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REDACCIN DE

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS

EL ACTA
documentos internos

1. Concepto
Es un documento que contiene el testimonio de las acciones ms importantes que han acontecido en la realizacin formal de determinados actos administrativos, por ejemplo, de lo que ha pasado en una sesin o en una visita de inspeccin. Es un documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de base o sustento para nuevas acciones

2. Clases
2.1. Acta de trabajo Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de Inters, ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral. Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos.

2.1.1 SOLICITUD DE COPIAS DE ACTAS DE TRABAJO: Los servidores que han intervenido en los actos que constan en !as actas de trabajo, pueden solicitar copia simple da las mismas; de igual manara, quienes prueben tener legtimo inters, podrn solicitar copia certificada de tales actas.

2.1.2 IMPUGNACIN DE ACTAS DE TRABAJO:


Slo podrn impugnarla s hubiesen dejado constancia en el acta de su disconformidad. De ser declarado fundado el recurso, se anulara lo actuado y se dispondr una segunda y ltima diligencia, conservando validez plena los puntos no observados del acta. En caso contrario, de ser declarado Infundado el recurso de impugnacin, la autoridad respectiva aplicar una multa al impugnador.

2.1.3 PARTES:
PARTES: Partes obligatorias: a) Ttulo (tipifica el acta) b) Texto c) firma y posfirma de los que intervienen. d) Con copia e) pie de pgina

MINISTERIO DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES 1) ACTA DE EXTERMINIO DE PLACAS DE RODAJE 2) En la ciudad de Trujillo, en la playa de Huanchaco a las once de la maana del da catorce de mayo de mil novecientos se reunieron el Ing. Hugo Salas Pino, Jefe de la Oficinal Regional de Transporte Terrestre de La Libertad, y el seor Edgar Luna Loza, Jefe de la Seccin de Registro de Propiedad Vehicular, con el objeto de arrojar al mar las placas de rodaje antiguas que se hallaban en el almacn de la referida oficina. El arrojo de las placas se realizo de manera normal, de conformidad con las formalidades de ley impartidas mediante la RM N 198-96-TC/DG, del 24 de abril de 1996 La relacin de las placas de rodaje exterminadas se acompaa a la presente... No existiendo ninguna observacin que anotar, firmamos esta acta, en original y tres copias.... 3) Ing. Hugo Salas Pino Edgar Luna Loza Jefe de la oficina Regional de TT Jefe de la seccin de registro de La Libertad. de propiedad vehicular. ANEXO: nomina de las placas de rodaje exterminadas. 4) c.c.: unidad de administracion sec. de reg. de prop. vehicular archivo. 5) gtd.

2.1.4 REDACCIN DEL TEXTO:


A) Introduccin, seala el lugar, la fecha y la hora de la elaboracin del acta, identifica a las personas que intervienen y especifica la actividad o el hecho que motiva el acta. B) Exposicin, menciona los acontecimientos mas importantes que han sucedido o solo se refiere a los resultados de la accin ejecutada. Aqu tambin se puede dejar constancia de alguna observacin, punto de vista u opinin que podra formular alguien que esta interviniendo y lo ha solicitado. C) Formula de aceptacin, expresa la conformidad de los que intervienen con el contenido del acta. Su empleo no es obligatorio. En esta parte o en la introduccin se deja constancia del nmero de copias con el que se suscribe el original del documento.

