LA NATURALEZA Y FINALIDAD DE LA CONTABILIDAD

En el mundo, la mayor parte del trabajo se hace a través

de organizaciones, en vez de hacerse por personas
trabajando como individuos. Una organización es un grupo de
personas que trabajan juntas para lograr uno o más
objetivos. Al hacer su trabajo, una organización usa
recursos -- materiales, mano de obra, y distintos tipos de
servicios. Para poder trabajar eficazmente, las personas en
una organización necesitan de información acerca de esos
recursos y acerca de los resultados logrados a través de su
uso. Igualmente, las partes externas a la organización
necesitan información para poder hacer juicios acerca de la
organización. El sistema que proporciona esta información
se le llama contabilidad.

Las organizaciones pueden clasificarse ampliamente como

orientadas al lucro o no de lucro. Como sugieren estos
nombres, un propósito dominante de las organizaciones en la
primera categoría es devengar una ganancia, mientras que
las organizaciones en la última categoría tienen otros
objetivos tales como gobernar, prestar servicios de salud
pública, proporcionar educación, etc. De las personas
empleadas en los Estados Unidos, aproximadamente dos
terceras partes trabajan en organizaciones orientadas al
lucro y una tercera parte en las no de lucro. Aunque la
contabilidad básicamente es similar en ambos tipos de
organizaciones, en esta Nota enfocaremos las organizaciones
orientadas al lucro.

LA NECESIDAD DE INFORMACION

En sus específicos, la información que es necesaria

acerca de una organización difiere grandemente entre
organizaciones de distintos tipos, pero visto ampliamente,
existen características comunes que se relacionan a las
necesidades de información de la mayoría de las
organizaciones orientadas al lucro, es decir, las empresas
comerciales. Vamos a delinear estas necesidades generales e
ilustrarlas refiriéndonos a la Morgan Ford Company, un
distribuidor de automóviles.

La Morgan Ford Company busca hacer ganancias. Lo hace a

través de vender automóviles nuevos, usados, y piezas y
accesorios para estos autos, y proporcionar servicios de
reparación a los automóviles. Es una organización compuesta
de 52 personas, cuyo Presidente es el Sr. Carroll.
La MFC es dueña de un edificio donde están ubicados el
salón de exhibición, el taller de servicios, un almacén
para piezas de repuestos y accesorios, y espacio de
oficina. También es dueña de una cantidad de automóviles
nuevos y usados, que ofrece en venta; una existencia de
piezas de repuestos, accesorios y suministros; y dinero en
el banco. Estos son ejemplos de los recursos que la
compañía necesita tener para poder llevar a cabo sus
negocios.

¿Qué información es necesaria acerca de los recursos

usados en esta organización los resultados logrados con su
uso? Podemos clasificar esta información en tres
categorías: (1) información operativa, (2) información
contable administrativa e (3) información contable
financiera. Cada una será descrita brevemente enseguida.

Información Operativa

Una gran cantidad de información necesaria sólo para

llevar a cabo las operaciones cotidianas. Los empleados
deben ser pagados exactamente las cantidades que se les
debe, y el gobierno requiere que se mantengan registros de
planillas para cada empleado, mostrando las sumas
devengadas por ellos y pagadas a ellos, asi como las
distintas deducciones. La fuerza de venta necesita conocer
qué automóviles están disponibles para la venta, y su costo
y precio de venta, o ambos, para cada uno. Cuando se vende
un automóvil, debe hacerse un registro de este hecho. El
empleado del almacén necesita saber qué piezas y accesorios
tiene a mano y, si se acaban las existencias de una cierta
pieza, este hecho es necesario conocerlo para que se pueda
pedir una cantidad adicional. Es necesario que se conozcan
las sumas que deben los consumidores de la empresa, y si un
consumidor no paga su cuenta a tiempo, este hecho necesita
ser conocido para que se tome la acción apropiada.

La compañía necesita saber la suma que ella le debe a

otros y cuándo deben pagar estas sumas. La compañía
necesita saber cuánto dinero tiene en el banco.

En un negocio muy pequeño, el dueño o gerente puede

concebiblemente, llevar toda esta información en su cabeza,
pero si varias personas están involucradas en la
organización, y si la información detallada es algo
complicada, es necesario tener registros escritos. Aun un
negocio de una sola persona, tales como una barbería,
necesita algún tipo de registros escritos.
Contabilidad Administrativa

El presidente, el vicepresidente encargado de ventas de

automóviles, el supervisor del taller de reparaciones y
servicios, y otros gerentes de la Morgan Ford Company no
tienen el tiempo para examinar los detalles de la
información operativa. Por el contrario, ellos dependen de
resúmenes de esta información y usan estos resúmenes junto
con otra información, para llevar a cabo sus
responsabilidades gerenciales. La función para la cual
ellos usan esta información puede categorizarse como
control, coordinación y planeamiento. La información
contable específicamente dirigida para estos fines se le
llama contabilidad administrativa1.

