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Documento Referencial: Guía Integración - Primavera Código: PCA.08.02.DR.

11
Organización-EPS-OBS
Fecha del versionamiento:
Macroproceso (nivel 0): Planificación y Control Empresarial
16/10/2017
Proceso (nivel 1): Dirección de proyectos Versión: 01
Proceso (nivel 2): Gestionar la idea del proyecto
Aprobado por: Especialista
Analizado por: Analista de Gestión por Procesos de Priorización y Evaluación
de Desempeño y Portafolios
Autorizado por: Jefe PMO

Hoja de control de cambios

No. Documento con el


Pág. Cambios realizados en el documento Fecha
Rev. que se aprueba

01 14 Emisión de la guía diseñada en base a las mejores prácticas del PMI 00407 16-OCT-2017

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INDICE

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS ..............................................................................................1


1. OBJETO ..................................................................................................................................3
2. ALCANCE ................................................................................................................................3
3. DEFINICIONES ........................................................................................................................3
4. ABREVIATURAS .....................................................................................................................3
5. RESPONSABILIDADES ..........................................................................................................3
6. DESARROLLO ........................................................................................................................3
6.1. SOFTWARE PRIMAVERA ................................................................................................................ 3
6.2. MANEJO GENERAL DE INFORMACIÓN EN PRIMAVERA............................................................. 4
6.2.1. Información a nivel global .......................................................................................................... 4
6.2.2. Información a nivel de Proyecto-P6 ........................................................................................... 5
6.3. ESTRUCTURA OBS .......................................................................................................................... 5
6.3.1. Conceptos relacionados con la OBS ......................................................................................... 5
6.3.2. Niveles de la OBS ...................................................................................................................... 6
6.3.3. Manejo de la OBS en Primavera ............................................................................................... 6
6.3.4. Gráfico de la OBS ...................................................................................................................... 8
6.4. ESTRUCTURA EPS .......................................................................................................................... 9
6.4.1. Conceptos relacionados con la EPS ......................................................................................... 9
6.4.2. Niveles de la EPS ...................................................................................................................... 9
6.4.3. Manejo de la EPS en Primavera ................................................................................................ 9
6.4.4. EPS típica para Iniciativas de Inversión .................................................................................. 11
6.4.5. Gráfico de la EPS .................................................................................................................... 11
7. REGISTROS ..........................................................................................................................14
8. DOCUMENTOS RELACIONADOS ........................................................................................14

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1. OBJETO
El objeto de este documento es:
 Definir el alcance de la presente implementación en lo referente al software Primavera.
 Definir el manejo general de información en Primavera.
 Definir las estructuras OBS y EPS de Primavera.
 Definir el procedimiento para el manejo en Primavera de las estructuras OBS y EPS.
 Definir las responsabilidades de la PMO en lo referente a la administración de las
estructuras OBS y EPS de Primavera.
 Registrar las estructuras OBS y EPS de la base de datos PRODUCCION de Primavera.

2. ALCANCE
Este documento tiene alcance sobre todas las Iniciativas de Inversión de todas las Gerencias
de EP Petroecuador.

3. DEFINICIONES
 Plantilla: Proyecto-P6 que contiene definiciones y estructuras típicas que aplican a todas o
la mayoría de las Iniciativas de Inversión.
 Primavera: software Oracle Primavera Enterprise Project Portfolio Management (EPPM).
 Proyecto-P6: proyecto dentro de la base de datos de Primavera.

4. ABREVIATURAS
 EDT: Estructura de Desagregación del Trabajo. En inglés: WBS: Work Breakdown
Structure.
 EPPM: Enterprise Project Portfolio Management.
 EPS: Enterprise Project Structure (Estructura de Proyecto Empresarial).
 OBS: Organizational Breakdown Structure (Estructura de Desglose de Organización).
 PMO: Project Management Office (Oficina de Gestión de Proyectos Corporativa).

5. RESPONSABILIDADES
 De la PMO:
 Definición de las estructuras OBS y EPS.
 Manejo en Primavera de las estructuras OBS y EPS.

