POLITICA CODIGO DE ETICA Y CONDUCTA

Tiene como objetivo fortalecer la confianza de nuestros colaboradores, clientes,

proveedores e inversionistas, manteniendo un ambiente de transparencia y
responsabilidad. estableciendo así un marco de referencia basado en la misión, valores y
principios de la empresa. Es un compromiso y obligación de todos los miembros de las
empresas del grupo dar cumplimiento a cada uno de los lineamientos del Código en cada
una de las actividades realizadas en el día a día, ejecutando su trabajo desde la
prudencia, criterio profesional y compromiso ético con la labor encomendada.

Incluir:

 Fundamentos, (Misión, Visión, Principios)

 Personal, (cumplimiento normativo, compromisos, deberes, y responsabilidades,
derechos, comportamiento no aceptados , selección de personal,
 Relaciones con las partes interesadas: relacion con el cliente, accionista,
proveedores, comunidad
 Conflicto de interés:
 Soborno y extorsión
 Lavado de activos,
 Regalos
 Responsabilidad Ambiental
 SST
 Información confidencial y privilegiada
 Relación con nuestros competidores
 Recursos y activos de la organización
 Redes sociales
 Administración de la información financiera
 Otras disposiciones

POLITICA DE CONFLICTO DE INTERESES

Establecer los lineamientos para el manejo adecuado de situaciones que representen un
conflicto de interés para los colaboradores de las diferentes empresas del Grupo ,
logrando que los intereses personales no influyan en la toma de decisiones de la
organizaciónes, delimitando que toda decisión sea tomada dentro de un marco de
transparencia, imparcialidad e integridad de las operaciones.

Conflicto de Interés: Es toda aquella situación en la cual una persona vinculada a la

organización tiene una posición de confianza en donde la toma de decisiones
transparente e imparcial se ve afectada por intereses profesionales o particulares,
afectando su desempeño y responsabilidades.
Potencial Conflicto de Interés: Es todo posible suceso que puede influir en las
decisiones de una persona vinculada a la organización y la cual podría afectar la
transparencia en la toma de decisiones y responsabilidades. A un potencial conflicto se le
debe prestar tanta atención como a un conflicto materializado.

 Todos los colaboradores de la organización deben tomar el curso de inducción del

Código de Ética y Conducta.
 Todos los colaboradores de la organización deben leer y entender tanto el Código
de Ética y Conducta como la presente política al momento de su vinculación y,
anualmente deben certificar dicho entendimiento.
 Anualmente, todo colaborador debe firmar un documento que declare que:
 Ha leído y entendido el Código de Ética y Conducta de las diferentes compañías
donde labora.
 Ha leído y entendido esta política de conflictos de interés.
 Está de acuerdo con todos los lineamientos expuestos en el Código de Ética y la
política de conflictos de interés.

 Todos los posibles conflictos deberán ser notificados, así como la respuesta dada
a los mismos, deberá registrarse siempre por escrito especificando la naturaleza
de los intereses que pueden afectar su vinculación con la organización.

 Todos los colaboradores están en la obligación de informar los posibles conflictos

de interés, para lo cual se citan algunos ejemplos de situaciones que pueden ser
confrontadas o verificadas periódicamente con los colaboradores.

 No se permite la vinculación de familiares hasta __________________ grado de

consanguinidad.

 No se permite a ningún colaborador hacer uso de la información de la

organización, para fines diferentes con los cuales la misma fue emitida.

 Todos los colaboradores al momento de su vinculación, deben notificar la

existencia o no tener conflictos de interés, así como periódicamente deberán
actualizar dicha notificación o previo al inicio de nuevas asignaciones laborales.

 Los colaboradores deben considerar el conflicto de interés en los siguientes

campos:

• Cargos asignados
• Relacionamiento con personal interno y externo
• Vínculos familiares y personales
• Servicios de consultoría
• Contratación
• Toma de decisiones financieras
• Aprobación de vinculaciones tanto de personal como empresarial
 POLITICA DE CONFIDENCIALIDAD
Establecer los lineamientos bajo los cuales se debe proteger y realizar el manejo y la
divulgación de información tanto personal como privada de los colaboradores, clientes,
proveedores y socios.
debe ser aplicada por todos los miembros de las organizaciones que tienen acceso a
información confidencial, así como a los contratistas, proveedores e inversionistas, tanto
en Grupo, como en las Empresas que lo conforman.

 La organización clasifica como información confidencial la siguiente:

a. Las listas de clientes (actuales y potenciales)

b. Información de los clientes, proveedores y socios
c. Secretos Industriales
d. Ofertas privadas
e. Información financiera que no es publica
f. Know – How
g. Procesos y métodos
h. Patentes
i. Nuevas tecnologías
j. Estrategias de comercialización
k. Documentos etiquetados como confidenciales

 De acuerdo al rol y responsabilidad que tienen los colaboradores en la

organización, es responsabilidad de Calidad, definir los niveles de acceso a la
información confidencial, de cada cargo.

 La autorización y el acceso a los datos críticos y/o sensibles de la organización

serán autorizados por Gerencia, documentados por Calidad, revisados por Comité
de Control Interno, y modificados.

 Los colaboradores tenderán acceso únicamente a la información confidencial que

requieren para su trabajo, siendo así limitado el acceso a todo lo clasificado como
confidencial.

 Es responsabilidad de áreas de Talento Humano, hacer que todos los

colaboradores con acceso a la información confidencial, suscriban el
correspondiente acuerdo de manejo de información confidencial.

 Todos los colaboradores con acceso a información confidencial, tienen la

responsabilidad de no divulgar y/o entregar dicha información fuera de la
organización, o a personal que no tiene autorizado el acceso a la misma.

 En los equipos en los cuales se trabaja con la información confidencial, los

usuarios se deben asegurar que, al momento de no estar en uso, los mismos
deben estar bloqueados, limitando el acceso de personal no autorizado.
  Es prohibido dejar información confidencial en los equipos electrónicos, por lo cual
es responsabilidad del dueño de dichos equipos, borrar todos los archivos
relacionados.

 Es responsabilidad de Infraestructura, TIC, Gerencias y Colaboradores, tomar las

siguientes acciones frente a la información confidencial, sin embargo, dichas
medidas no limitan ni excluyen otras acciones de seguridad que puedan
considerar:

 Toda la información electrónica se encuentra cifrada.

 Se han implementado acciones de seguridad frente al acceso y las modificaciones
no autorizadas a las bases de datos.
 Los documentos en físico son custodiados bajo llave, su acceso es electrónico, así
como el lugar cuenta con cámaras de seguridad.
 Los accesos de los colaboradores a información electrónica son bloqueados de
forma temporal y/o permanente en las ausencias y/o retiros de la organización.
 No se permiten tener puertos para USB habilitados.

 Es responsabilidad de los Procesos y Calidad de documentar y actualizar todos los

procedimientos relacionados con la administración de la información confidencial.

 Es responsabilidad de TIC, desarrollar e implementar el plan de recuperación de la

información confidencial, ante una emergencia o daño en la misma, para lo cual
deberá realizar copias de seguridad respectivos

 Cualquier incumplimiento a la presente política, dará lugar a las acciones

disciplinarias y legales, llegando inclusive a considerar la terminación de la
vinculación laboral, toda vez que un colaborador se encuentra incumpliendo los
parámetros de confidencialidad establecidos por las organizaciones del Grupo,
para beneficio personal y/o de terceros.

 Se consideran faltas graves, el robo de información, la divulgación no autorizada.

 Esta política es vinculante para los colaboradores que han renunciado a la

organización, pero que, al tener acceso a la información confidencial, deberán
mantener en reserva su conocimiento, por un período superior 5 años.

POLITICA PARA LA SEGREGACION DE FUNCIONES

Establecer los lineamientos bajo los cuales se debe desarrollar la segregación de
funciones en la Organización, y para lo cual ningún colaborador podrá desarrollar más de
dos funciones que sean sensibles frente a la probabilidad de fraude o error, afectando los
resultados de la operación.

 Es responsabilidad de Calidad y Lider de Proceso identificar las actividades y/o

roles clave en los procesos, evaluando bajo el Propósito de la presente política si
son o no compatibles.

 Cada proceso deberá documentar y actualizar la matriz de segregación de

funciones al menos cada año.
  Todas las responsabilidades designadas en la organización deben partir del
principio de separación de funciones, en donde un mismo colaborador no podrá
ejercer dos actividades estratégicas reduciendo el riesgo de fraude o error.

 Un único colaborador no podrá iniciar, aprobar, revisar y conciliar una misma

actividad.

 Cuando por el tamaño del área no sea posible realizar la segregación de

funciones, es responsabilidad de líder del proceso, establecer un nivel de
supervisión superior, que defina los procedimiento de monitoreo frente a las
actividades desarrolladas.

 Las actividades que deben tener un nivel de supervisión especial son todas las
relacionadas al manejo financiero y de inventarios, así como Cartera

POLÍTICA DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Establecer los lineamientos para desarrollar, implementar, revisar y mejorar el plan de
continuidad de negocio, partiendo de la identificación de las posibles amenazas y su
impacto en la operación, así como considerando restaurar las operaciones en el menor
tiempo, reduciendo el impacto de incidentes y garantizando la preservación de los datos y
funciones claves hasta restaurar la normalidad de cada una de las empresas del Grupo.

Principios y Lineamientos:

 La protección y seguridad de las personas será la prioridad tanto en la normalidad

como durante una crisis o desastre.

 Todos los colaboradores de la organización deberán cooperar y apoyar a las

autoridades de la localidad ante un desastre.

 Se designarán líderes de cada área con experiencia y conocimiento en el plan de

continuidad.

 Se debe trabajar en todos los casos por acciones que permitan mantener la
operatividad y continuidad de los procesos.

 El plan de continuidad deberá tener siempre un protocolo de comunicaciones tanto

interno como externo, que garantice la entrega de información clara, precisa y
confiable a todas las partes interesadas.

 Todos los colaboradores deben conocer las funciones y responsabilidades dentro

del plan de continuidad.

 El plan de continuidad deberá considerar aspectos que aborden la gestión de

riesgos, el comité de crisis, el manejo de comunicaciones durante la crisis, la
puesta en marcha de la operación y de IT, el programa de capacitación, las
 pruebas para la recuperación de la operación, así como una proyección de los
costos de su implementación.

 Anualmente se deberá asignar un presupuesto para cubrir el desarrollo y

mantenimiento del plan de continuidad.

POLITICA DE REGALOS

Establecer los lineamientos bajo los cuales los colaboradores de las organizaciones
podrán o no aceptar regalos y/o obsequios tanto del cliente interno como externo.

 Se entiende por “regalo y/obsequio” cualquier artículo y/o bien transferido a los
colaboradores, sin importar el valor y el cual se entrega sin ninguna
contraprestación económica, así como sin tener ningún requerimiento oficial de las
organizaciones, siendo de uso personal y/o empresarial.

 También se considera como regalo y/o obsequio cualquier cortesía comercial y/o
descuento que no se encuentre dentro de la negociación, o que no sea extendido
a todos los colaboradores de la organización.

 Ningún regalo ofrecido por proveedores, clientes, clientes potenciales,

proveedores potenciales o cualquier otra organización, será aceptado por los
colaboradores de la organización.

 Para los miembros de áreas internas, únicamente se autorizan invitaciones a

almorzar y/o cenas que no superen los $ XXX.

 En caso de recibir un obsequio por parte de un cliente o proveedor, el colaborador

deberá reportarlo a su superior inmediato y este a su vez a la Gerencia, quien será
responsable de gestionar su devolución.

 En caso de no ser posible la devolución del regalo, el mismo deberá sortearse con
todos los colaboradores de la organización y los ingresos por dicho sorteo serán
donados a la Fundación que el Comité de Donaciones establezca. En caso de que
no pueda ser realizado el sorteo, el regalo será donado a la Fundación que defina
el Comité de Donaciones.

 Los obsequios de alimentos deben ser notificados y deben ser distribuidos, con los
colaboradores del área a la cual pertenecen. En ningún caso un colaborador podrá
llevar dicho obsequio para su casa.

 No se consideran obsequios las camisetas, los bolígrafos y todo el material

publicitario entregado en ferias comerciales, capacitaciones y eventos públicos.

 Los obsequios entregados por matrimonios, cumpleaños y graduaciones serán los

autorizados por la Gerencia y Talento Humano anualmente, y no podrán superar
un valor por $______________________.
  Cualquier duda sobre la implementación de la presente política deberá ser
reportada el área de Talento Humano

 La presente política se complementa con lo establecido en el Código de Ética, los

valores de la organización

 No reportar un obsequio y apropiarse del mismo, se considera una falta grave con
la cual se da inicio a un proceso disciplinario, que inclusive puede terminar con un
despido con justa causa.

POLITICA DE DENUNCIAS
Establecer los lineamientos para la instauración de denuncias, quejas o reporte de
irregularidades por parte de colaboradores y terceros, frente a cualquier evento o
situación que se encuentra por fuera de la ley, los principios y valores de la organización.
• Fortalecer la confianza en los colaboradores para denunciar cualquier irregularidad
evidenciada.
• Formalizar los medios de denuncia con los cuales cuentan los colaboradores.
• Asegurarles a los colaboradores y terceros, que las organizaciones velan por su
protección cuando realizan una denuncia.

 Es responsabilidad de La Gerencia designar el presupuesto anual tanto para la

gestión de denuncias, así como para el funcionamiento de los canales de denuncia
y la contratación de expertos en la investigación de denuncias.

 Es responsabilidad de personal reportar todas aquellas situaciones que

demuestren que los colaboradores y/o proveedores mantienen una conducta que
se encuentra por fuera de los lineamientos de la organización (deshonesta e
ilegal), partiendo siempre del buen juicio, de tal forma que no se realicen
denuncias sin fundamento.

 Todas las denuncias recibidas serán tratadas de forma confidencial, así como es
responsabilidad de mantener la reserva de los denunciantes, salvo que se requiera
su apoyo como testigo, para lo cual el área de Talento Humano debe gestionar el
acompañamiento y apoyo requerido al denunciante.

 Para las denuncias falsas, en las cuales se evidencia la mala fe del denunciante,
dicha acción puede llevar a la organización a la toma de acciones disciplinarias,
responsabilidad que estará a cargo de Talento Humano y jurídica.

 Las denuncias deberán ser realizadas así:

 Línea de denuncias:, disponible los siete (7) días de la semana las 24 horas
 Correo electrónico xxxx@xxxx.xxx

 Las denuncias realizadas sobre la Alta Gerencia deberán realizarse

directamente a Comité Directivo Corporativo.
  El administrador de los canales de denuncias es independiente a la organización,
así como deberá reportar las denuncias recibidas a
____________________________.

 Se prohíbe tomar represalias para los denunciantes, tales como terminación del
contrato sin justa causa, variación negativa en los derechos adquiridos, asignación
de trabajos que representan una sobre carga laboral o que no corresponde con
sus responsabilidades.

 Las denuncias deben contener cómo mínimo la siguiente información:

a. Cuál es la preocupación del denunciante

b. Las razones por las cuales considera que es verdad
c. Nombres de las personas involucradas
d. Los antecedentes
e. En lo posible informar fechas importantes dentro de los eventos de la denuncia.
f. Se invita al denunciante a dejar su nombre, de tal forma que pueda ser
contactado de forma confidencial por el equipo investigador, para ampliar detalles de la
denuncia, pues hacerlo de forma anónima puede hacer que se tome más tiempo en la
investigación.

 Es responsabilidad de Talento Humano diseñar un plan de capacitación para todos

los colaboradores orientado tanto a la política de denuncias como al uso de los
canales establecidos para denuncias, de tal forma que se desarrollen al menos
una vez las capacitaciones al año.

 Los procedimientos para desarrollar una denuncia deben ser fáciles y sencillos
para los colaboradores y terceros que deseen realizarlo, para lo cual se deberán
ejecutar encuestas anónimas que permitan conocer la opinión de los
colaboradores frente a dichos procedimientos y las oportunidades de mejora
identificadas por ellos.

POLÍTICA DE GESTIÓN DE RIESGOS

Definir los lineamientos para la gestión de riesgos eficaz (identificar, analizar, evaluar,
tratar, monitorear y comunicar los riesgos.) de cada una de las empresas del Grupo en las
diferentes líneas de negocios y procesos de las organizaciones, considerando riesgos
que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos de la organización y por tanto
propendiendo por tener una respuesta adecuada frente a los riesgos potenciales

La presente política es desarrollada considerando el MARCO COSO e ISO 31000:2018

Definiciones:

Riesgo: La posibilidad de ocurrencia de un evento con impacto negativo sobre el

cumplimiento de los objetivos de la organización, o efecto de la incertidumbre sobre la
consecución de los objetivos.
Riesgo Inherente: Es el riesgo que se genera por el desarrollo de la actividad de la
organización sin la aplicación de controles.

Riesgo Residual: Es la exposición al riesgo que tiene la organización una vez ha

aplicado los controles para mitigar los riesgos.

Control: Son las acciones o actividades implementadas por la organización para reducir
la probabilidad y el impacto de la materialización de un riesgo.

Gestión del Riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización
con respecto al riesgo.

Apetito de Riesgo: Es el nivel de riesgo que una organización está dispuesta a aceptar.

Directrices:

1. La gestión de riesgos si bien es liderada por la administración, es responsabilidad

de todos los colaboradores de la organización identificar y gestionar los riesgos asociados
al desempeño de sus labores.

2. La Junta y/o Gerencia será responsable de la supervisión del Programa Integral de

Gestión de Riesgos.

3. La gestión de riesgos de la organización debe orientarse a la creación y protección

de valor, así como en todos los casos los riesgos que se asumen parten de información
suficiente y veraz, así como se encuentran dentro del marco del apetito de riesgo de la
organización.

4. Es responsabilidad de Calidad promover una cultura que fomente la seguridad

física y psicológica de todos los colaboradores y por tanto orientada a la gestión del riesgo
en todos los niveles de la organización.

5. Es responsabilidad de Gerencia asignar anualmente los recursos económicos

suficientes para la gestión de riesgos en la organización.

6. Los riesgos considerados con mayor nivel de exposición, deben ser prioridad en la
gestión de estos, propendiendo por el crecimiento, la competitividad y continuidad de la
organización.

7. La gestión de riesgos de la organización debe estar integrada con todas las

políticas y procesos de la organización, razón por la cual en ningún momento se podrán
estructurar los procesos sin considerar la presente política, y por tanto los riesgos que
pueden afectar el cumplimiento de los objetivos del área y de las organizaciones.

8. La administración de los riesgos debe ser oportuna y sistemática, así como debe
estar alineada con los objetivos estratégicos de la organización y de cada área.
9. El área de Calidad es responsable de diseñar e implementar los documentos
modelo bajo los cuales las áreas deben reportar la gestión de riesgos, así como es
responsable del diseño de la matriz y el mapa de riesgos de la organización.

10. Los riesgos de la organización deben ser clasificados de acuerdo con su impacto y
probabilidad sobre las utilidades de la organización. La calificación establecida es alta,
media y baja.

11. El proceso de gestión de riesgos de las empresas del Grupo, deberá contener las
siguientes etapas, de las cuales se deberán desarrollar todos los procedimientos y
manuales requeridos para su cumplimiento:

a. Comunicación: Las política y procedimientos de gestión de riesgos deben ser

divulgadas a todos los niveles de la organización, así como se deberá contar un enlace en
la página web de las organizaciones.

b. Evaluación: La gestión de riesgos debe considerar una vez se han identificado los
riesgos, la evaluación del impacto y probabilidad de dichos riesgos, el riesgo residual, la
priorización en la respuesta a los riesgos, la construcción y actualización de la matriz de
riesgos y el desarrollo del plan de acción para el tratamiento del riesgo residual.

c. Tratamiento de los riesgos: Establecimiento de acciones (controles) para mitigar

los riesgos, de acuerdo con su calificación (alta media y baja).

d. Seguimiento y reporte a la gestión de riesgos: Registrar y actualizar los riesgos

y su calificación, cada vez que se presenta un nuevo evento, así como informar
periódicamente los resultados sobre la gestión de riesgo que realiza cada dirección

12. Al menos vez al año se deberá realizar una evaluación de los riesgos de la
organización, partiendo de los objetivos estratégicos de la organización, así como se
deberán establecer las acciones para mitigar el impacto de dichos riesgos.

13. Periódicamente los colaboradores de la organización deben ser capacitados en la

gestión de riesgos.

14. Todos los nuevos colaboradores y proveedores deben recibir en la inducción

capacitación sobre el sistema de gestión de riesgos de la organización.

Apetito de Riesgo

15. La definición y cuantificación del apetito de riesgo será revisada periódicamente

por el área de Calidad y aprobado por el Comité de Administartivo o Directivo, quienes
deberán considerar los siguientes riesgos y/o causas de riesgos que la organización no se
encuentra dispuesta a asumir:

a. Violar o incumplir las leyes

b. Afectar negativamente la reputación.
c. Comprometer la continuidad de la organización
d. Comprometer la seguridad de todos los colaboradores
e. La seguridad de los accionistas

Clasificación de los Riesgos

16. Partiendo de los principios de COSO III, así como de la actividad realizada por
cada empresa del Grupo, se debe considerar la siguiente clasificación de riesgos, en la
gestión de estos:

a. Reputacional
b. Seguridad y Medio Ambiente
c. Estratégico
d. Financiero
e. Operacional
f. Legal

La anterior clasificación debe ser considerada al momento de estructurar los procesos y

por tanto la matriz de riesgos de cada uno de los procesos debe incluir dicha clasificación.

Indicadores de Riesgo

17. Cada Unidad de Negocio y proceso de la organización, deberá definir y diseñar los
indicadores de riesgos asociados para los eventos con mayor impacto en el cumplimiento
de sus objetivos, y los cuales, según la periodicidad de sus resultados, deberán ser
presentados a Comité XXXX.

Para la definición de los indicadores se deberá considerar, que incluyan los siguientes
aspectos:

Ser definido para los riesgos con mayor impacto en la Unidad o Proceso.
Contribuir en la gestión de las causas generadoras de los riesgos.
Contar con unos mínimos y/o máximos en sus resultados, según corresponda, y los
cuales en todos los casos deben estar alineados con el apetito de riesgo.
Contar con una periodicidad para su seguimiento y reporte.
Definir específicamente las fuentes de información con las cuales se construye el
indicador.

Roles y Responsabilidades en la Gestión de Riesgos

18. El presente numeral describe la generalidad de las responsabilidades de las áreas

o cargos involucrados en la gestión de riesgos, sin embargo, el detalle de las mismas
deben ser entregadas por medio de comunicado a cada responsable, así como su
descripción completa se encuentra en los procedimientos de riesgos denominado

a. Junta Directiva:

 Aprobar la estrategia de la organización.

 Aprobar el perfil y apetito de riesgo.
  Aprobar la estructura de la organización.
 Aprobar el modelo de gestión de riesgos.
 Supervisar la gestión de riesgos

b. Comité de Riesgos:

 Proyectar el enfoque de gestión de riesgos.

 Sugerir la Política de Gestión de Riesgos.
 Monitorear el perfil de riesgo frente al apetito de riesgo
 Monitorear el cumplimiento de las Políticas asociadas a los riesgos.
 Monitorear la implementación de los controles
 Emitir informes periódicos al Comité de Auditoría o Control interno

c. Unidades de Negocios y Procesos:

 Aplicar el marco de gestión de riesgos de la organización.

 Identificar, evaluar y gestionar los riesgos a los cuales se encuentra expuesta la
Unidad en cada uno de sus procesos.
 Monitorear si las actividades realizadas son acordes al nivel de tolerancia del
riesgo.
 Validar periódicamente si el perfil de riesgo se encuentra alineado con el apetito de
riesgo.

e. Gerencia de Riesgos:

 Definir y divulgar las herramientas y metodología utilizadas por la organización

para gestionar los riesgos.
 Apoyar a Calidad en la implementación y aplicación de las herramientas y
metodologías para la gestión de riesgos.
 Asesorar a los líderes de procesos en la gestión de riesgos, así como supervisar
dicha gestión.
 Coordinar la entrega de los informes correspondientes a la gestión de riesgos.
 Liderar las capacitaciones en Gestión de Riesgos.

f. Auditoría Interna

 Desarrollar una evaluación independiente con base al marco de gestión de riesgos

de la organización, validando el cumplimiento de las políticas, procedimientos y
controles establecidos, para la gestión de los riesgos identificados.
 Emitir los correspondientes informes sobre sus evaluaciones al Comité de
Auditoría.

POLITICA DE SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL:

Establecer los lineamientos para integrar una filosofía de desarrollo sostenible en todas
las actividades de la organización y promover prácticas ambientales sólidas.
  Es responsabilidad de Comité del Grupo definir los procedimientos orientados para
cumplir la presente política de sostenibilidad ambiental.