CONTROL. En la Morgan Ford Company, la mayoría de las

ventas de automóviles las hacen los vendedores, y la mayor
parte del trabajo de servicio lo hacen los mecánicos. No es
la responsabilidad del Sr. Carroll y ni de otros gerentes
hacer estos trabajos ellos mismos; por el contrario, su
responsabilidad es ver que esto se haga, y se haga
adecuadamente, por los empleados de la organización. El
proceso que ellos usan para este fin se le llama control.
La información contable se usa en el proceso control como
un medio de comunicación de motivación de conseguir
atención, y de evaluación.

Como un medio de comunicación, los informes contables

pueden ayudar a informar a los empleados acerca de los
planes y política de la administración y, en general, los
tipos de acciones que la gerencia desea que la organización
tome. Como un medio de motivación, los informes contables
pueden inducir a los miembros de la organización a actuar
de una manera que es consistente con las metas y objetivos
generales de la compañía. Como una manera de conseguir
atención, la información contable alerta que existen
problemas que requieren investigación y posible acción.
Como una manera de evaluación, la contabilidad ayuda a
demostrar cuán bien se han desempeñado los miembros de la
organización y, por tanto, proporciona una base para
aumentos salariales, promociones, reasignación, acción
correctiva de distintos tipos, o, en casos extremos,
despido.

1 Algunas personas prefieren usar el término "contabilidad gerencial"

en vez de "contabilidad administrativa". La escogencia se basa en un
punto muy fino de semántica y no tiene consecuencias prácticas.
 COORDINACION. Las varias partes de la organización deben
trabajar conjuntamente para lograr los objetivos de la
organización, y esto requiere que las necesidades de cada
unidad deben coordinarse con las actividades de otras
unidades. El almacén debe tener las piezas necesarias para
dar servicio a los automóviles. El gerente de carros nuevos
no puede pedir más automóviles de los que la compañía tiene
recursos para financiar. La contabilidad ayuda en este
proceso de coordinación.

PLANEAMIENTO. El planeamiento es de decidir qué acción

debe tomarse en el futuro. El área cubierta por un plan
puede ser un segmento muy pequeño de una empresa, o puede
ser la empresa en su totalidad. Por lo tanto, una decisión
de si o no el precio de un producto debe ser aumentado en
10 centavos mañana es un plan, asi como lo es la decisión
de fusionar la compañía con otra.

Algunas empresas tienen un staff de planeamiento cuyo

trabajo a tiempo completo es ayudar en hacer planes. Sin
embargo, la función de planeamiento es mucho más amplia que
el trabajo hecho por estos staffs; se lleva a cabo a todos
los niveles en la organización y en todas las
organizaciones, tengan o no staff de planeamiento
separados. Cuando el capataz del taller de servicio decide
el orden en el cual se va a reparar los automóviles y qué
mecánico va a hacer el trabajo en cada uno de ellos, está
dedicado a planeamiento en el mismo sentido que el
Presidente, pero en una escala más pequeña claro está,
cuando este último decide construir un nuevo salón de
exhibición.

Una forma importante de planeamiento se le llama

presupuestación. Presupuestación es el proceso de planear
la actividad general de la empresa para un periodo de
tiempo especificado, usualmente un año. Un objetivo
importante de este proceso es encajar los planes para que
armonicen entre si y que el efecto total de todos ellos
sobre la empresa como un todo es satisfactoria. Por
ejemplo, el proceso de presupuestación puede revelar que el
gerente de ventas ha planeado un aumento considerable en
las ventas de automóviles y que el gerente del departamento
de servicios ha planeado un aumento correspondiente en
trabajo en el departamento de servicio, pero que el gerente
de piezas no ha planeado pedir las piezas adicionales que
serán necesarias para esta actividad adicional. En una
empresa muy pequeña, la gerencia superior puede tener
suficiente conocimiento personal de los planes generales
para que no sea necesario tener presupuestos formales y
escritos, pero una empresa ya de un cierto tamaño es
posible que sea tan compleja que sea esencial tener algunos
procesos sistemáticos de formular y balancear los planes
para las distintas partes de la empresa.

Planeamiento involucra tomar decisiones. Las decisiones

se alcanzan reconociendo esencialmente que existe un
problema, identificando maneras alternativas de resolver el
problema, analizando las consecuencias de cada alternativa,
y comparando estas con secuencias para decidir cuál es la
mejor. La información contable es útil especialmente en la
etapa de análisis de este proceso de toma de decisión.

