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Política de Código de Ética MA-RRHH-003

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17-Jul-2018 17-Jul-2019 Versión 1
Vigencia Revisión

Política de Compras
Política para Depreciar Activos Fijos
Política para Uso de Fotocopiadoras
Política para Emisión de Notas de Crédito
Documento Política para Asignación Uso y Mantenimiento de Vehículos
Relacionado Política de Créditos
Política para Asignación de la Reflexión Diaria
Política de Estándares en Seguridad Informática
Política para Asignación y Uso del Uniforme y Equipo de Protección Personal
Manual de Normas y Procedimientos para Gestión de Sanciones
Descripción Pág.

Contenido Presentación del Manual 1

Objetivo, alcance, definiciones 2
Política de Código de Ética 3

Tabla de Distribución, Responsables de Elaboración, Revisión y Autorización

Nombre / Puesto Fecha Firma

Luis Caná
Autorizado por
Presidente de Junta Directiva
German González
Autorizado por
Gerente General
Mario Cojulún Hass
Editado por
Gerente de Gestión del Talento Humano
Certifico que he leído y aprobado el presente documento para su implementación y
vigencia a partir de la fecha de vigencia.

 Prohibida su reproducción total o parcial sin la autorización expresa y por escrito de FFACSA.

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1. Objetivo
Establecer las normas de conducta que se basan en los valores de honestidad,
compromiso, responsabilidad y lealtad y rigen la forma de hacer negocios, la manera
de administrar y el comportamiento de los colaboradores en sus funciones.

2. Alcance
Este documento es de aplicación directa para todo colaborador.

3. Definiciones
3.1. Ética:
Proviene del griego ethos, que significa "modo de ser o carácter" en cuanto a la
forma de vida adquirida o conquistada por el hombre. Es la teoría o ciencia del
comportamiento moral de los hombres en sociedad.

3.2. Moral:
Proviene del latín mos, o mores, costumbre o costumbres, en el sentido de
normas o reglas adquiridas por hábito. Podemos entender que Moral es un
conjunto de normas y reglas de acción, destinadas a regular las relaciones de los
individuos en una comunidad social dada. Esta relación entre ética y moral es lo
que se llama la determinación de la sustancia ética, es decir la manera como el
hombre se debe dar forma a sí mismo para su bienestar y el bien común.

3.3. Código de Ética:

Es la política detalla principios y valores de la conducta personal y profesional que
regula el manejo de las relaciones entre colaboradores, clientes, proveedores y la
comunidad.

3.4. Fraude
Es un acto u omisión intencional cuyo objeto es perjudicar o engañar a otra
persona u obtener un beneficio al que no se tiene derecho.

3.5. Soborno
Es un ofrecimiento intencional de dinero u otro tipo de beneficio que se otorga a
otra persona, funcionario gubernamental, organización o compañía a fin de
garantizar o intentar garantizar un beneficio en la realización de un deber,
obtener o retener un negocio y obtener cualquier otra ventaja inadecuada. El
soborno puede adoptar diferentes formas, como pagos en efectivo, empleo,
transacciones de trueque, asignar un negocio a una persona o empresa en
particular, hospitalidad indebida o la prestación de servicios u otros beneficios a

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una persona, organización o compañía o a personas relacionadas con una

persona, organización o compañía en particular

3.6. Conflictos de Interés

Tienen lugar cuando se le solicita a una persona tomar una decisión o realizar
una actividad en nombre de la empresa pero dicha persona tiene un interés
personal en el resultado de la decisión.

4. Responsables:
Las disposiciones descritas en esta normativa son de cumplimiento obligatorio para
todos los colaboradores, su desconocimiento no exime de responsabilidad a los
puestos implicados en su cumplimiento.

5. Políticas
5.1. Todo lo colaborador de FFAC, S.A. tiene responsabilidad de conocer a profundidad
la presente política y cumplir con lo establecido con sus familias, en el desarrollo
de las funciones de sus puestos de trabajo y en la sociedad.

5.2. La Gerencia General y la Gerencia de Gestión del Talento Humano son

responsables de asegurar que todo colaborador tienen conocimiento de la
presente política.

5.3. Los colaboradores son responsables de cumplir las leyes aplicables al realizar las
funciones de puesto de trabajo. Violar las leyes, políticas, normas y
procedimeintos puede dar lugar tanto a tomar medidas descritas en el manual
disciplinario como a la responsabilidad civil o penal.

5.4. Todo colaborador debe:

 Cumplir en su totalidad con todas las leyes, políticas, normas y procedimientos
que apliquen a sus obligaciones laborales,
 Formular preguntas si los requisitos de alguna ley no son claros,
 Nunca cometer ni perdonar un acto ilegal, ni autorizar a otras personas, como
proveedores o contratistas a actuar en forma ilegal,
 Deben evitar actuar de alguna manera que podría llevar a otras personas a
cuestionar el compromiso de FFAC, S.A. con relación al cumplimiento de todas
las leyes aplicables.