El resto de las responsabilidades están detalladas en el punto 6.

6. DESARROLLO
6.1. Software Primavera
El software adoptado en la presente implementación para la planificación, seguimiento y
control de las Iniciativas de Inversión es Oracle Primavera Enterprise Project Portfolio
Management (EPPM), denominado usualmente Primavera.

Primavera utiliza una base de datos única para almacenar toda la información de lo que
genéricamente llama proyectos y que en la presente implementación se denominan
Proyectos-P6.
Dicha información se clasifica en dos niveles:

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 Nivel global. Es la información a nivel de base de datos y que está disponible para
utilizarse en cualquier Proyecto-P6 de la base.
 Nivel de proyecto. Es la información a nivel de Proyecto-P6 sólo disponible dentro
de cada uno de ellos.
La presente implementación incluye dos módulos de Primavera:
 Módulo Web. Se accede a traves de los navegadores usuales (Internet Explorer,
Mozilla Firefox, etc.).
 Módulo Professional. Módulo cliente-servidor que requiere su instalación en la
máquina de cada usuario.

La presente implementación se basa principalmente en el Módulo Professional que se


utiliza para la planificación detallada de plazos y de avance de los Proyectos-P6, su
control y la emisión de la mayoría de los reportes. En el Módulo Web se implementa
principalmente la administración de las estructuras a nivel global más importantes y los
usuarios y sus permisos de acceso, herramientas que no están disponibles en el Módulo
Professional.

En los procedimientos de la presente implementación, las estructuras de codificación, los


comandos y las herramientas de Primavera están nombradas en español, aclarando su
traducción al inglés (idioma nativo del software). Los usuarios pueden seleccionar
cualquiera de los dos idiomas para los menús y comandos del software.

La base de datos única que contiene la información oficial de los Proyectos-P6 es la


denominada PRODUCCION. Para realizar pruebas de funcionamiento, desarrollo de
ejemplos o actividades similares debe usarse la base de datos de pruebas denominada
DESARROLLO.

Los procedimientos de la presente implementación se refieren a la base de datos


PRODUCCION.

6.2. Manejo general de información en Primavera


En este punto se resume la organización y las responsabilidades para el manejo de la
información a nivel global y a nivel de Proyecto-P6 en Primavera.

6.2.1. Información a nivel global


La PMO es responsable de la metodología del manejo de la información a nivel
global en Primavera, incluyendo su ingreso o alta y administración.
Dicha información a nivel global incluye:
 OBS-Organizational Project Structure, según lo detallado en el punto 6.3..
 EPS-Enterprise Project Structure, según lo detallado en el punto 6.4..
 Configuraciones generales de Primavera, según lo detallado en el
documento relacionado PCA.08.02.DR.12.
 Estructuras a nivel global, según lo detallado en el documento relacionado
PCA.08.02.DR.12.
 Usuarios y perfiles de seguridad, según lo detallado en el documento
relacionado PCA.08.02.DR.13.

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 Reportes a nivel global incluyendo dashboards, según lo detallado en el


documento relacionado PCA.08.02.DR.10.
 Estructuras de información referidas al manejo de riesgos, según lo
detallado en el documento relacionado PCA.08.02.DR.16.