Contabilidad Financiera

Otro tipo de información contable está supuesta a ir

tanto a los gerentes como para ser usada por partes
externas a la empresa, incluyendo accionistas, banqueros y
otros acreedores, agencias gubernamentales y el público en
general. Los accionistas que han proporcionado capital a La
Morgan Ford Company quieren información de cuán bien anda
la compañía, para que ellos puedan iniciar acción
correctiva si la gerencia no está desempeñándose
satisfactoriamente. Si ellos deciden vender sus acciones,
ellos necesitan información que les ayude a juzgar cuánto
vale su inversión. Un comprador en perspectiva de estas
acciones necesita información parecida para poder decir
cuánto estarían dispuestos a pagar. Si la compañía quiere
pedir dinero prestado, el banco u otro prestamista quiere
información que le demuestre si el préstamo es sólido, es
decir, si existe una alta probabilidad de que sea cancelado
cuando vence.

Sólo en raras circunstancias pueden estas partes externas

insistir que una empresa le suministre información que está
hecha a la medida para sus especificaciones. En la mayoría
de los casos, ellos deben aceptar la información que la
empresa escoge suministrarles. Ellos no pueden
concebiblemente comprender esta información sin conocer las
reglas del juego que rigen su preparación. Ya que la
persona externa típica usa información contable de
distintas empresas, existe una necesidad clara de tener
reglas de juego básicas que se apliquen a todas las
empresas, tanto para que la información de una empresa
pueda ser comparada con la de otras, como para obviar la
necesidad de aprender a separar las distintas reglas de
juego para cada empresa. Estas reglas de juego son el tema
de la contabilidad financiera.

Cuando una parte externa a la empresa lee información que

ha sido preparada de acuerdo con estas reglas de juego, le
tiene sentido siempre y cuando, claro está, él comprenda
cuáles son las reglas del juego. Sin tales reglas, es
prácticamente imposible una comunicación clara entre una
empresa y el mundo externo.

EJEMPLO:Cuando una persona que está familiarizada

con contabilidad ve en un informe contable el rubro
"inventario a Costo Fijo o Mercado, $1, 435,655", él
comprende que esto se refiere a cierta categoría de
propiedad, y que la cantidad de esta propiedad ha
sido medida según ciertas reglas prescritas; y él
puede depender de este conocimiento aun cuando él no
haya tenido contacto personal con el contador que
divulgó esta información.

Las reglas del juego de la contabilidad financiera por lo

tanto, facilitan la comunicación entre una empresa y partes
externas a ellas que necesitan información acerca de esa
empresa.

Definición de Contabilidad

Todas las actividades descritas anteriormente se

relacionan a la contabilidad. Más formalmente, se ha
definido la contabilidad como sigue:

La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y

resumir en una manera significativa y en términos de
dinero, las transacciones y eventos que, por lo menos en
parte, son de un carácter financiero, y la interpretación
de los resultados. 2

La contabilidad puede ser abordada de cualquiera de dos

direcciones: desde el punto de vista del contador, o desde
el punto de vista del usuario de la información contable.
Un enfoque enfatiza los conceptos y técnicas involucrados

APB Statement N o .4, párrafo 9.

en recabar, resumir y divulgar información contable,
mientras que el otro enfatiza lo que el usuario necesita
saber acerca de contabilidad. La diferencia entre estos dos
enfoques esta sólo en el énfasis. El contador necesita
saber cómo se va a usar la información para que él pueda
recabar y divulgar la información en una manera que sea más
útil para aquellos que la usan, El usuario necesita saber
qué es lo que hace el contador; de lo contrario, es poco
probable que él pueda comprender el significado real de la
información que se le está suministrando.

Esta nota enfoca la contabilidad desde el punto de vista

del usuario. Sin embargo, no discutiremos los usos de la
información contable hasta tanto no hayamos descrito
cuidadosamente qué es lo que es información contable.

Preconcepciones Acerca de la Contabilidad

El lector ya ha sido expuesto a una gran cantidad de

información contable. El recibo de la caja registradora en
las tiendas donde él compra, los cheques que él expide o
(esperamos) que él recibe, su estado bancario, las cuentas
que él está supuesto a pagar, todas estas son parte de
sistemas contables, El lee en el periódico acerca de las
ganancias de una compañía o de una industria, acerca de
dividendos, acerca de dinero que se está gastando para
construir nuevos edificios, y esta información viene de
sistemas contables. Aun antes de que él comience a estudiar
formalmente este tema, el lector ya ha acumulado un cierto
número de ideas acerca de la contabilidad.

El problema es que alguna de estas ideas posiblemente no

sean correctas. Por ejemplo, parece ser intuitivamente
sensato que la contabilidad debe divulgar lo que "vale" un
negocio, pero de hecho no hace esto, y ni siquiera trata de
hacerlo. Como otro ejemplo, existe una idea general de que
la palabra "activos se refiere a cosas valiosas, cosas que
vale la pena tener; pero la habilidad y destreza del
ejecutivo jefe de una compañía no es un activo en el
sentido contable, aun cuando puede ser el determinante
principal del éxito de la empresa.

