2a OFICIAL DE ALMAC N 11-2016

MATERIAL DIDÁCTICO
PARA LOS ASPIRANTES

A LA 2ª. CATEGORÍA,
OFICIAL DE ALMACÉN
(SECTOR ALMACÉN)
CLAVE C.P. 11-2016
1
2
ÍNDICE
I. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 7
II. OBJETIVO ..................................................................................................................... 8
III. PROFESIOGRAMA….…………………..…………………………………………………….8
1. OFICIAL DE ALMACÉN ................................................................................................... 8
IV. ADMINISTRACIÓN ....................................................................................................... 9
1. DEFINICIÓN .................................................................................................................... 9
2. PROCESO ..................................................................................................................... 10
3. PROCESO ADMINISTRATIVO ...................................................................................... 10
4. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES............................................................................ 10
V. FUNCIONAMIENTO DEL ALMACÉN .......................................................................... 11
1. DEFINICIÓN .................................................................................................................. 11
2. OBJETIVOS ................................................................................................................... 11
3. ESTRUCTURA ............................................................................................................... 11
4. FUNCIÓN DEL ALMACÉN ............................................................................................. 11
5. CONCEPTOS BÁSICOS EN ABASTO EN EL IMSS ...................................................... 12
5.1 NIVEL DE INVERSIÓN ...................................................................................... 12
5.2 MÁXIMO ............................................................................................................ 12
5.3 MÍNIMO ............................................................................................................. 12
5.4 OPTIMO ............................................................................................................ 12
5.5 MOVIMIENTOS DE ENTRADA ......................................................................... 12
5.6 MOVIMIENTOS INTERNOS.............................................................................. 13
5.7 MOVIMIENTOS DE SALIDA ............................................................................. 13
5.8 SISTEMA DE INFORMACIÓN .......................................................................... 13
VI. CONTROL DE INVENTARIOS .................................................................................... 14

1. BENEFICIOS .............................................................................................................. 14
2. DEFINICIONES........................................................................................................... 14
2.1 INVENTARIO ..................................................................................................... 14
2.2 CONTROL DE EXISTENCIAS ........................................................................... 14
2.3 EXISTENCIA ACTUAL ....................................................................................... 14
2.4 EXISTENCIA NO DISPONIBLE ......................................................................... 14
3. MECANISMOS PARA CONTROL DE INVENTARIOS .............................................. 14

3.1 CALENDARIO ................................................................................................... 14
3.2 PARÁMETRO .................................................................................................... 14
3.3 FRECUENCIAS ................................................................................................. 15
3
3.4 REAPROVISIONAMIENTO ............................................................................... 15
3.5 CONTROL DE CADUCIDADES ........................................................................ 15
3.6 CONTROL DE CÁMARAS FRÍAS ..................................................................... 15
3.7 TIEMPO DE PERMANENCIA DE LOS PRODUCTOS BIOLÓGICOS
(INVENTARIO): ................................................................................................ 16
VII. ALMACÉN DE UNIDAD MÉDICA ................................................................................ 17

1. ACTIVIDADES DEL PERSONAL DE ALMACÉN DE UNIDAD MÉDICA ..................... 17
VIII. SAI UNIDAD MÉDICA.................................................................................................. 19
i. ACCESO AL SISTEMA ................................................................................................ 20
ii. MENÚ DEL SUBSISTEMA .......................................................................................... 21
1. CATÁLOGOS ............................................................................................................... 21
1.1 ARTÍCULOS ...................................................................................................... 21
1.1.1 ACTUALIZACIÓN AL CATÁLOGO ......................................................... 21
1.1.2 CONSULTA DE ARTÍCULOS ................................................................... 22
1.2 UNIDADES ........................................................................................................ 23
1.2.1 RECLASIFICACIÓN ................................................................................ 23
1.2.2 REGISTRO ............................................................................................. 23
1.3 CALENDARIO DE RESURTIDO Y MÁX. Y MÍN. CPM ..................................... 25

1.3.1 TRANSMISIÓN ....................................................................................... 25
1.3.2 CONSULTA............................................................................................. 26
1.3.3 REPORTES ............................................................................................ 26
1.4 RESPONSABLES DE SERVICIO..................................................................... 26
2. ENTRADAS .................................................................................................................. 28
2.1 REMISIONES .................................................................................................... 28
2.2 INTERNOS ........................................................................................................ 29
2.3 LIBERACIÓN DE ARTÍCULOS.......................................................................... 32
3. SALIDAS ...................................................................................................................... 34
3.1 REAPROVISIOMIENTO A LA C.E.Y. E. ........................................................... 34
3.2 SURTIDO A SERVICIOS ................................................................................... 36
3.3 INTERNOS ........................................................................................................ 37
3.4 MOVIMIENTOS DE ARTÍCULOS SUSPENDIDOS ........................................... 39
4. CEYE ........................................................................................................................... 41
4.1 SURTIDO A SERVICIOS POR C.E.Y.E. ........................................................... 42
4.2 AJUSTES ........................................................................................................... 43
4.3 INVENTARIO ..................................................................................................... 45
4.3.1 CONSULTA .................................................................................................... 45
1. CARPETA GENERALES ........................................................................ 45
2. CARPETA MOVIMIENTOS ..................................................................... 45
4
4.3.2 INVENTARIO REPORTE ................................................................................ 46
4.4 CLAVES CON CONVERSIÓN ........................................................................... 46
5. ESTADÍSTICAS ........................................................................................................... 46
5.1 ESTADO DEL INVENTARIO ............................................................................. 46
1. CONSULTA............................................................................................. 47
2. REPORTE ............................................................................................... 48
5.2 INVENTARIO VALORIZADO...................................................................................... 48
5.3 ARTÍCULOS FUERA DE RANGO .............................................................................. 49
5.3.1 AGOTADOS .................................................................................................... 50
5.3.2 BAJA EXISTENCIA ......................................................................................... 50
5.3.3 SOBRE EXISTENCIA ..................................................................................... 50
5.4 ESTADÍSTICAS DE CONSUMO ....................................................................... 50
5.4.1 MENSUAL ....................................................................................................... 50
5.4.1.1 CONSUMO MENSUAL DE LA UNIDAD ................................................ 50
5.4.1.2 MAYOR CONSUMO .............................................................................. 50
5.4.1.3 MAYOR IMPORTE ....................................................................... 50
5.4.2 ANUAL ............................................................................................................ 51
5.4.2.1 CONSUMO POR ARTÍCULO ................................................................ 51
5.4.2.2 CONSUMO POR ARTÍCULO ANUAL ................................................... 51
5.5 ATENCIÓN DELEGACIONAL .................................................................................... 51
5.6 CONSUMO PROYECTADO ....................................................................................... 52
5.7 DETALLE DE MOVIMIENTOS .................................................................................... 52
5.8 REPORTES ESPECIALES ........................................................................................ 52
5.8.1 REMISIONES.................................................................................................. 52
5.8.2 SURTIDO A SERVICIOS ................................................................................ 53
5.8.3 REAPROVISIONAMIENTO A CEYE ............................................................... 54
5.8.4 MOVIMIENTOS INTERNOS ........................................................................... 54
5.9 REPOSICIÓN DE INVENTARIO ....................................................................... 55
6. CIERRE ....................................................................................................................... 56
6.1 FIN DE DÍA ................................................................................................................. 56
6.2 INFORME DIRECTIVO .............................................................................................. 56
6.3 ARTÍCULOS SUSPENDIDOS .................................................................................... 56
6.4 MOVIMIENTOS VALORIZADOS................................................................................ 56
1. ENTRADAS ........................................................................................................... 56
2. SALIDAS ................................................................................................................ 57
6.5 TRANSMISIÓN CONTABILIDAD / PRESUPUESTO ................................................. 58
6.6 INDICADORES DE DESEMPEÑO ............................................................................. 58
6.7 CIERRE MENSUAL .................................................................................................... 58
IX. ALMACÉN DELEGACIONAL SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL. (SAI) .......... 60
1. LÍNEAS DE ALMACENAMIENTO ................................................................................ 60
2. ASIGNACIÓN MASIVA DE LÍNEAS ........................................................................... 61
3. MOVIMIENTOS INTERNOS DE ALMACÉN ................................................................ 62
4. MODIFICACIÓN A CADUCIDADES ............................................................................ 64
5. DEVOLUCIÓN DE DIFERENCIAS DE INVENTARIO .................................................. 65
6. CARGA DE CATÁLOGO DE UBICACIONES .............................................................. 65
7. CATÁLOGO DE UBICACIONES .................................................................................. 65
5
8. ANÁLISIS DE MOVIMIENTOS ..................................................................................... 65
9. REPORTES DE MOVIMIENTOS ................................................................................. 69
10. CONSULTA DE EXISTENCIAS - LOTE....................................................................... 71
11. CONSULTA DE EXISTENCIAS – PROVEEDOR ........................................................ 72
X. INVENTARIO ............................................................................................................... 73
1. DEFINICIÓN ................................................................................................................ 73
2. OBJETIVO ................................................................................................................... 73
3. TIPOS DE INVENTARIO.............................................................................................. 73
4. FASES ......................................................................................................................... 73
XI. MANEJO SEGURO DE MONTACARGAS ................................................................... 75

1 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS RELACIONADOS CON LA OPERACIÓN DE
MONTACARGAS ......................................................................................................... 75
2 ELEMENTOS GENERADORES DE RIESGOS RELACIONADOS CON LA
OPERACIÓN DE MONTACARGAS ............................................................................. 75
3 ACTIVIDADES MÁS FRECUENTES PARA LAS QUE SE UTILIZA UN
MONTACARGAS ......................................................................................................... 76
4 CONSIDERACIONES .................................................................................................. 76
5 PLACA DE INFORMACIÓN TÉCNICA ........................................................................ 76
6 REGLAS DE OPERACIÓN SEGURA .......................................................................... 76
7 MANIOBRAS ESPECIALES ........................................................................................ 76
8 INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO..................................................... 77
9 CONCLUSIONES......................................................................................................... 77
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I. INTRODUCCIÓN
El Instituto Mexicano del Seguro Social, es el instrumento básico de la seguridad social, establecido
como un servicio público de carácter nacional, para garantizar el derecho a la salud, la asistencia
médica, la protección de los medios de subsistencia y los servicios sociales necesarios para el
bienestar individual y colectivo, contribuyendo a mejorar el nivel de vida y bienestar social. En este
sentido, el intercambio de servicios aporta elementos para mejorar la prestación de servicios médicos,
ya que permite ampliar la cobertura de atención médica, reducir los costos de los servicios, promover
el uso eficiente de la infraestructura y los recursos del sistema, mediante un diseño operacional y
financiero homogéneo para todas las instituciones de salud.
A fin de dar cumplimiento a la aprobación de la estructura del IMSS, publicada en el Diario Oficial de
la Federación el 18 de septiembre de 2006 y en particular en lo que respecta a la nueva Dirección de
Administración, se establece la organización que ésta requiere para atender las funciones referentes
a planear, administrar, dirigir, normar, regular, controlar y ejecutar los servicios en materia de
conservación y servicios generales, construcción y planeación inmobiliaria, abastecimiento y
equipamiento, gestión de recursos humanos, relaciones laborales, organización, calidad,
normatividad y demás servicios de carácter general y naturaleza administrativa que contribuyan a
mejorar los servicios institucionales, en los términos de la Ley del Seguro Social, Acuerdos del
Consejo Técnico y demás disposiciones legales aplicables.
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II. OBJETIVO.
Proporcionar al Aspirante de Oficial de Almacén, los procesos sustantivos que pueden ser aplicados
dentro de las funciones propias a la categoría, tanto en los almacenes Centrales, delegacionales y de
unidades médicas.
III. PROFESIOGRAMA
1. OFICIAL DE ALMACÉN
- Recibe, verifica, coloca, mueve, acomoda, empaca, envasa y/o entrega artículos y materiales
en el local del almacén, en vehículos de transporte o en el lugar que se indique.
- Controla artículos fuera de uso, sin movimiento, obsoletos, dañados y en general, controla
aquella mercancía que maneja el personal a sus órdenes en la que observe cualquier
irregularidad, reportando oportunamente al superior inmediato esta situación.
- Elabora y mantiene actualizados los registros que deben llevarse en la dependencia.
- Programa y ejecuta la toma de inventarios.
- Sustituye cuando las necesidades del servicio lo requieran, al personal de menor categoría en
ausencias temporales del mismo.
- Opera máquinas y equipo de oficinas, equipo de cómputo, equipo de almacenes de acuerdo a
las normas que el Instituto determine, así como los de intercomunicación y teléfonos.
- Organiza e interviene en la operación de un almacén de unidad médica, delegacional o de un
grupo de almacén central.
- Recibe, verifica, clasifica y comprueba la documentación relativa a las actividades del almacén
y formula oficios, solicitudes y correspondencia para su resolución final por su superior
inmediato.
- Lleva el control de inventario perpetuo, registra, actualiza, identifica, toda clase de artículos,
de acuerdo a normas determinadas por el Instituto y solicita oportunamente reposiciones.
- Controla y reporta oportunamente al superior inmediato, los artículos en tránsito o en depósito
en el almacén.
- Prepara contestaciones de correspondencia para la firma de su superior jerárquico.
- Organiza y controla el trabajo del personal de menor categoría. Se responsabiliza de la guarda
y custodia de los artículos almacenados.
- Elabora y mantiene actualizadas las agendas de vencimiento de medicamentos y demás
artículos susceptibles de ello verificando su vigencia y formulando los informes respectivos
para su control y trámites subsecuentes.
- Revisa diariamente las condiciones óptimas de operaciones de los montacargas, nivel de
agua en baterías y/o niveles de combustibles y lubricantes, reportando por escrito al superior
inmediato, las incidencias que en éstos detecten.
- Verifica y registra temperaturas de cámaras frigoríficas y refrigeradores, reportando al jefe
inmediato de los cambios en los rangos de las mismas.
- Capacita al personal a sus órdenes. Reporta al jefe inmediato las incidencias del personal.
- Asiste a cursos de capacitación que el Instituto determine.
- Informa de las actividades realizadas.
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IV. ADMINISTRACIÓN
1. DEFINICIÓN
Administración es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.
La Administración es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección

y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de
una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible
Según Fayol, el proceso administrativo está compuesto por funciones básicas y son:
 Planificación,
 Organización,
 Dirección,
 Coordinación,
 Control.
Planificación.
Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos.
Organización.
Proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el
propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas.
Dirección.
Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una
organización entera, con respecto a una tarea.
Coordinación.
Integración de las actividades de partes independientes de una organización con el objetivo de

alcanzar las metas seleccionadas.
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Control.
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.
2. PROCESO
Grupo organizado con labores o actividades que trabaja en aras de crear un resultado de valor para
sus clientes.
3. PROCESO ADMINISTRATIVO
Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la función de

administración e involucra diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a través del
uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.
4. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES
 La administración de almacenes y el control de los inventarios son conocimientos y funciones

que todo directivo debe conocer y diferenciar con toda claridad, con el fin de optimizar las
operaciones logísticas
 La función de almacenamiento se enfoca a dos aspectos principales:

