Bogotá D.C.

22 de abril de 2022

Asunto: Informe básico de labores por parte del auxiliar administrativo.

Introducción.
Maxconstrucciones es una empresa dedicada a la dirección y elaboración de proyectos,
fundamentados en las necesidades básicas de mejoramiento constructivo del grupo empresarial
Maxicassa, por este motivo se compone de un equipo de trabajo que aporta la facilidad de gestionar,
administrar, dirigir y desempeñar las labores necesarias para la satisfacción y cumplimiento de los
mismos.
El equipo de trabajo cuenta con, un arquitecto encargado de la administración, programación
coordinación de proyectos y cronogramas de obra, un coordinador de presupuestos obras y
contratos, encarda do del área presupuestal, y un auxiliar administrativo.
A continuación, se describirá labores, actividades y responsabilidades del auxiliar administrativo de
la compañía.

1. Manejo de proveedores

1.1 Recolección y administración de información básica de proveedores para la gestión de

órdenes de compra. (Nombres, teléfonos, direcciones, Nit y/o CC, correo, etc.)
1.2 Cotizaciones de suministros teniendo en cuenta el presupuesto del correspondiente
proyecto, buscando el equilibrio económico y la calidad entre ambos.
1.3 Cotizaciones de mano de obra y prestación de servicios, haciendo el comparativo con el
correspondiente presupuesto del proyecto, teniendo en cuenta precios y calidad.
1.4 Control, tratamiento y verificación de documentos para la elaboración de órdenes de
compra.
1.5 Gestión documental de proveedores para la elaboración de base de datos por parte del
área contable. (Rut, cámara y comercio, cedula del representante legal, etc.)

2. Gastos, compras y anticipos.

2.1 Elaborar órdenes de compra de los insumos necesarios para la ejecución de los diversos
proyectos y/o necesidades de los mismos.
2.2 Tramitar al coordinador contable cortes y memorias de cálculo de las correspondientes
obras.
2.3 Autorización y firma de documentos dirigidos al área contable, por parte del
coordinador de presupuestos obras y contratos, arquitecto y jefe financiera, para
continuar con el correspondiente conducto regular de la orden de compra.
2.4 Verificar y registrar todos los documentos contables como facturas, órdenes de compra,
memorias de cálculo, cortes de obra, legalizaciones, viáticos, diseños, anticipos,
contratos y demás documentos que sean tramitados por el coordinador de contabilidad.

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 3. Documentos y gestión.

3.1 Elaboración conjunta de presupuestos con el coordinador de presupuestos, obras y

contratos, realizando comparativos de precios y valores de insumos.
3.2 Tramitar solicitudes dirigidas al área de jurídica, con respecto a contratos.
3.3 Control y tramite de documentación de la empresa Maxcontrucciones con respecto a
proveedores, solicitudes de compra y demás acciones documentales.
3.4 Elaboración de cuadros comparativos de cotizaciones, teniendo en cuenta el precio, las
necesidades básicas de la labor a realizar, el cumplimiento y la calidad.
3.5 Seguimiento de proyectos para la realización asertiva de órdenes de compra
correspondientes y faltantes o imprevistos de los mismos.
3.6 Organización y control de las carpetas, brochure de proveedores y cotizaciones,
documentación de proyectos anteriores y proyectos actuales.

4. Archivo virtual

4.1 Elaboración de base de datos de proveedores, cuenta con documentos básicos e

información total y detallada de los mismos.
4.2 Organización y control de documentos por proyectos y necesidades de la empresa.
4.3 Control y gestión de documentos entregados y soportes de pago diarios.

