7265 Manual Contratacion

MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS DEL DEPARTAMENTO
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Código- PCBS-001 Versión: 2009
Elaboraron: Paola C. Resolución del 29 de abril de
Revisó: 29 de abril de 2009
Dependencia: Departamento Jurídico 2009
51. TABLAS DE PROCEDIMIENTOS Y CONTENIDOS
Tabla 1. Procedimiento para la Selección de Bienes, Obras o Servicios a través de

Licitación Pública
Dependencia y/o
No. Descripción de la Actividad
Responsable
01 Secretarías Ejecutoras y Elaboración del Estudio Previo para la Contratación del Bien, Obra o
Jefes de oficina Servicio
Corresponde solamente a cada Secretaria Ejecutora o Jefe de Oficina, tal como lo

exigen los numeral 7º y 12º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, elaborará el
Firma del Secretario estudio previo de contratar el bien, obra o servicio.
refrendada por el
Profesional Universitario Para la contratación de servicios diferentes a los que trata el artículo 82 del
o funcionario que los decreto 2474 de 2008, el estudio previo lo elaborará el Secretario de Despacho, de
elabora. ser necesario con el apoyo de un funcionario idóneo, cuando la necesidad así lo
determine, con el apoyo del técnico administrativo o de un funcionario idóneo,
según la complejidad del servicio a contratar.
Profesional Universitario Los estudios previos se elaborarán con base en la información previa de la
o asesor Departamento necesidad que tenga el funcionario responsable y siempre deben contar con la
Jurídico aprobación del Gobernador del Departamento, para el efecto, el estudio previo se
enviará al Gobernador, quien lo aprobará u objetará según lo estime pertinente.
Una vez aprobado se enviará al funcionario que lo elaboró para que se continúe
con el trámite precontractual pertinente.
El estudio previo antes de continuar con el tramité pertinente deberá ser enviado al
Profesional o Asesor del Área Jurídica para su revisión jurídica, quien de
encontrarlo ajustado a las exigencias de la ley y del presente Manual lo aprobará
jurídicamente o caso contrario lo devolverá al funcionario que lo elaboró para que
realice los ajustes o incorpore las recomendaciones jurídicas solicitadas. Si el
estudio previo no cuenta con la revisión jurídica previa no se podrá continuar con
el trámite pertinente y de continuarse se derivarán responsabilidades de ley.
Revisado jurídicamente el estudio previo el funcionario que lo revisó, enviará el

documento incorporado al expediente al Gobernador para su aprobación u
objeción, según lo estime pertinente.
Una vez aprobado el estudio previo por el Gobernador se enviará al funcionario

que lo elaboró para que proceda a elaborar el aviso e invitación a presentar
manifestaciones de interés cuando se trate de concurso de meritos con
precalificación o el aviso de convocatoria cuando se trate de concurso abierto y
elaboré el proyecto de pliego de condiciones.
La aprobación del estudio previo se surtirá con la firma del Gobernador en el

espacio que para tal efecto se ha determinado en las Plantillas No. 018, No. 019 y
No. 020 de este Manual o en las que se lleguen a incorporar.
El funcionario responsable de elaborar el estudio previo de la contratación debe

plasmas como mínimo los elementos que exige el artículo 3 del decreto 2474 de
2008, para lo cual deberá guiarse en las explicaciones dadas en el subnumeral
Carrera 13 Calle 15 Esquina. Teléfono 4 35 75 12, E-mail:departamentojurídico_caq@hotmail.com, Florencia - Caquetá

Dependencia y/o
Responsable
17.1 del numeral 17 de este Manual, a saber:
1. Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la

contratación. Para lo cual se tendrá en cuenta:
1. Que la necesidad se genere para el cumplimiento de las metas del Plan

de Desarrollo de EL DEPARTAMENTO;
2. Esté contemplada en Plan anual de Contratación PAC;
3. Este contemplado en el Plan Anual de Inversiones PAI y;
4. Se haya registrado en el Plan de adquisiciones de bienes, servicios y
obra pública registrado en el SICE. Cuando sea procedente.
• O que la necesidad se genere para el cumplimiento de un proyecto o
convenio específico de inversión.
2. Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales y la

identificación del contrato a celebrar: Objeto, Plazo, Obligaciones, Forma de
pago, Sitio de entrega o de prestación del servicio, Imputación presupuestal,
supervisor o interventor, tipo de contrato, etc.
3. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. Los cuales

corresponderán necesariamente a la cuantía del contrato, haciendo alusión a
que el valor del mismo es igual o superior a la menor cuantía de la Entidad.
Se debe citar el numeral 1º del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, el
numeral 1º del artículo 2 y el Título II del Capítulo I del decreto 2474 de
2008.
4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables
utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como
su monto y el de posibles costos asociados al mismo. Para mayor ilustración
ver el subnumeral 20.1 de este Manual.
Este análisis debió haberse elaborado con base en consultas de de precios de

referencia el SICE o en sus defecto cotizaciones de precios de mercado en
forma escrita, vía telefónica o vía Internet. (Dejando las respectivas
constancias).
En aquellos contratos que incluyan servicios u obra pública, en donde alguno

de los servicios, o uno(s) de los ítems de la obra pública se encuentre
exceptuado, todo el contrato queda igualmente exento del cumplimiento de
las obligaciones del SICE. Para mayor ilustración ver el subnumeral 12.3 de
este Manual.
Corresponde al funcionario que elabora el estudio previo, solicitar a la

funcionaria de Sistemas los CUBS y RUPR del SICE y de adelantar las
solicitudes de cotización para adelantar los estudios de mercado.
5. Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta

más favorable, de conformidad con el artículo 12 del decreto 2474 de 2008.
6. Soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos

previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

Dependencia y/o
Responsable
El estudio de riesgos es necesario porque siempre existirá la posibilidad de
contingencia que traigan consigo efectos negativos, contrarios a los
esperados.
De conformidad con el inciso 1º del artículo 88 del decreto 2474 de 2008,

se entienden como riegos involucrados en la contratación todas aquellas
circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del
contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo. El riesgo será
previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por un
profesional de la actividad en condiciones normales.
Por lo tanto, es necesario hacer estimación sobre la probabilidad de eventos y

tener medidas para manejar esos peligros o desviaciones latentes
encaminadas a reducir la probabilidad de ocurrencia o para mitigar su
impacto. Es importante en cada proceso de contratación adelantar la siguiente
metodología:
a. Identificar el riesgo, que puede ser:

▪ Riesgos de construcción y diseño.
▪ Riesgos de operación.
▪ Riesgos financieros.
▪ Riesgos regulatorios o legales.
▪ Riesgos tecnológicos.
b. Hay que priorizar y ponderar las actividades.
c. Señalar las responsabilidades de la Entidad.
d. Identificar acciones de mitigación de los posibles riesgos a través de planes
de contingencia.
Puede identificarse otros.
Para tal efecto se deberá observar los lineamientos establecidos en la Guía O-

CBS-002 de este Manual, sobre las contingencias contractuales.
Dependiendo de la complejidad del objeto del contrato se podría establecer

los siguientes riesgos al contratar:
• Incumplimiento total o parcial de las obligaciones a cargo del
contratista. Se aplica en toda clase de contrato.
• El buen manejo y correcta inversión del anticipo o pago anticipado.
Siempre y cuando se presente esta situación. Teniendo en cuenta que por
regla general en los contratos de compraventa y suministro no se pacta
pago anticipado ni anticipos.
• Mala calidad de los bienes entregados por defectos físicos o por el
incumplimiento de las especificaciones técnicas con las cuales fueron
adquiridas.
• Incumplimiento de las obligaciones laborales del contratista para con el
personal vinculado a su servicio.
• Estabilidad de la obra. Aplica únicamente en contratos de obra.
• La responsabilidad civil frente a terceros derivados de la ejecución del
contrato. Aplica en contratos de obra y los que la ejecución del contrato
represente un riesgo frente a terceros.
7. Se debe realizar el análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de

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cobertura que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de
selección y del contrato a celebrar.
Se debe incluir en el estudio previo el plazo dentro del cual el contratista

presentará a la Secretaría ejecutora, la póliza de garantía única, la cual de
conformidad con el artículo 7 del decreto 4828 de 2008, debe ser suficiente
de acuerdo con las distintas clases de obligaciones que se pretende amparar.
Se incluirán como riesgos amparados aquéllos que correspondan a las

obligaciones y prestaciones del respectivo contrato, tales como:
1- Seriedad del Ofrecimiento. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al diez
por ciento (10%) del monto de las propuestas o del presupuesto oficial estimado,
según se establezca en los pliegos de condiciones,y su vigencia se extenderá desde
el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que
ampara los riesgos propios de la etapa contractual.
En el caso de licitaciones para la concesión de espacios de televisión, el monto

mínimo de la garantía ascenderá al uno punto cinco por ciento (1.5%) del valor
total estimado del espacio licitado.
Cuando el presupuesto oficial estimado se encuentre entre uno (1.000.000
SMLMV) y cinco millones de salarios mínimos legales mensuales vigentes
(5.000.000. SMLMV), exclusive, el valor garantizado respecto de la seriedad del
ofrecimiento podrá ser determinado por la entidad contratante en el pliego de
condiciones, en un porcentaje que no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%)
del presupuesto oficial estimado.
Cuando el presupuesto oficial estimado se encuentre entre cinco (5.000.000
SMLMV) y diez millones de salarios mínimos legales mensuales vigentes
(10.000.000. SMLMV), inclusive, el valor garantizado respecto de la seriedad del
condiciones, en un porcentaje que no podrá ser inferior al dos punto cinco por
ciento (2.5%) del presupuesto oficial estimado.
Cuando el presupuesto exceda de diez millones de salarios mínimos legales
mensuales vigentes (10.000.000. SMLMV), el valor garantizado respecto de la
seriedad del ofrecimiento podrá ser determinado por la entidad contratante en el
pliego de condiciones, en un porcentaje que no podrá ser inferior al dos por ciento
(2.0%) del presupuesto oficial estimado.
La suficiencia de esta garantía será verificada por la entidad contratante al

momento de la evaluación de las propuestas.
La no presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta
será causal de rechazo de esta última.
2- Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El valor de esta garantía deberá
ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a
título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato y, su
vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.
3 Pago anticipado. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por
ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en
dinero o en especie, y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.
7.4 Cumplimiento. El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al

Dependencia y/o
Responsable
monto de la cláusula penal pecuniaria, y en todo caso, no podrá ser inferior al diez
por ciento (10%) del valor total del contrato. El contratista deberá otorgarla con
una vigencia igual al plazo del contrato garantizado más el plazo contractual
previsto para la liquidación de aquel. En caso de no haberse convenido por las
partes término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse
vigente por el término legal previsto para ese efecto.
5 Pago de Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El valor de

esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del
contrato y deberá extenderse por el plazo del contrato y tres años más.
6 Estabilidad y calidad de la obra. El valor de esta garantía se determinará en cada

caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas
en cada contrato. La vigencia no será inferior a cinco (5) años, salvo que la entidad
contratante justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.
7 Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El

valor de estas garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el
valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.
Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato, y deberá
cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil o comercial,
el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos.
8 Calidad del servicio. El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en

cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones
contenidas en cada contrato.
9 Responsabilidad extracontractual: El valor asegurado en las pólizas que amparan

la responsabilidad extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la
administración con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus
contratistas o subcontratistas, no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del
valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos
mensuales legales vigentes (200 SMLMV) al momento de la expedición de la
póliza. La vigencia de está garantía se otorgará por todo el período de ejecución
del contrato.
En el evento en que se deban amparar otros riesgos, la suficiencia de la garantía

deberá fijarse por la entidad contratante, teniendo en cuenta el objeto del contrato
y la naturaleza de tales riesgos.
De conformidad con el parágrafo 1º del artículo 6 del decreto 2474 de 2008, los
anteriores elementos mínimos se complementarán con los exigidos de manera
puntual en la modalidad de licitación pública y tipo de contrato.
De conformidad con el parágrafo 2º del artículo 3 del decreto 2474 de 2008, el

estudio previo y documentos previos podrá ser ajustado por la Entidad con
posterioridad a la apertura del proceso de selección. En caso que la modificación
de los elementos mínimos implique cambios fundamentales en los mismos, el
Director General, con fundamento en el numeral 2º del artículo 69 del Código
Contencioso Administrativo y en aras de proteger el interés público o social,
podrá revocar el acto administrativo de apertura.

Dependencia y/o
Responsable
De conformidad con el parágrafo 3º del artículo 3 del decreto 2474 de 2008, se
entiende que los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de
la elaboración y publicación del proyecto de pliego de condiciones, sin perjuicio
de los ajustes que puedan darse en el curso del proceso de selección. En todo caso,
permanecerán a disposición del público por lo menos durante el desarrollo del
proceso de selección.
De conformidad con el parágrafo 4º del artículo 3 del decreto 2474 de 2008, en

el caso de contratos en los que se involucre diseño y construcción, la Entidad
deberá poner a disposición de los oferentes además de los elementos mínimos,
todos los documentos técnicos disponibles para el desarrollo del proyecto.
Observación:
• Cuando se remita el estudio previo también se puede remitir como anexo el

proyecto de pliego de condiciones.
02 Secretaría Ejecutora que Solicitud y expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
elaboró el estudio previo
El funcionario que elaboró el estudio previo una vez lo reciba aprobado por el
Gobernador del Departamento, solicitará al Profesional Universitario del Área de
Profesional Universitario Presupuesto expida el Certificado de Disponibilidad Presupuestal –CDP-, para lo
del Área de Presupuesto cual anexará a la solicitud el respectivo estudio previo en la cual se indica el rubro
afectado y certificación del Banco del Proyectos si es del caso. Ver Formato F-
CBS-011 de este Manual.
El funcionario que expide el CDP deberá tener en cuenta que el CDP cuando se
trate de un contrato cuyo plazo de ejecución sea superior a un (1) año deberá
afectar vigencias futuras y se expide de acuerdo con los requisitos establecidos en
las normas nacionales e internas en materia presupuestal. (Decreto Ley 111 de
1996) deberá tener en cuenta si se trata de recursos de inversión o de
funcionamiento con el fin de definir lo pertinente a reservas presupuestales y si se
trata de proyectos ejecutables con recursos de inversión exigir que se anexe la
certificación del respectivo banco de proyectos.
De conformidad con el artículo 71 del decreto 111 de 1996, de no continuarse el

proceso de selección, su existencia no genera compromiso alguno para la Entidad.
El Profesional Universitario del Área de Presupuesto estará en la obligación de

verificar que la imputación presupuestal del estudio previo sea acorde con la o las
metas del Plan de desarrollo y el presupuesto legalmente aprobado por la cual se
puede imputar el amparo del proceso de selección y de no encontrarla acorde
devolver el estudio previo para que se corrija la inconsistencia y abstenerse de
expedir el CDP.
03 Secretaría Ejecutora que Elaboración del Proyecto de Pliego de Condiciones

Una vez aprobado el estudio previo y se haya determinado la viabilidad financiera
del proceso con la expedición del CDP y su viabilidad jurídica, la Secretaría
ejecutora elaborará el proyecto de pliego de condiciones de conformidad con lo
previsto en el numeral 5º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y en el artículo 6
del decreto 2474 de 2008, en el cual se detallará especialmente los aspectos

Dependencia y/o
Responsable
relativos al objeto del contrato, su regulación jurídica, los derechos y obligaciones
de las partes, la determinación y ponderación de los factores objetivos de selección
y todas las demás circunstancias de tiempo, modo y lugar que se consideren
necesarias para garantizar reglas objetivas, claras y completas.
El funcionario que elabore el proyecto de pliego de condiciones deberá tener en

cuenta las explicaciones dadas en los sub numerales 25.2 y 25.3 del este Manual.
En el pliego de condiciones tal como lo ordena el artículo 4 de la ley 1150 de 2007

reglamentado por el artículo 88 del decreto 2474 de 2008 se deberá incluir la
estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la
contratación. Se deberá señalar el momento en el que, con anterioridad a la
presentación de las ofertas, los oferentes y la Entidad revisarán la asignación de
riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva.
El proyecto de pliego de condiciones, dependiendo del objeto del contrato, se

elaborará conforme a las Plantillas No. 049 y 050 de este Manual o a las que se
llegue a incorporar. El funcionario debe tener en cuenta que los formatos deben
ajustarse al caso concreto.
De conformidad con el inciso 5º del artículo 10 del Decreto 2474 de 2008, en

ningún caso se podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos
subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se
subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten
circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.
Para verificar la Capacidad jurídica se deberá exigir en el Pliego de

Condiciones:
Los documentos que se detallan en el numeral 25.4.1 de este Manual para lo cual
se deberá tener en cuenta el tipo de contrato.
Para verificar la Capacidad Financiera se debe exigir en el Pliego de

Condiciones:
Los documentos que se detallan en el numeral 25.4.2 de este Manual para lo cual
se deberá tener en cuenta el tipo de contrato.
Los estados financieros se pueden exigir se presenten en forma comparativa con los
del año anterior.
En el pliego de condiciones se debe determinar los documentos de Contenido

Técnico:
• Para verificar la capacidad administrativa y organizacional:
Organigrama o la estructura organizacional, con descripción de cada una de
las áreas operativa, técnica y administrativa, especialmente aquellas con las
cuales desarrollará el objeto contractual. Se tendrá en cuenta las
explicaciones dadas en el sub numeral 25.4.3.1 de este Manual.
• Para verificar la experiencia del proponente: Dependiendo de la naturaleza

del contrato se exigirá que el proponente acredite su experiencia con la
presentación de certificaciones de celebración y cumplimiento de contratos,

Dependencia y/o
Responsable
cuyo objeto este relacionado con el objeto del proceso de selección.
El funcionario que elaboré el pliego de condiciones determinará el mínimo y

máximo de contratos que se requiere que el proponente certifique su
cumplimiento. Igualmente se podrá determinar el monto del contrato
certificado. El mínimo a exigir es de dos (2) contratos cumplidos. Se podrá
establecer un máximo de contratos dependiendo de la clase de contrato que se
pretende celebrar y en este caso en el momento de ponderación únicamente
se tendrá en cuenta el máximo de contratos certificados.
Se deberá establecer los requisitos que deben reunir las certificaciones.
Tratándose de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes

debe presentar por lo menos una (1) certificación que cumpla las condiciones
establecidas anteriormente.
Se debe advertir que no se aceptarán copias de los contratos por sí solos;

relación de contratos; referencias comerciales; actas de liquidación; facturas o
certificaciones que no se relacionen con el objeto del proceso o aquellas cuyo
cumplimiento esté por debajo de bueno, satisfactorio o excelente o cualquier
expresión similar.
Sobre el tema ver el sub numeral 25.4.3.2 del presente Manual.
• El personal ofertado para la ejecución del contrato: Cuando para la

ejecución del objeto contractual se requiera. Si no oferta la totalidad del
mínimo de personal exigido, la oferta será rechazada.
• Experiencia del personal ofertado: Este factor se determinará por el tiempo y

el tipo de experiencia exigido.
En el pliego de condiciones se debe determinar los documentos de contenido

económico:
Propuesta económica: Se debe exigir que el proponente al indicar el valor de su

propuesta presente la descripción y costo de los bienes, obras o servicios a vender,
suministrar o ejecutar. Se puede determinar que esta información la diligencia en
formato especial que para cada caso en particular se puede crear al pliego de
condiciones.
En el pliego de condiciones se debe determinar con claridad los factores de

selección y ponderación de las propuestas: Definir las reglas objetivas, justas,
claras y completas que permitan una escogencia objetiva y eviten se declare
desierto el proceso; se deberá determinar el puntaje mínimo de calificación
exigido para adjudicar el proceso de selección. Al respecto el funcionario deberá
tener en cuenta las explicaciones dadas en el sub numeral 25.5 de este Manual.
De conformidad con el numeral 1º del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, la

capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de
organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento
como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no
otorgarán puntaje.

Dependencia y/o
Responsable
De conformidad con el parágrafo 2º del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, “las

certificaciones de sistemas de gestión de calidad no serán objeto de calificación, ni
podrán establecerse como documento habilitante para participar en licitaciones…”
Se calificará sobre un total de cien (100) puntos discriminados de acuerdo con los
diferentes factores que se determinen en el pliego de condiciones, como:
1. Propuesta Económica: Para la calificación de este criterio, se tendrá en

cuenta el valor total corregido de las propuestas consideradas admisibles y
cuyo valor propuesto no sea superior al presupuesto oficial estimado. El
puntaje se asignará mediante el procedimiento que se determine en el pliego
de condiciones, el procedimiento para evaluar la propuesta económica es el
que se detalla en el sub numeral 25.5.1, de este Manual.
2. Factor Técnico: En este criterio se podrá tener en cuenta para calificar:
• Capacidad residual de contratación. Se tendrá en cuenta las

explicaciones dadas en el sub numeral 25.5.4 de este Manual.
• Incentivo a la Industria Nacional. Se tendrá en cuenta las
4. Factores de Desempate y Puntaje Mínimo a Adjudicar: Se tendrá en

cuenta las explicaciones dadas en el sub numeral 25.5.9 de este Manual.
5. Causales de Rechazo de las Propuestas. De conformidad con el numeral 3º

del artículo 6 del decreto 2474 de 2008 en el pliego de condiciones se debe
estipular las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas. En
el sub numeral 25.6 de este Manual se puede ver a manera de ejemplo las
causales que se podrían establecer en el pliego de condiciones, dependiendo
de la naturaleza del proceso de selección y del contrato.
6. Anexos: Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse

y los demás documentos que sean necesarios. Se tendrá en cuenta las
explicaciones dadas en el sub numeral 25.7 de este Manual.
En el pliego se señalará el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse

adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término
de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes
cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las
modificaciones realizadas. En ningún caso podrán expedirse y publicarse el mismo
día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la
adición del término previsto para ello.
El proyecto de pliego de condiciones antes de continuar con el tramité pertinente

deberá ser enviado al Profesional o Asesor del Área Jurídica para su revisión
jurídica, quien de encontrarlo ajustado a las exigencias de la ley y del presente
Manual lo aprobará jurídicamente o caso contrario lo devolverá al funcionario que
lo elaboró para que realice los ajustes o incorpore las recomendaciones jurídicas
Profesional o Asesor del solicitadas. Si el proyecto de pliego de condiciones no cuenta con la revisión
área Jurídica jurídica previa no podrá continuarse con el trámite pertinente y de continuarse se
derivarán responsabilidades de ley.

Dependencia y/o
Responsable
Revisado jurídicamente el proyecto de pliego de condiciones el funcionario que lo

revisó enviará el documento incorporado al expediente al Secretario Ejecutor, para
que continúe con el trámite pertinente.
04 Reporte Electrónico a la Cámara de Comercio

Secretaría ejecutora o
Jefe de Dependencia Una vez el Secretario Ejecutor reciba el proyecto de pliego de condiciones
viabilizado jurídicamente, de conformidad con el parágrafo 4º del artículo 8 del
decreto 2474 de 2008, con antelación a la publicación del proyecto de pliego de
condiciones, con el fin de integrar el boletín mensual, remitirá electrónicamente a
la Cámara de Comercio de Florencia- Caquetá la información general sobre la
licitación pública que se pretenda abrir. Hecha esta remisión, el requisito de
publicación se entenderá cumplido por parte de la Entidad.
La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso, ni conlleva

la obligación de EL DEPARTAMENTO de dar curso al mismo. En todo caso, EL
DEPARTAMENTO publicará con el proyecto de pliego de condiciones, la
constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio.
El reporte se hará conforme al Plantilla No. 041 de este Manual.
05 Secretaría Ejecutora o Aviso de la Convocatoria Pública

Jefe de Dependencia
De conformidad con el artículo 4 del decreto 2474 de 2008, en los procesos de
concurso de méritos se hará convocatoria pública. El aviso de convocatoria para la
contratación se publicará de conformidad con las reglas señaladas en el artículo 8
del presente decreto, y contendrá la información necesaria para dar a conocer el
objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el presupuesto oficial
del contrato, así como el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el
proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.
El Secretario ejecutor o quien haga sus veces elaborará y suscribirá el aviso de la

convocatoria conforme a la Plantilla No. 040 y por memorado u oficio ordenará
al funcionario o contratista responsable del manejo del SECOP lo publique en el
portal único de contratación.
En el expediente contractual se deberá dejar las evidencias.
06 Secretaría ejecutora o Aviso en el Periódico de la Licitación Pública

Jefe de Dependencia
De conformidad con el numeral 3º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 dentro
de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la
licitación el Subdirector Administrativo y Financiero publicará hasta tres (3)
avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la
naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en diarios de amplia circulación en el
territorio de jurisdicción de EL DEPARTAMENTO.
Los avisos que se elaborarán de conformidad a la Plantilla No. 040 de este

Manual y contendrán información sobre el objeto y características esenciales de la
respectiva licitación.

Dependencia y/o
Responsable
Copia de la página del diario se anexará al expediente del contrato.
07 Secretaría Ejecutora o Publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones

jefe de Dependencia
Realizado el reporte a la Cámara de Comercio de la licitación pública, la
Secretaría Ejecutora, tal como lo exige el inciso 2º del artículo 9 del decreto
2474 de 2008 ordenará la publicación del proyecto de pliego de condiciones en el
Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal
Único de Contratación, para lo cual enviará al funcionario o contratista
responsable del manejo del SECOP, un memorando u oficio, con un día hábil de
antelación a la fecha que se tiene prevista la publicación, informando la ruta donde
se encuentra el archivo a publicar.
La publicación deberá surtirse de acuerdo con el cronograma de la licitación

pública, con una antelación cuando menos de diez (10) días hábiles a la fecha del
acto que ordena su apertura. Su publicación no genera obligación para EL
DEPARTAMENTO de dar apertura a la licitación.
Simultáneamente con el proyecto de pliego de condiciones se publicarán la

constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio, el
aviso de la convocatoria pública, los estudios y documentos previos.
08 Secretaría Ejecutora o Recibo de Observaciones Presentadas al Proyecto de Pliego de Condiciones

Jefe de Dependencia
De conformidad con el inciso 3º del artículo 9 del decreto 2474 de 2008, durante
el lapso que dure publicado el proyecto de pliego de condiciones, los interesados
podrán presentar observaciones.
Las observaciones se deberán hacer por escrito y se deberán dirigir a la Secretaría

ejecutora y a la dirección que se señale en el pliego de condiciones o al fax o al
correo electrónico de la Entidad, según se haya estipulado en el pliego de
condiciones.
Profesional Universitario Una vez que se reciba la observación o sugerencia la Secretaria ejecutora, por
SECOP memorando u oficio ordenará al funcionario o contratista responsable del manejo
del SECOP la publicación en el portal único de contratación, el o los escritos de
observaciones, tal como lo exige el numeral 3º del artículo 8 del decreto 2474 de
2008.
09 Comité Asesor y Análisis de Observaciones o Recomendaciones al Proyecto de Pliego de

evaluador para la Condiciones
Selección de Proveedores
de Bienes, Obras y Las observaciones y recomendaciones presentadas dentro del plazo anteriormente
Servicios señalado serán objeto de análisis por parte del Comité Asesor y evaluador para la
Selección de Proveedores de Bienes, Obras y Servicios, con el fin de determinar si
es necesario incorporar los temas planteados en las observaciones en el pliego de
condiciones definitivo o si por el contrario se rechazan, tal como lo exige el inciso
3º del artículo 9 del decreto 2474 de 2008. Este análisis y las recomendaciones
que el Comité haga al Gobernador sobre la incorporación o rechazo de las
observaciones se harán dentro de un término prudencial que se determinará en el
proyecto de pliego de condiciones y que no podrá superar los cinco (5) días
hábiles contados a partir del vencimiento del plazo para presentar observaciones.

Dependencia y/o
Responsable
En todo caso, la aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera

motivada, para lo cual la Entidad agrupará aquellas de naturaleza común. El acta
del Comité se remitirá al Gobernador para que acepte las recomendaciones del
Comité o se aparte de ellas. El acta de análisis de observaciones se hará de
conformidad con el formato F-CBS-028 de este Manual.
10 Gobernador y Secretaría Aceptación o Rechazó de las Observaciones o Recomendaciones al Proyecto

Ejecutora (Secretario de de Pliego de Condiciones y Publicación del documento que las Acepta o las
Despacho) Rechaza
El Gobernador el Secretario que Delegue, una vez reciba el acta de análisis de

observaciones o recomendaciones al proyecto de pliego de condiciones, que
contiene las recomendaciones que le hace el Comité Asesor y evaluador para la
Selección de Proveedores, sobre la aceptación o rechazo de las observaciones o
recomendaciones, la aprobará u objetará; si aprueba el acta, la Secretaría
Ejecutora, incorporará los temas planteados en las observaciones en el pliego de
condiciones definitivos; si la objeta ordenará no tenerlas en cuenta, indicando los
motivos. El Gobernador una vez apruebe u objete el acta la devolverá a la
Secretaría Ejecutora para que se continúe con el trámite.
Profesional universitario
SECOP El Secretario Ejecutor, en calidad de presidente del Comité Asesor y evaluador
para la Selección de Proveedores, tal como lo prevé el numeral 3º del artículo 8
del decreto 2474 de 2008, ordenará a quien corresponda publicar en el Sistema
Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal Único de
Contratación el acta de análisis de observaciones, en la fecha de su expedición, o,
a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.
11 Secretaría Ejecutora Audiencia para la determinación de los riesgos previsibles

Profesional Universitario
Área Jurídica De conformidad con lo establecido en el artículo 88 del decreto 2474 de 2008, la
Comité asesor y Secretaría ejecutora deberá llevar a cabo la celebración de una audiencia para
evaluador efectos de tipificar y determinar los riesgos y para el caso se levantará un acta y se
procederá a realizar el ajuste de los pliegos que se publicarán de manera definitiva.
12 Secretaría Ejecutora o Ajuste al Proyecto de Pliego de Condiciones
Jefe de Dependencia
El Secretario Ejecutor una vez reciba el acta de análisis de observaciones aprobada
por el Gobernador, que acepta o rechaza las observaciones o recomendaciones
realizadas al proyecto de pliego de condiciones y efectuada la audiencia de
determinación de los riesgos, procederá a ajustar el proyecto de pliego de
condiciones incorporando los temas planteados en las observaciones y que fueron
aceptados o se limitará a mantener el formato inicial del proyecto de pliego de
condiciones haciendo los cambios de forma que sean necesarios.
Al realizar el ajuste se deberá eliminar la palabra proyecto y se dejará como texto

pliego de condiciones; se eliminará aspectos que aplicaban en la etapa de
El Secretario Ejecutor de requerir apoyo técnico para el ajuste del proyecto de

Profesional Área Jurídica pliego de condiciones, los solicitará al funcionario que elaboró el estudio previo y
de ser necesario se solicitará de la revisión del Profesional del Área Jurídica.

Dependencia y/o
Responsable
13 Secretaría ejecutora y Apertura del Proceso de Selección

Gobernador del
Departamento El Gobernador, tal como lo exige el numeral 1º del artículo 30 de la Ley 80 de
1993, concordado con el artículo 5 del decreto 2474 de 2008, expedirá la
resolución motivada ordenando la apertura del proceso se selección, señalando:
1. El objeto de la contratación a realizar.

2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación.
3. El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en
que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan.
4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el pliego de
condiciones y los estudios y documentos previos.
5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.
6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las
normas orgánicas correspondientes.
7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con la
modalidad de selección.
Profesional o Asesor La resolución de apertura del proceso de licitación se elabora por el Secretario
Departamento Jurídico ejecutor conforme a la Plantilla No. 055 de este Manual y será revisada por el
Profesional o Asesor del Área Jurídica.
La parte resolutiva dispondrá enviar copia de la resolución a la Secretaría

ejecutora. El acto administrativo será numerado y fecha conforme las normas
internas de la entidad. Para el efecto en la Oficina de Recursos humanos y
Bienestar social encargada de dicha función.
Profesional Universitario El acto que dé apertura se publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación
SECOP Pública (SECOP) a través del Portal Único de Contratación, en la fecha de su
expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El plazo
general de su permanencia se extenderá hasta dos (2) años después de la fecha de
liquidación del contrato, o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta
según corresponda.
14 Secretaría ejecutora Y Publicación de la Resolución que Ordena la Apertura del Proceso de

Profesional Universitario Selección y del Pliego de Condiciones
SECOP
La Secretaría Ejecutora, o quien haga sus veces, una vez reciba la copia de la
resolución de apertura de la licitación, cono el respectivo número de consecutivo
de la licitación y por memorando dirigido al funcionario o contratista responsable
de Sistemas ordenará la publicación del pliego de condiciones en el Sistema
Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal Único de
Contratación. Publicación que se realizará a partir de la apertura del proceso y
terminará dos (2) años después de la fecha del acto de liquidación de los contratos.
La orden de publicación deberá enviarse con anticipación mínima de un (1) hábil

a la fecha que se tiene programada se realice la publicación.
De conformidad con lo establecido en el artículo 7 del decreto 2474 de 2008, en

el evento que EL DEPARTAMENTO de oficio, realice aclaraciones o expida

Dependencia y/o
Responsable
adendas, las dará a conocer por escrito, a las personas que hayan manifestado su
interés, y las agregará como adenda y/o aclaraciones al pliego de condiciones que
se encuentran en la Secretaría Ejecutora para consulta y las incluirá en la página
web del Portal Único de Contratación. Las adendas formarán parte integral del
pliego de condiciones.
En el pliego se señalará el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse

de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes
cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las
modificaciones realizadas. En ningún caso podrán expedirse y publicarse el mismo
día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la
adición del término previsto para ello.
15 Secretaría Ejecutora Audiencia para Precisar el Contenido del Pliego de Condiciones

Financiero, Funcionario
que elaboró el Estudio De conformidad con el numeral 4º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, dentro de
Previo y Profesional del los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo de la licitación pública, a
Área Jurídica solicitud de cualquiera de las personas que retiraron pliego de condiciones, con el
ánimo de facilitar el desarrollo del proceso y de garantizar la consecución de los
resultados esperados, EL DEPARTAMENTO, celebrará una audiencia con el objeto
de oír a los interesados, precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones y de
conformidad con el artículo 88 del decreto 2474 de 2008 precisar sobre la
distribución de riesgos previsibles efectuada por la Entidad.
La audiencia se desarrollará de acuerdo con el siguiente procedimiento:

1. Se procederá, en primer término, a la inscripción de los asistentes a la audiencia
y a la entrega de los formatos diseñados por la Entidad para la formulación de las
inquietudes que se tengan en relación con el contenido y alcance del pliego de
condiciones.
2. La apertura de la audiencia tendrá lugar en la fecha, hora y en la sala de junta
dispuesta para tal fin de EL DEPARTAMENTO, o en su defecto en el lugar
que se señale expresamente en el pliego de condiciones. Su conducción estará
a cargo del Secretario ejecutor, a quien corresponde ilustrar a los asistentes en
relación con los aspectos procedimentales que considere pertinentes.
3. Se realizará la exposición de todas las inquietudes y preguntas que se tengan
sobre el contenido y alcance del pliego de condiciones y sobre la distribución de
los riesgos previsibles efectuada por la Entidad, teniendo en cuenta el orden de
inscripción de los asistentes.
4. Teniendo en cuenta la dificultad de las preguntas formuladas y la complejidad de
los análisis que deban efectuarse para dar respuesta a las mismas, EL
DEPARTAMENTO se reserva expresamente la facultad de emitir la respuesta
en la misma audiencia en forma oral o de hacerlo posteriormente por escrito.
5. Entrega de los formatos por parte de los asistentes.
6. Control de asistencia de los participantes
7. Cierre de la audiencia y suscripción del acta por los asistentes.
El acta de la diligencia se hará conforme al formato F-CBS-029 de este Manual.
En la audiencia deberá estar presente el funcionario que elaboró el estudio previo y el

pliego de condiciones y de ser necesario el Profesional del Área Jurídica, con el fin de
que coadyuve en las respuestas de las preguntas que se formulen.

Dependencia y/o
Responsable
El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones deberá

publicarse tal como lo exige el numeral 8º del artículo 8 del decreto 2474 de 2008
Profesional Universitario ser publicada en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a
SECOP través del Portal Único de Contratación, en la fecha de su expedición, o, a más
tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.
16 Secretaría Ejecutora Modificación del Pliego de Condiciones y Expedición de Adendas
Como resultado de lo debatido en la “Audiencia para Precisar el Contenido del

Pliego de Condiciones” y cuando se estime conveniente, la Secretaría Ejecutora,
efectuará las modificaciones pertinentes al pliego de condiciones, y prorrogará, si
fuere necesario, el plazo de la licitación hasta por seis (6) días hábiles.
Fuera de esta audiencia, cualquier interesado puede dentro del plazo de licitación,
solicitar las precisiones o aclaraciones adicionales que consideren pertinentes, las
cuales deberán ser contestadas por escrito por el Secretario ejecutor y puestas en
conocimiento. Si como consecuencia de la “Audiencia para Precisar el Contenido
del Pliego de Condiciones” o de una aclaración o cuando se estime conveniente la
Entidad, deben modificarse las condiciones del pliego de condiciones, ésta tal como lo
prevé el artículo 7 del decreto 2474 de 2008 debe hacerse mediante adenda, la cual
como lo exige el numeral 12 del artículo 8 del decreto 2474 de 2008 , se publicará
en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal
Único de Contratación. Para elabora las Adendas de debe tener en cuenta el
formato F-CBS-030 de este Manual.
Las Adendas se expedirán hasta la hora y fecha límite señalará en el cronograma

del pliego de condiciones o a falta de tal previsión se señalará al adoptarlas la
extensión del término de cierre que resulte necesaria. En uno y en otro caso, para
que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus
propuestas a las modificaciones realizadas.
Las adendas formarán parte integral del pliego de condiciones.

el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección,
la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello
implique en el contenido del acto de apertura del proceso.
Revisión Departamento
Jurídico Estos documentos serán revisados previamente por el Departamento Juríridico.
17 Secretaría Ejecutora Recibo de Propuestas
De conformidad con lo consagrado en el numeral 5º del artículo 30 de la Ley 80

de 1993, se entiende que el plazo del presente proceso contractual es el término
que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar ofertas y
la de su cierre, el cual puede prorrogarse antes de su vencimiento cuando así lo
estime conveniente la Entidad, o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las
personas que hayan retirado el pliego de condiciones del proceso de selección.
Las propuestas deberán ser radicadas en la Secretaría Ejecutora o donde indiquen

Dependencia y/o
Responsable
los pliegos de condiciones, con el número y nombre del proceso de selección.
Sólo se aceptarán las propuestas que se presenten hasta la fecha y hora señalada en el
cronograma. Después de esta hora y fecha límite no se recibirán propuestas, aún
cuando su representante legal o la persona encargada de depositar el ofrecimiento, se
encuentre en el lugar de entrega.
No se admitirán ofertas enviadas por correo electrónico.
Son válidas las propuestas remitidas por correo certificado, siempre y cuando cumpla
con todos los requisitos contemplados en el presente proceso contractual y lleguen al
sitio indicado con antelación en la fecha y hora límite de presentación de propuestas.
De conformidad con el inciso 2º del numeral 5º del artículo 30 de Ley 80 de

1993, cuando lo estime conveniente EL DEPARTAMENTO o cuando lo soliciten
las dos terceras partes de las personas que hayan retirado pliego de condiciones, el
plazo de la licitación se podrá prorrogar, antes de su vencimiento, por un término
no superior a la mitad del inicialmente fijado.
18 Secretaría Ejecutora Cierre de la Licitación Pública
Antes de dar inicio a la diligencia de cierre, el Secretario Ejecutor, verificará en la

página oficial de la División de Metrología de la de la Superintendencia de
Industria y Comercio (¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.) la hora
legal colombiana, lo anterior con el fin de dar cumplimiento a lo señalado en la
Directiva No. 0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación. El proceso
de selección se declarará cerrado por el Secretario Ejecutor y en consecuencia los
proponentes entregarán las propuestas hasta la hora límite señalada en el
cronograma del pliego de condiciones.
La diligencia de cierre se hará en acto público, procediendo el Secretario ejecutor o

quien haga sus veces, en calidad de Presidente del Comité Asesor para la Selección y
evaluacion de Proveedores a abrir la propuesta original:
• Leerá sus aspectos más relevantes de las mismas, de lo cual se dejará constancia
en el acta respectiva que se levante para el efecto
• Se dejará constancia del nombre de los proponentes; clase de persona (Natural,
Jurídica y la forma como actúan, Consorcio o Unión Temporal), Valor total
de la propuesta, número de folios de que consta.
• Si la numeración de la misma presenta tachaduras, o enmendaduras, o no es
consecutiva o si se encuentran folios en blanco, se consignará el hecho en la
respectiva acta
• Cuando se encuentren folios en blanco se procederá a anular la
correspondiente hoja con una nota diagonal que así lo señale.
• Cuando se presenten folios superpuestos, se procederá a verificar su foliación
y también se dejará constancia de ello.
Finalizada la audiencia se procederá a la suscripción del acta de cierre del proceso de

selección por los funcionarios que asistieron y por los proponentes que así deseen
hacerlo. Ver formato F-CBS-034 de este Manual.
Las propuestas que lleguen después de la hora prevista para el cierre del proceso

Dependencia y/o
Responsable
no serán recibidas. En los casos en que las propuestas sean entregadas con
posterioridad a la fecha y hora para el cierre del proceso en la Secretaría Ejecutora
y las entregadas en sitios o condiciones diferentes de los que se han previsto en el
pliego de condiciones no serán consideradas y se devolverán por el Secretario
Ejecutor, sin abrir, mediante oficio.
19 Comité Asesor y Verificación y Evaluación de Propuestas

evaluador para la
Selección de Proveedores Esta etapa corresponde adelantarla al Comité Asesor para la Selección de
de Bienes, Obras y Proveedores de Bienes, Obras y Servicios. El Comité operara tal como se
Servicios encuentra explicado en el sub numeral 26 de este Manual y tendrá en cuenta las
siguientes reglas de orden legal:
De conformidad con el artículo 10 del decreto 2474 de 2008, en todo proceso de

selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia no
podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de
documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido
de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la
Entidad en el pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en los
numerales 2, 3 Y 4 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y en el presente decreto.
Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por el Comité en

condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, o hasta
el momento en que se haya establecido en el pliego de condiciones, sin que tal
previsión haga negatorio el principio contemplado anteriormente. Será rechazada
la oferta del proponente que dentro del término previsto en el pliego o en la
solicitud, no responda al requerimiento que le haga la Entidad para subsanarla.

organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento
como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de licitación y no
otorgarán puntaje.
De conformidad con el parágrafo 2º del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, “las

certificaciones de sistemas de gestión de calidad no serán objeto de calificación, ni
podrán establecerse como documento habilitante para participar en licitaciones…”
Reunido el Comité y quien lo preside, procederá a llamar a lista a los miembros

asistentes y a dejar constancia de los invitados presentes si es el caso. Con el
llamado a lista de los miembros del Comité se verificará y se dejará constancia de
la existencia de quórum y de presentarse, el Secretario Ejecutor dará inicio a la
diligencia, la cual se cumplirá en los siguientes etapas:
1. Verificación de requisitos habilitantes: Se verificará las ofertas técnicas

para constatar el número de folios o adelantar nueva foliación. Se verificará
en primer lugar los requisitos habilitantes (Capacidad jurídica, Capacidad
financiera, las condiciones de experiencia y de organización de los
proponentes) de las ofertas exigidos el pliego de condiciones y se dejará
constancia de lo verificado.

