PROCEDIMIENTO DE COMPRAS SG-SST

Objetivo

Definir los parámetros para la adquisición de productos y servicios que impacten de forma
directa el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Alcance

El procedimiento aplica para las compras de productos o servicios que tengan una relación
directa con el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

El procedimiento tendrá alcance sobre la persona que solicite el producto o el servicio, el área
de gestión humana y la gerencia quien aprueba los respectivos proveedores.

Definiciones

 Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra un producto o un servicio.

 Producto: Cosa producida o fabricado, algo material que se elabora de forma natural o
industrial, para el consumo o utilidad de comprador.

 Servicio: Acción o conjunto de actividades destinadas a satisfacer una determinada

necesidad de los clientes, brindando un producto inmaterial.

Lineamientos generales

 Toda persona que solicite compra de productos o servicios aquí relacionados u otros
que no se encuentre, pero que tengan impacto con la seguridad de las instalaciones y
personas, deberá informar a la analista de seguridad previo a la compra con la finalidad
de verificar si se deben tener medidas especificas para su adquisición.

 Acorde a las necesidades de las compras o adquisición de productos y servicios que

puedan llegar afectar la seguridad de las instalaciones y personas, se escogerán
proveedores que cumplan con las disposiciones relacionadas con el SG-SST
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Descripción de actividades

 IPS que preste o servicios médicos de medicina laboral.

Para la selección del proveedor que suministre los servicios de medicina laboral a la
empresa (examen de pre-ingreso, periódicos, post incapacidad, egreso, entre otros) esta
deberá contar con la siguiente documentación

-Licencia en Salud Ocupacional del centro medico

-Certificado de habilitación por la secretaria de salud
-Certificado de custodia de la Historia Clínica
-Licencia en salud ocupacional del personal medico

 Proveedor de recargas de extintores

Para adquirí los servicios de recarga de los extintores, se debe tener en cuenta los
siguientes documentos

-Solicitar al proveedor certificación donde informe que trabajo bajo los

lineamientos de la NTC 3808

-Solicitar al proveedor que, en el momento de la inspección y recarga de un

extintor, si requiere prueba hidrostática, cambio de repuesto como mangueras,
válvulas, cilindros, manómetros debe informar el detalle.

 Compra de equipos de emergencia

Para seleccionar equipos de emergencia se debe tener en cuenta los requerimientos de

la planta física y las características de las actividades que desarrolla la organización y
requerimientos normativos en casa de que existan.

De acuerdo con lo anterior se debe suministrar las especificaciones al proveedor o

solicitar asesoría del proveedor en caso de se requieran equipos con características muy
específicas.

El proveedor siempre deberá aportar la ficha técnica de los elementos que se

adquieran.
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 Señalización (Rutas de evacuación, planos, salidas de emergencia, etc)

Para la adquisición de la señalización de emergencias se debe tener en cuenta que

estas deben cumplir con las especificaciones de la Norma Técnica NTC-1461,
adicionalmente se debe tener presente la actividad de la organización y los turnos o
horarios laborales, esto para especificar si la señalización debe contar con la
característica de fotoluminiscencia.

 Compra de productos químicos

Para la compra de productos químicos, en caso de ser la primera compra o cambio de

marca se deberá solicitar al proveedor como requisito la ficha técnica y la hoja de datos
de seguridad.

Tanto la ficha técnica como la hoja de datos de seguridad debe ser analizada, por el
analista de seguridad y el personal que utilizara el producto, antes de hacer uso de este
con la finalidad de informarse de las medidas de prevención y seguridad que se deben
tener en cuenta para su uso.

 Compra de Elementos de Protección Personal

La compra de los elementos de protección personal, para la realización de labores

rutinarias deben estar reguladas mediante la matriz EPP.

En caso de requerirse un EPP que no se encuentre regulado en la matriz, se deberá

informar previamente al analista de seguridad quien verificara la necesidad y las
especificaciones que se requieran para la solicitud de la compra.

Como requisito por la compra de primera vez de un EPP o por cambio de la marca se
deberá solicitar al proveedor la ficha técnica del producto.

 Servicio de mediciones de higiene industrial

Para la selección de proveedores que realicen mediciones de higiene industrial, este

debe contar con
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-Licencia de higiene industrial del profesional que realizara la medición

-Fichas técnicas de los equipos de medición
-Certificados de calibración de los equipos los cuales deberán contar con
registros de calibración acordes a lo indicado en la ficha técnica

Es de tener presente que las mediciones ambientales, se debe verificar su aplicabilidad

a la empresa acorde al desarrollo de sus actividades.

 Compra de mobiliario para puestos de trabajo

Al surgir la necesidad de compra de mobiliario para adecuación o creación de un puesto

de trabajo físico, se debe tener en cuenta que los elementos como sillas, escritorio,
bases para graduar altura de monitores, entre otros deben contar con una serie de
criterios mínimos, sin embargo, estos criterios pueden variar de acuerdo con la función
que se realizara en el puesto de trabajo

Elemento Descripción de requisitos

Asiento: Debe permitir un ajuste en altura y
profundidad entre 38 y 50 cm., las medidas
mínimas ancho 45 cm., la densidad de la
espuma debe ser mínimo 60kg/m3

Espaldar: Debe ser ajustable en altura y

profundidad, contar con soporte lumbar, las
medidas mínimas altura 40 cm, ancho 35 cm,
ajustable entre 90° - 105°., densidad 30 kg/m3
*

Base: 5 patas con rodachines cada uno con

resistencia entre 20 - 40 kg.

Tapizado y material de relleno: Debe

permitir la transpiración y el intercambio de
calor, evitar un tapizado lizo que dificulte
mantener una postura adecuada (persona se
desliza).

Otros: el cilindro debe contar con una

resistencia 300N o entre 90 - 120 Kg., contar
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mínimo con 2 mecanismos de ajuste.

Escritorio Lineal Largo mínimo de la superficie 120 cm.

Profundidad mínima de la superficie 70 cm.

Altura entre 65 - 75 cm.

Espacio para las piernas: Ancho 70 cm,

profundidad de los pies con rodillas 90° 60 cm

Escritorio en L Largo mínimo de las alas de superficie: 140 cm

Profundidad de las alas de superficie: 60 cm

Altura: entre 65 - 75 cm.

Espacio para las piernas: Ancho 70 cm,

profundidad de los pies con rodillas 90° 60 cm

Base para monitor Altura: ajustable en mínimo en 3 niveles.

Base antideslizante

Medidas mínimas

Ancho 37 cm, profundidad 14 cm y altura 27 cm.

Si se utilizan computadores todo en uno, las

medidas mínimas son ancho 60 cm, profundidad
20 cm y altura 15 cm.
Base para portatil Altura: Ajustable entre 4 a 7 niveles entre los 20 y
30 cm.

Base antideslizante

Medidas mínimas

Profundidad 20 cm, ancho 25 cm.

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