Declaración Anual Intervenciones Cooperación

PERÚ ww.
a
Ministerio de Relaciones Agencia Peruana de
Exteriores Cooperación Internacional
FORMATO ÚNICO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA

DECLARACIÓN ANUAL DE INTERVENCIONES EJECUTADAS CON
COOPERACIÓN INTERNACIONAL NO REEMBOLSABLE
(Programas, proyectos o actividades en ejecución durante el año 2008)
GUÍA DE LLENADO
La AGENCIA PERUANA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL (APCI) pone a su disposición la
presente guía para el llenado del “Formato Único para la presentación de la Declaración Anual de
Intervenciones ejecutadas con Cooperación Internacional No Reembolsable”, que se ha realizado
durante el año 2008.
Pero… ¿Qué es una Intervención Ejecutada?
La Ley Nº 28925 en su artículo 3º, crea el registro nacional de intervenciones con recursos
de cooperación internacional no reembolsable. Este registro agrupa a todas las
modalidades de intervención, sean éstos, programas, proyectos o actividades.
Por lo cual, se entiende por intervención ejecutada a los programas, proyectos o

actividades que se ejecutaron con recursos de la cooperación internacional no
reembolsable durante el año 2008.
¿Quiénes están sujetos a presentar la Declaración Anual?
El Decreto Supremo Nº 015-92-PCM establece en los artículos 79º y 80º, que las entidades
inscritas en los registros de APCI adquieren los siguientes compromisos:
a) Presentar información pertinente sobre la ejecución y/o finalización de los programas

y/o proyectos que cooperó y/o ejecutó durante el año anterior, durante el mes enero de
cada año.
b) Presentar el Plan Anual de Actividades para el año iniciado.
c) Presentar cualquier modificación del representante y/o Consejo Directivo así como el
Domicilio Legal.
Todos estos compromisos se formalizan en la Declaración Anual de Intervenciones

Ejecutadas con Cooperación Internacional No Reembolsable y en la presentación del Plan
Anual de Actividades.
Según el artículo 1º de la Ley Nº 28386, Ley que modifica el Decreto Legislativo Nº 719,
Ley de Cooperación Técnica Internacional, y la Ley Nº 27692, Ley de Creación de la
Agencia Peruana de Cooperación Internacional; establece que los organismos perceptores
de Cooperación Técnica Internacional proporcionarán anualmente a la Agencia Peruana de
Cooperación Internacional – APCI información referida al monto y a la procedencia de la
cooperación recibida para cada plan, programa, proyecto o actividad específica de
desarrollo, la cual consignará en el portal de transparencia que al efecto implementará la
APCI.
Es en este marco, que las entidades perceptoras de cooperación internacional presentan,

cada año, su Declaración Anual.
Dirección de Operaciones y Capacitación 1

Subdirección de Registros
Asimismo, como lo establece el artículo 3º de la Ley Nº 28875, Ley que crea el Sistema
Nacional Descentralizado de Cooperación Internacional No Reembolsable son integrantes
del Sistema las unidades orgánicas y/o dependencias encargadas de la cooperación
internacional no reembolsable en el Poder Legislativo, Poder Judicial, Organismos
Constitucionales Autónomos, Ministerios, Organismos Públicos Descentralizados,
Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales.
También integran el Sistema, las organizaciones no gubernamentales de desarrollo

nacional – ONGD y las entidades e instituciones de cooperación internacional – ENIEX.
Por lo tanto, este formato deberá ser llenado por las entidades públicas y privadas
ejecutoras de intervenciones (Programas, Proyectos o Actividades) que hayan sido
financiados por la Cooperación Internacional (oficial o privada) durante el año 2 008.
Y se deberá presentar una declaración por cada intervención ejecutada (ya sea total o
parcialmente),
¿Qué pasa si no presento la Declaración Anual de mis Intervenciones?
La no presentación de la información arriba indicada, por parte de las ONGD y ENIEX,

constituye una infracción tipificada en el artículo 21º del Título V de la Ley 28925 y en el
literal c) del artículo 6º del Reglamento de Infracciones y Sanciones de la APCI, aprobada
por el Decreto Supremo Nº027-2007-RE, cuya consecuencia es la aplicación de las
sanciones señaladas en el artículo 12º de dicho dispositivo legal por parte de la Comisión
de Infracciones y Sanciones – CIS.
Asimismo, el citado Reglamento establece que en el caso de que la Dirección Ejecutiva de

APCI tuviera conocimiento de que alguna unidad orgánica o dependencia del Sector
Público incurriera en alguna infracción prevista en los artículos 6º, 7º y 8º, comunicará de
ese hecho a la entidad del Sector Público de la que dependa administrativamente la
mencionada unidad orgánica o dependencia del Sector Público, con la finalidad de que
cese la conducta infractora y la entidad del Sector Público inicie el correspondiente
procedimiento administrativo contra los funcionarios o servidores que resulten
responsables.
Teniendo estos elementos como información preliminar, les recordamos que:
La fecha límite de entrega de esta información es

el 31 de enero del 2009

INGRESO AL FORMATO DE DECLARACION ANUAL 2008
ONGD, ENIEX E INSTITUCIONES PÚBLICAS
Algunas recomendaciones preliminares:
1. En caso de no haber ejecutado ningún tipo de intervención con recursos de la cooperación

internacional no reembolsable, la Declaración Anual contempla la posibilidad de emitir un
formato de constancia de NO EJECUCIÓN, a través de la opción PRP (proyecto ejecutado
con recursos propios) que aparece en la primera pantalla, luego de ingresar su código de
usuario y password. En dicho formato declarará solo lo correspondiente a la parte
institucional; y además deberá llenar el Plan Anual de Actividades 2009 y las
modificaciones de Consejo Directivo que hubiere.
2. Las entidades que están inscritas en dos registros institucionales de APCI (ONGD –
IPREDA o ENIEX – IPREDA) deberán confirmar sus códigos de usuarios y password con
APCI a través de la siguiente cuenta de correo: info2008@apci.gob.pe
3. Tiene usted un tiempo promedio de 60 minutos por sesión desde el momento de que usted
registró su código de usuario y clave. En caso de expirar la sesión, tiene usted reingresar
al sistema.
4. Para el ingreso de la información on line, deberá contar con un equipo con las siguientes
características mínimas:
Equipo Pentium III,