 El presupuesto de las organizaciónes deberá tener un rubro destinado a promover

métodos ambientalmente sostenibles en los procesos de la organización.

 En Grupo damos cumplimiento a la normatividad ambiental que rige en cada una

de las geografías en las cuales tenemos presencia, razón por la cual la
actualización de nuestros procedimientos con las normas ambientales estará a
cargo de Calidad.

 Las Direcciónes de las empresas son es responsable de establecer las prácticas

de trabajo ambientales sólidas, así como de proporcionar capacitación a todos los
niveles de la organización para el cumplimiento de las mismas, mínimo una vez al
año, incluyendo también capacitaciones para los contratistas y temporales
vinculados.

 Cada director de área es responsable de corregir los incidentes o situaciones que

ponen en peligro la salud, la seguridad o el medio ambiente, razón por la cual
deben informar y/o reportar cualquier incidente para proceder a mitigar la situación
en el menor tiempo posible.

En las diferentes empresas promovemos reciclar y reutilizar los materiales, así como la no
generación de las impresiones, y el uso eficiente del agua y la energía.

POLITICAS PARA LA ATENCION DEL FRAUDE

Los Accionistas y la Junta Directiva, expresan su compromiso e interés en que la
Organización cumpla su misión y objetivos dentro de parámetros de transparencia e
integridad, así como manifiestan la disposición para cumplir con los requerimientos de
rendición de cuentas con relación a todas sus actividades. De igual forma expresan su
rechazo total a cualquier tipo de actividad que represente el Fraude y/o la corrupción tanto
a niveles internos como externos, desarrollando así los lineamientos que permitan
prevenir, notificar, administrar y responder al fraude y la corrupción.

Fraude: La distorsión intencional de los estados financieros u otros documentos por parte
de personas internas o externas a la organización, llevada a cabo para ocultar la
malversación de activos o de otro tipo de ganancia

Corrupción: El ofrecimiento, suministro o solicitud o aceptación de un estímulo o

recompensa, que puede influir en una persona a actuar en contra de los intereses de la
organización

 Los mecanismos establecidos por las Organizaciones para la recepción de

denuncias son
 Línea de denuncias 7 x 24 horas xxxxxxx
 Correo electrónico ___________________
 ___________________________________

 La Oficina responsable de administrar las denuncias de Fraude es _________, la

cual deberá contar con un especialista en eventos de fraude y/o tener convenio
con una organización especializada en Investigaciones de Fraude.

 El área de seguridad podrá participar en las investigaciones de fraude, siempre

que reciba las directrices del Especialista en fraude y/o de la compañía
especializada en investigaciones de fraude, pero no podrá investigar los fraudes
por iniciativa propia y sin el acompañamiento de un especialista, por lo cual toda
sospecha de fraude y/o corrupción deberá ser informada al área encargada de los
eventos de Fraude, coordinando así las actividades a desarrollar por cada área.

 Las organizaciones deben proteger a todos los funcionarios que denuncian

eventos de corrupción y/o fraude, por lo cual invita a realizar las denuncias dentro
del marco de identificación, pues la presente política se orienta a ofrecer las
garantías suficientes para su protección.

 Para todo aquel funcionario y/o tercero que denuncia eventos o sospechas de
fraude y/o corrupción, la Organización propenderá por su protección y anonimato,
sin embargo, en el marco de la investigación puede ser preciso requerir su
declaración, razón por la cual dicho requerimiento será solicitado directamente.

 Las organizaciones rechazan los eventos de acoso laboral para los denunciantes,
razón por la cual dichas situaciones serán directamente administradas por
COPASST, así como deberá evaluarse la posibilidad de traslados de área y/o filial.

 En toda denuncia se deberá evaluar la gravedad de los hechos del fraude y/o
evento de corrupción, la credibilidad del hecho denunciado, la probabilidad de
confirmar la denuncia, el análisis de fallas de controles y/o ausencias de control
que permitirían dicha materialización; contando así con un panorama integral del
hecho denunciado.

 Se deberán realizar campañas que promuevan y fortalezcan la cultura de denuncia

del fraude y la corrupción, tanto a nivel interno de la organización en todos sus
niveles, así como con los Proveedores y/o terceros.

 Todas las políticas anti fraude de las Organizaciones, deben ser divulgadas en
todos los niveles de la organización, capacitando a los funcionarios en la
identificación de señales de alerta, así como alentando a perder el temor de
denunciar a un nivel superior.

 Todos los terceros vinculados con la organización, serán informados sobre las
políticas anti fraude, así como deben ser vinculados en las campañas de denuncia.

 Toda denuncia de fraude y/o corrupción puede ser administrada internamente, sin
embargo, en caso de ser necesario la misma puede ser reportada a las
autoridades competentes.
  Toda denuncia deberá presentar el resultado de los siguientes análisis, xx días
después de recibida:
 Contexto de la denuncia
 Elementos que conforman la denuncia
 Propuesta para el tratamiento de la denuncia
 Evaluaciones
 Estimación para la entrega de los primeros resultados de la denuncia

 En caso de confirmar la materialización del evento de fraude y/ corrupción, se

deberá solicitar el apoyo al área jurídica, de tal forma que se analice el tratamiento
jurídico que debe tener dicho evento.

 Siempre que la situación lo permita, se informará al denunciante los resultados de

la investigación.

 Las denuncias y su tratamiento deben ser reportadas al Comité de Control interno,

a la Función de Auditoría Interna y a La Gerencia.

POLITICA DE LINEA ETICA

Establecer los lineamientos para la utilización de la línea ética de la organización por parte
de los colaboradores, clientes y proveedores, ante sospechas o eventos materializados de
prácticas ilegales o de fraude.

Objetivos

 Promover los valores de las organizaciones tanto a nivel interno como externo.
 Ofrecer garantías tanto a los colaboradores como terceros que denuncien
cualquier sospecha o evento de fraude.
 Garantizar la confidencialidad de los denunciantes.

 Las organizaciones contarán con una línea ética, que funcionará las 24 horas del
día los 7 días de la semana y la cual será administrada por el área asignada para
tal fin, y la cual debe cumplir con todos los requisitos de Ley exigidos en cada una
de las geografías en las cuales tenemos presencia.

 Adicional a la línea de denuncias se contará con un correo electrónico denominado

____________________@_______.xx y el cual será administrado por
___________________________.

 Toda denuncia será anónima, salvo que se requiera un tratamiento especial en el

proceso de investigación, lo cual será previamente acordado entre las partes.

 Si los denunciantes consideran informar personalmente la situación observada,

podrán comunicarse directamente con ___________________________.
  Si el denunciante requiere una orientación y/o asesoría legal antes de instaurar su
denuncia, podrá contactarse con _____________________, entidad independiente
que garantiza la reserva de su denuncia.

 Las Organizaciones no tolerará ningún tipo de represalia contra los denunciantes,

para lo cual tomará todas las acciones para proteger su integridad.

 Si durante la investigación se demuestra que no hay ninguna actividad ilícita,

nuestra organización de igual forma mantendrá en el anonimato al denunciante y
lo protegerá de cualquier represalia, sin embargo, si se concluye que su denuncia
fue intencional para causar daño, se tomaran las acciones disciplinarias.

POLITICA FINANCIERA

1- POLITICA PARA TRANSACCIONES EN EFECTIVO

Establecer los lineamientos para la entrega de efectivo y/o su equivalente, y la

correspondiente legalización de dichos recursos, tanto para depósitos como desembolsos

 Es responsabilidad de Dirección Financiera establecer los controles para las

transacciones en efectivo y/o su equivalente, que se requieran en las diferentes
áreas de las organizaciones.

 Es responsabilidad de Dirección Financiera y Tesorería desarrollar un plan de

entrenamiento para los cargos que administren efectivo, de tal forma que se
socialicen las políticas y procedimientos a cumplir.

 Las responsabilidades asignadas a los colaboradores que administran efectivo

deben estar incluidas dentro los manuales de funciones.

 Todas las transacciones en efectivo deben ser aprobadas por Directores de cada
área y según los montos establecidos en los niveles de autorización.

 Todas las transacciones en efectivo deberán ser registradas en el formato

establecido, el cual tendrá una secuencia numérica automática e inmodificable, así
como la documentación soporte de dichas transacciones se custodiarán frente a la
manipulación, eliminación o reutilización no autorizada.

 Es responsabilidad de Dirección Financiera tomar las disposiciones

correspondientes para revisar periódicamente las transacciones reportadas en
efectivo frente a la documentación soporte, para detectar errores y pagos
duplicados.

 Se debe cumplir el principio de segregación de funciones en la administración del

efectivo, registro contable, desembolso y recaudo.

 El efectivo debe estar custodiado en cajas fuertes y su acceso es restrictivo.

  Únicamente los colaboradores autorizados administran el efectivo, los anticipos y
el recaudo.

 Todos los anticipos de efectivo deben ser aprobados sin excepción alguna por
Directores Y Gerencia de acuerdo al nivel de autorizacion.

 Los anticipos en efectivo no podrán ser mayores a $

___________________________.

 Es responsabilidad de Direccion Financiera, establecer la lista de precios máximos

autorizados para compras de bienes y servicios en efectivo.

 Es responsabilidad de cada director de área solicitar los anticipos de efectivo que

requieran sus colaboradores para el desarrollo de sus funciones, y para lo cual
dichos recursos tendrán como destino gastos de viaje o compras que no pueden
ser cubiertos directamente por la organización.

 Todos los gastos en efectivo deben llevar adjunto para su legalización una
descripción de la justificación del gasto o la compra.

 El efectivo entregado y no gastado debe ser depositado en cuentas bancarias de

las organizaciones designadas, máximo a los 2 días, después de finalizada la
labor para la cual fueron designados. El incumplimiento en la realización del
depósito de dichos recursos se considera una falta grave, pudiendo iniciarse un
proceso disciplinario.

 Es responsabilidad de Tesorería y Contabilidad aprobar la documentación soporte

de dichos gastos, para proceder con su correspondiente legalización.

 No se permite realizar un nuevo anticipo, si se tiene pendiente legalizar otro

anticipo, es decir que no se podrán tener dos anticipos al mismo tiempo.

 Los soportes presentados para la legalización de los anticipos deberán ser

siempre en original y se prohíbe la recepción de copias y/o documentos soporte
escaneados.

2- POLITICA DE GASTOS DE VIAJE:

Establecer los lineamientos bajo los cuales se definen, autorizan y reembolsan los gastos
de viaje y representación, en que incurren los funcionarios y/o terceros vinculados con las
empresas que conforman el Grupo

Gastos de Representación: Son todos aquellos gastos generados por atenciones a

clientes potenciales y/o vinculados con cada una de las empresas del Grupo, y los cuales
corresponden a planes de negocio previamente diseñados, que tiene como objetivo la
búsqueda de beneficios para la organización, a la luz de los principios éticos y valores que
nos rigen.
Gastos de Viaje: Son aquellos recursos financieros de la organización entregados de
forma ocasional o recurrente a los funcionarios y/o terceros vinculados, para cumplir con
el desarrollo de sus funciones.

Planilla de Gastos o plan de comisión y Rembolso: Herramienta en la cual se

registran, aprueba y legalizan los gastos de viaje y representación.

 La solicitud de gastos de viaje deberá ser autorizada por el superior inmediato,

quien será responsable de la razonabilidad y objetivo del viaje, así como de la
disponibilidad presupuestal para dicho viaje en su área.

 Igualmente es su responsabilidad velar porque los viajes solicitados correspondan

con el cumplimiento de un cronograma de trabajo para su área y del cumplimiento
de los objetivos propuestos para dicho viaje.

 Cada funcionario que viaje es responsable de dar cumplimiento a la presente

política de viajes.

 Es responsabilidad del superior Inmediato que autoriza el viaje, la revisión y

aprobación de los gastos presentados por el funcionario para su legalización,
dentro de los tres días hábiles después entregados los mismos.

 La compañía reembolsará todos aquellos gastos en que se incurran, siempre que

se encuentren dentro de los lineamientos de la presente política y estén
debidamente autorizados.

 No se reembolsarán aquellos gastos por conceptos que no cumplen con los

lineamientos de la presente política.

 El área de contabilidad no aceptará aquella documentación soporte de gastos de

viaje, que no cumple con los requisitos establecidos por la legislación nacional.

 El área de Contabilidad deberá verificar que las cuentas de cobro de los

proveedores (hoteles, tiquetes, alquiler de carros, agencias de viaje),
corresponden a lo efectivamente solicitado, minimizando el riesgo de pagos
dobles.

 Todos los viajes deben ser necesarios y únicamente con fines laborales, previa
programación y ante la imposibilidad de atender los temas de manera virtual
(teleconferencia, videoconferencia, reuniones remotas o eventos urgentes e
imprevisibles).

 Es responsabilidad de Superior inmediato y la Gerencia aprobar el presupuesto

anual de gastos de viaje.

 En un mismo vuelo y/o vehículo máximo podrán viajar cuatro (4) colaboradores de
la organización.
 El área Infraestructura o Contratacion tendrá a cargo realizar las negociaciones a
nivel corporativo de hoteles, tiquetes, alquiler de automóviles y agencias de viajes
entre otros, revisando semestralmente los precios pactados o cada vez que haya
cambios en el mercado que ameriten su revisión, de tal forma que los funcionarios
que deben viajar no deben involucrase en ningún tipo de negociación. Cualquier
excepción deberá ser autorizada por el director del área.

 Al momento de solicitar el viaje, el funcionario deberá diligenciar el registro de

gastos de viaje, y enviarla a su superior inmediato quien la aprobará y enviará al
área encargada de gestionar la compra de tiquetes, reservación de hotel y alquiler
automóvil si aplica. El reporte de gastos autorizada deberá entregarse como
mínimo con diez días hábiles de anticipación a la fecha en la cual se realizará el
viaje, de tal forma que se puedan contar con tarifas económicas tanto en hoteles
como en tiquetes.

 La compañía utilizará en lo posible la tarifa más económica para viajes aéreos y en

caso de ser necesario otra tarifa, esta deberá contar con autorización del director
de área y La Gerencia.

 Inmediatamente se cuentan con los tiquetes y reservaciones correspondientes, se

informará vía correo electrónico al funcionario que solicitó los gastos viaje, el
itinerario, aerolínea, tiquetes, hoteles y demás reservas con los cuales realizará su
viaje.

 Anticipos. Solo será entregado por la Oficina de Tesorería, con base a la

autorización dada por el superior inmediato del funcionario que viaja y en donde
explicará las razones por las cuales se debe hacer el anticipo.

 Cuando se deba realizar el reembolso del anticipo, por contar con gastos menores
al anticipo entregado, deberá ser consignado en la cuenta asignada para dicho fin,
en caso de que no sea rembolsado dentro de los cinco días hábiles después de
finalizado el viaje, dicho valor será descontado por nómina. Igualmente, cuando se
deba reembolsar al funcionario los gastos mayores al anticipó en que incurrió y los
cuales cuenten con la previa aprobación del superior Inmediato, el valor de dichos
gastos será trasladado a su cuenta bancaria.

 De acuerdo con los convenios establecidos por la compañía no se permite que las
facturas sean generadas a nombre de los funcionarios que viajan y siempre
deberán estar a nombre de la organización.

 Alojamiento. Se realizará de acuerdo con los convenios con que cuenta la

organización.

 Alimentación. Se aplicarán las tarifas diarias establecidas para desayuno,

almuerzo y cena. Dichas tarifas no se podrán utilizar para invitaciones de
negocios, pues dichas reuniones se manejan como gastos de representación.
 Cuando el viaje sea a ciudades internacionales que presentan un elevado nivel de
precios, se podrá solicitar un ajuste en las tarifas, previa justificación y
autorización.

 Alquiler de vehículos. Se realizará el alquiler de vehículos, cuando se concluya

que es la mejor opción por rentabilidad y efectividad en los desplazamientos y no
por comodidad personal.
 El área de encargada realizar la negociación de alquiler, deberá verificar que se
tenga la póliza de seguro y que esta incluya robo, daños a terceros y colisiones.
 Gastos de gasolina, peajes y aparcamiento. Serán cancelados siempre que sean
generados durante el desarrollo de labores para la compañía y según el plan de
desplazamiento por carreteras establecido por la compañía. La compañía no
cancelará las multas que se generen como resultado de incumplimiento de la
norma de tránsito.

 Gastos de Representación. Deben incluir claramente los siguientes conceptos:

fecha, ciudad, nombre del lugar, objetivo de la reunión, nombre de los
participantes, cargo, empresa, vinculo comercial entre las compañías que
representan. Los gastos de alimentación para dichas reuniones no deberán
exceder un valor superior a $XXX.

 Los gastos de representación serán reportados por el funcionario de mayor rango

de la compañía que participe en dicha reunión y para todos los casos deberá
anexar la factura con valores discriminados del consumo.
 El pago de propinas, no podrá exceder el 10% del valor de la cuenta y se deberá
incluir dentro de la factura.
 El rembolso de los gastos de viaje se realizará máximo 5 días hábiles después del
regreso, por medio de la planilla de gastos de viaje. No se aceptarán como
documentación soporte fotocopias, pues todos los soportes deben ser en
originales. En caso de pérdida de un soporte, la autorización del gasto será dada
por el director del área y Director Financiero.
 El informe de gastos aprobados por el superior inmediato será entregado a la
oficina de contabilidad, para su registro. Cualquier duda con relación a los
soportes se comunicará directamente al superior que autorizó la legalización de
los soportes.
 Gastos de viaje no autorizados: Los siguientes son algunos de los gastos no
autorizados.
 Consumo excesivo de licor
 Salones de Belleza, spa, masajes
 Artículos de aseo personal
 Cigarrillos
 Alquiler de películas
 Regalos personales
 Penalidades por pérdida de vuelos o cambio de vuelo (no justificados)
 Revistas, CDs
 Cualquier otro tipo de gasto no necesario para el cumplimiento del viaje laboral.

 Las faltas consideradas como graves o de incumplimiento de la presente política

deberán ajustarse a las medidas correctivas adoptadas por el área de Talento
Humano de las organizaciones del Grupo.
 3- POLITICA DE CAJAS MENORES

 Establecer los lineamientos bajo los cuales se deben manejar los recursos
asignados a la Caja Menor, así como la legalización de los gastos.

 Toda Caja Menor debe ser constituida por medio de acta de aprobación suscrita
por la Dirección de Financiera, Gerencia y Custodio, en la cual se deberá
especificar el propósito de su creación.

 Cada caja menor deberá contar con un código de identificación para mantener la
trazabilidad de sus operaciones.

 Los montos de Caja Menor no podrán ser superiores a los asignados en actas.

 Los cambios en los montos asignados a las cajas menores deberán ser aprobados
por la Gerencia.

 La administración de la Caja Menor será entregada en todos los casos por medio
de acta al colaborador responsable.

 La caja menor deberá asignarse a colaboradores que no tengan ningún tipo de

antecedentes, razón por la cual se deberá documentar dicha verificación, así como
realizarla para los colaboradores antiguos que no cuenten con ella.

 Es responsabilidad de Direccion Financiera y Contable recopilar la siguiente

información de cada uno de los colaboradores a los cuales se les asigne el manejo
de una caja menor:

a. Nombre Completo
b. Número de contacto laboral y personal
c. Dirección de correo electrónico
d. Nombre del área
e. Nombre del superior inmediato

 Todo colaborador custodio de la caja menor deberá ser capacitado en las políticas
y procedimiento de los fondos fijos como requisito para ser administrador de la
caja.

 Todo colaborador responsable de administrar la Caja Menor, deberá suscribir un

pagaré en blanco que permita dar cubrimiento a cualquier diferencia que presente
el saldo de la caja.

 Las compras para pagar por caja menor no podrán ser superiores a $xxx,

 Los documentos de legalización de los gastos de caja menor deberán cumplir con
lo establecido en la Política Contable, requisitos DIAN

 No se realizarán pagos por Caja Menor de los siguientes elementos:

  Libros
 Suscripciones
 Artículos personales
 Compra de equipos
 Muebles
 Bebidas alcohólicas
 Préstamos
 Cambio de cheques
 Pago de nómina
 Pago de contratistas
 Obligaciones personales

 El reembolso de todo gasto deberá hacerse máximo cubierto el 50% del total del
fondo fijo, y no podrán ser consignados dichos recursos a la cuenta personal del
responsable de la caja.

 En caso de que se requiera realizar una compra superior al monto máximo

autorizado por Caja Menor, se deberá realizar el procedimiento normal de pagos.

 Todo vale de Caja Menor deberá ser legalizado máximo en 2 días y para lo cual se
deberá adjuntar la factura original.

 Todos los gastos de transporte deberán describir las rutas de desplazamiento y

deberán contar con la autorización del jefe inmediato.

 No se realizará el reembolso de gastos que no cuenten con un soporte original

acorde a la legislación local y los cuales sean pertinentes con la labor adelantada
por el colaborador.

 Se deberá solicitar el reembolso de los recursos de Caja Menor, siempre que se

tenga solo la disponibilidad en efectivo del 50% de dichos recursos.

 El rembolso de los gastos de Caja Menor, se realizará siempre que se tenga el

registro contable de los mismos.

 La Gerencia Administrativa deberá realizar arqueos sorpresivos.

 Es responsabilidad del colaborador asignado para la administración de la caja

menor, cumplir con las condiciones de seguridad físicas, así como tomar las
precauciones necesarias para salvaguardar los recursos entregados.

 La pérdida de los recursos de la caja menor deberá ser reportado inmediatamente

Auditoría Interna, Gerencia de Riesgos.

4- POLITICA PARA LA ADMINISTRACION DEL EFECTIVO

Establecer los lineamientos bajo los cuales se administran los recursos de efectivo.
Pagos Electrónicos

1. Todo pago electrónico debe ser autorizado según documentación soporte.

2. Toda transferencia electrónica mayor a $ xxxx debe ser autorizada por XXXX y
XXX.
3. No se realizarán transferencias por montos superiores a $ xxxx , dichos giros se
solicitarán al Banco por medio del documento XXXX y el cual es autorizado únicamente
por XXXX.
4. Una vez recibida la autorización de cada uno de los niveles correspondientes
según el nivel de atribuciones, es responsabilidad de XXXX continuar el proceso de
pagos.
5. Ningún funcionario que tenga perfil para realizar la aprobación en Banca
electrónica de los pagos, podrá estar dentro de los cargos incluidos en los niveles de
atribuciones para aprobar los pagos según documentación soporte.

Conciliaciones

1. Tanto los ingresos como los pagos realizados en efectivo deberán ser conciliados
diariamente, partiendo del reporte bancario, dicha conciliación es responsabilidad de
XXXX.

2. El área de XXX tiene a su cargo analizar la posición que tiene todos los días la
organización en efectivo y los resultados de la misma serán distribuidos a las siguientes
áreas: XXX. XXX. XXXX
3. La Dirección de Contabilidad, tendrá a su cargo la identificación y reporte de los
cheques pendientes de cobro cada mes.
4. Cada sucursal deberá enviar a Casa Matriz el flujo de caja de efectivo
semanalmente, así como son responsables de la conciliación de efectivo con
Contabilidad.
5. Las conciliaciones bancarias deberán estar listas el día 5 después del cierre
mensual.
6. Las partidas conciliatorias pendientes no podrán estar sin identificar más de xx
días después de reportadas.
7. Toda conciliación deberá contar con los registros de preparación, revisión y
aprobación.
Cuentas por pagar

1. Toda factura debe contar la autorización requerida antes de realizar su pago, por
lo cual se contará con una adecuada segregación de funciones entre la persona que
autoriza el pago y quien lo solicita.
2. Se contará con niveles de atribución para la autorización de pagos de facturas,
según los rangos de S$ xxx y $ xxxx.
3. Todo pago de facturas se realizará únicamente con documentación soporte
original.
4. Una vez es aplicado el pago de la factura deberá registrarse el sello de pagado,
así como el nombre del funcionario que aplicó su pago.
5. En caso de tener dudas sobre el valor a pagar o el beneficiario del pago, deberá
solicitarse por escrito dicha aclaración al funcionario aprobador del pago.
6. Los pagos se programarán todos los XXX de cada semana y el pago se realizará
todos los XXX, así como el valor total de los mismos, estará alineado con el Flujo de Caja
de la semana.
7. Toda factura deberá contar con la correspondiente orden de compra y con los
niveles de autorización establecidos por cada tipo de compra.
8. Los pagos electrónicos a proveedores son verificados por XXX, antes de aprobar
su pago, dicha verificación se registra en la planilla de pagos.
9. Todo pago por Banca electrónica debe contar con la solicitud formal del proveedor,
registrando el número de la cuenta bancaria beneficiaria.

