Contabilidad Guber

Cómo empezar a trabajar desde cero en el Sector Público
INDICE
PREFACIO (Por favor léelo)……………….…..…………………………………………….. 6
CAPITULO I
Familiarízate con el Entorno Público……………………………………………………………… 7
¿Quiénes conforman el Sector Público? ………………………………………………………. 7
¿Para que existe el Estado y sus Unidades Ejecutoras? ……………………………… 8
¿Cómo se agrupan las Unidades Ejecutoras? …………………………………………….. 9
CAPITULO II
Conoce los Hábitos Financieros del Sector Público (Esto si es importante).10
El PIA: Presupuesto Institucional de Apertura…………………………………………… 10
Cómo realizan las Unidades Ejecutoras su PLANIFICACIÓN FINANCIERA… 11
Qué ingresos planifican captar …………………………………………………………………….

11
Como planifican sus Gastos las Unidades Ejecutoras………………………………… 13
Cómo realiza su EJECUCIÓN FINANCIERA…………………………………………………. 14
Cómo Ejecutan sus Ingresos………………………………………………………………………. 14
Cómo se ejecutan los Gastos……………………………………………………………………… 15
CAPITULO III
Aprendamos a construir la CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL………………… 18
Conoce a los Cinco Elementos……………………………………………………………………. 19
Es hora de conocer a los ACTIVOS y los INGRESOS:……………………………….. 19
Venta de Bienes y Servicios: ……………………………………………………………………… 20
¿Entonces, Por qué una Venta es un Activo? ……………………………………………. 21
¿Por qué una Venta es un Ingreso? ………………………………………………………….. 21
Ahora conozcamos a los PASIVOS y los GASTOS: ……………………………………. 22
C.P.C. Lauro Jody Flores Velásquez 1

Tomemos como ejemplo la Compra del Thonner: ……………………………………. 22
¿Por qué el Thonner adquirido es un Activo? ……………………………………………. 23
¿Por qué la compra del Thonner constituye un Pasivo? ……………………………. 24
¿Pero, por qué el consumo del Thonner constituye un Gasto? ………………… 24
Los Pilares de la Contabilidad……………………………………………………………………… 24
El Principio de Devengado…………………………………………………………………………… 25
El Principio de Empresa en Marcha…………………………………………………………….. 25
CAPITULO IV
Empecemos a Practicar un poco de Contabilidad Gubernamental……………. 27
Veamos el Plan Contable Gubernamental………………………………………………….. 27
¿Cómo registrar un PIA? ……………………………………………………………………………. 28
Registro del Presupuesto de Ingreso: ………………………………………………………. 29
Registro del Presupuesto de Gasto: …………………………………………………………… 30
¿Cómo registrar un Asiento Contable de Apertura Patrimonial? ……………… 31
¿Cómo registrar un Gasto Proyectado y Ejecutado, pagado con Recursos

Propios?.......................................................................................... 32
¿Veamos otros ejemplos de gastos similares? …………………………………………. 35
¿Cómo registrar un Ingreso Proyectado y Ejecutado? ……………………………… 37
¿Cómo registrar un Gasto Proyectado y Ejecutado, pagado con Recursos del

Tesoro Público – Recursos Ordinarios? ……………………………………………………… 38
¿Cómo registrar el pago de la Compra de un Thonner con Recursos

Ordinarios?...................................................................................... 40
Casos Prácticos……………………………………………………………………………………………..
42
EPÍLOGO (SI, también léelo por favor).………………………………………………

PREFACIO
(Por favor léelo)
En esta guía no busco enseñarte los secretos de la Contabilidad

Gubernamental, sino que conozcas como es su giro de negocio, es decir,
como realizan su planificación financiera, de qué manera se financian, en
que gastan su dinero, quienes participan en este proceso y de que manera
aportan un valor agregado a la sociedad, porque de eso trata todo esto,
trabajar por y para la población.
La Contabilidad Gubernamental es sólo una consecuencia, un reflejo de su

giro de negocio, así que NO intentes aprenderla sin antes no haber
aprendido al menos como funciona una entidad pública.
Quiero que entiendas que la Contabilidad (cualquier tipo de contabilidad)

analiza los hábitos financieros y económicos de su paciente (es decir a la
empresa), y obtiene un diagnóstico ya sea positivo o negativo del mismo.
Los Contadores, a los que les denomino médicos financieros, son los
encargados de analizar, diagnosticar y entregar una receta financiera a sus
pacientes empresariales, el cual contiene hábitos financieros, que le permita
mejorar la salud financiera y económica.
En esta guía no pretendo enseñarte sólo asientos contables (en realidad es

lo último que pretendo enseñarte) y cuadricularte para finalmente lograr
que te conviertas en un obrero contable llenando libros de contabilidad o
declarando impuestos. Lo que busco, es que te beneficies de tu profesión, y
apliques conceptos básicos de finanzas y contabilidad no solo en una
entidad pública, sino en tu vida personal. Este es el único camino para
entender que busca la Contabilidad, sus estados financieros, y toda la
numerología que nos han enseñado en clases.
Cuanto más educación financiera y más giros de negocios conozcas, más

cerca estarás de dominar la Contabilidad y sus conceptos, además de
conocer LA ECUACIÓN DEL DINERO y alcanzar tu propia libertad
financiera, así que te pido no estudies esta literatura por un tema
académico, sino por mejorar tu calidad de vida financiera y te apasiones día
a día por la profesión que una vez elegiste, nuestra Contabilidad.
Un abrazo
Jody Flores

CAPITULO I
Familiarízate con el Entorno Público
Imagínate entrando a un consultorio porque te sientes

enfermo. El doctor te recibe, te dice toma asiento y
empieza a hacerte algunas preguntas:
¿Cuál es tu nombre, qué edad tienes, a qué te

dedicas, cuáles son tus hábitos alimenticios, y que te
adolece?
El médico evidentemente te hace todas estas

preguntas y más, porque necesita recopilar toda esta
información para saber qué aqueja tu salud.
El mismo procedimiento aplica el médico financiero, (es decir el contador)

cuando analiza a su paciente (es decir a una entidad pública o privada).
Comienza a hacer un análisis inicial, buscando

saber cómo se llama esta entidad pública,
cuantos años de funcionamiento tiene, a qué
se dedica, para que fue creada, de qué manera
realizan sus funciones, cuáles son sus hábitos
financieros y económicos, etc, etc.
Toda esta información le permitirá conocer si

esta entidad se encuentra bien o mal de salud
(financiera y económicamente hablando claro
está).
Del mismo modo, asumiendo que eres

contador o quieres serlo, lo primero que vas a hacer, es conocer a tú
paciente: El Sector Público:
¿Quiénes conforman el Sector Público?
El Sector Público está conformado por el

Estado y sus Unidades Ejecutoras,
quienes son los actores principales en
la gestión pública.

