Trabajo Final Sistemas de Gestion Empresarial

Programa de Maestría en Dirección y Gestión de las
Tecnologías de la Información y Comunicaciones
TRABAJO FINAL:
“MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP EN LA GESTIÓN

DEL PROCESO DE VENTAS EN UNA PYME DE LA CIUDAD DE
PIURA, PERÚ”
CURSO:
Sistema de Gestión Empresarial I
INTEGRANTES:
Ing. LLANOS CHÀVEZ, ROSA ELENA
Ing. MÀRTINEZ QUIROGA, FRANK
Ing. SAENZ DEDIOS, JAIME
Ing. TIRADO MORANTE, OMAR
DOCENTE:
Msc. RAMOS PAZ, MARCOS ERIBERTO
Piura-Perú
(entrega 21 de mayo, 2021)
I. INDICE DE CONTENIDO
I. INDICE DE CONTENIDO........................................................................................................ 2
I. INTRODUCCIÓN..................................................................................................................... 7
1.1 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA...................................................................................8
1.2 FACTIBILIDAD.................................................................................................................... 8
1.2.1. FACTIBILIDAD TÉCNICA.............................................................................................. 8
1.2.2. FACTIBILIDAD ECONÓMICA.......................................................................................9
1.2.3. FACTIBILIDAD OPERATIVA......................................................................................... 9
1.3 ALCANCE............................................................................................................................ 9
1.4 OBJETIVOS........................................................................................................................ 9
1.4.1. OBJETIVO GENERAL................................................................................................... 9
1.4.2. OBJETIVO ESPECÍFICOS...........................................................................................10
II. MARCO TEÓRICO................................................................................................................ 11
3.1 BASES TEORICAS................................................................................................................11

3.1.1 SISTEMAS Y ERPS...........................................................................................................11
3.1.2 SISTEMA DE INFORMACIÓN...............................................................................................11
3.1.3 SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA........................................................................12
3.1.4 APLICACIONES EMPRESARIALES..........................................................................................12
3.1.5 SISTEMAS EMPRESARIALES.................................................................................................13
3.1.6 ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)..................................................................14
ES UN SISTEMA DE PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS Y DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN QUE, DE UNA FORMA
ESTRUCTURADA, SATISFACE LA DEMANDA DE NECESIDADES DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL” LUIS MUÑIZ GONZÁLEZ
(2010)........................................................................................................................................14
“BÁSICAMENTE, UN ERP SE DEFINE COMO UNA APLICACIÓN INFORMÁTICA QUE AUTOMATIZA E INTEGRA TANTO LOS
PROCESOS DEL MANEJO DE UN NEGOCIO, ASÍ COMO, LA PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN; ES DECIR, SE TRATA DE UN
PROGRAMA DE SOFTWARE INTEGRADO QUE PERMITE A LAS EMPRESAS EVALUAR, CONTROLAR Y GESTIONAR, FÁCILMENTE,
EL NEGOCIO, SEA ESTE DE BIENES O SERVICIOS”. GODFREY GLENN (2009)................................................14
(O'BRIEN & MARAKAS, 2006) INDICA QUE LA PLANEACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES..........................14

ERP ES EL ACRÓNIMO DE ENTERPRISE RESOURCE PLANNING Y SU TRADUCCIÓN MÁS..................................14
COMÚN ES “PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES”. EN LA BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA EXISTE UNA ESTRECHA
2
RELACIÓN ENTRE LOS TÉRMINOS: “SISTEMA EMPRESARIAL”, “SISTEMA INTEGRAL DE EMPRESA”, “APLICACIONES
EMPRESARIALES” O “SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN”. DIFERENTES AUTORES HAN DADO SUS PROPIAS DEFINICIONES
ALGUNAS HACIENDO REFERENCIA AL MISMO CONCEPTO PERO QUE SE HA DESCRITO EN 3.1.4, 3.1.5, 3.1.6, EN LAS QUE
SE PUEDE OBSERVAR CÓMO HAN EVOLUCIONADO ESTOS SISTEMAS, Y EL CONCEPTO QUE DE ELLOS SE HA TENIDO, QUE HA
PASADO DE CONSIDERARLOS COMO UN SIMPLE SOFTWARE PARA REGISTRAR TRANSACCIONES, HASTA UN SISTEMA O
SISTEMAS CLAVE Y ESTRATÉGICOS PARA LA GESTIÓN DE LAS EMPRESAS.....................................................14
(OZ, 2008, PÁGS. 71-72) INDICA QUE UN MODO DE CONSIDERAR LAS FUNCIONES EMPRESARIALES Y SUS SISTEMAS DE
SOPORTE ES REVISAR LOS CICLOS EMPRESARIALES NORMALES, LOS CUALES SUELEN COMENZAR CON ACTIVIDADES DE
MERCADOTECNIA Y VENTAS (FIGURA 2). UNA MEJOR ATENCIÓN A LOS CLIENTES Y MÁS RÁPIDA, AL IGUAL QUE
RECONOCER SUS EXPERIENCIAS Y PREFERENCIAS, SE FACILITA MEDIANTE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE LAS
RELACIONES CON LOS CLIENTES (CRM). CUANDO LOS CLIENTES HACEN PEDIDOS, ÉSTOS SE EJECUTAN EN LA CADENA DE
SUMINISTRO. LA ADMINISTRACIÓN DE LAS RELACIONES CON LOS CLIENTES SE REALIZA DESPUÉS DE LA ENTREGA DE LOS
ARTÍCULOS ADQUIRIDOS EN FORMA DE UN SERVICIO AL CLIENTE Y MÁS MERCADOTECNIA. CUANDO UNA ORGANIZACIÓN
DISFRUTA EL APOYO DE LOS SISTEMAS DE CRM Y DE ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO (SCM) PLANIFICA
BIEN SUS RECURSOS. COMBINADOS, ESTOS SISTEMAS SE DENOMINAN LOS SISTEMAS DE PLANEACIÓN DE LOS RECURSOS DE
LA EMPRESA (ERP). CABE RESALTAR QUE ESTE PROCESO INICIA AL INTERACTUAR CON EL CLIENTE LUEGO DE UN PROCESO
DE MERCADOTECNIA QUE EN UNA PYME MUCHAS VECES NO SE OBSERVA INICIANDO DICHA..........................14
INTERACCIÓN CON UNA VENTA (PARA EMPRESAS NO PRODUCTIVAS), PROCESO EN EL QUE.............................15
HAREMOS HINCAPIÉ EN EL PRESENTE ESTUDIO......................................................................................15
.................................................................................................................................................. 15
3.1.7 HISTORIA DEL ERP..........................................................................................................16
.................................................................................................................................................. 16
 MODIFICAR LAS APLICACIONES EXISTENTES.................................................................................18
 CONTRATAR NUEVAS APLICACIONES A MEDIDA............................................................................18
 IMPLEMENTAR SOLUCIÓN ESTÁNDAR (ERP)................................................................................18
 IMPLEMENTAR SOLUCIÓN CON MÓDULOS DE VARIOS FABRICANTES..................................................18
3.1.8 FUNCIONALIDADES DE UN ERP..........................................................................................18
 PROCESOS DE MANUFACTURA: APLICACIONES QUE APOYAN GESTIÓN DE INVENTARIO, COMPRAS, DESPACHO,
PLANIFICACIÓN DE PRODUCCIÓN, Y MANUTENCIÓN DE PLANTA Y EQUIPAMIENTO.........................................19
 PROCESOS FINANCIEROS Y CONTABLES: APLICACIONES PARA CUENTAS POR PAGAR.............................19

COMO CUENTAS POR COBRAR, GESTIÓN Y PRESUPUESTO DE FLUJOS FINANCIEROS, CONTABILIDAD DE COSTOS DE
PRODUCCIÓN, CONTABILIDAD DEL ACTIVO FIJO O INMOVILIZADO, CONTABILIDAD GENERAL Y GENERACIÓN DE INFORMES
FINANCIEROS.................................................................................................................................19
 PROCESOS DE VENTAS Y MARKETING: APLICACIONES PARA PROCESAMIENTO DE ÓRDENES DE VENTA, GENERACIÓN

DE LISTAS DE PRECIOS, DISTRIBUCIÓN, Y FACTURACIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS, ADEMÁS INCORPORA LAS
HERRAMIENTAS..............................................................................................................................19
3
PARA GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN DE VENTAS...........................................................................................19
 PROCESOS DE RECURSOS HUMANOS. APLICACIONES PARA REGISTRO DE PERSONAL, CONTROL DE TIEMPOS,

CÁLCULO DE REMUNERACIONES, PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL, CONTABILIZACIÓN DE BENEFICIOS,
SEGUIMIENTO DE APLICACIONES EN LOS PROCESOS DE RECLUTAMIENTO, E INFORMES DE GASTOS DE VIAJES. (CAROL A.
PTAK (2010)................................................................................................................................19
3.1.9 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UN ERP................................................................................20
VENTAJAS:....................................................................................................................................20
 ABARCAN UNA DIVERSIDAD DE MÓDULOS FUNCIONALES...............................................................20
 REDUCEN LA NECESIDAD DE RECONCILIAR DATOS ENTRE LOS DIFERENTES MÓDULOS, EVITANDO LA REDUNDANCIA
DE DATOS Y OPERACIONES................................................................................................................20
 OFRECEN SOPORTE PARA ANÁLISIS MÁS PROFUNDOS Y DETALLADOS A NIVEL FINANCIERO....................20

 PERMITEN LA UNIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AJUSTE DEL SISTEMA, COPIAS DE SEGURIDAD Y
MANTENIMIENTO, GENERANDO UNA REDUCCIÓN DEL TIEMPO DE CICLO Y DE ENTREGA.................................20
 UNA ÚNICA INTERFAZ (PARA NAVEGACIÓN, FLUJO DE TRABAJO E INFORMES) POSIBILITA LA FORMACIÓN
INTERDISCIPLINARIA DEL PERSONAL....................................................................................................20
 PUEDE REDUCIR DE FORMA SIGNIFICATIVA EL DESEMBOLSO MEDIO POR USUARIO, ES.........................20