6.2.2. Información a nivel de Proyecto-P6


A continuación se describe en forma resumida el proceso para el manejo de
Proyectos-P6, que es la base para la definición de la OBS (ver punto 6.3.), de la
EPS (ver punto 6.4.) y del manejo de usuarios de Primavera (ver documento
relacionado PCA.08.02.DR.13):
 La PMO da de alta la nueva Iniciativa de Inversión en Primavera, lo cual
implica:
 La creación del elemento de OBS correspondiente. Ver punto 6.3. y el
documento relacionado PCA.08.02.DR.15.
 El alta de nuevos usuarios, si corresponde. Ver documento relacionado
PCA.08.02.DR.13.
 La actualización de los permisos de seguridad correspondientes a los
usuarios. Ver documentos relacionados PCA.08.02.DR.13 y
PCA.08.02.DR.15.
 La creación de los elementos de EPS correspondientes. Ver punto 6.4. y el
documento relacionado PCA.08.02.DR.15.
 La creación de un nuevo Proyecto-P6 en base a la plantilla INICIATIVA DE
INVERSION. Ver documentos relacionados PCA.08.02.DR.04,
PCA.08.02.DR.14 y PCA.08.02.DR.15.
 El Director de Proyecto se hace cargo del manejo en Primavera de la nueva
Iniciativa de Inversión, lo cual incluye la planificación y el control de los
Proyectos-P6 correspondientes a:
 Pre-Inversión: Fases Idea y Propuesta, e
 Inversión: Fases Proyecto y Producto.
Se debe tener en cuenta que en Primavera se cargan las Iniciativas de
Inversión a partir del inicio de la Ingeniería Conceptual (en la Fase Idea).
Una Iniciativa de Inversión puede no prosperar, finalizando su ciclo de vida en
la Pre-Inversión (Fase Idea o Fase Propuesta), sin llegar a la Fase Proyecto.
En el documento relacionado PCA.08.02.DR.15 se detalla el proceso que debe
seguir el Director de Proyecto para convertirse en el usuario responsable de la
Iniciativa de Inversión en Primavera.
 El Fiscalizador (externo a EP Petroecuador), la Contratista, los funcionarios de
Control de Gestión, el Gerente General, los Gerentes y los Subgerentes
acceden desde Primavera a los Proyectos-P6 de la nueva Iniciativa de
Inversión para consulta, sin posibilidad de realizar modificaciones.

6.3. Estructura OBS


6.3.1. Conceptos relacionados con la OBS
En Primavera, la OBS (Organizational Breakdown Structure) o Desglose de la
Organización es una estructura jerárquica a nivel global que representa a la
organización responsable del manejo de los Proyectos-P6. En la OBS se definen

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los responsables de grupos de Proyectos-P6, los responsables de Proyectos-P6


específicos y los responsables de partes específicas (paquetes) de un Proyecto-P6.
La OBS permite, en conjunto con la estructura EPS (ver punto 6.4.), controlar el
acceso de los usuarios a la información de los Proyectos-P6, por lo que es una
estructura de uso obligatorio en Primavera.
En Primavera, cada elemento de la OBS (representado por un rectángulo amarillo
en la figura del punto 6.3.4.) se denomina nodo.
Los nodos de la OBS se representan en el Módulo Web con el ícono .

6.3.2. Niveles de la OBS


En la presente implementación, para la OBS se definen los siguientes niveles:
Nivel 1: Gerente General EP Petroecuador
Nivel 2: Iniciativas de Inversión / PMO-Oficina de Gestión de Proyectos
Corporativa
Nivel 3 y siguientes típicos para el Nivel 2: Iniciativas de Inversión
Nivel 3: Gerente de Unidad de Negocio
Nivel 4: División
Nivel 5: Iniciativa de Inversión
6.3.3. Manejo de la OBS en Primavera
La PMO es responsable de la creación y administración de la OBS en Primavera.

Cada vez que se da de alta una nueva Iniciativa de Inversión en Primavera, se debe
crear el nodo de la OBS correspondiente según lo detallado en el documento
relacionado PCA.08.02.DR.15.

La creación y modificación de la OBS debe realizarse en Primavera desde el


Módulo Web, ya que en el Módulo Professional no está disponible esta estructura.

La OBS se define desde el menú Administrar (Administer), Acceso de Usuario (User


Access), Desglose de Organización (OBS).

