178 Manual de Calidad

O I R E C C I O N A M I E N T O D E S I S T E M A S D E OESTIÓN Código:
^ J L ^ República de Colombia MECIYSOC MN-DE-002

^É|^3> Gobernación del Caquetá
Versión: Fecha
01 03/12/2015
MANUAL D E CALIDAD
Página: 1 d e 3 1 C A Q U E T A
M A N U A L DE CALIDAD
CONTROL DE CAMBIOS
Persona que
solitító
Versión Ítem Aspecto cambiado Razones el c a m b i o
01 1. No Aplica - S e g e n e r a el d o c u m e n t o
D o c u m e n t o d e : S i s t e m a d e Gestión d e DOCUMENTO
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J L r Ktpúbllca de Colombia MECIYSGC MN-OE-002
^ • p ^ Gobernación del Caquetá Versión: Fecha
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MANUAL O E CALIDAD
Página: 2 d e 3 1 C A Q U E T Á
TABLA DE CONTENIDO
1. GENERALIDADES 1
1.1 Introducción 1
1.2 C o n t r o l d e l M a n u a l 1
2. PRESENTACION D ELA ENTIDAD 2
2.1 Información G e n e r a l 2
2 . 1 . 1 Reseña Histórica 2
2 . 1 . 2 Creación 4
2 . 1 . 3 Posición Geográfica 4
2 . 1 . 4 Extensión 4
2 . 1 . 5 Límites 4
2 . 1 . 6 División Político A d m i n i s t r a t i v a 5
2.2 Estructura Organizacional 5

2.2.1 O r g a n i g r a m a 6
2 . 3 D i r e c c i o n a m i e n t o Estratégico 6
2 . 3 . 1 Misión 7
2 . 3 . 2 Visión 7
2.3.3 P r i n c i p i o s 7
2.3.4 V a l o r e s 7
3. G E N E R A L I D A D E S D E L S I S T E M A D EGESTION D ELA CALIDAD 9
3.1 A l c a n c e 9
3.2 Exclusiones 9
4. S I S T E M A D EGESTION D E LA CALIDAD 9
4.1 Requisitos Generales 9

4 . 2 Gestión D o c u m e n t a l 10
4.2.1 G e n e r a l i d a d e s 11
4.2.2 M a n u a l d e l a C a l i d a d 11
4.2.3 C o n t r o l d e l o s d o c u m e n t o s 11
4.2.4 C o n t r o l d e l o s r e g i s t r o s 11
5. RESPONSABILIDAD D ELA DIRECCION 12
5 . 1 C o m p r o m i s o d e l a dirección 12
D o c u m e n t o d e ; S i s t e m a d e Gestión d e DOCUMENTO
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O I R E C C I O N A M I E N T O O E S I S T E M A S O E OESTIÓN Código:
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Gobernación del Coqueta
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MANUAL D E CALIDAD
Página: 3 d e 3 1 CAQUETÁ
5.2 E n f o q u e a l Cliente 12
5 . 3 Política d e l a C a l i d a d 12
5 . 4 Planificación 13
5.4.1 O b j e t i v o s d e la C a l i d a d 13
5.4.2 Planificación d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d 13
5 . 5 R e s p o n s a b i l i d a d , A u t o r i d a d y Comunicación 13
5.5.1 R e s p o n s a b i l i d a d y A u t o r i d a d 13
5.5.2 R e p r e s e n t a n t e d e l a dirección 14
5 . 5 . 3 Comunicación I n t e r n a 14
5 . 6 Revisión p o r l a Dirección 15
5.6.1 G e n e r a l i d a d e s 15
5.6.2 Información d e e n t r a d a p a r a l a revisión 15
5 . 6 . 3 R e s u l t a d o s d e l a revisión 15
6. GESTIÓN D E L O S R E C U R S O S 16
6 . 1 Provisión d e R e c u r s o s 16
6.2 T a l e n t o H u m a n o 16
6.2.1 G e n e r a l i d a d e s 16
6 . 2 . 2 C o m p e t e n c i a , formación y t o m a d e c o n c i e n c i a 16
6.3 Infraestructura 17
6.4 A m b i e n t e d e Trabajo 17
7. REALIZACION DEL PRODUCTO O PRESTACION DEL SERVICIO 17
7 . 1 Planificación d e l a realización d e l P r o d u c t o o prestación d e l S e n / i c i o 17

7.2 P r o c e s o s r e l a c i o n a d o s c o n e l Cliente 17
7 . 2 . 1 Determinación d e l o s r e q u i s i t o s r e l a c i o n a d o s c o n e l p r o d u c t o o s e r v i c i o 18
7.2.2 Revisión d e l o s r e q u i s i t o s r e l a c i o n a d o s c o n e l p r o d u c t o o s e r v i c i o 18
7 . 2 . 3 Comunicación c o n e l c l i e n t e 18
7 . 3 Diseño y D e s a r r o l l o 18
7 . 4 Adquisición d e B i e n e s y S e r v i c i o s 18
7 . 4 . 1 P r o c e s o d e adquisición d e b i e n e s y s e r v i c i o s 18
7 . 4 . 2 Información p a r a l a adquisición d e b i e n e s y s e r v i c i o s 19
7 . 4 . 3 Verificación d e l o s p r o d u c t o s y s e r v i c i o s a d q u i r i d o s 19
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Sobemación del Caquetá Versión: Fecha
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MANUAL D E CALIDAD
Página: 4 d e 3 1 CAQUETA
7 . 5 Producción y Prestación d e l S e r v i c i o 19
7 . 5 . 1 C o n t r o l d e l a producción y d e l a prestación d e l s e r v i c i o 19
7 . 5 . 2 Validación d e l o s p r o c e s o s d e l a producción y d e l a prestación d e l s e r v i c i o 19
7 . 5 . 3 Identificación y t r a z a b i l i d a d 19
7.5.4 P r o p i e d a d d e l c l i e n t e 20
7 . 5 . 5 Preservación d e l p r o d u c t o o s e r v i c i o 20
7 . 6 C o n t r o l d e l o s e q u i p o s d e S e g u i m i e n t o y Medición 20
8. MEDICION, ANALISIS YMEJORA 20
8.1 G e n e r a l i d a d e s 20
8 . 2 S e g u i m i e n t o y Medición 21
8 . 2 . 1 Satisfacción d e l C l i e n t e 21
8.2.2 A u d i t o r i a I n t e r n a 21
8 . 2 . 3 S e g u i m i e n t o y Medición d e l o s P r o c e s o s 21
8 . 2 . 4 S e g u i m i e n t o y Medición d e l o s P r o d u c t o s o S e r v i c i o s 22
8.3 Control d e Producto o Servicio n o C o n f o r m e 22

8 . 4 Análisis d e D a t o s 22
8.5 M e j o r a 22
8.5.1 M e j o r a C o n t i n u a 22
8 . 5 . 2 Acción C o r r e c t i v a 22
8 . 5 . 3 Acción P r e v e n t i v a 23
9. ANEXO 24
9.1 A n e x o 0 0 1 . M a p a d e M a c r o p r o c e s o s 24
9.2 A n e x o 0 0 2 Matriz d e P r o c e s o s 25
9.3 A n e x o 0 0 3 C u a d r o d e Control d e Indicadores 26
9 . 4 A n e x o 0 0 4 M a t r i z d e comunicación 27
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tí
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Gobernación del Caquetá
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MANUAL D ECALIDAD
Página: 1 d e 3 1 C A Q U E T Á
1. GENERALIDADES
1.1 Introducción
E s t e m a n u a l d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a c a l i d a d , e n u n c i a l a política g e r e n c i a l d e l a
Gobernación d e l Caquetá, c o n e l f i n d e p r o p o r c i o n a r u n a guía d e l a e s t r u c t u r a
o r g a n i z a c i o n a l q u e a s e g u r e l a c a l i d a d p a r a t o d o s l o s g r u p o s d e interés, m e d i a n t e u n a
e x c e l e n t e prestación d e s e r v i c i o s .
E s t e d o c u m e n t o d e s c r i b e l a s prácticas a d o p t a d a s p o r l a Gobernación d e l Caquetá

p a r a c u m p l i r c o n l a s políticas, l o s o b j e t i v o s d e c a l i d a d y l o s r e q u e r i m i e n t o s l e g a l e s y
normativos vinculados c o n la calidad establecidos e n laley 8 7 2d e 2 0 0 3 y el Decreto
4112 de 2004 q u e adopta laN T C G P 1000:2009 Y M E C I 1000:2014.
T o d o s l o s p r o c e s o s están a g r u p a d o s e n l a s c u a t r o a c t i v i d a d e s básicas r e l a c i o n a d a s
con e l ciclo d e m e j o r a m i e n t o c o n t i n u o P H V A (planear, hacer, verificar y actuar) para
d e s a r r o l l a r , i m p l e m e n t a r , m a n t e n e r , r e v i s a r y p e r f e c c i o n a r l o s s i s t e m a s d e Gestión d e
la C a l i d a d .
1.2 C o n t r o l d e l M a n u a l m i
L a r e s p o n s a b i l i d a d d e l a elaboración y revisión d e l m a n u a l d e c a l i d a d c a e
d i r e c t a m e n t e s o b r e e l R e p r e s e n t a n t e d e l a A l t a Dirección, q u e e s e l e n c a r g a d o d e
l i d e r a r , d i r e c c i o n a r l a actualización, m a n t e n i m i e n t o y m e j o r a d e l M o d e l o Estándar d e
C o n t r o l I n t e r n o d e l a Gobernación d e l D e p a r t a m e n t o d e l Caquetá.
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^ m ^ ^ Gobernación del Caquetá
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MANUAL OE CALIDAD
Página: 2 d e 3 1 CAQUETÁ
2. PRESENTACION D EL AENTIDAD
2 . 1 Información G e n e r a l
E n t i d a d : Gobernación d e l Caquetá
S e c t o r : Público
A c t i v i d a d : B i e n e s y s e r v i c i o s públicos
2 . 1 . 1 Reseña Histórica
M e d i a n t e D e c r e t o 6 4 2 d e l 1 7 d e j u n i o d e 1 9 1 2 f u e c r e a d a l a Comisaría E s p e c i a l d e l
Caquetá, e n d o n d e e l Caquetá inició s u v i d a jurídica. E l p r i m e r C o m i s a r i o d e l
Caquetá f u e B e r n a r d i n o Ramírez, n o m b r a d o p o r e l P r e s i d e n t e C a r l o s E . R e s t r e p o ; e n
l a m i s m a f e c h a f u e c r e a d o e l m u n i c i p i o d e F l o r e n c i a c o m o c a p i t a l d e l a comisaría y
c u a t r o c o r r e g i m i e n t o s : Yarí, T r e s e s q u i n a s , S a n V i c e n t e d e l Caguán y P u e r t o R i c o .
C o n e l D e c r e t o número 9 6 3 d e l 1 4 d e m a r z o d e 1 9 5 0 , e l P r e s i d e n t e M a r i a n o O s p i n a
Pérez, a l c o n s i d e r a r q u e l a C o m i s a r i a d e l Caquetá l l e n a b a l a s c o n d i c i o n e s
e s t a b l e c i d a s p o r l a L e y 2 d e 1 9 4 3 p a r a s e r e l e v a d a a l a categoría d e I n t e n d e n c i a
decretó t a l m e d i d a . A s u v e z , s e e l e v a r o n a l a condición d e m u n i c i p i o l o s
c o r r e g i m i e n t o s d e Belén d e l o s Andaquíes y S a n V i c e n t e d e l Caguán. E l p r i m e r
I n t e n d e n t e d e l Caquetá s e llamó Néstor M e s a P r i e t o .
E n e l año d e 1 9 6 7 , m e d i a n t e e l D e c r e t o 1 6 7 8 s e e l e v a n a l a categoría d e M u n i c i p i o
los corregimientos d e E l Paujil, E lDoncello y P u e r t o R i c o e n l a Intendencia Nacional
d e l Caquetá.
El 1 5 d e diciembre d e 1 9 8 1 , mediante la L e y 7 8 s e erige e n Departamento la

