Unidad #4-Access y Google Drive

Ana Katherine Molina Cantillo

Facultad de Enfermería
Administración de Servicios de Salud
Universidad De Cartagena
Informática I
Lic. Ana Elena Alcala
6/11/2023
 ¿Qué es Microsoft Access?

El programa Microsoft Access, es un programa que se encarga de la administración

de las bases de datos. El mismo te ayudará a organizar y administrar un buen
número de registros. Con esta herramienta también podrás diseñar aplicaciones
que se puedan emplear en Access, en la modalidad Backend.

Es importante señalar, que el Microsoft Excel se emplea para efectuar cálculos a

través de ciertas formulas, y también para ejecutar análisis de datos. Sin embargo,
Microsoft Access es un programa que ofrece muchas ventajas, ya que con el podrás
recopilar, clasificar y además manejar un buen número de datos.

En ese sentido, Microsoft Access te ofrece la posibilidad de crear diversas bases de

datos, entre las cuales se mencionan:

 Para la matrícula de alumnos en una escuela

 Para la administración de eventos
 Para administrar contactos
 Para ejecutar inventario domestico
 Para los canales de ventas
 Para la gestión de proyectos
 Para llevar la contabilidad de las empresas

Microsoft Access se ha ido actualizando, al igual que las demás aplicaciones de

Office. Es de destacar, que actualmente no ha sido creada la aplicación, “Access
portable”. Por tal razón, deberás instalar este programa en tu ordenador.

Funciones y características de Access

Diversas plantillas modernas

El programa Microsoft Access incluye diversas plantillas, las cuales vienen

simplificadas. De esta manera, las podrás adaptar a los requerimientos de tu
empresa o negocio. Además, esta herramienta te permitirá diseñar fácilmente una
base de datos, sin que seas un experto en sistemas y programación.

Esto quiere decir, que Microsoft Access es la herramienta ideal para las personas
que aún no tienen vasta experiencia, elaborando y administrando diversas bases de
datos.

Si revisas la herramienta podrás localizar en la pestaña de “Archivo”, diversas

plantillas. Las mismas podrás utilizarlas cuando desees, y estas incluyen:

 Diferentes formularios
 Tablas variadas, las cuales se adaptan a diversas áreas profesionales

Exportar datos

Además, Access te permitirá transferir datos de manera simple y rápida. En ese

sentido, no tomará en cuenta que estos datos provengan de diversas fuentes, ni
tampoco la cantidad de los mismos. Una de las opciones más empleadas por
millones de usuarios, es la transferencia de estos datos a Excel.

Si deseas ejecutar esta función, tendrás que:

 Ir a la pestaña de “Datos Externos”

 Luego en “tablas vinculadas” pulsarás, “Exportar a Excel”
Exportar bases de datos en PDF

Una de las características más destacadas de Microsoft Access, es que con este
programa podrás exportar tu base de datos en formato PDF. Esta funcionalidad te
ofrece la ventaja de poder compartir tus datos con usuarios y clientes que no tengan
este software. Al hacerlo, estos podrán ver los datos en forma de imágenes. Es de
destacar, que con Microsoft Access podrás acceder a Adobe Rider sin ningún tipo
de contratiempo.

Para que puedas exportar la base de datos a PDF, tendrás que hacer lo siguiente:

 Debes ir a la pestaña de “Datos externos”

 Como segundo paso debes escoger entre las opciones PDF o XPS
 Por último, tendrás que guardar el archivo, y ya tendrás lista la base de datos
en PDF.

Consultas

La función de Microsoft Access que te permite realizar consultas, está basada en el

tipo de sintaxis SQL. Con las consultas podrás obtener toda la información de los
datos que has diseñado en las tablas.

Para ello tendrás que:

 Acceder a la pestaña “Crear”

 Luego deberás ir a “Diseño de Consulta”. Cuando te encuentres en esta
sección deberás incluir las tablas que serán consultadas.
 Posterior a esto tendrás que dar clic en la pestaña “Ejecutar” (área superior
izquierda), y ya todo está listo.
También Access contiene un asistente de consulta con el cual podrás ejecutar estas
de forma rápida y automática. Esta herramienta te ayudará a encontrar los diversos
errores que se pueden presentar en las consultas.

Tell me

La función “Tell me” está incluida en la pestaña “¿Qué deseas hacer?”. Esta
funcionalidad te permitirá realizar consultas. Además, con ella podrás hacer tablas,
informes, entre otras acciones. Si deseas usarla solo tendrás que pulsar sobre esta,
y escoger lo que andas buscando.