DECIR PERMITEN UNA REDUCCIÓN DE COSTOS......................................................................................20
DESVENTAJAS:...............................................................................................................................20
 NECESITAN DE UN MAYOR CONSENSO EMPRESARIAL, Y POR LO TANTO MÁS TIEMPO...........................20
 LA CONFIGURACIÓN SUELE SER MÁS COMPLEJA E INTRINCADA, ADEMÁS, GESTIONAR..........................20
LAS ACTUALIZACIONES DE VERSIÓN O CUALQUIER FORMA DE COPIA DE SEGURIDAD O DE CIERRE DEL SISTEMA EXIGE UN
ACUERDO MÁS AMPLIO ENTRE LAS DISTINTAS FUNCIONES DE NEGOCIO......................................................20
 A ESCALA FUNCIONAL, MUCHOS PRODUCTOS TIENEN “UN KILÓMETRO DE AMPLITUD, PERO UN CENTÍMETRO DE
PROFUNDIDAD”. MUCHOS PAQUETES NO SE INTEGRAN FÁCILMENTE CON LAS SOLUCIONES HEREDADAS O DE TERCEROS
PROVEEDORES...............................................................................................................................20
 TANTO DESDE UN PUNTO DE VISTA FÍSICO COMO FUNCIONAL, LO MÁS PRUDENTE ES SELECCIONAR SISTEMAS
INDEPENDIENTES PARA CONTABILIDAD GENERAL, FABRICACIÓN Y RECURSOS HUMANOS. (CHRISTIAN NDUBISI MADU
(2010)........................................................................................................................................21
3.1.10 IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP......................................................................................21
 DOCUMENTAR LA NECESIDAD. (ANÁLISIS)..................................................................................21
 ESTABLECER EL EQUIPO DEL PROYECTO......................................................................................21
 FIJAR LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN...........................................................................................21
 ES RECOMENDABLE DAR UNA PONDERACIÓN DEL LISTADO DE CRITERIOS PARA SER MÁS OBJETIVOS EN LA ELECCIÓN.
22
 BÚSQUEDA EN EL MERCADO...................................................................................................22
 ESTABLECER CONTACTO..........................................................................................................22
4
SE CONTACTA CON LOS PROVEEDORES REQUIRIENDO TODA LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA LA TOMAR UNA BUENA
DECISIÓN.........................................................................................................................................22
 EVALUAR CANDIDATOS...........................................................................................................22
TENIENDO LA MAYOR CANTIDAD DE INFORMACIÓN DEL PROVEEDOR Y DE SU PRODUCTO, SE ESTUDIAN LAS OFERTAS EN
FUNCIÓN DE LOS CRITERIOS DE LA ORGANIZACIÓN PARA DEFINIR UNA PRIMERA SELECCIÓN CON AQUELLOS QUE CUMPLEN
LOS REQUISITOS. GENERALMENTE SE RESUME LA INFORMACIÓN EN UN CUADRO DE DOBLE ENTRADA DETALLANDO EN QUÉ
MEDIDA LAS OFERTAS RECIBIDAS SE AJUSTAN A LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN ADOPTADOS Y SE ORDENA LOS PROVEEDORES
DE ACUERDO CON EL PUNTAJE OBTENIDO............................................................................................22
 DEMOSTRACIÓN DEL SISTEMA.................................................................................................22

3.2 PROCESOS DE NEGOCIOS................................................................................................22
.................................................................................................................................................. 23
FUENTE: (LAUDON & LAUDON, SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL: ADMINISTRACIÓN DE LA EMPRESA DIGITAL, 2008,
PÁG. 61)......................................................................................................................................23
3.2.1 PEDIDOS DE VENTAS.........................................................................................................24

3.2.2 PROCESO DE VENTAS Y ERPS.............................................................................................25
3.3 PYMES EN EL PERÚ..........................................................................................................26
3.4 ERP’S EN LAS PYMES..........................................................................................................27
III. ANÁLISIS COMPARATIVO................................................................................................... 28
3.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS ERPS PRESENTES EN EL MERCADO.....................................................28

3.1.1. ACTIVIDAD 1: DOCUMENTAR NECESIDAD – ANÁLISIS DE LA NECESIDAD.....................................35
3.1.1.1. ANÁLISIS DE LA NECESIDAD – REQUISITOS.......................................................................35
3.1.1.2. DOCUMENTAR NECESIDAD – DETERMINAR EL EQUIPO DEL PROYECTO..................................36
3.1.2. ACTIVIDAD 2: PRIMERA SELECCIÓN – PRIMER CONTACTO CON LOS...........................................37
PROVEEDORES...............................................................................................................................37
3.1.2.1. ODOO.....................................................................................................................40
3.1.2.2. SAP BUSINESS ONE....................................................................................................41
SAP BUSINESS ONE, ES UN SISTEMA ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) QUE INTEGRA A TODAS LAS ÁREAS DE UNA
EMPRESA, CONTROLANDO LAS FUNCIONES OPERATIVAS Y ADMINISTRATIVAS DESDE UNA APLICACIÓN. ACTUALMENTE ESTÁ
DISPONIBLE EN 27 IDIOMAS, Y CUENTA CON CLIENTES DE PAÍSES DE TODO EL MUNDO..................................41
3.1.2.3 ERPNEXT..................................................................................................................43
3.1.2.4 ACTIVIDAD 3 – SELECCIÓN FINAL...................................................................................45
3.1.2.5 DECISIÓN FINAL – NEGOCIACIÓN....................................................................................45
FUENTE: (ERPNEXT, 2020).................................................................................................................. 46
IV. IMPLEMENTACIÓN DEL CASO DE ESTUDIO, RODAPAPER EIRL................................47
5
4.1 LA EMPRESA.................................................................................................................... 47
4.1.1 ANÁLISIS DE LOS REQUISITOS....................................................................................48
4.1.2 ESTUDIO Y MEJORA DEL PROCESO (VENTAS*)........................................................49
.....................................................................................................................................................51
4.1.3 PLANIFICACIÓN............................................................................................................... 55
4.1.3.1. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO............................................................................55
4.1.4 EJECUCIÓN...................................................................................................................... 55
4.1.4.1 CAPACITACIÓN AL PERSONAL................................................................................55
4.1.4.2 CONFIGURACIÓN E INSTALACIÓN DEL SISTEMA ERP........................................55
V. ANALISIS DE LOS RESULTADOS......................................................................................57
VI. CONCLUSIONES.................................................................................................................. 58
II. BIBLIOGRAFÍA..................................................................................................................... 59
6
I. INTRODUCCIÓN
Actualmente se puede decir que una organización, incluyendo a las PYMES, es un sis-
tema formado a su vez por distintos subsistemas que interactúan entre sí y con el en-
torno, y tienen como objetivo producir bienes y/o servicios con el fin de satisfacer de-
mandas del mercado. Lógicamente, estos sistemas y subsistemas han de estar inte-
rrelacionados formando su estructura organizativa. Por otro lado, observamos una
convergencia de tecnologías que soportan la estructura de la organización, es decir la
interconexión de tecnologías de la computación e información, contenido multimedia y
redes de comunicaciones que han llegado como resultado de la evolución y populari-
zación de internet, tanto como de actividades, productos y servicios que han emergido
desde el espacio digital.
El presente estudio busca plantear una metodología que inserte a las pequeñas y me-
dianas empresas en el contexto anterior, ya que se observa muchos cambios en éste
mundo globalizado, pero existe todavía una gran parte de empresas en la realidad de
Piura que no lo hacen por desconocimiento o falta de recursos. Para ello la alternativa
propuesta está basada en la implementación de un ERP que aborde inicialmente el
proceso de ventas para que luego de manera paulatina se vayan implementado los
otros procesos e interactúen como parte integrada de un sistema en un ERP.
Una solución viable a la situación que se ha descrito, es implementar un Sistema de

Planificación de Recursos “ERP”. El propósito de un software de esta calidad es apo-
yar a los dueños de las Pymes, a dar tiempos rápidos de respuesta a sus problemas,
así como un eficiente manejo de información que permita la toma de decisiones y mini-
mizar los costos. De modo que mientras menos gastos se tengan, más recursos dispo-
nibles que se tendrán para el crecimiento de la organización.
7
I.1 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
Uno de los inconvenientes de la implementación de un ERP en las pymes son los

excesivos costos en los que se debe incurrir por motivos de licencias, es por ello
que lo que se plantea en este estudio es analizar las alternativas que se tienen en
el mercado, de este modo abaratar los costos inmersos en un proceso de
modernización tecnológica.
La importancia de un ERP radica en la automatización de procesos del negocio

que se ejecutan de forma manual, es así que al implementar un ERP existe una
mayor confiabilidad en los datos propios de la organización. Un ERP también
ayuda a la empresa a eliminar trabajos redundantes y centraliza la información
entre las diferentes áreas inmiscuidas en la planificación y venta de la empresa.
Como se indica, las PYMES necesitan atender sus procesos operativos a través
de
sistemas permitiendo que los negocios se concentren en otras actividades que le
agreguen más valor, una buena alternativa es desplegar una solución ERP en la
organización, conociendo principalmente los procesos de la organización y el ERP
a implementar.
I.2 FACTIBILIDAD
1.2.1. Factibilidad Técnica
El presente estudio permitirá tener una visión más clara de las alternativas
que se tienen en el mercado de productos de software bajo un lenguaje de
programación robusto, enfocado a la planificación de recursos de una
Pyme. La implementación de un Sistema de Planificación de Recursos,
permitirá a las pequeñas y medianas empresas en crecimiento, lograr la
integración de la información de todas las áreas inmersas en el proceso
económico de la organización, permitiendo tener datos reales y confiables
Además, posiciona a la organización en la dirección correcta hacia el
crecimiento, dándole la escalabilidad que demanda el mercado cambiante
actual y proporciona una ventaja competitiva frente a otras organizaciones
que no poseen ese apoyo tecnológico.
8
1.2.2. Factibilidad Económica
Uno de los principales motivos por los cuales la mayoría de Pymes no se

deciden por la implementación de soluciones tecnológicas de última
generación son los excesivos costos en los que se debe incurrir, por lo que
este estudio proporciona un análisis comparativo de las diferentes
alternativas bajo licencia libre que provee actualmente el mercado. Es así
que se puede tomar este análisis como base a posteriores
implementaciones que demanden un bajo costo.
1.2.3. Factibilidad Operativa
Lo que se busca al final del desarrollo de este análisis es, generar un

documento base o guía técnica que le permita a cualquier persona o
empresa, implementar un ERP y lenguaje de programación, tomando en
cuenta los criterios tanto técnicos como funcionales de una Pyme.
I.3 ALCANCE
El presente estudio pretende automatizar el proceso de ventas de las PY-