Caja Menor

Ver Política de Caja Menor

5- POLITICA DE INVERSIONES

El objetivo de esta política de inversión es preservar el capital mientras se obtiene una

tasa de rendimiento razonable con riesgo. Tanto las inversiones en renta fija como en
renta variable se consideran adecuadas, dentro de los límites establecidos en este
documento.

 Los activos acumulados se mantendrán para cumplir con las obligaciones a corto
plazo (fondos operativos - ingresos anuales recibidos durante el año fiscal en
curso y por disponerlos a lo largo del ejercicio y gestionados por la Junta Directiva
 y el resto, si corresponde, son fondos a largo plazo (fondos excedentes, que
forman parte del patrimonio de los socios entre otros). La compañía considera
fundamental mantener los fondos excedentes para mitigar riesgos como
disminución de los ingresos.

 Para decisiones del día a día como comprar o vender valores individuales por
debajo de $ _______________ debe ser autorizado por (Definir responsable o
responsables de las operaciones). Las transacciones de inversión de
$______________ o más deben recibir la aprobación firmada por (Definir
responsable, tener en cuenta un nivel jerárquico superior al anterior).

 La Política de Inversión Responsable se aplica a todos los fondos y estrategias

sobre los que (las empresas del Grupo) tiene total discreción como administrador
de inversiones en el proceso de toma de decisión. Esta política no se aplica a las
siguientes carteras o productos de inversión: (Enumere los fondos sobre los que
no se debe hacer énfasis o no son objeto de esta política)

 El flujo de caja operativo se mantendrá en efectivo o se harán inversiones de renta

fija garantizada e inferior a un año de duración. Esto con el fin de facilitar el cobro
de contribuciones y minimizar los costos de cambio por gastos.

 Los flujos de caja excedentes se invertirán en una combinación de inversiones a

corto plazo en (nombre las monedas o moneda de las inversiones), para minimizar
los costos de cambio y ser coherentes con el largo plazo naturaleza de las
obligaciones.

 Todas las inversiones a corto plazo (menos de 1 año) deben tener una calificación
crediticia. Si un valor a corto plazo se desvaloriza a mitad de la compra, el valor
debe venderse lo antes posible

 El Comité de Inversiones tiene la responsabilidad expresa de implementar y

formalizar este documento, teniendo en cuenta las diferentes actividades de
seguimiento y formalización de inversiones.

 Serán encargados del seguimiento y ajuste de inversiones con menores

rendimientos e informar de manera oportuna al comité ejecutivo (Gerencia
General) sobre las mismas.

 Es obligación del comité salvaguardar los activos de la empresa, al mismo tiempo

actuar de manera ética en la formalización de inversiones que se estipulen en este
documento no son aceptables.

6- POLITICA DE PRESUPUESTO
Establecer los lineamientos bajo los cuales se elabora, aprueba, ejecuta y supervisa el
presupuesto de cada departamento y sucursal de las compañías del Grupo, propendiendo
por la optimización de los recursos en el desarrollo de la operación.
Objetivos
• Mantener una relación entre los ingresos y gastos
• Definir las funciones de cada uno de los miembros que intervienen en la
elaboración, aprobación, ejecución y supervisión del Presupuesto.
• Formalizar los elementos de control para el presupuesto
Definiciones

Aprobación anual del presupuesto: Evento en el cual aprueba formalmente por medio
de acta el presupuesto de las compañías para un período especifico de tiempo.

Adición Presupuestal: Son todos aquellos montos que incrementan el valor de los
rubros inicialmente aprobados por la Alta Gerencia y los cuales deben estar formalmente
autorizados por uno o varios funcionarios de nivel adecuado.

Gastos de Funcionamiento: Son todas aquellas erogaciones de recursos destinadas a

cubrir las actividades misionales, técnicas y administrativas, que se requieren para el
funcionamiento de la organización.

Gastos de Personal: Son aquellas erogaciones de recursos que debe hacer la compañía
en contraprestación a la relación laboral o contractual con los colaboradores vinculados a
la organización.

Gastos de Inversión: Son aquellas erogaciones de recursos orientadas a lograr el

desarrollo económico y la competitividad de la organización y los cuales tienen la
capacidad de retornar el flujo de recursos invertidos.

Plan de Cuentas Presupuestal: Es la clasificación de cuentas de ingresos y gastos y

para lo cual se considera el mismo catálogo de cuentas contable, aceptado

Lineamientos

 El Presupuesto realizado por cada departamento o sucursal, debe corresponder a

un ejercicio de planeación alineado con los objetivos estratégicos y metas de la
organización.

 La elaboración del presupuesto, deberá ser diseñado de tal forma que se

propenda por mantener el equilibrio económico de la organización y fomentar su
desarrollo, para lo cual se partirá de los recursos disponibles sin poner en riesgo la
sostenibilidad de las organizaciónes.

 Los proyectos de inversión de la compañía deben ser presentados por cada

Vicepresidencia en conjunto con sus correspondientes Direcciones, para revisión y
aprobación del Comité
 El presupuesto debe ser un reflejo de los requerimientos reales y recursos
disponibles de cada uno de los departamentos y sucursales, para lo cual se
realizarán reuniones de validación de cifras y soportes de proyectos durante la
etapa de evaluación del presupuesto presentado, ajustando dichas cifras de ser
necesario.

 No se deberán presupuestar aquellos proyectos y/o actividades que fueron

ejecutados únicamente durante el año anterior y que no serán nuevamente
realizados.

 Todo proyecto que no haya terminado su ejecución y que requiera continuar en el

siguiente año, deberá presentar adicional a los recursos que requiere, un informe
de ejecución, para evaluar si los recursos presupuestados corresponden a nuevas
partidas de las inicialmente proyectadas, y para lo cual se deberá soportar el
incremento en el valor del proyecto y la gestión administrativa realizada en la
administración para los recursos inicialmente entregados.

 Aquellos proyectos que continúan su vigencia en el año a presupuestar y que de

igual forma cuentan con los recursos disponibles para financiar las actividades
faltantes, deberán informar dicha situación a la Oficina de Presupuesto, para que
se evalué el destino de dichos recursos disponibles.

 El Comité establecerá anualmente los incrementos porcentuales autorizados para

cada rubro, partiendo de los indicadores nacionales tales como PIB, Inflación y
Devaluación y así como se tendrán en cuenta los indicadores del sector. Dichos
incrementos serán comunicados formalmente a todas las organizaciónes y harán
parte fundamental del presente documento como un anexo.

 El presupuesto de la remuneración salarial, deberá incluir dentro del análisis las

bonificaciones por productividad y las cuales deben oscilar entre X% y XX% del
asalario asignando.

 Cada sucursal de las empresas debe incluir en su presupuesto los impuestos

locales generados por el desarrollo de su operación.

 El presupuesto de las organizaciónes, el de cada departamento y sucursal, será

aprobado por medio de Acta.

 Cada Departamento o Sucursal, deberá entregar periódicamente los resultados de

su ejecución presupuestal, para revisar la ejecución y validar las variaciones del
presupuesto de acuerdo a los recursos autorizados a cada rubro. En caso de
identificar variaciones no autorizadas y/o sin justificación, se procederá con las
acciones correctivas establecidas.

 Los traslados presupuestales entre rubros y máximo por un valor de U$ xxxx, son
autorizados por _______________________, cualquier traslado superior a dicho
monto será autorizado por __________________________.
  Las adiciones presupuéstales deberán ser autorizadas sin excepción alguna por
________________________________, de manera formal y previa sustentación y
documentación soporte.

 Es responsabilidad de las Direcciones Financieras de las empresas llevar los

indicadores de cumplimiento y seguimiento presupuestal de forma periódica, así
como realizará un seguimiento especial al rubro de gastos de viaje y
representación.

7- POLÍTICAS DE CUENTAS POR PAGAR

Establecer los lineamientos para el pago a proveedores por compras de bienes y servicios
adquiridos por la organización.

 Todas las funciones y responsabilidades designadas en el proceso de cuentas por

pagar, deben partir del principio de segregación de funciones.

 Todas las facturas deben tener asociada sin excepción alguna la correspondiente
orden de compra.

 Los pagos se realizarán cada xx días y xx días, según la negociación.

 Los pagos serán procesados todos los _________________ de la semana.

 Todos los pagos se realizarán por medio de transferencia bancaria. Para los pagos
que requieran ser por medio de cheque, los mismos serán aprobados por La
Gerencia.

 Es responsabilidad de ____________________________ verificar todas las

facturas para pago, validando que las cantidades y servicios cobrados
efectivamente fueron entregados, así como el que los precios corresponden a lo
pactado.

 Todos los servicios a pagar deberán contar con la correspondiente acta de entrega
que debe ser suscrita por el Director del área que recibió el servicio, razón por la
cual, sin dicho documento, el pago no podrá ser procesado.

 Todos los pagos superiores a XXXXXXX, deberán ser autorizados por

_____________________, y los pagos inferiores a dicho monto deben ser
autorizados por _______________________________.

 Los pagos realizados antes de los tiempos establecidos en la presente política

deben ser aprobados por La Gerencia y deben considerar un beneficio para la
organización.

 Se prohíbe el fraccionamiento de compras a un mismo proveedor, siendo

obligación del Director de cada área, iniciar el proceso de aprobación especial de
la compra, cuando el monto de la misma a nivel global supere XXXXXX.
  Todos los pagos deberán cumplir con los documentos establecidos en el
procedimiento, si los mismos no se tienen completos, el pago no podrá ser
aplicado.

 Es responsabilidad de Direccion Financiera y Contabilidad, validar cada mes, la

correcta parametrización en el sistema de las tasas impositivas para los pagos
realizados.

 Los pagos realizados por viáticos deberán realizarse de acuerdo con lo

establecido en la Política de Gastos de Viaje.

 La falta de oportunidad en los pagos realizados a los proveedores, dará inicio a un

proceso disciplinario interno, pues dicha acción puede afectar la entrega oportuna
de bienes y/o servicios necesarios para el desarrollo de la operación.

8- POLITICA PARA LA ADMINISTRACION DE CUENTAS POR COBRAR

Establecer los lineamientos para el registro oportuno, correcto e íntegro de las cuentas
por cobrar, de tal forma que relejen la situación real de los estados financieros.

 Es responsabilidad de _______________________ realizar el registro contable de

las cuentas por cobrar, dentro de los tiempos establecidos y por los valores
generados.
 Toda cuenta por cobrar debe contar con el estudio de crédito previamente y el cual
debe ser aprobado por Direccion de Cartera
 No se podrán generar cuentas por cobrar, cuando el cliente ha cumplido con el
cupo de crédito aprobado o cuando presenta mora superior a la fecha de pago
establecida.
 Si el sado en mora es superior a $ ___________________________________,
los despachos de mercancía deben ser aprobados únicamente por el Director de
Distribucion y Gerencia previo análisis de ____________________________,
__________________________, y ____________________.
 Cuando los clientes incumplan los acuerdos por pronto pago, es responsabilidad
de Direccion de Cartera, revisar y modificar dichas condiciones y/o beneficios
otorgados.
 Todas las facturas generadas deben ser enviadas a los clientes, después de
emitida.
 No se permite que los colaboradores asignados para las cuentas por cobrar
tengan permisos y/o funciones en el área responsable de registrar y recaudar el
pago de las cuentas por pagar.
 Es responsabilidad de Direccion de Cartera realizar las conciliaciones de los pagos
realizados por los clientes.
 Cada 30 días se deben emitir confirmaciones de saldos con los clientes, para las
cuentas por cobrar superiores a $ _________________________.
 Se consideran cuentas incobrables todas aquellas superiores a ______ días de
mora, y las cuales a su vez tengan registro de gestión de cobro por
___________________, ________________ y abogados.
 La provisión de la cartera debe corresponder al ______% del valor total de
_________________.
 9- POLITICAS DE CIERRE CONTABLE

Establecer los lineamientos para el cierre mensual contable.

 Es responsabilidad de Dirección Financiera y Contable definir y divulgar el

cronograma de cierre, especificando para cada mes la fecha que aplica y para el
cierre anual.

 El cronograma de cierre financiero considera:

a. Las fechas de requerimientos tributarios
b. Las fechas de reporte a entes de control externo
c. La fecha de fin de mes
d. La fecha de fin de año
e. La fecha de reporte de estados financieros a la Junta

 Es responsabilidad de cada Director de Área, definir los procedimientos a seguir

en su área para cumplir con las fechas del cronograma.
 Es responsabilidad de Contabilidad definir y actualizar la relación de todas las
actividades que intervienen en el cierre, de tal forma que se pueda verificar su
cumplimiento mensualmente y sean aprobadas por la Gerencia
 Es responsabilidad de Compras notificar a los proveedores sobre las fechas de
cierre mensual, así como de la fecha de cierre del año fiscal.

 Las áreas que no puedan entregar la información correspondiente al cierre

deberán reportar dicha situación a Direccion Financiera, quien debe autorizar el
procedimiento a seguir y las acciones correctivas.
 El área de IT designará los colaboradores para el apoyo del cierre, de tal forma
que se preste el acompañamiento oportuno en caso de una contingencia.
 Los registros de operaciones después del cierre deben ser notificadas a para su
correspondiente autorización.
 Una vez se cierra el periodo contable, el mismo no puede ser abierto para realizar
modificaciones.
 El cierre contablemente será realizado por El Contador de cada empresa

10- POLITICA PARA CONTROL DE CONCILIACIONES

Definir las normas para la conciliación de cuentas del balance, de tal forma que los
resultados de la información financiera sean ciertos y razonables, así como especificar las
responsabilidades de las partes que intervienen.

 La conciliación de las cuentas deberá estar listas máximo cinco (5) días después
de cerrado el período contable.

 En el caso de las conciliaciones bancarias las mismas deben realizarse

diariamente y máximo cada tres (3) días deben estar listas.

 Es obligación de Dirección Financiera y Contable designar un colaborador

responsable de conciliar cada una de las cuentas relacionadas dentro del Alcance
 de la presente política, partiendo de los principios de idoneidad e independencia y
por tanto de segregación de funciones.

 Es responsabilidad de Direccion Financiera definir el formato para la elaboración y

reporte oficial de cada una de las conciliaciones realizadas, el cual deberá permitir
identificar la cuenta conciliada, el período de conciliación, la fecha de realización,
los saldos, las partidas pendientes por identificar, la fecha de revisión y aprobación
de la conciliación.

 Es responsabilidad del Contador Público y Dirección Financiera aprobar las

conciliaciones, dejando evidencia de dicha aprobación.
 La documentación y/o archivos soportes con los cuales son preparadas las
conciliaciones, debe ser custodiada de acuerdo con las políticas de archivo de la
organización, así como cumplir con los parámetros de restricción y protección de
seguridad de la información, tales como, acceso restringido, clave de inicio,
archivos con control de modificación.
 El Director Financiero debe hacer un seguimiento al cumplimiento de las fechas de
entrega de las conciliaciones, así como a las partidas pendientes por identificar.

11- POLITICA PARA EL MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS

Determinar las normas bajo las cuales se realizan las operaciones con las entidades
bancarias.

 El Tesorero será el represéntate ante las instituciones financieras.

 Periódicamente el Tesorero deberá hacer un análisis de los servicios ofrecidos por

cada una de las entidades financieras con las cuales la compañía está vinculado,
de tal forma que se evalúen los servicios prestados, pudiendo proponer a a la
Dirección Financiera y Gerencia cambios. Dentro de los criterios de evaluación se
encuentra:

• Tamaño
• Servicios
• Ubicación / Cobertura
• Disponibilidad de los portales
• Los tiempos de respuesta a las solicitudes
• Beneficios
• Calificación

 Se deberá llevar un archivo para cada una de las cuentas bancarias, de tal forma
que incluya la correspondencia tanto recibida como enviada, así como todos los
documentos que soporten la apertura, cierre y firmas registradas.
 La responsabilidad de la custodia de la documentación de las cuentas bancarias
es de Tesorería.
 Los Bancos con los cuales se vincula la organización deberán cumplir con las
siguientes características: calificación, cobertura, así como deberán tener la
aprobación del Comité Financiero previamente.
  Para la apertura de una nueva cuenta, se debe hacer una solicitud formal que
incluya su propósito, el saldo promedio mensual, los funcionarios con firmas
autorizadas y límites
 Toda apertura de cuentas debe ser aprobada por La Gerencia y Direccion
Financiera
 Una vez la cuenta es aprobada, el Tesorero debe incluir dentro de las condiciones
de manejo la siguiente información, así como proceder a reportarla:

• Funcionarios con firma autorizada

• Limites para el manejo de la cuenta
• Medios de pago (cheque, portal, carta de instrucción)
• Dirección para el envío de extractos bancarios
• Toda cuenta bancaria debe tener registrado mínimo dos funcionarios con firma
autorizada, de acuerdo a los niveles de autorización definidos.

 Inmediatamente se aprueba la apertura de la cuenta por el banco, dichos soportes

deben ser remitidos a la Dirección Contable para su correspondiente creación en
la contabilidad.
 El cierre de una cuenta bancaria, debe solicitarse de manera formal al Tesorero,
incluyendo la siguiente información:

• Nombre del Banco, dirección, teléfono y contacto

• Saldo de la cuenta a la fecha del cierre
• Motivos del cierre
• Niveles de autorización según correspondan

 Todo saldo de las cuentas a ser canceladas, debe ser trasladado a la cuenta
bancaria designada para tal fin.
 Una vez la cuenta bancaria ha sido cerrada, Tesorería debe informar
inmediatamente a la Dirección Contable, de tal forma que se procedan a realizar
los correspondientes registros contables.

Otras disposiciones
 Todo préstamo bancario debe tener la aprobación del Comité Financiero
 La presente política debe ser revisada anualmente, garantizando que dichos
lineamientos son acordes con los objetivos de la compañía.
 Cualquier modificación de la presente política, será aprobada por el Comité
Financiero de las organizaciones.

12- POLITICA PARA MANEJO DE TARJETAS DE CREDITO CORPORATIVAS

Determinar las normas bajo las cuales se asignan y autorizan las utilizaciones de las
Tarjetas de Crédito Corporativas.

 Se asignarán las Tarjetas de Crédito Corporativas, toda vez que las funciones a
desempeñar, requieran realizar viajes recurrentes y/o compras de servicio.
  Los cargos que requieren dichas asignaciones serán autorizados por la Dirección
Financiera, previa solicitud del Director del Área. Previa aprobación de la Gerencia

 Las compras o gastos incurridos en la tarjeta asignada a cada funcionario son su

responsabilidad y deben tener relación con sus funciones, quedando prohibido los
préstamos de dicha tarjeta tanto a otros funcionarios de la organización como a
terceros, así como la utilización para compras personales. Ya que se considera
una falta grave que dando inicio a un proceso disciplinario.

 Se prohíbe el uso de las tarjetas para la realización de avances de efectivo.

 La tarjeta podrá ser utilizada para:

 Gastos de representación con clientes potenciales, previa autorización del Director

de Área.
 Compra de Tiquetes
 Compra de Libros
 Pago de hoteles únicamente cuando la Compañía no tenga convenio y previa
autorización de Tarifas por el Director de Área.

 Después de utilizada la tarjeta, se debe hacer entrega de los recibos

correspondientes a cada gasto junto con la relación de las actividades realizadas y
la autorización del Director del Área en un período no mayor a 5 días. No realizar
la entrega de dicho reporte se considera como una falta grave que da inicio a un
proceso disciplinario.

 El retiro o modificación de la tarjeta de crédito, puede hacerse por la Compañía en

el momento que lo considere.

 Todo funcionario al que se le asigne la tarjeta, deberá suscribir una autorización

para deducción de su salario en caso de incurrir en gastos no autorizados en la
Dirección de Talento Humano.

 Es responsabilidad del Director de Área la autorización de los gastos incurridos en

la tarjeta, así como dichos gastos también deberán ser avalados por el Director
Contable y Financiero.

 La Dirección de Talento Humano, es responsable del registro de tarjetas

asignadas a los funcionarios, así como de solicitar la verificación y autorización de
dichos gastos al momento de su retiro y antes de proceder al giro de su
liquidación.

 Las Tarjetas de Crédito podrán solicitarse únicamente con el Banco autorizado por
el Comité Administrativo.

13- POLITICA PARA LA ASIGNACION DE NIVELES DE AUTORIZACION

Establecer los lineamientos para la definición de los límites de autorización que se deben
tener en los diferentes niveles de las organizaciones para aprobaciones, pago de
compromisos financieros, responsabilidades por cargo.
La presente política aplica para aquellos colaboradores que por su cargo tienen
responsabilidades directas dentro de su rol para aprobar transacciones, En cada una de
las empresas del Grupo.

 Serán de aprobación única de la Junta los siguientes temas:

a. Decisiones sobre estrategias y políticas globales

b. Decisiones financieras superiores a $ XXXXXXX
c. Aprobación de contratos y obligaciones que superen los $ XXXXXXXX
d. Aprobación del presupuesto anual
e. Decisiones con impacto reputacional para la organización.

 Es responsabilidad del Comité de ______________________ definir los niveles

autorizados para aprobar operaciones en cada una de las unidades de
_________________, y es responsabilidad de líder de cada unidad velar por su
cumplimiento y por la implementación de los procedimientos y controles que
permitan su aplicación.

 Los siguientes deben ser los criterios evaluados para definir los montos de
aprobación:

a. Promedio de ingresos de los últimos __________________________

b. Promedio de costos de los últimos ____________________________
c. Promedio de Gastos de _____________________________________
d. Compras del último _________________________________________
e. Inversiones en _____________________________________________
f. Giros por _________________________________ y _______________.
g. _________________________________________________________

 Los cargos asignados en los niveles para autorizar, deben corresponder a

_________________.

 Es responsabilidad de cada uno de los niveles responsables de revisar

(supervisores) antes de llegar al nivel autorizador, verificar que la documentación
soporte corresponda con la operación que es sujeta de aprobación, así como el
que sea pertinente con la operación de la organización y de la unidad. Lo anterior,
no excluye la responsabilidad del autorizador, de realizar las verificaciones que
considere pertinentes, así como de ejecutar los controles diseñados, para
confirmar la validez, existencia y exactitud de la operación autorizada.

 La delegación de responsabilidad temporal únicamente podrá ser aprobada por el

Comité de ____________________________ y será para casos de fuerza mayor
de salud y/o calamidad doméstica que represente la ausencia por periodos
superiores a ____________ meses. Los casos de delegación podrán ser para el
nivel inmediatamente anterior al aprobador oficial y previa verificación de que no
exista un conflicto de interés y/o una concentración de funciones que afecte el
principio de segregación de funciones.
 Los cargos con niveles asignados de autorización deberán garantizar que sus
autorizaciones cuenten con toda la documentación soporte, y cumplan con los
 requisitos establecidos en cada una de las políticas asignadas para su línea de
aprobación.

 Se prohíbe el fraccionamiento de operaciones y/o transacciones para evitar los

niveles de aprobación, siendo dicha práctica una violación a la presente política, y
por tanto la misma genera la apertura de un proceso disciplinario de los
colaboradores involucrados.

 Todas las compras por cuantías superiores a $ XXXXXX deberán tener un

contrato, y deberán cumplir con los niveles de autorización. Todos los contratos sin
excepción deberán tener el aval del área jurídica.

 El área Jurídica es responsable de velar que todos los contratos suscritos por la
organización en cada una de sus unidades de negocio, cuenten con las cláusulas,
garantías y pólizas que mitiguen los riesgos derivados por la naturaleza de la
contratación para la organización y según lo establecido en la política de
contratación. Para dar cumplimiento a este numeral, el área juridica deberá
trabajar en equipo con la unidad generadora del contrato.

 La compra, venta y arrendamiento de bienes inmuebles debe ser aprobada por el

departamento Juridico.

 La siguiente es la tabla de autorizaciones otorgadas, la cual debe cumplirse según

los parámetros establecidos:

Tipo de Operación Monto Nivel Autorizador

Inversiones S XXX – $ XXX Firmas Autorizadas (ver _________)

Préstamos NA Comité de _____________________

Apertura y Cierre de NA Comité de ______________________

Cuentas Bancarias
 Tipo de Operación Monto Nivel Autorizador

Métodos de pago online NA Comité de ______________________

Hasta $ XXXX Persona de mas alta responsabilidad empresa

CEO

Contratación
$ XXX – $ XXX Nivel Director

$ XXX – $ XXX Comité de _____________________

Hasta $ XXXX CEO (Mas alto nivel)

Compras / Gastos $ XXX – $ XXX Director

$ XXX – $ XXX Gerente

$ XXX – $ XXX CEO

 Tipo de Operación Monto Nivel Autorizador

Compras IT

$ XXX – $ XXX Comité de ______________

$ XXX – $ XXX CEO

Venta de Activos y
Arrendamientos

$ XXX – $ XXX Comité de ______________

Creación de Cargos NA ________________

Acuerdos salariales _____________________

NA

Consultores y/o cargos __________________

temporales.
NA
 Tipo de Operación Monto Nivel Autorizador

$ XXX – $ XXX Comité de _________

Bonificaciones

$ XXX – $ XXX Director de __________

Despidos NA _____________________

Área legal

Donaciones NA _____________________

Donaciones políticas NA _____________________

Área legal

 Los gastos de viajes y/o representación de TODOS los colaboradores siempre

deben ser aprobados por el nivel superior que corresponde.

