GUIA DE

USO DE
FIVESYS
FIVESYS
Volumen1/Número
Volumen 1/Número
1 1

PREMISA PREVIA
EL ÉXITO DE Las auditorias de 5S y Mantenimiento autonomo al ser guiadas por conceptos
FIVESYS y principios, son subjetivas. Nuestro modelo de auditoria permite disminuir
Es una aplicación web con esta subjetividad y controlarla al punto de evacuar resultados utiles y alineados
diseño responsive, adaptable con los objetivos que persigue el TPM.
a cualquier dispositivo Las auditorias tipicas de 5S estan planteadas en base a listas de chequeo
smartphone, tablet, PC o TV (Checklist), este formato presenta los siguientes inconvenientes:

 Para cubrir todas las posibilidades de incumplimineto de estos principios

se tienen que formular muchas preguntas y las listas terminan siendo muy
grades y engorrosas
 Siempre aparece la necesidad de agregar una pregunta mas
 Las lista de chequeo no pueden ser aplicadas a todo tipo de area, esto
Administra: genera la necesidad de tener tipo de listas por cada area
 Auditores en equipos  Las listas terminan siendo muy largas y cansan al auditor
 Auditorias y visitas de  El puntaje del sector auditado dependera de cuantas preguntas se vean
seguimientos cumplidas en el sector, este sistema no discrimina las faltas por su
 Sectores y responsables consecuencias
 Fotos de puntos fijos y
 Puntajes por sector ¿Qué propone FiveSys?

 Un formato novedoso que se ajusta a cualquier area a auditar.

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 Posibilidad de ponderar cada hallazgo por sus consecuencias
 Programar visitas de seguimiento al auditado
 Resumir la auditoria en un valor como resultado de la aplicación de las
5S y otro como resultado del avance del mantenimiento autonomo que
representaran al sector evaluado
 Posibilidad de integrar auditorias de otros sistemas
 Se ajusta a cualquier empresa sea esta industrial, minera, comercial,
servicios, etc.
 Nuestra App permite hacer auditorias rapidas y fuera de linea
 Administra las fotos de puntos fijos para ver rapidamente la evolucion de
cada sector
 Las fotos tomadas por la App no quedan en el celular de quien las tomo,
se suben a la versión web
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 “El resultado numerico que arroja una auditoria no debe
ser usado como ranking de desempeño, todos los sectores
no son iguales y la comparación puede ser desalentadora.
Solo se puede hacer comparaciónes de los resultados
historicos del mismo sector ”. – José Sobrino

ESTRUCTURA DEL FORMATO FIVESYS

La estructura principal del nuestro formato de auditoria™ esta basado en 8
categorías, que el usuario puede aumentar o disminuir.
QUIENES SOMOS Las categorías constituyen una guía para que el auditor no deje de tomar en
Alpha Manufacturas S.A.C. cuenta los aspectos mas importantes presentes en toda auditoria. Estas
Calle El Crepúsculo 111 Cercado Lima categorías son:
01-52523555
@5FiveSys  Infraestructura
fivesys@alphamanufacturas.com
@PokaYokePeru  Suministros
www.alphamanufacturas.com
@FiveSysInstitute
@AMSYSPeru
Nuestros Fanpages:  Activos
@Alphamanufacturas  Proceso
 Materiales
Canal
Alphamanufacturas  Información
 Personal
 SOMA

COMPONENTES
Cada categoria se subdivide en componentes, como se muestra en la tabla
adjunta

Infraestructura Activos Información Seguridad

Techo Maquina Documentos Procedimientos
Piso Equipos Catálogos EPP
Paredes Instrumentos Periódico Mural Fugas
Otros Herramientas Otros Contaminación
Suministros Muebles Personal Incumplimiento normativo
Uniforme/presentación
Sistema Agua
Otros personal Otros
Sistema eléctrico Materiales Conocimiento 5S Proceso
Sistema aire Insumos Puntualidad Entradas
Sistema Combustible Materia Prima Aseo personal Transformación
Sistema gas Embalaje Otros Salida
Otros Otros Otros
Para explicar el uso lo veremos con un ejemplo:

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 CLICK

¿Como hago el ingreso al sistema de un hallazgo?