Uno consiste en preservar la calidad de los productos desde que se internan en el almacén
hasta que salen para ser usados.
 La segunda función se refiere al hecho de mantener siempre en correspondencia las existencias

físicas con las existencias registradas en tarjetas o en sistemas electrónicos (registros de
kárdex).
 En lo relacionado con el control de inventarios existen varias situaciones de los mismos que se
refieren al momento y a la forma con que deben controlarse. Así tenemos inventarios en tránsito
(inventarios en el proceso de adquisición y entrega); inventarios físicos; inventarios teóricos, e
inventarios comprometidos.
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V. FUNCIONAMIENTO DEL ALMACÉN
1. DEFINICIÓN
Es el área donde se reciben, custodian, guardan, almacenan, controlan y despachan bienes de

consumo e inversión.
El sistema automatizado de información utilizado en el IMSS es el Sistema de Abasto Institucional

(SAI).
Este sistema controla el ciclo de abasto, y dentro del ámbito de almacenes permite, controlar los
inventarios en cada uno de ellos, existiendo intercambio de información respecto al proceso de
abasto de bienes de consumo.
Los procesos en los que se involucra el oficial de almacén son la recepción, almacenaje y
distribución.
Unidades almacenarias en el IMSS:
 Almacén Central
 Almacén Delegacional y UMAE.
 Almacén de Unidad Médica (incluye Almacén a Granel y CEYE “Central de Equipos y
Esterilización”).
 Farmacia.
2. OBJETIVOS
 Suministrar con calidad y oportunidad todos los artículos que son necesarios para garantizar
la operación normal de las unidades, dentro de su circunscripción.
 Mantener un adecuado nivel de existencias de artículos, evitando excedentes o faltantes.
 Evitar la existencia de artículos caducos u obsoletos
3. ESTRUCTURA
Los almacenes centrales, delegacionales y de unidades médicas dependen normativamente de la

Coordinación de Control de Abasto.
Los almacenes centrales dependen operativa y normativamente de la Coordinación de Control de
Abasto.
4. FUNCIÓN DEL ALMACÉN
En el IMSS, el almacén tiene como función primordial satisfacer con eficacia, eficiencia y
oportunidad las necesidades de artículos para todas las unidades bajo su circunscripción.
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5. CONCEPTOS BÁSICOS DE ABASTO EN EL IMSS.
5.1 Nivel de Inversión.
Parámetro que permite establecer la cantidad de recursos necesarios para el funcionamiento de los
almacenes delegacionales, unidades o servicios en un tiempo determinado, manteniendo un nivel
adecuado de existencias.
5.2 Máximo
Es un parámetro que representa la cantidad máxima de inventario para los artículos, se calcula en
base al CPM_V. Esta cantidad puede variar de acuerdo a los parámetros registrados en el sistema y
la frecuencia y se utiliza en los almacenes delegacionales, almacenes de unidad médica.
5.3 Mínimo
Es un parámetro que representa la cantidad mínima de inventario para los bienes de consumo de un
artículo respecto a su CPM_V.
5.4 Óptimo.
Es un parámetro que representa la cantidad ideal de inventario para los bienes de consumo de un
artículo, se calcula a través a su CPM_V, los parámetros asignados y la frecuencia.
6. MOVIMIENTOS DE ENTRADA
Aquellos movimientos por los cuales ingresan artículos al almacén, afectando sus inventarios.
 Ejemplos de entrada en almacén delegacional, UMAE o almacén central.
 Proveedor
 Concentración
 Traspaso
 Devolución
 Procesos en almacén delegacional, UMAE o Almacén central para ingreso de artículos en

sistema SAI.
 Recepción
 Pre-alta
 Alta.
 Ejemplos de entrada en almacén de unidades.
 Proveedores
 Remisiones de almacén delegacional.
 Movimientos internos.
 Traspasos
 Devoluciones de servicio.
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7. MOVIMIENTOS INTERNOS
Se realizan cuando los artículos se encuentran dentro del inventario, en almacén delegacional, UMAE,
Almacén central o unidades.
8. MOVIMIENTOS DE SALIDA
 Ejemplos de salida en almacén delegacional, UMAE o almacén central.
 Devolución a Proveedor
 Concentración
 Traspaso
 Devolución
 Ejemplos de salida en almacén de unidades.
 Surtido a servicios.
 Movimientos internos.
 Traspasos
 Concentración
 Devolución
9. SISTEMA DE INFORMACIÓN
Permite controlar las existencias y los consumos de cada uno de los almacenes y mantener los niveles
óptimos de abasto en los artículos, a través de la información que emite.
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VI. CONTROL DE INVENTARIOS
1. BENEFICIOS
• Evitar el exceso o la falta de artículos.

• Asegurar la reposición oportuna de los bienes de consumo.
• Recuperar y evitar dispendio de artículos.
• Proporcionar la información necesaria para tener el control contable de los bienes y sus movimientos.
• Evitar obsolescencia o caducidad de los bienes.
2. DEFINICIONES
2.1. Inventario
Volumen físico de artículos que se tienen en disponibilidad inmediata para su abastecimiento o consumo en
almacenes o unidades de servicio.
2.2. Control de Existencias
Registro físico y valorizado de todos los movimientos referidos, tanto de los movimientos de entradas y
salidas reales, como de los movimientos de la misma naturaleza, pero motivados por ajustes contables en
valores o sobre ajustes en lo físico por faltantes y sobrantes de inventario, de acuerdo con las normas
establecidas por la Coordinación de Control de Abasto, para los bienes de consumo.
2.3. Existencia Actual
Es la cantidad en inventario por bien de consumo, disponibles para su uso, físicamente y registrados en el
Sistema SAI, en todos los almacenes del Instituto.
2.4. Existencia No Disponible
Es la cantidad en inventario por bien de consumo se tienen físicamente y registrados en el Sistema SAI, no
están disponibles para su uso, en todos los almacenes del Instituto, suspendidos, caducos, rotos etc., podrán
ser dados de baja, devueltos o incorporados nuevamente a las existencias disponibles.
3. MECANISMOS PARA CONTROL DE INVENTARIOS
3.1. Calendario
Las Coordinaciones de Abastecimiento y equipamiento delegacional serán las encargadas de definir

los calendarios de suministro, con el fin de mantener los inventarios adecuados en los almacenes del
Instituto.
3.2 Parámetros
Datos que se registran en el sistema, que tienen como fin calcular los máximos, mínimos y óptimos
de cada clave.
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3.3 Frecuencias
Periodo asignado a cada unidad o servicio para reposición de artículos, la frecuencia puede ser
semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral.
3.4 Reaprovisionamiento
Proceso en el que se suministran los artículos necesarios para la operación de las unidades o servicios.
3.5 Control de Caducidades
Caducidad: Fecha de vencimiento impresa en los marbetes o etiquetas del producto característica que
tienen los bienes de consumo para perder en un lapso, la potencia y estabilidad para ser consumidos
Mecanismo aplicado para controlar los artículos que tienen caducidad, con el objeto de evitar pérdidas por
este concepto.
Para el control de caducidades se utiliza el formato "Registro de control de caducidades", en este

formato se registra la información del artículo desde su entrada al almacén
Las actividades a realizar son:
• Revisar mensualmente el "Registro de control de caducidades", identificando las claves y lotes

cuyas fechas de caducidad estén en condiciones de ser consumidas, realizando su recuento
físico.
• Determinar, con base en el promedio de consumo, si las cantidades en existencia de cada clave y
lote pueden ser consumidas dentro de los siguientes tres meses.
• Si pueden ser consumidas se conservan existencias para el surtido de artículos; si no pueden ser
consumidas informa a su superior inmediato.
• Actualizar las tarjetas de "Registro de control de caducidades”.
3.6. Control de Cámaras Frías
• Los Jefes de la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento a nivel delegacional y el

Departamento de Abastecimiento de las UMAE, así como los Jefes de Conservación de la
Unidad deberán aplicar las medidas de seguridad que permitan detectar inmediatamente
cualquier falla en la red de frío para su oportuna corrección o reparación.
• Los Departamentos de Conservación y Servicios Generales en Delegaciones y UMAE y Jefes

de Conservación de Unidad, así como las Unidades Médicas del Programa IMSS-Prospera
deberán supervisar que los equipos que conforman la red de frío funcionen eficientemente para
mantener el intervalo de temperatura de refrigeración especificado de +2°C a +8°C.
• El responsable de la recepción de los insumos para la salud, que deben conservarse en la red
de frío en los Almacenes Central, Delegacional, Unidades Médicas de Alta Especialidad,
Unidades de Atención Médica, Unidades Médicas del Programa IMSS-Prospera, Farmacias y
Centro Automatizado de Distribución de Insumos Terapéuticos deberá verificar que al momento
de la entrega, los productos biológicos, medicamentos, sustancias psicotrópicas,
estupefacientes, material de curación y agentes de diagnóstico cumplan con el intervalo de la
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temperatura establecida de +2 °C a +8 °C, conforme a lo especificado en los marbetes
autorizados por la COFEPRIS y a las clausulas establecidas en los contratos.
• El Responsable del Almacén de Programas Especiales y Red Fría y/o Almacén Delegacional,
designará uno o más responsables de cámara fría para recibir, almacenar, controlar y
suministrar insumos para la salud, así como sangre y sus componentes asignados a la Unidad
de almacenamiento.
3.7 Tiempo de permanencia de los productos biológicos (inventario):
Considerando la fecha de caducidad, el tiempo máximo que deben permanecer los productos
biológicos conservados en las condiciones de temperatura especificada y almacenamiento, en los
diferentes niveles de la red de frío, tomando en cuenta que el tiempo de almacenamiento en cada
nivel no es acumulativo ya que en cada nivel se reduce la vida útil de los insumos para la salud y no
debe exceder de:
• Nivel central hasta 12 meses.

• Nivel delegacional 4 meses, a partir de la fecha de recepción del nivel central.
• Nivel de Unidad de Atención Médica 2 meses a partir de la fecha de recepción del nivel
delegacional, sin sobrepasar los 6 meses desde que se recibe.
• Servicio de Medicina Preventiva de 7 días
• Los artículos que por sus características físicas requieren que se les controle la temperatura
para evitar alteraciones del producto; deberán colocarse en la cámara fría o refrigerador.
• Una vez que se realiza el conteo de estos artículos en la recepción, serán colocados inme-
diatamente en la cámara fría o refrigerador.
• Verificar si están sujetos a caducidades para llevar su control.
• Verificar cada dos horas la temperatura normada institucionalmente para el almacenaje
adecuado de los artículos que lo requieran, (registrándola en bitácora para revisión).En caso de
alteración de la temperatura, avisar a jefe inmediato.
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VII. ALMACÉN DE UNIDAD MÉDICA
Almacén de Unidad Médica: Área facultada en la Unidad de Atención Médica para la recepción,
custodia, control y entrega de bienes de consumo.
1. Actividades del Personal de Almacén de Unidad Médica
 Verificar los artículos al momento de la recepción, realizando el conteo y revisión en presencia

del representante del proveedor o transportista que efectúe la entrega, de acuerdo a la
documentación con la que se recibe.
 Posterior a la recepción emitirá el Alta correspondiente.
 Deberá acomodar los bienes al momento de su recepción.
 Verificar al momento de su recepción los bienes de consumo entregados en empaques

colectivos o secundarios en las áreas almacenarias, que estén plenamente identificados con
la clave del artículo, nombre genérico, número de lote, cantidad, fecha de caducidad y en su
caso fecha de fabricación, así como las instrucciones para su conservación y cotejarlo con la
orden de reposición o remisión del pedido.
 Dar el tratamiento a los bienes que requieren de refrigeración, en estricto apego a lo

establecido con la “Norma que establece las disposiciones para mantener y controlar los
equipos de la red de frío en el manejo de insumos para la salud en el Instituto Mexicano del
Seguro Social”, clave 1000-001-008.
 Llevar el control de caducidades a efecto de evitar el vencimiento del material que se maneja
bajo estas características. Utilizando el método de primeras entradas y primeras salidas
(PEPS) y primeras en vencer primeras en salir (PVPS).
 Separar y vigilar que por ningún motivo los artículos que se encuentren suspendidos por las
autoridades superiores sean utilizados para su uso.
 Registrar en el sistema SAI los bienes suspendidos, deteriorados o que hayan caducado,
como existencias no disponibles, en tanto no se liberen, se den de baja o se concentren para
efectuar su canje.
 Suministrar los bienes que se encuentren en calidad de suspendidos, de acuerdo a las

notificaciones que se realicen por parte de la Secretaría de Salud, Dirección de Prestaciones
Médicas, o en su caso, por parte de la Unidad de Administración, Coordinación de Control de
Abasto o Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento de Nivel Delegacional.
 Proporcionar por escrito en los cierres mensuales, al personal de puestos superiores de la

Unidad Médica, los requerimientos de información de la operación del Almacén; a efecto de
que éstas determinen las necesidades de bienes, el control de existencias y estadísticas de
consumos de los mismos.
 Vigilar el consumo promedio mensual del Cuadro Básico Institucional de los artículos del
Almacén, a efecto de evitar desabasto, solicitando un requerimiento extraordinario, para
aquellos artículos que estén por debajo del límite mínimo establecido.
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 Obtener cifras control, (sumando los “específicos” de la clave de artículo y las cantidades) de
todo documento que origine cualquier movimiento de artículos antes de ser registrado en el
SAI-Almacenes de Unidad Médica.
 Abastecer suficiente y oportunamente al Almacén a Granel y a la Central de Equipos y

Esterilización (CEYE) de acuerdo a lo señalado en el numeral 3.25 del presente
procedimiento.
 Realizar los cierres de turno, la transmisión de consumos y existencias diariamente, las demás
transmisiones serán con la periodicidad que defina la Coordinación de Control de Abasto de
acuerdo a las instrucciones que para tal efecto emitan para realizar los respaldos de
información y el cierre mensual en las unidades incorporadas al SAI.
 Verificar que toda solicitud de “Reaprovisionamiento y control de material a servicios en

Unidades Médicas” contenga la clave presupuestal de la CEYE o servicio que lo solicite
conforme al módulo de unidades de servicio, del subsistema normativo, establecidos por la
Dirección de Finanzas y el número de folio asignado por el Almacén Delegacional.
 Respetar las fechas establecidas en el calendario de resurtido, emitido por el Almacén

Delegacional en el mes de enero, así como el correspondiente a los servicios de la Unidad
Médica.
 Recibirá solicitud de reaprovisionamiento por parte del Almacén a Granel y la Central de

Equipos y Esterilización (CEYE), como mínimo 3 veces al mes, en lapsos no mayores a 10
(diez) días naturales en todas las Unidades Médicas.
 Surtir por parte del Almacén a Granel y de la CEYE a los servicios, su dotación cada 24 horas
previa solicitud.
18
VIII. SAI UNIDAD MÉDICA
El Subsistema de Almacén de Unidad Médica es una herramienta que permite administrar el

inventario y suministro de Materiales de Curación, Rayos X, Laboratorio y los Bienes no Terapéuticos
a la C.E Y.E. y a los servicios, obteniendo los siguientes beneficios:
 Estandarizar los criterios Normativo y Operativo

