INSTRUCTIVO DE TRABAJO Código: ITA-06

CONTROL DE INVENTARIO PRODUCTO DE Edición: 1

IMPORTACION Fecha:Septiembre de 2008

ALMACENADORA DEL PACIFICO, S.A. DE C.V.

INSTRUCTIVO DE TRABAJO

Código: ITA-06
TÍTULO:

CONTROL DE INVENTARIO Edición: 1

PRODUCTO DE IMPORTACION
Nº Total de Páginas:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Licda. Cynthia Cevallos Lic. José Francisco Cerón Cruz Ing. José Ricardo Iraheta Vega
Gerente de Comercialización Representante de la Dirección Presidente Comité de Calidad
Fecha: 1 de septiembre de 2008 Fecha: 8 de septiembre de 2008 Fecha: 12 de septiembre de 2008

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HOJA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

Edición Fecha Descripción de la Modificación

0 18/06/03 Edición inicial

Se separó las actividades de control de inventario de producto de
exportación a otro documento.
1 Septiembre de 2008 Se realzó una revisión genera al documento

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Definir como se deben realizar las actividades que integran el

proceso de control de inventario de productos de importación, de
Objetivo y Finalidad: tal manera que en su ejecución, se eviten omisiones que puedan
ocasionar inconvenientes que afecten negativamente la prestación
de servicios a nuestros clientes.

Ámbito de aplicación: Las actividades comprendidas en el Proceso de Control de

Inventario de Productos de Importación.

Encargado de Control de Inventarios

Responsabilidad: Gerente de Comercialización
Coordinador de Calidad

- Obtención de información sobre consignatarios a quienes se les

brindará servicios.
- Obtención de documentos necesarios para la recepción de
productos de importación.
Contenidos: - Determinación cantidad de productos recibidos y despachados.
- Controles de existencia en instalaciones y por cliente.
- Documentos y registros relacionados con la recepción y
despacho de productos.
- Elaboración de expedientes con documentación generada y
recibida de otros procesos.

Norma UNE-EN-ISO 9001: 2000

Manual de Calidad
Otros documentos pertinentes: PRO-01 Control de Inventario de Productos de Importación
PRO-02 Manejo de Maíz, Harina de Soya y Arroz en granza
PRO-03 Manejo de Grasa amarilla

Documentación generada
(Registros de Calidad):
Control de entrega de la documentación

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TERMINOLOGÍA:

Personal de Planta: Personal de las secciones mecánica, eléctrica y servicios varios.

Desembarque: Operación de desestiba de la carga propiedad de nuestros clientes, de las bodegas de un
buque y transportada hacia las instalaciones de ALMAPAC.
Consignatario: Dueños de la mercadería y responsables de entregar oportunamente todos los documentos
necesarios al Agente Aduanero.
Mercancía: Todo lo que se puede vender o comprar.
Agente Aduanero: Responsable de elaborar las pólizas y presentar una copia de toda la documentación al
responsable de la sección de inventario para su distribución.
Gerente de Comercialización: Responsable de la realización de las actividades de la sección de Control de
Inventarios y de monitorear la oportuna elaboración.
Encargada de Control de Inventario: Responsable de recibir, archivar y fotocopiar la documentación para su
entrega respectiva.
CEPA: Comisión Ejecutiva Portuaria Autónoma
Sección de Finanzas PNC: Sección de la Policía Nacional Civil de El Salvador, responsable de verificar la
regularidad de la documentación presentada que garantiza la legalidad de la mercancía.
Guardamuelle: Persona designada por la Aduana Marítima del Puerto de Acajutla, para verificar el
cumplimiento de las disposiciones aduanales y que se encuentra ubicada en el muelle del Puerto de Acajutla.
Gerente de Muelle: Persona designada por la CEPA para coordinar las operaciones que se realizan en

muelle del Puerto de Acajutla.

Cuadrillas: Número de personas que estarán trabajando en la las operaciones de estiba o desestiba de

productos de un buque determinado.

Manifiesto de Carga: Documento que contiene información respecto del medio de transporte, número de
bultos, peso e identificación genérica de la mercancía que comprende la carga, incluida la mercancía a granel,
transportada en un medio de transporte, que debe presentar todo transportista internacional a la aduana de un
País Miembro, en forma previa o al momento del arribo o salida del territorio aduanero de dicho País Miembro,
según corresponda al régimen de importación o exportación.
Bill of Leading (B/L) Conocimento de Embarque: Documento que incluye toda la información necesaria

relacionada al producto que se embarca.