Por lo tanto, como es el caso con muchos otros temas, el

estudiante de contabilidad deber ser muy cuidadoso de sus
preconcepciones. El descubrirá que la contabilidad "como lo
es en realidad" puede ser distinta en respecto importantes
de lo que él cree que es, o de lo que el sentido común le
dice que debe ser. El encontrará que hay razones sensatas
para estas diferencias, y que es importante que él
comprenda estas razones. Para poder lograr dicho
entendimiento él necesita saber lo suficiente acerca de los
conceptos y técnicas contables para comprender la
naturaleza y limitaciones de la información que ésta
produce. Sin embargo, él no necesita tener el conocimiento
detallado que debe tener un contador.

Un Enfoque Hacia la Contabilidad

El enfoque a la contabilidad que tenemos aqui es parecido

al usado por un piloto de avión al aprender a usar sus
instrumentos. El piloto necesita saber el significado del
mensaje que le imparte cada uno de sus instrumentos: es
decir, él necesita saber cosas tales como el hecho de que
un movimiento de una cierta flecha que se mueve en
dirección de las manecillas del reloj, probablemente
signifique una cosa y que el movimiento contrario
probablemente signifique otra; que el prender y apagar de
una luz roja probablemente signifique que un cierto
componente no está funcionando bien; que un cierto sonido
en sus audífonos probablemente signifique que él está sobre
el curso, etc. La palabra "probablemente" se usa aqui
debido a que, por una razón u otra, un instrumento no
siempre puede dar la lectura que está supuesto a dar; el
piloto debe comprender esto, y él también debe comprender
algo de la probabilidad y razones de estas anormalidades.
Por otra parte, el piloto no tiene que saber ni conocer
cómo diseñar instrumentos del avión, cómo construirlo, cómo
comprobar su precisión, cómo darle mantenimiento, o cómo
repararlo. Hay especialistas disponibles para estas
importantes funciones.

Igualmente, una persona que va a hacer un uso inteligente

de información contable debe comprender lo que
probablemente signifique una cifra contable dada, cuáles
son sus limitaciones y las circunstancias en las cuales
puede significar algo distinto de la "señal" aparente que
nos esta dando. Sin embargo, él no tiene que saber cómo
diseñar, construir, operar o comprobar un sistema contable.
El puede depender de los contadores para estas funciones
importantes.

Anteriormente, describimos tres tipos de información

contable: información operativa, información contable
administrativa, y la información contable financiera. Ya
que nuestro punto de vista es el del usuario, y
particularmente el usuario empresarial, no vamos a
describir la información operativa en detalle. Nos vamos a
referir a ésta sólo cuando sea necesario para explicar la
fuente - la materia prima - de la cual se derivan la
información contable financiera y la información contable
administrativa.

La discusión de la contabilidad financiera viene primero

debido a que la estructura de la contabilidad financiera
subyace todo lo que es contabilidad. Esta estructura
consiste de unos cuantos principios y conceptos básicos,
una serie de relaciones entre los elementos que componen el
sistema contable, una terminología, y un número de reglas y
pautas para la aplicación de los principios y conceptos a
situaciones específicas.

La administración de una empresa puede establecer

cualesquiera reglas de juego que desee para recabar
información contable para uso interno. Por lo tanto, aunque
la contabilidad financiera se aplique a todas las empresas,
las reglas de contabilidad administrativa son hechas a la
medida para satisfacer las necesidades de la administración
de una empresa específica.

Sin embargo, existe una semejanza en la contabilidad

administrativa de la mayoría de las empresas, por dos
razones. Primero, existen obvias economías en usar
información contable financiera cuando es posible, para
fines contables administrativos, en vez de diseñar dos
sistemas totalmente distintos para los dos fines; por lo
tanto, las reglas de la contabilidad financiera tienen una
gran influencia sobre la contabilidad administrativa.
Segundo, hay principios de contabilidad administrativa que
tienen una amplia aplicabilidad y éstos tienden a dar forma
a las prácticas contables administrativas de una gran
cantidad de empresas.

Los términos "contabilidad financiera" y "contabilidad

administrativa" no son descripciones precisas de las
actividades que ellos comprenden. Toda contabilidad es
financiera en el sentido de que los sistemas contables
están en términos monetarios, y la administración es
responsable por el contenido de los informes de la
contabilidad financiera. (Este es el primero de muchos
problemas en terminología que se notarán en esta Nota. El
lector está advertido contra sacar inferencias sólo de los
nombres; él debe aprender los conceptos que estos nombres
representan).

EL MARCO DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA

Supongamos que a usted se le pide que lleve un registro

de lo que está pasando en una empresa para proporcionar
información útil a la administración. Una manera de llevar
a cabo esta tarea seria escribir una narrativa de los
eventos importantes en un diario o en un libro de bitácora
parecido al que lleva el capitán de un barco. Después de
algo de experiencia con su bitácora o diario, usted puede
gradualmente desarrollar una serie de reglas para guiar sus
esfuerzos. Por ejemplo, ya que seria imposible escribir
todas las acciones de cada persona en la empresa, usted
podría establecer reglas para guiarse en escoger entre
aquellos eventos que son influyentemente importantes para
que sean registrados, y aquellos que deberían ser omitidos.
Por lo tanto, si su negocio es una distribuidora de
automóviles al detalle, usted ciertamente querría tener un
registro de cada carro vendido, pero muy bien podría usted
decidir no llevar un registro de cada persona que entra al
salón de exhibición.

