M-1.1.5.2.3 Registro de Aspectos de Conservación Documental - Garzon

PROYECTO DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE
ASPECTOS DE CONSERVACIÓN DOCU
OBJETIVO DEL INSTRUMENTO: Reecoger los aspectos de conservación de documentos en los depósitos de archivo de la O
PERSONA QUE APLICA EL INSTRUMENTO: Lider Archivistico / Lider Apertura Oficina
NOMBRE DE LA ZONA: 1
NOMBRE DE LA ORIP: Garzon - Huila
NÚMERO DE DEPOSITOS O BODEGAS: Cinco (5)
CUÁLES DE LOS SIGUIENTES INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS CONOCE
Política Conservación Documentos Si
Sistema Integrado de Conservación - SNR Si
ASPECTOS DE CONSERVACIÓN
¿En qué década aproximado fue construido el inmueble?
Indique si el inmueble es propio o arrendado
¿Existen áreas verdes (Vegetación) en torno a la edificación?
Si es afirmativa indique si colinda con el depósito
¿Existe alguna fuente hídrica cerca a la oficina?
Indique qué tipo de elementos urbanísticos presenta el entorno de la edificación de la ORIP
¿En qué tipo de edificación funciona la oficina?
¿Cuántos niveles (pisos) tiene el edificio de la oficina?
¿Cuántos depósitos tiene la oficina?
DEPÓSITOS DEPÓSITO No.1
En el depósito se almacena documentación Si

Nombre del funcionario Responsable de cada depósito
Sandra Patricia Rojas Galvis
de la ORIP
En que nivel se encuentra el depósito Piso 1
¿Qué uso original tenía el depósito? Patio
¿Qué tipo de piso tiene? Cemento
¿Qué tipo de acabado tiene el piso? Baldosa
¿Qué tipo de paredes tiene? Cemento
¿De qué tipo son las ventanas? No tiene Ventanas, tiene 2 tragaluz
Área total de ventanas en el espacio m2 No tiene ventanas
¿De qué material es el Techo? Eternit
¿Cuántas Puertas / accesos tiene? 1
¿Qué tipo de puertas tiene el depósito? Madera
¿Qué tipo de Infraestructura de servicios tiene? Eléctrica
¿En qué Estado se encuentra la Infraestructura? Buena
¿Qué tipo de iluminación y control artificial tiene? Luces fluorescentes
¿En qué Estado se encuentra la iluminación? Buena
¿Indique qué cantidad de lámparas tiene el depósito? 12
¿Qué sistema de detección de emergencias maneja el

depósito? (detector de fuego, detector de humo, Tiene detector de humo
detector de inundación)
¿Qué sistema de atención de emergencias maneja el

No tiene
depósito?
Existe un Plan de atención de emergencias No
DISPOSICION FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN DEPÓSITO No.1
¿En dónde tiene dispuesta la documentación de la

ORIP?
Otro, Cuál Ninguno

Identificar el estado Actual de cada uno de los
Bueno
Depósitos en la ORIP
¿Qué área aproximada (Ancho X profundidad) tienen

los depósitos? M2
¿Qué Altura tienen los depósitos? 3.13
¿El depósito es un área independiente ? Si
¿Se hace medición de humedad relativa y temperatura

No
al depósito?
¿Con qué equipo se hace la medición de humedad
No se realiza Medicion
relativa y temperatura al depósito?
¿Se presentan registros de medición de humedad y
temperatura del depósito? No
¿Se hace medición relativa y temperatura al depósito

No
con aire acondicionado?
¿Qué jornada de Funcionamiento del aire
acondicionado tiene la ORIP No tiene aire
¿Se realiza mantenimiento al depósito? No
¿Con qué frecuencia se realiza mantenimiento o