 Las operaciones realizadas entre las empresas del Grupo deben ser aprobadas por
__________________.
  Es responsabilidad de la Gerencia, verificar que se cumplan con los niveles de
autorización de acuerdo con las operaciones realizados, para la cual deberá
implementar un control de monitoreo que considere.

 Los niveles correspondientes a ___________________ podrán realizar

autorizaciones hasta ____________________________.

Política de Compras e Infraestructura:

1- POLITICA DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Establecer los lineamientos para la selección de proveedores de bienes y

servicios, así como los niveles responsables de la vinculación. Dichos
lineamientos deben ser acogidos en todas las geografías por los funcionarios
asignados de las diferentes empresas del grupo, quienes deben asegurar que
todos los bienes y servicios adquiridos cumplen con los estándares requeridos.

 Las organizaciones encamina sus esfuerzos a vincular los mejores

proveedores del mercado, de tal forma que garanticen el mejor precio, la
calidad y el servicio, así como el que cumplan con las normas laborales y
ambientales requeridas tanto a nivel nacional e internacional.

 Los requerimientos técnicos que el proveedor seleccionado debe cumplir,

deben ser validadas por el usuario final del bien o servicio, pues es el
mismo usuario final quien debe certificar que el producto o servicio
entregado cumple con las condiciones de contratación.

 Todos los proveedores de la organización, deben registrarse en la página

www.XXXX.xxx

 El criterio de selección de proveedores, debe partir del número de

proveedores disponibles para prestar el bien o el servicio.

 Se realizará un proceso licitatorio, siempre que la compra sea superior a $

_______________ y la misma debe ser aprobada por el Comité de
_____________.

 Se solicitarán cotizaciones y/o propuestas a los proveedores, cuando la

compra este en un rango de $ _____________ y hasta $
_________________________.
  Las compras que no requerirán la presentación de las cotizaciones y/o
propuestas solicitadas, son todas aquellas compras realizadas por medio
de caja menor y las cuales en ningún momento entre un mes y otro podrán
superar $ 400.000.

 La selección del proveedor siempre deberá partir de la calidad, solidez

financiera, nivel de cumplimiento del mismo y garantías, bien sea por
servicios prestados con anterioridad o por el nivel de satisfacción
confirmado con otros clientes.

 La situación financiera del proveedor, debe ser evaluada partiendo de los

indicadores de infraestructura y Compras. Dicha evaluación la debe realizar
el área de Dirección Financiera.

 En caso de ser un proveedor que ya ha prestado sus servicios, se deberán

considerar los resultados de su evaluación durante el tiempo en que prestó
sus servicios, siendo uno de los ítems a considerar en la selección, pues la
evaluación deberá considerar aspectos tales como el cumplimiento en las
entregas, el número de reclamaciones, la calidad del servicio, la resolución
de problemas y el cumplimiento de normas laborales y ambientales.

 De igual forma para la selección de los proveedores, se deberá evaluar si la

capacidad de producción permite cubrir la demanda del producto requerida,
por lo cual se deberán realizar visitas a las instalaciones de la organización.

 En caso de requerir un mayor número de unidades con relación a las cuales

se realizó la contratación inicialmente, se deberá realizar un nuevo proceso
de vinculación, invitando a la selección a XX proveedores, de tal forma que
se evalúen nuevamente los criterios de calidad, financieros y capacidad
instalada.

 Todo proveedor a ser vinculado, deberá presentar la siguiente información,

según el tipo de vinculación:
Licitación:

a.
b.
c.
d.

Propuestas / Cotizaciones

a.
b.
c.
d.
  Todos los funcionarios que participan en la selección de los proveedores,
así como los que realizan el requerimiento interno del producto, están en la
obligación de reportar cualquier conflicto de interés durante la selección de
los proveedores, dando cumplimiento al Código de Ética y Conducta.

 La selección de todo proveedor, siempre deberá contar por lo menos con

03 cotizaciones y/o propuestas. En el caso de las litaciones, mínimo se
deberán recibir X proponentes.

 Toda selección de proveedores, deberá quedar registrada formalmente,

incluyendo los siguientes aspectos evaluados:

 Resultados del análisis financiero de cada uno de los oferentes.

 Resultados del análisis de la calidad de cada uno de los oferentes.
 Resultados del análisis de la capacidad instalada.
 Concepto técnico.
 Entrega del producto, considerando los tiempos de entrega para un pedido.
 Servicio Postventa.
 Descuentos por volumen o pronto pago.
 Análisis de costo / beneficio para cada proponente.

 Si la selección de un proveedor no cuenta con el número de propuestas y/o

ofertas suficientes para realizar su análisis, porque es un producto
especializado, los funcionarios encargados de realizar la oferta, deberán
documentar las bases y consultas realizadas, así como las razones que
permitieron concluir que era el único proveedor y que su precio es
razonable.

 Toda compra deberá contar con la orden de compra, autorizada por el jefe
del área y en ningún caso podrá ser autorizada por niveles diferentes, salvo
que se tenga una autorización expresa.

 El pago a los proveedores está subordinado al cumplimiento de los

estándares de calidad entregados al momento de la selección, razón por la
cual, al momento de aprobar la selección, dicha condición deberá ser
informada en la carta de aceptación como proveedor.

 La formalización de la contratación de los proveedores, deberá seguirse por

lo establecido en la Política de Contratación.

2- POLÍTICA DE CONTRATACIÓN:

Establecer los lineamientos con los cuales se desarrolla el proceso de contratación de

productos, bienes y/o servicios requeridos por las organizaciónes en todos sus niveles,
dentro del marco jurídico y ético que propenda por realizar el mejor proceso de
contratación.

 Todos los colaboradores de la organización, desarrollaran las actividades

requeridas, dentro de los parámetros establecidos en el Código de Conducta y
ética.
 Todo obsequio que sea otorgado por los proveedores contratados, y el cual sea
equivalente a un monto máximo $ ______, deberá ser sorteado entre los
funcionarios del área de contratación. En caso que su obsequio sea superior a $
______, el mismo deberá devolverse por medio de una comunicación escrita, en la
cual se cite la presente política.
 Será responsabilidad de Infraestructura, compras o contratación divulgar a todos
los proveedores, antes, durante y al cierre de los contratos, la existencia de la
línea ética, así como de cada uno de los canales de denuncia con que cuenta la
organización.
 Todos los contratos suscritos por la organización, no podrán realizarse con
terceros que tengan grado de consanguinidad con los funcionarios de las
organizaciones.
 En caso de presentarse un conflicto de interés con alguna de los colaboradores de
la organización y las personas naturales o jurídicas contratadas, se deberá
presentar dicha situación ante el Comité Control interno quién será el único nivel
autorizado para dar un dictamen sobre el manejo del conflicto de interés, así como
para autorizar la suscripción de contratos, una vez se han analizado todos los
conflictos presentados.
 Todo funcionario que incurra en una falta dentro del proceso de contratación, bien
sea por omisión o por aprobación indebida de los contratos, deberá seguir los
lineamientos definidos por Talento Humano, de tal forma que se garantice el
debido proceso e investigación

De acuerdo a las diferentes líneas de negocio con que cuenta la organización para
realizar contrataciones, se describen los siguientes lineamientos.

 Las contrataciones se clasifican en administrativas, servicios, bienes muebles e

inmuebles.
 Las contrataciones pueden ser realizadas con compañías de orden nacional,
multinacional, así como con representación únicamente internacional.
 Los modelos jurídicos autorizadas para realizar las contrataciones son:
Contratos
Oferta Mercantil
Orden de compra

 De acuerdo a los modelos jurídicos avalados en el numeral 4, deberán contar sin

excepción alguna con la aprobación del área jurídica, para lo cual cada área
contratante deberá reunirse con el área Jurídica, informando tanto el objetivo de la
contratación, así como una relación de los riesgos que puede tener la suscripción
de dichos contratos para la organización, de tal forma que en la formalización
jurídica de la contratación se consideren dichos riesgos, protegiendo los intereses
de las organizaciónes.

 Todo contrato deberá incluir, sin excepción alguna, los siguientes aspectos:
 Cumplimiento de las leyes nacionales (impuestos, laborales, ambientales).
 Cumplimiento de las regulaciones del sector
 Acuerdos de confidencialidad de la información.
 Instancias jurídicas para la solución de conflictos, tanto para contratos nacionales
como aquellos de naturaleza internacional.
 Administración y solución de las peticiones, quejas y reclamos por la entrega del
producto y/o servicio contratado.
 Pólizas de cumplimiento, las cuales deberán estar vigentes a partir de la entrada
en funcionamiento del contrato.
 Garantías.
 Autorización de visitas de verificación a las plantas y/o oficinas del contratista, que
permitan validar la existencia y calidad del servicio prestado, así como el
cumplimiento de la legislación laboral y ambiental.

 Toda contratación deberá contar con la verificación en listas restrictivas tanto de la

organización como de sus accionistas, previo a la suscripción del contrato. En
caso que un contratista o sus accionistas se encuentren registrados en dichas
listas, la contratación no podrá realizarse, así se cumplan con los demás
parámetros, para lo cual se procederá a emitir un comunicado con el aval del área
Jurídica.

 De acuerdo con el monto de cada contrato, el mismo deberá contar con los niveles
de autorización según la matriz de atribuciones aprobada por el Comité

 Toda contratación superior a $__________________, para los productos y/o

servicios, tales como __________,___________, deberá adelantar un proceso
licitatorio que incluya como mínimo lo siguiente:

 Propuesta económica
 Propuesta Técnica
 Listado de documentos a requerir como: ______,__________,_______,_________
 Criterios de evaluación y calificación
 Todo contrato deberá incluir dentro de sus criterios de evaluación lo relacionado
con prácticas ambientales y sostenibilidad, acordes con el tipo de contrato.
 Plazos para publicación de pliegos, plazos para la recepción de ofertas y plazos
para la evaluación y selección del contratista.
 Número de ofertas requeridas para iniciar el proceso de evaluación.

 El área jurídica tendrá bajo su custodia y responsabilidad los contratos originales,

registrando en la base de datos denominada ___________, dichos contratos.

 Es responsabilidad del área que solicitó la suscripción del contrato, hacer

seguimiento a su terminación, por lo cual deberá informar dicha situación al área
Jurídica 15 días, previo a su vencimiento.

3- POLITICA DE USO DE RECURSOS

Definir los lineamientos bajo los cuales se debe dar el buen uso de los recursos de las
organizaciones, entregados para el desarrollo del trabajo de los colaboradores.

 Los recursos de la organización asignados para el trabajo de los colaboradores

incluyen los equipos de cómputo, los vehículos, teléfonos, material de papelería,
servicio de fotocopiadora, elementos de cafetería y aseo,
 Todos los recursos de las organizaciones, únicamente se deben usar para el
propósito para el cual han sido asignados y en todos los casos para apoyar el
trabajo de los colaboradores. La única excepción será el uso del automóvil de
manera privada, cuando al momento de su asignación el mismo ha sido
expresamente autorizado. No se permite el uso de los recursos para fines
personales.
 Los recursos de la organización no podrán ser entregados ni compartidos con
ningún tercero.
 El uso de equipos de cómputo, teléfonos y demás equipos entregados en
préstamo, deberán contar sin excepción alguna con el documento definido, en el
cual se hace entrega de estos en calidad de préstamo y con las condiciones para
su utilización.
 La utilización de las tarjetas de crédito no podrá ser para fines personales y en
todos los casos deberá cumplir con lo establecido en la Política de tarjeta de
crédito corporativas.
 Es obligación de todos los colaboradores hacer buen uso de los recursos
entregados, poniendo a su disposición sus acciones contra el robo, daño y pérdida
de estos.
 Todos los colaboradores deberán propender por el uso razonable y eficiente de los
recursos, promoviendo su uso de forma económica y responsable con el medio
ambiente.
 Es responsabilidad del área de Infraestructura y TIC realizar un análisis periódico
sobre el buen uso de los recursos asignados, previa evaluación de riesgos. Dicho
informe debe ser presentado a la Gerencia y su objetivo en todos los casos deberá
ser identificar situaciones de abuso de recursos por parte de los colaboradores.
 Todos los casos en los cuales se compruebe el abuso en el uso de los recursos
deberán tener un proceso disciplinario que inclusive puede terminar en la
finalización del contrato con justa causa. Los procesos disciplinarios estarán a
cargo de jefe inmediato y/o Direccion de Talento Humano y deberán ser
desarrollados de acuerdo con lo establecido en los procedimientos establecidos.

4- POLITICA PARA LA ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS

Determinar las normas bajo las cuales se adquieren y administran los activos fijos de la
organización.
Aplica para todos los activos fijos adquiridos en las organizaciónes, así como para todos
los colaboradores que deben participar en la adquisición, administración y custodia de los
activos fijos.
  El área responsable de hacer cumplir las políticas y procedimientos de adquisición
y administración de activos fijos es Infraestructura.
 Toda adquisición de activos fijos debe ser incluida en el presupuesto anual de la
organización, así como todos aquellos gastos de mantenimiento en los cuales se
deba incurrir.
 La aprobación de adquisición de nuevos activos fijos es realizada por el Comité de
Compras, el cual evalúa la viabilidad financiera y técnica entre comprar, alquilar o
tercerizar. Dichos análisis y la aprobación final de los mismos, deberán quedar
registradas en las respectivas actas de cada Comité.
 El Comité de compras, podrá aprobar compras de activos fijos hasta por un valor
de $xxxxx.
 Toda compra de activos fijos superior a $ xxxxx, debe ser adicionalmente
aprobada por la Vicepresidencia del Grupo, así como toda compra superior a $
xxxx debe ser sometida a la aprobación de la Junta Directiva.
 Todo activo que ingresa a la organización debe contar con el correspondiente
registro en el sistema de información, asignación de hoja de vida, así como de su
correspondiente código de identificación.
 Todo activo adquirido por las organizaciones debe contar con las pólizas de
seguro correspondientes a su uso.
 Todos los activos fijos adquiridos por las organizaciones deben ser asignados a un
funcionario de nivel adecuado, así como se deberá registrar mínimo la siguiente
información y sus especificaciones
 Toda adición al prepuesto de mantenimiento debe ser autorizada por la Gerencia
de las Empresas del Grupo, debiendo realizarse la presentación de la justificación
técnica y financiera de la necesidad de dicha adición.
 Los activos fijos se contabilizan al costo, que en lo pertinente incluye cargos por
gastos de financiación y diferencia en cambios sobre pasivos incurridos para su
adquisición hasta que se encuentren en condiciones de utilización.
 La depreciación se calcula usando el método de línea recta, de acuerdo con las
siguientes vidas útiles estimadas y/o a las políticas Contables de cada una de las
empresas del Grupo:
Años %
Construcciones y edificaciones XX X
Maquinaria y equipo XX X
Equipo de oficina XX X
Flota y equipo de transporte X X
Equipo de cómputo X X

 Las reparaciones y el mantenimiento de estos activos se cargan a resultados en

tanto que las mejoras y adiciones se agregan al costo de los mismos.
  Periódicamente se debe realizar la valoración de los activos por un experto
independiente a las organizaciones y el cual debe estar debidamente vinculado a
una organización especializada en el tema.
 Toda transferencia de activos a nivel interno de la organización es autorizada por
el área de Infraestructura o quien haga las veces
 La baja o venta de los activos fijos es autorizada únicamente por las Gerencias,
para lo cual siempre se deberá hacer llegar el análisis que justifica la baja y/o
venta del activo, el valor contable y el concepto sobre el estado del activo.
 La organización realizará la donación de los activos que cumplan con las
características
 Anualmente se hará llegar a cada unidad de la organización el reporte de los
activos asignados, de tal forma que en caso de presentar diferencias, se realice la
correspondiente actualización.
 Cada año se realizarán inventarios de los activos fijos de la organización y lo cual
estará liderado por el área de Infraestructura
 Mensualmente se llevará una conciliación del físico del inventario de activos fijos
vs lo registrado en contabilidad

5- POLITICA DE ASIGNACION DE PRECIOS

Establecer los lineamientos para la definición, administración y cambios de precios que
deben realizarse.

 Los precios de las referencias son definidos únicamente por el Comité de

___________, que estará conformado por:

 Vicepresidencia de ______________
 Vicepresidencia de ______________
 Dirección Financiera

 El método utilizado por la organización para la definición de precios es

________________.

 La definición del precio debe incluir dentro de su metodología variables tales como
imagen, calidad, distribución, posicionamiento, tecnología, participación del
producto en el mercado y resultados financieros.
 El Comité de ___________, será el encargado de aprobar los precios asignados a
las nuevas referencias, así como los cambios de precios.
 Se asignará un descuento máximo para cada referencia, de tal forma que el área
comercial pueda realizar negociaciones por volumen con los clientes.
 Los descuentos por referencia deben ser aprobados por el Comité
_________________, previo análisis del punto de equilibrio de cada referencia.
 En ningún caso se podrán otorgar descuentos que sean inferiores al punto de
equilibrio. En caso de ser necesario realizar una estrategia de reducción de
precios que conlleve a vender por debajo del punto de equilibrio, el Comité de
_____________, deberá tener el aval de la Junta _______________________,
según autorización por escrito.
  Toda estrategia de reducción de precios, deberá contar con el correspondiente
estudio técnico, financiero y de mercado, de tal forma que la alta gerencia cuente
con los elementos de juicio necesarios para avalar la estrategia de reducción de
precios.
 La definición de los precios debe estar avalada por la Dirección Financiera, según
las proyecciones financieras realizadas.
 Los precios son parametrizados en el sistema, así como dicha parametrización
debe ser revisada por los funcionarios. Toda verificación de precios en el sistema,
debe quedar adecuadamente documentada.
 Todo contrato suscrito con los clientes, debe tener el aval del área de Compras,
responsable de verificar que los precios pactados en el contrato, correspondan con
los precios y descuentos autorizados.
 No está permitida la anulación de precios, así como la modificación de precios sin
la autorización del Comité de __________________________________.
 Todos los clientes con descuentos especiales deberán cumplir con los acuerdos
de pago, de tal forma que se mantengan dichos precios. En caso de
incumplimiento las condiciones de los precios deberán cambiar.
 Antes de realizar el lanzamiento de un nuevo producto, se deberán realizar
diferentes pruebas de mercado, de tal forma que se identifique la percepción del
cliente sobre el producto y su precio.
 Los productos de la organización deberán ser segmentados, de acuerdo al tipo de
mercado.

6- POLITICA DE COMPRAS
Establecer las directrices bajo las cuales se orientan las compras realizadas por la
compañía, propendiendo por garantizar el suministro oportuno de bienes y servicios
según las necesidades reales de la organización.
Aplica para la compra de bienes y servicios, partiendo desde la solicitud, aprobación,
entrega y aceptación de todo bien o servicio adquirido por laS organizaciónes.
Definiciones:

Contrato: Acuerdo de voluntades entre las partes, por medio del cual una de ellas se
obliga a entregar o hacer algo en contraprestación a un pago en dinero.
Orden de Compra: Documento que formaliza el acuerdo de compra entre las partes por
una cuantía inferior a S$ xxxx y que se genera antes del pago.
Solicitud de Compra y/o pedido: Documento por el medio del cual se formaliza la
necesidad de la compra.
Concepto Técnico: Opinión por medio del cual un experto evalúa y confirma la necesidad
de los requerimientos de compra que cuentan con un nivel de especialización.
Evaluación Técnica: Valoración de los funcionarios competentes y especializados de los
bienes y/o servicios ofrecidos por los proveedores, validando si los mismos cubren las
necesidades del requerimiento técnico realizado.
Forma de Pago: Son las condiciones de pago que establece la compañía con sus
proveedores, según el acuerdo realizado.
  Para todas las compras superiores a S$ xxxx deberá realizarse un contrato entre
las partes, avalado por el área jurídica y previo proceso de evaluación y selección
del proveedor.
 La suscripción de contratos es competencia única y exclusiva del Representante
Legal de las organizaciones o su delegado, lo cual deberá estar formalizado
 El delegado del Representante Legal para la suscripción de contratos deberá
contar con la aprobación de la Junta Directiva.
 Se deberá constituir un Comité de Compras.
 Anualmente se revisarán los niveles de autorización otorgados al Comité de
Compras y al Director de Compras e Infraestructura, ajustándolos tanto a las
necesidades del mercado como a las condiciones financieras de la compañía.
Dichas condiciones serán divulgadas formalmente.
 Toda compra realizada por un valor inferior a S$ xxxx, se realizará por medio de
una orden de compra emitida por el Departamento de Compras y/o Infraestructura
y previo soporte del requerimiento realizado por el Director de Proceso que realiza
la solicitud.
 Las órdenes de compra serán válidas únicamente con la autorización del Director
del Departamento de compras e Infraestructura sin exceder el monto
anteriormente descrito.
 Toda compra superior a $ xxxx, deberá ser aprobada por el Comité de Compras.
 Las aclaraciones con relación al alcance e interpretación de la presente política
estarán a cargo del Comité de Compras.

PROVEEDORES

 Todos los proveedores vinculados con la compañía deberán ser escogidos por un
proceso de selección abierto, que evaluará la viabilidad financiera, técnica y de
cumplimiento.
 Todo proceso de selección de proveedores deberá dejar un registro formal de
cada una de las directrices evaluadas junto con el correspondiente análisis
comparativo de cada una de las propuestas.
 Anualmente se deberá hacer la evaluación y correspondiente elección de los
proveedores, garantizando que las condiciones tanto técnicas como financieras
sean acordes a lo ofrecido en el mercado y a las necesidades de la organización.
 La selección de proveedores deberá contar con un proceso de invitación pública,
que garantice como mínimo la recepción de tres ofertas.
 A continuación se relaciona la información mínima que deberán presentar los
proveedores al momento de presentar su propuesta.

 Formato (xxx) Solicitud de vinculación diligenciado y firmado

 Copia del documento de identidad del Representante Legal
 Certificado de Impuestos y/o exención de los mismos
 Informe de la situación financiera de la empresa
 Referencias comerciales
 Referencias Bancarias
 Propuesta económica
 Propuesta técnica
 Experiencia y certificaciones de sus funcionarios
 Valor agregado ofrecido
Nota: De acuerdo con el tipo de compra realizada, cada área evaluará los demás
documentos necesarios a requerir para el correspondiente análisis de selección.

 Todos los proveedores vinculados con la compañía deberán autorizar ser

consultados en listas restrictivas, así como en las correspondientes centrales de
riesgo del país, siendo lo anterior un factor determinante e independiente en la
aprobación de su vinculación. Los resultados de dichas consultas deberán
anexarse a la documentación de cada proveedor.
 Mínimo dos veces al año se deberá realizar una visita al proveedor que permita
identificar la idoneidad de los procesos de producción, el cumplimiento de las
normas y el pago oportuno de sus obligaciones laborales entre otros, según la
industria a la que corresponde.
 El pago a los proveedores se hará xx días después de entregada la factura.
 Todos los pagos se realizarán previa verificación de la entrega del bien y/o servicio
contratado a satisfacción, por parte del ordenante de la compra.
 Los proveedores serán evaluados únicamente con la totalidad de la
documentación soporte solicitada.
 La documentación de los proveedores deberá ser actualizada cada 12 meses,
validando así periódicamente la situación económica y operativa del proveedor, y
según el monto de la negociación.
 Todos los proveedores vinculados deben tener como mínimo 3 años de
experiencia en el mercado.
 Todos los proveedores deberán estar creados en el software tanto en el módulo
contable como de compras.
 Se deberá llevar un registro de indicadores para los proveedores con relación a:
 Las devoluciones
 El proveedor vinculado con mayor participación de órdenes de compra
 El comportamiento de compras por departamento, entre otros.