El campo a definir para cada nodo de OBS es:


 Nombre de Desglose de Organización (OBS Name). Nombre del nodo de
OBS. Este campo es de carga obligatoria y los valores deben ser diferentes
para cada nodo. La nomenclatura adoptada en la presente implementación
para este campo es la siguiente:
 Nivel 1 a Nivel 4: según la figura del punto 6.3.4..
 Nivel de Iniciativa de Inversión: Año de inicio de la Ingeniería Conceptual
de la Iniciativa de Inversión (2 dígitos) + Identificación de la Unidad de
Negocio (2 letras) + Número correlativo (2 dígitos, comenzando con 01) +
Guión + Nombre oficial de la Iniciativa de Inversión. Donde:
- El inicio de la Ingeniería Conceptual corresponde al Hito C del Ciclo de
Vida de Iniciativas de Inversión.
- Las Unidades de Negocio se identifican con:
 RI: Gerente de Refinación.
 TI: GerenteTransporte.
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 CI: Gerente Comercialización Nacional.


 SI: Gerente Seguridad, Salud y Ambiente.
 FI: Gerente Finanzas.
- El número correlativo es por año de inicio de la Ingeniería Conceptual de
la Iniciativa de Inversión y por Unidad de Negocio.
- El nombre oficial de la Iniciativa de Inversión es asignado por la PMO.
Ejemplo: 12RI05-Sistema de Generación Eléctrica.

 Opcionalmente se puede utilizar el campo Descripción (Description) para


ampliar el detalle del campo Nombre de Desglose de Organización.

Los niveles y nodos descriptos en este punto corresponden a las Iniciativas de


Inversión, pudiéndose definir otros nodos para el manejo de Proyectos-P6 de otras
Divisiones (ejemplos: Mantenimiento, Modernización, Industrias Básicas, etc.).

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6.3.4. Gráfico de la OBS

NIVEL 4
División
NIVEL 1

NIVEL 2

Iniciativa de
NIVEL 5
Inversión
Gerente de
Unidad de
NIVEL 3

Negocio

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La figura anterior muestra la OBS definida con los criterios anteriores y, a modo de
ejemplo, la Iniciativa de Inversión (Nivel 5 de la OBS) 12RI05-Sistema de
Generación Eléctrica dentro de la División Refinería Esmeraldas (Nivel 4 de la OBS)
de la Unidad de Negocios Gerente de Refinación (Nivel 3 de la OBS).

6.4. Estructura EPS


6.4.1. Conceptos relacionados con la EPS
La EPS (Enterprise Project Structure) o Estructura de Proyecto Empresarial
representa la estructura jerárquica de todas las Iniciativas de Inversión de la base
de datos de Primavera, que permite consolidarlas para su análisis y reporte. El
último nivel de la EPS corresponde al nivel inmediatamente superior al de los
Proyectos-P6.

En Primavera, cada elemento de la EPS (representado por un rectángulo verde en


la figura del punto 6.4.5.) se denomina nodo.

Los nodos de la OBS se representan en el Módulo Web con el ícono .

La EPS permite, en conjunto con la estructura OBS (ver punto 6.3.), controlar el
acceso de los usuarios a la información de los Proyectos-P6, por lo que es una
estructura de uso obligatorio en Primavera. Todo Proyecto-P6 de la base de datos
debe pertenecer a algún nodo de dicha estructura.

6.4.2. Niveles de la EPS


En la presente implementación, para la EPS se definen los siguientes niveles:

 Nivel 1 y Nivel 2
Nivel 1: EP Petroecuador
Nivel 2: Iniciativas de Inversión / PMO-Oficina de Gestión de Proyectos
Corporativa
 Nivel 3 y siguientes para el Nivel 2: Iniciativas de Inversión
Nivel 3: Unidad de Negocio
Nivel 4: División
Nivel 5: Iniciativa de Inversión
Nivel 6: Versión: Vigentes, Versiones Anteriores, Superados y En
Desarrollo.
 Nivel 3 para el Nivel 2: PMO-Oficina de Gestión de Proyectos Corporativa:
Versión: Vigentes, Superados y En Desarrollo.
El resto de los niveles correspondiente al Nivel 2: PMO-Oficina de Gestión de
Proyectos Corporativa se detalla en el punto 6.4.4..

