Documentos Administrativos

Renuncia
Convocatoria
Acta de sesiones
Carta comercial
Memorando
• Comunicación escrita de carácter formal
Oficio • Utiliza tanto la administración pública/privada
Informe • Permitir el cumplimiento de obligaciones y el
Solicitud goce de derechos reconocidos por las leyes y
Contrato de trabajo las normas internas de cada entidad o
institución.
 Función
La actividad administrativa es de carácter documental.
Testimonio de la institución, evidencia clara y precisa.

Medio de comunicación entre las personas dentro y

fuera de la institución.

Soporte de las diferentes acciones administrativas

tanto en el sector público como privado.

Constancia física que certifica las acciones y el

desempeño de las actividades de forma eficiente y
eficaz.
 Formalidad
Pautas, normas o esquemas
establecidos para unificar uso

Simplicidad
Elaborado lo más simple y breve
Rigen los posible
Documentos
Administrativos
Principios Racionalidad
fundamentales Documentos directos, concretos y
precisos.

Flexibilidad
Prevalecer su razón y la apreciación
de su contenido

Eficacia
Inducir a la acción en el menor
tiempo posible objetivos
 Recomendaciones
Exactitud para Se obviará saludos y
Párrafos breves y
escribir la despedidas muy
con un lenguaje
identificación de la familiares o
sencillo, directo y
institución: nombre, cualquier
preciso.
logotipo, símbolos. descortesía.

Si el documento va Se utilizará las No se utilizará

dirigido a un solo abreviaturas siempre y elementos
destinario, se cuando el destinatario discriminatorios en la
sugiere incluir el se haya familiarizado redacción en cuanto a
nombre del con el significado del dignidades, títulos, o
destinatario las siglas cargos del destinatario.

Todo documento
Cada documento
requiere de un
tiene una función
original y una copia
respetar la
para el acuse
estructura interna
recibido y archivo.
 Estructura Interna

• Nombre y logotipo de la institución

Bloque (dependerá de la finalidad del documento).
Inicial • Lugar y fecha.
o • Dignidad o título académico del destinatario.
Referencial • Nombre y apellido del destinatario.
• Función administrativa del destinatario.
• Destino del documento.
 • Vocativo
Bloque • Cuerpo o texto
Medio • Párrafo de cortesía
O
Intermedio
Textual
• Término de atención.
• Firma del remitente.
• Dignidad o título académico del remitente.
Bloque • Nombre y apellido del remitente.
Final o • Función administrativa del remitente.
Concluyente • Anexos (dependerá de la finalidad del
documento)
 Estilos
Bloque extremo

Es el más utilizado por ser

sencillo y elegante.

Todos los elementos van al

margen izquierdo.
 Estilo
Universidad Central Del Ecuador

Av. América
Teléfonos: 2-656434/ 2837645
Quito - ecuador
---------------------------------------------------------------------

Bloque
Quito, agosto 15 de 2020
Lugar y fecha Oficio Nº 0020 RECT-UCE

Término de atención Ingeniero

Firma
Rigoberto Almeida
DECANO DE LA FACULTAD DE FILOSOFÍA

Nombre
Presente

De mis consideraciones:

Función Administrativa del Por medio de la presente le comunico que su facultad y específicamente la carrera

remitente
Se orientan hacia el margen
de Ciencias Sociales, realizará la actividad de vinculación con la comunidad en la
parroquia de Nanegalito, sírvase revisar el instructivo y reglamento para que
coordine y gestione con los docentes y estudiantes que realizarán las pasantías
en este sector.

lateral derecho sin descuidar Sin otro particular, me suscribo.

la estética que se debe Atentamente,

conservar Dr. Augusto Moreira

VICERRECTOR ACADÉMICO
 Estilo
Universidad Central Del Ecuador

Av. América
Teléfonos: 2-656434/ 2837645
Quito - ecuador
---------------------------------------------------------------------

