Unidad 5

Recepción y registro de mercancías

 Documentos relacionados con el stock

La información de los documentos puede ser de ámbito externo o

interno dependiendo del origen y destino de las mercancías:
• Documentos de carácter externo: justifican una operación de
compraventa o servicio (pedido, albarán o nota de entrega,
factura…).
• Documentos de carácter interno: contienen información para la
propia empresa (registro de pedidos emitidos; hoja de solicitud,
recepción o expedición; órdenes de envío, expedición,
fabricación o partes de actividad, fichas de control de existencias;
inventarios y registros).
Documentos que justifican la recepción de mercancías
• Pedido emitido por el comprador y enviado al proveedor.
• Registro de pedidos emitidos.
• Hoja de solicitud de mercancías entre almacenes o secciones de la
empresa.
• Albarán o nota de entrega, que se recibe junto con la mercancía.
• Hoja de recepción, registro de los pedidos recibidos.

Solicitud de mercancías. El
pedido

El pedido es un documento
que expide el comprador
cuando solicita en firme
materiales o artículos a su
proveedor.
 Registro de pedidos emitidos
El control y seguimiento de los pedidos enviados a los
proveedores se refleja en el libro “Registro de pedidos
emitidos”.
 Hoja de solicitud

La hoja de solicitud es un documento interno que se utiliza para

pedir materiales desde una sección a otra de la empresa, desde el
almacén central al centro de fabricación o desde el punto de venta al
almacén central o regional.
Albarán o nota de entrega

El albarán lo confecciona el
vendedor y lo envía al comprador
junto con la mercancía. Su
función principal es servir como
justificante para acreditar que la
mercancía ha sido entregada al
cliente y de guía para emitir la
factura.
 Recepción de mercancías
Los productos que llegan a un almacén pueden proceder:
• Centro de fabricación.
• Otros almacenes de la propia empresa.
• Pedidos a proveedores.
• Devoluciones de clientes.

Las actividades de recepción de mercancías son:

• Cotejar las mercancías recibidas con el albarán o la nota de
entrega.
• Contar los bultos y examinar si existen daños externos.
• Acondicionar y etiquetar las unidades de almacenaje.
• Comprobar el estatuto de cuarentena de los productos
recibidos.
• Recepcionar los artículos devueltos por clientes.
 Tipos de cuarentena

• Cuarentena física: los artículos se almacenan en una zona

delimitada, hasta el levantamiento de la cuarentena.
• Cuarentena informática: los productos se almacenan en el lugar que
les corresponda por sus características o sistema de almacenaje,
pero el sistema informático no permite su salida/venta hasta recibir
la autorización que levanta la cuarentena.

Situaciones más frecuentes de cuarentena

• Industrias farmacéuticas y agroalimentarias, que exigen control de

calidad cuando las materias primas son de importación.
• Productos tóxicos, peligrosos o estupefacientes que se almacenan
bajo un sistema de seguridad.
• Mercancías que pasan por aduana y están en espera de formalizar el
pago de los derechos correspondientes.
Los almacenes que trabajan con productos sometidos a “cuarentena
física” están obligados a poner los medios necesarios para que no se
pueda acceder a ellos mientras dure la cuarentena.

Los almacenes que tienen

productos en “cuarentena
informática” utilizan programas
SGA (Sistema de Gestión del
Almacén) y no permiten la
expedición de las mercancías que
están bajo estatuto de cuarentena.
 Trazabilidad en la cadena de suministro
La trazabilidad permite conocer la ubicación y trayectoria de un
producto o lote de productos y puede ser:
• Trazabilidad ascendente: desde el origen de las materias primas
al destino (productos fabricados).
• Trazabilidad descendente: desde el producto fabricado al destino
final (consumidor o empresa industrial).

Agentes de la cadena de suministros

El sistema de trazabilidad registra la información a tres niveles:
• La información de la etiqueta del producto o carga se simboliza
con un código de barras para su lectura automática.
• La información se registra en las bases de datos de cada agente
de la cadena de suministros (fabricante, distribuidores, punto de
venta…).
• La información se transmite vía electrónica entre los distintos
agentes de la cadena de suministros.
Registro de mercancías. Hoja de recepción
 Etiquetado y codificación de mercancías

Etiqueta de almacenaje
 Tipo de etiquetas según información
• Etiqueta de contenido: describe la mercancía que contiene el bulto o paquete.
• Etiqueta de manipulación o uso: indica la forma de almacenar, transportar o
manipular el contenido del bulto o paquete y la peligrosidad del producto con
símbolos.
• Etiqueta de procedencia y destino: informa al medio de transporte del lugar o
almacén de carga (origen) y el lugar o almacén de descarga (destino).