Usted también encontrarla que su diario seria más valioso

si usted estandarizase cierta terminología. Las personas
que lo estudiasen después tendrían una comprensión más
clara de lo que usted quería decir. Además, si usted
estandarizase los términos y las definiciones de estos
términos, usted podría tomar la tarea de llevar un diario y
pasársela a otra persona y tener la seguridad de que los
informes de los eventos hechos por esta persona impartirían
la misma información que usted hubiese impartido si usted
estuviese llevando el diario personalmente.

Al diseñar esta regla de llevar un diario, usted

necesariamente seria algo arbitrario. Pudiera haber varias
maneras de describir un cierto evento, todas igualmente
buenas; pero para poder tener una base común de
comprensión, usted escogerla sólo una de éstas para usarla
en su sistema de llevar registros. Por lo tanto, ya que a
los productos manejados por su distribuidora de automóviles
se le puede llamar "vehículos", "autos", "carros" o
"camiones", algunos de los cuales son sinónimos y otros no,
sería claramente deseable acordar una nomenclatura
estándar.
 Todas las consideraciones anteriores estuvieron realmente
involucradas en el desarrollo de un proceso contable. La
contabilidad se ha desarrollado a través de un periodo de
varios siglos, y durante este tiempo ciertas reglas y
convenciones han sido aceptadas como útiles. Si usted ha de
comprender los informes contables -- los productos finales
de un sistema contable -- usted debe familiarizarse con las
reglas y convenciones que están tras estos informes.

Contabilidad como un Lenguaje

A menudo se le llama a la contabilidad "el lenguaje de los

negocios". En un sentido importante, esto es una frase apta
ya que la contabilidad proporciona la manera formal
principal por la cual la información acerca de los negocios
es comunicada (aunque, claro esta, existen muchos otros
tipos de comunicaciones de negocios) . De todo caso, la
tarea de aprender contabilidad es esencialmente la misma
que la tarea de aprender un nuevo lenguaje.

Esta tarea la complica el hecho de que muchas de las

palabras usadas en contabilidad significan casi, pero no
exactamente, lo mismo que ciertas palabras idénticas
significan en el uso corriente y no contable. Si usted es
un norteamericano que está aprendiendo francés, usted se da
cuenta desde el principio de que las palabras y la
gramática francesa son totalmente nuevas para usted y por
lo tanto usted debe aprenderlas cuidadosamente. Sin
embargo, el problema de aprender contabilidad se parece más
a un norteamericano que está aprendiendo a hablar inglés
como lo hablan en la Gran Bretaña. A menos que el sea
cuidadoso, el norteamericano no reconocerá que las palabras
se usan en Gran Bretaña en un sentido distinto del que se
usa en Estados Unidos.

EJEMPLO: El grano que los norteamericanos llaman

"trigo" se le llama "maiz" en Gran Bretaña, y los
británicos usan la palabra "maize" para el grano que
los norteamericanos llaman "maíz". Para complicar
las cosas aún más, un grano que crece en ciertas
partes de la América se le llama "maize" y es casi,
pero no exactamente, igual al maíz de los Estados
Unidos. A menos que ellos comprendan esta diferencia
en terminología, los norteamericanos e ingleses no
comunicarán lo que ellos tratan de comunicar cuando
hablan entre si.
 Es más, ciertos términos usados en contabilidad tienen
distintos significado en distintas circunstancias, y el
contexto debe ser comprendido para poder comprender el
significado. El problema se parece al de la palabra
"tonelada". Comúnmente una tonelada se considera ser una
medida de peso, 2,000 libras. Pero una tonelada en ciertas
circunstancias puede significar 2,240 libras, lo que se
llama una tonelada larga. Para unas personas, un camión de
"seis toneladas" significa un camión que pesa 12,000 libras
totalmente cargado; para otros significa el peso de la
carga solamente. La medida tonelada no es ni siquiera una
medida de peso; es una medida de volumen, 40 pies cúbicos.
El tonelaje de un barco puede ser calculado según
cualquiera de varios métodos, pero a menudo se refiere al
peso del agua del mar que el barco desplaza.

Quizás la dificultad mayor que encuentra un estudiante

principiante de contabilidad, es distinguir entre el
significado contable de ciertos términos y el significado
gue él le ha dado a estos términos en su uso cotidiano no
contable.

EJEMPLO: Una suma denominada "valor neto" aparece en

muchos informes contables. La interpretación de
sentido común es que esta suma se refiere a lo que
algo "vale" -- lo que es su valor -- pero tal
interpretación es incorrecta.