Semibloque
Quito, agosto 15 de 2020
Comparado con el estilo bloque Oficio Nº 0020 RECT-UCE

Este varía tan solo en el texto Ingeniero

o cuerpo
Rigoberto Almeida
DECANO DE LA FACULTAD DE FILOSOFÍA
Presente

Después de expresar el De mis consideraciones:

vocativo, se iniciará con Por medio de la presente le comunico que su facultad y específicamente la carrera
de Ciencias Sociales, realizará la actividad de vinculación con la comunidad en la

sangría (cinco espacios) parroquia de Nanegalito, sírvase revisar el instructivo y reglamento para que coordine y
gestione con los docentes y estudiantes que realizarán las pasantías en este sector.

Se mantendrá en la primera
Sin otro particular, me suscribo.

línea de cada párrafo. Atentamente,

Dr. Augusto Moreira

VICERRECTOR ACADÉMICO
 Estilo
Universidad Central Del Ecuador

Av. América
Teléfonos: 2-656434/ 2837645
Quito - ecuador
---------------------------------------------------------------------

Mixto
Quito, agosto 15 de 2020
Puede participar de los Oficio Nº 0020 RECT-UCE

diferentes estilos. Ingeniero

Rigoberto Almeida

Se ajusta al criterio del DECANO DE LA FACULTAD DE FILOSOFÍA

Presente

remitente. De mis consideraciones:

Se guardará la estética,
Por medio de la presente le comunico que su facultad y específicamente la carrera
de Ciencias Sociales, realizará la actividad de vinculación con la comunidad en la
parroquia de Nanegalito, sírvase revisar el instructivo y reglamento para que coordine y

aspecto a siempre recordar. gestione con los docentes y estudiantes que realizarán las pasantías en este sector.

Sin otro particular, me suscribo.

Atentamente,

Dr. Augusto Moreira

VICERRECTOR ACADÉMICO
 Hoja de Vida
Es un resumen escrito y Encabezado
ordenado. La correcta Carta de presentación Datos personales y de
elaboración y del aspirante, primer y contacto.
presentación, único contacto con la Actualizar el número de
garantizará el éxito en empresa. teléfono y correos
su búsqueda de empleo.
electrónicos

Perfil Profesional Experiencia laboral

Resumen, en unas 5
líneas, sobre capacidad
global y capacidad de
aporte a la organización
Formación Funciones, logros, cargo y los
Académica años que ha estado, alguna
descripción del rol y
Estudios realizados actividades que desempeñaba
.

Datos de interés Referencias laborales

Idiomas, nivel hablado, Contacto que aporten sobre el
escrito y de lectura, desempeño y los diferentes
habilidad con ese valores en las posiciones que
segundo idioma. ha ocupado en el pasado.
 • De entre 2 y 3 páginas está bien.
Extensión:
• No omitir ciertos detalles que resulten relevantes

• Los datos tienen que haber sido verificadas y constatar

Precisión: que corresponden a lo que son, como fechas de
estudios, experiencias laborales, logros, ventas, entre
otros.

• Información absolutamente veraz.

Honestidad:
• Verificación de la información

• Incluir información relacionada con la profesión, según el

Relevancia: cargo que optamos.
Renuncia
Es una disposición
voluntaria de una
persona de dejar de
prestar sus servicios
dentro de su ámbito
laboral por diferentes
circunstancias.
 Convocatoria

Es un documento escrito
en el cual se cita a un
grupo de personas a una
reunión, evento o
acontecimiento que se
llevará a cabo en una
fecha, hora y lugar
determinado, con un tema
en particular.
 Acta de sesión
Documento en el que consta el
testimonio de los hechos más
importantes, generalmente toma
nota el o la secretaria del
organismo y es aprobado en la
siguiente reunión.