6.4.3. Manejo de la EPS en Primavera


La PMO es responsable de la creación y administración de la EPS en Primavera.

Cada vez que se da de alta una nueva Iniciativa de Inversión en Primavera, se debe
crear los nodos de EPS de Nivel 5 y Nivel 6 (ver punto 6.4.2.) para dicha Iniciativa
de Inversión según lo detallado en el documento relacionado PCA.08.02.DR.15.

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En Primavera, la creación de cero y el borrado de los nodos de la EPS se realizan


desde el Módulo Web. La creación por copiado y pegado y la modificación de los
nodos de la EPS puede realizarse tanto en el Módulo Web como en el Módulo
Professional.
En el Módulo Web, la EPS se define en la solapa Proyectos (Projects), menú
Estructura de Proyecto Empresarial (EPS). En el Módulo Professional, la EPS se
maneja desde el menú Empresa (Enterprise), Proyectos (Projects).

Se debe tener en cuenta que el borrado, la copia, el cortado y el pegado de nodos


de la EPS incluye por defecto a los Proyectos-P6 incluidos en dicho nodo.

Para cada nodo de la EPS se debe definir los siguientes campos obligatorios:
 EPS ID (EPS ID). Código de identificación, con valores obligatoriamente
diferentes para cada nodo de la estructura.
La nomenclatura adoptada en la presente implementación para este campo es
la siguiente:
 Nivel 1 a Nivel 4: según la figura del punto 6.4.5..
 Nivel 5 de Iniciativa de Inversión: Año de inicio de la Ingeniería
Conceptual de la Iniciativa de Inversión (2 dígitos) + Identificación de la
Unidad de Negocio (2 letras) + Número correlativo (2 dígitos, comenzando
con 01) + Punto. Esta nomenclatura es similar a la utilizada para el nodo de
OBS correspondiente. Ejemplo: 12RI05..
 Nivel 6 para el Nivel 5 de Iniciativa de Inversión: el EPS ID del nivel 6 al
que se le agrega:
- Para Vigentes: V. Ejemplo: 12RI05.V.
- Para Versiones Anteriores: A. Ejemplo: 12RI05.A.
- Para Superados: S. Ejemplo: 12RI05.S.
- Para En Desarrollo: D. Ejemplo: 12RI05.D.
 Nivel 4 y siguientes para el Nivel 2 PMO-Oficina de Gestión de
Proyectos Corporativa: detallado en el punto 6.4.4..
 Nombre de Estructura de Proyecto Empresarial (EPS Name). Nombre o
descripción del nodo. La nomenclatura adoptada en la presente
implementación para este campo es la siguiente:
 Nivel 1 a Nivel 4: según lo especificado en el punto 6.4.2. y la figura del
punto 6.4.5., usando letras mayúsculas.
 Nivel 5 de Iniciativa de Inversión: Nombre oficial de la Iniciativa de
Inversión asignado por la PMO en letras mayúsculas. Esta nomenclatura es
similar a la utilizada para el nodo de OBS correspondiente. Ejemplo:
SISTEMA DE GENERACION ELECTRICA.
 Nivel 6 para el Nivel 5 de Iniciativa de Inversión: valores:
- VIGENTES.
- VERSIONES ANTERIORES.
- SUPERADOS.
- EN DESARROLLO.
 Nivel 4 y siguientes para el Nivel 2 PMO-Oficina de Gestión de
Proyectos Corporativa: detallado en el punto 6.4.4.
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 Gestor Responsable (Responsible Manager). Responsable del nodo, que se


selecciona de la estructura OBS en base a los siguientes criterios:
 Nivel 1 a Nivel 4: según lo especificado en la figura del punto 6.4.5. y en el
punto 6.4.4.
 Nivel 5 y Nivel 6 de Iniciativa de Inversión: nodo de OBS correspondiente
a la Iniciativa de Inversión.
La asignación de Gestor Responsable a cada nodo de la EPS de estos
niveles se realiza durante el proceso de creación de dicho nodo, ya que no
está incluida en el nodo de EPS INICIATIVA DE INVERSION TIPICA
descripto en el punto 6.4.4.
 Nivel 4 y siguientes para el Nivel 2 PMO-Oficina de Gestión de
Proyectos Corporativa: detallado en el punto 6.4.4.