¿Para que existe el Estado y sus Unidades Ejecutoras?
La población de un país elige al Estado,

con la única finalidad de que haga
“OBRAS” tales como construir de colegios,
hospitales, carreteras, etc, etc, etc.
El Estado por sí solo no puede llevar a

cabo esta labor, y es por ello que
comienza a crear entidades públicas que
le ayuden en el cumplimiento de estas
funciones, como, por ejemplo: al
Ministerio de Educación, Salud, Vivienda,
Municipalidades, Gobiernos Regionales,
etc, etc, etc.
A estas entidades se les denomina

Unidades Ejecutoras, Unidades porque son Una sola entidad, y Ejecutoras
porque fueron creadas con la única finalidad de ejecutar gastos, los cuales
finalmente se materializan en Obras a favor de la población.
Estas Unidades Ejecutoras están agrupadas en tres sectores: Nacional,

Regional y Local, los cuales cuentan con un presupuesto para ejecutar sus
gastos.
Para entender un poco más acerca de lo que estoy comentándote, te invito

a que veas la siguiente gráfica:
Población

¿Cómo se agrupan las Unidades Ejecutoras?
Como te comenté anteriormente, y para asegurar una gestión pública más

eficiente, las Unidades Ejecutoras se agrupan en Tres grandes Sectores:
1. Gobierno Nacional: Conformada en su

gran mayoría por Ministerios,
Universidades, entre otros.
2. Gobierno Regional: Conformada

evidentemente por los Gobiernos
Regionales
3. Gobierno Local: Conformada por

entidades de tu localidad, conocidas como
Municipalidades.
En este entorno público, la Población es el principal accionista del Estado.
La población a través del pago de sus impuestos aporta capital al estado

para que realice obras en favor de la misma población.
Ya que conoces al paciente, es hora de preguntarle por sus hábitos

financieros, cuyo detalle te explicaré mejor en el siguiente capítulo.

CAPITULO II
(Esto si es importante)
Conoce los Hábitos Financieros del Sector Público
Quiero que prestes mucha atención

a este capítulo, porque fue lo que
me ayudó a entender, estructurar y
sistematizar la Contabilidad
Gubernamental.
Si quieres entender a las Unidades

Ejecutoras (entidades
gubernamentales), debes conocer
sus HABITOS FINANCIEROS, me
refiero a, sus hábitos financieros y
las actividades o transacciones
Económicas y Financieras que
realizan para cumplir con la misión
que le fue encomendada por el
Estado (la única misión de hacer
OBRAS en beneficio de esta población).
Uno de los hábitos financieros más importantes que tiene toda Unidad
Ejecutora, (hábito que recomiendo aplicarla en tu vida personal) es la de
elaborar su Planificación Financiera de Ingresos y Gastos; veamos entonces:
El PIA: Presupuesto Institucional de Apertura
Las Unidades Ejecutoras antes de llevar a cabo la

labor encomendada por el Estado, elaboran un
Presupuesto Anual donde establecen todos los
fondos que proyectan captar (Ingresos) así como
en que proyectan destinarlo (Gastos) durante un
año.
Este presupuesto anual es conocido como el PIA:

Presupuesto Institucional de Apertura. Este documento constituye la
principal herramienta de planificación financiera de una unidad ejecutora.

Cómo realizan las Unidades Ejecutaras su PLANIFICACIÓN

FINANCIERA
La planificación financiera constituye una gran

herramienta para la Unidad Ejecutora al momento
de saber cuánto va a captar o gastar durante el
año, además le permitirá conocer con que
presupuesto dispone al finalizar el año y evitar la
falta de liquidez.
Es por ello que unos meses antes de que

se inicie el siguiente año, la Unidad
Ejecutora ya está elaborando su PIA
(Presupuesto Institucional de Apertura)
para el año siguiente.
Este documento presupuestal contiene

dos columnas básicas: Una columna de
INGRESOS y otra columna de GASTOS:
La columna de Ingresos contiene los

ingresos principales que se van a recaudar
durante el año, tales como: Recursos
Ordinarios, Recursos Directamente
Recaudados, Donaciones, Transferencias entre otros.
Planificando la recaudación de Ingresos a captar durante el año, la Unidad

Ejecutora comienza a pensar en que lo va a Gastar.
Comúnmente planifica gastar el dinero que proyecta captar, en Gastos

Corrientes y Gastos de Capital, conceptos que ya les explicaré poco a poco
más adelante.
¿Qué INGRESOS planifican captar?
En la columna de Ingresos del PIA de las Unidades Ejecutoras se registran

las siguientes proyecciones de Ingresos:
Recursos Ordinarios:
Para hacer obras, el Estado necesita de

dinero, y lo consigue de la recaudación de
impuestos aplicada a la población.

Para ello asigna la función de recaudar impuestos a la SUNAT

(Superintendencia Nacional de Administración Tributaria).
El dinero que SUNAT recauda lo deposita en una Cuenta Corriente del

TESORO PÚBLICO (entidad pública del Ministerio de Economía y Finanzas).
El Tesoro Público una vez que visualiza el dinero depositado por la SUNAT
en su Cuenta Corriente denominada Cuenta CUT (Cuenta Única del Tesoro),
comienza a distribuirlo entre todas las Unidades Ejecutoras para que
comiencen a gastarlo y cumplir con las funciones que el Estado inicialmente
les había encomendado.
Por todo lo comentado anteriormente, los recursos dinerarios que reciben

las unidades ejecutoras por parte del Tesoro Público, proveniente de la
recaudación de Impuestos realizada por la SUNAT, se denominan Recursos
Ordinarios.
Los Recursos Ordinarios son la principal fuente de ingresos de todas las

Unidades Ejecutoras.
Recursos Directamente Recaudados:
Son recursos Propios generados por la Unidad Ejecutora, proveniente de:
- La Venta de Bienes o Prestación de Servicios, considerados como

Ingresos No Tributarios (por no provenir de la recaudación de tributos).
Ejemplo de ello son la venta de certificados de estudio o formularios que
nos expide el Ministerio de Educación (Venta de Bienes), o el alquiler de
auditorio que alguna entidad pública nos brinda (Venta de Servicios).
- La recaudación proveniente de la cobranza de impuestos,
Contribuciones y Tasas, denominadas Ingresos Tributarios. En este caso
tenemos la recaudación de distintos impuestos que cobran las entidades
públicas, caso el MINCETUR que cobra el impuesto a los Casinos, las
Municipalidades que cobran los arbitrios y el Impuesto Predial, y demás
entidades.
Donaciones:
Son recursos que perciben las unidades

ejecutoras, provenientes de Entidades
PRIVADAS, sean personas naturales o
Personas Jurídicas (Telefónica del Perú,
etc), nacionales o internacionales (Banco
Mundial, Comunidad Europea, Banco
Internacional de Desarrollo, etc) y que son
destinados para fines específicos, cuyos
detalles se encuentran consignados en un
contrato de donación.
Transferencias:

Son recursos que perciben las unidades ejecutoras,

provenientes de otras Unidades Ejecutoras (Entidades
PÚBLICAS), normalmente de aquellas que tienen
presupuesto en exceso y las transfieren a aquellas
que les falta presupuesto para ejecutar sus gastos.
Existen otros tipos de ingresos, pero lo que pretendo con esta guía es que
te familiarices con conceptos básicos de los Ingresos que perciben
comúnmente las Unidades Ejecutoras, y los demás te será sencillo de
comprender.
A todos estos ingresos que acabo de comentarte, se le denominan