Las etiquetas de contenido permiten conocer

los productos que hay en el interior del
paquete o carga sin necesidad de abrirlo.
Las etiquetas de los productos de
consumo son obligatorias para
todos los productos destinados al
consumo humano o animal. Su
información hace referencia a los
ingredientes o materias primas
utilizadas en su elaboración,
conservación, fabricante, fecha
de consumo o caducidad o
código de barras del producto.
Los productos peligrosos tienen que llevar etiquetas que adviertan de su
peligrosidad y con información en símbolos universalmente conocidos
sobre su manipulación y el grado de peligrosidad.
 Formas de codificación
• Codificación no significativa: se asigna de forma correlativa o
al azar y el código no ofrece información sobre la mercancía.
• Codificación significativa: proporciona información como
contenido del bulto o unidad de carga, procedencia y destino,
ubicación dentro del almacén…
• Codificación automática: es el código de barras normalizado
por AECOC-GS1, que controla y garantiza un código único para
cada producto, unidad de venta, bulto o unidad de carga.
 Ubicación y soportes de etiquetas

Las etiquetas se colocan en el lugar más visible, para permitir su

lectura óptica o automática con medios mecánicos o por el personal
encargado de su manipulación.
Los soportes que más se utilizan son:
v Soportes ópticos: de papel o similar con un código alfanumérico
(legible por la persona) o un código de barras (legible por
máquinas).
v Soportes magnéticos: son bandas magnéticas que contienen la
información del producto o unidad de carga.
v Soportes inductivos: están formados por un chip que almacena
la información de la etiqueta.
Sistema estándar GS1, mediante códigos de barras

v GS1 BarCodes (código de barras).

v GS1 eCom (comercio electrónico).
v GS1 GDSN (Red Global de Sincronización de Datos).
v EPC Global (Código Electrónico de Productos).

Proceso de etiquetado y
marcaje de productos.
 Códigos de barras estándares

• GTIN-13: para unidades de consumo.

• GTIN-8: para unidades de consumo muy pequeñas.
• GS1 DataBar: para productos de peso variable.
• GTIN-12: para productos fabricados en EE. UU. y Canadá.
• GTIN-14 / ITF-14: identifica unidades de distribución o agrupación
del mismo producto.
• GS1-128: identifica unidades logísticas y controla su trazabilidad
durante el transporte.
Prefijos internacionales asignados por GS1 a cada país
Cada formato o variante del producto, percibido por el consumidor
final, tiene un código diferente.

Estructura del código Estructura del

GTIN-8. código GTIN-12.

Código GTIN-14 para agrupación de varias unidades del mismo

producto.
 Estructura del código DataBar

La etiqueta del producto contiene: GTIN + precio + peso + fecha de

caducidad + país de origen + número de lote + número seriado.
Estructura del código GTIN-14
Creación de un GTIN-14 a partir de un GTIN-13
Estructura del código de barras del GS1-128
Codificación de agrupaciones con el GS1-128
Contenido de la etiqueta GS-128
Indicadores de aplicación más utilizados a nivel internacional
Colocación de la etiqueta en
agrupaciones (GS1-128 y
GTIN-14) en cajas y palés

Estructura del Código

Seriado de la Unidad
de Envío (SSCC)
La Etiqueta de expedición.
Se debe colocar en todas
las caras de la carga. El
código debe ser legible con
lectores ópticos para el
seguimiento logístico de
origen a destino y conocer
en todo momento el lugar
en que se encuentra.
 Otros símbolos para codificación de productos

• GS1 DataMatrix: símbolo (cuadrado o rectangular) con una matriz de

puntos oscuros y claros.
• QR-Code: símbolo 2D cuadrado con puntos oscuros y claros.
• PDF-417: símbolo de barras y puntos; para documentos de la
Administración Pública.
• Códigos electrónicos: EPC y RFID representados por diminutos chips.

Código DataMatrix con formato rectangular

Simbología QR-Code

Estructura del código PDF-417

Productos con el código DataMatrix

Modelos de etiquetas electrónicas