ACTA DE DECOMISO
a)
En el mercado central de Pucallpa, en la cuadra tres de la Av. Circunvalacin, a los 15 das del mes de mayo de 1997, dirigido por el Ing. Teodoro Arellano Gmez, director municipal de comercializacin de la municipalidad provincial de Pucallpa, con el apoyo de la polica municipal, se procedi a decomisar carne para consumo humano de dudosa procedencia y que sin contar con el respectivo certificado sanitario y en estado de descomposicin, era vendida en la calle, expuesta a la contaminacin. Se logro decomisar la siguiente cantidad de este producto alimenticio.--------------------------------------------------------50 kilos de carne de ganado bovino;------------------------------------------56 kilos de carne de ganado ovino;--------------------------------------------87 kilos de carne de ganado porcino;-----------------------------------------34 kilos de carne de ganado charapa;----------------------------------------Toda la carne ha sido trasladada al paraje de cusipampa para su incineracin inmediata. Se adjunta la nmina de las personas que vendan este producto, con la especificacin de la cantidad y especie de carne decomisada a cada una, para los fines de ley. Sin observacin que hacer constatar, firmamos este documento en seal de conformidad y aceptacin, en original y tres copias.-----------------------ing. TEODORO ARELLANO GMEZ HUMBERTO SOLER PARIONA Director municipal de comercializacin Jefe de polica nacional c.c.: Oficina de control de la municipalidad Jefatura de la polica municipal Archivo grf.

b)

c)

2.2 ACTA DE SESIN


Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos ms importantes que han sucedido en la sesin de un rgano deliberante. Se denomina sesin a la reunin formal de un grupo de personas, que se convoca a cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatutos o normas establecidas en cada entidad sea publica o privada. Y se conoce como rgano deliberante a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones.

2.2.1 EL ACTA DEBE REDACTARSE DIRECTAMENTE EN EL LIBRO DE ACTAS

El acta de una sesin debe ser redactada por el secretario o por quien hace sus veces directamente en el libro de actas, en la misma sesin, para que sea aprobada al trmino de ella. Slo en forma excepcional, podr ser redactada en borrador para ser pasada luego al libro en un plazo no mayor de 10 das; en este caso el acta ser aprobada por una comisin especial por delegacin de facultades.

2.2.2 EL QURUM DE LAS SESIONES


El qurum de ley necesario para este fin lo constituye la presencia de ms de la mitad de los miembros que conforman legalmente el rgano deliberante. Por lo tanto, el qurum mnimo esta constituido por la concurrencia de la mitad ms uno de tales miembros. Por ejemplo, si un rgano asta integrado por 20 miembros, su qurum mnimo lo constituirn 11 personas.

2.2.3 ADOPCIN DE ACUERDOS


Los acuerdos en las sesiones se adoptan por votacin. Por ms que existiera opinin favorable unnime con relacin a una propuesta, se debe de votar, por la formalidad que exigen las leyes. Los acuerdos se adoptan por el voto conforme de la mayora absoluta de los presentes en la sesin; es decir, por el voto de ms de la mitad de los miembros asistentes.

2.2.4 VOTO DIRIMENTE


Cuando en una votacin ordinaria o nominal se ha producido igualdad de votos a favor de dos o ms propuestas, y en el estatuto o norma interna no se ha previsto cmo resolver el empate, ste deber resolverse mediante el "voto dirimente" del presidente.

2.2.5 SALVAMENTO DEL VOTO


Los miembros de los rganos deliberantes son solidariamente responsables de los acuerdos que adoptan en las sesiones. Pero estarn exentos (te responsabilidad administrativa y penal quienes "salven su voto", inmediatamente despus de haberse producido el acuerdo que a juicio de ellos es contrario a la ley o ajas normas internas establecidas.

2.2.6 RECONSIDERACIN DE ACUERDOS


En algunas instituciones del Sector Publico, se acostumbra solicitar la reconsideracin de acuerdos en cuanto han sido tomados o en la prxima sesin, cuando todava no han sido publicados o no se han notificado formalmente a !as partes interesadas. Para que un acuerdo sea reconsiderado s requiere el voto conforme de por lo menos los 2/3 de los miembros presentes en la sesin a favor de ella.

2.2.7 IMPUGNACIN DE ACUERDOS


Los acuerdos de los rganos de gobierno de las entidades privadas considerados contrarios a la ley o a sus normas, internas, o que pueden daar gravemente sus intereses, podrn ser impugnados judicialmente. En cambio, en las instituciones del Sector Pblico, esta impugnacin tiene lugar primero a nivel de instancias administrativas, cuando, los acuerdos han sido publicados mediante resolucin.