MEs, en este sentido (Caballero Bustamante, 2013) indica que la normativi-
dad peruana cataloga a las MYPEs en pequeña empresa, micro empresa,
mediana empresa, por lo que la implementación del ERP seleccionado
atenderá a pequeñas empresas en las dentro de sus tareas se pueda iden-
tificar el proceso de ventas y los requisitos de dicho proceso sean soporta-
do por el ERP seleccionado.
I.4 OBJETIVOS
1.4.1. Objetivo general
 Diseñar un modelo de implementación de un ERP en la gestión del

proceso de ventas en una PYME de la ciudad de Piura – Perú.
9
1.4.2. Objetivo Específicos
 Identificar los ERPs presentes en el mercado peruano, sus caracte-

rísticas y requerimientos para la instalación.
 Describir el proceso de ventas de una PYME y determinar los re-
querimientos mínimos que debe soportar el ERP.
 Analizar el proceso de ventas de una PYME e identificar el ERP
mas viable para la solución del proceso crítico.
 Diseñar el modelo de implementación del ERP seleccionado.
10
II. MARCO TEÓRICO
3.1 BASES TEORICAS
3.1.1 Sistemas Y ERPS
Un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí que funciona

como un todo. (Real Academia Española,23.ª ed, 2014).
La palabra sistema procede del latín systēma, y este del grie-

go σύστημα (systema), identificado en español como “unión de cosas de
manera organizada”.
Si bien cada uno de los elementos de un sistema puede funcionar de mane-

ra independiente, siempre formará parte de una estructura mayor. Del mis-
mo modo, un sistema puede ser, a su vez, un componente de otro sistema.
Un sistema es un conjunto de elementos o componentes que interaccionan

para alcanzar un objetivo. Los elementos por sí mismos y las relaciones en-
tre ellos determinan cómo funciona el sistema. Éste tiene entradas, mecanis-
mos de procesamiento, salidas y retroalimentación. (Ralph M. Stair, George
Reynolds,10a Ed,Pag 9, 2016)
3.1.2 Sistema de información
Un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recupe-

ran), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar los proce-
sos de toma de decisiones y de control en una organización. Además de
apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de
información también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores del cono-
cimiento a analizar problemas, visualizar temas complejos y crear nuevos
productos. (Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon, 12va edicion,, 2012)
Conjunto de elementos o componentes interrelacionados que recaban (en-

trada), manipulan (proceso), almacenan y distribuyen (salida) datos e infor-
mación y proporciona una reacción correctiva (mecanismo de retroalimenta-
ción) si no se ha logrado cumplir un objetivo. El mecanismo de retroalimen-
11
tación es el componente que ayuda a las organizaciones a cumplir sus obje-
tivos, tales como incrementar sus ganancias o mejorar sus servicios al clien-
te. (Ralph M. Stair, George Reynolds.10a Ed.Pag10, 2016)
3.1.3 Sistema de información administrativa
Los sistemas de información administrativa (MIS) no sustituyen a los siste-

mas
de procesamiento de transacciones; más bien, todos los sistemas MIS inclu-
yen el procesamiento de transacciones. Los MIS son sistemas de informa-
ción computarizados que funcionan debido a la decidida interacción entre las
personas y las computadoras. Al requerir que las personas, el software y el
hardware funcionen en concierto, los sistemas de información administrativa
brindan soporte a los usuarios para realizar un espectro más amplio de ta-
reas organizacionales que los sistemas de procesamiento de transacciones,
incluyendo los procesos de análisis y toma de decisiones.
Para acceder a la información, los usuarios del sistema de información admi-

nistrativa comparten una base de datos común; ésta almacena tanto los da-
tos como los modelos que permiten al usuario interactuar con ellos, interpre-
tarlos y aplicarlos. Los sistemas de información administrativa producen in-
formación que se utiliza en el proceso de toma de decisiones. También pue-
den ayudar a integrar algunas de las funciones de información computariza-
das de una empresa. (Kendall & Kendall, 2011, pág. 3)
3.1.4 Aplicaciones empresariales
Sistemas que abarcan áreas funcionales, se enfocan en ejecutar procesos

de
negocios a través de la empresa comercial e incluyen todos los niveles ge-
renciales. Las aplicaciones empresariales ayudan a los negocios a ser más
flexibles y productivos, al coordinar sus procesos de negocios más de cerca
e integrar grupos de procesos, de modo que se enfoquen en la administra-
ción eficiente de los recursos y en el servicio al cliente (Laudon & Laudon,
Sistemas de información gerencial, 2012).
Las aplicaciones empresariales automatizan procesos que abarcan varias
12
funciones de negocios y diversos niveles organizacionales, y se pueden ex-
tender
fuera de la organización, ya sea con los proveedores a través de la cadena
de suministro o con los clientes a través de los sistemas de administración
de las relaciones con los clientes. La Figura 1 muestra la arquitectura de es-
tos sistemas.
Figura 1. Arquitectura de Aplicaciones Empresariales

Fuente: (Laudon & Laudon, Sistemas de información gerencial, 2012)
3.1.5 Sistemas empresariales
Las empresas usan sistemas empresariales, también conocidos como siste-

mas de planificación de recursos empresariales (ERP), para integrar los pro-
cesos de negocios en manufactura y producción, finanzas y contabilidad,
ventas y marketing, y recursos humanos en un solo sistema de software. La
información que antes se fragmentaba en muchos sistemas distintos ahora
13
se guarda en un solo almacén de datos exhaustivo, en donde se puede utili-
zar por muchas partes distintas de la empresa (Stair & Reynolds, 2010, pág.
370).
3.1.6 ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)
Es un sistema de planificación de los recursos y de gestión de la información
que, de una forma estructurada, satisface la demanda de necesidades de la
gestión empresarial” Luis Muñiz González (2010).
“Básicamente, un ERP se define como una aplicación informática que

automatiza e integra tanto los procesos del manejo de un negocio, así como,
la producción y distribución; es decir, se trata de un programa de software
integrado que permite a las empresas evaluar, controlar y gestionar,
fácilmente, el negocio, sea este de bienes o servicios”. Godfrey Glenn
(2009).
(O'brien & Marakas, 2006) Indica que la planeación de recursos

empresariales
es la columna vertebral tecnológica de los negocios electrónicos, una estruc-
tura de transacción de toda la empresa con vínculos hacia el procesamiento
de pedidos de ventas, administración y control de inventarios, planeación de
producción y de distribución, y finanzas.
14
ERP es el acrónimo de Enterprise Resource Planning y su traducción más
común es “planificación de recursos empresariales”. En la bibliografía
consultada existe una estrecha relación entre los términos: “sistema
empresarial”, “sistema integral de empresa”, “aplicaciones empresariales” o
“sistema integrado de gestión”. Diferentes autores han dado sus propias
definiciones algunas haciendo referencia al mismo concepto pero que se ha
descrito en 3.1.4, 3.1.5, 3.1.6, en las que se puede observar cómo han
evolucionado estos sistemas, y el concepto que de ellos se ha tenido, que
ha pasado de considerarlos como un simple software para registrar
transacciones, hasta un sistema o sistemas clave y estratégicos para la
gestión de las empresas.
(Oz, 2008, págs. 71-72) Indica que un modo de considerar las funciones
empresariales y sus sistemas de soporte es revisar los ciclos empresariales
normales, los cuales suelen comenzar con actividades de mercadotecnia y
ventas (Figura 2). Una mejor atención a los clientes y más rápida, al igual
que reconocer sus experiencias y preferencias, se facilita mediante los
sistemas de administración de las relaciones con los clientes (CRM).
Cuando los clientes hacen pedidos, éstos se ejecutan en la cadena de
suministro. La administración de las relaciones con los clientes se realiza
después de la entrega de los artículos adquiridos en forma de un servicio al
cliente y más mercadotecnia. Cuando una organización disfruta el apoyo de
los sistemas de CRM y de administración de la cadena de suministro (SCM)
planifica bien sus recursos. Combinados, estos sistemas se denominan los
sistemas de planeación de los recursos de la empresa (ERP). Cabe resaltar
que este proceso inicia al interactuar con el cliente luego de un proceso de
mercadotecnia que en una Pyme muchas veces no se observa iniciando
dicha
interacción con una venta (para empresas no productivas), proceso en el
que
haremos hincapié en el presente estudio.
15
Figura 2. Actividades empresariales: Administración de las relaciones con el cliente – administración de la
cadena de suministro
Fuente: (Oz, 2008)
3.1.7 Historia del ERP
Los actuales sistemas ERP deben su origen a los sistemas de planeación de

la manufactura. En los años sesenta se diseñaron sistemas como soporte a
las tareas de producción, básicamente software para controlar las materias
primas de las líneas de producción, a estos sistemas se les conoció como
MRP (material requirement planning). En los años ochenta surgió la siguien-
te versión de los MRP, herramientas que además de ayudar a coordinar las
materias primas (materiales) incorporaron el control de la planta, así como
actividades de la distribución de los productos terminados, a esta generación
de sistemas de se les denominó MRPII. A continuación, a inicios de la déca-
da de los noventa, con la evolución favorable de las tecnologías de la infor-
mación (redes, computadoras personales, arquitecturas cliente servidor),
surgen los sistemas integradores de la administración ERP en los cuales se
agregaron módulos de áreas como finanzas, contabilidad, recursos huma-
nos y las funciones de los predecesores referentes a la gestión de la produc-
ción. A inicios de esta década se crea el concepto de ERPII; en este caso se
trata de la extensión de un ERP a entidades externas de la empresa como
proveedores y clientes. Tecnológicamente un ERP de última generación fun-
ciona bajo la plataforma de Internet, navegadores y protocolos de comunica-
ción, lo que los hace muy fáciles de instalar y con costos significativamente
reducidos (Figura 3). Cohen Karen & Asín Lares, 2009
16
Figura 3. Evolución de los ERPs
Fuente: (Cohen Karen & Asín Lares, 2009)
[Gonzales, 2006] refiere que, en estos últimos años, el comercio mundial ha
evolucionado continuamente en el entorno empresarial de acuerdo con las
necesidades del mercado. Estos cambios se pueden agrupar de la siguiente
manera:
El cambio desde un mercado de oferta a otro de demanda, situación plan-
teada hace algunas décadas, pero cuyos efectos y consecuencias todavía
están vigentes:
 La disminución del tamaño de las series de producción, con pérdidas de

economías de escala.
 El aumento de las gamas y opciones de los productos con aumento de
sus costos.
 La reducción de los ciclos de vida del producto para adaptarse con rapi-
dez a nuevos escenarios.
 La globalización de los mercados, ha propiciado una dinámica mundial,
es decir una alta competitividad, en la cual las empresas buscan dife-
renciarse.
Con la aparición de las nuevas tecnologías, que son al mismo tiempo un fac-
tor de riesgo para el mercado tradicional, se presenta grandes oportunida-
des a las empresas capaces de adaptarse a la nueva situación. La evolución
de la tecnología en los Sistemas de Información (Hardware, telecomunica-
17
ciones, software, automatización de procesos) ha disminuido en su costo y
ofrecen una mayor facilidad para incorporarla y difundirla en las organizacio-
nes.
Sin embargo, estos cambios no fueron asimilados en el estado de las aplica-

