GESTIÓN DE BODEGAS E INVENTARIO

UNIDAD Nº II

Gestión de inventario: Documentación mercantil del proceso de

bodegaje

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Introducción
¿Ha pensado usted en cómo las empresas logran tener registro fidedigno y confiable
de los procesos de adquisición que se suceden al interior de su organización?
Para los profesionales que se desempeñan en organizaciones que tienen por fin
mantener intercambios comerciales orientados a la ganancia, es de vital importancia
comprender los procedimientos de Gestión de Inventario, y más específicamente, tener
dominio de la Documentación Mercantil y Comercial del Proceso Mercantil.

Lo anterior presenta para usted una gran oportunidad de conocer y comprender en

plenitud la documentación comercial en toda su esencia. Descubrir la importancia de estas
herramientas básicas en el desarrollo de las distintas actividades comerciales, implicará una
clara familiarización con estos instrumentos, reconociendo cada uno de ellos y su adecuada
utilización.
Así, en el presente material, usted podrá conocer e identificar conceptualmente los
documentos inherentes y respaldatorios al proceso de Compraventa, como también
documentos relacionados con la Administración del Personal.
Es necesario que usted estudie con interés y dedicación, priorizando el análisis por
sobre la memorización; de este modo el aprendizaje no presentará dificultades. Cabe
destacar que los saberes y contenidos están propuestos y desarrollados de tal forma que su
dominio, sirva para mejorar su perfil profesional y sus competencias laborales.

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Ideas Fuerza

Un contrato es un documento que registra un acuerdo entre dos o más personas

naturales, grupos u organizaciones, mediante el cual se obligan a proceder de
alguna manera determinada. Dentro de los contratos, podemos encontrar:
Contratos Civiles, Contratos Mercantiles y Contratos de Compraventa.

Para que el Proceso de Compraventa se suceda con regularidad, se requiere de la

confección y archivo de documentos y formularios, dentro de los cuales figuran:
Consulta, Cotización, Pedido, Guía de Despacho, Factura, Recibo, Pago, Nota de
Débito y Nota de Crédito.

Los Documentos Mercantiles, en su gran mayoría, están relacionados directamente

con la compraventa, pero se pueden encontrar otros, que comparten con los
anteriores su orientación al desarrollo comercial de la empresa, pero tienen por
finalidad administrar la relación contractual de los clientes internos de la
organización. Dentro de ellos, encontraremos: El Contrato de Trabajo y la
Liquidación de Sueldo.

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1. Documentación Mercantil
Un contrato es un documento (también puede ser un procedimiento oral) que registra
un acuerdo (emanado, generalmente, de un proceso de negociación) constituyente entre dos
o más personas naturales, grupos u organizaciones, mediante el cual se obligan voluntaria,
mediada o arbitradamente, a proceder de alguna manera determinada.
A razón de los contratos, a grandes rasgos, se puede considerar que:
 Los Contratos Civiles (contraídos entre personas o grupos naturales) se regulan por el
Código Civil (Ley Civil).

 Los Contratos Mercantiles (contraídos entre personas, grupos u organizaciones con

fines comerciales) por el Código de Comercio (Ley Mercantil).

 Los Contratos de Compraventa, contienen acuerdos y regulan procesos sucedidos

entre personas, grupos y organizaciones, tanto naturales como comerciales, por lo
que la tendencia actual es la Unificación Legislativa, lo que indica que pueden ser
regulados por el Código Civil y/o el Código de Comercio según sea el caso o la
situación sucedida.
Figura 1

(Fuente: Sáez, 2011, p. 92)

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A continuación, se detalla cómo se norma o procede, en los casos de un proceso de

Compraventa, en los Códigos Civil y de Comercio:

Cuadro 1

Compraventa Civil Compraventa Mercantil

El Código Civil se refiere al proceso de El Código de Comercio (1965) regula la

compraventa como un contrato, por el cual
una persona (vendedor de un producto o
servicio) se obliga a entregar una cosa a
otra (comprador de un producto o
beneficiario de un servicio); la cual se
compromete a pagar o cancelar una suma
en dinero o monto efectivo, a razón de un
signo que represente el valor llamado
Precio.
En el procedimiento antes citado, es
necesario destacar su irregularidad
procesal, en tanto se requiere para su
validación legal, sólo del consentimiento
de lo estipulado en el contrato por las
partes. No se garantiza la entrega de los
productos, no se estipulan políticas de
precio o se predefinen obligaciones
recíprocas para los participantes del
acuerdo.
Compraventa señalando: "será Mercantil la
Compraventa de cosas muebles para
revenderlas, bien en la forma que se compraron
o bien en otra diferente, con ánimo de lucrarse
en la reventa". Así, el proceso de compraventa
regulado por la Ley Mercantil, es el referido a
los intercambios comerciales entre personas,
grupos u organizaciones, donde intervienen
procesos de reventa (compra de un producto o
materia prima, no con el fin de satisfacer una
necesidad personal, sino con el de
intercambiarlo nuevamente, es decir, el proceso
tiene por fin el lucro o ganancia, a través de la
venta de un producto adquirido).
El Código de Comercio, desarrolla las
condiciones mínimas para que un proceso de
compra-venta sea legal, por lo cual, instala una
regulación mercantil distinta a lo estipulado para
las ventas civiles.

Existen instancias en que es complejo identificar si se está frente a una compraventa

Civil o Mercantil. Si bien es necesario considerar las características particulares de cada
proceso donde se sucedan intercambios comerciales, se puede considerar que la
Compraventa Mercantil, a grandes rasgos, se caracteriza por:

 Por el destino. La finalidad del proceso de compraventa mercantil no es

satisfacer una necesidad por medio de la adquisición de un determinado bien
o producto, sino que proceder a la Reventa de lo comprado (comprar o
adquirir para revender).
 Por el ánimo de lucro. El objetivo del proceso de compraventa mercantil es
obtener Beneficio Económico en la reventa. Por lo tanto, la compraventa
mercantil no se hace para que el comprador satisfaga sus necesidades de
consumo, sino para lucrar con tal actividad (obtener beneficios económicos de
la transacción realizada).

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Es necesario explicitar que hay procesos de Compraventa que se constituyen como

excepciones a lo anteriormente citado, por lo que no se consideran Mercantiles, a modo de
ejemplo:

 Ventas realizadas por empresarios a particulares o consumidores.

 Ventas que los artesanos (agricultores, ganaderos, entre otros), realicen de
sus productos.
 Reventa que haga una persona natural (no comerciante) del resto o sobrante
de acopios que hizo para su consumo individual.

El Código de Comercio (1965) en las disposiciones generales sobre los contratos de

comercio establece que “Los contratos Mercantiles, en todo lo relativo a sus requisitos,
modificaciones, excepciones, interpretación y extinción, y a la capacidad de los contratantes;
se regirán en todo por lo que se encuentre expresamente establecido en este código, o en
las leyes especiales por las reglas generales del derecho común". Es decir, es necesario que
los contratos de compraventa cumplan con todos y cada uno de los puntos presentes en los
artículos de la Ley Mercantil, ya que de lo contrario se incurrirá en faltas a la normativa
vigente.

Actividad N° 1

Un contrato es un documento mediante el cual personas naturales, grupos u

organizaciones se obligan a proceder de alguna manera; entre ellos podemos
encontrar: Contratos Civiles, Contratos Mercantiles y Contratos de Compraventa.

Realice un resumen de las características más relevantes de cada uno de los 3

tipos de contratos antes citados, y con la información levantada, construya una tabla
de síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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2. Documentos relacionados con la compra – venta