 Fortalecer la Administración de la unidad proporcionando diferentes informes a nivel
operación y dirección
 Enlaza información actualizada en los demás Subsistemas
 Emite la información Contable de la Unidad
 Lleva control del Presupuesto de Operación de la Unidad
Asimismo, al Subsistema se le incorporó el concepto de dotación autorizada para que a partir del
cuadro básico y CPM_V se identifiquen las claves que serán utilizadas en la unidad.
Se ha incorporado una serie de información que contribuye a una buena administración dentro de las
unidades, esta información tiene la ventaja de que puede emitirse en cualquier momento que se
requiera, los principales reportes son:
 Catálogos de Artículos
 Catálogo de Unidades
 Máximos y Mínimos, Calendarios de Resurtido
 Catálogo de Responsables de Servicio
 Fuente Alterna Inmediata
 Movimientos Internos
 Liberación de Artículos
 Reaprovisionamiento a la C.E.Y.E.
 Surtido a Servicios
 Movimientos de Artículos Suspendidos
 Ajustes
 Inventario Consulta y Reporte
 Claves con Conversión
 Artículos Fuera de Rango
 Estadística de Consumo Mensual y Anual
 Suministro Delegacional
 Consumo Proyectado
 Detalle de Movimientos
 Informe Directivo
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 Artículos Suspendidos
 Movimientos Valorizados
 Transmisión Contabilidad Presupuestos
 Restauración de Archivos
 Respaldos
 Presupuesto de Operación
i. Acceso al Sistema
Una vez instalado el sistema se podrá observar en el escritorio de Windows el acceso directo al
sistema imagen 1 para ingresar de doble clic con el botón derecho del mouse.
Cuando no hay registrado ningún usuario en el sistema es necesario ingresar la matricula del
administrador del sistema, ya que por ser la primera vez que se ingresa, se da de alta
automáticamente a este usuario con los permisos necesarios.
Despues de Ingresar la matricula del administrador el sistema validara y mostrará los datos del
empleado. Para continuar en necesario dar un clic en el boton Aceptar.
Una vez que se registró el Administrador en el sistema es necesario actualizar la contraseña.
El administrador será el encargado de registrar a los demás empleados con los perfiles respectivos.
Para ingresar es necesario introducir la matrícula y la contraseña asignada por el administrador.

Después de dar clic en el botón Aceptar de la pantalla anterior, el sistema le solicitará cambiar la
contraseña.
Recomendación:
Por seguridad al decidir una contraseña, se debe de tener en cuenta las siguientes consideraciones.
1. Longitud mínima de 8 caracteres.

2. Deberá estar formada por caracteres alfanuméricos
3. Cumplir con al menos 3 de las siguientes condiciones
a) Contener letras Mayúsculas.
b) Contener letras minúsculas.
c) Contener números.
d) Contener caracteres especiales.
No se podrán utilizar contraseñas anteriores
20
ii. Menú del Subsistema
 Catálogos.
 Entradas.
 Salidas
 C.E.Y.E.
 Estadísticas.
 Cierre.
 Utilerías
 Procesos Especiales
 Enlaces
Utilerías, procesos especiales y enlaces no se verán en este material.
1. CATÁLOGOS
En este submenú se encuentran los catálogos de cada una de las bases de datos del sistema. Estas
opciones nos sirven para manejar de una manera más eficiente la información, logrando evitar la
redundancia y mantener la integridad de la información en las bases de datos.
Las funciones que contiene la opción de catálogos son las siguientes:
1.1 ARTICULOS
1.1.1 Actualización al catálogo
Existen dos maneras de realizar la actualización al catálogo:
a) En línea: Modulo SAI-AUM (Menú Principal) Catálogos →Artículos → Actualización del

sistema Almacén de Unidad Médica → En línea
b) Por Archivo: Para aquellas unidades que no cuenten con red o que así lo requieran, se
encuentra el archivo: ARTICULO.zip
Los reportes a imprimir son los siguientes:
21
 Reclasificación de Partidas Presupuestales  Conversión de artículos para su manejo en
CEYE.
 Actualización de Catálogo de Artículos  Inventario Valorizado antes de
Revalorización.
 Revalorización de Inventarios  Inventario Valorizado después de
Revalorización.
Una vez terminada la actualización es necesario realizar el enlace del Inventario Valorizado a la
delegación, por lo cual en la pantalla representada en la imagen siguiente es necesario seleccionar el
Tipo de Enlace [Farmacia o Almacén], también es necesario seleccionar una fecha de actualización
del catálogo.
1.1.2 Consulta de artículos
Al seleccionar en el catálogo de artículos la consulta podrá acceder el catálogo de artículos para

consultar o imprimir la información requerida. La pantalla que despliega es la siguiente:
Los datos que se despliegan en este catálogo son los siguientes:
 Clave del Artículo: Despliega el grupo, genérico, específico, diferenciador y variante del artículo.
 Descripción: Descripción de las características del artículo.
 Unidad de Medida: Despliega la unidad de medida del artículo como son: envases, latas, etc.
 Presentación: En este campo se despliega la presentación del artículo: envases, rollos, etc. Este
campo es un campo numérico.
 Tipo de Presentación: En este campo se despliega el tipo de presentación del artículo como por
ejemplo piezas, ampolletas, frasco, etc.
 Partida Presupuestal: Partida presupuestal a la que corresponde el artículo.
 Precio Unitario: Precio al cual está contabilizado el producto en el almacén.
 Estado: Indica si el artículo está marcado para baja.
 Cuadro Básico: Indica si el artículo pertenece a cuadro básico.
 Nivel de Inventario: Nivel de inventario del artículo.
 Conversión CEYE : Indica si el artículo necesita conversión a granel para su manejo en
 CEYE.
 Cuadro en blanco indica que no necesita la conversión.
 Cuadro resaltado en amarillo indica que el artículo se maneja convertido en la CEYE.
22
1.2 Unidades
1.2.1 Reclasificación
Nota:
Este Módulo normalmente esta deshabilitado y es requerida la autorización por parte del área
normativa para activarlo, por lo cual, si no se tiene el acceso permitido a esta opción.
1.2.2 Registro.
En este catálogo se dan de alta, consultan o dan de baja las diferentes unidades a las que se les da
servicio.
Los datos que contiene este catálogo son los siguientes:
 Clasificación Presupuestal: Se captura la clasificación presupuestal de la unidad.

 Nombre de la Unidad: Nombre que identifica a la unidad (acepta caracteres alfanuméricos).
 Domicilio: Ubicación en la que se encuentra el domicilio de la unidad.
 Población: Población en la que se ubica la unidad.
 Tipo de Control : Pueden ser los caracteres “A“ si es una unidad de tipo analítico, “G“ si es de tipo
global, o “S“ si es de solidaridad, este último será asignado automáticamente y se da a partir de
que en la clasificación presupuestal la circunscripción es mayor a 50.
 Cliente: El sistema asignará automáticamente la marca de cliente si las primeras 6 posiciones de la
clasificación presupuestal coinciden con las de la unidad donde está instalado el sistema. En caso
de que el tipo de control sea “S“ no asignará el sistema marca de cliente. En caso de marcar
unidades con cliente que no coincida en la clasificación, se podrá incluir este en la opción de
cambios.
 Teléfonos
 Conmutador
 Extensión
 Directo
 Email
 Módem
 Fax
 Dirección de IP
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Altas
Proceso para registro de unidades o servicios, utilizando el botón de alta.

Al momento de ingresar la Clasificación Presupuestal el sistema valida y muestra los siguientes datos
de la unidad:
 Nombre
 Domicilio
 Población
Es necesario ingresar los demás datos de la unidad solicitados en la pantalla de forma manual.
Bajas
Al presionar este botón <Bajas> podrá dar de baja un registro existente en la base de datos,
tecleando la clasificación presupuestal del registro que desea dar de baja y se presiona <Aplicar>. En
caso de que el registro no exista el sistema desplegará un mensaje de registro inexistente, en caso
de existir Seleccione la clasificación presupuestal que requiere y presione <Aplicar>. Una vez
obtenidos los datos del registro en la pantalla del catálogo de unidades presione <Aplicar> para
confirmar la baja o <Cancelar> para anularla. Si aplica la baja del registro se desplegará la siguiente
pantalla de confirmación.
Cambios
Al presionar el botón de cambios se podrá modificar la información de una unidad existente en la

base de datos, seleccionando la clasificación presupuestal que requiere y presione <Aplicar>. Una
vez obtenidos los datos del registro en la pantalla del catálogo de unidades, inicie la modificación en
los campos que lo requieren (nombre de la unidad, dirección de la unidad, población, tipo de control,
cliente y teléfonos). Al terminar presione <Aplicar> para confirmar los cambios o <Cancelar> para
anularlos. Si aplica los cambios se desplegará una pantalla de confirmación:
Buscar
Al presionar este botón podrá consultar la información de una unidad de un registro existente en la
base de datos para consultarlo.
Imprimir
Al presionar este botón podrá obtener el reporte del catálogo de unidades. La información se puede
consultar por fecha o todo.
24
Seleccione el tipo de reporte que desea generar. Si es por fecha especifique la fecha del último
movimiento y para obtener un reporte general seleccione todo. Al presionar <Preliminar> obtendrá la
vista preliminar del reporte.
1.3 CALENDARIO DE RESURTIDO Y MÁX. Y MÍN. CPM
Este menú se divide en 3 submenús:

 Transmisión
 Consulta
 Reportes
1.3.1 Transmisión
En este proceso se actualizan de forma automática los valores de máximo, mínimo, consumo
promedio mensual y calendario de resurtido.
Al presionar el botón de máx. min y CPM_V, se actualizarán los valores máximos, mínimos y
consumo promedio mensual en el almacén.
Opciones de Tipo de enlace:
 Por Disco: En caso de tener en un dispositivo los archivos necesarios.
 Por Servidor: Permite generar un enlace a la delegación correspondiente.
Si selecciona la opción por Servidor, enseguida presione el botón <Correr proceso>

En caso de haber procesado correctamente la información, aparecerá el mensaje de proceso de
actualización de máximos y mínimos exitoso.
Posteriormente para la impresión de reporte de diferencias el sistema pregunta si desea imprimir el

reporte en ese momento.
 Calendario de resurtido
Al presionar este botón se actualizarán los valores del calendario de resurtido.

Esta pantalla presenta las opciones de Tipo de enlace es por:
 Por Disco: Por si tiene los archivos requeridos.
 Por Servidor: Permite generar un enlace a la delegación correspondiente.
25
Antes de correr el proceso, deberá imprimir el reporte existente, de lo contrario, perderá la
información anterior.
1.3.2 Consulta
El catálogo de máximos y mínimos, calendario de resurtido consulta se encuentra dividido en

calendario de suministro y máximos y mínimos.
 Calendario de Suministro
En esta opción se desplegará la pantalla con información de fechas de suministro, en la cual se

podrán consultar los datos de orden de suministro.
 Máximos y Mínimos
En esta opción se podrá consultar la información de máximos y mínimos así como el consumo
promedio mensual de cada clave.
1.2.3 Reportes.
En esta opción se podrán emitir los reportes de máximos y mínimos y calendario de suministro.
 Calendario de resurtido.
En este reporte se podrá consultar la fecha en la que el almacén delegacional programó los resurtidos
al almacén.
Los datos que contiene son: fecha de solicitud, fecha de resurtido, fecha de embarcado, fecha de
recepción y atención (regional o delegacional).
 Máximos y mínimos
En este reporte se visualiza la información de CPM_v, máximos y mínimos de cada uno de los
artículos que autorizados para la unidad.
Para la consulta del reporte seleccione la opción deseada, todas las claves de artículo, o por grupo,
en el caso de haber seleccionado por grupo, capture la clave del grupo del cual desea el reporte.
Los datos que contiene este reporte son: clave del artículo, descripción, máximo, mínimo y consumo
promedio mensual validado.
1.4 RESPONSABLES DE SERVICIO
En este catálogo se capturarán los datos los responsables de los servicios de la unidad, con la
finalidad de que la solicitud de surtido se lleve el control del personal autorizado para tal efecto.
26
Los datos que se capturan en este catálogo son los siguientes:
Matrícula: Matrícula del responsable de servicio.

Nombre: Nombre del responsable de servicio.
Unidad: Despliega las unidades que están dadas de alta en el catálogo de unidades para elegir el
servicio en que se encuentra la matrícula registrada.
En este proceso se podrán ejecutar las siguientes acciones:
27
2. Entradas
En el proceso de entradas se ingresarán los artículos por los siguientes medios:
Para seleccionar las opciones de este menú solo se da un clic con el mouse a la opción deseada o
también se puede teclear la letra que esta subrayada en cada opción. La otra forma de entrar es
posicionarse con las flechas y presionar la tecla Enter.
Opciones de Entradas.
2.1 Remisiones
En esta opción se capturan las remisiones que recibe el almacén de unidad médica de almacenes
superiores.
En esta opción se captura el número de remisión, el sistema valida automáticamente, (si está bien
configurado el enlace con la delegación) si existe el número de remisión en la delegación, en caso de
no existir el número de Remisión se podrá capturar de forma manual.
Si una remisión ya se encuentra en la base de datos, indica el mensaje que el número de remisión ya
fue capturado.
Para el caso de ingreso de una remisión manual se deberá dar un clic en el botón <Si> para capturar
de forma manual los datos correspondientes a la remisión.
El segundo dato a capturar es el tipo de remisión:

• Remisión Ordinaria.
• Remisión Complementaria.
• Remisión Extraordinaria.
El tercer dato a capturar es el No. de Solicitud.
28
Una vez capturados estos datos se ingresan las claves y cantidades correspondientes. Para esto hay
dos opciones, la primera y más sencilla es leer (si se cuenta con él) con un lector de Código de
Barras, el código del artículo a ingresar.
En caso de no contar con el lector, se puede dar un clic en el icono , ubicado a la derecha del
campo Código, o presionar la tecla F3, para mostrar la pantalla y filtrar el articulo por medio de los
siguientes campos: Gpo, Gen, Esp, Dif, Var, Descripción.
Una vez identificado el artículo que se desea agregar a la remisión se debe seleccionar y presionar la
tecla Enter o dar doble clic con el mouse en el renglón del mismo para asignarlo a la pantalla principal
de la remisión.
Para agregar por completo el artículo a la remisión es necesario introducir la cantidad surtida y la
cantidad recibida y presionar la tecla TAB.
Al terminar de capturar la clave del artículo, el cursor se posicionará nuevamente en el campo código
por si necesita seguir capturando claves para ese grupo. Las claves del artículo que vaya capturando
se irán acumulando en el grid de detalle ubicado en la parte inferior de la ventana.
En caso de querer eliminar una clave de las capturadas en la remisión es necesario seleccionar la
clave en cuestión y presionar la tecla SUP (suprimir) con lo cual se mostrara un mensaje de
confirmación.
Si se desea eliminar la clave dar un clic en el botón <Si>, para cancelar la eliminación dar un clic en el
botón <No>.
Para terminar con la captura y guardar la remisión es necesario dar un clic en el botón <[F11] :
Guardar> ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. En la siguiente pantalla es necesario
ingresar las cifras control correspondientes a la captura realizada en la remisión, las cuales son:
Suma de Específicos
Suma de cantidades Surtidas
Suma de cantidades Recibidas
Cuando se han capturado 15 renglones el cambio de hoja es automático. En las cifras control se
captura la suma de los específicos, de la cantidad surtida y de la cantidad recibida. Si existiera algún
error el sistema desplegará en donde se encontró tal error y el cursor se posicionará nuevamente
para capturar correctamente estos datos. Si son correctos se procederá a capturar artículos en la hoja
29
siguiente. Si se desea modificar la información de los artículos capturados, presione el botón de
<Modificar Registros>. No podrá obtener las cifras control si no hay artículos registrados en el grid de
detalle.
Si los movimientos no son correctos presione este botón o <F12> para cancelar.
2.2 Internos
En esta opción se capturan los movimientos internos de entrada de los artículos por los diferentes
tipos de movimientos que se efectúan.
Tipo de Movimiento: Aquí se escoge por medio del combo el tipo de movimiento que se desea
realizar, Las opciones son las siguientes:
Tipo movimiento Motivo movimiento