ciones informáticas de las empresas, las cuales no han evolucionado a la
misma velocidad.
La mayor parte de las empresas tienen aplicaciones muy pobres, con carac-
terísticas tecnológicas atrasadas y no hacen sino automatizar algunas fun-
ciones básicas de la empresa. Los cambios que se han producido por la in-
troducción del Euro y los efectos de los errores por el uso de dos dígitos
para el año 2000 obligaron a muchas empresas a tomar decisiones sobre su
aplicación principal. En esta situación se plantearon varias alternativas de
decisión:
 Modificar las aplicaciones existentes.
 Contratar nuevas aplicaciones a medida.
 Implementar solución estándar (ERP).
 Implementar solución con módulos de varios fabricantes.
Para tomar la decisión correcta es necesario conocer los procesos de la em-

presa para que sirvan de base a una nueva aplicación, también es posible la
combinación de las alternativas anteriores, potenciando aquellos aspectos
que se considere tienen una mayor importancia estratégica para cada em-
presa. Se busca soluciones que perduren, que tenga un mínimo impacto en
la organización y al menor costo posible. Una de las decisiones más impor-
tantes y complejas en las empresas es la elección de la aplicación informáti-
ca, que le servirá de apoyo en todas sus acciones y estrategias.
Los gerentes siempre quieren solucionar una problemática particular de su

empresa, pero que tiene un punto en común para todos los sectores y tama-
ños de negocio, y consiste en ser capaces de responder a la llamada de un
cliente que solicita un producto o servicio para tenerlo en su almacén en una
18
fecha determinada y con un precio que se necesita negociar para cerrar o no
la operación en ese momento.
3.1.8 Funcionalidades de un ERP
Los ERP se caracterizan por su gran capacidad de adaptación, de modulari-

dad, de integración de la información, de universalidad, de estandarización e
interfaces con otro tipo de programas. Son sistemas abiertos y multiplatafor-
ma y están diseñados para cubrir todas las exigencias de las áreas funcio-
nales de una empresa, de forma que crea un flujo de trabajo que permita
agilizar los diferentes procesos.
Es importante recalcar que, funcionalmente hablando, los sistemas ERP es-

tán diseñados de forma modular y cada uno de estos módulos tiene una fun-
ción particular.
Las funciones de los sistemas ERP se pueden clasificar en cuatro grandes

grupos, dependiendo del proceso de negocio:
19
 Procesos de Manufactura: aplicaciones que apoyan gestión de inventario,
compras, despacho, planificación de producción, y manutención de planta
y equipamiento.
 Procesos Financieros y Contables: Aplicaciones para cuentas por pagar
como cuentas por cobrar, gestión y presupuesto de flujos financieros,
contabilidad de costos de producción, contabilidad del activo fijo o
inmovilizado, contabilidad general y generación de informes financieros.
 Procesos de Ventas y Marketing: Aplicaciones para procesamiento de ór-

denes de venta, generación de listas de precios, distribución, y factura-
ción de productos y servicios, además incorpora las herramientas
para gestión y planificación de ventas.
 Procesos de Recursos Humanos. Aplicaciones para registro de personal,

control de tiempos, cálculo de remuneraciones, planificación y desarrollo
del personal, contabilización de beneficios, seguimiento de aplicaciones
en los procesos de reclutamiento, e informes de gastos de viajes. (Carol A.
Ptak (2010).
Figura 4. Vista General de un ERP

Elaboración: Propia, 2021
20
3.1.9 Ventajas y Desventajas de un ERP
Ventajas:
 Abarcan una diversidad de módulos funcionales.
 Reducen la necesidad de reconciliar datos entre los diferentes módulos,

evitando la redundancia de datos y operaciones.
 Ofrecen soporte para análisis más profundos y detallados a nivel financie-

ro.
 Permiten la unificación de las actividades de ajuste del sistema, copias de

seguridad y mantenimiento, generando una reducción del tiempo de ciclo
y de entrega.
 Una única interfaz (para navegación, flujo de trabajo e informes) posibilita

la formación interdisciplinaria del personal.
 Puede reducir de forma significativa el desembolso medio por usuario, es

decir permiten una reducción de costos.
Desventajas:
 Necesitan de un mayor consenso empresarial, y por lo tanto más tiempo.
 La configuración suele ser más compleja e intrincada, además, gestionar

las actualizaciones de versión o cualquier forma de copia de seguridad o
de cierre del sistema exige un acuerdo más amplio entre las distintas fun-
ciones de negocio.
 A escala funcional, muchos productos tienen “un kilómetro de amplitud,

pero un centímetro de profundidad”. Muchos paquetes no se integran fá-
cilmente con las soluciones heredadas o de terceros proveedores.
21
 Tanto desde un punto de vista físico como funcional, lo más prudente es
seleccionar sistemas independientes para contabilidad general, fabrica-
ción y recursos humanos. (Christian Ndubisi Madu (2010).
3.1.10 Implementación de un ERP
Es de suma importancia la selección debido al impacto que tiene un ERP en

los procesos de una organización y en la inversión económica, se espera sa-
ber el retorno de la inversión y de tiempo de uso Los pasos para seleccionar
un ERP son:
 Documentar la necesidad. (Análisis).

En este paso se tiene que definir las áreas y funciones de la empresa que se
abarcarán en el ERP, considerando la planificación estratégica de la organi-
zación y su visión a largo plazo. Se deben seleccionar los procesos a ser cu-
biertos, para desarrollar la base de requerimientos del sistema. Es necesario
que se realice con la dirección general y de las áreas involucradas.
Es ideal que se realice un documento con el alcance total deseado del siste-
ma, si no se cuenta con la disponibilidad necesaria, servirá para un futuro.
Se requiere pagar por un sistema apropiado para la empresa, ni grande ni
obsoleto en poco tiempo.
 Establecer el equipo del proyecto.

Se debe decidir a los responsables del proyecto, con la dirección comprome-
tida para que el proyecto sea un éxito. Se debe definir las funciones y res-
ponsabilidades.
 Fijar los criterios de selección.

En esta etapa se debe desarrollar un listado de los puntos necesarios para
la evaluación del sistema ERP. Estos deben ser homogéneos para realizar
una mejor comparación y elección, considerando las necesidades de la em-
presa, debido a que estos criterios deben ser decisivos para la correcta elec-
ción del sistema ERP a utilizarse.
22
 Es recomendable dar una ponderación del listado de criterios para ser
más objetivos en la elección.
Estos criterios se pueden agrupar en: aspectos funcionales del producto, as-
pectos técnicos, características del proveedor (confiabilidad), características
del servicio (implementación, soporte), aspectos económicos (costo de licen-
cias, servicio de mantenimiento, y de implementación) y los aspectos estra-
tégicos de la empresa.
 Búsqueda en el mercado.
Se debe realizar una búsqueda de los ERP’s disponibles en el mercado.
 Establecer contacto.
Se contacta con los proveedores requiriendo toda la información necesaria
para la tomar una buena decisión.
 Evaluar candidatos.
Teniendo la mayor cantidad de información del proveedor y de su producto,
se estudian las ofertas en función de los criterios de la organización para de-
finir una primera selección con aquellos que cumplen los requisitos. General-
mente se resume la información en un cuadro de doble entrada detallando
en qué medida las ofertas recibidas se ajustan a los criterios de selección
adoptados y se ordena los proveedores de acuerdo con el puntaje obtenido.
 Demostración del sistema.
Selección final (Negociación).
[Gonzales, 2006] nos indica que se realiza una selección final de las empre-
sas que superaron la primera selección y se elige una o varias empresas
para proveer el software, consultoría, capacitación, etc.
3.2 PROCESOS DE NEGOCIOS
Los procesos de negocios, se refieren a la forma en que se organiza, coordina y en-

foca el trabajo para producir un producto o servicio valioso. Los procesos de nego-
cios son el conjunto de actividades requeridas para crear un producto o servicio.
Estas actividades se apoyan mediante flujos de material, información y conocimien-
to entre los participantes en los procesos de negocios. Los procesos de negocios
también se refieren a las formas únicas en que las organizaciones coordinan
23
el trabajo, la información y el conocimiento, y cómo la gerencia elije coordi-
nar el trabajo.
Podemos ver a toda empresa como un conjunto de procesos de negocios, Muchos

procesos de negocios están enlazados con un área funcional específica. Por ejem-
plo, la función de ventas y marketing es responsable de identificar a los clientes y la
función de recursos humanos de contratar empleados (Laudon & Laudon, Sistemas
de información gerencial, 2012, pág. 310).
Los sistemas empresariales integran los procesos de negocios clave de toda una
empresa en un solo sistema de software que permita un flujo transparente de la in-
formación a través de la organización. Estos sistemas se enfocan principalmente en
procesos internos, aunque podrían abarcar transacciones con clientes y proveedo-
res, esto se muestra en la Figura 5.
24
25
Figura 5. Sistemas Empresariales
Fuente: (Laudon & Laudon, Sistemas de información gerencial: administración de la empresa
digital, 2008, pág. 61)
3.2.1 Pedidos de ventas
El pedido de ventas es el conjunto de actividades que deben realizarse para

capturar la orden de venta de un cliente. Algunos pasos esenciales que lo
componen son registrar los artículos de compra, establecer el precio de ven-
ta, registrar la cantidad solicitada, determinar el costo total del pedido inclu-
yendo gastos de entrega, y confirmar el crédito disponible del cliente. La de-
terminación de los precios de venta puede convertirse en una tarea bastante
complicada, pues suele incluir descuentos por volumen, promociones e in-
centivos. Después de determinar el costo total del pedido, es necesario veri-
ficar el crédito disponible del cliente para ver si este pedido lo coloca sobre
su límite de crédito. Muchas pequeñas y medianas empresas recurren al so-
ftware ERP para facilitar que sus clientes grandes coloquen sus pedidos
(Stair & Reynolds, 2010, pág. 379).
El párrafo anterior supone la captura y recopilación de todos los datos nece-

sarios para completar el procesamiento de transacciones al que se le llama
26
recolección de datos. En algunos casos se puede hacer de manera manual,
tal como se viene realizando en muchas de las Pymes de nuestro medio, por
ejemplo, cuando se recopilan a mano las órdenes de ventas o cambios al in-
ventario.
La recolección de datos, que comienza con una transacción (por ejemplo, to-
mar el pedido de un cliente), resulta en datos que sirven como entrada a los
sistemas transaccionales. Éstos deben capturarse en su fuente y registrarse
con precisión en forma oportuna, con mínimo esfuerzo manual y en formato
electrónico o digital que pueda ingresarse de manera directa en la computa-
dora.
Figura 6. Sistema de procesamiento de transacción punto de venta