Sistema Operativo Windows 2000, Windows XP, Windows Vista
Contar con conexión internet de 128 kbps.
En la presente guía se visualizarán los siguientes casos:
Caso 1: Forma de declarar un Programa o un Proyecto

Caso 2: Forma de Declarar un PRP

PASOS PRELIMINARES PARA TODAS LAS OPCIONES DE ENTIDADES DECLARANTES
PASO 1: Ingresar al Portal Web de APCI (www.apci.gob.pe) y ingresar a la Declaración Anual

2008, de manera directa, es oprimiendo la opción 1 “Declaración Anual 2008”, que se
exhibe en la parte superior derecha.
Otra forma de ubicar en la parte inferior izquierda de la pantalla, bajo la denominación

“Accesos Directos”, la opción 2 del menú: “Declaración Anual de Ejecutoras”. Sírvase
presionar en dicha opción.
2
…
…
1
PASO 2: Si accede a la Declaración Anual con la opción 2, aparecerá una pantalla que le
presenta tres opciones:
Declaración Anual 2008

Si su institución va a hacer su Declaración Anual de las intervenciones ejecutadas

durante el año 2008, puede presionar en la opción: “Declaración Anual 2008”.
Si su institución no estuviera al día en sus declaraciones anuales 2007 y 2006; puede

comunicarse al teléfono 319-3626 o al email gmanrique@apci.gob.pe; en donde le
darán la orientación necesaria para levantar la omisión de la declaración de los años
anteriores.

PASO 3: A continuación, luego de presionar la opción: “Declaración Anual 2008”, aparecerá la
siguiente pantalla.
Si desea empezar a llenar su Declaración Anual, debe seleccionar una de las tres
opciones según la naturaleza de su institución: Organismo No Gubernamental de
Desarrollo (ONGD), Entidad e Instituciones Extranjeras de Cooperación Técnica
Internacional (ENIEX) o Entidades Públicas.

PASO 4: Luego de que usted selecciono una de las tres opciones (ONGD, ENIEX o Entidad
Pública), usted encontrará una pantalla que le solicita su denominación de “Usuario” y la
clave que le corresponde “Password”.
Si tiene problema con el Usuario o Password para ingresar, sírvase comunicarse con la
cuenta de correo: soporte@apci.gob.pe
PASO 5: Luego de ingresar su Usuario y Password, se presentará la siguiente pantalla de

Declaración Anual de Intervenciones.
En esta pantalla, usted encontrará los siguientes aspectos:
Proceso de Declaración Anual de Intervenciones. Los campos asignados son de uso

exclusivo del sistema y que reflejan lo siguiente:
ID (código del sistema y se genera automáticamente),
Estado (refleja la situación del proceso de declaración),
Fecha de Registro (refleja el día y hora de inicio del proceso),

Fecha de Cierre (refleja el día y hora de cierre del proceso de declaración) y,
Código de cierre de declaración (refleja el código que el sistema genera cuando
usted ha terminado de declarar su intervención)
Luego encontrará las siguientes opciones:
1. Declaración de Intervenciones: Presenta dos alternativas
1.1 Declarar Nuevas Intervenciones (botón): Si usted está listo para dar inicio a
la Declaración Anual de Intervenciones, sírvase oprimir la opción: “Registrar
Nueva Intervención”.
Debajo de esta opción se observa un cuadro con los siguientes campos, que
exhibirán la información que usted irá registrando:
Registro de intervención : Número correlativo que le asigna el Sistema a

cada intervención declarada.
Título : Nombre de la intervención.
Tipo : Describe si es Programa, Proyecto o Actividad.
Situación : Describe si la intervención declarada está en
proceso o finalizada.
Estado de declaraciones : Indica si se ha finalizado la Declaración o continúa
en proceso.
Comentario : Señala las inconsistencias en el contenido de la
información o de lo contrario emitirá el mensaje:
“Sin Observaciones”.
1.2 Declaración de PRP (botón): Solo hará uso de la opción PRP (proyecto
financiado con recursos propios), cuando su entidad no haya ejecutado una
intervención con financiamiento de la cooperación internacional no
reembolsable durante el año 2008. Cabe indicar, que complementará su
Declaración Anual presentando el Plan Anual de Actividades 2009.
2. Declaración de Plan Anual de Actividades “Plan de Actividades 2009” (botón):

Luego de llenar todos los campos de la opción: “Registrar Nueva Intervención” o los
campos de la opción: “Declaración PRP”, deberá proceder a escoger la opción: “Plan
de Actividades 2009”, y procederá a llenar los campos respectivos. Este ítem es
obligatorio para las entidades privadas (ONGD y ENIEX), debiendo llenar la
información solicitada en cada campo de texto que se ha habilitado para el caso.
3. Finalizar Declaración: Opción que se habilita automáticamente cuando se ha

concluido de declarar las intervenciones o el “PRP” y el Plan Anual de Actividades
2009.
4. Constancia de Declaración: Opción que se habilita luego de haber finalizado la

Declaración. Es imprimible y servirá como documento que acredita haber cumplido
con el proceso de Declaración Anual 2008.

Caso 1: Forma de Declarar un Programa o un Proyecto
PASO 1: Pulsar “Registrar Nueva Intervención”
Pulsar botón
PASO 2: Una vez que pulsó “Registrar Nueva Intervención” aparecerá la siguiente pantalla.
Pulsar
opción
Pulsar la opción “Nuevo”, para ingresar los registros de sus intervenciones, sean estos
Programas, Proyectos o Actividades ejecutados durante el año 2008.
PASO 3: En la siguiente pantalla, encontrará las siguientes opciones que deberá llenar:

Usar mayúsculas Seleccionar:
y/o números. Evitar En ejecución
Seleccionar: uso de signos y/o Terminado
Programa símbolos
Proyecto
Actividad Guarda el
registro de la
Intervención.
a) Tipo de Intervención: Debe seleccionar entre las alternativas que le presenta el

panel: Programa, Proyecto o Actividad.
Programa: Representa un acuerdo global (referido a un conjunto de proyectos)
de acción específica o indefinida y que constituye un entendimiento entre las
partes para el desarrollo mutuo de un conjunto de objetivos generales, con
actividades y metas especificas.
Proyecto: Implica un acuerdo de cooperación bien definido de duración
determinada y dotado de un presupuesto, y requiere de un marco de
organización, contratos específicos y un sistema de ejecución. Es el resultado
de un proceso que contiene claramente un conjunto de actividades, con una
meta definida, objetivos y resultados específicamente esperados.
Actividad: Conjunto definido de acciones, que forma parte de un programa o
proyecto global, para alcanzar metas establecidas, intercambio de información,
de expertos o conocimientos técnicos, durante un período de tiempo y sujetos a
revisiones periódicas.
b) Programa: Si usted está registrando un Programa, automáticamente el campo de

selección no estará habilitado y por defecto muestra la opción “SIN PROGRAMA”. Si
usted está registrando un proyecto o actividad, tendrá dos opciones de relacionar
estas intervenciones con algún programa anteriormente registrado si fuera el caso o
la opción “SIN PROGRAMA” si fuera una intervención independiente o directa.
c) Nombre de la Intervención: Deberá consignar el nombre de la intervención con

mayúsculas, sin caracteres especiales como: @#$%&/(), entre otros.
d) Situación de la Intervención: Se debe seleccionar entre las opciones: “Terminado” o

“En ejecución” según corresponda.
NOTA IMPORTANTE: Verificar el correcto llenado de todos los campos al ser

obligatorios, en caso contrario, al pulsar la opción “GUARDAR” no reconocerá los datos
ingresados.
Concluido el registro de la intervención se muestra la información ingresada, teniendo la

siguiente descripción: Tipo de Intervención, Nombre de la Intervención y Situación de
Intervención definidos.

En el caso de que su intervención fuera un Programa, el campo “PROGRAMA”, por
defecto, mostrará el término “SIN PROGRAMA”. Si usted está ingresando los datos de
una intervención a nivel de Proyecto, tendrá las opciones: “SIN PROGRAMA” si ésta
intervención no está asociada a un Programa preingresado por usted; o podrá
relacionarlo con un programa cuyo registro ya está ingresado.
Asimismo, si ha registrado un PROGRAMA, deberá registrar cada uno de los proyectos

que lo conforman, a partir de pulsar la opción “NUEVO”. Además, podrá registrar las
intervenciones (Proyectos o Actividades) que no están vinculados a ningún
PROGRAMA, haciendo uso del mismo procedimiento.
En esta pantalla se muestra el registro de proyectos vinculados a un programa y de

proyectos independientes.
NOTA: El sistema puede almacenar “n” cantidad de intervenciones. Se tiene la opción

“Editar” para realizar cualquier corrección de los datos ingresados. La opción “Eliminar”
suprime el registro ingresado, sin opción de recuperar.
La opción “Ingreso al Formato” le habilitará una nueva pantalla para el ingreso de la

información específica de la intervención seleccionada.
1. En el caso de registrar un PROGRAMA y los proyectos vinculados al mismo, usted
solo necesitará actualizar la intervención a través del programa.
2. En el caso de registrar PROYECTO, sin vínculo en algún programa, usted actualizará
la información que corresponda por proyecto.
PASO 4: Luego de pulsar la opción “Ingreso al Formato” para ingresar información sobre algún
Programa, Proyecto o Actividad, el Sistema presenta la siguiente pantalla, sobre la cual
deberá tomar las siguientes previsiones:

(1)
(2)
(1) Los campos siguientes son opciones por defecto del sistema, por lo tanto, usted no
podrá modificarlos directamente:
Intervención Nº : Indica el número interno del sistema.
Estado : Situación del registro de la intervención.
Comentario : Señala el primer campo que no ha sido llenado, luego de haber
pulsado la opción “Finalizar Intervención” que lo encontrará en la
última pestaña “Evaluación y Observaciones”.
(2) A continuación, en la pantalla encontrará 6 pestañas denominados:

Identificación : Contiene datos básicos de la
intervención.
Marco Lógico : Contiene la estructura lógica
de la intervención.
Orientación de la Intervención : contiene la clasificación
temática a la que contribuye
la intervención.
Costos y Financiamiento : Describe la composición del
financiamiento de la
intervención.
Avance de Resultados y Problemas Encontrados : Describe la información
cualitativa respectiva.
Evaluación y Observaciones : Describe información
cualitativa de las acciones de
evaluación de la intervención.

PASO 5: Ahora procederemos a llenar los campos referidos a la pestaña: “Identificación”.
La pantalla permite ingresar información de la Institución Ejecutora y de la Institución

Responsable. Cabe señalar que la Institución Ejecutora es la entidad que ejecuta
directamente las acciones de la intervención; mientras que la Institución Responsable es
la entidad que ha suscrito el convenio de financiamiento con la entidad cooperante, y se
responsabiliza, a todo nivel, de la gestión de la intervención. Puede coincidir con la
Institución Ejecutora.
Se da inicio al ingreso de información, para ambos campos, a partir de pulsar el botón:

“AGREGAR”, luego de lo cual, aparecerá una ventana emergente que le permite
identificar y localizar el nombre de la institución ejecutora o responsable de la
intervención.
NOTA IMPORTANTE: Si usted está declarando una intervención que tiene más de una
entidad ejecutora o responsable, deberá repetir el proceso con el botón “AGREGAR”,
adicionando a los demás ejecutores o responsables. Estos dos campos son de carácter
obligatorio.