 No se podrá comprometer o adelantar dinero sin las correspondientes garantías

del fiel cumplimiento de entrega por parte del proveedor.
 Todo acuerdo con los proveedores debe estar autorizado por el Departamento de
Compras e Infraestructura. No se debe comprometer recursos de las compañías ni
celebrar contratos o generar órdenes de compras sin atribuciones para ello.
 Los problemas o desacuerdos entre las Compañías y los proveedores debe
resolverse de manera oportuna y apropiada, logrando que ambas partes lleguen a
un acuerdo en un período de tiempo menor a xx semanas.
 La relación comercial con los proveedores debe ser educada y formal, dejando
toda comunicación por escrito o con alguna evidencia de respaldo.
 Se espera que todos los colaboradores guíen y sustenten su conducta y
decisiones durante la gestión de compras en las prácticas y en los valores,
principios de las Compañías.
 No es permitido que ningún colaborador involucrado en la gestión del proceso de
compras use su autoridad o posición en las organizaciónes para beneficio
personal o de terceras personas.
 Si existen situaciones en donde se reciban regalos, bonos o invitaciones que
superan un valor máximo de $ XX por parte de los proveedores (como por
ejemplo viajes, estancias en hoteles, bonos de transporte), estas deberán ser
informadas a la Dirección de Compras e INfraestructura de forma inmediata. Ver
política de regalos.
  Si se evidencian prácticas de compra impropias, irregulares o fraudulentas que
van en contra del código de conducta de las Compañías, el colaborador debe
denunciar a través de los canales de denuncia de la organización sobre el hecho
presentado conforme a los parámetros de la política denuncia.

PEDIDOS Y/O SOLICITUD DE COMPRA

 Toda Solicitud de compra o pedido deberá partir de lo siguiente:

 Análisis de inventarios
 Proyección de ventas
 Programación de producción
 Suministro de insumos periódico
 Proyección de crecimiento estructural (planta física, personal, incremento de
ingresos)

Es responsabilidad de los ProcesosCompras e Infraestructura, establecer controles

internos adecuados para garantizar que las actividades y procedimientos durante la
solicitud de compra se procesan con precisión y puntualidad.

 Toda orden de compra deberá contar con el correspondiente pedido.

 Toda compra deberá contar con la correspondiente asignación presupuestal.

AUTORIZACIÓN DE COMPRAS

 Toda orden de compra debe contar con una codificación única y registrada por la
Dirección de Compras e infraestructura, esta no puede ser modificada bajo
ninguna circunstancia.
 Las compras contaran con los siguientes niveles:
 Toda comprar superior a $ xxxx, deberá ser aprobada por el Comité de Compras
 Toda compra inferior a $ xxxx, deberá ser aprobada por el Director de compras
previa solicitud del Director o Jefe del área que requiere la compra.
 Las compras superiores a $ xxxxx deberán ser sometidas a la aprobación de la
Junta Directiva, previo concepto del Comité de Compras.
 Toda compra de maquinaria o software, así como de servicios especializados
deberá contar tanto con el Concepto Técnico como la Evaluación Técnica.
 Todos los contratos y/o órdenes de compras serán custodiados por la Dirección
de Compras e Infraestructura.
 Todo contrato deberá tener adicional al aval del área jurídica, el aval de la
Dirección de Compras e Infraestructura según el caso, quién validará tanto los
términos como las condiciones comerciales del contrato.

ENTREGA Y ACEPTACIÓN DE LA COMPRA

 La compra de bienes deberá ser verificada al momento de su entrega, validando lo

ordenado con lo entregado, así como la calidad de los productos entregados
 Toda diferencia entre lo ordenado y lo entregado deberá se solucionada en un
período de tiempo no mayor a xx días.
  Toda factura deberá relacionar la correspondiente orden de compra asignada.
 Toda modificación en la facturación debe ser realizada en un período de tiempo no
mayor a xx días.

FORMA DE PAGO

 El método de pago aceptado en las Compañías es por medio de tarjetas de crédito

corporativa asignada, transferencias bancarias
 El método de pago seleccionado debe ser acordado por ambas partes
(Compañías del Grupo y Proveedores).

POLITICAS CARTERA Y COBRANZA

POLITICA DE CARTERA

Establecer las directrices bajo las cuales el Área Comercial y el Departamento de Crédito
desarrollarán los procedimientos para solicitud, aprobación, monitoreo y gestión de cobro
de los créditos otorgados a los clientes de cada una de las empresas del Grupo,
manteniendo la viabilidad de la cartera otorgada.

Crédito: Es una forma de pago acordada entre el cliente y las compañías, y la cual se
deberá realizar en un período de tiempo, previamente establecido.

Estudio Crédito: Etapa en la cual se analiza la viabilidad financiera de la compañía que

solicita el crédito, por parte del Departamento de Crédito.

 Es responsabilidad del área de crédito realizar el correspondiente análisis de los

créditos solicitados, de acuerdo a los lineamientos dados en la presente política y
registrar las conclusiones de su análisis en el expediente del cliente.
 El Comité de Crédito será el ente encargado de aprobar los créditos, formalizando
dicha aprobación por medio de acta.
 Cuando los créditos sean superiores a $ X.XXX, deberá participar en el Comité de
Crédito un miembro de la Alta Dirección, el cual haya sido previamente delegado
para dichas funciones.
 El Área Comercial será el responsable de consolidar toda la documentación
soporte que adjuntan los clientes para el crédito y de hacerla llegar al área de
Crédito.
 El Área de Crédito deberá realizar visitas a los potenciales clientes, de acuerdo a
los lineamientos dados en la presente política
 Las aclaraciones con relación al alcance e interpretación de la presente política
estarán a cargo del Comité de Administrativo.
 La solicitud de crédito será presentada por el Área Comercial al Área de Crédito,
para todos aquellos clientes que se encuentren vinculados con las compañías
como mínimo XXX meses o que tengan un capital superior a $ XXXX.
 A continuación se relaciona la información que deberán presentar los clientes, al
momento de la solicitud de crédito
 Formato (xxx) Solicitud de crédito diligenciado y firmado
 Copia del documento de identidad del Representante Legal
  Certificado de Impuestos y/o exención de los mismos
 Informe de la situación financiera de la empresa
 Referencias comerciales
 Referencias Bancarias
 Aceptación formal de las condiciones establecidas por la compañía para el
pago de los créditos otorgados según formato establecido
 Excepción: Si el cliente es una entidad del estatal no serán necesarias las
referencias comerciales y bancarias.

 Todo cliente deberá presentar el monto del crédito que requiere en la solicitud de
crédito.

 La compañía contará con niveles de calificación de riesgo de clientes (alto, medio,

bajo), para lo cual los clientes considerados con un nivel de riesgo alto, deberán
adjuntar una garantía de tipo real o deposito adicional a la documentación
solicitada.

 Todos los clientes vinculados con las compañías deberán autorizar ser
consultados en la Lista Clinton, así como en las correspondientes centrales de
riesgo del país, siendo lo anterior un factor determinante e independiente en la
aprobación del crédito. Los resultados de dichas consultas deberán anexarse a la
documentación de cada cliente.

 Para los clientes internacionales, todo crédito deberá contar con el respaldo de
una carta de crédito emitida por el banco, así como los gastos financieros
generados por dicha carta deberán ser asumidos por el Cliente. En caso de
presentarse una situación excepcional, dicha situación deberá ser aprobada por el
Comité de Crédito.

 Los créditos serán aprobados únicamente con la totalidad de la documentación

soporte solicitado.

 La documentación de los clientes deberá ser actualizada cada 12 meses,

validando así periódicamente la situación económica y operativa del cliente.

 Anualmente se revisarán los niveles de autorización otorgados al Comité de

Crédito, ajustándolos tanto a las necesidades del mercado, como a las
condiciones financieras de las compañías y dichas condiciones serán divulgadas
formalmente.

 La entrega de la documentación entre el área Comercial y de Crédito, deberá

realizarse por medio de una Check List.

 Todos los expedientes de los clientes deberán estar bajo custodia del Área de
Crédito y su acceso será restringido.

 Los límites de crédito aprobados, se deben basar en la capacidad de pago del

cliente y no en el valor de los pedidos. Así mismo cada cliente, deberá ser
registrado dentro de la parametrización del Software utilizado por cada una de las
empresas como sistemas de información, de tal forma que se cuenten con
 herramientas de bloqueo automático, cuando el cliente no cumpla con sus
compromisos de pago o desee adquirir un mayor nivel de crédito no autorizado.

 El tiempo límite para la aprobación del crédito luego de registrada la solicitud es de

8 días, en caso de no ser posible el estudio y aprobación en dicho tiempo, se
deberá informar al Área Comercial.

 Mensualmente se realizará un análisis con relación a la tendencia, riesgo de

crédito e indicadores de monitoreo (rotación de cartera, antigüedad), los cuales
serán presentados en el Comité de Crédito, de tal forma que se tomen planes de
acción que mantengan la viabilidad de los créditos otorgados de forma oportuna.

 Cada despacho deberá contar con una orden de compra o documento similar,
autorizado por cliente, y con el cual registre de manera formal su voluntad de
realizar la compra.

 Para aquellos créditos rechazados por reportes en listas restrictivas, se deberá

realizar una comunicación formal emitida directamente por el Director de Cartera y
autorizada por el área jurídica, de tal forma que no se viole ninguna de las normas
establecidas en el país, por el contenido del comunicado.

 Las condiciones del crédito aprobado deben ser comunicadas por escrito al
cliente.

Recaudos

 Se contará con XX cuentas exclusivas de recaudos, así como el Banco o Bancos

seleccionados para dichas cuentas, deberán contar con representación importante
en cada una de las ciudades en donde tenemos representación, facilitando a
nuestros clientes el pago de sus obligaciones.

 Los pagos podrán ser realizados en las siguientes formas:

a. Efectivo por montos máximos de U$ XXXX.
b. Cheques
c. Tarjeta de Crédito
d. Transferencia electrónica
e. Corresponsales bancarios

 Los créditos se otorgarán para pago a xx días. Sólo bajo excepciones autorizadas
por el Comité de Crédito, dicho tiempo podrá ampliarse, siempre que su aplicación
no sea mayor a un período de xx meses.

 Para los créditos entre filiales, dichos pagos se realizarán de acuerdo a las
condiciones pactadas, así como deberán realizarse y documentarse conciliaciones
mensuales entre las compañías, garantizando la transparencia de los saldos
registrados.

Cobranza
  Se deberán realizar confirmaciones periódicas de los saldos que adeudan los
clientes, dejando un registro formal de dichas confirmaciones.

 En caso de generasen diferencias entre los saldos del cliente y el valor a cancelar,
deberá validarse por medio de la orden de compra o similar, emitida por el cliente.

 Para aquellos casos en que el saldo a cobrar al cliente no sea aceptado por él, por
falta de la orden de compra o una autorización formal de su empresa, dicho saldo
será cobrado al Agente Comercial, que solicitó el registro de la compra, así como
se dará inicio a un proceso disciplinario.

 Todos los clientes con saldos vencidos, serán contactados xx días después de
vencida su obligación, vía telefónica, así como se dejará un registro de dichas
llamadas, como evidencia de la gestión de cobro realizada por el Departamento de
Crédito.

 Los contactos de cobro al cliente (telefónico, personal o escrito), se caracterizarán

por ser dentro de niveles de respeto, cordialidad y profesionalismo por parte de las
personas que realizan dicha gestión.

 Los inconvenientes que registren los clientes para el pago oportuno de sus
obligaciones, así como las fechas en las que se proyecta normalizar dicha
situación, deberán ser registrados dentro del software utilizado, llevando un
registro adecuado y efectivo sobre la recaudación de pagos.

 Cada mes, se le enviará al cliente un estado de los saldos de su cuenta,

especificando el valor de la deuda, la relación de facturas y la fecha de
vencimiento de cada una.

 Si pasados 10 días después del vencimiento de la deuda del cliente, no realiza el

pago, el sistema bloqueara los despachos de ventas a crédito.

 Después de realizada la gestión de cobro normal, y pasados más de XX días, se

considera cartera de difícil recuperabilidad, razón por la cual tanto el saldo de
cartera como la evidencia de gestión de cobro realizada por el Área de Crédito,
será entregada al área Jurídica de la compañía, para iniciar las labores jurídicas
de cobro.

 La cartera que se considera no será posible recuperar deberá ser deteriorada en

los estados financieros por el valor igual al monto de la cartera.

1- POLITICA DE COBRANZA Establecer los lineamientos a seguir para realizar el

cobro de las cuentas de clientes.

Métodos de Cobranza

 Recordatorios de pago electrónicos

 Comunicaciones telefónicas
  Correo certificado
 Visitas Personales
 Agencias de Cobro
 Acciones Legales

 El sistema de información de las empresas debe tener parametrizados los plazos

de pago para los clientes a crédito.
 Todas las cuentas que superen los _____ días después de vencidas, deberá
iniciarse el proceso de gestión de cobro
 El área de Cartera deberá generar el reporte de cuentas por cobrar semanalmente
junto con el reporte de notas crédito, de tal forma que se pueda analizar de forma
oportuna si los clientes con cuentas vencidas mantienen un nivel alto de notas
crédito, procediendo a realizar el correspondiente seguimiento a dicha situación.
 Los funcionarios delegados para realizar la gestión de cobro no tendrán acceso a
registrar información alguna en el módulo de cartera.
 Los funcionarios asignados para la gestión de cobro serán capacitados en gestión
de cobranza dos veces al año.
 Toda cuenta de cobro debe estar soportada con la copia de la factura
correspondiente al área de Cartera y la misma debe cumplir con los siguientes
requisitos para su validez

 Diligenciada en todos los campos

 No tener tachaduras ni enmendaduras
 Tener la evidencia de recibido y/o aceptación por parte del cliente.
 Toda cuenta de cobro debe tener el pagaré en blanco diligenciado por el cliente y
el mismo debe estar adecuadamente custodiado en las cajas de seguridad
asignadas para los mismos.
 La gestión de cobro debe quedar registrada y documentada en el sistema de
información de las empresas, incluyendo los compromisos y comentarios que hace
el cliente
 Todos los titulares de las cuentas de cobro con vencimiento superiores serán
reportados a las centrales de riesgo crediticias, previa autorización otorgada por el
cliente al momento de su vinculación.
 Todos los gastos generados por las acciones legales interpuestas deberán ser
canceladas por el cliente

2- POLITICA PARA LA PROVISION Y CASTIGO DE LA CARTERA

Establecer las directrices bajo las cuales se debe desarrollar la clasificación, seguimiento,
comunicación, castigo y registro de las cuentas por cobrar que se consideran de difícil
recaudo para la organización.

Cartera Vigente: Son todos aquellos créditos y/o facturas que tienen un vencimiento
entre 0 y ______ días.

Cartera Vencida: Son todos aquellos créditos y/o facturas que tienen un vencimiento
entre ___ y _____ días.
Cartera de difícil Recaudo: Son todos los créditos y/o facturas con un vencimiento
superior a _______ días.

 La definición de provisión y castigo de cartera, será aprobada por la Gerencia

previo concepto de Directora de Cartera y análisis

 La organización deberá contar con el Comité de Crédito el cual estará conformado

por __________________________________, un representante del área jurídica,
el Director Financiero _________________________ y
__________________________________.

 El área de Carera, es responsable de generar el reporte de la cartera por edades

para el Comité de Crédito.

 Los contactos de cobro al cliente (telefónico, personal o escrito), se caracterizarán

por ser con respeto por parte de las personas que realizan dicha gestión,
reflejando los principios y valores de nuestra organización.

 El Comité de Crédito deberá reunirse cada __________________, para realizar el

seguimiento al comportamiento de la cartera. De cada reunión se deberá registrar
un acta con los compromisos adquiridos, así como con el seguimiento realizado a
dichos compromisos.

 La aprobación de los castigos de cartera será únicamente realizada por la Junta ,

previa presentación de los casos por parte del Comité de Crédito y en ningún caso
el Comité de Crédito o el Director Financiero podrán aprobar los castigos de
cartera.

 Todo castigo de cartera debe estar documentado y avalado por el área jurídica.

 Todo Castigo de Cartera, deberá cumplir previamente con las siguientes

actividades:

 Cada ____ meses, se le enviará al cliente un estado de los saldos de su cuenta,

especificando el valor de la deuda, la relación de facturas y la fecha de
vencimiento de cada una.

 En caso de presentarse diferencias entre los saldos del cliente y el valor a

cancelar, deberá validarse por medio de la orden de compra o documento similar
emitido por el cliente.

 Para aquellos casos en que el saldo a cobrar al cliente no sea aceptado por falta
de la orden de compra o una autorización formal de su empresa, dicho saldo será
cobrado al Agente Comercial que solicitó el registro de la compra, así como se
dará inicio a un proceso disciplinario.
  Todos los clientes con saldos vencidos serán contactados ___ días después de
vencida su obligación, vía telefónica, así como se dejará un registro de dichas
llamadas, como evidencia de la gestión de cobro realizada por el Departamento de
Crédito. Adicionalmente, todas las llamadas serán grabadas, lo cual será
informado previamente al cliente.

 Se deberá llevar un registro de las razones por las cuales los clientes explican que
no pueden realizar el pago. Con dicha información el área de Cartera deberá
presentar un plan de recuperación y prevención para mantener la cartera sana.

 Si pasados ______ días después del vencimiento de la deuda, el cliente, no

realiza el pago, el sistema bloqueara los despachos de ventas a crédito.

 Después de realizada la gestión de cobro, y pasados más de ___ días, se

considera cartera de difícil recaudo, razón por la cual tanto el saldo de cartera
como la evidencia de la gestión de cobro realizada por el Área de Crédito, será
entregada al área Jurídica de la compañía, para iniciar las labores jurídicas de
cobro.

 Toda cartera que se considere de difícil recaudo por cierre o liquidación del deudor
debe tener el concepto jurídico que confirme si es posible instaurar un proceso
judicial para minimizar las pérdidas, o, si la misma debe ser castigada
directamente.

 Una vez se tenga el concepto jurídico de la cartera a castigar y su autorización por

parte de la Junta , se debe proceder a su registro en los estados financieros
máximo 2 días después de ser aprobado.

 Es responsabilidad del Comité de Crédito gestionar con todos los niveles que
corresponda, las actividades y validaciones necesarias para recuperar o castigar la
cartera.

 La presente política se complementa con la Política de Crédito y Cartera y en

ningún caso son excluyentes.

 Cada año, la presente política debe ser revisada y actualizada

POLITICAS DE TALENTO HUMANO

1- POLITICA DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

Establecer los lineamientos bajo los cuales se debe realizar el proceso de selección y
contratación de personal, considerado que para las empresas del Grupo, sus
colaboradores son la base para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos, por lo cual
la presente política busca propender por elegir y mantener a los mejores profesionales del
mercado, que cuenten con las cualidades personales y profesionales acordes con los
valores de la organización dentro de un marco de mérito, objetividad y transparencia.

Ver política de Talento Humano.

2- POLITICA DE VACACIONES:

Definir los lineamientos bajo los cuales los empleados pueden disfrutar de sus
vacaciones en las organizaciónes

 Todos los colaboradores tendrán derecho a sus vacaciones, siempre que hayan
cumplido su antigüedad.
 Todos los colaboradores deben solicitar el periodo de vacaciones por medio de la
herramienta y formatos establecidos.
 Todos los colaboradores de la organización, deberán disfrutar de los días de
vacaciones a los cuales tienen derecho una vez cumplido el número de días, por lo
cual no se permite la acumulación de días de vacaciones
 Para aquellos casos en que un colaborador cambia de área o es promovido de
posición, siempre deberá coordinar con su nuevo superior inmediato los días de
vacaciones que ya tenga previamente programados para disfrutar.
 Las demás directrices establecidas en Dirección corporativa de Talento Humano.

3- POLITICA BUEN VESTIR

Definir los lineamientos del código de vestir para nuestros colaboradores de cada
empresa, proyectando una imagen profesional, empresarial, de respeto y a la vez casual,
contribuyendo a fortalecer el ambiente de trabajo, así como el relacionamiento con
nuestros clientes.

 El Código de vestir de los colaboradores de las organizaciónes, sin embargo, para

reuniones o visitas de trabajo realizadas con los clientes, los colaboradores
deberán adaptarse al código de vestir del cliente.

 Los colaboradores de las áreas de Administrativa, Operativa y Directiva, deberán

utilizar en todo momento la dotación asignada por la organización.

 Si la dotación entregada a los colaboradores del numeral anterior, es dañada, el

colaborador deberá asumir el valor de la misma.

 El vestuario de los colaboradores debe ser clásico y pues no siempre lo que

impone la moda es lo más apropiado para el lugar de trabajo.

 El vestuario deberá siempre estar planchado y limpio.

 El uso de medias es obligatorio para hombres y mujeres.

 No se permiten para las mujeres las transparencias, escotes pronunciados, ropa
ajustada o en lycra, así como la altura permitida para las faldas es sólo a la rodilla.

 Las uñas siempre deberán estar arregladas y no se permite el uso de

decoraciones.

 El maquillaje debe ser discreto, así como el uso de accesorios.

 El Cabellos siempre deberá llevarse Peinado o recogido y se prohíbe el mal uso

de que den el aspecto de un peinado desordenado.

 Los hombres siempre deberán llevar el cabello corto, así como deberán
presentarse sin aretes ni piercing .

 Las camisetas tipo polo entregadas por cada empresa, son permitidas para días
sábados o ocasiones de actos empresariales

 No se permite el uso de sudaderas, camisetas, vestidos sin mangas, tops, blusas

de tiras, jeans, pantalones cortes. chaquetas de jean y medias de malla,

 No se permite el uso de trajes o ropa con brillantes o similares.

 No se permite hacer visible los tatuajes ni tener piercing.

 No se permite el uso de gorras o boinas.

4- POLITICA DE INCENTIVOS:

Establecer las directrices bajo las cuales se define el plan de incentivos y

bonificaciones, para recompensar el desempeño de los colaboradores de acuerdo
con los resultados según el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la
organización. Igualmente, educar a los colaboradores sobre los indicadores claves
de rendimiento (KPI) y su vínculo con el éxito general de las organizaciones del
grupo.

 Anualmente las organizaciónes debe establecer para el Grupo, por medio de la

Dirección de Recursos Humanos y el Comité Administrador, la definición de metas
y objetivos corporativos, bajos los cuales se definen los indicadores de desempeño
de los colaboradores.

 El programa de incentivos deberá estar alineado con los objetivos de la

organización, de tal forma que los indicadores propuestos se cumplan y midan en
períodos no mayores a un año.

 El contenido de la presente política es discrecional para la administración, es decir

que puede ser modificada o retirada, siendo cualquier pago voluntario.
  Cualquier cambio en la presente política será notificado a los colaboradores que
tengan el beneficio de incentivos.

 Todo colaborador al que le sea entregado un incentivo debe ser notificado por
escrito, indicando tanto el motivo como la fecha de pago.

 A todos los incentivos le serán aplicados los impuestos correspondientes de

acuerdo con la legislación local.

 Los incentivos siempre deberán ser consignados en la cuenta bancaria de nómina

del colaborador.

 El programa de incentivos propuestos para los altos ejecutivos de la organización

debe contar con la aprobación de la junta y/o accionistas de la organización.

 Todo funcionario que obtenga los mejores resultados recibirá el reconocimiento

establecido dentro de las fechas definidas por las organizaciones.

 El programa de incentivos deberá ser divulgado a todos los colaboradores de la

organización por medio de capacitaciones en línea y personalizadas, facilitando su
entendimiento e interiorización.

 Las condiciones de los incentivos otorgadas a cada colaborador son

confidenciales, razón por la cual el incumplimiento de dicho acuerdo puede ser
retirado si se incumple con dicha confidencialidad.

5- POLITICA DE DESARROLLO PROFESIONAL

Considerar los lineamientos que permitan cubrir las necesidades del personal para su
desarrollo profesional, así como las necesidades de la organización de contar con
personal que cumpla con la formación para el desempeño de su cargo.

Objetivos:

 Alentar y apoyar a los empleados en su desarrollo profesional como parte de su

desempeño dentro de la organización, promoviendo su motivación y permanencia
en la organización.
 Proporcionar los lineamientos transparentes para el desarrollo profesional de los
colaboradores.
 La Grerencia aprobará anualmente los recursos generales asignados para apoyar
la formación de los colaboradores.

 Es responsabilidad de cada Director de área presentar su presupuesto de

formación anual de acuerdo a sus necesidades, de tal forma que sea incluido
dentro del presupuesto general de la organización.

 Los colaboradores que pueden participar como candidatos a cursos de formación,

deberán llevar como mínimo ________ meses vinculados a la organización, así
 como su evaluación de desempeño deberá ser igual o superior a
______________________.

 No se aprobarán planes de formación que sean requisito para el cargo que se

desempeña, siempre que dicho requisito se haya indicado dentro del perfil previo a
la contratación del candidato seleccionado.

 Se asignarán los tiempos de estudio, siempre que los mismos no afecten el

rendimiento del colaborador dentro de la organización, siendo así responsabilidad
del colaborador cumplir con las responsabilidades propias del cargo.

 Los programas de formación incluyen:

 Cursos internos
 Cursos externos
 Conferencias
 Seminarios
 Coaching
 Diplomados
 Maestrías
 Programas de investigación

 Cualquier cambio en las condiciones de estudio del colaborador deberá

documentarse y aprobarse.
 Un colaborador podrá participar en cursos de formación, mínimo cada _________
meses.