“Sesión" es la reunión formal de

un grupo de personas, que se
convoca, instala y funciona
teniendo en cuenta leyes, estatus
o normas establecidas en cada
entidad pública o privada

“Órgano deliberante" grupo de

personas que tiene la potestad
legal de reunirse, deliberar y
tomar acuerdos sobre asuntos
relacionados con sus atribuciones
o funciones.
 Carta Comercial
Es un documento de comunicación
escrita de carácter administrativo para
realizar algún tipo de transacción
comercial entre empresas.

• Entregas
• Reclamos
• Pedidos
• Invitaciones
• Créditos
• Ofertas
• Devoluciones
• Promociones, entre otros.
 Memorando
Documento de contenido muy corto,
recuerda algún asunto al interior
de una empresa, realizar una
amonestación a un empleado.

Intercambiar información entre

diferentes departamentos de una
empresa, con el propósito de dar
a conocer alguna recomendación,
indicación, instrucción,
disposición, entre otros.
 Memorando Breve
Mensaje de poca extensión,
destinado a transmitir información
entre personas de una misma
empresa y con un fin específico.
Comunicación interna, es decir, que
va a circular “en casa”, se prefiere el
menor número de elementos así
como el más funcional y práctico
formato.
 Memorando Extenso
Contenido más largo, muy usado en la
actualidad con el nombre familiar de
“memo”, de comunicación interna.
Usa la empresas cuando un jefe de
departamento, división o sección tiene
que dirigirse a sus subalternos para
darles instrucciones, informes y
decisiones; anunciar nuevas prácticas y
normas en los trabajos y
procedimientos, nombramientos,
reuniones y todo cuanto sea de interés.

• Conocimiento y devolución de información.

• Conocimiento y archivo.
• Petición de mayores antecedentes.
• Solicitud de información.
• Remisión de información.
• Dictado de resolución, entre otros.
 Oficio
Universidad Central Del Ecuador

Av. América
Teléfonos: 2-656434/ 2837645
Quito - ecuador
---------------------------------------------------------------------

Es un documento que tiene la

Quito, agosto 15 de 2020
función de comunicar una Oficio Nº 0020 RECT-UCE

resolución, dictamen, Ingeniero

Rigoberto Almeida

acuerdos, órdenes, informes o

DECANO DE LA FACULTAD DE FILOSOFÍA
Presente

disposiciones. De mis consideraciones:

Por medio de la presente le comunico que su facultad y específicamente la carrera

de Ciencias Sociales, realizará la actividad de vinculación con la comunidad en la
parroquia de Nanegalito, sírvase revisar el instructivo y reglamento para que

Toda institución o persona

coordine y gestione con los docentes y estudiantes que realizarán las pasantías
en este sector.

puede emitir oficios, desde Sin otro particular, me suscribo.

instituciones escolares, Atentamente,

gubernamentales, sindicatos y Dr. Augusto Moreira

asociaciones civiles. VICERRECTOR ACADÉMICO
 Partes
Número
Membrete
Fecha Este es un
Para dar a conocer Lugar
Da vigencia al indicativo,
la empresa o Ciudad
trámite generalmente es un
dependencia
folio.

Destinatario Asunto Referencia Cuerpo o texto

Necesaria cuando el
Quien va a recibir el Esencia del oficio requiere de Mensaje que se
documento documento quiere comunicar.
constatación

Despedida Firma Anexo

Puede ser formal e
informal Rúbrica a mano del Se puede usar o no,
Cambia dependiendo responsable o siempre dependerá
del documentos responsables del asunto.
 Tipos

Oficios Oficios de
Oficios Múltiples
Administrativos Transcripción

Son usados en las Se entrega

Notificar información de una
empresas para
resoluciones y o varias personas o
realizar se entrega a varias
deben de contar
comunicados personas.

con una
La función es
o para constatar transcripción del
abarcar a más de
trámites o acatos. documento a
una persona.
notificar.
 Informe

Se deriva del verbo “informar”.

Es un documento con una redacción detallada, clara
y ordenada para su mayor comprensión, se describe
las características y circunstancias de un asunto
específico.