2 veces a la semana
limpieza al depósito?
Aseo con escoba, trapeador
¿Qué tipo de mantenimiento realiza al depósito?
limpiatelarañas
¿Qué productos utiliza para realizar el mantenimiento
Desinfectante, clorox y ambientador
del depósito?
¿Con qué frecuencia se realiza limpieza documental? No se realiza
¿Qué tipo de limpieza documental realiza por depósito

No se realiza limpieza documental
en la oficina?
¿Se hacen arreglos locativos a los depósitos? Si
¿Estas condiciones garantizan la integridad y condición

física de los documentos? No
MOBILIARIO DEPÓSITO No.1
¿El depósito cuenta con estantería rodante? Si
¿Qué cantidad de Cuerpos (estantes) tiene la

Estantería Rodante? 42
¿con qué material está construida la estantería? Metálico
¿qué número de bandejas (entrepaños) en promedio

6
tiene la estantería?
Indique el ancho de la bandeja (m. lineales) 1

¿La estantería esta pegada a los muros? No
¿En qué estado se encuentra la estantería? Buena
¿El deposito cuenta con estantería fija abierta? Si
¿Qué cantidad de cuerpos (estantes) tiene? 4
¿Con qué material está construida la estantería? Metalico
¿Qué número de bandejas en promedio tiene la

6
estantería?
Indique el ancho de la bandeja (m. lineales) 0,94 - ,91 - 1,12
¿La estantería esta pegada a los muros? Si
¿En qué estado se encuentra la estantería? Buena
¿El deposito cuenta con folderamas? Si tiene folderamas
Indique la cantidad
Material de construcción Metalico
Indique el No. Bandejas
Indique el ancho de la bandeja (m. lineales)
Indique el estado en que se encuentra Bueno
¿El deposito cuenta con archivadores? Si
Indique la cantidad
Material de construcción Metalico
Indique el No. Gavetas
Indique la Profundidad de la Gaveta (m. lineales)
Indique el estado en que se encuentra Bueno
¿El deposito cuenta con repisas o cajoneras colgantes

No tiene repisas ni cajoneras
cerradas?
Indique la cantidad No tiene repisas ni cajoneras
Material de construcción No tiene repisas ni cajoneras

Indique el ancho de la repisa (m. lineales) No tiene repisas ni cajoneras
Indique el estado en que se encuentra No tiene repisas ni cajoneras
El depósito cuenta con escritorios con gavetas No
Indique la cantidad de gavetas de escritorio No tiene gavetas de escritorio
Material de construcción No tiene gavetas de escritorio
Indique la Profundidad de la Gaveta (m. lineales) No tiene gavetas de escritorio
Indique el estado en que se encuentra No tiene gavetas de escritorio
UNIDADES DE ALMACENAMIENTO DEPÓSITO No.1
¿Cantidad de Cajas X 300 hay en el depósito? 681
(porcentaje de estado - bueno) 90%
(porcentaje de estado regular) 10%
(porcentaje de estado malo) 0%
¿Cantidad de cajas x 200 hay en el depósito? 3
(porcentaje de estado - regular) 5%
(porcentaje de estado - malo) 0%
¿Cantidad de cajas x 100 hay en el depósito? No hay cajas X100
(porcentaje de estado - bueno) No hay cajas X100
(porcentaje de estado - regular) No hay cajas X100
(porcentaje de estado - malo) No hay cajas X100
¿cantidad de cajas recicladas hay en el deposito? 17
(porcentaje de estado - regular) 50%
(porcentaje de estado - malo) 0%

Cantidad de Carpetas en Yute (pasta mecánica) dos
No hay carpetas de yute
aletas hay en el Depósito
¿En qué estado se encuentran las carpetas de pasta
mecánica sin blanqueamiento (la llamada Yute) dos No hay carpetas de yute
aletas?
Cantidad de Carpetas en Propalcote dos aletas hay en
No hay carpetas propalcote
el Depósito
¿En qué estado se encuentran las carpetas? No hay carpetas propalcote
¿Cantidad de A - Z hay en el depósito? 0
¿En qué estado se encuentran las A - Z ? No hay AZ
CONDICIONES AMBIENTALES (Resumen Promedios) DEPÓSITO No.1
Humedad Relativa 67.30%
Temperatura 25 grados centigrados
Carga microbiana
Iluminancia 412 LUX
Material particulado (PM 7)
Material particulado (PM 10)
Humedad en Muros 12.40%
CONTROL DE PLAGAS DEPÓSITO No.1
Identificar la condición ambiental de los depósitos en