Dependencia y/o
Responsable
De conformidad con el artículo 11 del decreto 2474 de 2008 y de
conformidad con lo señalado en el parágrafo 1º del artículo 33 de la Ley
1150 de 2007, en tanto no entre en vigor el artículo 6 de la Ley 1150 de
2007, EL DEPARTAMENTO verificará la información de los proponentes
sobre la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad
financiera y de organización, sin perjuicio de que se exija la presentación del
certificado del Registro Único de Proponentes para efectos de determinar la
clasificación y calificación de los proponentes, cuando corresponda.
Se verificará en los casos no exceptuados por el artículo 18, decreto 3512 de

2003, que el proveedor referencie en su oferta el número de certificado de
registro del servicio ofrecido, generado por el Portal del SICE y verificar
dicho registro mediante la respectiva consulta en el Portal. Tener en cuenta
el artículo 86 del decreto 2474 de 2008 que obliga al cumplimiento de las
obligaciones contenidas en el artículo 13 del decreto 3512 de 2003, en los
procesos de contratación, siempre y cuando el valor del contrato no sea
inferior al 10% de la menor cuantía.
De considerarse necesario se verificará toda la información presentada, para

lo cual se solicitará a las Entidades estatales y privadas la información que
considere necesaria.
2. Solicitud de aclaraciones o de requisitos o documentos habilitantes: Si

de la verificación resulta que el Comité no tiene claridad en algún
documento o requisito habilitante o no fue anexado por el proponente al
momento de presentar la oferta, el Comité en igualdad de condiciones,
enviará comunicación escrita al o a los proponentes para que dentro del
plazo establecido en el pliego de condiciones aclaren la información o
alleguen los documentos habilitantes solicitados por el Comité. Se advertirá
a los oferentes que no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus
propuestas. Vencida la fecha y hora del plazo para subsanar, el Secretario
Ejecutor dejará las respectivas constancias.
3. Verificación y Análisis de aspectos aclarados o de documentos

habilitantes requeridos: Vencido el plazo anterior, el Comité reanudará la
diligencia. El Secretario ejecutor informará a los miembros del Comité y/o
invitados respecto a la entrega o aclaraciones a los documentos o requisitos
habilitantes por parte de los oferentes. Si los oferentes requeridos aclararon o
allegaron la información o documentación solicitada, el Comité entrará a
verificarla y determinará si las ofertas se habilitan o se rechazan. En el caso
de que los oferentes requeridos no hubiesen aclarado o allegado los
documentos habilitantes solicitados, el Comité dejará la respectiva
constancia y recomendará rechazar las ofertas. Si de la verificación no
resulta oferta hábil se recomendará al Gobernador se declare desierto el
4. Evaluación de las propuestas habilitadas: Una vez cumplida la

verificación de los requisitos habilitantes el Comité continuará con la
diligencia, procediendo a evaluar las ofertas que resultaron habilitadas y ha
otorgarles la respectiva calificación que según los criterios de evaluación
establecidos en el pliego de condiciones resulte.

Dependencia y/o
Responsable
De conformidad con el parágrafo 1º del artículo 12 del decreto 2474 de
2008, en caso de que el pliego de condiciones permita la presentación de
ofertas en varias monedas, para efectos de evaluación y comparación, se
convertirá todos los precios a la moneda única indicada en el pliego,
utilizando los parámetros señalados para tal efecto en los mismos.
Cuando se trate de la compra o adquisición en suministro de bienes muebles,

se elaborará un cuadro comparativo de propuesta. Se deben observar los
siguientes criterios: La calidad del bien; Que el valor del bien se ajuste al
presupuesto oficial de la Entidad y a los precios del mercado; Que el tiempo
de entrega de los bienes, sea el más oportuno para la Entidad; El tiempo o
plazo de vigencia de la propuesta; El lugar de entrega de los bienes; La
estandarización de marcas reconocidas; la garantía ofrecida por cada bien; el
suministro de repuestos y servicio de mantenimiento preventivo y
correctivo; la calidad y marca de los bienes pueden definir la elección de un
proveedor, siempre cuando se haya estipulado en el pliego de condiciones tal
aspecto.
El Comité determinará el ofrecimiento más favorable a la Entidad conforme

al pliego de condiciones, siempre basado en la regla que establece el
numeral 3º del artículo 12 del decreto 2474 de 2008:
a. La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en

puntajes ó fórmulas señaladas en el pliego de condiciones.
b. La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la
mejor relación de costo - beneficio para la Entidad, para lo cual el pliego de
condiciones establecerá:
1. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.

11. Las condiciones técnicas adicionales que para la Entidad representen
ventajas de calidad o de funcionamiento. Dichas condiciones podrán
consistir en aspectos tales como el uso de tecnología o materiales que
generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.
111. Las condiciones económicas adicionales que para la Entidad
representen ventajas cuantificables en términos monetarios, como por
ejemplo la forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes,
descuentos por variaciones en programas de entregas, valor o existencia del
anticipo, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida,
impacto económico sobre las condiciones preexistentes en la Entidad
directamente relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de
riesgos previsibles identificados, entre otras.
IV. Los valores monetarios que se asignarán a cada ofrecimiento técnico o
económico adicional, de manera que permitan la ponderación de las ofertas
presentadas. En ese sentido, cada variable se cuantificará monetariamente,
según el valor que represente el beneficio a recibir de conformidad con lo
establecido en los estudios previos.
Para efectos de comparación de las ofertas el Comité calculará la relación

costo beneficio de cada una de ellas, restando del precio total ofrecido los
valores monetarios de cada una de las condiciones técnicas y económicas
adicionales ofrecidas, obtenidos conforme con lo señalado en el citado
artículo. La mejor relación costo-beneficio para la Entidad estará

Dependencia y/o
Responsable
representada por aquella oferta que, aplicada la metodología anterior,
obtenga la cifra más baja.
La adjudicación recaerá en el proponente que haya presentado la oferta con

la mejor relación costo-beneficio. El contrato se suscribirá por el precio total
ofrecido.
De conformidad con los incisos 1º y 2º del artículo 13 del decreto 2474 de

2008, Cuando de conformidad con la información a su alcance el Comité
estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al
oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado.
Oídas las explicaciones, el Comité, recomendará al Gobernador, el rechazo o
la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones. “2º.
Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de
selección, cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas
del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el
cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso que se adjudique el
contrato a dicho proponente.”
En caso de requerirse un concepto técnico, el Comité solicitará apoyo a un

profesional del Departamento idóneo o de ser necesario se contratará el
concepto con un tercero.
En caso de empate entre dos o más propuestas técnicas el Comité aplicará

las reglas de desempate establecidas en el pliego de condiciones tal como lo
consagra el parágrafo del artículo 69 del decreto 2474 de 2008.
5. Elaboración del informe de evaluación de las propuestas técnicas: El

Comité en el acta elaborará el informe de evaluación de las propuestas
técnicas, dejando constancia de lo revisado, analizado, debatido, concluido y
recomendando respecto a la admisión o rechazo de ofertas. En el informe se
dejará constancia del orden de calificación de las propuestas técnicas.
Al informe se anexarán todos los informes jurídicos, financieros y demás

producidos.
Los miembros del Comité y de ser necesario, los invitados, firmarán el acta
de verificación y evaluación de las propuestas.
El acta evaluación se elaborará conforme al Formato F-CBS-036 de este Manual,

adecuándola al caso concreto.
El comité entregará al Goberndor su informe de evaluación, el cual contendrá el

análisis efectuado por el comité y el puntaje final de las propuestas. La mejor
propuesta será la que obtenga el puntaje más alto.
20 Comité Asesor para la Publicación y Traslado del Informe de Evaluación de las Propuestas
de Bienes, obras y De conformidad con el numeral 2º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, en los
Servicios y Secretaría

Dependencia y/o
Responsable
ejecutora procesos contractuales los interesados tendrán oportunidad de conocer y
controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten, para lo
cual se establecerán etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones y
otorguen la posibilidad de expresar observaciones; y de conformidad con el
numeral 8º del artículo 30 de la misma ley, en ejercicio de esta facultad, los
oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
Para dar cumplimiento al numeral 2º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y a lo

consagrado en el numeral 8º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, los informes de
evaluación de las propuestas permanecerán por espacio de cinco (5) días hábiles a
disposición de los participantes en la Secretaría ejecutora o dependencia que haga sus
veces. Para lo cual una vez suscrita el acta de evaluación y tal como lo prevé el
Profesional Universitario numeral 13º del artículo 8 del decreto 2474 de 2008, el Secretario ejecutor la
SECOP enviará al funcionario o contratista responsable del manejo del SECOP para que
proceda a publicarla en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública
(SECOP) a través del Portal Único de Contratación www.contratos.gov.co. El
informe deberá ser publicado en la fecha estipulada en el cronograma del proceso.
21 Oferentes, Secretaría Presentación y Recibo de Observaciones al informes de evaluación de las

Ejecutora propuestas
Tal como lo permite el numeral 8º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, dentro del
término en que el informe de evaluación permanece en la Secretaria ejecutora, los
proponentes podrán presentar las observaciones que estimen pertinentes. Se debe
tener en cuenta, que en ejercicio de esta facultad, los proponentes no podrán
completar, adicionar, modificar o mejorar sus ofrecimientos, en todo caso y tal como
lo permite el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 10 del decreto 2474
de 2008, se podrá subsanar documentos habilitantes.
Las observaciones presentadas a los informes de evaluación y verificación

deberán:
• Dirigirse a la Secretaría Ejecutora.

• Entregarse y radicarse en dicha dependencia, en medio impreso y en medio
magnético.
• A las observaciones formuladas por los oferentes a los estudios técnicos,
financieros y jurídicos elaborados por la Entidad, presentadas oportunamente
se les dará respuesta en el acto de adjudicación.
22 Comité Asesor y Análisis de Observaciones al Informe de Evaluación de Propuestas

evaluador para la
Selección de Proveedores Vencido el plazo de traslado del informe de evaluación de las propuestas, en el
de Bienes, obras y plazo que se señale en el pliego de condiciones, el Comité Asesor y evaluador para
Servicios la Selección de Proveedores de Bienes, obras y Servicios, se reunirá con el fin de
verificar si se presentaron observaciones y de haberse presentado proceder a su
análisis y proyección de respuestas. El informe de análisis y proyección de
respuestas a las observaciones se enviarán al Gobernador con el fin de que se informe
del trámite surtido.
A las observaciones formuladas por los oferentes a los estudios técnicos,

financieros y jurídicos elaborados por la Entidad, presentadas oportunamente se
les dará respuesta en el acto de adjudicación.

Dependencia y/o
Responsable
23 Gobernador , Secretario Adjudicación de la Licitación

Ejecutor
De conformidad con el artículo 3 el Decreto 287 de 1996, el plazo de
adjudicación se contará a partir del día siguiente a aquel en que haya vencido el
plazo previsto para evaluar las propuestas.
De conformidad con el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 15 del

Decreto 2474 de 2008, la licitación pública se adjudicará por el Gobernador o su
delegado en su defecto por su delegado, en audiencia pública, la cual se realizará
conforme a las siguientes reglas:
En la audiencia pública podrán intervenir los servidores públicos que elaboraron el

estudio previo y los miembros del Comité Asesor y evaluador para la Selección
de Proveedores de Bienes, obras y Servicios, los proponentes y demás personas
que deseen asistir.
De la audiencia, el Secretario ejecutor o quien haga sus veces, levantará un acta en

la que se dejará constancia de las deliberaciones y decisiones que en el desarrollo
de la diligencia se hubieren producido.
Durante la audiencia los asistentes deberán observar una conducta respetuosa

hacia los servidores públicos y los demás presentes. Quien preside la audiencia
podrá tomar las medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo
de la misma, pudiendo excluir de ella, a quien con su comportamiento altere su
normal curso.
El Procedimiento a realizar durante la Audiencia de Adjudicación será el

siguiente:
1. Apertura de la audiencia por parte del Gobernador o su delegado, en la fecha

y hora señalada, quien además actuará como conductor de la misma y tendrá
la facultad de ilustrar a los asistentes sobre los aspectos que considere
pertinentes. Por regla general el Secretario General será el delegado del
Gobernador y en su defecto el Secretario ejecutor que determine previamente.
2. El Secretario Ejecutor quien haga sus veces dará lectura a las observaciones
que fueron presentadas por los proponentes al informe de evaluación de las
propuestas.
3. Se podrá conceder el uso de la palabra por una sola vez al oferente que así lo
solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de
su oferta se hayan presentado por los intervinientes. Toda intervención deberá
ser hecha por una sola persona que represente al oferente, y estará limitada a
la duración máxima de cinco (5) minutos prorrogables por otro lapso igual,
señalado previamente. En la audiencia los oferentes podrán pronunciarse
inicialmente sobre las respuestas dadas por el municipio a las observaciones
presentadas respecto de los informes de evaluación. En ningún caso, esta
posibilidad implica una nueva oportunidad para completar, adicionar,
modificar o mejorar la oferta.
4. De ser necesario, deliberación por parte de los miembros del Comité Asesor
para la Selección de Proveedores de Bienes y Servicios y del Gobernador.
5. En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio del Gobernador o su
delegado requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de

Dependencia y/o
Responsable
la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término
razonable necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la
comprobación de lo alegado.
6. Lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación de la licitación.
Se podrá prescindir de dicha lectura, si la Entidad ha dado a conocer
oportunamente su texto con la debida antelación para su lectura por parte de
los oferentes. La Resolución de adjudicación se hará conforme a las
Plantillas No. 057 y No. 058 de este Manual.
7. Control de asistencia de los participantes.
8. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, el Gobernador
o su delegado procederá a adoptar la decisión que corresponda y la notificará
en dicha audiencia a los presentes. La decisión podrá ser de adjudicación de
la licitación o de declaratoria de desierta.
9. El Gobernador o quien haga sus veces dará cierre de la audiencia, y procederá a
dar lectura del acta y a tomar en el acta las firmas de los asistentes.
En la misma diligencia se podrá suscribir el contrato, para lo cual la minuta del

contrato anexa al pliego de condiciones será ajustada con la información del
proponente y de su oferta y revisada por el Profesional o asesor del Área Jurídica.
Si no se suscribe el contrato en la misma diligencia, entonces en el acta se podrá
informar al proponente ganador la fecha y hora para que se presente ante la
Secretaría ejecutora a suscribir el contrato.
De conformidad con el inciso 2º del numeral 9 del artículo 30 de la Ley 80 de

1993, el Directo General podrá prorrogar el plazo de adjudicación antes de su
vencimiento y por un término total no mayor a la mitad del inicialmente fijado,
siempre que las necesidades de EL DEPARTAMENTO así lo exijan.
El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a EL DEPARTAMENTO y al

adjudicatario. No obstante lo anterior, si dentro del plazo comprendido entre la
adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o
incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, este
podrá ser revocado, caso en el cual, la Entidad, mediante acto administrativo
debidamente motivado, podrá adjudicar el contrato, dentro de los quince (15) días
siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su
propuesta sea igualmente favorable para EL DEPARTAMENTO.
En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, tal como lo determina el

artículo 48 del Decreto 2474 de 2008, si persiste la necesidad de contratar y la
Entidad estatal no decide adelantar un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar
dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso
de selección abreviada, aplicando las reglas señaladas en el artículo 44 del
decreto 2474 de 2008 con excepción de lo señalado en los numerales 3º
(Manifestación de interés en participar, con el fin de que se conforme una lista de
posibles oferentes) y 4º (Sorteo de consolidación de oferentes) del citado artículo.
Se podrá modificar los elementos de la futura contratación que a criterio de la
Entidad hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, a fin de subsanar
las condiciones que no permitieron la terminación exitosa del proceso fallido. En
ningún caso podrá modificarse el objeto esencial de la contratación.
El acta de audiencia de adjudicación se elaborará conforme al formato F-CBS-030

de este Manual.

Dependencia y/o
Responsable
La Resolución de declaratoria de desierto del proceso de selección debe hacerse de

conformidad a la Plantilla No. 059 de este Manual.
24 Secretario ejecutor Publicación del la Resolución de Adjudicación y el Acta de la Audiencia

Pública de Adjudicación
Profesional Universitario Tal como lo ordena el numeral 15º del artículo 8 del decreto 2474 de 2008, el
SECOP Secretario Ejecutor una vez se haya firmado el acta de la audiencia pública de
adjudicación de la licitación y se haya suscrito la Resolución de adjudicación por
el Gobernador, procederá a ordenar a quien corresponda la publicación de estos
documentos en el SECOP.
Revisión Departamento
Jurídico La resolución de adjudicación será revisada previamente por el Departamento
Jurídico.
Cuando se declare desierta la licitación igualmente se publicará la resolución que

la declaró y el acta de la diligencia de audiencia pública.
25 Secretaria Ejecutora, Elaboración y revisión de la Minuta del Contrato
El Secretario Ejecutor, una vez haya se haya cumplido la diligencia de

adjudicación y el Gobernador eneral haya expedido el acto administrativo de
adjudicación y en el caso de que en la misma audiencia no se haya entregado y
suscrito el contrato, enviará memorando al Asesor del Departamento Jurídico,
solicitando el ajuste de la minuta del contrato, para lo cual junto con la solicitud
deberán remitir el expediente con la información documental que soporte el
cumplimiento de las etapas previas hasta el momento cumplidas. La solicitud de
elaboración del contrato se hará conforme al formato F-CBS–041 de este Manual.
Profesional o asesor del
Área Jurídica El Profesional del Área Jurídica, dentro del plazo establecido en el cronograma del
pliego de condiciones o dentro de los tres (3) días siguientes al envío de la
solicitud, adelantará la revisión jurídica del expediente y de encontrar el proceso
acorde con la ley, estudio previo y pliego de condiciones, elaborará la minuta del
contrato, conforme a la minuta de contrato anexa al pliego de condiciones,
revisando que se hayan pactando todas las cláusulas que por ley y conveniencia de
El Departamento deban pactarse. La revisión se hará constar en el Formato de
control de documentos que corresponda a la modalidad de selección.
A píe de página de minuta del contrato deberá registrarse el nombre y la firma del
contratista o funcionario que se encargó de la revisión del expediente y ajuste de la
minuta.
Para el ajuste del contrato se deberá tener en cuenta las explicaciones que aparecen
en los sub numeral 28.1 y 28.2 de este Manual.
La minuta del contrato se elaborará en original y una (1) copia y se enviará al

Gobernador para su aprobación y firma.
Las minutas de los contratos corresponden a las Plantillas No. 066, No. 067, No.
068, No. 069 y No. 070 de este Manual.

Dependencia y/o
Responsable
26 Gobernador , Secretaría Suscripción del Contrato
ejecutora y Contratista
El contrato se suscribirá dentro del plazo establecido en el cronograma del pliego
de condiciones, ya sea en la misma diligencia de adjudicación o con posterioridad
a esta. Si se realiza en la diligencia de adjudicación, el funcionario o contratista del
área jurídica, una vez terminada la diligencia y adjudicado el contrato, ajustará la
minuta del contrato anexa al pliego de condiciones con los datos de la propuesta
económica del proponente ganador.
Si es con posterioridad a la diligencia de adjudicación, el Gobernador suscribirá la

minuta del contrato y la devolverá junto con el expediente al Secretario ejecutor
con el fin de que proceda a entregar el contrato al proponente ganador y se
obtenga su firma.
Si en el acta no se citó al proponente ganador, el Secretario Ejecutor enviará oficio

al proponente para que se presente a suscribir el contrato.
Una vez suscrito el contrato por el proponente ganador, se le hace entrega de la

copia para efectos de legalización y se dejará constancia de la entrega en un libro
radicador con el propósito de vigilar el cumplimento de las obligaciones de
legalización del contrato y el plazo acordado para hacerlo.
De conformidad con el parágrafo del artículo 19 del decreto 2474 de 2008, si el

proponente, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado
quedará inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años,
de conformidad con el literal e) del numeral 1) del artículo 8 de la Ley 80 de 1993.
27 Secretaría Ejecutora, Publicación del Contrato en el SECOP

Secretaria General y
profesional Universitario Inmediatamente se suscriba el contrato por el contratista el Secretario Ejecutor lo
del SECOP hará numerar en la Secretaría General, quien por memorando deberá enviar el
expediente al funcionario o contratista responsable del manejo del SECOP para
que lo publique en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP),
tal como lo prevé el numeral 17º del artículo 8 del decreto 2474 de 2008.
El funcionario o contratista responsable de sistemas de conformidad con el inciso

2º del parágrafo 5º del artículo 8 del decreto 2474 de 2008, a más tardar dentro
de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de suscripción del contrato lo
publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través
del Portal Único de Contratación y devolverá inmediatamente el expediente al
Secretario Ejecutor, con la constancia de haberse publicado el contrato.
El secretario ejecutor remitirá el Contrato a la Secretaría General, a fin de que se

lleve a cabo la numeración del contrato respectivo.
28 Secretaria Ejecutora y Solicitud y Expedición del Registro Presupuestal

del Área de Presupuesto Una vez que se haya suscrito el contrato, el Secretario Ejecutor, por memorando
según formato F-CBS-043, solicitará al Profesional Universitario del Área de
Presupuesto la expedición del Registro Presupuestal “RP” que ampare el valor del
contrato, para lo cual enviará el expediente del contrato.

Dependencia y/o
Responsable
El Profesional Universitario del Área de Presupuesto expedirá de manera
inmediata el Registro Presupuestal y devolverá el expediente con el documento
incorporado al Secretario Ejecutor.
El Profesional Universitario del Área de Presupuesto al expedir el registro

presupuestal deberá tener en cuenta que los registros presupuestales se expiden de
acuerdo con los requisitos establecidos en las normas nacionales e internas en
materia presupuestal (Decreto Ley 111 de 1996).
De conformidad con el inciso 1º del artículo 41 de la Ley 80 de 1993 la

existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes es requisito
necesario para la ejecución del contrato.
29 Secretaría Ejecutora Legalización del Contrato

Profesional o Asesor del
Área Jurídica y Una vez suscrito el contrato por las partes, el contratista dentro del plazo
Contratista establecido en el cronograma del pliego de condiciones o en su defecto en lo que
se pacte en el contrato, deberá proceder a legalizar el contrato para lo cual deberá:
1. Constituir a su costa y a favor de DEL DEPARTAMENTO, en una Entidad

bancaria o compañía de seguros legalmente establecida en el país, la póliza o
garantía respectiva que garantice los amparos exigidos.
El contratista entregará la original de la póliza exigida y la constancia de

pago de la prima. Documentos que serán entregados Secretario Ejecutor
quien los remitirá al área jurídica con memorando u oficio para que los
apruebe.
Antes de la aprobación de la póliza, el Profesional o asesor del Área

Jurídica, verificará que esta se encuentre ajustada a las exigencias del
contrato: fecha de expedición, riesgos amparados, vigencia y valor de los
riesgos amparados, nombre y NIT del beneficiario y Asegurado (El
Municipio), nombre, identificación y firma del afianzado (Contratista).
2. Pagar los derechos de publicación del contrato en el Diario Único de

Contratación (Diario Oficial):
De conformidad con el inciso 1º del artículo 84 del decreto 2474 de 2008 y

con lo previsto en el decreto 2150 de 1995 y el decreto 327 de 2002, deberán
publicarse en la Diario Único de Contratación (Diario Oficial), que permita a
los habitantes conocer su contenido, todos los contratos que celebre EL
DEPARTAMENTO, cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios
mínimos legales mensuales vigentes.
El contratista deberá entregar el comprobante de pago al Secretario Ejecutor.
La tarifa de publicación del contrato deberá corresponder al monto que

establece la Resolución que cada año expide la Imprenta Nacional, o las
señalas en las respectivas ordenanzas caso contrario no se tendrá como
cumplido este requisito. Se deberá verificar que el valor pagado por el
contratista corresponda al valor de la tarifa de publicación que corresponde
por el valor total del contrato.

Dependencia y/o
Responsable
La publicación, de conformidad con el artículo 60 de la Ley 190 de 1995, es

requisito de legalización del contrato y por consiguiente si no se presenta el
comprobante de publicación o el valor pagado no corresponde a la tarifa
legal, el contrato no podrá ejecutarse y por consiguiente no producirá efectos
jurídicos.
Con el lleno de los anteriores requisitos el contrato se entiende legalización y

puede ejecutarse.
Observaciones:
• En esta etapa corresponde verificar el pago del impuesto de timbre nacional, con la
claridad que el pago no constituye requisito de legalización del contrato. Al respecto se
debe tener en cuenta las explicaciones del sub numeral 40.1 del presente Manual.
• Igualmente se debe tener en cuenta, tratándose de contratos de obra pública el cobro de
la contribución equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del correspondiente
contrato de obra de que trata el artículo 6 de la Ley 1106 de 2006 (Reglamentado por
el decreto 3461 del 11/09/2007). El funcionario responsable del cobro del impuesto y
de la contribución deberá tener en cuenta que del anticipo no se puede descontar estos
conceptos por consiguiente corresponde al contratista con dinero de su peculio cubrir
estos gastos. Sobre el tema se debe tener en cuenta las explicaciones del sub numeral
40.3 del presente Manual.
30 Gobernador Comunica Designación de Supervisor o Envío de Documentos al Interventor

Contratado
Ver explicaciones de la actividad del numeral 01 de la Tabla 1 del “Manual de

Interventoria y Supervisión de Contratos y Convenios de CORPOAMAZONIA”.
31 Gobernador , Inicio del Contrato

Funcionario designado
como Supervisor o El contrato iniciará su ejecución, solamente cuando se haya verificado la
Interventor Contratado, constitución de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. Está totalmente
Contratista prohibido ordenar o permitir la ejecución de actividades contractuales sin el lleno
de estos requisitos.
Para dejar constancia del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y

ejecución e iniciar la ejecución contractual en los contratos de tracto sucesivo, el
supervisor y el contratista deberán suscribir un acta de inicio conforme a los
formatos F-CBS-048 y No. F-CBS-049 del “Manual de Interventoría y
Supervisión de Contrato y Convenios de EL DEPARTAMENTO”, según el caso a
que corresponda.
En el evento de que en el contrato no se haya pactado la suscripción del acta de

inicio, su inicio se deberá realizarse conforme a lo pactado en la cláusula de plazo,
perfeccionamiento y ejecución.
El funcionario designado o tercero contratado como supervisor o interventor del

contrato, en los contratos cuya naturaleza así lo exija, inmediatamente se enteren
de la designación o del envío de los documentos del contrato, procederá a elaborar
y suscribir con el contratista el acta de inicio del plazo de ejecución del contrato, la
cual deberá ser revisada por el Profesional o asesor del Área Jurídica.

Dependencia y/o
Responsable
32 Funcionario designado Registro en el SICE del Contrato Legalizado
como Supervisor o
Interventor Contratado, Inmediatamente el supervisor o interventor del contrato suscriba el acta de inicio,
Secretaria Ejecutora, por memorando deberá enviar el expediente alimentado con el acta de inicio al
Funcionario o Contratista Secretario Ejecutor para que ordene el registro del contrato en el portal del SICE.
responsable del manejo
del SICE De conformidad con el artículo 1 del Acuerdo del SICE No. 0011 del
17/09/2007, el Secretario Ejecutor, ordenará por memorando u oficio al
funcionario o contratista responsable del manejo del SICE, realice dicho registro,
dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes inmediatamente anterior,
excluidos los contratos contenidos en las excepciones de que trata el artículo 18
del decreto 3512 de 2003, el artículo 4 del Acuerdo 004 de 2005 y los artículos 3,
8 y 9 del Acuerdo 0009 de 2006.
33 Gobernador , Contratista Ejecución y Cumplimiento del Contrato

y Funcionario Supervisor
Designado o Interventor Ver explicaciones de la actividad del numeral 05 de la Tabla 1 del “Manual de
Contratado Interventoría y Supervisión de Contratos y Convenios de EL
DEPARTAMENTO”.
34 Gobernador, Contratista, Liquidación del Contrato

Funcionario Supervisor
DEPARTAMENTO”.
35 Funcionario Supervisor o Publicación del Acta de Liquidación en el SECOP

Interventor del Contrato,
Secretaría Ejecutora Ver explicaciones de la actividad del numeral 12 de la Tabla 1 del “Manual de
Interventoría y Supervisión de Contratos y Convenios de EL
DEPARTAMENTO”.
36 Secretaria Ejecutora Remisión expedientes Secretaría General – Archivo Central

Secretaria General
Los documentos originales que se produzcan durante todo el proceso contractual,
hasta su liquidación y reevaluación deberán igualmente ser enviados por la
Secretaría Ejecutora a la Secretaría General donde se conservaran en el archivo
central.
Durante la ejecución del contrato los documentos originales que se tramiten serán
de entera responsabilidad del funcionario encargado de cada trámite.

Tabla 2. Procedimiento para la Selección de Proveedores de Bienes o Servicios por Medio de

Selección Abreviada a través de Subasta Inversa Presencial
Dependencia y/o
Responsable
01 Secretarías Ejecutoras y Elaboración del Estudio Previo para la Contratación del Bien, Obra o
Jefes de oficina Servicio
Corresponde solamente a cada Secretaria Ejecutora o Jefe de Oficina, tal como lo

exigen los numeral 7º y 12º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, elaborará el
estudio previo de contratar el bien, obra o servicio.
Firma del Secretario Para la contratación de servicios diferentes a los que trata el artículo 82 del
refrendada por el decreto 2474 de 2008, el estudio previo lo elaborará el Secretario de Despacho, de
Profesional Universitario ser necesario con el apoyo de un funcionario idóneo, cuando la necesidad así lo
o funcionario que los determine, con el apoyo del técnico administrativo o de un funcionario idóneo,
elabora. según la complejidad del servicio a contratar.
Los estudios previos se elaborarán con base en la información previa de la

necesidad que tenga el funcionario responsable y siempre deben contar con la
aprobación del Gobernador del Departamento, para el efecto, el estudio previo se
enviará al Gobernador, quien lo aprobará u objetará según lo estime pertinente.
Una vez aprobado se enviará al funcionario que lo elaboró para que se continúe
con el trámite precontractual pertinente.
Profesional Universitario El estudio previo antes de continuar con el tramité pertinente deberá ser enviado al
o asesor Departamento Profesional o Asesor del Área Jurídica para su revisión jurídica, quien de
Jurídico encontrarlo ajustado a las exigencias de la ley y del presente Manual lo aprobará



espacio que para tal efecto se ha determinado en las Plantillas No. 018, No. 019 y
No. 020 de este Manual o en las que se lleguen a incorporar.


Dependencia y/o
Responsable
contratación. Para lo cual se tendrá en cuenta:
5. Que la necesidad se genere para el cumplimiento de las metas del Plan

6. Esté contemplada en Plan anual de Contratación PAC;
7. Este contemplado en el Plan Anual de Inversiones PAI y;
8. Se haya registrado en el Plan de adquisiciones de bienes, servicios y
2. Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, y la

identificación del contrato a celebrar. Objeto, Plazo, Obligaciones, Forma de
pago, Sitio de entrega o de prestación del servicio, Imputación presupuestal,

corresponderán necesariamente a la naturaleza de los bienes o del servicio,
haciendo alusión a que se trata de bienes o servicios de características
técnicas uniformes y de común utilización y se debe el numeral 2º del artículo
2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el Capitulo II del Título II,
Subsección I, siguiendo los lineamientos indicados en el artículo 25 del decreto
2474 del 2008.
Este análisis debió haberse elaborado con base en consultas de de precios de

referencia el SICE o en sus defecto cotizaciones de precios de mercado en
forma escrita, vía telefónica o vía Internet. (Dejando las respectivas
constancias).
En aquellos contratos que incluyan servicios en donde alguno de los

servicios, se encuentre exceptuado, todo el contrato queda igualmente exento
del cumplimiento de las obligaciones del SICE. Para mayor ilustración ver el
subnumeral 12.3 de este Manual.
Corresponde al funcionario que debe elaborar el estudio previo, solicitar a la

profesional Universitaria correspondiente los CUBS y RUPR del SICE y de
adelantar las solicitudes de cotización para adelantar los estudios de mercado.
Como parte del contenido de los estudios y documentos previos, como lo

exige el artículo 20 del decreto 2474 de 2008, cada bien o servicio de
características técnicas uniformes y de común utilización, tendrá una ficha
técnica que incluirá sus características y especificaciones, en términos de
desempeño y calidad cuya elaboración será responsabilidad del funcionario
responsable de elaborar el estudio previo. Las fichas técnicas deberán
contener, como mínimo:

Dependencia y/o
Responsable
a. Denominación de bien o servicio.
b. Denominación técnica del bien o servicio.
c. Unidad de medida.
d. Descripción general.
El SECOP mantendrá un registro con las fichas técnicas a que se refiere el

artículo 20.

más favorable, de conformidad con el numeral 1º del artículo 12 del decreto
2474 de 2008. Siendo el ofrecimiento más favorable aquel que de menor
precio.


esperados.
De conformidad con el inciso 1º del artículo 88 del decreto 2474 de 2008, se

entienden como riegos involucrados en la contratación todas aquellas

metodología:
▪ Riesgos tecnológicos.

de contingencia.


Dependencia y/o
Responsable

regla general en los contratos de compraventa y suministro no se pacta
pago anticipado ni anticipo.
adquiridas.





Dependencia y/o
Responsable







Dependencia y/o
Responsable
del contrato.

puntual en la modalidad de selección abreviada y tipo de contrato.

Observación:
• Cuando se remita el estudio previo también se puede remitir como anexo el proyecto de
pliego de condiciones.
02 Secretaría ejecutora Elaboración de la Ficha Técnica
Junto con los Estudios Previos, la Secretaría ejecutora deberá elaborar un

documento denominado Ficha técnica conforme lo establece el artículo 20 del
decreto 2474 en los siguientes términos:
Como parte del contenido de los estudios y documentos previos señalados en el

artículo 3 de presente decreto, cada bien o servicio de características técnicas
uniformes y de común utilización a ser adquirido mediante subasta inversa, tendrá
una ficha técnica que incluirá sus características y especificaciones, en términos de
desempeño y calidad cuya elaboración será responsabilidad de cada entidad.
Las fichas técnicas deberán contener, como mínimo:
a) Denominación de bien o servicio.
b) Denominación técnica del bien o servicio.
c) Unidad de medida.
d) Descripción general.
03 Secretaría Ejecutora que Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

elaboró el estudio previo,
Profesional Universitario Ver explicaciones de la actividad del numeral 02 de la Tabla 1 de este Manual.
del Área de Presupuesto

Dependencia y/o
Responsable
04 Certificación de que EL DEPARTAMENTO No Cuenta con la
Secretaría Ejecutora que Infraestructura Tecnológica para realizar Subasta Inversa Electrónica
Tal como lo exige el parágrafo 1º del artículo 23 del decreto 2474 de 2008, el
Secretario Ejecutor certificará por escrito que la Entidad no cuenta con la
infraestructura tecnológica para realizar subasta inversa electrónica, lo cual la
obliga a llevar a cabo los procedimientos de subasta de manera presencial. Ver
Formato F-CBS-024 de este Manual.
05 Jefe de Unidad o Elaboración del Proyecto de Pliego de Condiciones

Secretaría Ejecutora que
elaboró el estudio previo Una vez aprobado el estudio previo y se haya determinado la viabilidad financiera
del proceso con la expedición del CDP, el funcionario que elaboró el estudio
previo elaborará el proyecto de pliego de condiciones de conformidad con lo
previsto en el numeral 5º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 y en el artículo 6
del decreto 2474 de 2008, en los cuales se detallarán especialmente los aspectos
De conformidad con el artículo 6 del decreto 2474 de 2008, el pliego contendrá,

cuando menos:
1. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la

ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes
y de común utilización. Que se presentará siempre en documento separable
del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo
expresa reserva.
2. Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos,
procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación
de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la
adjudicación del contrato.
En el pliego de condiciones se debe determinar con claridad los factores

de selección y ponderación de las propuestas: Definir las reglas objetivas,
justas, claras y completas que permitan una escogencia objetiva y eviten se
declare desierto el proceso; se deberá determinar el puntaje mínimo de
calificación exigido para adjudicar el proceso de selección. Al respecto el
funcionario deberá tener en cuenta las explicaciones dadas en el sub numeral
25.5 de este Manual.

organización de los proponentes serán objeto de verificación de
cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso
de selección y no otorgarán puntaje.
Para verificar la Capacidad jurídica se deberá exigir en el Pliego de

Condiciones:
¾ Oferta debidamente firmada.

Dependencia y/o
Responsable
¾ Documento de conformación del consorcio o unión temporal.
¾ Fotocopia de la cédula de ciudadanía del proponente o su
representante legal.
¾ Certificado de existencia y representación legal del proponente
expedido por la respectiva Cámara de Comercio, en caso de
persona jurídica.
¾ Certificado de inscripción, calificación y clasificación en el
Registro Único de Proponentes “RUP”, expedido por la Cámara de
Comercio de la jurisdicción donde tenga el asiento principal de sus
negocios (personas naturales) o el domicilio principal (personas
jurídicas), cuando se trate de procesos para contratos de obra,
consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles.
Documento que se exigirá para efectos de determinar la
clasificación y calificación de los proponentes y hasta que el
Gobierno reglamente el artículo 6 de la ley 1150 de 2007 que trata
del Certificado de Inscripción en el Registro Único de Proponentes
del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio.
¾ Original de la garantía de seriedad de la propuesta acompañada de
sus condiciones generales o aval bancario que garantice la seriedad
de la propuesta. (Esta garantía de conformidad con el parágrafo
del artículo 19 del decreto 2474 de 2008 se podrá abstenerse de
exigirla).
¾ Certificación expedida sobre pago de pago de aportes parafiscales
relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los
propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando
corresponda, tal como lo exige la artículo 50 de la Ley 789 de 2002
y el inciso 2º del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, modificado por
el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
¾ Registro Único Tributario “RUT”.
¾ Certificación de inscripción generado por la Contraloría General de
la República en el respectivo código CUBS y en los casos que la
norma lo exija.
¾ Certificación de calidad de los bienes y servicios cuando se trate de
procesos para celebrar contratos de compraventa y suministro de
bienes muebles y servicios que así lo requieran, cuya cuantía sea o
exceda de 100 SMMLV.
Para verificar la Capacidad Financiera se debe exigir en el Pliego de

Condiciones:
Siempre y cuando el valor del contrato supere los 60 salarios mínimos

mensuales vigentes, se exigirá:
¾ Balance General Clasificado a 31 de diciembre del año

inmediatamente anterior al que se adelanta el proceso de selección.
¾ Estado de Pérdidas y Ganancias o de Resultados correspondiente al
año inmediatamente anterior a la que se adelanta el proceso de
selección.
¾ Notas a los Estados Financieros correspondientes al del año
inmediatamente anterior al que se adelanta el proceso de licitación.
¾ Certificación de los Estados Financieros del año inmediatamente
anterior al que se adelanta el proceso de selección.