“FUENTES DE FINANCIAMIENTO”, es decir, ingresos (Fuentes) que
sirven para financiar tus gastos.
¿Cómo planifican sus Gastos las Unidades Ejecutoras?
En base a su planificación de Ingresos, las Unidades Ejecutoras comienzan a

planificar en que gastar el dinero.
Todo lo que se proyecta captar se tiene que proyectar en que se va a gastar

y así cumplir el principio de equilibrio presupuestario, es decir tus
Ingresos Proyectados deben ser igual a tus gastos proyectados.
Los gastos proyectados que te he mencionado, son de dos tipos: Gastos

Corrientes y Gastos de Capital.
¿Qué son los Gastos Corrientes y los Gastos de Capital?
Recordemos que las Unidades Ejecutoras realizan labores encomendadas

por el Estado con la finalidad de atender las necesidades básicas sociales de
la población, tales como construir hospitales, carreteras, colegios, etc. Estos
gastos que te acabo de señalar son denominados Gastos de Capital.
Pero sabemos que para que los gastos de capital se materialicen, es decir,
se vuelvan realidad, se necesita de mano de obra, personal administrativo,
servicios básicos, papelería, y otros gastos de similar naturaleza (es decir,
gastos que se realizan de manera continua, cotidiana o corriente. A este
tipo de gastos se denominan Gastos Corrientes.
En resumen, los gastos que planifican las Unidades Ejecutoras son los
Gastos Corrientes y Gastos de Capital. Te dejo esta pequeña gráfica para
complementar lo dicho anteriormente respecto a los Ingresos y Gastos
proyectados:

¿Cómo realizan su EJECUCIÓN FINANCIERA?
Una vez que se planifican los Ingresos y los Gastos en el PIA, lo siguiente es
volverlos REALIDAD, poner manos a la obra, es decir, se debe ejecutar el
ingreso (recaudarlo) y ejecutar el gasto (efectuar el gasto representado por
las compras de bienes y servicios).
¿Cómo las Unidades Ejecutoras Ejecutan los Ingresos?
La ejecución (la materialización) o realización del Ingreso se hace realidad

cuando se “recauda” el ingreso.
Para ello se tiene que realizar primero la operación de Venta y luego

efectuar la recaudación respectiva. En resumen, primero vendes y después
cobras.
El registro de estos dos escenarios se realiza a través de las fases de

Determinado y Recaudado respectivamente.
Veamos un poco más acerca de estas dos fases:
Determinado.- Es la fase en donde se

“determina” quien es tu cliente y cuanto es
el importe que le vas a cobrar como
resultado de la Venta.
Recaudado.- Es la fase en donde se

“recauda” la Venta. Es la cobranza realizada
al cliente. En esta fase se ejecuta o vuelve
realidad el Ingreso.

Cómo se ejecutan los Gastos – GASTOS EJECUTADOS
Volver REALIDAD o EJECUTAR el Gasto, se muestra cuando se materializa la

operación de Gasto, ya sea por la compra de un bien o la prestación de un
servicio.
El registro de una operación de gasto real o gasto ejecutado, se hace

partiendo a través del registro de las fases de Compromiso, Devengado,
Giro y Pago.
Estos escenarios son los pasos que se presentan al momento de querer

gastar el dinero del Estado.
Veamos un poco más acerca de estas fases:
Compromiso.- Significa separar fondos para atender un gasto específico.
Devengado.- Es el reconocimiento de la obligación de pago con el

proveedor.
Giro y Pago.- Es el giro un cheque al proveedor.
Para entender mejor el proceso de la Ejecución del Gasto y las fases de

compromiso, devengado, giro y pago, siempre acostumbro en mis talleres
contar la historia de la compra del Thonner para la impresora, veamos:
Compra de un thonner:
“La oficina de Contabilidad quiere imprimir

sus libros contables, pero en ese momento
se le acaba el Thonner, entonces le da una llamada al almacenero para que
le provea de Thonner, pero este le indica que no tiene thonner en stock.
Entonces, la oficina de Contabilidad hace un requerimiento de compra a la

oficina de Logística (quien se encarga de hacer todas las compras).
La Oficina de Logística antes de comprar,

consulta a la oficina de Presupuesto si hay
fondos para comprar dicho Thonner.
La Oficina de Presupuesto le dice que si hay

fondos, entonces la Oficina de Logística con
esa seguridad emite una Orden de Compra,
ordenando a un proveedor “x” que le
provea un
Thonner.
El proveedor trae el Thonner y se lo entrega al

almacenero. El Almacenero ingresa el thonner al
almacén y lo registra como un Ingreso de Bienes

en su Kardex, pero también le sella la guía de remisión al proveedor en

señal de conformidad de la recepción del bien.
El proveedor con la factura en mano se dirige a la Oficina de Logística para

dejarle toda la documentación (Guía de Remisión sellada, Factura, Orden de
Compra, etc) a la Oficina de Logística.
La Oficina de Logística una vez que recepciona la documentación de parte

del proveedor, se lo entrega a Contabilidad quien registra en sus libros
contables la compra del Thonner utilizando como documento fuente la
Factura.
Una vez registrada la compra, se lo entrega a Tesorería para que efectúe

el pago de esta factura, ya sea mediante el giro de un cheque o un abono
en cuenta corriente.
Por último, el almacenero mediante una PECOSA

(Pedido Comprobante Salida) retira el Thonner de
almacén y registra una Salida de Bienes de su Kardex,
para finalmente entregárselo a la Oficina de
Contabilidad e imprimir sus libros contables”.
En esta historia vamos a identificar las fases de Compromiso,

Devengado, Giro y Pago de un gasto:
Compromiso. - Significa el comprometerte con alguien, el separarte tu

mismo para alguna persona en específica, para este caso en particular,
separar fondos para atender un gasto específico.
Por ello la Oficina de Logística consulta a la Oficina de Presupuesto si hay

fondos para separarlo y gastarlo en la compra del thonner. De esa manera
se asegura que nadie más toque esos fondos.
La Oficina de Presupuesto le indica que si se tiene presupuesto, y por ello la

Oficina de Logística teniendo la seguridad que ya cuenta con fondos
separados para el (o comprometidos para el), emite la Orden de Compra
ordenando a que se compre el Thonner.
Devengado. - El proveedor trae el Thonner y su factura. El almacenero

recibe la mercadería y la oficina de Logística recibe los documentos.
Estos documentos son entregados a la oficina de Contabilidad quien registra

la factura por la compra del thonner, reconociendo la obligación de
pago con el proveedor.
En ello consiste el devengado, en reconocer la obligación de pago con el

proveedor. Es en esta fase que se EJECUTA o vuelve realidad el Gasto.
Giro.- La documentación que estaba en manos de la oficina de

Contabilidad, lo remite a Tesorería, quien va a GIRAR un cheque al
proveedor o le GIRA una remesa de dinero vía abono en su cuenta
corriente.

Pago.- Cuando el Proveedor cobra el cheque y tiene el dinero en sus manos

ó visualiza el depósito del dinero en su Cuenta Corriente, se vuelve realidad
la operación de PAGO.
Con esta gráfica, resumo todas las fases explicadas anteriormente:
CAPITULO III
Aprendamos a construir la CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
En esta lectura sólo te enseñaré un giro de negocio, el de las unidades

ejecutoras del sector público. Conociendo su giro, te será fácil reflejar su
realidad económica haciendo uso de la Contabilidad Gubernamental.