Elijo la categoría información tomando en

cuenta de lo que se trata

Elijo el componente que más se ajusta al

caso

Doy detalles de donde se ubica exactamente

el hallazgo

Doy una breve explicación que justifique el

hallazgo
La rotulación no es la mejor

Este hallazgo está relacionado a la 2° S y le

quitamos 10 puntos por tener una
consecuencia de afectación a las operaciones

Es probable que este hallazgo “Los rótulos de los files no

son los mejores” sea encontrado por el auditor siguiendo
otra ruta, por ejemplo:

Categoría, activos

Componente, muebles

y en adelante colocar la misma información, lo importante en

este sistema es que el hallazgo sea definido de manera clara y
que la evaluación de la consecuencia se haga con una
adecuada reflexión, no importa si el camino para llegar a
registrar el hallazgo fue diferente, lo importante es la
calificación de la consecuencia se la adecuada y en este punto
de no debería haber diferencias.

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CATEGORIAS Y COMPONENTES AL DETALLE
No olvide que este formato es una ayuda memoria para que el auditor no deje de tomar en cuenta algún detalle relevante
en su auditoria. En este punto veremos en detalle cómo fue pensada esta guía.

1. INFRAESTRUCTURA

Todos los ambientes por auditar tienen una infraestructura, es decir cuentan con un ambiente formado con
paredes, techo y pisos. La forma de ser guiado por esto es, tan pronto ingresa al sector el auditor debe mirar:

a. Techos, para ver si no hay algo comprometido con alguna de los principios de cada S.

Por ejemplo, observar:

 Si todas las lámparas de los artefactos de iluminación funcionan

 Si no existen ductos elementos eléctricos sin uso
 Si el techo esta con algún problema que expone elementos importantes dentro del ambiente
 Si no hay problemas de limpieza que originen alguna consecuencia, etc.

b. Paredes, observe el estado de las paredes y todo lo que se encuentra adosado a ellas, como, por ejemplo:
 Grupo de interruptores que no indican que controlan
 Tableros eléctricos empotrados que se encuentran si señalización y/o sin identificación
 Soportes y/o elementos adosados que ya no tienen ningún propósito
 Paredes en mal estado que pueden potencialmente tener consecuencias, etc.
c. Pisos, Que observa el auditor en el piso, centrarse en:
 Si es seguro caminar en el
 Si esta adecuadamente señalizado sin que se comentan errores de interpretación y/o accidentes
por falta de información
 Si el piso es irregular y puede generar caídas en los peatones y/o procesos en él.
 Si corresponde al tipo de procesos que se generar en él.
 Si el tipo de calzado exigido es compatible con el piso que se tiene, etc.
d. Otros, Puede que existan algunos elementos de la infraestructura que no fueron nombrados en estos 3
puntos anteriores, por ejemplo:
 Escaleras de acceso
 Torres u otras construcciones, etc. Deberán también ser evaluadas contra los principios de las 5S.

2. SUMINISTROS

Fundamentalmente cuando se auditan plantas industriales, existen suministros que son necesarios en los
procesos, estos suministros están relacionados con servicios auxiliares al proceso que pueden estar relacionados
con:

 Suministro de agua (blanda, dura, potable, etc.)

 Energía eléctrica (en 220, 380, 440 VAC en baja tensión o sistemas eléctricos en media y alta tensión)
 Suministro de aire comprimido (en baja y alta presión)
 Suministro de vapor (incluyendo las líneas de retorno de condensado)
 Suministro de Amoniaco (en plantas con procesos a baja temperatura)
 Suministros de combustible (líquido y gaseosos), entre otros

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 En este punto el auditor puede observar:

 Si las tuberías de los suministros tienen algún código de color que las identifique
 Si la empresa cuenta con P&ID actualizados que permita al personal encargado hacer maniobras seguras
con las válvulas y/o elementos de maniobra cuando esto sea requerido.
 Que no existan tuberías en desuso que aún se encuentran instaladas en el sistema complicando los
diagnósticos y/o seguimientos que puedan hacer le personal técnico
 Si las válvulas, manómetros y demás dispositivos de control se encuentran codificados físicamente de
acuerdo con los P&ID actualizados
 Si las tuberías que por su trabajo mantienen una temperatura alta, o muy baja, se encuentran
adecuadamente recubiertas con aislamiento que proteja al personal técnico y que además no generen
perdidas de eficiencia en el proceso.
 Qu los elementos de maniobra más usados en los suministros, tengan un adecuado acceso de parte de los
eventuales operadores para evitar problemas de una rápida maniobra cuando esta se necesite.
 Que por ejemplo las juntas y/o elementos de maniobra de los suministros de agua que pueden
eventualmente generar fugas no queden por encima del sistema eléctrico, por un tema de seguridad
 Que no se evidencias malas prácticas en las instalaciones de suministros. Por ejemplo: en una línea aérea
de aire comprimido las derivaciones (bajadas) no deben hacerse directamente hacia abajo si no con una
previa subida que impida la presencia de agua en las líneas de suministro de aire (ver figura adjunta)

Detalle comentado

3. ACTIVOS

Los activos son una parte muy importante en el circuito a auditar, se entiende que los activos fijos que incluyen la
infraestructura ya fuerosn considerados en la primera categoria, este punto es para los activos productivos y los
activos menores como:

 Maquinas
 Equipos
 Instrumentos
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  Herramientas
 Muebles
 Otros

En este punto el auditor debe reflexionar, si esta en una planta debera centrarse principalmente en las maquinas y
los equipos y observar lo siguiente:

 Los activos y/o equipos al ser item mantenibles deben tener en un lugar visible sus codigo de activo que
permita encontrarlos en el sistema CMMS o sistema de activos que usen en su ERP o sistema equivalente.
 Verificar si los activos se encuentrar en buen estado de conservación (limpios, accesibles y en buen estado
de funcionamiento)
 Si estos activos tienen alguna clasificación que los califique como criticos, importantes y no criticos, para
que el personal de mantenimiento priorice acciones cuando sea necesario.
 Verificar si existen estandar para el correcto uso de estos activos, tipo: Hoja de trabajos estandar,
etiquetas de control, checklist de trabajo, etc.
 Verificar si existen planes de mantenimiento para estos activos
 En el caso de muebles , instrumentos, etc, verificar si estos se ajustan a la necesidad del proceso
 Si ademas estan dispuestos en en lugar correcto, etc.

4. MATERIALES

Los materiales son uno de los puntos importnates para observar, en esta categoria estan incluidas los propios
productos que procesa la empresa asi como los insumos y materias primas. Entonces los componentes de esta
categoria son:

 Productos terminados
 Productos en proceso
 Materias prima
 Insumos
 Embalajes
 Otros

En cualquier caso el auditor debe observar:

 Si los materiales estan adecuadamente almacenados

 Si los accesos son los correctos
 Si las identificaciones evitan errores
 Si los lugares seleccionados para el transito son los mejores desde el punto funcional, etc.

5. INFORMACIÓN

La información es tambien uno de los elementos fundamentales en el resultado de la gestión, en este caso los
componentes considerados, son:

 Documentos
 Catalogos
 Periodico Mural
 Indicadores
 Otros

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 En este caso estos son los temas que el auditor debe observar:

 ¿La información esta al dia o necesita actualización?

 ¿La disposición actual de los documentos y/o información es la mas adecuada para el publico objetivo?
 ¿La información disponible es suficiente para la labor desarrollada?
 ¿La información o indicadores han sido explicados al personal objetivo?. Es decir ¿Ellos entienden lo que
significa cada indicador y saben como su trabajo influye en ellos?
 ¿Los catalogos esta disponible y actualizados en el lugar donde se necesitan?

6. PERSONAL

Categoria a categoria el modelo nos ha ido guiando para no dejar nada sin observación, se habran dado cuenta que
hay algunas categorias que son mas aplicables a plantas industriales o de proceso, y otras que son mas generales,
como esta. Los componentes de esta categoria son:

 Uniforme/presentación personal
 Conocimiento 5S
 Puntualidad
 Aseo personal
 Otros

En este punto el auditor puede hacerse preguntas como:

 ¿El personal esta adecuadamente vestido?

 ¿El personal evidencia haber participado en una induccion de 5S?
 ¿El personal responde adecuadamente a las preguntas que se le formulen relativas a las 5S?
 ¿Durante el programa previmente acordado con el auditor, se evidencia puntualidad de parte del
auditado?, etc.