ACTIVIDADES DEL MES

 Elaboración, gestión y tramite de diversas órdenes de compra para los proyectos de

Inovvapack Soacha, Pegomax Malambo y Soacha.
33 12/04/2022 OT $ 3,000,000 Calculo y diseño hidrosanitario Jenny Guliver O.
Documentos entregados de Maxconstrucciones.
34 13/04/2022 TipoOT
de $ 2,007,233 Diseños Magangue Jenny Jorge Naval
# Fecha de elaboración Valor Descripción del documento Entrega Recibió
35 13/04/2022 documento
OT $ 2,412,020 Rediseños Magangue Jenny Jorge Naval
19
36 01/03/2022
18/04/2022 OC
MC $$ 6,087,844
818,720 pagoSibate
diseños Proelectricos
(Victor Ayala) Jenny
Jenny Guliver
GuliverO.O.
20 01/04/2022 OC $ 2,116,551 Pago a NP Jenny Guliver O.
37 18/04/2022 MC $ 7,799,784 Malambo Jenny Guliver O.
21 04/04/2022 CO $ 574,126 Reparacion electrica Jenny Guliver O.
38 18/04/2022 V $ 960,000 Viaje a Barranquilla Ignacio Jenny Guliver O.
22 04/04/2022 CO $ 1,287,045 Reparacion electrica Jenny Guliver O.
39
23 19/04/2022
05/04/2022 OCLV $-$ 228,620 Pago facturas
1,693,370 Viaticos
(Eje Equipos) Jenny
Jenny GuliverNaval
Jorge O.
40
24 19/04/2022
05/04/2022 OCOT $$ 2,007,233
4,750,000 Diseños Magangue
Victor Ayala B Jenny
Jenny Jorge Naval
Guliver O.
41 19/04/2022 OT $ 2,412,020 Transporte
Rediseñosde Magangue
escombros Jenny Jorge Naval
25 05/04/2022 CO $ 174,400 Jenny Guliver O.
Equipo Hidroneumatico
(retroexcavadora)
42 20/04/2022 OC $ 750,000 Jenny Jorge Naval
26 05/04/2022 OC $ 174,400 (Soacha)
Retiro de escombros Jenny Guliver O.
43 20/04/2022 OT $ 2,007,233 Diseños Magangue Jenny Jorge Naval
44 20/04/2022 OT $ 2,412,020 Rediseños Magangue Jenny Jorge Naval
27 08/04/2022 OC $ 1,065,000 Compra de tanques a Sibate Jenny Guliver O.

28 08/04/2022 OT $ 2,356,110 Homer Balanta Jenny Guliver O.

29 11/04/2022 OC $ 600,000 Garantia de Malambo Jenny Guliver O.
30 11/04/2022 CO $ 373,500 Entrega de equipos Jenny Guliver O.
Apertura de caja menor
31 11/04/2022 CM $ 300,000 Jenny Guliver O.
(Nicolas residente)3
32 12/04/2022 OC $ 285,886 Tubular estructural Jenny Guliver O.

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  Elaboración de cuadro comparativo con las cotizaciones del cambio de cubierta del
proyecto Maxicassa Barranquilla.

TIPO DE CONTRATO PLAZO POLIZAS

OBRA BARRANQUILLA
CLIENTE MAXICASSA S.A.S. TODO COSTO X AÑO / MES / DIA ANTICIPO 100%
CUADRO COMPARATIVO
FECHA 08/04/2022 ALQUILER INICIO: CUMP/TO 10%
PROVEEDOR / CONTRATISTA
DIRECCION Cra. 69 A #37 B - 65 OBRA TERMINACIÓN: RESPONSABIL. 10%
sur
TELÉFONO TRANSPORTE DURACIÓN:
NIT / C.C. 832 004 104 SUMINISTRO
DISTRIALUMNIO Y INGENIERIA Y
PROVEEDOR / CONTRATISTA : ACERO 3M
PROVEEDOR / CONTRATISTA : CONSTRUCCION NP
NIT 72490075-5 NIT 901.112.863-9

Diseños de cambio de cubierta para Barranquilla. CIUDAD BARRANQUILLA CIUDAD BARRANQUILLA