Traspasos de entrada Apoyo
Devoluciones de servicio Excedente
Ajustes de entrada al Autorización
almacén
Devoluciones de la C.E.Y.E. Excedente
Al presionar este botón registrar o la tecla <F4> podrá registrar un movimiento de entrada. Los
campos de captura son los siguientes:
Motivo de Movimiento: En este combo despliega automáticamente el motivo del movimiento por el
cual se realiza la entrada de mercancía que corresponde a cada tipo.
No. de Documento: No. del documento que ampara ese movimiento de entrada.
Cve. Presupuestal Unidad Remitente: Aquí se selecciona en el combo la unidad que envía el artículo.
En el caso de Ajustes no se elige, ya que automáticamente despliega la del almacén en la que está
establecido el sistema.
Cve. Presupuestal Unidad Receptora: Se refiere a la unidad que va a recibir los artículos. Este campo
no se captura ya que es la del almacén en la que está establecido el sistema.
30
Fecha: Fecha en que se realizó el movimiento de entrada. El formato de la fecha es de Día/Mes/Año.
No puede ser una fecha mayor al día en que se captura y debe tener como máximo un año hacia
atrás.
Observaciones: Se capturan las observaciones acerca del motivo del movimiento interno de entrada.
(En caso de así requerirlo)
Gpo. : Aquí se captura el grupo de suministro del artículo, con un máximo de 3 caracteres. Todos los
movimientos que se realicen en un mismo documento deben pertenecer al mismo grupo. Si existe un
error en el grupo, desplegará un mensaje de “Grupo no existe” y volverá a posicionarse para su
captura.
Gen. : En este campo se captura el genérico del artículo, con un máximo de 3 caracteres.
Esp. : En este campo se teclea el específico del artículo, es un campo numérico de 4 caracteres
como máximo.
Dif. : En este campo se teclea el diferenciador del artículo, es un campo numérico de 2 caracteres
como máximo.
Var. : En este campo se teclea la variante del artículo, es un campo numérico de 2 caracteres como
máximo.
Si se tecleó un genérico, específico, diferenciador o variante incorrecto, se desplegará el mensaje de:

“Artículo no existe en catálogo de artículos“ y se posicionará el cursor nuevamente en el campo del
genérico para volver a capturar la clave del artículo correcta.
Cantidad: Teclee la cantidad de artículo. Es un campo numérico.
Al terminar de capturar la clave del artículo, el cursor se posicionará nuevamente en el genérico por si
necesita seguir capturando claves para ese grupo. Las claves del artículo que vaya capturando se
irán acumulando en el grid de detalle ubicado en la parte inferior de la ventana.
Una vez que terminó de capturar el movimiento de entrada, presione el botón para capturar las cifras
control.
En la pantalla de cifras control se captura la suma de los específicos y la suma de las cantidades
recibidas. Si existiera algún problema el sistema indicará el tipo de error con una pantalla de
información y el cursor se posicionará nuevamente en el campo correspondiente para capturar
correctamente la información requerida. Si se desea modificar la información de los artículos
31
capturados, presione el botón de <Modificar Registros>. No podrá utilizar el botón de cifras control si
no hay artículos registrados en el grid de detalle.
Una vez que los datos estén correctos, presione <Terminar> y se desplegará automáticamente el
reporte correspondiente al tipo de movimiento que se seleccionó.
2.3 Liberación de Artículos
• En este proceso se capturan los artículos para su liberación. Estos artículos fueron registrados
como no disponibles suspendidos en la opción de movimientos de artículos suspendidos.
• Al presionar este botón o la tecla <F4> podrá registrar una liberación. Los campos de captura
son los siguientes:
• Número de Documento: Capture el número de documento de liberación. En caso de
encontrarse registrado se desplegará el siguiente mensaje: “registro ya dado de alta”. En este
caso teclee un número que no se encuentre dado de alta y proceda a capturar la información
de la liberación.
• Fecha: Fecha en que se realizó la liberación. El formato de la fecha es de Día/Mes/Año. No
puede ser una fecha mayor al día en que se captura y debe tener como máximo un año atrás.
• Documento de Suspensión: Es el número con que se registró la suspensión en la opción de A
no disponibles por suspendidos en Movimientos de suspensión. Si se presiona la tecla F10
despliega una lista con los números de los documentos de suspensión. Si no se había
registrado previamente el documento, enviará mensaje de error.
• No. de Lote: Es el número de lote con que se registró la suspensión en la opción de A no
disponibles por suspendidos en Movimientos de suspensión. Si se presiona la tecla F10
despliega una lista con los números de lote que corresponden al documento de suspensión
seleccionado.
• RFC. de Proveedor: Es el RFC del proveedor con que se registró la suspensión en la opción
de A no disponibles por suspendidos en Movimientos de suspensión. Si se presiona la tecla
F10 despliega una lista con los números de proveedor que corresponden al documento de
suspensión seleccionado.
• Si se teclea un No. de documento de suspensión, No. de lote o No. de proveedor que no se
encuentre registrado, se desplegará un mensaje de error. Si este es el caso capture
nuevamente el dato requerido.
• Gpo: Aquí se captura el grupo de suministro del artículo, con un máximo de 3 caracteres
numéricos, no se puede dejar en blanco, si existe error despliega mensaje “Grupo de
suministro no autorizado”.
32
• Gen: En este campo se captura el genérico del artículo, con un máximo de 3 caracteres
numéricos.
• Esp: En este campo se teclea el específico del artículo, es un campo numérico de 4
caracteres como máximo.
• Dif: En este campo se teclea el diferenciador del artículo, es un campo numérico de 2
• Var. : En este campo se teclea la variante del artículo, es un campo numérico de 2 caracteres
como máximo.
• Si tecleó un diferenciador o variante incorrecto o se dejan estos datos en blanco, se
desplegará el mensaje de: “La clave no existe en el catálogo de artículos” ” y se posicionará el
cursor nuevamente en el campo de grupo para volver a capturar la clave correcta del artículo.
La clave de artículo que se capture debe corresponder a la que se capturó en el documento
de suspensión, de lo contrario se desplegará el mensaje: “Artículo no suspendido”.
• Cantidad a Liberar: Capture la cantidad a liberar del artículo. La cantidad que se capture debe
corresponder a la que se capturó en el documento de suspensión, de lo contrario se
desplegará el mensaje de: “Cantidad no concuerda, la cantidad suspendida es X “.
• Observaciones: Capture las observaciones que se quieran hacer sobre el motivo de esa
liberación.
• Al terminar de capturar los datos, se desplegará una ventana de confirmación:
• Si presiona <Si>, confirmará la actualización del documento registrado. Esta actualización es
automática y desplegará el reporte de liberación de artículos suspendidos. Si presiona <No>
regresará a capturar el documento de suspensión.
33
3. Salidas
En este capítulo se explicará la forma en que funciona cada una de las opciones del menú de salidas
del sistema.
Opciones de Salidas:
Para seleccionar las opciones de este menú solo se la da un clic con el Mouse a la opción deseada o
también se puede teclear la letra que esta subrayada en cada opción. La otra forma de entrar es
posicionarse con las flechas y presionar la tecla Enter.
3.1 Reaprovisiomiento a la C.E.Y.E.

En esta opción se capturan las salidas del Almacén de Unidad Médica por reaprovisionamiento a la
Central de Equipo y Esterilización o subalmacén.
Al presionar el botón registrar o la tecla <F4> podrá registrar una salida.
Los campos de captura son los siguientes:
• Número de Documento: Se captura el número de documento de reaprovisionamiento a la

C.E.Y.E. Este campo no puede quedar en blanco y en caso de ya exista el número de
documento, se desplegará un mensaje, indicando que el registro ya fue dado de alta. Una vez
que el registro sea aceptado por el sistema proceda a la captura de la información del
reaprovisionamiento y se habilitara el botón de <Cancelar F12>.
• Servicio: Este campo no se captura ya que corresponde a la C.E.Y.E. del almacén en la que
está establecido el sistema, este campo se refiere a la C.E.Y.E. que va a recibir los artículos.
• Responsable de Servicio: Aquí se selecciona en el combo el responsable de servicio, se elige
de entre los que están dadas de alta para la CEYE en el catálogo de responsable de servicio.
• Fecha: Es la fecha de envío del embarque. El formato de la fecha es de Día/Mes/Año. No
puede ser una fecha mayor al día en que se captura y debe tener como máximo un año hacia
atrás.
• No. Hoja: Despliega el número de hoja que se está capturando en ese momento.
34
• Gpo: Aquí se captura el grupo de suministro del artículo, con un máximo de 3 caracteres. Si se
teclea un grupo incorrecto, marcará error de “Grupo no autorizado”, y no puede dejarse en
blanco.
• Gen.: En este campo se captura el genérico del artículo, con un máximo de 3 caracteres
numéricos.
• Esp.: En este campo se teclea el específico del artículo, es un campo numérico de 4
• Dif.: En este campo se teclea el diferenciador del artículo, es un campo numérico de 2
• Var.: En este campo se teclea la variante del artículo, es un campo numérico de 2 caracteres
como máximo.
• Cantidad Surtida: Cantidad que se envía del artículo. No puede ser cero ni dejarse en blanco.
Solo en el caso de tipo de despacho negado puede ser mayor a la existencia.
• Tipo de Despacho: Puede elegirse de entre directo (cuando hay existencia suficiente del
producto solicitado), sustituto (cuando se envía un producto similar al solicitado) y negado
(cuando no hay existencia suficiente del artículo solicitado).
• U.M.: Despliega la unidad de medida correspondiente al artículo capturado.
• Cant. pres.: Despliega la cantidad de presentación correspondiente al artículo capturado.
• Tipo pres: Despliega el tipo de presentación correspondiente al artículo capturado.
• Conversión CEYE: Este recuadro estará marcado cuando el artículo requiera conversión para
CEYE.
• Al terminar de capturar la clave del artículo, el cursor se posicionará nuevamente en el
genérico por si necesita seguir capturando claves para ese grupo. Las claves del artículo que
vaya capturando se irán acumulando en el grid de detalle ubicado en la parte inferior de la
ventana. El número de artículos que puede capturar como máximo son 15.
• Botón de cifras control se utiliza para cuando se requiere cambiar de hoja (estando dentro del
mismo documento), solicitando las cifras control de la hoja capturada. Cuando se han
capturado 15 renglones el cambio de hoja será automático. En la pantalla de cifras control se
captura la suma de los específicos y la suma de las cantidades enviadas. Si existiera algún
problema el sistema indicará el tipo de error con una pantalla de información y el cursor se
posicionará nuevamente en el campo correspondiente para capturar correctamente la
información requerida. Si se desea modificar la información de los artículos capturados,
presione el botón de <Modificar Registros>. No podrá utilizar el botón de cifras control si no
hay artículos registrados en el grid de detalle.
35
• Una vez concluido se desplegará automáticamente el reporte de reaprovisionamiento a la
C.E.Y.E.
3.2 Surtido a Servicios
• En esta opción se capturan las salidas del Almacén de Unidad Médica por Surtido a Servicios.
• Al presionar el botón registrar o la tecla <F4> podrá registrar una salida. Los campos de
captura son los siguientes:
• Número de Documento: Se captura el número de documento de Surtido a servicios, el cual no
puede quedarse vacío, y no debe estar registrado previamente, de lo contrario aparecerá el
mensaje de registro ya dado de alta, en caso de que el número no se haya dado de alta con
anterioridad, se procederá a capturar la información del Surtido a servicios y se habilitara el
botón de cancelar.
• Servicio: Permite elegir del combo el servicio que va a recibir los artículos (solo se despliegan
las clasificaciones presupuestales marcadas como clientes).
• Especialidad Médica: Aquí se selecciona en el combo la especialidad médica.
• Responsable de Servicio: Seleccione el responsable de servicio en el catálogo de
responsables de servicio. Este se elige de entre los que están dadas de alta para el servicio
seleccionado.
• Fecha: Es la fecha en que se realiza el embarque. El formato de la fecha es de Día/Mes/Año.
No puede ser una fecha mayor al día en que se captura y debe tener como máximo un año
hacia atrás.
• Gpo. : Aquí se captura el grupo de suministro del artículo, con un máximo de 3 caracteres. Si
se teclea un grupo incorrecto, marcará error de “Grupo no autorizado”, y no puede dejarse en
blanco.
• No. Hoja: Despliega el número de hoja que se está capturando en ese momento.
• Gen.: En este campo se captura el genérico del artículo, con un máximo de 3 caracteres
numéricos.
como máximo.
36
• Si se tecleó un genérico, específico, diferenciador o variante incorrecto, se desplegará el
mensaje de “Artículo No Existe en Inventario” y se posicionará el cursor nuevamente en el
campo del genérico para volver a capturarlo (no puede quedar el dato en blanco).
• Cantidad Surtida: Cantidad que se envía del artículo. No puede ser cero ni dejarse en blanco.
Solo en el caso de tipo de despacho negado puede ser mayor a la existencia.
• Tipo de Despacho: Puede elegirse de entre directo (cuando hay existencia suficiente del
producto solicitado), sustituto (cuando se envía un producto similar al solicitado) y negado
(cuando no hay existencia suficiente del artículo solicitado).
• Cifras control. Este botón se utiliza para cuando se requiere cambiar de hoja (estando dentro
del mismo documento), solicitando las cifras control de la hoja capturada. Cuando se han
3.3 Internos
Aquí se capturan los movimientos internos de salida de los artículos por los diferentes tipos de
movimientos que se efectúan.
Registrar. Al presionar este botón o la tecla <F4> podrá registrar una salida.
Los campos de captura son los siguientes:
realizar: Traspasos, Concentraciones, Muestras, A no disponibles, bajas y ajustes.
37
Motivo de Movimiento: En este combo se elige el motivo de movimiento por el cual se realiza la salida
de artículos que corresponde a cada tipo, los cuales son:
Tipo movimiento Motivo movimiento