2.3 ESTACIONES O MOMENTOS DE LA SESIN


El acta de una sesin se redacta teniendo en cuenta las estaciones que comprende la sesin en su desarrollo

2.3.1 CONTROL DE ASISTENCIA


Llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesin, quien ejerce la presidencia ordena al secretario a pasar lista para determinar si se cuenta o no con el qurum necesario para dar inicio a la sesin.

2.3.2 DESPACHO
El presidente ordena al secretario a leer o lee el mismo la correspondencia recibida y enviada en el periodo comprendido entre la ultima sesin y aquella que se esta realizando.

2.3.3 INFORMES
Los informes se proporcionan en el siguiente orden: primero informa el que dirige la sesin; luego, los miembros con cargo directivo: posteriormente, los presidentes o responsables de comisiones; y, por ultimo, los dems miembros.

2.3.4 LECTURA DE LA AGENDA


El presidente lee la agenda de la sesin, la misma que se hizo conocer por medio de la convocatoria o citacin correspondiente. La agenda se debate en "orden del da".

2.3.5 PEDIDOS
En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesin se traten asimismo otros temas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas propuestas reciben el nombre de "pedidos".

2.3.6 ORDEN DEL DIA


El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el siguiente: A) presentacin o exposicin del tema B) debate intercambio de opiniones sobre el tema C)adopcin de acuerdo.

2.3.7 TRATAMIENTO DE PEDIDOS


Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e informes que lo hubieren requerido, el presidente invita a los autores de, los "pedidos" a fundamentarlos.

2.3.8 APROBACIN DEL ACTA


La aprobacin del acta es un requisito imprescindible para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que slo requiere que el acta sea leda en voz alta y que se vote su aprobacion el acta, se da por levantada la sesin.

PARTES DEL ACTA DE SESIN

TTULO
ACTA DE SESIN DEL 15 DE MARZO DE 2010

ACTA DE SESIN DEL 15-03-10

ACTA DE SESIN N 011-10- DALL DE FECHA 15-03-10

Introduccin
Frmula de apertura. Lugar, fecha, hora, nombres y apellidos de presidente y secretario.
En la ciudad de Trujillo, a los 15 das del mes de Julio de 2011, a las 3:00 p.m., en la oficina del decanato, se reunieron los siguientes miembros del Consejo de la Facultad de Ingeniera, los Docentes ngel Hernndez Molina, Jos Luis Gonzlez Snchez, Jackson Buchelli Perales y Daniel Rodrguez Salvatierra y los alumnos Gerson Moreno Prez y Freddy Mantilla Tello, representantes del tercio estudiantil, bajo la presidencia del primero de los nombrados, en su calidad de Decano y
actuando como secretario el docente Hermes Sifuentes.

Texto
Las actas tradicionales hacan un relato minucioso de todo lo que acontece en la sesin. Consideran: Los asuntos de la sesin, la forma y el resultado de las votaciones y los acuerdos adoptados.

ACUERDO N 187-10: CONCEDER licencia sin goce de haber al seor

ACUERDO N 187-10: CONCDASE licencia sin goce de haber al seor

Cierre del Acta


Frmula Hecha. Indicador del trmino de la sesin.

No habiendo ms asuntos que tratar y siendo las 6:00 p.m. se dio por levantada la sesin.

Firmas
Las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes, por slo el presidente y el secretario, o por una comisin elegida para tal fin.

REDACCIN DEL ACTA DE SESIN ORDINARIA

QU ES UNA SESIN ORDINARIA?

Aquella que se realiza en forma obligatoria, en cada fecha o perodo fijado en las normas internas de cada institucin, pudiendo ser: cada semana, cada 15 das, cada mes o cada 6 meses.

Mometos:
Control de Asistencia. Despacho. Informes. Lectura de Agenda. Pedidos. Aprobacin del Acta.

REDACCIN DEL ACTA DE SESIN EXTRAORDINARIA

Qu es una sesin EXTRAordinaria?

