ORGANIZACIÓN

Y ESTRUCTURAS
ORGANIZACIONALES
Unidad 1. Las organizaciones
y efectividad organizacional

Parte 2
Por Roberto Azuara

Abril de 2013.
 ¿QUÉ ES LA
ADMINISTRACIÓN?
En pocas palabras, la administración es a lo que se dedican los
gerentes. Pero esta sencilla afirmación no nos dice mucho, ¿o sí?
Una mejor explicación es que la administración involucra la
coordinación y supervisión de las actividades de otros, de tal forma
que estas se llevan a cabo de forma eficiente y eficaz. Ya sabemos
que coordinar y supervisar el trabajo de otros es lo que distingue una
posición gerencial de una que no lo es. Sin embargo, esto no significa
que los gerentes puedan hacer lo que quieran en cualquier momento,
en cualquier lugar o de cualquier forma. Por el contrario, la
administración implica garantizar que la gente responsable de llevar a
cabo actividades laborales las realice de forma eficiente y eficaz, o al
menos es a lo que aspiran los gerentes.

La eficiencia se refiere a obtener

Obtener los mejores
resultados a partir
de la menor cantidad
de recursos
los mejores resultados a partir de
la menor cantidad de recursos.
Debido a que los gerentes
cuentan con escasos recursos
(incluidos personal, dinero y
equipo), se encargan de utilizar
eficientemente dichos recursos.

Con frecuencia a esta se le conoce como “hacer bien las cosas”, es

decir, no desperdiciar recursos. Sin embargo, no basta el simple
hecho de ser eficiente. La administración también se ocupa de ser
eficaz, realizar actividades tales para que se logren los objetivos
organizacionales. La eficacia suele describirse como “hacer las cosas
correctas”, es decir, realizar aquellas actividades que ayudarán a la
organización a alcanzar sus metas. Mientras que la eficiencia tiene
que ver con los medios para que las cosas se hagan, la eficacia se
liga a los fines o los logros de los objetivos de la organización. En
organizaciones exitosas, la alta eficiencia y la alta eficacia, por lo
general van de la mano.
Una mala administración (la cual da pie a un
bajo rendimiento) generalmente implica ser
ineficiente e ineficaz o ser eficaz pero
ineficiente

Eficiencia (medios) Eficacia (fines)

Uso de recursos Logro de objetivos

Poco Grandes logros

desperdicio

La administración se esfuerza por

desperdiciar pocos recursos (alta eficiencia)
 ¿CÓMO MIDEN
LOS GERENTES LA
EFECTIVIDAD
ORGANIZACIONAL?

Debido a que los gerentes son responsables de la utilización de los

recursos organizacionales, de tal manera que se maximice la
capacidad de una organización para crear valor, es importante
comprender cómo evalúan el desempeño organizacional.

Los investigadores que analizan lo que los directores generales y

gerentes hacen, han señalado que el control, la innovación y la
eficacia son los tres procesos más importantes que los gerentes
utilizan para evaluar y medir su eficacia y la de sus organizaciones a
la hora de crear valor. En este contexto, control significa tener el
control del ambiente externo y tener la capacidad de atraer recursos y
clientes.

Innovación significa desarrollar las habilidades y capacidades de una

organización para que esta pueda descubrir nuevos productos y
procesos. También significa diseñar y crear nuevas estructuras y
culturas organizacionales que mejoren la capacidad de una empresa
para cambiar, adaptar y mejorar la manera en que funciona.

Eficiencia significa desarrollar instalaciones de producción modernas

al utilizar nuevas tecnologías de información que puedan producir y
distribuir técnicas como los sistemas de información basados en
Internet, administración de la calidad total y sistemas de inventario
justo a tiempo para mejorar la productividad.
Para evaluar la efectividad con la que la
organización enfrenta uno de estos tres retos,
los gerentes pueden tomar uno de tres
enfoques:
Metas a establecer para
Descripción
Enfoque de Evalúa la capacidad de la
recursos externos organización para asegurar,
administrar y controlar
habilidades y recursos
escasos y valiosos
Enfoque de Evalúa la capacidad de la
sistemas internos organización para ser
innovadora y funcionar rápida
y responsablemente.
Evalúa la capacidad de la
organización de convertir
Enfoque técnico eficientemente las habilidades
y recursos en bienes y
servicios.
medir la eficacia
Costos más bajos de
insumos.
Obtener insumos de alta
calidad de materia prima y
empleos.
Aumentar la participación
de mercado.
Aumentar el precio de las
acciones.
Obtener el apoyo de las
partes interesadas, así
como del gobierno y
ambientalistas.
Reducir el tiempo de toma
de decisiones.
Aumentar el índice de
innovación de productos.
Aumentar la coordinación
y motivación de los
empleados.
Reducir conflictos.
Reducir el tiempo de
llegada al mercado.
Aumentar la calidad del
producto.
Reducir el número de
defectos.
Reducir los costos de
producción.
Mejorar el servicio al
cliente.
Reducir el tiempo de
entrega al cliente.
Una organización es eficiente si puede: 1) asegurar habilidades y recursos
escasos y valiosos externos a la organización (enfoque de los recursos
externos); 2) coordinar creativamente los recursos con las habilidades de los
empleados para innovar los productos y adaptarse a las cambiantes
necesidades de los clientes (enfoque de los sistemas internos), y 3) convertir
eficientemente las habilidades y recursos en bienes terminados y servicios
(enfoque técnico).

MEDICIÓN DE LA
EFECTIVIDAD: METAS
ORGANIZACIONALES
Los gerentes crean metas que utilizan para evaluar el buen desempeño de
la organización. Dos tipos de metas con que se evalúa la efectividad
organizacional son las metas oficiales y las metas operativas. Las metas
oficiales son los principios clave que la organización declara formalmente en
su informe anual y en otros documentos públicos. Normalmente estas metas
exhiben la misión de la organización (explican por qué existe y lo que
debería hacer). Las metas oficiales incluyen ser el fabricante líder de un
producto, demostrar una preocupación primordial por la seguridad pública,
etcétera. Las metas oficiales tienen la intención de legitimar a la
organización y sus actividades, así como permitirle obtener los recursos y el
apoyo de las partes interesadas.

Las metas operativas son metas específicas a largo y corto plazo que guían
a los gerentes y empleados a medida que desempeñan el trabajo de la
organización, pueden medir el grado de eficiencia al crear metas operativas
que les permitan ser los “puntos de referencia” frente a sus competidores,
esto es, comparar los costos y logros de calidad de sus competidores con
los propios.
Estructura organizacional
El principal propósito de la estructura organizacional es controlar la manera
en que las personas coordinan sus acciones para lograr los objetivos
organizacionales y controlar los medios que se utilizan para motivar a las
personas a que logren esos objetivos.

Diseño organizacional
Es el proceso por medio del cual los gerentes seleccionan y administran los
aspectos de estructura y cultura para que una organización pueda controlar
las actividades necesarias con las que logra sus metas. La estructura y
cultura organizacionales son los medios que la organización utiliza para
lograr sus metas; el diseño organizacional trata de cómo y por qué se eligen
los diversos medios. El comportamiento de una organización es el resultado
de su diseño y de los principios que subyacen a su operación. Es una tarea
que requiere que los gerentes encuentren un equilibrio entre las presiones
externas del ambiente de la organización y las presiones internas, por
ejemplo, la tecnología que elijan. Viéndolo desde afuera, el diseño puede
provocar que los miembros de la organización vean y respondan al ambiente
de diferente manera. Viéndolo desde dentro, el diseño de la organización
genera presión en los grupos de trabajo e individuos para que se comporten
de cierta manera.