Buena
la ORIP
Indique con qué periodo realizan técnicas de

Saneamiento ambiental (Contra hongos, Bacterias, No se realiza
Levaduras)
Indique con qué periodo realizan Desinsectación Anual
Indique con qué periodo realizan Control de roedores

(Ratas) Anual
UBICACIÓN ESPACIAL DEPÓSITO No.1
Se encuentra ubicado en el primer

Identificar la Ubicación Espacial de los Depósitos en la piso al fondo parte izquierda de la
ORIP
Edificación
Se encuentra ubicado en el primer
Identificar la Ubicación Espacial de los Depósitos en la
piso al fondo parte izquierda de la
ORIP
Edificación
Plano de los Depósitos de Archivo. PEGAR PLANO SOLO DEL DEPOSITO
NOTA: Los planos / esquemas gráficos deberán, como mínimo, tener la calidad de estos ejemplos con su correspondiente
los diferentes as
TABLA CALIFICACIÓN CUMPLIMIENTO
Acuerdo No. 049 del 5 de mayo de 2000 Por el cual se desarrolla el articulo 61 del Capitulo 7 "Conservación de D
CALIFICACION ( 1 A 5 SEGÚN CUMPLIMIENTO DE LA VARIABLE / R

VARIABLES
Área suficiente condiciones de seguridad
Resistencia estructural
Material pisos, muros, puertas ignífugos
Pinturas pisos, muros, puertas ignífugos
Garantiza desplazamiento, seguridad y manipulación
Elementos de control y asilamiento
Depósitos aislados independientes
Óptima relación depósito, consulta, recepción,

organización, Tratamiento
Depósito acorde soportes documentales
Mobiliario especificaciones técnicas y dimensiones

documentales.
Láminas sólidas, resistentes, anticorrosivo, horneado,
químico
Peso mínimo bandeja 100 k
Parales y tapas laterales, anclaje muro
Acceso balda superior
Bordes y ensambles redondeados
No almacenamiento balda superior
Separación muros 20 cm
Corredores 70 y 120 cm
Resistencia, solidez, distribución mobiliario
Unidad de almacenamiento garantice conservación
Unidad de almacenamiento con material resistente,

acorde peso y tamaño de los documentos
Distancia 4 cm balda superior
Medios magnéticos, digitales y fotografías en

contenedores adecuados
Ciclos de renovación de aire
Disposición documental con adecuada ventilación
Filtrado de aire partículas sólidas y contaminantes

atmosféricos
Balastros fuera depósito
Humedad en muros
Adecuación climática conservación material

documental
Condiciones ambientales controladas para papel 15 a
20°c, 45 a 60%
Condiciones ambientales controladas para cintas
audio 10 a 18°c, 40 a 50%
Condiciones ambientales controladas para medios
magnéticos audio 14 a 18°c, 40 a 50%
Condiciones ambientales controladas para discos
ópticos 16 a 20°c, 35 a 45%
Condiciones ambientales controladas para microfilm
17 a 20°c, 30 a 40%
material particulado pm 7
material particulado pm 10
Luminancia < 100 lux / 70 micro vatios/volumen,

lámparas con filtro uv
Nivel de biocontaminacion
Ciclos de saneamiento ambiental integral y

documental
Lejos industrias contaminantes/peligro bélico
Extintores co2, solkaflam multipropósito acorde

depósito
Sistemas de alarma incendio y robo, señalización
Plan de prevención y atención de emergencias
Mantenimiento/ limpieza instalaciones
Mantenimiento/ limpieza mobiliario
Mantenimiento limpieza unidades de almacenamiento
PROMEDIO DEPOSITO #DIV/0!
CIUDAD Y FECHA DE VISITA GARZON, 17 DE MARZO DE 2022