En el material de la Semana 2, trabajado previamente al presente módulo, se

presentaron los conceptos y contenidos propios del proceso de compra y venta, por parte de
la Central o Departamento de Adquisiciones de la Empresa. Para que dicho proceso ocurra
con regularidad, se requiere que la confección y archivo de los Documentos y Formularios
inherentes al procedimiento, antes citados, se gestionen de buena manera.
Así, dentro del proceso de compra – venta gestionado por el Departamento de
Adquisiciones de una Empresa, podemos identificar documentos o formularios, que por su
relevancia o la frecuencia de su utilización, deben cumplir ciertas exigencias normativas y/o
legales necesarias en su confección y archivo.
Todo proceso de intercambio comercial responde a un proceso sistémico y
algorítmico, en tanto posee, por un lado, etapas definidas e independientes, y por otro,
procedimientos ordenados que se estructuran secuencialmente. El proceso anterior, inicia
con la Consulta y culmina con el Pago (pasando por variadas etapas intermedias no
prescindibles); y para cada una de las operaciones sucedidas se llevan a cabo movimientos
de documentos y formularios impresos.
Más abajo se presenta un esquema algorítmico que resume el proceso de interacción
entre el Comprador y el Vendedor, cuando se sucede un intercambio comercial, explicitando
la documentación, requerida en cada caso:
Figura 2

(Fuente: Sáez, 2011, p. 87)

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A continuación se explicarán, a grandes rasgos, las características de los documentos

presentes en el esquema antes presentado:
a. La Consulta: Es el documento, por medio del cual, el comprador tiene el primer
acercamiento o contacto con el proveedor. Es a través de él, donde el comprador
solicita o pregunta todas las especificaciones del o los productos que se tiene
intención de adquirir, por ejemplo: Precio, Calidad, Tiempo de entrega, etc. Este
documento es fundamental, porque permite al proveedor reconocer cuál es el Set de
Especificaciones de los productos o materias primas que la Empresa necesita adquirir.

Figura N° 3

(Fuente: Sáez, 2011, p. 109)

b. La Cotización: Es el medio con que el cual se responde a la Carta de Consulta, y

es dentro de ella donde el proveedor da contestación a las interrogantes o preguntas
planteadas por la Empresa (cliente potencial). Por lo general, incluye la información
siguiente:

 Descripción detallada de los productos en cuanto calidad y cantidad.

 Tiempo del despacho del o los productos.
 Precio exacto del o los productos.
 Vigencia de la información presente en la cotización.

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Figura N° 4

(Fuente: Sáez, 2011, p. 109)

c. El Pedido: Luego de la recepción y aceptación de la Cotización (la Empresa opta

por el proveedor que más le convenga, luego de un análisis comparativo, a razón de lo
presentado en las cotizaciones), se procede a efectuar el Pedido u Orden de Compra,
de los productos presentes en la cotización. Por lo general, la Carta de Pedido incluye
la siguiente información:

 Membrete de la empresa compradora.

 Número secuencial de la nota de pedido u orden de compra.
 Fecha de Envío de la nota de pedido u orden de compra.
 Dirección de la Empresa o donde debe ser entregada la mercadería.
 Datos de Identificación del proveedor o vendedor.
 Descripción de los artículos solicitados.

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 Precios unitarios de los productos o materias primas y cantidad de unidades

de cada uno.
 Condiciones y forma de pago de los productos solicitados.
 Condiciones especiales (Si las hubiere).
 Referencia a la cotización (Número o nombre de la cotización a la cual
corresponde el proceso de pedido).

d. Guía de Despacho: Es el documento legal que acompaña, la entrega de

mercaderías, es decir, para el despacho desde el proveedor a la empresa que actúa
como cliente, es necesario acompañar las mercaderías o materias primas de la Guía
de Despacho; documento que contiene la información de los embalajes.

Figura N° 5

(Fuente: Sáez, 2011, p. 111)

e. Factura: Es el documento que acredita legalmente una operación de compra y venta

(su formato y legalidad se establecen en el D.L. 825 de 1974). Dicho documento es
entregado por el proveedor/vendedor a la empresa/cliente y contiene información similar a
la presente en los documentos anteriores.