Soluciones personalizadas con VBA

VBA es una aplicación de lenguaje relacionado con la programación, el cual es

compatible con la aplicación, Microsoft Access. Esta solución te permitirá trabajar
de manera simple en tu base de datos.

Entre las funcionalidades que tiene VBA se encuentran:

 La automatización avanzada
 La obtención de errores
 La validación de los datos

Historia

Fue llamado EB ("Embedded Basic"), nombre que se utilizaría en la mayoría de

software Microsoft hasta la llegada de VBA. También se buscaba que Omega
funcionara como front-end para Microsoft SQL Server. Omega requería una enorme
cantidad de recursos de los procesadores 386 disponibles en la época para usos
comerciales, retrasando su llegada desde el primer cuatrimestre de 1990 hasta
enero de 1991.

Más tarde partes del proyecto fueron utilizados para otros proyectos de Microsoft.
Cirrus (nombre clave para Access) y Thunder (nombre clave para Visual Basic, en
el que NO SE UTILIZO se utilizó el motor Embedded Basic). Tras el adelanto de
Access, Omega fue demostrado ante varios periodistas en 1992 y Access
presentaba funciones que no tenía.

Después de la cancelación de Omega, algunos de sus desarrolladores fueron

reasignados al proyecto Cirrus (la mayoría fue a parar al equipo creador de Visual
Basic). Su meta era crear un competidor de productos como dBase y Paradox en el
entorno Windows. El proyecto pareció condenado con la compra de FoxPro (una
app de base de datos completamente diferente a Access) por parte de Microsoft,
pero la compañía decidió continuar con el desarrollo de Cirrus.

Al principio se asumió que el producto usaría el motor Extensible Storage Engine

(Jet Blue) pero al final fue reemplazado por otro motor llamado Microsoft Jet
Database Engine (Jet Red). El proyecto usó partes del código escrito para Omega
y una versión pre-publicada de Visual Basic. En julio de 1992, llegó la versión final
con el nombre de Access que continúa hasta el momento..

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un servicio de almacenamiento de datos que son guardados en la

nube (plataforma en línea a la que se accede desde cualquier dispositivo con
conexión a Internet). El servicio de almacenamiento de Google Drive ofrece 15 GB
de capacidad sin costo para cada usuario de Gmail. Además, ofrece planes de pago
que disponen de mayor espacio en la nube, entre otros beneficios.
Google Drive permite copiar archivos desde el ordenador para que sean guardados
en la nube. En caso de que el usuario quiera editar esos documentos, debe
descargarlos en su ordenador. También, permite crear documentos y carpetas
directamente desde la plataforma a través de los documentos de Google Docs que
presentan funciones muy similares a los programas del paquete Microsoft Office.

Las ventajas principales de los archivos creados desde la nube a través de Google
Docs son que el usuario puede:

Editar en línea, es decir, sin necesidad de descargar el archivo en su ordenador.

Compartir los documentos con otros usuarios para que también comenten y editen
en tiempo real. Esto optimiza el trabajo en equipo en simultáneo.
Ver además: Google Docs

¿Cómo funciona Google Drive?

Debido a que Google Drive es uno de los productos creados por la compañía
Google, es requisito disponer de una casilla de correo electrónico de Gmail para
acceder al servicio de almacenamiento.

Como parte del servicio gratuito de correo de Gmail, Google ofrece el paquete de
aplicaciones en el que se encuentra Google Drive, entre otras aplicaciones como el
calendario, el visualizador de fotos, el traductor y la aplicación para realizar
conferencias.

El usuario puede gestionar, desde cualquier dispositivo, sus documentos y datos

almacenados en la nube a través de Google Drive ingresando a su casilla de correo
en la que puede visualizar el paquete de aplicaciones de Google.

Características de Google Drive

  Ofrecer una versión sin costo que dispone de hasta 15 GB de
almacenamiento.

 Ofrecer opciones con abono que disponen de mayor cantidad de espacio de

almacenamiento, entre 25 GB y 100 GB.

 Ser compatible con los sistemas operativos Android, Linux, Mac y Windows.

 Almacenar cualquier tipo de archivo, como fotos, videos, archivos de

presentación, planillas, entre otros.

 Mantener todos los archivos en modo privado, excepto que el usuario los
designe como públicos o visibles para determinados contactos.

 Compartir documentos de trabajo para que otros usuarios puedan verlos o

editarlos en tiempo real.
 Ofrecer un servicio de almacenamiento seguro para los archivos, evitando
que resulten afectados ante un posible desperfecto del ordenador del
usuario.