NOTA IMPORTANTE: Si la institución está inscrita en los registros de la APCI,
automáticamente se asignará los campos de RUC y Tipo de Institución. En caso
contrario, la institución deberá comunicarse al correo electrónico: info2008@apci.gob.pe
o al teléfono: Entidades Privadas 319-3626 / Entidades Públicas 319-3625.
Los campos de “Nombre de Intervención”, “Tipo” y “Situación de la Intervención” son

mostrados automáticamente por el sistema, a partir de la información ingresada en los
pasos previos.
Los siguientes campos son opcionales, y deberá llenarlos si cuenta con la información:
Código de la Intervención : Este código es asignado por el ejecutor, en común

acuerdo con su fuente financiera, puede estar
expresada en el convenio de financiación. El
campo permite 10 caracteres.
Siglas : Este campo acepta las Siglas que la intervención
puede tener, determinada por el propio ejecutor o
por su fuente. El campo permite 10 caracteres.
Código SNIP : Es el código asignado por el sistema nacional de
inversión pública. El campo permite 10 caracteres

El campo “Inicio” debe ingresarse la fecha del convenio o contrato de financiamiento
que establece la fecha de inicio de la intervención. En el campo “Fin” se consigna la
fecha de término de las actividades que el convenio o contrato de financiamiento
contemple. Estos campos son de carácter obligatorio. Para ejecutar esta opción debe
pulsar el botón:
El campo “Programa contenedor de la Fuente Cooperante” es un campo opcional.

Si su intervención recibe financiamiento de fuente oficial, podrá encontrar una gama de
opciones donde identificará la fuente cooperante y programa superior que lo relaciona.
Si usted no tiene una fuente oficial, deberá elegir la opción “NO APLICA”.

En caso de que su intervención responde a la ejecución de una entidad pública, usted
deberá llenar la opción: “Por Cadena Institucional (solo entidades públicas)”.
La opción despliega 4 campos:
Tipo : Si entidad pública, deberá elegir la opción “Gobierno Nacional – Regional
– Local”.
Sector : Seleccionar del listado el sector respectivo.
Pliego : Seleccionar del listado el pliego respectivo.
Unidad : Seleccionar del listado la unidad respectiva.
NOTA IMPORTANTE: Verificar el correcto llenado de todos los campos, sobre todo los
de carácter obligatorio, en caso contrario, al pulsar la opción “GUARDAR” no
reconocerá los datos ingresados.
PASO 6: Procederemos a llenar los campos referidos a la pestaña: “Marco Lógico”.
La pantalla permite ingresar información sobre la planificación programática de la

intervención, a través de su Marco Lógico.

Link que habilita el campo de
texto. Campo de texto
Para la presente declaración, la APCI asume las siguientes definiciones para los
principales elementos del marco lógico:
FIN (Objetivo de Desarrollo) : Principal objetivo (global) al que la

intervención tiende a contribuir a mediano
y largo plazo. Es el cambio que se quiere
lograr con la intervención. Es el objetivo
de mayor nivel jerárquico. En ese sentido,
la entidad ejecutora de la intervención
aporta un nivel de contribución para el
cumplimiento hacia el FIN.
PROPOSITO (Objetivo General) : Es el objetivo de impacto que la
intervención se compromete a cumplir al
término de su ejecución. Todos los
esfuerzos están orientados a la
consecución del mismo.
RESULTADOS (Objetivos Específicos) : Son los efectos esperados que la
intervención se propone alcanzar para
garantizar el logro del propósito.
ACTIVIDADES : son los principales medios que deberán
ejecutarse para asegurar el logro de los
resultados definidos. Nos indican cómo se
desarrollará la intervención y el tipo de
recursos humanos y materiales requeridos.
INDICADORES : Son medidas específicas (unidad de
medida) que señalan la información que se
necesita para conocer el progreso
alcanzado en el cumplimiento de las metas
propuestas para cada nivel de la Jerarquía
de Objetivos del marco lógico.
FUENTES DE VERIFICACIÓN : Las fuentes de verificación son los medios
a través de los cuales podremos constatar,
conocer y verificar el cumplimiento de las
metas establecidas en la Jerarquía de
Objetivos (Propósito, Resultados y
Actividades).
SUPUESTOS IMPORTANTES : Representan los factores externos que
escapan al control de las entidades
ejecutoras y que en principio pueden
repercutir en la ejecución de las
intervenciones.
Para llenar cada uno de los elementos anteriormente señalados, usted debe:
a) Pulsar el link “Descripción”, el cual le habilitará un campo de texto con 500 caracteres
disponibles y se podrán pegar textos en Word. Al finalizar debe pulsar el botón
“GUARDAR”, de lo contrario perderá la información ingresada. Luego de Guardar,
podrá observar parte del texto inicial en el campo “Contenido”.
b) Realizar el mismo proceso para todos los link (Indicadores, Fuentes de Verificación y
Supuestos Importantes) de cada uno de los elementos señalados.
PASO 7: Procederemos a llenar los campos referidos a la pestaña: “Orientación de la

Intervención”.
La pestaña permite el ingreso de información de vinculación de las intervenciones con

las temáticas establecidas por el Comité de Ayuda al Desarrollo (DAC), los Objetivos
Estratégicos de Desarrollo Nacional y los Objetivos de Desarrollo del Milenio.
Para el llenado de los datos de la “CLASIFICACIÓN TEMÁTICA DEL COMITÉ DE

AYUDA AL DESARROLLO (DAC)”, se inicia pulsando el botón “NUEVO”, y le despliega
las opciones para el llenado de los siguientes campos:

Temática : Presenta el listado de temas del cual usted seleccionará la
opción que corresponda
Área de Tema : Presenta el listado de los subtemas relacionados a la temática
anteriormente seleccionada.
Porcentaje (%) : Representa la participación del presupuesto orientado a la
temática durante todo el ciclo de vida de la intervención.
Una vez que ha llenado estos datos, debe pulsar el botón “GUARDAR”. Podrá añadir
todos los registros que requiera pulsando el botón “NUEVO”, usted deberá ingresar
todos los temas que aborde su intervención. El sistema valida solo cuando la suma de
los registros ingresados es igual (=) a 100%.
También este campo le presenta las opciones “Modificar”, “Eliminar” y “Cancelar”.
Para el llenado de los campos: “OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA POLÍTICA

NACIONAL DE COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL” y “OBJETIVOS DE
DESARROLLO DEL MILENIO” se procederá de la misma forma anteriormente
desarrollada.
Para el llenado de los datos de “ÁMBITO DE INTERVENCIÓN Y ENFOQUE DE