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Figura N° 6

(Fuente: Sáez, 2011, p. 112)

f. Recibo: Corresponde a la nota que indica la recepción concreta y física de las

mercaderías o materias primas solicitadas en el lugar establecido por el comprador.
Normalmente es el proveedor/vendedor que entrega el recibo al cliente/comprador, y
este último firma dicho documento, de este modo el primero podrá utilizar ese
documento como medio de justificación del pago que se llevará a cabo. O hay casos,
en que es el mismo cliente/comprador que da o envía un recibo al proveedor,
indicando que recibió la mercancía o el servicio conforme, este último caso no es tan
utilizado, pero depende siempre de los contratos establecidos y de la organización de
cada empresa.
El recibo en papel es cada vez menos utilizado, siendo que muchas empresas ya
utilizan el recibo digital.

f. Pago: Es la operación que realiza la empresa que actúa como comprador de los
productos enviados por el proveedor una vez que recibe en conformidad las
mercaderías o materias primas requeridas según la información de la Central de
Abastecimiento o Bodega. La forma o especificación del proceso de Pago (entrega de

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efectivo o documentos equivalentes a modo de cambio por los productos adquiridos),
se realizará según lo especificado en los documentos antes citados, y de acuerdo a
las políticas financieras de cada Empresa.
g. Nota de Débito y Crédito: Son documentos legales que tienen por fin la corrección
o enmienda de errores de facturación. Estos documentos sólo se gestionarán cuando
el proceso lo requiera (existan diferencias o divergencias entre lo presentado en la
factura y los montos cancelados). Por ejemplo, si una factura indica que se debe
cancelar por los productos o materias primas $ 100 por 100 unidades, podría suceder
que sólo se hayan despachado 90 unidades o se encuentren 10 unidades con
desperfectos o en estado de merma, por lo que se deberá producir una nota de crédito
para restituir a la Empresa $ 10 por la diferencia entre lo cancelado con lo indicado en
la factura. Se producirán notas de crédito (redactada por el proveedor o productor de
la factura, para restituir montos por la no entrega o entrega defectuosa de productos) o
débito (redactada por la empresa que actúa como cliente, cuando los productos
entregados exceden a los montos cancelados por ellos), según a quién se le restituyan
o compensen los valores.

Nota de Débito:
Figura N° 7

(Fuente: Sáez, 2011, p. 113)

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Nota de Crédito:
Figura N° 8

(Fuente: Sáez, 2011, p. 114)

Actividad N° 2

Para que el Proceso de Compraventa ocurra con regularidad, se requiere de la

gestión de Documentos y Formularios, dentro de los cuales figuran: Consulta,
Cotización, Pedido, Guía de Despacho, Factura, Recibo, Pago, Nota de Débito y
Nota de Crédito. Realice un resumen de las partes fundamentales de cada uno de
los 9 documentos antes citados, y con la información levantada, construya una tabla
de síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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3. Documentos mercantiles relacionados con la administración

de personal
Si bien existen Documentos Mercantiles relacionados directamente con la
compraventa o intercambio comercial de bienes (consulta, cotización, factura, entre otros), se
pueden encontrar otros, que comparten con los anteriores su orientación al desarrollo
comercial de la empresa, pero tienen por finalidad administrar la relación contractual de los
clientes internos de la organización. Dentro de ellos, se encuentran: El Contrato de Trabajo y
la Liquidación de Sueldo, y por su relevancia en la gestión financiera, se desarrollarán a
continuación:

3.1. Contrato de trabajo

Es un formulario en el que se establece la relación entre el empleador y el trabajador
(relación de dependencia laboral), y por medio del cual, este último se obliga a prestar
determinado servicio al empleador bajo su dirección y control, a cambio de una retribución en
dinero (remuneración).
El contrato de trabajo es consensual (se acuerda por medio de un proceso de
negociación entre el empleador y el trabajador) y debe legalmente estar redactado por escrito
en el plazo máximo de 15 días desde la incorporación al trabajo.
El contrato de trabajo, debe ser firmado por ambas partes en dos ejemplares
originales, quedando una copia en poder de cada contratante. El documento antes citado,
debe contener como mínimo las estipulaciones desarrolladas de la siguiente manera:

 Lugar y fecha del contrato de trabajo

 Individualización de las partes (datos personales de los contratantes),
indicándose, la fecha de nacimiento, el domicilio, la nacionalidad y la
remuneración pactada.
 Determinación de la naturaleza de los servicios, del lugar o ciudad en que
haya de prestarse (Caracterización de las labores a desarrollar).
 Forma, periodo y medio de pago de las remuneraciones.
 Duración y distribución de la jornada de trabajo.
 Plazo del contrato (Si es a plazo o de lo contrario será considerado indefinido).
 En el caso que el empleador suministre algunos beneficios adicionales, dentro
de los cuales podemos citar: casa habitación, luz combustible, alimentación,
entre otras; deberá quedar establecido en el contrato de trabajo.
 Por último, todos los acuerdos particulares o individuales que tomen o decidan
las partes.