Por ello veremos en los siguientes capítulos distintas operaciones tales

como:
- Compra de Activos,
- Cómo debes de pagarlas (compra de Pasivos),
- Cómo utilizarlas (depreciar, consumir o Gastar los activos comprados),
- Cómo te generan beneficios económicos en el futuro (obtención de
Ingresos),
- Por cuanto tiempo obtendrás esos beneficios por usar esos activos (vida
útil esperada),
- Quienes se beneficiarán con ello (la población) y,
- Saber con cuanto de Patrimonio te quedas al final (riqueza
acumulada de la Unidad Ejecutora).
Te podrás haber dado cuenta que te acabo mencionar a los Cinco

Elementos: Los Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingreso y Gastos.
Es por ello que antes de que empecemos a contabilizar (te pido por favor
que te olvides de asientos contables, es lo menos que quiero que aprendas
de esta lectura), en el siguiente capítulo veremos los Cinco Elementos, en
donde aprenderás a ver su aspecto económico y financiero más que el
simple aspecto físico, porque ahí es donde radica su importancia contable.
Pero además de ello, vamos a hablar de los pilares o columnas sobre la cual
se sostiene estos cinco elementos, como son el Principio de Devengado y el
Principio de Empresa en Marcha.
De verdad No pretendas aprender una materia (para nuestro caso la

Contabilidad), sin antes no conocer los pilares sobre las que se sostiene.
Con el transcurrir de esta lectura te iras dando cuenta de la importancia de

los cinco elementos y de los pilares de la contabilidad, así que empecemos.
Conoce a los Cinco Elementos
Antes de todo, PLANIFICA, si, no lo olvides, planifica
Cómo te había comentado en capítulos

anteriores, las Unidades Ejecutoras antes de
iniciar sus operaciones, elaboran su

planificación financiera (PIA – Presupuesto Institucional de Apertura). No es

sólo un simple papel, la planificación nos sirve de guía para saber cuánto
voy a gastar en el año y por ende establecer cuanto debo de captar para
financiar estos gastos futuros, evitando una posible falta de liquidez.
Sabías que los libros de educación financiera te recomiendan que, para

alcanzar la libertad financiera (y esto se aplica a ti, a mí, a una empresa
privada, pública, comercial, industrial, etc, etc, etc) siempre debes realizar
una planificación financiera. Si no me crees te recomiendo leer el libro:
¿Cómo llego a fin de mes? de Andrés Panasiuk (suena gracioso el título del
libro, pero es efectivo).
Además te recomiendo que leas el Libro: Los Secretos de la

Mente Millonaria del autor T. Harv Eker donde también te dice
que uno de sus secretos es la planificación financiera (es
decir, elaborar un flujo de caja o para nuestro caso un PIA –
Presupuesto Institucional de Apertura).
Es hora de conocer a los ACTIVOS y los INGRESOS:
A lo largo de mi experiencia en el sector público he vistos varios

presupuestos, donde figura de qué manera se piensa captar el dinero para
financiar los gastos de la Unidad Ejecutora.
Comúnmente las Unidades Ejecutoras generan sus propios recursos

(Recursos Directamente Recaudados), proveniente de la Venta de Bienes o
la prestación de Servicios. Por ejemplo:
Venta de Bienes y Servicios:
Un ejemplo de venta de Bienes son los certificados de estudio que vende el

Ministerio de Educación a la población (a un precio mínimo claro está).
Pensemos en una venta de servicios, cuando la Municipalidad de tu ciudad

tiene un auditorio propio y lo alquila para eventos y seminarios.
En ambos casos, al vender un bien o un servicio a la población, se genera

una Cuenta por Cobrar (Activo) y un Ingreso (Utilidad,
Ganancia/Aumento de Patrimonio).
Sobre lo comentado anteriormente:
- ¿por qué calificas una cuenta por cobrar como un Activo?,

- ¿De otro lado, por qué calificas la venta de este bien o de este servicio
como un Ingreso?
Si piensas que es porque al vender tienes que “cobrar” a alguien, o que

porque al vender tienes un Ingreso, sólo estás viendo el ASPECTO
FÍSICO u OPERATIVO de esta transacción de Venta (sólo registras lo que

tus ojos ven,es tu percepción física de esa operación), y en realidad lo que

tienes que registrar, es el ASPECTO ECONÓMICO Y FINANCIERO de esta
transacción.
¿Entonces, por qué una Cuenta por Cobrar es un Activo?
Un ACTIVO es un recurso, que como resultado del control y el uso sobre

este, posiblemente te pueda brindar beneficios económicos en el futuro y
para que esto suceda, este recurso siempre tiene que estar en movimiento,
en uso, en ACTIVIDAD, claro que este movimiento constante trae como
consecuencia que tu empresa también siga en ACTIVIDAD o en marcha.
Para que te asegures que ese beneficio (que se encuentra inmerso en este
activo) fluya sóla y exclusivamente hacia ti, necesitas que el Activo esté
bajo tu control, porque ello te permitirá usar ese beneficio incorporado
como tú quieras. Recuerda que si no usas el activo, nunca verás el beneficio
contenido en él.
Este es sólo un concepto preliminar de lo que es un Activo, este concepto

encierra muchas cualidades, pero ello lo verás poco a poco conforme
veamos más casuísticas.
Robert Kiyosaki, en su libro “Padre rico, padre pobre”,

hace una definición del Activo que tiene que ver poco
con la definición contable o fiscal a que todos estamos
acostumbrados, pero es interesante desde el punto de
vista de las finanzas personales.
La definición de activo que conocemos, hace referencia

a todos los bienes y derechos de una persona o
empresa. Para Robert Kiyosaki, activo es todo aquel
bien o derecho que genera efectivo, todo recurso que
hace que entre dinero a tu bolsillo.
Apliquemos esta premisa al ejemplo de la venta de bienes y servicios:
Como resultado de realizar una venta, le entregas una factura a tu cliente,

en donde le indicas a quien debe pagarle (es decir a tu empresa) y el
importe a pagar (con esto mides cuanto es el precio de la venta).
Entonces, una Cuenta por Cobrar es un ACTIVO porque con la factura de

venta que emites a tu cliente, tienes CONTROL EXCLUSIVO, no sobre el
cliente, sino sobre el BENEFICIO que te brindará el cliente de pagarte SÓLO
y EXCLUSIVAMENTE A TI, o al menos las PROBABILIDADES de que el cliente
finalmente te pague son ALTAS, y además de ello puedes saber el IMPORTE
que te va a pagar.
Con este ejemplo se pueden rescatar muchas de las cualidades económicas

y financieras que posee un ACTIVO, ¿cuáles son?:

- Es un Recurso controlado por la empresa (control exclusivo del beneficio

que obtendrá).
- Alta probabilidad de generar beneficios económicos o potencial de
servicios en el futuro a tu favor.
- Puedes medir con confiabilidad el importe a recibir por este Activo.
Como puedes observar, no te explico para nada el aspecto físico de esta

transacción de venta, sólo su aspecto financiero (sé que va a ingresar
DINERO a mis arcas) y su aspecto económico (sé que voy a obtener un
beneficio económico futuro por la compra de este activo).
¿Pero, por qué una Venta es un Ingreso?
Muchos de nosotros confundimos el término “Ingreso” con el ingreso de

dinero. El término Ingreso en la Contabilidad se refiere a la GANANCIA o
Utilidad.
Entonces, ¿Cómo podemos saber si hemos GANADO en esta transacción de