6.4.4. EPS típica para Iniciativas de Inversión


El nodo de EPS de Nivel 3 VIGENTES correspondiente al nodo de Nivel 2 PMO-
OFICINA DE GESTION DE PROYECTOS CORPORATIVA incluye la EPS típica
para las Iniciativas de Inversión. Esta estructura incluye la plantilla INICIATIVA DE
INVERSION y que se toma como base cuando se da de alta una nueva Iniciativa de
Inversión en Primavera.

Los niveles de la EPS típica son los siguientes:


 Nivel 4: INICIATIVA DE INVERSION
 Nivel 5: valores:
 VIGENTES.
 VERSIONES ANTERIORES.
 SUPERADOS.
 EN DESARROLLO.
Los campos obligatorios a definir en Primavera para cada nodo de la EPS típica
son:
 EPS ID (EPS ID): según lo especificado en la figura del punto 6.4.5..
 Nombre de Estructura de Proyecto Empresarial (EPS Name): según lo
especificado en la figura del punto 6.4.5..
 Gestor Responsable (Responsible Manager). Nodo de OBS: PMO-Oficina de
Gestión de Proyectos Corporativa para los nodos de EPS de todos los niveles.

El proceso de creación de la estructura EPS de una nueva Iniciativa de Inversión en


base a la EPS típica está detallado en el documento relacionado PCA.08.02.DR.15.
La asignación del Gestor Responsable a cada nodo de la EPS debe realizarse
durante el proceso de creación de dicho nodo, ya que no está incluida en los nodos
de EPS típicos.

6.4.5. Gráfico de la EPS


La figura siguiente muestra la EPS definida con los criterios anteriores y, a modo de
ejemplo, la Iniciativa de Inversión (Nivel 5 de la EPS) 12RI05- SISTEMA DE
GENERACION ELECTRICA dentro de la División Refinería Esmeraldas (Nivel 4 de
la EPS) de la Unidad de Negocios Gerencia de Refinación (Nivel 3 de la EPS).

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La figura incluye los campos:


 EPS ID
 Nombre de Estructura de Proyecto Empresarial, y
 Gestor Responsable
de cada nodo de acuerdo a la siguiente referencia:

EPS ID
Nombre de Estructura de Proyecto Empresarial
Gestor Responsable

Nota:
La figura incluye el nodo de EPS de Nivel 2 MANTENIMIENTO a modo ilustrativo.
Este nodo se está utilizando a la fecha pero no forma parte de la presente
implementación.

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NIVEL 4
División
NIVEL 1

NIVEL 2

NIVEL 6
Versión
Iniciativa de
NIVEL 5
Inversión
Unidad de
NIVEL 3
Negocio

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7. REGISTROS
 Base de datos de Primavera (PRODUCCION)
Esta base es única para la presente implementación. Cualquier modificación de las
estructuras y/o de los datos mencionados en este procedimiento aplica automáticamente
a toda la información de la base.

Los campos, menús y comandos descriptos en el presente procedimiento corresponden a


la versión 8.3 de Primavera.

8. DOCUMENTOS RELACIONADOS

CODIGO NOMBRE
PCA.08.02.DR.13 Guía Interesados – Manejo Usuarios
PCA.08.02.DR.15 Guía Alcance - Manejo de Proyectos en Primavera
PCA.08.02.DR.04 Guía Alcance – primavera Manejo de la EDT
PCA.08.02.DR.14 Guía Alcance - Jerarquía de la Programación
PCA.08.02.DR.10 Guía Comunicación – Primavera Reportes Estándar.
PCA.08.02.DR.16 Guía Riesgos - Manejo de Riesgos.
PCA.08.02.DR.12 Guía Integración – configuraciones generales – estructura global

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