Su propósito principal es informativo, pone en

conocimiento de otros los resultados parciales o
finales de un estudio o investigación, producto de un
trabajo individual o de equipo.
 Informe escrito
Prima el lenguaje formal e informativo con objetividad.
Se utiliza para conocer a fondo hechos ya sucedidos, y
anticipar lo que aún no ocurrió.

Tipos
Informe oral
El orador deberá conocer muy bien el espíritu del informe, es
decir, el contenido del informe. Deberá ser claro y breve, sin
excederse en detalles, ni tampoco omitiendo partes
importantes.
 Informes técnicos
Son sobre fenómenos sociales, psicológicos,
económicos, de grupos de personas, en general
para organizaciones que se nutren de esos datos.
Tal es el caso del censo en el Ecuador, que se
realiza de manera periódica en nuestro país, y
que luego de un tiempo de recopilación produce
informes con distintos datos.
Informes científicos
Se refiere a temas de ciencia y utilizan
un lenguaje propio y riguroso con
conceptos técnicos relevantes que
permitan analizar los resultados; como
son los de laboratorio, médicos,
experimentos.

Tipos de
Informes de divulgación informes
Informes mixtos
Son destinados al público en general;
su lenguaje se adapta a una persona de Destinado tanto a instituciones como al
mediana cultura de modo de que pueda público en general; su lenguaje se
acceder a la conclusión aun sin tener adapta a estos dos grupos de
conocimientos técnicos; como los de las destinatarios; como el de Rendición de
revistas, periódicos. Cuentas, Reformas Fiscales,
Mecanismos sobre el IVA.
 Estructura del informe

Portada Cuerpo o Conclusiones

contenido Firma
Introducción Son los resultados
Parte más obtenidos y el final del de
Un número a cada importante con informe. responsabilidad
informe de manera mayor cobertura,
cronológica, con las Es una breve en la que consta Esta parte en conjunto
siglas de la reseña de lo que con la introducción
información Nombre y apellido
institución o del área trata el tema que mostrarán si realmente
principal y
a la que pertenece. se va a estudiar, completa del
se cumplió con los del autor
objetivos planteados.
Fecha de entrega. los objetivos tema, planeación
De quién y para generales y de las actividades El autor realiza un breve
realizadas y análisis e incluye alguna Cargo que
quién va dirigido. específicos. desempeña .
Título del trabajo es resultados valoración personal del
decir el (asunto). obtenidos. trabajo o tema realizado.
INFORME CPCCS-RCQ-010-2015

Fecha: Quito, 01 de julio de 2020

Para: Coordinadora Técnica
De: Técnica de rendición de cuentas
Asunto: Informe anual rendición de cuentas

Antecedentes

A través de memorando CPCCS-P-024-2015, el señor presidente del consejo de participación ciudadana y control social, solicitó proceda a recopilar toda información pertinente, misma
que servirá de insumo para entregar el informe anual de rendición de cuentas de la institución.

Desarrollo

Se solicitó a cada una de las áreas que conforman el CPCCS, remitir su ejecución presupuestaria por cuatrimestre y una vez re copilada la información necesaria, se procederá a realizar
un análisis de la ejecución presupuestaria por área y del cumplimiento de las actividades propuestas en el POA -2015, posteriormente se realizará un informe técnico global de rendición
de cuentas, mismo que será subido al sitio web de la institución con la finalidad de que la ciudadanía conozca las actividade s y ejecución presupuestaria asignada a la institución.

Conclusiones

El sitio web del CPCCS a tenido 4000 visitas, con lo cual la ciudadanía conoció el informe de rendición de cuentas y la trans parencia de su ejecución presupuestaria asignada a la
institución.

Recomendación

Se sugiere que para este próximo año, la información preliminar se debe solicitar a cada área con un mes de anticipación.