ECTO DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
PECTOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
entos en los depósitos de archivo de la ORIP en cuanto a infraestructura física, mobiliario

na
SE MANEJAN EN LA ORIP OBSERVACIONES
Si No conocen la politica
Si No conocen el Sistema Integrado de Conservacion
OBSERVACIONES
Desconoce la fecha
Es propio Anteriormente la oficina funcionaba en el piso 4 y 6 del Edificio Bancolombia.
Si En la parte delantera y trasera del inmueble tiene jardines.
No Estan dentro del inmueble
No
Sector residencial, construcciones en

cemento.
Tipo vivienda en cemento
1 Nivel
La oficina cuenta oficialmente con un solo depósito de Archivo, pero se

5 depositos identificaron 4 espacios más donde se almacena documentación, por falta de
espacio en el archivo principal.
DEPÓSITO No.2 DEPÓSITO No.3
Si Si
Janeth Parra Cuellar Sandra Patricia Rojas Galvis
Piso 1 Piso 1
Cocina Patio interno
Cemento Cemento
Baldosa Baldosa
Cemento Cemento
No tiene Ventanas No tiene Ventanas
No tiene ventanas No tiene ventanas
Eternit Eternit
2 3
Madera Madera
Eléctrica Eléctrica
Buena Buena
Luces fluorescentes Luces fluorescentes
Buena Buena
3 3
Ninguno Ninguno
No tiene No tiene
No No
En depósitos al interior de la oficinas en la sede
Ninguno Ninguno
Bueno aunque el Patio Interno no
es adecuado para el
Bueno
almacenamiento de documentos
esta frente a la cocina
27.813
3.13 3.13
Si No
No No
No se realiza Medicion No se realiza Medicion
No No
No No
No tiene aire No tiene aire
No No
Limpieza diaria Limpieza diaria
Aseo con escoba, trapeador Aseo con escoba, trapeador

limpiatelarañas limpiatelarañas
Desinfectante, clorox y
ambientador
Semestral No se realiza
Se realiza Limpieza documental a los

No se realiza limpieza documental
libros y estanteria
No No
No No
No tiene estantería rodante No tiene estantería rodante

Si No tiene estantería fija
5 No tiene estantería fija
Metalico No tiene estantería fija
6 No tiene estantería fija
0.94 No tiene estantería fija
Si No tiene estantería fija
Buena No tiene estantería fija
No tiene folderamas No tiene folderamas
No Si
No tienen archivadores 1
No tienen archivadores Metalico
No tienen archivadores 4
No tienen archivadores
No tienen archivadores Bueno
No tiene repisas ni cajoneras No tiene repisas ni cajoneras

No No
No tiene gavetas de escritorio No tiene gavetas de escritorio
17 13
100% 100%
0% 0%
0% 0%
No hay cajas X200 No hay cajas X200
0 3
No hay cajas recicladas 50%

No hay carpetas de yute No hay carpetas de yute
No hay carpetas propalcote No hay carpetas propalcote
0 0
No hay AZ No hay AZ
56.60% 61.10%
22,8 grados centigrados 27 grados centigrados
312 LUX 145,6 LUX
6.40% 9.30%
Es un Patio interno, no es un sitio