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3.2. Liquidación de sueldo

La Liquidación de Sueldo es el documento en donde se expresan los valores pactados
en el contrato de trabajo con sus correspondientes descuentos y beneficios adicionales. Es
decir, estipula los pagos a recibir por parte del trabajador, menos los descuentos sucedidos
por incumplimientos (atrasos, inasistencias, entre otros). Al ocurrir el cumplimiento de un
periodo laboral (generalmente de 30 días de trabajo), el empleador deberá entregar el
original del documento antes citado al trabajador, junto con el monto exacto en dinero que se
exprese en él.
Este documento es de gran importancia, tanto para el empleador como para el
trabajador, pues permite tener claridad del detalle de las remuneraciones entregadas y
recibidas y mantener registro escrito de los movimientos mercantiles con los clientes
internos. La Liquidación de Sueldo debe contener como mínimo lo siguiente:

 Nombre de la empresa que la emite.

 Nombre y RUT del trabajador.
 Remuneración base.
 Asignaciones obligatorias.
 Descuentos previsionales (AFP, ISAPRE, INP, CCAF) según corresponda.
 Descuentos varios (préstamos, anticipos, entre otros).
Figura N° 9

(Fuente: Sáez, 2011, p. 130)

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Actividad N° 3

Dentro de los Documentos Mercantiles la gran mayoría están relacionados con la

compraventa, pero se pueden encontrar otros Relacionados con la Administración
de Personal, dentro de los cuales se identifican: El Contrato de Trabajo y la
Liquidación de Sueldo. Realice un resumen de las partes fundamentales de cada
uno de los 2 documentos antes citados, y con la información levantada, construya
una tabla de síntesis, que le servirá como medio de estudio.

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Conclusión
Para la correcta gestión de los procesos mercantiles al interior de una organización
que tenga por fin intercambios comerciales que generen lucro (ganancia); es necesario
gestionar (generar y archivar) documentos y formularios que permitan tener un registro
confiable, fidedigno y actualizado de los procesos de compraventa que ocurren, por un lado,
entre ella y sus proveedores, y por otro, entre ella y sus clientes internos.
Cada vez que la empresa inicia un intercambio comercial, debe proceder a generar un
contrato mercantil o de compraventa (documento que registra el acuerdo comercial), y luego,
gestionar todos y cada uno de los Documentos y Formularios necesarios (Consulta,
Cotización, Pedido, Guía de Despacho, Factura, Recibo, Pago, Nota de Débito y Nota de
Crédito); con el fin de mantener un procedimiento sistémico y algorítmico.
Por otro lado, existen Documentos Mercantiles que no están relacionados
directamente con la compraventa (Contrato de Trabajo y Liquidación de Sueldo), sino que
tienen por finalidad administrar la relación contractual de los clientes internos de la
organización, lo cual contribuye al desarrollo organizacional de manera complementaria.

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Bibliografía

Hopeman (2002) Producción, Conceptos, Análisis y Control. Madrid: Editorial Océano.

Saez, C. (2011). Curso Administración de Bodega y Control de Inventario. Sin Edición.

Extraído en septiembre del 2015 de la World Wide Web:
http://www.fundacionrutten.cl/Download/courses/Administraciondebodegaycontroldeinventari
o.pdf
S/A. (2009). Manual Gestión de Almacenamiento y Bodega. Sin Edición. Extraído en
septiembre del 2015 de la World Wide Web:
http://www.proyectolaboral.cl/MANUAL_CURSO_LOGISTICA_Y_BODEGA_AUTOINSTRUC
CION.pdf

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