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INSTITUCIN EDUCATIVA MUNICIPAL ANTONIO NARIO INEDAN PASTO

TECNOLOGIA E INFORMATICA - 2012


TI-GR8-G2

MIS COMPROMISOS:
1. Familiarizarme con esta hoja de clculo, reconociendo las barras, botones y comandos que
permiten crear y modificar un documento.
2. Identificar las herramientas y comandos que permiten configurar las pginas de un libro de Excel.
3. Utilizar formulas y funciones para ejecutar operaciones sencillas de calculo en la solucin de
problemas cotidianos.

MIS SABERES PREVIOS


Confronta tus saberes con las siguientes preguntas; si desconoces totalmente el
tema, contesta de manera negativa (no s o no conozco), de lo contrario, responde
emitiendo tu concepto.
1) Alguna vez has tenido la necesidad de registrar datos en un documento y
realizar clculos matemticos a la vez? Como se soluciona un problema de estas condiciones.
2) Que significa para ti las siguientes palabras:
 Numrico
 Alfanumrico
 Alfabtico
 Frmulas
 Rangos
 Grficos
 Barras
 Comandos
 Columnas
 Barras
3) En que empresas o entidades se hace necesario el uso de Microsoft Excel.
4) Que caracterstica particular tiene el rea de trabajo de este programa.
5) Con tus propias palabras, justifica la importancia de este programa.

MIS NUEVOS
SABERES
Lee detenidamente la parte terica contenida en la parte B de la
gua; razona y aplica, utilizando para ello una pgina nueva de Excel
(Cuando lo consideres necesario) y escribe en el cuaderno un resumen de
cada uno de sus puntos. Cuando los conceptos queden claros (con la lectura, la prctica y la
orientacin del profesor), puedes pasar al punto siguiente de la presente gua.

QUE ES UNA HOJA DE CLCULO?


Una hoja de clculo es un programa que permite manipular datos numricos y alfanumricos dispuestos
en forma de tablas (la cual es la unin de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar clculos
complejos con frmulas y funciones y dibujar distintos tipos de grficas.

QUE ES EXCEL?
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados
en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.

Iniciar Excel 2007


Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel 2007.
Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el
cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Todos los
programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero
del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el
programa.

Desde el icono de Excel del escritorio.

Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botn cerrar
ventana de Excel.

, este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de la

Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas cerrars la
ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el men Botn Office

y elegir la opcin Salir.

La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as
conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La
pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere
que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

Las Barras
La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos
un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre
que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar

, restaurar

y cerrar

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar
o Rehacer

, Deshacer

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha
desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rpido.

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo del
curso:

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en
Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos
que se pueden crear en Excel.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos
aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color
atenuado.
Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando
trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada
pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos
recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar
para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.


Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio.
De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas.
Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa.

El Botn Office

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs
desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento,
incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la
Banda de opciones.
Este men contiene tres tipos bsicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic
sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando
no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el
documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer
un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin
a realizar como la opcin Abrir.

Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un


tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes
acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administrar
para acceder a las opciones de administracin de la base de datos.

La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos
a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms
adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

Empezando a trabajar con Excel

Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como
manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de
clculo.
Movimiento rpido en la hoja
Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora
de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario
moverse por el documento rpidamente.

Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son:
MOVIMIENTO

TECLADO

Celda Abajo

FLECHA ABAJO

Celda Arriba

FLECHA ARRIBA

Celda Derecha

FLECHA DERECHA

Celda Izquierda

FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo

AVPAG

Pantalla Arriba

REPAG

Celda A1

CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa

FIN

FLECHA ARRIBA

ltima celda de la columna activa

FIN

FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

FIN

FLECHA IZQUIERDA o INICIO

ltima celda de la fila activa

FIN

FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es
escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.

Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la
celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.

Movimiento rpido en el libro


Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo
aunque el nmero podra cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de
trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la
que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3
pasars a trabajar con dicha hoja.
Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la
izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las ltimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto.
Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de
trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO

TECLADO

Hoja Siguiente

CTRL+AVPAG

Hoja Anterior

CTRL+REPAG

Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos,
los pasos a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees
introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el
dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a
continuacin:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se
encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa cambiar
dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la
derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn
de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el
valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su
valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar
barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena.

de la

Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin
sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la
correccin o no.
Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar la
frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.

Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde,
despus de la introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando
la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo
retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la
entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada,
despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de
frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es cuando
podemos modificar la informacin.
Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTROo haremos clic sobre el botn Aceptar.
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de
la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar
de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el
nuevo valor directamente sobre sta

Tipos de datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se
pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se
escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Errores en los datos


Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del
tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del
error, el cuadro de
dilogo que aparece
tendr el aspecto que ves
a la derecha:
Nos da una posible
propuesta que podemos
aceptar haciendo clic
sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina
superior izquierda tal como esto:

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como

que nos permitir saber ms sobre el error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo
el ms frecuente el que aparece a continuacin:
Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos
deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error
sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el
mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente
(por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas).

Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error.


Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la
opcin Modificar en la barra de frmulas.
Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina
de la celda.

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un
valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una
hora negativa.
#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser
sumar textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se interceptan.
Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina
superior izquierda tal como:

. Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.

DEMUESTRO MIS CONOCIMIENTOS


De acuerdo a las lecturas realizadas y a los apuntes consignados en el
cuaderno, resuelvo los siguientes puntos:
1. La funcin principal de una hoja de calculo es:
a. Escribir datos
b. Insertar grficos
c. Realizar operaciones con nmeros
d. Manipular sonido y video.
2. La combinacin ALT+F4es un atajo que podemos utilizar para:

a. Abrir ventanas
ventanas

b. Cerrar ventanas

c. Maximizar ventanas

d.

Minimizar

3. La BARRA DE TITULO, contiene el nombre del documento sobre el cul estamos trabajando. El
nombre a un documento en Excel, le asignamos cuando:
a. Lo abrimos

b. Lo creamos

c. Lo guardamos

d. Lo cerramos

4. Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas.


a. Banda de opciones b. Botn Office

c. Barra de Frmulas

d. Barra de Etiquetas

5. En Excel, son datos que se introducen directamente en cada celda. Puede ser un nmero, una
fecha u hora, o un texto.
a. Valores Constantes b. Datos importantes

c. Frmulas

d. Ttulos y nombre

6. Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones,
u operadores.
a. Valores Constantes b. Datos importantes

c. Frmulas

d. Ttulos y nombre

7. Un libro de Excel contiene varias hojas, sin embargo solo se visualizan 3, para sealar y activar una
hoja o para aumentar su nmero, debemos acudir a la herramienta:
a. Barra de frmulas

b. Barra de Etiquetas

c. Barra de desplazamiento

d. Barra de ttulo.

8. La hoja de trabajo en Excel contiene celdas formadas por columnas y filas, cada una de ellas se
identifica con una letra para la columna y un nmero para la fila. La identificacin de las celdas se
puede ver en:
a. La barra de frmulas b. La barra de Etiquetas
de ttulo.

c. La barra de desplazamiento

d. La barra

9. Cuando nos encontramos muy distantes de la primera celda en la hoja de trabajo, utilizamos un
atajo que nos lleva directamente a esta celda. El atajo es:
a. AVPAG

b. REPAG

c. CTRL+INICIO

d. FIN FLECHA ABAJO

10. En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
a. Valores constantes y frmulas.
b. Nmeros y letras.
c. Imgenes y fotografas.
d. Entradas y salidas.

APLICO Y PRACTICO
Lea con atencin el siguiente enunciado y resuelva cada punto.

EJERCICIO N 1
Recibimos de los distintos vendedores del la empresa
COMERCIALIZADORA DEL SUR LTDA los datos correspondientes a las ventas en millones de pesos
de cada vendedor en las distintas semanas del mes de Enero del ao 2012.

Ventas del ao 2010

Vendedor
Miguel Garca
Ral Benavides
Elena Lpez
Javier Martn Mora
Gloria Soto Ruiz
Mara Delgado
Pedro Martnez
Luis Carlos Prez
Stella Moreno

Semana 1
1.500.000
1.200.000
1.460.000
1.100.000
1.450.000
1.300.000
1.590.000
950.000
1.000.000

Semana 2
2.000.000
1.340.000
1.700.000
1.600.000
1.650.000
1.500.000
1.750.000
1.200.000
1.400.000

Semana3
1.850.000
1.750.000
1.900.000
1.640.000
2.300.000
1.800.000
1.970.000
1.500.000
1.900.000

Semana 4
2.100.000
1.800.000
2.000.000
1.700.000
2.400.000
2.000.000
2.150.000
1.950.000
2.500.000

Disea una hoja de clculo que refleje estos datos y permita obtener los siguientes conceptos:

Ventas totales durante el mes de febrero de 2012.

Ventas totales por vendedor