GENERO”, se presentan los siguientes campos:
Ubigeo : Describe el ámbito geográfico específico

de la intervención, precisando las
circunscripción territorial en el Perú.
Es Multinacional : Identifica si la intervención se ejecuta en
otros países además del Perú. Está
orientado a las intervenciones de
carácter binacional o multinacional.
Departamento, Provincia y Distrito : Detalla la ubicación específica de la
intervención
% Intervención : Define la participación de la inversión
ejecutada durante el año anterior por
Ubigeo.
Nº de Población Objetivo : Establece la cobertura de la población
objetivo de la Intervención.
% Mujeres / Total : Establece la participación de las
Mujeres en el total de la población
objetivo por Ubigeo.
Dominio : Establece con precisión si la
intervención se realiza en zona rural o
urbana, según sea Costa, Sierra o
Selva.
Para ingresar la información referida a: “ÁMBITO DE INTERVENCIÓN Y ENFOQUE DE

GENERO”, deberá pulsar el botón “NUEVO”, y se presentará la siguiente pantalla
emergente

Deberá seleccionar un Ubigeo entre las opciones: Departamental, Provincial y Distrital.
Dependiendo de la selección, el sistema le presentará una lista de opciones para los
campos que se describen.
Luego de registrar los datos, deberá pulsar el botón: “REGISTRAR AMBITO”, que
permite agregar la información al campo “ÁMBITO DE INTERVENCIÓN Y ENFOQUE
DE GENERO”. En caso, requiera ingresar más ámbitos de intervención, repetir el
procedimiento, como se muestra en la pantalla siguiente:
NOTA IMPORTANTE: El registro de datos de la pestaña “Orientación de la

Intervención” son ALMACENADOS DIRECTAMENTE por el sistema
PASO 8: Procederemos a llenar los campos referidos a la pestaña: “Costos y Financiamiento”.
La pantalla permite ingresar información sobre la ejecución presupuestaria de la

intervención con las siguientes precisiones:
a) Los cuadros que se presentan a continuación, de color gris, son campos

autogenerados por el sistema; a partir de la información que usted va registrando en
los cuadros de color verde claro.
b) Todos los cuadros tienen ingreso numérico con dos decimales
c) Los cálculos de suma y resta son automáticos
d) Los datos que usted vaya ingresando son automáticamente guardados.
Procederemos a ingresar los datos del ítem “4.1.- REGISTRO DE COSTOS POR
INTERVENCIÓN” a partir de la siguiente pantalla:

.
La pantalla inicial presenta los siguientes campos:
Proyecto : Es la intervención que se está

declarando o el proyecto que compone
el Programa, objeto de la declaración.
País : Muestra el país de origen de la Fuente
Cooperante, por fuente de
financiamiento, pudiendo ser: Fuente
Externa, Contrapartida Nacional
Efectivo y Contrapartida Nacional
Especies.
Financiamiento : Muestra el nombre de la entidad o
Fuente Cooperante por intervención
Carácter de los Recursos : Muestra la naturaleza de los recursos, si
estos son Oficiales o Privados, por
intervención.

Moneda : Establece que el ingreso de la moneda
es US$, independientemente del tipo de
moneda del convenio de financiación
Presupuesto Total del Proyecto (US $) : Específica el valor de la inversión total
de la intervención durante todo el ciclo
de vida del mismo, por fuente de
financiamiento.
Ejecución Acumulada hasta el 2007 (US$ : Específica el valor de la inversión
ejecutada desde el inicio de la
intervención hasta el 31 de diciembre
del 2007, por fuente de financiamiento.
Monto Programado para el 2008 : Específica el valor de la inversión
programada para el año 2008, por
fuente de financiamiento.
Saldo del Presupuesto US $ : Es el resultado de la diferencia entre la
Ejecución Acumulada hasta el 2007 y el
Monto Programado para el 2008
respecto al Presupuesto Total del
Proyecto, por fuente de financiamiento.
En el segundo cuadro, se presentará un resumen de los datos ingresados según fuente

de financiamiento por intervención, sea ésta Programa o Proyecto. Y en el tercer
cuadro, se presentará un resumen de los datos según origen de financiamiento.
Si usted ingresa información a nivel de Programa, deberá registrar la información en el

campo “REGISTRO DE COSTOS POR PROYECTO” a nivel de cada proyecto que lo
conforma.
Para ingresar la información referida al punto 4.1.- COSTOS Y FINANCIAMIENTO,

deberá pulsar el botón: “AGREGAR REGISTRO”, para lo cual aparecerá una pantalla
emergente como se presenta a continuación:
Si usted está ingresando la información de un Programa, automáticamente aparecerá el

listado de los proyectos que conforman dicho programa según como usted los ingresó
en los pasos anteriores.
En el campo “FINANCIAMIENTO”, usted cuenta con tres opciones a elegir: fente

externa, contrapartida nacional efectivo y contrapartida nacional especies. Si usted
selecciona “fuente externa”, encontrará en el área marcada en la imagen anterior, un
listado de fuentes cooperantes de las cuales usted podrá seleccionar una opción. En
caso de no encontrarla, deberá comunicarse al correo electrónico:
info2008@apci.gob.pe o al teléfono: Entidades Privadas 319-3626 / Entidades Públicas
319-3625.
En la parte inferior, donde se registra los montos declarados en dólares, usted ingresará
los montos del proyecto, considerando que la última columna del cuadro se ajusta
automáticamente al calcular los datos antes ingresados. Luego procederá a pulsar el
botón: “GUARDAR”.
NOTA IMPORTANTE: Los datos registrados en la pestaña “COSTOS Y

FINANCIAMIENTO” son ALMACENADOS DIRECTAMENTE por el sistema, una vez
concluido el procedimiento anterior.
Procederemos a ingresar los datos del ítem “4.2.- PRESUPUESTO POR RUBRO DE
GASTO” que consta de dos partes, a partir de la siguiente pantalla:
4.2.- PRESUPUESTO POR RUBRO DE GASTO
El cuadro presenta los siguientes campos:
a) Rubro: Se presentan los siguientes rubros de costos directos:

Personal (No Consultores): consigna el monto en US $ que implica el
presupuesto de personal directamente involucrado en las acciones de la
intervención, independientemente de su modalidad de contratación pero que
tiene permanencia en la intervención. No considerar al personal que realiza
trabajos específicos de consultoría.
Consultorías (Servicios de Terceros): Consigna el monto en US $ que implica
el presupuesto de consultorías, considerando que son contrataciones de
personal para trabajos específicos relacionados con la intervención.
Equipos, Maquinarias y Herramientas: Consigna el monto en US $ que implica
el presupuesto de Equipos, Maquinaria y Herramientas a ser adquiridos para las
acciones directas de la intervención, y que, normalmente, son entregadas a los
beneficiarios, como arados, equipos de comunicación, tractores, equipos
médicos, entre otros.
Infraestructura: Consigna el monto en US $ invertido en algún tipo de
infraestructura como aulas, servicios higiénicos, canales, entre otros.
Suministros e Insumos: Consigna el monto en US $ que implica el presupuesto
de Suministros e Insumos a ser adquiridos para las acciones directas del
proyecto, y que, normalmente, son entregadas a los beneficiarios, como
vacunas, abonos, fertilizantes, plantas, entre otros.
Materiales de Capacitación, Asistencia Técnica o Asesoría: Consigna el
monto en US $ que implica el presupuesto de Materiales de Capacitación,
Asistencia Técnica o Asesoría a ser adquiridos para las acciones directas de la
intervención, y que, normalmente, son entregadas a los beneficiarios, como
cuadernos, guías, lapiceros, separatas, entre otros, además de refrigerios,
almuerzos, alquileres de locales para acciones educativas, traslados de los
participantes, entre otros. No considera ningún monto referido a personal que
ejecuta las acciones de capacitación, asistencia técnica o asesoría. Incluir los
gastos de movilización (viajes y viáticos del personal que implementa las
acciones del proyecto)
Movilización (Viajes y viáticos): Consigna el monto en US $ que implica el
presupuesto de Movilización necesarios para implementar las acciones de la
intervención como pasajes aéreos, pasajes terrestres, viáticos, impuestos de
viaje.
Publicaciones y Difusión: Consigna el monto en US $ que implica el
presupuesto de Publicaciones y Difusión considerados en la intervención.
Monitoreo y Evaluación: Consigna el monto en US $ que implica el
presupuesto de Monitoreo y Evaluación de la intervención. En este rubro
considerar lo presupuestado para personal, consultarías, materiales y
movilización que permitan implementar el monitoreo de la intervención o su
respectiva evaluación. En este caso, si el monto es global, podrá ser distribuido
proporcionalmente por resultado, en función al criterio del declarante.
Otros. Consigna el monto en US $ que implica algún rubro no considerado en
los ítems anteriores.
b) Moneda: Establece que el ingreso de la moneda es US$, independientemente del
tipo de moneda del convenio de financiación.
c) Presupuesto de la Intervención: Específica el valor de la inversión total de la
intervención durante todo el ciclo de vida del mismo, por cada rubro.
d) Ejecución Acumulada hasta el 2007 (US$): Específica el valor de la inversión
ejecutada desde el inicio de la intervención hasta el 31 de diciembre del 2007, por
cada rubro.
e) Monto Programado para el 2008: Específica el valor de la inversión programada
para el año 2008, por cada rubro.
f) Saldo del Presupuesto US $: Es el resultado de la diferencia entre la Ejecución
Acumulada hasta el 2007 y el Monto Programado para el 2008 respecto al
Presupuesto Total del Proyecto, por cada rubro.
En el siguiente cuadro se requiere ingresar los datos de: 4.2.2 COSTOS

ADMINISTRATIVOS DE LA INTERVENCIÓN (US $) (GASTO QUE CORRESPONDE A
LA INTERVENCIÓN Y ES FINANCIADO POR FUENTE EXTERNA). En este cuadro
solo se consigna la participación de financiamiento de la fuente externa para los costos
administrativos institucionales pero que son consignados a la intervención.
El cuadro presenta los siguientes campos:
a) Rubro: Se presentan los siguientes rubros de costos administrativos:

Personal (permanente): Consigna el monto en US $ que implica el presupuesto
de personal administrativo permanente, independiente de la modalidad de
contratación, y que es asignado al presupuesto de la intervención.
Servicios de Terceros (Contabilidad, Asesoría Jurídica): Consigna el monto
en US $ que implica el presupuesto de servicios de terceros especializados

como asesoría contable o legal, entre otros, asignado al presupuesto de la
intervención.
Implementación de oficina (mobiliario, equipos informáticos): Consigna el
monto en US $ que implica la implementación de oficinas, como adquisición de
equipos, mobiliarios entre otros, asignado al presupuesto de la intervención.
Administración de la intervención (comunicaciones, útiles de oficina,
movilización, servicios bancarios, servicios, alquileres): Consigna el monto
en US $ que implica la administración de la intervención como comunicaciones,
útiles de oficina, movilizaciones locales, servicios bancarios, servicios de luz,
agua, teléfono, alquileres, entre otros, asignados a la intervención.
b) Moneda: Establece que el ingreso de la moneda es US$, independientemente del
tipo de moneda del convenio de financiación.
c) Presupuesto de la Intervención: Específica el valor de la inversión total de la
intervención durante todo el ciclo de vida del mismo, por cada rubro.
d) Ejecución Acumulada hasta el 2007 (US$): Específica el valor de la inversión
ejecutada desde el inicio de la intervención hasta el 31 de diciembre del 2007, por
cada rubro.
e) Monto Programado para el 2008: Específica el valor de la inversión programada
para el año 2008, por cada rubro.
f) Saldo del Presupuesto US $: Es el resultado de la diferencia entre la Ejecución
Acumulada hasta el 2007 y el Monto Programado para el 2008 respecto al
Presupuesto Total del Proyecto, por cada rubro.
En la parte inferior de dicho cuadro, el sistema automáticamente sumará los montos
resultantes de los “Costos Directos de la Intervención + Costos Administrativos de la
Intervención”.
Para ingresar la información del ítem 4.2.1 COSTOS DIRECTOS DE LA

INTERVENCIÓN (US $) y del 4.2.2 COSTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
INTERVENCIÓN (US$), usted deberá pulsar el botón. “MODIFICAR” con lo cual se le
presentará la siguiente pantalla emergente, como ejemplo:
En ambos casos, para cada rubro, deberá proceder de la misma manera, sin olvidarse
de pulsar el botón: “GUARDAR”, EN CASO CONTRARIO, PERDERA LA
INFORMACIÓN INGRESADA.
Como parte final de esta pestaña, encontrará el cuadro: 4.3 APORTE EXTERNO EN
RECURSOS HUMANOS, que responde al requerimiento de información respecto a esta
modalidad de cooperación.

