MINUTA

Que es un libro de minuta?

Es un libro donde el guarda de seguridad, consignan las particularidades en vigilancia y
observaciones de turno. Ahí se dejan por escrito información de eventos importantes, también
es común registrar, entradas y salidas de personas y objetos. Este documento es la base de
información de soporte en caso de algún evento siniestro.

Importancia del libro de minuta:

Como protocolo de seguridad, antes de recibir el puesto y al entregar, el libro de minuta
debe ser revisado, por quien recibe y quien entrega, de esta manera estará al día quien recibe
el procedimiento de vigilancia, y quien entrega, se va a satisfacción de haber entregado las
novedades.
La minuta salvaguarda la responsabilidad, si en algún momento hay un accidente, o es
causal de algún evento importante las pertenencias a su cargo. La autoridad competente, ira
al informe de vigilancia para saber quién estaba a esa fecha y hora. También saber cómo se
entregó y como se recibió.
En definitiva, si no quieres tener inconvenientes por causales ajenas a su cargo, siempre debe
contemplar la actualización, y revisión obligatoria del libro de minuta.

Como llenar el libro de minuta:

Es importante que el libro de minuta esté actualizado a diario con las consignas del guarda
de seguridad. Para llenar el libro de minutas; debes ingresar la fecha actual día, mes y años,
hora de evento, asunto y por último dejar la anotación especial. Donde informe las razones
claras de la anotación, porque paso y quien lo hizo etc.

Partes de la minuta de vigilancia:

 Fecha: incluir la fecha actual en la que se realiza el ingreso de datos a la minuta.
Por ejemplo: 28 de julio de 2021

 Hora: es importante incluir la hora exacta del ingreso

Por ejemplo: 7:26
14:35
21:40
 Asunto: en el asunto se incluye datos como: dependencia, departamento, aportar si
es salida o entrada, incluso el nombre de la persona o cosa, además del puesto de
vigilante.
  Anotación: el escrito completo, donde especifique los motivos, quien, y porque se
realiza la acción de acceso de control de entrada, además, de quien autorizo el evento,
esto quiere decir si alguien de un cargo mayor autorizo salida o entrada, de la misma
manera es importante dejar las observaciones de algún inconveniente presentado,
incluso si se recibe en mal estado algún objeto a su cargo.

En la columna de anotaciones se debe ingresar:

 La ubicación del puesto. Por ejemplo, Puerta peatonal No. 5 del Centro
Comercial Plaza Centro.
 El nombre y cédula del vigilante al que se le entrega el puesto. Por Ejemplo,
al señor vigilante Pedro Nel Jiménez CC. 1234567.
 Los elementos que se le entregan. Como: Radio Motorola ER 1232 serie 0987,
en buen estado y funcionando.
 Las consignas específicas. Por ejemplo, Estar pendiente del camión placa
ABC123 de Bogotá a las 21:00 H.
 Las novedades que el vigilante entrante debe tener en cuenta. Por ejemplo,
verificar anotación No. 12, rayón en vehículo de placas XXX99 Marca Mazda
Modelo 6.
 Firma de los 2 vigilantes.
Una empresa de vigilancia tiene que guardar todos los libros de minutas ya completados en
un espacio físico donde se puedan mantener en buen estado. Esto debido a que si se requieren
para una investigación, es allí donde se encontrarán los detalles pertinentes.
En caso de investigación, no es difícil imaginar lo tedioso, demorado y poco eficiente que es
buscar la información requerida. Esa información se debe buscar manualmente.