I n t e n d e n c i a N a c i o n a l d e l Caquetá, e l c u a l empezó a f u n c i o n a r a p a r t i r d e l 1° d e e n e r o
de 1982. E l paso d e Intendencia a D e p a r t a m e n t o trajo inmediatamente los siguientes
cambios:
• S e creó e l T r i b u n a l S u p e r i o r d e F l o r e n c i a y e l T r i b u n a l A d m i n i s t r a t i v o .
• Creación d e l a Contraloría y l a Lotería d e l Caquetá.
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MANUAL D E CALIDAD
• Transformación d e l C o n s e j o I n t e n d e n c i a l e n A s a m b l e a D e p a r t a m e n t a l .
• Elección d e l o s c u a t r o p r i m e r o s C o n g r e s i s t a s : d o s a l a Cámara y d o s a l
Senado.
E n e l año d e 1 9 8 5 , m e d i a n t e l a o r d e n a n z a 0 3 , s e c r e a n o c h o n u e v o s m u n i c i p i o s y s e
f i j a l a división t e r r i t o r i a l . L o s n u e v o s m u n i c i p i o s s o n : A l b a n i a , C a r t a g e n a d e l C h a i r a ,
C u r i l l o , L a Montañita, Milán, M o r e l i a , S o l a n o , S a n José d e l F r a g u a y Valparaíso.
E n e l año d e 1 9 9 6 , m e d i a n t e o r d e n a n z a número 2 8 s e c r e a e l M u n i c i p i o d e Sólita.
D a n d o aplicación a l a Constitución Política d e 1 9 9 1 , s e e l i g e e l p r i m e r G o b e r n a d o r

p a r a e l D e p a r t a m e n t o d e l Caquetá e l e g i d o p o r v o t o p o p u l a r , G a b r i e l S a n d o v a l L a s s o ,
en e lperiodo 1992-1994. j f í
C o m o respuesta al nuevo rol d e l departamento c o m o ente coordinador, d e

c o m p l e m e n t a r i e d a d d e l a acción m u n i c i p a l , d e i n t e r m e d i a r i o e n t r e l a nación y l o s
m u n i c i p i o s y l a prestación d e s e r v i c i o s , e l G o b e r n a d o r d e l D e p a r t a m e n t o d e l
Caquetá, m e d i a n t e e l D e c r e t o 0 1 5 1 d e l 1 2 d e f e b r e r o d e 1 9 9 3 r e e s t r u c t u r a l a
administración d e p a r t a m e n t a l y s e r e o r g a n i z a n t o d a s l a s d e p e n d e n c i a s , l a creación
d e l a A g e n c i a F i s c a l d e l D e p a r t a m e n t o d e l Caquetá e n l a c i u d a d d e Bogotá, c o n e l
objetivo d e optimizar l a i m a g e n positiva institucional del departamento e n todo e l
t e r r i t o r i o n a c i o n a l , c o m o también s e creó e l D e s p a c h o d e l a P r i m e r a D a m a p a r a
dirigir y c o l a b o r a r e n l o sd i f e r e n t e s p r o g r a m a s y a c t i v i d a d e s d e l nivel n a c i o n a l o
d e p a r t a m e n t a l . L a División d e P e r s o n a l s e modificó y s e denominó D e p a r t a m e n t o d e
l a Función Pública, e l c u a l s e creó a raíz d e l a i m p l e m e n t a c i o n d e l a c a r r e r a
a d m i n i s t r a t i v a e n e l d e p a r t a m e n t o , c o m o también s e a d o p t a e l p r i m e r s i s t e m a d e
n o m e n c l a t u r a , clasificación y remuneración d e l o s e m p l e o s d e l a administración
d e p a r t a m e n t a l d e l Caquetá.
A l D e p a r t a m e n t o A d m i n i s t r a t i v o d e Planeación s e l e a s i g n a r o n o t r a s c o m p e t e n c i a s
c o m o e s l a ejecución d e l P l a n d e D e s a r r o l l o , m e d i a n t e a c c i o n e s c o o r d i n a d a s d e l a s
d e p e n d e n c i a s d e l a gobernación e n conjunción c o n o r g a n i s m o s públicos,
organizaciones privadas y comunidades organizadas.
S e e s t a b l e c i e r o n l o s m a n u a l e s d e f u n c i o n e s p a r a c a d a u n o d e l o s n i v e l e s jerárquicos
requeridos para e l cumplimiento d e las funciones asignadas a los entes territoriales;
se esbozaron los manuales d eprocesos y procedimientos c o n e lfin d eestablecer el
c o n t r o l y s e g u i m i e n t o a l o s p r o c e s o s a d e l a n t a d o s p o r c a d a secretaría.
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^¡¡P^l
J L . República de Colombia
MECI Y S G C MN-OE-002
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i r a . MANUAL DE CALIDAD \
L a n u e v a organización s i r v e c o m o método d e r e f e r e n c i a para garantizar l o s

r e q u e r i m i e n t o s d e l a modernización i n s t i t u c i o n a l .
E n e l año 1 9 9 5 , p o r m a n d a t o d e l a L e y 6 0 d e 1 9 9 3 y l o e s t a b l e c i d o e n l a Constitución
Política e n l o p e r t i n e n t e a l o s p r o c e s o s d e descentralización f i s c a l y a d m i n i s t r a t i v a d e
l o s e n t e s t e r r i t o r i a l e s y m u n i c i p a l e s , s e efectúa l a descentralización d e l o s s e r v i c i o s
e d u c a t i v o s y d e s a l u d . E l D e p a r t a m e n t o d e l Caquetá, a s u m e l a administración d e
e s t o s , g e n e r a n d o m o d i f i c a c i o n e s e n l a e s t r u c t u r a orgánica g e n e r a l d e l a m i s m a .
M e d i a n t e l a o r d e n a n z a 0 1 6 d e 2 0 1 1 , s e modificó l a e s t r u c t u r a o r g a n i z a c i o n a l d e l a
Gobernación d e l Caquetá a l a q u e s e e n c u e n t r a v i g e n t e , a u n q u e y a n o e s l a más
a c t u a l i z a d a a l a r e a l i d a d d e l a institución.
2.1.2 Creación
L a l e y 7 8 d e l 1 5 d e d i c i e m b r e d e 1 9 8 1 erigió e n D e p a r t a m e n t o a l a e n t o n c e s
I n t e n d e n c i a d e l Caquetá, c o n c a p i t a l e n l a c i u d a d d e F l o r e n c i a .
2.1.3 Posición Geográfica
E l D e p a r t a m e n t o d e l Caquetá, está u b i c a d o e n e l s u r - o r i e n t e d e C o l o m b i a y a l
n o r o e s t e d e l a región amazónica e n t r e l o s 00°42'17" d e l a t i t u d s u r y 0 2 ' ' 0 4 ' 1 3 " d e
l a t i t u d n o r t e y l o s 74°18'39" y 7 9 ' ' 1 9 ' 3 5 " d e l o n g i t u d o e s t e , r e p r e s e n t a n d o e l 7 . 7 9 %
del territorio colombiano.
2.1.4 Extensión
E l D e p a r t a m e n t o d e l Caquetá t i e n e u n a s u p e r f i c i e d e 8 8 . 9 6 5 k m ^ , q u e e n términos d e
extensión e s c o m p a r a b l e a l a d e P o r t u g a l .
2.1.5 Límites
Limita por el sur con los d e p a r t a m e n t o s de A m a z o n a s y P u t u m a y o , s e p a r a d o s por el

río Caquetá, c o n l o s d e p a r t a m e n t o s d e H u i l a y M e t a p o r e l n o r t e , p o r e l e s t e c o n l o s
d e G u a v i a r e y Vaupés, y p o r e l o e s t e c o n l o s d e C a u c a y H u i l a .
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Gobernación del Caquetá Versión: Fecha
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2 . 1 . 6 División Político A d m i n i s t r a t i v a
E l d e p a r t a m e n t o está c o n f o r m a d o p o r 1 6 m u n i c i p i o s q u e s o n : A l b a n i a , Belén d e l o s
Andaquíes, C a r t a g e n a d e l C h a i r a , C u r i l l o , E l D o n c e l l o , E l P a u j i l , F l o r e n c i a ( s u
c a p i t a l ) . L a Montañita, M o r e l i a , P u e r t o Milán, P u e r t o R i c o , S a n José d e l F r a g u a , S a n
V i c e n t e d e l Caguán, S o l a n o , Sólita, Valparaíso.
2.2 E s t r u c t u r a
L a E s t r u c t u r a o r g a n i z a c i o n a l d e l a Gobernación d e l Caquetá s e e n c u e n t r a n o r m a d a
p o r l a O r d e n a n z a 0 1 6 d e l 2 7 d e m a y o d e 2 0 1 1 . L a e n t i d a d está c o m p u e s t a p o r l a s
siguientes dependencias:
• Despacho del Gobernador
• S e c r e t a r i a d e Planeación y T i c
• Secretaria General
• Secretaria d e Hacienda
• Secretaria de Gobierno
• Secretaria d e Agricultura
• Secretaria d e Infraestructura
• S e c r e t a r i a d e Educación
• Secretaria d e Salud ^ * ^
• D e p a r t a m e n t o Jurídico
• Oficina d e Recursos H u m a n o s y Bienestar Social
• Oficina d e Control Interno
Calidad
A p r o b a d o : 12/2015 CONTROLADO
J L . República de Colombia MECI Y SOC MN-DE-002
^m^^^ Gobernación del Caquetá
Versión: Fecha
01 03/12/2015
M A N U A L D E C A L I D A D
2.2.1 O r g a n i g r a m a
KBPimxA r>f cni.,i>'BiA