Como es el caso con el lenguaje, la contabilidad tiene

muchos dialectos. Existen diferencias en terminologia y
práctica entre las industrias y entre compañías dentro de
las industrias. En este tratado introductorio, no
trataremos ni siquiera enumerar todas estas diferencias,
aunque las principales serán mencionadas.

La contabilidad también se parece a un lenguaje en el que

algunas de sus reglas son específicas, mientras otras no lo
son; y existen diferencias de opinión entre contadores en
cuanto como debe registrarse un evento dado, asi como
existen diferencias de opinión entre gramáticas en cuanto a
muchos asuntos de estructura, puntuación y escogencia de
palabras en una oración. Sin embargo, hay muchas prácticas
que son claramente "mal español", y hay otras muchas
prácticas que decididamente son "mala contabilidad". Por lo
tanto trataremos de describir los elementos de buena
contabilidad, e indicar áreas en las cuales existen
diferencias de opinión en cuanto a qué constituye una buena
práctica.
 Finalmente, el lenguaje evoluciona y cambia en reacción a
las necesidades cambiantes de la sociedad, e igualmente lo
hace la contabilidad. Las reglas descritas aqui están en
uso en la actualidad, pero algunas de ellas probablemente
serán modificadas para ajustarse a las necesidades
cambiantes de los negocios.

Naturaleza de los Principios

Las reglas y convenciones de contabilidad se les

denominan comúnmente como "principios". La palabra
"principios" se usa aqui para significar "una ley o regla
general adoptada o profesada como una pauta para la acción;
una regla o base ya establecida de conducta o práctica"._3
Nótese que esta definición describe un principio como una
regla o ley general que está supuesta a ser usada como
pauta para la acción. Esto significa que los principios
contables no prescriben exactamente cómo deben registrarse
cada evento detallado que ocurre en una empresa.
Consecuentemente, existen muchos asuntos en la práctica
contable que difieren entre una compañía y otra. En parte,
estas diferencias son inevitables, debido a que no es
concebible aplicar a todas las compañías una serie de
reglas detalles únicas. En parte, las diferencias reflejan
el hecho de que los contadores tienen considerable latitud
dentro de "los principios contables generalmente aceptados"
en los cuales expresar sus propias ideas en cuanto a la
mejor manera de registrar e informar sobre un evento
especifico.

Los lectores deben darse cuenta, por lo tanto, de que

ellos no pueden saber el significado exacto de muchos de
los rubros en un informe contable, a menos que ellos
conozcan cuál de las varias igualmente aceptables
posibilidades ha sido escogida por la persona que preparó
el informe. El significado contemplado en una situación
especifica requiere conocimientos del contexto.

Criterios

Los principios contables son hechura del hombre. A

3
Accounting Terminology Bulletin No.l, p.9 (ver también pie de página
4. )
diferencia de los principios e física, química, y de otras
ciencias naturales, los principios contables no fueron
extractados de axiomas básicos, ni es verificable su
validez por observación y experimento. Por el contrario,
han evolucionado. El proceso de evolución es esencialmente
como sigue: se reconoce un problema; alguien estructura lo
que él cree ser una buena solución para este problema; si
otras personas están de acuerdo que ésta es una buena
solución, gradualmente su uso se vuelve general, y luego se
vuelve un principio contable. Es más, algunos de los
principios hasta ahora aceptados pierden popularidad con el
pasar del tiempo. Este proceso evolucionarlo está
ocurriendo constantemente; los principios contables no son
"variedades eternas".

La aceptación general de un principio o práctica contable

usualmente depende de cuán bien satisface tres criterios;
relevancia, objetividad y factibilidad. Un principio es
relevante al grado de que resulta en información que es
significativa y útil para aquellos que necesitan saber algo
acerca de cierta empresa. Un principio es objetivo al grado
de que la información no está influenciada por un sesgo o
juicio personal de aquellos que la suministran. La
objetividad connota confiabilidad, dependebilidad. También
connota verificabilidad, que significa que existe alguna
manera de asegurar lo correcto de la información informada.
Un principio es factible al grado de que puede ser puesto
en ejecución sin complejidad o costo indebido.

Vamos a ilustrar y expandir sobre el significado de estos

criterios en conexión con la discusión de los principios
mismos. En estos puntos, es suficiente señalar que a menudo
estos criterios son conflictivos entre si. La solución más
relevante posiblemente sea la menos objetiva y la menos
factible.

EJEMPLO: El desarrollo de un nuevo producto puede

tener un efecto significativo sobre el valor real de
la compañía — Xerography y las cámaras Polaroid son
ejemplos recientes espectaculares. Información
acerca del valor de los nuevos productos es de mucha
utilidad para el inversionista. Es ciertamente
relevante.