En dicho cuadro encontrará los siguientes campos:
Modalidad : Establece la modalidad de

cooperación a partir de dos
opciones, Expertos Extranjeros
y Voluntarios.
Nombre : Consigna el nombre del
recurso humano
Nacionalidad : Consigna la nacionalidad del
recurso humano y usted
encontrará el listado de países.
Periodo de Permanencia Temporalidad x Meses : Consigna el número de meses
de permanencia del recurso
humano en el país.
Fuente Cooperante : Consigna la fuente cooperante
que brinda el recurso humano,
y usted encontrará un listado
de opciones.
Para ingresar la información de este cuadro, usted deberá pulsar el botón: “AGREGAR
REGISTRO”, y le mostrará la siguiente pantalla emergente:
No olvidarse de pulsar el botón: “GUARDAR”, EN CASO CONTRARIO, PERDERA LA

INFORMACIÓN INGRESADA. Una vez concluido el ingreso de la información, la
pantalla le mostrará los datos ingresados.
PASO 9: Procederemos a llenar los campos referidos a la pestaña: “Avances de Resultados y

Problemas Encontrados”.
La pantalla permite ingresar información sobre los indicadores y metas de la

intervención y sus avances al 31 de diciembre del 2008, así como los respectivos
problemas encontrados.

En esta pantalla, usted encontrará tres grandes campos:
Indicadores y Metas de la Intervención a Nivel de Resultados: En este campo

tiene la opción de seleccionar los 4 resultados más relevantes de la intervención y
consignar los indicadores y las metas de dicho resultado. Deberá elegir los
resultados que mejor expresen los beneficios de su intervención.
% Alcanzado hasta la fecha: Consignar el avance del cumplimiento del resultado
en porcentajes. Lo recomendable es contar con la debida documentación que
sustente la información consignada.
Problemas: Deberá consignar los principales problemas encontrados para el
cumplimiento del resultado esperado. En caso de no identificar problemas, deberá
consignar la frase: “NO APLICA”.

PASO 10: Procederemos a llenar los campos referidos a la pestaña: “Evaluación y

Observaciones”.
La pantalla permite ingresar información sobre las evaluaciones a las que haya sido
sometida la intervención y las observaciones relacionadas a los datos básicos de la
institución, su representante legal o declarante obligado y el responsable de la
intervención.
La primera acción de esta pantalla es la seleccionar si su intervención ha estado

sometida a algún tipo de evaluación. Si la intervención no ha sido evaluada, pase a los
siguientes campos.
Pero si su intervención ha sido evaluada, usted encontrará 4 tipos de acción:

Seguimiento, Medio Término, Final y Auditoria. Dependiendo de la opción que usted
elija deberá ingresar la información de los siguientes campos:

Nombre de la entidad evaluadora : Consignar el nombre de la entidad que realizó la
evaluación
Fecha de la evaluación : Consignar la fecha de la evaluación
Principales recomendaciones : Consignar las principales recomendaciones que
se derivan del informe, según tipo de acción.
Conclusiones : Consignar las principales conclusiones que se
deriven del informe, según tipo de acción.
Luego de llenar esta información, en la pantalla encontrará los siguientes campos, que
soportan 500 caracteres:
Descripción breve y concisa sobre la contribución de la intervención, al

mejoramiento del nivel de vida y/o desarrollo de la población objetivo
(máximo 500 caracteres): Consignar la información que considere pertinente que
explique la contribución de la intervención al mejoramiento del nivel de vida y/o
desarrollo de la población objetivo prevista en la intervención.
Señale los problemas y limitaciones encontrados en la ejecución de la

intervención, así como sus recomendaciones (máximo 500 caracteres):
Consignar la información que considere pertinente que explique los problemas y
limitaciones de la intervención de manera integral y las recomendaciones
respectivas.

A continuación, procederá a llenar los datos de los siguientes campos:
Información de Representante Legal : Consignar los datos del

representante legal en los casos
de entidades ejecutoras
privadas. Este campo SERÁ
LLENADO SOLO POR LAS
ONGD Y ENIEX EJECUTORAS
Información del Responsable de la Intervención : Consignar los datos del

Responsable de la Intervención.
Información del Declarante Obligado : Consignar los datos del
funcionario público que tiene la
responsabilidad de declarar
según la directiva establecida.
Este campo SERÁ LLENADO
SOLO POR LAS ENTIDADES
PÚBLICAS.
Información referida a la Entidad Declarante : Actualizar los datos requeridos

sobre la Entidad Declarante.
Para ingresar información en estos campos primero deberá pulsar el botón:

“INSERTAR DATOS”, y se presentará una pantalla emergente:

En esta pantalla se muestra un cuadro con información del personal que se desempeña
como Representante Legal y/o Declarante Obligado, así como de los Responsables de
las intervenciones que su entidad ha ejecutado.
Para registrar los datos de un nuevo personal pulse el botón “INSERTAR DATOS” he
ingrese la información correspondiente a los campos que se muestran en la siguiente
pantalla y que son descritos más adelante
Documento : En este campo encontrará las opciones DNI (documento

nacional de identidad), Pasaporte, RUC (registro único de
contribuyente). Usted deberá elegir una opción costado,
deberá ingresar el código numérico de la selección hecha.
Nombre del empleado : Nombre de la persona cuyos datos se están ingresando
Dirección : Corresponde a la dirección del domicilio institucional.
Correo electrónico : Corresponde al correo electrónico institucional
Ubigeo : Corresponde a los datos respectivos de Departamento,
provincia y distrito donde se ubica la dirección institucional
de la persona cuyos datos se están ingresando.
Teléfono y Fax : Corresponde a los teléfonos institucionales
Cargo : Puede usted encontrar un listado de las opciones más
usadas en las declaraciones de los años anteriores.
Para registrar información adicional de nuevas personas, deberá apretar el botón:

“INSERTAR DATOS”. Ingrese tantos datos como requiera.