Dependencia y/o
Responsable
¾ Declaración tributaria del impuesto a la renta y complementarios
del año inmediatamente anterior al que se adelanta el proceso de
selección.
¾ Fotocopias de las tarjetas profesionales del Contador y Revisor Fiscal,
o del Contador Público Independiente.
¾ Certificación actualizada, expedida por la Junta Central de Contadores,
de vigencia de matrícula profesional de Contador, Revisor Fiscal o
Contador Público Independiente que hayan suscrito los estados
financieros aportados.
Los estados financieros se pueden exigir se presenten en forma comparativa

con los del año anterior.
En el pliego de condiciones se debe determinar los documentos de

Contenido Técnico:
• Para verificar la capacidad administrativa y organizacional:
Organigrama o la estructura organizacional, con descripción de cada una
de las áreas operativa, técnica y administrativa, especialmente aquellas
con las cuales desarrollará el objeto contractual. Se tendrá en cuenta las
explicaciones dadas en el sub numeral 25.4.3.1 de este Manual.
• Para verificar la experiencia del proponente: Dependiendo de la
naturaleza del contrato se exigirá que el proponente acredite su
experiencia con la presentación de certificaciones de celebración y
cumplimiento de contratos, cuyo objeto este relacionado con el objeto del
Se determinará el mínimo y máximo de contratos que se requiere que el

proponente certifique su cumplimiento. Igualmente se podrá determinar
el monto del contrato certificado. El mínimo a exigir es de dos (2)
contratos cumplidos. Se podrá establecer un máximo de contratos
dependiendo de la clase de contrato que se pretende celebrar y en este
caso en el momento de ponderación únicamente se tendrá en cuenta el
máximo de contratos certificados. Se deberá establecer los requisitos que
deben reunir las certificaciones. Tratándose de Consorcios o Uniones
Temporales, cada uno de sus integrantes debe presentar por lo menos
una (1) certificación que cumpla las condiciones establecidas
anteriormente.

relación de contratos; referencias comerciales; actas de liquidación;
facturas o certificaciones que no se relacionen con el objeto del proceso
o aquellas cuyo cumplimiento esté por debajo de bueno, satisfactorio o
excelente o cualquier expresión similar.
Sobre el tema ver el sub numeral 25.4.3.2 del presente Manual.
• Capacidad residual de contratación. Se tendrá en cuenta las

• Incentivo a la Industria Nacional. Se tendrá en cuenta las
• El personal ofertado para la ejecución del contrato: Cuando para la
ejecución del objeto contractual se requiera. Si no oferta la totalidad del

Dependencia y/o
Responsable
mínimo de personal exigido, la oferta será rechazada.
• Experiencia del personal ofertado: Este factor se determinará por el
tiempo y el tipo de experiencia exigido.
De conformidad con el numeral 3º del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007,

en los pliegos de condiciones para las contrataciones cuyo objeto sea la
adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas
uniformes y común utilización, se incluirá como único factor de evaluación el
menor precio ofrecido.
Se advertirá que las propuesta para presentarse se dividirán en dos partes: En un

sobre cerrado se presentará la información de los requisitos habilitantes y los
documentos para acreditarlos, tales como capacidad jurídica, capacidad
financiera, capacidad técnica y experiencia y cumplimiento y; un único sobre
que contenga la propuesta económica (original) señalando el valor ofertado
claramente en números y letras. El procedimiento para evaluar la propuesta
económica es el que se detalla en la actividad del numeral 21 de esta Tabla.
Se señalará el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a

falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre
que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten
con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las
modificaciones realizadas. En ningún caso podrán expedirse y publicarse el
mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni
siquiera para la adición del término previsto para ello.
• Factores de desempate: Se establecerán reglas de desempate claras y

objetivas reservándose como última medida la del sorteo.
3. Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la

declaratoria de desierto del proceso.
De conformidad con el inciso 5º del artículo 10 del Decreto 2474 de 2008,

en ningún caso se podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos
subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se
subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten
circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.
En el sub numeral 25.6 de este Manual se puede ver a manera de ejemplo las
de la naturaleza del proceso de selección y del contrato.
4. Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago,

garantías, y demás asuntos relativos al mismo.
En el pliego de condiciones tal como lo ordena el artículo 4 de la ley 1150 de

2007 reglamentado por el artículo 88 del decreto 2474 de 2008 se deberá
incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles
involucrados en la contratación. Se deberá señalar el momento en el que, con
anterioridad a la presentación de las ofertas, los oferentes y la Entidad
revisarán la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución
definitiva.

Dependencia y/o
Responsable

cuenta las explicaciones dadas en los sub numerales 25.2 y 25.3 del este Manual.

elaborará conforme a las Plantillas No. 042 y 043 de este Manual o a las que se
llegue a incorporar. El funcionario debe tener en cuenta que los formatos deben
ajustarse al caso concreto.
Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás

documentos que sean necesarios. Se tendrá en cuenta las explicaciones dadas en
el sub numeral 25.7 de este Manual.
Profesional o Asesor El proyecto de pliego de condiciones antes de continuar con el tramité pertinente
Jurídico deberá ser enviado al Profesional del Área Jurídica para su revisión jurídica, quien
de encontrarlo ajustado a las exigencias de la ley y del presente Manual lo
aprobará jurídicamente o caso contrario lo devolverá al funcionario que lo elaboró
para que realice los ajustes o incorpore las recomendaciones jurídicas solicitadas.
Si el proyecto de pliego de condiciones no cuenta con la revisión jurídica previa
no podrá continuarse con el trámite pertinente y de continuarse se derivarán
responsabilidades de ley.

elaboró enviará el documento incorporado al expediente al Secretario Ejecutor
para que continúe con el trámite pertinente.
06 Secretaria Ejecutora Aviso de la convocatoria pública
Ver explicaciones de la actividad del numeral 05 de la Tabla 1 de este Manual.
Observaciones:
• El aviso de convocatoria se debe elaborar conforme a la Plantilla No. 035 de este

Manual.
07 Secretaría Ejecutora o Publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones

jefe de Dependencia
Realizado el reporte a la Cámara de Comercio de la licitación pública, la
Secretaría Ejecutora, tal como lo exige el inciso 2º del artículo 9 del decreto
2474 de 2008 ordenará la publicación del proyecto de pliego de condiciones en el
Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal
Profesional o funcionario Único de Contratación, para lo cual enviará al funcionario o contratista
SECOP responsable del manejo del SECOP, un memorando u oficio, con un día hábil de
antelación a la fecha que se tiene prevista la publicación, informando la ruta donde
se encuentra el archivo a publicar.
La publicación deberá surtirse de acuerdo con el cronograma de la licitación

pública, con una antelación cuando menos de diez (10) días hábiles a la fecha del
acto que ordena su apertura. Su publicación no genera obligación para EL
DEPARTAMENTO de dar apertura a la licitación.

Dependencia y/o
Responsable
Simultáneamente con el proyecto de pliego de condiciones se publicarán la

constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio, el
aviso de la convocatoria pública, los estudios y documentos previos y ficha
técnica.
08 Secretaría ejecutora Recibo de Observaciones Presentadas al Proyecto de Pliego de Condiciones
Observación:
• El plazo para presentar observaciones es cinco (5) días hábiles.
09 Comité Asesor y Análisis de Observaciones o Recomendaciones al Proyecto de Pliego de

evaluador para la Condiciones
de Bienes, Obras y Las observaciones y recomendaciones presentadas dentro del plazo anteriormente
Servicios señalado serán objeto de análisis por parte del Comité Asesor para la Selección de
Proveedores de Bienes, Obras y Servicios, con el fin de determinar si es necesario
incorporar los temas planteados en las observaciones en los pliegos de condiciones
definitivos o si por el contrario se deben rechazar. Este análisis y las
recomendaciones que el Comité haga al Gobernador sobre la incorporación o
rechazo de las observaciones se harán dentro de un término prudencial que se
determinará en el cronograma del proyecto de pliego de Condiciones y que no
podrá superar los tres (3) días hábiles contados a partir del vencimiento del plazo
para presentar observaciones.

10 Gobernador Aceptación o Rechazó de las Observaciones o Recomendaciones al Proyecto

de Pliego de Condiciones y Publicación del Acto Administrativo que las
Acepta o las Rechaza
11 Secretaria Ejecutora Ajuste al Proyecto de Pliego de Condiciones
12 Secretaría ejecutora y Apertura del Proceso de Selección

Gobernador del
Departamento El Gobernador, tal como lo exige el numeral 1º del artículo 30 de la Ley 80 de
1993, concordado con el artículo 5 del decreto 2474 de 2008, expedirá la
resolución motivada ordenando la apertura del proceso se selección, señalando:


Dependencia y/o
Responsable
11. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el pliego de
condiciones y los estudios y documentos previos.
13. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las
normas orgánicas correspondientes.
Profesional o Asesor La resolución de apertura del proceso de licitación se elabora por el Secretario
Departamento Jurídico ejecutor conforme a la Plantilla No. 052 de este Manual y será revisada por el
Profesional o Asesor del Área Jurídica.

ejecutora. El acto administrativo será numerado y fecha conforme las normas
internas de la entidad. Para el efecto en la Oficina de Recursos humanos y
Bienestar social encargada de dicha función.
El acto que dé apertura se publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación

Pública (SECOP) a través del Portal Único de Contratación, en la fecha de su
según corresponda.
13 Secretaría ejecutora Y Publicación de la Resolución que Ordena la Apertura del Proceso de

Profesional Universitario Selección y del Pliego de Condiciones
SECOP
La Secretaría Ejecutora, o quien haga sus veces, una vez reciba la copia de la
resolución de apertura, cono el respectivo número de consecutivo y por
memorando dirigido al funcionario o contratista responsable de Sistemas ordenará
la publicación del pliego de condiciones en el Sistema Electrónico para la
Contratación Pública (SECOP) a través del Portal Único de Contratación.
Publicación que se realizará a partir de la apertura del proceso y terminará dos (2)
años después de la fecha del acto de liquidación de los contratos.

14 Secretaría Ejecutora Aclaraciones al Pliego de Condiciones, Manifestaciones Sobre Distribución de

Riesgos Previsibles Efectuada por la Entidad, Modificación del Pliego de
Condiciones, Elaboración y Publicación de Adendas
Los proponentes deberán examinar el contenido del pliego de condiciones, e

informarse de los requerimientos y circunstancias que puedan afectar el desarrollo
de todas y cada una de las actividades a ejecutar.
Cualquier información y aclaración deberá ser solicitada por escrito, a la

Secretaria Ejecutora de EL DEPARTAMENTO, para lo cual en el pliego de

Dependencia y/o
Responsable
condiciones se debe haber informado al respecto.
Las solicitudes se presentarán ¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.a

más tardar hasta la hora y fecha señalada en el cronograma. No se atenderán
solicitudes que lleguen con posterioridad a la fecha y hora señalada.
EL DEPARTAMENTO dará respuesta a la consulta o aclaración vía fax o por el

medio más expedito, mediante comunicación escrita dirigida al interesado.
No se absolverán consultas efectuadas telefónicamente o en forma personal, sólo

será tenida en cuenta en este proceso, la información que EL DEPARTAMENTO
suministre por escrito.
De conformidad con lo establecido en el artículo 7 del decreto 2474 de 2008, en

el evento que EL DEPARTAMENTO, de oficio, realice aclaraciones o expida
adendas, las dará a conocer por escrito, a las personas que hayan manifestado su
interés, y las agregará como adenda y/o aclaraciones al pliego de condiciones que
se encuentran en la Secretaría ejecutora para consulta y las incluirá en la página
web del Portal Único de Contratación.

propuestas a las modificaciones realizadas. En ningún caso las adendas podrán
expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso
de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello.

Las adendas formarán parte integral del pliego de condiciones. Para elabora las
Adendas de debe tener en cuenta el formato F-CBS-030 de este Manual.
Observaciones:
• Para aclarar los alcances del pliego de condiciones se puede realizar la audiencia que se
describe en la actividad del numeral 14 de la Tabla No. 1 de este Manual.
15 Recibo de Propuestas
Secretaria Ejecutora
De conformidad con lo consagrado en el numeral 5º artículo 30 de la Ley 80 de
1993, se entiende que el plazo del proceso de selección es el término que debe
transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar ofertas y la de su
cierre, el cual puede prorrogarse antes de su vencimiento cuando así lo estime
conveniente la Entidad, o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las
personas que hayan retirado el pliego de condiciones del proceso de selección.
Las propuestas deberán ser radicadas en la Secretaría Ejecutora, con el nombre del
Proceso de Selección Abreviada.

Dependencia y/o
Responsable
De conformidad con el artículo 21 del decreto 2474 de 2008, en el momento

señalado en el pliego de condiciones, los proponentes presentarán una propuesta
completa, incluyendo la información sobre su capacidad jurídica y las condiciones
de experiencia, capacidad financiera y de organización y una propuesta inicial de
precio, la cual sólo será abierta al momento de inicio de la puja. En caso de que el
proponente no haga nuevas posturas de precio durante el certamen, dicho precio
inicial se considerará su propuesta final.
El acta de cierre se hará conforme a la PLANTILLA No. 033 de este Manual.
16 Cierre de la Selección Abreviada con Subasta Inversa

Secretaria Ejecutora
Observación:
• El acta de cierre se hará conforme a la PLANTILLA No. 033 de este Manual.
17 Comité Asesor y Verificación de Requisitos Habilitantes de los Proponentes

Evaluador para la
Selección de Proveedores El Comité Asesor para la Selección y evaluación de Proveedores de Bienes, Obras y
de Bienes, Obras y Servicios, previa a la realización de la subasta inversa presencial, dentro del plazo
Servicios estipulado en el cronograma del proceso de selección, realizará una verificación de los
requisitos jurídicos, técnicos y financieros con base en la información presentada en
el Sobre No. 1, que permitan establecer cuales proponentes son habilitados para
continuar con el proceso. A esta verificación no se le asignará puntaje, su resultado
será de HABILITADO o NO HABILITADO.
Esta etapa corresponde adelantarla al Comité Asesor y evaluador para la Selección

de Proveedores de Bienes, Obras y Servicios. El Comité operara tal como se
encuentra explicado en el sub numeral 26 de este Manual y tendrá en cuenta las
• De conformidad con el artículo 10 del decreto 2474 de 2008, en todo proceso

de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En
consecuencia no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos
o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o
soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de
escogencia establecidos por la Entidad en el pliego de condiciones, de
conformidad con lo previsto en los numerales 2, 3 Y 4 del artículo 5 de la

Dependencia y/o
Responsable
Ley 1150 de 2007 y en el presente decreto.
• Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por el Comité en

condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, o
hasta el momento en que se haya establecido en el pliego de condiciones, sin
que tal previsión haga negatorio el principio contemplado anteriormente. Será
rechazada la oferta del proponente que dentro del término previsto en el
pliego o en la solicitud, no responda al requerimiento que le haga la Entidad
para subsanarla.
• De conformidad con el numeral 1º del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, la

organización de los proponentes serán objeto de verificación de
cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso
de licitación y no otorgarán puntaje.

la existencia de quórum y de presentarse, el Secretario ejecutor dará inicio a la
1. Verificación de requisitos habilitantes: Se verificará los documentos

contenidos el sobre No. 1 que son los documentos o los que acreditan los
requisitos habilitantes de las propuesta técnica; Se constatará número de
folios o adelantar nueva foliación; Se verificará capacidad jurídica, capacidad
financiera, las condiciones de experiencia y de organización de los
proponentes y se dejará constancia de lo verificado.
De conformidad con el artículo 11 del decreto 2474 de 2008 y de

conformidad con lo señalado en el parágrafo 1º del artículo 33 de la Ley 1150
de 2007, en tanto no entre en vigor el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, EL
DEPARTAMENTO verificará la información de los proponentes sobre la
organización, sin perjuicio de que se exija la presentación del certificado del
Registro Único de Proponentes para efectos de determinar la clasificación y
calificación de los proponentes, cuando corresponda.

dicho registro mediante la respectiva consulta en el Portal. Tener en cuenta el
artículo 86 del decreto 2474 de 2008 que obliga al cumplimiento de las
De considerarse necesario se verificará toda la información presentada, para

lo cual se solicitará a las Entidades estatales y privadas la información que
2. Solicitud de aclaraciones o de requisitos o documentos habilitantes: Si de

Dependencia y/o
Responsable
la verificación resulta que el Comité no tiene claridad en algún documento o
requisito habilitante o no fue anexado por el proponente al momento de
presentar la oferta, el Comité en igualdad de condiciones, enviará
comunicación escrita al o a los proponentes para que dentro del plazo
establecido en el pliego de condiciones aclaren la información o alleguen los
documentos habilitantes solicitados por el Comité. Se advertirá a los
oferentes que no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus
propuestas. Vencida la fecha y hora del plazo para subsanar, la Secretaría
Ejecutora.

diligencia. El Secretario Ejecutor informará a los miembros del Comité y/o
verificarla y determinará si las ofertas se habilitan o se rechazan. En el caso
de que los oferentes requeridos no hubiesen aclarado o allegado los
documentos habilitantes solicitados, el Comité dejará la respectiva
constancia.
4. Elaboración del informe de verificación de los requisitos habilitantes: El

Comité en el acta elaborará el informe de señalando los proponentes que no
se consideran habilitados y advirtiendo que se les debe conceder un plazo
para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos
habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas.

producidos.
Los miembros del Comité y de ser necesario, los invitados, firmarán el acta
de verificación y evaluación de las propuestas.
El acta de informe se enviará al día siguiente al Gobernador para que avale el

listado de proponentes habilitados.
El acta verificación se elaborará conforme al formato F-CBS-038 de este

Manual, adecuándola al caso concreto.
18 Comité Asesor para la Publicación del Informe de Verificación de las Propuestas y Subsanación de
Selección de Proveedores Requisitos o Documentos Habilitantes
de Bienes, obras y
Servicios Tal como lo ordena el artículo 22 del decreto 2474 de 2008, luego de la verificación
de los requisitos habilitantes, en las condiciones establecidas en el pliego de
Profesional Universitario condiciones, el Comité Asesor para la Selección de Proveedores de Bienes, Obras y
SECOP Servicios, pondrá a consideración de los proponentes y procederá a publicar en el
SECOP el informe de evaluación de las propuestas, máximo por espacio de tres (3)
días hábiles, para lo cual el Secretario Ejecutor, en calidad de presidente del Comité,
por memorando u oficio ordenará al funcionario o contratista responsable del manejo
del SECOP publicar de manera inmediata el informe.
Los proponentes no habilitados, dentro del plazo concedido incluyendo el día en que

Dependencia y/o
Responsable
se publica el informe de evaluación, deberán subsanar los requisitos habilitantes
relacionados en sus propuestas de conformidad con el artículo 10 del decreto 2474 de
2008. La información deberá ser presentada por medio escrito y se radicará en la
Secretará ejecutora o podrá ser enviada por fax al número o dirección de correo
electrónico de la Entidad.
Sólo se tomarán en cuenta las aclaraciones que lleguen, por cualquiera de los medios
determinados anteriormente, dentro de los términos establecidos y a la dependencia
indicada.
En ejercicio de esta facultad, el proponente no podrá completar, adicionar,

modificar o mejorar su propuesta.
Vencido el plazo de publicación y traslado del informe de evaluación de las

propuestas, el Comité se reunirá nuevamente con el fin de verificar si los
proponentes subsanaron los requisitos habilitantes y proceder a su verificación.
Con base en la verificación de los documentos de subsanación allegados por los

proponentes, el Comité Asesor para la Selección de Proveedores de Bienes, Obras y
Servicios podrá introducir variaciones a su informe inicial de verificación jurídico,
técnico, o financiero. El nuevo informe de proponentes habilitados será leído el día de
la audiencia para llevarse a cabo la subasta inversa presencial.
19 Comité Asesor para la Ampliación del Plazo para la Presentación de Documentos Habilitantes y de
Selección de Proveedores Oferta Inicial de Precio
de Bienes, obras y
Servicios Si como resultado del informe de verificación de requisitos habilitantes resulta
habilitado solo un proponente, de conformidad con el inciso 1º del artículo 22 del
decreto 2474 de 2008, no podrá llevarse a cabo la subasta, pero de conformidad
con el inciso 3º del mismo artículo, se ampliará el plazo para la presentación de los
documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el término indicado en el
pliego de condiciones, el cual en ningún caso podrá ser mayor de la mitad del
inicialmente previsto.
20 Comité Asesor para la Verificación de Requisitos Habilitantes Nuevos Proponentes y Publicación y

Selección de Proveedores Traslados del Nuevo Informe
de Bienes, obras y
Servicios Vencido el plazo de prorroga para la Presentación de Documentos Habilitantes y
de Oferta Inicial de Precio, de presentarse documentos o requisitos habilitantes o
nuevas propuestas, se reunirá nuevamente el Comité Asesor para la Selección de
Proveedores de Bienes, obras y Servicios y verificará los requisitos y documentos
habilitantes de los nuevos proponentes y levantará un acta siguiente el mismo
procedimiento de la actividad del numeral 16 de esta Tabla, en la cual se dejará
constancia del nuevo listado de proponentes habilitados.
Si vencido ese plazo no se alcanza la pluralidad de proponentes, la Entidad

adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el
presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones.
21 Comité Asesor para la Publicación del Nuevo Informe de Verificación de las Propuestas y
Selección de Proveedores Subsanación de Requisitos o Documentos Habilitantes de Nuevos Proponentes

Dependencia y/o
Responsable
de Bienes, obras y
Servicios El Comité Asesor para la Selección de Proveedores de Bienes, Obras y Servicios,
pondrá a consideración de los proponentes y procederá a publicar en el SECOP el
Profesional Universitario informe de verificación de requisitos habilitantes de que trata la actividad del numeral
SECOP 19 de esta Tabla, máximo por espacio de dos (2) días hábiles, para lo cual el
Secretario Ejecutor en calidad de presidente del Comité, por memorando u oficio
ordenará al funcionario o contratista responsable del manejo del SECOP publicar de
manera inmediata el informe.
Los proponentes no habilitados, dentro del plazo concedido incluyendo el día en que
se publica el informe de evaluación, deberán subsanar los requisitos habilitantes
relacionados en sus propuestas de conformidad con el artículo 10 del decreto 2474 de
2008. La información deberá ser presentada por medio escrito y se radicará en la
Secretaría Ejecutora o podrá ser enviada por fax al número o dirección de correo
electrónico de la Entidad.
Sólo se tomarán en cuenta las aclaraciones que lleguen, por cualquiera de los medios
determinados anteriormente, dentro de los términos establecidos y a la dependencia
indicada.
En ejercicio de esta facultad, el proponente no podrá completar, adicionar,

modificar o mejorar su propuesta.
Vencido el plazo de publicación y traslado del informe de evaluación de las

propuestas, el Comité se reunirá nuevamente con el fin de verificar si los
proponentes subsanaron los requisitos habilitantes y proceder a su verificación.
Con base en la verificación de los documentos de subsanación allegados por los

proponentes, el Comité Asesor para la Selección de Proveedores de Bienes, Obras y
Servicios podrá introducir variaciones a su informe inicial de verificación jurídica,
técnica, o financiero. El nuevo informe de proponentes habilitados será leído el día de
la audiencia para llevarse a cabo la subasta inversa presencial.
22 Gobernador Audiencia de la Subasta Inversa Presencial y Adjudicación del Contrato

Secretaría Ejecutora
Luego de verificados y subsanados los requisitos habilitantes, si a ello hubo lugar,
y de haberse reportado por lo menos dos (2) proponentes habilitados, el Secretario
Ejecutor procederá a dar inicio a la subasta en el lugar que para el efecto
determine EL DEPARTAMENTO, en la fecha y hora señalada en el cronograma
del pliego de condiciones.
Los proponentes que hayan cumplido con los requisitos técnicos, jurídicos y
financieros, se considerarán habilitados para continuar con el proceso de selección
y por ende podrán participar en la subasta inversa presencial.
Los lances de presentación de las propuestas se harán con la presencia física de los
proponentes y por escrito.
El proponente autorizado para realizar la subasta inversa será el representante

legal o su delegado, debidamente autorizado conforme a la ley.
El procedimiento a realizar durante la audiencia pública de subasta inversa será el

Dependencia y/o
Responsable
que establece el artículo 25 del decreto 2474 de 2008:
• Antes de dar inicio al certamen se pondrá a disposición de los participantes el

acta de asistencia que una vez suscrita por los proponentes implicará el inicio
del certamen. Sólo podrá participar en el certamen aquellos proponentes que
suscriban el acta en mención. El acta señalará que los proponentes conocen y
aceptan las obligaciones y derechos contenidos en los Pliegos de Condiciones
y sus anexos.
• Se instalará la audiencia por parte del Gobernador o su delegado (Secretario
General o Secretariio ejecutor).
• Antes de iniciar la subasta, el Secretario ejecutor , a los proponentes les
distribuirá sobres y formularios para la presentación de sus lances. En dichos
formularios se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el
proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance
de mejora de precios.
• El Secretario Ejecutor del DEPARTAMENTO abrirá los sobres con las
ofertas iniciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia
cuál fue la menor de ellas. El precio de inicio de la subasta inversa será el
menor precio total ofertado teniendo en cuenta el valor unitario más IVA.
Este valor será tenido en cuenta y valdrá como PRIMER LANCE para todos
los proponentes.
• Los proponentes habilitados participarán en la subasta y presentarán sus
lances de precio, que mejoren la menor de las ofertas iniciales de precio,
usando para tal efecto los formularios suministrados por la Entidad para lo
cual contarán con un término de tres (3) minutos. En dichos formularios, el
proponente consignará únicamente el precio ofertado o la expresión clara e
inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios. Para que sea
válido, cada lance deberá reflejar el decremento mínimo establecido en el
estudio previo y en el Pliego de Condiciones. Se entenderá que el proponente
ha presentado un lance valido cuando:
¾ El lance fue presentado dentro del lapso de tiempo otorgado para hacer
su postura
¾ El lance iguala o supera el decremento fijado.
En caso de presentarse cifras ilegibles o lances no válidos por estar por

debajo del margen mínimo establecido, el proponente no podrá seguir
presentándolos durante la subasta. Asimismo, si el proponente considera que
ha incurrido en un error al plantear su lance, tendrá la facultad por una única
vez de manifestarlo antes de entregar el sobre cerrado, caso en el cual el lance
no será tenido en cuenta para la respectiva ronda. Si el proponente presenta el
formulario en blanco, o un sobre sin formulario o cualquier anotación
adicional anulará el lance, lo cual implicará la no presentación de un lance y
no podrá seguir haciendo lances durante la subasta.
• El Secretario ejecutor de EL DEPARTAMENTO recogerá los sobres

cerrados de todos los participantes.
• El Secretario designado para la diligencia, registrará los lances válidos y los
ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer
únicamente el menor precio ofertado.
• Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir

Dependencia y/o
Responsable
presentándolos durante la subasta. En el caso que el proponente no haga
ningún lance de mejora de precios, deberá consignarlo expresa e
inequívocamente en el formulario de propuesta de precio.
• La Entidad repetirá el procedimiento descrito anteriormente, en tantas rondas
como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor
precio ofertado en la ronda anterior.
• De conformidad con el artículo 13 del Decreto 2474 de 2008, cuando de
conformidad con la información a su alcance, se estime que el valor de una
oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente en cualquier momento
después de iniciada la audiencia de la subasta para que explique las razones
que sustenten o la fórmula que le permitió llegar al valor ofertado. Oídas las
explicaciones, el Comité evaluador recomendará el rechazo o la continuidad
de la oferta en el proceso, explicando sus razones.
Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de

selección, cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas
del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el
cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso que se adjudique el
contrato a dicho proponente.
Cuando en el desarrollo de la Subasta, se presente la situación descrita en

anteriormente, se suspenderá el certamen, dejando constancia del hecho
mediante un acta, el cual será reanudado después de la verificación.
• El Secretario Ejecutor o quien haga sus veces dará terminado el certamen y en la

diligencia procederá a adjudicar el contrato al proponente que ofertó el menor
precio y hará público el resultado del certamen incluyendo la idEntidad de los
proponentes.
• De todo lo sucedido se dejará constancia en el acta conforme al formato F-
CBS-039 de este Manual. Los Formatos donde consten los lances se
entienden incorporados al acta.
En la misma diligencia se podrá informar al proponente ganador la fecha y hora

para que debe presentarse ante el la Secretaría Ejecutora de EL
DEPARTAMENTO a suscribir el contrato.
De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 1 del artículo 77 de la Ley 80 de

1993, el acto de adjudicación es irrevocable y obliga a EL DEPARTAMENTO y
al adjudicatario, no obstante lo anterior y de conformidad con el artículo 9 de la
Ley 1150 de 2007, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del
contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o
podrá ser revocado, caso en el cual, EL DEPARTAMENTO , mediante acto
administrativo debidamente motivado, podrá adjudicar el contrato, dentro de los
quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, siempre y
cuando su propuesta sea igualmente favorable para EL DEPARTAMENTO .
Observaciones:
• Si vencido el término de ampliación del plazo para la presentación de los documentos

habilitantes y la oferta inicial de precio, explicado en la actividad del numeral 18 de
esta Tabla, no se alcanza la pluralidad de proponentes, la Entidad adjudicará el contrato

Dependencia y/o
Responsable
al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial
indicado en el pliego de condiciones.
• Selección abreviada desierta: El Gobernador declarará desierta la Selección
Abreviada en el evento en que no se presente ningún proponente, o ninguna oferta se
ajuste al Pliego de Condiciones o, en general, cuando existan motivos que impidan la
selección objetiva del Contratista, mediante acto motivado.
• Tal como se desprende de la interpretación del numeral 15 del artículo 8 del decreto
2474 de 2008, en los casos de selección abreviada a través de subasta inversa
presencial, se requiere publicar el acto administrativo de adjudicación. Igualmente
sucede cuando se declara desierta la selección abreviada, pues en este caso el numeral
16 del mismo artículo exige publicar el acto de declaratoria de desierta del proceso de
selección en el SECOP.
23 Secretaría Ejecutora Publicación del Acta de la Audiencia de Subasta y de Adjudicación
Profesional Universitaria Tal como lo ordena el numeral 15º del artículo 8 del decreto 2474 de 2008, el
SECOP Secretaría Ejecutor una vez se haya firmado el acta de la audiencia pública donde
consta el certamen de subasta y de adjudicación de la subasta, por memorando u
oficio ordenará al funcionario o contratista responsable del manejo del SECOP
publicarla.

24 Secretaría Ejecutora Elaboración y revisión de la Minuta del Contrato
Profesional Universitaria Ver explicaciones de la actividad del numeral 24 de la Tabla 1 de este Manual.
o asesor Área jurídica
Observaciones:
• Las minutas de los contratos son las Plantillas No. 066, No. 068 y No. 069 de este
Manual.
25 Gobernador , Profesional Suscripción del Contrato

o Asesor del Área
Jurídica y Contratista Ver explicaciones de la actividad del numeral 25 de la Tabla 1 de este Manual.
26 Profesional o asesor Publicación del Contrato en el SECOP

Área jurídica, Secretaría
Ejecutora, Secretaria Ver explicaciones de la actividad del numeral 26 de la Tabla 1 de este Manual.
General y profesional
Universitario del SECOP
27 Secretaria Ejecutora y Solicitud de Expedición del Registro Presupuestal
del Área de Presupuesto Ver explicaciones de la actividad del numeral 27 de la Tabla 1 de este Manual.

Dependencia y/o
Responsable
Área Jurídica y Ver explicaciones de la actividad del numeral 28 de la Tabla 1 de este Manual.
Contratista
Observaciones:
debe tener en cuenta las explicaciones del sub numeral 40.1 del presente Manual. El
funcionario responsable del cobro del impuesto deberá tener en cuenta que del anticipo
no se puede descontar estos conceptos por consiguiente corresponde al contratista con
dinero de su peculio cubrir estos gastos.
29 Gobernador Comunica Designación de Supervisor o envío de Documentos al Interventor

Contratado

DEPARTAMENTO”.

como Supervisor o Ver explicaciones de la actividad del numeral 30 de la Tabla 1 de este Manual.
Interventor Contratado,
Contratista
como Supervisor o
Interventor Contratado, Ver explicaciones de la actividad del numeral 31 de la Tabla 1 de este Manual.
Secretaria Ejecutora,
Funcionario o Contratista
del SICE
DEPARTAMENTO”.

DEPARTAMENTO”.

DEPARTAMENTO”.

Dependencia y/o
Responsable
Secretaria General
central.

Tabla 3. Procedimiento para la Selección de Proveedores de Bienes, Obras o Servicios a través de

Selección Abreviada de Menor Cuantía (ESTE PROCESO SE ENCUENTRA SUSPENDIDO,
DE CONFORMIDAD CON EL AUTO DE FECHA 1 DE ABRIL DE 2009 PROFERIDO
DENTRO DEL PROCESO RADICADO BAJO EL NO.36476 C.P. RUTH STELLA CORREA
PALACIO UNA VEZ SE LEVANTE LA SUSPENSIÓN SE ADOPARÁ LA RESPECTIVA
TABLA DE PROCEDIMIENTOS

Tabla 4. Procedimiento para la Selección de Proveedores de Bienes, Obras o Servicios a través de

Selección Abreviada de Mínima Cuantía
Dependencia y/o
Responsable
01 Secretarias Ejecutoras Elaboración del Estudios Previos de Contratar el Bien, Obra o Servicio
Cada Secretaría Ejecutora, o Jefe de Oficina, tal como lo exigen los numeral 7º y
12º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, elaborará el estudio previo de contratar
el bien, obra o servicio, para lo cual tendrá en cuenta que la necesidad se genere
para el cumplimiento de las metas del Plan de desarrollo, en el Plan Anual de
Inversiones PAI y se haya registrado en el Plan de adquisiciones de bienes,
servicios y obra pública registrado en el SICE.
En los casos en que el Gobernador haya delegado la contratación de bienes, obras

o servicios en los Secretarios de Despacho, la elaboración de los estudios previos
para la contratación corresponderá adelantarla a los Técnicos Administrativos o
funcionarios que hagan sus veces, los cuales, dependiendo de la complejidad del
objeto de la necesidad a contratar, serán apoyados por los Profesionales
Especializados o Profesionales Universitarios asignados en las respectivas
Secretarias o en su defecto por el funcionario que sea idóneo para brindar el
apoyo.
El estudio previo se dirigirá al Gobernador, según el caso, quien lo aprobará u

objetará según lo estime pertinente. Una vez aprobado el estudio previo el
Gobernador lo enviará al Secretaría Ejecutora o en su caso al Técnico
Administrativo, para que continúe con el trámite precontractual pertinente.
La aprobación del estudio previo se surtirá con la firma del Gobernador o del
Secretario de Despacho, según el caso, en el espacio que para tal efecto se ha
determinado en la minuta que aparece en la Plantilla No. 012 y 013 de este
Manual.
Cuando se trate de bienes y servicios necesarios para el apoyo logístico de

actividades inherentes a la Gobernación y que no correspondan a la naturaleza de
cada una de las respectivas carteras, y que sea Competencia de la Secretaría
General, el Secretario Ejecutor enviará a la Secretaria General los estudios previos
respectivos y ésta se encargará de su aprobación y trámite.
El funcionario responsable de elaborar el estudio previo de la contratación deberá

1. Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.
• La conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación de que

se trate.
• Su adecuación a las Metas del Plan de Acción Trienal, al Plan
Anual de Inversión PAI, al Plan de Anual de Contratación PAC, al
Plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública, proyecto
o convenio respectivo.
2. Cuando sea necesario, el estudio deberá estar acompañado, además, de los
diseños, planos y evaluaciones de pre factibilidad o factibilidad.

Dependencia y/o
Responsable

pago, Sitio de entrega, ejecución de la obra o de prestación del servicio,
Imputación presupuestal, supervisor o interventor, tipo de contrato, etc.
4. La identificación del contrato consistirá en expresar que el contrato a celebrar

es de suministro de servicios, obra, compraventa o suministro de bienes, etc.
5. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. Los

cuales corresponderán necesariamente a la naturaleza y a la cuantía del
contrato, haciendo alusión a que se trata de bienes, obras o servicios cuyo
valor es igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía para
contratar de EL DEPARTAMENTO y se deberá citar como fundamento
jurídico el inciso 1º del artículo 46 del decreto 2474 del 2008 que permite
contratar tomando como única consideración los precios del mercado, sin que
se requiera obtener previamente varias ofertas.
su monto y el de posibles costos asociados al mismo.
Para mayor ilustración ver el subnumeral 20.1 de este Manual. De

conformidad con el artículo 86 del decreto 2474 de 2008, la obligación
consagrada en el literal d) del artículo 13 del decreto 3512 de 2003, que se
refiere a la obligación de consultar el CUBS y el precio indicativo de los
bienes y servicios codificados hasta nivel de ítem en el CUBS, en los
procesos de contratación, de valor inferior al 10% de la menor cuantía no es
obligatoria; en consecuencia el estudio económico para determinar el costo
del servicio se debe adelantar a través precios de mercado. Si el valor del
contrato es igual al 10% de la menor cuantía y el bien, obra o servicio no está
codificado en el CUBS, tampoco es necesario consultar el CUBS y el precio
indicativo de los bienes y servicios codificados hasta nivel de ítem en el
CUBS.
El costo del bien, obra o servicio se obtendrá de precios de mercado

obtenidos a través de cotizaciones telefónicas o escritas enviadas vía fax o
por correo electrónico a los proveedores inscritos en el Registro de
Profesional o técnico Proveedores de EL DEPARTAMENTO o a otros del mercado, de lo cual se
asignado a la dejará las respectivas constancias.
Dependencia
Se considerará que la oferta es ventajosa para la Entidad si una vez verificada
cumple con los elementos de calidad y el precio no supera el presupuesto
oficial.


Dependencia y/o
Responsable
esperados.


metodología:

de contingencia.


• Incumplimiento total o parcial de las obligaciones a cargo del contratista. Se
aplica en toda clase de contrato.
• El buen manejo y correcta inversión del anticipo o pago anticipado. Siempre
y cuando se presente esta situación. Teniendo en cuenta que por regla general
en los contratos de compraventa y suministro no se pacta pago anticipado ni
anticipos.
adquiridas.

Dependencia y/o
Responsable





Dependencia y/o
Responsable





del contrato.

En el estudio previo se debe advertir la obligación del contratista de reponer

la garantía cuando el valor de la misma se vea afectada por razón de
siniestros o de la obligación de ampliar o prorrogar la correspondiente
garantía cuando en cualquier evento se aumente el valor del contrato o se
prorrogue su vigencia.
Sobre los anteriores amparos se debe tener en cuenta que por disposición del
inciso 5º del artículo 7 de la Ley 1150 de 2007, las garantías no serán
obligatorias en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor
cuantía, caso en el cual corresponderá al funcionario que elabore el estudio
previo determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del
objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el

Dependencia y/o
Responsable
decreto 4828 de 2008 y al reglamento de EL DEPARTAMENTO.
Los anteriores elementos mínimos se complementarán con los exigidos de manera

puntual en el tipo y complejidad del objeto del contrato.
02 Secretaría Ejecutora que Solicitud y expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
elaboró el estudio previo,
El funcionario que elaboró el estudio previo una vez lo reciba aprobado por el
Gobernador del Departamento, solicitará al Profesional Universitario del Área de
Profesional Universitario Presupuesto expida el Certificado de Disponibilidad Presupuestal –CDP-, para lo
del Área de Presupuesto cual anexará a la solicitud el respectivo estudio previo en la cual se indica el rubro
afectado y certificación del Banco del Proyectos si es del caso. Ver Formato F-
1996 ) deberá tener en cuenta si se trata de recursos de inversión o de
funcionamiento con el fin de definir lo pertinente a reservas presupuestales y si se
trata de proyectos ejecutables con recursos de inversión exigir que se anexe la
certificación del respectivo banco de proyectos.


metas del Plan de desarrollo y el presupuesto legalmente aprobado por la cual se
puede imputar el amparo del proceso de selección y de no encontrarla acorde
devolver el estudio previo para que se corrija la inconsistencia y abstenerse de
expedir el CDP.
03 Secretaria Ejecutora o Invitación a presentar Propuesta

Secretaría General
El Secretario ejecutor o la Secretaría General, según el caso, expedirá y enviará el
oficio invitando a presentar propuesta técnica y económica a la persona natural o
jurídica que según el estudio previo haya cotizado el menor precio y/o las
condiciones más favorables para la Entidad. En la invitación se determinará e
informará las condiciones técnicas y demás aspectos mínimos que se exigirán para
suscribir el contrato, dejando de manera clara y expresa los documentos que el
proponente debe anexar con la propuesta y el lugar, la fecha y hora para
entregarlos.
El oficio de invitación lo elaborará el funcionario que elaboró el estudio previo en

original y una copia, conforme a la Plantilla No. 028 y 029 de este Manual.
Suscrita la invitación por el Secretario Ejecutor o el Secretario General, según el

caso, este la remitirá al proponente invitado.
La invitación hará las veces de pliego de condiciones.