Aquella que se lleva a cabo en cualquier fecha del ao, a iniciativa del que dirige el rgano deliberante o a pedido escrito de un nmero determinado de sus miembros , cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o los intereses de la institucin u rgano respectivo.

Mometos:
Control de Asistencia. Lectura de Agenda. Orden del da. Aprobacin del Acta.

OPORTUNIDAD DE APROBACIN DEL ACTA DE SESIN

Al trmino de la Sesin
No hay ms asunto que tratar. El acta es leda en voz alta. Votacin. Mitad + uno APROBADA. Firmar.

En un Plazo de 10 das
Se faculta el deber de su aprobacin a una comisin especial, nombrada en la sesin. Bajo responsabilidad administrativa y legal. La disconformidad de algn miembro respecto al acta se har saber mediante carta.

En tiempos pasados, la aprobacin del acta de una sesin se realizaba en la siguiente sesin, que a veces no se llevaba a cabo por mucho tiempo. Mas en la actualidad, al haberse aprobado la ley que faculta al acta de fuerza legal a partir de su aprobacin, se necesita que est cuanto antes para ejecutar sus acuerdos sin observaciones que podran generarse. EN TIEMPOS MODERNOS, LO QUE MS CONVIENE A LAS EMPRESAS ES LA APROBACIN INMEDIATA DE TODAS SUS ACTAS.

ACTA DE CONSTITUCIN DE UNA EMPRESA

EMPRESA = SOCIEDAD

Personas Jurdicas + Persona Naturales


Persona Jurdica

EMPRESA
Persona Natural

1. El lugar, da, mes y ao, as como la hora y el domicilio donde se renen los que van a constituir la sociedad.
2. La relacin de los que se renen: Si son personas naturales: sus nombres y apellidos, nacionalidad, identificacin, estado civil (si son casados, con los nombres y apellidos de sus cnyuges) y ocupacin; Si son personas jurdicas: sus denominaciones o razn social y los nombres y apellido de quienes las representan;

3. El tipo de sociedad que se constituye; 4. Su denominacin o razn social; 5. El fin u objeto social de la sociedad; y 6. La eleccin de su primer gerente, presidente de directorio o de sus primeros representantes legales.

ACTA DE CONSTITUCIN DE UNA ASOCIACIN

ASOCIACIN = SOCIEDAD

1. El lugar, da, mes y ao, as como la hora y el domicilio donde se renen los que van a constituir la asociacin. 2. La nmina de los que se renen: Si son personas naturales: sus nombres y apellidos, nacionalidad, documento de identificacin y domicilio; Si son personas jurdicas: sus denominaciones o razn social y los nombres y apellido de quienes las representan;

3. La denominacin de la asociacin que se constituye; 4. Sus fines; y

5. La eleccin del primer consejo directivo de la asociacin.

MEMORANDO
Documentos administrativos internos

A)Definicin:
Es una comunicacin breve, de carcter interno, muy usada en oficinas pblicas y privadas, mediante el cual se transmite un mensaje, se hace notificaciones o breves informes, que se requieren poco espacio. Generalmente, se escribe en formularios impresos de media hoja de papel oficio.

Quin tiene la faculta de realizar un memorando?


La tienen todos los servidores o miembros de una institucin o empresa, sin distincin alguna.

B)Partes
Obligatorias:
lugar y fecha cdigo destinatario asunto texto antefirma firma y posfirma "con copia" pie de pgina

Complementarias:
membrete nombre del ao destinator (persona que enva el documento) referencia sello (obligado para los que lo tienen) anexo.

PARTES OBLIGATORIAS DEL MEMORANDO


1) Chosica, 02 julio de 2009

2)MEMORANDO N 117-09-DIR. 3)Seor : Prof. VICENTE VARGAS PALOMINO Subdirector

4)Asunto : Remisin nmina alumnos matriculados 5)Agradecer a Ud. tenga a bien remitir inmediatamente a esta Direccin la nmina de alumnos matriculados en el plantel durante el presente ao escolar, para su envo urgente a la USE 10, bajo responsabilidad. 6)Atentamente, 7)Prof. JUAN SOTO ESCOBAR Director 8)c.c. Archivo 9)JSE/rag

C) Redaccin del texto:


Frmula de apertura: "Srvase comunicar a esta Direccin el record de asistencia del Sr. Alain Tapia Aguilar, correspondiente a la semana que acaba de fenecer". Exposicin: Que desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos.