Buena adecuado para el almacenamiento
de documentos
No se realiza No se realiza
Anual Anual
Anual Anual
Se haya detrás de la oficina de la Se ubica despues del deposito de

señora Janeth antes del patio y LAS frente a la cocina parte
cocina parte izquierda de la
izquierda de la edificacion
edificacion
Se haya detrás de la oficina de la
Se ubica despues del deposito de
señora Janeth antes del patio y
LAS frente a la cocina parte
cocina parte izquierda de la
izquierda de la edificacion
edificacion
e estos ejemplos con su correspondiente cuadro de convenciones y deberán ser entregados en Formato JPEG o PDF, junto con un com
los diferentes aspectos evaluados.
TABLA CALIFICACIÓN CUMPLIMIENTO REQUISITOS NORMATIVOS / DEPOSITO
lo 61 del Capitulo 7 "Conservación de Documentos " del Reglamento General de Archivos sobre "condiciones de edificios y locales d
ÚN CUMPLIMIENTO DE LA VARIABLE / REQUISITO) SEGÚN DATOS RECOLECTADOS DONDE 1 ES TOTALMENTE INACEPTABLE Y 5 CUA
EL REQUISITO
#DIV/0! #DIV/0!
ELABORÓ
ca, mobiliario
OBSERVACIONES
tegrado de Conservacion
OBSERVACIONES
funcionaba en el piso 4 y 6 del Edificio Bancolombia.
asera del inmueble tiene jardines.
mente con un solo depósito de Archivo, pero se

más donde se almacena documentación, por falta de
ncipal.
Si Si
Sandra Patricia Rojas Galvis/Ana
Sandra Patricia Rojas Galvis/Ana Hercilia BetancourthHercilia
CamposBetancourth Campos/Lina
Tatiana Matiz Escalante
Piso 1 Piso 1
Baño Cuarto
Cemento Cemento
Baldosa Baldosa
Cemento Cemento
No tiene Ventanas Tiene Ventana
No tiene ventanas
Eternit Eternit
1 1
N/A Madera
Eléctrica Eléctrica
Buena Buena
Luces fluorescentes Luces fluorescentes
Buena Buena
1 2
Ninguno Ninguno
No tiene No tiene
No No
oficinas en la sede
Ninguno Ninguno
Bueno Bueno
3.13
Si No
No No
No se realiza Medicion No se realiza Medicion
No No
No No
No tiene aire Diurna
No No
Limpieza diaria Limpieza diaria
Aseo con escoba, trapeador Aseo con escoba, trapeador

limpiatelarañas limpiatelarañas
Desinfectante, clorox y
ambientador
No se realiza limpieza documental No se realiza limpieza documental
No No
No No

No tiene estantería fija No tiene estantería fija
No Si
No tienen archivadores
No tiene archivadores

No Si
No tiene gavetas de escritorio
No tiene gavetas de escritorio Madera y Metalico
No tiene gavetas de escritorio
No tiene gavetas de escritorio Bueno
12
100% 100%
0% 0%
0% 0%
0 0
50%
50%
0%
0 0
No hay AZ No hay AZ
64.10%
24,9 grados centigrados
291,7 LUX
10.80%
Buena Buena
Anual Anual
Anual Anual
Se ubica despues del patio interno hacia Se ubica despues del deposito 4 en
la parte derecha de edificacion, entre la la oficina de la Dra Lina Tatiana
oficina de la dr y la dr Lina Tatiana Matiz Matiz Escalante parte derecha de
Escalante edificacion
Se ubica despues del patio interno hacia Se ubica despues del deposito 4 en
la parte derecha de edificacion, entre la la oficina de la Dra Lina Tatiana
oficina de la dr y la dr Lina Tatiana Matiz Matiz Escalante parte derecha de
Escalante edificacion
n ser entregados en Formato JPEG o PDF, junto con un completo registro fotográfico de
OSITO
eral de Archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos'.
ECTADOS DONDE 1 ES TOTALMENTE INACEPTABLE Y 5 CUANDO CUMPLE TOTALMENTE PROMEDIO / VARIABLE