Dependencia y/o
Responsable
Se estipulará en la invitación, dependiendo de la clase de contrato que el

proponente para verificar su capacidad jurídica y experiencia anexe:
• Propuesta debidamente firmada. Para lo cual se anexa el respectivo formato.

• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del proponente o su representante legal.
• Fotocopia del certificado de antecedentes penales del proponente o de su
representante legal. Vigente.
• Certificado de existencia y representación legal del proponente expedido por
la respectiva Cámara de Comercio, en caso de persona jurídica.
• Certificación expedida sobre pago de aportes al sistema de seguridad social y
parafiscales de que trata el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 o el certificado
de exclusión emitido por la Caja de Compensación Familiar a la cual se
encuentren afiliados o por el SENA y el ICBF cuando el proponente sea
persona jurídica o tenga a cargo empleados.
• Registro Único Tributario “RUT”.
• En el caso de exigir experiencia, esta se exigirá dependiendo de la
complejidad del objeto del contrato y se determinará la forma de acreditación
que podrá consistir en la presentación de certificaciones de celebración y
cumplimiento de contratos, cuyo objeto este relacionado con el objeto del
proceso de selección. En la invitación se determinará el mínimo y máximo de
contratos que se requiere que el proponente certifique su cumplimiento.
El mínimo a exigir es de un (1) contrato cumplido y máximo dos (2). En el

momento de verificación únicamente se tendrá en cuenta el máximo de
contratos certificados.

relación de contratos; referencias comerciales; actas de liquidación; facturas o
certificaciones que no se relacionen con el objeto del proceso o aquellas cuyo
cumplimiento esté por debajo de bueno, satisfactorio o excelente o cualquier
expresión similar.
• De requerirse de personal para ejecutar el objeto del contrato, en la invitación

se deberá determinar el número, el nivel de educación y experiencia del
personal, para lo cual se exigirá que se anexen las hojas de vida con los
soportes necesarios.
• Propuesta técnica conforme a las características técnicas del bien, obra o
servicio, detallados en la invitación o en un anexo.
• Presentación de propuesta económica, advirtiéndose no podrá superar el
presupuesto oficial del contrato.
• Se dejará constancia que le Entidad verificará los antecedentes disciplinarios
de las personas naturales y los antecedentes fiscales de las personas naturales
y jurídicas, por lo que no se requerirán al proponente que lo certifique.
Se debe estipular las razones y causas que generarían el rechazo de la propuesta.
A la invitación se podrá anexar el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y

los demás documentos que sean necesarios. Se tendrá en cuenta las explicaciones

Dependencia y/o
Responsable
dadas en el sub numeral 25.7 de este Manual, en lo que sea aplicable.
04 Secretaría Ejecutora Fijación de Aviso a las Veedurías Ciudadanas
El Secretario ejecutor o el Secretario General, según el caso, elaborará un aviso

informando del proceso precontractual e invitando a las veedurías ciudadanas, el
cual se fijará en la cartelera respectiva o en la pagina web de la Entidad,
paralelamente al envió de la invitación a presentar propuesta o a más tardar al día
siguiente. Aviso que permanecerá fijado hasta que se suscriba el contrato. Ver
PLANTILLA No. 032 de este Manual.
05 Secretaría Ejecutora o Recibo de Propuesta

Secretaria General
Dentro del plazo (fecha y hora) determinado en el oficio de invitación el
proponente invitado presentará en la Secretaria ejecutora o secretaria general,
según el caso, la propuesta y demás documentos necesarios para suscribir contrato.
06 Secretaría Ejecutora o Acta de Cierre del Plazo para Presentar Propuesta

Secretaria General
Secretaría Ejecutora o El día y hora tope señalados en el oficio de invitación, el Secretario ejecutor o
Secretaria General secretario general, recibirá la propuesta y procederá a realizar un cotejo previo de los
documentos exigidos en la invitación con los presentados y dejar constancia del
número de folios recibidos, para lo cual deberá diligenciar el formato F-CBS-013.
Si el proponente presenta la propuesta antes del plazo estipulado el acta de cierre se

levantará en la fecha y hora que hace la entrega.
En caso de que el proponente no anexe la totalidad de los documentos exigidos en el

acta de cierre se dejará constancia y se le informará que tiene plazo de allegarlos hasta
antes de la fecha programa para la verificación de la propuesta.
07 Secretaria Ejecutora o Verificación de la Propuesta y Documentos Necesarios para la Contratación

Secretaría General
El Secretario ejecutor o la Secretaría General según el caso, procederán a verificar
que la propuesta presentada cumpla con los aspectos técnicos, de experiencia y
demás requisitos necesarios para suscribir contrato. Cuando se trate de bienes el
funcionario de Recursos Físicos también apoyará la verificación. Se podrá invitar
al Profesional Universitario del Área de Control Interno.
En el caso de que al proponente no se le haya requerido documentos o que

habiéndoselos requerido algunos de estos no cumplan con las exigencias
determinadas en la invitación, los funcionarios verificadores los requerirán al
proponente o le requerirán que los aclare, para lo cual se otorgará un plazo
perentorio prudencial y de ser necesario se correrá la fecha de verificación de la
propuesta y documentos.
Se verificará si el proponente, sea persona natural o jurídica, se encuentra

reportado o no en el último Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría
General de la República o si es persona natural, aparece como inhabilitado para
contratar en el Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de
Inhabilidad "SIRI" de la Procuraduría General de la Nación. En caso que el

Dependencia y/o
Responsable
proponente, se encuentre relacionado en el boletín o se encuentre inhabilitado, no
podrá contratar con EL DEPARTAMENTO, salvo que acredite que tiene un
acuerdo de pago vigente y que está cumpliendo con el mismo o que se encuentra
habilitado para contratar.
El acta se levantará una vez termine la verificación y su elaboración se hará

conforme al formato F-CBS-020, adecuado al caso concreto, dejándose constancia
del cumplimiento o incumplimiento de la propuesta a las necesidades y requisitos
exigidos en la invitación y de la recomendación de suscribir o no el contrato.
08 Secretarías Ejecutora o Comunicado del Resultado de Verificación de la Propuesta

Secretaria General
Una vez que se haya verificado la propuesta, se enviará oficio al proponente,
informándole el resultado de la verificación.
Si el resultado es satisfactorio en el oficio se le informará la fecha y hora para que

se presente a suscribir el contrato, según Plantilla No. 060 de este Manual. Si el
resultado no es satisfactorio se le indicará los motivos de rechazo de la propuesta,
advirtiéndole que por la vía gubernativa no procede recurso alguno. Copia del
recibido del oficio se incorporará al expediente.
09 Secretaria ejecutora o Elaboración de Contrato

Secretaria General
En la misma fecha que se comunica el resultado de la verificación, si esta es
satisfactoria, o más tardar al día siguiente, la Secretaría Ejecutora, elaborara el
contrato, y lo remitirá mediante memorando al Departamento Jurídico o conforme
lo establezca el manual de Gestión documental de la entidad. Ver formato F-
CBS-041.
funcionario o contratista que se encargará de la revisión del expediente y
elaboración de la minuta.
Para la elaboración del contrato se deberá tener en cuenta las explicaciones que
aparecen en los sub numeral 25.1 y 25.2 del numeral 25 del presente
Reglamento. Lo anterior de conformidad a las Plantillas No. 061, No. 062, No.
063, No. 064, No. 065, No. 066, No. 068, No. 069, No. 070 y No. 071 de este
Manual, según el tipo de contrato.
La minuta del contrato se elaborará en original y una (1) copia y se enviará, según
el caso, para su revisión jurídica.
10 Profesional o asesor Área

Jurídica o Abogado Revisión de la Minuta del Contrato
Contratado
El Profesional del Área Jurídica, o asesor (o abogado contratista), adelantará la
revisión jurídica del expediente y de encontrar el proceso acorde con la ley, el
manual, estudio previo y la invitación, dará el correspondiente visto bueno.
De encontrarse ajustada se procederá a enviarse al Despacho del señor Gobernador

Dependencia y/o
Responsable
para su firma.
Observación:
• En el evento en que la documentación no este completa o sin el lleno de los requisitos

se procederá a ser devuelta a la respectiva Secretaría.
11 Gobernador Suscripción del Contrato
Recibida la minuta del contrato y de encontrarse el Gobernador, procederá a

suscribir la minuta del contrato y devolverla a la Secretaría ejecutora o Secretaría
general.
12 Secretaría Ejecutora Suscripción del Contrato por el Contratista
En la fecha y hora en que se citó al proponente, en el oficio que se le comunicó el

resultado de la verificación, el contratista y si este se presenta, el Secretario
Ejecutor procederá a entregarle el contrato suscrito por el Gobernador según el
caso, en original y copia.
El día que se presente el interesado se le exigirá presente el documento de para

corroborar sus datos.
En caso de que el contrato se envíe por vía fax o se escanee el documento y se

envíe por correo electrónico, paralelamente se debe enviar al interesado el original
y la copia por correo certificado, solicitándole su firma y devolución inmediata del
original. De lo actuado se dejará constancia en un libro radicador con el propósito
de vigilar el cumplimento de las obligaciones de legalización del contrato y el
plazo acordado para hacerlo.
En el caso de que no se haya citado previamente al proponente, la secretaría

ejecutora citará al proponente para que se presente a recibir el contrato,
especificando fecha y hora de presentación. Esta citación se hará por cualquiera
de estos medios: oficio escrito; correo electrónico o por teléfono (Se dejará las
constancias pertinentes).
Una vez suscrito el contrato se le entregará copia al contratista para efectos de

legalización y se procederá a dejar constancia de su recibido en el libro radicador
abierto para tal efecto.
13 Profesional Universitario Numeración y Envío del contrato

Secretaria General
Con el fin de que se consolide el consecutivo de los contratos, el Secretario
Ejecutor o la Secretaría General procederán a remitir el contrato respectivo para
su numeración, copia del cual reposara en dicha secretaria.
14 Secretaría Ejecutora, Solicitud de Expedición del Registro Presupuestal “RP”

solicitará al Profesional Universitario del Área de Presupuesto la expedición del
Registro Presupuestal “RP” que ampare el valor del contrato, para lo cual enviará
el expediente del contrato.

Dependencia y/o
Responsable

incorporado al Secretario ejecutor o a quien haga sus veces.
El Profesional Universitario del Área de Presupuesto al expedir el Registro

Presupuestal deberá tener en cuenta que los registros presupuestales se expiden de
materia presupuestal. (Decreto Ley 111 de 1996) Ver formato F-CBS-043
15 Secretaria Ejecutora, Publicación del Contrato en el SECOP

del SECOP De conformidad con el inciso 2º del parágrafo 5º del artículo 8 del decreto 2474
de 2008 si el valor del contrato es inferior al 10% de la menor cuantía, no se hará
publicación del contrato en el SECOP, pero si se publicará, en la cartelera de la
Si el valor del contrato es igual o superior al 10% de la menor cuantía, el

Secretario ejecutor a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la
fecha de suscripción del contrato ordenará y constatará la publicación del contrato
en el SECOP.
16 Contratista, Secretario Legalización del Contrato

Ejecutor
Una vez suscrito el contrato por las partes, el contratista dentro del plazo
establecido en el contrato, deberá proceder a legalizar el contrato para lo cual
deberá:
• Constituir a su costa y a favor de EL DEPARTAMENTO, en una Entidad

bancaria o compañía de seguros legalmente establecida en el país, una póliza
que garantice los amparos exigidos.
El contratista entregará al Secretario ejecutor, según el caso, la original de la

póliza exigida y la constancia de pago de la prima. La aprobación de la
garantía única estará a cargo de estos funcionarios.
Antes de la aprobación de la póliza, el funcionario verificará que esta se

encuentre ajustada a las exigencias del contrato: fecha de expedición, riesgos
amparados, vigencia y valor de los riesgos amparados, nombre y NIT del
beneficiario y Asegurado (ELDEPARTAMENTO), nombre, identificación y
firma del afianzado (Contratista).
Con el lleno del anterior requisito el contrato se entiende legalización y puede

ejecutarse.
Observación:
• De conformidad con el artículo 84 del decreto 2474 de 2008, en concordancia con el

decreto 2150 de 1995 y el Decreto 327 de 2002, y en vista de que el valor del contrato
no es igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes la
publicación del contrato en el Diario Único de Contratación Pública no se exige.

Dependencia y/o
Responsable
17 Secretaría Ejecutora Comunica Designación de Supervisor de Contrato

DEPARTAMENTO”.
18 Secretaria ejecutora, Inicio del Contrato

como Supervisor del Ver explicaciones de la actividad del numeral 30 de la Tabla 1 de este Manual.
Contrato, Contratista
19 Funcionario Supervisor, Registro en el SICE del Contrato Legalizado
SICE Esta obligación se cumplirá siempre y cuando el valor del contrato sea igual o
superior al 10% de la menor cuantía. Si el valor del contrato es inferior al 10% de
la menor cuantía por disposición expresa del artículo 86 del decreto 2474 de 2008
no se requerirá de su registro en el SICE.
En los casos que se publique, inmediatamente el funcionario supervisor del

contrato suscriba el acta de inicio, por memorando deberá enviar el expediente
alimentado con el acta de inicio al Profesional Universitario y/o administrador del
SICE para que registre el contrato en el portal del SICE, funcionario que de
conformidad con el artículo 1 del Acuerdo 0011 del 17/09/2007, deberá realizar
dicho registro, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes
inmediatamente anterior.
20 Supervisor Designado, Ejecución y Cumplimiento del Contrato

Contratista
DEPARTAMENTO”.
21 Gobernador , Contratista, Liquidación del Contrato

Supervisor Designado
DEPARTAMENTO”.
22 Supervisor del Contrato, Publicación del Acta de Liquidación en el SECOP

SECOP Ver explicaciones de la actividad del numeral 12 de la Tabla 1 del “Manual de
Interventoria y Supervisión de Contratos y Convenios de EL
DEPARTAMENTO”.

Secretaria General

Dependencia y/o
Responsable
central.

Tabla 5. Procedimiento para la Selección Directa de Proveedores de Servicios Profesionales, de

Apoyo a la Gestión o Trabajos Artísticos
Dependencia y/o
Responsable
01 Secretaría Ejecutora Elaboración del Estudios Previos de Contratar el Servicio
Gobernador
Cada Secretario Ejecutor o Jefe de Oficina, tal como lo exigen los numeral 7º y
12º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, elaborará el estudio previo de contratar
el servicio.
En los casos de suplir una necesidad en cabeza de una Unidad o

Dependencia Ejecutora:
Para la contratación de servicios profesionales, de apoyo a la gestión o para

realizar trabajos artísticos, cuya necesidad se genere para el cumplimiento de una
meta, proyecto o convenio a cargo de una Unidad o Dependencia Ejecutora, el
estudio previo lo elaborará el funcionario jefe de la Unidad o Dependencia
Ejecutora y se dirigirá al Gobernador, quien lo aprobará u objetará según lo
estime pertinente.
La elaboración de los estudios previos para la contratación de personal profesional

y de apoyo del Área Jurídica y del Área de Control Interno corresponderá a cada
Profesional Especializado responsable del Área.

En los casos de delegación:
En los casos en que el Gobernador haya delegado la contratación de servicios

profesionales, de apoyo a la gestión o para realizar de trabajos artísticos, en los
Secretarios Ejecutores, la elaboración de los estudios previos para la contratación
corresponderá adelantarla a los Técnicos Administrativos o funcionarios que
hagan sus veces, los cuales, dependiendo de la complejidad del objeto de la
necesidad a contratar, serán apoyados por los Profesionales Especializados o
Profesionales Universitarios asignados en las respectivas Secrearias o en su
defecto por el funcionario que en la sede central sea idóneo para brindar el apoyo
y sea dignado por el Secretario ejecutor.
La aprobación del estudio previo se surtirá con la firma del Gobernador o

Secretario delegado, según el caso, en el espacio que para tal efecto se ha
determinado en la minuta que aparece en las Plantillas No. 004, No. 005, No. 006
y No. 007 de este Manual.

Dependencia y/o
Responsable


contratación.
• La conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación de que se
trate.
• Su adecuación a las Metas del Plan de Acción Trienal, al Plan Anual de
Inversión PAI;
• Este en el Plan de Anual de Contratación PAC;
• Cuando se requiera que este registrado en el Plan de adquisiciones de bienes,
servicios y obra pública;
• Que se trate para ejecutar un proyecto o convenio.

identificación del contrato a celebrar: Objeto, Plazo, Obligaciones, Forma
de pago, Sitio de entrega o de prestación del servicio, Imputación
presupuestal, supervisor o interventor, tipo de contrato, etc.
La identificación del contrato consistirá en expresar que el contrato a celebrar

es de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión de la
Entidad o para la realización de trabajos artísticos.
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

Tratándose de contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de
servicios de apoyo a la gestión de la Entidad será el literal h) del numeral 4º
del artículo 2 de la Ley 1150 de 2008 y el inciso 1º del artículo 82 del
decreto 2474 de 2008 y tratándose de trabajos artísticos que sólo pueden
encomendarse a determinadas personas naturales, la Entidad justificará
dicha situación en el respectivo contrato. Además se deberá hacer alusión a
la presente Tabla que constituye el procedimiento interno de EL
DEPARTAMENTO para la selección y contratación de proveedores en
estos casos.
• El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables
De conformidad con el literal a) del artículo 18 del decreto 3512 de 2003

en concordancia con el artículo 4 del Acuerdo 0004 de 2005 del Comité para
la Operación del SICE, se exceptúan de manera temporal de las obligaciones
frente al SICE, los procesos contractuales de prestación de servicios no
codificados en su totalidad hasta nivel de ítem (Propiedades y
Especificaciones) en el CUBS. Por consiguiente no será necesario que se
verifique el SICE.
Entra las variables para determinar el costo del contrato se pueden tener en
cuenta: El nivel de educación, tipo y tiempo de experiencia, la formación

Dependencia y/o
Responsable
exigida, las habilidades, el sitio o ambiente de ejecución del contrato, el
grado de dedicación o de responsabilidad del servicio, los desplazamientos
que se deba realizar, equipo o materiales de trabajo, etc.
Por regla general se utilizará la Tabla de honorarios que cada vigencia fiscal
expedirá EL GOBERNADOR y dependiendo del caso específico se tendrán
en cuenta las variables arriba mencionadas.
en el estudio previo se deberá tener en cuenta este aspecto para lo cual se

atenderá las explicaciones que en este Manual se consagran en el numeral
16, dejando constancia los mínimos de nivel de educación, formación y
experiencia se exigirá al profesional a contratar, como la condición de exigir
la presentación y aprobación de una prueba psicológica que mide las
habilidades del proponente.
• Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta

Al respecto se debe tener en cuenta que los factores de selección entre otros
son el nivel de educación, el tipo y tiempo de experiencia y la formación
exigida.
• Soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos
• El estudio de riesgos es necesario porque siempre existirá la posibilidad de

esperados.

se entienden como riegos involucrados en la contratación todas aquellas

metodología:

de contingencia.

Dependencia y/o
Responsable


regla general en los contratos de prestación de servicios que nos ocupa
no se pacta pago anticipado ni anticipos.
• Mala calidad en el servicio o en los productos entregados por el
incumplimiento de las especificaciones técnicas.
• Se debe realizar el análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de





Dependencia y/o
Responsable







Dependencia y/o
Responsable
del contrato.

obligatorias en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor
cuantía, caso en el cual corresponderá al funcionario que elabore el estudio
previo determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del
objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el
reglamento que expida el Gobierno Nacional.
Los porcentajes y vigencias de los anteriores amparos están encaminados a

garantizar los siguientes riesgos:
a. Que el contratista no pueda dar cumplimiento total o parcial al contrato o

que no cumpla dentro del plazo de ejecución pactado.
b. Que la calidad del servicio o productos entregados no corresponda a la
pactada en el contrato.
c. Que el contratista no cumpla con las obligaciones de salarios y
prestaciones sociales del personal a su cargo.
e. Que el contratista afecte terceros durante la ejecución del servicio o de la
obra.
Por regla general en los contratos cuyo valor no superen los tres (3) salarios
mínimos mensuales legales vigentes y su plazo no supere un (1) mes no se exigirá
garantías.
Por regla general en los contratos de prestación de servicios profesionales, de

apoyo a la gestión y para la realización de trabajos artísticos, no se pactará la
entrega de anticipo o el pago de sumas anticipadas, por excepción y en casos
debidamente justificados se pactará estas prerrogativas y se deberá exigir los
respectivos amparos.
puntual en la modalidad de contratación directa y tipo de contrato.

posterioridad a la apertura del proceso de selección.
02 Secretaria ejecutora Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP

Dependencia y/o
Responsable
El Secretario Ejecutor y los demás jefes de dependencia que generaron la
necesidad, según el caso, solicitará el Certificado de Disponibilidad Presupuestal –
CDP- a la Oficina de Presupuesto de EL DEPATAMENTO, para lo cual anexara
a la solicitud el respectivo Estudio Previo de contratar el servicio en la cual se
indica el rubro afectado. Ver Formato F-CBS-011 de este Manual.
1996). Deberá tener en cuenta si se trata de recursos de inversión o de
funcionamiento con el fin de definir lo pertinente a reservas presupuéstales.
Si se trata de recursos de inversión adicional a los estudios previos deberá

remitirse certificación del Banco de Proyectos.
De no continuarse el proceso de selección, su existencia no genera compromiso

alguno para EL DEPARTAMENTO (Artículo 71 del Decreto 111 de 1996).
El funcionario de presupuesto estará en la obligación de verificar que la

imputación presupuestal del estudio previo sea acorde con la o las metas del Plan
de desarrollo o convenio por la cual se puede imputar el amparo del proceso de
selección y de no encontrarla acorde devolver el Estudio previo para que se corrija
la inconsistencia y abstenerse de expedir el CDP.
03 Secretaria Ejecutora Remisión documentos a la Oficina de Recursos Humanos y Bienestar Social
Una vez aprobados los estudios previos, expedido el CDP y en dado caso la
certificación del Banco de proyectos, se procederá a remitir los documentos a la
Oficina de Recursos Humanso y Bienestar Social a fin de que se adelanten los
tramites subsiguientes.
04 Jefe de recursos Invitación a Presentar Propuesta

Humanos y Bienestar
Social, El Jefe de recursos humanos y bienestar social elaborara la invitación a presentar
Gobernador propuesta al Gobernador, luego, expedirá y enviará el oficio invitando a presentar
propuesta técnica y económica a la persona que según el estudio previo haya
cotizado el menor precio y/o las condiciones más favorables para la Entidad. En la
invitación se determinará e informará las condiciones técnicas y demás aspectos
mínimos que se exigirán para suscribir el contrato, dejando de manera clara y
expresa los documentos que el proponente debe anexar con la propuesta y el lugar,
la fecha y hora para entregarlos.
El oficio de invitación lo elaborará el funcionario que elaboró el estudio previo,

conforme a las minutas de las Plantillas No. 024, No. 025, No. 026 y No. 027 de
este Manual y lo enviará al Gobernador, según ele caso, junto al estudio previo.
Se estipulará en la invitación, dependiendo de si se trata de contrato de prestación

de servicios profesionales, de apoyo a la gestión o para realizar trabajos artísticos,
que el proponente para verificar su idoneidad y experiencia y ende su capacidad
jurídica, anexe:
2. Propuesta debidamente firmada. Para lo cual se anexa el respectivo Formato.

Dependencia y/o
Responsable
3. Formato único de hoja de vida de persona natural debidamente diligenciado.
Indicando la página web donde puede consultarse.
4. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o contraseña del proponente o su
representante legal. (Para extranjeros se debe exigir la presentación de la visa
que le permita desarrollar la actividad, ocupación u oficio autorizado en la
misma. Asimismo, se le deberá solicitar la cédula de extranjería cuando se
esté en la obligación de tramitarla).
5. Fotocopia del título que acredite el nivel de educación exigido.
6. Fotocopia del acta de grado del título que acredite el nivel de educación
exigido.
7. Fotocopia de la Tarjeta profesional en los casos reglamentados por el
Gobierno. En los de apoyo a la gestión no aplica. Ver literal j) del sub
numeral 16.1.3.1 de este Manual.
8. Fotocopia del Título de formación de postgrado, en caso de que exija este
nivel de educación. Ver literal k) del sub numeral 16.1.3.1 de este Manual.
9. Fotocopia del acta de grado de postgrado, en caso de que exija este nivel de
educación.
10. Registro Único Tributario “RUT” tanto para la persona natural como para la
jurídica.
11. Fotocopia del certificado de antecedentes penales del proponente o de su
12. Certificado de existencia y representación legal del proponente expedido por
13. En el caso de exigir experiencia, esta se exigirá dependiendo de la clase de
contrato a celebrar (Prestación de servicios profesionales, de apoyo o para la
realización de trabajos artísticos). En la invitación se determinará la forma
como se acreditará.
Sobre experiencia se tendrá en cuenta las directrices reglamentarias que se

consagran en el sub numeral 16.1.1 de este Manual.
Cuando se trate de personas jurídicas la experiencia se exigirá sea acredita en

el cumplimiento de contratos relacionados con el objeto de contrato objeto
del proceso.
• Certificaciones que acrediten la formación exigida del proponente si es

persona natural o del equipo de trabajo cuando se trate de persona
jurídica.
• De requerirse de personal para ejecutar el objeto del contrato, en la
invitación se deberá determinar el número, el nivel de educación y
experiencia del personal, para lo cual se exigirá que se anexen las hojas
de vida con los soportes necesarios.
• Propuesta técnica conforme a las características técnicas del servicio,
detallados en la invitación.
• Presentación de la propuesta económica, advirtiéndose no podrá superar el
No se exigirá la presentación de Certificado de Antecedentes ni Fiscales, ya que

las situaciones que certifican estos documentos serán verificadas por al Entidad.

Dependencia y/o
Responsable
Se debe informar al proponente invitado de que debe realizar y aprobar la prueba

dadas en el numeral 16 y sub numeral 25.4 de este Manual, en lo que sea
aplicable.
La invitación antes de continuar con el tramité pertinente deberá ser enviada al

Profesional Especializado del Área Jurídica o en las Direcciones Territoriales al
abogado contratado para tal fin, para su revisión jurídica, quien de encontrarla
ajustada a las exigencias de la ley y del presente Manual la aprobará jurídicamente
o caso contrario la devolverá al funcionario que la elaboró para que realice los
ajustes o incorpore las recomendaciones jurídicas solicitadas. Si la invitación no
cuenta con la revisión jurídica previa no podrá continuarse con el trámite
pertinente y de continuarse se derivarán responsabilidades de ley.
Aprobada jurídicamente la invitación, el Profesional Especializado del Área

Jurídica en la Sede Central o el abogado contratista en la Dirección Territorial,
enviará la invitación incorporada al expediente al Director General o Director
Territorial para que la suscriba y se continúe con el trámite pertinente.
Suscrita la invitación por el Gobernador, según el caso, este la devolverá

incorporada al expediente al Jefe de Recursos Humanos y Bienestar social, según
el caso, para que sea remitida al proponente invitado.
05 Jefe de Recursos Fijación de Aviso a las Veedurías Ciudadanas

Humanos y Bienestar
Social El Jefe de Recursos Humanos y Bienestar Social, conforme a la minuta de la
Plantilla No. 032 de este Manual, elaborará un aviso informando del proceso
precontractual e invitando a las Veedurías Ciudadanas, el cual se fijará en la
cartelera respectiva o en la página web de la Entidad, paralelamente al envió de la
invitación a presentar propuesta o a más tardar al día siguiente. Aviso que
permanecerá fijado hasta que se suscriba el contrato.
06 Jefe de Recursos Recibo de Propuesta

Humanos y Bienestar
Social Dentro del plazo (fecha y hora) determinado en el oficio de invitación el
proponente invitado presentará en la Jefatura de Recursos humanos y –Bienestar
Social, la propuesta y demás documentos necesarios para suscribir contrato.
07 Jefe de Recursos Acta de Cierre del Plazo para Presentar Propuesta

Humanos y Bienestar
Social El día y hora tope señalados en el oficio de invitación, el jefe de recursos humanos y
bienestar social, recibirá la propuesta y procederá a realizar un cotejo previo de los
documentos exigidos en la invitación con los presentados y dejar constancia del
número de folios recibidos, para lo cual deberá diligenciar el Formato F-CBS-014 y
F-CBS-015 de este Manual.


Dependencia y/o
Responsable
08 Secretaria ejecutora o Verificación de Propuesta

Jefe de Dependencia que
generó la necesidad, En la sede central, el Secretario Ejecutor que generó la necesidad, el Jefe de
Profesional o asesor del Recursos Humanos y Bienestar Social la Dependencia, con el acompañamiento del
Área Jurídica o Abogado Profesional o asesor del Área Jurídica o un abogado contratado, procederán a
Contratado, Jefe de verificar que la propuesta presentada cumpla con los aspectos técnicos, de
Recursos Humanos y experiencia y demás requisitos necesarios para suscribir el contrato.
Bienestar Social
De necesitarse se podrá solicitar conceptos técnicos.
Se verificará si al proponente, previamente en la diligencia de cierre del proceso,

se le requirió allegar documentos no anexados a la propuesta. De habérsele
requerido y el proponente no haberlos allegado, se dejará constancia de tal
situación y se rechazará la propuesta.


podrá contratar con EL DEPARTAMENTO,

conforme a los formatos F-CBS-017, F-CBS-018 y F-CBS-019 de este Manual,
adecuado al caso concreto, dejándose constancia del cumplimiento o incumplimiento
de la propuesta a las necesidades y requisitos exigidos en la invitación y de la
recomendación de suscribir o no el contrato.
Copia del acta se enviará al Gobernador, según el caso, para que conozca el resultado
de la verificación y de la recomendación dada por los funcionarios verificadores.
El Gobernador o Secretario Delegado, según el caso, si tienen fundamento válido

podrán apartarse de las recomendaciones.
09 Jefe de Recursos Comunicado del Resultado de Verificación de la Propuesta

Humanos y Bienestar
Social Una vez que se haya informado del resultado de la verificación al Gobernador,
según sea el caso, y de no presentarse objeción alguno por parte de estos, en la
sede central, el Jefe de Recursos Humanos y Bienestar social, enviará oficio al
proponente, informándole el resultado de la verificación.

Dependencia y/o
Responsable
Si el resultado es satisfactorio en el oficio se le informará la fecha y hora para que
se presente a suscribir el contrato, según Plantilla No. 053. Si el resultado no es
satisfactorio se le indicará los motivos de rechazo de la propuesta, advirtiéndole
que por la vía gubernativa no procede recurso alguno. Copia del recibido del oficio
se incorporará al expediente.
10 Jefe de Recursos Elaboración de la Minuta del Contrato

Humanos y bienestar
Social El Jefe de Recursos Humanos y Bienestar Social, adelantará la revisión del
expediente y de encontrar el proceso acorde con la ley, estudio previo y la
invitación y demás soportes, elaborará la minuta del contrato, pactando todas las
cláusulas que por ley, naturaleza del contrato y conveniencia de la entidad deban
pactarse.
funcionario o contratista que se encargó de la revisión del expediente y
aparecen en los sub numeral 28.1 y 28.2 del presente Manual. Lo anterior de
conformidad a las minutas de contratos que aparecen en las Plantillas 061, 062 y
063 de este Manual.
La minuta del contrato se elaborará en original y una (1) copia .
11 Jefe de Recursos Solicitud de revisión Jurídica

Humanos
Profesional o asesor Conforme el Formato F-CBS–041 de este Manual el Jefe de recursos humanos y
Departamento jurídico o bienestar social, remitirá al departamento Jurídico, el expediente completo para su
contratista revisión.
El Profesional Especializado del Área Jurídica (o abogado contratista), y en las

dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al envío de la solicitud, adelantará la
revisión jurídica del expediente y de encontrar el proceso acorde con la ley,
estudio previo y la invitación y este manual procederá dar el respectivo visto
bueno revisando que se hayan pactando todas las cláusulas que por ley y
conveniencia del DEPARTAMENTO deban pactarse. La revisión se hará constar
en el Formato de control de documentos que corresponda a la modalidad de
selección.
Una vez visada conforme el manual de gestión documental y correspondencia, la

enviará, según el caso, al Gobernador, para su aprobación y firma de no
encontrarse ajustado lo devolverá a la jefatura de recursos humanos para su
corrección.
Recibida la minuta del contrato y de encontrarse a ajustada el Gobernador

General, procederá a suscribir la minuta del contrato y devolverla al Jefe de
Recursos Humanos para continuar el respectivo trámite
13 Jefe de Recursos Solicitud de Expedición del Registro Presupuestal “RP”

Humanos y Bienestar

Dependencia y/o
Responsable
Social Una vez que se haya suscrito el contrato, el Jefe de Recursos Humanos y Bienestar
Social, por memorando solicitará al Profesional Universitario del Área de
Profesional Presupuesto la expedición del Registro Presupuestal “RP” que ampare el valor del
Universitario del Área de contrato, para lo cual enviará el expediente del contrato.
Presupuesto
incorporado al Jefe de Recursos Humanos y Bienestar Social

materia presupuestal. (Decreto Ley 111/1996). Ver formato F-CBS-043.
14 Jefe de Recursos Suscripción del Contrato por el Contratista

Humanos y Bienestar
Social En la fecha y hora en que se citó al proponente, en el oficio que se le comunicó el
resultado de la verificación, el contratista y si éste se presenta, el jefe de recursos
Proponente humanos y Bienestar Social procederá a entregarle el contrato, según el caso, en
original y copia para que los suscriba.
El día que se presente el interesado se le exigirá presente el documento de

identidad para corroborar sus datos.

envíe por correo electrónico, paralelamente se debe enviar al interesado el orinal y
la copia por correo certificado, solicitándole su firma y devolución inmediata del
original. Se lo actuado se dejará constancia en el libro radicador.
En el caso de que no se haya citado previamente al proponente el jefe de recuros

Humanos, cita al proponente para que se presente a suscribir el contrato,

15 Jefe de Recursos Publicación del Contrato en el SECOP

Humanos y Bienestar
Social Esta etapa la cumplirá el Jefe de Recursos Humanos, para lo cual enviará un
memorando al Profesional Universitario del SECOP indicando la ubicación del
Profesional Universitario contrato en la red. El jefe de recursos humanos, ordenará y constatará la efectiva
SECOP publicación del contrato dejando constancia en el expediente.
16 Legalización del Contrato

Contratista
Ver explicaciones de la actividad del numeral 28 de la Tabla 1 de este Manual,
en lo que sea aplicable a contratos de prestación de servicios profesionales, de
apoyo a la gestión o para la realización de trabajos artísticos.

Dependencia y/o
Responsable
17 Comunica designación de Supervisor del Contratado
Gobernador
DEPARTAMENTO”.
18 Jefe de Recursos Inicio del Contrato

Humanos y Bienestar
Social, Funcionario Ver explicaciones de la actividad del numeral 30 de la Tabla 1 de este Manual.
designado como
Supervisor del Contrato, Observación:
Contratista
• El acta de inicio debe elaborarse de conformidad con el formato F-CBS-046
del “Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos y Convenios de EL
DEPARTAMENTO”
19 Gobernador, Contratista Ejecución y Cumplimiento del Contrato
Designado Ver explicaciones de la actividad del numeral 05 de la Tabla 1 del “Manual de
DEPARTAMENTO”
Designado Ver explicaciones de la actividad del numeral 06 de la Tabla 1 del “Manual de
DEPARTAMENTO”.
21 Funcionario Supervisor Publicación del Acta de Liquidación en el SECOP

del Contrato, Profesional
Universitario SECOP Ver explicaciones de la actividad del numeral 12 de la Tabla 1 del “Manual de
Interventoría y Supervicisón de Contratos y Convenios de EL DEPARAMENTO”.
Una vez sea publicada el acta de liquidación y efectuados los pagos, se remitirá el
expediente a la oficina de recursos humanos.
22 Jefe de Recursos Remisión Archivo Central – Secretaría General

Humanos y bienestar
Social Los documentos originales que se produzcan durante todo el proceso contractual,
hasta su liquidación y reevaluación deberán igualmente ser enviados por El Jefe de
Secretaría General Recursos Humanos a la Secretaría General donde se conservaran en el archivo
central.

Tabla 6. Procedimiento para la Selección de Consultores a Través de Concurso de Meritos

Abierto
No. Dependencia Descripción

01 Secretarías Ejecutoras Preparación de Estudios y Documentos Previos
Cada Secretario Ejecutor del Proyecto que requiere la contratación de dicho

Profesional Universitario servicio, tal como lo exigen los numeral 7º y 12º del artículo 25 de la Ley 80 de
o Asesor Departamento 1993, elaborará el estudio previo de contratar la consultoría.
Jurídico



espacio que para tal efecto se ha determinado en la minuta que aparece en la
Plantilla No. 009 y 010 de este Manual o los que con posterioridad se elaboren y
se incorporen.

2008, para lo cual deberá guiarse en las explicaciones pertinentes dadas en el
subnumeral 17.1 del numeral 17 de este Manual, a saber:

Para lo cual se tendrá en cuenta:
• Que la necesidad se genere para el cumplimiento de las metas del Plan
• Esté contemplada en Plan anual de Contratación PAC;
• Esté contemplado en el Plan Anual de Inversiones PAI y;
• Se haya registrado en el Plan de adquisiciones de bienes, servicios y



pago, Sitio de desarrollo de la consultoría, Imputación presupuestal,
Para identificación del contrato se debe citar la definición que consagra el

numeral 2º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993:
“Son contratos de consultoría los que celebren las Entidades estatales

referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de
inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para
programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de
coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la

interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección,
programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.”
Teniendo en cuenta la claridad que consagra el parágrafo 1º del artículo 54

del decreto 2474 de 2008:
“Por labores de asesoría, y de asesoría técnica de coordinación, control y

supervisión a que se refiere el numeral 2° del artículo 32 de la Ley 80 de
1993 entiéndase las llevadas a cabo con ocasión de la construcción, el
mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas
de toda índole, de puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías
urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles, teleféricos, acueductos,
alcantarillados, riesgos, drenajes y pavimentos; oleoductos, gasoductos,
poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos; líneas de
transmisión eléctrica, y en general todas aquellas actividades relacionadas la
ingeniería a que se refiere el artículo 2 de la Ley 842 de 2003.”

corresponden necesariamente a la naturaleza del contrato, haciendo alusión a
que se trata de la selección de consultores o proyectos y por consiguiente la
selección del consultor se hace a través de un concurso de méritos abierto
con propuesta técnica simplificada tal como lo prevé el numeral 3º del
artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, el numeral 3º del artículo 3 y la Sección I
del Capítulo III del decreto 2474 de 2008.
Se definirá el tipo de propuesta técnica que se le solicitará a los posibles

proponentes. Como se trata de un concurso abierto se exigirá Propuesta
Técnica Simplificada (PTS), para lo cual se tendrá en cuenta la definición que
consagra el artículo 55 del decreto 2474 de 2008:
Propuesta técnica simplificada (PTS): Cuando la Entidad suministra en los

requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la
consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma. En estos
casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el
de precalificación con lista corta o lista multiusos.
4. El análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato,

indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva
contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo.

