Repú blica Bolivariana de Venezuela.

Ministerio del Poder Popular para la Educació n Universitaria.

Universidad Nacional Experimental Simó n Rodríguez.

Maturín- Edo- Monagas.

Secció n: R-D

Facilitadora: Participante:

Gracia Cedeño. Ashley Pugarita

C.I: 30.624.907

Dilibeth Martínez

C.I: 30.624.541

Geovanna Barreto

C.I: 30.624.102
1. Definició n, características y tipos, objetivo y estructura de:

archivos, registro y campo.

Archivos: En informática, se conoce como archivo o fichero a un conjunto
organizado de unidades de información (bits) almacenados en un dispositivo.
Se les denomina de esa manera como metáfora a partir de los archivos
tradicionales de oficina, escritos en papel, ya que vendrían a ser su equivalente
digital.

En líneas generales, las características de los archivos son:

A. Representables: Los archivos suelen tener un nombre de máximo 255

caracteres y suelen ser representados en sistemas operativos de interfaz
gráfica (como Windows) por un ícono determinado.

B. Ú nicos por directorio: En una misma carpeta o directorio no pueden

existir dos archivos idénticos con el mismo nombre. Cuando ello ocurra
alguno de los dos habrá de cambiar levemente su nombre o en todo caso
será remplazado uno por otro.

C. Modificables: Excepto aquellos que expresamente hayan sido protegidos

contra modificación, como es el caso de los archivos vitales del sistema
informático, que no deben sufrir cambios pues éste se desestabilizaría, lo
común es que los archivos puedan borrarse, crearse, modificarse,
renombrarse a voluntad o necesidad.

D. Poseen un tamañ o: De acuerdo a la cantidad de información que un

archivo contenga, éste tendrá un tamaño o “peso”, mensurable en Kb, Mb
o incluso Gb. Mientras más grande sea el archivo, más capacidad deberá
tener el soporte donde se encuentre.
Dentro de los tipos de archivos de datos se pueden crear grupos,
especialmente por la temática o clase de información que guarden. Así lo
haremos en este tutorial. Separaremos los grupos en archivos de imágenes, de
texto, de vídeo, comprimidos... y nombraremos algunos programas asociados.

Los tipos de archivo má s comunes son:

1. De texto: txt, doc, docx, etc.

2. De imagen: jpg, gif, bmp, png, etc.
3. De vídeo: avi, mp4, mpeg, mwv, etc.
4. De ejecución o del sistema: exe, bat, dll, sys, etc.
5. De audio: mp3, wav, wma, etc.
6. De archivo comprimido: zip, rar, tar, etc.
7. De lectura: pdf, epub, azw, ibook, etc.
8. De imagen de disco: iso, mds, img, etc.

El archivo es la memoria de una empresa, representada en la conservación de

los documentos.

Objetivos del archivo:

A. Constituir un centro de información disponible en todo momento. La
documentación de una empresa frecuentemente es consultada como
base de nuevas transacciones; por esto debe guardarse en un lugar
determinado, con el fin de proporcionar oportunamente cualquier
información que se requiera.

B. Asegurar una perfecta conservación de los documentos. Toda

documentación debe permanecer dentro de las máximas medidas de
seguridad para que no se deteriore por la acción de la humedad, fuego,
aire,... y evitar su pérdida.
 C. Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e información. Si los
documentos están bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el
documento solicitado, y se proporcionan los datos en forma oportuna.

D. Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los documentos

legales como contratos, escrituras, etc. Y los de constitución y
funcionamiento de la empresa.

El archivo consta de un árbol de registros, no necesariamente de la misma

longitud. Cada registro tiene un campo key (llave o clave) en una posición fija
del registro. El árbol se ordena mediante el campo de clave para permitir una
rápida búsqueda de una clave particular.

Registro: El término registro puede referirse a un gran número de

circunstancias que tienen en común el hecho de dejar establecido un
determinado fenómeno con sus características específicas para que haya
conocimiento al respecto por parte de terceros o por un control.

Características principales:
1. No se deben usar contracciones en ningún caso.
2. Deben evitarse las frases hechas, expresiones coloquiales, juegos de
palabras y exageraciones.
3. Es preferible evitar abreviaturas y acrónimos. Nunca deben usarse
abreviaturas informales.
4. No se debe empezar frases con palabras como «like», «but», «also», sino
con conectores formales como «likewise», «nevertheless» o
«furthermore».
5. Las frases deben ser completas, con la menor cantidad de omisiones posible
y con más longitud y complejidad que en otros estilos.
6. No contiene tantas fórmulas de cortesía como el registro formal.
7. Es más directo, de frases más cortas y con menor presencia de adornos.
8. No deben utilizarse abreviaturas informales, frases hechas ni
contracciones.