Venta y por ello debemos de registrarlo como un Ingreso?
Si tu respuesta es que vas a registrarlo como un ingreso, porque has

vendido, y por ende das por ganada la transacción de venta, déjame decirte
que, esta no sería la respuesta del todo, porque solo explicas lo que tus ojos
ven (es tu percepción del aspecto físico y operativo), y relacionas una venta
operativa con una ganancia.
Y como sólo pretendo que puedas ver el aspecto económico y financiero de

esta transacción, te contaré la siguiente historia:
Juan tiene una empresa de celulares que se dedica a vender Samsungs

Galaxy, ¿Cómo te darías cuenta de que estas ganando o no en cada venta
que realizas?, tomando en consideración que el costo es de US$ 100.00, y
lo vendo en US$ 150.00.
La respuesta sería evidente (aparentemente) porque gano US$ 50.00 si

vendo el celular:
Para saber la respuesta, agreguemos a esta venta unos detalles adicionales

que te ayudarán a saber si esta transacción es un Ingreso o Ganancia:
Un cliente se acerca a la tienda de Juan y se muestra interesado por un

celular, revisa el artículo, lo prueba y finalmente se queda contento con el
producto haciendo el desembolso de dinero para comprar el celular.
Después el cliente se retira de la tienda, y como toda persona, comienza a

disfrutar del uso de ese celular hablando con sus amigos por el Facebook y
por el whatsapp, pero, mientras va caminando hablando por la calle, de
pronto pasa un ladrón, y se convierte en víctima de un robo.
Con esta historia, lo que quiero que rescates lo siguiente:

- Una transacción de venta sólo se puede reconocer como una ganancia,

cuando conozcas el costo de tu producto, el cual debe ser menos al
precio de venta del mismo (El celular costó US$ 100.00, al venderlo en
US$ 150.00 sé que estoy teniendo un margen de ganancias de US$
50.00, respuesta obvia), pero con esta información no es suficiente…
- Sólo puedes reconocer la venta como una ganancia o ingreso cuando

transfieras todos los riesgos y beneficios a tu cliente y él no tenga
reclamo alguno por el bien o el servicio recibido:
“Juan revisó el celular, lo prueba y finalmente se queda contento y no

tiene ningún reclamo, listo para recibir los beneficios de su uso, pero
también se expone al riesgo de que se lo roben y no disfrute del bien
comprado”.
Estos son los aspectos que debes de buscar en una transacción de venta
para reconocerlo con toda seguridad como un Ingreso o Ganancia o decirte
a ti mismo: “Ya gané”.
Ahora conozcamos a los PASIVOS y los GASTOS:
Cuando te expliqué acerca del PIA, te decía que las Unidades Ejecutoras
fueron creadas por el Estado para realizar Obras (Gastos de Capital), pero
para llevar a cabo esta obra, era necesario gastar en personal, servicios
básicos, seguros, y todo aquel gasto administrativo u operativo fijo (Gasto
Corriente) necesario para hacer posible la ejecución del gasto de capital. A
este tipo de gasto se le llamaba Gastos Corrientes.
Entonces, para entender los pasivos y los gastos, vamos a ver un ejemplo
de Gasto Corriente, nuevamente el caso de la compra del Thonner. Esto nos
servirá para entender mejor a los pasivos y los gastos.
Compra de Thonner:
“La oficina de Contabilidad quiere imprimir sus libros contables, pero se le

acaba el Thonner, le llama al almacenero para que le provea de Thonner,
pero este le dice que no tiene en stock, entonces la Oficina de Contabilidad
hace un requerimiento de compra a la Oficina de Logística (quien se
encarga de hacer todas las compras).
Antes de comprar, consulta a la Oficina de Presupuesto si hay fondos para

comprar dicho Thonner. La Oficina de Presupuesto le dice que si hay fondos
y Logística con esa seguridad emite una Orden de Compra, ordenando al
proveedor que le provea un Thonner”.
Hasta este momento aún no se ha originado algún hecho económico que

tenga un impacto financiero o económico en la entidad, no tenemos alguna
deuda con el proveedor, puesto que no se ha recibido el Thonner, tampoco
tenemos un activo en nuestro poder que nos beneficie hasta ese momento,
así que continuemos con el relato de la compra del Thonner:

El proveedor trae el Thonner y se lo entrega al almacenero, quien a su vez

lo ingresa a almacén y lo registra como un Ingreso de bienes en su Kardex,
pero también le sella la guía de remisión al proveedor en señal de
conformidad de la recepción del bien (recepción del Activo).
El proveedor con la factura en mano se dirige a la Oficina de Logística para

dejarle toda esa documentación (Guía de Remisión sellada, Factura, Orden
de Compra, etc) a la Oficina de Logística.
La oficina de Logística una vez que recepciona la documentación se lo

entrega a Contabilidad quien registra en sus libros contables la compra del
Thonner utilizando como documento fuente la Factura donde figura la deuda
por pagar (se registra un Pasivo).
Una vez registrada la compra, se lo entrega a Tesorería para que efectúe el

pago ya sea mediante el giro de un cheque o un abono en cuenta corriente
(se efectúa el pago del Pasivo).
Y por último, el almacenero mediante una PECOSA (Pedido Comprobante

Salida) retira el Thonner de almacén y registra una Salida de bienes de su
Kardex, para finalmente entregárselo a Contabilidad e imprima sus libros
contables” (se origina un Gasto o Consumo del beneficio contenido en el
Activo).
¿Por qué el Thonner adquirido es un Activo?
La compra del Thonner se considera como un Activo dado que es un recurso

cuyo beneficio contenido en este, es controlado exclusivamente por la
entidad, el cual finalmente se obtendrá cuando este sea utilizado en la
impresión de libros contables.
Con ello tienes todos los ingredientes económicos y financieros que posee
un ACTIVO, ¿cuáles son?:
- Recurso controlado por la empresa (control exclusivo del beneficio o

potencial de servicio).
- Alta probabilidad de beneficiar a la entidad como resultado del uso de
este activo (thonner).
- Puedes medir con confiabilidad el importe del Activo adquirido
(revisando su documentación sustentatoria, en este caso, la factura del
proveedor, para saber cuánto es el costo del producto).
¿Por qué la compra del Thonner constituye un Pasivo?
Un PASIVO es una obligación presente, como resultado de un hecho

pasado, el cual va a traer consigo un desembolso de dinero en el futuro
(pasado, presente, futuro).
Todas estas condiciones se presentan en el ejemplo de la compra de un

Thonner, ya que constituye una obligación presente sustentada con una

factura, como resultado de un hecho pasado, para nuestro caso sería la

transacción de compra con el proveedor, que va a traer consigo un
desembolso de dinero futuro (creo que esta última premisa está más que
clara).
¿Pero, por qué el consumo del Thonner constituye un Gasto?
El Thonner adquirido va a ser utilizado en la impresión de libros contables.