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Factura de Compra: Documento emitido por el proveedor que indica la propiedad del producto.
Valor FOB: Es el costo que considera el valor del producto puesto en el puerto de origen, no incluye seguro ni
flete.
Valor CIF: Refleja el costo total del producto con seguro y flete, puesto en el puerto de destino.
DAI: Derechos Arancelarios de Importación.
DTI: Es el regimen mediante el cual las mercancías sujetas a control aduanero, son transportadas de una
aduana a otra por cualquier vía, con suspensión total de los derechos e impuestos respectivos.
Contingente: Cuota que se señala a un país o a un industrial para la producción, exportación e importación de
determinados productos.
Impuestos: Tributo o carga que ha de pagarse al Estado para hacer frente a las necesidades publicas.
Notice of Radiness o Notificación de Listo: Es el documento que emite el capitan del buque, para informar
a las diferentes instancias principales (sus principales, operador, agencias navieras y representantes de las
distintas almacenadoras, etc), que se encuentra listo para efectuar las maniobras de carga o descarga de los
productos del buque.
Carta de Protesta: es el documento en la cual las almacenadoras dejan constancia de la inconformidad al
recibir un producto dañado, por fallas en los equipos, faltante de producto, etc

Actividades relacionadas con productos de importación:

1. La Gerente de Comercialización será la responsable de obtener por medio de la Agencia Naviera que
representa al vapor, el Manifiesto de Carga. Dicho documento contiene los consignatarios, las
cantidades y los tipos de producto a recibir.
2. Con base a la información contenida en el manifiesto de carga, la Encargada de Control de Inventario,
elaborará un resumen de los consignatarios cuya carga será recibida por ALMAPAC, registrando los
tipos de productos y las cantidades a recibir en el formato “Lista de Consignatarios”.
3. Es responsabilidad de la Encargada de Control de Inventario enviar la lista de consignatarios a la
Gerente de Comercialización para el visto bueno, aprobación y posteriormente sea distribuido a las
demás gerencias.
4. Una vez obtenida dicha información, la Gerencia de Comercialización es responsable de que se
llamen por teléfono a los consignatarios y se confirmará con ellos, si el producto será almacenado en
nuestra planta.

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5. Para efecto de obtener la autorización para la descarga de la mercadería, el Agente Aduanero recibirá
de nuestros clientes los documentos necesarios para realizar las gestiones aduanales y portuarias
correspondientes:
a. Factura de Compra: este documento es emitido por el proveedor. Indica la propiedad del
producto, reflejando la cantidad de toneladas que el proveedor ha vendido al cliente con su
correspondiente valor FOB (costo a bordo) o CIF (costo, seguro y flete), proporcionando el
costo total de la cantidad de producto que ampara a la factura. Dicho documento es
indispensable para la elaboración de la póliza y autorización de movimiento de gráneles.
b. Conocimiento de Embarque (B/L): es emitido por la agencia naviera en el puerto de carga, en
tres originales:
i. Para ser entregado al capitán del barco en el puerto de descarga.
ii. Para el trámite del agente aduanal en la liquidación de declaración de mercancías
ante la aduana.
iii. Para el consignatario de la mercancía.
Dicho documento incluye toda la información necesaria relativa con el producto que será
embarcado y es indispensable para la autorización de movimiento de gráneles.
6. En caso de existir re-exportaciones, el proveedor envía por correo electrónico factura y B/ L
7. De las gestiones aduanales y portuarias realizadas, el Agente Aduanal obtendrá la documentación
requerida para la salida del producto de las instalaciones portuarias
a. Declaración de mercancía a depósito DM-7: Es utilizada para registrar los productos a
descargar en aduana, dicha póliza esta amparada por una carta de garantía, que constituye la
cantidad de impuestos a garantizar.
El agente aduanal, contratado por el cliente, debe presentar la carta de garantía adjunto a la
declaración de mercancías al Ministerio de Hacienda, donde se quedan con la carta de
garantía original. Posteriormente, el agente aduanal debe de presentar las declaraciones de
mercancía en las oficinas de Aduana Marítima de Acajutla, y una copia a la unidad de muelle
en CEPA, para ser utilizada como autorización de descarga. Al registrar esta póliza, el cliente
dispone de un año para realizar la cancelación de los impuestos respectivos IVA-DAI
(derechos arancelarios de importación). Cuando una declaración es liquidada se debe
verificar que posea la pegatina de aduana, que contiene la cantidad de impuestos pagados,

