fecha de retiro
125 Informar fecha retiro de una persona ya retira- 7 días mar 23/01/24 mié 31/01/24
da (inactiva)
126 Recibir ausentismos 7 días jue 1/02/24 vie 9/02/24
127 Enviar PSM 9 días lun 12/02/24 jue 22/02/24
128 Solicitud de disminución de cupos 7 días vie 23/02/24 lun 4/03/24
129 Traslado de cupos 7 días mar 5/03/24 mié 13/03/24

130 Inactivación de negociación y líneas de registro 8 días jue 14/03/24 mar 26/03/24
131 Experdir comprobantes de nómina 9 días mié 27/03/24 mié 10/04/24
132 Consulta de ingresos y retenciones 7 días jue 11/04/24 vie 19/04/24
133 Envío de PSM a Remuner 7 días lun 22/04/24 mar 30/04/24

134 Envío de Personal con Restricción Médica 9 días jue 2/05/24 mié 15/05/24
a Remuner
22

tarea
135 Exámenes médicos ejecutados por candidato 5 días jue 16/05/24 mié 22/05/24
136 Actualizar requisición en recruit 5 días jue 23/05/24 mié 29/05/24
137 Actualizar requisición en DocMana- 5 días jue 30/05/24 jue 6/06/24

ger Contratación Digital
138 Interoperabilidad entre Capacitaciones Agora, 1 día vie 7/06/24 vie 7/06/24
Nómina, Oracle E‐Business Suit, Recruit, Biza-
gi Facturación, Sistemas legados

23
24
Presupuesto
Figura 1 Presupuesto del Proyecto

25
Lecciones Aprendidas
Tabla 7. Lecciones aprendidas
Id Categoría Tema Problema / si- Impacto Recomendación

tuación
1 Procesos de Planeación El proyecto re- Bajo Interacción armoniosa entre
planificación Estratégica quiere una pla- los actores, se ha determinado
neación y foca- que puede ser posible crear
lización para canales de comunicación cáli-
poder desarro- dos y productivos entre los
llarse de mane- mismos, así como redes cola-
ra adecuada borativas, que permitan a ejer-
cer una gestión adecuada.
2 Operacionales Articulación Alineación de Medio Se identificó la posibilidad de
de actores equipos de tra- generar espacios de construc-
bajo y posibili- ción grupal que permiten el
dad de genera debate y la discusión cons-
comunicación tructiva entre los diferentes
asertiva entre participantes, que son vitales
los participan- para dar ideas concretas sobre
tes las necesidades de la organi-
zación y las alternativas más
viables para la gestión del
proyecto por prioridad de re-
sultados.
3 Operacionales Articulación Gracias a la po- Bajo La relación de confianza entre
de actores sibilidad de los actores facilitó los proce-
coordinación de sos de desarrollo de linea-
equipos de tra- mientos e instrumentos rele-
bajo se generará vantes. Es importante asegu-
el cumplimien- rarse de que todas las partes
to de objetivos interesadas participen en el
proceso, de modo que puedan
contribuir con su experiencia
e ideas y, a su vez, crear un
mejor producto.
4 Operacionales Tiempos de Agilidad en la Alto El proceso de desarrollo de li-
ejecución ejecución de neamientos e instrumentos fue
procesos facilitado por la confianza en-
tre los actores, esto ayuda
para poder utilizarse en la me-
jora de los procesos de desa-
26