Al adquirir un Thonner, este traía consigo incorporado un potencial de darte
un servicio futuro (que se haría notar cuando empieces a imprimir los libros
contables). Cuando haces uso de ese potencial, estás haciendo uso de ese
activo, es decir, consumes su potencial. Es ahí donde se origina un GASTO
reflejado en el consumo de ese potencial de servicio que inicialmente estaba
incorporado en el Thonner.
En resumen, el gasto es el consumo del potencial que trae consigo un

activo.
Normalmente en las transacciones económicas, lo que se recomienda es

adquirir Activos, consumir su potencial, es decir Gastarlo, para obtener un
beneficio económico en el futuro (Ganancia).
Siempre debe existir esa relación entre un Gasto y un Ingreso: Gastar

para Ganar (en el mundo de la educación financiera se llama: “Dar para
recibir”).
Dicho esto, pasemos a ver otro tema muy importante, relacionado con los
Cinco Elementos, me refiero a su soporte: Los Pilares de la Contabilidad.
Empecemos:
Los Pilares en la construcción de la Contabilidad Gubernamental
(Esto si de verdad es importante)
Toda construcción siempre requiere de buenas columnas o pilares que

pueden sostener la edificación y le sea útil al usuario a través del tiempo.
Lo mismo sucede con la Contabilidad, los Contadores como médicos

financieros analizan a la empresa evaluando cuáles son sus hábitos
financieros (es decir que compra, que vende, como cobra a sus clientes,
como paga a sus proveedores, etc, etc).

Con la información recopilada sobre sus hábitos financieros, realiza sus

registros financieros y económicos, haciendo uso de los cinco elementos:
los activos, pasivos, ingresos, gastos y su patrimonio neto.
El Contador utiliza estos Cinco elementos para elaborar los Estados

Financieros de la empresa, el cual le va a permitir diagnosticar si esta se
encuentra en una buena o mala situación económica y financiera, y además
de ello le permitirá tomar decisiones para mejorar la situación actual de su
paciente (entregar la receta médica para la mejora de su empresa, el cual
contiene los hábitos que debe comenzar a practicar).
Estos cinco elementos nacen, crecen, se reproducen y mueren en un mundo

económico y financiero no visible, y durante toda esa travesía, se sostienen
en dos grandes premisas, escenarios o columnas.
Estos pilares son el Principio de Devengado y el Principio de Empresa en

Marcha, así que veamos un poco de cada uno de ellos:
El Principio de Devengado
Narra que las operaciones de ingresos y gastos que realiza una entidad
deben ser registradas en el periodo que sucedan, sin importar que hayan
sido cobradas o pagadas.
El Principio de Empresa en Marcha
Los estados financieros se preparan bajo el supuesto de que una entidad

está en funcionamiento y continuará su actividad dentro del futuro
previsible.
Estos pilares forman parte de la construcción de la Contabilidad, y son muy

importantes por los siguientes motivos:
La Contabilidad estudia básicamente el “DINERO”, si, así es, el dinero, como

nace el dinero, como crece, como se reproduce y finalmente como muere
(suena a una clase de ciencias naturales).
Si observas bien, el principio de devengado te pide que registres las

operaciones de ingresos y gasto (compra y venta) sin importar que estas
hayan sido cobradas o pagadas, pero:
¿por qué le importa tanto a la Contabilidad registrar estas operaciones

(compra y venta nuevamente) bajo el principio de devengado?
Porque en estas operaciones es donde nace el dinero (me refiero a sus

movimientos de entrada y salida de dinero), de una operación de compra o
de venta.

Conforme la empresa compre más Activos, adquirirá más Pasivos a

cambio.
Conforme vaya consumiendo o Gastando estos Activos, obtendrá más

beneficios económicos o Ingresos para sí mismos y su DINERO o dicho de
otro modo, su Patrimonio irá creciendo.
El hecho de que la empresa siga comprando más activos y genere más

beneficios a su favor en el futuro, traerá como resultado que siga viva a
través del tiempo, generándose el concepto de Empresa en Marcha.
Como puedes ver, la Contabilidad le hace seguimiento al DINERO, desde

que nace (Principio de Devengado), durante su crecimiento y reproducción
(Empresa en Marcha) hasta que muere (Empresa en Liquidación), y es ahí
donde también muere la Contabilidad de una empresa.
Los Pilares de la CONTABILIDAD y sus Cinco Elementos, se aprenden en el

día a día.
Cada transacción económica tiene ciertos matices en donde ves reflejados a

los cinco elementos y a sus pilares, y lo irás descubriendo a través de la
práctica de la mayor cantidad de transacciones o giros de negocio que
vayas conociendo.
Es por eso que en el siguiente capítulo veremos casos prácticos de

transacciones típicas que podrás ver en el giro de negocio del Sector
Público.
CAPITULO IV
Empecemos a Practicar un poco de CONTABILIDAD
Veamos el Plan Contable Gubernamental
Antes de empezar, perdona si te vuelvo a recalcar, lo menos que pretendo

enseñarte son asientos y cuentas contables. Lo que debes de aprender son

hábitos financieros y realidades económicas de distintos giros de negocios,

los cuales finalmente se ven reflejados a través de cuentas contables en tu
Contabilidad.
Dicho esto, el Plan Contable que van a visualizar en el siguiente gráfico, es

el que se utiliza en el Perú (al menos en este año 2020).
Como puedes ver, el elemento 1 es el activo, 2 el pasivo, 3 el patrimonio, 4

son los ingresos, 5 los gastos, 6 el resultado del ejercicio ya sea una
pérdida o una utilidad. El elemento 7 aún no tiene uso (se pretende utilizar
para una contabilidad de costos), el elemento 8 es para registrar el
documento de Planificación Financiera, es decir el PIA, y por último, el
elemento 9 representan las cuentas de orden y sirven para controlar
Órdenes de Compra, Órdenes de Servicio, Contratos, Cheques, entre otros.
Así que, veamos la siguiente gráfica de distribución:
Para aquellos que están en el Sector Privado y están convencidos de

incursionar en el Sector Público, les muestro en la gráfica anterior las
equivalencias de los Planes de Cuentas de ambos sectores.
Lo que menos debe de importarte al momento de estudiar la Contabilidad

sea Pública o Privada son la Cuentas Contables, pero los dejo como
referencia, para que se familiaricen con el uso de ellos al momento de
registrar un asiento contable, y para que no digan que soy un antisocial
contable.
Sin más que decir, voy a explicarles algunos registros contables al momento
de hacer su planificación financiera inicial: PIA, registro de ingresos y gastos
reales, compra de activos, y algunos casos en los cuales pagas tus gastos
con recursos propios (Recursos Directamente Recaudados) o con recursos
del Tesoro Público (Recursos Ordinarios), veamosss:
¿Cómo registrar un PIA?