Los registros del procesador se dividen o clasifican atendiendo al propósito que

sirven o a las instrucciones que les ordenan.

A. Registros de datos: Guardan valores de datos numéricos, como son

los caracteres o pequeñas órdenes. Los procesadores antiguos tenían un
registro especial de datos: el acumulador, el cual era usado para
operaciones determinadas.

B. Registro de datos de memoria (MDR): Es al que hacíamos

referencia antes, se trata de un registro que se encuentra en el procesador
y que está conectado al bus de datos. Tiene poca capacidad y una
velocidad alta por la que escribe o lee los datos del bus que van dirigidos a
la memoria o al puerto E/S, es decir, un periférico.

C. Registros de direcciones: Guardan direcciones que son usadas para

acceder a la memoria principal o primaria, que solemos conocer como ROM
o RAM. En este sentido, podemos ver procesadores con registros que se
usan solo para guardar direcciones o valores numéricos.

D. Registros de propósito general (GPRs): Son registros que sirven

para almacenar direcciones o datos generales. Se trata de una especie de
registros mixtos que, como su propio indica, no tienen una función
específica.

E. Registros de propósito específico (SPRs): En esta ocasión,

estamos ante registros que guardan datos del estado del sistema, como
puede ser el registro de estado o el instruction pointer. Pueden estar
combinados con el PSW (Program Status Word).
F. Registros de estado: Sirven para guardar valores reales cuya función
es determinar cuándo una instrucción debe ejecutarse o no. También se le
conoce como CCR (Condition Code Register). Dentro de este tipo de
registros, encontramos el siguiente:

G. Registro de bandera o «FLAGS«: Lo encontramos en los

procesadores Intel con arquitectura X86. Estamos ante un registro con 16
bits de ancho. Pero, tiene 2 sucesores:

A. EFLAGS, con 32 bits de ancho.

B. RFLAGS, con 64 bits de ancho.

H. Registros de coma flotante: Primero, convendría explicar qué es

una coma flotante. La coma flotante es una representación, en forma de
fórmula, de números reales de distintos tamaños que sirve para realizar
operaciones aritméticas. Nos encontraremos con ella en sistemas que
requieren sistemas de procesados muy rápidos.

I. Registros constantes: Su cometido es guardar valores de sólo lectura

como son el zero, one o π.

Objetivos: Garantizar la seguridad jurídica registral en sus fases de

procedimiento documental o material y publicitaria. Agilizar los procedimientos
generales de inscripción y cualquier otro procedimiento nacional.

Un registro es una estructura formada por un conjunto de datos que se llaman

campos. Cada campo se declara como una variable, que puede responder a un
tipo de dato simple o a un tipo de dato estructurado.
Campo: Un campo es un espacio de almacenamiento para un dato en
particular.En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información
a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro,
donde pueden existir campos en blanco, siendo este un error del sistema
operativo.

Todas las Características de los campos:

A. Nombre de campo: Puede tener 64 caracteres como máximo (letras,
números y espacios en blanco) Es conveniente que sea un nombre
descriptivo del campo, que sea corto y que no tenga espacios en blanco, ya
que en caso contrario su uso se hace difícil cuando tengamos de utilizar
dicho nombre en una expresión.

B. Tipo de datos del campo:

1. Texto: caracteres alfanuméricos
2. Numérico: números (enteros, decimales, etc).
3. Fecha/Hora: fechas y horas
4. Autonumérico: valor numérico que el “Microsoft Access” incrementa de
forma automática para cada registro que agregamos.
5. Moneda: valores de moneda.
6. Sí/No: dos opciones (verdadero o falso)
7. Objeto OLE: gráficos u otros objetos binarios
8. Hipervínculo: texto de una dirección de hipervínculo, como páginas
web.

C. Descripción del campo: Para que las tablas sean más fáciles de
entender y actualizar, podemos incluir una descripción para campo de la
tabla.
Cuando estemos introduciendo datos en un campo que tiene descripción, ésta
aparece en la barra de estado (última línea de la pantalla).
 D. Propiedades: Tamaño del campo: ajusta el tamaño de un campo tipo
texto o limita el rango de valores permitidos en un campo tipo numérico.
Formato: presenta fechas y números en un formato determinado, como “fecha
larga” o “moneda”.

