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4.2 Archivar Documentos

CAPITULO 4.2; ARCHIVAR DOCUMENTOS

4.2. ARCHIVAR DOCUMENTOS.................................................................................................................1

4.2. ARCHIVAR DOCUMENTOS

Objetivo: Es almacenar los documentos que no nos sean de utilidad

( por ejemplo los documentos de años anteriores ) y archivarlos.
Estos documentos se podrán recuperar cuando se desee.
Al estar archivados no se podrá acceder a ellos de una forma on-line.

Descripción del procedimientos :

 PATH DE ACCESO:

Finanzas  Gestión Financiera  Libro

Mayor/Acreedores/Deudores  Operaciones Periódicas
Archivo  Documentos  Archivar

 TRANSACCION: F48A

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Nos sale esta pantalla en la que pulsaremos el botón Actual. y nos aparecerá la
siguiente:

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Pulsaremos al botón continuar y pasaremos a la siguiente

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En ella crearemos una variante. Para ello introduciremos el nombre de la

variante a crear y pulsaremos al botón crear. y pasaremos a la pantalla siguiente

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Rellenaremos los datos en los campos necesarios para una mejor acotación de
los documentos a archivar teniendo en cuenta la descripción de los campos que
se adjunta y damos al botón INTRO apareciéndonos la pantalla siguiente:

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Cuadro de Campos Plan de Cuentas

CAMPO EXPLICACIÓN Introducir

obligatoriamente
Descripción archivo Nota aclarativa
(nota) No
Sociedad Sociedad de al que queremos archivar los Sí
documentos.
Números de Rango de números de documentos que
documento queremos archivar. Sí
Clase de Sirve para clasificar los documentos
documento contables. Se utilizapara realizar una Sí
selección de los documentos a archivar.

Ejercicio/Periodo Ejercicio y mes de los documentos que Sï

queremos archivar.
Mínimo de días en Número de días que tiene que permanecer
el sistema el documento para ser archivado. No
Ejecución de test Este indicador se marca si se desea que el No
report se lance en modo test.De esta forma,
el sistema no efectua modificación alguna
en la base de datos o en el archivo, pero
realiza todas las verificaciones necesarias.
Log detallado Si se activa, además de el log (información No
del proceso del report) en sí se editará un
log detallado.En éste se distinguirá, entre
otros,entre archivos que pueden archivarse
y objetos que no puden archivarse. También
se editará la clave del objeto, así como, en
su caso, la causa de no poder archivarse.
Hay que tener en cuenta que los logs
detallados se vuelven muy grandes en
procesos de archivo voluminosos. Por ello,
se marcará esta opción si se realiza una
ejecución en test o se archivan pequeñas
cantidades de datos.
Sólo erróneos Se utiliza para visualizar las entradas de No
objetos erróneos. Un objeto erróneo es el
que debería de haberse archivado pero por
cualquier motivo no se puede hacerlo.

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Rellenamos el campo significado y GRABAMOS.

Nos saldrá la pantalla siguiente:

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Pulsamos el botón salir y pasaremos de nuevo a la pantalla inicial donde en el

campo variante aparecerá el nombre de la que hemos creado.

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Pulsaremos el botón fecha de inicio y pasaremos a la siguiente pantalla.

..

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Podremos pulsar cualquier botón dependiendo de la opción deseada pero

nosotros la ejecutaremos inmediatamente, posteriormente pulsaremos los
botones de verificar y grabar.

Nos saldrá la siguiente pantalla:

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En esta pantalla ( ver que el color del semáforo a cambiado de rojo a verde )
pulsaremos el botón Parámetr. Spool y pasaremos a la siguiente pantalla de
impresión.

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Pulsamos el botón grabar y pasaremos a la siguiente.

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En esta pantalla pulsamos el botón ejecutar y obtendremos la siguiente pantalla:

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Comprobar que el color del semáforo a cambiado.

En este momento ya se han archivado los documentos.

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