tuación
rrollo de directrices e instru-
mentos en el futuro.
5 Operacionales Gestión del Por la buena Alto La organización ha aprendido
conocimiento comunicación mucho de su experiencia en la
que se genera implementación de soluciones
con los equipos propuesta. Se ha descubierto
de trabajo se sobre lo importante asegurarse
pueden articular de que todos en el equipo es-
ideas para la so- tén en la misma “página”
lución de los cuando se trata de tecnología,
problemas que soluciones y flujo de trabajo.
se presentan El equipo también aprendió
que existen muchos proyectos
tecnológicos que se pueden
utilizar para diferentes propó-
sitos, pero es importante no
sentirse abrumado por todos
ellos y, en cambio, concen-
trarse en lo que funcionará
mejor para su empresa.
6 Operacionales Articulación Implementación Alto La necesidad de soluciones de
de actores de arquitecturas infraestructura es cada vez
de tecnología más evidente. Para satisfacer
la demanda, los proveedores
están dando un paso al frente
con nuevos proyectos tecnoló-
gicos. Esta es una gran señal
de progreso, ya que significa
que finalmente podemos
aprender de nuestros errores y
mejorar lo que ya se ha hecho.
7 Financieros Costos Existe la posibi- Alto La infraestructura es un com-
lidad de la no ponente clave de todo proyec-
atención a la in- to tecnológico. También es
fraestructura de una parte crucial del éxito o el
la solución fracaso de cualquier proyecto
de este tipo. Las lecciones
aprendidas de proyectos ante-
riores han demostrado que los
proveedores de infraestructura
deben estar en la misma pági-
27

tuación
na que el cliente para que pue-
dan alcanzar sus objetivos, es
super importante que esa in-
fraestructura se maneja bajo
constante soporte y monito-
reo, sin esto todo el plan de
trabajo fracasará.
8 Financieros Costos La transmisión Alto Gracias a la planeación ade-
de información cuada de gastos que requiere
y socialización la implementación del proyec-
del proyecto to, se espera que este se ejecu-
con los actores tará sin contratiempos
9 Operacionales Articulación Evitar reproce- Alto Se ordena internamente a los
de actores sos o problemas actores generar documenta-
de gestión inter- ción de cada proceso para
na con el pro- mantener repositorios de los
yecto procesos para la gestión futura
de nuevos emplados o rápida
solución a inconvenientes que
se presenten
10 Operacionales Gestión del Capacitación Medio Todos en la organización de-
conocimiento constante para ben entender la importancia
mejorar de pro- del proyecto y los beneficios
cesos que obtendrán de él para po-
der participar tanto como sea
posible.
Conclusiones
Al realizar el planteamiento del proyecto podemos identificar la importancia de generar el acta

de constitución, ya que en esta se plasma la información de mayor relevancia y así mismo el es-
tablecer e identificar la línea base del proyecto permite evidenciar las desviaciones de este, tanto
en el cronograma como en el presupuesto, estas herramientas permiten tomar decisiones a tiempo
que permiten garantizar el cierre exitoso del proyecto.
28
Referencias
Bitec, M. (6 de Febrero de 2020). ¿Qué es Dynamics 365 Human Resources? | Nueva
solución para RRHH. Bitec | Expertos En ERP, Business Intelligence Y Sistemas IT. Obtenido
de https://www.bitec.es/software-crm/dynamics365-talent-cambia-a-human-resources/
#:~:text=Dynamics%20365%20Human%20Resources%20es,se%20sientan%20seguros%20y
%20realizados.
29
Bizagi. (2022). Automatización de los procesos digitales de Bizagi: una plataforma.
Todos los procesos. Obtenido de https://www.bizagi.com/es/plataforma
Informatica. (2022). PowerCenter: plataforma de integración de datos empresariales.
Obtenido de
https://www.informatica.com/co/products/data-integration/powercenter.html#:~:text=PowerCent
er%2C%20la%20plataforma%20de%20integraci%C3%B3n,que%20con%20la%20codificaci
%C3%B3n%20manual.
Riskglobalconsulting. (2015). Listas Restrictivas – Inspektor – Risk Consulting Global
Group. Obtenido de https://www.riskglobalconsulting.com/co/listas-restrictivas-inspektor/
#:~:text=INSPEKTOR%C2%AE%20es%20una%20herramienta,de%20terceros%20y%20debida
%20diligencia.
Solutions, A. (2013). LinkedIn ADNe Solutions. Obtenido de
https://www.linkedin.com/company/adne-solutions/?viewAsMember=true

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Desarrollo Guía 2

Factores de éxito en la gerencia de proyectos tecnológicos

Universidad Escuela Administración de Negocios

Acta de constitución del proyecto........................................................................................

Tabla 1. Presupuesto trimestral del proyecto...................................................................................

