PORTAFOLIO Y DECLARACIÓN DE AUTOEVALUACIÓN PARA PASAR LOS

SERVICIOS DE LA RESOLUCIÓN 2003 A LA 3100 DE 2019 ó PARA RENOVAR

LA HABILITACIÓN POR UN AÑO MÁS

Se requiere que los prestadores de servicios de salud que quieran continuar

habilitados realicen su declaración de autoevaluación en el Registro Especial de
Prestadores de Servicios de Salud (REPS) por uno de los siguientes casos según
le aplique:

1. Por cambio de norma. Aplica a los prestadores que se habilitaron bajo la

resolución 2003 es decir que se activaron o reactivaron antes del 01 de
marzo de 2021 y que por lo tanto deben hacer el proceso para pasar los
servicios bajo la nueva resolución 3100 de 2019.

Si aún no hizo este proceso, es decir; no ha hecho la definición del

portafolio y la declaración de autoevaluación para todas las sedes
asistenciales habilitadas requerido por motivo de cambio de norma para
pasar los servicios de la resolución 2003 a la 3100, entonces le aplica este
caso y por lo tanto debe realizar por cada una de las sedes asistenciales
como mínimo los 4 primeros pasos que se indican abajo. El paso 5 aunque
también se requiere, puede dejarse pendiente pues queda a la espera de
que la Secretaría autorice para que puedan imprimir los distintivos.

2. Para renovar la habilitación. Aplica para un prestador activo que ya haya

realizado su portafolio y declaración de autoevaluación bajo la Resolución
3100 de 2019 y quiera continuar habilitado pero la fecha de vencimiento de
su habilitación está próxima y por lo tanto debe ampliarla por un año más.

En este caso sólo debe realizar el paso 4 como se indica abajo.

En esta guía se le explica cómo proceder en cualquiera de los casos anteriores y

por lo tanto se requiere que tenga claro cuál de ellos es el que le aplica:

Debe tener en cuenta que este trámite no funciona mientras el sistema detecte
que tiene novedades pendientes por finalizar y por lo tanto se recomienda que
antes de empezar a hacer los pasos o cuando le salga algún aviso que le indique
que no puede continuar porque tiene novedades pendientes las retire del sistema
haciendo lo siguiente:

- En las opciones ubicadas al lado izquierdo de la pantalla ingrese por "Novedades prestador"
- Abajo marque la casilla "[ ] Estoy de acuerdo con retirar...."
- Clic en el botón "Retirar todas las novedades....."
- Clic en [Aceptar].
- Cerciorarse de que el sistema le indique que se pudo realizar el retiro de las novedades de
manera exitosa. En caso contrario, repita los pasos

También tener en cuenta que si le aplica el caso 1 debe realizar TODOS los pasos
de la guía por cada una de las sedes que tenga habilitadas ó únicamente el paso
4 si su caso es el número 2.

Igualmente recuerde que podrá verificar o consultar cada que lo requiera cuantos
pasos ha completado para cada sede en particular haciendo lo siguiente:

- En las opciones de la izquierda ingresar por la opción "Mi Estado"

- Selecciona la sede a verificar.
- Revise el color de fondo de los pasos. El sistema le mostrará los que ya haya completado con un
color de fondo azul y los que falten en color gris..

. . . . . . . . . . . . E M P E Z A M O S: . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Para ingresar al sistema realice lo siguiente:

- Buscar en google, "Secretaria de Salud del cauca ".

- Ingresar por el primer enlace (link) correspondiente.
- Luego ubicar y dar clic en el enlace: "Habilitación prestadores de servicios de ...."
- Luego por "Formulario de novedades y otros trámites"
- Digitar el usuario y contraseña que normalmente usa para el ingreso a novedades.

Realizado lo anterior, podrá empezar a diligenciar los pasos según los que le falte
tal como se indican a continuación:

PASO 1: CAMBIAR LA CONTRASEÑA:

Recuerde: En caso que le aplique, este paso se hace una sola vez. No hay que repetir por cada
sede!!!!.

1. Ingresar por la opción "Cambiar mi contraseña" la cual está ubicada en las opciones de la
izquierda abajo al final
2. Digitar la contraseña actual.
3. Luego digitar la nueva (Debe tener entre 9-20 caracteres con números y letras (mayúsculas y
minúsculas).
4. En el campo siguiente digitar de nuevo la nueva contraseña para confirmarla.
5. Clic en botón "Grabar".
6. Verifique de que el sistema le confirma que fue cambiada, o de lo contrario repetir los pasos.

PASOS 2 y 3: REGISTRAR CORREOS ELECTRÓNICOS y DEFINIR

PORTAFOLIO DE SERVICIOS BAJO LA RESOLUCIÓN 3100.