Fuente: (Stair & Reynolds, 2010)
3.2.2 Proceso de ventas y ERPs
Pero ahora un punto importante a considerar es la relación que existiría en-

tre
un ERP y el proceso de negocio de ventas; dependiendo del tipo de empre-
sas quizáseste sea uno de los principales procesos, como indica (Oz, 2008,
pág. 492) cada vez más organizaciones deciden reemplazar los sistemas
27
dispares y antiguos conaplicaciones empresariales que apoyan todas o casi
todas las actividades empresariales descritas, aunque no sólo se usan para
planificar, sino para administrar las operaciones diarias. Los diseñadores de
los sistemas ERP adoptan un método de sistemas para una empresa. Por
ejemplo, el componente de planeación de los recursos de fabricación del sis-
tema emplea la información registrada en una venta para recuperar las es-
pecificaciones de un producto; los datos se utilizan para generar información
de compras, como el tipo de artículo, la cantidad y el programa deentrega de
los proveedores al departamento de compras. Mientras se fabrican los pro-
ductos, el sistema rastrea las etapas del trabajo en proceso. Cuando los ar-
tículos están listos para ser embarcados, el departamento de embarque re-
cupera la información de los artículos para sus operaciones. El sistema con-
serva la información de embarque, como el contenido y el destino, junto con
información de facturación, para reducir la documentación de embarque y de
facturación.
Si bien es cierto, solo se describe un ejemplo, pero el proceso de ventas es

un punto de partida para otros procesos del negocio, pero además hay que
tener en cuenta que los paquetes ERP son muy complejos. Debido a que no
están adaptados a las necesidades de clientes específicos, suelen requerir
ajustes y afinación para determinadas organizaciones. Por lo tanto, su insta-
lación y prueba suelen requerir expertos, por lo general empleados del ven-
dedor del software o profesionales certificados por el vendedor.
Algunas de las funcionalidades de los ERPs incluyen el módulo de ventas,

tal
como indica (Gómez Vieites & Suárez Rey, 2012) se ocupa de la relación de
la empresa con los clientes, dando soporte a todas las actividades comercia-
les preventa (contactos, presupuestos…) Así mismo, facilita la gestión y con-
figuración de los pedidos, la logística de distribución, la preparación de en-
tregas, la expedición y el transporte.
3.3 PYMES EN EL PERÚ
La empresa en nuestro país, es una unidad económica constituida por una persona
natural o jurídica, bajo cualquier forma de organización o gestión empresarial, con-
28
templada en la ley de empresa individual de responsabilidad limitada o en la Ley
General de Sociedades, que tienen como objeto desarrollar actividades de extrac-
ción, transformación, producción, comercialización de bienes o prestación de servi-
cios. (Caballero Bustamante, 2013) . En el documento referido como Pyme.
Pyme significa: pequeña y mediana empresa.
En el caso de la realidad peruana también se considera a la microempresa en esta

definición, ya que existe una importante presencia de microempresarios. Se tiene
dificultad al momento de delimitar la línea de separación entre la micro y la pequeña
empresa, así como la mediana empresa.
De acuerdo a la ley N° 28015:

Microempresa: de 1 a 10 trabajadores y poseen el rango de ventas brutas anuales
máximo de 150 UIT. (Equivalente a US$ 145,500)
Pequeña empresa: de 11 a 49 trabajadores, facturan más de 150 UIT anuales

Mediana: sobrepasan los 250 UIT. (UIT = S. / 3 400 = US$ 1047.76).
Sin embargo, el número de trabajadores no necesariamente constituye el elemento

suficiente para distinguir y/o definir a las empresas, ya que existen actividades que
utilizan equipos de alta tecnología que no requieren de mucho personal, pero factu-
ran anualmente sumas importantes. Ejemplo: Las empresas desarrolladoras de so-
ftware.
En el Perú se utiliza indistintamente el elemento de las ventas anuales, valor de los

activos y el número de trabajadores. Cualquier definición, como se ha indicado, re-
sulta arbitraria por no ser suficiente y exacta; no obstante, se estima que es necesa-
ria para el ordenamiento del caso.
3.4 ERP’s en las PYMES
Hoy en día, los pequeños y medianos empresarios necesitan ser competitivos, es

decir obtener ventajas en ahorro de costos y tiempo en las operaciones empresaria-
les. Por tanto, contar con una adecuada tecnología para su buena toma de decisio-
29
nes representa una verdadera oportunidad. Entonces lo que buscan las empresas
ante tanta competencia (no sólo local, sino que trasciende fronteras) es marcar dife-
rencias, es decir, ser mejor. Tanto las grandes empresas como las pequeñas bus-
can captar clientes y para ello deben ofrecer mejores productos y servicios. Mejo-
rando sus operaciones, y manejando eficientemente la información, dando a luz la
necesidad de los ERP’s.
En la actualidad muchas de las pymes peruanas cuentan con productos locales de-
sarrollados por programadores propios o contratados, que usan tecnología antigua
basada, por ejemplo, en sistemas DOS, archivos DBF, Fox Pro u otros.
Para el resto de procesos los usuarios usan Excel, que genera un gran problema de
integridad y calidad de datos.
III. ANÁLISIS COMPARATIVO
3.1. Identificación de los ERPS presentes en el mercado
En esta primera aproximación de selección del sistema ERP más apropiado para
implementar en una Pyme y que cumpla con las expectativas y objetivos genéricos
al proceso de ventas, se realiza una selección de sistemas ERP más conocidos y
utilizados internacionalmente basado en evaluaciones hechas en otras investigacio-
nes, consultas en algunas páginas de Internet. Como consecuencia de la búsqueda
de los diferentes softwares ERP, (EG. Comercio Electrónico Global , 2021), ha pre-
sentado un ranking de los líderes del mercado en soluciones ERP, según su de-
sempeño en el mercado durante el año 2019 en el mercado de Estados Unidos. los
cuales se presenta a continuación:
Características del estudio
Este trabajo ha sido desarrollado por GetApp, que pertenece a la consultora y em-
presa de investigación Gartner. El nivel de calidad de cada ERP está determinado
por 5 factores cuyo valor máximo individual es de 20 puntos. Por lo tanto, el mejor
resultado de un ERP podría ser de 100 puntos como máximo. Los cinco factores
que han tenido en cuenta para realizar el ranking han sido los siguientes:
30
 Opinión de los usuarios
 Integraciones, compatibilidad o interoperabilidad con otros sistemas
 Funcionalidades de movilidad
 Capacidades técnicas o funcionalidades
 Características de seguridad del producto
Figura 7.
Fuente: (EG. Comercio Electrónico Global , 2021)
Líderes del mercado ERP en 2019
NetSuite (Oracle)
NetSuite es el paquete de software de gestión empresarial ERP en la nube líder a

nivel mundial, centrado en medianas empresas. Funciones: contabilidad, finanzas,
producción, pedidos, cadena de suministros, almacenes y cumplimiento, inventario,
recursos humanos, compras, CRM, ecommerce, etc.
Opiniones de usuarios: 15/20

NetSuite obtuvo un puntaje superior al promedio, que es 11/20
Móvil: 14/20
NetSuite tiene aplicaciones nativas de iOS y Android. NetSuite funcionó bien para
dispositivos móviles, superando el promedio de 12/20.
Seguridad: 17/20
NetSuite tuvo un buen desempeño en seguridad. Promedio: 5/20.
Integraciones: 2/20
NetSuite obtuvo un puntaje de 2/20 en integraciones, por debajo del promedio
(3/20).
31
Funcionalidad: 15/20
NetSuite obtuvo una puntuación superior a la media que es 12/20 en cuanto a fun-
cionalidad y características de la solución.
Figura 8. Puntuación NetSuite

Odoo ERP
Odoo es una suite de código abierto u opensource de planificación de recursos em-
presariales (ERP) y gestión de relaciones con el cliente (CRM), que incluye una
gama de aplicaciones opcionales para ventas, facturación, recursos humanos, com-
pras, logística, gestión de almacenes o stocks, punto de venta (POS), gestión de
operaciones, manufacturas o fabricación, gestión de sitios, web, chat en vivo, ma-
rketing por correo electrónico, seguimiento de tiempo, gestión documental y más.
Con módulos verticales para construcción, clínicas y hospitales, colegios y universi-
dades, sector distribución, alimentación y bebidas, minería, comercio minorista o re-
tail, comercio mayorista, etc.

Odoo ERP obtuvo un puntaje superior al promedio, que es 11/20
Móvil: 14/20
Odoo ERP tiene aplicaciones nativas para iPhone, iPad y Android. El promedio es
12/20.
Seguridad: 9/20
Odoo ERP tuvo un buen desempeño por seguridad. Promedio: 5/20 .
32
Integraciones: 6/20
Es por todos conocido que Odoo ERP presenta un alto nivel de interoperabilidad.
Duplica el promedio que es 3/20
Odoo ERP también supera por dos puntos el criterio de funcionalidad.
Figura 9. Puntuación Odoo

Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 es un software de planificación de recursos empresaria-
les (ERP) multilingüe y multidivisa. Esta solución está diseñada para empresas me-
dianas y grandes. Es totalmente personalizable y extensible a través de su rica pla-
taforma y herramientas de desarrollo.
Microsoft Dynamics AX fue el ERP más sólido términos de revisiones por parte de
usuarios. Obtuvo la máxima puntuación posible 20/20. El promedio es 11/20.
Móvil: 7/20
Microsoft Dynamics AX ofrece una aplicación nativa de Android, pero nada para
iPhone o iPad.
En movilidad puntúa por debajo del promedio que es 12/20.
Seguridad: 4/20
Microsoft Dynamics AX también por debajo del promedio que es 5/20
Integraciones: 0/20
No hay un puntaje de integraciones aplicable para Microsoft Dynamics AX.
33
Microsoft Dynamics AX buen desempeño en cuanto a funcionalidad, obteniendo

una puntuación superior al promedio que es 12/20.