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código de aduana y selectividad, y los sellos de alcaldía, gráneles y facturación CEPA en la

parte posterior.
b. Declaración de importación definitiva DM-4: Estas declaraciones deben de cumplir con los
mismos requisitos de las declaraciones a depósito, con la variante que en estas no se debe
tramitar carta de garantía, en su lugar se pagan inmediatamente los impuestos. Estas también
son utilizadas como autorización de descarga y deberán contar con los sellos detallados en el
numeral anterior.
c. La Declaración de re-exportación DM-3: Es utilizada para registrar los productos que serán
trasladados a otro destino, deben estar amparadas por formularios de DTI (declaración de
mercancías para el transito internacional terrestre). Este tipo de declaraciones no reflejan
impuestos, debido a que el producto no permanecerá permanentemente en el país.
d. Declaración de importación temporal con re-exportación en el mismo estado: es el régimen
que permite ingresar al territorio aduanero por un plazo determinado, con suspensión de
derechos e impuestos a la importación, mercancías con un fin especifico, las que serán re-
exportadas dentro de ese plazo sin haber sufrido otra modificación que la normal depreciación
como consecuencia de su uso.
e. Autorización de movimiento de graneles: Contiene la información relacionada con el producto
como cantidad a recibir, tipo, consignatario, terminal receptora y vapor. Dicho documento es
utilizado como autorización de descarga para la unidad de muelle, con previa validación del
Administrador de Aduana.
El plazo de la permanencia de las mercancías en depósito será de un año improrrogable,
contando a partir de la fecha de la recepción de la mercancía por parte del depositario o la
aceptación de la declaración respectiva, según se disponga. Vencido este plazo la mercancía se
considerará en abandono.
8. La Gerencia de Comercialización, auxiliada por la Encargada de Control de Inventario, será la
encargada de dar el debido seguimiento, durante la elaboración y proceso de dichos trámites.
9. La Encargada de Control de Inventario, será la responsable de elaborar tres juegos de copias de
todos los documentos proporcionados por el Agente Aduanero, los cuales serán entregados a las
siguientes entidades:

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a. División de Finanzas de la Policía Nacional Civil, destacada en la delegación de Acajutla, para

hacer constar la regularidad de la documentación.
b. División de Finanzas de la Policía Nacional Civil, destacada en la puerta número dos del
Puerto de Acajutla, para que autorice la salida de las unidades de transporte de CEPA.
c. Gerente de Operaciones, para el envió al Controlador de Tráfico, en caso de extravío de
documentos por parte de la División de Finanzas de la Policía Nacional Civil, y asegurar la
salida de las unidades del recinto portuario.
10. Con el objetivo de evidenciar la adecuada entrega de la documentación, la Encargada de Control de
Inventario, registrará el detalle de la información presentada, en el formato “Control de entrega de la
documentación”, el cual deberá ser firmado por los representantes de las entidades antes descritas al
momento de su entrega.
11. Es responsabilidad de la Encargada de Control de Inventario, elaborar las notificaciones pertinentes a
las autoridades de CEPA, sobre la cantidad y tipo de producto a recibir por consignatario, con previa
autorización del Gerente de Operaciones
12. La Encargada de Control de Inventario, debe elaborar y enviar a la Jefatura de Seguridad del Puerto
de Acajutla, la solicitud de autorización para ingreso de personal a las instalaciones portuarias. Dicha
lista deberá de actualizarse contra la lista del personal permanente en planta, proporcionada
semanalmente por la Encargada de Personal.
13. Así mismo deberá elaborar y enviar a la Delegación Local de Autoridad Marítima Portuaria, una
solicitud de autorización de ingreso de personal al buque.
14. Una vez obtenida toda la documentación y las autorizaciones de las entidades correspondientes,
iniciará la descarga del buque y el traslado del producto hacia la planta por cualquiera de los sistemas
de recepción de mercadería.
15. El producto se recibirá en la planta por medio de tres sistemas diferentes.
a. Por sistema de bandas: se recibe producto por este medio, cuando un buque atraca en el
muelle donde se encuentra la unidad de carga B 3-4. Este medio esta conformado por la
conexión que existe entre nuestro sistema de bandas y el de CEPA. Para este caso nosotros
damos la señal a CEPA, para que ellos puedan poner a funcionar el sistema de bandas
transportadoras. La capacidad de recepción por bandas, es de hasta 800 TM/hora,
dependiendo del elevador que se este utilizando y del lugar donde el producto se almacene