5.5. El Gerente Financiero y el Contador General y todos los colaboradores que

registran movimientos contables son responsables de la integridad de la
información de los sistemas de registro financiero reportando periódicamente
toda la información necesaria a fin de asegurar que los registros contables sean

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exactos, justos, oportunos, completos y comprensibles. Deben asegurar que las

prácticas contables no permitan libros falsificados, cuentas secretas o fondos para
fines ilícitos que pudieran distorsionar los resultados en los estados financieros.
La Gerencia de Auditoría Interna es responsable de garantizar que se cumpla lo
indicado en el presente numeral.

Relaciones entre Empleados, Imagen, Acoso y Antidiscriminación:

5.6. El Gerente de Cada área es responsable de promover un ambiente abierto e
inclusivo en el lugar de trabajo y respaldar con firmeza el principio según el cual
todas las personas deben tener las mismas oportunidades de participar y lograr
desarrollar su potencial en un sistema sinérgico de autoridad.

5.7. Se prohíben las relaciones sentimentales entre colaboradores.

5.8. Los colaboradores deben tratarse entre sí, a los clientes, proveedores y a los
integrantes de la comunidad con respeto y cortesía.

5.9. El Gerente de cada área es responsable de mantener el lugar de trabajo libre de

cualquier forma de acoso, es decir, conductas no deseadas que una persona
razonable consideraría degradante, humillante, discriminatoria o intimidatoria, lo
cual incluye pero no está limitado a acoso de tipo sexual o intelectual, por
discapacidad o de cualquier índole.

5.10. No es permitido que factores tales como raza, religión, género, edad,
nacionalidad u origen étnico determinen las decisiones sobre contrataciones,
promociones de empleo, parámetros de salario, transferencias o despidos.

5.11. No es permitido que las discapacidades físicas determinen las decisiones laborales
a menos que la discapacidad impida que la persona realice un trabajo en forma
segura y que no sea posible realizar adaptaciones razonables para dicha
discapacidad.

5.12. El Gerente de cada áreas es responsable de cumplir u hacer que el personar bajo
su responsabilidad cumplan con lo siguiente:
 Que no existan relaciones de tipo sentimental y/o amoroso entre los
empleados,
 Mantener el respeto en los espacios de convivencia laboral, así como que no
existan actos derivados de conductas sentimentales y/o emocionales, como
peleas, discusiones y faltas de respeto.
 Se considera como falta de respeto grabar una conversación sin
consentimiento explícito de la persona que está siendo grabada, de igual
manera, integrar a personas en conferencias telefónicas sin informar que otras

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personas están escuchando la conversación. Por lo anterior se prohíbe este

tipo de comportamientos.
 Cuidar la reputación e imagen de la empresa y de los colaboradores.
 Los colaboradores deben de usar el uniforme de acuerdo a lo requerido en la
Política de Uso del Uniforme.

5.13. Los Gerentes de cada área son responsables de considerar en su presupuesto

anual todos los recursos materiales que garanticen que cada colaborador cuenta
con lo necesario para llevar a cabo sus funciones de manera segura en un
ambiente de armonía.

5.14. Se prohíbe presentarse a laborar bajo los efectos de drogas ilegales o del alcohol,
drogas cuya tenencia o uso por parte de las personas está prohibido por ley.

5.15. Las drogas ilegales incluyen aquellas drogas/medicamentos de venta con receta
que se encuentren en poder o sean utilizadas por personas que no cuenten con la
receta correspondiente.

5.16. Se prohíbe consumir alcohol durante las horas de trabajo o fuera del lugar de
trabajo si se encuentra en actividades laborales.

5.17. Se prohíbe viajar bajo los efectos de drogas o alcohol o participar en un evento o
actividad pública donde consuman bebidas alcohólicas mientras el colaborador
porte el uniforme.

5.18. Protección y uso Personal de los bienes de la empresa. Los bienes de la empresa
y recursos asignados a cada colaborador deben ser usados únicamente para que
lleve a cabo sus funciones, se prohíbe el uso de los recursos asignados para fines
políticos, religiosos o personales con excepción de aquellas actividades
autorizadas por la Gerencia General.

5.19. Cada colaborador tiene responsabilidad de actuar con prudencia al incurrir y

aprobar gastos, analizar para minimizar gastos asegurando que sean razonables y
se realicen en función de las actividades asignadas.

5.20. En sus funciones cada colaborador debe ser honesto, no robar, dañar, usar
indebidamente o desperdiciar los bienes de la empresa.

5.21. Fraude o Soborno. Cada colaborador debe actuar con respecto y comprometerse
a no participar en casos de fraude o soborno ni de tolerarlos. El fraude puede
incluir una amplia variedad de actividades falsas o apropiación ilícita de los bienes
de la empresa para beneficio personal.