IMPORTANTE!!!!

El texto del memorando no tiene "prrafo de cierre".

D) Clases
1) Memorando simple:

- USOS
Se utiliza para comenzar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de actividades o la ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.

Caractersticas:
Comparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero con la diferencia que en el cdigo lleve la palabra "memorando" como nombre del documento.

Estructuracin segn formatos:


Los formatos ms empleados para redactar memorandos son cuatro, los que se diferencian por la manera peculiar que tienen de ofrecer las partes del encabezamiento.

MEMORANDO EN FORMATO A

(*)

Cuzco, 16 de julio de 2009

MEMORANDO N102-09-DR

(**)

Seor

Ing. WILMER CAMPOS ARROYO


Jefe Unidad de Abastecimiento

Asunto : Rendicin de cuenta

Comunico a Ud. que el da de hoy esta direccin ha recepcionado un tlex de la Sede Central (Lima) por el que la Direccin General de Administracin le solicita la urgente rendicin de cuenta del anticipo que recibi el 08 del presente por la suma de TRESCIENTOS NUEVOS SOLES (S/.300.00). En consecuencia, tenga la gentileza de hacernos llegar dicha rendicin a la brevedad posible en original y dos copias, para su envo a la superioridad.
Atentadamente, Arq. KENYI KOBAYASHI RODRGUEZ Director Regional c.c. Archivo. KYR/luh

Ayacucho, 20 de julio de 2009

MEMORANDO N 234-09-TC/DR Al : Ing. JAIME RODRGUEZ VILLALOBOS (**) Jefe de unidad de operaciones Asunto : Transcripcin Of.N146-09-ORTT del 17-07-09 Transcribo a Ud. el oficio del rubro del asunto que a la letra dice: "Huancayo, 17 de julo de 2009.-OFICIO N146-09-DRTT.-Seor: Director Regional de Transporte Terrestre de Ayacucho.-AYACUCHO.-Por intermedio del presente, tengo a bien comunicar a su despacho que el Sr. Julio Barreto Aparcan, chofer de esta Direccin Regional, viaja a esa localidad el prximo 22 de los corrientes, conduciendo el volquete REG 2011, color verde, para trasladar a esta el tractor Caterpillar GRM 851, por lo que ruego a Ud. brindarle las facilidades del caso.- Atentamente, (Fdo.) Ing. VIDAL ASENCIO PARRA, Director Regional de Transportes Terrestre de Huancayo".----------------------------------------------------Lo que comunico a Ud. para lo pertinente.

Atentamente,
Ing. FREDDY MANTILLA TELLO Director Regional TT Ayacucho C.c.:

Administracin Jefe de Personal Of. De Mantenimiento Archivo.


FMT/ljg.

MEMORANDO EN FORMATO C
MEMORANDO N 129-09-UI
A De Asunto Fecha : Soc. JUSTO MEDINA MRQUEZ : Jefe Unidad de Industria : Informe "curso de mercadotecnia" : 24 de julio de 2009 (*)

Hago de su conocimiento que, por disposicin superior, debe Ud. proporcionar informes semanales a esta unidad acerca de su participacin en el curso sobre Mercadotecnia", que se desarrolla en el auditorio de la Regin Chavn. Atentamente, Lic. GLADIS MERINO LPEZ Jefe Unidad Industrial

c.c. archivo
GML/lug

MEMORANDO EN EL FORMATO D

MEMORANDO N 142-09-7271 Al Del Asunto Fecha : Lic. JORDN MARTNEZ SNCHEZ Jefe de Personal : Jefe Zonal : Encargo Jefatura : 29 de julio de 2009

Por intermedio del presente, encargo a Ud. la Jefatura Zonal de esta oficina por el lapso de 05 das, a partir de maana, por tener que viajar a la ciudad de Trujillo, por disposicin del Director Regional. Atentamente, Arq. JUNIOR MOGOLLN SALDARRIAGA Jefe Zonal Lambayeque C.c. Archivo JMS/kyf.