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b. Por camiones: Se utiliza este medio cuando un buque atraca en un muelle donde no esta la
unidad de carga, aunque si se requiere aumentar la eficiencia de la operación también se
puede utilizar cuando el vapor atraca en la unidad de carga. CEPA es quien determina el
número de cuadrillas a utilizar.
c. Por Tubería: solo recibimos grasa amarilla, contando con una tubería de 16 pulgadas de
diámetro. La capacidad de recibo dependerá de las bombas del barco que descargará el
producto. Los muelles para esta operación son el A1 y A2.
16. El personal de la planta será el encargado del monitoreo del flujo de la descarga del producto y de la
revisión del sistema de recepción de producto, a través de la “bitácora de operaciones”, “lista de
actividades a realizar durante desembarque de cereales” y “reporte de inspección de temperatura”.
17. El operador del cuarto de control de los equipos (PLC), será el responsable de entregar a la
Encargada de Control de Inventario, el reporte diario donde se reflejan las cantidades descargadas de
productos hasta las 00:00 horas del día anterior a mas tardar a las 7:00 AM, con el objetivo de
elaborar diariamente el reporte de “control de existencias de productos de importación”, el cual
contendrá el detalle de: nombre de los consignatarios, vapor, fecha de recibo, especificaciones, saldo
anterior, recepción, despacho y saldo actual.
18. Con base en dicha información la Encargada de Control de Inventario, prorrateará lo recibido entre los
consignatarios y alimentará el reporte de existencias.
19. Una vez finalizada la descarga de los productos del barco en operación, la Encargada de Control de
Inventario, elaborará y entregará a Aduana el “informe del total de producto solido recibido”. Para el
caso de la grasa amarilla, elabora el “acta de recepción de grasa amarilla”. Dichos documentos se
realizarán con base a la información contenida en los diferentes medios:
a. Sistema de bandas transportadoras: Por medio de las cantidades registradas en “Cinta de
báscula de importación”
b. Recepción por medio de camiones: La Encargada de Control de Inventario, deberá conciliar
los envíos emitidos por la báscula de CEPA contra los envíos de las básculas de la planta.
Una vez realizada dicha conciliación proceder a alimentar el reporte de existencias; tomando
de base para la determinación de las cantidades recibidas, los pesos reflejados en los envíos
emitidos por CEPA.

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c. Tubería: Se obtiene por medio del cálculo realizado por el Gerente de Operaciones, con base
a las mediciones realizadas al tanque se recibió el producto.
20. Una vez presentado el informe a Aduana del total de producto sólido recibido o el Acta de Recepción
de Grasa Amarilla, la sección de graneles de CEPA emitirá las notas de tarja respectivas.
a. La nota de tarja: es un documento emitido por la unidad de carga de graneles, en el que se
indican las cantidades de producto recibidas por cliente, en este documento además se
reflejan las cantidades de sobrante o faltante de producto si las hubiera. Por un faltante de
producto, debe de haber un documento llamado sobrante de factura y por un sobrante de
producto, debe de existir una declaración de mercancía de complemento.
21. La Encargada de Control de Inventario, debe elaborar una solicitud de las notas de tarja, dirigida al
Jefe de Almacén de CEPA, con copia a la Sección de Graneles. Una vez recibidas, deberá obtener
dos fotocopias, una que pasará a formar parte del expediente de cada consignatario y la otra para
facturación de manejo que se entrega a Control de Aduana. Respecto a las Notas de Tarja original, es
responsabilidad de la Almacenadora retirarlas y entregarselas al agente aduanal, para que procedan
al inicío del pago trámites de impuestos de los clientes, a quienes La Encargada de Control de
Inventario les envía dicha nota de tarja vía fax.
22. Con base a la información de sobrante o faltante reflejado en la nota de tarja, la Encargada de Control
de Inventario, elabora el registro electronico de “control de existencias de producto de importación por
producto, buque y cliente“ el cual lleva el detalle de la declaración de mercancia a deposito, fecha,
ingreso de toneladas, desprendimiento, saldo y número de la declaración de desprendimiento, el
detalle de la declaración de mercancia de importación definitiva, fecha,, ingreso de toneladas,
despacho, despacho, saldo, observaciones.
23. La Encargada de Control de Inventario, realiza el ajuste necesario sobre la cantidad total recibida;
aplicando los porcentajes de estimación de merma correspondiente por producto, en el inventario de
cada consignatario. Dicho informe se ingresa a la pagina web: www.almapac.com, para que cada
cliente pueda revisar el movimiento de sus productos.

