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Instructivo – Pedido Convalidación

Formación a Funcionarios IM

Instructivo
Pedido Convalidación

Febrero 2022.

El contenido de este documento es CONFIDENCIAL, se prohíbe su

reproducción parcial o total sin autorización de Contaduría.
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Instructivo – Pedido Convalidación

INDICE GENERAL

1. Información del documento ....................................................................................... 2

2. Creación Pedido Convalidación ................................................................................ 3

1. Información del documento

Acerca de este
Instructivo Pedido Convalidación
Documento:

Cadena de revisión Responsable Fecha

Elaboración: Alicia Cano 19.02.2022

Revisión:

Aprobación:

Consultor:

Documentos Manual Compras descentralizadas

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2. Creación Pedido Convalidación

1) Acceder a la app Crear Pedido

2) Seleccionar clase de documento PECV Pedido Convalidación

No se ingresa Número de pedido, ya que el sistema emitirá el mismo al grabar el pedido.

3) Ingresar N° de proveedor
4) Completar los siguientes datos de Cabecera

o Grupo de compras (pestaña Datos Org.)

o Condición de pago (pestaña Entrega/ Factura)
o Textos: registrar el N° de expediente por el que se tramitó la autorización, puede ingresarlo
en el texto Observaciones
o Técnico de visto bueno y Teléfono, (pestaña Comunicaciones)
o Tipo de compra ARCE: PE Proceso Especial (en la pestaña Datos del cliente, ir a la
opción Datos de la compra):

5) Ir a Resumen de posiciones, y completar los datos que correspondan según se trate de una
compra de servicios u obra o de materiales

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o Tipo de imputación: K (si es gasto), F (si es inversión), dejar en blanco si es Almacén

o Tipo de posición: F (servicio u obra), dejar en blanco si es material
o Material: ingresar o buscar el código cuando se trata de un material, si es un servicio dejar
en blanco
o Texto Breve: solo ingresar texto breve si la compra es de servicios u obra. Ejemplo: Servicio
de limpieza, Contratación de profesional, Mantenimiento equipo...)
o Cantidad: solo ingresar la cantidad si es una compra de materiales
o Fecha de entrega
o Moneda: completar si se trata de una compra de servicios en USD sino, el sistema asume la
moneda UYU.
En el caso de materiales puede ingresar la moneda cuando ingresa el precio en la pestaña
Valoración (en los próximos pasos)
o Centro: C001
o Unidad solicitante

6) Ir a Detalle de posición,
Completar los datos que correspondan en las siguientes pestañas, según se trate de una
compra de servicios u obra, o de materiales:
o Servicios: ingresar código del servicio, cantidad y precio sin impuestos, si es una compra
de servicios,
o Valoración: si es una compra de materiales, ingresar precio sin impuestos y moneda si es
diferente de UYU
o Imputación:
- centro de costos u orden de inversión dependiendo del tipo de imputación seleccionado
anteriormente,
- fondos
o Factura: ingresar el Indicador de impuestos o seleccionarlo del matchcode
o Dirección de entrega
7) pulsar Verificar

Si hay mensajes que indican error o que faltan datos obligatorios, corregir o completar, según
corresponda, y volver a verificar.
Si no hay mensajes de error, ir a la Cabecera del documento,
8) marcar el campo Último pedido (pestaña Datos del cliente)

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9) ir a la pestaña Comunicaciones, y completar los siguientes campos, a efectos de generar la

estrategia de liberación:
o Estrategia de liberación: CONVALIDACIÓN
abrir el matchcode, en el campo Tipo doc. compras: ingresar F, pulsar Buscar. En la lista
que se despliega seleccionar la que corresponda según el monto total del pedido
impuesto incluido. (Recordar que el monto total que figura en Resumen de posiciones es
sin impuestos).
o Estado: abrir el matchcode, en el campo Tipo doc. compras: ingresar F, pulsar Buscar.
En la lista que se despliega seleccionar En estrategia de autorización.
10) Grabar y el sistema emitirá el siguiente mensaje:
Pedido Convalidación creado bajo el número 550000.........................
Ejemplo:

Al grabar se registrará automáticamente el compromiso presupuestal y el workflow llegará al

primer integrante de la cadena de ordenación.

Control de disponibilidad presupuestal

Al verificar (paso 8), el sistema realiza el control de disponibilidad presupuestal, si omite este
paso, el control se realizará al grabar el documento, impidiendo grabar cuando no haya
presupuesto disponible. en dicho caso el sistema envía un correo electrónico a la UGP
correspondiente al centro gestor al que se está imputando la compra.

11) Ir a la pestaña Comunicaciones, y determinar la estrategia a efectos de que el workflow

llegue a Contaduría, completar los siguientes campos:
o Estrategia de liberación: seleccione la que corresponda según el monto de la compra:
Contaduría/ Cr. Delegado
Contaduría/ Tribunal de Cuentas
o Estado: En estrategia de autorización.

Este último paso se deberá realizar transitoriamente hasta que no estén las estrategias
automatizadas.

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