Traspasos Apoyo
Solidaridad
Concentraciones Disponibles
Deteriorados
Caducos
Muestras C.T.I.
A no disponibles Deteriorados
Caducos
Bajas Deteriorados
Caducos
Ajustes Autorización
• Cve. Presupuestal Unidad Remitente: Este campo se refiere a la unidad que va a enviar los
artículos. Este campo no se captura ya que corresponde al almacén en el que está
• Cve. Presupuestal Unidad Receptora: Aquí se selecciona en el combo la unidad que recibe los
artículos. En el caso de a no disponibles, bajas y ajustes no se elige, ya que automáticamente
da la del almacén en la que está establecido el sistema.
• Fecha Docto. : Fecha en que se realizó el movimiento de salida. El formato de la fecha es de
Día/Mes/Año. No puede ser una fecha mayor al día en que se captura y debe tener como
máximo un año hacia atrás.
• Observaciones: Se captura este campo cuando se eligió tipo de movimiento a no disponibles,
bajas y ajustes.
• Gpo.: Aquí se captura el grupo de suministro del artículo, con un máximo de 3 caracteres. Si
existe un error en el grupo, desplegará un mensaje de “Grupo No Autorizado” y volverá a
posicionarse para su captura.
• Gen.: En este campo se captura el genérico del artículo, con un máximo de 3 caracteres.
caracteres como máximo. Si se tecleó un genérico o específico incorrecto, aparece mensaje
de “Artículo no existe “y se posiciona el cursor en grupo para volver a capturarlo.
38
como máximo. Si se tecleó un diferenciador o variante incorrecto, aparece mensaje de
“Artículo no existe en inventario“ y se posiciona el cursor en diferenciador para volver a
capturarlo.
• Cantidad: Aquí se teclea la cantidad de artículo. Es un campo numérico. La cantidad no debe
sobrepasar la existencia disponible.
genérico, por si necesita seguir capturando claves para ese grupo. Las claves del artículo que
• Cifras control. Este botón se utiliza para cuando se requiere cambiar de hoja (estando dentro
información requerida. No podrá utilizar este botón si no hay artículos registrados en el grid de
detalle.
• Terminar. Al presionar este botón podrá finalizar, cuando los movimientos son correctos, la
captura de las cifras control. Una vez concluido se desplegará automáticamente el reporte
correspondiente al movimiento seleccionado:
3.4 Movimientos de Artículos Suspendidos
En esta opción se capturan los movimientos de artículos suspendidos por los diferentes tipos de
movimientos que se efectúan.
realizar: Concentraciones, A no disponibles y bajas.
Motivo de Movimiento: El motivo de movimiento será automáticamente Suspendidos en todos los
tipos de movimiento.
• Registrar. Al presionar este botón o la tecla <F4> podrá registrar una salida. Los campos de
• No. de Documento: No. del documento que ampara ese movimiento de artículos suspendidos.
39
• Cve. Presupuestal Unidad Remitente: Este campo se refiere a la unidad que va a enviar los
artículos. Este campo no se captura ya que corresponde al almacén en el que esta
• Cve. Presupuestal Unidad Receptora: Aquí se selecciona en el combo la unidad que recibe los
artículos. En el caso de A no disponibles y bajas no se elige, ya que automáticamente da la
del almacén en la que está establecido el sistema.
• Fecha de Docto. : Fecha en que se realizó el movimiento de salida. El formato de la fecha es
de Día/Mes/Año. No puede ser una fecha mayor al día en que se captura y debe tener como
máximo un año hacia atrás.
• Doc. de Suspensión: Se utiliza en las opciones de concentraciones y bajas para hacer
referencia al número de documento con el cual se registró la suspensión en la opción de A no
disponibles por suspendidos.
• No. de Lote: Es el número de lote con que se registró la suspensión en la opción de A no
disponibles por suspendidos. No puede quedarse vacío.
• No. Proveedor: Es el número de proveedor con que se registró la suspensión en la opción de
A no disponibles por suspendidos. No puede quedarse vacío.
• Gpo. : Aquí se captura el grupo de suministro del artículo, con un máximo de 3 caracteres. Si
existe un error en el grupo, desplegará un mensaje de “Grupo no autorizado” y volverá a
posicionarse para su captura.
• Gen. : En este campo se captura el genérico del artículo, con un máximo de 3 caracteres.
• Esp. : En este campo se teclea el específico del artículo, es un campo numérico de 4
caracteres como máximo. Si se tecleó un genérico o específico incorrecto, aparece mensaje
de “Artículo no existe “y se posiciona el cursor en grupo para volver a capturarlo.
• Dif. : En este campo se teclea el diferenciador del artículo, es un campo numérico de 2
“Artículo no existe en inventario“ y se posiciona el cursor en grupo para volver a capturarlo.
• Si se teclea un no. de documento de suspensión, no. de lote o no. de proveedor que no se
encuentre registrado, se desplegará el siguiente mensaje: “documento de suspensión no
existe registrado”, pidiendo nuevamente que se capture.
• Cantidad: Aquí se teclea la cantidad de artículo. Es un campo numérico. En las opciones de
concentraciones y bajas la cantidad debe corresponder a la que se capturó en el documento
que se registró en la opción de A no disponibles por suspendidos.
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• Observaciones: Se capturan las observaciones que se quieran hacer con respecto a ese
movimiento de suspensión.
• Una vez confirmado se desplegará automáticamente el reporte correspondiente al movimiento
seleccionado:
Reportes:
A No Disponibles
Concentraciones de Artículos
Bajas
4. CEYE
Este módulo permite registrar y controlar los movimientos de la C.E.Y.E. Cabe mencionar que el
inventario del C.E.Y.E. se calcula aparte del inventario del almacén de la unidad. Las partes que
conforman esta sección del menú son las siguientes:
Estas opciones permiten realizar los movimientos que se den en la C.E.Y.E: surtido a servicios,
ajustes para el caso de que se deseen realizar ajustes a los movimientos de entrada o salida,
Inventario en la cual se pueden hacer consultas o generar un reporte y por último claves con
conversión.
4.1 Surtido a Servicios por C.E.Y.E.
En esta opción se capturan los artículos que se van a surtir a los servicios por la C.E.Y.E
Registrar. Al presionar este botón o la tecla <F4> se podrá registrar una salida. Los campos de
• No. De documento: Este número es asignado automáticamente por el sistema

• Servicio: Este campo corresponde al servicio al que se surten los artículos, para capturar solo
se escoge el servicio del combo.
• Fecha: Es la fecha de embarque de la salida, esta fecha no puede ser posterior al día de hoy,
y como máximo un año hacia atrás.
41
• Gpo: Se pide capturar el grupo de suministro a que pertenece el artículo, con un máximo de 3
caracteres.
• No. Hoja: Número secuencial que cambia automáticamente luego que se hayan registrado las
cifras control.
• Gen. : Se pide capturar la clave del genérico del artículo, con un máximo de 3 caracteres.
• Esp. : Se pide capturar la clave específica del artículo, que es un campo alfanumérico con un
máximo de 4 caracteres.
“Artículo no existe en inventario“y se posiciona el cursor en grupo para volver a capturarlo.
• Cant. surtida: Teclee la cantidad surtida del artículo. Es un campo numérico que refleja la
cantidad a enviar al servicio y tiene como límite la cantidad de existencia disponible, si se
excede se desplegará el siguiente mensaje de error. Presione <Aceptar> y capture los datos
nuevamente.
• Conversión CEYE: Este recuadro estará marcado cuando el artículo requiera conversión para
CEYE.
Antes de terminar los movimientos deberá especificar las cifras control.
• Cifras Control. Este botón se utiliza para cuando se requiere cambiar de hoja (estando dentro
42
• Terminar. Al presionar este botón podrá finalizar, cuando los movimientos son correctos, la
captura de más hojas en el documento. No podrá finalizar esta captura si antes no realiza el
registro de las cifras control. Una vez concluido se desplegará automáticamente el reporte de
surtido a servicios por la C.E.Y.E.
4.2 Ajustes
En esta opción se captura la información de ajustes de entrada o salida de la C.E.Y.E. Estos artículos
deben estar en inventario de la C.E.Y.E.
Registrar. Al presionar este botón o la tecla <F4> podrá registrar un ajuste a la C.E.Y.E... Los campos
de captura son los siguientes:
• El primer dato requerido es el número de documento. Si se introduce un número ya existente

se desplegará un mensaje de error.
• En caso de que el número no se haya dado de alta con anterioridad, se procederá a capturar
la información del movimiento con los siguientes datos.
• Clave Presupuestal Unidad: Automáticamente muestra la clave presupuestal de la unidad que
va a registrar el ajuste.
• Fecha: Es la fecha del ajuste y no puede ser posterior a la fecha actual, ni que exceda en un
año hacia atrás a la fecha actual. El formato de la fecha es Día/Mes/Año.
• Tipo de Ajuste: Elegir el tipo de ajuste a realizar, esto se hace a través del Combo que
contiene las opciones de Entrada y Salida.
• Observaciones: Observaciones del motivo del ajuste.
• No. Hoja: Número secuencial que cambia automáticamente luego que se dé por terminada la
hoja cuando se activa el botón de Cifras control.
• Gpo. : Se pide el grupo de suministro a que pertenece el artículo, es un campo de 3
posiciones.
• Gen: Clave genérica del artículo, es un campo con 4 posiciones.
• Esp. : Se pide la clave específica del artículo, es un campo con 4 posiciones.
43
“Artículo no existe en inventario“y se posiciona el cursor en grupo para volver a capturarlo.
• Cantidad: Teclee la cantidad de artículos. Es un campo numérico cuyo valor no puede ser
mayor a la cantidad disponible en existencia, cuando seleccione ajuste de salida.
Antes de terminar los movimientos deberá especificar las cifras control.
• Cifra Control. Este botón se utiliza para cuando se requiere cambiar de hoja (estando dentro
• Terminar. Al presionar este botón podrá finalizar, siempre y cuando las cifras control sean
correctas. No podrá finalizar esta captura si antes no realiza el registro de las cifras control.
Una vez concluido se desplegará automáticamente el reporte de:
-Ajustes de Entrada de la C.E.Y.E.
-Ajustes de Salida de la C.E.Y.E.
4.3 Inventario
En esta función podrá obtener el inventario de los artículos que hay en la C.E.Y.E. Consta de dos
opciones: consulta y reporte. En ambas opciones podemos consultar las existencias del C.E.Y.E., en
forma individual, por grupos o por listado.
44
4.3.1 Consulta
En la consulta podrá ver la información de los artículos que están en el C.E.Y.E.

La pantalla de la consulta del inventario de la CEYE se divide en dos carpetas que son:
1. Carpeta Generales
Para consultar un artículo específico se presiona el botón de <Consulta> o la tecla de función <F1>.
Capture los campos de grupo, genérico, específico, diferenciador y variante en la parte inferior de la
pantalla. A continuación se desplegará la información del artículo solicitado, la cual comprende grupo,
genérico, específico, diferenciador, variante, presentación, unidad de medida, precio unitario y precio
de conversión. Por medio del navegador se logra una consulta secuencial.
2. Carpeta Movimientos
Para consultar un artículo específico se presiona el botón de <Consulta> o la tecla de función <F1>.
Capture los campos de grupo, genérico, específico, diferenciador y variante en las cajas de edición
correspondientes. A continuación se desplegará la información del artículo solicitado, la cual
comprende Existencia inicial, entradas (reaprovisionamiento y ajustes), salidas (surtido a servicios,
ajustes, devolución), existencia final. Por medio del navegador se logra una consulta secuencial.
4.3.2 Inventario Reporte
En esta opción se puede observar los movimientos por grupo de artículos así como sus existencias
en forma de lista.
4.4 Claves con conversión
En esta opción se puede consultar o imprimir los artículos con conversión.

Para consultar el catálogo completo de artículos con conversión presione la tecla <F5> estando en la
pantalla de búsqueda y se desplegará una pantalla que contiene las claves de artículo y descripción
de todos los artículos que tienen conversión.
Reporte:
El reporte contiene los siguientes datos: clave del artículo, descripción, partida presupuestal, unidad
de medida, cantidad de presentación, tipo de presentación, precio unitario y cuadro básico.
45
5. Estadísticas
En esta opción de menú principal se puede consultar diferente información, a continuación se enlistan
los reportes obtenidos.
5.1 Estado del Inventario
En esta opción se presenta la información de inventario, el cual puede ser consultado por un artículo
en específico o en un reporte.
1. Consulta
En esta pantalla podrá consultar en forma individual los artículos existentes en el inventario con su
descripción correspondiente:
Para especificar el artículo que quiere consultar, presione el botón consulta o <F1>. Seguido capture
la clave del artículo: grupo de suministro, genérico, específico, diferenciador y variante.
Los datos del artículo especificado se desplegarán en las cuatro carpetas que componen a esta
pantalla que son:
• Generales
• Existencias
• Entradas
• Salidas
46
Generales.
Muestra los campos que determinan y especifican a un artículo, es decir, su grupo, genérico,
especifico, diferenciador y variante, así como la unidad de medida, presentación, tipo de
presentación, precio unitario y descripción del artículo.
Existencias
Muestra el inventario inicial del artículo, su máximo, su mínimo, consumo, consumo mes anterior,
cantidades del artículo que no están disponibles como los suspendidos, deteriorados o rotos,
caducos, cantidad de artículos disponibles, cantidad solicitada, cantidad recibida, cantidad pendiente
de recibir y existencia final.
Entradas
Muestra las cantidades que han entrado al almacén, así como los conceptos de las mismas:
Remisiones
Traspasos
Devolución C.E.Y.E.
Devolución Servicio
Ajustes
Fuentes Alternas
Centros Médicos
H.G.Z.
Compras Inmediatas
Fecha de la Última Entrada
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Salidas
Muestra las cantidades de las salidas del almacén, así como los conceptos de las mismas:
Surtido a Servicios
Reaprovisionamiento a la C.E.Y.E
Concentración
Traspasos
Bajas
Ajustes
Traspasos Solidaridad
Muestras
Fecha de la Última Salida
2. Reporte
Reportes generados:
Por Grupo: El reporte que se genera será el del grupo de suministro que seleccione. Para consulta
rápida del catálogo de grupos presione <F10>.
Todo: El reporte que se genera contendrá todos los grupos de suministro existentes en la base de
datos.
Una vez determinado el tipo de reporte a generar presione el botón <Preliminar> para desplegar la
pantalla de reporte del grupo o los grupos seleccionados
Para exportar la información a Excel presione el botón <Exportar> con lo cual se abrirá una pantalla
para guardar el documento, hay que seleccionar el directorio donde se desea guardar y escribir el
nombre del archivo.
5.2 Inventario Valorizado
Esta opción genera un reporte general del inventario con importes, es decir, se muestran todos los
artículos, sus existencias y sus precios dando un panorama general del importe del inventario.
5.3 Artículos Fuera de Rango
48
En este menú hay tres opciones:
• Agotados
• Baja Existencia
• Sobre existencia
5.3.1 Agotados
En las estadísticas de los artículos fuera de rango se muestran los artículos que están agotados en
inventario.
Tipo de Reporte:
Total: Todos los Artículos.
Por Grupo: Solo el grupo deseado
Al seleccionar Por Grupo se mostrara en la pantalla el campo para la captura del grupo.
Para ver en pantalla el reporte es necesario presionar el botón <Preliminar F1> o la tecla F1.
5.3.2 Baja Existencia
Los que tienen existencia menor a su mínimo establecido (Baja Existencia).