7. PROCESO

Los componentes considerados en esta categoria son:

 Entradas
 Transformación
 Salida
 Otros

En punto exige al auditor un buen conocimiento del proceso que se va a auditar, esto le permitira plantear
observaciones como estas:

 ¿Esta este proceso adecuadamente definido en el mapa de procesos de la empresa?

 ¿Se encuentra caracterizado?
 ¿El proceso de entrada esta implementado tal cual se definio en el proceso de caracterización?
 ¿El flujo de trasformación, esta bien pensado y no genera desperdicios de desplazamientos u otro tipo?
 ¿El flujo de salida al siguiente proceso es rapido y esta bien diseñado?
 ¿Existe por lo menos un indicador que mida el desempeño del responsable de este proceso?

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 8. SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE

Esta es la ultima categoria considerada por default, si el usuario desea considerar otras, las puede agregar asi
como agregar componentes.

En este caso esta categoria contienen los siguientes componentes:

 Procedimientos de seguridad
 Uso de EPPs
 Fugas a la vista
 Contaminación evidente
 Incumplimiento normativo
 Otros

En este caso el auditor puede observar lo siguiente:

 Todo los dispuesto por la ley de seguridad vigente esta cubierto, por ejemplo el uso de IPER,
autorizaciones ATS para realizar trabajos en planta, etc.
 El uso de EPPs minimos requeridos por la misma empresa
 La existencia de procedimientos de bloqueo para trabajos electricos
 El uso de candados de bloqueo electrico y tarjetas de identificación
 La prueba de que el personal paso las inducciones respectivas
 Si los procesos estan controlados desde el punto de vista de la afectación al medio ambiente
 No se aprecian funtes de contaminación ambiental evidentes, etc.

FOTOS DE PUNTO FIJO

Las fotos de punto fijo son muy utiles para evaluar el antes y despues de un sector de manera muy rapida, FiveSys tiene
una valiosa opción para esto.

Solo tienen que ir a la pestaña de fotos de punto fijo, despues que han ingresado al sector correspondiente, según muestra
las siguientes imágenes:
Desde aquí se
selecciona o se toma
una foto

Pestaña para las fotos

de punto fijo

Marca en el piso indicando el punto

desde donde se toma la foto

En la configuración inicial se vera como incluir los puntos para las fotos de punto fijo.
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 1. IMAGENES DE LAS FOTOS DE PUNTO FIJO DESDE LA VERSIÓN WEB

Las fotos de punto fijo se toman con la aplicación telefonica, sin embargo aparecen como se muestra en la imagen
adjunta en la versión web.

CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA WEB

Ahora veremos como se configura el sistema web, desde un inicio. Hemos colocado este punto al final, porque esto lo
deben saber hacer solo un pequeño grupo de personas que configuran el sistema, los demas son usuarios que solo
necesitan lo que se ha tratado en la primera parte.

1. MODULO DE SEGURIDAD

A este modulo solo tienen acceso el administrador del sistema

Módulo de
seguridad

a. Usuarios: En esta opción se ingresan todos los usuarios del sistema

Con un Click
aquí se puede
ingresar un
nuevo usuario

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 b. Rol: En esta opción se puede configurar los tipos de roles que se necesiten crear, estos roles estan
relacionados con lo que pueden o no hacer en el sistema. Por default estos roles son:
 Administrador
 Auditor lider y
 Auditor

Si queremos cambiar las atribuciones de un rol podemos dar click en el lapiz a la derecha del rol
correspondiente.

Se obtendra la siguiente pantalla donde se podra seleccionar las atribuciones correspndientes.

Los puntos siguientes:

 Pagina
 Menu
 Configuración

No estan disponible para los usuarios

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 2. MODULO GENERAL

Se recomienda que este modulo sea administrado por algun jefe o supervisor con potestad en la gestion de
auditorias dentro de la organización; por ejemplo el lider del equipo de auditores

Módulo
general

a. Auditor: En esta opción se listan todos los auditores que se tienen en la organizacion

En esta lista pueden ser incluidos tantos miembros como auditores desee tener la organización; esto se
hace dandole click en la parte superior derecha al boton “nuevo”

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 Se completan los datos requeridos por el sistema (Nombre, apellidos, Tipo documento, etc.), tomando en
cuenta de dar el estatus de “activo” al nuevo auditor para que el mismo pueda realizar la o las auditorias
posteriormente sin ningun tipo de restriccion. Finalmente se da “guardar” en la parte superior derecha y
quedara el nuev auditor creado y activo

b. Dato: En este punto se definen cuales son los datos que se quieran registrar de los distintas personas que
se registran en la base de datos del sistema ya sea para nuevo usuario, nuevo auditor o nuevo responsable.