6- POLITICA PARA LA SEGREGACION DE FUNCIONES

Establecer los lineamientos bajo los cuales se debe desarrollar la segregación de

funciones en la Organización, y para lo cual ningún colaborador podrá desarrollar más de
dos funciones que sean sensibles frente a la probabilidad de fraude o error, afectando los
resultados de la operación.

 Es responsabilidad de Calidad y Lider de Proceso identificar las actividades y/o

roles clave en los procesos, evaluando bajo el Propósito de la presente política si
son o no compatibles.

 Cada proceso deberá documentar y actualizar la matriz de segregación de

funciones al menos cada año.

 Todas las responsabilidades designadas en la organización deben partir del

principio de separación de funciones, en donde un mismo colaborador no podrá
ejercer dos actividades estratégicas reduciendo el riesgo de fraude o error.

 Un único colaborador no podrá iniciar, aprobar, revisar y conciliar una misma

actividad.

 Cuando por el tamaño del área no sea posible realizar la segregación de

funciones, es responsabilidad de líder del proceso, establecer un nivel de
 supervisión superior, que defina los procedimiento de monitoreo frente a las
actividades desarrolladas.

 Las actividades que deben tener un nivel de supervisión especial son todas las
relacionadas al manejo financiero y de inventarios, así como Cartera

7- POLITICA PARA VINCULACION Y RETENCION DE TALENTOS

Establecer las directrices bajo las cuales la organización debe realizar la vinculación de
los mejores talentos y su retención en la organización.
El cumplimiento de los objetivos de cada empresa del Grupo, depende de la formación y
calidad de los colaboradores vinculados, por lo cual tanto la vinculación como la retención
de los colaboradores contribuyen en el cumplimiento de nuestras metas.

 Fomentar una cultura y clima organizacional pertinente para el desarrollo de los

colaboradores.
 Fomentar el crecimiento profesional y el equilibrio con la vida personal.
 Ofrecer beneficios económicos adicionales a los colaboradores que tiene un
rendimiento muy superior.

 La vinculación y retención de los mejores talentos debe ser un trabajo en equipo

entre Talento Humano y cada una de las Direcciones de los procesos que hacen
parte de la organización.

 La vinculación y retención de talentos debe considerar un plan de beneficios

económicos y no económicos, los cuales en todos los casos deben ser aprobados
por las Gerencias y previo estudio del mercado.

 Cada 06 meses se deberán realizar los estudios de mercado, para revisar tanto los
salarios como los beneficios ofrecidos frente a la industria.

 La organización deberá desarrollar por medio del área Talento Humano y previa
aprobación de la Gerencia, las siguientes prácticas a la luz de la Política de
Retención:

 Remuneración especial
 Reconocimiento al desempeño excepcional
 Reconocimiento personal y publico del logro de sus colaboradores
 Plan de carrera
 Planes de formación continúa especializada.
 Programas de comunicación abiertos y sinceros durante las evaluaciones de
desempeño.

 la Oficina de Talento Humano realizará un análisis de rotación de personal, para

identificar tanto las causales de retiro como los riesgos de retiro de personal por
diferencias salariales.
  Los siguientes son los beneficios que deben desarrollar en la organización:

 Póliza Médica individual y familiar

 Bonos de vivienda
 Bonos de Alimentación
 Servicio de Restaurante
 Aportes adicionales al Fondo de Pensión
 Bonos de estudio individual y para familiares en primer grado de consanguinidad.
 Licencia por enfermedad
 Licencia para la formación personal

 Para los colaboradores que requieren traslados, se incluirán dentro de los

beneficios lo siguiente:

 Cubrimiento de los costos de traslado tanto del colaborador como de su familia
 Costos de mudanza
 Alquiler de vivienda cubierto en el 100% durante los primeros __ meses y
posteriormente el ___%.
 Apoyo escolar para los hijos en el ___% de los costos del Colegio.
 Remuneración económica a su compañero, equivalente al ______% del salario del
colaborador.

 La organización debe tener un plan de incentivos, alineado con la presente

Política,

 Cada año, se debe solicitar el apoyo de Auditoría Interna en la revisión del

cumplimiento tanto de la presente Política como de los Incentivos.

8- POLITICA SALARIAL

Establecer los lineamientos con los cuales las organizaciónes define y desarrolla la escala
salarial, proporcionando una remuneración equitativa y adecuada según las obligaciones
y responsabilidades de cada funcionario, así como de acuerdo con los resultados de las
evaluaciones de desempeño.

 La aprobación de la estructura organizacional de la compañía y su

correspondiente actualización será realizada por Calidad y aprobada por medio de
acta por Junta Directiva.

 Los cargos de la compañía deben estar agrupados según el área que

corresponda, siendo administrativos, técnicos, comerciales.

 Todos los cargos de la compañía deberán contar con la descripción de sus

funciones y responsabilidades, así como del perfil requerido para ocuparlo.

 Cada 2 años se debe realizar un estudio salarial por el área de trabajo, el cual
tendrá en cuenta tanto la remuneración que otorga el mercado como los salarios
de la administración para cada rango.
  El porcentaje de incremento salarial dependerá de los resultados de cumplimiento
de las metas de cada área y los resultados de las evaluaciones de desempeño.

 En caso de que el estudio salarial determine que los salarios de la organización

tienen una remuneración menor a la del mercado, deberá solicitar al Comité la
aprobación de un incremento superior al aprobado a nivel general, de tal forma
que se obtenga una nivelación con el mercado.

 La aprobación de cargos nuevos y su correspondiente asignación salarial, debe

ser aprobada por el Comité XXX.

 Para aquellas áreas que cuentan con un porcentaje de salario variable, el

incremento porcentual de dicho componente dependerá del cumplimiento de la
meta del presupuesto asignado.

 Las evaluaciones de desempeño deberán realizarse y no siempre sus resultados

determinan el incremento salarial.

 El pago salarial se realizará por banca electrónica, por lo cual cada funcionario
deberá reportar el nombre del banco y número de cuenta bancaria, según
certificación bancaria.

 La aprobación de anticipos salariales es aprobada por el Comité de XXXX y la

misma no podrá aprobarse más de XX veces en el año.

 En caso de que algún de los lineamientos dados en esta política, no pueda ser
aplicado en alguna de las empresas, por cambios en la operación o del mercado,
dicha situación deberá ser escalada por el Gerente para su revisión y modificación

POLITICAS DE LOGÍSTICA
1- POLÍTICA TOMA FÍSICA DE INVENTARIO:

Establecer las directrices bajo las cuales se definirán y desarrollarán los procedimientos
para la planeación, ejecución, investigación y ajuste de diferencias de los inventarios
realizados por casa Grupo y cada una de las empresas que lo conforma.

 Todos los inventarios realizados anualmente para el cierre fiscal del año deberán
conformar la Comisión de Inventarios Físicos, compuesta por el Gerente de
producción y/o distribución, así como el director de _____________ y el director
del área _________________, quienes definirán en común acuerdo las fechas de
corte de documentos e inicio y finalización del inventario. La anterior información
deberá ser divulgada con anticipación a todas las áreas de la compañía, de tal
 forma que, si algún área identifica que el inventario no se puede realizar en las
fechas definidas, informe dicha situación ante la Comisión, con sus
correspondientes razones y soportes, de tal forma que se analice la viabilidad de
modificación de fecha los inventarios.
 La duración del inventario no será mayor a 3 días.
 La supervisión y control del inventario debe ser liderado por los miembros de la
Comisión de Inventarios Físicos, quienes, a su vez de ser necesario, delegaran a
funcionarios de cada una de sus áreas, para que contribuyan en la labor de
supervisión y control.
 La operación de cada centro de distribución, de acuerdo con la fecha del
inventario, deberá evaluar la necesidad de suspender de forma total o parcial su
funcionamiento.
 En caso de no poder suspender la operación de forma total, deberá comunicar
dicha decisión a ___________________, _____ días antes del inventario.
 Se deberá desarrollar un instructivo para los participantes en el inventario y el cual
deberá ser entregado y divulgado 2 semanas antes del inventario y el cual deberá
incluir lo siguiente:

a. Fecha y horas de inicio y finalización del inventario

b. Nombre de los miembros líderes de los grupos de conteo
c. Equipos de conteo asignados a cada líder.
d. Instrucciones específicas con ejemplos sobre cómo realizar el conteo.
e. Instrucciones sobre el correcto diligenciamiento de la planilla de inventarios.
f. Instrucciones sobre el manejo de los stickers que identificaran tanto el primero,
segundo y tercer conteo de ser necesario.
g. Instrucciones sobre la adecuada utilización de los equipos de seguridad
entregados.
 Programar una capacitación a todos los equipos de conteo, para explicar la
correcta forma de contar de acuerdo con las medidas y presentaciones de
empaques de los productos, así como el registro e identificación de los productos
en mal estado.
 Al momento de realizar el inventario físico, se deberá propender por no contar con
inventario de los clientes, pero en caso de no ser posible su retiro, dicho inventario
deberá estar aislado del inventario a contar, así como deberá estar plenamente
 identificado. Igualmente, el Gerente del Centro de Distribución entregará a los
demás miembros de la Comisión y entes de control, el soporte de su gestión, para
que dicho inventario fuera retirado por el cliente y las razones por las cuales no fue
posible dicho retiro.
 La mercancía facturada y no entregada al cliente, deberá estar aislada y contar
con su correspondiente factura.
 Todos los inventarios realizados por cada empresa del Grupo, contarán sin
excepción alguna con grupos de conteo conformados por funcionarios tanto
operativos como administrativos, orientados a garantizar una adecuada
segregación de funciones, así como la transparencia, eficacia y eficiencia de los
inventarios.
 Las planillas de registro de conteo deberán estar pre numeradas, así como NO
deberán registrar el saldo de las unidades a contar en el sistema y su
diligenciamiento no podrá realizarse en lápiz o con bolígrafos borrables.
 Definir y documentar en cada Centro Distribución los criterios bajo los cuales se
realizarán los inventarios físicos cíclicos y para lo cual dichos criterios, deberán
incluir la materialidad sobre el valor total del inventario, así como cumplir con los
lineamientos dados en la presente política.
 Se realizarán primeros y segundos conteos, así como los grupos que conformaran
cada conteo, lo realizaran en diferentes localizaciones.

 En caso de ser necesario un tercer conteo, el equipo de dichos conteos, deberá

estar conformado por funcionarios diferentes a los que realizaron el primero y
segundo conteo, así como se dejará el resultado del tercer conteo físico como
definitivo.
 Para el inventario en tránsito, se deberá validar la existencia del mismo con la
documentación soporte, así como verificar la llegada de dicho inventario a su
destino.
 Se establecerá una Mesa de Control, conformada por funcionarios del área
Administrativa, quienes tendrán a su cargo el registro de los resultados del conteo
físicamente y quienes por ninguna razón participarán en los conteos físico. Dicho
funcionario no podrá tener acceso a los saldos de las cantidades que registra el
 sistema, así como participaran de forma activa en las capacitaciones dadas previo
al inicio del inventario.
 Los resultados de la conciliación entre los datos del inventario físico y el saldo del
sistema por cara artículo, deberá ser una labor eficiente, así como deberá arrojar
la siguiente información:

a. Cantidades contadas
b. Cantidades en el sistema
c. Diferencia en cantidades
d. Valoración de la diferencia
 Todas las diferencias deberán ser investigadas.
 Los resultados de la investigación de las diferencias presentadas deberán ser
presentados a la Gerencia General, así como a los correspondientes entes de
control. De igual forma la Gerencia General analizará y autorizará el
correspondiente ajuste. En caso de que la diferencia sea superior a
__________________, la misma deberá ser comunicada a
___________________, para su aprobación.
 Las planillas de cada inventario deberán ser debidamente custodiadas
inmediatamente se finalice el inventario, estando a disposición de cualquier
verificación posterior.

2- POLITICA DE ADMINISTRACION DE LOS INVENTARIOS

Establecer los lineamientos con los cuales se define, clasifica, valora, ajusta, provisiona y
retira el inventario, así como establecer los niveles de responsabilidad.

Materia Prima: Son todos aquellos artículos adquiridos para la producción y los cuales no
tienen ningún proceso de transformación al momento de realizar el inventario.

Producto en proceso: Son aquellos artículos que se encuentran en etapa de producción

o parcialmente terminados, y para los cuales en la medida que se perfecciona su
producción, se aumenta el valor que adquieren.

Producto Terminado: Son todos los artículos que han pasado por el proceso total de
producción, siendo transferidos del área de producción a distribución, y se encuentran
listos para ser entregados al cliente final.
Inventario Activo: Es el inventario disponible para atender los pedidos de clientes
durante un periodo de tiempo específico.

Inventario Obsoleto: Esta conformado por todos aquellos productos que, de acuerdo con
sus características, no son comercializables en el mercado por su deterioro, vigencia o
porque han sido sustituidos.

Inventario Vencido: Esta conformado por los productos para los cuales su fecha de
vencimiento ha expirado y por tanto no pueden tener ningún tipo de comercialización.

Inventario de lenta rotación: Son aquellos productos cuya comercialización en el

mercado es menor a la esperada y por tanto deben ser retirados.

Inventario dañado: Son los productos que por su mal estado no están disponibles para la
venta.

Inventario Cíclico: Inventario físico en el cual son contados los productos con mayor
rotación.

 La compra de materia prima, así como los saldos de inventario que se deben
mantener en las bodegas, debe ser el resultado de la planeación de la demanda,
la cual debe ser revisada y evaluada.

 La planeación de la demanda revisada, debe estar alineada con la planeación y el

presupuesto anual, por lo cual cualquier variación en el abastecimiento de
productos debe estar debidamente autorizada, soportada y justificada por la
Dirección de Respectiva
 El sistema de las empresas deben ser parametrizados anualmente, para proyectar
la cantidad de productos a comprar y comercializar por el área de Compras, según
la información definida en el presupuesto y la planeación anual de la demanda.

 Todas las bodegas de acuerdo al tipo de producto que almacenan deben contar
con el stock mínimo y máximo de inventarios, manteniendo siempre un stock de
seguridad.
  Todo abastecimiento de productos y/o materiales, debe realizarse por medio de la
orden compra, la orden de producción, la orden de transferencia según
corresponda.
 Los despachos en mayor o menor cantidad a la solicitada deben ser explicados y
ajustados por el área de abastecimiento, así como es responsabilidad de la
Dirección de Logistica, registrar los planes de acción correctivos con las áreas o
funcionarios que realicen despachos de cantidades menores o mayores a las
solicitadas.
 Se realizarán las tomas físicas de inventarios así:

a. Una toma física a la totalidad de los inventarios anualmente, realizada entre la

última semana de noviembre y la primera de diciembre.
b. Se realizará la toma de los inventarios físicos cíclicos mensualmente, para los
productos que de acuerdo con su rotación tengan la más alta y lo cual será definido por la
Gerencia.
c. Semestralmente se deberá realizar una toma física de inventarios para los
productos con mayor valor.
 Los registros manuales de la toma física de inventario no podrán tener tachaduras,
enmendaduras, ni espacios en blanco, así como siempre deberán ser
diligenciados con bolígrafo.
 Los siguientes son los niveles asignados para autorizar ajustes en los inventarios
mensualmente de acuerdo con su valor:
a. Menos de $ XXXXXXXX – Gerente de __________
b. Entre $ XXXXXXXX y $ SSSSSS – director de _____________
c. Superior a $ XXXXXXXXXXXXXXX - _______________________
Nota: Para las autorizaciones de los literales a y b, el valor total de los ajustes
acumulados en el año no podrá ser superior a $ a XXXXX

 Todas las bajas de inventario correspondientes a producto en mal estado o

dañado son autorizadas por los siguientes niveles.
a. Menos de $ XXXXXXXX – Gerente de __________
b. Entre $ XXXXXXXX y $ SSSSSS – director de _____________
c. Superior a $ XXXXXXXXXXXXXXX - _______________________
 El método establecido por la organización para valorar el costo del inventario es
__________________.
 Cada __ meses la Dirección de __________ debe revisar el reporte denominado
AB del sistema XY, identificando el inventario obsoleto y de lenta rotación, para así
 proceder a gestionar la provisión de dicho inventario, previa documentación
soporte de las causas que llevaron al estado de obsolescencia y/o lenta rotación.
 Toda provisión de inventario debe ser aprobada por el Director General, previo
concepto de la Dirección de Contabilidad, Producción, Abastecimiento y Logística.
 Cada 30 días los saldos de los inventarios son conciliados con la cuenta contable
del libro mayor, así como con los resultados los inventarios cíclicos.
 Es responsabilidad del Jefe Centros Logísticos o quien realice las funciones
garantizar la seguridad física de las bodegas en las cuales se almacena el
inventario y de cumplir con todos los requerimientos de las normas que regulan la
industria para su almacenamiento.

3- POLÍTICA PARA LOS INVENTARIOS CICLICOS

Establecer los lineamientos para la realización del inventario cíclico de las organizaciónes.

 La organización espera que la totalidad de sus inventarios sean contados mínimo

04 veces al año.
 La clasificación ABC para el conteo será realizada de acuerdo a los siguientes
parámetros:

Producto A representan el XX% de las ventas.

Producto B representan el X% de las ventas

Producto C representan una participación inferior sobre las ventas de X%.

 Los siguientes son los parámetros de periodicidad con los cuales debe ser contado
cada uno de los productos que conforman la clasificación ABC:
 Frecuencia _____________
 Frecuencia Trimestral
 Una vez cada semestre

 Los conteos de los inventarios cíclicos deben ser realizados por funcionarios de
las áreas de Logística, Coordinación de SF, Administrativa y, manteniendo la
segregación de funciones entre quien administra el inventario y realiza el conteo
cíclico.
  Es responsabilidad del área de Logística realizar las capacitaciones para todos los
colaboradores del inventario mínimo 3 días antes del inventario.
 Los conteos de los inventarios deberán ser en todos los casos con el reporte del
sistema, pero sin que el mismo refleje los saldos del sistema.
 Los registros de los conteos, deberán ser registrados en las planillas asignadas
para ello, así como su custodia.
 Todas las diferencias que estén por el límite establecido en el margen de
tolerancia deben ser explicada.
 Todos los ajustes que se requieran hacer de acuerdo al valor de las mismos deben
ser aprobados así:

$ _________________ por ________________________

$ _________________ por ________________________

$ _________________ por ________________________

 Es responsabilidad del área de Logística, reportar los indicadores de seguimiento

al comportamiento de los inventarios cíclicos al Comité.
 Es deber de jefes, Subjefes, Coordinadores Logísticos, diseñar e implementar las
acciones correctivas que corrijan las causas de las diferencias presentadas en los
inventarios cíclicos realizados.

4- POLITICA PARA LA ADMINISTRACION DE TRANSPORTE

Establecer los lineamientos con los cuales se desarrolla el proceso de transporte de

materia prima y producto terminado a nivel nacional e internacional.

 La negociación con las compañías de transporte a contratar, será realizada

únicamente por el área de Infraestructura y/o Transportes.
 No se podrá contratar con personas naturales.
 El área de Logística o Infraestructura es la responsable de administrar las tarifas
de transportes, lo incluye su registro y modificación en el sistema, según reporte
de las tarifas negociadas
 El área de Logistica y Transportes, Infraestructura, es el responsable de realizar la
evaluación periódica del de las compañías de transporte contratadas.
 Tanto en el Grupo, como en cada una delas empresas, la prestación del servicio
de transportes será únicamente realizado por las compañías de transporte
contratadas por la Organización.
 Todo colaborador de Logística debe propender porque los despachos de los
vehículos tanto propios como contratados, cumplan con los niveles de cargabilidad
volumétrico, según los indicadores establecidos.
 Todo vehículo que realice el transporte y/o distribución de materias primas o
producto terminado, será autorizado para retirarse con el documento denominado
(remisión, nota de transferencia, carta porte, nota de transporte, factura,
manifiesto).

 Los vehículos deberán ser retirados de la zona de cargue y por tanto de las
instalaciones con el correspondiente precinto de seguridad.
 El área de Logística debe hacer seguimiento mensual al servicio prestado
partiendo del cumplimiento, la rentabilidad, la calidad y los niveles de atención a
solicitudes o reclamos.
 Se debe verificar que el peso de los vehículos a despachar cumpla con los límites
establecidos por las autoridades de tránsito.
 Cualquier cambio en el precio del flete por situaciones de orden público o
climáticas (inundaciones o derrumbes), deben ser informadas al área de logística
e infraestructura, vía correo electrónico, indicando la ruta, la compañía de
transporte, el flete vigente, el nuevo flete, así como se debe adjuntar el documento
donde la compañía trasportadora certifica dicha situación. Una vez la
documentación soporte es revisada, debe ser aprobada la modificación y en un
tiempo oportuno.
 Toda solicitud de pago de fletes debe adjuntar la factura, ___________,
__________________, documentos sin los cuales no se realizará el pago.
 La aprobación de los pagos de fletes será realizada por Logística y/o
infraestructura, quien es responsable de verificar que el número de viajes
cobrados corresponda con los documentos soportes de los viajes realizados y con
las tarifas pactadas.
 5- POLITICA DE RECLAMACION POR PERDIDA O DAÑOS EN LA MERCANCIA
DURANTE EL TRANSPORTE:

Establecer los lineamientos con los cuales se debe realizar el proceso de reclamación por
la perdida y/o daño de mercancía durante el proceso de transporte.

 Cada empresa del Grupo, deberá contar con el respaldo de pólizas que cubran la
pérdida y/o daño de la mercancía durante el transporte de la misma.
 El proceso de reclamación de mercancía deberá realizarse con la siguiente
documentación mínima:
 El documento de entrega de mercancía y/o similar, en el cual se registre el nombre
de la compañía transportadora y/o nombre del transportador, la fecha de entrega,
el destino, la evidencia de aceptación del transportador y el registro del funcionario
de la organización que entrega la mercancía.
 La factura de la mercancía.
 La solicitud de reclamación realizada por XXXXX.
 La nota crédito.
 Registro de denuncia por pérdida
 La reclamación deberá presentarse adjuntando copia de cada uno de los
documentos relacionados anteriormente, junto con una carta remisoria que detalle
los documentos entregados.
 La solicitud de reclamación se realizará siempre con la copia de los documentos y
sus originales deberán ser custodiados por XXXX.
 La solicitud de reclamación deberá incluir la siguiente información como mínimo:
 Número de reclamo.
 La Fecha de entrega de la mercancía.
 Número de la factura
 Lugar de la entrega de mercancía.
 Destinatario.
 Ubicación del destinatario.
 Documentación soporte del reclamo.

 Se debe contar con una lista de verificación de todos los documentos requeridos
para la reclamación, la cual debe ser validada antes de su radicación.
  Las notas crédito siempre deben registrar en su concepto la pérdida y/o daño de la
mercancía en el transporte.
 En caso que alguno de los documentos requeridos para la reclamación no se
tenga, el responsable de la reclamación XXXX, debe solicitar una copia a la
compañía que lo generó o solicitarlo en archivo.
 Los reclamos por daño deberán adjuntar los documentos, a excepción de la
denuncia por pérdida, sin embargo, si deben adjuntar evidencia de los daños tales
como fotos, así como el diligenciamiento del documento de no aceptación de la
mercancía por parte del destinatario final.
 Se deben establecer indicadores por pérdida y daño de mercancía, los cuales
deben estar acompañados de su correspondiente valorización en $ sobre la
operación.
 Cada evento por pérdida o daño, debe ser analizado en el Comité de XXXX, de tal
forma que se establezcan planes de acción correctivos que propendan por
minimizar la ocurrencia de dichos hechos.