3003121100 - 301 6034884 -

TELEFONO TELEFONO
3245689957 3015550483
CONTACTO - CONTACTO -

DISTRIALUMNIO Y ACERO 3M INGENIERIA Y CONSTRUCCION NP

ITEM DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD VALOR UNITARIOVALOR TOTAL CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
Suministro, fabricacion e instalacion cambio de cubierta en
1
policarbonato $ 46,438,992.00 $ 34,116,000.00
1.1 Lamina policarbonato 5.90X2.10 de 6mm espesor UND 20.00 $ 683,638.00 $ 13,672,760.00 20.00 $ 620,000.00 $ 12,400,000.00
1.2 Kit conector 5.90 ml UND 19.00 $ 148,780.00 $ 2,826,820.00 20.00 $ 120,000.00 $ 2,400,000.00
1.3 Cinta de sello y remache 33 ml UND 4.00 $ 123,870.00 $ 495,480.00 0.00 $ - $ -
1.4 Perfil C. de 120X60 de 2mm HR grado 50, negro UND 14.00 $ 275,938.00 $ 3,863,132.00 14.00 $ 200,000.00 $ 2,800,000.00
1.5 Perfil C. de 100X50 de 2mm HR grado 50, negro UND 28.00 $ 244,850.00 $ 6,855,800.00 28.00 $ 170,000.00 $ 4,760,000.00
1.6 Alquiler de 6 andamios UND 15.00 $ 95,000.00 $ 1,425,000.00 0.00 $ -
1.7 Alquiler de 6 arneses UND 15.00 $ 80,000.00 $ 1,200,000.00 0.00 $ -
1.8 Anticorrosivo 513, pintura de esmalte y tinner UND 20.00 $ 95,000.00 $ 1,900,000.00 0.00 $ -
1.9 Limpieza mecanica a estructuras (cerchas) tubulares UND 0.00 $ - $ - 8.00 $ 130,000.00 $ 1,040,000.00
1.10 Desmonte lamina policarbonato deterioradas UND 0.00 $ - $ - 20.00 $ 40,000.00 $ 800,000.00
1.11 Desmonte de perfiles PHR deterioradas UND 0.00 $ - $ - 42.00 $ 40,000.00 $ 1,680,000.00
1.12 Montaje de nuevos perfiles PHR UND 0.00 $ - $ - 42.00 $ 90,000.00 $ 3,780,000.00
1.13 Montaje de lamina policarbonato a nivel superior de cubierta UND 0.00 $ - $ - 20.00 $ 145,000.00 $ 2,900,000.00
1.14 Pintura a perfiles PHR ML 0.00 $ - $ - 252.00 $ 3,000.00 $ 756,000.00
1.15 Pintura de estructuras tubulares (Cerchas) UND 0.00 $ - $ - 8.00 $ 100,000.00 $ 800,000.00
1.16 Mano de obra - 1.00 $ 14,200,000.00 $ 14,200,000.00 $ -
1.17 $ -

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  Elaboración de base de datos de proveedores, y reunión de documentación por parte de
cada uno de ellos.
INFORMACION PROVEEDORES.