O REQUISITO
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REVISÓ ERIKA MARIA BARONA FIERRO

CALIFICACIÓN NIVEL
1 INACEPTALE
2 NO CUMPLE
3 CUMPLE PARCIALMENTE
4 CUMPLE
5 CUMPLE TOTALMENTE
DESCRIPCIÓN
El requisito no ha sido ejecutado.
EL requisito ha sido ejecutado en mínimas condiciones.
EL requisito ha sido ejecutado y se están realizando ajustes.
EL requisito se ecuentra ejecutado y ajustado.
EL requisito ha sido ejecutado en su totalidad y se esta haciendo mejora continua.
1era PLANTA

M-1.1.5.2.3 Registro de Aspectos de Conservación Documental - Garzon

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ASPECTOS DE CONSERVACIÓN DOCU

CUÁLES DE LOS SIGUIENTES INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS CONOCE

Política Conservación Documentos Si

Sistema Integrado de Conservación - SNR Si

¿En qué década aproximado fue construido el inmueble?

Indique si el inmueble es propio o arrendado

¿Existen áreas verdes (Vegetación) en torno a la edificación?

Si es afirmativa indique si colinda con el depósito

¿Existe alguna fuente hídrica cerca a la oficina?

Indique qué tipo de elementos urbanísticos presenta el entorno de la edificación de la ORIP

¿En qué tipo de edificación funciona la oficina?

¿Cuántos niveles (pisos) tiene el edificio de la oficina?

¿Cuántos depósitos tiene la oficina?

DEPÓSITOS DEPÓSITO No.1

En el depósito se almacena documentación Si

En que nivel se encuentra el depósito Piso 1

¿Qué uso original tenía el depósito? Patio

¿Qué tipo de piso tiene? Cemento

¿Qué tipo de acabado tiene el piso? Baldosa

¿Qué tipo de paredes tiene? Cemento

Área total de ventanas en el espacio m2 No tiene ventanas

¿De qué material es el Techo? Eternit

¿Cuántas Puertas / accesos tiene? 1

¿Qué tipo de puertas tiene el depósito? Madera

¿Qué tipo de Infraestructura de servicios tiene? Eléctrica

¿En qué Estado se encuentra la Infraestructura? Buena

¿Qué tipo de iluminación y control artificial tiene? Luces fluorescentes

¿En qué Estado se encuentra la iluminación? Buena

¿Indique qué cantidad de lámparas tiene el depósito? 12

¿Qué sistema de detección de emergencias maneja el

¿Qué sistema de atención de emergencias maneja el

Existe un Plan de atención de emergencias No

DISPOSICION FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN DEPÓSITO No.1

¿En dónde tiene dispuesta la documentación de la

Otro, Cuál Ninguno

¿Qué área aproximada (Ancho X profundidad) tienen

¿Qué Altura tienen los depósitos? 3.13

¿El depósito es un área independiente ? Si

¿Se hace medición de humedad relativa y temperatura

¿Se hace medición relativa y temperatura al depósito

¿Se realiza mantenimiento al depósito? No

¿Con qué frecuencia se realiza mantenimiento o

¿Con qué frecuencia se realiza limpieza documental? No se realiza

¿Qué tipo de limpieza documental realiza por depósito

¿Se hacen arreglos locativos a los depósitos? Si

¿Estas condiciones garantizan la integridad y condición

MOBILIARIO DEPÓSITO No.1

¿El depósito cuenta con estantería rodante? Si

¿Qué cantidad de Cuerpos (estantes) tiene la

¿con qué material está construida la estantería? Metálico

¿qué número de bandejas (entrepaños) en promedio

Indique el ancho de la bandeja (m. lineales) 1

¿En qué estado se encuentra la estantería? Buena

¿El deposito cuenta con estantería fija abierta? Si

¿Qué cantidad de cuerpos (estantes) tiene? 4

¿Con qué material está construida la estantería? Metalico

¿Qué número de bandejas en promedio tiene la

Indique el ancho de la bandeja (m. lineales) 0,94 - ,91 - 1,12

¿La estantería esta pegada a los muros? Si

¿En qué estado se encuentra la estantería? Buena

¿El deposito cuenta con folderamas? Si tiene folderamas

Material de construcción Metalico