En capítulos anteriores te había comentado que el PIA (Presupuesto

Institucional de Apertura), era un documento de Planificación Financiera,
donde se registraban las proyecciones de ingresos, así como las
proyecciones de gastos.
Estos Ingresos y Gastos Proyectados en algún momento van a volverse

realidad, es decir, se convertirán en ingresos y gastos Ejecutados (esto
sucederá cuando los ingresos se recauden ó cuando los gastos se
materializan en operaciones de compra).
El hecho es que para registrar contablemente este documento presupuestal,

primero debes de identificar los “escenarios económicos” que visualizas
al momento de hacer tu planificación financiera y luego asignarles una
cuenta contable, el cual según el Plan de Cuentas que te mostré
anteriormente, serán registradas con el elemento “8”.
Entonces, definamos los escenarios económicos y asignémosles cuenta

contables:
Hemos identificado cuatro escenarios económicos proyectados (Ingresos

Proyectados, Gastos Proyectados, Ingresos Ejecutados y Gastos Ejecutados)
y un documento presupuestal denominado PIA, y les hemos asignado las
siguientes cuentas contables:
Entonces, el registro contable del PIA sería el siguiente:

Cuenta 70: Ventas
Cuenta 63: Gastos de Terceros.
Veamos porqué se registran de la forma antes señalada:
¿Cómo se registra el Presupuesto de Ingreso?
Como puedes ver, en el caso del PIA de Ingresos (la Cuenta Contable 81:
PIA), tiene saldo acreedor, porque esa es la naturaleza contable de un
Ingreso (Cuenta Contable 70: Ingresos para el Sector Privado peruano).
Su contrapartida sería la Cuenta 82: Presupuesto de Ingresos, ya que ese

es el escenario que queremos registrar.
Finalmente, el asiento contable del registro del PIA de Ingresos sería: 82/81
¿Cómo se registra del Presupuesto de Gasto?
En el caso del PIA de Gasto (la Cuenta Contable 81: PIA), tiene saldo
deudor, porque esa es la naturaleza contable de un Gasto (Cuenta
Contable 63: Gasto para el Sector Privado peruano).

Su contrapartida sería la Cuenta 83: Presupuesto de Gasto, ya que ese es el

escenario que estamos registrando.
El registro contable del registro del PIA de Ingresos sería: 81/83
Como se pueden percatar, la Cuenta Contable 81: PIA tiene saldo acreedor
o deudor dependiendo de lo que quiero registrar, saldo acreedor si es un
PIA de Ingreso o saldo deudor si es un PIA de Gastos.
La Cuenta PIA es la Cuenta madre, su contrapartida es el escenario que

quieren registrar: Un presupuesto de Ingreso (Cuenta contable 82) o
un presupuesto de Gastos (Cuenta contable 83).
Otro dato importante que olvidaba, es que este registro contable del
PIA representa el Asiento de Apertura Presupuestal.
Para culminar este caso práctico, te presento un modelo de un registro

detallado de un PIA de Ingresos y Gastos respectivamente, utilizando el
Plan de Cuentas Gubernamental del Sector Público Peruano:
¿Cómo registrar un Asiento Contable de Apertura Patrimonial?
Acabamos de ver un asiento contable de apertura presupuestal, el cual

evidentemente no tiene ningún impacto financiero y económico ya que sólo
registra PROYECCIONES de ingresos y gastos registrados con el elemento
8.

Ahora vamos a ver el asiento contable de apertura patrimonial, es decir, el

registro de tus Activos, Pasivos y Patrimonio, temas que ya vimos en el
capítulo relacionado con los Cinco Elementos.
Como puedes observar, el registro de los Activos en el Sector Público

Peruano es con el elemento 1, los Pasivos con el elemento 2 y el Patrimonio
con el elemento 3.
Veamos un ejemplo:
En esta gráfica, se puede notar lo siguiente:
- El dinero en efectivo, así como el dinero depositado en las cuentas

corrientes son considerado como Activos y reconocidos en el rubro de
Caja y Bancos, por ello son registrados en la Cuenta Contable 1101:
Caja y Bancos.
Estos fondos constituyen un Activo, porque es un recurso sobre la cual
tienes control sobre los beneficios que te pueda brindar en el futuro,
siempre y cuando hagas uso (los gastes) de ese dinero.
- Los vehículos de Transporte, así como su depreciación (uso de su vida

útil) son calificados como Activos ya que su uso te va a generar
beneficios económicos en el futuro o potencial de servicios, y son
registrados en la Cuenta 1503: Propiedad, Planta y Equipo y la Cuenta
1508: Depreciación.
- La deuda pendiente por pagar a Essalud (entidad pública privada

encargada de la atención médica de todos los peruanos), es considerado
como un Pasivo, dado que constituye una cuenta por pagar a esta
entidad para la atención médica futura de nuestros trabajadores, por
ello es registrado en la Cuenta Contable 2101: Tributos por pagar.
- Finalmente se observa el registro de la Hacienda Nacional (término

europeo, que en Latinoamérica se conoce como el Capital), el cual
constituye el Patrimonio Neto de la entidad.
Es registrada con el elemento 3, específicamente en la cuenta contable

3101: Hacienda Nacional.

- Podemos observar que adicionalmente tenemos un déficit, el cual

constituye una disminución de nuestro patrimonio, motivo por el cual se
muestra con un saldo deudor registrado en la cuenta contable 3401:
Resultados Acumulados.
Esta es sólo una explicación somera del registro contable de un asiento de

apertura, como te dije inicialmente, ello se aprende con la práctica continua
en el sector gubernamental.
¿Cómo registrar un Gasto Proyectado y Ejecutado, PAGADO CON

RECURSOS PROPIOS?
La gráfica que te presento a continuación, representa a la compra del

thonner que inicialmente estaba presupuestado en el PIA de Gastos y
finalmente fue adquirido y pagado con recursos propios. Veamos la gráfica:
Registro del PIA de Gastos:
Inicialmente registramos la proyección de todos los gastos que pensamos

realizar durante el año. Esta proyección de gastos es registrada en la
Cuenta 83: Presupuesto de Gastos.
Por ello el registro contable del PIA de Gastos sería: 81/83
Registro de la Fase del Compromiso:
Dado que se tiene presupuesto para poder comprar el thonner, la oficina de

Logística (encargada de comprar) solicita a la Oficina de Presupuesto, que
se le asigne fondos para iniciar el proceso de compra (se compromete o
separa fondos para gastar).

Esta asignación presupuestal es registrada a través de la Cuenta 84:

Asignaciones Comprometidas. Toma este nombre ya que es una asignación
que se dá en la fase de Compromiso, disminuyendo el gasto proyectado
inicial registrada en la Cuenta 83: Presupuesto de Gasto.
Por lo tanto, el registro contable de la Asignación Presupuestal sería: 83/84
Una vez que la Oficina de Logística tiene la asignación presupuestal, emite

una Orden de Compra, ordenando al Proveedor a que traiga el thonner.
Por ello que la emisión de la Orden de Compra se registra a través de la

Clase 9, dado que esta cuenta se utiliza para registrar órdenes de
compra, órdenes de servicio, contratos y cheques.
El asiento contable por la emisión de la Orden de Compra sería:

9101.08/9102.08
Registro de la Fase del Devengado:
Posteriormente, el proveedor trae el thonner y lo recibe el almacenero,

quien sella la guía de remisión del producto en señal de conformidad. El
proveedor recibe la guía de remisión sellada y conjuntamente con la orden
de compra y su factura, hace entrega de esta documentación a la Oficina de
Logística.
La Oficina de Logística le entrega toda esta documentación a la oficina de

Contabilidad, quien haciendo uso de la factura registra la compra del
thonner (con la cuenta contable 13: Suministros), el cual trae consigo una
Cuenta por pagar al Proveedor registrada en la cuenta contable 2103:
Cuentas por Pagar.
El asiento contable de la compra del thonner sería: 1301/2103
Dado que el Proveedor con toda la documentación que presenta (Factura y