Pero el mejor estimado del valor de un nuevo

producto posiblemente es el que hace la
administración, y éste es un estimado altamente
 subjetivo; es decir, algunas personas harian
estimados extremadamente optimistas, mientras otras
serian igualmente extremos hacia el lado
conservador. Además, muchas administraciones tienen
una tendencia natural en hacer que las cifras
aparezcan lo mejor posible. Por lo tanto, la
contabilidad no trata de registrar estos valores.
Sacrifica relevancia en el interés de la
obj etividad.

La medida del valor del interés de los dueños en

la Xerox Corporation obtenida de las cotizaciones de
sus acciones en el mercado (es decir, multiplicando
el precio por acción por el número de acciones en
circulación) es un reflejo mucho más exacto del
verdadero valor, que la cantidad a la cual este
articulo aparece en los registros contables de la
sociedad anónima. Al 31 de diciembre de 1973,
aparecía en el mercado como $9.7 mil millones; los
registros contables lo daban como $1.5 mil millones.
La diferencia no indica que es un error en los
registros contables. Meramente ilustra el hecho de
que la cantidad no informa ni trata de informar los
valores de mercado.

Al desarrollar nuevos principios, el problema esencial es

encontrar el verdadero balance entre relevancia por una
parte y la objetividad y factibilidad por la otra. Una
falla es apreciar este problema a menudo lleva a criticas
inmerecidas de los principios contables. Es fácil criticar
la contabilidad en base a que la información contable no es
tan relevante como pudiera ser; pero el critico a menudo
pasa por alto el hecho de que las propuestas para
incrementar relevancia casi siempre involucran un
sacrificio de la objetividad y la factibilidad. Como
balance, puede ser que dicho sacrificio no valga la pena.

Fuente de Principios Contables

La base de la contabilidad consiste en una serie de lo

que se llaman "principios contables generalmente
aceptados". En la actualidad, estos principios son
establecidos por la Junta de Estándares de Contabilidad
Financiera (JECF) que fue creada en 1973. La JECF se
compone de siete importantes contadores que trabajan a
tiempo completo para desarrollar nuevos o modificados
principios. La Junta está apoyada por un staff profesional,
que lleva a cabo investigación y prepara un memorando de
discusión sobre cada problema que enfrenta la Junta. La
Junta actúa sólo después que partes interesadas han
recibido una oportunidad para sugerir soluciones a los
problemas y comentar sobre los pronunciamientos propuestos.
La JECF es una organización no gubernamental financiada por
contribuciones de empresas comerciales y la profesión
contable.

La JECF reemplazó a la Junta de Principios Contables

(JPC) del Instituto Estadounidense de Contadores Públicos
Autorizados. La JPC tenia las mismas funciones que la JECF,
pero sus miembros no le dedicaban tiempo completo a las
actividades de la Junta. En una de sus primeras acciones,
la JECF adoptó los principios que hablan sido desarrollados
por la Junta de Principios Contables, y publicado como sus
Opiniones. Por tanto, en esta descripción de contabilidad
nos referiremos a Opiniones de la Junta de Principios
Contables como autoritativos, y nos referiremos de ellos
como pronunciamientos de la Junta de Estándares Contables
Financieros aún cuando fueron hechos por una organización
predecesora._4

A las compañías no se les requiere legalmente adherirse a

los Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA)
establecidos por la Junta de Estándares Contables
Financieros. Sin embargo, como asunto práctico, existen
presiones muy fuertes para que lo hagan. Esto se debe a que
los informes contables de la mayoría de las compañías de un
tamaño apreciable son auditoriados — es decir, examinados
por contadores públicos autorizados (CPA) que son
miembros de el IACPA. Aunque el IACPA no requiere que sus
miembros obliguen a las compañías a adherirse a los
principios contables generalmente aceptados promulgados por
la Junta de Estándares Contables Financieros, si requiere
que si un CPA encuentra que la compañía ha usado un
principio que es distinto, debe llamarse la atención

4 Debido a que los enunciados anteriores no han sido codificados en una

publicación de la Junta de Estándares Contables Financieros, debemos
citar los pronunciamientos de los cuerpos anteriores. Aqui se les
refiere como Boletines de Terminología Contable, Boletines de
Investigación Contable, Opiniones de la JPC y enunciados de la JPC.
(Los enunciados de la JPC no han sido aprobados oficialmente, y son de
una naturaleza de recomendaciones o sugerencias, en vez de mandatos).
Todos estos documentos han sido recopilados en el libro APB Accounting
Principies,_publicado en 1973 por la Commerce Clearing House, Inc.,
para el Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Autorizados.
pública a la diferencia. Ya que la compañía usualmente no
le gusta ir en contra de la JECF -- aun cuando puedan ser
de opinión que los principios de la JECF no son apropiados
en su situación particular -- casi siempre se someten a los
pronunciamientos de la JECF.