GOBFRN'.ACIÓN O a D F P A R T A M F N T O O B CAQUETÁ
ESTRUCTURA ORGANiZATIVA
DESPACHO mi n
GOBERNADOR *
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'sw L - i w««TA»ieMr*¡.
xnTRotilílíRm
üR
i í,c,S;i»
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2 . 3 D i r e c c i o n a m i e n t o Estratégico
L a Gobernación d e l D e p a r t a m e n t o d e l Caquetá h a d e s a r r o l l a d o u n a s d i r e c t r i c e s b a j o
l a s c u a l e s s e r i g e l a e n t i d a d , v e l a n d o p o r e l o p o r t u n o y a d e c u a d o desempeño d e l a s
actividades a desarrollar, e n procura d e fomentar la excelencia e n el cumplimiento d e
l a misión, l a visión, l o s p r i n c i p i o s y v a l o r e s e s t a b l e c i d o s p a r a l o g r a r l a satisfacción d e
t o d o s l o s g r u p o s d e interés.
Aprobado: 12/2015
Calidad CONTROLADO
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^ • ^ ^ Gobemoclón del Caquetá Versión: Fecha
01 03/12/2015
MANUAL D E CALIDAD
2 . 3 . 1 Misión
L a Gobernación d e l Caquetá p r o p e n d e p o r e l n n e j o r a m i e n t o d e l a c a l i d a d d e v i d a d e
l a población caqueteña, p r o m o v i e n d o e l d e s a r r o l l o s o c i a l y económico e n l o s
m u n i c i p i o s a través d e p l a n e s , políticas, p r o g r a m a s y p r o y e c t o s f o r m u l a d o s , b a j o l o s
c r i t e r i o s d e e q u i d a d , s o l i d a r i d a d y s o s t e n i b i l i d a d a m b i e n t a l ; c o n l a participación a c t i v a
d e l a c o m u n i d a d r e g i o n a l , n a c i o n a l e i n t e r n a c i o n a l , a c o r d e a l a s características d e
nuestro departamento.
2.3.2 Visión ' #
E n e l 2 0 3 0 e l D e p a r t a m e n t o d e l Caquetá será líder e n i m p l e m e n t a c i o n d e s i s t e m a s

p r o d u c t i v o s a g r o p e c u a r i o s , e l m e j o r a m i e n t o d e l a p r o d u c t i v i d a d socioeconómica c o n
e l o b j e t i v o d e p r o t e g e r , c o n s e r v a r y v a l o r a r e l e n t o r n o amazónico, y p r o m o v e r u n
d e p a r t a m e n t o s e g u r o p a r a l a inversión e i m p l e m e n t a c i o n e s d e l e c o t u r i s m o p a r a e l
f o r t a l e c i m i e n t o d e l a i d e n t i d a d amazónica.
2.3.3 P r i n c i p i o s
• A s u m i r c o m o p r i m i c i a e l e f i c i e n t e s e r v i c i o a l a ciudadanía.
• R e n d i r c u e n t a s a l a s o c i e d a d s o b r e l a utilización d e l o s r e c u r s o s públicos y
m o s t r a r l o s r e s u l t a d o s d e l a gestión.
• C o n t r i b u i r a i m e j o r a m i e n t o d e l a s c o n d i c i o n e s d e v i d a d e t o d a l a población
caqueteña.
• S o b r e p o n e r e l interés g e n e r a l s o b r e e l interés p a r t i c u l a r .
• Promover e l progreso y e l desarrollo personal d e l talento h u m a n o d e la
Gobernación d e l Caquetá.
2.3.4 V a l o r e s
L o s v a l o r e s a d o p t a d o s p o r l a Gobernación d e l Caquetá q u e c a r a c t e r i z a n l a s
actuaciones d e la entidad son:
1 . H O N E S T I D A D : E n l a Gobernación d e l Caquetá, l a H o n e s t i d a d s e e n t i e n d e c o m o
e l c o m p o r t a m i e n t o c l a r o p a r a c o n l o s s e m e j a n t e s , e l desempeño r e c t o e n e l
ejercicio d e las funciones, e l u s o apropiado d e l o s recursos institucionales q u e
n o s s o n c o n f i a d o s y l a práctica d e a c c i o n e s q u e b u s q u e n c o m b a t i r t o d o t i p o d e
corrupción.
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^^^^^^ Gobernación del Coqueta Fecha
Versión:
01 03/12/2015
MANUAL D E CALIDAD
2 . R E S P E T O : E n l a Gobernación d e l Caquetá, e l R e s p e t o s e e n t i e n d e c o m o l a
f o r m a culta, justa, a m a b l e y decorosa d e relacionarnos c o n los usuarios, jefes,
s u b a l t e r n o s y compañeros, v a l o r a n d o l o s d i f e r e n t e s p u n t o s d e v i s t a d e l a s
diversas situaciones y recordando siempre q u e todos tienen derecho a l a
d i g n i d a d , a l a h o n r a , a l a b u e n a reputación y a l a i n t i m i d a d p e r s o n a l y f a m i l i a r .
3 . C O M P R O M I S O : E n l a Gobernación d e l Caquetá, e l C o m p r o m i s o s e e n t i e n d e
c o m o l a e n t r e g a , e l p r o f e s i o n a l i s m o , l a dedicación, l a vocación, l a d i s c i p l i n a , l a
o p o r t u n i d a d y l a alegría d e c u m p l i r c o n l a misión d e l d e p a r t a m e n t o y c o n l o s
proyectos que nos asignan. "
4 . R E S P O N S A B I L I D A D : E n l a Gobernación d e l Caquetá, l a R e s p o n s a b i l i d a d s e
entiende c o m o u n alto nivel d e conciencia sobre las consecuencias d e todo l o
q u e h a c e m o s o d e j a m o s d e h a c e r , s o b r e n o s o t r o s m i s m o s o s o b r e l o s demás.
5 . T R A N S P A R E N C I A : E n l a Gobernación d e l Caquetá, l a T r a n s p a r e n c i a s e
entiende c o m o la facultad d e actuar c o n claridad sin necesidad d e e s c o n d e r n a d a
y d e o r i e n t a r l a gestión d e n t r o d e l o s p r i n c i p i o s d e l e g a l i d a d y e q u i d a d ,
r e s p e t a n d o l o s d e r e c h o s d e l o s c i u d a d a n o s y l o s demás g r u p o s d e interés.
6 . E F I C I E N C I A : E n l a Gobernación d e l Caquetá, l a E f i c i e n c i a s e e n t i e n d e c o m o l a
realización d e t o d o s l o s t r a b a j o s a l m e n o r c o s t o d e t i e m p o , m a t e r i a l e s y d i n e r o ,
cuidando los bienes del estado y los recursos naturales.
7 . H O N R A D E Z : E n l a Gobernación d e l Caquetá, l a H o n r a d e z s e e n t i e n d e c o m o e l
c u i d a d o q u e s e l e d a a l a s c o s a s d e l o s demás, a l u s o d e l t i e m p o e n e l t r a b a j o y
a la rectitud c o n las q u e s e h a c e n las cosas.
8 . L E A L T A D : E n l a Gobernación d e l Caquetá, l a L e a l t a d s e e n t i e n d e c o m o l a
posesión d e u n a l t o c o m p r o m i s o , fidelidad y respeto consigo mismo, con l a
institución, c o n l a s i d e a s y c o n l a s p e r s o n a s c o n l a s q u e d i a r i a m e n t e n o s
relacionamos.
9 . C U M P L I M I E N T O : E n l a Gobernación d e l Caquetá, e l C u m p l i m i e n t o s e e n t i e n d e
c o m o l a entrega oportuna d elas tareas y productos asignados, teniendo e n
cuenta l o sacuerdos realizados, l o s cuales s edeben pactar conscientes d e l
tiempo y los recursos con los que se cuenta para hacerios.
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Gobernación del Caquetá Versión: Feciia
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10. S E R V I C I O : E n l a Gobernación d e l Caquetá, s e e n t i e n d e p o r s e n / i c i o c o m o l a

disposición d e a y u d a r , a s i s t i r y a t e n d e r c o n l a m e j o r c a l i d a d y c a l i d e z a t o d o s
aquellos q u e lo requieran.
L a m a n e r a d e d a r c u m p l i m i e n t o a l o s p r i n c i p i o s y v a l o r e s éticos d e l a e n t i d a d s e
s u j e t a n a l a adquisición d e u n o s C o m p r o m i s o s , l o s c u a l e s s e r e f i e r e n a l a s a c t i t u d e s ,
prácticas y f o r m a s c o n c r e t a s d e actuación a l a s q u e l o s s e r v i d o r e s públicos s e
c o m p r o m e t e n p a r a d a r l e aplicación e n e l día a día.
3. GENERALIDADES DEL SISTEMA D EGESTION D ELA CALIDAD
3.1 A l c a n c e *
E l a l c a n c e d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d e s p a r a t o d o s l o s p r o c e s o s q u e s e
d e s a r r o l l a n e n l a Gobernación d e l Caquetá. t
3.2 E x c l u s i o n e s
S e e x c l u y e n d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d l o s s i g u i e n t e s r e q u i s i t o s :
• N u m e r a l 7 . 3 Diseño y D e s a r r o l l o ( c o n t o d o s s u s n u m e r a l e s ) .
• N u m e r a l 7 . 5 . 2 Validación d e l o s p r o c e s o s d e l a producción y d e l a prestación
del servicio. %m
E s t o e s p o r q u e la Entidad territorial presta s u s servicios bajo l o s l i n e a m i e n t o s y