Guía de Remisión sellada por el almacenero, como prueba de la recepción
del thonner), evidencia que la Orden de Compra emitida por la Oficina de
Logística ha sido atendida, el registro contable de la clase 9 que
inicialmente se utilizó para registrar la orden compra, tiene que ser
extornada, por lo mismo que la orden de compra ya ha sido atendida.
El asiento contable de la atención de la Orden de Compra sería:

9102.08/9101.08
De otro lado, ya que la compra del thonner ha sido concretada, quiere decir
que la asignación presupuestal que inicialmente se asignó a la Oficina de
Logística y que fue registrada en la Cuenta 84: Asignaciones
Comprometidas ha sido utilizada en dicha compra.
Por lo tanto, el Gasto que inicialmente se había presupuestado y registrado

en la cuenta contable 83, el cual posteriormente se requiere de su
asignación, siendo registrada en la cuenta contable 84, se convierte ahora

en un Gasto Real, es decir, en un Gasto Ejecutado, siendo registrada en la

Cuenta 86: Ejecución de Gastos.
El asiento contable de la ejecución de gastos sería: 84/86
Registro de la Fase del Giro y Pago:
Finalmente, la oficina de Contabilidad una vez que registra la compra del

thonner, lo remite a la Oficina de Tesorería, quien efectúa el pago
respectivo de la deuda registrada a favor del proveedor en la Cuenta 2103:
Cuentas por pagar mediante la emisión de un cheque, realizándose el
registro de una salida de fondos a través de la cuenta 1101: Caja y Bancos.
El asiento contable del pago al proveedor sería: 2103/1101
Y dado que se ha emitido un cheque, esta tiene que ser registrada a través
de la cuenta contable 9 (9103.08/9104.08), para después ser entregado
el cheque a su beneficiario y extornar el registro contable de esta clase 9
(9104.08/9103.08).
Esta sería la forma de efectuar el registro contable de una compra de

thonner desde el momento que lo presupuestas en tu PIA de Gastos,
solicitas su asignación presupuestal, hasta el momento en que lo haces
realidad (ejecutas) y le pagas a tu proveedor.
¿Veamos otros ejemplos de gastos similares?
A continuación, vamos a ver la compra de computadoras y formularios

impresos para la venta respectivamente:
Registro de compra de computadoras:

Como ves en la gráfica, los registros contables son los mismos que en el
caso práctico anterior, ya que el sector público trabaja de manera
sistematizada, es decir, primero planifica sus gastos a través del PIA, y
luego hace realidad la compra del Gasto (ejecución del Gasto) a través de
las Fases del Compromiso, Devengado, Giro y Pago.
La única diferencia que puedes notar en este caso práctico con respecto al
caso anterior, es que estás adquiriendo Computadoras, catalogadas como
Activos dentro del rubro: Propiedad, Planta y Equipo, siendo registrada en la
Cuenta Contable 1503.
Recuerda que esta compra NO es un Activo por su apariencia física, sino por
el potencial que trae consigo, que es el de generar beneficios económicos
en el futuro o un potencial de servicio para la entidad a LARGO PLAZO.
Casos Prácticos
Apertura de una CAJA CHICA

Adquisición de SERVICIOS


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Cómo empezar a trabajar desde cero en el Sector Público

PREFACIO (Por favor léelo)……………….…..…………………………………………….. 6

Familiarízate con el Entorno Público……………………………………………………………… 7

¿Quiénes conforman el Sector Público? ………………………………………………………. 7

¿Para que existe el Estado y sus Unidades Ejecutoras? ……………………………… 8

¿Cómo se agrupan las Unidades Ejecutoras? …………………………………………….. 9

Conoce los Hábitos Financieros del Sector Público (Esto si es importante).10

El PIA: Presupuesto Institucional de Apertura…………………………………………… 10

Cómo realizan las Unidades Ejecutoras su PLANIFICACIÓN FINANCIERA… 11

Qué ingresos planifican captar …………………………………………………………………….

Como planifican sus Gastos las Unidades Ejecutoras………………………………… 13

Cómo realiza su EJECUCIÓN FINANCIERA…………………………………………………. 14

Cómo Ejecutan sus Ingresos………………………………………………………………………. 14

Cómo se ejecutan los Gastos……………………………………………………………………… 15

Aprendamos a construir la CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL………………… 18

Conoce a los Cinco Elementos……………………………………………………………………. 19

Es hora de conocer a los ACTIVOS y los INGRESOS:……………………………….. 19

Venta de Bienes y Servicios: ……………………………………………………………………… 20

¿Entonces, Por qué una Venta es un Activo? ……………………………………………. 21

¿Por qué una Venta es un Ingreso? ………………………………………………………….. 21

Ahora conozcamos a los PASIVOS y los GASTOS: ……………………………………. 22

C.P.C. Lauro Jody Flores Velásquez 1

Tomemos como ejemplo la Compra del Thonner: ……………………………………. 22

¿Por qué el Thonner adquirido es un Activo? ……………………………………………. 23

¿Por qué la compra del Thonner constituye un Pasivo? ……………………………. 24

¿Pero, por qué el consumo del Thonner constituye un Gasto? ………………… 24

Los Pilares de la Contabilidad……………………………………………………………………… 24

El Principio de Empresa en Marcha…………………………………………………………….. 25

Empecemos a Practicar un poco de Contabilidad Gubernamental……………. 27

Veamos el Plan Contable Gubernamental………………………………………………….. 27

¿Cómo registrar un PIA? ……………………………………………………………………………. 28

Registro del Presupuesto de Ingreso: ………………………………………………………. 29

Registro del Presupuesto de Gasto: …………………………………………………………… 30

¿Cómo registrar un Asiento Contable de Apertura Patrimonial? ……………… 31

¿Cómo registrar un Gasto Proyectado y Ejecutado, pagado con Recursos

¿Veamos otros ejemplos de gastos similares? …………………………………………. 35

¿Cómo registrar un Ingreso Proyectado y Ejecutado? ……………………………… 37

¿Cómo registrar un Gasto Proyectado y Ejecutado, pagado con Recursos del

¿Cómo registrar el pago de la Compra de un Thonner con Recursos

EPÍLOGO (SI, también léelo por favor).………………………………………………

C.P.C. Lauro Jody Flores Velásquez 2

(Por favor léelo)

En esta guía no busco enseñarte los secretos de la Contabilidad

La Contabilidad Gubernamental es sólo una consecuencia, un reflejo de su

Quiero que entiendas que la Contabilidad (cualquier tipo de contabilidad)

En esta guía no pretendo enseñarte sólo asientos contables (en realidad es

Cuanto más educación financiera y más giros de negocios conozcas, más

C.P.C. Lauro Jody Flores Velásquez 3

Familiarízate con el Entorno Público

Imagínate entrando a un consultorio porque te sientes

¿Cuál es tu nombre, qué edad tienes, a qué te

El médico evidentemente te hace todas estas

El mismo procedimiento aplica el médico financiero, (es decir el contador)

Comienza a hacer un análisis inicial, buscando

Toda esta información le permitirá conocer si

Del mismo modo, asumiendo que eres

¿Quiénes conforman el Sector Público?

El Sector Público está conformado por el

C.P.C. Lauro Jody Flores Velásquez 4

¿Para que existe el Estado y sus Unidades Ejecutoras?

La población de un país elige al Estado,

El Estado por sí solo no puede llevar a

A estas entidades se les denomina

Estas Unidades Ejecutoras están agrupadas en tres sectores: Nacional,