Figura 10. Puntuación Microsoft Dynamics 365

ERPNext
ERPNext es un sistema ERP de código abierto u opensource para empresas de dife-

rentes tamaños (PYMES a grandes empresas), ofrece múltiples soluciones verticales,
como fabricación, distribución, servicios, venta minorista, educación, atención medica
y entre otras
Opiniones de usuarios 11/20
ERPNext coincide con el promedio de la categoría.
Móvil:15/20
ERPNext tiene aplicaciones nativas para iPhone, iPad y Android. ERPNext obtuvo una
puntuación superior a la media que es 15/20 en experiencia móvil.
Seguridad: 4/20
ERPNext estuvo por debajo del promedio que es 5/20 para seguridad
Integraciones:6/20
ERPNext tuvo un buen desempeño en integraciones, obteniendo un resultado superior
al promedio.
34
Funcionalidad:13/20
ERPNext tuvo un buen desempeño un punto arriba que el promedio.
Figura 11. Puntuación ERPNext

SAP Business One
SAP Business One es un software de gestión empresarial ( ERP ) diseñado para pe-

queñas y medianas empresas, vendido por la empresa alemana SAP SE. Como solu-
ción ERP, su objetivo es automatizar las funciones comerciales clave en finanzas, ope-
raciones y recursos humanos.
SAP Business One obtuvo un puntaje de 11/20 en revisiones, coincide con el prome-
dio de la categoría que es 11/20.
Móvil:14/20
SAP Business One tiene aplicaciones nativas para iPhone, iPad y Android. SAP Busi-
ness One funcionó bien para dispositivos móviles, alcanza promedio que es 14/20.
Seguridad:4/20
SAP Business One obtuvo 4/20 en seguridad, por debajo del promedio 5/20.
Integraciones:7/20
SAP Business One obtuvo un puntaje superior al promedio que es de 3/20.
35
Funcionalidad:12/20
SAP Business One coincide con el promedio de la categoría que es 12/20
Figura 12. Puntuación SAP Business One

Epicor ERP
Epicor ERP ofrece software específico para el sector industrial, manufacturas y fabri-

cación, con funciones específicas de fabricación, y con recursos para tecnologías
emergentes como IoT, colaboración social, big data y análisis, automatización de dise-
ño 3D y movilidad.
Epicor ERP obtuvo un puntaje de 10/20 en revisiones, por debajo del promedio que es
11/20.
Móvil:13/20
Epicor ERP tiene aplicaciones nativas para iPhone, iPad y Android. Epicor ERP funcio-
nó bien para dispositivos móviles, alcanza promedio que es 13/20.
Seguridad:4/20
Epicor ERP obtuvo 4/20 en seguridad, por debajo del promedio 5/20.
Integraciones:7/20
Epicor ERP obtuvo un puntaje superior al promedio que es de 3/20.
36
Funcionalidad:11/20
Epicor ERP puntúa por debajo del promedio que es 12/20
Figura 13. Puntuación Epicor ERP

3.1.1. Actividad 1: documentar necesidad – Análisis de la
necesidad
El objetivo de este primer punto es documentar los aspectos fundamentales

que debe soportar el producto ERP que se selecciona tales como, procesos
a ser cubiertos, áreas de la empresa que serán afectadas con la implemen-
tación, procesos de negocio alcanzados y costos máximos que se puedan
generar.
3.1.1.1. Análisis de la necesidad – Requisitos
En esta parte cabe indicar que para la implementación debe de ser

atendidos requisitos no funcionales también, pero estos son atendidos en el
proceso de selección del ERP.
Tener un registro de los proveedores de los diferentes productos que

se ofrezcan a los clientes, registrando la información mínima para poder
contactar al proveedor y realizar un pedido en el caso que fuese necesario.
37
Controlar los productos que se encuentren en stock mínimo y permitir
la elaboración de estos productos basados en reportes.
Establecer las reglas que permitan determinar el punto de reposición

de cada producto.
Llevar un control de todos los productos o servicios agrupados por

categorías permitiendo describir y agregar detalles de los diferentes produc-
tos o servicios.
Posibilidad de documentar pedidos de compra y venta, que al final se
traducen en una compra o venta de productos respectivamente.
Para tener un mejor control el sistema debe asociar los nuevos pro-
ductos con sus respectivos proveedores que se encuentren registrados para
poder de esta manera realizar cotizaciones si es que aplica a la empresa a
trabajar, dependiendo de reglas de punto de reposición establecidas para
cada producto.
Tener en cuenta que el sistema ERP podrá aprobar o anular los pedi-
dos. Si el pedido es aprobado el sistema verificará quien aprobó ese pedido
y lo guardará cambiando su estado.
3.1.1.2. Documentar Necesidad – Determinar el equipo del
proyecto
Es importante que el proyecto este respaldado cien por ciento por la

dirección para obtener el éxito. Se deben determinar las personas involucra-
das en la selección y definir sus funciones y responsabilidades.
El equipo del proyecto debería de estar conformado de manera míni-

ma por los roles listados a continuación, acompañados además de un con-
sultor que asesore en este proceso.
Gerente del negocio: Encargado de dirigir, representar y administrar

el funcionamiento de la empresa, ejecutando acciones de supervisión y con-
trol interno.
38
Administrador: Encargado de hacer cumplir las estrategias, fines y
objetivos de la organización, gestionar y controlar la parte financiera de la
empresa
Almacén: Área encargada de verificar la entrada y salida física de
materiales de forma física, ordenarlos y guárdalos en almacén hasta
su entrega, registra las órdenes de pedidos, en los formatos preestableci-
dos, para su entrega.
Marketing y Ventas: Área encargada de la promoción de la empre-
sa, así como del control de las ventas, facturación y resumen económico de
las ventas diarias.
3.1.2. Actividad 2: primera selección – Primer contacto con los
proveedores
En esta parte se contacta a cada proveedor y se le solicita la mayor cantidad

de información posible. En base al documento desarrollado en la actividad 1
se elimina aquellos ERP que no cubren las áreas de la empresa o los macro
procesos que se han listado como necesarios. Es importante reducir la canti-
dad de candidatos a 3 aproximadamente ya que se llevará a cabo un estudio
de cada uno.
En esta parte se ha interactuado a través de Internet con las diferentes pági-

nas Web de cada proveedor, revisado sus manuales, videos y comentarios
que se encuentran en foros de discusión y se ha reducido la lista a una de 3
candidatos tomando como referencias estudios de comparación de los siste-
mas ERPs y atendiendo a la información encontrada en las respectivas pági-
nas web de cada sistema revisado.
Tabla 1. Selección de los Sistemas ERP a ser evaluados
Cuadro comparativo de ERPs
39
Odo SAP ERPNe
o Busines xt
s One
Funcionalidades Generales
Multi Compañía x x x
Inter-compañía x x
Múltiples monedas x x x
Multi-lenguaje x x x
Soporta dispositivos móviles x x x
EDI (Intercambio Electrónico de Datos) x
Control de Stock
Múltiples almacenes x x x
Ubicación de Almacenes (Bins) x x x
Reposición de stock x x x
Gestión de Paquetes x x x
Integración con el transportista x
Selección de stock x x x
Manejar niveles de stock x x x
Inventario sin stock x x
Listas de precios de inventario x x x
Múltiples variantes x x
Múltiples unidades de medida x x x
Auto-Conversión de unidades x x x
Lotes y números de serie x x x
Trazabilidad Arriba/Abajo x x
Selección de Lote x x
Selección de Número de Serie x x x
Valuación de stock x x x
FIFO x x x
Promedio móvil x x
Soporte a código de barras x x x
Soporte a Código QR x
Escaneo rápido de código (sin dispositivos especiales) x
Notas de Remisión x x
40
Transferencias de stock x x x
Previsiones de stock x x x
Ajustes de stock x x
Gestión de Cadena de Suministro

Gestión de proveedores x x x
Lista de precios de proveedores x x x
Inspección de calidad x x x
Triangulación de envíos x x x
Solicitud de compra (Solicitud de materiales) x x x
Órdenes de compra x x x
Flujo de aprobación de compra x x x
Acuerdos de contrato/compra x
Solicitud de presupuestos x x x
Portal online para el proveedor x
Manufactura
Lista de materiales (BOM), multinivel x x x
Versiones de lista de materiales x x x
Sub/Co productos x x
Producción por encargo x x x
Plantilla de operaciones x x
Sub-ensamblajes x x x
Un BOM para múltiples variantes de productos x x
Planificación de Solicitud de Materiales x x x
Calendario de producción x x
Múltiples planes de Calendarización x
Calendarización con Gráfico de Gantt (con opción de arrastrar y soltar) x x x
Planificación con Kanban x x
Dividir/mezclar Órdenes de Trabajo x x x
Planificación de capacidad finita x x
Planificación de capacidad infinita x x x
Cálculo de la fecha de entrega (calendarización hacia atrás) x
Rastreo de trabajo x x x
Orden de Trabajo / Orden de Producción x x x
Operaciones en Orden de Trabajo x x
41
Instrucciones en Orden de Trabajo x x
Mensajes en Orden de Trabajo x x
Rastreo automático de tiempo x x
Subcontratación x x x
Retrabajo/Reparar x x
Gestión de residuos x x x
Comprobante de costo final x x x
Costeo de orden de producción x x x
Trabajo real de producción x x
Terminales de taller x x
Fuente: Elaboración propia
3.1.2.1. Odoo
OpenERP (formalmente Odoo) es un completo sistema de gestión

empresarial (ERP) de código abierto y sin coste de licencias que cubre las
necesidades de las áreas de: Contabilidad y Finanzas, Ventas, RRHH, Com-
pras, Proyectos, Almacenes (SGA), CRM y Fabricación entre otras.
Funciona de manera integrada. No hay conectores entre diferentes

aplicaciones, todo funciona de forma fluida dentro de la misma plataforma.
El modularidad permite añadir o eliminar funcionalidades, con los datos unifi-
cados y la misma interfaz. No es necesario salir de una aplicación y conectar
con otra. Además de las aplicaciones “tradicionales” de gestión, con Ope-
nERP le ofrece la posibilidad de crear un portal web con área de clientes,
intranet para intercambio de documentación interna, comercio electrónico y
muchas otras funcionalidades webs, como foros, eventos, encuestas, entre
otras.
Tabla 2. Características de Odoo

Característica Descripción
Licencia AGPLv3, OpenERP Public License

Facilidad de uso Permite editar y modificar flujos de
trabajo directamente desde la pan-
talla, de manera gráfica e intuitiva,
gracias a su potente sistema de ge-
42
neración de flujos de trabajo.
Intercambio de datos Csv
Sistema Operativo Linux y Windows
Base de datos PostgreSQL
Lenguaje de Programación Python, PyGTK
Frecuencia de actualización Constante Versión 8.0, 2014