1. En las opciones de la izquierda ingresar por "Actualización portafolio de servicios...."

2. Si se requiere, seleccione la sede que va a procesar (esto es en caso de que tenga varias).
3. Digite y confirme los correos electrónicos de prestador y de sede.
4. Asegúrese de que ESTÉN DESMARCADAS las casillas "[ ] He visualizado mi
portafolio ...." y la que tiene aparece con texto en color rojo: "[ ] ATENCIÖN.
Únicamente marque esta opción . . . .". pues estas se marcan solo cuando ya haya
terminado de procesar todos los servicios de la sede y vaya a finalizar este paso.
5. Dé clic en el botón "Grabar" que aparece en la parte superior o inferior de la ventana,
6. En caso de que salga algún mensaje de error repita desde el paso 3 hasta que se le
indique que se han guardado los correos de manera exitosa.
7. Observe que en la parte de abajo se listan los servicios que tiene activos en la sede. Se
tiene que procesar un servicio cada vez. Para seleccionar apunte con el ratón sobre el
que quiera procesar y cuando el cursor cambie a la forma de mano dé clic sobre él.
8. El sistema le muestra la información actual del servicio seleccionado. Favor leerla.
9. Asegúrese de que la casilla [ ] Marque aquí si lo que desea es cerrar el servicio esté
desmarcada, a no ser que quiera cerrar el servicio porque no va a continuar ofertándolo
en cuyo caso si debe marcarla.
10. Luego de clic en "Diligenciar servicio".
11. En caso que haya marcado la casilla de cerrar el servicio, éste ya quedará como un
servicio que no va a continuar prestando. Entonces salte al paso 16.
12. Indique los horarios en que va a prestar el servicio.
13. Indique la capacidad instalada teniendo en cuenta que si aparece "Salas de
procedimiento" debe dejar la cantidad que trae el sistema, es decir la que se muestra
un poco más arriba.
14.Nuevamente, en este punto debe tener cuidado!. Asegúrese de que ESTÉN
DESMARCADAS las casillas "[ ] He visualizado mi portafolio ...." y la que tiene
texto rojo al lado "[ ] ATENCIÖN. Únicamente marque esta opción . . . .". Pues estas
se marcan solo cuando ya haya terminado de procesar todos los servicios de la sede.!!!
15 Dé Clic en el botón "Grabar" para guardar la información del servicio que acaba de
procesar.
16. Si tiene más servicios por procesar, repita desde el paso 7.
17. Cuando haya terminado con todos los servicios de la sede, revisa y cuando esté
seguro(a) ahora si MARCA la casilla "[ ] He visualizado portafolio ..." y clic en "[Vista
Preliminar Portafolio..]." Esto genera un borrador para que revise si todo está bien.
18. Si encuentra que debe ajustar algún servicio, entonces repite desde el paso 7.
19. Una vez haya revisado que todo esta bien, entonces si se marca también la otra casilla
que tiene texto en color rojo [ ] ATENCIÖN. Únicamente marque esta opción . . ..".
12. Clic en el botón [Grabar] para así indicar que ya ha terminado la definición del
portafolio para la sede.

PASO 4: HACER LA DECLARACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES

SEGÚN RES. 3100 (AUTOEVALUACION).

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1. En las opciones del lad izquierdo ingresar por "Declaración de autoevaluación....."

2. Si se requiere, seleccionar la sede que va a procesar (esto es en caso de que tenga varias).
3. Asegúrese de que estén desmarcadas las casillas [ ] He visualizado preliminarmente ..."
y la que aparece en texto color rojo [ ] ATENCIÖN. Únicamente marque esta opción . .
4. En "Condiciones Técnico administrativas" y "Condiciones de Suficiencia patrimonial..."
seleccione las opciones según aplique de acuerdo con la clase de prestador así:
Si es IPS ó Transporte de pacientes: SI en ambas.
Si es Profesional independiente: NO APLICA en ambas.
Si es Objeto social diferente: SI y NO APLICA respectivamente.
5. En la relación de los servicios que aparece más abajo, asegurarse de que para cada uno
de ellos diga "SI" en la columna "Cumple". Use el botón [Cambiar] si requiere ajustar.
6. Marcar la casilla "[ ] He visualizado preliminarmente ..." y luego dé clic en "[Vista
Preliminar declaración....]".. Esto genera un borrador para que revise si todo está bien.
7. Una vez haya revisado que todo está bien, entonces si se marca también la otra casilla
que tiene texto en color rojo [ ] ATENCIÖN. Únicamente marque esta opción . . ..".
8. Dé clic en el botón [Grabar] para así indicar que ya ha terminado su declaración de
cumplimiento de condiciones bajo la nueva resolución 3100 para la sede en turno.

PASO 5: IMPRESIÓN DE LOS DISTINTIVOS DE LOS SERVICIOS.

Para hacer este paso se requiere que previamente la Secretaría haya autorizado la impresión
de los distintivos y por tanto intentar hacerlo preferiblemente al día siguiente o en otro
momento. Este paso aunque también se requiere hacer se puede esperar hasta que se
autoricen los distintivos. Mientras tanto, en caso de que tenga varias sedes puede realizar
los otros pasos (2 al 4) para las demás hasta completarlas todas.

1. En las opciones de la izquierda ingresar por la opción "Impresión distintivos....."

2. Si se requiere, seleccionar la sede que va a procesar (esto es en caso de que tenga varias).
3. En la relación de los servicios que se muestra, marque la casilla correspondiente al
servicio que vaya a imprimir. Debe hacer uno cada vez. (solo debe haber una casilla
marcada en cada momento).
4. Haga clic en el botón [Imprimir distintivo]" ubicado más arriba.
5. El sistema descarga un archivo con el documento correspondiente. Si sale mensaje que
no es posible descargar, es porque no está autorizada la impresión ó porque ya estaba
autorizado pero se malogró la oportunidad de imprimirlo de manera exitosa. En este
caso, dé clic en el botón [Solicitar autorización......] para que se le vuelva a autorizar.
6. Repita desde el paso 3 hasta que complete todos los servicios.

En el caso de que tenga varias sedes repetir los pasos para cada una hasta que las haya
completado todas.