EL LIBRO DIARIO

En un sistema contable, la información sobre cada transacción comercial se registra

inicialmente mediante un registro llamado asiento contable que se anota en un libro
denominado Diario.
En el Diario se registra en forma cronológica cada transacción que lleva a cabo la empresa.
La información sobre cada transacción que se debe registrar es: la fecha, los cambios
originados en cuentas como resultado de la transacción expresados en la moneda nacional, y
una explicación breve de la operación.
Las ventajas que tiene el uso del diario es que muestra toda la información sobre una
transacción en un solo sitio y también proporciona una explicación de la misma.

Fecha día Cuenta o detalle Ref. débitos Créditos

En la columna fecha se escribe la fecha de la transacción, indicando día, mes y año. El año y
el mes no necesitan repetirse en los asientos siguientes, hasta iniciar uno nuevo o cambiar de
página. En la columna cuenta y detalle se especifica el nombre de las cuentas afectadas en el
siguiente orden: aquellas cuentas que van a ser debitadas se escriben en la primera línea del
asiento y se colocan en el margen izquierdo junto a la columna fecha. El nombre de la cuenta
o cuentas a acreditar se escribe en la línea debajo de los asientos débitos, y dejando sangría.
Posteriormente se escribe una breve explicación sobre la transacción. Como último paso se
separan y numeran los asientos en el renglón siguiente. En la referencia se detalla el folio
(número de página) del Libro Mayor en que se hizo el pase del dato al libro Mayor. Cuando
los montos de los débitos y créditos son transferidos a las cuentas del mayor, (un libro que
se explica más adelante), los folios de las cuentas del mayor se relacionan en esta columna
para proporcionar una referencia cruzada. A esta transferencia de los datos del libro de Diario
al Mayor se le llama Mayorización. En la columna de débitos y créditos se registra el
movimiento monetario de las cuentas de acuerdo con las reglas mencionadas anteriormente.
Ejemplo 1: La empresa adquiere al contado Mobiliario y Equipo de Oficina por $100.000. El
asiento contable que procede registrar sería el siguiente:
En el ejemplo anterior el Mobiliario aumenta y como es un activo se registra el monto a la
izquierda; mientras que el efectivo disminuye por lo que el asiento de la cantidad se hace a
la derecha.
Ejemplo 2: Las empresa sustituye una cuenta por pagar por un documento por pagar.

En este caso se está cambiando un pasivo a corto plazo (la cuenta por pagar), por otro a más
largo plazo, (el documento.) El Documento por pagar aumenta y las cuentas por pagar
disminuyen.
Ejemplo No.3: La empresa pagó salarios por ¢50.000. Le pagaron en efectivo servicios
prestados por ¢300.000.

Cuando la empresa paga los salarios de los empleados consumidos durante el periodo, está
incurriendo en un gasto y este registro se hace en la columna de débitos. Cuando vende
productos o gana intereses, genera un ingreso que se registra a la derecha.
Nótese que los ingresos y gastos en realidad representan las variaciones en la utilidad neta y
por lo tanto en el patrimonio, sin embargo se registran en cuentas específicas para poder hacer
una análisis y controlarlos. En otras palabras, los ingresos son aumentos brutos del
patrimonio pero se registran temporalmente en cuentas de ingreso para su posterior control.
Igualmente los gastos son disminuciones brutas del patrimonio, pero para efectos de un mejor
control se registran en rubros específicos. Al final del periodo, una vez preparados los estados
financieros, estos ingresos y gastos se trasladan a la cuenta de patrimonio correspondiente
(Utilidad retenida) para ser presentado en el Estado de Situación Financiera.
PROBLEMA DE REPASO

El 1 de febrero, Pablo Espinoza decidió independizarse y prestar los servicios de electricista

a través de su propia empresa ELECPA.
1/2 Depositó 300.000 en una cuenta bancaria a nombre de ELECPA y trasladó la propiedad
de sus herramientas y equipo a la empresa por valor de 150.000.
2/2 Compró un vehículo para prestar el servicio a domicilio, cuyo costo fue de 450.000 por
el cual firmó un pagaré a un año.
4/2 Compró suministros eléctricos para ser utilizados en las reparaciones por 65.000 a treinta
días plazo.
5/2 Una de sus máquinas debió ser enviada al taller y la reparación tuvo un costo de 5.000
que fueron pagados en efectivo.
6/2 Pagó 1.500 por lubricantes y gasolina consumidos en la prestación de servicios.
12/2 Terminó y cobró la instalación eléctrica en una casa de Pavas por 25.000.
17/2 Publicó un anuncio en el periódico pagando 3.000 en efectivo.
18/2 Facturó 10.000 a Condominios La Orquídea, por la reparación del portón eléctrico.
25/2 Cancela el 50% de la deuda adquirida por la compra de suministro del día 4.
28/2 Cobró la reparación del portón eléctrico de Condominios La Orquídea.
28/2 Retira 60.000 de la Cuenta Bancaria para uso personal.

INSTRUCCIONES:
a. Anote en el diario las transacciones anteriores sin detalle. Utilice las siguientes cuentas
para registrar las transacciones del mes de Febrero.
1 Efectivo 40 Capital, Pablo Espinoza
5 Cuentas por Cobrar 45 Retiros, Pablo Espinoza
9 Suministros Eléctricos 60 Ingresos por Servicios
11 Vehículo 62 Gasto por suministros
15 Herramientas y Equipo 80 Gasto gas y aceites
31 Cuentas por pagar 84 Gasto por reparaciones
32 Documentos por pagar 86 Gasto por Publicidad
RESPUESTA PROBLEMA DE REPASO
EL LIBRO MAYOR

Periódicamente la información contenida en el Diario es transferida a las cuentas en el

Libro Mayor para ser clasificada y posteriormente ser utilizada en la preparación de los
estados financieros.
El libro Mayor es un medio de acumular en un solo lugar la información referente a los
cambios en una cuenta de activo, de pasivo o de patrimonio. El formato de cada folio de este
libro es como sigue:

En el libro Mayor se clasifican los cambios que ocurren por cada operación que afectó los
recursos o fuentes de la empresa en cada transacción. Se utiliza una sección por cada una de
las cuentas siguiendo el orden del catálogo.
La acción de mayorizar consiste en clasificar los movimientos de cada una de las cuentas que
se han registrado en los asientos del Diario. Esta acción se puede desarrollar periódicamente
o en la fecha en que se preparan estados financieros.
La columna Fecha muestra la fecha de la transacción que no es necesariamente la misma
fecha de la Mayorización. La columna detalle únicamente se utiliza para partidas poco
usuales y en muchas empresas rara vez se utiliza. La columna Referencia se utiliza para
relacionar el número de la página del Diario (Folio) en la cual se registró la transacción,
permitiendo así volver a la fuente de los asientos (el Diario) En las columnas Débito y Crédito
se registra el movimiento monetario de las cuentas. En la columna saldo de la cuenta se coloca
el nuevo saldo cada vez que la cuenta se debita o se acredita. Para efectos prácticos, los
estudiantes de contabilidad utilizan un formato mucho más sencillo llamado de cuentas "T",
pero en la realidad el Mayor es un libro de tres columnas legalizado por la Dirección General
de Tributación Directa.
PROBLEMA DE REPASO 4
Como continuidad del problema de repaso 3, realice los pasos al Mayor en formato real (no
cuenta T), de la cuenta de Efectivo.

RESPUESTA AL PROBLEMA DE REPASO

Bibliografía
Antología del Módulo de Contabilidad Básica, UCR