Atentamente,

Andrea Zambrano
Técnica de rendición de cuentas
 Solicitud

Persona tiene
Se pide el derecho La que está
goce de un Puede ser Facultad para Menores de 18
formular petici obligada a dar
derecho, entregada firmar una años ejercen
ones, una respuesta
personalmente, solicitud, tiene su derecho de
beneficio o individual o también por
por intermedio toda persona petición por
servicio que colectivamen escrito dentro
de otra persona natural capaz, intermedio de
se considera te, por escrito del plazo legal,
o remitida por mayor de 18 sus padres o
que puede ante la bajo apoderados
correo. años
ser atendido. autoridad responsabilidad
competente,
 Partes de una
solicitud

Firma Sumilla

Lugar y fecha Destinatario

Iniciales de
La despedida
tratamiento y cargo
o conclusión
de la autoridad

El texto, Presentación
cuerpo o de la
petición solicitante
Solicita constancia de estudios

Señor Director de la escuela Línea Equinoccial de Calacalí

SD

Marco Antonio Calahorrano Mera, ex alumno de la escuela Línea Equinoccial, turno mañana, del
plantel que usted acertadamente dirige, con 19 años de edad y domiciliado en Calacalí calle Bolívar
N° 240 y Espejo, ante usted, con el debido respeto expongo lo siguiente:

Que es para mí requisito indispensable para poder conseguir trabajo ( a medio tiempo) presentar
una constancia de estudios de haber terminado la educación primaria y así poder seguir con mis
estudios superiores, debido a que mis padres no se encuentran en posibilidades económicas para
ayudarme, por lo que recurro a su despacho para que se me expida dicho documento.

Por tanto:

Solicito a usted acceder a mi petición por ser de justicia.

Calacalí, 20 de junio del 2020.

…………………………………
Marco Antonio Calahorrano Mera
Solicita certificado de trabajo

Señor Gerente Regional de Minería, con cédula de ciudadanía No. ….., domiciliado en la calle
Lulumbamba Nº 238 de esta ciudad, ante usted, con el debido respeto expongo:

Que por convenir a mis intereses, solicitud a usted se me otorgue, por la dependencia
correspondiente, un certificado de los servicios que presté en esa Dirección regional como
Jefe de la Unidad de Planillas, Grado IV, Subgrado 1,durante dos años: del 02 de enero del
2010 hasta el 31 diciembre del 2011.

Por lo expuesto:

Es justicia que espero alcanzar.

Quito,15 de mayo del 2020.

Isidro Sánchez
C.C. No:.
Solicita certificado de estudios

Señor Director de Centro de Educación Básica Pichincha

Carmela Santos, con cédula de identidad No……. , con domicilio legal en Roca Nº 212, República, provincia Pichincha, ante usted con
el respeto que se merece expongo:

Entre los años 2008 y 2011 efectué mis estudios secundarios en el Colegio Marianitas, modalidad presencial, a su cargo y siendo de
necesidad, para continuar con mis estudios superiores ,contar con los Certificados de Estudios, recurro a su Despacho para que se
sirva disponer a quien corresponda se me expida los Certificados correspondiente.

Pongo en su conocimiento que los estudios los cursé en turno nocturno como indico a continuación:

Primer grado “A” 2008

Segundo “B” 2009.
Tercer grado “A” 2010
Cuarto grado “B” 2011.

Adjunto las fotografías correspondientes y los recibos de pago por derecho de certificados.

Por tanto:

Es justicia que espero alcanzar.

Quito,15 de mayo del 2020.

Carmela Santos
C.C. No:.
 Contrato de Trabajo

Documento de convenio, entre dos El contrato puede clasificarse en:

partes, quienes aceptan ciertas
Contrato de trabajo,
obligaciones y derechos sobre un bien
indeterminado de forma voluntaria y Arrendamiento,
consensuada. Compra y venta.

Pacto entre un empleado y un por un tiempo determinado a cambio

empleador de forma libre y voluntaria de una remuneración y pueden
se comprometen a realizar un concluir el contrato cualquiera de las
acuerdo de prestación de servicios dos partes. El empleado estará bajo
la subordinación de un empleador.