De conformidad con el artículo 57 del decreto 2474 de 2008, con base en los
requerimientos técnicos, se estimará el costo de los servicios de consultoría
requeridos teniendo en cuenta rubros tales como los montos en
"personas/tiempo", el soporte logístico, los insumos necesarios para la
ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del
contratista.
El presupuesto oficial amparado por la disponibilidad presupuestal respectiva

se determinará con base en el resultado de la estimación de los costos a que
se hizo referencia anteriormente. El detalle de la estimación será puesto a
disposición del proponente que se ubique en el primer puesto de la lista de
elegibles, y servirá de base para la revisión a que se refiere el artículo 71 del
decreto 2474 de 2008.
De conformidad con el literal a) del artículo 18 del decreto 3512 de 2003 en

concordancia con el artículo 4 del Acuerdo 0004 de 2005 del Comité para la
Operación del SICE, se exceptúan de manera temporal de las obligaciones
verifique el SICE.
Entre las variables para determinar el costo del contrato se pueden tener en
Para determinar los costos asociados a la consultoría se puede utilizar la

Tabla de Honorarios que maneje el DEPARTAMENTO y dependiendo del
caso específico se tendrán en cuenta las variables arriba mencionadas.
Igualmente el análisis puede haberse elaborado con base en precios de

mercado a través cotizaciones en forma escrita, vía telefónica o vía Internet.
(Dejando las respectivas constancias).

Se debe tener en cuenta que de conformidad con el numeral 4º del artículo 5

de la Ley 1150 de 2007, en los procesos para la selección de consultores se
hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos
de la oferta o proyecto. De conformidad con las condiciones que señale el
reglamento, se podrán utilizar criterios de experiencia específica del oferente
y del equipo de trabajo, en el campo de que se trate.
En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la

selección de consultores.

del decreto 2474 de 2008, en el concurso de méritos, la oferta más favorable a


la Entidad será aquella que presente la mejor calidad, de acuerdo con los
criterios señalados en el pliego de condiciones, con independencia del precio,
que no será factor de calificación o evaluación.

cuando la Entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodología
exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de
trabajo para la misma, se exigirá la presentación de una propuesta técnica
simplificada (PTS).


esperados.


metodología:


de contingencia.


y cuando se presente esta situación.
• Mala calidad del servicio o por el incumplimiento de sus técnicas con las
cuales fue contrato el servicio.


• Haciendo la claridad que estos riesgos deben ser asumidos por el contratista
constituyendo la correspondiente garantía única, bajo las siguientes
condiciones:











del contrato.











del contrato.

puntual en la modalidad de concurso de mérito y tipo de contrato.





Observación:
• Cuando se remita al Profesional o Asesor del Área Jurídica el estudio previo también
se puede remitir el proyecto de pliego de condiciones.
02 Secretaría Ejecutora Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

o Asesor del área Ver explicaciones de la actividad del numeral 02 de la Tabla 1 de este Manual.
Jurídica
03 Elaboración del Proyecto de Pliego de Condiciones y Preparación de los
Secretarías Ejecutoras Requerimientos Técnicos como parte del Pliego de Condiciones

del proceso con la expedición del CDP y su viabilidad jurídica, el funcionario que
lo elaboró, procederá a elaborar el proyecto de pliego de condiciones de
conformidad con lo previsto en el numeral 5º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993
y en el artículo 6 del decreto 2474 de 2008, detallando especialmente los aspectos

cuando menos:
• La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar o los

requerimientos técnicos. Que se presentará siempre en documento separable
expresa reserva.
• Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos,
Se determinará los documentos de contenido técnico y económico y la forma

de presentación de propuestas: Para lo cual se debe informar la exigencia del
artículo 63 del decreto 2474 de 2008, de que con el fin de salvaguardar la
integridad del proceso, las propuestas técnicas y económicas se deben
presentar al mismo tiempo en sobres cerrados y separados.
Se debe explicar el contenido del artículo 70 del decreto 2474 de 2008, en el

sentido de explicar que la propuesta económica deberá incluir todos los
precios asociados con las tareas a contratar que comprenden, entre otros:
¾ La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según

el caso, sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc.
¾ Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones.
¾ Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos
necesarios para la realización de la labor.
¾ Gastos de administración.


¾ Utilidades del consultor.
¾ Gastos contingentes.
Se debe explicar que los precios deberán ser desglosados por actividad y de
ser necesario, por gastos en moneda nacional y extranjera. Las actividades y
productos descritos en la propuesta técnica pero no costeadas en la propuesta
económica, se consideran incluidas en los precios de las actividades o
productos costeados.
Se informará que el sobre con la propuesta económica sólo será evaluado una
vez concluida la evaluación técnica siguiendo las reglas del artículo 71 del
decreto 2474 de 2008, las mismas que se explican en la respectiva actividad
de esta Tabla.
Se debe tener en cuenta que de conformidad con el artículo 60 del decreto

2474 de 2008, la experiencia de los socios de una persona jurídica se podrá
acumular a la de ésta, cuando ella no cuente con más de cinco (5) años de
constituida. La acumulación se hará en proporción a la participación de los
socios en el capital de la persona jurídica. En el caso de los consorcios o
uniones temporales, la experiencia será la sumatoria de las experiencias de
los integrantes que la tengan, de manera proporcional a su participación en el
mismo, salvo que el pliego de condiciones señale un tratamiento distinto en
razón al objeto a contratar. En el caso de sociedades que se escindan, la
experiencia de la misma se podrá trasladar a cada uno de los socios
escindidos, y se contabilizará según se disponga en los respectivos pliegos de
condiciones del proceso.
Se advertirá que los integrantes de la lista corta no podrán asociarse entre sí

para presentar una propuesta.

proponentes según la definición que trae el artículo 55 del decreto 2474 de
2008 y que se explica en el punto 3 de la actividad del numeral 01 de esta
Tabla. Tratándose de concurso de méritos abierto el tipo de propuesta
técnica a exigir siempre va ha ser la Simplificada.
Se determinará con claridad los factores de selección y ponderación de las

propuestas: Definir las reglas objetivas, justas, claras y completas que
permitan una escogencia objetiva y eviten se declare desierto el proceso; se
deberá determinar el puntaje mínimo de calificación exigido para adjudicar el
Se establecerán reglas de desempate claras y objetivas reservándose como

última medida la del sorteo, tal como lo exige el parágrafo del artículo 69
del decreto 2474 de 2008.

en los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de
calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto.
De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, se podrán
utilizar criterios de experiencia específica del oferente y del equipo de
trabajo, en el campo de que se trate. En ningún caso se podrá incluir el precio,


como factor de escogencia para la selección de consultores.

2008, en el pliego de condiciones deberá indicarse el puntaje mínimo que una
oferta deberá recibir para ser considerada elegible, así como las condiciones
máximas a acreditar respecto a la experiencia específica del proponente y
respecto a la formación y experiencia de los profesionales y expertos del
equipo de trabajo, de manera que las que superen ese límite no sean tenidas
en cuenta.
La propuesta técnica se calificará sobre un total de cien (100) puntos

discriminados de acuerdo con los diferentes factores evaluación que consagra
el artículo 68 del decreto 2474 de 2008 y que se deben determinar en el
pliego de condiciones, como:
1. Experiencia específica del proponente en relación directa con los servicios

previstos en los requerimientos técnicos, y proporcional al alcance y tipo de
los mismos, cuya exigencia se valorará en relación con la realización de
proyectos de naturaleza e impacto similares.
2. Propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo para la ejecución de
la consultoría.
3. Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de
trabajo.
Según el inciso 3º del parágrafo 1º del artículo 68 del decreto 2474 de 2008,
para la ponderación de las propuestas técnicas simplificadas (PTS) sólo se
tendrán como criterios calificables la Experiencia específica del proponente y
la formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de
trabajo. El porcentaje asignado a la Formación y experiencia de los
profesionales y expertos del equipo de trabajo no será inferior al sesenta por
ciento (60%) en ningún caso. La “Propuesta metodológica y plan con cargas
de trabajo para la ejecución de la consultoría” NO se tendrá en cuenta como
criterio de evaluación.
En el pliego de condiciones tal como lo exige el parágrafo 3º del artículo 68

del decreto 2474 de 2008, se advertirá que la Entidad verificará que el equipo
de trabajo presentado esté en capacidad real y efectiva de cumplir con la
carga y plan de trabajo de la consultoría.

• Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la

De conformidad con el inciso 5º del artículo 10 del decreto 2474 de 2008, en

ningún caso la Entidad podrá señalar taxativamente los requisitos o


documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni
permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que
se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.
En el numeral 25.6 de este Manual se puede ver a manera de ejemplo las

de la naturaleza del proceso de selección y del contrato, igualmente en las
plantillas de pliego de condiciones para concurso de mérito se puede
encontrar sobre el tema.
De conformidad con el parágrafo 2º del artículo 68 del decreto 2474, en el

pliego de condiciones se deberá indicar el puntaje mínimo que una oferta
deberá recibir para ser considerada elegible, así como las condiciones
máximas a acreditar respecto a la experiencia específica del proponente y a
trabajo, de manera que las que superen ese límite no sean tenidas en cuenta.
• Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago,


2007 y el artículo 88 del decreto 2474 de 2008, se deberá incluir la
estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados
en la contratación. Se deberá señalar el momento en el que, con anterioridad a
la presentación de las ofertas, los oferentes y la Entidad revisarán la
asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva.

documentos que sean necesarios.
Tal como lo ordena el numeral 1º del artículo 56 del decreto 2474 de 2008, el
funcionario responsable de elaborar el proyecto de pliego de condiciones, además
de incluir los requisitos señalados anteriormente, debe elaborar el anexo de los
requerimientos técnicos del servicio de consultoría, en el cual se señalará cuando
menos lo siguiente:
1. Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.

2. La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o
productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos,
diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.
3. El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría.
4. El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los
proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales
como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos
5. La determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de
concurso de méritos.
Tratándose de concurso de méritos abierto siempre se exigirá Propuesta

Técnica Simplificada ya que la Entidad establece desde ya la propuesta
metodológica y plan con cargas de trabajo para la ejecución de la consultoría,
por lo que no se exige la PTD ya que en estos casos sólo procede la
selección por el sistema de precalificación con lista corta.


cuenta las explicaciones dadas en los sub numerales 25.2 y 25.3 de este Manual.

elaborará conforme a las plantillas que se incorporen al presente Manual. El
funcionario debe tener en cuenta que las plantillas deben ajustarse al caso
concreto.
Para verificar la Capacidad jurídica se deberá exigir en el pliego de

condiciones como mínimo:
1. Oferta debidamente firmada.

2. Documento de conformación del consorcio o unión
temporal.
3. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del proponente o
su representante legal.
4. Fotocopia del certificado de antecedentes penales del proponente
o de su representante legal. Vigente.
5. Certificado de existencia y representación legal del proponente
expedido por la respectiva Cámara de Comercio, en caso de persona
jurídica.
6. Certificado de inscripción, calificación y clasificación
en el Registro Único de Proponentes “RUP”, expedido por la Cámara de
Comercio de la jurisdicción donde tenga el asiento principal de sus
negocios (personas naturales) o el domicilio principal (personas
jurídicas). Documento que se exigirá para efectos de determinar la
clasificación y calificación de los proponentes y hasta que el Gobierno
reglamente el artículo 6 de la ley 1150 de 2007 que trata del Certificado
de Inscripción en el Registro Único de Proponentes del Registro Único
Empresarial de la Cámara de Comercio.
7. Original de la garantía de seriedad de la propuesta
acompañada de sus condiciones generales o aval bancario que garantice la
seriedad de la propuesta. ﴾Si se exige Propuesta Técnica Simplificada se
podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad del ofrecimiento, tal
como lo permite el inciso 1º del artículo 74 del decreto 2474 de
2008﴿.
8. Certificación expedida sobre pago de pago de aportes
parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como
los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando
corresponda, tal como lo exige la artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el
inciso 2º del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo
23 de la Ley 1150 de 2007.
9. Registro Único Tributario “RUT”.
y jurídicas.
Para verificar la capacidad financiera se debe exigir en el pliego de

condiciones:
Siempre y cuando el valor del contrato supere los 60 salarios mínimos mensuales
vigentes, se exigirá:

• Balance General Clasificado a 31 de diciembre del año inmediatamente

• Estado de Pérdidas y Ganancias o de Resultados correspondiente al año
inmediatamente anterior a la que se adelanta el proceso de selección.
• Notas a los Estados Financieros correspondientes al del año inmediatamente
• Certificación de los Estados Financieros del año inmediatamente anterior al que
se adelanta el proceso de selección.
• Declaración tributaria del impuesto a la renta y complementarios del año
inmediatamente anterior al que se adelanta el proceso de selección, siempre y
cuando el proponente este obligado.
• Fotocopias de las tarjetas profesionales del Contador y Revisor Fiscal, o del
Contador Público Independiente.
• Certificación actualizada, expedida por la Junta Central de Contadores, de
vigencia de matrícula profesional de Contador, Revisor Fiscal o Contador
Público Independiente que hayan suscrito los estados financieros aportados.
del año anterior.

técnico:
Se informará que los documentos que soportan los requisitos habilitantes

aportados en la etapa de precalificación por los proponentes que conforman la lista
corta, se integraran como documentos que hacen parte de la propuesta técnica
(Simplificada o Detallada) y en consecuencia no podrán ser modificados.
Anexos: Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los

demás documentos que sean necesarios. Se tendrá en cuenta las explicaciones
dadas en el sub numeral 25.7 de este Manual.

deberá ser enviado al Profesional Especializado del Área Jurídica para su revisión
solicitadas. Si el proyecto de pliego de condiciones no cuenta con la revisión
jurídica previa no podrá continuarse con el trámite pertinente y de continuarse se

elaboró enviará el documento incorporado a la Secretaría Ejecutora para que
continúe con el trámite pertinente.
04 Secretaría Ejecutora, Aviso de la Convocatoria Pública

del SECOP De conformidad con el artículo 4 del decreto 2474 de 2008, en los procesos de
concurso de méritos se hará convocatoria pública. El aviso de convocatoria para la
contratación se publicará de conformidad con las reglas señaladas en el artículo 8
del presente decreto, y contendrá la información necesaria para dar a conocer el


objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el presupuesto oficial
del contrato, así como el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el
proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.
El Secretario Ejecutor o quien haga sus veces elaborará y suscribirá el aviso de la

convocatoria conforme a la Plantilla No. 039 y por memorado u oficio ordenará
al funcionario o contratista responsable del manejo del SECOP lo publique en el
portal único de contratación.
En el expediente contractual se deberá dejar las evidencias.
05 Secretaría Ejecutora, Publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones

del SECOP Simultáneamente con el Aviso de Convocatoria Pública se publicará en el SECOP,
los estudios y documentos previos y el proyecto de pliego de condiciones; para lo
cual el funcionario responsable de elaborar estos documentos y una vez
viabilizados jurídicamente los enviará al Secretario ejecutor quien por memorando
u oficio dirigido al funcionario o contratista responsable del manejo del SECOP le
ordenará su publicación en el Portal Único de Contratación. En el memorando u
oficio se deberá informar la ruta donde se encuentran los archivos a publicar.
De conformidad con el inciso 2º del artículo 11 del decreto 2474 de 2008 el

proyecto de pliego de condiciones se publicará cuando menos con cinco (5) días
hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura. La publicación del
proyecto de pliego de condiciones no genera obligación para la Entidad de dar
apertura al proceso de selección.
Observación:
• En el concurso abierto no se hace uso del sistema de precalificación, por consiguiente

se exigirá siempre propuesta técnica simplificada (PTS), lo que determina el plazo
mínimo de publicación del proyecto de pliego de condiciones.
06 Secretaría Ejecutora Recibo de Observaciones presentadas al Proyecto de Pliego de Condiciones

ejecutora por vía fax o por correo electrónico de la Entidad, según se haya
estipulado en el proyecto de pliego de condiciones.
del SECOP Una vez que se reciba la observación o sugerencia el Secretario Ejecutor, por
memorando u oficio ordenará al funcionario o contratista responsable del manejo
del SECOP la publicación en el Portal Único de Contratación, el o los escritos de
2008.
07 Comité Asesor para la Análisis de Observaciones o Recomendaciones al Proyecto de Pliego

selección y evaluación de de Condiciones
Proveedores de Bienes,


Obras y Servicios Las observaciones y recomendaciones presentadas dentro del plazo anteriormente
señalado serán objeto de análisis por parte del Comité Asesor para la Selección de
incorporar los temas planteados en las observaciones en el pliego de condiciones
definitivo o si por el contrario se rechazan, tal como lo exige el inciso 3º del
artículo 9 del decreto 2474 de 2008. Este análisis y las recomendaciones que el
Comité haga al Gobernador sobre la incorporación o rechazo de las observaciones
se harán dentro de un término prudencial que se determinará en el proyecto de
pliego de condiciones y que no podrá superar los cinco (5) días hábiles contados a
partir del vencimiento del plazo para presentar observaciones.

08 Gobernador Aceptación o Rechazó de las Observaciones o Recomendaciones al Proyecto

de Pliego de Condiciones y Publicación del documento que las Acepta o las
Rechaza
El Gobernador una vez reciba el acta de análisis de observaciones o

recomendaciones al proyecto de pliego de condiciones, que contiene las
recomendaciones que le hace el Comité Asesor para la Selección de Proveedores,
sobre la aceptación o rechazo de las observaciones o recomendaciones, la aprobará
u objetará.
Secretaría Ejecutora Si aprueba el acta, el Secretario Ejecutor, incorporará los temas planteados en las
observaciones en el pliego de condiciones definitivos; si la objeta ordenará no
tenerlas en cuenta, indicando los motivos. El Gobernador una vez apruebe u objete
el acta la devolverá al Secretario Ejecutor para que se continúe con el trámite.
El Secretario ejecutor en calidad de presidente del Comité Asesor para la

Profesional Universitario Selección de Proveedores, tal como lo prevé el numeral 3º del artículo 8 del
del SECOP decreto 2474 de 2008, ordenará por memorando u oficio al funcionario
responsable del manejo del SECOP publicar en el Portal Único de Contratación el
acta de análisis de observaciones, en la fecha de su expedición, o, a más tardar
dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.
09 Secretaría ejecutora Ajuste al Proyecto de Pliego de Condiciones
El Secretario Ejecutor una vez reciba el acta de análisis de observaciones aprobada

por el Gobernador, que acepta o rechaza las observaciones o recomendaciones
realizadas al proyecto de pliego de condiciones, procederá a ajustar el documento
incorporando los temas planteados en las observaciones y que fueron aceptados o
se limitará a mantener el formato inicial del proyecto de pliego de condiciones
haciendo los cambios de forma que sean necesarios.
Al realizar el ajuste se deberá eliminar la palabra proyecto y se dejará como texto

pliego de condiciones; se eliminará aspectos que aplicaban en la etapa de


El Secretario Ejecutor, de requerir apoyo técnico para el ajuste del proyecto de
pliego de condiciones, lo solicitará al funcionario que elaboró el estudio previo y
de ser necesario se solicitará de la revisión del Profesional Especializado del Área
Jurídica.
10 Gobernador Apertura del Proceso de Selección
El Gobernador expedirá la resolución motivada ordenando la apertura del

concurso de meritos, señalando:
1. El objeto de la contratación a realizar

4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el Pliego de
Condiciones y los estudios y documentos previos y definitivos, los cuales
estarán disponibles desde la fecha del acto de apertura.
6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas
orgánicas correspondientes.

según corresponda.
La resolución de apertura del proceso se elabora conforme a la Plantilla No. 054

de este Manual.
11 Secretaría ejecutora Publicación de la Resolución que Ordena la Apertura del Proceso de

Selección y del Pliego de Condiciones
SECOP El Secretario Ejecutor o quien haga sus veces, una vez reciba la copia de la
resolución que ordena la apertura del proceso de selección, por memorando
dirigido al funcionario o contratista responsable del manejo del SECOP ordenará
la publicación en el Portal Único de Contratación de la citada y del pliego de
condiciones del concurso público de meritos. Publicación que se realizará a partir
de la apertura del proceso y terminará dos (2) años después de la fecha del acto de
liquidación de los contratos.

a la fecha que se tiene programada se realice la publicación
12 Modificación del Pliego de Condiciones y Expedición de Adendas

Cualquier interesado puede dentro del plazo permitido en el pliego de condiciones del
concurso de méritos, solicitar las precisiones o aclaraciones que consideren
pertinentes, las cuales deberán ser contestadas por escrito por el Secretario Ejecutor.

Si como consecuencia de las solicitudes de aclaración del contenido del pliego de

condiciones o cuando lo haya estimado conveniente la Entidad, deben modificarse las
condiciones del pliego de condiciones, la modificación, como lo prevé el artículo 7
del decreto 2474 de 2008 debe hacerse mediante adenda, la cual como lo exige el
numeral 12º del artículo 8 del decreto 2474 de 2008, se publicará en el Portal
Único de Contratación. Para elabora las Adendas de debe tener en cuenta el

propuestas a las modificaciones realizadas.

13 Secretaría Ejecutora Presentación de las Ofertas
Dentro del plazo para presentar propuesta establecido en el pliego de condiciones

y de conformidad con el artículo 66 del decreto 2474 de 2008, con el fin de
salvaguardar la integridad del proceso, las propuestas técnicas y económicas se
deben presentar al mismo tiempo en sobres cerrados y separados. El sobre con la
propuesta económica sólo será evaluado de conformidad con el artículo 69 del
Los integrantes de la lista corta no podrán asociarse entre sí para presentar una
propuesta.
De conformidad con el artículo 65 del decreto 2474 de 2008, la propuesta

económica deberá incluir todos los precios asociados con las tareas a contratar que
comprenden, entre otros:
1. La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el

caso, sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc.
2. Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones.
3. Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios
para la realización de la labor.
4. Gastos de administración.
5. Utilidades del consultor.
6. Gastos contingentes.
Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser necesario, por gastos en
moneda nacional y extranjera. Las actividades y productos descritos en la
propuesta técnica pero no costeadas en la propuesta económica, se consideran
incluidas en los precios de las actividades o productos costeados.


Las propuestas deberán ser radicadas en la Secretaría Ejecutora con el nombre y
numero del proceso de Selección.
14 Secretaría Ejecutora Cierre del Plazo para Presentar Oferta Técnica
Antes de dar inicio a la diligencia de cierre, el Secretario Ejecutor verificará en la

Directiva No. 0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación. El concurso
de meritos se declarará cerrado por el Secretario Ejecutor y en consecuencia los
proponentes entregarán las ofertas hasta la hora límite señalada en el cronograma
de la invitación a presentar propuestas, en la Secretaría Ejecutora.
La diligencia de cierre se hará en acto público, procediendo el Secretario Ejecutor o

quien haga sus veces, en calidad de Presidente del Comité Asesor para la Selección de
Proveedores a abrir las propuestas:
• Leerá sus aspectos más relevantes de las mismas, de los cuales se dejará
constancia en el acta respectiva que se levante para el efecto
• Se dejará del Nombre del proponente; clase de persona (Natural, Jurídica y la
forma como actúa, Consorcio o Unión Temporal), Valor total de la propuesta,
número de folios de que consta.
respectiva Acta
• Se verificará el cumplimiento de la exigencia del artículo 63 del decreto 2474
de 2008, que las propuestas técnicas y económicas se presenten al mismo
tiempo en sobres cerrados y separados.

hacerlo, conforme al Formato F-CBS-031 de este Manual.


Pliego de Condiciones no serán consideradas y se devolverán por el Secretario
Ejecutoro, sin abrir mediante oficio.
15 Comité Asesor para la Evaluación de Oferta Técnica
Selección y evaluación
de Proveedores de Esta etapa corresponde adelantarla al Comité Asesor para la Selección de
Bienes, Obras y Proveedores de Bienes, Obras y Servicios. El Comité operara tal como se


para subsanarla.
El Comité valorará el mérito de cada una de las propuestas en función de su

calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el pliego de condiciones del
respectivo concurso.
De conformidad con el artículo 68 del decreto 2474 de 2008, para la

evaluación de la propuesta técnica el Comité evaluador tendrá en cuenta los
criterios de evaluación previamente señalados en el pliego de condiciones, de
acuerdo con las siguientes reglas:
Experiencia específica del proponente en relación directa con los

servicios previstos en los requerimientos técnicos, y proporcional al
alcance y tipo de los mismos, cuya exigencia se valorará en relación con
la realización de proyectos de naturaleza e impacto similares.
Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de

trabajo.

2008, para la ponderación de las propuestas técnicas simplificadas (PTS)
sólo se tendrán como criterios calificables: “Experiencia específica del
proponente…” y la “Formación y la experiencia de los profesionales y
expertos del equipo de trabajo”. El porcentaje asignado a la “Formación
y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo…”
no será inferior al sesenta por ciento (60%) en ningún caso.


Se tendrá en cuenta el puntaje mínimo determinado en el pliego de
condiciones para que una oferta sea considerada elegible, así como las
condiciones máximas a acreditar respecto a los criterios “Experiencia
específica del proponente…” y la “Formación y la experiencia de los
profesionales y expertos del equipo de trabajo”, de manera que las que
superen ese límite no sean tenidas en cuenta.

2008, se verificará que el equipo de trabajo presentado esté en capacidad
real y efectiva de cumplir con la carga y plan de trabajo de la
consultoría.
Reunido el Comité y quien lo preside, procederá a llamar a lista a los

miembros asistentes y a dejar constancia de los invitados presentes si es el
caso. Con el llamado a lista de los miembros del Comité se verificará y se
dejará constancia de la existencia de quórum y de presentarse, la Secretaría
ejecutora dará inicio a la diligencia, la cual se cumplirá en los siguientes
etapas:
1. Verificación de requisitos habilitantes: Se verificará las ofertas técnicas

para constatar el número de folios o adelantar nueva foliación. Se verificará en
primer lugar los requisitos habilitantes (Capacidad jurídica, Capacidad
financiera y de organización de los proponentes) de las ofertas exigidos el
pliego de condiciones y se dejará constancia de lo verificado.
De conformidad con el artículo 11 del decreto 2474 de 2008 y de conformidad

con lo señalado en el parágrafo 1º del artículo 33 de la Ley 1150 de 2007, en
tanto no entre en vigor el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, EL

De considerarse necesario se verificará toda la información presentada, para lo

cual se solicitará a las Entidades estatales y privadas la información que
2. Solicitud de aclaraciones o de requisitos o documentos habilitantes: Si

de la verificación resulta que el Comité no tiene claridad en algún documento
o requisito habilitante o no fue anexado por el proponente al momento de
presentar la oferta, el Comité en igualdad de condiciones, enviará


comunicación escrita al o a los proponentes para que dentro del plazo
establecido en el pliego de condiciones aclaren la información o alleguen los
documentos habilitantes solicitados por el Comité. Se advertirá a los oferentes
que no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
Vencida la fecha y hora del plazo para subsanar, la Secretaría Ejecutora, dejará
las respectivas constancias.

diligencia. El Secretario Ejecutor informará a los miembros del Comité y/o
verificarla y determinará si las ofertas se habilitan o se rechazan. En el caso de
que los oferentes requeridos no hubiesen aclarado o allegado los documentos
habilitantes solicitados, el Comité dejará la respectiva constancia y
recomendará rechazar las ofertas. Si de la verificación no resulta oferta hábil
se recomendará al Gobernador se declare desierto el proceso de selección.
4. Evaluación de las propuestas habilitadas: Una vez cumplida la

verificación de los requisitos habilitantes el Comité continuará con la
diligencia, procediendo a evaluar las ofertas que resultaron habilitadas y ha
otorgarles la respectiva calificación que según los criterios de evaluación

profesional de EL DEPARTAMENTO idóneo o de ser necesario se contratará
el concepto con un tercero.
En caso de empate entre dos o más propuestas técnicas el Comité aplicará las
reglas de desempate establecidas en el pliego de condiciones tal como lo
consagra el parágrafo del artículo 69 de 2008.
5. Elaboración del informe de evaluación de las propuestas técnicas: El

Comité en el acta elaborará el informe de evaluación de las propuestas
técnicas, dejando constancia de lo revisado, analizado, debatido, concluido y
recomendando respecto a la admisión o rechazo de ofertas. En el informe se
dejará constancia del orden de calificación de las propuestas técnicas.

producidos.
Los miembros del Comité y de ser necesario, los invitados, firmarán el acta de
verificación y evaluación de las propuestas.
El acta evaluación se elaborará conforme al formato F-CBS-036 de este

El comité entregará al Gobernador su informe de evaluación, el cual contendrá

el análisis efectuado por el comité y el puntaje final de las propuestas. La
mejor propuesta será la que obtenga el puntaje más alto.


16 Secretaría Ejecutora Traslado a los Oferentes del Informe de Evaluación de las Propuestas
Técnicas y Publicación en el SECOP
De conformidad con el numeral 2 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, en los

procesos contractuales los interesados tendrán oportunidad de conocer y
Tal como lo exige el numeral 7º del artículo 66 del decreto 2474, una vez que se
haya suscrito el informe de evaluación por los miembros del Comité evaluador y el
Secretario Ejecutor se lo haya enviado al Gobernador, se podrán disposición de los
interesados por espacio de tres (3) días hábiles, para lo cual el informe permanecerá
en la Secretaría Ejecutora.
Con el fin de dar cumplimiento a la exigencia del numeral 8º del artículo 8 del
Profesional Universitario decreto 2474 de 2008, el Secretario Ejecutor ordenará mediante memorando u oficio
SECOP al funcionario responsable del manejo del SECOP publique el informe de evaluación
de las propuestas técnicas en el portal único de contratación. El informe deberá ser
publicado en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes.
17 Presentación y Recibo de Observaciones al informes de evaluación de las

Oferentes propuestas
Secretaría Ejecutora Tal como lo permite el numeral 2º del artículo 24, concordado con el numeral 8º
del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, dentro del término en que el informe de
evaluación permanece en la Secretaria Ejecutora, los proponentes podrán presentar
las observaciones que estimen pertinentes. Se debe tener en cuenta, que en ejercicio
de esta facultad, los proponentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar
sus ofrecimientos, en todo caso y tal como lo permite el artículo 5 de la Ley 1150
de 2007 y el artículo 10 del decreto 2474 de 2008, se podrá subsanar documentos
habilitantes.

deberán:
• Dirigirse a la Secretaria Ejecutora.

magnético.
18 Análisis de Observaciones al Informe de Evaluación de Propuestas

Comité Asesor para la
evaluación y Selección Vencido el plazo de traslado del informe de evaluación de las propuestas, en el
de Proveedores de plazo que se señale en el pliego de condiciones, el Comité Asesor para la
Bienes, obras y Servicios evaluación y Selección de Proveedores de Bienes, obras y Servicios, se reunirá
nuevamente con el fin de verificar las observaciones presentadas al informe de
evaluación de las propuestas técnicas y procederá a su análisis y proyección de
respuestas.


Del análisis de los argumentos y fundamentos de las observaciones el Comité
elaborará el informe final dejando constancia de lo analizado, debatido y
concluido y dejar constancia del orden de calificación de las propuestas
técnicas.
El informe final del Comité se enviará al Gobernador con el fin de que se informe del
trámite surtido.

19 Gobernador Audiencia Pública para la Apertura y Revisión de la Propuesta Económica y

Secretario Ejecutor Adjudicación del Concurso de Méritos
Comité Asesor para la De conformidad con el artículo 71 del decreto 2474 de 2008, la apertura del sobre
Selección y evaluación con la propuesta económica y la revisión de su consistencia con la oferta técnica se
de Proveedores de llevarán a cabo de conformidad con las siguientes reglas:
Bienes, Obras y
Servicios 1. Una vez concluida la evaluación técnica, el Gobernador o su delegado, en la
fecha, hora y lugar señalado en el pliego de condiciones, instalará la audiencia
pública y ordenará al Secretario Ejecutor de a conocer el orden de calificación de
las propuestas técnicas.
El Secretario ejecutor además actuará como conductor de la audiencia y tendrá la

facultad de ilustrar a los asistentes sobre los aspectos que considere pertinentes.
Por regla general el Secretario General será el delegado del Gobernador y en su

defecto el otro Secretario de Despacho que este último determine.
2. En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de

calificación, el Secretario Ejecutor procederá a abrir el sobre que contiene
la propuesta económica del proponente.
Se verificará que la propuesta económica incluya todos los precios asociados con
las tareas a contratar que comprenden, entre otros:
• La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según

• Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones.
• Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos
• Gastos de administración.
• Utilidades del consultor.
• Gastos contingentes.
3. Si el valor de la propuesta excede la disponibilidad presupuestal, la misma será

rechazada y se procederá a abrir la propuesta económica del siguiente oferente
según el orden de calificación, y así sucesivamente.
4. Se verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las

actividades descritas en la propuesta técnica, con el fin de efectuar las


clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no
podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos.
5. Si de la verificación de la propuesta económica del proponente se identifica que

la misma no es consistente con su propuesta técnica, se dará por terminada la
revisión, se rechazará y se procederá a abrir el sobre económico de la ubicada en el
siguiente orden de elegibilidad, y se repetirá el procedimiento indicado en el
numeral anterior.
6. La Entidad y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos alcanzados con el

fin de que se incluyan en el respectivo contrato.
7. El Gobernador adjudicará el contrato al consultor seleccionado, por medio de

acto administrativo motivado que será leído en la audiencia.
El Gobernador o quien haga sus veces dará cierre de la audiencia, y procederá a dar
lectura del acta y a tomar las firmas de los asistentes.

podrá ser revocado, caso en el cual, EL DEPARTAMENTO, mediante acto
cuando su propuesta sea igualmente favorable para EL DEPARTAMENTO.
En la misma audiencia y en acto administrativo motivado, se podrá declarar

desierto el concurso de meritos y de conformidad con el artículo 72 del decreto
2474 de 2008 de haberse declarado desierto, el Comité Asesor para la Selección de
Proveedores de Bienes, obras y Servicios junto con el funcionario que elaboró el
estudio previo y demás documentos del proceso, procederán a revisar el contenido
de los pliegos de condiciones y los requerimientos técnicos para identificar las
causas que dieron motivo a tal circunstancia y hacer los ajustes del caso para que
si lo considera necesario iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del
proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos
de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de
desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin
perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.
En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso fallido, será posible
hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de
condiciones para su utilización.
20 Gobernador Publicación del la Resolución de Adjudicación
Secretaría Ejecutora Tal como lo ordenan los numeral 13º y 15º del artículo 8 del decreto 2474 de
2008, el Secretario Ejecutor una vez se haya firmado el acta de la audiencia
pública de adjudicación del concurso de méritos y se haya sucrito la resolución de
Profesional Universitario adjudicación por el Gobernador, procederá mediante memorando u oficio a
SECOP ordenar al funcionario o contratista responsable del manejo del SECOP la
publicación del acta de audiencia de apertura y revisión de la propuesta


económica y de la resolución de adjudicación en el portal único de contratación.

21 Secretaria Ejecutora, Elaboración de la Minuta del Contrato

Profesional
Especializado el Área El Secretario Ejecutor, una vez haya se haya cumplido la diligencia de
Jurídica adjudicación y el Gobernador eneral haya expedido el acto administrativo de
solicitando se revise la minuta del contrato, para lo cual junto con la solicitud
revisión del contrato se hará conforme al formato F-CBS–041 de este Manual.
El Profesional del Área Jurídica, dentro del plazo establecido en el cronograma del
minuta.

Las minutas de los contratos corresponden a las Plantillas No. 064, y No. 065, de
este Manual.
22 Gobernador, Suscripción del Contrato

Contratista


Contratista
Observaciones:
26 Gobernador Comunica Designación de Supervisor de Contratado
Ver explicaciones de la actividad del numeral 01 del “Manual de Interventoria y

Supervisión de Contratos y Convenios de CORPOAMAZONIA”.

Contratista Observaciones:
• El acta de inicio debe diligenciarse de conformidad con el formato F-CBS-047 del

“Manual de Interventoría y Supervisión de Contrato y Convenios de EL
DEPARTAMENTO”.

como Supervisor o
del SICE
Contratado Interventoría y Supervisión de Contratos y Convenios de CORPOAMAZONIA”.


Interventoría y Supervisión de Contratos y Convenios de el DEPARTAMENTO”
Secretaría General
central.


Tabla 7. Procedimiento para la Selección de Proveedores de Servicios a Través de Concurso de

Meritos con Precalificación
01 Secretarías Ejecutoras Preparación de Estudios y Documentos Previos
Cada Secretario Ejecutor, tal como lo exigen los numeral 7º y 12º del artículo 25
de la Ley 80 de 1993, elaborará el estudio previo de contratar la consultoría.
Profesional Especializado del Área Jurídica para su revisión jurídica, quien de

Una vez aprobado el estudio previo por el Goberndor se enviará al funcionario que
lo elaboró para que proceda a elaborar el aviso e invitación a presentar

espacio que para tal efecto se ha determinado en la minuta que aparece en la
Plantilla No. 011 de este Manual o los que con posterioridad se elaboren y se
incorporen.

plasmar como mínimo los elementos que exige el artículo 3 del decreto 2474 de
2008, para lo cual deberá guiarse en las explicaciones pertinentes dadas en el
subnumeral 17.1 del numeral 17 de este Manual, a saber:
1- Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.

Para lo cual se tendrá en cuenta:
• Que la necesidad se genere para el cumplimiento de las metas del Plan

de desarrollo;
• Esté contemplada en Plan anual de Contratación PAC;
• Este contemplado en el Plan Anual de Inversiones PAI y;
• Se haya registrado en el Plan de adquisiciones de bienes, servicios y
obra pública registrado en el SICE. Cuando sea procedente;

pago, Sitio de desarrollo de la consultoría, Imputación presupuestal,


Para identificación del contrato se debe citar la definición que consagra el
numeral 2º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993:
“Son contratos de consultoría los que celebren las Entidades estatales

referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de
inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para
programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de
coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la

interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección,
programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.”
Teniendo en cuenta la claridad que consagra el parágrafo 1º del artículo 54

del decreto 2474 de 2008:
“Por labores de asesoría, y de asesoría técnica de coordinación, control y

supervisión a que se refiere el numeral 2° del artículo 32 de la Ley 80 de
1993 entiéndase las llevadas a cabo con ocasión de la construcción, el
mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas
de toda índole, de puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías
urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles, teleféricos, acueductos,
alcantarillados, riesgos, drenajes y pavimentos; oleoductos, gasoductos,
poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos; líneas de
transmisión eléctrica, y en general todas aquellas actividades relacionadas la
ingeniería a que se refiere el artículo 2 de la Ley 842 de 2003.”

corresponden necesariamente a la naturaleza del contrato, haciendo alusión a
que se trata de la selección de consultores o proyectos y por consiguiente la
selección del consultor se hace a través de un concurso de méritos con
precalificación tal como lo prevé el numeral 3º del artículo 2 de la Ley 1150
de 2007, el numeral 3º del artículo 3 y la Sección I del Capítulo III del

proponentes: Propuesta Técnica Simplificada (PTS) o Propuesta Técnica
Detallada (PTS), para lo cual se tendrá en cuenta la definición que consagra
el artículo 55 del decreto 2474 de 2008:
Propuesta técnica simplificada (PTS): Cuando la Entidad suministra en los

requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la
consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma. En estos
casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el
de precalificación con lista corta o lista multiusos.
Propuesta técnica detallada (PTD): Cuando los servicios de consultoría

señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de
méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías. En
estos casos sólo procede la selección por el sistema de precalificación con
lista corta.


4. El análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato,
indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva
contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo.
De conformidad con el artículo 57 del decreto 2474 de 2008, con base en

los requerimientos técnicos, se estimará el costo de los servicios de
consultoría requeridos teniendo en cuenta rubros tales como los montos en
"personas/tiempo", el soporte logístico, los insumos necesarios para la
ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del
contratista.
El presupuesto oficial amparado por la disponibilidad presupuestal respectiva

se determinará con base en el resultado de la estimación de los costos a que
se hizo referencia anteriormente. El detalle de la estimación será puesto a
disposición del proponente que se ubique en el primer puesto de la lista de
elegibles, y servirá de base para la revisión a que se refiere el artículo 71 del
De conformidad con el literal a) del artículo 18 del decreto 3512 de 2003 en

concordancia con el artículo 4 del Acuerdo 0004 de 2005 del Comité para la
Operación del SICE, se exceptúan de manera temporal de las obligaciones
verifique el SICE.
Entre las variables para determinar el costo del contrato se pueden tener en
Para determinar los costos asociados a la consultoría se puede utilizar la

Tabla de Honorarios de contratista que cada vigencia fiscal expida el
Departamento y dependiendo del caso específico se tendrán en cuenta las
variables arriba mencionadas.
Igualmente el análisis puede haberse elaborado con base en precios de

mercado a través cotizaciones en forma escrita, vía telefónica o vía Internet.
(Dejando las respectivas constancias).


de la Ley 1150 de 2007, en los procesos para la selección de consultores se
hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos
de la oferta o proyecto. De conformidad con las condiciones que señale el
reglamento, se podrán utilizar criterios de experiencia específica del oferente
y del equipo de trabajo, en el campo de que se trate.
En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la


selección de consultores.

del decreto 2474 de 2008, en el concurso de méritos, la oferta más favorable a
la Entidad será aquella que presente la mejor calidad, de acuerdo con los
criterios señalados en el pliego de condiciones, con independencia del precio,
que no será factor de calificación o evaluación.

cuando la Entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodología
exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de
trabajo para la misma, se exigirá la presentación de una propuesta técnica
simplificada (PTS). En estos casos procede la selección por el sistema de
concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o lista
multiusos.

cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos
para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes
enfoques o metodologías, se exigirá la presentación de una propuesta técnica
detallada (PTD). En estos casos sólo procede la selección por el sistema de
precalificación con lista corta.


esperados.


metodología:



de contingencia.



y cuando se presente esta situación.
• Mala calidad del servicio o por el incumplimiento de sus técnicas con las
cuales fue contrato el servicio.
• Haciendo la claridad que estos riesgos deben ser asumidos por el contratista
constituyendo la correspondiente garantía única, bajo las siguientes
condiciones:













del contrato.

puntual en la modalidad de concurso de mérito y tipo de contrato.