Facilidad de uso
OpenERP (Odoo) permite las siguientes modificaciones para conse-

guir un entorno adecuado para el usuario final, entre ellas permite modificar
menús, personalizar la página de inicio para cada usuario, asignar valores
por defectos a campos de la base de datos, cambiar terminologías para
adaptarla a la empresa.
Otra de las características es que puede utilizar la funcionalidad de

traducción de idiomas de OpenERP para sustituir la terminología estándar
con la terminología que se adapte a su mejor compañía.
Seguridad
La aplicación debe contener toda la información significativa del nego-

cio en el sistema, pero la mayoría de usuarios deberán tener sólo acceso a
lo necesario para desempeñar su trabajo. La gestión de derechos en el sis-
tema OpenERP se realiza a través de la definición de usuarios que pertene-
cen a uno o más grupos determinando: la visibilidad de los elementos del
menú y la accesibilidad de cada tabla en la base de datos.
Soporte
El soporte suministrado por las empresas especializadas tiene el obje-

tivo de garantizar que los usuarios finales obtengan la máxima productividad
de su uso de la aplicación OpenERP, respondiendo a las dudas sobre su
uso. El soporte puede ser de carácter técnico o funcional, además de que
hay una gran comunidad de usuarios que brindan una serie de ayuda por di-
ferentes medios.
43
3.1.2.2. SAP Business One
SAP Business One, es un sistema ERP (Enterprise Resource
Planning) que integra a todas las áreas de una empresa, controlando las
funciones operativas y administrativas desde una aplicación. Actualmente
está disponible en 27 idiomas, y cuenta con clientes de países de todo el
mundo.
Tabla 3. Características de SAP Business One

Licencia Propietaria
Facilidad de uso Recopila la información de todos los
departamentos y permite que los
usuarios clave y dueños de proce-
sos tengan acceso a ella para utili-
zarla ya que a diferencia de otros
paquetes contables o de hoja de
cálculo, te permite administrar todas
las áreas de la empresa con una
sóla herramienta.
Base de datos Microsoft SQL
Lenguaje de Programación ABAP (Advanced Business Applica-

tion Programming) también conoci-
do como SAP ABAP. Que se utiliza
para programar en la mayoría de los
productos de la empresa.
Facilidad de uso
44
SAP Business One, se instala en cuestión de horas, está listo para
funcionar rápidamente y es fácil de utilizar. Posee una interfaz amigable y
utiliza la tecnología “arrastra y relaciona”.
Seguridad
SAP Business One se compromete a identificar y hacer frente a cual-

quier problema de seguridad en el software de SAP antes de que estas vul-
nerabilidades puedan ser explotadas. Colaborando estrechamente con las
compañías de investigación de seguridad y expertos en todo el mundo ayu-
da a identificar las vulnerabilidades de SAP, con el fin de mantener seguro el
software de SAP Business One.
Soporte
El soporte de SAP Business One, está orientado a que hagas uso de

tu herramienta al 100% y que siempre esté funcionando en su mejor versión.
Conocer el proceso de soporte que ofrece tu partner es sumamente impor-
tante al considerar implementar SAP Business One. Lo básico que debe
ofrecer tu soporte de SAP Business One es lo siguiente:
 Proceso de atención eficiente

 Actualización de nuevas versiones
 Consultoría de soporte
 Equipo dedicado a dar soporte
 Contenido y educación
 Capacitaciòn
 Horarios de atención y tiempo de respuesta
 Formas de contacto
3.1.2.3 ERPNext
ERPNext, es un software ERP de planificación de recursos empresa-

rial
45
Funciona de manera integrada, gratuito y de código abierto desarrollado por
Frappé Technologies Pvt. Ltd. y se basa en el sistema de base de datos Ma-
riaDB. Utilizando un marco del lado del servidor basado en Python. Cubrien-
do las necesidades, en los módulos como contabilidad, CRM, ventas, compras,
sitio web, comercio electrónico, punto de venta, fabricación, almacén, gestión de
proyectos, inventario y servicios. Además, tiene módulos específicos de dominio
como escuelas, atención médica, agricultura y organizaciones sin fines de lucro.
Tabla 4. Características de ERPNext,

Licencia licencia GNU GPLv3 , OpenERP

Public License
Facilidad de uso Una de sus principales característi-
cas es que es altamente personali-
zable y extensible, puedes crear
formularios personalizados al igual
que crear sus propias aplicaciones
para ampliar la funcionalidad ERP-
Next.
Base de datos MariaDB

Lenguaje de Programación Python, JavaScript

Facilidad de uso
En líneas generales podemos decir que ERPNext es un ERP muy

completo por la flexibilidad que le brinda a los usuarios tanto para ser modifi-
cado como para ser vinculado con otros sistemas de la organización, al igual
que permite ser accesada desde su aplicativo móvil, mantiene la organiza-
ción comunicada con todos los departamentos, permite crear roles para
cada usuario donde el mismo es responsable de la realización de las activi-
dades asignadas, es amigable, económico y de fácil uso, por todas estas ca-
racterísticas podemos recomendar a las organizaciones la evaluación para
implementar este sistema administrativo.
Seguridad
46
El desarrollo abierto permite a las personas estudiar la fuente y reali-
zar auditorías de código independientes, lo que permite encontrar y solucio-
nar problemas de seguridad de manera temprana. Cada característica es
cuidadosamente examinada y examinada por una gran comunidad de volun-
tarios antes de agregarse al producto.
Soporte
El soporte suministrado por las empresas especializadas tiene el obje-

tivo de garantizar que los usuarios finales obtengan la máxima productividad
de su uso de la aplicación ERPNext, el soporte está respaldado por un equi-
po muy experimentado, atendiendo en la Garantía de corrección de errores,
soporte del servidor, soporte del producto, soporte en la aplicación y alertas
de seguridad.
3.1.2.4 Actividad 3 – selección final
En este punto se organizará la logística de las visitas a los proveedo-

res de los grupos de usuarios para presenciar distintas demostraciones se-
gún las áreas involucradas. El propósito de estas visitas es obtener un cono-
cimiento más profundo del producto, sus funciones y la visión de la persona
que realiza las tareas sobre el sistema diariamente para evaluar las posibili-
dades de adaptación del sistema a la empresa.
3.1.2.5 Decisión final – negociación
Puesto que las alternativas evaluadas corresponden a Software de li-

cencia y Libre, la decisión se toma basándose en los comparativos con
Odoo (OpenERP), SAP Business One y ERPNext, en donde ERPNext es el
producto ERP de código abierto verdaderamente más popular del mun-
do. Es extremadamente completo con más de 15 módulos que cubren una
amplia gama de operaciones, desde la contabilidad central y el control hasta
la fabricación y el comercio electrónico. ERPNext se utiliza en dominios
como fabricación, servicios, venta minorista, distribución, logística, servicios
financieros, atención médica, educación y organizaciones sin fines de lucro.
ERPNext ha sido calificado según un estudio realizado por GetApp Gartner
47
(EG. Comercio Electrónico Global , 2021) como uno de los mejores produc-
tos ERP por cientos de reseñas de usuarios independientes.
Fi-
gu-
ra
14.
Sa-
tis-
fac-
ción
de
Usuarios con ERPNext

Fuente: (ERPNext, 2020)
48
IV. IMPLEMENTACIÓN DEL CASO DE ESTUDIO, RODAPAPER EIRL
4.1 LA EMPRESA
Datos de la empresa
 Razón Social: Rodapaper EIRL (Empresa Individual de Responsabilidad

Limitada)
 RUC: 20602184561
 Dirección: Urb. Bello Horizonte Mz. E3 lote 17 2da. Etapa- Piura
 Giro del Negocio: Comercializadora
 Correo Electrónico: rodapaper@gmail.com
Descripción general de la empresa
Rodapaper EIRL, es una empresa netamente piurana, dedicada a la de venta de rollos

contòmetros de distintos tipos usados en la facturación además de recientemente en-
trar en la comercialización de útiles de oficina y servicios, teniendo una perspectiva de
desarrollo, crecimiento profesional y motivación constante para sus colaboradores.
Misión
Rodapaper EIRL, es una empresa dedicada a la comercialización de sus insumos,

asegurándose de brindar un servicio altamente especializado y componentes de
calidad; comprometidos con los clientes de manera responsable, brindando el mejor
precio del mercado, y trato personalizado.
Visión
Rodapaper EIRL, al 2022 será una empresa reconocida a nivel regional, nacional, en
la fabricación y comercialización de productos derivados de papel; atendiendo de
manera integral nuestro mercado para dar soluciones y satisfacer sus necesidades.
Valores Corporativos
 Honestidad.
49
 Perseverancia: Constancia, dedicación y firmeza en la consecución de propó-
sitos y metas.
 Respeto: Valor fundamental de las relaciones internas y externas.
 Puntualidad: Respeto por el tiempo de los demás, cumpliendo con los plazos
establecidos.
Gerencia
Administración y
Contabilidad
Ventas y Servicios Almacen
Figura 15: Organigrama de

la empresa Rodapaper EIRL
4.1.1 Análisis de los requisitos

En el trabajo realizado con el personal de la empresa se obtuvo la siguiente
lista de requisitos a atender con la implementación de ERPNext.
Requisitos funcionales
 Registrar y anular facturas de compras.

 Facturas automáticas desde pedido o guías de salida y entrada.
 Gestión de contratos con el cliente, listas de precio y condiciones de
pago.
 Gestión de oportunidades, presupuestos, órdenes y entregas.
 Definir fecha de facturación y condiciones individualmente de cada pedi-
do.
 Buscar facturas de compras y ventas.
50
 Buscar cuentas pendientes de cobro y cuentas pendientes de pago.
 Registrar, buscar, eliminar y actualizar Clientes.
 Registrar, buscar, eliminar y actualizar Productos.
 Buscar cotizaciones de compra.
 Buscar pedidos de venta.
 Ventas por día o por mes.
 Reportes de stock, una relación detallada del estado del almacén, así
como detalles sobre un producto o grupo de productos específicos.
 Informes sobre el estado de entregas de los productos.
 Crear pedido de compras, informando al proveedor y los materiales soli-
citados.
 Registrar, eliminar y actualizar Proveedores.
 Reagrupamiento de pedidos de compra.
 Las entregas de los productos deben ser obtenidas en una lista con el
propósito de facturarlas.
 Registrar, eliminar y actualizar Productos.
 Buscar requerimientos por fechas o número.
 Buscar órdenes de compra.
 Registrar y actualizar información del personal que labora en la organi-
zación.
Requisitos no funcionales
 El sistema debe tener bajo costo en cuanto a su implementación.