Observaciones:
Los memorandos en los formatos C Y D se redactan tambin sin la lnea del destinator, es decir, sin las lneas correspondientes a las palabras "de" y "del". Los servidores que no ocupan cargos administrativos elaboran los memorandos que envan mayormente en formado D.

Estos memorandos remitidos por los que no desempean cargos no llevan nmero ni siglas. Por ejemplo:

MEMORANDO EN EL FORMATO D

MEMORANDO N 142-09-7271 Al Del Asunto Fecha : Lic. JORDN MARTNEZ SNCHEZ Jefe de Personal : Jefe Zonal : Encargo Jefatura : Piura, 29 de julio de 2009

Por intermedio del presente, encargo a Ud. la Jefatura Zonal de esta oficina por el lapso de 05 das, a partir de maana, por tener que viajar a la ciudad de Trujillo, por disposicin del Director Regional. Atentamente, Arq. JUNIOR MOGOLLN SALDARRIAGA Jefe Zonal Lambayeque C.c. Archivo JMS/kyf.

Memorando mltiple:
USOS:
Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma simultnea, a varios destinarios.

CARACTERSTICAS
Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple con la diferencia que se emplea memorando mltiple como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen con el nombre de "memorando circular".

MEMORANDO MLTIPLE EN FORMATO A

Lima, 18 de agosto de 2009

MEMORANDO MLTIPLE N 087-09-MA/DGA


Seor : Asunto : Uso uniforme de las comunicaciones escritas.

Siendo norma en el Ministerio de Agricultura el uso uniforme de las comunicaciones escritas, hago notar a Ud. que los documentos elaborados por la Direccin Regional a su cargo, no estn siendo redactados teniendo en cuenta las disposiciones impartidas. Motivo por el cual agradecer a Ud. tenga a bien instruir a su personal sobre las normas proporcionadas en el manual de instruccin N001-09-MA/DGA. Atentamente, Ing. MILTON MEDINA CRUZ Director de Administracin DISTRIBUCIN: Direcciones Regionales (16) Archivo. MMC/ljv.

MEMORANDO MLTIPLE DE FORMATO B


Tumbes, 20 de agosto de 2009 MEMORANDO MLTIPLE N 029-09-DZT

Al

Asunto : Redaccin licencias y permisos

En vista de haber comprobado cierta demora en el cumplimiento de las acciones encomendadas a esta Direccin, comunico a Ud. que, de hoy en adelante, las licencias y permisos al personal se limitarn a los estrictamente necesarios, justificados mediante documentos probatorios. Atentamente, Dr. SAMUEL MNDEZ NAVARRO Director Zonal DISTRIBUCIN: Jefaturas (05) Archivo SMN/ta

MEMORANDO MLTIPLE EN FORMATO C

MEMORANDO MLTIPLE N 109-09-MPC A Asunto Fecha : : Coordinacin colecta pblica : 23 de agosto de 2009

Habindose programado una colecta pblica en pro de la reforestacin del cerro "la picota", ruego a Ud. coordinar con el Sr. Fidel Godoy Legua la realizacin de la mencionada actividad para el 27 del mes en curso. Atentamente, DANNY RODRGUEZ QUISPE Jefe de Personal DISTRIBUCIN: Juan Amaya Paiva Consuelo Cabrera Domnguez Mara lvarez Gonzales Fidel Godoy Legua Archivo: DRQ/hfs

MEMORANDO MLTIPLE EN FORMATO D

MEMORANDO MLTIPLE N098-09-R Del Al Asunto Fecha : Rector : : Prohibicin traslado documento : 28 de agosto de 2009