Gobernador, con fundamento en el numeral 2º del artículo 69 del Código


Observación:
• Cuando se remita al Profesional Especializado del Área Jurídica el estudio previo

también se puede remitir el proyecto de pliego de condiciones y el aviso de
Convocatoria Pública Para Solicitar Expresiones de Interés para Precalificar.
02 Secretaría Ejecutora Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Profesional Universitario Ver explicaciones de la actividad del numeral 02 de la Tabla 1 de este Manual.
Área de Presupuesto
Observación:
• En el caso de requerirse la modalidad de propuesta técnica detallada (PTD) a que se

refiere el inciso 2º del artículo 57 del decreto 2474 de 2008, se podrá expedir un
certificado de disponibilidad presupuestal con un valor a la estimación del consto del
servicio. En tal caso, las propuestas económicas de los proponentes podrán
sobrepasar el costo estimado del contrato sin que en ninguna circunstancia superen el
monto del certificado de disponibilidad presupuestal, so pena de ser rechazadas en el
momento de su verificación.
03 Secretaría Ejecutora Elaboración del Proyecto de Pliego de Condiciones y Preparación de los

Requerimientos Técnicos como parte del Pliego de Condiciones


del proceso con la expedición del CDP y su viabilidad jurídica, el funcionario que
lo elaboró, procederá a elaborar el proyecto de pliego de condiciones de
conformidad con lo previsto en el numeral 5º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993
y en el artículo 6 del decreto 2474 de 2008, detallando especialmente los aspectos

cuando menos:
• La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar o los

requerimientos técnicos. Que se presentará siempre en documento separable
expresa reserva.
• Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos,

Se determinará los documentos de contenido técnico y económico y la forma

de presentación de propuestas: Para lo cual se debe informar la exigencia del
artículo 63 del decreto 2474 de 2008, de que con el fin de salvaguardar la
integridad del proceso, las propuestas técnicas y económicas se deben
presentar al mismo tiempo en sobres cerrados y separados.
Se debe explicar el contenido del artículo 70 del decreto 2474 de 2008, en el

sentido de explicar que la propuesta económica deberá incluir todos los
precios asociados con las tareas a contratar que comprenden, entre otros:
¾ La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según

¾ Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones.
¾ Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos
¾ Gastos de administración.
¾ Utilidades del consultor.
¾ Gastos contingentes.
Se debe explicar que los precios deberán ser desglosados por actividad y de
ser necesario, por gastos en moneda nacional y extranjera. Las actividades y
productos descritos en la propuesta técnica pero no costeadas en la propuesta
económica, se consideran incluidas en los precios de las actividades o
productos costeados.
Se informará que el sobre con la propuesta económica sólo será evaluado una
vez concluida la evaluación técnica siguiendo las reglas del artículo 71 del
decreto 2474 de 2008, las mismas que se explican en la respectiva actividad
de esta Tabla.


Se debe tener en cuenta que de conformidad con el artículo 60 del decreto
2474 de 2008, la experiencia de los socios de una persona jurídica se podrá
acumular a la de ésta, cuando ella no cuente con más de cinco (5) años de
constituida. La acumulación se hará en proporción a la participación de los
socios en el capital de la persona jurídica. En el caso de los consorcios o
uniones temporales, la experiencia será la sumatoria de las experiencias de
los integrantes que la tengan, de manera proporcional a su participación en el
mismo, salvo que el pliego de condiciones señale un tratamiento distinto en
razón al objeto a contratar. En el caso de sociedades que se escindan, la
experiencia de la misma se podrá trasladar a cada uno de los socios
escindidos, y se contabilizará según se disponga en los respectivos pliegos de
condiciones del proceso.
Se advertirá que los integrantes de la lista corta no podrán asociarse entre sí

para presentar una propuesta.

proponentes según la definición que trae el artículo 55 del decreto 2474 de
2008 y que se explica en el punto 3 de la actividad del numeral 01 de esta
Tabla.
Se determinará con claridad los factores de selección y ponderación de las

propuestas: Definir las reglas objetivas, justas, claras y completas que
permitan una escogencia objetiva y eviten se declare desierto el proceso; se
deberá determinar el puntaje mínimo de calificación exigido para adjudicar el
Se establecerán reglas de desempate claras y objetivas reservándose como

última medida la del sorteo, tal como lo exige el parágrafo del artículo 69 del

en los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de
calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta o proyecto.
De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, se podrán
utilizar criterios de experiencia específica del oferente y del equipo de
trabajo, en el campo de que se trate. En ningún caso se podrá incluir el precio,
como factor de escogencia para la selección de consultores.
De conformidad con el parágrafo 2º del artículo 68 del decreto 2474 de 2008,

en el pliego de condiciones deberá indicarse el puntaje mínimo que una oferta
máximas a acreditar respecto a la experiencia específica del proponente y
respecto a la formación y experiencia de los profesionales y expertos del
equipo de trabajo, de manera que las que superen ese límite no sean tenidas
en cuenta.
La propuesta técnica se calificará sobre un total de cien (100) puntos

discriminados de acuerdo con los diferentes factores evaluación que consagra
el artículo 68 del decreto 2474 de 2008 y que se deben determinar en el
pliego de condiciones, como:


1. Experiencia específica del proponente en relación directa con los
servicios previstos en los requerimientos técnicos, y proporcional al
alcance y tipo de los mismos, cuya exigencia se valorará en relación con
la realización de proyectos de naturaleza e impacto similares.
2. Propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo para la ejecución
de la consultoría.
trabajo.
Según el parágrafo 1º del artículo 68 del decreto 2474 de 2008, para la

ponderación de las propuestas técnicas detalladas (PTD), se asignará un
porcentaje no inferior al cincuenta y uno por ciento (51%) del total del
puntaje al criterio “Formación y experiencia de los profesionales y expertos
del equipo de trabajo.”
El porcentaje restante será repartido entre la experiencia específica del

proponente y la propuesta metodológica y el plan y cargas de trabajo,
teniendo en cuenta que el porcentaje asignado al criterio experiencia
específica del proponente sea superior al asignado al criterio señalado para la
propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo para la ejecución de la
consultoría, y que, en ningún caso el porcentaje asignado a este último sea
inferior al diez por ciento (10%).
Para la ponderación de las propuestas técnicas simplificadas (PTS) sólo se

tendrán como criterios calificables de Experiencia específica del proponente
y la formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de
trabajo. El porcentaje asignado a la Formación y experiencia de los
profesionales y expertos del equipo de trabajo no será inferior al sesenta por
ciento (60%) en ningún caso.
En el pliego de condiciones tal como lo exige el parágrafo 3 del artículo 68

del decreto 2474 de 2008, se advertirá que la Entidad verificará que el equipo
de trabajo presentado esté en capacidad real y efectiva de cumplir con la
carga y plan de trabajo de la consultoría.

• Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la

De conformidad con el inciso 5º del artículo 10 del decreto 2474 de 2008, en
ningún caso la Entidad podrá señalar taxativamente los requisitos o
documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni
permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que
se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.
En el numeral 25.6 de este Manual se puede ver a manera de ejemplo las


de la naturaleza del proceso de selección y del contrato, igualmente en las
plantillas de pliego de condiciones para concurso de mérito se puede
encontrar sobre el tema.
De conformidad con el parágrafo 2º del artículo 68 del decreto 2474, en el

pliego de condiciones se deberá indicar el puntaje mínimo que una oferta
máximas a acreditar respecto a la experiencia específica del proponente y a
trabajo, de manera que las que superen ese límite no sean tenidas en cuenta.
• Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago,


2007 y el artículo 88 del decreto 2474 de 2008, se deberá incluir la
estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados
en la contratación. Se deberá señalar el momento en el que, con anterioridad a
la presentación de las ofertas, los oferentes y la Entidad revisarán la
asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva.

documentos que sean necesarios.
Tal como lo ordena el numeral 1º del artículo 56 del decreto 2474 de 2008, el
funcionario responsable de elaborar el proyecto de pliego de condiciones, además
de incluir los requisitos señalados anteriormente, debe elaborar el anexo de los
requerimientos técnicos del servicio de consultoría, en el cual se señalará cuando
menos lo siguiente:
1. Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.

2. La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o
productos esperados, los cuales podrán consistir en informes,
diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la
consultoría.
3. El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría.
4. El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida
por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus
propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos
definitivos.
5. La determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de
concurso de méritos.

cuenta las explicaciones dadas en los sub numerales 25.2 y 25.3 de este Manual.

elaborará conforme a las plantillas que se incorporen al presente Manual. El
funcionario debe tener en cuenta que las plantillas deben ajustarse al caso
concreto.


Para verificar la Capacidad jurídica se deberá exigir en el pliego de
condiciones como mínimo:
5. Oferta debidamente firmada.

6. Documento de conformación del consorcio o unión temporal.
7. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del proponente o su representante legal.
8. Fotocopia del certificado de antecedentes penales del proponente o de su
9. Certificado de existencia y representación legal del proponente expedido por
10. Certificado de inscripción, calificación y clasificación en el Registro Único
de Proponentes “RUP”, expedido por la Cámara de Comercio de la
jurisdicción donde tenga el asiento principal de sus negocios (personas
naturales) o el domicilio principal (personas jurídicas). Documento que se
exigirá para efectos de determinar la clasificación y calificación de los
proponentes y hasta que el Gobierno reglamente el artículo 6 de la ley 1150
de 2007 que trata del Certificado de Inscripción en el Registro Único de
Proponentes del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio.
11. Original de la garantía de seriedad de la propuesta acompañada de sus
condiciones generales o aval bancario que garantice la seriedad de la
propuesta. ﴾Si se exige Propuesta Técnica Simplificada se podrá
abstenerse de exigir garantía de seriedad del ofrecimiento, tal como lo
permite el inciso 1º del artículo 74 del decreto 2474 de 2008﴿.
12. Certificación expedida sobre pago de pago de aportes parafiscales relativos al
Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y
Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda, tal como lo exige la
artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el inciso 2º del artículo 41 de la Ley 80
de 1993, modificado por el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
13. Registro Único Tributario “RUT”
y jurídicas.
Para verificar la capacidad financiera se debe exigir en el pliego de

condiciones:
Siempre y cuando el valor del contrato supere los 60 salarios mínimos mensuales
vigentes, se exigirá:
• Balance General Clasificado a 31 de diciembre del año inmediatamente

• Estado de Pérdidas y Ganancias o de Resultados correspondiente al año
inmediatamente anterior a la que se adelanta el proceso de selección.
• Notas a los Estados Financieros correspondientes al del año inmediatamente
• Certificación de los Estados Financieros del año inmediatamente anterior al que
se adelanta el proceso de selección.
• Declaración tributaria del impuesto a la renta y complementarios del año
inmediatamente anterior al que se adelanta el proceso de selección, siempre y
cuando el proponente este obligado.
• Fotocopias de las tarjetas profesionales del Contador y Revisor Fiscal, o del
Contador Público Independiente.


• Certificación actualizada, expedida por la Junta Central de Contadores, de
vigencia de matrícula profesional de Contador, Revisor Fiscal o Contador
Público Independiente que hayan suscrito los estados financieros aportados.
del año anterior.

técnico:
Se informará que los documentos que soportan los requisitos habilitantes

aportados en la etapa de precalificación por los proponentes que conforman la lista
corta, se integraran como documentos que hacen parte de la propuesta técnica
(Simplificada o Detallada) y en consecuencia no podrán ser modificados.
• Anexos: Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse

y los demás documentos que sean necesarios. Se tendrá en cuenta las
explicaciones dadas en el sub numeral 25.7 de este Manual.

deberá ser enviado al Profesional o asesor del Área Jurídica para su revisión
solicitadas. Si el proyecto de pliego de condiciones no cuenta con la revisión

elaboró enviará el documento incorporado al expediente al Secretario Ejecutor
para que continúe con el trámite pertinente.
04 Secretaría Ejecutora Elaboración del Aviso de Convocatoria Pública Para Solicitar Expresiones de
Interés para Precalificar
De conformidad con el artículo 63 del decreto 2474 de 2008, con el fin de

realizar la precalificación para la integración de la lista corta o de la lista
multiusos, el funcionario que elaboró el estudio previo elaborará y suscribirá el
aviso de la convocatoria para solicitar expresiones de interés, conforme a las
Plantilla No. 036, No. 037 y No. 038 de este Manual.
Con base en la solicitud, el aviso de convocatoria incluirá la siguiente

información:
1. La fecha límite para presentar la expresión de interés.

2. Los criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista limitada
de oferentes.
3. La indicación de si se trata de una lista corta o de una lista multiusos.
4. La indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales
que se exigen a los integrantes de la lista limitada de oferentes.
Los interesados en conformar la lista expresarán su interés por escrito, dentro del


término señalado para ello en el aviso de convocatoria a que se refiere el presente
artículo, y acompañarán dicha manifestación con la documentación que soporte el
cumplimiento de los requisitos habilitantes del interesado.
05 Secretario Ejecutor Publicación en el SECOP del Aviso de Convocatoria Pública Para Solicitar
Expresiones de Interés Para la Precalificación
Funcionario o
Contratista Responsable Una vez que el aviso de convocatoria pública para solicitar expresiones de interés
del manejo del SECOP para la precalificación se elabore, el funcionario que lo elaboró lo remitirá al
Profesional universitario del SECOP, para que se dé cumplimiento al inciso 1º del
artículo 63 y al numeral 1º del inciso 2º del artículo 8 del decreto 2474 de 2008,
ordenando al funcionario o contratista responsable del manejo del SECOP su
publicación en el Portal Único de Contratación.
06 Secretaría Ejecutora Publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones
Funcionario o Contratista Simultáneamente con el Aviso de Convocatoria Pública para Solicitar

Responsable del Manejo Expresiones de Interés para la Precalificación se publicará en el SECOP, los
del SECOP. estudios y documentos previos y el proyecto de pliego de condiciones; para lo cual
el funcionario responsable de elaborar estos documentos y una vez viabilizados
jurídicamente los enviará al por memorando u oficio dirigido al funcionario o
contratista responsable del manejo del SECOP le ordenará su publicación en el
Portal Único de Contratación. En el memorando u oficio se deberá informar la ruta
donde se encuentran los archivos a publicar.
De conformidad con el inciso 2º del artículo 11 del decreto 2474 de 2008 el

proyecto de pliego de condiciones se publicará cuando menos con diez (10) días
hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura, en el caso de
concurso de méritos con propuesta técnica detallada (PTD), y con una antelación
no inferior a cinco (5) días hábiles a la misma fecha, el concurso de méritos con
propuesta técnica simplificada (PTS). La publicación del proyecto de pliego de
condiciones no genera obligación para la Entidad de dar apertura al proceso de
selección.
07 Secretaría ejecutora CIERRE DEL PLAZO PARA PRESENTAR EXPRESIONES DE INTERÉS
Y CONFORMACIÓN DE LA LISTA CORTA DE PRECALIFICADOS
De conformidad con el artículo 64 del decreto 2474 de 2008, los interesados en

conformar la lista expresarán su interés por escrito, dentro del término señalado
para ello en el aviso de convocatoria de expresiones de Interés para la
Precalificación, y acompañarán dicha manifestación con la documentación que
soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes del interesado.
Antes de dar inicio a la diligencia de cierre, el Secretario Ejecutor verifiicará en la

Directiva No. 0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación. El plazo para
la presentación de manifestaciones de interés se declarará cerrado por el Secretario
Ejecutor y en consecuencia los interesados entregarán sus manifestaciones y los
requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen, hasta la
hora límite señalada en el aviso, en la Secretaría Ejecutora.


La diligencia de cierre se hará en acto público, procediendo el Secretaría Ejecutor o
Proveedores a abrir las expresiones de interés:
• Se dejará del Nombre del interesado; clase de persona (Natural, Jurídica y la
forma como actúa, Consorcio o Unión Temporal), número de folios de que
consta.
consecutiva o si se encuentran folios en blanco, se consignará el hecho en
la respectiva acta
Finalizada la audiencia se procederá a la suscripción del acta de cierre por los

funcionarios que asistieron y por las personas que presentaron expresiones de
interés y que así deseen hacerlo, conforme al Formato F-CBS-032 de este
Manual.
Las expresiones de interés que lleguen después de la hora prevista para el cierre
del proceso no serán recibidas. En los casos en que las expresiones de interés sean
entregadas con posterioridad a la fecha y hora para el cierre del proceso en la
Secretaría Ejecutora y las entregadas en sitios o condiciones diferentes de los que
se han previsto en el aviso no serán consideradas y se devolverán por el Secretario
Ejecutor, sin abrir mediante oficio.
De conformidad con el parágrafo del artículo 64 del decreto 2474 de 2008, con la
manifestación de interés se entiende presentada la declaración por parte del
interesado de no encontrarse incurso en alguna de las inhabilidades o
incompatibilidades a que se refiere el artículo 8° de la Ley 80 de 1993, ni en
conflicto de interés que pueda afectar el normal desarrollo del contrato a
celebrarse.
08 Comité Asesor para la Verificación del Cumplimiento de Requisitos Habilitantes y Valoración de la

Selección y Evaluación Información Allegada con la Expresión de Interés
de Bienes, Obras y
Servicios Esta etapa corresponde adelantarla al Comité Asesor para la Selección de
Proveedores de Bienes, Obras y Servicios. La presidencia de dicho Comité estará
a cargo del Secretario ejecutor quien se encargará de convocar a los miembros del
Comité para que dentro del plazo establecido en el aviso de solicitud de
expresiones de interés, adelanten la verificación de los documentos habilitantes de
los interesados y determinará cuáles de ellos se incluirán en la lista corta, a partir
de la valoración razonada de los criterios para la conformación de la lista corta y
teniendo en cuenta los intereses de EL DEPARTAMENTO y los fines de la
contratación.
De conformidad con el artículo 64 del decreto 2474 de 2008, la lista corta se

conformará con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis
(6) cuando se deba presentar una propuesta técnica detallada, ni de diez (10)


cuando se deba presentar una propuesta técnica simplificada.
En caso de no lograr integrar la lista con al menos dos (2) interesados, el Comité
revisará las condiciones establecidas y hará los ajustes que considere necesarios en
los criterios para su conformación y dará paso a una nueva convocatoria. En el
evento en el que en esta segunda oportunidad no se logre la conformación de la
lista y se presente un solo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso, siempre
que ésta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, y siempre que la
expresión de interés satisfaga los requerimientos contenidos en el aviso de
solicitud de expresiones de interés, tal como lo permite el artículo 90 del decreto
2474 de 2008.
La valoración de la información allegada por los interesados, se hará con base en

los siguientes criterios:
a. Experiencia general, relevante y suficiente en las áreas requeridas en el objeto a

contratar que asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución.
b. Estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos,
humanos y físicos de que dispone.
Si se tuvieron en cuenta otros criterios, como la capacidad intelectual, el

cumplimiento de contratos anteriores y similares, las buenas prácticas,
reconocimientos, o cualquier otro elemento de juicio que le permita a la Entidad
contratante identificar precalificados que puedan ejecutar exitosamente los
servicios de consultoría de que se trate, serán valorados.
En cumplimiento del inciso 6º del artículo 64 del decreto 2474, el Comité

preparará el informe de lista corta que servirá para adoptar la decisión que la
integre y lo remitirá al Gobernador.
09 Secretario Ejecutor, Resolución por la cual se adopta integrar la lista corta
Una vez que el Comité Asesor para la Selección de Bienes, Obras y Servicios
remita al Gobernador el informe de lista corta elaborado, el Secretario Ejecutor
Profesional o asesor del proyectará la resolución por la cual se adopta integrar la lista corta y la remitirá al
Área Jurídica, Profesional Especializado del Área Jurídica para su revisión y aprobación jurídica.
Gobernador El Profesional o asesor del Área Jurídica una vez viabilice el proyecto de
resolución, lo enviará al Gobernador para que la suscriba.
Jefe de Recursos El Despacho procederá remitirla a la Oficina de recursos humanos a fin de que se
Humanos y Bienestar le de el numero consecutivo y fecha de expedición. Copia de la resolución suscrita
Social será enviada al secretario ejecutor y será incorporada al expediente precontractual.
Ver formato F-CBS-027 de este Manual.
10 Secretario Ejecutor Publicación y Notificación de la Resolución por la Cual se Adopta Integrar la

Lista Corta
Funcionario o
Contratista Responsable Suscrita, numerada y fechada la Resolución por la Cual se Adopta Integrar la
del Manejo del SECOP Lista Corta, el Gobernador remitirá copia del acto al Secretario Ejecutor para que
por memorando u oficio ordene al funcionario o contratista responsable del
manejo del SECOP su publicación a través del portal único de contratación.


El Secretario Ejecutor o el funcionario que éste designe una vez reciba la
resolución procederá a notificarla en forma personal a los interesados y dejar las
constancias respectivas, conforme a las reglas de notificación que consagran los
artículos 44 a 48 Código Contencioso Administrativo
• El Secretario Ejecutor agotará los mecanismos idóneos y oportunos para

realizar la notificación (Llamada telefónica, etc).
• Paralelamente enviará por correo certificado una citación a la dirección
que el proponente haya anotado al intervenir en el proceso, o en la nueva
que figure en comunicación hecha especialmente para tal propósito.
• La constancia del envío de la citación se anexará al expediente.
• El envío se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición
del acto.
• En el texto de la notificación se indicará que contra la resolución no
procede recurso alguno y que obliga a EL DEPARTAMENTO y al
adjudicatario.
• Al hacer la notificación personal se entregará al notificado copia
íntegra, auténtica y gratuita de la decisión.
• Si no se pudiere hacer la notificación personal al cabo de cinco (5) días
del envío de la citación, se fijará edicto en lugar público del respectivo
despacho, por el término de diez (10) días, con inserción de la parte
resolutiva de la resolución.
De conformidad con el artículo 77 de la Ley 80 de 1993, contra la resolución sólo

procede el recurso de reposición, previa notificación.
11 Secretaría Ejecutora Recibo de Observaciones presentadas al Proyecto de Pliego de Condiciones

Ejecutora por vía fax o por correo electrónico de la Entidad, según se haya
estipulado en el pliego de condiciones.
Profesional Universitario Una vez que se reciba la observación o sugerencia el Secretario Ejecutor por
o contratista SECOP memorando u oficio ordenará al funcionario o contratista responsable del manejo
del SECOP la publicación en el portal único de contratación, el o los escritos de
2008.
12 Comité Asesor para la Análisis de Observaciones o Recomendaciones al Proyecto de Pliego

selección y evaluación de de Condiciones
Proveedores de Bienes,
Obras y Servicios Las observaciones y recomendaciones presentadas dentro del plazo anteriormente
señalado serán objeto de análisis por parte del Comité Asesor para la Selección de
incorporar los temas planteados en las observaciones en el pliego de condiciones


definitivo o si por el contrario se rechazan, tal como lo exige el inciso 3º del
artículo 9 del decreto 2474 de 2008. Este análisis y las recomendaciones que el
Comité haga al Gobernador sobre la incorporación o rechazo de las observaciones
se harán dentro de un término prudencial que se determinará en el proyecto de
pliego de condiciones y que no podrá superar los cinco (5) días hábiles contados a
partir del vencimiento del plazo para presentar observaciones.

13 Gobernador Aceptación o Rechazó de las Observaciones o Recomendaciones al

Proyecto de Pliego de Condiciones y Publicación del documento
que las Acepta o las Rechaza
El Gobernador una vez reciba el acta de análisis de observaciones o

recomendaciones al proyecto de pliego de condiciones, que contiene las
recomendaciones que le hace el Comité Asesor para la Selección de
Proveedores, sobre la aceptación o rechazo de las observaciones o
recomendaciones, la aprobará u objetará.
Secretario Ejecutor Si aprueba el acta, el Secretario ejecutor, incorporará los temas

planteados en las observaciones en el pliego de condiciones definitivos; si
la objeta ordenará no tenerlas en cuenta, indicando los motivos. El
Gobernador una vez apruebe u objete el acta la devolverá a la secretaría
Ejecutora para que se continúe con el trámite.
Profesional Universitario El Secretario ejecutor en calidad de presidente del Comité Asesor para la
SECOP Selección de Proveedores, tal como lo prevé el numeral 3º del artículo 8
del decreto 2474 de 2008, ordenará por memorando u oficio al
funcionario responsable del manejo del SECOP publicar en el Portal Único
de Contratación el acta de análisis de observaciones, en la fecha de su
expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.
14 Secretario Ejecutor Ajuste al Proyecto de Pliego de Condiciones
El Secretario Ejecutor una vez reciba el acta de análisis de observaciones

aprobada por el Goberandor, que acepta o rechaza las observaciones o
recomendaciones realizadas al proyecto de pliego de condiciones,
procederá a ajustar el proyecto de pliego de condiciones incorporando los
temas planteados en las observaciones y que fueron aceptados o se
limitará a mantener el formato inicial del proyecto de pliego de condiciones
haciendo los cambios de forma que sean necesarios.
Al realizar el ajuste se deberá eliminar la palabra proyecto y se dejará

como texto pliego de condiciones; se eliminará aspectos que aplicaban en
la etapa de proyecto de pliego de condiciones.
El Secretario ejecutor de requerir apoyo técnico para el ajuste del proyecto

de pliego de condiciones, los solicitará al funcionario que elaboró el


estudio previo y de ser necesario se solicitará de la revisión del
Profesional Especializado del Área Jurídica.
15 Gobernador Apertura del Proceso de Selección
El Gobernador expedirá la resolución motivada ordenando la apertura del

concurso de meritos, señalando:

4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el Pliego de
Condiciones y los estudios y documentos previos y definitivos, los cuales
estarán disponibles desde la fecha del acto de apertura.
6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas
orgánicas correspondientes.

Ejecutora.
Este acto administrativo será enviado a la Oficina de Recursos humanos y

Jefe de Recursos Bienestar Social para ser numerado y fechado y enviado a la Secretaria ejecutora,
Humanos y bienestar para continuar el trámite respectivo
Social
según corresponda.
La resolución de apertura del proceso se elabora conforme a la Plantilla No. 054

de este Manual.
16 Secretario Ejecutor Publicación de la Resolución que Ordena la Apertura del Proceso de

Selección y del Pliego de Condiciones
El Secretario Ejecutor o quien haga sus veces, una vez reciba la copia de la
resolución que ordena la apertura del proceso de selección, por memorando u
Profesional o Contratista oficio dirigido al funcionario o contratista responsable del manejo del SECOP
SECOP ordenará la publicación en el Portal Único de Contratación del documento y del
pliego de condiciones del concurso público de meritos. Publicación que se
realizará a partir de la apertura del proceso y terminará dos (2) años después de la
fecha del acto de liquidación de los contratos.


17 Secretaría ejecutora Modificación del Pliego de Condiciones y Expedición de Adendas
Cualquier interesado puede dentro del plazo permitido en el pliego de condiciones del
concurso de méritos, solicitar las precisiones o aclaraciones que consideren
pertinentes, las cuales deberán ser contestadas por escrito por al Secretario Ejecutor
y puestas en conocimiento.
Si como consecuencia de las solicitudes de aclaración del contenido del pliego de

condiciones o cuando lo hay estimado conveniente la Entidad, deben modificarse las
condiciones del pliego de condiciones, la modificación, como lo prevé el artículo 7
del decreto 2474 de 2008 debe hacerse mediante adenda, la cual como lo exige el
numeral 12 del artículo 8 del decreto 2474 de 2008, se publicará en el Portal Único
de Contratación. Para elabora las Adendas de debe tener en cuenta el formato F-

propuestas a las modificaciones realizadas. En ningún caso las adendas podrán
expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso
de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello.

18 Gobernador Invitación a Presentar Propuesta
De conformidad con el numeral 3º del artículo 66, concordado con el artículo 67

del decreto 2474, el Gobernador junto con la expedición del acto
administrativo de apertura del concurso de méritos, enviará a los consultores
incluidos en la lista corta u lista multiusos una carta de invitación a presentar
propuesta, la cual, contendrá:
1. El nombre de la Entidad contratante.

2. La fecha, hora y lugar límite para la presentación de las propuestas.
3. La indicación del lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el pliego
de condiciones y los estudios y documentos previos.
Se indicará en la invitación que las propuestas deben ser presentadas en dos (2)
sobres sellados, en los parámetros señalados en el pliego de condiciones. Uno de
los sobres contendrá la oferta económica y el otro, la propuesta técnica y la demás
documentación exigida.
19 Secretaría Ejecutora Presentación de Propuesta Técnica
Dentro del plazo para presentar propuesta establecido en la invitación y de


conformidad con el artículo 66 del decreto 2474 de 2008, con el fin de
salvaguardar la integridad del proceso, las propuestas técnicas y económicas se
deben presentar al mismo tiempo en sobres cerrados y separados. El sobre con la
propuesta económica sólo será evaluado de conformidad con el artículo 69 del
Los integrantes de la lista corta no podrán asociarse entre sí para presentar una
propuesta.
De conformidad con el artículo 65 del decreto 2474 de 2008, la propuesta

económica deberá incluir todos los precios asociados con las tareas a contratar que
comprenden, entre otros:
1. La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el

caso, sueldos, cargas por concepto de seguridad social, viáticos, etc.
2. Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones.
3. Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios
para la realización de la labor.
4. Gastos de administración.
5. Utilidades del consultor.
6. Gastos contingentes.
Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser necesario, por gastos en
moneda nacional y extranjera. Las actividades y productos descritos en la
propuesta técnica pero no costeadas en la propuesta económica, se consideran
incluidas en los precios de las actividades o productos costeados.
De conformidad con lo consagrado en el artículo 30, numeral 5º de la Ley 80 de

1993, se entiende que el plazo del presente proceso contractual es el término que
debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar ofertas y la de
su cierre, el cual puede prorrogarse antes de su vencimiento cuando así lo estime
conveniente la Entidad, o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las
personas que hayan retirado el Pliego de Condiciones del proceso de selección.
Las propuestas deberán ser radicadas en la Secretaría de la Secretaria Ejecutora

con el nombre y numero del proceso de Selección.
20 Secretaría Ejecutora Cierre del Plazo para Presentar Propuesta Técnica
Antes de dar inicio a la diligencia de cierre, el Secretario Ejecutor verificará en la



Directiva No. 0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación. El concurso
de meritos se declarará cerrado por el Secretario Ejecutor y en consecuencia los
proponentes entregarán las propuestas hasta la hora límite señalada en el
cronograma de la invitación a presentar propuestas, en la Secretaría Ejecutora.
La diligencia de cierre se hará en acto público, procediendo el Secretario ejecutor o

Proveedores a abrir las propuestas:
• Se dejará del Nombre del proponente; clase de persona (Natural, Jurídica y la
forma como actúa, Consorcio o Unión Temporal), Valor total de la propuesta,
número de folios de que consta.
respectiva Acta

hacerlo, conforme al Formato F-CBS-032 de este Manual.
Pliego de Condiciones no serán consideradas y se devolverán por el Secretario
Ejecutor, sin abrir mediante oficio.
21 Comité Asesor para la Evaluación de Propuesta Técnica
Evaluación y Selección
de Proveedores de Esta etapa corresponde adelantarla al Comité Asesor para la Selección de
Bienes, Obras y Proveedores de Bienes, Obras y Servicios. El Comité operara tal como se




para subsanarla.
El Comité valorará el mérito de cada una de las propuestas en función de su

calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el pliego de condiciones del
respectivo concurso en desarrollo del artículo 68 del presente decreto y que se
desarrollo en el punto 2 de la actividad del numeral 03 de esta Tabla.
De conformidad con el artículo 68 del decreto 2474 de 2008, para la evaluación de

la propuesta técnica el Comité evaluador tendrá en cuenta los criterios de
evaluación previamente señalados en el pliego de condiciones, de acuerdo con las
siguientes reglas:
1. Experiencia específica del proponente en relación directa con los servicios

previstos en los requerimientos técnicos, y proporcional al alcance y tipo de
los mismos, cuya exigencia se valorará en relación con la realización de
proyectos de naturaleza e impacto similares.
2. Propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo para la ejecución de la
consultoría.
trabajo.
De conformidad con el parágrafo 1º del artículo 68 del decreto 24 74 de 2008,

para la ponderación de las propuestas técnicas detalladas (PTD), se asignará
un porcentaje no inferior al cincuenta y uno por ciento (51%) del total del
puntaje al criterio de “Formación y experiencia de los profesionales y
expertos del equipo de trabajo.” El porcentaje restante será repartido entre la
“Experiencia específica del proponente…” y la “Propuesta metodológica y el
plan y cargas de trabajo…”, teniendo en cuenta que el porcentaje asignado al
criterio “experiencia específica del proponente…” sea superior al asignado al
criterio “Propuesta metodológica y plan con cargas de trabajo…”, y que, en
ningún caso el porcentaje asignado a este último sea inferior al diez por
ciento (10%).
Para la ponderación de las propuestas técnicas simplificadas (PTS) sólo se

tendrán como criterios calificables: “Experiencia específica del
proponente…” y la “Formación y la experiencia de los profesionales y
expertos del equipo de trabajo”. El porcentaje asignado a la “Formación y
experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo…” no será
inferior al sesenta por ciento (60%) en ningún caso.
Se tendrá en cuenta el puntaje mínimo determinado en el pliego de

condiciones para que una oferta sea considerada elegible, así como las
condiciones máximas a acreditar respecto a los criterios “Experiencia
específica del proponente…” y la “Formación y la experiencia de los
profesionales y expertos del equipo de trabajo”, de manera que las que
superen ese límite no sean tenidas en cuenta.
De conformidad con el parágrafo 3º del artículo 68 del decreto 2474 de 2008,


se verificará que el equipo de trabajo presentado esté en capacidad real y
efectiva de cumplir con la carga y plan de trabajo de la consultoría.

la existencia de quórum y de presentarse, el Secretario Ejecutor dará inicio a la
1. Verificación de requisitos habilitantes: Se verificará

las ofertas técnicas para constatar el número de folios o adelantar nueva
foliación. Se verificará en primer lugar los requisitos habilitantes (Capacidad
jurídica, Capacidad financiera y de organización de los proponentes) de las
ofertas exigidos el pliego de condiciones y se dejará constancia de lo
verificado.
De conformidad con el artículo 11 del decreto 2474 de 2008 y de conformidad

con lo señalado en el parágrafo 1º del artículo 33 de la Ley 1150 de 2007, en
tanto no entre en vigor el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, EL

De considerarse necesario se verificará toda la información presentada, para lo

cual se solicitará a las Entidades estatales y privadas la información que
2. Solicitud de aclaraciones o de requisitos o

documentos habilitantes: Si de la verificación resulta que el Comité no tiene
claridad en algún documento o requisito habilitante o no fue anexado por el
proponente al momento de presentar la oferta, el Comité en igualdad de
condiciones, enviará comunicación escrita al o a los proponentes para que
dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones aclaren la información
o alleguen los documentos habilitantes solicitados por el Comité. Se advertirá
a los oferentes que no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus
propuestas. Vencida la fecha y hora del plazo para subsanar, la Secretaría
Ejecutora dejará las respectivas constancias.
3. Verificación y Análisis de aspectos aclarados o de

documentos habilitantes requeridos: Vencido el plazo anterior, el Comité
reanudará la diligencia. El Secretario Ejecutor informará a los miembros del


Comité y/o invitados respecto a la entrega o aclaraciones a los documentos o
requisitos habilitantes por parte de los oferentes. Si los oferentes requeridos
aclararon o allegaron la información o documentación solicitada, el Comité
entrará a verificarla y determinará si las ofertas se habilitan o se rechazan. En
el caso de que los oferentes requeridos no hubiesen aclarado o allegado los
documentos habilitantes solicitados, el Comité dejará la respectiva constancia
y recomendará rechazar las ofertas. Si de la verificación no resulta oferta hábil
se recomedará al Gobernador se declare desierto el proceso de selección.
4. Evaluación de las propuestas habilitadas: Una vez

cumplida la verificación de los requisitos habilitantes el Comité continuará
con la diligencia, procediendo a evaluar las ofertas que resultaron habilitadas y
ha otorgarles la respectiva calificación que según los criterios de evaluación

profesional de la Gobernación idóneo o de ser necesario se contratará el
concepto con un tercero.
En caso de empate entre dos o más propuestas técnicas el Comité aplicará las
reglas de desempate establecidas en el pliego de condiciones tal como lo
consagra el parágrafo del artículo 69 de 2008.
5. Elaboración del informe de evaluación de las

propuestas técnicas: El Comité en el acta elaborará el informe de evaluación
de las propuestas técnicas, dejando constancia de lo revisado, analizado,
debatido, concluido y recomendando respecto a la admisión o rechazo de
ofertas. En el informe se dejará constancia del orden de calificación de las
propuestas técnicas.

producidos.
Los miembros del Comité y de ser necesario, los invitados, firmarán el acta de
verificación y evaluación de las propuestas.
El acta evaluación se elaborará conforme al Formato F-CBS-036 de este

El comité entregará al Gobernador su informe de evaluación, el cual contendrá

el análisis efectuado por el comité y el puntaje final de las propuestas. La
mejor propuesta será la que obtenga el puntaje más alto.
22 Secretaría Ejecutora Traslado a los Oferentes del Informe de Evaluación de las Propuestas y
Publicación en el SECOP
De conformidad con el numeral 2 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, en los

procesos contractuales los interesados tendrán oportunidad de conocer y


Tal como lo exige el numeral 7º del artículo 66 del decreto 2474, una vez que se
haya suscrito el informe de evaluación por los miembros del Comité evaluador y el
Subdirector Administrativo y Financiero se lo haya enviado al Gobernador, se
podrán disposición de los interesados por espacio de tres (3) días hábiles, para lo
cual el informe permanecerá en la Secretaría ejecutora
Funcionario Con el fin de dar cumplimiento a la exigencia del numeral 8º del artículo 8 del
Responsable del Manejo decreto 2474 de 2008, el Secretario ejecutor ordenará mediante memorando u oficio
del SECOP al funcionario responsable del manejo del SECOP publique el informe de evaluación
de las propuestas técnicas en el portal único de contratación. El informe deberá ser
publicado en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes.
23 Oferentes, Presentación y Recibo de Observaciones al informes de evaluación de las

propuestas
Tal como lo permite el numeral 8º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, dentro del
término en que el informe de evaluación permanece en la Secretaría ejecutora los
proponentes podrán presentar las observaciones que estimen pertinentes. Se debe
tener en cuenta, que en ejercicio de esta facultad, los proponentes no podrán
completar, adicionar, modificar o mejorar sus ofrecimientos, en todo caso y tal como
lo permite el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 10 del decreto 2474
de 2008, se podrá subsanar documentos habilitantes.

deberán:
• Dirigirse a la Secretaría Ejecutora.

magnético.
24 Comité Asesor para la Análisis de Observaciones al Informe de Evaluación de Propuestas

de Bienes, obras y Vencido el plazo de traslado del informe de evaluación de las propuestas, en el
Servicios plazo que se señale en el pliego de condiciones, el Comité Asesor para la
Selección de Proveedores de Bienes, obras y Servicios, se reunirá nuevamente con
el fin de verificar las observaciones presentadas al informe de evaluación de las
propuestas técnicas y procederá a su análisis y proyección de respuestas.
Del análisis de los argumentos y fundamentos de las observaciones el Comité

elaborará el informe final dejando constancia de lo analizado, debatido y
concluido y dejar constancia del orden de calificación de las propuestas
técnicas.
El informe final del Comité se enviará al Gobernador con el fin de que se informe del
trámite surtido.