Un campo puede ser de tipo:

1. Alfanuméricos: Contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada
(255 caracteres)
2. Numéricos: Existen de varios tipos, principalmente, enteros (sin decimales)
y reales (con decimales).
3. Booleanos: Poseen dos formas: Verdadero y falso (Sí o No)
4. Fechas: Almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación.
Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o
calcular los días entre una fecha y otra...
5. Memos: Son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el
inconveniente de no poder ser indexados (veremos más adelante lo que
esto quiere decir).
6. Autoincrementables: Son campos numéricos enteros que incrementan en
una unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta más
que evidente: Servir de identificador ya que resultan exclusivos de un
registro.

En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se

puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde
pueden existir campos en blanco, siendo este un error del sistema operativo.
Aquel campo que posee un dato único para una repetición de entidad, puede
servir para la búsqueda de una entidad específica.

2. Con un ejemplo diferente al mencionado aplique los tres

conceptos anteriores.
 Un ejemplo de los tres conceptos anteriores sería: Cuando se graba un video en
el teléfono, al grabarse un video y guardarlo este va automáticamente a la
carpeta de videos (lo que se puede considerar como campo) creando así un
registro de dicho video para así ser almacenado como un archivo en formato
mp4.

3. Pasos que se deben realizar en la organizació n de archivos.

1. Incorporación de los documentos: Los procedimientos de gestión
documental tienen que contemplar la forma en que un documento entra a
formar parte del sistema, es decir, qué se tiene que hacer cuando se decide
archivar o capturar digitalmente un documento. Este proceso supone
seleccionar los documentos que hay que capturar.

2. Registro: El registro tiene como objetivo formalizar la incorporación de un

documento (dejar constancia de que un documento ha sido creado o
recibido) mediante un identificador único y una breve información
descriptiva que facilite su posterior recuperación (metadatos). Los
documentos se han de registrar en el momento de su incorporación.

3. Clasificación: La clasificación es el conjunto de acciones técnicas y

administrativas que nos permite agrupar los documentos relacionados de
forma jerárquica, en función de algunas características preestablecidas,
independientemente del origen, del destino, del soporte, etc.

4. Almacenamiento: Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los

documentos asegurando su autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la
disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario. Responde a uno de
los principios fundamentales de un plan de gestión de documentos:
garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro. Para
ello, hay que controlar las condiciones de almacenamiento y las
operaciones de manipulación, con el fin de proteger los documentos contra
 el acceso y la destrucción no autorizados; con el fin de prevenir su deterioro
o pérdida; y de reducir los riesgos ante posibles robos o desastres.

5. Acceso: En esta fase hay que regular a quién se permite llevar a cabo una
operación relacionada con un documento (creación, consulta, modificación,
eliminación, etc.) y en qué circunstancias, aplicando los controles previstos
en la tabla de acceso y seguridad. Los derechos de acceso y de uso de los
usuarios del sistema de gestión de documentos dependerán de los
requisitos legales (por ejemplo, la privacidad de datos de carácter personal)
y de las necesidades de la organización (por ejemplo, confidencialidad de
documentos financieros o con información estratégica).

6. Trazabilidad: La trazabilidad de los documentos en un sistema de gestión

documental es una medida de seguridad para las organizaciones. Garantiza
que solo los usuarios con los permisos adecuados realicen tareas para las
que han sido autorizados. Se debe controlar el uso y el movimiento de los
documentos de forma que se garantice, por un lado, que únicamente los
usuarios con los permisos adecuados puedan llevar a cabo actividades que
les han sido asignadas y, por otro lado, que los documentos puedan ser
localizados siempre que se necesiten.

7. Disposición: Agotado el plazo de conservación establecido para un

documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario
de conservación: eliminación, conservación permanente y transferencia a
otro sistema archivístico.

No se debería llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y sin

haber comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la
organización, que no queda ninguna tarea pendiente y que no existe ningún
juicio o investigación en curso que implique la utilización del documento como
prueba.
4. Investigar las organizaciones de archivos fundamentales e

identifique sus ventajas y desventajas.

A. Organización lógica: La mayoría de las computadoras organizan los
archivos en jerarquías llamadas carpetas, directorios o catálogos. (El
concepto es el mismo independientemente de la terminología usada.) Cada
carpeta puede contener un número arbitrario de archivos, y también puede
contener otras carpetas.

1. Pilas: Es la forma más fácil de organizar un archivo. Los datos se

recogen en el orden en que llegan. Su objetivo es simplemente
acumular una masa de datos y guardarla.

Ventajas y desventajas de las pilas: Hablando de espacio de usuario

donde puede tener una buena cantidad de memoria para la pila de
procesos, está ocupado hasta que finaliza el proceso. Donde, como si
usara stack/queue o cualquier otra estructura de datos, puede liberar
esa memoria tan pronto como termine con ella. Esto mejora la
utilización de la memoria.