Trabajar sin conexión

Google Drive tiene la opción de trabajar sin conexión a Internet y resulta una ventaja
diferencial del servicio, en especial, para los momentos en los que no es posible
acceder a Internet. Por ejemplo, durante un viaje en avión o si se va a trabajar en
algún lugar sin acceso a Internet.
Para activar esta opción es necesario ingresar al servicio de Google Drive con un
dispositivo conectado a Internet y que disponga del navegador Chrome. El usuario
debe tener una cuenta de correo Gmail para luego instalar y activar la extensión de
Chrome llamada “documentos de Google sin conexión”.

Una vez que el usuario se encuentre dentro de la aplicación de Google Drive, debe
seleccionar el archivo que quiere trabajar más tarde en modo “sin conexión”. El
documento se almacenará en el dispositivo y se sincronizará con Google Drive
cuando el equipo vuelva a disponer de acceso a Internet, de modo que se
actualizarán los cambios realizados en el modo “sin conexión”.

Almacenamiento para Chromebook

Los Chromebook son una línea de ordenadores que emplean el sistema operativo
Chrome OS (en vez de Windows, OS y Linux). La diferencia entre los Chromebooks
y el resto de los ordenadores personales es que ofrecen ventajas para trabajar de
manera permanente desde la nube, además de poder trabajar en modo “sin
conexión”.

Los Chromebooks tienen un hardware o espacio físico reducido. Disponen de un

servicio de Google Drive gratuito de mayor almacenamiento en la nube, en
comparación a un usuario de Gmail. Son equipos de rápido desempeño debido a
que no acumulan datos en sus discos internos de almacenamiento, sino que leen y
trabajan la información de manera directa desde la nube.

La administración de servicios de salud es una tarea crítica que requiere la gestión

eficiente de datos y documentos. Microsoft Access y Google Drive son dos
herramientas ampliamente utilizadas en este campo, y cada una tiene sus ventajas
y desventajas específicas.

Microsoft Access:
Una de las principales ventajas de Microsoft Access en la administración de
servicios de salud es su capacidad de personalización. Access permite diseñar
bases de datos personalizadas que se adaptan a las necesidades específicas de
una organización de atención médica. Esto implica la creación de formularios,
informes y consultas a medida, lo que puede ser fundamental para el seguimiento y
análisis de datos de pacientes, historias clínicas y registros médicos.

Otra ventaja clave es su integración con otras aplicaciones de Microsoft, como Excel
y Outlook. Esto facilita la importación y exportación de datos, lo que es esencial para
la interoperabilidad entre diferentes sistemas de información en salud. Además,
Access tiene una mayor capacidad de almacenamiento en comparación con Google
Drive, lo que lo hace adecuado para manejar bases de datos más grandes y
complejas, comunes en el sector de la salud.

El control de acceso es una preocupación importante en la administración de

servicios de salud debido a la confidencialidad de los datos de los pacientes. Access
ofrece opciones avanzadas de seguridad y control de acceso que permiten proteger
la información confidencial. Esto es esencial para cumplir con las regulaciones de
privacidad de la salud, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros
Médicos (HIPAA) en los Estados Unidos.

Sin embargo, Access también tiene sus desventajas. Para aprovechar al máximo
esta herramienta, es necesario contar con conocimientos técnicos y experiencia en
bases de datos, lo que puede ser un obstáculo para algunos usuarios y
organizaciones. Además, requerir una licencia de Microsoft Office puede aumentar
los costos, especialmente en entornos de atención médica con presupuestos
ajustados. Además, Access no es una solución basada en la nube, lo que significa
que no es tan accesible desde cualquier lugar como Google Drive.

Google Drive:
Una de las ventajas más destacadas de Google Drive en la administración de
servicios de salud es su accesibilidad desde cualquier lugar. Como una solución
basada en la nube, Google Drive permite acceder a documentos y datos desde
cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esto es especialmente valioso para
profesionales de la salud que necesitan acceder a información crítica mientras están
en el campo o en ubicaciones remotas.

La colaboración en tiempo real es otra ventaja significativa. Google Drive facilita la

colaboración en documentos, lo que es esencial para equipos de atención médica
dispersos geográficamente. Los profesionales de la salud pueden trabajar juntos en
informes médicos, protocolos de tratamiento y otros documentos de manera
eficiente y sin problemas.

Además, Google Drive es relativamente fácil de usar y no requiere un conocimiento

técnico profundo. Esto puede ser beneficioso para organizaciones de atención
médica que desean una solución de administración de documentos sin una curva
de aprendizaje pronunciada.

La escalabilidad es otro punto a favor de Google Drive. Las organizaciones de

servicios de salud pueden ampliar el almacenamiento en la nube según sea
necesario y pagar solo por la capacidad que utilizan, lo que facilita la adaptación a
las cambiantes necesidades de almacenamiento de datos en la atención médica.