NOMBRE TIPO DE PROVEEDOR TELEFONO OBSERVACIONES CIUDAD

1A Acabados Materiales para acabados 310 628 25 71 - 316 632 94 80 Bogotá
Ace - comaderas Muebleria, ferreteria, Pinturas etc . (605) 2821175 - 3014813921 Sucre
Agofer S.A.S. Materiales de costruccion (Acero) 318 620 26 64 - 316 267 76 15 Bogotá
Agro Ferreterias S.A.S. Ferreteria 320 250 53 93 - 525 75 26 Bogotá
Akos Cubiertas 310 5519553 Bogotá y Colombia
Akos Cubiertas 321 4324166 Barranquilla
Aldo Bacci Alquiler de equipos para elaboracion concreto 310 3680741 Magangue
Alquitran Alquiler de Equipos 3015018373 Sucre
Aluminios J.S. Perfileria en aluminio 310 551 21 11 - 714 09 29 Bogotá
Ventaneria e instalaciones de cocinas, baños y
Aluminios y cristales MCL S.A.S. 310 252 94 57 - 823 81 42 Bogotá
cierta clase de pisos
Ventaneria e instalaciones de cocinas, baños y
Aluminios y vidrios reyes S.A.S. 311 208 37 01 - 454 26 99 Bogotá
cierta clase de pisos
Argos S.A. Cementos 606 94 00 Bogotá y Colombia
Baldosines Delta Baldosas 310 5749839 Bogotá
Cemex Cementos 316 483 04 83 - 6039000 Bogotá y Colombia
Central de Vidrios Equipos de construccion 310 334 5001 Bogotá
Ceramicas el cinco Ladrillos y Bloques 3215630105 Sucre
Concre SAS (De la sabana ) Concreto 314 5637982 Sucre
Concreaceros Aceros 314 5477238 Sincelejo
Concrenorte Concreto 310 5438858 Sucre
Concretos y Equipos AC Concreto- alquiler de equipos 3205476002 - 3126156033 Sucre
Construequipos Andamios (No certificados ) 313 5724876 Sucre
Del rio S.A.S. Distribución de productos químicos, equipos 311 821 49 30 - 745 40 49 Bogotá y Colombia
Deposito y ferreteria Distribuidor de material de construccion 313 801 3043 - 265 98 18 Bogotá
Disegraficos Diseñadores Graficos e imprecion digital 312 567 61 82 - 749 57 87 Bogotá
Distribuidora nacional Ferretería 300 5039296 Magangué
DNP Extintores y seguridad industrial 310 332 69 12 - 909 32 18 Bogotá
Dry Wall Suministros e Instalacion de Dry wall, PVC, 311 596 40 28 Bogotá
Eje equipos Alquiler de Equipos 3117104069 -
El arriero Ferretería 304 3665986 Magangué
El bodegon JG S.A.S. Comercializadora de material 320202903043 - 8004361 Bogotá
El Samir Ferretería 3008113982 Magangué
Electrolux Comercializadora de electrodomesticos 314 248 73 77 Bogotá
Equinorte Alquiler de equipos y andamios 301 336 64 89 Barranquilla

Equipos sucre Andamios, certificados 312 6156033 Sucre

Equipos y equipos Alquiler de equipos para elaboracion concreto 311 6846282 Magangue
ERZ S.A.S. Comercializadora de productos Hidraulicos 360 60 66 - 351 79 80 Bogotá
Esquinorte Alquiler de Equipos 605 - 3853003 Magangué
Eternit 317 668 71 48 Silvania Cundinamarca
FCA Ferretería y Concretos 311 232 40 46 - 483 25 67 Bogotá
Ferreteria de la 33 Ferreteria 2 65 29 56 - 312 351 24 61 Bogotá
Ferreteria Imacon Ferretería 360 63 99 Bogotá
Ferreteria Norue Ferretería 320836 11 91 - 860 24 35 La calera Cundinamarca
Ferrofan S.A. Aceros para la construccion 360 81 77 Bogotá
GyJ Aceros 320 8302902 Colombia
Hidroherramientas SAS Equipos de agro-industria 312 4339758 - 2 77 63 18 Bogota- Soacha
Holcim Materiales de construccion 310 817 12 77 - 417 2121 Bogotá y Cundinamarca
Homecenter De todo para construccion 310 2427373 Bogotá y Colombia
Husqvama Group Creacion de espacios ambientados 745 73 31 Ext: 135 Colombia
Ipecol Materiales para acabados 249 06 60 Bogotá
Ladrillera Sucre Ladrillos 3135495510 Sucre
Luzmar S.A.S. Materiales para la construccion 310 315 62 19 - 402 29 38 Bogotá
Madecentro Muebles y decoracion 313 889 59 74 Bogotá y Cundinamarca
Makita Linea de mantenimiento 320 875 72 88 Bogotá, Medellin y Funza
Mega Equipos Darwin Andamios, certificados 304 2472640 Sucre
Metal XPS Cubiertas metalicas 322 3439943 Barranquilla

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 Gestión de autorización diaria de documentos para el tramite por parte del área contable.
 Organización de documentación virtual, carpetas, proyectos soportes de pago documentos
entregados y demás.
 Comunicación con proveedores para cotización de suministros de presupuestos de los
proyectos correspondientes.
 Tramite de documentación para la autorización por parte del área jurídica.

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