2. Archivos secuenciales: Es la forma más común de estructura de

archivos. Se emplea un formato fijo para los registros, son de la misma
longitud y constan del mismo número de campos de tamaño fijo con un
orden determinado.

Se necesita almacenar los valores de cada campo; el nombre del campo

y la longitud de cada uno son atributos de la estructura del archivo.
Cada registro tiene un campo clave que lo identifica (generalmente es el
primero de cada registro). Los registros se almacenan en secuencia por
la clave.

Ventajas:
 Los archivos secuenciales proveen la mejor utilización de espacio y son
rápidos cuando los registros son accesados secuencialmente.

Los archivos con poca volatilidad, gran actividad y tamaño variable son
altamente susceptibles de ser organizados secuencialmente.

La ventaja más importante de la técnica de organización secuencial de

archivos es la capacidad de acceso al «siguiente» registro rápidamente:
Mientras que el patrón de acceso a un archivo secuencial se conforme
al ordenamiento de registros en el archivo, los tiempos de acceso serán
muy buenos. Sin embargo, si el patrón de acceso al programa no se
conforma al patrón de ordenamiento de los registros, entonces la
eficiencia del programa puede ser terrible.

Otra ventaja de los archivos de organización secuencial es que son muy

sencillos de usar y aplicar.
Desventajas:

El acceso a un registro es pobre, la localización de un determinado

registro no se puede hacer individualmente no de manera rápida, y el
acceso aleatorio es impráctico.

Además, en los archivos secuenciales la dirección de registro está

implícita y están vulnerables a fallas del sistema.

3. Archivos secuenciales indexados: Los registros se organizan en una

secuencia basada en un campo clave presentando dos características,
un índice del archivo para soportar los accesos aleatorios y un archivo
de desbordamiento. El índice proporciona una capacidad de búsqueda
para llegar rápidamente al registro deseado y el archivo de
desbordamiento es similar al archivo de registros usado en un archivo
secuencial, pero está integrado de forma que los archivos de
 desbordamiento se ubiquen siguiendo un puntero desde su registro
predecesor.
Ventajas:
A. Se pueden actualizar los registros en el mismo fichero, sin necesidad
de crear un "fichero copia" en el proceso de actualización.
B. Es conveniente para archivos con mediana volatilidad, actividad
variable y tamaño relativamente estable.
C. Permite dos tipos de acceso, secuencial y directo a los registros.

Desventajas:
A. Los índices utilizan espacio extra debido a que es una doble
búsqueda (una en el índice y otra directamente en el archivo).
B. Los registros tienen longitud fija.
C. Aumenta la media de tiempo en el acceso a los registros.

4. Archivos indexados: A los registros se accede solo a través de sus

índices. No hay restricción en la ubicación de los registros, al menos un
índice contiene un puntero a cada registro y pueden emplearse
registros de longitud variable.

Ventajas:
A. Permite el acceso secuencial.
B. Permite el acceso directo a los registros.
C. Se pueden actualizar los registros en el mismo archivo, sin necesidad
de crear un archivo nuevo de copia en el proceso de actualización.

Desventajas:
A. Ocupa más espacio en el disco que los archivos secuenciales, debido
al uso del área de índices.
B. Tiene tendencia a que aumente el tiempo medio de acceso a los
registros, cuando se producen muchas altas nuevas con claves que
 hay que intercalar entre las existentes, ya que aumenta el área de
overflow.
C. Solo se puede utilizar soportes direccionables.
D. Obliga a una inversión económica mayor, por la necesidad de
programas y, a veces, hardware más sofisticado.

5. Archivos directos o de dispersión: Explotan la capacidad de los

discos para acceder directamente a cualquier bloque de dirección
conocida. Se requiere un campo clave en cada registro. Los archivos
directos son muy usados donde se necesita un acceso muy rápido,
donde se usan registros de longitud fija y donde siempre se accede a los
registros de una vez.

Ventajas:
A. Se puede leer y escribir registros en cualquier orden y posición.
B. Son Rápidos de acceso a la información
C. Evita operaciones.

Desventajas:
A. Necesita programar la relación existente entre el contenido de un
registro y la posición que ocupa.
B. Obliga a que los datos se localicen de acuerdo con un solo atributo
llave.

5. Explique el ciclo vital de los documentos.

El ciclo vital de la documentación es la denominación que se le da a las distintas
fases o etapas que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación
o selección para su custodia permanente y se establece en función de los
valores de los documentos y frecuencia de uso.