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24. El proveedor envía a la Gerente de Comercialización y Encargada de Control de Inventario, la lista de

restricción de entrega de producto, lo que significa que el cliente no puede retirar su producto sin la
debida notificación de la liberación por producto, barco, cliente y cantidad.
25. La Encargada de Control de Inventario, debe archivar toda la documentación generada por cliente y
por buque.
26. La Encargada de Control de Inventario, es la responsable de recopilar de los agentes aduanales los
documentos legales necesarios para que puedan retirar la mercadería recibida:
a. Declaración de Mercancía Definitiva DM-4: se recibe con todos los documentos que ampara la
declaración de mercancías: conocimiento de embarque, factura, tarja, permiso de cuarentena.
b. Licencia de exención: Son autorizaciones que otorga el Ministerio de Economía a ciertos
clientes, para importar una cantidad determinada de producto libre de derechos arancelarios
de importación-DAI, por periodo de tiempo de un año. Los productos a los que aplica dicha
licencia es el maíz amarillo, maíz blanco y arroz. Harina de Soya y Grasa están exentas. Una
vez vencido dicho plazo el cliente deberá pagar el DAI correspondiente:
i. Maíz 15 %
ii. Maíz Blanco 20%
iii. Arroz 40%
c. Declaración de complemento: este documento debe cumplir con los mismos requisitos que
una declaración de mercancía ya sea a depósito o pago.
d. Sobrante de producto: va amparada con una declaración de complemento.
e. Faltante de producto: va amparada por un sobrante de factura.
Adicionalmente, se archivará en el expediente de cada cliente dichos documentos.
27. El producto será almacenado en el lugar que previamente fue asignado por el Gerente de
Operaciones y la entrega de la mercancía se realiza una vez que los impuestos estén debidamente
pagados y si se cuenta con las respectivas liberaciones que el proveedor emite con el detalle de la
cantidad liberada para cada consignatario.
28. La Encargada de Control de Inventario, recibe por parte del cliente, la autorización respecto al
transporte que retirará el producto.
29. Una vez la unidad retira el producto en el área asignada para el despacho, se emite un comprobante
de báscula (envío), el cual detalla la cantidad de producto retirada por la unidad.

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30. El personal de seguridad y báscula, debe entregar diariamente a las 7:00 horas, a la encargada de
control de inventarios, los comprobantes de báscula que tengan en su poder y que correspondan a las
operaciones de despacho del día anterior, de manera que se pueda descontar las cantidades
parciales de producto despachado en el “control de existencias de producto” e informando a nuestros
clientes a través de la pagina Web.
31. A diario la encargada de control de inventario, deberá de enviar el reporte de “existencia de bodega” a
la Gerencia Gerencial, Gerencia de Comercialización, Gerencia de Operaciones, Gerencia de
Mantenimiento, Auditor de Báscula y Contabilidad.
32. Para las re-exportaciones, el cliente envía los documentos originales: factura y B/L, debidamente
firmados y endosados a nombre de ALMAPAC, por el representante legal de la empresa,
acompañados de los certificados fitosanitarios, de origen y fumigación correspondientes, a nuestras
oficinas en San Salvador o Planta Acajutla, en el menor tiempo posible, con la finalidad de poder
enviarle dichos documentos al agente aduanal para que pueda elaborar las pólizas.
33. Para el retiro de producto de re-exportación, se debe de contar con la declaración de mercancía que
emite el agente aduanal, con el pago de los impuestos municipales, pago de fumigación de OIRSA,
liberación por parte del proveedor, autorización de retiro de mercancía por parte del cliente y con el
comprobante de envío por parte de báscula.
34. La agencia aduanera es la responsable de elaborar por cada motorista una Declaración de Mercancía
para el Transito Aduanero Internacional Terrestre (DTI) que van anexas a la declaración de mercancía
de reexportación, las cuales son presentadas a la aduana para la autorización de la salida del
producto. Una vez autorizada la salida de las unidades, el agente aduanal entrega el original de DTI y
la Declaración de Re-exportación al motorista encargado del grupo
35. La Encargada de Control de Inventario, debe archivar todos los comprobantes de báscula en los
expedientes correspondientes por cliente y por buque.
36. Una vez finalizado el despacho del total de producto recibido por cliente y por barco, la Encargada de
Control de Inventario, elaborará la “Liquidación de existencias de productos de importación”, la cual
debe contener el nombre del producto, fecha de recepción y despachos realizados. Dicha información
se subirá a la página Web y se archivara en el expediente correspondiente.

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37. Una vez actualizados los expedientes de cada cliente, serán revisados por el Encargado de Control
de Aduana. Dicha actividad deberá registrarse en el formato “Formulario de revisión de documentos
en expedientes por buque y clientes”

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