Ahora deberá usted seleccionar el botón “ASIGNAR” en cualquiera de las tres opciones:
Representante Legal, Declarante Obligado o Responsable de la Intervención, lo
que le presentará una pantalla emergente:
Ahora procederá usted a pulsar la opción: “SELECCIONAR”, en aquel nombre que

desee usted asignarlo a cualquiera de las tres opciones: Representante Legal,
Declarante Obligado o Responsable de la Intervención, y automáticamente asignará
los datos a la opción elegida.
Respecto a la INFORMACIÓN REFERIDA A LA ENTIDAD DECLARANTE, se

registrará la información que permite actualizar los datos de la entidad. Para ello deberá
pulsar el botón: “MODIFICAR INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD DECLARANTE”, e
ingresar la información requerida.

PASO 11: una vez que usted ha cumplido con los pasos anteriores, procederá a pulsar el botón:
“FINALIZAR INTERVENCIÓN”, con lo cual culmina su Declaración de Intervención
Al pulsar esta opción, usted regresa a la primera presentación (PASO 1) donde podrá
observar todos los proyectos que viene declarando.
El sistema revisa las validaciones de todas las pestañas llenadas e indica en el campo:
“COMENTARIO” las inconsistencias que tiene que verificar y corregir.
El llenado de todas las demás intervenciones que registre su institución (pública o

privada) deberá realizar todos los pasos que se detallan en la presente GUÍA. Si tuviera
otras interrogantes por favor comunicarse al correo electrónico: info2008@apci.gob.pe o
al teléfono: Entidades Privadas 319-3626 / Entidades Públicas 319-3625
Para el caso de los privados (ONGD y ENIEX) agradeceremos revisar el instructivo

correspondiente al Plan Anual de Actividades 2009.
En la siguiente versión del presente instructivo se incluirán los pasos a seguir para
obtener la Constancia de la Declaración Anual que usted ha iniciado.


Declaración Anual Intervenciones Cooperación

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PERÚ ww.

FORMATO ÚNICO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA

Pero… ¿Qué es una Intervención Ejecutada?

Por lo cual, se entiende por intervención ejecutada a los programas, proyectos o

¿Quiénes están sujetos a presentar la Declaración Anual?

a) Presentar información pertinente sobre la ejecución y/o finalización de los programas

Todos estos compromisos se formalizan en la Declaración Anual de Intervenciones

Es en este marco, que las entidades perceptoras de cooperación internacional presentan,

Dirección de Operaciones y Capacitación 1

También integran el Sistema, las organizaciones no gubernamentales de desarrollo

¿Qué pasa si no presento la Declaración Anual de mis Intervenciones?

La no presentación de la información arriba indicada, por parte de las ONGD y ENIEX,

Asimismo, el citado Reglamento establece que en el caso de que la Dirección Ejecutiva de

Teniendo estos elementos como información preliminar, les recordamos que:

La fecha límite de entrega de esta información es

Dirección de Operaciones y Capacitación 2

Algunas recomendaciones preliminares:

1. En caso de no haber ejecutado ningún tipo de intervención con recursos de la cooperación

Equipo Pentium III,

En la presente guía se visualizarán los siguientes casos:

Caso 1: Forma de declarar un Programa o un Proyecto

Dirección de Operaciones y Capacitación 3

PASO 1: Ingresar al Portal Web de APCI (www.apci.gob.pe) y ingresar a la Declaración Anual

Otra forma de ubicar en la parte inferior izquierda de la pantalla, bajo la denominación

Declaración Anual 2008

Si su institución va a hacer su Declaración Anual de las intervenciones ejecutadas

Si su institución no estuviera al día en sus declaraciones anuales 2007 y 2006; puede

Dirección de Operaciones y Capacitación 4

Dirección de Operaciones y Capacitación 5

PASO 5: Luego de ingresar su Usuario y Password, se presentará la siguiente pantalla de

En esta pantalla, usted encontrará los siguientes aspectos:

Proceso de Declaración Anual de Intervenciones. Los campos asignados son de uso

Dirección de Operaciones y Capacitación 6

Luego encontrará las siguientes opciones:

1. Declaración de Intervenciones: Presenta dos alternativas

Registro de intervención : Número correlativo que le asigna el Sistema a

2. Declaración de Plan Anual de Actividades “Plan de Actividades 2009” (botón):

3. Finalizar Declaración: Opción que se habilita automáticamente cuando se ha

4. Constancia de Declaración: Opción que se habilita luego de haber finalizado la

Dirección de Operaciones y Capacitación 7

PASO 1: Pulsar “Registrar Nueva Intervención”

Dirección de Operaciones y Capacitación 8

a) Tipo de Intervención: Debe seleccionar entre las alternativas que le presenta el

b) Programa: Si usted está registrando un Programa, automáticamente el campo de

c) Nombre de la Intervención: Deberá consignar el nombre de la intervención con

d) Situación de la Intervención: Se debe seleccionar entre las opciones: “Terminado” o

NOTA IMPORTANTE: Verificar el correcto llenado de todos los campos al ser

Concluido el registro de la intervención se muestra la información ingresada, teniendo la

Dirección de Operaciones y Capacitación 9

Asimismo, si ha registrado un PROGRAMA, deberá registrar cada uno de los proyectos

En esta pantalla se muestra el registro de proyectos vinculados a un programa y de

NOTA: El sistema puede almacenar “n” cantidad de intervenciones. Se tiene la opción

La opción “Ingreso al Formato” le habilitará una nueva pantalla para el ingreso de la

Dirección de Operaciones y Capacitación 10

(2) A continuación, en la pantalla encontrará 6 pestañas denominados:

Dirección de Operaciones y Capacitación 11

La pantalla permite ingresar información de la Institución Ejecutora y de la Institución

Se da inicio al ingreso de información, para ambos campos, a partir de pulsar el botón:

Dirección de Operaciones y Capacitación 12

Los campos de “Nombre de Intervención”, “Tipo” y “Situación de la Intervención” son

Código de la Intervención : Este código es asignado por el ejecutor, en común

Dirección de Operaciones y Capacitación 13

El campo “Programa contenedor de la Fuente Cooperante” es un campo opcional.