 El sistema debe ser escalable.
 El tiempo de implementación del sistema dentro de la organización debe
ser breve.
4.1.2 Estudio y mejora del proceso (ventas*)
En esta parte se evaluó el proceso seguido en el proceso de ventas. La mis-

ma que se documentan en los diagramas de procesos que se muestra continua-
ción.
51
Estos procesos describen el funcionamiento actual del proceso ayudados por
una versión gratuita y limitada descargada de Internet.
CUN_Gestionar Cotización
Figura 16: Grafico actividades_cotización
52
CUN_Solicitar pedido
53
54
Figura 17: Grafico actividades_solicitar pedido
CUN_Gestionar Pedido
55
56
Gráfico 18: Diagrama Actividades_Gestionar Pedido
Fuente: Elaboración Propia
57
CUN_Realizar Pago
Gráfico 18: Diagrama Actividades _Realizar Pago

CUN_Entregar Pedido
58
Gráfico 19: Diagrama Actividades_Entregar Pedido
59
4.1.3 Planificación
4.1.3.1. Planificación del proyecto

Se establece un cronograma de actividades que permita contrastar lo
planificado con lo actuado y de esta manera poder evaluar el proceso de im-
plementación
Figura 20. Diagrama de Gantt: Planificación del Proyecto

4.1.4 Ejecución
4.1.4.1 Capacitación al personal
En este proceso se ha ido capacitando al personal respecto de cómo

realizar tareas básicas y específicas que han abordado los siguientes puntos:
Entrada y salida del sistema, Conocer el entorno de trabajo y las funciones
básicas del sistema, Navegar entre las diferentes opciones y conocer la utili-
dad de las que tiene acceso, Pruebas de transacciones en el sistema de las
funcionalidades específicas, entre Otras
4.1.4.2 Configuración e instalación del sistema ERP
Proceso de Instalación
En este aparatado se describe el proceso de instalación de ERPNext

de manera general en un entorno Windows. La instalación del ERPNext en
60
Windows es similar a cualquier otra instalación dentro de este sistema opera-
tivo, el instalador para este entorno se obtendrá desde su repositorio oficial.
61
V. ANALISIS DE LOS RESULTADOS
1. El primer resultado y más valioso de la presente investigación es la

metodología propuesta para implementar un sistema ERP que atienda la
gestión de ventas de una Pyme en corto tiempo y con bajos recursos.
2. Dicha metodología plantea la implementación inicial de los módulos

relacionados a la gestión de ventas para las Pymes en donde se adecue de la
mejor manera. Dado que la metodología es incremental (si es que no hubo
errores que requieran otra iteración) plantea que en la siguiente iteración se
atienda otro proceso del negocio que agregue valor a la empresa; para ello se
requiere que se configuren estas nuevas funcionalidades en el sistema que ya
está en funcionamiento.
3. Con los resultados obtenidos en el caso de estudio descrito, podemos afirmar

que efectivamente la utilización del Sistema de Planificación de Recursos
Empresariales ERPNext produce resultados favorables al mejorar el
desempeño en los procesos de negocio para la empresa estudiada.
4. Cuando se decidió optar por una investigación en la empresa Rodapaper ERL,

de antemano se había observado que tenía deficiencias para manejar la
información en sus diferentes áreas en las cuales se realizan varios procesos,
pero solo eran supuestos, pues una vez implementada la solución se vieron los
resultados.
5. En un primer momento se observó que el gerente de la empresa no podía estar

completamente satisfechos, aunque los resultados eran positivos no podían dar
el visto bueno definitivo, porque si bien es cierto había un control, pero este no
era lo suficientemente rápido, operativo y demandaba esfuerzo y tiempo del
personal.
6. En un segundo momento, cuando se implementó la solución verificando que se

había aplicado completamente se pudo observar una mejora significativa
especialmente en el control y tiempo, por lo que se pudo dar como satisfactoria
la investigación realizada en dicha empresa.
7. Continuando con la evaluación de los resultados obtenidos en la presente

investigación, nos permite afirmar que la selección del sistema ERP es el más
adecuado validado por la implementación del sistema ERPNext, en la empresa
Rodapaper EIRL impactando de manera positiva en la reducción de tiempos en
el proceso de ventas.
8. En el área de Ventas se observa que sin la utilización de ERPNext un gran

porcentaje del tiempo es empleado en tareas manuales, lo que causa una
demora en la ejecución de los procesos, utilizando ERPNext se ha reducido
este porcentaje logrando así una mayor fluidez en la ejecución de los procesos.
62
VI. CONCLUSIONES
1. Se ha logrado identificar sistemas ERPs presentes en el mercado peruano e in-

ternacional de software libre, evaluando sus características y funcionalidades
determinando que la mejor opción para implementar en una Pyme (pequeña
empresa es EPRNext (OpenERP).
2. Otro punto a destacar es que se ha hecho una revisión de seis metodologías

de implementación de un ERP de diferente índole (propuestas en bibliografía,
de empresas desarrolladoras de sistemas ERP, empresas consultoras y de so-
ftware libre), analizando de cada una de ellas los puntos que pueden aportar
para plantear une mejor manera de implementar un sistema ERP en una Pyme
pequeña.
3. En el estudio del proceso de ventas del caso de estudio se ha descrito el

proceso de ventas de una Pyme de ventas de equipos de cómputo
determinando las funcionalidades mínimas mínimos que debe soportar el ERP
para atender a sus procesos. Luego de ello se ha procedió a plantear una
mejora de éstos utilizando el sistema OpenERP.
4. Se estudió y evaluó la aplicabilidad de las metodologías de implementación de

un ERP, encontrando que algunas de ellas requerían mucho tiempo, implicaban
mucho gasto y otras que plantean estrategias que se pueden considerar dentro
de una Pyme. Consecuencia de ello se logró plantear una metodología que en
poco tiempo logre implementar el proceso de ventas de una microempresa y de
forma iterativa ir mejorando el proceso en el caso de que hubiera errores o deja
abierta la posibilidad de ir implementado nuevas funcionalidades que soporten
a nuevos procesos de la organización de una manera integrada.
5. Se validó la metodología planteada aplicándola en un caso de estudio en

donde se logró implementar con éxito todas las funcionalidades requeridas por
el cliente para atender su gestión de ventas.
63
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 TELLEZ, (2009), La Seguridad del entorno tecnológico y en las Transacciones
para el Comercio Electrónico.
65

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Programa de Maestría en Dirección y Gestión de las

Tecnologías de la Información y Comunicaciones

“MODELO DE IMPLEMENTACIÓN DE UN ERP EN LA GESTIÓN

1.1 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA...................................................................................8

1.2.1. FACTIBILIDAD TÉCNICA.............................................................................................. 8

1.2.2. FACTIBILIDAD ECONÓMICA.......................................................................................9

1.2.3. FACTIBILIDAD OPERATIVA......................................................................................... 9

1.4.1. OBJETIVO GENERAL................................................................................................... 9

1.4.2. OBJETIVO ESPECÍFICOS...........................................................................................10

II. MARCO TEÓRICO................................................................................................................ 11

3.1 BASES TEORICAS................................................................................................................11

EL NEGOCIO, SEA ESTE DE BIENES O SERVICIOS”. GODFREY GLENN (2009)................................................14

(O'BRIEN & MARAKAS, 2006) INDICA QUE LA PLANEACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES..........................14

SISTEMAS CLAVE Y ESTRATÉGICOS PARA LA GESTIÓN DE LAS EMPRESAS.....................................................14

DE MERCADOTECNIA QUE EN UNA PYME MUCHAS VECES NO SE OBSERVA INICIANDO DICHA..........................14

INTERACCIÓN CON UNA VENTA (PARA EMPRESAS NO PRODUCTIVAS), PROCESO EN EL QUE.............................15

HAREMOS HINCAPIÉ EN EL PRESENTE ESTUDIO......................................................................................15

 PROCESOS FINANCIEROS Y CONTABLES: APLICACIONES PARA CUENTAS POR PAGAR.............................19

 PROCESOS DE VENTAS Y MARKETING: APLICACIONES PARA PROCESAMIENTO DE ÓRDENES DE VENTA, GENERACIÓN

 PROCESOS DE RECURSOS HUMANOS. APLICACIONES PARA REGISTRO DE PERSONAL, CONTROL DE TIEMPOS,

SEGUIMIENTO DE APLICACIONES EN LOS PROCESOS DE RECLUTAMIENTO, E INFORMES DE GASTOS DE VIAJES. (CAROL A.

 OFRECEN SOPORTE PARA ANÁLISIS MÁS PROFUNDOS Y DETALLADOS A NIVEL FINANCIERO....................20

 PUEDE REDUCIR DE FORMA SIGNIFICATIVA EL DESEMBOLSO MEDIO POR USUARIO, ES.........................20

ACUERDO MÁS AMPLIO ENTRE LAS DISTINTAS FUNCIONES DE NEGOCIO......................................................20

DE ACUERDO CON EL PUNTAJE OBTENIDO............................................................................................22

 DEMOSTRACIÓN DEL SISTEMA.................................................................................................22

3.2.1 PEDIDOS DE VENTAS.........................................................................................................24

III. ANÁLISIS COMPARATIVO................................................................................................... 28

3.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS ERPS PRESENTES EN EL MERCADO.....................................................28

DISPONIBLE EN 27 IDIOMAS, Y CUENTA CON CLIENTES DE PAÍSES DE TODO EL MUNDO..................................41

FUENTE: (ERPNEXT, 2020).................................................................................................................. 46

IV. IMPLEMENTACIÓN DEL CASO DE ESTUDIO, RODAPAPER EIRL................................47

4.1.1 ANÁLISIS DE LOS REQUISITOS....................................................................................48

4.1.2 ESTUDIO Y MEJORA DEL PROCESO (VENTAS*)........................................................49

4.1.3.1. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO............................................................................55

4.1.4.1 CAPACITACIÓN AL PERSONAL................................................................................55

4.1.4.2 CONFIGURACIÓN E INSTALACIÓN DEL SISTEMA ERP........................................55

V. ANALISIS DE LOS RESULTADOS......................................................................................57

Una solución viable a la situación que se ha descrito, es implementar un Sistema de

Uno de los inconvenientes de la implementación de un ERP en las pymes son los

La importancia de un ERP radica en la automatización de procesos del negocio

1.2.1. Factibilidad Técnica

Uno de los principales motivos por los cuales la mayoría de Pymes no se

1.2.3. Factibilidad Operativa

Lo que se busca al final del desarrollo de este análisis es, generar un

El presente estudio pretende automatizar el proceso de ventas de las PY-

1.4.1. Objetivo general

 Diseñar un modelo de implementación de un ERP en la gestión del

 Identificar los ERPs presentes en el mercado peruano, sus caracte-

3.1 BASES TEORICAS

3.1.1 Sistemas Y ERPS

Un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí que funciona

La palabra sistema procede del latín systēma, y este del grie-

Si bien cada uno de los elementos de un sistema puede funcionar de mane-

Un sistema es un conjunto de elementos o componentes que interaccionan

3.1.2 Sistema de información

Un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recupe-

Conjunto de elementos o componentes interrelacionados que recaban (en-

3.1.3 Sistema de información administrativa

Los sistemas de información administrativa (MIS) no sustituyen a los siste-

Para acceder a la información, los usuarios del sistema de información admi-

3.1.4 Aplicaciones empresariales

Sistemas que abarcan áreas funcionales, se enfocan en ejecutar procesos