Otra fuente de presión para obligar a ceñirse a los PCGA

en la Comisión de Valores y Cambios de los Estados Unidos.
Esta agencia existe para proteger los intereses de los
inversionistas, y tiene jurisdicción sobre casi todas las
sociedades anónimas cuyos valores son negociados en
comercio interestatal. Requiere que estas compañías
presenten sus informes contables, y que estos informes
deben ser preparados de acuerdo con los PCGA. En su Regla
S-X y en su serie de Pronunciamientos Contables, la CBC
delinea los principios contables aceptables en más detalles
que los pronunciamientos de la JECF, pero generalmente son
consistentes con estos pronunciamientos.

La Asociación Estadounidense de Contadores también ha

publicado enunciados de principios contables, pero estos
pueden ser considerados como normativos en vez de
descriptivos; es decir, expresan lo que debieran ser los
principios contables en vez de lo que son. Por lo tanto, no
necesariamente son pautas para la práctica corriente.

Varios cuerpos reguladores también prescriben reglas

contables para las compañías que ellos regulan. Entre los
que están sujetos a dichas reglas están los bancos y otras
instituciones financieras, compañías de seguros,
ferrocarriles, lineas aéreas, oleoductos, compañías de
radio y televisión, y compañías de servicios eléctricos y
de gas públicos. Estas reglas no necesariamente son
consistentes con los principios de la Junta de Estándares
Contables Financieros, aunque existe una tendencia en años
recientes a cambiar las reglas contables de las agencias
reguladoras para que tengan esta conformación.

EJEMPLO: El Baltimore Ohio Railroad informó que en

197 3 su ingreso neto, medido de acuerdo con los
principios contables generalmente asentados,
fue de $31.8 millones. Medido de acuerdo con las
reglas prescritas por la Comisión Interestatal
de Comercio, su ingreso neto fue de $23.6 millones.
 La autoridad de la JECF y otras agencias sólo existe,
claro está, en los Estados Unidos de Norte América. Los
principios contables en otros países difieren en algunos
respectos de la PCGA de los Estados Unidos, pero existe una
semejanza, básica a través del mundo, incluyendo la Unión
Soviética. La excepción notable es la República Popular
China, cuyos principios difieren en algunos respectos
significativos. En 1973, se hicieron esfuerzos por
codificar una serie de principios contables que se pudiesen
aplicar internacionalmente.

La fuente más conveniente de las distintas prácticas

contables usadas por las compañías de los Estados Unidos es
Accountin Trends and Techniques, publicada anualmente por
el Instituto de Estados Unidos de CPAS. Resume las
prácticas de 600 compañías. Dado que estas son compañías
relativamente grandes, los resúmenes no necesariamente
reflejan la práctica de todas las compañías, grandes y
pequeñas.

ESTADOS FINANCIEROS

El producto final de un producto contable financiero es

una serie de informes que se le llama estados financieros.
PCBA requiere que se preparen tres de dichos informes: (1)
un balance general, (2) un estado de pérdidas y ganancias,
y (3) un estado de cambios en posición financiera. Al
examinar los detalles del proceso contable, es importante
que el lector tenga en mente el objetivo hacia el cual se
dirige el proceso, es decir, la preparación de estados
financieros.

La mayoría de los informes, en cualquier campo, pueden

ser clasificados en una de dos categorías denominadas,
respectivamente, (1) informes de existencia o de status e
(2) informes de flujo. La cantidad de agua en un embalse en
un momento de tiempo dado es una medida de existencia,
mientras que la cantidad de agua que pasa a través del
embalse un día u otro período de tiempo es una medida de
flujo. Informes de existencias siempre son en un instante
de tiempo especificado; los informes de flujo siempre
cubren un período especificado de tiempo. Los informes de
existencias son como las fotografías; los informes de flujo
se parecen más a las películas de cine. Uno de los informes
contables, el balance general, es un informe de
existencias.
 Muestra información acerca de los recursos de una empresa
en un momento especificado de tiempo. Los otros dos
informes, el estado de pérdidas y ganancias y el estado de
cambios en posición financiera, son informes de flujo.
Informan las actividades de una empresa para un periodo de
tiempo, tal como un mes o un año.

RESUMEN

Una Empresa tiene tres tipos de información contable: (1)

información operativa, que trata con los detalles de las
operaciones, (2) información contable administrativa, que
se usa internamente para control, coordinación y
planeamiento; y (3) información contable financiera, que la
usa tanto la gerencia como partes contables externas.

La contabilidad financiera está regida por reglas de

juego a la que se refiere como principios contables
generalmente aceptados. Estas reglas del juego pueden ser
distintas de lo que el estudiante cree que son, basados en
su previa exposición a información contable. Están
prescritas por la Junta de Estándares Contables
Financieros, y tratan de llegar al balance óptimo entre el
criterio de relevancia por una parte y criterios de
relevancia y factibilidad por la otra.

Los productos finales del proceso contable financiero son

tres estados financieros: el balance general, el estado de
pérdidas y ganancias, y el estado de cambios en la
condición financiera. El balance general es un informe en
un momento de tiempo dado, y los otros dos estados resumen
los flujos a través de un periodo de tiempo.