POLITICAS TIC

1- POLÍTICA DE CIBERSEGURIDAD
Establecer los lineamientos y pautas para preservar la seguridad de los datos y la
infraestructura tecnológica de cada organización, según los riesgos identificados.
Aplica a todos los colaboradores, contratistas y terceros que tengan acceso permanente o
temporal a los sistemas de información y hardware, así como software.
Directrices generales

 Los datos confidenciales tales como información financiera, información de los

clientes y proveedores, patentes y nuevos desarrollos, deberán tener todos los
mecanismos de protección físicos y tecnológicos, siendo responsabilidad de los
Directores de las TIC de cada empresa del grupo, diseñar un plan de seguridad.
 De acuerdo con el numeral anterior, todos los colaboradores están en la obligación
de proteger los datos e informar cualquier situación que atente frente a los
mismos.
 Todo dispositivo personal que se utilice para el acceso a la cuenta de correo
electrónica corporativa deberá tener contraseña, actualización de antivirus, así
 como se deberá acceder desde redes seguras y siempre deberán estar bajo el
cuidado del colaborador.
 Todos los colaboradores nuevos en la organización deben recibir instrucciones
sobre la configuración cifrada, las contraseñas, la instalación y actualización del
antivirus.
 Es responsabilidad de cada colaborador cumplir con las actualizaciones de los
navegadores y sistemas mensualmente, tan pronto como estén disponibles.
 Las sesiones de cuentas siempre deberán realizarse desde redes seguras y
privadas.
 Las areas de Infraestructura y TIC, son responsable de designar al encargado de
atender todas las inquietudes de los colaboradores frente a correos o y/o procesos
que deban surtir en sus equipos, con el fin de prevenir procesos que representen
un riesgo para la organización.
 Las contraseñas asignadas siempre deberán contar con mínimo ocho caracteres,
con una combinación de mayúsculas, minúsculas, números y símbolos, así como
deberán mantenerse bajo custodia
 La transferencia de información clasificada como confidencial, deberá realizarse
con el acompañamiento del personal de seguridad del área de TIC, con el fin de
validar que se cumple con el protocolo establecido.
 La transferencia de información deberá realizarse a organizaciones y/o personal
autorizado únicamente, según indicaciones de la Gerencia y área de TIC.
 Los colaboradores que, de acuerdo a la Política de Trabajo Remoto, realicen
conexiones a la red de la organización, se encuentran obligados a seguir las
instrucciones de la presente política.
 Los colaboradores deberán cumplir con las siguientes acciones para mitigar las
violaciones de seguridad:
a. Apagar sus equipos y/o bloquearlos cuando se retiren de sus escritorios o
finalice su jornada de trabajo.
b. Reportar la pérdida o daño de los dispositivos asignados en el menor
tiempo posible al área de Infraestructura y TIC
c. Realizar el cambio de contraseñas en caso de robo de los dispositivos
asignados.
d. Reportar una amenaza identificada al personal de seguridad de TIC.
e. Abstenerse de realizar descargas de software sospechoso, ilegal o no
autorizado en los dispositivos de las organizaciones.
f. Evitar navegar en sitios web sospechosos.
g. Cumplir con la política de uso de internet y redes sociales.

 Las violaciones intencionales, recurrentes o de gran escala, llevarán a tomar

acciones disciplinarias que inclusive pueden ser justa causa para la terminación
del contrato.

2- POLITICA DE PROTECCION DE DATOS

Establecer los lineamientos que regulan la protección de la información de todos los
stakeholders, por parte de los colaboradores y terceros vinculados a las organizaciones,
garantizando así el cumplimiento de la norma de protección de datos.

Es responsabilidad de las Gerencias de las empresas, designar el oficial y/o líder de

administrar la protección de datos.

La política global de privacidad es aprobada por las Gerencias y los procedimientos

asociados.

 La política global de privacidad deberá ser publicada en web de tal forma que sea
conocida y consultada por todos los stakeholders.

 Toda la información recibida por los stakeholders deberá contar con el

correspondiente consentimiento para la administración y tratamiento de datos.

 Los colaboradores vinculados a nuestra organización deberán recibir en el

programa de inducción un entrenamiento orientado a la administración y
protección de datos, así como en la norma, Cada año las capacitaciones serán
actualizadas.

 Es responsabilidad de Talento Humano entregar a cada colaborador los manuales

de funciones y responsabilidades, en donde se notifique de las mismas y de los
controles que deberá ejercer tanto por las funciones propias del cargo, como por la
política de protección de datos.

 Los cambios en la información deberán tener un procedimiento que involucre y

deje registro de la evidencia de las dos partes.

 Se deberá aprobar por parte de La Gerencia, el procedimiento para la destrucción

de datos, así como para aplicar el derecho al olvido, de las personas que han
registrado sus datos en nuestra organización.

 Las organizaciones del Grupo contarán con el acompañamiento de un experto en

administración y protección de datos.

3- POLITICA DE RESPUESTA A INCIDENTES

Establecer los lineamientos para responder a incidentes en seguridad de la información,

así como establecer a quién se debe aplicar y bajo qué circunstancias, incluyendo los
medios de notificación, corrección y respuesta.

 Las organizaciones deberán tener un responsable de la seguridad de la

información, que será delegado por la Gerencia.

 Se deberá asignar una partida presupuestal anualmente para el cubrimiento de

incidentes, la cual será aprobada previo análisis de la valoración económica de la
información y el impacto financiero de un potencial incidente.
 Establecer un Comité de Respuesta, así como designar por parte de la Gerencias
la responsable de liderar el Comité de Respuesta a los incidentes presentados y a
cada uno de sus miembros.

 El Comité de Respuesta a incidentes deberá estar conformado por miembros del

área de Aplicaciones de IT, Infraestructura de IT, Finanzas, Legal,
Comunicaciones, Talento Humano, Servicio al Cliente, Líder del área o áreas
afectadas en la violación y/o divulgación no autorizada de sus datos, así como por
el personal de la Dirección que se requiera.

 El Directorio Ejecutivo de la organización, siempre deberá ser notificado del robo,

perdida, violación, incumplimiento o exposición de la información, inmediatamente
se identifica dicha situación, y se deberá mantener informado sobre los avances
por parte de del Comite.

 Es responsabilidad de TIC e Infraestructura, tener una base de dónde se

encuentran los activos clave de información, clasificarlos de acuerdo a su nivel de
importancia, riesgo y valor.

 .Es responsabilidad de Infraestructura adquirir las pólizas de seguro cibernético,

así como de realizar su renovación oportuna para dar cubrimiento a los posibles
incidentes presentados con la información.

 El área de Calidad será responsable de definir y divulgar los medios con los cuales
se podrá reportar y/o notificar los incidentes y/o violaciones de la información.

 Es responsabilidad de las TIC e Infraestructura atender a los investigadores

forenses de la aseguradora, brindando la información y acceso requeridos desde
el inicio del incidente hasta el cierre de la investigación.

 Es responsabilidad de lideres de proceso de TIC, Infraestructura y Calidad diseñar

el plan de respuesta al incidente, con un enfoque correctivo y de defensa, que
permita a la organización superar la situación en el menor tiempo posible. Dicho
plan deberá ser aprobado por la Gerencia.

 El área de Juridica y calidad tendrá a su cargo diseñar el Plan de Comunicaciones,

que deberá incluir el soporte jurídico para informar a los afectados.

 Todos los proveedores vinculados con acceso a la información de la organización

deberán suscribir un acuerdo de Confidencialidad así como deberán incluir pólizas
de responsabilidad por daños causados por sus colaboradores en la información
de la organización.

 Es responsabilidad de Talento Humano, TIC e Infraestructura diseñar el plan de

capacitación anual para los colaboradores frente al manejo de incidentes tanto al
momento de la vinculación, periódicamente en el año fiscal, así como una vez se
presenta un incidente. La capacitación deberá permitir conocer si los
colaboradores conocen como reaccionar frente a un incidente desde el rol que
cada uno ejerce.
  Es de carácter obligatorio la participación de todos los colaboradores en las
capacitaciones realizadas para manejo y actualización en los incidentes
presentados.

 Los colaboradores que se vean involucrados en abuso de sus privilegios, que

realicen cambios en los perfiles de acceso sin la correspondiente autorización,
manejo inadecuado de la información clasificada, acceso no autorizado a bases de
datos, divulgación de información no autorizada, o que incumplan tanto la
presente política como los procedimientos que de ella se derivan, deberán tener
un proceso disciplinario que inclusive podrá terminar en la finalización de su
contrato, de acuerdo a los resultados del proceso de investigación realizado.

4- POLITICA DE DISPOSITIVOS MOVILES

Establecer los lineamientos para la asignación y utilización de los dispositivos móviles

entregados por la organización a sus colaboradores para el desarrollo de sus funciones.

 Promover la conciencia de los colaboradores frente a las acciones de seguridad

que deben ser implementadas a partir de la asignación de equipos móviles.
 Establecer los límites frente al uso de los dispositivos móviles.
 Definir las responsabilidades de los colaboradores frente al uso de equipos
móviles.

 Todos los equipos móviles son propiedad de las empresas que conforman el
Grupo y en ningún momento su asignación a colaboradores fijos o temporales,
representan que sean de su propiedad, razón por la cual deberán cumplir con las
normas que regulan su utilización.

 Todos los equipos móviles deberán contar con una clave de acceso, siendo
responsabilidad realizar el cambio de clave una vez el dispositivo le es entregado,
así como realizar los cambios periódicos que solicite el equipo.

 La clave de acceso a los dispositivos móviles es personal y por tanto se prohíbe

compartir o divulgar dicha clave.

 Las acciones que se generen con los dispositivos móviles, son únicamente
responsabilidad del titular designado.

 Los usuarios no podrán realizar modificaciones de seguridad a los dispositivos

móviles entregados.

 Cualquier instalación de software y/o aplicaciones deben tener la autorización

previa de TIC e INfraestructura, no hacerlo representa una violación a la presente
política, dado el riesgo que puede representar la instalación de software ilegal.

 Las aplicaciones deben en todos los casos ser descargadas de las tiendas
oficiales, y el software instalado siempre deberá ser legal.
  Frente a la promoción de traslados y/o retiros temporales o permanentes de la
organización, los dispositivos móviles deben ser entregados por el colaborador al
área de Infraestructura o quie haga las veces y en todos los casos se deberá
completar el acta de entrega.

 En caso de pérdida o hurto del dispositivo móvil, el usuario debe interponer la

correspondiente denuncia, así como informar en el menor tiempo posible el área
de Infraestructura y TIC, para activar el correspondiente bloqueo. Si la pérdida o
hurto se presenta en horas no hábiles, se deberá informar al día y hora hábil
siguiente para proceder con los bloqueos.

 Los usuarios de dispositivos móviles, deberán como mínimo implementar las

siguientes acciones de seguridad física:

a. Los dispositivos móviles deben ser custodiados bajo llave una vez ha finalizado la
jornada.
b. Los dispositivos móviles no deben ser descuidados inclusive por tiempos cortos, en
lugares públicos.
c. Los dispositivos móviles no deben ser dejados a la vista en los vehículos.
d. Durante los viajes en avión no se permite que los dispositivos móviles sean llevados en
la bodega.
e. Las pantallas deberán bloquearse automáticamente, una vez los mismos no son
utilizados.
f. No trabajar cerca a los dispositivos con líquidos, tales como café, gaseosas, agua y
demás, evitando el daño y reparaciones por el uso de los mismos.
g. No descargar información sensible en lugares públicos.

5- POLITICA DE ACCESO A LA RED

Establecer los lineamientos para la asignación, modificación y retiro y bloqueo de los

accesos otorgados a los colaboradores, tanto en a la red, los sistemas de información, y
las cuentas de correo electrónico, propendiendo por la protección de la Red y la
información de la organización.

 Es responsabilidad del área de Talento Humano, reportar al área de tecnología la

relación de colaboradores contratados, para la asignación de la cuenta de correo
electrónico.

 El director de cada área deberá solicitar al área de Tecnología In la asignación de

usuario y accesos a los sistemas de información que demande por su cargo el
colaborador vinculado.

 Es responsabilidad del director de área, validar que los accesos otorgados y roles
asignados corresponden con las funciones y responsabilidades del cargo tanto
para colaboradores fijos como temporales.
  El acceso a la red para los contratistas, debe ser solicitado por, y aprobado por
según previa validación de TIC.

 El acceso a la VPN será únicamente exclusivo para

_______________________________________.

 Es responsabilidad de cada director de área revisar los accesos del personal a su

cargo, cada mes para validar que los accesos correspondan con el rol y funciones.

 Una vez se confirma el retiro de un colaborador y/o contratista, se bloquea su

acceso en tiempo no mayor a 2 horas, por parte del área de IT.

 El área de IT realizará únicamente las modificaciones solicitadas, para lo cual

siempre deberá tener soporte

 El área de IT verificará los permisos habilitados

 Es responsabilidad de TIC verificar que los accesos a cada una de las redes
cumplen con los parámetros de seguridad.

 El mal uso de la red cuenta de correo electrónico y/o accesos otorgados, puede
generar sanciones que inclusive lleven a la pérdida del cargo.

6- POLITICA DE USO DEL INTERNET:

Establecer los parámetros para el uso de internet como herramienta de trabajo en las
empresas del Grupo.

 El acceso a internet será asignado de acuerdo a los cargos que lo requieran por el
desempeño de sus funciones.

 Cada colaborador con acceso a internet tendrá asignado un usuario.

 La clave y el usuario para el acceso a internet no podrán ser los mismos que se
utilizan para acceder a las plataformas internas.

 Todos los colaboradores deberán certificar la aceptación y entendimiento de la

presente política.

 De acuerdo a los cargos, se otorgarán permisos especiales.

 El uso de Internet deberá ser únicamente para el cumplimiento de las laborales

asignadas y no podrá ser utilizado con fines diferentes a estos, así como se
espera que su utilización se realice bajo los principios éticos establecidos por la
organización.
  Se espera un uso responsable del servicio de Internet para asuntos personales,
sin embargo, la utilización para dichos fines con efectos en los niveles de
productividad tendrá sanciones disciplinarias.

 No se permite el acceso a sitios web para adultos, música, juegos, etc.

 Es prohibido realizar descargas de software o similar, sin la autorización previa del

área de TIC.

 El acceso a redes de otras organizaciones o compañías debes ser avalado por

TIC

 El acceso a páginas o vídeos especializados debe ser autorizado por TIC, previa
justificación de las razones de acceso con el desarrollo de las funciones.

 Es deber de todos los colaboradores mantener la configuración del navegador de

internet asignado por la organización. Cualquier cambio sin la autorización genera
acciones disciplinarias.

 Es responsabilidad de TIC realizar los procesos de actualización de la última

versión de antivirus adquirido, en los equipos conectados a internet.

 Es prohibido el uso de conexiones a internet por medio de módem y/o celulares

desde las instalaciones de la organización, por lo cual la conexión siempre deberá
realizarse desde la plataforma asignada

 Todos los incidentes de seguridad relacionados con el acceso y uso de internet

deben ser reportados al oficial de seguridad de TIC.

7- POLITICA DE USO PARA EL CORREO ELECTRONICO

Establecer los lineamientos para la utilización del correo electrónico corporativo.

 Todos los colaboradores de la organización deberán utilizar el correo corporativo

asignado, para enviar o recibir comunicaciones y/o realizar negociaciones en el
marco de sus funciones y responsabilidades. Por lo anterior, queda prohibido el
uso del correo personal para cualquier tema corporativo.

 La asignación del correo electrónico se realizará una vez se suscriba el contrato

de trabajo, de tal forma que es responsabilidad de tic e Infraestructura, entregar el
primer día de trabajo la cuenta de correo electrónico al nuevo colaborador y/o
tercero.

 Es responsabilidad del colaborador y/o tercero implementar las acciones de

seguridad pertinentes, tales como bloqueos, de tal forma que en caso de pérdida
el mismo se encuentre protegido.

 La utilización del correo electrónico para temas personales debe ser limitada, y por
tanto la misma no debe ser recurrente.
  El correo electrónico corporativo no podrá ser usado para realizar calificativos y/o
comentarios sobre política, religión, raza, orientación sexual, nacionalidad, edad,
condición social y otros que discriminen o atenten contra la integridad de las
personas.

 No se permite la utilización de correos electrónicos para mensajes políticos,

religiosos, calumnias, amenazas, juegos y cadenas, entre otros.

 Cada usuario debe tomar las acciones de seguridad correspondientes para a

prevenir la propagación de virus, que aparecen enviados por un amigo, compañero
de trabajo, u otra fuente legítima, para lo cual no deberá ingresar a enlaces o
archivos adjuntos, a menos que el usuario este seguro de la naturaleza del
mensaje. Si existe alguna duda, el usuario debe ponerse en contacto con el
servicio de asistencia.

8- POLITICA PARA LA ADMINISTRACION DE CLAVES

Establecer los lineamientos para la creación, administración y modificación de claves en

los diferentes sistemas en los cuales las organizaciones apoya su operación, brindando
seguridad y por tanto reduciendo el riesgo de accesos no autorizados.

 Cada usuario siempre deberá contar con su clave y en ningún caso se permite que
la misma sea compartida con otro colaborador, siendo responsabilidad única del
titular las operaciones y transacciones que se registren a su nombre.

 Los usuarios que tengan por su cargo la responsabilidad de administrar una clave,
deberán asignarlo considerando que el mismo sea de fácil recordación pero que a
la vez no sea de fácil identificación, por lo cual no podrán ser nombres de
familiares, hijos, mascotas, fechas especiales o palabras comunes.

 Las claves deberán cumplir con las siguientes características:

a. Caracteres en mayúsculas
b. Caracteres en minúsculas
c. Números
d. Signos de puntación
e. Caracteres tales como @, $, &, (), +,-, $
f. Deben estar compuesto por al menos 8 caracteres.

 Las claves no pueden estar compuestos por palabras o números tales como 1234
o aaaa o bbbbb.

 Las claves deben ser cambiados al menos cada 4 meses.

 No se permiten los usuarios ni las claves genéricas en ningún sistema de la

organización.

 Se deben utilizar diferentes claves para cada uno de los sistemas o cuentas
asignadas al colaborador.
  Todos los colaboradores de las diferentes empresas del Grupo no podrán divulgar,
escribir o comentar información relacionada con las claves.

 Nunca se podrá habilitar la opción “recordar contraseña”.

 El área de TIC e Infraestructura, son las encargadas de administrar los casos de

pérdida o divulgación inadecuada de las claves.

 Toda aplicación que sea desarrollada, deberá considerar los siguientes aspectos
en las claves:

a. Registro por un único usuario

b. No debe almacenar las contraseñas
c. Restringir el acceso a las operaciones de acuerdo a los permisos y funciones de
cada cargo.

 Los dispositivos móviles deberán tener habilitada la opción de bloqueo y

password.

 Para aquellos sistemas que requieren el uso de Token para su acceso, los mismos
deben ser custodiados en las cajillas de seguridad de cada oficina.

 Para todo colaborador que se retire a vacaciones o por incapacidad de la

organización, el área de TIC e Infraestructura son las responsables de bloquear su
usuario.

 El uso inadecuado de las claves puede llegar a representar una causal de despido
con justa causa para los colaboradores de las organizaciones.

9- POLITICA PARA LA ADMINISTRACION DE LA INFORMACION

Establecer los lineamientos para la administración y seguridad de los activos de

información (datos corporativos), almacenados tanto en cada uno de los programas y/o
aplicaciones, así como en los equipos fijos, móviles y servidores, de la organización,
propendiendo por la seguridad y el cuidado de dicha información, frente a perdidas, fugas
y daños involuntarios o voluntarios en la misma.

 Todos los usuarios de IT deben tomar todas las acciones y controles para proteger
los datos de la organización de accesos no autorizados, accesos ilegales, así
como de la modificación y daño de los mismos, o de su divulgación no autorizada.

 Es responsabilidad de tic e infraestructura, diseñar un plan de entrenamiento para

los colaboradores orientado al manejo y seguridad de los activos de información.

 El acceso a los datos se concederá únicamente de acuerdo con el cargo y

funciones desempeñadas.
  La autorización y el acceso a los datos críticos y/o sensibles de la organización
serán autorizados por Las TIC , documentados por Calidad, revisados por Las
Gerencias.

 Las bases de datos tienen copias de respaldo diario y semanal en la organización,

realizadas en forma automatica.

 Es responsabilidad de líder de TIC junto al área de Calidad, documentar y

actualizar el procedimiento a seguir para restaurar las copias de seguridad.

 Las copias de seguridad deben mantenerse por

____________________________.

10- POLITICA PARA LA ADMINISTRACION Y USO DEL SOFTWARE

Establecer los lineamientos tanto para la adquisición, utilización, mantenimiento,

formación, retiro y de todo software requerido para la operación de las organizaciones,
propendiendo por el cumplimiento de la legislación nacional e internacional con relación al
uso de software legal y por tanto la protección de los derechos de autor.

Conceptos

Usuario: Son todos aquellos colaboradores, proveedores y clientes que de acuerdo a su

rol, deben utilizar las diferentes aplicaciones de software que soportan la operación de la
organización.

Licencia de Software: Se entiende por licencia de software todo aquel contrato suscrito
con el representante que tiene los derechos sobre el mismo, y el cual autoriza el uso de
dicho software a la organización, incluyendo plazos y usos permitidos.

 Las organizaciones deberá mantener en todos sus equipos (servidores,

computadores de escritorio, portátiles, tabletas,etc) aplicaciones de software legal,
dando cumplimiento a la protección de los derechos de autor.

 Las organizaciones no permite ni acepta bajo ninguna circunstancia el uso de

software no legal.

 Todos los usuarios de la organización, tienen prohibida la copia o la utilización no

autorizada de aplicaciones de software de la organización.

 Es deber de todos los colaboradores, utilizar el software de acuerdo a las

condiciones y parámetros de la licencia otorgada por el dueño del mismo.

 La utilización de software no legal en los equipos de la organización o la

reproducción no autorizada del software legal, puede ser considerada como justa
causa para el despido, previa investigación realizada por el área de TIC, así como
puede dar inicio a las investigaciones legales por parte de las autoridades
competentes.
  Es responsabilidad del área de TIC e Infraestructura, mantener actualizadas y
vigentes las licencias de software con las cuales trabaja la organización.

 Todo software adquirido debe tener en sus registros el área en la cual es utilizado.

 Tanto la compra de software como la capacitación que debe brindarse a los

colaboradores de la organización, debe contar con una partida presupuestal anual

 El cambio de versión de una aplicación de software, deberá estar sustentada

técnica y financieramente por TIC e Infraestructura, así como deberá considerar la
calificación anual del proveedor, los riesgos de la actualización, la continuidad de
la operación y el soporte del proveedor, entre otros factores.

 La compra o alquiler de software es responsabilidad del área de Infraestructura y

únicamente se podrá realizar con compañías reconocidas y registradas
legalmente.

 El área de TIC es la responsable de liderar las jornadas de capacitación tanto para

los funcionarios nuevos como para todos aquellos que lo requieran al momento de
realizar actualizaciones o adquirir nuevas herramientas.

 Los funcionarios del área de TIC e Infraestructura, según las responsabilidades de

sus cargos, son los únicos autorizados para instalar o retirar el software adquirido
por la organización.

 No es permitido que los colaboradores de la organización realicen descargas de

herramientas que no tienen la correspondiente autorización.

 Es responsabilidad del área de TIC e Infraestructura garantizar que la organización

cuente con un software antivirus, así como el que el mismo se actualice en cada
uno de los equipos de la organización.

 Las áreas de Infraestructura y TIC y Auditoria Interna, deberá realizar auditorías

aleatorias a los equipos de la organización, verificando que todo el software de los
equipos revisados cumple con las licencias y permisos adquiridos por la
organización.

 Todo colaborador de la organización que recibe equipos de cómputo, debe

suscribir la declaración de aceptación y entendimiento de la presente política.

 Es deber de todos los colaboradores informar o denunciar el uso de software no

legal, así como la copia no autorizada de los programas de la organización.

11- POLITICA PARA ASIGNACIÓN Y RETIRO DE USUARIOS EN LOS SISTEMAS

  Todo funcionario vinculado a la compañía, se le deberá asignar un usuario único
que le permita acceder a cada uno de los sistemas y/o herramientas tecnológicas
que soporta el desarrollo de sus funciones.

 La creación de usuarios y la asignación del perfil que corresponda, es realizada

por el área de Tecnología.

 La autorización para la creación de usuarios y la asignación de su perfil en cada

aplicativo, será por medio un requerimiento formal del Director de Área. Para todos
los funcionarios que son vinculados por primera vez a la compañía, se deberá
contar con el aval de la Dirección de Recursos Humanos.

 La Dirección de Tecnología es responsable de verificar la disponibilidad de

licencias con que cuenta cada aplicativo para la correspondiente creación de
usuarios.

 El Director de Área es responsable de validar que el perfil asignado al colaborador

vinculado, corresponde a las funciones que realizará y en los aplicativos que
requiere para su desempeño.

 La asignación del perfil de cada usuario debe garantizar la adecuada segregación

de funciones, así como asegurar que el acceso otorgado es acorde al rol que
desempeñará

 No se autorizará la creación de usuarios genéricos.

 El Director de Área es responsable de informar el retiro de los funcionarios al Área

de Tecnología, garantizando así la oportuna actualización de usuarios.

12- POLÍTICA PARA ASIGNACIÓN Y USO DE CELULARES

Establecer los lineamientos para la asignación y utilización de los celulares corporativos,

así como para el uso de los celulares personales, durante el horario laboral.

 Es responsabilidad de Infraestructura definir los procedimientos orientados para

cumplir la presente política.

 En cada geografía se debe dar cumplimiento a las normas que regulan el uso del
celular.

 Se evaluará los servicios y tarifas ofrecidos por el operador anualmente, de tal

forma que se mantenga la mejor opción para la organización frente al mercado.