25 Gobernador Audiencia Pública para la Apertura y Revisión de la Propuesta Económica y

Adjudicación del Concurso de Méritos
Selección de Proveedores De conformidad con el artículo 71 del decreto 2474 de 2008, la apertura del
de Bienes, Obras y sobre con la propuesta económica y la revisión de su consistencia con la oferta
Servicios técnica se llevarán a cabo de conformidad con las siguientes reglas:
1. Una vez concluida la evaluación técnica, el Gobernador o su delegado, en la

fecha, hora y lugar señalado en el pliego de condiciones, instalará la audiencia
pública y ordenará al Secretario Ejecutor de a conocer el orden de calificación de
las propuestas técnicas.
El Secretario Ejecutor además actuará como conductor de la audiencia y tendrá la

facultad de ilustrar a los asistentes sobre los aspectos que considere pertinentes.
Por regla general el Secretario General será el delegado del Gobernador y en su

defecto el Secretario que este último determine.
2. En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de

calificación, el Secretario Ejecutor procederá a abrir el sobre que contiene la
propuesta económica del proponente.
Se verificará que la propuesta económica incluya todos los precios asociados con
las tareas a contratar que comprenden, entre otros:
• La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según

• Gastos reembolsables indicados en los pliegos de condiciones.
• Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos
• Gastos de administración.
• Utilidades del consultor.
• Gastos contingentes.
3. Si el valor de la propuesta excede la disponibilidad presupuestal, la misma será

rechazada y se procederá a abrir la propuesta económica del siguiente oferente
según el orden de calificación, y así sucesivamente.
4. Se verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las

actividades descritas en la propuesta técnica, con el fin de efectuar las
clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no
podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos.
5. Si de la verificación de la propuesta económica del proponente se identifica que

la misma no es consistente con su propuesta técnica, se dará por terminada la
revisión, se rechazará y se procederá a abrir el sobre económico de la ubicada en el
siguiente orden de elegibilidad, y se repetirá el procedimiento indicado en el
numeral anterior.
6. La Entidad y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos alcanzados con el

fin de que se incluyan en el respectivo contrato.

7. El Gobernador al adjudicará el contrato al consultor seleccionado, por medio de

acto administrativo motivado que será leído en la audiencia.
El Gobernador o quien haga sus veces dará cierre de la audiencia, y procederá a dar
lectura del acta y a tomar las firmas de los asistentes.

podrá ser revocado, caso en el cual, EL DEPARTAMENTO, mediante acto
cuando su propuesta sea igualmente favorable para EL DEPARTAMENTO.
En la misma audiencia y en acto administrativo motivado, se podrá declarar

desierto el concurso de meritos y de conformidad con el artículo 72 del decreto
2474 de 2008 de haberse declarado desierto, el Comité Asesor para la Selección de
Proveedores de Bienes, obras y Servicios junto con el funcionario que elaboró el
estudio previo y demás documentos del proceso, procederán a revisar el contenido
de los pliegos de condiciones y los requerimientos técnicos para identificar las
causas que dieron motivo a tal circunstancia y hacer los ajustes del caso para que
si lo considera necesario iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del
proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos
de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de
desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin
perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.
En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso fallido, será posible
hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de
condiciones para su utilización.
26 Gobernador Publicación del la Resolución de Adjudicación
Tal como lo ordenan los numeral 13º y 15º del artículo 8 del decreto 2474 de
Secretaría Ejecutora 2008, el Secretario Ejecutor una vez se haya firmado el acta de la audiencia
pública de adjudicación del concurso de méritos y se haya suscrito la Resolución
Profesional o Contratista de adjudicación por el Gobernador, procederá mediante memorando u oficio a
SECOP ordenar al funcionario o contratista responsable del manejo del SECOP la
publicación del acta de audiencia de apertura y revisión de la propuesta
económica y de la resolución de adjudicación en el portal único de contratación.
Oficina de Recursos Previo a lo anterior se procederá a remitir el acto administrativo a la oficina de
Humanos y Bienestar recursos humanos y bienestar social a fin d e que procedan determinar el No del
Social consecutivo y su numeración y se remitirá a la Secretaria ejecutora para continuaar
el tramite respectivo.

27 Secretaria Ejecutora, Elaboración de la Minuta del Contrato


Profesional
Especializado el Área El Secretario Ejecutor, una vez haya se haya cumplido la diligencia de
Jurídica adjudicación y el Gobernador eneral haya expedido el acto administrativo de
solicitando se revise la minuta del contrato, para lo cual junto con la solicitud
revisión del contrato se hará conforme al formato F-CBS–041 de este Manual.
El Profesional del Área Jurídica, dentro del plazo establecido en el cronograma del
minuta.

Las minutas de los contratos corresponden a las Plantillas No. 064, y No. 065, de
este Manual.
28 Gobernador, Suscripción del Contrato

Contratista

Contratista
Observaciones:


32 Gobernador Comunica Designación de Supervisor de Contratado
Ver explicaciones de la actividad del numeral 01 del “Manual de Interventoria y

Supervisión de Contratos y Convenios de EL DEPARTAMENTO”.

Contratista Observaciones:
• El acta de inicio debe diligenciarse de conformidad con el formato F-CBS-047 del

“Manual de Interventoría y Supervisión de Contrato y Convenios de EL
DEPARTAMENTO”.

como Supervisor o
del SICE
DEPARTAMENTO”.


Secretaría Ejecutora Ver explicaciones de la actividad del numeral 12 de la Tabla 1 del
“Manual de Interventoría y Supervisión de Contratos y Convenios de el
DEPARTAMENTO”
Secretaría General
central.

Tabla 8. Procedimiento para la Selección de Proveedores de Servicios a través de Concurso de

Meritos de Mínima Cuantía
Dependencia y/o
Responsable
01 Secretarías Ejecutoras Elaboración del Estudios Previos de Contratar el Servicio
En la sede central, cada Secretario ejecutor que genere la necesidad, tal como lo
exige el numeral 7º y 12º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 3 del
decreto 2474 de 2008, elaborará el estudio previo de contratar los servicios de
consultoría a que se refiere el numeral 2º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y
los proyectos de arquitectura, cuando el presupuesto estimado sea inferior al 10%
del valor correspondiente a la menor cuantía de EL DEPARTAMENTO.
Para la contratación de de consultores, cuya necesidad se genere para el

cumplimiento de una meta, proyecto o convenio propia de una Secretaría, el
estudio previo lo elaborará el funcionario jefe de la Unidad o Dependencia
Ejecutora con el apoyo de un funcionario idóneo en el área objeto del contrato.
En los casos en que el Gobernador haya delegado la contratación de de consultores

en los Secretarios, la elaboración de los estudios previos para la contratación
corresponderá adelantarla a los Técnicos Administrativos o funcionarios que
hagan sus veces, los cuales, dependiendo de la complejidad del objeto de la
necesidad a contratar, serán apoyados por los Profesionales Especializados o
Profesionales Universitarios asignados en las respectivas Secretarias o en su
defecto por el funcionario que sea idóneo para brindar el apoyo.
El estudio previo se dirigirá al Gobernador o al respectivo Secretario Delegado,

según el caso, quien lo aprobará u objetará según lo estime pertinente. Una vez
aprobado el estudio previo el Gobernador lo enviará al Secretario ejecutor, para
que continúe con el trámite precontractual pertinente.
La aprobación del estudio previo se surtirá con la firma del Gobernador o del
Secretario Delegado según el caso, en el espacio que para tal efecto se ha
determinado en la minuta que aparece en las Plantilla No. 008 de este Manual.
Al elaborar el estudio previo de contratar los servicios de consultoría o los

proyectos de arquitectura, de conformidad con el artículo 3 del decreto 2474 de
2008, el funcionario responsable deberá tener en cuenta que el estudio previo
deberá contener los siguientes elementos mínimos:
1. La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.

En este punto se deberá explicar y dejar constancia de:
• La conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación de que se
trate.
• Su adecuación a las metas del Plan de Desarrollo del municipio; al Plan
Anual de Inversión PAI; al Plan de Anual de Contratación PAC; al Plan
de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública registrado en el
SICE; Proyecto o Convenio respectivo.
• Presupuesto y ley de apropiaciones.
2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la

identificación del contrato a celebrar. La identificación del contrato consistirá

Dependencia y/o
Responsable
en expresar que el contrato a celebrar es de consultoria, identificado el tipo de
contrato según la descripción que de ellos consagra el numeral 2º del
artículo 32 de la Ley 80 de 1993 (Estudios necesarios para la ejecución de
proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad
para programas o proyectos específicos, asesorías técnicas de coordinación,
control y supervisión. interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos,
dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y
proyectos.)
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. Se deberá

citar el numeral 3º del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el parágrafo del
artículo 46 y el inciso 3º del artículo 54 del decreto 2474 de 2008 y dejar
constancia que la cuantía del presupuesto del contrato es inferior al diez por
ciento (10%) de la menor cuantía de EL DEPARTAMENTO, además se
deberá hacer alusión a la presente Tabla que constituye el procedimiento
interno para la selección y contratación de consultores en estos casos.
De conformidad con el artículo 86 del decreto 2474 de 2008 y en

consideración a que el valor del contrato es inferior al 10% de la menor
cuantía no será necesario consultar el CUBS y los precios indicativos en el
SICE.
5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta

6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos


esperados.


metodología:

Dependencia y/o
Responsable

de contingencia.


La tipificación, estimación y asignación de los riesgos así previstos, debe

constar en la invitación que la Entidad formule. La presentación de la oferta
implica de la aceptación por parte del proponente de la distribución de riesgos
previsibles efectuada por la Entidad en dicha invitación.
En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley

80 de 1993 y con el fin de valorar el alcance del objeto contractual requerido
por la Entidad, como sustento y justificación de los factores de selección
adoptados para el concurso de méritos se procederá a realizar el estudio de
riesgos de la contratación, su tipificación, estimación y asignación así:
Basta en primer lugar aclarar que salvo las excepciones de los casos
específicamente mencionados snteriormente y como principio general, el
consultor asumirá los efectos económicos de todas aquellas sucesos
previsibles y de normal ocurrencia para las actividades de la consultoría
que son objeto de la contratación. Por lo tanto deberá asumir los riesgos
asociados a su tipo de actividad ordinaria que por lo tanto son
previsibles.
En consecuencia, solo procederán reclamaciones por hechos o

circunstancias imprevisibles no asignadas al contratista en la distribución
de riesgos de la contratación y por lo tanto la Entidad no estará obligada
a reconocimiento económico alguno ni a ofrecer garantía que permita
eliminar, prevenir o mitigar los efectos de los riesgos asumidos por el
contratista.
Riegos que Asume el Contratista:
a) Los efectos desfavorables, de todos y cualesquiera daños, perjuicios

o pérdidas de los bienes de propiedad del contratista causados en el
sitio de la consultoría por terceros diferentes de la Entidad, sin
perjuicio de su facultad de exigir a terceros diferentes de la Entidad
la reparación o indemnización de los daños y perjuicios directos y/o
subsecuentes cuando a ello haya lugar.
b) Los efectos, favorables o desfavorables, derivados de las

Dependencia y/o
Responsable
variaciones en los precios de mercado de los elementos que ofrece
el contratista y que son necesarios para el desarrollo de la
consultoría.
c) Los efectos, favorables o desfavorables, derivados de las
variaciones de la tasa de cambio y de la evolución de la devaluación
real observada frente a la estimada inicialmente por el contratista.
d) Los efectos, favorables o desfavorables, de la alteración de las
condiciones de financiación diferentes a los Pagos concernientes a
la Entidad, como consecuencia de la variación en las variables del
mercado, toda vez que es una obligación contractual del contratista
viabilizar y obtener mecanismos para complementar el esquema de
financiación conjuntamente con los recursos de la Entidad para la
ejecución del contrato, para lo cual el contratista tiene plena
libertad de establecer con los prestamistas, las estipulaciones
atinentes al contrato de mutuo –o cualquier otro mecanismo de
financiación- necesario para el desarrollo del Contrato, y no
existirán cubrimientos o compensaciones de parte de la Entidad,
como consecuencia de la variación supuesta o real entre cualquier
estimación inicial de las condiciones de financiación frente a las
realmente obtenidas.
e) Los efectos desfavorables causados por la suspensión de la
actividad contractual que se originen por causas no imputables a la
acción u omisión de la Entidad. En caso de cualquier mayor costo
por causas imputables a la Entidad, el contratista deberá dirigir
contra esta su reclamación.
f) Los efectos desfavorables causados por el incumplimiento del plazo
contractual por circunstancias imputables al contratista y que
generen demoras en las entrega final de los trabajos serán asumidos
por el contratista.
g) En general, los efectos, favorables o desfavorables, de las
variaciones de los componentes económicos, fiscales, legales y
técnicos necesarios para cumplir con las obligaciones del
Contratista necesarias para la cabal ejecución de los Contratos,
relacionadas entre otras, la contratación de personal, las labores
administrativas, los procedimientos utilizados.
h) Finalmente, ha de entenderse que mecanismos contenidos en el
contrato, permiten mantener las condiciones económicas y
financieras existentes al momento de la presentación de la
Propuesta por parte del Contratista y consecuentemente, están
diseñados para restablecer y mantener la ecuación de equilibrio
contractual en los términos señalados en la Ley 80 de 1993.
Riesgos que Asume la Entidad:
A partir de la fecha de suscripción del contrato, la Entidad asume, única

y exclusivamente, los efectos derivados de los riesgos que se listan a
continuación, además de aquellos que de manera expresa y clara se
desprendan de otras cláusulas o estipulaciones del Contrato. En todo
caso, cuando de la ocurrencia de tales riesgos, se desprenda una
obligación de pagar una suma de dinero al Contratista, se entenderá que
tal suma de dinero será cancelada en los términos establecidos en las
cláusulas aplicables:

Dependencia y/o
Responsable
a) Los efectos desfavorables, derivados de la existencia de daño

emergente del Contratista, por la ocurrencia de hechos de Fuerza
Mayor o Caso Fortuito, en los términos del Contrato y la legislación
existente.
b) Los efectos desfavorables originados por nuevas normas durante la
ejecución del contrato y que sean aplicables al contrato.
c) Los efectos, favorables o desfavorables, de las variaciones en la
legislación Tributaria, de tal manera que la Entidad asumirá los
efectos derivados de la variación de las tarifas impositivas, la
creación de nuevos impuestos, la supresión o modificación de los
existentes, y en general cualquier evento que modifique las
condiciones tributarias existentes al momento de la presentación de
la Propuesta.
7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los

perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del
incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la
pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre
el particular.
Se incluirán únicamente como riesgos amparados aquéllos que correspondan

a las obligaciones y prestaciones del respectivo contrato, tales como,
cumplimiento del contrato, la correcta inversión del anticipo o el reintegro del
pago anticipado, la calidad del servicio, el pago de salarios, prestaciones
sociales e indemnizaciones y de ser necesario responsabilidad civil extra
contractual. Haciendo la claridad que estos riesgos deben ser asumidos por el
contratista constituyendo la correspondiente garantía única.




Dependencia y/o
Responsable






Dependencia y/o
Responsable

del contrato.

Los porcentajes y vigencias de los anteriores amparos están encaminados a

garantizar los siguientes riesgos:
1. Que el contratista no pueda dar cumplimiento total o parcial al contrato o

que no cumpla dentro del plazo de ejecución pactado.
2. Que la calidad del servicio prestado no corresponda a la pactada en el
contrato.
3. Que el contratista no cumpla con las obligaciones de salarios y
prestaciones sociales del personal a su cargo.
obligatorias en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%)
de la menor cuantía, caso en el cual corresponderá al funcionario que elabore
el estudio previo determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la
naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los
demás que señale el decreto 4444 de 2008.
Según el presente Manual, cuando la cuantía del contrato no supere los tres
(3) salarios mínimos mensuales legales vigentes, no se pacte la entrega de
anticipo o pago anticipado y el plazo del contrato no supere dos (2) meses, no
se exigirá ninguna clase de garantía.
02 Secretaría Ejecutora Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP
Profesional Universitario Ver explicaciones del numeral 02 de la Tabla 1 de este Manual.

Presupuesto
03 Invitación a Presentar Propuesta
Gobernador o Secretario
Delegado El Gobernador o el respectivo Secretario en los casos de delegación, expedirá y
enviará el oficio invitando a presentar propuesta técnica y económica a la persona
natural o jurídica que según la verificación en el Banco de Hojas de Vida o en el
Registro de Proveedores que reposa en la Ofician de Recursos Humanos y
Bienestar social, cumpla con las calidades de idoneidad y experiencia y demás
requisitos determinados en el estudio previo.

Dependencia y/o
Responsable
En el caso de que no se haga uso del Banco de Hojas de Vida o del Registro de
Proveedores, la invitación se podrá dirigir a la persona natural o jurídica que haya
cotizado el menor precio del servicio de consultoría y/o haya presentado las
condiciones más favorables para la Entidad.
En la invitación se determinará e informará las condiciones técnicas y demás

aspectos mínimos que se exigirán para suscribir el contrato, dejando de manera
clara y expresa los documentos que el proponente debe anexar con la propuesta y
el lugar, la fecha y hora para entregarlos.
El oficio de invitación lo elaborará el funcionario que elaboró el estudio previo en

original y una copia, conforme a la Plantilla No. 027 de este Manual y lo enviará
al Profesional o Asesor del Área Jurídica o en las o al abogado contratado, para
su revisión jurídica, quien de encontrarla ajustada a las exigencias de la ley y del
presente Manual la aprobará jurídicamente o caso contrario la devolverá al
funcionario que la elaboró para que realice los ajustes o incorpore las
recomendaciones jurídicas solicitadas. Si la invitación no cuenta con la revisión
Aprobada jurídicamente la invitación, el Profesional o Asesor del Área Jurídica o

el abogado contratista, enviará la invitación incorporada al expediente al
Gobernador para que la suscriba y se continúe con el trámite pertinente.
Suscrita la invitación por el Gobernador, según el caso, este la devolverá

incorporada al expediente al Secretario Ejecutor al Técnico Administrativo, según
el caso, para que sea remitida al proponente invitado.
Se estipulará en la invitación, que el proponente para verificar su idoneidad y

experiencia y/o su capacidad jurídica, anexe:
• Propuesta debidamente firmada. Para lo cual se anexará a la invitación el
respectivo formato.
• Formato único de hoja de vida de persona natural o jurídica debidamente
diligenciado. Para lo cual se informara la página web donde puede
consultarlo.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía o contraseña del proponente o su
representante legal. (Para extranjeros se debe exigir la presentación de la
visa que le permita desarrollar la actividad, ocupación u oficio
autorizado en la misma. Así mismo, se deberá solicitar la cédula de
extranjería cuando se esté en la obligación de tramitarla).
• Fotocopia del título que acredite el nivel de educación exigido.
• Acta de grado del título que acredite el nivel de educación exigido.
• Fotocopia de la Tarjeta profesional en los casos reglamentados por el
Gobierno. Ver literal f) del sub numeral 16.1.2.1 de este Manual.
• Fotocopia del Título de postgrado (especialización, maestría o
doctorado), en caso de que exija este nivel de educación. Ver literal g)
del sub numeral 16.1.2.1 de este Manual.
• Fotocopia del acta de grado de postgrado (especialización, maestría o
doctorado), en caso de que exija este nivel de educación.
• Registro Único Tributario “RUT” tanto para la persona natural como
para la jurídica.

Dependencia y/o
Responsable
• Fotocopia del certificado de antecedentes penales del proponente si es
persona natural o de su representante legal si es persona jurídica. Vigente.
• Certificado de existencia y representación legal del proponente expedido
por la respectiva Cámara de Comercio, en caso de persona jurídica.
• Certificación expedida sobre pago de pago de aportes parafiscales
relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios
del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda,
tal como lo exige la artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el inciso 2º del
artículo 41 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 23 de la Ley
1150 de 2007.
• En el caso de exigir experiencia, esta se exigirá determinando en tipo y
tiempo. En la invitación se determinará la forma como se acreditará.
Sobre experiencia se tendrá en cuenta las directrices reglamentarias que se

consagran en el sub numeral 16.1.1 de este Manual.
Cuando se trate de personas jurídicas la experiencia se exigirá sea acredita en

el cumplimiento de contratos relacionados con el objeto de contrato objeto
del proceso.
• En el caso que se exija, certificaciones que acrediten la formación exigida del

proponente si es persona natural o del equipo de trabajo cuando se trate de
persona jurídica.
• De requerirse de personal para ejecutar el objeto del contrato, en la invitación
se deberá determinar el número, el nivel de educación y experiencia del
personal, para lo cual se exigirá que se anexen las hojas de vida con los
soportes necesarios.
• Propuesta técnica conforme a las características técnicas del servicio,
detallados en la invitación.
• Presentación de la propuesta económica, advirtiéndose no podrá superar el
y jurídicas, por lo que no se requerirán al proponente que lo certifique.
Se debe estipular las razones y causas que generarían el rechazo de la propuesta.

dadas en el sub numeral 25.7 de este Manual, en lo que sea aplicable.
En la invitación se señalará el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse

de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que el proponente
cuente con el tiempo suficiente que le permita ajustar su propuesta a las
modificaciones realizadas. En ningún caso podrán expedirse el mismo día en que
se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del
término previsto para ello.

Dependencia y/o
Responsable
El Secretario Ejecutor, elaborará un aviso informando del proceso precontractual e

invitando a las veedurías ciudadanas, el cual se fijará en la cartelera respectiva o
en la pagina web de la Entidad, paralelamente al envió de la invitación a presentar
propuesta o a más tardar al día siguiente. Aviso que permanecerá fijado hasta que
se suscriba el contrato. Ver PLANTILLA No. 032 de este Manual.
05 Secretaría Ejecutora Recibo de Propuesta
Dentro del plazo (fecha y hora) determinado en el oficio de invitación el

proponente invitado presentará en la Secretaría Ejecutora, según el caso, la
propuesta y demás documentos necesarios para suscribir contrato.
06 Secretaría Ejecutora Acta de Cierre del Plazo para Presentar Propuesta
El día y hora tope señalados en el oficio de invitación, el Secretario Ejecutor,

recibirá la propuesta y procederá a realizar un cotejo previo de los documentos
exigidos en la invitación con los presentados y dejar constancia del número de folios
recibidos, para lo cual deberá diligenciar el formato F-CBS-014 y F-CBS-015.


07 Secretaría ejecutora, Verificación de Propuesta

Jefe de oficina de
recursos humanos, En Secretario Ejecutor o quien generó la necesidad, el Jefe de Personal, con el
Profesional o Asesor acompañamiento del Profesional del Area Jurídica o del abogado contratado,
Área Jurídica o Abogado procederán a verificar que la propuesta presentada cumpla con los aspectos
Contratado técnicos, de experiencia y demás requisitos necesarios para suscribir contrato.
Se verificará si al proponente, previamente en la diligencia de cierre del proceso,

se le requirió allegar documentos no anexados a la propuesta. De habérsele
requerido y el proponente no haberlos allegado, se dejará constancia de tal
situación y se rechazará la propuesta.



Dependencia y/o
Responsable
podrá contratar con EL DEPARTAMENTO .

conforme a los Formatos F-CBS-018 y F-CBS-019 de este Manual, adecuado al
caso concreto, dejándose constancia del cumplimiento o incumplimiento de la
propuesta a las necesidades y requisitos exigidos en la invitación y de la
recomendación de suscribir o no el contrato.
Copia del acta se enviará al Gobernador, según el caso, para que conozca el resultado
de la verificación y de la recomendación dada por los funcionarios verificadores.
El Gobernador si tiene fundamento válido podrá apartarse de las recomendaciones.
08 Secretaría Ejecutora Comunicado del Resultado de Verificación de la Propuesta
Una vez que se haya informado del resultado de la verificación al Gobernador,

según el caso, y de no presentarse objeción alguno por parte de este, el Secretario
Ejecutor, enviará un oficio al proponente, informándole el resultado de la
verificación.
Si el resultado es satisfactorio, en el oficio se le informará la fecha y hora para que

se presente a suscribir el contrato, según Plantilla No. 060. Si el resultado no es
satisfactorio se le indicará los motivos de rechazo de la propuesta, advirtiéndole
que por la vía gubernativa no procede recurso alguno. Copia del recibido del oficio
se incorporará al expediente.
09 Secretaría Ejecutora Elaboración de Contrato

satisfactoria, o más tardar al día siguiente, el Secretario Ejecutor elaborara el
contrato, y por memorando solicitará al Profesional Especializada del Área
Jurídica o por oficio al abogado contratista, la revisión del mismo, para lo cual
junto con la solicitud remitirá el expediente con la información documental que
soporte el cumplimiento de las etapas previas hasta el momento cumplidas. La
solicitud de elaboración del contrato se hará conforme al formato F-CBS – 041 de
este Manual.
10 Profesional o Asesor Revisión de la Minuta del Contrato

Área Jurídica/Abogado
Contratado El Profesional o Asesor del Área Jurídica (o abogado contratista, dentro de los
tres (3) días hábiles siguientes al envío de la solicitud, adelantará la revisión
jurídica del expediente y de encontrar el proceso acorde con la ley, estudio previo
y la invitación, visará la minuta del contrato, conforme a la minuta de contrato
anexa a la invitación, revisando que se hayan pactando todas las cláusulas que por
ley, naturaleza del contrato y conveniencia de la Entidad deban pactarse. La
revisión se hará constar en el formato de control de documentos que corresponda a
la modalidad de selección.

Dependencia y/o
Responsable
aparecen en los sub numeral 28.1 y 28.2 del presente Manual. Lo anterior de
conformidad a las minutas de contratos que aparecen en las Plantillas 064 y 065
de este Manual.
La minuta del contrato se elaborará en original y una (1) copia y se enviará, según
el caso, al Gobernador, para su aprobación y firma.
Observación:
• En el evento en que en la respectiva Dirección Territorial no se cuente con

abogado, la solicitud e elaboración se enviará al Profesional Especializado del
Área Jurídica de la Sede Central.
Recibida la minuta del contrato y de encontrarse el Gobernador, procederá a

suscribir la minuta del contrato y devolverla a la Secretaría ejecutora para
continuar el trámite.
12 Secretaría Ejecutora Suscripción del Contrato por el Contratista
En la fecha y hora en que se citó al proponente, en el oficio que se le comunicó el

resultadote la verificación, el contratista y si este se presenta, el Secretario
Ejecutor procederá a entregarle el contrato suscrito por el Gobernador según el
caso, en original y copia para que lo suscriba.
El día que se presente el interesado se le exigirá presente el documento de

idEntidad para corroborar sus datos.

y la copia por correo certificado, solicitándole su firma y devolución inmediata del
original. De lo actuado se dejará constancia en un libro radicador con el propósito
de vigilar el cumplimento de las obligaciones de legalización del contrato y el
plazo acordado para hacerlo.
En el caso de que no se haya citado previamente al proponente, la secretaría

ejecutora citará al proponente para que se presente a suscribir el contrato,

13 Profesional Universitario Numeración y Envío del contrato

Dependencia y/o
Responsable
Secretaria General
Con el fin de que se consolide el consecutivo de los contratos, el Secretario
Ejecutor o la Secretaría General procederá a remitir el contrato respectivo para su
numeración, copia del cual reposara en dicha secretaria.
14 Secretaría Ejecutora, Solicitud de Expedición del Registro Presupuestal “RP”

solicitará al Profesional Universitario del Área de Presupuesto la expedición del
Registro Presupuestal “RP” que ampare el valor del contrato, para lo cual enviará
el expediente del contrato.

incorporado al Secretario ejecutor o a quien haga sus veces.
El Profesional Universitario del Área de Presupuesto al expedir el Registro

Presupuestal deberá tener en cuenta que los registros presupuestales se expiden de
materia presupuestal. (Decreto Ley 111 de 1996) Ver formato F-CBS-043
15 Secretaria Ejecutora, Publicación del Contrato en el SECOP

del SECOP De conformidad con el inciso 2º del parágrafo 5º del artículo 8 del decreto 2474
de 2008 si el valor del contrato es inferior al 10% de la menor cuantía, no se hará
publicación del contrato en el SECOP, pero si se publicará, en la cartelera de la
Si el valor del contrato es igual o superior al 10% de la menor cuantía, el

Secretario ejecutor a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la
fecha de suscripción del contrato ordenará y constatará la publicación del contrato
en el SECOP.
16 Contratista, Secretario Legalización del Contrato

Ejecutor
Una vez suscrito el contrato por las partes, el contratista dentro del plazo
establecido en el contrato, deberá proceder a legalizar el contrato para lo cual
deberá:
• Constituir a su costa y a favor de EL DEPARTAMENTO, en una Entidad

bancaria o compañía de seguros legalmente establecida en el país, una póliza
que garantice los amparos exigidos.
El contratista entregará al Secretario ejecutor, según el caso, la original de la

póliza exigida y la constancia de pago de la prima. La aprobación de la
garantía única estará a cargo de estos funcionarios.
Antes de la aprobación de la póliza, el funcionario verificará que esta se

encuentre ajustada a las exigencias del contrato: fecha de expedición, riesgos
amparados, vigencia y valor de los riesgos amparados, nombre y NIT del
beneficiario y Asegurado (ELDEPARTAMENTO), nombre, identificación y

Dependencia y/o
Responsable
firma del afianzado (Contratista).
Con el lleno del anterior requisito el contrato se entiende legalización y puede

ejecutarse.
Observación:
• De conformidad con el artículo 84 del decreto 2474 de 2008, en concordancia con el

decreto 2150 de 1995 y el Decreto 327 de 2002, y en vista de que el valor del contrato
no es igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes la
publicación del contrato en el Diario Único de Contratación Pública no se exige.
17 Secretaría Ejecutora Comunica Designación de Supervisor de Contrato

DEPARTAMENTO”.
18 Secretaria ejecutora, Inicio del Contrato

como Supervisor del Ver explicaciones de la actividad del numeral 30 de la Tabla 1 de este Manual.
Contrato, Contratista
19 Funcionario Supervisor, Registro en el SICE del Contrato Legalizado
SICE Esta obligación se cumplirá siempre y cuando el valor del contrato sea igual o
superior al 10% de la menor cuantía. Si el valor del contrato es inferior al 10% de
la menor cuantía por disposición expresa del artículo 86 del decreto 2474 de 2008
no se requerirá de su registro en el SICE.
En los casos que se publique, inmediatamente el funcionario supervisor del

contrato suscriba el acta de inicio, por memorando deberá enviar el expediente
alimentado con el acta de inicio al Profesional Universitario y/o administrador del
SICE para que registre el contrato en el portal del SICE, funcionario que de
conformidad con el artículo 1 del Acuerdo 0011 del 17/09/2007, deberá realizar
dicho registro, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes
inmediatamente anterior.

Contratista
DEPARTAMENTO”.
21 Gobernador , Contratista, Liquidación del Contrato

Supervisor Designado

Dependencia y/o
Responsable
DEPARTAMENTO”.

SECOP Ver explicaciones de la actividad del numeral 12 de la Tabla 1 del “Manual de
DEPARTAMENTO”.

Secretaria General
central.

Tabla 9. Procedimiento para la Celebración de Contratos Interadministrativos
Dependencia y/o
Responsable
01 Secretaría Ejecutora Elaboración del Estudios Previos para celebrar el contrato
El Secretario Ejecutor responsable de desarrollar las actuaciones del Plan de

desarrollo del DEPARTAMENTO elaborará el estudio previo que genere la
necesidad de celebrar el contrato interadministrativo, tal como lo exige el numeral
7º y 12º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 3 del decreto 2474 de
2008.
El estudio previo que justifica la celebración del contrato Interadministrativo, se

dirigirá al Gobernador, quien lo aprobará u objetará según lo estime pertinente.
Una vez aprobado el estudio previo el Gobernador lo enviará al funcionario que lo
elaboró, para que continúe con el trámite precontractual pertinente.
La aprobación del estudio previo se surtirá con la firma del Gobernador, en el

espacio que para tal efecto se ha determinado en las minutas que aparece en las
Plantillas No. 021 y 022 de este Manual.
El estudio previo deberá contener como mínimo lo siguiente:

• La conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación de que

se trate.
• Su adecuación a las Metas del Plan de desarrollo, al Plan de
adquisiciones de bienes, servicios y obra pública, proyecto o
convenio respectivo, si es del caso
• Cuando sea necesario, el estudio deberá estar acompañado, además,
de los diseños, planos y evaluaciones de pre factibilidad o
factibilidad.

pago, Sitio de entrega, ejecución de la obra o de prestación del servicio,
Imputación presupuestal, supervisor o interventor, tipo de contrato, etc.
3. La identificación del contrato consistirá en expresar que el contrato a celebrar

un contrato interadministrativo.
4. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. Por

tratarse de un contrato interadministrativo, se deberá citar como fundamento
jurídico el artículo 2 de la ley 80 de 1993, literal c) numeral 4 del artículo 2
de la ley 1150 de 2007 y artículo del 78 del decreto 2474 del 2008 que permite
que las entidades públicas celebren contratos entre ellas, siempre que las
obligaciones del mismo tenga relación directa con el objeto de la entidad
ejecutora.

Dependencia y/o
Responsable
Aquí debe determinarse el valor sobre el cual deberá hacer el aporte el
Departamento, y valor sobre el cual cualquier otra entidad pública que
cumpla con los requerimientos de ley debe hacer su aporte.
De conformidad con el artículo 9 del Acuerdo 0009 de 2006 del Comité para la
Operación del SICE, los convenios interadministrativos que no impliquen
disposición de recursos por parte de las entidades firmantes, estarán exentos de
cumplir con la normatividad del SICE.
Pero, para los convenios interadministrativos que impliquen disposición de

recursos, el registro del contrato en el SICE estará a cargo de la entidad que
ejecuta el presupuesto. Cuando dos o más entidades aporten recursos de su
presupuesto para la ejecución de un determinado contrato, su registro en el SICE
deberá hacerse por cada entidad en forma proporcional a la parte ejecutada.
También para determinar el costo del bien, obra o servicio se podrá obtener
de precios de mercado obtenidos a través de cotizaciones telefónicas o
escritas enviadas vía fax o por correo electrónico a los proveedores inscritos
en el Registro de Proveedores de EL DEPARTAMENTO o a otros del
mercado, de lo cual se dejará las respectivas constancias.

Se considerará que la oferta es ventajosa para la Entidad si una vez verificada
cumple con los elementos de calidad y el precio y obligaciones pactadas.


esperados.


metodología:


Dependencia y/o
Responsable

de contingencia.


y cuando se presente esta situación. Teniendo en cuenta que por regla general
en los contratos de compraventa y suministro no se pacta pago anticipado ni
anticipos.
adquiridas.

De conformidad con el artículo 7 de la ley 1150 de 2007, las garantías no son

obligatorias en los contratos interadministrativos, no obstante, la entidad
determinará la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del contrato, a
la forma de pago y demás que señala el decreto 4828 de 2008.

Los anteriores elementos mínimos se complementarán con los exigidos de manera

puntual en el tipo y complejidad del objeto del contrato.
02 Secretaría ejecutora Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP
Profesional Universitario El funcionario que elaboró el estudio previo, siempre y cuando se comprometan
del Área de Presupuesto recursos, una vez lo reciba aprobado por Gobernador, solicitará al Profesional
Universitario del Área de Presupuesto expida el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal –CDP-, para lo cual anexará a la solicitud el respectivo estudio

Dependencia y/o
Responsable
previo en la cual se indica el rubro afectado. Ver formato F-CBS-012 de este
Manual.
trate de un contrato y/o convenio cuyo plazo de ejecución sea superior a un (1) año
deberá afectar vigencias futuras y se expide de acuerdo con los requisitos
establecidos en las normas nacionales e internas en materia presupuestal. (Decreto
Ley 111 de 1996). Deberá tener en cuenta si se trata de recursos de inversión o de
funcionamiento con el fin de definir lo pertinente a reservas presupuestales.


metas del Plan de Desarrollo por la cual se puede imputar el amparo del proceso
de selección y de no encontrarla acorde devolver el estudio previo para que se
corrija la inconsistencia y abstenerse de expedir el CDP.
Así mismo, cuando se trate de recursos de inversión deberá verificar que se

acompañe la respectiva certificación del Banco de Proyectos del Departamento.
03 Secretaría ejecutora Resolución de Justificación de la Celebración del Contrato
Cuando se pretenda celebrar contratos interadministrativos y contratos para el

desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, se dará cumplimiento a la
exigencia del artículo 77 del decreto 2474 de 2008, para lo cual el funcionario que
elaboró el estudio previo para la celebración del convenio elaborará el proyecto de
resolución que justifique la celebración del contrato y/o convenio.
La resolución contendrá:
1. El señalamiento de la causal que se invoca. Que corresponde a la de
contratación directa.
2. La determinación del objeto a contratar.
3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los
proponentes si las hubiera, o al contratista. En este caso el proponente será la
Entidad ejecutora que se invita a cofinanciar el proyecto o actividad.
4. La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos
previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.
Profesional Universitario El proyecto de resolución se enviará al Profesional o Asesor del Área Jurídica
o Asesor Departamento para que dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la solicitud de revisión, la
Jurídico realice y dé la viabilidad jurídica del acto administrativo. Si el proyecto se
encuentra ajustado a las exigencias de la ley y de la necesidad reportada, lo
aprobará jurídicamente y lo enviará al Gobernador para su firma. Si no lo
encuentra acorde con la ley o la necesidad reportada, lo devolverá al funcionario
remitente para que realice los ajustes o recomendaciones jurídicas requeridas.
Hasta tanto no se realicen los ajustes requeridos no se podrá suscribir el acto

administrativo y continuar con el trámite y de continuarse se derivarán
responsabilidades de ley.