Tipo de Reporte.
Al seleccionar Por Grupo se mostrara en la pantalla el campo para la captura del grupo.
5.3.3 Sobre Existencia
Aquellos cuya existencia rebasa su máximo establecido (Sobre Existencia):

Los reportes de pueden consultar por:
Reportes:
Reporte de Artículos Agotados
49
Reporte de Artículos con Baja Existencia
Reporte de Artículos con Sobre Existencia
5.4 Estadísticas de Consumo
En esta opción se muestra el informe de los consumos de la unidad, ya sea por mes o dentro de un
rango de 12 meses anteriores a la fecha actual. Dichos consumos pueden ser presentados por
cantidad en piezas del artículo, o bien, en forma de importe monetario. Ambas opciones se describen
a continuación.
5.4.1 Mensual
Muestra el informe del consumo de todos los artículos en la unidad durante un mes en cortes por
grupo.
Los reportes que se pueden generar son:
5.4.1.1 Consumo Mensual de la Unidad: Muestra el detalle de todos los artículos que se
consumieron agrupados por grupo y al final un resumen de todos estos grupos.
5.4.1.2 Mayor Consumo: Al seleccionar esta opción se muestra en pantalla la opción de seleccionar
el número de artículos con mayor consumo durante el mes. De manera predeterminada se muestran
los primeros 10 artículos con mayor consumo, este número se puede cambiar, ya sea capturando el
número dentro de la casilla, o bien con las flechas hacia arriba y hacia abajo hasta llegar al número
deseado.
5.4.1.3 Mayor Importe: Al seleccionar esta opción se muestra en pantalla la opción de seleccionar el
número de artículos de mayor importe que se consumieron durante el mes. De manera
predeterminada se muestran los primeros 10 artículos de mayor importe, este número se puede
cambiar, ya sea capturando el número dentro de la casilla, o bien con las flechas hacia arriba y hacia
abajo hasta llegar al número deseado. El reporte que se genera es el informe de los artículos de
mayor importe.
5.4.2 Anual
50
Muestra la información del consumo de artículos de la unidad en piezas, en un periodo de 12 meses
anteriores a la fecha actual en cortes por servicio. Al elegir esta opción.
5.4.2.1 Consumo por Artículo. Servicio: Al seleccionar esta opción nos permite capturar el Centro
de costos del servicio que deseamos consultar. Muestra el consumo que ha tenido cada artículo
durante los 12 meses anteriores a la fecha actual separados por el tipo de servicio. Si no determina
un tipo de servicio en particular se desplegarán todos los servicios
5.4.2.2 Consumo por Artículo Anual: Desglose de los consumos que ha tenido cada artículo
durante los 12 meses anteriores a la fecha actual
El botón <Preliminar> muestra en pantalla el reporte.
El botón <Exportar> genera un archivo de Excel con la información generada, solicitando el directorio
y el nombre del archivo con el que se desea guardar
5.5 Atención Delegacional
En las estadísticas del suministro delegacional se muestra la información de los artículos que envió el
almacén delegacional a la unidad.
Artículos Negados: Son aquellos que el almacén regional o delegacional no surtió.

Parcialmente Atendidos: Son los artículos que el almacén regional o delegacional surtió de forma
parcial.
Totalmente Atendidos: Son los artículos que el almacén regional o delegacional surtió de acuerdo a
la cantidad solicitada o las necesidades de la unidad.
Resumen General de Suministro: Es la forma concentrada del suministro en artículos y en piezas
Todos: Despliega todos los reportes anteriormente mencionados.
Si se selecciona esta última opción, el sistema mostrara todos los reportes uno tras otro, es decir, al
cerrar el primero se mostrara el segundo, después el tercero y así sucesivamente hasta mostrar todos
los reportes.
5.6 Consumo Proyectado
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En esta opción se observan los máximos mínimos, la existencia, el consumo registrado y el consumo
proyectado.
5.7 Detalle de Movimientos
En esta opción se consulta el detalle de los movimientos realizados, entradas, salidas, saldos, con
información del número de documento y unidad o proveedor.
Los reportes que despliega son:

Por Clave
Por Grupo:
Total: Muestra todas las claves
Diferencias:
5.8 Reportes Especiales
Después de seleccionar el tipo de reporte y los parámetros hay que presionar el botón <Consultar>
para mostrar en pantalla la información correspondiente.
El botón <Imprimir> sirve para mostrar en pantalla el reporte seleccionado después de presionar el
botón <Consultar>.
El botón <Exportar> sirve para generar la información correspondiente al reporte seleccionado en un
archivo de Excel después de presionar el botón <Consultar>
Una vez terminado el proceso muestra una pantalla para seleccionar el directorio y especificar el
nombre del archivo próximo a generar.
5.8.1 Remisiones
a) Por Fecha
Al seleccionar este reporte en la parte derecha superior de la pantalla se muestran las opciones para
especificar la fecha inicial y le fecha final para dicho reporte.
b) Por Clave
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Al seleccionar este reporte en la parte derecha superior de la pantalla se muestran las siguientes
opciones:
Todas las claves
Rango de Claves
En esta última se puede seleccionar del combo una de las siguientes opciones:
Grupo
Clave
Al seleccionar la opción Grupo se debe especificar el Grupo inicial y el Grupo final.

Al seleccionar la opción Clave se debe especificar la clave inicial y la clave final
5.8.2 Surtido a Servicios
Por Fecha
Por Clave
opciones:
Todas las claves
Rango de Claves
Grupo
Clave
5.8.3 Reaprovisionamiento a CEYE
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Por Fecha
Por Clave
opciones:
Todas las claves
Rango de Claves
Grupo
Clave
5.8.4 Movimientos Internos
Entradas
Al seleccionar este reporte en la parte superior de la pantalla se muestran las opciones para
especificar el tipo de movimiento de entrada entre los siguientes:
Todos
016 Traspasos de Entrada
017 Devoluciones de Servicio
018 Ajustes de entrada del Almacén
058 Devoluciones de la CEYE
Salidas
Al seleccionar este reporte en la parte superior de la pantalla se muestran las opciones para
especificar el tipo de movimiento de Salida entre los siguientes:
Todos
028 Traspasos
029 Traspasos IMSS-Oportunidad
54
030 Concentración
031 Muestras
032 Bajas
033 Ajustes
037 A No Disponibles
5.9 Reposición de Inventario
Después de presionar el botón <Preliminar> muestra un reporte con la siguiente información:
6. Cierre.
En esta opción se realizan los diferentes cierres que tiene el sistema que son: Diario y Mensual.
También se podrán generar diferentes reportes como son:
No es posible hacer modificaciones a la información presentada en ninguna de las opciones.
Estas son las opciones con las que cuenta el cierre:
6.1 Fin de Día
En este reporte se muestran todos los movimientos realizados en el día actual y un día anterior,
obteniendo el saldo del mes.
Al presionar el botón <Proceso> se Solicitará una confirmación para iniciar el proceso del cierre.
Para continuar es necesario presionar el botón <Si>, para cancelar el cierre hay que presionar el
botón <No>.
Al contestar de forma afirmativa el proceso se iniciara con la primera parte Generar y Comprimir
Respaldo, y continuara con las otras dos Enviando Consumo y Existencia y Generando Cierre Diario.
55
Solicitará la confirmación para guardar de forma automática el reporte de movimientos, es
recomendable contestar afirmativamente con el botón <Si>.
Independientemente de la respuesta se mostrará en pantalla el reporte del informe de movimientos
diarios. En este reporte podrá identificar el tipo de movimiento y la cantidad por la cual se originó cada
uno de ellos. Los tipos de movimientos son: entradas, ajustes, salidas, traspasos, concentraciones,
bajas, ajustes, actualización al catálogo de artículos, actualización al catálogo de unidades y
movimientos a no disponibles. Los movimientos que aquí se presentan se acumulan para ser
mostrados en el reporte de fin de mes.
6.2 Informe Directivo
Esta opción presenta un resumen de los movimientos que realizó el almacén a la C.E.Y.E., por
ejemplo : atención almacén de unidad a servicios / C.E.Y.E, atención del almacén regional, atención
del almacén delegacional, inventario valorizado, remisión de pedido, claves fuera de rango, situación
contable, cierre mensual y cierre anual. Para cada uno de estos conceptos se despliega la cantidad,
el porcentaje de nivel de atención y el importe.
6.3 Artículos Suspendidos
Esta opción genera un reporte de los artículos que con anterioridad fueron suspendidos. Los datos
que contiene son: clave del artículo, descripción corta, número y fecha del documento de suspensión,
R.F.C. proveedor, número de lote, cantidad y observaciones.
6.4 Movimientos Valorizados
Mediante esta opción se puede consultar los diversos tipos de movimientos de entradas o salidas en
forma valorizada. La pantalla que despliega tiene dos pestañas: entradas y salidas.
1. Entradas
Los movimientos de entrada disponibles son los siguientes:
Entradas
Remisión de Almacén
Fuentes Alternas
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HGZ
Entrega en Unidades
Traspasos
Devoluciones de Servicios
Devoluciones de la C.E.Y.E.
Revalorizaciones (+)
Reclasificación de Grupos (+)
Ajustes del Almacén (+)
Ajustes a la C.E.Y.E
Variación de precios (+)
Todos
2. Salidas
Los movimientos de Salida disponibles son los siguientes:
Salidas
Reaprovisionamiento a la C.E.Y.E.
Consumo de Servicios de Almacén
Consumo de Servicios de la C.E.Y.E.
Traspasos
Concentraciones
Muestras
Bajas
Ajustes del Almacén (-)
Ajustes de la C.E.Y.E. (-)
Variación de Precios (-)
Revalorizaciones (-)
Reclasificación de Grupos (-)
Todos
6.5 Transmisión Contabilidad / Presupuesto
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Mediante esta opción se genera el enlace de los movimientos contables de la unidad para que se
envíen a finanzas Delegacional.
Seleccione el tipo de enlace que va a generar y presione el botón de <Proceso>.
Los tipos de enlace disponibles son los siguientes:
• A Diskette
• En Línea
• A Disco Duro
Si la opción que se selecciona para el proceso es la primera o la última, se generara un archivo

contable que se guardara con el siguiente formato: Clasificación Presupuestal con extensión .ORD.
La ruta se determinara dependiendo del Tipo de Enlace seleccionado, pero se mostrara una pantalla
como la siguiente indicando donde se guardará y como se llamará el archivo.
Al terminar de generar el proceso, despliega el reporte de relación de volantes de codificación como

se muestra en la siguiente imagen.
6.6 Indicadores de Desempeño

En esta opción se calculan los indicadores de desempeño.
Proporcione el número de derechohabientes que dependen del almacén para poder efectuar el
cálculo de los indicadores de desempeño.
Genera el reporte de los indicadores de desempeño del mes en que se están generando.
Genera el reporte de informe indicadores de desempeño histórico.
6.7 Cierre Mensual
• Al presionar el botón <Correr Proceso> se inicia el cierre mensual y deja los archivos limpios
para guardar la información del mes siguiente. Calcula además la cantidad solicitada para el
almacén delegacional. Es indispensable antes de realizar el cierre de mes se realice el cierre
de Fin de día y Transmisión Diaria.
• En caso de no haber generado el cierre diario antes de intentar cerrar el mes se emitirá el
mensaje, no se ha realizado el cierre diario.
58
• Si no hay ningún problema se iniciará el proceso de generación de Respaldo de la base de
Datos, como se puede ver en las siguientes imágenes. Derecha a medio respaldo, izquierda
terminando el respaldo.
• Terminado de Respaldar la base de datos inicial seguirá con la revisión contable.
• Se solicita confirmación para guardar el reporte generado automáticamente. Recomendamos
contestar de forma positiva en la siguiente pantalla.
• Inmediatamente después de cerrar el reporte se mostrara una pantalla realizando depuración
de diferentes datos en la base de datos, aquí unos ejemplos.
• Al terminar con la depuración de la información se mostrara la pantalla en la cual es necesario
Presionar el botón <Correr Proceso> para realizar la Conciliación de Saldos
• Una vez que se presiona el botón se genera el siguiente reporte Conciliación de Saldos.
• Después de cerrar el reporte en necesario presionar el botón <Salir> para continuar.
• Una vez terminado el cierre se muestra la pantalla con el mensaje de Proceso de Cierre
Mensual Terminado.
• Para terminar el sistema realiza otro respaldo con la información después del cierre como se
puede ver en las imágenes superiores.
• Posterior al respaldo ya podemos presionar el botón <Salir> para dar por terminado el proceso
del Cierre Mensual.
59
IX. ALMACÉN DELEGACIONAL.
SISTEMA DE ABASTO INSTITUCIONAL. (SAI)
Proceso de Almacenaje.
En este proceso se consultan los inventarios y se modifican los procesos de almacenaje de los
artículos dentro del Almacén, así como su estado dentro del mismo, pueden ser ordenados por
artículo proveedor y lote, primeras en entradas, primeras salidas, primeras caducidades, primeras
salidas,. Aquí se incluyen las líneas de almacenaje, los movimientos internos, modificación a
caducidades, así como los reportes que generen dichos movimientos:
Para seleccionar las opciones de este menú solo se la da un clic con el mouse a la opción deseada.
1. Líneas de Almacenamiento
En esta opción se manipula el catálogo de líneas de almacenamiento, así como los artículos por
línea, a dichas opciones se tiene acceso mediante la elección de una carpeta.
Datos contenidos:
Línea: Es una cadena de caracteres con 3 posiciones, que por ser un campo llave, no se puede
repetir y es obligatorio para el proceso de Insertar.
Descripción: Contiene la descripción literal de la línea de almacenamiento. Tiene como máximo 50
caracteres, que pueden incluir letras, números y/o espacios en blanco.
En esta pantalla podrá realizar las siguientes funciones para el catálogo de líneas de
almacenamiento:
60
Imprimir. Este botón genera el reporte del catálogo de líneas de almacenamiento que se puede
visualizar en pantalla, mandar a impresión, o bien archivar para su recuperación posterior. La
información que contiene comprende la clave de las líneas de almacenamiento y la descripción literal
de cada una de ellas.
Si se presiona el botón de <Archivar>, permitirá guardar el reporte para imprimirlo posteriormente.
Artículos por Línea
La pantalla de artículos por línea nos dice qué artículos están contenidos en cada línea de
almacenamiento, también permite insertar, buscar o eliminar los artículos de cada línea. El
funcionamiento de la pantalla se describe a continuación.
Imprimir. Este botón imprime el reporte de líneas con artículos asignados. Para ello muestra una
ventana como la siguiente, en la que se deberá elegir entre todas las líneas o solamente la línea en la
que está posicionado el puntero del grid.
El reporte que se genera es el siguiente:
Reporte de Todas las Líneas
Los datos que despliega son: clasificación presupuestal, grupo de suministro, grupo, genérico,
específico, diferenciador, variante, descripción, unidad de presentación, presentación y unidad de
medida.
Reporte de una línea en específico.
Los datos que despliega son: clasificación presupuestal, grupo de suministro, grupo, genérico,
específico, diferenciador, variante, descripción, unidad de presentación, presentación y unidad de
medida.
Si se presiona el botón de <Imprimir>, enviará el reporte a la impresora. La pantalla que se despliega
es la siguiente:
Si se presiona el botón de <Archivar>, permitirá guardar el reporte para imprimirlo posteriormente.
61
2. Asignación masiva de líneas
Esta opción nos permite asignar línea de almacenamiento por grupo de suministro de todos sus
artículos.
3. Movimientos Internos de Almacén
Esta opción nos permite registrar el cambio de estado de los artículos dentro del almacén, ya sea por
condición suspensiva o propiedad IMSS.
Los campos que se manejan son los siguientes:
Artículo: Capture el grupo, genérico, específico, diferenciador y variante del artículo a mover o si
necesita consultar la lista de los campos anteriores presione la tecla <F1>. Una vez terminada la
captura se desplegará la descripción del artículo seleccionado.
Opciones:
Tipo de Existencia: Seleccione el tipo de existencia del artículo especificado, entre propiedad IMSS
o condición suspensiva. Una vez terminada la captura de datos se desplegará en el grid de la pantalla
el inventario de dicho artículo. Los datos que despliega el grid son:
Grid de Lotes: Se despliega información referente al RFC y nombre del proveedor, lote, caducidad,
cantidad disponible, cantidad suspendida, cantidad deteriorada, cantidad caducada, cantidad del
artículo que se encuentra en trámite de baja, cantidad de diferencia en inventario, cantidad télex.
Totales: De cada columna de cantidades del grid se desplegará la sumatoria de la cantidad de todos
los lotes del artículo.
Para modificar el estado del lote presione doble clic en el renglón al que corresponde el movimiento.
El siguiente paso es marcar el estado de existencia del artículo que va a mover y el estado en el que
lo va a dejar, esto haciendo clic en el grupo de opciones que tienen el encabezado Mover De y Mover
A. Bajo las siguientes restricciones:
Tipo de existencia propiedad IMSS:
De: A: Cantidad:
Disponible* Suspendido Cantidad total del lote
Deteriorado Cantidad total o parcial del lote
Caduco Cantidad total del lote.
Suspendido* Disponible Cantidad total del lote
Deteriorado Cantidad total o parcial del lote
Deteriorado Disponible Cantidad total o parcial del lote
62
Trámite de baja Cantidad total del lote
Caducado Disponible Cantidad total o parcial del lote
Trámite de Baja Cantidad total
Trámite de baja Disponible Cantidad total del lote
Diferencia de inventario Disponible Cantidad total del lote
Suspendida Cantidad total del lote
Deteriorada Cantidad total del lote
Trámite de baja Cantidad total del lote
Télex Disponible Cantidad total del lote
Suspendido Cantidad total del lote
Tipo de existencia de condición suspensiva:
De: A: Cantidad:
Disponible* Suspendido Cantidad total del lote
Suspendido* Disponible Cantidad total del lote
*Para los casos de disponible y suspendido se habilitará la opción de todos los lotes del proveedor
seleccionado.
Si se requiere capturar cantidad parcial del lote, se deberá capturar la cantidad en el espacio
designado.
Al activar el botón de <Aceptar> se realiza el movimiento de las cantidades del artículo entre los
estados de existencia seleccionados, por la cantidad especificada, y de los lotes del artículo /
proveedor especificados.
Si por el contrario, se activa el botón de <Cancelar>, el movimiento se anula, dando oportunidad de