Tabla 2. Agrupación de interfaces de interoperabilidad..................................................................

Tabla 3. Criterios de aceptación....................................................................................................

Tabla 4. Cronograma general del proyecto....................................................................................

Tabla 5. Administrador del proyecto.............................................................................................

Tabla 6. Autorización del proyecto................................................................................................

Tabla 7. Lecciones aprendidas.......................................................................................................

Figura 1 Presupuesto del Proyecto.................................................................................................

El desarrollo de proyectos tecnológicos es uno de los principales elementos que

podemos identificar en la actualidad en el horizonte cercano de prácticamente cualquier

convierte en una necesidad imperante.

Teniendo en cuenta lo anterior; lo que buscamos es hacer un ejercicio de planeación

aplicada al proyecto “Modelo de arquitectura para la comunicación entre las nuevas

elementos para la ejecución de este proyecto. Igualmente, como anexos se elaborarán el

cronograma y presupuesto del proyecto usando el programa MS Proyect.

Título del proyecto

Crear una nueva arquitectura de interoperabilidad de aplicaciones para la

El propósito de este proyecto es desarrollar un conjunto de interoperabilidades entre

de las TIC en la organización.

Transformación Organizacional y por ende Transformación Digital, se hace necesario

contar con una plataforma tecnológica, de carácter transversal, que orqueste la

comunicación entre las diferentes soluciones tecnológicas que componen la

Dicho proyecto ha sido denominado: “Nuevo modelo de arquitectura para la

un nuevo modelo de arquitectura, de hardware y software, que permita la interoperabilidad

Aplicaciones que requieren interoperabilidad

permitirá la comunicación entre ellas, se describen a continuación.

un paso clave en la transformación y automatización de los procesos de negocios.

Mapea procesos, los optimiza y luego los convierte en aplicaciones “low-code”.

Esas aplicaciones empresariales automatizan las reglas de negocio y orquestan a di-

ferentes personas, equipos y tecnologías para transformar su forma de trabajar. (Bi-

 Dynamics 365 Human Resources: Su objetivo: “es la solución de Microsoft que

realizados.” (Bitec, 2020)

 Elenius: Mide el comportamiento emocional y las características neuromoduladoras

de la persona. A partir de estos datos, se desarrollan Soluciones para dar respuesta a

Ranking de Idoneidad de candidatos para cubrir un puesto en Selección; Medición

de Soft Skills de los empleados; Configuración óptima de equipos multidisciplinares

en función de sus diferentes objetivos y optimización del flujo eficiente de trabajo

de transformación cultural-digital; Contraste de los valores y propósito de una orga-

nización con sus empleados (comunicados y percibidos); Diversidad Cognitiva;

Contraste de afinidad Mentor – Mentee; Coach Educativo. (Solutions, 2013)

 Informática Power Center (IPC): PowerCenter, es la plataforma de integración de

datos. (Informatica, 2022)

 Inspektor: Es una herramienta tecnológica integral para la consulta y verificación

de listas restrictivas, vinculantes, inhibitorias o condicionantes, informativas y de

PEPs. Su propósito es automatizar y simplificar procesos de conocimiento de terce-

ros y debida diligencia. (Riskglobalconsulting, 2015)

 Oracle E-Business Suit: Es un conjunto completo de aplicaciones que le permite

ductos, enfrentarse a pedidos, reunir pagos, etc.

 Remuner: Solución personalizada para la administración, gestión y cálculo de nó-

mina administrativa y outsourcing de nómina, denominado payrroll.

clientes, automatiza los flujos de trabajo mediante la inteligencia artificial, se inte-

 Sistemas legados: Los sistemas denominados “legados” corresponden a las solucio-

un clic, EMIS, Kit Web y Requisiciones.

 Soluciones A Un Clic: Esta solución consta de varios aplicativos implementados

con el proveedor DocManager, los cuáles se componen de soluciones para contrata-

ción de personal, generación de contratos comerciales, registro de accidentes labora-

les y apoyo al proceso SSTA (Salud y Seguridad en El Trabajo y Medio Ambiente)

ración del cuadro de mando integral (Balanced Scorecard).