Dependencia y/o
Responsable
El Gobernador una vez reciba el proyecto de acto administrativo viabilizado
jurídicamente procederá a suscribirlo y a ordenar su numeración y fechado a la
Oficina de Recursos Humanos y Bienestar Social donde quedará un (1) original. y
su copia al funcionario que elaboró los estudios previos del convenio para que
continúe con el trámite pertinente. Ver PLANTILLA No. 051 de este Manual.
04 Secretaría ejecutora Publicación en el SECOP de la Resolución que Justifica la Contratación

Directa
Funcionario o
Contratista Responsable Por expresa disposición del inciso 3º del parágrafo 5º del artículo 8 del decreto
del Manejo del SECOP 2474 de 2008, tratándose de la contratación directa señalada en el numeral 4 del
artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, se debe publicar en el SECOP el acto
administrativo que justifica la contratación directa.
Por consiguiente el funcionario que elaboró el estudio previo del convenio y una
vez haya recibido copia del acto administrativo que justifica la contratación directa
suscrito por el Gobernador, lo enviará mediante memorando al Funcionario
encargado del SECOP para que lleve a cabo la publicación de la Resolución en el
Portal Único de Contratación. La publicación del documento se hará al día
siguiente de su recibo o ha más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.
05 Secretaría Ejecutora Invitación a Presentar Propuesta
El funcionario que elaboró el estudio previo elaborará el proyecto de invitación

que se enviará al representante legal de la Entidad con la cual se ha determinado
celebrar el contrato. Invitación que dependiendo del tipo de contrato y/o convenio
se elaborará conforme a las Plantillas No. 030 y 031 de este Manual. El proyecto
de invitación será enviado al Profesional o Asesor del Área Jurídica para su
revisión, funcionario que de encontrar ajustado el documento a las exigencias de la
ley y del presente Manual la aprobará jurídicamente o caso contrario lo devolverá
Profesional o Asesor al funcionario que la elaboró para que realice los ajustes o incorpore las
Departamento Jurídico recomendaciones jurídicas solicitadas. Si la invitación no cuenta con la revisión
Gobernador Aprobada jurídicamente el proyecto de invitación, el Profesional del Área Jurídica

lo enviará incorporado al expediente al Gobernador para que lo suscriba y se
continúe con el trámite pertinente.
Suscrita la invitación por el Gobernador, éste la devolverá incorporada al

expediente al funcionario que la elaboró, para que sea remitida al representante
legal de la Entidad a invitar.
En la invitación se determinará e informará las condiciones técnicas y demás

aspectos mínimos que se exigirán para suscribir el contrato y/o convenio, dejando
de manera clara y expresa los documentos que la Entidad invitada debe anexar con
la carta de intensión, el lugar, la fecha y hora para entregarlos.
Si la Entidad ejecutora a invitar es una Entidad pública se le debe exigir los

siguientes documentos:
• Carta de intensión para celebrar el convenio, debidamente firmada por el

Dependencia y/o
Responsable
representante legal de la Entidad invitada. Para lo cual se anexará a la
invitación el respectivo formato. En la misma carta la Entidad puede dejar
constancia del aporte a que se compromete.
• Fotocopia del documento de identificación del representante legal y del
Tesorero de la Entidad.
• Fotocopia del Certificado de antecedentes penales del representante legal de
la Entidad invitada, expedido por el DAS. Vigente. Este documento tiene
vigencia de un (1) año y es necesario para verificar que sobre el
representante de la persona jurídica no exista medida de pena de
inhabilitación para el ejercicio de profesión, arte, oficio, industria o
comercio de que trata el numeral 3º del artículo 43 y artículo 46 del Código
Penal.
• Antecedentes fiscales y disciplinarios del representante legal de la entidad
sin perjuicio de la verificación vía internet que haga la entidad anexando a
la carpeta el reporte correspondiente.
• Fotocopia del acto administrativo de nombramiento o acta de elección del
representante legal.
• Fotocopia del acta de posesión del representante Legal.
• Documento de creación de la Entidad o en los que se determine su objeto
social. (decreto, ley, ordenanza, estatuto etc.)
• Fotocopia del acto administrativo por el cual el respectivo Concejo
municipal o Asamblea Departamental o Consejo o Junta Directiva
autoriza al representante legal a suscribir contratos y/o convenios.
• Si se trata de una Asociación de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales
Indígenas se deberá presentar el acto administrativo de registro de la
Asociación expedida por la Dirección General de Asuntos Indígenas del
Ministerio de Gobierno. De conformidad con el artículo 2 del decreto
1088 de 1993, las asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales
Indígenas, son Entidades de Derecho Público de carácter especial, con
personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa.
• Fotocopia del RUT de la Entidad pública expedido por la DIAN.
• Certificado de Disponibilidad Presupuestal actualizado cuando el aporte sea
en efectivo o Certificación de aporte cuando sea en especie.
• Copia de la póliza de manejo del representante legal, expedida por una
compañía de seguros legalmente constituida y autorizada por la
Superintendencia Bancaria.
El funcionario que elaboró la invitación a manifestar intensión en la celebración

del contrato y/o convenio una vez la remita al representante legal de la Entidad a
invitar, elaborará y suscribirá un aviso de convocatoria a las veedurías ciudadanas
del área de influencia del proyecto o actividad y lo publicará en la cartelera de la
Sede de la Secretaría Ejecutora, Aviso que permanecerá fijado hasta que se
suscriba el contrato y/o convenio.
El aviso se elaborará conforme a la Plantilla No. 033 de este Manual.
07 Secretaría Ejecutora Recibo de Carta de Intensión y documentos necesarios para celebrar contrato
Dentro del plazo (fecha y hora) determinado en el oficio de invitación la Entidad

Dependencia y/o
Responsable
publica o privada invitada presentará, la carta de intensión de celebrar el convenio
y demás documentos necesarios para suscribirlo.
Los documentos se exigirán siempre y cuando con la presentación del proyecto a

cofinanciar no se hayan allegado o los allegados hayan perdido vigencia o se haya
determinado en la invitación la necesidad de requerir otros documentos.
08 Secretaría Ejecutora Acta de Cierre del Plazo para Presentar Carta de Intensión y Documentos
Necesarios para Celebrar Contrato
El día y hora tope señalados en el oficio de invitación, la Secretaría Ejecutora,

recibirá la carta de intensión y demás documentos exigidos en la invitación y
procederá a realizar un cotejo previo de los documentos exigidos con los presentados
y dejar constancia del número de folios recibidos, para lo cual deberá diligenciar el
formato F-CBS-016.
Si la Entidad o Entidades invitadas presentan los documentos antes del plazo

estipulado el acta de cierre se levantará en la fecha y hora que hace la entrega.
En caso de que la Entidad o Entidades invitadas no anexen la totalidad de los

documentos exigidos, en el acta de cierre se dejará constancia y se le informará al
funcionario que hizo la entrega o al representante legal de la Entidad o Entidades, que
tiene plazo de allegarlos hasta antes de la fecha programa para la verificación de los
documentos.
09 Secretaría Ejecutora Verificación de Documentos Necesarios para Celebrar el Contrato
El Secretario Ejecutor procederá a verificar que la carta de intensión presentada

cumpla con los aspectos técnicos y demás requisitos necesarios para suscribir
convenio.
Se verificará si a la Entidad invitada, previamente en la diligencia de cierre del

proceso, se le requirió allegar documentos no anexados a la carta de intensión. De
habérsele requerido y la Entidad invitada no los hubiese allegados, se dejará
constancia de tal situación y decidirá si se los requiere nuevamente o si se decide
no continuar con el trámite.
En el caso de que a la Entidad invitada no se le haya requerido documentos o que

determinadas en la invitación, el funcionario verificador los requerirán al
representante legal de la Entidad invitada o le requerirán que los aclare, para lo
cual se otorgará un plazo perentorio prudencial y de ser necesario se correrá la
fecha de verificación de documentos.

conforme a los formatos F-CBS-021 y F-CBS-022 de este Manual, adecuado al caso
concreto, dejándose constancia del cumplimiento o incumplimiento de la propuesta a
las necesidades y requisitos exigidos en la invitación y de la recomendación de
suscribir o no el convenio.

Dependencia y/o
Responsable
Copia del acta se enviará Gobernador para que conozca el resultado de la verificación
y de la recomendación dada.
El Gobernador si tiene fundamento válido podrá apartarse de las recomendaciones.
10 Secretaría Ejecutora Comunicado del Resultado de Verificación de los Documentos
Una vez que se haya informado del resultado de la verificación al Gobernador y de

no presentarse objeción alguno por parte de este, el Secretario ejecutor, enviará un
oficio al representante legal, informándole el resultado de la verificación.
Si el resultado es satisfactorio, en el oficio se le informará la fecha y hora para que

se presente a suscribir el convenio, según Plantilla No. 060. Si el resultado no es
satisfactorio se le indicará los motivos de rechazo.
Si se opta por el envío de la minuta del convenio no será necesaria la presencia del
representante legal de la Entidad invitada.
11 Secretaría ejecutora Elaboración de Contrato

satisfactoria, o más tardar al día siguiente, el Secretario Ejecutor la elaborará el
contrato, y deberá remitir el expediente con la información documental que
soporte el cumplimiento de las etapas previas hasta el momentos cumplidos al
Departamento Jurídico para su revisión. La solicitud se elaborará conforme al
12 Profesional o Asesor Revisión de la Minuta del Contrato

Área Jurídica o
contratista El Profesional del Área Jurídica (o abogado contratista), dentro de los tres (3) días
hábiles siguientes al envío de la solicitud, adelantará la revisión jurídica del
expediente y de encontrar el proceso acorde con la ley, estudio previo y la
invitación, revisará la minuta del contrato y/o convenio, revisando que se hayan
pactando todas las cláusulas que por ley y conveniencia de la Corporación deban
pactarse. La revisión se hará constar en el formato de control de documentos que
corresponda a la modalidad de selección.
A píe de página de minuta del convenio deberá registrarse el nombre y la firma del
Para la elaboración del contrato y/o convenio se deberá tener en cuenta las
explicaciones que aparecen en los sub numeral 28.1 y 28.2 del presente Manual.
Lo anterior de conformidad a las minutas de convenios que aparecen en las
Plantillas No. 075. No. 076 y No. 077 de este Manual.
La minuta del contrato y/o convenio se elaborará en original y una (1) copia y se
enviará al Gobernador para su aprobación y firma.
13 Gobernador Suscripción del Contrato por el Gobernador

Profesional Asesor o
contratista del Área Recibida la minuta del contrato y/o convenio viabilizada jurídicamente el Director

Dependencia y/o
Responsable
Jurídica Gobernador procederá a suscribirla y devolverla al Secretario Ejecutor
14 Secretaría ejecutora Solicitud de Expedición del Registro Presupuestal “RP”
Profesional Universitario Una vez que se haya suscrito el contrato y/o convenio, el Secretario Ejecutor, por
del Área de Presupuesto memorando solicitará al Profesional Universitario del Área de Presupuesto la
expedición del Registro Presupuestal “RP” que ampare el valor que EL
DEPARTAMENTO aporta al convenio, para lo cual enviará el expediente del
convenio. La Solicitud del Registro Presupuestal se hará conforme al formato F-

incorporado a la Secretaría Ejecutora o a quien haga sus veces.

materia presupuestal. (Decreto Ley 111/1996).
15 Secretaría Ejecutora Suscripción del Contrato por el Representante Legal de la Entidad Invitada
Entidad Invitada
En la fecha y hora en que se citó al representante legal, en el oficio que se le
comunicó el resultado de la verificación, el representante legal de la Entidad
invitada y si éste se presenta, el Secretario Ejecutor procederá a entregarle el
contrato suscrito por el Gobernador, en original y copia para que lo suscriba.
El día que se presente el representante legal de la Entidad invitada se le exigirá

presente el documento de identidad para corroborar sus datos.
En caso de que el convenio se envíe por vía fax o se escanee el documento y se

y la copia por correo certificado, solicitando su firma y devolución inmediata del
original. De lo actuado se dejará constancia en el libro radicador.
En el caso de que no se haya citado previamente al representante legal de la

Entidad invitada, el Secretario Ejecutor , lo citará para que se presente a suscribir
el convenio, especificando fecha y hora de presentación. Esta citación se hará por
cualquiera de estos medios: oficio escrito; correo electrónico o por teléfono (Se
dejará las constancias pertinentes).
Una vez suscrito el contrato se le entregará copia al representante legal de la

Entidad invitada para efectos de legalización y se procederá a dejar constancia de
su recibido en el libro radicador abierto para tal efecto.
16 Secretario Ejecutor Publicación del Contrato en el SECOP
De conformidad con el inciso 2º del parágrafo 5º del artículo 8 del

decreto 2474 de 2008, si el valor del contrato es inferior al 10% de la
menor cuantía, no se hará publicación del contrato y/o convenio en el
SECOP, pero si se publicará, en la cartelera de la Sede Central. No
obstante la publicación se podrá realizar en la página web de la Entidad.

Dependencia y/o
Responsable
Funcionario o Contratista Si el valor del convenio es igual o superior al 10% de la menor cuantía, el
responsable del manejo Secretario ejecutor, al día siguiente, enviará el contrato y/o convenio incorporado
del SECOP al expediente mediante memorando al funcionario o contratista responsable del
manejo del SECOP publique el contrato y/o convenio en el Portal Único de
Contratación.
17 Entidad Ejecutora Legalización del Contrato
Secretaría ejecutora Una vez suscrito el convenio por las partes, el representante legal de la Entidad,
dentro del plazo establecido en el convenio, deberá proceder a legalizar el
convenio para lo cual deberá:
1. Constituir a costa de la Entidad cooperante invitada y a favor de EL

DEPARTAMENTO, en una Entidad bancaria o compañía de seguros legalmente
establecida en el país, una póliza que garantice los amparos exigidos.
El rrepresentante legal de la Entidad cooperante invitada entregará al Secretario

Ejecutor el original de la póliza exigida y la constancia de pago de la prima.
La aprobación de la garantía única estará a cargo del Secretario ejecutor, previa

verificación del área jurídica. Aquí se verificará que esta se encuentre ajustada a
las exigencias del contrato: fecha de expedición, riesgos amparados, vigencia y
valor de los riesgos amparados, nombre y NIT del beneficiario y Asegurado (EL
DEPARTAMENTO), nombre, identificación y firma del afianzado (Entidad
cooperante invitada).
2. Pagar los derechos de publicación del contrato en el Diario Único de

Contratación (Diario Oficial):
De conformidad con el inciso 1º del artículo 84 del decreto 2474 de 2008 y con
lo previsto en el decreto 2150 de 1995 y el decreto 327 de 2002, deberán
publicarse en la Diario Único de Contratación (Diario Oficial), que permita a los
habitantes conocer su contenido, todos los contratos que celebre EL
DEPARTAMENTO, cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios
mínimos legales mensuales vigentes.
El representante legal de la Entidad cooperante deberá entregar el comprobante de

pago a la Secretaría Ejecutora.
La publicación, de conformidad con el artículo 60 de la Ley 190 de 1995, es

requisito de legalización del contrato y por consiguiente si no se presenta el
comprobante de publicación o el valor pagado no corresponde a la tarifa legal, el
contrato y/o convenio no podrá ejecutarse y por consiguiente no producirá efectos
jurídicos.
Con el lleno de los anteriores requisitos el contrato y/o convenio se entiende

legalización y puede ejecutarse.
Observación:
• Conforme a lo consagrado en el inciso 5º del artículo 7 de la Ley 1150 de 2008, las

garantías no serán obligatorias en los contratos interadministrativos, tampoco en los

Dependencia y/o
Responsable
contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere esta ley,
caso en el cual corresponderá a la Entidad determinar la necesidad de exigirla,
atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los
demás que señale el reglamento.
• Conforme a lo consagrado en el artículo 96 del Decreto Ley 2150 de 1995, por tratarse
de un convenio interadministrativo, no se requiere de su publicación en el Diario Único
de Contratación Pública o en el medio de publicación que tenga la Entidad ejecutora.
debe tener en cuenta las explicaciones del sub numeral 40.1 del presente Manual. De
conformidad con el inciso 1º del artículo 532 del Estatuto Tributario, modificado por el
artículo 61 de la ley 1111 de 2006, las Entidades de derecho público están exentas de
pago del impuesto de timbre nacional.
18 Gobernador Comunica Designación de Supervisor de Contrato

DEPARTAMENTO”.
19 Funcionario designado Inicio del Contrato

como Supervisor del
Contrato Ver actividad explicada en el numeral 30 de la Tabla 1 de este Manual.
Contratista Observaciónes:
• El acta de inicio debe elaborarse de conformidad con el formato del “Manual de

Interventoría y Supervisión de Contratos y Convenios de “EL DEPARTAMENTO”
20 Secretaría Ejecutora Registro en el SICE del Contrato Legalizado
De conformidad con el artículo 86 del decreto 2474 del 2008, la obligación de

registrar en el portal del SICE el contrato legalizado, consagrada en el literal e)
del artículo 13 del decreto 3512 de 2003, no será necesario cumplirla siempre y
cuando el valor del contrato sea inferior al 10% de la menor cuantía.
De conformidad con el artículo 9 del Acuerdo No. 0009 de 2006 expedido por el
Comité para la Operación del SICE, “los convenios interadministrativos que no
impliquen disposición de recursos por parte de las Entidades firmantes, estarán
exentos de cumplir con la normatividad del SICE. Cuando la Entidad deba realizar
apropiaciones presupuestales para la ejecución de un convenio, dicha operación
deberá incluirse dentro de su Plan de Compras y cumplir con las demás
obligaciones establecidas en el Decreto 3512 de 2003.”
“Para los convenios interadministrativos que impliquen disposición de recursos, el

registro del contrato en el SICE estará a cargo de la Entidad que ejecuta el
presupuesto. Cuando dos o más Entidades aporten recursos de su presupuesto para
la ejecución de un determinado contrato, su registro en el SICE deberá hacerse por
cada Entidad en forma proporcional a la parte ejecutada.”
Por consiguiente la obligación de registra en el SICE el convenio legalizado se

cumplirá siempre y cuando el valor del convenio supere el 10% del valor de la
menor cuantía e impliquen disposición de recursos y sea EL DEPARTAMENTO
la Entidad ejecutante.

Dependencia y/o
Responsable
Inmediatamente el supervisor o interventor del convenio suscriba el acta de inicio,

Funcionario o por memorando deberá enviar el expediente alimentado con el acta de inicio al
administrador del SICE administrador del SICE para que lleve a cabo el registro del contrato en el portal
del SICE.
De conformidad con el artículo 1 del Acuerdo del SICE No. 0011 del
17/09/2007, el Secretario Ejecutor, ordenará por memorando u oficio al
funcionario o contratista responsable del manejo del SICE, realice dicho registro,
dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes inmediatamente anterior,
excluidos los convenios el artículo 9 del Acuerdo 0009 de 2006.

Contratista
DEPARTAMENTO”.
22 Gobernador, Supervisor Liquidación del Contrato

y Contratista
Interventoría y Supervisión de Contratos y Convenios de EL DEPARTAMENTO”

Funcionario SECOP,
Secretaria Ejecutora Ver explicaciones de la actividad del numeral 12 de la Tabla 1 del “Manual de
DEPARTAMENTO”.

Secretaría General
central.

52. FLUJOGRAMA
Tabla 1. Flujograma para el Procedimiento de la Contratación de Bienes, Obras y Servicios por

Insumos Proceso Productos
Estudio Previo
“Plan de
adquisiciones de Secretaria Ejecutora elaborará
Bienes, Servicios Estudio Previo y lo envía para
y Obra Pública” su revisión
aprobado por DG
y Publicado en el
SICE; “Plan de
desarrollo
Jurídica revisa y ajusta
Estudio Previo y suscribe su Estudio Previo
aprobación jurídica y lo revisado
envía al funcionario que lo jurídicamente
elaboró
Estudio Previo
El funcionario que suscrito por el
elaboró el Estudio funcionario que
Previo, una vez revisado lo elaboró
G = Gobernador jurídicamente, lo suscribe
SECRE= Secretaría Ejecutora
y lo envía al G para su
PJ=Profesional del Área Jurídica
PSECO= Profesional SECOP aprobación
PUÁP = Profesional Universitario del
Área de Presupuesto
Estudio Previo
G aprueba el Estudio aprobado
Previo y lo envía al Secre
para que continúe con el
proceso
Se reporta
electrónicamente el Aviso a la
Boletín a la Cámara de Cámara de
Comercio sobre la Comercio
licitación pública

SECRE elabora proyecto

de pliego de condiciones y
aviso de la licitación Borrador
pública y los envía al PJ proyecto pliego
para su revisión de condiciones y
aviso licitación
pública
PJ revisa Proyecto de
Pliego de Condiciones,
Aviso de Convocatoria
Pública de Licitación Proyecto pliego
Pública y devuelve de condiciones y
documentos a SECRE aviso licitación
pública revisado
jurídicamente
SECRE ordena al
responsable de Sistemas
publicar en el Portal Único
de Contratación por 10 días
hábiles el Proyecto de
Pliego de Condiciones y
simultáneamente el Estudio
Previo, el Aviso de
Convocatoria Pública de
Licitación Pública Memorando
ordena la
publicación
El responsable de
Sistemas publica los
documentos en el Portal
Único de Contratación Proyecto Pliego
por 10 días hábiles de Condiciones,
Estudio Previo y
Aviso Licitación
Pública
Publicados
2

SECRE
recibe NO
observacione
s al Proyecto
de Pliego de
Condiciones
SI
Se publican las
observaciones en el
Observaciones
Portal Único de
Publicadas
Contratación

Selección de Proveedores Acta de análisis
analiza observaciones y de observaciones
recomienda al G
incorporarlas al Pliegos
de Condiciones
definitivos o rechazarlas
La SECRE adelantará dentro

de los 3 días hábiles
siguientes a la apertura del
proceso, audiencia para
precisar el contenido alcance
del pliego de condiciones.
G si acepta las
recomendaciones suscribe
acto aceptando o rechazando Resolución
las observaciones suscrita
aceptando o
rechazando
observaciones
SECRE ajusta Pliego de
Condiciones, elabora proyecto
de resolución que ordena
apertura del proceso y aviso a
publicar en un periódico y los
envia al PJ para revisión

PJ revisa Pliego de Condiciones, Pliego de Condiciones,

Proyecto de Resolución que Proyecto de Resolución
ordena apertura de la Licitación que ordena apertura de la
pública y el Aviso a publicarse Licitación y Aviso en el
en el períodico y remite a G el períodico revisados
proyecto de resolución y a
SECRE el Pliego de
Condiciones y el Aviso
G suscribe Resolución de Resolución de

Apertura de la Licitación y apertura oficial
la remite al SECRE
Acta de
verificación
Página del períodico
y evaluación
SAF publica Aviso en un donde sepublicada.
publicó el
diario de amplia aviso
circulación en la
Jurisdicción de la
Entidad
SAF ordena publicar en el

Portal Único de
Contratación la Resolución Memorando ordena
que ordena la apertura de la la publicación
licitación, el pliego de
condiciones.
El responsable del Sistemas

publica en el Portal Único de Resolución de
Contratación la Resolución apertura y Pliego
que ordena la apertura de la de Condiciones
licitación, el Pliego de Publicados
Condiciones.
Propuestas
SAF recibe propuesta
SAF en la fecha y hora

del cronograma realiza Ácta de cierre
diligencia de cierre de la
SAF cita a “Comité Asesor

para la Selección de Citación a
Proveedores…” con el fin de reunión de
evaluar propuestas Comité
Comité verifica
requisitos habilitantes de
No las propuestas y de
requerirse soliciitará a los
proponentes aclaraciones
o en su defecto continúa
con la evaluación de las
propuestas
Oficio (s) de
SAF envia oficio requerimiento
requiriendo aclaraciones al
proponente
Proponente (s) remite Aclaraciones

aclaraciones requeridad
Comité evalúa
propuestas: Recomienda Memorando
al DG adjudicar la ordena
licitación, rechazar publicación;
propuestas o declarar Informe de
desierta la licitación; evaluación
ordena dar traslado por 5 publicado
días hábiles a los
proponentes
Carrera 13 Calle 15 Esquina. Teléfono 4 35 75 12, y ordena al
E-mail:departamentojurídico_caq@hotmail.com, Florencia - Caquetá
responsable de Sistemas
públicar el informe de
evalución en el Portal
Único de Contratación
5
NO
SAF recibe
SI observacione
s al Informe
de evaluación

Selección de Proveedores Acta verificación
analiza observaciones y y análisis
recomienda al DG sobre observaciones y
las respuestas a dar Proyecto de
proyectando la resolución de
resolución de adjudicación
adjudicación.
DG da apertura a la
diligencia de audiencia
pública de adjudicación
de la licitación: Escucha
a los proponentes y si se Acta de audiencia
presentaron y Resolución de
observaciones da Adjudicación
respuesta a estas; da
lectura a la Resolución
de adjudicación (o de
declaratoria de desiero el
proceso)
SAF ordena al
responsable de Sistema Memorando
publicar en el Portal ordena la
Único de Contratación el publicación
Acta y la Resolución de
adjudicación
Responsable del manjeo de Acta de audiencia

SECOP pública en el Portal y Resolución de
Único de Contratación Acta Adjudicación
y Resolución de publicada
adjudicación del proceso de
seleccción
SAF remite expediente al

PEAJ para elaboración
minuta de contrato
Minuta de
PEÁJ revisa expediente y contrato
elabora minuta de contrato revisada
y la remite al DG para su jurídicamente
firma
DG suscribe contrato y Minuta de contrato

devuelve expediente al suscrita por el DG
PEAJ para la firma del
contrato por el contratatista
Solicitud
formal de
Carrera 13 Calle 15 Esquina. Teléfono 4 35 75 12, E-mail:departamentojurídico_caq@hotmail.com, Florencia
expedición del - Caquetá
RP
PEAJ solicita RP
PUÁP expide el RP y lo
remite al PEÁJ Registro
presupuestal
Proponente suscribe contrato Contrato

y se queda con una copia para perfeccionado
legalizarlo por las partes
El contratista entrega al PEÁJ

los documentos de
legalización del contrato Póliza y
(Póliza única de garantía y Recibo de
Comprobante de publicación) publicación
para su revisón y aprobación
PEÁJ aprueba la póliza única

de garantía y da visto bueno Contrato
en el recibo de pago de legalizado
publicación del contrato en el
Diario Oficial

Fin

53. FORMATOS
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CERTIFICACIÓN MONTO DEL PRESUPUESTO

¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CONTROL PROCESO CONTRACTUAL PRESTACIÓN
DE SERVICIOS PERSONA NATURAL
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CONTROL DE DOCUMENTOS PROCESO
CONTRACTUAL PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONA JURÍDICA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CONTROL DE DOCUMENTOS SELECCIÓN
ABREVIADA DE MININA CUANTÍA
ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
ABREVIADA A TRAVES DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CONTROL DE DOCUMENTOS LICITACIÓN PÚBLICA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CONTROL DE DOCUMENTOS CONCURSO DE
MERITOS
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CONTROL DE DOCUMENTOS CONVENIO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. SOLICITUD DE VERIFICACIÓN DE CUBS Y RUPR EN
EL SICE
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. SOLICITUD DE CDP PARA CONTRATO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. SOLICITUD DE CDP PARA CONVENIO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ACTA DE CIERRE DE PROCESO DE SELECCIÓN
ABREVIADA DE MÍNIMA CUANTÍA
DIRECTA – PRESTACIÓN DE SERVICIOS CON PERSONA NATURAL
DIRECTA – PRESTACIÓN DE SERVICIOS CON PERSONA JURÍDICA
DIRECTA – PARA CELEBRAR CONVENIO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ACTA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
NECESARIOS PARA CELEBRAR CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE
APOYO A LA GESTIÓN CON PERSONA NATURAL
NECESARIOS PARA CELEBRAR CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
PROFESIONALES CON PERSONA JURÍDICA
NECESARIOS PARA CELEBRAR CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
PROFESIONALES CON PERSONA NATURAL
NECESARIOS PARA CELEBRAR CONTRATO DE COMPRAVENTA O DE SUMINSTRO
DE MÍNIMA CUANTÍA
NECESARIOS PARA CELEBRAR CONTRATO INTERADMINISTRATIVO
NECESARIOS PARA CELEBRAR CONTRATOS CON ENTIDADES PRIVADAS SIN
ANIMO DE LUCRO
NECESARIOS PARA CELEBRAR VINCULAR A UN ESTUDIANTE PASANTE

¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CONSTANCIA DE NO CONTAR CON

INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA QUE JUSTIFICA ADELANTAR SUBASTA
INVERSA PRESENCIAL
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ACTA DE DILIGENCIA DE CIERRE PARA
PRESENTAR EXPRESIONES DE INTERES Y DOCUMENTOS HABILITANTES
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ACTA DE VERIFICACIÓN REQUISITOS
HABILITANTES PARA CONFORMAR LISTA CORTA EN UN CONCURSO DE
MERITOS CON PRECALIFICACIÓN
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE
CONFORMAR LA LISTA CORTA DE PRECALIFICADOS A PARTICIPAR EN
CONCURSO DE MÉRITOS
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ACTA DE ANALISIS Y RESPUESTA A
OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ACTA AUDIENCIA PÚBLICA DE ACLARACIÓN DEL
CONTENIDO Y ALCANCE DEL PLIEGO DE CONDICIONES DE LICITACIÓN PÚBLICA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ADENDA DE PLIEGO DE CONDICIONES
PRESENTAR PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA CONCURSO DE MÉRITOS
ABIERTO
PRESENTAR PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA EN CONCURSO DE MÉRITOS
CON PRECALIFICACIÓN
ABREVIADA A TRAVES DE SUBASTA INVERSA
ADELANTADO A TRAVÉS DE LICITACIÓN PÚBLICA O SELECCIÓN ABREVIADA
MENOR CUANTÍA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. VERIFICACIÓN JURÍDICA DE LAS PROPUESTAS
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ACTA DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS
PRESENTADAS DENTRO DE LA LICITACIÓN PÚBLICA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ACTA DE AUDIENCIA PÚBLICA DE ADJUDICACIÓN
DE PROCESO DE SELECCIÓN
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ACTA DE VERIFICACIÓN REQUISITOS
HABILITANTES SUBASTA INVERSA PRESENCIAL
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ACTA DE AUDIENCIA PÚBLICA DE SUBASTA
INVERSA Y ADJUDICACIÓN
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CONSTANCIA DE ADJUDICACIÓN DE UNA
SUBASTA INVERSA PRESENCIAL
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CONTRATO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CONVENIO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. SOLICITUD DE REGISTRO PRESUPÚESTAL DE
CONTRATO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. SOLICITUD DE REGISTRO PRESUPÚESTAL DE
CONVENIO
O-CBS-001 GUÍA PARA EL ANÁLISIS DE LOS RIESGOS EN LA CONTRATACIÓN

¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.2 GUÍA PARA VERIFICAR CASOS EN QUE SE EXIGE
TARJETA Y/O MATRÍCULA PROFESIONAL

¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. SOLICITUD DE COTIZACIÓN PARA ADELANTAR

ESTUDIO PREVIO PARA CONTRATAR COMPRA O SUMINISTRO DE BIENES
MUEBLES
ESTUDIO PREVIO PARA CONTRATAR SERVICIOS
ESTUDIO PREVIO PARA CONTRATAR UNA OBRA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ESTUDIO PREVIO PARA CONTRATAR SERVICIOS
PROFESIONALES CON PERSONA NATURAL
PROFESIONALES CON PERSONA JURÍDICA
PROFESIONALES CON PERSONA NATURAL EN LOS CASOS DE
DELEGACIÓN A LOS DIRECTORES TERRITORIALES
DE APOYO A LA GESTIÓN
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ESTUDIO PREVIO PARA ADELANTAR UN
CONCURSO DE MÉRITOS DE MÍNIMA CUANTÍA CON PERSONA NATURAL
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ESTUDIO PREVIO CONCURSO DE MÉRITOS
ABIERTO CON PROPUESTA TÉCNICA SIMPLIFICADA PARA CONTRATAR
UN INTERVENTOR DE CONTRATO DE OBRA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ESTUDIO PREVIO CONCURSO DE MERITOS
ABIERTO CON PROPUESTA TÉCNICA SIMPLIFICADA PARA SELECCIONAR
A UN CONSULTOR
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ESTUDIO PREVIO PARA ADELTAR CONCURSO DE
MERITOS PARA LA SELECCIÓN Y CONTRATACION DE UN
INTERMEDIARIO DE SEGUROS
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ESTUDIO PREVIO PARA LA COMPRA DE BIENES
MUEBLES EN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MÍNIMA
CUANTÍA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ESTUDIO PREVIO PARA CONTRATAR EL
SUMINISTRO DE SERVICIOS A TRAVES DE SELECCIÓN ABREVIADA DE
MÍNIMA CUANTÍA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ESTUDIO PREVIO PARA LA CONTRATAR EL
SUMINISTRO DE BIENES MUEBLES EN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN
ABREVIADA A TRAVÉS DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL
SUMINISTRO DE MATERIAL VEGETAL EN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN
ABREVIADA A TRAVÉS DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL
SUMINISTRO DE SERVICIOS GENERALES EN LA MODALIDAD DE
SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ESTUDIO PREVIO PARA SELECCIONAR A TRAVÉS
DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA EL
CONTRATISTA QUE SUMINISTRE COMBUSTIBLE
SUMINISTRO DE TIQUETES AÉREOS EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN
PÚBLICA


SUMINISITR DE SERVICIO DE VIGILANCIA PRIVADA EN LA MODALIDAD
DE LICITACIÓN PÚBLICA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ESTUDIO PREVIO PARA CONTRATAR LA
EJECUCIÓN DE UNA OBRA CIVIL EN LA MODALIDAD DE LICITACIÓN
PÚBLICA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ESTUDIO PREVIO PARA CELEBRAR UN CONTRATO
CON UNA PERSONA JURÍDICA DE DERECHO PRIVADO SIN ÁNIMO DE
LUCRO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ESTUDIO PREVIO PARA CELEBRAR UN CONTRATO
INTERADMINISTRATIVO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. ESTUDIO PREVIO PARA LA CELEBRACIÓN DE UNA
CARTA DE COMPROMISO CON UNA ESTUDIANTE EGRESADA DE UN
PROGRAMA DE EDUCACIÓN SUPERIOR
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTA PARA
CONTRATAR SERVICIOS PROFESIONALES CON PERSONA NATURAL
CONTRATAR SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN CON PERSONA
NATURAL
CONTRATAR SERVICIOS PROFESIONALES CON PERSONA JURÍDICA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. INVITACIÓN A PRESENTAR PROPUESTA
CONCURSO DE MÉRITOS DE MÍNIMA CUANTÍA CON PERSONA NATURAL
CONTRATAR LA COMPRA DE BIENES MUEBLES DE MÍNIMA CUANTÍA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. INVITACIÓN A PRESENTAR OFERTA PARA
CONTRATAR SERVICIOS DE MÍNIMA CUANTÍA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. INVITACIÓN A CELEBRAR UN CONVENIO
INTERADMINISTRATIVO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. INVITACIÓN A CELEBRAR CONVENIO DE
COOPERACIÓN CON PERSONA JURÍDICA DE DERECHO PRIVADO SIN
ÁNIMO DE LUCRO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. AVISO A VEDURÍAS CIUDADANAS CELEBRACIÓN
CONTRATO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. AVISO A VEDURÍAS CIUDADANAS CELEBRACIÓN
DE CONVENIO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA SELECCIÓN
ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. AVISO DE CONVOCATORIA PÚBLICA SELECCIÓN
ABREVIADA A TRAVES DE SUBASTA INVERSA PRESENCIAL
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. AVISO Y CONVOCATORIA PARA LA
PRESENTACION DE EXPRESIONES DE INTERES CONCURSO DE MERITOS
SELECCIÓN DE INTERMEDIARIOS DE SEGUROS
SELECCIÓN DE CONSULTOR
CON PRECALIFICACIÓN

¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CONVOCATORIA PUBLICA CONCURSO DE

MERITOS ABIERTO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. AVISO DE CONVOCATORIA LICITACIÓN PÚBLICA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. REPORTE ELECTRÓNICO A LA CÁMARA DE
COMERCIO DE LICITACIONES PÚBLICAS
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN
ABREVIADA SUBASTA INVERSA PRESENCIAL COMPRA DE BIENES
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. PLIEGO DE CONDICIONES SELECCIÓN ABREVIADA
SUBASTA INVERSA PRESENCIAL-COMPRA DE COMPUTADORES
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
LICITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATAR SERVICIO DE VIGILANCIA Y
SEGURIDAD PRIVADA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES CONCURSO
DE MERITOS CON PRECALIFICACIÓN
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES CONCURSO
DE MERITOS SELECCIÓN DE INTERMEDIARIO DE SEGUROS
DE MENOR CUANTÍA–SERVICIOS GENERALES
DE MENOR CUANTÍA-SUMINSTRO TIQUETES ÁEREOS
DE MENOR CUANTÍA-SUMINSTRO DE COMBUSTIBLE
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES LICITACION
PÚBLICA PARA SELECCIONAR CONTRATISTA DE OBRA
JUSTIFICA LA CONTRATACIÓN DIRECTA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE ORDENA
LA APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA A TRAVÉS
SUBASTA INVERSA PRESENCIAL
LA APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR
CUANTÍA
LA APERTURA DEL CONCURSO DE MÉRITOS
LA APERTURA DE LA LICITACIÓN PUBLICA
ADJUDICA LA SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
ADJUDICA LA LICITACIÓN PUBLICA CUANDO SE PRESENTAN
OBSERVACIONES
ADJUDICA LA LICITACIÓN PUBLICA CUANDO NO SE PRESENTAN
OBSERVACIONES
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE DECLARA
DESIERTA LA LICITACIÓN PÚBLICA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. OFICIO COMUNICA RESULTADO DE VERIFICACIÓN
DE DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA

¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

PROFESIONALES
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE
APOYO A LA GESTIÓN
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
SUSCRITO POR UN DIRECTOR TERRITORIAL EN LOS CASOS DE
DELEGACIÓN
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CONTRATO DE CONSULTORIA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CONTRATO DE CONSULTORIA – INTERVENTORIA
DE OBRA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CONTRATO DE SUMINISTRO DE UN SERVICIO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida. CONTRATO DE SUMINISTRO DEL SERVICIO DE
VIGILANCIA PRIVADA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.68 CONTRATO DE COMPRAVENTA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.69 CONTRATO DE SUMINISTRO DE BIENES
INMUEBLES
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.70 CONTRATO DE OBRA PÚBLICA
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.71 CONTRATO DE INTERMEDIARIO DE SEGUROS
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.72 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO BIEN INMUEBLE
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.73 CONTRATO DE COMODATO BIEN INMUEBLE
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.74 CONTRATO DE COMODATO BIEN MUEBLE
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.75 CONVENIO MARCO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.76 CONTRATO INTERADMINISTRATIVO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.77 CONTRATO CON PERSONA JURÍDICA DE DERECHO
PRIVADO SIN ÁNIMO DE LUCRO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.78 CARTA DE COMPROMISO-VINCULACIÓN PASANTE
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.79 CONTRATO ADICIONAL EN PLAZO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.80 CONTRATO ADICIONAL EN VALOR
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.81 CONTRATO ADICIONAL EN VALOR Y PLAZO
¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.82 MODIFICATORIO A CONTRATO
PLANTILLA 083 CESIÓN DE CONTRATO
Ver ¡Error! Referencia de hipervínculo no válida.
54. ANEXOS
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7265 Manual Contratacion

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MANUAL PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS DEL DEPARTAMENTO

51. TABLAS DE PROCEDIMIENTOS Y CONTENIDOS

Tabla 1. Procedimiento para la Selección de Bienes, Obras o Servicios a través de

Corresponde solamente a cada Secretaria Ejecutora o Jefe de Oficina, tal como lo

Revisado jurídicamente el estudio previo el funcionario que lo revisó, enviará el

Una vez aprobado el estudio previo por el Gobernador se enviará al funcionario

La aprobación del estudio previo se surtirá con la firma del Gobernador en el

El funcionario responsable de elaborar el estudio previo de la contratación debe

Carrera 13 Calle 15 Esquina. Teléfono 4 35 75 12, E-mail:departamentojurídico_caq@hotmail.com, Florencia - Caquetá

1. Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la

1. Que la necesidad se genere para el cumplimiento de las metas del Plan

2. Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales y la

3. Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. Los cuales

Este análisis debió haberse elaborado con base en consultas de de precios de

En aquellos contratos que incluyan servicios u obra pública, en donde alguno

Corresponde al funcionario que elabora el estudio previo, solicitar a la

5. Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta

6. Soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos

Carrera 13 Calle 15 Esquina. Teléfono 4 35 75 12, E-mail:departamentojurídico_caq@hotmail.com, Florencia - Caquetá

De conformidad con el inciso 1º del artículo 88 del decreto 2474 de 2008,

Por lo tanto, es necesario hacer estimación sobre la probabilidad de eventos y

a. Identificar el riesgo, que puede ser:

Puede identificarse otros.

Para tal efecto se deberá observar los lineamientos establecidos en la Guía O-

Dependiendo de la complejidad del objeto del contrato se podría establecer

7. Se debe realizar el análisis que sustenta la exigencia de los mecanismos de

Carrera 13 Calle 15 Esquina. Teléfono 4 35 75 12, E-mail:departamentojurídico_caq@hotmail.com, Florencia - Caquetá

Se debe incluir en el estudio previo el plazo dentro del cual el contratista

Se incluirán como riesgos amparados aquéllos que correspondan a las

En el caso de licitaciones para la concesión de espacios de televisión, el monto

La suficiencia de esta garantía será verificada por la entidad contratante al

Carrera 13 Calle 15 Esquina. Teléfono 4 35 75 12, E-mail:departamentojurídico_caq@hotmail.com, Florencia - Caquetá

5 Pago de Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El valor de

6 Estabilidad y calidad de la obra. El valor de esta garantía se determinará en cada

7 Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El

8 Calidad del servicio. El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en

9 Responsabilidad extracontractual: El valor asegurado en las pólizas que amparan

En el evento en que se deban amparar otros riesgos, la suficiencia de la garantía

De conformidad con el parágrafo 2º del artículo 3 del decreto 2474 de 2008, el

Carrera 13 Calle 15 Esquina. Teléfono 4 35 75 12, E-mail:departamentojurídico_caq@hotmail.com, Florencia - Caquetá

De conformidad con el parágrafo 4º del artículo 3 del decreto 2474 de 2008, en

• Cuando se remita el estudio previo también se puede remitir como anexo el

De conformidad con el artículo 71 del decreto 111 de 1996, de no continuarse el

El Profesional Universitario del Área de Presupuesto estará en la obligación de

03 Secretaría Ejecutora que Elaboración del Proyecto de Pliego de Condiciones

Carrera 13 Calle 15 Esquina. Teléfono 4 35 75 12, E-mail:departamentojurídico_caq@hotmail.com, Florencia - Caquetá

El funcionario que elabore el proyecto de pliego de condiciones deberá tener en

En el pliego de condiciones tal como lo ordena el artículo 4 de la ley 1150 de 2007

El proyecto de pliego de condiciones, dependiendo del objeto del contrato, se

De conformidad con el inciso 5º del artículo 10 del Decreto 2474 de 2008, en

Para verificar la Capacidad jurídica se deberá exigir en el Pliego de

Para verificar la Capacidad Financiera se debe exigir en el Pliego de

En el pliego de condiciones se debe determinar los documentos de Contenido

• Para verificar la experiencia del proponente: Dependiendo de la naturaleza

Carrera 13 Calle 15 Esquina. Teléfono 4 35 75 12, E-mail:departamentojurídico_caq@hotmail.com, Florencia - Caquetá

El funcionario que elaboré el pliego de condiciones determinará el mínimo y

Se deberá establecer los requisitos que deben reunir las certificaciones.

Tratándose de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes

Se debe advertir que no se aceptarán copias de los contratos por sí solos;

Sobre el tema ver el sub numeral 25.4.3.2 del presente Manual.

• El personal ofertado para la ejecución del contrato: Cuando para la

• Experiencia del personal ofertado: Este factor se determinará por el tiempo y

En el pliego de condiciones se debe determinar los documentos de contenido

Propuesta económica: Se debe exigir que el proponente al indicar el valor de su