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5.22. Los colaboradores son responsables de cumplir con lo siguiente:

 No participar en actividades fraudulentas en el transcurso de su trabajo.
 No sobornar u ofrecer soborno o permitir estas actividades a otras personas en
el transcurso de su trabajo.
 Se asegurar que los bienes de la empresa se usen únicamente con fines
comerciales legítimos y que todos los contratos de bienes y servicios se
celebren de acuerdo al cumplimiento de la ley beneficio para la empresa.

5.23. Mantenimiento y Conservación de Registros. La información generada o recibida,

en documentos o de manera electrónica es propiedad de la empresa. Cada
colaborador es responsable de registrar, generar, administrar, almacenar,
recuperar o destruir los registros de información de manera inherente a sus
funciones con las autorizaciones que sean necesarias y de acuerdo a las políticas,
normas y procedimientos establecidos.

5.24. Cada colaborador es responsable de:

 Se asegurar que toda información en documentos o registrada en los sistemas
de información, computadoras y teléfonos de la empresa sea clara, veraz,
completa, exacta.
 De conservar los registros de la empresa según lo exija la ley o la Política de
Estándares en Seguridad Informática.
 Mantener la confidencialidad y la propiedad exclusiva de la información.
 Devolver los registros de la empresa a la Gerencia de Gestión del Talento al
cambiar de cargo o al terminar la relación laboral.
 No destruir ni alterar los registros de la empresa de manera tal que no se
pueda tener acceso a éstos posteriormente.

5.25. Comunicación con los medios y con el público en General. FFAC, S.A. está
comprometido con divulgar información significativa a los accionistas e
inversionistas y a las comunidades en las que llevamos a cabo nuestros negocios
en forma oportuna, fehaciente, precisa y completa.

5.26. Comunicación con los Medios y con el Público en General. Las personas o
funcionarios autorizados por la Gerencia General son responsables de:
 Llevar a cabo la comunicación que estrictamente haya sido acordada y
consensuada con las personas responsables de llevar a cabo promociones o
comunicados de acuerdo al giro del negocio.
 Se prohíbe hacer comentarios a los medios, a un integrante del público o en
redes sociales de una manera que lleve a otras personas a pensar que están
hablando en nombre de la empresa a menos que esto se autorice en forma
expresa.

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5.27. Reporte de Violaciones al Código de Ética y Conducta. Los colaboradores tienen el

deber de reportar presuntas violaciones al Código de Ética y Conducta, así
mismo, son responsables de ayudar a identificar e informar problemas
potenciales antes de que estos se conviertan en violaciones. Los colaboradores
deben cumplir con:

5.28. Conflictos de Interés. Al presentarse conflictos de interés durante el curso normal

de los negocios o gestión administrativa es importante asegurarse que haya
transparencia y resolverlos con honestidad de tal manera que hayan beneficios
entre las partes involucradas sin perjuicio para la empresa. Los colaboradores
deben notificar a su jefe inmediato sobre el conflicto y no tomar ninguna acción
personal.

5.29. Obsequios, entradas para eventos de entretenimiento, comidas. Los obsequios,

las oportunidades de realizar viajes, las entradas a eventos deportivos y de
entretenimiento y las comidas pueden tener un papel importante en las relaciones
de negocios. Sin embargo, según la magnitud y el tipo, también pueden
establecer la impresión que alguien está recibiendo un trato especial o injusto.
Los siguientes lineamientos han sido creados para garantizar que se eviten tales
riesgos:
 Los colaboradores deben abstenerse de solicitar obsequios, prebendas o
comidas a los contactos comerciales de la empresa.
 Los colaboradores pueden aceptar obsequios si tienen un valor inferior a cien
quetzales y no constituyen un enriquecimiento personal significativo. En caso
de recibir un obsequio el Gerente de cada área puede rifarlo o de ser posible
dividirlo entre su equipo de trabajo.
 Si el colaborador recibe obsequios que violen el presente Código debe informar
dicha situación a su jefe inmediato quien indica a la persona la manera de
responder ante dicha situación y que puede ser devolver, conservar o entregar
el obsequio a la empresa de manera que esta última pueda donarlo con fines
de beneficencia o rifarlo entre los demás colaboradores.
 La política de la empresa de realizar negocios con integridad significa los
colaboradores no están autorizados para entregar, ofrecer o acordar entregar
u ofrecer ya sea en forma directa o indirecta, un pago, un obsequio o un
beneficio de cualquier tipo a un funcionario gubernamental con el fin de
influenciar un acto o una decisión oficial o que esté relacionado con conservar
u obtener negocios o con asignar negocios a alguna persona. Tales acciones
se consideran faltas contra el Código.
 El inciso anterior aplica a un funcionario de un partido político, cualquier
candidato a un cargo político a fin de obtener o conservar una ventaja en la
realización de los negocios.

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5.30. Toda actividad que los colaboradores lleven a cabo en contra de lo estipulado en
el presente Código de Ética y Conducta da lugar a la administración para imponer
las sanciones que considere pertinentes.

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