Sin embargo, Google Drive también tiene desventajas. En primer lugar, es menos
adecuado para la creación de bases de datos altamente personalizadas en
comparación con Access. Esto puede limitar su utilidad en situaciones en las que
se requiere un control detallado sobre la estructura de los datos y la capacidad de
realizar análisis complejos.
Además, aunque Google Drive ofrece medidas de seguridad, algunas
organizaciones de servicios de salud pueden tener preocupaciones sobre la
privacidad y la seguridad de los datos almacenados en la nube, especialmente en
áreas con regulaciones estrictas de privacidad de la salud.

Finalmente, Google Drive depende de la conectividad a Internet. En áreas con

acceso limitado a Internet o en situaciones de emergencia, la incapacidad de
acceder a los datos puede ser un problema crítico para la gestión de la atención
médica.

La elección entre Microsoft Access y Google Drive en la administración de servicios

de salud dependerá en gran medida de las necesidades específicas de la
organización y de las preferencias en términos de acceso, colaboración y
personalización. Algunas organizaciones pueden optar por utilizar ambos,
aprovechando las fortalezas de cada plataforma para diferentes aspectos de su
gestión de datos y documentos en la atención médica.

Tanto Microsoft Access como Google Drive pueden ser utilizados de diferentes
maneras en el registro, consulta y generación de informes con bases de datos, así
como en la recopilación de datos en formularios y encuestas en el ámbito de la
administración de servicios de salud. A continuación, se describen algunas de las
formas en que estas herramientas pueden ser empleadas para estos fines:

Microsoft Access:

Registro de Datos Clínicos: Access se puede utilizar para crear una base de datos
personalizada que almacene información clínica de pacientes, como historias
médicas, resultados de pruebas, diagnósticos y tratamientos. Los datos se pueden
registrar a través de formularios diseñados en Access, lo que facilita la entrada de
información y garantiza su consistencia.

Consultas y Generación de Informes: Access permite realizar consultas

complejas para extraer información específica de la base de datos. Los resultados
de estas consultas se pueden utilizar para generar informes personalizados que
proporcionen datos clínicos y estadísticas importantes para la toma de decisiones
en la atención médica.

Control de Acceso y Seguridad: Access ofrece características avanzadas de

control de acceso, lo que garantiza que solo el personal autorizado pueda acceder
a datos sensibles de pacientes. Esto es fundamental para cumplir con las
regulaciones de privacidad de la salud, como HIPAA.

Google Drive:

Recopilación de Datos en Formularios y Encuestas: Google Forms, una

herramienta incluida en Google Drive, permite crear formularios y encuestas en
línea de manera sencilla. Estos formularios se pueden utilizar para recopilar
información de pacientes, como evaluaciones de satisfacción, retroalimentación de
los servicios de salud o información demográfica.

Almacenamiento en la Nube: Los datos recopilados a través de Google Forms se

almacenan automáticamente en Google Drive, lo que proporciona un acceso fácil y
centralizado a la información. Los datos se pueden organizar en hojas de cálculo de
Google Sheets para su posterior análisis.

Colaboración y Compartir Datos: Google Drive facilita la colaboración en tiempo

real, lo que significa que múltiples profesionales de la salud pueden acceder y
trabajar con los datos de forma simultánea. Esto es útil para equipos de
investigación y gestión que necesitan acceder y analizar datos de manera
colaborativa.

Generación de Informes y Gráficos: Google Sheets, una aplicación de hojas de

cálculo en Google Drive, permite generar informes y gráficos a partir de los datos
recopilados. Esto es útil para visualizar tendencias, estadísticas y resultados de
encuestas de manera efectiva.

Microsoft Access es una herramienta poderosa para la gestión de bases de datos

complejas y altamente personalizadas, lo que es beneficioso para el registro y
seguimiento de datos clínicos en la atención médica. Google Drive, por otro lado,
es una solución eficiente para la recopilación de datos en formularios y encuestas,
así como para la colaboración en tiempo real y el acceso a datos desde cualquier
lugar. Dependiendo de las necesidades de una organización de servicios de salud,
ambas herramientas pueden complementarse para abordar diferentes aspectos de
la gestión de datos y la recopilación de información de pacientes.
Bibliografía

 Equipo editorial, Etecé, Fecha de actualización: 21 septiembre, 2023, Fecha

de publicación: 22 marzo, 2016 https://humanidades.com/google-drive/

 https://www.caltico.es/que-es-y-para-que-sirve-microsoft-access/