Hago saber a Ud. que a partir de la fecha, queda terminalmente prohibido traslado a domicilio cualquier documento de la institucin, por ser considerado patrimonio de la universidad, salvo en casos debidamente justificados, previa autorizacin del jefe de dependencia respectiva. Srvase informar la presente disposicin al personal a su cargo. Atentamente, Ing. OSCAR CHERO SOSA Rector DISTRIBUCIN: Vicerrectorados (02) Facultades (08) Direcciones de escuela (13) Jefatura de departamento (12) Oficinas administrativas (10) Archivo. JEP/frt

NCR del Per S.A Av. Wilson 1218 telf. 4287565 Lima, Per MEMORANDO N 19 Lima, 12 de febrero de 1995 AL: Jefe de ventas de la oficina principal

Srvase apersonarse a esta oficina de gerencia, el da de maana 13 de los corrientes, a horas 8:00 am, a fin de recoger informaciones pormenorizadas sobre la ltima remesa de mquinas que acabamos de recibir.

Atentamente,
(Sello) Gerente general de NCR del Per

XX/cj C/c Gerencia Gral. Archivo.

MEMORANDO N 20 De Editorial "ARICA" P. de la repblica 3238 San Isidro, Lima a Lideres "STUDIUM" Jr. Caman 939 Lima

3 de febrero de 1995 Les comunicamos que, en el trmino de 15 das, tendremos a su disposicin los textos escolares de autores nacionales que sern usados en el presente ao escolar, cuya relacin acompaamos. Esperamos sus pedidos. Atentamente, (Sello) Director-Gerente

Qu es la circular?
La circular es un documento por el que se hace conocer disposiciones o informacin diversa de inters general a vario destinatarios, en forma simultnea. Es un documento de carcter interno. Su uso esta ms difundido en las entidades del Sector Privado. Se origina en los rganos administrativos del ms alto nivel jerrquico y se dirige a los rganos intermedios y/o a todo el personal de la institucin. Se redacta en papel A4 o A5, dependiendo de la extensin del texto a transmitir, que generalmente es breve directo y concreto.

TIPOS DE CIRCULAR
La Voluntaria: Es aquella que tiene la funcin principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son: Ofrecer los servicios de algn negocio Dar a conocer un nuevo producto Enviar lista de productos y precios Remisin de catlogos Avisos al personal (internos) Invitaciones, etc.

La Obligatoria: Es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relacin comercial con nuestros clientes, por ejemplo: Apertura de negocio Cambio de domicilio Establecimiento de una sucursal Nombramiento de apoderado Designacin, ratificacin o remocin de apoderado Nombramiento de distribuidores Traspaso de negocio Clausura Liquidacin o quiebra de empresa Constitucin de una sociedad Dar a conocer el nombre de los administradores Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria Aumento o disminucin de capital

PARTES DE LA CIRCULAR
La circular presenta las siguientes partes obligatorias:

Lugar y fecha Cdigo Destinatario Asunto Texto Antefirma Firma, posfirma y sello redondo Distribucin Pie de pgina

Y las siguientes partes complementarias:

Membrete Nombre del ao Destinador Referencia Vocativo

REDACCIN DEL TEXTO:


Frmula de apertura, que inicia la redaccin del texto. Viene a ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las frmulas ms conocidas son: Se pone en conocimiento de, Se comunica , Por disposicin, De acuerdo con. Exposicin, que desarrolla en forma breve, clara, precisa y directa a disposicin o la informacin que se desea hacer conocer.

LA CITACIN

LA CITACIN
Documento breve por el que se cita o llama formalmente a una persona o a varias a asistir a un acto dispuesto por la autoridad. Se emplea, especialmente, para convocar a sesin de rganos de gobierno que tienen pocos miembros. En general, se utiliza para citar a toda clase de reunin que, por diversos motivos, se lleva a cabo en los centros de trabajo.

FACULTAD PARA FIRMAR


La autoridad con facultad para citar a sesiones y reuniones de diversa ndole. El secretario o personal subordinado autorizado, por haber recibido facultades delegadas por dicha autoridad.