d i r e c t r i c e s l e g a l e s y a e s t i p u l a d a s d e s d e e l n i v e l n a c i o n a l y n o diseña n u e v o s
servicios.
Asimismo, todos l o sservicios q u e s e prestan pueden s e r verificados durante e l
p r o c e s o y a l f i n a l i z a r , p o r l o c u a l s e p u e d e n e x c l u i r l a validación d e l o s s e r v i c i o s .
4. SISTEMA D EGESTION D E L A CALIDAD
4.1 R e q u i s i t o s G e n e r a l e s
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,. JL. s República de Colombia MECI YSGC MN-DE-002
^Ép^ Gobernación del Caquetá
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MANUAL O E CALIDAD
Página: 1 0 d e 3 1 C A Q U E T A
L a Gobernación d e l Caquetá e s t a b l e c e , d o c u m e n t a y m a n t i e n e s u S i s t e m a d e
Gestión d e l a C a l i d a d p a r a p r o p e n d e r p o r e l m e j o r a m i e n t o c o n t i n u o d e l a e n t i d a d
segijn l oestablecido e n laN T C G P 1000:2009 d e la siguiente forma:
a. L o s p r o c e s o s q u e l e p e r m i t e n e f e c t u a r y lograr s u s o b j e t i v o s d e calidad s e
determinan e n el M a p a d e Macroprocesos y la Matriz d e Procesos. A n e x o 0 0 1
b. L a s e c u e n c i a e interacción d e e s t o s p r o c e s o s s e e s t a b l e c e e n el Mapa d e
Macroprocesos y e n las caracterizaciones de procesos.
c . L o s c r i t e r i o s y metodologías n e c e s a r i o s p a r a v e r i f i c a r q u e t a n t o l a ejecución
c o m o e l r e s p e c t i v o c o n t r o l d e s u s p r o c e s o s s e a n e f i c a c e s están d e t e r m i n a d o s e n
las caracterizaciones d e l o s p r o c e s o s .
d . L o s r e c u r s o s e información n e c e s a r i o s p a r a a y u d a r e n l a operación y a l c a n c e d e
e s t o s p r o c e s o s s e a s e g u r a m e d i a n t e u n a a d e c u a d a administración p r e s u p u e s t a l
y l o s m a n u a l e s y n o r m a t i v a s q u e r e g l a m e n t a n l a realización d e l o s p r o c e s o s .
e. L o s s e g u i m i e n t o s y l a s m e d i c i o n e s a e s t o s p r o c e s o s s e d e s a r r o l l a n m e d i a n t e l a s
auditorias, l o s indicadores d e p r o c e s o s q u e s e v a n a e m p e z a r a medir.a partir
d e l 2 0 1 6 , l a s e v a l u a c i o n e s d e satisfacción d e c l i e n t e s .
f. S e e j e c u t a n l o s p r o c e s o s y s e r e a l i z a n a c c i o n e s n e c e s a r i a s p a r a o b t e n e r l o s
resultados esperados y la mejora continua d e estos procesos.
g. S e e s t a b l e c e c o n t r o l e s s o b r e l o s r i e s g o s identificados p a r a q u e n o a f e c t e n l a
satisfacción d e l c l i e n t e y e l l o g r o d e l o s o b j e t i v o s d e l a e n t i d a d . E s t o s e m u e s t r a
en el m a p a d e riesgos d e la entidad.
4 . 2 Gestión D o c u m e n t a l
D o c u i T i e n t o d e : S i s t e m a d e Gestión d e DOCUMENTO
Aprobado: 12/2015
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^^jjll^^/' Gobernación del Caquetá
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MANUAL OE CALIDAD
Página: 1 1 d e 3 1 CAQUETA
4.2.1 G e n e r a l i d a d e s
L a r e s p e c t i v a documentación d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a c a l i d a d d e l a Gobernación

d e l Caquetá i n c l u y e :
a. L a Política d e l a C a l i d a d y l o s O b j e t i v o s d e l a C a l i d a d .
b. E l M a n u a l d e l a C a l i d a d c o m o l o e s p e c i f i c a l a N T C G P 1 0 0 0 : 2 0 0 9 .
c. L o s p r o c e d i m i e n t o s d o c u m e n t a d o s y e s t r u c t u r a d o s p a r a e l S i s t e m a d e Gestión
de la Calidad los cuales son:
• P R - D E - 0 0 1 Control d e Documentos
• P R - D E - 0 0 2 Control d e Registros
• P R - C T L - 0 8 3 Auditoria Interna
• P R - D E - 0 8 8 Control d eProducto o Servicio n o conforme
• P R - D E - 0 8 7 Acciones d e Mejora
• L o s demás d e l a e n t i d a d , l o s c u a l e s están e n e l M a n u a l d e P r o c e s o s y
procedimientos.
4.2.2 M a n u a l d e l a C a l i d a d
L a Gobernación d e l Caquetá c o n s e r v a e s t e M a n u a l d e l a C a l i d a d q u e i n c l u y e :
a . A l c a n c e d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d y las exclusiones q u e s e
establezcan.
b. U n a r e f e r e n c i a a l M a n u a l d e P r o c e s o s y P r o c e d i m i e n t o s e n e l c u a l s e c o n s o l i d a n
los Procedimientos d o c u m e n t a d o s y establecidos. V e r M a n u a l d e Procedimientos
MN-DE-001.
c. Interacción e n t r e l o s p r o c e s o s d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d . V e r
Caracterizaciones y Mapas d e Macroprocesos.
4.2.3 Control d e los documentos
L a Gobernación d e l D e p a r t a m e n t o d e l Caquetá e j e r c e c o n t r o l d e l o s d o c u m e n t o s d e l
S G C , c o n f o r m e l o señalado e n e l p r o c e d i m i e n t o P R - D E - 0 0 1 C o n t r o l d e D o c u m e n t o s .
4.2.4 C o n t r o l d e l o s r e g i s t r o s
L a Gobernación d e l Caquetá l l e v a a c a b o e l c o n t r o l d e r e g i s t r o s d e l S i s t e m a d e
A p r o b a d o : 12/2015
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Versión:
01
Fecha
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Página: 1 2 d e 3 1
r
CAQUETA
Gestión d e l a C a l i d a d , m e d i a n t e e l p r o c e d i m i e n t o P R - D E - 0 0 2 C o n t r o l d e R e g i s t r o s ,
e n c u m p l i m i e n t o d e l a N o r m a Técnica G P 1 0 0 0 : 2 0 0 9 , y l a L e y 5 9 4 d e 2 0 0 0 d e l
a r c h i v o g e n e r a l d e l a nación. P a r a q u e i o s r e g i s t r o s p e r m a n e z c a n a l m a c e n a d o s d e
f o r m a q u e g a r a n t i c e n l a conservación y c o n s u l t a d e e s t o s c o n f a c i l i d a d .
5. RESPONSABILIDAD D EL ADIRECCION
5.1 C o m p r o m i s o d e l a dirección
L a a l t a dirección d e l D e p a r t a m e n t o d e l Caquetá s u m i n i s t r a e v i d e n c i a d e l t r a b a j o e
i m p l e m e n t a c i o n d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d , m e d i a n t e l a Política d e l a
Calidad, los Objetivos d e la Calidad, e n procura d e la mejora continua.
S u c o m p r o m i s o s e refleja e n e l suministro d e l o s recursos necesarios para l a

i m p l e m e n t a c i o n , actualización y m a n t e n i m i e n t o d e l M E C I - S G C ; e l e s t a b l e c i m i e n t o d e
l o s l i n e a m i e n t o s y d i r e c t r i c e s p a r a l a gestión y l a m e j o r a y además s e l l e v a n a c a b o
revisiones para saber el estado actual e n q u e s e encuentran todos los procesos d el a
e n t i d a d c o n e l f i n d e a j u s f a r i o s p r o c e s o s d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d p a r a
su debido funcionamiento y el alcance de los objetivos propuestos.
5.2 E n f o q u e a l C l i e n t e H l l . #
Los requisitos del cliente s e desarrollan a cabalidad y s e cumplen c o n e l objetivo d e

a u m e n t a r s u satisfacción. L a política d e C a l i d a d v a e n c a m i n a d a a l a satisfacción d e
los clientes i n t e r n o s y e x t e r n o s d e l a entidad. V e rn u m e r a l e s 7.2.3 y 8 . 2 . 1 .
5 . 3 Política d e l a C a l i d a d
E l D e p a r t a m e n t o d e l Caquetá h a c r e a d o l a Política d e l a C a l i d a d t e n i e n d o e n c u e n t a
q u e c u m p l a l o s s i g u i e n t e s parámetros:
a. S e adecué a l o s o b j e t i v o s d e l a e n t i d a d y l a misión.
b. S e a coherente c o n elplan d e desarrollo y los planes desarrollo administrativo.
c. S ecomunique a todos los empleados d e la entidad para q u e s e a entendida y
p u e s t a e n práctica.
d. S e le h a g a n revisiones para hacerle adecuaciones si e s necesario.
L a Gobernación d e l Caquetá está c o m p r o m e t i d a a c u m p l i r c o n l a atención d e l o s
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, JiL., República de Colombia MECI Y S G C MN-DE-002
^ÉL^> Gobernación del Coqueta
Versión; Feciia
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MANUAL D E CALIDAD
Página; 1 3 d e 3 1 C A Q U E T Á
d e r e c h o s d e l a población d e l d e p a r t a m e n t o , b a j o p r i n c i p i o s d e e q u i d a d , e f i c i e n c i a ,
e f i c a c i a , e f e c t i v i d a d y t r a n s p a r e n c i a , e n l a construcción d e u n t e r r i t o r i o v e r d e ,
democrático y c o m p e t i t i v o , s o p o r t a d o e n l a planificación estratégica, l a m e j o r a
c o n t i n u a d e l s i s t e m a d e gestión d e c a l i d a d y e n e l u s o óptimo d e l o s r e c u r s o s , d a n d o
cumplimiento a la normatividad.
5.4 Planificación
5.4.1 O b j e t i v o s d e l a C a l i d a d
L o s O b j e t i v o s d e l a C a l i d a d están d e s a r r o l l a d o s d e m a n e r a q u e c u m p l a n l o s
r e q u i s i t o s d e l s e r v i c i o y s e a n c o h e r e n t e s c o n l a política d e l a c a l i d a d .
..d
• S a t i s f a c e r l a s n e c e s i d a d e s y e x p e c t a t i v a s d e l a c o m u n i d a d Caqueteña
garantizando s u s derechos.
• F o r m u l a r e i m p l e m e n t a r i n s t r u m e n t o s d e planificación y políticas públicas
debidamente concertadas con la comunidad.
• H a c e r b u e n u s o d e l o s r e c u r s o s d e m a n e r a t r a n s p a r e n t e d e a c u e r d o a l a misión
institucional y normatividad vigente.
• M e j o r a r c o n t i n u a m e n t e l a gestión d e l a c a l i d a d d e l o s p r o c e s o s .
5.4.2 Planificación d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d
L a A l t a Dirección d e l a Gobernación d e l Caquetá s e a s e g u r a q u e l a planificación d e l