 Se aprobará la gama de celulares asignados a cada nivel de la organización, de

tal forma que los mismos cumplan con los requerimientos tecnológicos, así como
con los planes de voz y datos que cada cargo requiere.

 La dirección de cada departamento deberá aprobar la asignación de celular

corporativo para los cargos de su área, siempre que se demuestre que dicho
colaborador debe desplazarse de las instalaciones de la organización o que debe
 mantener contacto directo con clientes y/o proveedores de la organización, siendo
así una necesidad la asignación del celular.

 Los cargos que requieran por el ejercicio de su trabajo, servicios adicionales en su

plan corporativo, deberán ser aprobados previamente por la Gerencia

 Es obligación de todos los colaboradores que reciban el celular corporativo,

suscribir un contrato que contemple su entrega y responsabilidad en el buen uso y
cuidado del mismo.

 La información contenida dentro de los celulares es propiedad de cada una de las

empresas del Grupo, y por tanto los mismos podrán ser retirados en el momento
que se requiera.

 Los números asignados a cada celular corporativo son propiedad de las

organizaciónes y en ningún caso podrán ser transferidos como líneas personales
de los colaboradores ni durante su permanencia de la empresa ni en su retiro.

 La instalación de la cuenta de correo electrónico y de las aplicaciones necesarias

para el desarrollo del trabajo, serán realizadas por TIC e Infraestructura

 Es prohibido utilizar los celulares corporativos para enviar comunicaciones con

contenido ilegal o punible, así como la descarga de juegos, aplicaciones no
autorizadas, e imágenes que no corresponden a la organización.

 Se prohíbe el uso del celular mientras se conduce, salvo la utilización de

comandos de voz o manos libre.

 Todos los equipos de celular deberán contar con una clave de acceso y en caso
de pérdida o robo, la misma debe ser reportada inmediatamente, para su
correspondiente bloqueo y protección de la información.

 Es responsabilidad de cada colaborador, velar por el buen uso y cuidado del

celular.

 El celular corporativo puede ser retirado, cuando se evidencia el uso inadecuado

del mismo por acciones tales como la descarga de aplicaciones no autorizadas, el
abuso de los servicios autorizados y el daño recurrente del equipo. Lo anterior, se
considera como una falta grave que da inicio a un proceso disciplinario.

 Los celulares que no sean entregados al momento del retiro, serán descontados
de la liquidación previa firma de descuento en salario.

 El celular personal debe ser utilizado en los tiempos de descanso designados por
la organización, de tal forma que no interfieran en el desarrollo de sus actividades.

13- POLITICA PARA LA PROTECCION DE VIRUS

Proteger los recursos de la organización contra la intrusión de virus y otros programas
maliciosos, ayudando así a garantizar la seguridad de los datos y los recursos de la
organización.

 Es responsabilidad de TIC e Infraestructura definir y actualizar el programa

antivirus para toda la organización.

 El análisis de antivirus deberá ser realizado con una periodicidad definida en todas
las estaciones de trabajo y servidores de la organización.

 Es responsabilidad de Infraestructura diseñar y ejecutar un plan de formación para

todos los colaboradores sobre como actualizar el antivirus y como validar que se
encuentra funcionando.

 Es Responsabilidad de TIC notificar a los usuarios sobre los nuevos virus de alto
riesgo y engaños en la red, así como de los mecanismos de defensa establecidos
por la organización.

 Las actualizaciones del antivirus deben ser automáticas y ningún colaborador

podrá detener el proceso.

 Los usuarios deben reportar la sospecha de un virus en su equipo, y en ningún

caso deben intentar su eliminación, sin el apoyo del personal de TIC o
Infraestructura.

 El servidor del correo electrónico tendrá una protección adicional contra el

malware.

 El servidor del correo electrónico bloqueará todos los mensajes de correo

electrónico con tipos de archivos adjuntos que sean identificados como peligrosos.

 Se prohíbe la utilización de dispositivos externos en los equipos de la

organización, así como la instalación de software que no ha sido aprobado por las
compañías.

 Es responsabilidad de TIC e Infraestructura diseñar e implementar un plan para el

manejo de incidentes de seguridad que cubra los incidentes de virus, definiendo a
quién contactar, el proceso para la identificación y las medidas para controlar y
recuperarse.

 Es responsabilidad de TIC supervisar la eficacia de los sistemas de protección

antivirus, así como deben llevar un registro detallado de incidentes de virus
mensualmente.

14- POLITICA PARA REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD

Establecer los parámetros para realizar las copias de seguridad de la información en cada
uno de los equipos de la organización, así como la restauración de dichas copias,
propendiendo por mantener los datos protegidos contra la pérdida o daño, accidental o
intencional, permitiendo contar con la información de las empresas del Grupo, ante
cualquier evento que afecte la integridad o completitud de la información.

 Las copias de seguridad completas deben ser realizados cada ________ días y se
mantienen durante _________________ meses.

 Las copias de seguridad parciales deben ser realizados cada _____ días y se
mantienen durante ______ meses.

 Es responsabilidad del área de TIC e Infraestructura realizar las copias de

seguridad.

 Las copias de seguridad serán realizadas de acuerdo a las especificaciones

técnicas establecidas por las TIC

 Las copias de seguridad deberán ser realizadas para los siguientes datos:

a. ______________________
b. ______________________
c. ______________________

 Las copias de seguridad deberán incluir sin excepción alguna, especificar la

siguiente información:

a. Usuario
b. Nombre del sistema
c. Fecha de creación
d. Clasificación de la información contenida.

 Las copias de seguridad deben ser realizadas en las noches, sin afectar la
operación de la organización.

 Las rutinas de las copias de seguridad deben ser diseñadas de tal forma que no
requieran la intervención manual.

 Para los equipos portátiles, es responsabilidad de cada usuario

 Las oficinas que no se encuentran en la red corporativa, deberán tener un

procedimiento para la realización de sus copias de seguridad, las cuales deberán
enviar a _______________________________________ cada _______ días, por
medio de _________________.

 Las copias de seguridad deben ser custodiadas en servidores externos y remotos

a la ubicación geográfica de la organización o en la nube, facilitando su
recuperación ante un desastre.

 Es responsabilidad del área de TIC e Infraestructura, verificar la correcta ejecución

de las copias de seguridad.
  La presente política debe estar alineada con el plan de contingencia establecido
por la organización, siendo un complemento de la misma, así como debe ser
revisada y actualizada anualmente, considerando la inclusión de nuevas
tecnologías.

15- POLITICAS PARA SERVICIOS EN LA NUBE

Establecer los criterios de evaluación y contratación que se aplicarán para la selección del
proveedor de servicios en la nube, así como para supervisar la presentación del servicio y
la utilización de este.

 La organización debe garantizar que la seguridad, privacidad y los derechos de

propiedad de la información que se administren por medio de los proveedores y/o
proveedor externo en la nube es apropiada y cubre contractualmente los
siguientes aspectos:

a. Riesgo de negocio
b. Seguridad de la información
c. Gestión de la información
d. Privacidad
e. Propiedad de los datos de la organización
f. Continuidad del negocio
g. Recuperación ante desastres
h. Obligaciones legislativas
i. Indicadores de rendimiento
j. Ajuste en la operación
k. Responsabilidad del proveedor por mal uso, perdida o daño de los datos

 La aprobación de contratación de servicios en la nube será responsabilidad de

Gerencia, TIC, previa evaluación documentada de los riesgos que puede tener
dicha contratación.

 Todo proveedor de la nube debe cumplir con el estándar internacional (ISO 27001)
como requisito para su vinculación.

 Con la vinculación de proveedores en la nube, es responsabilidad de

Infraestructura garantizar el cumplimiento de las leyes nacionales e internacionales
frente a la privacidad de la información en cada geografía.

 Los servicios en la nube deben garantizar la continuidad del negocio, así como la
seguridad y protección de los datos, para lo cual se deberá especificar dentro de la
propuesta comercial y el contrato la respuesta y/o acciones a seguir frente a los
eventos potenciales que afecten el negocio y la seguridad.

 Es responsabilidad de TIC e Infraestructura, verificar que al seleccionar la solución

en la nube la misma tenga el menor impacto en la operación de los sistemas de la
organización.
  Todo contrato con proveedores de la nube deberá tener un acuerdo de nivel de
servicios, así como la definición de indicadores de rendimiento que permitan
evaluar el cumplimiento de las condiciones contratadas.

 Los servicios de la nube deben estar ubicados en geografías diferentes en las

cuales la organización tiene presencia, garantizando la recuperación de datos y la
continuidad del negocio.

 Los accesos otorgados a la nube son responsabilidad de TIC.

 Todos los colaboradores con acceso a la información de la nube deberán suscribir

un acuerdo especial de confidencialidad sobre el acceso, administración de la
información y la privacidad.

 Para la sincronización de dispositivos con la nube, los mismos deberán estar

protegidos ante la pérdida de información, el acceso no autorizado, así como
deberán estar actualizados con los parches de seguridad proporcionados por el
proveedor.

 En caso de que algún de los lineamientos dados en esta política, no pueda ser
aplicado en alguna de las Empresas del Grupo, por cambios en la operación o del
mercado, dicha situación deberá ser escalada por el Gerente para su revisión y
modificación.

COMUNICACIONES
3- POLÍTICA DE COMUNICACIONES:
Establecer los lineamientos para el desarrollo de las comunicaciones, tanto a nivel interno
como externo, bajo un enfoque abierto que dé respuesta a cada una de las partes
interesadas. permitiendo dar cumplimiento al desarrollo de las obligaciones normativas
en cada una de las actividades de las organizaciónes.
La presente política debe ser aplicada por todos los miembros de la organización, y tanto
para las comunicaciones internas como externas.

Objetivos
a. Asegurar que la información se entrega de manera oportuna, veraz y apropiada a
los colaboradores, tanto para el desarrollo de su trabajo, como para el cumplimiento de
las normas internas y externas.
b. Brindar los parámetros bajo los cuales se debe hacer entrega de la información
relevante, de acuerdo con las disposiciones internas y legales.
c. Limitar la divulgación y/o el uso no autorizado de la información confidencial
Definicion
a. Información Confidencial: Hace referencia a toda aquella información que no es
conocida públicamente y que su acceso es restringido para los colaboradores, de acuerdo
al cargo y rol desempeñado, quienes en todos los casos deben suscribir el acuerdo de
confidencialidad., y la cual estará identificada, tener restricción física y/o electrónica para
el acceso.

b. Información general y de rutina: Es toda aquella información que no se

encuentra clasificada como confidencial y que no exige para su administración los
parámetros de seguridad.

c. Evento Relevante: Es toda aquella situación y/o hecho que afecta de manera
importante los resultados financieros y/o la imagen de la organización, teniendo un efecto
importante en la organización.

Lineamientos

 La comunicación tanto al interior de la organización como al exterior, debe

desarrollarse, partiendo del principio de lealtad y transparencia, así como dentro
del marco establecido en el Código de Ética de la organización.
 Es responsabilidad de Calidad diseñar un plan estratégico de comunicaciones, que
apoye el cumplimiento de los objetivos de la organización, fortaleciendo el buen
nombre y la imagen
 Es responsabilidad de Calidad de desarrollar y fortalecer la cultura de
comunicación en la organización.
 Es responsabilidad de Calidad, el manejo de las comunicaciones con los medios,
salvo la autorización expresa de las Gerencias.
 Ningún colaborador podrá emitir un comunicado como miembro de la organización
a los medios de comunicación, sin la autorización expresa de Gerencia. Realizar
cualquier tipo de comunicación sin autorización, se considera como una falta
grave, que inclusive puede dar por terminado el vínculo laboral.
 Todos los requerimientos externos de comunicación, deben ser reportados a el
área de PQRS quien, de acuerdo a la presente política, dará el manejo y la
respuesta correspondiente.
  Las comunicaciones con los entes externos de control, deben ser revisadas y
avaladas en todos los casos por La Gerencia.
 Todos los comunicados de presa deben ser publicados en la página web de las
organizaciones.
 En caso que la información de tipo confidencial sea entregada a niveles que no
corresponde, dicha situación debe ser informada de inmediato a la Gerencia.
 Es prohibido para los colaboradores que tienen acceso a la información
confidencial, realizar cualquier tipo de comentario tanto en eventos sociales, como
en lugares públicos y/o cerrados que pongan en riesgo a la organización.
 Los comunicados oficiales para todos los colaboradores se realizarán por medio
de los canales que disponga la Gerencia de cada empresa.
 Se prohíbe como medio de comunicación formal, para toma de decisiones y/o
instrucciones, los mensajes por chat, por lo cual cualquier comunicación oficial
deberá realizarse por medio de correo electrónico y/o memorando interno.
 Todas las áreas deberán realizar seguimiento al cumplimiento de sus objetivos, al
menos cada 4 semanas y los resultados de dicho seguimiento, deberán
documentarse en todos los casos por medio de acta.
 Cada proceso deberá contar con una ruta de comunicación, de tal forma que los
colaboradores puedan identificar plenamente los canales de comunicación que
deben seguir, en caso de requerir escalar una situación especial.
 Tanto las comunicaciones internas como externas, se encuentran sujetas a las
normas locales y a la cultura de los colaboradores según la geografía.

POLITICAS VENTAS
1- POLITICAS DE COMISION POR VENTAS

Establecer los lineamientos para la asignación de comisiones por ventas, partiendo del
principio de equidad y transparencia en su otorgamiento.

 La aprobación del porcentaje de comisiones que son pagadas por las empresas
del grupo a los colaboradores es aprobada por el Comité de
______________________________________.

 Definir Los indicadores considerados para la definición de las comisiones

  El porcentaje de comisiones entre una geografía y otra, puede variar de acuerdo al
resultado de las variables

 Cada vez que se registra el recaudo de las ventas por colaborador,

automáticamente se asigna el valor de la comisión. En ningún caso se permitirá la
asignación manual de comisiones por ventas que no han sido efectivamente
pagadas, por lo cual el aplicativo no podrá permitir el ingreso manual de
comisiones.

 Las comisiones deben ser pagadas junto con el pago de la nómina

 La Dirección de Talento Humana es responsable de generar los resultados de la

liquidación de la comisión, por lo cual deberán tener un nivel preparador,
verificador y aprobador de las mismas.

 Toda devolución sobre las ventas realizadas, afecta el valor de la comisión del
colaborador que registró la venta.

 Es responsabilidad de todo colaborador que registra la venta, acompañar al cliente

en la solución de sus reclamos e inquietudes.

 Las comisiones de ventas, siempre deberán ser formalizadas con cada

colaborador en su contrato laboral, razón por la cual cuando estas no han sido
incluidas deberán formalizarse antes de pagar la primera comisión generada, de
acuerdo con la regulación laboral de cada geografía.

2- POLITICA DE DEVOLUCIONES

Establecer los lineamientos a seguir cada vez que se tiene la devolución de productos
comprados por nuestros clientes en los puntos de venta.

De igual forma definir los parámetros de respuesta por parte de las organizaciones a
dichas devoluciones, partiendo del principio de satisfacción de nuestros clientes tanto por
la calidad de nuestros productos, como por el servicio y la atención brindada.

 Es responsabilidad del área de Mercadeo y Ventas, administrar y gestionar las

devoluciones de los productos comercializados por la organización, así como
coordinar las actividades en las cuales intervienen otras áreas.

 La devolución y respuesta a los clientes sobre sus reclamaciones debe partir del
principio de facilitarle la solución y atención al cliente.

 Todos los productos comercializados, deberán registrar el número telefónico de

servicio al cliente, así como el correo electrónico, para reportar sus
inconformidades y reclamaciones.

 Toda devolución será verificada por el área de dirección técnica y calidad, siempre
que la misma corresponda a nuestras organizaciones, por lo cual se debe verificar
que la causal de la devolución es técnicamente valida.
  Toda devolución por los productos adquiridos de proveedores, se realizará
directamente por la organización.

 Toda devolución o reclamación por un producto adquirido, deberá realizarse con

algunos de los siguientes soportes, así como deberá generar un número
automático de reclamación y registrar el motivo de la devolución:

a. Factura
b. Número de identificación del cliente.
c. Correo electrónico registrado.
d. Número de pedido

 El cambio de productos, requiere para su aprobación los siguientes documentos:

a. Concepto técnico
b. Autorización de ___________________________.
c. Copia de ____________________________________.

 El ingreso contable de los productos que son objeto de devolución debe ser de
acuerdo a las políticas contables de la organización y siempre deberán mantener
el registro de dichas operaciones según el documento autorizado, manteniendo la
trazabilidad de la devolución así como del nuevo producto entregado o de la
devolución del dinero del cliente.

 Las respuestas por devoluciones no deben ser mayor a __________ días.

 Se debe definir Las fechas de aceptación de devolución de productos.

 Las organizaciones solicitarán la garantía al proveedor directamente en todos los

casos, y la misma será un factor a considerar en la evaluación de proveedores.

 Los siguientes productos no tienen cambio:

a. Todos los productos en promoción

b. ______________________________________
c. ______________________________________

 Las reclamaciones por devoluciones, deben realizarse en la misma localidad donde

se realizó la compra, así como deben ser entregadas con su empaque original.

 Toda la información referente a las devoluciones, debe ser entregada a los clientes
al momento de la compra, razón por la cual la administración deberá establecer
medios de divulgación masivos.
  La política de devoluciones debe ser revisada anualmente, junto con la
normatividad local defensora de los clientes.

3- POLITICAS DE FACTURACION

Determinar los lineamientos bajo los cuales se debe generar la facturación, así como la
correspondiente corrección a la que se tenga lugar.

 Toda factura se debe generar el mismo día del despacho de la mercancía.

 Toda asignación de precios de venta, así como las correspondientes

modificaciones, deben contar con la autorización del Director de Compras y
Mercadeo y el aval del área financiera.

 Se deberán realizar pruebas de facturación una vez se realizan los cambios de

precios, de tal forma que se valide la adecuada parametrización para cada
referencia.

 Los Coordinadores del área Comercial y de Facturación, son los responsables de

validar que toda mercancía despachada tenga asignada su factura.

 Todo cliente al que se facture debe estar previamente creado en el sistema de

acuerdo a la documentación entregada.

 Previa a la emisión de la factura, se debe realizar la confirmación de los datos, de

tal forma que toda factura quede a nombre de la compañía que contrata los
servicios.

 No se realizará el despacho de la mercancía para los clientes que no se

encuentran creados en el sistema.

 En la compañía todo cliente con mora mayor a xx días, no se le podrá realizar el

despacho y facturación de mercancía, hasta tanto no realice el pago del valor en
mora.

 Cualquier modificación o anulación de la factura por solicitud del cliente, deberá

contar con correo y/o carta del cliente.

 Cualquier modificación de la presente política, será aprobada por el Comité

Administrativo de las organizaciones.

POLITICA PARA CLASIFICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE

DATOS
Establecer los lineamientos para la clasificación y administración de los datos de la
organización, de acuerdo a su criticidad y valor para la organización.

Objetivos:

 Establecer las responsabilidades de los colaboradores, frente a la custodia de la

información.
 Brindar un sistema de clasificación de la información, que propenda por mantener
la seguridad y protección de la información, según las normas locales y las normas
internas de nuestra organización.

Datos Confidenciales: Hace referencia a todos aquellos datos que no son conocidos
públicamente y se consideran críticos para mantener la continuidad de la operación.

Responsable de los Datos: Es todo aquel colaborador o grupo de colaboradores que

han sido oficialmente designados como responsables de los datos que se utilizan y
registran en los sistemas de información.

Responsable de la Custodia de datos: Son todos aquellos colaboradores que tienen la

responsabilidad operativa y/o administrativa, sobre los activos de información, por el
desarrollo de su trabajo.

 Toda la información de las organizaciones, debe ser clasificada, según los

parámetros establecidos en la presente política.

 Todos los datos de la organización, deben ser administrados dentro de la

clasificación asignada y dentro del marco de seguridad, confiabilidad y
disponibilidad de la información.

 Los datos en la organización deben ser clasificados partiendo del impacto y riesgo
que pueden tener al momento de ser divulgados sin autorización expresa de la
organización, así como en una pérdida y/o de manipulación de la información, por
lo cual, el análisis de riesgo, la clasificación realizada y el diseño de controles.

 Tanto los responsables de la custodia como de la administración de los datos,

deben manejarlos según los controles implementados de acuerdo a su
clasificación.

 Es responsabilidad de todos los colaboradores implementar las acciones

necesarias, para asegurar que los datos con los cuales trabajan son integrales,
precisos, confiables y oportunos.

 Los datos deben ser clasificados en los siguientes niveles:

Confidencial: Se incluyen dentro de la presente clasificación, todos aquellos datos que,

al ser divulgados, modificados o eliminados, tendrían un impacto negativo para la
organización, así como todos aquellos que sean restringidos por la legislación. El acceso
a dichos datos, desde la asignación del permiso hasta su bloqueo debe estar autorizado y
supervisado.

Privados: Son todos aquellos datos, que, al ser divulgados, modificados o eliminados,
tendrían un nivel moderado de riesgo para la organización.

Públicos: Son todos aquellos datos, que al ser divulgados, modificados o eliminados
tienen un bajo o ningún nivel de riesgo para la organización. Los controles se orientan
frente a garantizar su integridad, las modificaciones y la eliminación.

 Todos los archivos de la organización deberán estar plenamente identificados,

bien sea en la parte inferior o superior de las páginas que conforman el
documento.

 En algunos casos la información puede ser reclasificada pasando de un nivel a

otro, para lo cual se deberá solicitar dicha autorización, según soporte técnico que
sustente la nueva clasificación.

POLITICAS PARA DEFINIR Y APLICACIÓN DE FIRMAS

AUTORIZADAS
Establecer los lineamientos con los cuales se define, aprueba y aplican las firmas
autorizadas que se requieren para el cumplimiento de los procesos que las incluyen para
su cumplimiento.

 Se debe aprobar los cargos y funcionarios con firmas autorizadas.

 Las siguientes son las operaciones y/o transacciones que requieren firmas
autorizadas:

a. Contratos
b. Compras bienes, productos o servicios
c. Órdenes de Compra
d. Niveles de endeudamiento
e. Venta de bienes y servicios
f. Créditos
g. Vinculación de clientes a crédito
h. Castigo de Cartera
i. Pagos a proveedores
j. Pagos de nómina
k. Cheques
l. Creación de Cargos nuevos
m. Apertura de Cuentas Bancarias.
n. Transferencias Bancarias
o. Inversiones
p. Cancelación de Cuentas Bancarias
q. Cancelación de Inversiones
r. ______________________________
s. ______________________________
t. ______________________________

 Los niveles de autorización en cada empresa dependen del monto de operaciones

de (ventas, compras) ____________.

 Las firmas autorizadas deben estar registradas en el formato XX y su custodia

debe ser realizada por el área de Financiera e Infraestructura
_______________________.

 El formato que contiene las firmas autorizadas de todos los funcionarios debe
estar custodiado en caja fuerte.

 El Grupo, debe describir las operaciones, transacciones y procesos que requieren

firmas autorizadas.

 La matriz de atribuciones aplica para los cargos y procesos incluidos en la misma,

por lo cual ningún funcionario podrá autorizar operaciones y/o transacciones que
no le han sido delegadas.

 Todos los funcionarios que cuentan con firmas autorizadas, deben ser notificados
de dicha responsabilidad, así como de los alcances y limitaciones que implica
dicha autorización.

 En caso de que un funcionario reciba una operación y/o transacción para aprobar,
en la cual se evidencia que tienen un conflicto de interés al realizar su aprobación,
deberá informar inmediatamente al Comité de Control Interno. El no hacerlo
generará la aplicación de las medidas disciplinarias correspondientes.

 Los funcionarios que tienen el mismo tipo y nivel de autorización, deberán cumplir
con sus responsabilidades según lo solicite la matriz de atribuciones.

 El área que requiere las firmas para realizar las operaciones y/o transacciones, es
responsable de gestionar la consecución de las firmas requeridas según la matriz
de atribuciones, siendo su responsabilidad seguir el debido proceso para dicho
cumplimiento.

 Todas las autorizaciones otorgadas por los funcionarios a los cuales se les asigna
dicha responsabilidad, deben documentarse y conservarse.

 Todos los funcionarios de la organización deben dar cumplimiento en solicitar la

aprobación de los niveles requeridos para las operaciones y/o transacciones que
lo requieren, así como de solicitar el cumplimiento de dichas aprobaciones.

 La entrega de los documentos que deben ser autorizados por los niveles
requeridos en la matriz de atribuciones debe realizarse mínimo 5 días antes de la
fecha en la que se espera sea entregado el documento, de tal forma que el nivel
que autoriza tenga el tiempo suficiente para su análisis y solicitud de aclaraciones
cuando lo considere necesario.
  Las siguientes operaciones y/o transacciones, serán direccionadas desde El
Grupo,

a. Requerimientos legales
b. Donaciones
c. Seguros