PARTES
OBLIGATORIAS: Nombre del documento o cdigo. Destinatario, si la citacin es individual. En la citacin colectiva, se incorpora al texto la nmina de los que van a ser citados. Texto. Lugar y fecha. Firma y posfirma del que cita. (y sello, si tiene) Pie de pgina. COMPLEMENTARIAS: Membrete con copia

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE TRUJILLO 1) CITACIN 2) Seor: Dr. CARLOS MANUEL BURMSTER LANDAURO Regidor ______________________________________________________________________

3) Por disposicin del alcalde, cito a usted a Sesin Ordinaria del Consejo Municipal, a realizarse el da viernes 19 del presente, a las 17 horas, en el Saln Consistorial, para tratar la siguiente agenda: 1. Aprobacin de ejecucin de obras; y 2. Aprobacin de informes de investigacin.
4) Trujillo, 15 de marzo del 2010 5) Dr. FRANCISCO FALCN GMEZ-SNCHEZ

Secretario General
6) FFG/lcp.

REDACCIN DEL TEXTO


Frmula de citacin: es la frase que encabeza el texto. Las frmulas ms usadas con este fin son: Por el presente documento, se cita Se cita Cito a usted Por disposicin de Por encargo de Por orden de Se cita con urgencia Por orden del jefe de personal, cito a usted con carcter de urgencia a ...

Exposicin: que comprende obligatoriamente el nombre del acto o actividad a que se llama, el da, la hora, el lugar y la agenda, asunto o motivo de la citacin. Por ejemplo:
Cito a usted a sesin extraordinaria de la Junta Directiva de la Asociacin de Padres de Familia, a llevarse a cabo el da 21 del presente, a horas 10:00 a.m., en la Direccin del colegio, para tratar la siguiente agenda: 1. Determinacin de la cuota por APAFA; y 2. Otros.

SECCIONES DEL TEXTO DE LA CITACIN


CENTRO EDUCATIVO ESTATAL Mariscal Luzuriaga CITACIN Seor: Prof. JUVENAL BARRIOS VENTURA Tutor del 5 grado A de educacin secundaria ________________________________________________________________ 4.1. Por encargo del Director, cito a Ud. a la reunin de trabajo, que se realizara el da 21 de los corrientes, a las 12:30 p.m., en la oficina de la Direccin. 4.2. ASUNTO: Viaje de estudios de la promocin. Huaraz, 19 de octubre del 2009 NANCY CARBAJAL MENDIETA Secretaria Ncm.

CLASES
CITACIN INDIVIDUAL Aquella que se enva al interesado o a los interesados en forma individual. Se redacta en papel A5. Esta citacin viene a ser una esquela. El destinatario, al recibir la citacin, deber firmar la copia o el cargo correspondiente, como constancia de su recepcin. CITACIN COLECTIVA Aquella que lleva en el texto la nmina de los que sern citados. Se redacta en papel A4. Es un solo documento que se hace conocer a los interesados, quienes al enterarse de su contenido, firman en el lugar que les corresponde, quedando de este modo ya citados.

CITACIN Se cita a los miembros del Consejo de la Facultad de Ingeniera a sesin extraordinaria que se llevar a cabo d acuerdo con el siguiente detalle: DA : Lunes, 22 de marzo del 2010 HORA : 11:00 horas LOCAL : Oficina del Decanato AGENDA : 1. Inicio conferencias 2. Prcticas preprofesionales. MIEMBROS : 1. Ing. Hermes Sifuentes Inostroza 2. Ing. Angel Hernandez Molina 3. Ing. Segundo Ramrez Crdova Se ruega puntual asistencia Trujillo, 17 de marzo del 2010 Ing. Juan Snchez Bustamante Decano JSB/gpr.

ESTRUCTURACIN
CITACIN Seor: ................................ _______________________________________________________________ ..... ..... .......... . AGENDA: 1. .. 2. .. , ........................... .. ../..

CITACIN .. : DA : HORA : LOCAL : AGENDA : 1. ............. 2. MIEMBROS : 1. . . 2. . . 3. . ...... . , .... .. ../..