S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d c u m p l a l o s parámetros e s t a b l e c i d o s e n e l n u m e r a l
4.1 y s e proteja laintegridad del S i s t e m a c u a n d o s e realicen cambios, c o n el objetivo
de propender por la mejora continua.
E s t o s e l o g r a a través d e e s t a b l e c i m i e n t o d e Planes d e trabajo anuales c o n

seguimientos bimestrales.
5.5 R e s p o n s a b i l i d a d , A u t o r i d a d y Comunicación
5.5.1 R e s p o n s a b i l i d a d y A u t o r i d a d
L a Gobernación d e l D e p a r t a m e n t o d e l Caquetá t i e n e d e f i n i d a y e s t a b l e c i d a l a s
responsabilidades y autoridades e n el Manual d e Funciones, l a scuales fueron
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O I R E C C I O N A M I E N T O D E S I S T E M A S D E OESTIÓN
.^JL,^ Repúbiica de Colombia MECI Y SOC MN-DE-002
Versión: Fecha
^jjtj^^ Gobernación del Caquetá

MANUAL DE CALIDAD 01 03/12/2015
d e f i n i d a s c o n e l o b j e t i v o d e b r i n d a r satisfacción a t o d o s l o s g r u p o s d e interés. Así

mismo, el Manual d e Procesos y procedimientos establece las responsabilidades
sobre l a sdiferentes actividades que s e requieren para alcanzar los objetivos d e
procesos.
5.5.2 R e p r e s e n t a n t e d e l a dirección
L a G o b e r n a d o r a d e l D e p a r t a m e n t o d e l Caquetá designó a l S e c r e t a r i o d e Planeación

D e p a r t a m e n t a l , c o m o e l R e p r e s e n t a n t e d e l a A l t a Dirección, p a r a l i d e r a r y d i r e c c i o n a r
l a actualización, m a n t e n i m i e n t o y m e j o r a d e l M o d e l o Estándar d e C o n t r o l I n t e r n o d e
l a Gobernación d e l D e p a r t a m e n t o d e l Caquetá m e d i a n t e Resolución N o . 0 0 1 5 1 5 d e l
1 9 d e n o v i e m b r e d e 2 0 1 4 . L a s f u n c i o n e s d e l r e p r e s e n t a n t e d e l a A l t a Dirección:
• A d m i n i s t r a r y d i r i g i r e l p r o c e s o d e diseño, i m p l e m e n t a c i o n , f o r t a l e c i m i e n t o
c o n t i n u o y actualización p e r m a n e n t e d e l M o d e l o Estándar d e C o n t r o l I n t e r n o d e
l a Gobernación d e l Caquetá, a c t u a n d o b a j o l a s d i r e c t r i c e s e s t a b l e c i d a s p o r e l
Comité d e Coordinación d e C o n t r o l i n t e r n o o q u i e n h a g a s u s v e c e s y e l
representante legal.
• O r i e n t a r y dirigir y c o o r d i n a r e l p r o y e c t o d e i m p l e m e n t a c i o n y / o f o r t a l e c i m i e n t o
c o n t i n u o d e l M E C I , d e a c u e r d o a l o d i s p u e s t o p o r e l Comité d e Coordinación d e
Control Interno o q u i e n h a g a s u s v e c e s y el R e p r e s e n t a n t e Legal.
• A s e g u r a r q u e s e desarrollen a cabalidad c a d a u n a de las etapas previstas para e l
fortalecimiento continuo del M E C I e n l a entidad.
• I n f o r m a r a l a a l t a dirección s o b r e l a planificación y a v a n c e s d e l a e t a p a d e
implementacion y fortalecimiento continuo del M E C I .
• Dirigir y coordinar las actividades del E q u i p o M E C I .
• C o o r d i n a r c o n l o s d i r e c t i v o s o r e s p o n s a b l e s d e c a d a área o p r o c e s o l a s
a c t i v i d a d e s q u e r e q u i e r e r e a l i z a r e l E q u i p o M E C I , e n armonía y colaboración c o n
l o s s e r v i d o r e s d e d i c h a s áreas.
• S o m e t e r a consideración d e l Comité d e Coordinación d e C o n t r o l I n t e r n o o q u i e n
h a g a a s u s v e c e s , l a aprobación y s e g u i m i e n t o d e l a s a c t i v i d a d e s p l a n e a d a s p a r a
el fortalecimiento continuo del M E C I , sugiriendo correctivos d o n d e s e requiera.
5.5.3 Comunicación I n t e r n a
L a comunicación i n t e r n a d e l o s d o c u m e n t o s d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d s e
l l e v a n a c a b o a través d e o f i c i o s , m e m o r a n d o , c i r c u l a r e s d i r i g i d a s a l o s j e f e s d e c a d a
d e p e n d e n c i a l o s c u a l e s tendrán e l c o m p r o m i s o d e c o m u n i c a r a l a s p a r t e s
i n t e r e s a d a s ; así también s e c o m u n i c a n a través d e c a r t e l e r a s , publicación e n l a
Aprobado: 12/2015
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Versión: Fecha
¿4^
01 03/12/2015
MANUAL DE CALIDAD
Página: 1 5 d e 3 1 CAQUETA
Página W e b , c o r r e o s electrónicos y vía telefónica, l o c u a l está e s t a b l e c i d o e n l a

Matriz de Comunicaciones.
5.6 Revisión p o r l a Dirección
L a A l t a Dirección realizará a n u a l m e n t e r e v i s i o n e s a l S i s t e m a d e Gestión d e l a

C a l i d a d , m e d i a n t e e l p r o c e d i m i e n t o P R - D E - 0 0 3 Revisión p o r l a dirección, p a r a
v e r i f i c a r s u adecuación y q u e s u i m p l e m e n t a c i o n s e a s a t i s f a c t o r i a , i d e n t i f i c a n d o
o p o r t u n i d a d e s d e m e j o r a , p a r a e j e r c e r u n c o n t r o l e f i c a z c o n e l fin d e p r o p e n d e r p o r
el m e j o r a m i e n t o c o n t i n u o d e la e n t i d a d .
5.6.2 Información d e e n t r a d a p a r a l a revisión s»^s^^
L a información p a r a l a revisión d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d i n c l u y e , t a l

c o m o está d e f i n i d o e n e l p r o c e d i m i e n t o d e Revisión p o r l a Dirección:
a. Resultados d e las auditorias

b. Retroalimentación d e l C l i e n t e
c. Desempeño d e l o s p r o c e s o s y l a c o n f o r m i d a d d e l p r o d u c t o o s e r v i c i o
d. El estado de las acciones preventivas y correctivas
e. R e v i s i o n e s p r e v i a s r e a l i z a d a s p o r l a A l t a Dirección
f. C a m b i o s q u e afectarían e l p r o c e s o s d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d
g. R e c o m e n d a c i o n e s p a r a l a m e j o r a e identificación d e r i e s g o s p a r a l a e n t i d a d
5.6.3 R e s u l t a d o s d e l a revisión
L o s r e s u l t a d o s d e l a revisión p o r l a A l t a Dirección s e d i l i g e n c i a n e n e l A c t a d e
Revisión p o r l a Dirección y e n e l l a s e t o m a n d e c i s i o n e s y s e p l a n t e a n a c c i o n e s
respecto a:
a. La mejora continua del Sistema d e

Gestión d e l a C a l i d a d
b. La mejora d e l producto o servicio c o n
relación e n l o s c l i e n t e s
c. Las necesidades de recursos
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A p r o b a d o : 12/2015
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MANUAL O E CALIOAD
••^^ Página: 1 6 d e 3 1 CAQUETÁ
6. GESTIÓN D E L O S R E C U R S O S
6.1 Provisión d e R e c u r s o s
E l R e p r e s e n t a n t e d e l a Dirección d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d c o n e l f i n d e
p r o p e n d e r p o r e l m e j o r a m i e n t o c o n t i n u o d e l a e n t i d a d y l o g r a r l a satisfacción d e s u s
clientes internos y e x t e r n o s , identifica l o s recursos n e c e s a r i o s para e l debido
funcionamiento e implementacion d e l sistema, l o s cuales s o nasignados p o r la
Gobernación d e l Caquetá p a r a :
a . I m p l e m e n t a r y m a n t e n e r e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d
b. A u m e n t a r l a satisfacción d e l c l i e n t e p o r m e d i o d e l a c a t a m i e n t o d e s u s r e q u i s i t o s
6.2 T a l e n t o Humano
E l t a l e n t o h u m a n o e s l a f u e r z a más i m p o r t a n t e c o n l a q u e c u e n t a u n a e n t i d a d p a r a e l
logro d e s u s objetivos, por ello l aOficina d e R e c u r s o s H u m a n o s e s la encargada d e
a s e g u r a r l a c o n - e c t a selección y administración d e l p e r s o n a l v i n c u l a d o a l a
Gobernación. P a r a l o s c a r g o s n o m b r a d o s e n p r o v i s i o n a l i d a d s e h a c e u n e s t u d i o
e x h a u s t i v o p a r a e s c o g e r e l m e j o r p e r f i l q u e s e a a d e c u a d o p a r a e l c a r g o , basándose
e n l a educación, formación, h a b i l i d a d e s y e x p e r i e n c i a s a d q u i r i d a s .
P a r a l o s c a r g o s d e c a r r e r a a d m i n i s t r a t i v a , e s t a selección l a r e a l i z a l a Comisión
Nacional D e l Servicio Civil, d e acuerdo c o n l o s lineamientos establecidos p o r e l
G o b i e r n o N a c i o n a l p a r a l o s c a r g o s públicos d e c a r r e r a a d m i n i s t r a t i v a . S i n e m b a r g o ,
a l r e a l i z a r l a vinculación s e h a c e n e n l a e n t i d a d , l a s v e r i f i c a c i o n e s r e s p e c t i v a s d e l a s
competencias respecto a losdocumentos originales q u e presenta el aspirante.
6.2.2 C o m p e t e n c i a , formación y t o m a d e c o n c i e n c i a
La competencia requerida para los cargos, s e encuentra estipulada e n el Manual d e