A. Archivo de gestión: El archivo de gestión es aquel donde se reúne la

documentación que se encuentra en gestión, en busca de la solución a los
 asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las mismas oficinas u otras que lo soliciten.

B. Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan los documentos

transferidos por las áreas administrativas, una vez que se finalizó su
trámite, pero siguen siendo vigentes con objeto de consulta por las propias
áreas.

C. Archivos Históricos: Es aquel donde se resguarda la documentación que

transfiere el archivo de concentración, solo los documentos con valor
permanente.

El ciclo vital permite desterrar la idea de que los archivos son almacenes de
una masa amorfa y que los documentos que no tiene utilidad son el mal
denominado “archivo muerto”.

6. Que se entiende por métodos de forma de acceso.

Los métodos de acceso son funciones que se encuentran en los “mainframes”
que permiten el acceso a los datos en dispositivos externos. También pueden
ser API (interfaces de programación de aplicaciones) que son comparables a los
controladores de los sistemas operativos. Tienen sus propias estructuras de
conjunto de datos para organizar datos; macros para definir y procesar
conjuntos de datos; y programas de utilidad para procesar conjuntos de datos.

Al final, básicamente se definen cómo la técnica utilizada para almacenar y

recuperar datos.

7. Defina y describa los tipos de formas de acceso e identifique sus

ventajas y desventajas.
A. Método de Acceso Básico Directo (BDAM): Con la llegada de los
dispositivos de acceso directo (como los discos magnéticos), surgió la forma
de acceso directo, o aleatorio, a un archivo. El archivo se considera como un
conjunto de registros, cada uno de los cuales puede ser un byte. Se puede
acceder al mismo desordenadamente moviendo el apuntador de acceso al
archivo a uno u otro registro. Esta forma de acceso se basa en un modelo
de archivo almacenado en disco, ya que se asume que el dispositivo se
puede mover de forma aleatoria entre los distintos bloques que componen
el archivo.

Ventajas: Organiza registros en cualquier secuencia que indique su

programa, y recupera registros por dirección relativa. Si no conoce la
ubicación exacta de un registro, puede especificar un punto en el conjunto
de datos donde comenzará la búsqueda del registro. Los conjuntos de datos
organizados de esta manera se llaman conjuntos de datos directos.

Desventajas:
Los datos pueden ser borrados o sobrescritos accidentalmente al menos
que se tomen precauciones especiales.

Riesgo de pérdida de precisión y violación de seguridad.

Uso menos eficiente de espacio de almacenamiento.

Actualizar el archivo es más difícil que en el método secuencial.

B. Método de Acceso Básico Secuencial (BSAM): Cuando se usa el

método de acceso secuencial, lo único que se puede hacer es leer los bytes
del archivo en orden, empezando por el principio. No puede saltar de una
posición del archivo a otra o leerlo desordenado. Si se quiere volver atrás,
hay que volver al principio y releer todo el archivo hasta el punto deseado.
Las operaciones más comunes son lecturas y escrituras. Este método
 organiza los registros secuencialmente en el orden en que se ingresan. Un
conjunto de datos que tiene esta organización es un conjunto de datos
secuenciales. El usuario organiza registros con otros registros en bloques,
cada registro debe examinarse hasta llegar al archivo deseado.

Ventajas:
A. Sencillo de entender.
B. Fácil de mantener y organizar.
C. Cargando un registro requiere solamente la tecla de grabación.
D. Fácil de reconstruir los archivos.
E. La proporción de registros de archivos a procesar son altos.

Desventajas:
A. Todo el archivo debe ser procesado, para obtener información
específica.
B. La redundancia de datos puede ser alta, los datos se pueden almacenar
en diferentes lugares con diferentes llaves pero ser iguales.
C. Imposible para manejar búsquedas.

C. Método de Acceso Secuencial Indizado (ISAM): El método de acceso

secuencial indizado (ISAM), se divide en dos métodos de acceso: método de
acceso secuencial indizado básico (BISAM) y método de acceso secuencial
indizado en cola (QISAM). Este método almacena registros de forma
secuencial y permite tanto el procesamiento secuencial como el aleatorio.
Sus índices permiten el acceso a los registros seleccionados sin tener que
buscar el archivo completo.

Ventajas:
1. Cuando hay mucha actividad, el procesamiento secuencial es eficiente y
económica.
2. Cuando la actividad es una fracción de la carga de trabajo, hay acceso
rápido a los registros.
Desventajas:
1. Recuperación lenta, cuando se compara con otros métodos.
2. No utiliza el espacio de almacenamiento de manera eficiente.
3. Hardware y software utilizados son relativamente caros.