Por default se manejan dos tipos de datos:

Tipo de documento: Referido al documento de la persona siendo este dato requerido al momento de
crear un nuevo usuario y nuevo auditor

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 Cargo: Referido al cargo que ocupa el nuevo responsable a quien se le esta asignando la responsabilidad
de atender los hallazgos en un sector auditado

c. Organizacion: En esta seccion se refleja la sectorizacion de toda la organización con sus respectivas
areas, sectores y fotos de punto fijo.

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 Esta sectorizacion de la organización se hace previamente a partir de un plano de lo misma y tomando en
cuanta que todos los sitios de la planta sean incluidos para poder efectuar en forma efectiva su auditoria
posteriormente

d. Aspectos: En esta seccion definen todos los aspectos que seran considerados a evaluar al momento de
realizar la auditoria en 5S. Por default se establecen ocho categorias de aspectos, pero si la organización lo
considera puede incluir otros aspectos que ellos consideren importante evaluar

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 e. Responsable: En el proceso de sectorizacion previamente realizado se lleva a cabo la definición de los
responsables de cada uno de los sectores y los mismos son listados en esta seccion del modulo general

Puede asignarse mas de un responsable a un mismo sector asi como la misma persona puede ser
responsable de mas de un sector; la creacion de nuevos responsables se realiza dandole click al boton
“nuevo´” en la parte superior derecha:

Se completan los datos requeridos por el sistema (Cargo, Area, Nombre, apellidos, etc.), tomando en cuenta
de dar el estatus de “activo” al nuevo. Finalmente se da “guardar” en la parte superior derecha y quedara el
nuevo responsable creado y activo

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 3. MODULO DE CONTROL

Al igual que el modulo general se recomienda que este modulo sea manejado por alguien con jerarquia dentro del
sistema de auditorias de la organización, por ejemplo el lider del equipo de auditores

Módulo de
control

a. Auditoria: En esta seccion se gestionan toda la informacion concerniente a las auditorias que se realizan
en la organización en forma general y en forma personalizada según el usuario que accese a la version web

Lista: Se muestra un listado de todas las auditorias que se han realizado por todos los auditores en los
disctintos sectores de la organización. Al momento de sincronizar la aplicación movil queda registrada la
auditoria en este listado general

En esta seccion puede cargarse toda la informacion levantada en alguna auditoria realizada sin la ayuda de la
aplicación movil. Esto se realiza dandole click al boton “nuevo” en la parte superior derecha y se completa toda
la informacion requerida

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 Mis Auditorias: Se muestra un listado de todas las auditorias que se han generado a partir de la seccion
de programacion. Aquí el usuario puede ver todas las auditorias que tiene pendiente por realizar a partir de
una programacion previamente definida en la seccion “programar”

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 Al igual que la seccion “auditorias”, en esta puede cargarse toda la informacion levantada en alguna
auditoria realizada sin la ayuda de la aplicación movil. Esto se realiza dandole click al boton “nuevo” en la
parte superior derecha y se completa toda la informacion requerida

Programar: En esta seccion se puede elaborar una programacion de auditorias por un periodo de tiempo
determinado para un grupo de auditores. Esto ayudara a que los auditores miembros de ese grupo organicen
sus horarios de trabajo en funcion de cumplir en las fechas propuestas las auditorias y de esta forma
mantener la revisión constante del sistema

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 b. Grupos: Para efectos de la realizacion de las auditorias 5S se recomienda que la misma sea llevada en
grupos de auditores para tener diversidad de criterios al momento de definir los hallazgos encontrados. En
este modulo es que se definen los grupos y los miembros auditores quienes los conforman

La creacion de nuevos grupos a partir de los auditores ya cargados en el sistema se realiza dandole click al boton
“nuevo” en la parte superior derecha y completando la informacion requerida por el sistema

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