F u n c i o n e s , e n c u a l está e s t i p u l a d a t o d a l a información d e l p e r f i l q u e b u s c a e l c a r g o .
Mediante la auditoria interna q u e s e describe e n el procedimiento P R - C T L - 0 8 3 , s e

analizan los procesos y actividades q u e realizan los funcionarios c o n elfin d e saber
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MANUAL O ECALIOAO
\
C A Q U E T Á
s i l a s a c t i v i d a d e s r e a l i z a d a s p o r e l f u n c i o n a r i o s e están l l e v a n d o d e u n a m a n e r a
a d e c u a d a y e f i c i e n t e p a r a así v e l a r p o r e l m e j o r a m i e n t o c o n t i n u o d e l a e n t i d a d .
6.3 I n f r a e s t r u c t u r a
L a Gobernación d e l Caquetá c u e n t a c o n e s p a c i o s n e c e s a r i o s y a d e c u a d o s p a r a e l
correcto desarrollo d e las actividades q u e s e realizan, c o m o lo s o n edificaciones,
espacios adecuados d etrabajo, equipos y herramientas necesarias para el logro d e
l a s a c t i v i d a d e s y p r o c e s o s e s t a b l e c i d o s e n e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d .
La Infraestructura s e m a n t i e n e d e acuerdo a l o establecido e n e l Procedimiento d e

mantenimiento de Propiedad, Planta y Equipo.
6.4 A m b i e n t e d e T r a b a j o " ^«ís-
E l a m b i e n t e d e t r a b a j o e s u n f a c t o r v i t a l p a r a e l b u e n desempeño d e l o s e m p l e a d o s y
afecta la calidad d e l o s servicios prestados, p o r ende e s responsabilidad d e la
dirección d e l a Gobernación D e l Caquetá v e l a r p o r u n e x c e l e n t e y a d e c u a d o
ambiente d e trabajo.
L o s l u g a r e s d e t r a b a j o están diseñados d e m a n e r a q u e l o s e m p l e a d o s s e e n c u e n t r e n
cómodos y a g u s t o p a r a q u e c u m p l a n c o n l a s l a b o r e s a s i g n a d a s a s u s c a r g o s .
Además, l o s j e f e s d e c a d a d e p e n d e n c i a d a n e s p a c i o s n e c e s a r i o s p a r a q u e l o s
e m p l e a d o s participen d e las actividades realizadas por e l Plan d e Bienestar Social,
Estímulos e I n c e n t i v o s , e l P l a n d e Formación y Capacitación y e l P r o g r a m a d e S a l u d
Ocupacional.
7. REALIZACION D E L PRODUCTO O PRESTACION D E L SERVICIO
7.1 Planificación d e l a realización d e l P r o d u c t o o prestación d e l S e r v i c i o
L a Gobernación d e l Caquetá l l e v a a c a b o l o s p r o c e s o s n e c e s a r i o s p a r a l a prestación

de servicios, l o scuales s o n coherentes c o n l o sprocesos q u e s e m a n e j a n e n e l
S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d .
7.2 P r o c e s o s r e l a c i o n a d o s c o n e l C l i e n t e
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^ií^^ Gobernación del Caquetá
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MANUAL D E CALIDAD
Página: 1 8 d e 3 1 C A Q U E T Á
7.2.1 Determinación d e l o s r e q u i s i t o s r e l a c i o n a d o s c o n e l p r o d u c t o o s e r v i c i o
L a Gobernación d e l Caquetá, e s t a b l e c e l o s r e q u i s i t o s e s p e c i f i c a d o s p o r e l c l i e n t e , l o s
no establecidos pero primordiales para el u s o previsto, requisitos legales y
r e g l a m e n t a r i o s a p l i c a b l e s a l p r o d u c t o o s e r v i c i o m e d i a n t e m e s a s técnicas y
r e u n i o n e s c o n l a c o m u n i d a d y s e c t o r e s o r g a n i z a d o s d e l a s o c i e d a d , así también
revisando lanormatividad q u e le aplica.
7.2.2 Revisión d e l o s r e q u i s i t o s r e l a c i o n a d o s c o n e l p r o d u c t o o s e r v i c i o
L a Gobernación d e l Caquetá e s t a b l e c e l o s r e q u i s i t o s d e l p r o d u c t o o s e r v i c i o a n t e s
q u e s e a n d e f i n i d o s , c o n e l o b j e t i v o d e b r i n d a r l a m a y o r satisfacción a l c l i e n t e . P a r a
e l l o s e r e a l i z a l a revisión d e l o s r e q u i s i t o s d e l c l i e n t e d e f i n i d o s e n l a s m e s a técnicas y
r e u n i o n e s c o n l a c o m u n i d a d y s e c t o r e s o r g a n i z a d o s d e l a s o c i e d a d Caqueteña.
7 . 2 . 3 Comunicación c o n e l c l i e n t e
L a Gobernación d e l Caquetá s e h a e s f o r z a d o p o r e s t a b l e c e r u n a b u e n a
comunicación c o n e l c l i e n t e , l a c u a l p e r m i t e q u e e l l o s p o s e a n t o d a l a información
s o b r e l o s p r o d u c t o s o s e r v i c i o s q u e r e q u i e r a n . E s t a comunicación s e r e a l i z a a través
d e l a s p u b l i c a c i o n e s e n l a página w e b , a través d e difusión d e información e n l o s
m e d i o s d e comunicación m a s i v o s c o m o r a d i o , televisión, p r e n s a , r e d e s s o c i a l e s y a
través d e l a atención d e l a s p e t i c i o n e s , q u e j a s , r e c l a m o s y s u g e r e n c i a s d e l a
comunidad (PQRS)
7.3 Diseño y D e s a r r o l l o
Este numeral f u e excluido v e r numeral 3.2.
7 . 4 Adquisición d e B i e n e s y S e r v i c i o s
7.4.1 P r o c e s o d e adquisición d e b i e n e s y s e r v i c i o s
L a Gobernación d e l Caquetá c e r t i f i c a q u e l o s p r o d u c t o s y s e r v i c i o a d q u i r i d o s d e l o s
p r o v e e d o r e s c u m p l e n c o n l o s parámetros r e q u e r i d o s e n l o s p l i e g o s d e c o n d i c i o n e s y
estudios precontractuales y establece los criterios a evaluar a lahora d e optar por u n
proveedor. Estos requisitos quedan plasmados e n los estudios previos y c o n base e n
e l l o s s e r e a l i z a l a selección d e l o s p r o v e e d o r e s . Así también, d u r a n t e l a ejecución d e
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^ i p ^ Gobernación del Caquetá
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01 03/12/2015
MANUAL D ECALIOAD
los contratos, e l supervisor y / o interventor a s i g n a d o h a c e s e g u i m i e n t o al

cumplimiento contractual y a lacalidad d e los servicios y productos recibidos.
7.4.2 Información p a r a l a adquisición d e b i e n e s y s e r v i c i o s
L a información e s t a b l e c i d a e n l o s p l i e g o s d e r e q u i s i t o s p a r a a d q u i r i r u n p r o d u c t o o
s e n / i c i o d e b e s e r a c o r d e a l o s r e q u i s i t o s d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d y a l o s
r e q u i s i t o s d e l s e r v i c i o n e c e s a r i o p a r a l a satisfacción d e l a s p a r t e s i n t e r e s a d a s .
7 . 4 . 3 Verificación d e l o s p r o d u c t o s y s e r v i c i o s a d q u i r i d o s
L a Gobernación d e l Caquetá i n s p e c c i o n a l o s p r o d u c t o s o s e r v i c i o s a a d q u i r i r p a r a
que estos s e a n acordes a lo estipulado e n el pliego d e condiciones y los d o c u m e n t o s
p r e y c o n t r a c t u a l e s . V e r p r o c e d i m i e n t o d e Administración d e B i e n e s P R - G E - 0 0 1
7.5 Producción y Prestación d e l S e r v i c i o
7 . 5 . 1 C o n t r o l d e l a producción y d e l a prestación d e l s e r v i c i o
L a Gobernación d e l Caquetá l l e v a a c a b o u n a planificación a d e c u a d a d e l a

producción y prestación d e s e r v i c i o s b a j o c o n d i c i o n e s c o n t r o l a d a s q u e p e r m i t e n
c o n o c e r l a s características d e l s e r v i c i o , e l u s o a d e c u a d o d e e q u i p o s , l a
i m p l e m e n t a c i o n d e l s e g u i m i e n t o y l a medición y p o r u l t i m o n o s p e r m i t e c o n o c e r l o s
riesgos c o n m a y o r posibilidad d e impacto. P a r a ello, las diferentes dependencias
e s t a b l e c e n d e m a n e r a a n u a l l o s p l a n e s d e acción q u e s e l e s h a c e s e g u i m i e n t o
m e n s u a l y s e h a c e revisión c o n t i n u a a i o s p r o c e s o s i n i c i a d o s c o n l o s u s u a r i o s .
7.5.2 Validación d e l o s p r o c e s o s d e l a producción y d e l a prestación d e l