capturar uno nuevo.
4. Modificación a Caducidades
En esta opción permite actualizar la fecha de caducidad de los artículos por lote / proveedor para las
existencias de propiedad del IMSS o de condición suspensiva.
63
Los datos que se reflejan son:
Artículo: Capture el grupo, genérico, específico, diferenciador y variante del artículo a modificar
caducidades o si necesita consultar la lista de los campos anteriores presione la tecla <F1>. Una vez
terminada la captura se desplegará la descripción del artículo seleccionado.
Tipo de Existencia: Seleccione el tipo de existencia del artículo especificado, entre propiedad IMSS
o condición suspensiva. Una vez terminada la captura de datos se desplegará en el grid de la pantalla
el inventario de dicho artículo. Los datos que despliega el grid son:
Grid de Lotes: Se despliega información referente al RFC y nombre del proveedor, lote, caducidad,
cantidad disponible, cantidad suspendida, cantidad deteriorada, cantidad caducada, cantidad del
artículo que se encuentra en trámite de baja, cantidad de diferencia en inventario, cantidad télex.
Totales: De cada columna de cantidades del grid se desplegará la sumatoria de la cantidad de todos
los lotes del artículo.
Para modificar la caducidad del lote presione doble clic en el renglón al que corresponde el
movimiento. Se desplegará el RFC del proveedor en la parte inferior de la pantalla y podrá modificar
el lote y la fecha de caducidad:
Lote: Teclee el número o clave que identifica al lote.
Fecha de Caducidad: Nueva fecha de caducidad, la cual debe ser posterior al día de hoy.
Para confirmar las modificaciones presione <Aceptar> y podrá ver el registro en el grid. Si desea
anular el movimiento presione <Cancelar> y podrá capturar un nuevo movimiento.
5. Devolución de Diferencias de Inventario
Esta opción se utiliza para cambiar el estado de un artículo marcado como diferencia de inventario a
inventario disponible, esta diferencia es resultante de la cancelación o modificación a una preparación
de embarque.
64
En esta pantalla aparece una lista con todos los lotes con diferencia de inventario, en la cual se debe
seleccionar un lote, varios o todos, para determinar cuáles son lotes a devolver a inventario
disponible.
Para seleccionar un lote o varios haga clic con el mouse en los lotes deseados. Para seleccionar
todos los lotes simultáneamente, presione el botón: seleccionar todos los lotes
Una vez que se han seleccionado los lotes a devolver, presione el botón: devolver a inventario.
6. Carga de Catálogo de Ubicaciones
En esta opción se realiza la carga inicial del catálogo de ubicaciones, determinando el tipo de
almacenamiento, el número de filas por almacenamiento y el número de torres por fila. La pantalla de
trabajo es la siguiente:
7. Catálogo de Ubicaciones
En esta opción se permite insertar, cambiar, buscar e imprimir el catálogo de ubicaciones.
8. Análisis de Movimientos
En esta opción se genera el reporte de los movimientos del almacén. Este reporte tiene como saldo
inicial las cifras resultado del inventario nacional y puede ser extraído por:
Artículo.
Grupo de Suministro.
Línea de Almacenamiento.
Proveedor / Unidad.
 Artículo
Capturar el artículo que marca el inicio y el artículo que marca el final del rango que se incluirá en el
reporte de análisis. Capture el rango inicial y final de fechas de las cuales desea el reporte.
Seleccione como desea su información: con lotes, sin lotes o bien con cantidades valorizadas. Una
vez determinado el rango del reporte presione el botón de: Imprimir
Reportes:
65
Reporte de Artículo con Lotes
Los datos que contiene este reporte son: grupo de suministro, tipo de movimiento, clave y descripción
del artículo, presentación, precio unitario uniforme, número de documento, unidad/ proveedor, fecha,
entradas, salidas, saldo, y el detalle de los lotes (proveedor, número de lote, fecha de caducidad,
cantidad), existencia inicial y final.
Reporte de Artículo sin Lotes
existencia inicial y final, entradas, salidas, saldo.
Reporte de Artículo Valorizado
entradas, salidas, saldo (en cantidad e importes), existencia inicial y final.
 Grupo Suministro
Capture la clave del grupo de suministro del cual desea generar el reporte o presione <F1> para
consultar la lista de grupos de suministro. Una vez determinado el grupo de suministro la descripción
de este se desplegará en el campo correspondiente. Capture el rango inicial y final de fechas de las
cuales desea el reporte. Seleccione como desea su información: con lotes, sin lotes o bien con
cantidades valorizadas y presione el botón de: Imprimir.
Reporte de Grupo de Suministro con Lotes
Reporte de Grupo de Suministro sin Lotes
66
existencia inicial y final, entradas, salidas, saldo.
Reporte de Grupo de Suministro Valorizado
 Línea de Almacenamiento
Capturar la clave de la línea de almacenamiento del cual desea generar el reporte o presione <F1>
para consultar la lista de líneas de almacenamiento. Una vez determinada la línea de
almacenamiento la descripción de esta se desplegará en el campo correspondiente. Capture el rango
inicial y final de fechas de las cuales desea el reporte. Seleccione como desea su información: con
lotes, sin lotes o bien con cantidades valorizadas y presione el botón de: Imprimir
Reportes:
Reporte de Línea de Almacenamiento con Lotes
Reporte de Línea de almacenamiento sin Lotes
entradas, salidas, saldos, existencia inicial y final.
Reporte de Línea de almacenamiento Valorizado
67
 Proveedor / Unidad
Capturar la clave del proveedor o de la unidad del cual desea generar el reporte o presione <F1> para
consultar la lista de proveedor / unidad. Una vez determinado el proveedor / unidad la descripción de
este se desplegará en el campo correspondiente. Capture el rango inicial y final de fechas de las
cuales desea el reporte. Seleccione como desea su información: con lotes o sin lotes. Una vez
determinado el tipo de reporte presione el botón de: Imprimir
Reportes:
Reporte de Proveedor /Unidad con Lotes
Los datos que contiene este reporte son: tipo de movimiento, clave y descripción del artículo,
presentación, precio unitario uniforme, número de documento, unidad emisora, fecha, entradas y
salidas (en monto y cantidad), el detalle de los lotes (proveedor, número de lote, fecha de caducidad,
cantidad), existencia final.
Reporte de Proveedor / Unidad sin Lotes
Los datos que contiene este reporte son: tipo de movimiento, clave y descripción del artículo,
presentación, precio unitario uniforme, número de documento, unidad emisora, fecha, entradas y
salidas (en cantidad y montos), existencia final.
Para cualquiera de los reportes anteriores, si se presiona el botón de <Imprimir>, enviará el reporte a
la impresora.
Si se presiona el botón de <Archivar,> permitirá guardar el reporte para imprimirlo posteriormente.
9. Reportes de Movimientos
Esta opción genera reportes de los movimientos del almacén, según los parámetros que le sean
especificados. Los tipos de reporte son:
68
Artículos en Trámite de Baja Artículos Caducos Artículos a Caducar
Artículos Suspendidos Artículos no Disponibles
Artículos Deteriorados Artículos sin Movimiento
De cada uno de los reportes anteriores deberá especificar el tipo de existencia:

Propiedad IMSS.
Condición Suspensiva.
Y el rango de selección:
Rango de Artículos.
Grupo de Suministro / Partida Presupuestal.
Grupo / Línea de Almacenamiento.
Determine el tipo de los artículos a reportar, el tipo de existencia y el rango de selección.
Seleccione el criterio de rangos: de la clave inicial del artículo, a la clave final del artículo. Una vez
determinadas las claves de los artículos se desplegarán en pantalla las descripciones de cada uno de
ellos.
Reporte de Artículos en Trámite de Baja, propiedad IMSS por Rango de Artículos.
Los datos que contiene son los siguientes: grupo de suministro, clave y descripción del artículo, RFC
del proveedor, descripción del proveedor, número de lote, fecha de caducidad, fecha de movimiento,
cantidad, importe, total por grupo y total general.
Determine el tipo de los artículos a reportar, el tipo de existencia y el rango de selección.
Reporte de Artículos Suspendidos, propiedad IMSS por Grupo de Suministro/Partida

Presupuestal.
Los datos que contiene son los siguientes: grupo de suministro, partida presupuestal, clave y
descripción del artículo, RFC del proveedor, descripción del proveedor, número de lote, fecha de
caducidad, fecha de movimiento, cantidad suspendida, importe, total por artículo y total general.
Determine el tipo de artículos a reportar, el tipo de existencia y el rango de selección.
69
Reporte de Artículos Deteriorados, propiedad IMSS por Grupo / Línea de Almacenamiento.
Los datos que contiene son los siguientes: grupo de suministro, clave y descripción del artículo, línea,
RFC del proveedor, descripción del proveedor, número de lote, fecha de caducidad, fecha de
movimiento, cantidad suspendida, importe, total por línea y total general.
Determine los artículos a reportar, el tipo de existencia y el rango de selección.
Reporte de Artículos Caducados, propiedad IMSS por Rango de Artículos
Los datos que contiene son los siguientes: clave y descripción del artículo, RFC del proveedor,
descripción del proveedor, número de lote, fecha de caducidad, cantidad e importe de artículos
caducados en el mes, cantidad total e importe de artículos caducados, total por artículo, total por
grupo y total general.
Determine los artículos a reportar, el tipo de existencia y el rango de selección. Para el rango de
grupo de suministro / partida presupuestal se desplegará la siguiente pantalla:
Reporte de Artículos no Disponibles, propiedad IMSS por Grupo de Suministro / línea de