servicio
E s t e n u m e r a l f u e excluido d e la n o r m a v e r n u m e r a l 3 . 2
7 . 5 . 3 Identificación y t r a z a b i l i d a d
L a Gobernación d e l Caquetá i d e n t i f i c a e l e s t a d o d e l p r o d u c t o o s e r v i c i o m e d i a n t e l o s
parámetros d e s e g u i m i e n t o y medición e s t a b l e c i d o s e n l a e n t i d a d . E s t o s parámetros
s o n l o s códigos d e radicación d e c o m u n i c a c i o n e s ( o f i c i o s , c i r c u l a r e s , m e m o r a n d o s ) ,
Calidad
A p r o b a d o : 12/2015 CONTROLADO
Repúbiica de Coiombía MECIYSGC MN-DE-002
Versión: Fecha
f
01 03/12/2015
MANUAL D E CALIDAD
C A Q U E T Á
l o s núineros d e c o n t r a t o s , l o s c o n s e c u t i v o s d e n o r m a s , l o s c o n s e c u t i v o s d e
p r o y e c t o s , c o n s e c u t i v o s d e c a s o s y trámites a t e n d i d o s , e n t r o o t r o s .
La trazabilidad s e realiza tanto internamente c o m o para los servicios externos.
7.5.4 P r o p i e d a d d e l c l i e n t e
L a Gobernación d e l Caquetá v e l a p o r e l c u i d a d o d e l o s b i e n e s q u e p e r t e n e c e n a l o s
c l i e n t e s e s t a n d o b a j o s u c o n t r o l c o n e l o b j e t i v o d e b r i n d a r l a m a y o r satisfacción
p o s i b l e . A l t r a t a r s e d e u n a e n t i d a d pública m a n e j a b i e n e s t a l e s c o m o información y
f i n a n z a s públicas, l o s c u a l e s a d m i n i s t r a d e a c u e r d o a l a s l e y e s q u e l e a p l i c a n y s u
c o n t e n i d o i n f o r m a t i v o está s i e m p r e a disposición d e l a ciudadanía d e a c u e r d o a l a l e y
7.5.5 Preservación d e l p r o d u c t o o s e r v i c i o
L a Gobernación d e l Caquetá c o n s e r v a l o s p r o d u c t o s o s e r v i c i o s l l e v a d o s a c a b o
internamente y e n la respectiva entrega al lugar previsto d edestino para cumplir d e
m a n e r a s a t i s f a c t o r i a c o n l o s r e q u i s i t o s . E s t a preservación s e r e a l i z a e n c a d a
a c t i v i d a d q u e s e r e a l i z a e n l a Gobernación, y a s e a u n a r e s p u e s t a a u n a s o l i c i t u d
c i u d a d a n a así c o m o a l a elaboración d e u n a o b r a pública a e n t r e g a r a u n a
comunidad.
• m %
7.6 C o n t r o l d e l o s e q u i p o s d e S e g u i m i e n t o y Medición
L a Gobernación d e l Caquetá c o n s t i t u y e p r o c e s o s p a r a q u e e l s e g u i m i e n t o y l a
medición c u m p l a n c o n l o s r e q u i s i t o s e s t a b l e c i d o s y p r o p o r c i o n a l o s e q u i p o s
n e c e s a r i o s p a r a q u e e l s e g u i m i e n t o y l a medición s e a n a p t o s p a r a s u r e s p e c t i v o
funcionamiento.
E n e l l a b o r a t o r i o d e S a l u d P u b l i c a c u e n t a c o n l o s e q u i p o s n e c e s a r i o s p a r a análisis y
medición d e l o s p r o d u c t o s o s e r v i c i o s . Así m i s m o e n l o s p r o y e c t o s , o b r a s y c o n t r a t o s ,
s e c u e n t a c o n l o s i n s t r u m e n t o s d e medición n e c e s a r i o s p a r a r e a l i z a r l a medición y e l
seguimiento a los productos y servicios.
8. MEDICION, ANALISIS Y M E J O R A
8.1 G e n e r a l i d a d e s
La Gobernación d e l Caquetá i m p l e m e n t a procesos d e seguimiento, medición,
Aprobado: 12/2015
Calidad CONTROUDO
«a
J L República de Colombio MECI Y SGC MN-DE-002
Gobernación d e l Caquetá Versión: Fecha
01 03/12/2015 * ir
MANUAL D E CALIDAD
Página: 2 1 d e 3 1 CAQUETÁ
análisis y m e j o r a p a r a a s e g u r a r e l f u n c i o n a m i e n t o a d e c u a d o d e l S i s t e m a d e Gestión
d e l a C a l i d a d q u e n o s permitirá s e g u i r m e j o r a n d o e n n u e s t r o s p r o c e s o s y s e r más
eficaz y eficiente.
8.2 S e g u i m i e n t o y Medición
E l s e g u i m i e n t o y medición s e r e a l i z a c o n e l f i n d e q u e t o d o s l o s p r o c e s o s e s t i p u l a d o s
e n e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d s e r e a l i c e n d e m a n e r a s a t i s f a c t o r i a p a r a
p r o p e n d e r p o r e l m e j o r a m i e n t o c o n t i n u o d e l a e n t i d a d . E s t e s e g u i m i e n t o y medición
s e h a c e a través d e s e g u i m i e n t o a P l a n d e d e s a r r o l l o , p l a n i n d i c a t i v o , d e acción y s u s
i n d i c a d o r e s , auditorías i n t e r n a s d e c o n t r o l i n t e r n o , supervisión d e c o n t r a t o s ,
e v a l u a c i o n e s desempeño a l p e r s o n a l ; además s e d e f i n i e r o n p r o c e d i m i e n t o s p a r a l a
medición d e l a satisfacción d e l c l i e n t e y l o s i n d i c a d o r e s d e gestión d e p r o c e s o s .
8.2.1 Satisfacción d e l C l i e n t e
L o p r i m e r o q u e s e t i e n e e n c u e n t a p a r a b r i n d a r l a satisfacción a l c l i e n t e e s e l análisis
de peticiones, quejas y reclamos ( P Q R ) , e l cual n o s permite tener u n a idea clara d e
l o s p r o c e s o s q u e s e l l e v a n a c a b o a d e c u a d a m e n t e y también l a medición d e l a
satisfacción s e l l e v a a c a b o p o r m e d i o d e l a E n c u e s t a d e Satisfacción d e l C l i e n t e
P R - A T C - 0 8 9 l a c u a l n o s p e r m i t e c o n o c e r d e m a n e r a d e t a l l a d a l a percepción d e l o s
usuarios acerca d e nuestros usuarios, para implementar acciones d e mejora q u e
c o n l l e v e n a c u m p l i r c o n l o s o b j e t i v o s d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a c a l i d a d .
8.2.2 A u d i t o r i a I n t e r n a
L a Auditoría i n t e r n a s e r e a l i z a m e d i a n t e e l p r o c e d i m i e n t o P R - C T L - 0 8 3 y e s t e
p r o c e d i m i e n t o n o s p e r m i t e h a c e r l a revisión y e l c o n t r o l a d e c u a d o d e t o d o s l o s
p r o c e s o s q u e s e l l e v a n e n l a e n t i d a d c o n e l f i n d e v e r i f i c a r q u e e l S i s t e m a d e Gestión
de laCalidad s e h a implementado y s e m a n t i e n e d e m a n e r a eficaz.
8 . 2 . 3 S e g u i m i e n t o y Medición d e l o s P r o c e s o s
E l S e g u i m i e n t o y Medición d e l o s p r o c e s o s s e r e a l i z a n p o r m e d i o d e l d o c u m e n t o
C u a d r o d e c o n t r o l d e i n d i c a d o r e s a n e x o a e s t e m a n u a l , e l c u a l n o s permitirá c o n o c e r
l a ejecución d e l o s p r o c e s o s d e l S i s t e m a d e Gestión d e C a l i d a d , c o n e l f i n d e a n a l i z a r
l o s r e s u l t a d o s y así i m p l e m e n t a r m e c a n i s m o s d e m e j o r a , p a r a s e r más e f i c i e n t e y
e f i c a z e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d . V e r a n e x o 0 0 2 .
Aprobado: 12/2015
Calidad CONTROLADO
República de Colombia MECI YSGC MN-OE-002
Versión: Fectia
01 03/12/2015
MANUAL D E CALIDAD
8 . 2 . 4 S e g u i m i e n t o y IVIedición d e l o s P r o d u c t o s o S e r v i c i o s
E l s e g u i m i e n t o y l a medición s e r e a l i z a n a través d e l a Supervisión e interventoría d e

c o n t r a t o s o prestación d e s e r v i c i o , p o r m e d i o d e l c u a l s e r e v i s a n s i l a s a c t i v i d a d e s
d e s a r r o l l a d a s e n c u a n t o a p r o d u c t o s o s e r v i c i o s s e están r e a l i z a n d o d e l a m a n e r a
más a d e c u a d a .
8.3 C o n t r o l d e P r o d u c t o o S e r v i c i o n o C o n f o r m e
E l p r o d u c t o o s e n / i c i o n o c o n f o r m e s e e n c u e n t r a e s t i p u l a d o y m a n e j a d o según e l
p r o c e d i m i e n t o P R - D E - 0 8 8 , e n e l c u a l están e s t a b l e c i d a s l a s r e s p o n s a b i l i d a d e s y
acciones para e l m a n e j o d e los productos o servicios q u e incumplan los requisitos.
Además l o s p r o d u c t o s y s e r v i c i o s q u e n o s e r e a l i c e n d e l a m a n e r a c o r r e c t a y c o m o
s e e n c u e n t r a e s t i p u l a d o e n e l c o n t r a t o n o será a c e p t a d o d i c h o p r o d u c t o o s e r v i c i o
hasta q u e cumpla lasobligaciones asignadas e n el contrato.
8 . 4 Análisis d e D a t o s
L a Gobernación d e l Caquetá r e c o l e c t a y a n a l i z a l o s d a t o s c o n e l f i n d e l o g r a r e l
m e j o r a m i e n t o continuo d e l a entidad mediante la eficacia y eficiencia q u e s e
d e s a r r o l l a e n s u s p r o c e s o s v e l a n d o s i e m p r e p o r b u s c a r l a satisfacción d e l c l i e n t e .
8.5 M e j o r a
8.5.1 M e j o r a C o n t i n u a
L a m e j o r a c o n t i n u a e s u n o d e l o s f i n e s d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d , l a c u a l
s e p u e d e l o g r a r m e d i a n t e e l análisis d e l o s p r o c e s o s y s u c o n s e c u e n t e t o m a d e
a c c i o n e s q u e c o n l l e v e n a h a c e r l o s más e f i c i e n t e s , e f i c a c e s o e f e c t i v o s .
8.5.2 Acción C o r r e c t i v a
Las acciones correctivas s e llevan p o rmedio d e l procedimiento P R - D E - 0 8 7 , p o r