almacenamiento.
Los datos que contiene son los siguientes: línea, grupo de suministro, clave y descripción del artículo,
precio unitario uniforme, RFC del proveedor, descripción del proveedor, número de lote, fecha de
caducidad, cantidad suspendida, cantidad caducada, cantidad deteriorada, cantidad en trámite de
baja, diferencia de inventario, télex, cantidad total, importe, total por artículo y total general por grupo.
Determine los artículos a reportar, el tipo de existencia y el rango de selección.
Reporte de Artículos sin movimiento, propiedad IMSS por Grupo / Línea de Almacenamiento.
Los datos que contiene son los siguientes: grupo de suministro, rango de líneas de almacenamiento,
clave y descripción del artículo, precio, CPM, línea, RFC del proveedor, descripción del proveedor,
número de lote, fecha de caducidad, ultima entrada, última salida, días sin movimiento, existencia
disponible, importe, total por artículo y total por línea.
Determine los artículos a reportar, el tipo de existencia y el rango de selección. Para el rango de
rango de artículos se desplegará la siguiente pantalla:
70
Reporte de Artículos a caducar entre hoy y el día, propiedad IMSS por rango de artículos.
Los datos que contiene son los siguientes: rango de clave de artículos, clave y descripción del
artículo, precio, CPM. CPD, RFC del proveedor, descripción del proveedor, número de lote, fecha de
caducidad, última entrada, última salida, existencias, meses vida útil, cobertura, cantidad a caducar,
importe, total por artículo y total general.
Para cualquiera de los reportes anteriores, si se presiona el botón de <Imprimir>, enviará el reporte a
la impresora.
Si se presiona el botón de <Archivar> permitirá guardar el reporte para imprimirlo posteriormente.
10. Consulta de Existencias - Lote
Esta opción se utiliza para realizar consultas de las existencias en los lotes que están registrados,
según una clave de artículo dada.
Los datos de que se compone son los siguientes:
• Grupo: Clave del grupo del artículo. Al presionar la tecla <F1> despliega la lista de ayuda de
grupos.
• Genérico: Clave del genérico del artículo. Al presionar la tecla <F1> despliega la lista de ayuda
de genéricos.
• Específico: Clave del específico del artículo. Al presionar la tecla <F1> despliega la lista de
ayuda de específicos.
• Descripción: Recuadro para la descripción del artículo.
• Grid de lotes registrados: Este grid despliega la información de los lotes registrados que
contienen esa clave de artículo. Contiene la clave del artículo, número de lote, cantidad,
estado del lote, RFC y razón social del proveedor, propiedad, línea, localidad, fecha de
caducidad, fecha de fabricación, fecha de recepción, presentación, cantidad de presentación,
indicación de si es un artículo suministrable, indicación de si pertenece a cuadro básico, nivel
de compra y tipo de adquisición.
11. Consulta de existencias - proveedor
Esta opción se utiliza para realizar consultas de las existencias en los proveedores que están
registrados, según una clave de artículo dada.
Esta pantalla se compone de cuatro carpetas las cuales son:
Existencias Cuadro Básico, Existencias Fuera de Cuadro Básico, Proveedor y Movimientos.
La información que aparece es la siguiente:
Grupo: Clave del grupo del artículo. Al presionar la tecla <F1> despliega la lista de ayuda de grupos.
Genérico: Clave del genérico del artículo. Al presionar la tecla <F1> despliega la lista de ayuda de
genéricos.
71
Específico: Clave del específico del artículo. Al presionar la tecla <F1> despliega la lista de ayuda de
específicos.
Diferenciador: Clave del diferenciador del artículo. Al presionar la tecla <F1> despliega la lista de
ayuda.
Variante: Clave de la variante del artículo. Al presionar la tecla <F1> despliega la lista de ayuda.
Una vez digitada la clave del artículo y presione el botón de <Aceptar> y aparece la siguiente
pantalla:
La clave seleccionada desplegara la información contenida a través de las diferentes carpetas de la

consulta de existencias proveedores: A) Exist. C.B. y Suminist, B) Existencia por Artículo, C)
Proveedor y D) Movimientos:
X. INVENTARIO
1. Definición
Lista detallada, descriptiva y desglosada de artículos con la clave, cantidad y valor de cada uno de
ellos indicadas como disponible en un momento determinado.
2. Objetivo
Determinar las existencias físicas reales de los bienes de consumo y, en su caso, los bienes de
inversión en las unidades almacenarias, así como el valor de las mismas.
72
3. Tipos de inventario.
Inventario físico: Es el inventario físico de la totalidad de los bienes en una sola etapa.
Es la acción física de certificar por medio de recuentos las existencias de artículos, Verificación
periódica en las unidades almacenarías a efecto de comprobar el grado de eficiencia en los sistemas
de control administrativo, el manejo de los materiales, el método de almacenaje y el aprovechamiento
de espacio en el almacén. Por lo regular se practica anualmente la torna o levantamiento físico de
inventario de los bienes de consumo del IMSS
Inventario físico rotativo: Es el inventario físico programado por etapas periódicas de determinados
bienes hasta lograr tener la comprobación física de todos los bienes en el lapso de un año.
Inventario físico selectivo: Es el inventario físico programado por etapas periódicas de

determinados bienes escogidos al azar con el objetivo de evaluar de manera inmediata la
confiabilidad de los controles y sistemas.
4. Fases.
Consta de tres fases que son: preparativo, desarrollo y resultado.
Con el propósito de obtener una óptima toma de inventario físico, será necesario que las actividades
que se citan a continuación se realicen con toda oportunidad en los diferentes niveles de
responsabilidad, para asegurar los mejores resultados del inventario.
a) Preparativo
• Difusión del calendario de inventario.
• Nombramiento del coordinador de inventario
• Adecuado acomodo de artículos.
• Elaboración de la documentación y envío total de los artículos surtidos.
• Programa especial de reaprovisionamiento para tiempo de inventario.
• Registro total de la documentación que origina movimientos.
• Depuración de la cuenta de tránsitos.
• Revisión, verificación y corrección de la "Cuenta 13 de inventario", antes del cierre contable
que corresponde a la fecha de inventario.
• Obtención anticipada de los marbetes mecanizados de toma de inventario, con los datos
correctos del artículo, utilizando para ello el formato "Marbete para inventario físico"
• Elaboración de la documentación y trámite correspondiente para dar de baja los artículos
obsoletos.
b) Desarrollo
• Colocación del "Marbete para inventario físico" para cada artículo.
Nota: Se elaboran todos los marbetes necesarios, pero puede suceder que el artículo se encuentre en más de un
lugar o en estibas, de ser así se elaborará un marbete adicional por cada lugar donde exista el mismo artículo .
• Se dejan pendientes en el marbete los espacios correspondientes a cantidades e iniciales.
73
• Después de poner todos los marbetes se realiza el primer conteo y se anota la cantidad
resultante, así como las iniciales de quien contó.
• Se notifica al coordinador del inventario el término del primer conteo para ponerse de acuerdo
con el supervisor, quien dirá en qué momento se levantarán los marbetes del primer conteo.
• Se separa y se concentra el primer conteo, se organiza al personal para realizar el segundo
conteo, cuidando que no sean las mismas personas.
• Se realiza el segundo conteo y se anota la cantidad de artículos, así como las iniciales de
quien lo llevó a cabo.
• Se notifica al coordinador del inventario el término del segundo conteo y éste, a su vez, se
pone de acuerdo con el supervisor para realizar las supervisiones correspondientes.
• Se realiza la supervisión de los conteos y nuevamente se anotan las iniciales, si son correctas
las cifras.
• Se levantan los marbetes, dando por terminado los conteos, éstos los concentra el
coordinador del inventario.
• Se coteja el segundo conteo contra el primero, verificando que sean iguales.
• En caso de discrepancia o error se realiza un tercer conteo, se tacha la cantidad con una cruz
y se anota la correcta.
• Los artículos que se deterioran durante el inventario se consideran como existencias y al

finalizar el inventario se tramita su baja.
c) Resultado
• El coordinador del inventario se encarga de concentrar los marbetes y entregarlos al área

correspondiente.
• Se inicia la elaboración de informes con base en los resultados del inventario, con lo cual se
determinan las existencias y su valor, lo que nos da el nivel de inversión. Las deficiencias y/ o
bondades del sistema nos permiten actualizar registros, todo esto de acuerdo con los datos de
los marbetes del segundo conteo.
• Los marbetes del primer conteo se quedan en el área de almacenamiento, ya que nos sirven
como base para el registro de cantidades en los marbetes de casillero y las cifras de estos son
el inventario inicial.
XI. MANEJO SEGURO DE MONTACARGAS
Una actividad muy importante es proteger al personal contra los accidentes de trabajo, son vidas
humanas y material costoso que se puede dañar, es por ello que se debe conocer de una manera
general los conceptos que se presentan, se pone el ejemplo de un equipo especial: el montacargas,
pero son aplicables sus conceptos a cualquier equipo que se utilice en el Almacén.
1. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS RELACIONADOS CON LA OPERACIÓN DE

MONTACARGAS.
La identificación de riesgos es la parte más importante para prevenirlos, ya que manejamos

materiales; debemos identificar los riesgos que la carga misma representa antes de moverla.
Regla No. 1 de la operación de montacargas: Perciba el riesgo y perciba el equilibrio del
beneficio/perdida de su acción.
74
2. ELEMENTOS GENERADORES DE RIESGOS RELACIONADOS CON LA OPERACIÓN DE
MONTACARGAS.
1) La carga
2) El área donde se circula
3) El operador
4) El montacargas
Carga.
Algunos de los riesgos que representa son:

• Físicos
• Peso
• Inestabilidad
• Fragilidad
• Volumen
• Químicos
• Inflamabilidad
• Reactividad
• Corrosividad
• Toxicidad
Área Donde se Circula.
• Falta de señalamientos
• Falta de limpieza
• Objetos colocados fuera de su lugar
El Operador.
Los riesgos generados por el operador tienen como origen:
• Sus conocimientos
• Su habilidad
• Su actitud
El Montacargas.
Riesgos generados por:

• Operación inadecuada
• Mantenimiento inadecuado
• Mal manejo de artículos
• En muchos de los casos, el manejo de artículos está relacionado con la operación del
montacargas, por lo que para evitar pérdidas o maltrato de los mismos hay que manejar este
equipo con sumo cuidado.
75
3. ACTIVIDADES MÁS FRECUENTES PARA LAS QUE SE UTILIZA UN MONTACARGAS.
• Estibar. Es colocar los artículos de manera que ahorren espacio, no significa encimar
materiales.
• Transportación de materiales de mayor peso y volumen.
4. CONSIDERACIONES.
La preparación de la carga que se moverá puede presentar riesgos.

Una mala distribución de la carga en la tarima, puede afectar la estabilidad del montacargas.
Mantenga las piezas de carga más pesadas cerca de la torre de elevación.
NUNCA se desplace con la carga elevada más de lo necesario
Dos a cuatro pulgadas del suelo, es una distancia segura
Los montacargas están diseñados para desplazarse con cargas
Los montacargas sin carga posiblemente puedan volcarse, debido a que el peso del contrapeso es
muy elevado.
Es tan importante conducir con seguridad un montacargas sin carga como uno cargado.
5. PLACA DE INFORMACIÓN TÉCNICA

La mejor fuente de información básica respecto a la capacidad y otras características de operación de
montacargas está indicada en su montacargas, en la placa que fue colocada por el fabricante.
6. REGLAS DE OPERACIÓN SEGURA

El montacargas tiene la característica de hacer varios movimientos.
Bajar y subir las horquillas
Moverse hacia delante o hacia atrás
Mover la torre de elevación--- Sólo haga uno a la vez
No use el mecanismo de elevación para subir personal
Mantenga los brazos y piernas dentro del vehículo
Ceda el paso al personal a pie
Mantenga su vista en la dirección a la que se dirige
Disminuya la velocidad en áreas resbalosas
Disminuya la velocidad al dar vuelta, sin importar si está lleno o vacío
Reporte cualquier carga o estiba inestable
7. MANIOBRAS ESPECIALES
Circulación.
Identifique los riesgos de las áreas donde circula.

En rampas inclinadas, asegúrese de subir con la carga al frente y bajar en reversa.
Maneje en reserva cuando la carga le impida la visibilidad.
Carga de Camiones
Asegúrese de contar con una rampa adecuada de acceso a camiones.

Asegúrese que el piso del camión soportará el peso de su montacargas
Asegúrese que las calzas de las llantas están colocadas.
8. INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO
76
El montacargas es un equipo que por el riesgo que representa su operación, debe estar en
magníficas condiciones de funcionamiento y eso sólo se logra mediante la inspección diaria y el
mantenimiento preventivo.
La lista de inspección diaria del montacargas se debe utilizar antes de principiar el turno y al
terminarlo.
9. CONCLUSIONES.
Sólo la responsabilidad del operador profesional puede asegurar la prevención de pérdidas por
accidentes relacionados con la circulación del montacargas.
77

2a OFICIAL DE ALMAC N 11-2016

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MATERIAL DIDÁCTICO

PARA LOS ASPIRANTES

VI. CONTROL DE INVENTARIOS .................................................................................... 14

3. MECANISMOS PARA CONTROL DE INVENTARIOS .............................................. 14

VII. ALMACÉN DE UNIDAD MÉDICA ................................................................................ 17

1.3 CALENDARIO DE RESURTIDO Y MÁX. Y MÍN. CPM ..................................... 25

XI. MANEJO SEGURO DE MONTACARGAS ................................................................... 75

Administración es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

La Administración es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección

Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos.

Integración de las actividades de partes independientes de una organización con el objetivo de

Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la función de

 La administración de almacenes y el control de los inventarios son conocimientos y funciones

 La función de almacenamiento se enfoca a dos aspectos principales:

 La segunda función se refiere al hecho de mantener siempre en correspondencia las existencias

Es el área donde se reciben, custodian, guardan, almacenan, controlan y despachan bienes de

El sistema automatizado de información utilizado en el IMSS es el Sistema de Abasto Institucional

Unidades almacenarias en el IMSS:

Los almacenes centrales, delegacionales y de unidades médicas dependen normativamente de la

4. FUNCIÓN DEL ALMACÉN

5.1 Nivel de Inversión.

 Ejemplos de entrada en almacén delegacional, UMAE o almacén central.

 Procesos en almacén delegacional, UMAE o Almacén central para ingreso de artículos en

 Ejemplos de entrada en almacén de unidades.

 Ejemplos de salida en almacén delegacional, UMAE o almacén central.

 Ejemplos de salida en almacén de unidades.

• Evitar el exceso o la falta de artículos.

2.2. Control de Existencias

2.3. Existencia Actual

2.4. Existencia No Disponible

3. MECANISMOS PARA CONTROL DE INVENTARIOS

Las Coordinaciones de Abastecimiento y equipamiento delegacional serán las encargadas de definir

3.5 Control de Caducidades

Para el control de caducidades se utiliza el formato "Registro de control de caducidades", en este

Las actividades a realizar son:

• Revisar mensualmente el "Registro de control de caducidades", identificando las claves y lotes

3.6. Control de Cámaras Frías

• Los Jefes de la Coordinación de Abastecimiento y Equipamiento a nivel delegacional y el

• Los Departamentos de Conservación y Servicios Generales en Delegaciones y UMAE y Jefes

3.7 Tiempo de permanencia de los productos biológicos (inventario):

• Nivel central hasta 12 meses.

1. Actividades del Personal de Almacén de Unidad Médica

 Verificar los artículos al momento de la recepción, realizando el conteo y revisión en presencia

 Posterior a la recepción emitirá el Alta correspondiente.

 Deberá acomodar los bienes al momento de su recepción.

 Verificar al momento de su recepción los bienes de consumo entregados en empaques

 Dar el tratamiento a los bienes que requieren de refrigeración, en estricto apego a lo

 Suministrar los bienes que se encuentren en calidad de suspendidos, de acuerdo a las

 Proporcionar por escrito en los cierres mensuales, al personal de puestos superiores de la

 Abastecer suficiente y oportunamente al Almacén a Granel y a la Central de Equipos y

 Verificar que toda solicitud de “Reaprovisionamiento y control de material a servicios en

 Respetar las fechas establecidas en el calendario de resurtido, emitido por el Almacén

 Recibirá solicitud de reaprovisionamiento por parte del Almacén a Granel y la Central de

El Subsistema de Almacén de Unidad Médica es una herramienta que permite administrar el

 Estandarizar los criterios Normativo y Operativo

Una vez que se registró el Administrador en el sistema es necesario actualizar la contraseña.

Para ingresar es necesario introducir la matrícula y la contraseña asignada por el administrador.

1. Longitud mínima de 8 caracteres.

No se podrán utilizar contraseñas anteriores

Utilerías, procesos especiales y enlaces no se verán en este material.

1.1.1 Actualización al catálogo

Existen dos maneras de realizar la actualización al catálogo:

a) En línea: Modulo SAI-AUM (Menú Principal) Catálogos →Artículos → Actualización del