medio del cual s e trata d e corregir y minimizar los errores q u e s e generaron p o r
c a u s a d e m a l o s p r o c e d i m i e n t o s e j e c u t a d o s c o n e l único propósito d e e v i t a r q u e s e
vuelvan a presentar.
Aprobado: 12/2015
Calidad CONTROLADO
O I R E C C K M A M I E N T O O E S I S T E M A S O E OESTIÓN Código:
J L . República de Colombia MECIYSGC MN-OE-002
^Éf''^ Gobernación del Caquetá
Versión: Fecha
01 03/12/2015
MANUAL O ECALIOAO
8.5.3 Acción Preventiva
L a acción p r e v e n t i v a s e l l e v a a c a b o m e d i a n t e e l p r o c e d i m i e n t o P R - D E - 0 8 7 , l a c u a l
se ejecuta para prevenir futuras inconsistencias e n todos los procesos q u e s e llevan
e n l a e n t i d a d l a c u a l e s a f e c t a n e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d .
Aprobado: 12/2015
Calidad CONTROUDO
J L República de Colombia MECI YS O C MN-DE-002
< y ¡ | ^ .T^p Gobemoclón del Caquetá
Versión: Fecha
01 03/12/2015
MANUAL D E CALIDAD
9. ANEXO
9.1 A n e x o 0 0 1 . M a p a d e M a c r o p r o c e s o s
MAPADE MACROPROCESOS - G O B E l ^ i O N DELCAQUETA
n MACROPROCESOS ESTRATEGICOS
PLANIFICACIÓN D E L A
OIRECCIONAMIEhfTO
GESTION
ESTRATÉGICO DEPARTAMENTAL
MACROPROCESOS M I S I O N A U S
o
ATENCIÓN A L C I U D A D A N O
i
INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS PUBLICOS
GESTIÓN D E S A R R O L L O P R O D U C T I V O Y A M B I E N T A L
D E S A R R O L L O SOCIAL, COMUNITARIO Y JUSTICIA
S E R V i a O S D ETRANSITO Y SEGURIDAD VIAL
GESTIÓN D E S E R V I C I O D E E D U C A a O N
GESTIÓN D E L A S A L U D
MACROPROCBOSDE APOYO ADMINISTRATIVO
GESTION GESTIÓN O E
GESTION D E L A S
DEL GESTION GESTIÓN TECNOLOGIA Y
FINANZAS
TALENTO PUBLICAS JURIDICA ADMINISTKATIVA SISTEMASDE
HUMANO INFORMACION
M A C R O P R O C E S O S D E EVALUACIÓN
GESTION DE C O N T R O L
I
Hniiijiiggi^
Aprobado: 12/2015
Calidad CONTROLADO
J L Hepública de Colombio MECI ¥ SGC MN-DE-002
^ÉL^ Gobemodún d e l Caquetá Versión: Fecha
01 03/12/2015
MANUAL DE CALIDAD
9.2 A n e x o 0 0 2 M a t r i z d e Procesos
O I R E C C I O N A M I E N T O O E S I S T E M A S D E OESTIÓN Código:
Jl^. República de Colombia MECI Y SGC MN-DE-002
Ijjjl^^^ Gobemoclón del Caquetá
Versión: Fecha
01 03/12/2015
MANUAL D E CALIDAD
9.3 A n e x o 0 0 3 C u a d r o d e C o n t r o l d e I n d i c a d o r e s
A p r o b a d o : 12/2015
Calidad CONTROLADO
O I R E C C I O N A M I E N T O O E S I S T E M A S D E OESTIÓN Código;
Repúblico de Colombia MECIYSGC MN-DE-002
Gobemoclón del Coqueta
MANUAL D E CALIDAD
Versión:
01
Fecha
03/12/2015
ti'
C A Q U E T A
9 . 4 A n e x o 0 0 4 M a t r i z d e comunicación
Aprobado: 12/2015
Calidad CONTROLADO

178 Manual de Calidad

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O I R E C C I O N A M I E N T O D E S I S T E M A S D E OESTIÓN Código:

^ J L ^ República de Colombia MECIYSOC MN-DE-002

2.2 Estructura Organizacional 5

3. G E N E R A L I D A D E S D E L S I S T E M A D EGESTION D ELA CALIDAD 9

4.1 Requisitos Generales 9

5. RESPONSABILIDAD D ELA DIRECCION 12

5.4.2 Planificación d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d 13

5.6.2 Información d e e n t r a d a p a r a l a revisión 15

7 . 1 Planificación d e l a realización d e l P r o d u c t o o prestación d e l S e n / i c i o 17

7 . 5 . 2 Validación d e l o s p r o c e s o s d e l a producción y d e l a prestación d e l s e r v i c i o 19

8.3 Control d e Producto o Servicio n o C o n f o r m e 22

E s t e d o c u m e n t o d e s c r i b e l a s prácticas a d o p t a d a s p o r l a Gobernación d e l Caquetá

El 1 5 d e diciembre d e 1 9 8 1 , mediante la L e y 7 8 s e erige e n Departamento la

E n e l año d e 1 9 9 6 , m e d i a n t e o r d e n a n z a número 2 8 s e c r e a e l M u n i c i p i o d e Sólita.

D a n d o aplicación a l a Constitución Política d e 1 9 9 1 , s e e l i g e e l p r i m e r G o b e r n a d o r

C o m o respuesta al nuevo rol d e l departamento c o m o ente coordinador, d e

L a n u e v a organización s i r v e c o m o método d e r e f e r e n c i a para garantizar l o s

2.1.3 Posición Geográfica

Limita por el sur con los d e p a r t a m e n t o s de A m a z o n a s y P u t u m a y o , s e p a r a d o s por el

KBPimxA r>f cni.,i>'BiA

2.3.2 Visión ' #

E n e l 2 0 3 0 e l D e p a r t a m e n t o d e l Caquetá será líder e n i m p l e m e n t a c i o n d e s i s t e m a s

10. S E R V I C I O : E n l a Gobernación d e l Caquetá, s e e n t i e n d e p o r s e n / i c i o c o m o l a

3. GENERALIDADES DEL SISTEMA D EGESTION D ELA CALIDAD

E s t o e s p o r q u e la Entidad territorial presta s u s servicios bajo l o s l i n e a m i e n t o s y

4. SISTEMA D EGESTION D E L A CALIDAD

L a r e s p e c t i v a documentación d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a c a l i d a d d e l a Gobernación

4.2.3 Control d e los documentos

S u c o m p r o m i s o s e refleja e n e l suministro d e l o s recursos necesarios para l a

Los requisitos del cliente s e desarrollan a cabalidad y s e cumplen c o n e l objetivo d e

L a Gobernación d e l Caquetá está c o m p r o m e t i d a a c u m p l i r c o n l a atención d e l o s

5.4.2 Planificación d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d

L a A l t a Dirección d e l a Gobernación d e l Caquetá s e a s e g u r a q u e l a planificación d e l

E s t o s e l o g r a a través d e e s t a b l e c i m i e n t o d e Planes d e trabajo anuales c o n

^jjtj^^ Gobernación del Caquetá

d e f i n i d a s c o n e l o b j e t i v o d e b r i n d a r satisfacción a t o d o s l o s g r u p o s d e interés. Así

L a G o b e r n a d o r a d e l D e p a r t a m e n t o d e l Caquetá designó a l S e c r e t a r i o d e Planeación

Página W e b , c o r r e o s electrónicos y vía telefónica, l o c u a l está e s t a b l e c i d o e n l a

5.6 Revisión p o r l a Dirección

L a A l t a Dirección realizará a n u a l m e n t e r e v i s i o n e s a l S i s t e m a d e Gestión d e l a

5.6.2 Información d e e n t r a d a p a r a l a revisión s»^s^^

L a información p a r a l a revisión d e l S i s t e m a d e Gestión d e l a C a l i d a d i n c l u y e , t a l

a. Resultados d e las auditorias

a. La mejora continua del Sistema d e

La competencia requerida para los cargos, s e encuentra estipulada e n el Manual d e

Mediante la auditoria interna q u e s e describe e n el procedimiento P R - C T L - 0 8 3 , s e

La Infraestructura s e m a n t i e n e d e acuerdo a l o establecido e n e l Procedimiento d e

6.4 A m b i e n t e d e T r a b a j o " ^«ís-

7. REALIZACION D E L PRODUCTO O PRESTACION D E L SERVICIO

7.1 Planificación d e l a realización d e l P r o d u c t o o prestación d e l S e r v i c i o

L a Gobernación d e l Caquetá l l e v a a c a b o l o s p r o c e s o s n e c e s a r i o s p a r a l a prestación

Este numeral f u e excluido v e r numeral 3.2.

los contratos, e l supervisor y / o interventor a s i g n a d o h a c e s e g u i m i e n t o al

7.4.2 Información p a r a l a adquisición d e b i e n e s y s e r v i c i o s

7.5 Producción y Prestación d e l S e r v i c i o

L a Gobernación d e l Caquetá l l e v a a c a b o u n a planificación a d e c u a d a d e l a

7.5.2 Validación d e l o s p r o c e s o s d e l a producción y d e l a prestación d e l

La trazabilidad s e realiza tanto internamente c o m o para los servicios externos.

La Gobernación d e l Caquetá i m p l e m e n t a procesos d e seguimiento, medición,

E l s e g u i m i e n t o y l a medición s e r e a l i z a n a través d e l a Supervisión e interventoría d e

Las acciones correctivas s e llevan p o rmedio d e l procedimiento P R - D E - 0 8 7 , p o r

8.5.3 Acción Preventiva

MAPADE MACROPROCESOS - G O B E l ^ i O N DELCAQUETA